UNIDAD I: ASPECTOS CONCEPTUALES DE LA CONTABILIDAD DE COSTOS

1. ASPECTOS CONCEPTUALES DE LA CONTABILIDAD DE

COSTOS

FUNDAMENTOS DE LA CONTABILIDAD DE COSTOS

En esta Unidad se presenta una visión general de la Contabilidad de Costos,  se

aborda lo referente a su naturaleza y evolución, definición, ventajas,  e
importancia  para la gerencia de las empresas y los objetivos que persigue este
tipo de contabilidad. También se presenta la organización funcional del
departamento de contabilidad de costos, así como las relaciones entre:
contabilidad de costos, administrativa y contabilidad general;   empresas
comerciales o de compra-venta, manufactureras y de servicios y entre los términos
costos,  gastos y pérdida.

 Como parte de su contenido además se conceptualizan los elementos del costo

de producción, el ciclo del flujo de producción, el estado de costos de producción y
venta y el estado de costos de los servicios prestados. De igual manera se
presentan diversas clasificaciones de los costos. 

Finalmente se abordan los aspectos relativos a los métodos de costeo y a los

sistemas de acumulación de costos.

 OBJETIVOS DE APRENDIZAJE:

Al finalizar la presente unidad, el estudiante debe ser capaz de:

OBJETIVO TERMINAL

Clasificar los diferentes tipos de costos y diferenciar entre el estado de costos de

producción y venta y el estado de costos de los servicios prestados.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE LA UNIDAD

- Describir el papel de la  contabilidad de costos y su función dentro de la

organización,  enunciar sus objetivos y ubicar el departamento de Contabilidad de
Costos dentro de la estructura y áreas funcionales de la organización.

- Establecer las relaciones entre la contabilidad general y la contabilidad de costos

en cuanto a su ámbito de actuación y entre los términos costos, gastos y pérdida.

- Identificar y explicar los elementos que integran el costo de un producto.

- Clasificar los costos de acuerdo a varias categorías y criterios.

- Diferenciar los métodos de costeo  y los sistemas de acumulación de costos.

- Elaborar el estado de costos de producción y venta y el estado de costos de los

servicios prestados, a partir del ciclo del flujo de producción, y establecer su
relación con el estado de resultados
 1.-  NATURALEZA Y EVOLUCION DE LA CONTABILIDAD DE COSTOS

Para establecer la evolución de la contabilidad de costos es necesario considerar

la evolución de la contabilidad.   Desde la aparición del hombre sobre la tierra y su
unión en forma organizada con otros semejantes, se empleó la contabilidad en su
forma más elemental, debido a la necesidad de almacenar provisiones, aplicar
métodos y en general todo aquello relacionado con el género humano  que llevó a
utilizar registros para determinar existencias, usos y aplicaciones.

Ante esta situación, se puede atribuir a muchos estudiosos  el origen de las

investigaciones contables, correspondiendo a varias naciones en distintas fechas,
su aplicación concreta y la utilización de técnicas de registros de transacciones,
manejo de fondos e informes financieros.

 Debe tenerse en cuenta  que la contabilidad propiamente dicha y la teneduría de

libros  son materias distintas. La contabilidad hace referencia al diseño de métodos
y procedimientos de una empresa, usados para la obtención de información
financiera que permita orientar a los hombres en la toma de decisiones; en cambio,
la teneduría de libros, es un recurso de la contabilidad que  se usa para llevar el
registro metódico y ordenado de las operaciones para dejar pruebas de las
actividades ocurridas en un período.

En todas las organizaciones, lucrativas y no lucrativas, el mejor sistema de

información cuantitativo con que se cuenta es la contabilidad, que constituye un
verdadero suprasistema. De éste emanan otros subsistemas de información
orientados a satisfacer las necesidades de los diversos usuarios, para que cada
uno, según sus características, tome las decisiones adecuadas a su organización.

 El concepto de contabilidad  ha evolucionado  a medida que aumentan las

necesidades de los usuarios de la información para satisfacer los requerimientos
de un mercado  cambiante. Dentro de los avances que ha sufrido la contabilidad 
se puede mencionar su división de acuerdo a la  función que cumpla en la
organización y considerando a los usuarios de la información contable, es así que
podemos hablar de contabilidad financiera, contabilidad fiscal, contabilidad de
costos, entre otras.

La contabilidad de  costos es una disciplina de corta historia, con dos siglos de
evolución que la han ido transformando y han permitido consolidar un cuerpo
doctrinal importante.  Su evolución está ligada a la evolución de la contabilidad de
gestión. A continuación se muestra su evolución, a través de varias etapas:

1.1  ANTES DE LA REVOLUCIÓN INDUSTRIAL: En el proceso productivo   

prácticamente toda la actividad descansaba en operaciones externas, el
empresario compraba la materia prima y utilizaba  pequeños talleres para su
procesamiento, es decir  no realizaba por si mismo  la actividad productiva,  por lo
tanto bastaba la contabilidad financiera. Según  L. Rayburn  antes de 1.980 las
empresas manufactureras consideraban sus métodos de contabilidad  de costos
como secretos industriales.  El  resultado  de esto era que sus archivos de
contabilidad de costos  no estaban integrados en el sistema financiero y no
presentaba una mejora notable con respecto a las empresas que funcionaban en
la edad media. Otra causa  para el lento desarrollo de la contabilidad de costos
estaba representada por  el uso limitado de la información de costos que hacían
los directivos, limitándose únicamente a la confección de un balance de inventarios
para la contabilidad financiera (1998).  La  aparición  de la contabilidad de costos 
se ubica a comienzos del siglo XIX  como una necesidad para dar repuesta a los
efectos  de la revolución industrial  donde  las empresas se hicieron más
competitivas, viéndose  la necesidad de mantener archivos de costos exactos para
utilizarlos en la estimación de precios,  para presentar ofertas competitivas y otros
fines.

1.2. LA REVOLUCIÓN INDUSTRIAL Y LA CONTABILIDAD INTERNA:   Cambió

el esquema productivo, las empresas invirtieron en sus propios talleres y
contrataron mano de obra, sustituyendo las transacciones externas, lo que  exigía
nuevos planteamientos y soluciones a la contabilidad  por lo que apareció la
contabilidad de costos para calcular  el costo del producto,  que ya no era de fácil  
obtención como las compras a terceros.

1.3  LOS CAMBIOS DEL SIGLO  XIX  Y COMIENZOS  DEL SIGLO XX: A
principios del siglo XIX, la revolución industrial introdujo el sistema de producción 
múltiple lo que hizo  necesaria la determinación del costo en cada una de las
etapas. A finales del siglo XIX surgieron grandes firmas de comercialización que
tenían líneas de múltiples productos de consumo, las cuales requerían
procedimientos  que le permitieran medir su eficiencia interna.

La historia muestra un gran avance de la contabilidad de costos a finales del siglo

XIX y  principios del XX, como es lógico, la estimación de costos de materiales y
mano de obra  se desarrolló con mayor rapidez que la estimación de costos
generales, pero a medida que las operaciones de fabricación se hicieron mayores
y más complejas, los empresarios creyeron conveniente establecer procedimientos
de distribución de costos indirectos debido a que muchos productos utilizan los
mismos recursos, lo que hace que la contabilización de cada producto se haga aún
más difícil.

