FUNCIONES, PLANEACION Y LIQUIDACION DE

CUENTAS POR SERVICIOS DE SALUD

El Proceso de Facturación
Dadas las características del SGSSS, las IPS deben
realizar un registro sistemático e individual de los
procedimientos realizados y servicios prestados a cada
usuario, liquidarlos a las tarifas establecidas en los
contratos, convenios o en las normas de liquidación de
cuentas y realizar el cobro a las instancias pertinentes.

El proceso de Facturación tiene funciones claves como

son:

a. Desde admisiones identificar, clasificar y solicitar los documentos del

usuario y del ente asegurador responsable de pago.
b. Recopilar y organizar la información que generan los servicios
asistenciales sobre la atención y los consumos generados a un paciente.
c. Reproducir un documento de cobro equivalente a la factura para poder
cobrarle correctamente a un paciente o a una entidad aseguradora,
con la cual se tiene una relación contractual o como producto de un evento
atendido (accidente de tránsito, evento catastrófico, etc.).
d. Generar los reportes producto de la facturación para los clientes internos
y externos de la IPS.

Requerimientos de Información para la Facturación:

La facturación de los servicios prestados por la institución a sus usuarios es un proceso

que consume esencialmente información y produce información, de la calidad de dicha
información que se le suministre depende la calidad de los informes que generen. Por
esta razón es de suprema importancia garantizar que esta unidad cuente con este
insumo en la cantidad, calidad, veracidad y oportunidad que permita su buen
desempeño.
La información requerida para el proceso se puede clasificar en:

Información General: es aquella necesaria para el manejo global del proceso de

facturación en la empresa y tiene que ver con:

IDENTIFICACIÓN DE LA IPS: Dado que todo documento generado en la IPS

debe contener, razón social y Nit de la empresa.
PORTAFOLIO DE SERVICIOS: Denominación y clasificación única de los
procedimientos y servicios que la institución brinda, dado que existen

diferencias en los servicios que cubren los planes de beneficios de las

diferentes aseguradoras POS y de Medicinas Prepagadas, que algunos
procedimientos son cubiertos mediante convenios, es necesario que establecer
a que planes corresponden los procedimientos y/o servicios.

TARIFAS: Las Tarifas que deben aplicar las IPS son las establecidas en los
contratos o convenios suscritos con entes aseguradores. Adicional a las tarifas
de carácter obligatorio contempladas en el Decreto 2423 de 1996, para los casos
de atención inicial de urgencias, accidentes de tránsito y eventos
catastróficos.

CONTRATOS VIGENTES: Se deben tener conocimiento preciso por todo el

personal involucrado en el proceso de facturación de los contratos vigentes
suscritos con las aseguradoras, Direcciones de salud del orden Local, Distrital o
Departamental, o demás entidades aseguradoras; Conocer las condiciones
establecidas en ellos, en lo referente a los componentes básicos de cada uno de
ellos como son: objeto, servicios contratados, requisitos exigidos para la
prestación de servicios, manejo de copagos o cuotas de recuperación, servicios
a prestar, monto contratado, tarifas, etc.

USUARIOS: La información sobre los usuarios involucra listado de afiliados a los

diferentes aseguradoras de los regímenes subsidiado y contributivo, listado de
población identificada por SISBEN que aún no ha sido asegurada. Conocer la
clasificación socioeconómica de la población usuaria y la aplicación de las
normas existentes para la liquidación de los servicios prestados.

MARCO LEGAL: Los funcionarios involucrados en el proceso de facturación

deben tener un amplio conocimiento del Sistema General de Seguridad Social en
salud, conocer la normatividad vigente y cambiante del sector de la salud, debe
estar informado y actualizado de los cambios y novedades legales.

La información específica, es la que se solicita en el momento de realizar la

admisión del usuario y la facturación de servicios, está relacionada con:
 USUARIO: El proceso de facturación requiere de la identificación plena del
usuario, que incluye nombre, identificación, edad, sexo, domicilio, régimen al que
pertenece, empresa aseguradora responsable del pago de la cuenta.

SERVICIOS: Denominación, codificación y cantidad de procedimientos

realizados. Denominación, especificaciones técnicas (codificación, forma,
concentración y presentación) de los medicamentos e insumos medico
quirúrgicos suministrados.

En el proceso de facturación mediante el registro sistemático de todos los servicios

prestados por la IPS, y con base en unas tarifas establecidas, se generan los informes
legales y administrativos requeridos para el cobro respectivo.

La Facturación puede ser de Tres Formas

Facturación Centralizada: aquella en la que toda la información es recolecta por todos

los servicios por los facturadores o patinadores, se lleva a una oficina central y allí se
digita, liquida la cuenta y se emite la factura, esta forma también es al final, es decir, al
egreso del paciente se procesa la información de la atención con base en la historia
clínica, generalmente esta forma no está adecuadamente sistematizada, sobra decir que
es la forma de menores resultados.

Facturación Descentralizada: es aquel proceso sistematizado con adecuada

infraestructura de hardware, software y redes, puntos de captura distribuidos en cada
unidad funcional de la IPS, cada facturador genera la facturación en cada unidad
funcional donde recopila y archiva la información generada en esta, se ingresa
información y se factura en tiempo real, es decir desde diferentes puntos al mismo
tiempo, es un proceso oportuno, organizado, controlable y eficiente.

Facturación Mixta: Aquella utilizada por algunas instituciones que por inconvenientes
de carácter financiero o técnico implementan una parte descentralizada y otra queda
descubierta con la cual se realiza en forma centralizada al llevar la información a la
oficina central. Los resultados no son adecuados pero obviamente superan a la
facturación centralizada.

