MANUAL DE CONTROL INTERNO

El presente manual es una herramienta administrativa de utilidad múltiple, apoya

el funcionamiento del área financiera, de tal manera que puede tenerse una
concepción detallada, ordenada, sistemática e integral, responsabilidades e
información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas
operaciones que se realizan.

El control interno se ha vuelto un factor muy importante de aplicación en las

compañías, debido a que la ayuda de dichos controles implementados permite que
el giro del negocio se realice de una manera adecuada, eficiente y eficaz, evitando
generar pérdidas en los procesos a realizar.

El éxito para el desarrollo y puesta en práctica del presente documento, consistirá

en gran medida de la buena coordinación, interés y apoyo que demuestre el
personal involucrado, por tal razón, para garantizar su vigencia y efectividad, se
deberá mantener un proceso constante de revisión y actualización.

OBJETIVOS

Generales

Proponer un manual de control interno que sirva como de marco de referencia

para la práctica de procedimientos administrativo y financiero en la empresa
comercial El Buen Precio.

Específicos

 Definir normas y procedimientos para proteger y conservar los recursos de

la entidad, asegurando que las operaciones se efectúen apropiadamente.
 Determinar las operaciones para ordenar los procedimientos y controlar la
eficiencia y eficacia de las operaciones realizadas en la empresa comercial
El Buen Precio.
 Cumplir con leyes y normas establecidas para unificar la aplicación del
control interno en la empresa comercial El Buen Precio.
ALCANCE

Las disposiciones contenidas en este manual referidas a los objetivos y

lineamientos del control interno son aplicables a todo el personal de la empresa
comercial El Buen Precio, cumpliendo con el registro adecuado de los ingresos y
egresos para la elaboración de los estados financieros.

DEFINICION

Un manual de control interno administrativo y financiero, es el documento que

contiene la descripción que debe seguirse en la realización de las funciones de
una unidad administrativa.

EFECTIVO EN CAJA Y BANCO

1. Se anticipará a la persona responsable de caja, una cantidad predeterminada

en función del volumen de gastos en un periodo determinado.

2. El efectivo a caja deben ser depositados el mismo día por la tarde y estos
deben ser iguales al total de los ingresos del día, al igual que la minuta de
depósito debe de pasar al contador para su posterior revisión.

3. El contador deberá realizar arqueo de caja periódicos, sorpresivos del efectivo

pendiente de depositar.

4. Por todas las ventas que se realicen en el día deberán elaborar facturas
entregándole la original al cliente, una copia al contador y otra copia al archivo.

5. Ninguna otra persona tendrá acceso a los documentos que tiene a su cargo el
cajero con excepción del contador o el auditor en caso de una auditoria.

6. El responsable de caja no tendrá acceso a los registros de contabilidad.

7. El cajero no podrá firmar y autorizar cheques, ni desembolsos.

8. No se firmarán cheques en blancos para realizar cualquier tipo de pago.

9. El cajero deberá utilizar sello para cancelar los pagos.

10. No se deberá pagar gastos menores de doscientos córdobas netos, con
fondos de caja.

11. Se deberá aprobar y justificar cada egreso de caja.

12. Se anotarán los datos de egresos para evitar duplicación de pagos.

13. Al momento de emitir cheques éstos deberán estar acompañados de sus

comprobantes de cheques y a su vez el recibo de cancelado.

14. Se elaborarán conciliaciones bancarias mensuales.

15. Se expedirán cheques a empleados únicamente cuando el efectivo sea usado

para atenciones de la empresa.

16. La responsabilidad de la caja recaerá únicamente sobre el cajero.

17. No se efectuarán anticipo a cuenta de salario con el fondo de caja.

18. Se compararán los cheques con el libro de caja en cuanto a número, fecha,
beneficiario y cantidad en letras y números.

19. Se llevará un registro de cheques anulados.

20. La gestión y control de caja se detallará a través de un registro o ficha auxiliar

(hoja o libro de caja) en donde se anotarán todos los movimientos de cobros y
pagos y se comparara periódicamente con los estados contables.

21. Se deberá dejar constancia de la comprobación de sumas, tantos en

documentos como en anotaciones de los libros auxiliares de trabajo diario,
evitando de este modo salidas monetarias encubiertas con un error de cálculo.

22. El registro de las anotaciones deberán efectuarse en el periodo económico

contable al que corresponden.

23. La verificación y conciliación de los fondos deberá ser efectuada y/o ratificada
por personas ajenas a la encargada de la custodia de la caja.
INVENTARIO

1. Se deberá llevar un registro sistemático del movimiento de bienes en Kardex

manual o computarizado del inventario.

2. El contador deberá elaborar un catálogo de claves de productos y lo presentará

oportunamente.

3. El responsable de almacén tendrá la responsabilidad de asignar claves a los

artículos nuevos.

4. El contador deberá hacer revisiones físicas periódicas contras las existencias en

Kardex, para verificar que las existencias en el Kardex coincidan con las
existencias físicas en almacén.