Además, a medida que las firmas se descentralizaban, los gerentes de división

asumían  la responsabilidad de tomar decisiones importantes, enfrentando el
problema de distribución de recursos para cumplir los objetivos de la organización.
Dado que los recursos son limitados, los directivos deben basarse en la
información de costos para decidir qué acciones proporcionarán  beneficios 
óptimos a la empresa. Las empresas fueron creciendo, se expandieron en áreas
geográficas  muy amplias, se implantó la administración científica de la producción,
se diversificaron las actividades de la empresa, todo esto hasta 1925.

 A finales de 1929 se reafirma la contabilidad financiera, asumiendo ciertas

características que aún se mantienen, como por ejemplo  la verificación  de 
estados financieros  realizada por los auditores; de igual forma, surgen  las
organizaciones contables que dictan normas sobre principios contables
generalmente aceptados, la contabilidad de costos no escapa a la influencia de la
contabilidad   financiera para la valoración de las existencias de acuerdo a los
principios exigidos por la contabilidad financiera, representando uno de los
principales objetivos  de la contabilidad de costos, predominando hasta la década 
de los sesenta. Según Torrecilla y Otros así se explica que se alcanzase la cumbre
de lo  que  Horngren   ha llamado periodo del coste verdadero (2004), limitado  al
cálculo y determinación del costo de los productos  de la manera más precisa.
1.4. EL NACIMIENTO DE LA CONTABILIDAD DE GESTIÓN como disciplina se
sitúa en el primer cuarto  del siglo XX, como disciplina autónoma. La contabilidad
de costos recobra su identidad en la década de los 60  cuando convergen 
diversos hechos como:

- La coyuntura económica del mundo occidental, sin precedentes en épocas

anteriores.

- El consumo masivo.

- El avance en los medios de comunicación.

- La integración vertical y horizontal de las empresas dando origen a las

multinacionales.

Todas estas condiciones crean la necesidad de disponer de  mecanismos de

gestión para hacer frente  a la más compleja toma de decisiones, por lo tanto el
costo no se puede concebir como una cantidad monolítica, se debe contar con
diferentes costos para diversos propósitos, es decir,  que la información contable
se debe adaptar a las necesidades  de los usuarios, es por ello que se habla de la
etapa del costo como “verdad condicional”, surgiendo diversos modelos  y
técnicas  para diferentes tipos de información y decisiones diferentes, de esta
manera la contabilidad de costos se desprende  de los dominios de la contabilidad
financiera y se integra a la contabilidad de gestión.

En los años 60 se consolida la contabilidad de costos y se implanta en las

empresas con criterios económicos orientados hacia el análisis costo –beneficio;
en esta época aparece el costo como una “verdad costosa”, denotando la
importancia de conocer no sólo el valor de la información para el usuario,  sino
también el costo en que se va incurrir para generar y disponer  de esa 
información.

En la década de los ochenta su rasgo característico es el enfoque positivo que se

le da, se intenta instrumentar una teoría  general que sirva para explicar  lo que se
hace   y para predecir lo que se puede hacer a partir de la observación de las
aplicaciones de los conocimientos y técnicas existentes. De igual manera en esta
década se presenta un avance en la organización y el comportamiento de la
empresa representado por la delegación de responsabilidades  y en el carácter
interdisciplinario de esta rama de la ciencia contable.

1.5 SITUACIÓN ACTUAL Y PERSPECTIVAS DE LA CONTABILIDAD

DE COSTOS:

 Los últimos años se han caracterizado por un profundo y turbulento proceso de

cambio, en una época de gran  crisis   desde el punto de vista de tomar
decisiones,  que ha provocado que la contabilidad de costos se quede obsoleta e
insuficiente  para la generación de la información que se necesita.
Este proceso de cambio  en el mundo de la empresa  se caracteriza por los
siguientes rasgos:

- Globalización e internacionalización de los mercados;  creciente incertidumbre y

turbulencias del entorno, aumento notable de la competencia, demanda mas
exigente y selectiva.

- Aumento en la línea de productos, utilización de la calidad como estrategia

competitiva diferenciadora.

 Por todos estos rasgos  las empresas requieren que los sistemas contables 
suministren información para abordar cuestiones nuevas y diversas, generando
nuevas técnicas de gestión, entre las que se pueden mencionar: sistema de
gestión de los costos basado en actividades, sistemas de fabricación flexible (justo
a tiempo), gestión de la calidad total, ampliación de la  contabilidad de costos hacia
la vertiente estratégica de la empresa, gestión de los costos basados en el ciclo
de  vida del producto; permitiendo de esta manera dar  repuestas a las exigencias
informativas actuales.

A pesar de que la contabilidad de costos quedó retrasada con respecto a otros

campos de la contabilidad, su desarrollo fue rápido cuando se comprobó que su
aplicación generaba beneficios, sin embargo este desarrollo sigue gestándose,  
debido a la complejidad creciente de los procesos de fabricación  y del mundo de
los negocios, los cuales requieren que continúen las mejoras de la contabilidad y
su adecuación a los cambios  en los procesos productivos.

Es así que se presenta la naturaleza de la contabilidad de costos, su necesidad

como herramienta administrativa y como instrumento útil de gestión de
operaciones de producción en empresas industriales o manufactureras, aunque su
campo  de acción se ha extendido a todo tipo de organización.

2.- DEFINICIÓN DE LA CONTABILIDAD DE COSTOS

La contabilidad de costos es un fase ampliada de la contabilidad general que se

encarga de predeterminar, registrar, acumular, controlar, analizar e interpretar la
información relacionada con los costos de producir y vender un determinado
artículo o de prestar un servicio, con la finalidad de proporcionar información
relevante, suficiente y oportuna necesaria para la adopción de decisiones
adecuadas por parte de la gerencia, dirigidas fundamentalmente a la
maximización  en el uso de los recursos de la empresa.

En este contexto, la contabilidad de costos proporciona a las empresas la

posibilidad de determinar el costo de producir y vender cada artículo o de prestar
un servicio, no al final del período de operaciones como lo hace la contabilidad
general, sino al mismo tiempo que se lleva a cabo la fabricación del producto o la
prestación del servicio; de esta manera, la gerencia puede ejercer un control
efectivo y eficiente de los recursos si tiene a su disposición inmediata las cifras
detalladas de materias primas, mano de obra y costos indirectos de fabricación de
cada producto.

En síntesis se puede establecer  que la contabilidad de costos suministra

información para uso interno de los gerentes de la organización, por lo que se
señala que es una contabilidad interna, también conocida o denominada por
algunos autores como contabilidad administrativa o gerencial debido a que los
informes que genera  son para que los gerentes puedan llevar a cabo el proceso 
administrativo de planeación, control, evaluación del desempeño y toma de
decisiones.

 Por lo tanto  la contabilidad de costos puede entenderse como una contabilidad

administrativa o bien, como establecen  otros autores, como una parte de la
contabilidad administrativa o gerencial ya que va más  allá de la mera
determinación del costo de producir y vender bienes   en empresas industriales.

  3.- VENTAJAS DE LA CONTABILIDAD DE COSTOS

La contabilidad de costos  provee a las empresas de una herramienta valiosa e

importante en el proceso de toma de decisiones especiales, así como también en
la planeación y control sistemático de los costos de producción, debido a las
ventajas que proporciona, las cuales se pueden resumir de la siguiente manera:

- Permite determinar  costos unitarios, estableciendo una base para fijar precios

- Facilita  los cálculos de costos para nuevos productos y diseños.

- Permite establecer un control sobre los desembolsos en materias primas, mano

de obra y costos indirectos.