Pasos del Proceso de Facturación:

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En general el proceso contempla cuatro pasos principales, varían en su secuencia,
duración y oportunidad, dependiendo del servicio asistencial donde sea brindada la
atención y los procedimientos establecidos en cada unidad funcional e institución;
Pueden ser desarrollados en forma manual o automatizada, previa, “simultanea”, o
posterior a la prestación de los servicios, previo o posterior al egreso del paciente, en
fin, puede ser de diferentes formas, lo importante es crear un proceso para la
institución, no una institución para el proceso. De igual forma adecuar el software al
proceso y la institución.
 Los 4 pasos principales son:

1. Identificación y registro de información del usuario:

En este paso se precisa quien es el beneficiario o
demandante de atención en los diferentes servicios
de la IPS, se establece el régimen al que pertenece,
y la entidad aseguradora, y se solicitan los
documentos y requisitos exigidos para la atención.

2. Registro de información de procedimientos. Una vez establecida la

identificación del usuario, (o designada alguna, si no ha sido posible su
identificación, caso de N.N.) se registran la denominación, código y cantidad de los
procedimientos realizados o solicitados, codificación, denominación, y
especificaciones técnicas de los medicamentos y suministros solicitados o
suministrados.

3. Liquidación de los servicios prestados.

A las tarifas establecidas se realiza la liquidación de los servicios prestados o solicitados,
y se procede a la elaboración, expedición y entrega del documento de cobro o factura
que soporta los servicios en mención.
En el caso de usuarios afiliados al régimen contributivo y subsidiado, y de todos aquellos
que no responden directamente por el pago de la atención, se requiere de la recolección
y consolidación de los documentos de cobro debidamente firmados por el usuario
beneficiario de la atención para proceder a realizar el cobro.

4. Proceso de recaudar
Este se activa cuando en la atención al usuario para la prestación de un servicio de salud
exista un copago, cuota de recuperación o cuota moderadora. El cobro y recaudo
efectivo y oportuno de los servicios vendidos le permite a las instituciones su
supervivencia, oportunidad para la adquisición de los recursos requeridos para
brindar servicios con altos estándares de calidad, la posibilidad de ampliar la
oferta de servicios y ofrecer más y mejores servicios para y por el beneficio de los
usuarios, objeto fundamental del quehacer cotidiano de las Instituciones
Prestadoras de servicios. En este proceso, el recaudo directo que proviene del
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usuario corresponde según sea el caso al pago de cuotas moderadoras y copagos en
el régimen contributivo, a copagos en el régimen subsidiado, a cuotas de recuperación
en caso de los vinculados y a pagos totales en el caso de los particulares.

Para realizar el proceso de recaudo se debe contar con los siguientes insumos de
información:
documento equivalente a la factura, donde
este liquidado el valor de la atención,
se establezca el valor de la cuota de recuperación, moderadora
o copago,
el cual al ser cancelado y recaudado por caja
donde se emite un recibo de caja
correspondiente.

Por otro lado, en el caso de cuotas moderadoras se emiten bonos por parte de las
aseguradoras. En ambos casos tanto el bono como el recibo de caja deben
acompañar la cuenta como comprobante del recaudo correspondiente

El recaudo de las cuotas moderadoras y copagos es responsabilidad de las

entidades administradoras, no es comprensible como mediante la contratación las IPS
aceptan este cobro que con expectativas de recaudos efectivos y oportunos, pretenden
tener un flujo directo de caja cuando la realidad es una disminución en el porcentaje de
su facturación al asumir los costos de los copagos y cuotas moderadoras que en
la realidad no pagan los usuarios y si dejan gran cantidad de pagarés y letras de
las cuales están inundadas las oficinas financieras de las IPS, cartera que es de
difícil cobro que termina castigada ante los responsables y restada de la facturación a
las entidades aseguradoras.

Implementación del área de Facturación

Se entiende por Facturar la actividad en el cual intervienen como mínimo dos (2) sujetos
ya sean personas jurídicas o naturales, que mediante una relación contractual se
negocia un producto ya sea un bien o un servicio, valorizándolo con el objeto de
convertirlo en dinero. De acuerdo con lo anterior y por norma legal toda IPS, debe
facturar y por para ello se hace necesario organizar y estructurar la dependencia de
Facturación adecuada que le permitan registrar y liquidar los servicios de salud
prestados a todos los usuarios y generar un documento soporte para el cobro y
recaudo posterior.
Ante todo para la creación de una dependencia de Facturación, Se debe partir
del diseño, mejoramiento o rediseño, Del proceso de facturación con el fin de

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definir la estructura orgánica y la dinámica o funcionalidad de sus componentes
en forma integral y no en forma aislada por cada uno de ellos.

El área de Facturación, es la dependencia, es la encargada de la gestión y operación

del proceso de facturación, esta realiza actividades gerenciales como son las de
organizar procedimientos de planeación, dirección, ejecución y control y seguimiento del
proceso. Además realiza las actividades operativas de facturar y cobrar dinero referente
a los copagos, cuotas de recuperación, pagos totales en la prestación de servicios y
otros conceptos.

1. Ubicación del área de Facturación:

La ubicación de la dependencia debe estar de acuerdo
con los objetivos que se persiguen y los resultados que se
esperan, para ello hay que definir la estructura orgánica,
sus funciones y determinar las relaciones entre los
diferentes clientes tanto internos como externos que
intervienen en el proceso. Como propuesta, el área de
Facturación debe estar ubicada en la Unidad Funcional
Administrativa y Financiera, en el Área Funcional de
Apoyo de Gestión de servicios.

2. Planeación de Actividades en la
Dependencia:
Análisis funcional de procedimientos y definición del flujo de información.
Definición Estructura Orgánica del Área de Facturación.
Definición del manual de funciones.
Consecución y distribución de los diferentes recursos que intervienen en el proceso.
Capacitación para los actores tanto internos como externos del proceso.
Definición del procedimiento de control de calidad de soportes y documentos.
Definición del procedimiento de revisión de cuentas y corrección de errores.
Definición del procedimiento de archivo de documentos.
Definición del procedimiento de Mejoramiento continuo
Definición del sistema de indicadores de gestión del proceso
Consecución y divulgación de la legislación vigente, contratos y manuales de
procedimientos y tarifas.
Definición de agendas para el manejo del recurso humano.

