ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

Evidencia numero 3
“informe administración documental”

Presentado por:
Luisa Fernanda Pardo Aranda

Servicio nacional de aprendizaje SENA

 Introducción

Desde la perspectiva de la Ley General de Archivos, se define Gestión

documental como el “Conjunto de actividades administrativas y
técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la
documentación producida y recibida por las entidades, desde su
origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y
conservación”.
El informe de administración documental se redacta con el fin de dar la
importancia de un buen manejo archivístico de las comunicaciones
oficiales, ya que esto permite facilitar la búsqueda y el acceso rápido
de los documentos ya que si no se tienen clasificados sería una tarea
tediosa y que llevaría demasiado tiempo lo cual representa un
aumento significativo de costos para las empresas y además una
buena administración documental genera una buena toma de
decisiones.
Objetivos

        Adquirir mayor conocimiento sobre la administración documental en el

entorno laboral, con relación a la importancia de informe del paso a
paso para la recepción o radicación, registro, distribución o embalaje
de cinco documentos de diferente contexto.

        Reconocer que las entidades públicas cumplen y aplican las funciones

básicas para el manejo de documentos tales como recepción o
radicación, registros, y distribución o embalaje.
 1.Recepción, registro y distribución de comunicaciones oficiales
externas recibidas

Recepción
El proceso de Recepción se desarrolla en la Ventanilla Única, la cual
cumple con la tarea de administrar las comunicaciones oficiales
contribuyendo con la normalización de los servicios de recepción,
registro, radicación y distribución de los documentos como parte
integral del Programa de gestión Documental.
Es este punto hablamos de tres pasos dentro del proceso de
recepción: la recepción del documento, su radicación y finalmente el
registro.
Su función es la de Recibir correspondencia remitida por personas
naturales o jurídicas teniendo en cuenta los siguientes aspectos. 

• La comunicación está dirigida a la empresa o a un funcionario. 

• El sobre debe estar correctamente marcado. 
Luego de este proceso se clasifica en comunicación oficial o
comunicación personal.
 Los documentos que se reciben pueden estar en diferentes soportes y
medios,  tales como correo tradicional, fax, revistas,
plegables,  invitaciones, correo electrónico, entre otros.
Se debe verificar que la documentación que se recibe está completa,
firmada, contiene los anexos, anunciados, datos de origen del
remitente, dirección de respuesta, y se encuentra en buen estado.
Apertura:
 Se procede a desempacar  con mucho cuidado el documento para no
dañarlo, se revisa el sobre y verificar los anexos.
Una vez extraído el documento del sobre se lee con el fin de:
        Comprobar las fechas de elaboración y recibido.
        Revisar que este firmado, verificar anexos.
 En el caso de la comunicación que no cumpla con todos los requisitos
correspondientes en el proceso de revisión y verificación como por
ejemplo no ir firmada, se considera anónima y deberá ser remitida sin
radicar, además de proceder a una respectiva investigación.
Registro y radicación:
Después de recibir las Comunicaciones oficiales en Ventanilla
Única,  se ingresan todas las comunicaciones producidas o recibidas,
al Sistema SGD (sistema de gestión documental de la empresa).
 Se registran los siguientes datos:
        Fecha
        Nombre del Remitente
        Dirección, teléfono y correo electrónico
        Funcionario destinatario, Dependencia y si lleva copia a otra
dependencia
        Asunto
Número de folios y anexos.
Radicación e impresión de rótulo:
Según ICONTEC, (2009) en la Guía técnica Colombiana, el espacio
para colocar el sello radiador en la elaboración de cartas o de
comunicaciones oficiales es en la zona 3, que corresponde al extremo
superior derecho del documento.
Al registrar las comunicaciones oficiales en el aplicativo SGD, se
procede a escanear el documento para  grabarlo en la base de datos y
al presionar el botón de radicar, el aplicativo automáticamente asigna
el número de radicación del documento.  
Enseguida se imprime el rótulo con el número de radicación asignado
por el aplicativo.  Este rótulo identifica el documento dentro de la base
de datos de la Entidad, (SGD), se hace con el fin de  de velar por la
transparencia  de la actuación administrativa asignada en estricto
orden de recepción de los documentos.
Al comienzo de cada año laboral, la numeración debe ser ascendente
y continua, iniciando con el 001 y finalizando con el último consecutivo
 que se registre al cierre de labores administrativas de la Institución, al
finalizar el año.
Distribución o reparto:
 El paso subsiguiente al de registro, es el de proceder a la distribución
o reparto hacia las oficinas que deben realizar el proceso de atención
y trámite correspondiente.
El funcionario de la  Ventanilla Única, recibe, clasifica las
comunicaciones externas  en carpetas, por dependencias.
Relaciona estas comunicaciones en el formato Comunicaciones
externas recibidas. Hace entrega al mensajero interno, del documento
y del formato, para que proceda a su distribución.
El mensajero interno o patinador recoge la correspondencia en el
casillero, verificando que los datos de la planilla de  relación de
correspondencia coincidan con la correspondencia física, organiza la
correspondencia según el recorrido, relaciona el formato “relación de
copias” con las copias que debe entregar en el recorrido, hace el
recorrido.
 El mensajero hace entrega de los documentos en las dependencias y
hace firmar el formato para verificación y control del recibido.
Comunicaciones oficiales externas
Si las comunicaciones oficiales se dirigen para entes externos
se  Coloca sello a la correspondencia para controlar la fecha de
recibido  encasilla la correspondencia con el formato diligenciado
según el servicio requerido donde corresponda
 Se recoge la correspondencia y el formato en el casillero  se verifica
el aval del envío por parte de la Unidad y la asociación del centro de
costo (formato o correo electrónico).
Se Diligencia Guía,  se registra: Nombre, dirección ,empresa, teléfono
contenido ,Ciudad a la que  va , tipo de servicio, Peso, volumen, forma
de pago , Observación, Centro de costo y departamento que
envió.  Llamar al Operador para programar recogida de
Correspondencia.
2.    Comunicaciones oficiales vía Fax

Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se

tramitarán teniendo en cuenta la información que forma parte integral
de las series establecidas en las tablas de retención documental, para
su radicación en la Ventanilla Única.
 Cuando se recibe un fax en la Ventanilla Única dirigido a un
funcionario de la Institución, se escanea, se imprime para garantizar
su permanencia, durabilidad y conservación  y se continúa
el  procedimiento de registro y radicación, igual que para las
comunicaciones oficiales, posteriormente se distribuye a la
Dependencia respectiva.
3.   Memorandos
 Éste deberá enviarse a través del aplicativo SGD, sin necesidad de
imprimirlo, a menos que la dependencia destinataria exija el
documento impreso para un trámite legal o administrativo.
Después de enviado el documento por el aplicativo SGD, si es
requerido en forma física por el destinatario y para confirmar su recibo,
se envía con el mensajero interno junto con el formato
Comunicaciones internas  despachadas,  relacionando en el Asunto, el
número de radicación generado por el SGD con el fin de tener la
evidencia de que envió el documento.
 El destinatario recibe el documento física o electrónicamente y debe
firmar el formato antes mencionado y devolverlo a la dependencia
remisoria para verificación y control del envío.

4.   Peticiones quejas, reclamos

Las PQRSF deberán ser diligenciadas en lo posible en el formato
diseñado para tal efecto y deben contener la siguiente información.
        Nombre del funcionario o dependencia a la cual se dirige.
        Nombres  completo del solicitante o su representante.
        Dirección o correo electrónico y teléfono  a donde se debe dirigir la
respuesta del peticionario y/o apoderado.
        Los fundamentos de hecho o derecho de la PQRSF.
        La relación de los documentos que sustentan la PQRSF.
        La firma del peticionario y/o su apoderado.
Recibida la PQRSF en la dependencia competente el funcionario
encargado  verificará el cumplimiento de los requisitos señalados .
Conforme al principio de Celeridad que rige las empresas de nuestro
país, los documentos deben ser tramitados en el menor tiempo
posible.
 Diez (10) días hábiles para contestar peticiones de información.
Quince (15) días hábiles para dar respuesta a la queja.
Quince (15) días hábiles para atender reclamos.
Quince (15) días hábiles para contestar solicitudes.
Treinta (30) días hábiles para contestar consultas.
Treinta (30) días hábiles para atender sugerencias y elogios.
Procedimiento: 

        La  Dependencia recibe el documento a través de la Ventanilla

Única  o de otra dependencia.

        Todas las PQRSF –peticiones, quejas, reclamos, solicitudes y

felicitaciones – deben atenderse, en los términos definidos
anteriormente.

        Si el documento amerita trámite o requiere respuesta, el Jefe de la

dependencia entrega el documento al funcionario competente
para  que proceda con las respectivas anotaciones de
chequeo y control.

        El funcionario de la dependencia basado en el derecho de turno y los

tiempos de respuesta, analiza la solicitud, proyecta respuesta y
entrega al Jefe de la dependencia para revisión, éste la revisa y
procede a firmarla.

        Si la solicitud no es clara, se solicita ampliar o precisar la

información.   

        El auxiliar administrativo  aplica el procedimiento para la distribución y

envío de documentos externos o internos según sea requerimiento.

        Terminado el trámite del proceso se archiva el documento  en la serie

correspondiente.
5.   Correo electrónico
La dependencia recibe de otras unidades administrativas solicitudes o
documentos, para su trámite, consulta o información, utilizando los
diferentes medios y soportes de la entidad. Como lo es el correo
electrónico.
La receptora verifica, firmas, folios, copias, anexos, y todos aquellos
datos que la entidad haya regulado en procedimientos o reglamentos,
se registra y radica en la planilla de control de comunicaciones
internas en el documento señalando datos como el (nombre y código
de la dependencia remitente, número de radicación, fecha y hora de
recibido, nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y
tiempo de respuesta, si lo amerita), y adicionalmente aquella
información que la entidad haya regulado en procedimientos vigentes.
Se hace entrega de los documentos con sus respectivos anexos si los
hay a la dependencia destinataria.
La dependencia destinataria recibe el documento, verifica y da
constancia de recibido.