- Permite presentar  estados financieros en forma oportuna.

- Proporciona herramientas para obtener  mayor rendimiento en las operaciones.

4.- OBJETIVOS DE LA CONTABILIDAD DE COSTOS

Además de proporcionar estas ventajas, la contabilidad de costos, para contribuir

al éxito de las operaciones de la empresa, persigue ciertos objetivos claramente
definidos que se pueden resumir en el control de las operaciones, información
amplia y oportuna, y el fin primordial  que es la determinación correcta del costo
unitario. De estos objetivos se derivan subobjetivos, entre los cuales se pueden
mencionar: normas o políticas de operación, valuación de inventarios, decisiones
de comprar o vender.

A continuación se explican los objetivos.

- Determinar el costo de las materias primas, la mano de obra y los costos

indirectos de fabricación incurridos en un proceso específico o departamento con
destino a la planeación y control administrativo de las operaciones de la empresa.
Para cumplir este objetivo se debe implantar una contabilidad de costos, con un
control adecuado de las operaciones efectuadas, generando mejoras en los
procesos administrativos, aumento de la eficiencia que se traduce en reducción de
costos.  La información relativa a los costos ayuda a decidir qué hacer, por qué
hacer, cómo hacer y permite evaluar lo que se hace.

- Determinar el costo de los inventarios de productos en proceso y productos

terminados, tanto unitarios como totales con miras a la presentación en el balance
general. Se puede decir que el principal objetivo de la contabilidad de costos es la
determinación correcta del costo unitario, que es donde se desprende la gran
gama de toma de decisiones, como  pueden ser  la reducción del costo, se pueden
fijar precios de venta, sujetos a la oferta y demanda,  ayuda a las políticas de
operación de la empresa y da las bases para la planeación y el control.

- Determinar el costo de los productos vendidos con la finalidad de obtener la

utilidad o pérdida del período para ser presentada en el estado de resultados.

- Proporcionar suficiente información en forma oportuna a la gerencia que permita

la toma de decisiones adecuadas relacionadas con los objetivos de la
organización. De ahí que el contador  de costos debe tener sumo  cuidado en los
informes, los cuales deben ser precisos, puntuales, claros y bien presentados.

- Contribuir en la elaboración de los diferentes presupuestos de la empresa. A

partir de la información de los costos, se confeccionan los planes expresados en
términos financieros para un periodo determinado.

- Servir de fuente de información de costos para realizar estudios económicos y

decisiones especiales relacionadas principalmente con inversiones de capital a
largo plazo.

5.- UBICACIÓN Y PAPEL DEL CONTADOR DE COSTOS EN LAS 

ORGANIZACIONES

Toda organización tiene su razón de ser: generalmente, producir y vender un bien

o prestar  un servicio, las áreas funcionales que generalmente presenta una
empresa son producción, mercadeo, finanzas y el área de administración. En una
empresa mediana el área de Contabilidad de Costos podría estar dependiendo
jerárquicamente de administración.

En una corporación o en las grandes empresas  el área de Contabilidad de Costos

podría depender de Contraloría, la cual cumple funciones de staff o asesorías. El
contralor  representa la autoridad sobre sus subordinados de línea, pero con
respecto a los demás departamentos solo tiene autoridad para aconsejar y ayudar
sobre las funciones de planeación, control administrativo y toma de decisiones.

El campo de actuación del contralor depende del tipo de organización,  como

miembro del equipo de la alta gerencia, el contralor es el responsable de la
información contable y   le corresponde proveer servicios  contables a todos los
departamentos que lo requieran. Las actividades técnicas y detalladas de las que
el contralor  es responsable son llevadas a cabo por un grupo de contadores
especializados. Específicamente para el control  de producción existe el área de
contabilidad de costos, la cual es supervisada por un contador de costos.

El área de contabilidad de costos tiene la misión de compilar todos los datos sobre
costos, a fin de proporcionar la  información necesaria  a todos los dirigentes de la
empresa. La información producida por el área de costos varía  notablemente, en
relación a la materia objeto de la información  y su forma  de presentación en los
informes.
A continuación se presentan las responsabilidades básicas y funciones específicas
del contador  de costos.

Responsabilidades Básicas Funciones Específicas

-Localización, recepción, proceso y - Registro y análisis de variaciones de
análisis  de la información  necesaria para manufactura, no manufactura y costo de
elaborar los registros contables inherentes venta
a los costos
-   Análisis de las cuentas de inventarios
-Efectuar los registros contables relativos
a los costos. - Generar los reportes de existencia de
inventarios
-Control de adquisición y registro  de las
compras locales y las liquidaciones de -   Controlar la toma física de inventarios
importación. y analizar las diferencias resultantes.

-Otras de acuerdo al tipo de organización. -    Responsable de los registros 

contenidos en los kardex y la elaboración
de la conciliación de  inventarios.

-Otras de acuerdo al tipo de organización

 

Se puede resumir que el papel del contador de costos, como el guía del área de
producción o servicio  de la empresa, es  llevar  al logro de sus fines, teniendo en
el desempeño de su labor una serie de actitudes éticas, entre las cuales se pueden
mencionar:

Competencia:

- Estar atento a los cambios e innovaciones  en el campo de la contabilidad

administrativa y tener dominio de las tecnologías de su campo de acción.

- Desarrollar sus actividades de acuerdos con las normas o regulaciones.

- Hacer sugerencias basadas en un análisis profundo de la información.

Objetividad

- Se debe proporcionar información objetiva, que genere confianza.

- Revelar la información necesaria debido a que la misma  influye sobre la toma de

decisiones.

Integridad

- Ser imparcial ante los conflictos que se presenten sin imponer intereses
particulares que puedan afectar la empresa, según la decisión que se tome.
- Aceptar y comunicar cuando haya desconocimiento sobre algún tópico,
consultando a un experto permitiendo tener una información más precisa y amplia
de la situación.

- Presentar y comunicar la información, sea favorable o desfavorable a las

personas encargadas de tomar la decisión.

- Exponer cualquier actividad o actitud que se presente en las áreas que apoya la
contabilidad, que puedan afectar la buena marcha de la empresa.

Confidencialidad

- Mantener en secreto la información que se le suministre en su trabajo, a no ser

que se le autorice revelarla.

- No utilizar la información de la empresa para obtener provecho personal o de

terceras personas.

- De igual manera debe garantizar que el personal bajo su responsabilidad

mantenga la información confidencial y no la utilicen en perjuicio de la empresa.

6.- RELACIONES ENTRE:

6.1.- CONTABILIDAD FINANCIERA,  CONTABILIDAD  DE COSTOS,

ADMINISTRATIVA  O  GERENCIAL

La contabilidad financiera es un sistema de información orientado principalmente a 

la elaboración de los estados financieros relacionados con la empresa para uso
externo, que reflejan el estado de activo, pasivo  y  patrimonio neto; los resultados
de las operaciones, cambios en el patrimonio neto, y cambios en el origen y uso de
los fondos durante un periodo contable. Entre los usuarios externos que utilizan la
información generada por la contabilidad financiera se encuentran los proveedores
de fondos que incluyen a los accionistas (propietarios de la empresa) y a los
acreedores (aquellos que proporcionan préstamos). También son usuarios
externos los proveedores de bienes, los inversionistas, autoridades
gubernamentales, entre otros. La elaboración de los informes financieros se
fundamenta en los datos históricos de la empresa y en los principios de
contabilidad generalmente aceptados, por lo cual  tiene muchas limitaciones como
sistema de información para la gestión. Nos encontramos  por tanto, que la
adopción de decisiones  exige  una información diferente a la ofrecida por la
contabilidad financiera, lo que posibilita la existencia  de la contabilidad de gestión
o administrativa como sistema de información  relevante, útil y oportuno   (en el
momento adecuado)  para la adopción de decisiones.