El paso inicial es plantear una organización básica, con un coordinador del

proceso, facturadores-digitadores que cumplan con las labores de liquidar y
recaudar dinero, recolectores de información y organizadores de archivo, a
partir de esta, diseñar su organización de acuerdo con la complejidad y demanda
de prestación de servicios.

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 3. Estructura del Grupo de Facturación

Usando los criterios anteriores y la experiencia que se tenga en este campo, existen
diferentes formas de estructurar el equipo de trabajo para el proceso de facturación.
Dependiendo del número de personas que conforma el área de facturación
recomendamos la siguiente estructura, como parámetro general, siempre se debe

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 tener en cuenta factores importantes
para determinar la conformación del
grupo de facturación, como son:
Nivel de Complejidad de la
Institución
Número de camas,
Unidades Funcionales
Portafolio de servicios,
Contratación para venta de servicios
Capacidad física
instalada, Capacidad en Sistemas
(hardware, red, software, etc.)
,
Estadísticas reales de actividades y
procedimientos
Estadística de consumos (medicamentos y suministros)
Egresos hospitalarios, Histórico de facturación (montos) Estado
de cartera (edades)

En esta estructura encontramos:

Un Coordinador del área Como responsable del proceso de facturación de la IPS.

Un Auditor Médico para soporte de la facturación y auditoría previa a la entrega
de cuentas.
Un grupo de auditoría técnica previa y armado de cuentas, este grupo es el
responsable de la elaboración y entrega de las cuentas de cobro al área de cartera
para la radicación.
Se establecen los liquidadores o facturadores de cuentas dependiendo de los
tipos de servicios que tenga la IPS, quienes después de realizar las liquidaciones
se encargan de armar las cuentas por paquetes para entregarlas al grupo de
cuentas.
Es de notar la presencia del grupo de admisiones quienes deben formar parte
integral del proceso en vista de su importancia en la iniciación del mismo y la
apertura de la cuenta, en otras palabras el concepto antiguo de las admisiones por
fuera de facturación ha cambiado y hoy en día se requiere una alta capacitación,
preparación de este personal como los facturadores, debido a la importancia de
ser el primer contacto con los usuarios y de sus conocimientos depende la
identificación del responsable de pago y el debido diligenciamiento de
documentos soportes.
La secretaria es la responsable de la correspondencia, comunicaciones e
informes que el área requiera, estará encargada de recibir y archivar todos los
papeles que llegan al área de facturación.
 Se debe contar con el soporte de un auxiliar administrativo quien se
encarga de entregar los documentos a las demás dependencia al interior y exterior
de la IPS.

4. Consecución y distribución de los

recursos que intervienen

Se debe construir un instrumento que le permita

realizar un plan de solicitud y obtención de recursos
que se necesitan para operar el proceso de una
manera óptima y realizar el seguimiento y control a
los mismos. Los recursos que intervienen en el
proceso de facturación los podemos clasificar
en:

Recursos de Información.
Legislación vigente
Contratos y convenios
Manual de tarifas
Manual de procesos y procedimientos
Flujos de información o Flujogramas de
procesos
Normas y políticas Gerenciales de la IPS
Bases de datos de afiliados a las
aseguradoras

Recursos de Suministros.
Elementos de papelería y útiles de oficina.
Equipos y muebles de oficina.

Línea directa de teléfonos y Fax.

Equipos de cómputo y programas aplicativos

(software).

Recursos Humanos:
Determinar el volumen de solicitud de servicios.
Determinar el horario de atención.

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 Determinar el tiempo promedio de atención en la Central de Facturación.
Determinar el Número de turnos de atención en la Central de Facturación y Urgencias.

El área de Facturación, independiente de que el esquema establecido sea centralizado,

descentralizado o mixto, debe cubrir tanto los servicios de tipo ambulatorios como los
servicios de tipo hospitalarios. Por esto, se sugiere como mínimo un total de tres
funcionarios para las actividades de liquidación y generación de facturas y uno para las
actividades de recaudo, teniendo en cuenta la
complejidad de la Institución y la demanda de
servicios.

Para cubrir el área de Urgencias debe existir como mínimo un funcionario que realice
las actividades de facturación y/o recaudo, un funcionario de admisiones de urgencias,
entre otros puestos de facturación que es importante contemplar.

El área física para la Central de Facturación está

establecida por el número de estaciones de trabajo, dependiendo del número de
funcionarios en la actividad en un mismo periodo de tiempo. Debe cumplir con las
normas establecidas de Salud Ocupacional, haciéndose especial énfasis en lo
relacionado con iluminación, ventilación, ruidos, temperatura y humedad; su ubicación
será en proximidad al área de recaudo de dineros y equidistante al área de prestación
de servicios.

Ejecución del Proceso de Facturación

El procedimiento que se describe, acerca del manejo de facturación por paciente, según
las áreas hospitalarias y administrativas, es independiente de tener el proceso en
forma Centralizado o Descentralizado ó mixto. Para establecer el procedimiento de
facturación lo hemos dividido de acuerdo a los servicios ó unidades funcionales
utilizadas por los usuarios de la IPS:

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 Facturación en Urgencias

En el momento de ingresar el paciente, la oficina de Admisiones en urgencias o quien

haga sus veces, debe identificar y clasificar al paciente, comprobarle los respectivos
derechos y recepcionar los correspondientes documentos soportes de acuerdo a la
clasificación (a los cuales se les deberá colocar el número consecutivo de urgencias),
procede ingresar al sistema, abrir la hoja del ingreso al servicio, al imprimir esta hoja
queda el original que se anexa a la historia clínica y una copia para archivo temporal de
facturación en la oficina de admisiones, es a esta copia a la cual se le anexan los
documentos soportes del paciente con el fin de armar la cuenta con la factura en el
evento de egreso del paciente, o de paquete armado de la cuenta para el archivo de
hospitalización cuando el Paciente es ingresado a manejo hospitalario o quirúrgico.

