Memornado Radicacion Cuentas 2022

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Radicado No. 20226120000563

Fecha: 25-01-2022
*20226120000563*
MEMORANDO
Bogotá, D.C.
610
PARA: FUNCIONARIOS, CONTRATISTAS Y APOYOS A LA SUPERVISIÓN
DE: ALCALDE LOCAL DE SUBA
ASUNTO: Instrucciones para radicación cuentas de cobro 2022 para TODOS los Contratistas de la
Alcaldía Local de Suba.
Con el fin de continuar con la estandarización del proceso para la radicación y gestión de cuentas de cobro en
el 2022, a continuación, se detalla el procedimiento que debe tenerse en cuenta para el trámite de las cuentas de
cobro de contratos de prestación de servicios profesionales y apoyo a la gestión y que debe ser acatado de
manera estricta:
1. La fecha para radicación oportuna de cuentas de cobro de personas naturales y presupuestos

participativos, será el primer día hábil de cada mes hasta las 4:00 PM. Si existe alguna novedad que
requiera realizar algún tipo de modificación a este parámetro, será notificada por el despacho del alcalde
de manera oportuna.
2. Sin excepción alguna, los APOYOS A LA SUPERVISIÓN serán los encargados de consolidar, revisar
y enviar las certificaciones de cumplimiento firmadas al correo [email protected] de
todas las personas a su cargo. No se tramitarán certificaciones que remitan personas que no ejerzan
como apoyos a la supervisión.
3. Al momento de realizar la entrega de la certificación de cumplimiento al apoyo a la supervisión, el
contratista ya debe haber cargado y enviado a la entidad los documentos a través de la plataforma
SECOP II. Si al momento de la revisión de los documentos el contratista no ha cumplido con este
requerimiento, el pago será tramitado en planillas posteriores.
4. Las cuentas que sean revisadas el primer día hábil solo tendrán espacio para ser corregidas y
enviadas el tercer día hábil de cada mes sin excepción alguna. Por lo tanto, se solicita no enviar
documentos en días no asignados sino solo en el tiempo establecido. Posterior a una subsanación la
próxima será para el mes siguiente.
5. Aquellos contratistas que no realicen la entrega de su cuenta de cobro el primer día hábil del mes, podrá
entregar los documentos el tercer día hábil del mes, se aclara que su trámite se realizará en una planilla
diferente a las que contienen las cuentas de cobro de personas que cumplieron con el término
establecido y no tendrán derecho a subsanación.
6. El trámite de radicación cargue y aprobación de cuentas se realizará únicamente a través de SECOP II,
no se recibirán cuentas que sean radicadas por Orfeo u otros medios.
7. En caso que algún contratista requiera ajustes en el formato generador de cuentas de cobro en Excel,
debe realizar su solicitud a través de correo electrónico [email protected]. Esto se
tramitará para aquellos que alleguen sus solicitudes con mínimo 24 horas de antelación a la radicación
de las cuentas de cobro.
Alcaldía Local de Suba
Calle 146 C BIS No. 91 – 57 GDI - GPD – F079
Versión: 04
Código Postal: 111156 Vigencia:
Tel. 6620222 - 6824547 02 de enero de 2020
Información Línea 195
www.suba.gov.co
8. Si un contratista requiere una actualización frente a los datos de cuenta bancaria, esto debe ser solicitado
con una antelación de mínimo 15 días a la fecha de radicación de la cuenta de cobro a los correos
[email protected] y [email protected] adjuntando la
certificación expedida por el banco donde se encuentre el nuevo número a registrar.
9. Cada mes se genera un nuevo Generador de cuenta de cobro que aplica para las personas que tuvieron
alguna modificación contractual (suspensión, terminación, cesión, e.t.c)
10. Se recuerda que los documentos que deben ser cargados a SECOP II son:
i) Cuenta de cobro – Formato PDF

ii) Planilla de aportes parafiscales
iii) Informe de actividades, formalizado en el formato GCO-GCI-F110 disponible en la Intranet
de la Secretaria de Gobierno, en formato PDF y firmado por el contratista y por el apoyo a la
supervisión.
iv) Carpeta comprimida donde se encuentren todos los soportes que respalden el informe de
actividades.
v) Pantallazo de Orfeo
vi) Informe de supervisión diligenciado y firmado por el contratista y el apoyo a la supervisión.
(Aplica para presupuestos participativos).
Para los contratistas que tramitan su primera cuenta de cobro además de los anteriores deben incluir:
vii) RUT - RIT

viii) Certificación bancaria de la cuenta a donde se le consignarán los honorarios, debe ser la
reportada en el momento de la firma del contrato.
ix) Certificación anual en PDF y firmada: formato código GCO-GCI-F136 disponible en la
Intranet de la Secretaria de Gobierno.
x) Solicitud de deducción de la base de la retención en la fuente por concepto de dependiente, en
caso de que aplique, en PDF y firmada: formato código GCO-GCI-F137 disponible en la
Intranet de la Secretaria de Gobierno.
xi) Certificación calidad tributaria del contratista en PDF y firmada: formato código GCO-GCI-
F138 disponible en la Intranet de la Secretaria de Gobierno, con todos sus anexos.
xii) Acta de inicio y/o pantallazo secop II.
Para los contratistas que tramitan sus últimos pagos y/o cesiones en contratos de prestación de servicios,
se requiere según el caso, que las cuentas de cobro contengan los siguientes documentos adicionales:
xiii) Formato de control de retiro, código GCO-GCI-F102 disponible en la Intranet de la Secretaria

de Gobierno, debidamente firmado.
xiv) Soporte de terminación anticipada y/o soporte de cesión de contrato (el soporte de cesión o
terminación podrá ser verificado en el apartado No. 8 de SECOP II de “Modificaciones del
Contrato”, y/o de manera física en el Expediente del contrato).
11. Las personas que no cumplan con este procedimiento dentro de los plazos establecidos tendrán espacio
antes de la nueva radicación de cuentas de cobro para realizar los ajustes correspondientes y de esta
forma ser incluidos en la primera planilla del siguiente mes.

Versión: 04
Tel. 6620222 - 6824547 02 de enero de 2020
www.suba.gov.co
Se les recuerda a los contratistas que deben crear los documentos a través del generador (Excel), con el fin de
minimizar los errores que se puedan presentar. Este documento trae las instrucciones de diligenciamiento,
igualmente podrán apoyarse en las personas que ejercen apoyo a la supervisión de su contrato y en los videos
tutoriales, los cuales pueden ser consultados en el siguiente enlace:
https://gobiernobogota.sharepoint.com/sites/grAlcaldiaLocaldeSuba – BIBLIOTECA VIRTUAL)
o apoyarse en las personas que ya han tramitado sus cuentas con este nuevo protocolo.
Todos los lineamientos aquí indicados son de estricto cumplimiento y no se realizará excepción alguna, por lo
tanto, se solicita el máximo compromiso con el fin de tramitar de manera ágil los pagos.
Cordialmente,
JULIAN ANDRÉS MORENO BARÓN
Elaboró: Estela Amaya – Contratista Apoyo Administrativa

Revisó: Diana Patricia Arenas Blanco – Contratista TIC
Aprobó: Ana Isabel Hortua – Profesional grado 24 Gestión Administrativa Y Financiera GDL

Versión: 04
Tel. 6620222 - 6824547 02 de enero de 2020
www.suba.gov.co

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i) Cuenta de cobro – Formato PDF

vii) RUT - RIT

xiii) Formato de control de retiro, código GCO-GCI-F102 disponible en la Intranet de la Secretaria

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Elaboró: Estela Amaya – Contratista Apoyo Administrativa

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