Dentro de la contabilidad de gestión, administrativa o gerencial  una de las partes

más  desarrolladas la constituye sin duda la contabilidad de costos, analítica, de
explotación  o interna como también se le conoce, la cual se encarga de las
magnitudes relacionadas con la actividad productiva.

La actividad productiva de cualquier empresa lleva consigo la aplicación  de unos

medios  productivos para la obtención de bienes y servicios que se intentan medir
en unidades físicas y de acuerdo a su valor se expresan  en unidades monetarias.
La empresa es un ámbito de transformación de valores y la contabilidad de costos
se ocupa de ese movimiento interno de valores ocasionados por la actividad
productiva, sin perder de vista  los medios empleados y los productos obtenidos.

La contabilidad administrativa o gerencial  es un sistema de información orientado

a la elaboración de informes, relativos a las operaciones de la empresa, para uso
interno de los gerentes y  que facilitan las funciones de planeación, evaluación,
control y toma de decisiones.  La contabilidad de costos se ubica dentro de la
contabilidad administrativa por cuanto se relaciona con la acumulación, análisis,
interpretación y comunicación de los costos de adquisición, producción,
distribución, administración y financiamiento para uso interno de los gerentes de la
empresa en los procesos de planeación, control y toma de decisiones. Asimismo la
contabilidad de costos, cubre una parte de la contabilidad financiera, por cuanto los
costos de los productos son necesarios para la elaboración de los estados
financieros de uso externo (Balance General  donde se presentan los inventarios
dentro del circulante y Estado de Resultados que refleja el costo de los productos
vendidos).

Cabe señalar, que la contabilidad financiera, la contabilidad administrativa y la

contabilidad de costos son parte integral del sistema contable, el cual persigue
como fin último satisfacer las necesidades de información de los diferentes
usuarios, tanto internos como externos.

6.2.- EMPRESAS COMERCIALES, MANUFACTURERAS Y DE SERVICIO

Obsérvese que la contabilidad de costos se dirige fundamentalmente a la

determinación del costo de producir y vender un artículo, aquí se hace necesario
establecer la diferencia entre las empresas comerciales, de servicio y las
empresas manufactureras o industriales.

 Las empresas comerciales son aquellas que compran artículos terminados para
posteriormente revenderlos a un precio superior y obtener de esa manera una
ganancia. A diferencia, las empresas manufactureras compran materias primas a
los proveedores y mediante un proceso de transformación, donde interviene la
mano de obra y otras erogaciones, las convierten en productos terminados que
ofrecen en el mercado y que poseen características diferentes a las materias
primas adquiridas previamente, mientras que las empresas de servicios son
aquellas que a través de diferentes procesos que implican una serie de
actividades,  son capaces de ofrecer o prestar un servicio específico o bien
servicios integrados, ellas no transforman materiales,  enlazan necesidades de los
clientes  por medio de los servicios que ofrece, se puede decir que existen
empresas de servicios orientadas a un  servicio específico   (oficinas contables, 
diseños de ingeniería, asesores legales) o servicios integrados (bancos
comerciales, hospitales, transporte).

Otra diferencia entre estas empresas,  consiste en la contabilización de los

inventarios, las empresas comerciales tienen sólo inventarios de artículos
terminados y disponibles para la venta; las empresas de servicios  manejan
únicamente inventario de materiales y suministros necesarios para la prestación 
del servicio, mientras que  en las empresas industriales existen inventarios de
materiales y suministros, inventario de productos en proceso , inventario  de
productos terminados y de producción especial (producción dañada, desechos,
entre otros.). Estos términos de inventarios serán explicados en el siguiente
módulo.

En lo que respecta al costo de ventas, en las empresas comerciales se encuentra

representado por el precio de compra de los artículos adquiridos y vendidos, más
los fletes y gastos incidentales  que se incurrieron para adquirir los artículos, como
gastos de importación, rebajas y descuentos en compras;  en el caso de las
empresas manufactureras el costo de ventas está constituido por el precio de
compra de las materias primas usadas en la fabricación del producto más todos los
costos incurridos en la transformación de ésta en productos terminados (mano de
obra directa y costos indirectos de fabricación) y en las empresas de servicios no
existe costo de producto tangible debido a que no hay inventarios de productos
para la venta, solo tiene costos de los servicios prestados durante el periodo.

Tomando en consideración las características antes mencionadas de las empresas

manufactureras, basadas fundamentalmente en la complejidad de sus operaciones
fabriles,  es precisamente  en las empresas manufactureras donde se ha
desarrollado la contabilidad de costos como herramienta de apoyo para alcanzar
resultados satisfactorios en los mercados altamente competitivos; y por lo cual en
el presente texto se profundiza lo referente a la contabilidad de costos en las
empresas manufactureras. Cabe mencionar, que esta herramienta también es
utilizada por las empresas de servicios pero en menor proporción.

Como se puede observar la complejidad que poseen las empresas industriales

hace necesario que en este tipo de empresas exista dentro de su estructura
administrativa un departamento de costos con suficiente autonomía que informe
directamente a la gerencia. Este departamento tiene la responsabilidad de elaborar
los registros necesarios y los informes sobre los datos de costos, los cuales son
utilizados por la gerencia para tomar decisiones, como por ejemplo presupuestar la
producción y sus requerimientos, establecer controles de costos, entre otras
labores de fundamental relevancia para la permanencia de la organización  y su
éxito.

6.3.-  COSTOS – GASTOS – PÉRDIDA.

- El término costo representa el dinero o su equivalente que  se entrega para

adquirir  bienes y   de los cuales se espera que generen un beneficio futuro. Se
presenta en cuentas de activos que van al balance general.

- Los  gastos  se definen como los desembolsos de dinero que pueden expresarse
en términos monetarios que generan un beneficio y tienen como características
que se reflejan en el estado de resultados.

- Desde el punto de vista de la contabilidad de costos, los costos de producción y/o

de los servicios prestados son aquellas erogaciones de recursos económicos
incurridos y aplicados en la operación de un proceso o fabricación de un producto
o en la prestación de un servicio con la finalidad de generar ingresos o beneficios
en el futuro. Representan la base para el costeo de los productos o servicios,  el
proceso de planeación y control, la evaluación del desempeño y la toma de
decisiones gerenciales.

- En una empresa manufacturera, todo  desembolso de dinero, o que pueda

expresarse en términos monetarios, que se relacione directa o indirectamente con
la elaboración del producto se considera costo de producción y desde el punto de
vista contable debe reflejarse como activo en el rubro de inventarios. Ejemplo de
costos de producción: La madera utilizada para fabricar camas; los aceites y
lubricantes utilizados en el mantenimiento de la maquinaria; la papelería, útiles de
oficina y material de limpieza relacionados con producción; sueldos, bono
vacacional, prestaciones sociales correspondientes al personal de fábrica, energía
eléctrica en producción, depreciación de los activos de fábrica, entre otros
conceptos.