Se debe asignar el número consecutivo de historia clínica de urgencias de acuerdo con

las normas de la IPS, se abre la hoja de registros de los procedimientos y consumos del
servicio de urgencias, a este formato se le debe colocar el mismo número de la hoja de
ingreso (número de ingreso) al servicio de urgencias y de historia clínica de urgencias
al igual que a los soportes recepcionados (en la esquina superior derecha), se
recomienda marcar con sello grande el tipo de paciente (ejemplo: Accidente de
tránsito, ISS, Particular, etc.).

Los soportes de la comprobación de los derechos del paciente (carné, cedula, etc.), la
copia de la hoja de ingreso, orden de servicios o autorización (en los casos de
autorización telefónica se escribe el número de autorización y el nombre de la persona
que autoriza en la copia de los documentos soportes y hoja de ingreso), todos los
anteriores deberán ser guardados en el archivo temporal de facturación del servicio, con
el fin de ser almacenados en el archivo clasificándolos por paciente.

En el caso de ingresar una persona particular no afiliada a ningún Sistema de

Seguridad Social en Salud la cual no presenta estado crítico o no requiera atención
inmediata de urgencias, admisiones deberán remitir dicho paciente al área de
liquidación, con el fin de que se le elabore la liquidación del procedimiento que
requiere y realice el correspondiente pago por el servicio que se le va a prestar o cuota
moderadora, de acuerdo con lo estipulado por las normas del manual de tarifas, caja a
su vez deberá hacer constar dicha cancelación con el recibo de caja original para el
paciente sellado de cancelado y constancia de cancelado en la factura antes del ingreso
al servicio de urgencias. Si la persona ingresa en estado crítico, el familiar o
acompañante deberá efectuar los pasos descritos anteriormente, en caso de no tener
familiares o acompañante y la persona carece de recursos para asegurar el pago por los
servicios que se le van a prestar, admisiones deberá informar al coordinador de
urgencias de turno con el fin de dar continuidad en la atención del paciente por concepto
de Atención Inicial de Urgencias definida por la ley, esta establece que:

La atención inicial de urgencias debe ser prestada en forma obligatoria por todas
las entidades públicas o privadas que presten servicios de salud a todas las
personas, independientemente de su capacidad socioeconómica y del régimen al
cual se encuentre afiliado. No se requiere convenio o autorización previa de la
Entidad Promotora de Salud respectiva o de cualquier otra entidad responsable o
remisión de profesional médico, o pago de cuotas moderadoras. Esta atención, no

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podrá estar condicionada por garantía alguna de pago posterior, ni afiliación previa al
Sistema General de Seguridad Social en Salud.

Atención del paciente en urgencias:

El auxiliar de enfermería recibe la hoja de ingreso

y la historia clínica de urgencias, se procede a
realizar la consulta filtro (en caso de estar
establecida), cuya finalidad es la clasificar el
paciente de acuerdo al tipo de patología, de esta
forma establece el grado de urgencia y el tipo de
atención que requiere el usuario (Triage).
Posteriormente se remite la historia clínica, hoja
de ingreso y la hoja de procedimientos y consumos en urgencias al consultorio, donde
el médico tratante registra el tipo de consulta o procedimiento realizado, clase de sala
utilizada; enfermería relaciona, los elementos y medicamentos suministrados.

La fórmula de medicamentos y suministros que se consumieron en el servicio se realiza

con original para farmacia quien despacha y digita en el sistema, y copia de la fórmula
que farmacia devuelve al servicio para quedar como soporte de la cuenta especificando
los medicamentos y suministros entregados.

El liquidador debe ingresar al sistema los procedimientos y consumos relacionados en

la hoja de consumos y archivar estas hojas como soporte de la cuenta del paciente.

Al paciente atendido se le pueden solicitar exámenes y procedimientos paraclínicos, los

cuales ordena el médico con la respectiva orden de paraclínicos con original y copia
para el servicio de apoyo; El liquidador del servicio de urgencias visa la orden de
paraclínicos, lo que significa que el paciente esta creado en el sistema y el centro de
costos que realiza la actividad de apoyo terapéutico puede digitar en el sistema las
actividades una vez realizadas cuando se habilita un punto de sistema en el mismo, en
otro caso la copia es devuelta al archivo de facturación relacionando las actividades
que se realizaron como soporte de la cuenta, para la respectiva digitación en el sistema
de urgencias; una vez obtenga los resultados se envían al consultorio.

Con base en los resultados obtenidos el médico puede determinar la conducta a

seguir y el liquidador está en capacidad de emitir la factura correspondiente.
Si le da de alta al paciente sigue el paso correspondiente al egreso, que consiste en
solicitar al liquidador de facturación la entrega de la factura por los servicios

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prestados para la firma y el pago en caja en el evento de ser requerido. En el caso de
no requerirse pago por parte del paciente se le debe hacer entrega de copia de la factura
de tipo informativo.

Sub-División del Proceso Asistencial

Sala de tratamiento - El médico remite al paciente con la historia clínica y la hoja de

procedimientos y consumos, a la sala de tratamientos donde la enfermera registra los
consumos allí realizados; de aquí se le puede dar de alta o seguir el paso
correspondiente a la observación u hospitalización.

El paciente se puede quedar en sala de observación donde la Auxiliar de Enfermería

diligencia lo correspondiente a la hoja de procedimientos y consumos; a la salida del
paciente del servicio de observación este formato debe estar completamente
diligenciado para ser entregado al liquidador junto con la boleta de salida autorizada por
el médico, o nota de egreso en la historia clínica, el liquidador debe ingresar al sistema
todos los consumos de suministros, medicamentos, actividades y procedimientos
realizados al usuarios en el servicio y de esta forma al momento del egreso del paciente
seguir el paso de liquidación de la cuenta, entrega de copia de la factura y continuar
proceso de pago en caja en caso de ser requerido (Copagos y Cuotas Moderadoras, o
cuotas de Recuperación).