5. El administrador, el responsable de bodega deberán verificar al momento de

recibir el producto el estado físico de estos.

6. El responsable de bodega deberá etiquetar los productos con nombres,

medidas, presentación y cantidad.

7. Se deberá tener un registro de mercancía dañada.

8. El registro de la mercancía deberá mostrar las cantidades de unidades y el

importe.

9. La mercancía deberá estar almacenada en forma ordenada de modo que facilite

poder contar los productos, así como la manipulación y localización de los
mismos.

10. Se utilizarán requisiciones debidamente aprobadas para entradas y salidas de

productos del almacén.

11. Se llevará control de mercancía en existencia de poco movimiento.

CLIENTES

1. Deberá efectuarse arqueos sorpresivos a la persona que maneje la

documentación de clientes.
2. Deberá llevarse un registro de cuentas incobrables ya canceladas.

3. Las rebajas, descuentos y devoluciones deben de concederse con la

autorización del administrador.

4. Deberá prepararse mensualmente un reporte de antigüedad de saldo que

muestre el comportamiento de los clientes en especial los morosos.

5. Los cobros de clientes serán controlados desde su recepción, anotándose

inmediatamente en los registros contables, hasta su depósito en las cuentas
bancarias.

6. Deberán estar prenumeradas las facturas.

7. El cajero deberá entregar la factura original al momento de realizar una venta al

cliente.

8. El administrador deberá autorizar cuando se otorgará un crédito.

9. Deberá enviarse periódicamente estados de cuentas a los clientes.

10. Al momento de recibir el pago por parte de los clientes debe tomarse en
cuenta el cobro de la factura la cual se quedará con una copia el cobrador.

11. El cobrador diariamente relacionará las facturas cobradas y entregará el

efectivo al cajero.

12. Se deberá llevar control de los clientes activos y características de cada uno
de ellos.

13. Se realizará una revisión y aprobación de los pedidos de ventas a los clientes.

14. El contador verificara las sumas aritméticas de las facturas de los clientes,
para realizar la contabilización adecuada en la cuenta individual de cada cliente.

CUENTAS POR COBRAR

1. Se analizarán los establecimientos y aprobación de los límites de créditos y

autorización o cancelación del crédito.
2. Se hará un análisis de antigüedad de las deudas de clientes para el interés que
pagará.

3. El administrador adoptara medidas para el seguimiento y recuperación de las

deudas antiguas.

4. Independientemente de las gestiones administrativas para el cobro de las

deudas antiguas se deberá llevar y mantener control de las deudas de los clientes
y deudores catalogadas como de dudoso cobro e incobrables.

5. El mayor auxiliar de las cuentas por cobrar se deberá llevar manuscrito, con
archivos de facturas pendientes, en orden alfabético, debidamente registradas,
valorada y clasificadas en los estados contables.

6. Se compararán los estados de cuentas mensuales contra los mayores auxiliares

de clientes.

7. Se llamará a los clientes para el cobro de sus cuentas vía telefónica, si no

responden a este llamado se les visitará.

8. El administrador deberá realizar análisis de la cobrabilidad de los saldos

pendientes.

9. Se deberá cobrar las deudas hasta que se agote la posibilidad de que sean
irrecuperables.

10. Estos saldos irrecuperables deben contar con la aprobación del gerente.

MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA

1. El contador deberá llevar un auxiliar para cada uno de los activos fijos,
cumpliendo los siguientes requisitos; fecha de adquisición, identificación del bien,
descripción del bien, valor de costo, vida útil, depreciación mensual, depreciación
acumulada y el valor actualizado en libros.

2. El contador deberá diseñar un formato de entrega de activos fijos donde refleje

los requisitos para obtener el bien.
3. Las reparticiones de activos se regirán por los requisitos establecidos en el
formato para la administración y control de bienes inmuebles.

4. Se deberán conciliar periódicamente los auxiliares de los mobiliarios y equipo

de oficina.

5. El método de depreciación utilizar es el método de línea recta.

6. El administrador deberá aplicar políticas idóneas para efectuar sus

adquisiciones.

7. Adquirir el tipo de recursos que requiere, con la calidad y cantidad apropiada,

cuando se necesitan y al menor costo posible.

8. Proteger y conservar adecuadamente sus recursos.

9. Utilizar procedimientos operativos eficientes.

10. Cumplir las leyes y regulaciones que pudieran afectar significativamente la

adquisición, salvaguarda y uso de sus recursos.

PRIMAS DE SEGUROS

1. El propietario deberá realizar contrato con instituciones aseguradoras para

proteger a los empleados y salvaguardar su activo.

2. Deberá afiliar a sus empleados al INSS y otros que considere necesario.

3. Se deberá renovar contratos una vez que estos lleguen a la fecha de

vencimiento.

PROVEEDORES

1. Llevar un listado de los proveedores con que opera la entidad, en donde se

recogerán datos personales, condiciones y demás información diversa de cada
proveedor.