- El costo de producción del cual se espera un beneficio futuro se refleja como

activo en el balance general en el rubro de los inventarios.  El costo de producción
del cual ya se obtuvo un beneficio porque corresponde a los productos terminados
y vendidos que permitieron el ingreso a la empresa se refleja como gasto (costo de
venta)  en el estado de resultados.

- Se entiende por pérdida la suma de erogaciones que se efectuó, pero que no

generó los ingresos o beneficios esperados, por ejemplo cuando se incendia un
equipo de reparto que no estaba asegurado.  En determinadas circunstancias, los
bienes o servicios comprados se convierten en algo sin valor, sin haber prestado
ningún beneficio, éstos se reflejan en el estado de resultados como una deducción
de los ingresos, en el periodo que ocurrió la disminución del valor.

- Tanto los gastos como las pérdidas tienen el mismo impacto sobre el ingreso
neto; ambos son reducciones.  Sin embargo, las pérdidas se presentan por
separado en el estado de resultados, después del ingreso operacional, a fin de
reflejar en forma adecuada los valores asociados con cada uno.

En la cátedra de costos se prefiere diferenciar el término “costo” que representan

activos o sea erogaciones de la cual se espera un beneficio y que se presentan en
el Balance General del término “gastos” que son desembolsos de dinero del cual
ya se ha obtenido el beneficio y se presentan en el Estado de Resultados.

Ahora bien, autores como Polimeni  (1994), cuya lectura es muy recomendada en
la cátedra, denominan los gastos como “costos del periodo” en la clasificación de
los costos de acuerdo al periodo en que se enfrentan a los ingresos así:

Costos del Período. Son aquellos costos que se identifican con los lapsos de
tiempo, un mes, un semestre, un año y no con los productos vendidos o los
servicios prestados, es decir no se capitalizan, no pasan a las cuentas de activos
sino a los gastos de administración y venta o cuentas nominales que se presentan
en el estado de resultados.  No se encuentran directa ni indirectamente
relacionados con el producto y se cierran contra la cuenta de ingresos en cada
periodo. Son ejemplos de los costos del periodo el salario del administrador, la
depreciación del vehículo del área de ventas, entre otros, los cuales se clasifican
como gastos de administración y ventas.
Costos del Producto. Son los costos relacionados directamente con la función de
producción. Forman parte de los inventarios de materiales, productos en proceso y
productos terminados.  Integran cuentas reales de activos, es decir se presentan
en el balance general. Se llevan contra los ingresos únicamente cuando han
contribuido a generarlos en forma directa; es decir, constituyen los costos de los
productos vendidos, sin importar las condiciones de la venta, bien sea a crédito o
al contado. Los costos del producto están conformados por la materia prima
directa, la mano de obra directa y los costos indirectos de fabricación.

El autor  en referencia,  también presenta como clasificación de los costos de

acuerdo a las funciones presentes en cada organización, en costos de
administración, costos de distribución o venta y costos de producción.

Costos de Administración. Son aquellos costos que se originan en el área de

administración de la empresa, como sueldos, energía eléctrica, artículos de
oficinas, teléfono, depreciaciones,  entre otros, que se incurren en los
departamentos administrativos como contabilidad, finanzas, caja, tesorería, entre
otros.

Costos de Distribución o Venta. Comprenden los costos erogados desde el

momento en que el producto terminado es situado en el almacén hasta que es
entregado al consumidor o cliente; como por ejemplo publicidad, transporte,
comisiones, sueldo de vendedores, etc.

Costos de Producción. Son los costos que se aplican en el proceso productivo,

es decir, son los desembolsos necesarios que se incurren para transformar los
materiales directos en productos terminados. Los costos de producción se
encuentran integrados por los  tres elementos del costo de producción: costos de
materiales directos, costos de mano de obra directa y costos indirectos de
fabricación

Costos de producción =  Material directo + Mano obra directa +Costos indirectos

de fabricación                      
 

El denominar a todas las erogaciones costos tiende a crear confusión en los

participantes de la asignatura y es por ello que se recomienda que utilicen el
término “costo” para hacer referencia a los activos y “gasto” cuando estén
considerando cuentas nominales de egreso.

En este caso se debe aclarar que, si bien es cierto la contabilidad se ciñe a la

estructura organizativa para la codificación de las cuentas y que todas las
erogaciones que se vinculan con el área de producción son costos de producción, 
no menos cierto es que departamentos que dependen del área administrativa,
como lo es por ejemplo el departamento de contabilidad de costos, por
relacionarse en forma indirecta con la elaboración del producto, las erogaciones
que ocasionan por  la actividad que realizan se deben clasificar como costos de
producción.

Es por esto que en la clasificación de los costos de producción, entre las partidas
que se colocan de ejemplo, se encuentra “sueldos al contador de costos”, entre
otras, en cuyo caso la respuesta debe ser “Costos de mano de obra indirecta” que
integran los Costos Indirectos de Fabricación.

  7.- ELEMENTOS DEL COSTO DE PRODUCCIÓN

El costo de un producto se encuentra integrado por tres elementos: material

directo, mano de obra directa  y costos indirectos de fabricación (figura 1.1).

7.1.- MATERIALES

Los materiales  constituyen el primer elemento de los costos. Este elemento se

encuentra conformado por el costo de todos los materiales adquiridos por la
empresa y utilizados en la elaboración de un producto; se clasifican en:

Material directo: Son los materiales que pueden ser identificados y cuantificados

en cada unidad de producción. Integran físicamente el producto. Los costos de
material directo  son cargados directamente al costo del producto, como por
ejemplo la madera utilizada en una fábrica de sillas de madera.

Material  indirecto: Conformado por los materiales que pueden  integrar

físicamente el producto, pero que por su naturaleza no pueden identificarse o
cuantificarse fácilmente en cada unidad de producción, como por ejemplo la pega
utilizada en la elaboración de sillas de madera.  También se incluyen dentro de
esta clasificación los materiales (generalmente conocidos como suministros)
necesarios para la producción y que no forman parte del producto final como por
ejemplo los aceites y lubricantes utilizados en las máquinas que cortan la madera
en una fábrica de sillas de madera. Los costos de material  indirecto se incluyen
como parte de los costos indirectos de fabricación.

7.2.- MANO DE OBRA

La mano de obra se refiere al esfuerzo humano que interviene en el proceso de

transformación del material directo en productos terminados. Se clasifica en:

Mano de obra directa: Es aquella representada por los trabajadores que

directamente intervienen en el proceso de transformación de los materiales,
accionando las máquinas  o mediante labores manuales, es decir que puede
identificarse, cuantificarse o asociarse fácilmente con un determinado producto y 
puede ser controlada de una manera efectiva, está representada por el personal 
que labora directamente en la fabricación del producto.

Mano de obra indirecta. Se encuentra conformada por los trabajadores que

desempeñan labores indirectas en la producción, no intervienen directamente en
forma manual  o mecánica en la transformación de los materiales, es decir,  que
por sus características no se consideran mano de obra directa. Entre ésta, se
pueden mencionar los capataces, inspectores, supervisores de fábrica, empleados
del almacén, entre otras. Los costos de mano de obra indirecta se incluyen dentro
de los costos indirectos de fabricación.

7.3.- COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN

También llamados carga fabril o cargos indirectos. Representan aquellos

desembolsos incurridos en el proceso productivo, distintos   al material directo y a
la mano de obra directa,  que no pueden ser asignados directamente y atribuidos a
cada unidad de producción, proceso productivo o centro de costos, o cuya
identificación resulta inconveniente, no obstante, son indispensables para lograr el
proceso de manufactura y para mantener la fábrica en condiciones de operar
normalmente. Los costos indirectos de fabricación se encuentran conformados por
los materiales indirectos, la mano de obra indirecta y otros costos indirectos de
fabricación.