El paciente puede quedar hospitalizado ya sea después de los exámenes paraclínicos

o de la observación, para esto el médico diligencia la orden de hospitalización, se
envía al respectivo servicio la hoja de procedimientos y consumos de urgencias; la cual
debe estar anexa a la Historia Clínica y hoja de ingreso, se debe continuar con el
procedimiento de Facturación en Hospitalización.
Previamente el liquidador de urgencias debe haber ingresado al sistema todos los
consumos y procedimientos realizados al paciente en urgencias y haber armado la
cuenta con los soportes para ser entregados al liquidador de piso quien continúa con el
manejo de la carpeta por paciente en el piso.

El paciente puede pasar a cirugía, para lo cual se debe diligenciar la boleta de cirugía
por el médico especialista que decide el manejo quirúrgico.
La hoja de procedimientos y consumos en urgencias se adiciona a la Historia Clínica
y hoja de ingreso respectiva. Se continúa con el procedimiento descrito para
liquidación en salas cirugía o partos, previo ingreso al sistema de los consumos y
actividades realizadas en el servicio de urgencias.

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El liquidador de urgencias debe haber ingresado al sistema todos los consumos
y procedimientos realizados al paciente en urgencias y haber armado la cuenta con
los soportes para ser entregados al liquidador de salas de cirugía y partos quien continua
con el manejo de la carpeta por paciente, en el evento de no haber liquidador de salas
por ser fuera de horario laboral, el liquidador de urgencias realiza la liquidación y
responde por la documentación, ya sea para hospitalización o egreso.

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En todos los casos anteriores en los cuales el paciente requiere un manejo en
observación o realización de procedimientos del servicio de urgencias diferente a
solo la consulta, el liquidador debe realizar un
cruce de información entre la hoja de consumo de
enfermería, las notas médicas de la historia clínica y
la búsqueda de consumos realizada por el liquidador.
Este proceso de control sirve como herramienta
para determinar cuál es el punto crítico de la
captura de información, con miras a tomar los
correctivos adecuados.
Diariamente el liquidador de facturación en urgencias
por turno, entrega en la oficina de central de
facturación, al grupo de cuentas, la copia de la
liquidación, la hoja de procedimientos y consumos,
copia de hoja de ingreso, copia de formula(s), copia de orden (es) de paraclínicos, y
documentos soportes de cada uno de los pacientes atendidos en el servicio de urgencias
durante su turno, e informa los pacientes que fueron hospitalizados o que entraron a
cirugía, de esta forma se va conformando el archivo de pacientes atendidos la cual debe
ser igual al reporte que arroja el sistema para cruce de información.

Este archivo debe estar separado por cada clase de paciente según la entidad
responsable de pago para conformar de esta manera las cuentas de cobro en forma
oportuna, además de poder obtener un estado de cuenta actualizado por pacientes y
por entidades responsables de pago.

Elaboración y pago de la factura:

Una vez atendido o dado de alta el paciente por parte del médico, la auxiliar o jefe de
enfermería del servicio, debe remitir a facturación la hoja de procedimientos y consumos,
junto con la orden de salida firmada por el médico; el liquidador procederá a ingresar al
sistema los consumos que no han sido ingresados en hasta el momento y elaborar la
liquidación individual, de la cual imprime original y una (1) copia, las mismas que se
distribuyen de la siguiente forma: El original para la entidad responsable, una copia para
el paciente.

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 Se elabora recibo de caja con el monto a cancelar
por concepto de cuota moderadora o copago en el
evento de ser necesario, del que se emite un
original y dos copias para ser distribuidos así:
Original para el paciente, Una copia para
facturación y una copia el archivo de caja.

El personal asistencial es el responsable del diligenciamiento de los

documentos clínicos del paciente, dentro de los que se incluye el adecuado
diligenciamiento de la información requerida para el registro individual de
atención en salud, RIPS.

Si el paciente es afiliado a una EPS, EPS-S u otra

aseguradora, el liquidador hace firmar por el paciente
la factura original y la copia.
Una vez liquidada la cuenta, entrega la copia al
paciente junto con el recibo de caja sellado en el
evento de haber cancelado algún monto por los
conceptos antes mencionados y la orden de salida
sellada por el liquidador para presentarla en
portería y de esta forma autorizar la salida del
centro asistencial.

En la factura original se debe escribir el número del recibo de caja, luego esta factura
se archiva con los demás documentos soportes de la cuenta por paciente, para ser
entregados por turno al grupo de cuentas.

Si el paciente es particular o le corresponde hacer pago de un porcentaje de la

cuenta según su clasificación socioeconómica (copago), en caja el paciente
procede a realizar el pago, aquí se le hace entrega del recibo de caja, debe firmar la
factura con sus respectiva copia, se le hace entrega de una copia al paciente, y el original
de la factura se remite al área de facturación para formar parte del archivo central. El
liquidador deberá entregarle al paciente la orden de salida sellada, a los pacientes
ambulatorios una vez atendidos en el servicio se le realiza la liquidación y entrega
de la copia de factura, en caja se realiza el pago en el caso que se requiera y se
emite el recibo de caja, y en todos los casos se hace firmar al paciente el original de
la factura y la copia.

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 En todos los casos debe reposar original de las
facturas en el archivo de facturación firmadas
por los usuarios.

Contando con funcionamiento óptimo del

Sistema de Información en red, el área de
admisiones ingresa al sistema los datos de
identificación del paciente a su llegada al
servicio, clasifica y solicita documentos
soportes, una vez atendido el paciente, los
registros de actividades realizados así como sus
consumos son digitados por el liquidador de
urgencias, de esta forma el sistema realiza la
liquidación y arroja la factura para su respectivo
pago y factura soporte para cuenta de cobro a
Entidad responsable.
Se recomienda a la institución que la liquidación en el servicio de urgencias se debe
realizar durante las 24 horas del día, con personal entrenado para esta función y un
amplio conocimiento del sistema, manuales de tarifas, contratos y normas actualizadas,
de esta forma se puede lograr la mayor rentabilidad del servicio y se cumple el objetivo
principal de facturar todas las actividades y consumos realizados a los usuarios.