2. El administrador revisará y se confirmará en conjunto con el proveedor los

saldos de las cuentas para aclarar partidas atrasadas o vencidas e identificar
posibles operaciones no registradas.
3. Se verificará el control de las facturas con sus correspondientes comprobantes
a pagar.

4. El contador utilizará registros auxiliares para efectos comerciales a pagar, ya

sea por proveedor o de una manera general comprobando la exactitud con los
estados financieros.

5. Deberán coincidir los documentos utilizados con los anotados en los registros
contables.

6. Las deudas a pagar de los proveedores reconocidas en los estados financieros

sujetas a un control por vencimientos en donde se detallarán los pagos a realizar,
se utilizará una fecha fija para la realización de estos pagos con el fin de mantener
un mayor orden y control de las cuentas.

7. Los pagos a los proveedores mayores de unos mil córdobas, se realizarán

conforme cheques anexando los documentos soportes necesarios.

8. Toda la documentación soporte para el pago a los proveedores deberá contar

con las firmas correspondientes (Elaborado, revisado y autorizado)

CUENTAS POR PAGAR

1. Las compras deberán estar acorde con las necesidades de la empresa.

2. Deberá coincidir el pedido, la mercancía recibida y el importe facturado.

3. Se deberá comprobar que el saldo de pasivo está adecuadamente descrito y

clasificado en los estados financieros.

4. Se deberá realizar la contabilización según las normas y principios de

contabilidad generalmente aceptadas.

5. Se verificará que los saldos de las cuentas por pagar representan deudas reales
de la empresa.

6. Comprobar que los pasivos estén contabilizados en el periodo que le

correspondan.
7. Establecer formas y condiciones de pagos.

8. Supervisar las facturas de acreedores y proveedores.

9. Realizar conciliaciones periódicas.

10. Controlar el vencimiento de los pagos a realizar.

11. Comprobar toda la documentación soporte de una compra antes de la

autorización del pago.

12. Los saldos de las cuentas por pagar deberán estar sujetas a un control de
identificación, vencimientos y seguimiento se saldos a liquidar.

13. Los saldos de la mercancía y servicios registrados en las cuentas por pagar se
registrarán en los libros contables con las cantidades correctas, auténticas y
reales.

NOMINA POR PAGAR

1. El gerente deberá autorizar el salario que se le pagará al empleado de acuerdo

a la tabla salarial.

2. Al contratarse un nuevo empleado, se efectuará una debida investigación de

sus antecedentes y se obtendrán referencias de trabajos anteriores.

3. El gerente será el autorizado para cambios posteriores en el salario del

empleado por escrito.

4. El contador deberá ser el único autorizado en la elaboración de nómina de

pago.

5. Se llevará un registro de asistencia ya sea manuscrito o con tarjetas de reloj.

6. Se verificará el registro de asistencia para determinar el total de horas

trabajadas correspondiente al periodo de nómina.

7. Se efectuará una doble comparación de los todos los cálculos de las nóminas.
8. Se sumará la nómina vertical y horizontalmente para verificar la suma
aritméticas.

9. La nómina deberá estar con las respectivas firmas (elaborado por, revisado por
y autorizado por).

10. La nómina deberá estar firmada por todos los empleados a quienes se les
paga.

11. El contador deberá facilitarle el comprobante de pago al empleado para que el

revise sus honorarios recibidos en el mes.

INGRESOS

1. El cajero debe realizar el proceso de facturación una vez que se despache la

mercancía.

2. El contador deberá revisar las facturas y notas de abono para asegurar que se
lleven a cabo todas las comprobaciones.

3. El contador verificará las cantidades, precios y condiciones reflejadas en las

facturas con las notas de pedidos autorizadas.

4. En el libro de registro de los ingresos se deberá especificar código de cliente,

numero de factura, fecha de la factura e importe de la factura.

5. Se debe revisar y aprobar las anotaciones contables, siguiendo para ellos

formatos prenumerados de los asientos.

6. Establecer procedimientos y medidas en el corte del período por las cuales se

asegure que las mercancías entregadas han tenido un adecuado tratamiento
contable en el periodo correcto.

7. Realizar conciliaciones periódicas entre el registro de facturas emitidas y los

saldos contables del mayor.

8. Verificar sistemáticamente la documentación soporte, debidamente autorizada

con los registros contables.
9. Custodiar los documentos como facturas y pedidos de los clientes
prenumerados.

10. Se debe restringir el acceso a documentos y formatos de la caja.

EGRESOS

1. Debe de registrarse el costo de venta, gastos por sueldos y depreciación, así

mismo el efectivo y su equivalente.

2. Control del inventario, propiedad, planta y equipo.

3. Se registrará el egreso proveniente de incrementos en las tasas de cambios de

divisas extranjeras, en relación a préstamos de la empresa en tal moneda.

4. En caso de desastres tales como incendios e inundaciones se debe de registrar

la pérdida.

5. Cuando exista pérdidas se deben de mostrar en formas separadas en el estado

de resultado, ya que su conocimiento es útil para efectos de toma de decisiones
económicas.