Ejemplos  de  otros  costos  indirectos o de carga fabril son los costos incurridos
por mantenimiento (maquinarias, herramientas, vehículos, etc.); cargos fijos
(depreciación, seguros, impuestos, alquileres); fuerza - calefacción y alumbrado;
costos de departamento de servicios especiales (departamento  de compra,
recepción, almacén, contabilidad de costos, cafetería); costos varios de carga fabril
(costos adicionales por productos defectuosos, desechos de producción, entre
otros).

                             Material directo

                                                                             

                       Mano de obra directa

                                                              

  Costos indirectos de fabricación:                   Material indirecto

                                                           Mano de obra indirecta

                                                           Otros costos de fabricación

 
Figura 1.1 - Elementos del costo de un producto

 8.- CLASIFICACIÓN DE LOS COSTOS DE PRODUCCIÓN:

Se establece  que existen costos diferentes para fines diferentes, es decir que el
tipo, finalidad y naturaleza define su aplicación, en este sentido los costos de
producción se pueden  clasificar en diferentes tipos, a continuación se mencionan
los principales.

8.1.- EN RELACIÓN CON LA PRODUCCIÓN

Desde el  punto de vista  de su  relación  con la  producción,  los costos se
clasifican en costos primos (primario) y costos de conversión.

Costos Primos. Son los costos constituidos por la sumatoria de los costos
materiales directos y los costos de mano de obra directa, son los  primeros costos
que requiere   un bien.

Costos primos  =  Costos material directo  +  Costos mano de obra directa

 
 

Costos de Conversión. Son los costos necesarios para transformar los materiales
directos en productos terminados, es decir, representan la sumatoria de los costos
de mano de obra directa y los costos indirectos de fabricación.

Costos de conversión   =   Costos mano de obra directa   +   Costos indirectos de
fabricación

                                                                                                
 

NOTA: Para efectos de costeo del producto no se puede utilizar la sumatoria  del
costo primo más el costo de conversión,    porque estaríamos duplicando  el costo
de mano de obra directa.

8.2.- NIVEL DE PROMEDIO

Desde  este  punto  de  vista,  los  costos  se  clasifican  en  costos  totales  y  
costos unitarios.

Costos Totales. Son los costos acumulados atribuibles a un producto o servicio,

departamento o actividad.

 Costos Unitarios. Son los costos que se obtienen dividiendo  los costos totales 
entre el número de unidades producidas. Los costos unitarios facilitan el cálculo
del inventario final y el costo de los artículos vendidos.
Supóngase que se producen 1.000 unidades en el periodo, y el costo de la
producción manufacturada fue de 300.000 bolívares. El costo unitario se calcula de
la siguiente manera:

                                     Costo de la producción manufacturada

Costo unitario   =   ––––––––––––––––––––––––––––––––        

                                                Unidades producidas

                                        300.000 bolívares

Costo unitario   =         ––––––––––––––––

                                          1.000 unidades

Costo unitario   =   300  bolívares por unidad producida

Los costos unitarios pueden expresarse en Bolívares por: tonelada, litro, kilo,
metro, unidad, docena, caja, etc., dependiendo de las unidades de producción. La
unidad de producción se escoge de acuerdo al tipo de producto y a la cantidad
mínima de éstos, que pueda elaborarse a un mismo tiempo. Por ejemplo para una
fábrica de hojas de papel la unidad más adecuada sería la resma de papel.

8.3.- EN RELACIÓN CON EL COMPORTAMIENTO FRENTE AL  VOLUMEN O

NIVEL DE ACTIVIDAD

Los costos varían de acuerdo con los  cambios o  modificaciones  en  el  volumen
de producción dentro de un rango relevante. El rango relevante hace referencia a
un periodo específico y a un intervalo de actividad  en relación al volumen de
producción, y es el que se usa para designar los costos fijos y variables, es decir el
rango relevante   representa el nivel de actividad dentro del cual los costos
unitarios variables y los costos totales fijos permanecen constantes. Según su
comportamiento con respecto a estos cambios, los costos se dividen en costos
variables, fijos y mixtos.

Costos Variables. Son aquellos costos que se modifican, cambian o fluctúan en

relación directa y proporcional a las fluctuaciones  del volumen de producción
dentro del rango relevante. El costo unitario se mantiene igual independientemente
de que aumente o disminuya el volumen de la producción. El ejemplo más
representativo corresponde al material directo utilizado en la fabricación de un
producto, el costo de material directo cambia de acuerdo a las variaciones en la
producción, si no hay producción no se incurre en este costo. 
Costos Fijos: Constituyen  los costos que en total permanecen constantes en un
periodo determinado, independientemente de los cambios en el volumen de las
operaciones, es decir, que no sufren modificaciones relacionadas con los
aumentos o disminuciones que se puedan generar en el proceso  productivo 
dentro del rango relevante. Los costos fijos unitarios disminuyen cuando el
volumen de la producción aumenta, son ejemplos de estos costos: la depreciación
Maquinaria en línea recta, el alquiler de la fábrica, seguros contra incendios de la
fábrica.

Costos  Mixtos. Son los costos que  poseen una parte fija  y otra variable, no
obstante las variaciones de los costos mixtos no son proporcionales con las
modificaciones en el volumen de las operaciones realizadas. Los costos mixtos se
clasifican en costos semivariables y costos escalonados. Los costos semivariables
son aquellos que poseen una parte o cargo básico  que representa el costo fijo, el
cual se causa independientemente que se consuma o no el servicio, y posee una
parte  que cambia de acuerdo al uso o consumo del servicio, un  costo
semivariable esta representado por ejemplo en los servicios públicos de fábrica
como energía eléctrica, teléfono, entre otros.

De igual forma los costos escalonados,  se puede definir como un costo fijo dentro
de un rango relevante muy pequeño, es decir la parte fija de los costos cambia
abruptamente a diferentes niveles de actividad, porque éstos son adquiridos en
partes indivisibles, el costo fijo  permanece constante dentro de ciertos límites de
modificación en el volumen de operaciones de la empresa, cambiando solamente
cuando exceden aquellos límites, dentro del rango relevante.

Las variaciones de los costos escalonados no son proporcionales con las

modificaciones en el volumen de las operaciones realizadas, ejemplo de este tipo
de costo lo representa  la política de supervisión  de una empresa, supóngase que
se decide mantener un  supervisor en la planta por cada 1000 unidades fabricadas
y cancelarle Bs.  XXX por mes  (costo fijo), pero a medida que aumente el número
de unidades fabricadas, aunque sea en una unidad   la empresa va a necesitar un
supervisor   adicional que se mantendrá en el rango desde 1001 unidades hasta
2000 unidades, luego otro en el rango de 2001 y 3000 unidades y así
sucesivamente.

 8.4.- POSIBILIDAD DE ASOCIARLOS CON UNA ACTIVIDAD,

DEPARTAMENTO O PRODUCTO

Desde  el  punto  de  vista  de su   asociación  o  identificación   con  el  producto,
un departamento, una orden específica  o una actividad, los costos se clasifican en
costos directos y costos indirectos.