La coordinación de facturación estará a cargo de la supervisión del personal de

liquidadores y de las funciones de los mismos, a fin de obtener un óptimo
rendimiento durante los diferentes turnos, también debe realizar estados
periódicos de la liquidación con el objetivo de conocer la producción del
servicio y realizar cruce de información con el archivo de documentos soporte de
las diferentes cuentas y los reportes del sistema.

De esta forma se puede llevar a cabo una evaluación y control del proceso de
liquidación en el servicio.

Facturación en Área Hospitalaria

Ingreso hospitalario:

El paciente hospitalario puede ingresar de dos

formas; remitido por el servicio de urgencias o por
ser paciente de consulta externa el cual puede
ingresar para cirugía programada o para
tratamiento médico hospitalario.

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Remitido de urgencias:

Si el paciente es remitido por urgencias, el auxiliar de servicios asistenciales deberá

presentar en admisiones la orden de hospitalización debidamente diligenciada y
firmada por el médico responsable, con el fin que allí se registre en el sistema de
admisiones su hospitalización, y se asigne el número de cama. Con este
procedimiento se da autorización de ingreso en el respectivo servicio, se debe anexar a
la historia clínica del paciente la hoja de ingreso y la hoja de procedimientos y consumos
practicados en urgencias en caso de ser remitido de este servicio. En el servicio donde
se hospitalizo el paciente, las hojas de procedimientos y consumos de urgencias son
retiradas por el Auxiliar de Facturación encargado de la

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liquidación del servicio y guardadas en el archivo de piso, también recoge los
documentos soportes que se encuentran archivados en urgencias y los coloca en la
carpeta por paciente del archivo de facturación. A partir de este momento se continúa
con el proceso de manejo en área hospitalaria.

Hospitalización para manejo medico hospitalario:

Si el paciente proviene de consulta externa, deberá acercarse a la oficina de admisiones

para hospitalizados de la IPS con la orden de hospitalización expedida por el médico
tratante y presentar los documentos exigidos para su ingreso, como son documentos
soportes de identificación y autorización de la entidad responsable de pago. Admisiones
debe clasificar al paciente, comprobarle los respectivos derechos, solicitar los
documentos soportes y digitar en el sistema de admisiones, de esta forma abre la cuenta
del paciente en el software de facturación e imprime la hoja de ingreso con copia.

El original de la hoja de ingreso se anexa a la historia clínica y la copia se envían al

archivo por paciente en el punto de facturación de piso; con el censo hospitalario se
asigna el número de cama en el servicio que le corresponde, una vez digitada en el
sistema se procede autorizar el ingreso al respectivo servicio, en el servicio la auxiliar
de enfermería será la encargada de recibir la historia clínica y abrir la hoja de
procedimientos y consumos en hospitalización (hoja de consumos) con los datos de
identificación consignados en la hoja de ingreso que reposa en la historia clínica.
Admisiones antes de remitir documentos soportes a facturación, deberá escribirles el
número de historia clínica, consecutivo de hoja de ingreso y número de cama
asignado con el fin de ser archivados con el mismo número de cuenta del paciente
(archivo por paciente).

En el servicio se debe continuar el diligenciamiento de la historia clínica de acuerdo a

los parámetros asistenciales y abrir la hoja de procedimientos y consumos en
hospitalización (hoja de consumos) donde el médico
tratante indica el tipo de actividades asistenciales
realizadas al paciente en el servicio como por ejemplo:
interconsultas, valoraciones y otros
procedimientos asistenciales.

21
El consumo de elementos utilizados en el manejo del paciente y en la administración
de medicamentos son reportados por enfermería en la hoja de costos o reportados por
farmacia en el evento de funcionar el

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sistema de unidosis, la cual se digita en el

punto de digitación de farmacia por el
liquidador de este punto, con cada una de las
solicitudes hechas por piso y
confirmada la entrega al servicio y consumo por
el paciente.

En caso que el médico tratante solicite la práctica de exámenes y procedimientos

paraclínicos, deberá existir una orden de solicitud de servicios con original y copia,
el original de la orden de paraclínicos se anexa a la hoja de consumos como soporte
para facturación y la copia se envía al servicio que realiza la actividad.

Las actividades una vez se realizan serán digitadas en el sistema por el centro de costos
que realizo la actividad (laboratorio clínico, Imagenología, etc.), al ser realizadas
estas actividades los resultados se envían al servicio para anexarlos a la historia clínica,
como en el caso de exámenes de laboratorio, radiografías, ecografías, etc., o reportado
en la historia clínica y en la hoja de actividades en el caso de terapias, psicología, etc.
Copias de los resultados y/u ordenes son guardados en el archivo por paciente del
área de facturación, como soporte de la cuenta.

Los medicamentos para uso del paciente deben ser solicitados a la farmacia con formula
médica u orden de despacho en original y copia; farmacia digita en la cuenta del paciente
los medicamentos y suministros despachados, archiva el original de la formula y remite
a facturación la copia para el archivo de soportes del paciente junto con el
correspondiente cargo de la unidosis entregada.

El liquidador de piso debe haber ingresado al sistema todos los consumos y

procedimientos realizados al paciente en el área hospitalaria o quirúrgica y haber
armado la cuenta con los soportes para ser archivados en facturación.
En todos los casos anteriores en los cuales el paciente requiere un manejo médico-
asistencial o realización de procedimientos del servicio de hospitalización, el liquidador
debe realizar un cruce de información entre la hoja de consumo de enfermería, las notas
médicas de la historia clínica y la búsqueda de consumos realizada por el liquidador.
Este proceso de control sirve como herramienta para determinar cuál es
el punto crítico de la captura de información, con miras a tomar los correctivos
adecuados.
Diariamente o cuando se da de alta al paciente se recoge la hoja de
procedimientos y consumos de hospitalización (hoja de consumos), las copias de
órdenes de paraclínicos y demás actividades de apoyo terapéutico solicitados, copias
de las formulas despachadas y cargos.

