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    Informe Administracion Documental

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    El documento describe los procesos de recepción, registro y envío de correspondencia en una institución. Al recibir documentos, se verifican los detalles y se les asigna un número consecutivo en el registro. Luego, la correspondencia enviada también requiere registro para llevar un control de los documentos salientes. El sistema asegura el seguimiento de cada solicitud recibida y su asignación a los responsables correspondientes.

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    El documento describe los procesos de recepción, registro y envío de correspondencia en una institución. Al recibir documentos, se verifican los detalles y se les asigna un número consecutivo en el registro. Luego, la correspondencia enviada también requiere registro para llevar un control de los documentos salientes. El sistema asegura el seguimiento de cada solicitud recibida y su asignación a los responsables correspondientes.

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    Informe Administracion Documental

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    El documento describe los procesos de recepción, registro y envío de correspondencia en una institución. Al recibir documentos, se verifican los detalles y se les asigna un número consecutivo en el registro. Luego, la correspondencia enviada también requiere registro para llevar un control de los documentos salientes. El sistema asegura el seguimiento de cada solicitud recibida y su asignación a los responsables correspondientes.

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    El documento describe los procesos de recepción, registro y envío de correspondencia en una institución. Al recibir documentos, se verifican los detalles y se les asigna un número consecutivo en el registro. Luego, la correspondencia enviada también requiere registro para llevar un control de los documentos salientes. El sistema asegura el seguimiento de cada solicitud recibida y su asignación a los responsables correspondientes.

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    INFORME ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

    El proceso de recepción de documentos es el conjunto de operaciones de verificación y control


    que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una
    persona natural o jurídica. Al radicar se asigna un número consecutivo a las comunicaciones
    recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío. Con el
    registro, las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o destinatario, Nombre
    o código de la dependencia competente, Nombre del funcionario responsable del trámite, anexos
    y tiempo de respuesta.

    ACTIVIDADES DEL REGISTRO DE DOCUMENTOS: Definición de medios de recepción


    Recibo de documentos oficiales Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas
    Constancia de recibo Asignación de datos (Acuerdo AGN 060/2001 Art. 2) Asignación
    consecutivo de envíos

    ACTIVIDADES DE LA RADICACIÓN DE DOCUMENTOS: Asignación de consecutivo, fecha y


    hora 4 Impresión de rótulo de radicación Relación entre los documentos recibidos y enviados
    Registro impreso de planillas de radicación y control Elaboración de estadísticas

    1. Registro de entrada carta: Al recibir las cartas, se registrarán y archivarán aquellas que
    guarden relación con la actividad de la empresa: suministradores, distribuidores,
    Organismos Públicos, entidades financieras... es decir, aquellas que ofrecen información
    a la empresa. A estas comunicaciones se las asigna un número, el cual servirá como
    referencia y será anotado en el Libro Registro de Entrada de Correspondencia.
    2. Registro de salida carta: Una vez escrita la carta o comunicación, hay que comprobar
    su corrección y prepararla para su emisión. Operación: mínimo un original y una copia.
    Ambos deben de estar registrados y estampados con el mismo sello. En el sello debe
    aparecer:
    3. Número de registro
    4. La fecha
    5. El destinatario
    6. Original: se envía al correo
    7. Copia: archivado como justificante interno del envío de la correspondiente comunicación.
    8. Correspondencia interna: En las grandes y medianas empresa además de los de
    entrada y salida, se lleva un registro para las comunicaciones internas. Según el volumen
    de comunicaciones y el organigrama de la empresa, éste puede ser:
    9. único
    10. existir tantos como departamentos haya (Funcionamiento igual al de registros de entrada
    y salida.

    RECEPCIÓN, ENVÍO Y REGISTRO DE CORRESPONDENCIA

    Este procedimiento consiste en la recepción/envío de correspondencia (carta, hoja de ruta,


    formulario, correspondencia interna) y el registro posterior en el Sistema de Administración de
    Correspondencia en ambiente WEB desarrollado para el efecto.

    Correspondencia Recibida

    Recepción

    Cualquier tipo de correspondencia dirigida al personal del Centro de Sistemas de información,


    será recibida siguiendo los siguientes pasos:
    1. Verificar que la correspondencia esté dirigida al Centro de Sistemas de Información.
    2. Verificar que el sello de recepción esté con la fecha del día.
    3. Sellar el documento original y la copia y firmar ambos ejemplares.
    4. Firmar el cuaderno de correspondencia. (En caso que el departamento de origen no
    Utilice el Sistema en la WEB y siga con el procedimiento manual).
    5. Entregar al Coordinador del Centro de Sistemas de Información para su conocimiento,
    registro y asignación de la tarea.

    Registro en el Sistema

    El Coordinador del Centro de Sistemas de Información registrará la correspondencia recibida en


    el Sistema de la WEB y al mismo tiempo asignará en el sistema el o los responsable(s) de la
    ejecución del requerimiento. El número correlativo de correspondencia recibida será anotado
    en el documento para su posterior seguimiento.

    Correspondencia enviada. Solamente aquellos documentos relacionados con adquisiciones,


    envío de facturas o solicitud de permiso o vacación, deben llevar el visto bueno del Coordinador
    del Centro de Sistemas de Información. Las cartas deben seguir una numeración correlativa,
    estar impresas en papel membretado y emitirse en doble ejemplar.

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