Costos Directos. Son aquellos que pueden ser identificados y atribuibles

directamente a una actividad, departamento o producto; por ejemplo la materia
prima es directa para el producto, el sueldo del  gerente de producción de la
empresa es un costo directo para el área de producción.

Costos Indirectos. Son aquellos que no pueden ser identificables fácilmente con

un departamento, actividad o producto; por ejemplo la depreciación de la
maquinaria o su mantenimiento son costos indirectos para el producto,  el costo de
vigilancia de áreas externas es indirecto para los departamentos de producción.
8.5.- EL DEPARTAMENTO DONDE SE INCURREN

De acuerdo al  lugar  donde  se   incurren,   los  costos  se  dividen  en  costos  de
los departamentos de producción y costos de los departamentos de servicios.

Costos de los departamentos de producción. Son los costos que se incurren en

los departamentos en donde se efectúan las operaciones de fabricación real de un
producto, es decir en aquellas unidades operativas compuestas de máquinas y
hombres, en las cuales se transforman los materiales directos en productos
terminados. Por ejemplo, los costos causados en los departamentos de corte,
pintura, molienda, entre otros.

Costos de los departamentos de servicios.  Comprenden los costos que se

originan en las unidades o departamentos que no intervienen directamente  en el
proceso productivo, no obstante, sus actividades de asistencia, servicio y
colaboración son indispensables para facilitar las operaciones, tanto de los
departamentos de producción, así como también de otros departamentos de
servicios. Ejemplos de estos costos son aquellos que se incurren  en los
departamentos de mantenimiento, servicios médicos, control de calidad,
contabilidad de costos, comedor, entre otros. 

8.6.- FECHA O MOMENTO DEL CÁLCULO DEL COSTO UNITARIO

Los  costos  también  pueden  clasificarse  sobre  la  base  del  momento  en  que 
se determina el costo unitario en costos históricos o reales y costos
predeterminados.

Costos Históricos, Reales o Post morten. Son aquellos costos que se causaron
o se incurrieron en un determinado período y sólo se conocen después  que se
incurrieron en ellos, son los costos  de los productos  vendidos  cuya  cuantía es 
conocida al final  de las operaciones de producción del período.

Costos Predeterminados. Son los costos calculados con anterioridad a la

ocurrencia de los costos reales. Representan aquellos costos determinados por
anticipado a  la operación en la cual se incurren. Se estiman con bases
estadísticas, de tendencias y estudios de ingeniería, se  utilizan para elaborar los
presupuestos.  Un ejemplo de éstos lo representan los costos estándares.

 CLASIFICACION DE LOS COSTOS CON RELACION A LA PLANEACION,

CONTROL Y TOMA DE DECISIONES.

La contabilidad de costos, como se mencionó al comienzo de la unidad, permite

identificar, resumir e interpretar la información necesaria no sólo para costear el
producto, sino también para planear, controlar y tomar decisiones gerenciales. Es
indudable que la   contabilidad  de costos como técnica de información ha logrado
predominio absoluto y ha eliminado la falsa creencia   de considerarla sólo como el
registro de hechos históricos. Y se ha convertido en una herramienta que facilita el
proceso administrativo y la toma de decisiones. Para lograr que las empresas
alcancen sus objetivos y lograr destacarse, deben contar con un sistema de
información relevante, oportuno y  confiable generado mediante un buen sistema
de contabilidad, en este sentido la  contabilidad de costos   representa el sistema
de información  al servicio de las necesidades administrativas, que facilita las
funciones de planeación, control y toma de decisiones.

 La planeación es el proceso de establecer metas organizacionales (formulación de

objetivos) y de diseñar estrategias (identificar métodos) para alcanzarlas en un
periodo determinado. Una adecuada planeación de las organizaciones, garantizará
mayor efectividad y eficiencia de las operaciones y mejor administración. El
proceso de planeación en las empresas se realiza a través de la elaboración y
confección de planes, los cuales se pueden realizar a corto plazo y a largo plazo,
dependiendo de los objetivos trazados.   La planeación tiene gran importancia en
la actualidad, debido al proceso de globalización, desarrollo tecnológico, economía
cambiante, crecimiento acelerado de las empresas y la disponibilidad de
información relevante que posee la empresa. Esta planeación se hace necesaria
porque permite a la empresa integrar los objetivos y las decisiones
organizacionales, como un medio de comunicación, coordinación y cooperación
entre los diferentes departamentos de la empresa. La planeación que recibe ayuda
de la contabilidad administrativa es la operativa, que consiste en el diseño de
acciones  cuya misión es alcanzar los objetivos de un periodo determinado,
mientras que el presupuesto es la herramienta que traduce a un lenguaje
cuantitativo las acciones que formula la alta administración.

La planeación tanto operativa como estratégica se ayuda de otra herramienta

conocida como modelo costo-volumen –utilidad, la cual se estudiará a detalle en
Costos II.

 El control se define como el proceso de revisión, evaluación e información

emprendidos por la gerencia de la empresa para asegurar que los recursos son
obtenidos y usados eficiente y efectivamente en función de los objetivos planeados
por la organización. Por lo general, este proceso se logra por medio de la
retroalimentación a través de la comparación de los resultados reales con los
planeados. El control se ejecuta mediante el cálculo y análisis de las desviaciones;
los informes contables y de costos  permiten detectar las posibles desviaciones
que conduzcan a realizar las medidas correctivas para que las acciones
concuerden con el plan original.

La toma de decisiones se define como el proceso de selección de una alternativa

entre varios cursos de acción. La mayoría de las decisiones pueden enfocarse de
la siguiente forma:

- Definir el problema.

- Identificar las posibles alternativas a seguir en función del problema.

- Analizar los datos cuantitativos y cualitativos relacionados con las alternativas.

- Escoger las alternativas más acordes y lógicas.

- Seleccionar e implementar el procedimiento más óptimo.

- Evaluar la decisión mediante el proceso de retroalimentación.

La información que suministra la contabilidad de costos es necesaria en estos
procesos, debido a que permite realizar el análisis financiero, el cual constituye un
elemento importante en las etapas de identificación del problema y aquellas
relacionadas con la evaluación y selección de procedimientos alternativos.
Igualmente se requiere de la información contable para determinar si los
procedimientos escogidos en la solución del problema han sido los más eficaces
para que la empresa logre los objetivos establecidos. Y, finalmente la información
contable y de costos representa un medio a través del cual se mide el desempeño
de los gerentes o de las diferentes unidades del negocio que intervienen en el
proceso de toma de decisiones.

Los datos suministrados por la contabilidad de costos se combinan con otros datos
y se analizan. Con base en estos resultados, la gerencia toma decisiones y formula
estrategias como: nivel de producción, mezcla de productos, precio de ventas,
rentabilidad de una línea de productos existentes, rentabilidad potencial de
adicionar una nueva línea de productos, ampliación de las instalaciones y 
alteraciones en el proceso de producción, entre otras.

La toma de decisiones se encuentra integrada con la planeación y el control.  La

gerencia de las empresas debe establecer objetivos y métodos (planeación) y
evaluar constantemente los resultados de las operaciones (control), con el objetivo
específico de decidir entre las diferentes alternativas que se presenten (toma de
decisiones), en función de optimizar los resultados económicos finales.