Para poder digitar en el sistema las actividades y consumos, liquidar la cuenta y

archivar todos los
soportes por paciente en el archivo de hospitalización.
Los egresos son entregados al grupo de cuentas con el fin de llevar a cabo una auditoría
previa de la cuenta antes del armado de cuentas de cobro. Una vez el personal
asistencial decide la salida del paciente se debe diligenciar la boleta de salida con firma
del médico responsable de la misma, esta boleta es también la orden para realizar la
liquidación total de la cuenta del paciente por parte de facturación.

La elaboración de la factura es el paso siguiente a la liquidación de la cuenta.

Esta factura se obtiene por el sistema una vez terminada la liquidación de todas las
actividades previamente digitadas en cada centro de costos como responsables de su
producción. El usuario firma la factura en original y una copia, y procede al pago del
monto correspondiente a la misma.

Para esto el cajero elabora el recibo de caja discriminando el monto a cancelar,

según sea el caso de copagos, se elabora recibo de caja del cual se emite un original
y dos copias para ser distribuidos así: Original para el paciente, una copia, para
facturación y una copia para archivo de caja.

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La caja firma y sella de cancelado el recibo de caja para ser presentado en el punto
de facturación de hospitalizados, y el liquidador procede escribir el número
de recibo de caja en la factura original y sellar la boleta de salida, siendo este un
requisito indispensable e ineludible
para la salida del paciente de la institución. Los
documentos como son facturas firmadas, documentos
soportes de identificación, soportes de consumos, de los
egresos son entregados a la oficina central de facturación
para armado de cuentas discriminado por entidad
responsable de pago y para archivo general de facturación.

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 Proceso en cirugía y sala de partos

Si el paciente viene remitido para cirugía debe traer la

solicitud de sala de cirugía o Boleta de cirugía
diligenciada por el médico tratante. El paciente
previamente programado llega a admisiones
hospitalarias de cirugía, donde se clasifica, verifica
derechos y se solicitan los documentos soportes para
posteriormente ingresarlo al sistema, una vez creada la
cuenta del paciente en el sistema se emite la hoja de
ingreso en original para anexar a la historia clínica y
copia para el archivo de facturación.

A la historia además se le anexa en el servicio la hoja de procedimientos y consumos en

cirugía (hoja de consumos), ésta debe ser diligenciada por la circulante de sala,
responsable del reporte del consumo de suministros y medicamentos así como por la
instrumentadora responsable de suministros entregados por ella durante la cirugía, las
actividades paraclínicas solicitadas deben estar soportados con su respectiva orden con
original y copia para su digitación por el centro de costos encargado de la
realización (original para el centro de costos y copia para archivo de facturación).

La descripción quirúrgica se debe diligenciar por el cirujano en original y copia,

donde se especifica el personal que conformo el equipo quirúrgico, el
procedimiento o procedimientos realizados, en las intervenciones múltiples
especificar la o las vías de acceso utilizadas, si el procedimiento fue bilateral, y las
especialidades participantes en el evento de participación de diferentes
especialidades; el original de esta descripción quirúrgica debe reposar en la historia
clínica y la copia se remite a facturación como herramienta de trabajo para realizar la
codificación y liquidación del procedimiento quirúrgico.
En el servicio de cirugía se digita la hoja de consumos y el procedimiento
realizado. Debe existir un archivo donde reposan los documentos soportes, hojas de
consumos, descripciones quirúrgicas, copias de órdenes de paraclínicos y copias de
fórmulas emitidas por cada paciente atendido en este servicio.

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Archivo que una vez egresa el paciente del servicio debe remitir la documentación
al archivo general de facturación. Al pasar el paciente a salas de recuperación se
debe diligenciar en la hoja de consumos de cirugía los consumos de medicamentos y
suministros en este servicio, anexar a la hoja de consumos las copias de órdenes
de paraclínicos y de fórmulas emitidas en esta área.

Se debe reportar el tiempo de permanencia del paciente

en esta sala para obtener una liquidación
adecuada de la estancia en sala de recuperación.

Si el paciente es dado de alta,

En el caso de ser cirugía ambulatoria, se deberá enviar la historia clínica junto con
todos los documentos soportes de la cuenta y la orden de salida emitida por el médico
al área de facturación con el fin de verificar en el sistema el ingreso de los consumos y
procedimientos por el centro de costos y obtener la liquidación de la cuenta,
posteriormente facturación genera la factura.
El usuario o su familiar pasa a caja donde se elabora recibo de caja del cual se emite
un original y dos copias para ser distribuidos así: Original para el paciente, una copia
para tesorería y una copia para archivo de caja.

La caja firma y sella de cancelado el recibo de caja para ser presentado en el punto
de facturación de cirugía, y el liquidador procede escribir el número de recibo de caja en
la factura original y sellar la boleta de salida del servicio.

La factura original y una copia firmada por el paciente, junto con los documentos
soportes pasan al archivo por paciente como soporte de cuenta de cobro a entidad
responsable de pago, antes de la salida del paciente.

Si el paciente es remitido nuevamente a hospitalización,

Se envía al servicio la historia clínica con los registros de consumos y actividades
para continuar con el procedimiento descrito para área hospitalaria. Por cada
acto quirúrgico practicado es necesario el diligenciamiento de una hoja de
procedimientos y consumos en cirugía al igual que la descripción quirúrgica.

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6
 El liquidador de Salas de Cirugía y Partos, debe haber ingresado al sistema todos los
consumos y procedimientos realizados al paciente en el área quirúrgica y haber
armado la cuenta con los soportes para ser
Archivados en facturación.

