Instructivo Audit Ctas - Medimas-V1
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1. OBJETIVO
Estructurar de manera clara, lógica y secuencial cada una de las actividades que
permita llevar a cabo el proceso de auditorías de cuentas en el software de
auditorías (Prosick) y asegurar los resultados de la misma.
2. ALCANCE
3. METODOLOGIA
Las glosas generadas, podrán ser vistas en línea por la IPS, para dar alcance a las
mismas con oportunidad.
4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
4.1 DEFINICIONES
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servicios de salud u otros reclamantes generan como expresión de los valores que
las entidades responsables de pago les adeudan por concepto de la atención
brindada a los usuarios.
Factura: Documento que representa el soporte legal de cobro de una IPS a una
entidad responsable del pago de servicios de salud, por venta de bienes o servicios
suministrados o prestados por la IPS, que debe cumplir con los requisitos de la
DIAN, dando cuenta de la transacción efectuada.
Glosa: Es una no conformidad que afecta en forma parcial o total el valor factura
por prestación de servicios de salud, encontrada por la entidad responsable del
pago durante la revisión integral, que requiere ser resuelta por parte del prestador
de salud.
4.2 ABREVIATURAS
Cada colaborador y/o Auditor debe contar con su usuario y contraseña para el
acceso al aplicativo, la cual le es asignada en el momento de su ingreso a la
compañía.
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
Exporta del aplicativo en un archivo en Excel las facturas cargadas a ACIEL, y hace
la distribución de las facturas a los Analistas y Profesionales de la salud de acuerdo
a las cantidades y valores.
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3.2 Filtra las facturas asignadas al Analista de cuentas (a través de su usuario Ej:
Aciel 07):
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3.5 Le abre las siguientes ventanas, dando click en “Auditar por selección”
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3.12 Luego le da click al soporte que va a verificar (debe validarse uno por uno de
los soportes): en el caso de la autorización, se verifica que este el soporte, valida
los datos (fecha, cantidad, descripción, datos del paciente, IPS, etc.).
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La Glosa aplica cuando hay alguna afectación parcial. Por ejemplo cuando de dos
(2) días de estancia solo se encuentra autorizado uno (1); en el sistema se va a la
ventana: Datos de las prestaciones y Glosas/Clasificación prestaciones/ en el
campo “Vr Glosa” digita el valor a glosar:
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El sistema emite el siguiente aviso: “Se actualizó la auditoria con éxito”, si está
seguro da click en Aceptar, y se cierra la auditoria del radicado con éxito:
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PASO 6: CONCILIACIÒN
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Al dar click en el archivo Gestiòn_Glosas, trae todas las glosas generadas por
factura en Régimen contributivo como en el régimen subsidiado, las realizadas
tanto por el operador Heon como por Aciel, Se procede a seleccionar las glosas
correspondiente a Aciel Colombia, se ajusta el archivo adicionando campos para ir
llevando un control de cambios, se realiza el informe de glosa por estados e
informe de avance en etapas de “levantamiento y ratificación” y “Conciliación”:
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Una vez organizada la información se procede a distribuir entre los analistas para
iniciar los procesos:
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Al dar click en levantamiento de glosas, trae todas las glosas, luego en la parte
inferior derecha, da click en la opción Levantar masivo:
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Ingresar los datos solicitados: Fecha inicio y fecha fin, donde la fecha inicial para
Medimas es 01/08/2017 y la fecha final es la fecha actual, y da click en la opción
Consultar:
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Una vez descarga el archivo se da clic en el botón Aceptar del mensaje emergente
“Generando archivo CSV”. No se debe dar clic en aceptar antes que el archivo se
haya descargado pues si así se ase se interrumpe la descarga y debemos iniciar
de nuevo.
a. Levantar
b. Levantar parcialmente
c. Ratificar
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Una vez finalizada la revisión del archivo se procede a guardar el archivo, para
subirlo luego a la plataforma y de esta manera cambiar el estado de cada factura
analizada. Se ingresa nuevamente por la por la opción Procesos / Levantamiento
de Glosas /Levantar masivo/ seleccionamos la opción “Cargar Archivo”,
seleccionamos el archivo (adjuntar desde la ruta donde guardamos el archivo)
y aunque casi no se ve el botón en la parte inferior del botón “Seleccione archivo”
Damos click en “Subir Archivo”.
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Para confirmar que el archivo haya subido sin haber generado errores debemos ir a
la pestaña “Ver Procesamiento”, seleccionamos en los dos campos de fecha la
fecha actual, ingresamos luego en el campo de prestador el Nit de la IPS que
acabamos de subir; se da click en consultar, y en la parte inferior nos aparecerá la
información del proceso que nos indicará si el cargue fue efectivo o si presenta
algún tipo de error:
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El paso a seguir es comunicarnos con la IPS por vía correo electrónico, Skype o vía
telefónica, informarle acerca del estado de la glosa actual y agendar la fecha para
cita de conciliación. Para esto seleccionamos la opción Procesos/ Citas de
Conciliación / “Agendar Conciliación”. Ingresamos el Nit de la IPS a agendar y
seleccionamos el régimen y damos click en consultar, habilitándose la información
de la IPS a conciliar, luego damos click sobre el valor glosado:
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Luego se espera que descargue el archivo para poder dar click en aceptar el
mensaje emergente:
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Luego como parte del control que se tiene sobre el proceso se actualiza
internamente en el área un archivo llamado “Consolidado de conciliaciones”, en
donde se alimenta a diario el detalle de las facturas conciliadas con el fin de
mantener un informe actualizado por tipificación de glosa, Tipo Glosa Automática y
Manual, el reporte de productividad de cada analista (Cantidad de IPS conciliadas,
valores conciliados y % ratificado) y los valores del total general conciliado.
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HISTORIAL DE REVISIONES
REVISADO APROBADO
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