En todos los casos anteriores el liquidador debe realizar un cruce de información entre la
hoja de
consumo de enfermería, las notas médicas de la
historia clínica, descripción quirúrgica y la búsqueda de consumos realizada por el
liquidador.

Este proceso de control sirve como herramienta para determinar cuál es el punto
crítico de la captura de información, con miras a tomar
Los correctivos adecuados.

Los documentos como son facturas firmadas, documentos soportes de identificación,

soportes de consumos, y son entregados diariamente a la oficina central de facturación,
discriminado por entidad responsable de pago para auditoría previa y armado de
cuentas.

Proceso de facturación para paciente ambulatorio

Consulta Externa:

El usuario pasa al área de liquidación con la

solicitud de cita, el día de la realización de la
consulta; el liquidador de consulta externa lo
identifica, clasifica y solicita los documentos
soportes, ingresa al sistema y le realiza la
liquidación de la consulta, se emite factura en
original y una copia (original para la cuenta de
cobro, y copia para paciente).

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Si el usuario no debe cancelar, firma la factura y su copia para posteriormente sellarle
la autorización de la prestación del servicio en la copia de la factura (visado). Si
corresponde cancelar una suma de acuerdo a su clasificación el usuario pasa a caja
donde se elabora recibo de caja del cual se emite un original y dos copias para ser
distribuidos así: Original para el paciente, una copia para tesorería y una copia para
archivo de caja. El usuario pasa a la ventanilla nuevamente y el liquidador procede
escribir el número de recibo de caja en la factura original y sellar la copia de factura para
autorizar la prestación del servicio.

Asignación de citas y atención:

La central de citas con anterioridad recibe al usuario le asigna la cita y el consultorio de

acuerdo a la especialidad y médico. El día de la consulta el paciente asiste a la cita, pasa
a la ventanilla de facturación, se lleva a cabo el proceso de liquidación y con la copia de
factura sellada de autorizado para la prestación del servicio, el paciente se dirige al
consultorio respectivo, la auxiliar de consultorio verifica la autorización y el médico que
atiende al paciente reporta en la planilla de consulta las consultas realizadas.

Si el paciente es atendido en consulta y no requiere procedimientos recibe su

fórmula y pasa a farmacia asignada por su asegurador.

En el evento que el paciente

requiera la realización de un
procedimiento en consultorio, el
médico diligencia una orden de
procedimiento especificando en
forma clara y precisa el tipo de
procedimiento a realizar y el uso de
suministros en la realización del
mismo, esta orden debe ir en
original y copia (original para el paciente y copia para facturación).

En caso de requerir medicamentos para la realización del procedimiento se pasa

la solicitud a farmacia donde se le despacha el medicamento solicitado y se digita en el
sistema para contabilizar en la cuenta del paciente. El paciente se dirige a
liquidación donde se recibe autorización en la orden del procedimiento, se ingresa
al sistema en la cuenta del paciente, se realiza la liquidación del procedimiento
y procede a emitir la factura en original y una copia, el pago en caja se realiza como

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8
se especificó anteriormente; hecho el pago, el liquidador le sella la orden de servicio.
Con la orden sellada pasa el paciente al consultorio donde la auxiliar de consultorio
verifica la autorización y se le realiza el procedimiento.

Facturación de Farmacia y Almacén

Los funcionarios encargados del manejo de la farmacia o almacén, reciben las

fórmulas médicas o solicitudes de elementos
para pacientes ambulatorios, previamente se
comprueban los respectivos derechos
del paciente, digita en el sistema los
medicamentos o suministros a despachar,
paralelamente se alistan los medicamentos
solicitados de acuerdo con la fórmula médica o los
elementos establecidos en la solicitud, una vez
elaborada la factura en original y una copia.

El pago en caja se realiza como se especificó anteriormente; cancelado el recibo de

caja, de acuerdo al procedimiento descrito, el encargado de la farmacia o almacén hace
firmar al paciente la factura y copia, y le entregan los medicamentos o suministros
junto con una copia de la fórmula o solicitud de elementos selladas de entregado, la
factura original con el registro del número del recibo de caja sellado, son enviadas al
archivo de facturación.

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Facturación de Actividades de Apoyo Diagnostico y/o Terapéutico
El usuario pasa al área de liquidación con la orden de paraclínicos, el liquidador lo
identifica, clasifica y solicita los documentos soportes, ingresa al sistema de cada
centro de costos que cuente con el mismo y le realiza la liquidación de las actividades
solicitadas, se emite factura en original para la entidad responsable, una copia para el
paciente.
Se elabora recibo de caja con el monto a cancelar por concepto de cuota moderadora,
copago o cuota de recuperación en el evento de ser necesario, del que se emite un
original y dos copias para ser distribuidos así: Original para el paciente, Una copia, para
tesorería y una copia para archivo de caja. Si el usuario no debe cancelar, firma la
factura y su copia para posteriormente se procede a sellarle la orden con la autorización
de la prestación del servicio (visado). Si corresponde cancelar una suma de acuerdo
a su clasificación pasa a caja, realiza el pago; caja sella el recibo de caja y sella de
autorizado la orden para la prestación del servicio. El auxiliar de laboratorio,
Imagenología, Banco de Sangre u otra área de apoyo terapéutico, o quien haga las
veces, recibe orden médica de realización de actividades, el paciente se dirige al
respectivo servicio para que se le realice la actividad solicitada, una vez obtenido el
resultado se entrega al paciente.

El servicio envía a facturación copia de la orden para el archivo de soportes y guarda

original para el archivo del servicio.

Nota: En todos los casos anteriores se procede al finalizar el turno hacer entrega al
archivo central de facturación de las facturas firmadas con los números de recibos de
caja sellados y documentos soportes, para posterior armado de cuentas por entidad
responsable de pago por parte del grupo de cu entas quien realiza la auditoría previa.