En este sentido los costos   que ayudan a la gerencia en las funciones de

planeación, control y toma de decisiones,  se clasifican  a continuación:

8.7.- DE ACUERDO CON EL CONTROL  QUE SE TENGA SOBRE   LA

OCURRENCIA DE UN COSTO:

Costos Controlables: Los costos controlables son aquellos que pueden estar
directamente influenciados por una persona o determinado nivel, por ejemplo
aquellas erogaciones donde  los gerentes tienen la autoridad de adquisición y uso.
Representan el fundamento para diseñar el sistema de  contabilidad por áreas de
responsabilidad, ejemplo número de personas a contratar por un departamento.

Costos no controlables: Son aquellos sobre los cuales una persona o

determinado nivel no tiene autoridad o influencia directa para realizarlos o no.

Es importante aclarar que todos los costos son  controlables en uno u otro nivel de
la organización, a medida que se asciende en la estructura de la organización los
costos son más controlables, mientras que en los niveles  inferiores los costos son
menos  controlables. Ejemplo de un costo no controlable  es la depreciación de
equipos de producción, no es un costo controlable por el jefe de producción sino 
por el contralor de la organización de acuerdo al método de depreciación  que
seleccione.

8.8.- DE ACUERDO A SU IMPORTANCIA PARA LA TOMA DE DECISIONES.

 Costos Relevantes: Los costos relevantes son costos esperados que se

modifican de acuerdo al curso de acción adoptado y pueden descartarse si se
cambia o elimina alguna actividad económica, ejemplo cuando se analiza el
aceptar un pedido especial, el costo de material y mano de obra  que se incurrirán
si se acepta el pedido representan costos relevantes.

Costos Irrelevantes: Son aquellos que no se afectan (modifican o cambian) por

las acciones que seleccione  la gerencia. De acuerdo al ejemplo anterior, los
costos fijos de alquiler y de depreciación (línea recta) representan costos
irrelevantes en la decisión de aceptar un pedido especial, debido a que ellos
permanecen iguales si se acepta o no el pedido.

8.9.- DE ACUERDO AL TIPO DE  SACRIFICIO EN QUE SE HA INCURRIDO:

Costos Desembolsables: Son aquellos que  reflejan una salida de efectivo, lo

cual permite que puedan ser registrados en la contabilidad.

Costo de Oportunidad: Representan la  ventaja medible (beneficio o pérdida) que

resulta al tomar determinada decisión y que origina  la renuncia de otra alternativa 
de acción. Este costo se incluye a veces como un costo imputado al comparar
determinadas propuestas para mejorar las utilidades. Ejemplo: Si una empresa
posee el 50% de la capacidad  de su almacén  ociosa, y un comerciante le
propone alquilar dicha capacidad por Bs. 120.000,00; al mismo tiempo, se le
presenta la oportunidad de participar en un nuevo mercado. Se necesita analizar
si  conviene expandirse, en este análisis debe considerar los Bs. 120.000,00 que
dejará de ganar por no alquilar.

Ventas  (adicionales, si expande)    Bs.          1.300.000,00

Costos de Producir y vender            Bs.             800.000,00

Gastos de administración. y venta   Bs.              180.000,00

Costo de oportunidad                       Bs.              120.000,00

Utilidad adicional por expandir         Bs.               200.000,00

8.10.- DE ACUERDO AL CAMBIO ORIGINADO POR UN AUMENTO O

DISMINUCIÓN DE LA ACTIVIDAD

Costos Diferenciales: Representan los aumentos o disminuciones en el costo

total, generado por una variación en los cursos de acción sobre una base de
elemento por elemento. Si el costo aumenta de una alternativa a otra, se denomina
costo incremental; si el costo disminuye de una alternativa a otra, se denomina
costo decremental. Ejemplo supongamos que para fabricar  100 unidades se
requieren Bs. 100.000, 00 de materiales directos y para fabricar 150 unidades se
requieren Bs. 150.000,00, el costo diferencial estará representado por la diferencia
en costo de una acción a otra, es decir en este ejemplo el costo diferencial es de
Bs. 50.000,00, representando un costo diferencial incremental.

Costos Sumergidos o hundidos: Son aquellos que permanecen inalterados ante

los cambios que se suceden en el curso de las acciones. Ejemplo la depreciación
de los activos fijos.

9.- METODOS DE COSTEO

El método representa las fases que van  a ser  utilizadas en la determinación del
costo de los productos fabricados, en este sentido existen dos métodos para
costear los productos: Costeo Absorbente o Total y Costeo Directo o Variable.

Costeo Total o Absorbente. Es un método de costeo que permite determinar el

costo del producto mediante la absorción de todos los costos, tanto directos e
indirectos,  fijos o variables, que intervienen en la fabricación del producto. En este
sentido, el costo de una unidad de producto terminado se obtiene de la sumatoria
de materiales directos, mano de obra directa y costos indirectos de fabricación
(fijos y variables).

Costeo Directo o Variable: También es conocido como costeo Marginal o

Diferencial.  Según este método para la determinación del costo de una unidad de
producto terminado se debe considerar el comportamiento de los elementos del
costo, es decir si son fijos o variables. En este sentido el costo de una unidad de
producto terminado estará conformado por la sumatoria de materiales directos,
mano de obra directa y costos indirectos  variables; se puede observar que en este
método  los costos indirectos  fijos no forman parte del costo del producto, por lo
tanto los mismos se consideran un gasto del periodo y como tal no se refleja en el
estado de costos de producción y venta, éste se presenta en el estado de
resultados como un gasto del periodo.

10.- SISTEMA DE ACUMULACIÓN DE COSTOS

La acumulación  de costos es la recolección organizada de datos de costos

mediante un conjunto de procedimientos y técnicas. Los sistemas contables para
determinar los costos de producción están condicionados a las características de
producción de la industria de que se trate, en otras palabras el sistema contable,
deberá adaptarse a las necesidades de la empresa. Los costos se acumulan bajo
un sistema periódico  o perpetuo de acumulación de costos, ambos ya conocidos y
estudiado por los bachilleres en semestres anteriores, cuando abordaron el tema
de los inventarios y su control. El sistema de acumulación  periódico  provee sólo
información limitada del costo de los  productos porque requiere ajustes
periódicos,  por lo tanto no se considera un sistema completo de costeo  porque
solo se logra conocer el costo de los inventarios después de realizar un conteo
físico de las existencias de materiales, productos en proceso y productos
terminados, que luego de expresarlo en términos monetarios, es reflejado en las
cuentas de inventario (inventario  de  materiales y suministros, inventario de
productos en procesos e inventario de productos terminados)

En cambio el sistema de inventario continuo o perpetuo está diseñado para

suministrar información relevante y oportuna a la gerencia. En este sistema, el
costo de los materiales, mano de obra y costos  indirectos de fabricación fluye a
través de las cuentas de inventario  de productos en proceso hasta llegar a la
cuenta de productos terminados. Este sistema se considera un sistema  de
acumulación de costos completo debido a que la información del costo de los
productos terminados y del costo de los artículos vendidos está constantemente
disponible. Existen dos tipos básicos de sistemas perpetuos, determinados de
acuerdo con el tipo de proceso productivo: Sistema de Acumulación por Órdenes
Especificas y Sistema de Acumulación por Proceso Continuo o departamento.
Sistema de acumulación por órdenes específicas, por órdenes de trabajo o
por órdenes de producción: Sistema  aplicado  a aquellas industrias que
producen unidades perfectamente identificables durante su periodo de
transformación, siendo posible localizar los elementos del costo que corresponden
a cada orden  y por lo tanto a cada unidad. Estas empresas  recopilan sus costos
por tareas o lotes y controlan sus operaciones para una cantidad definida de
artículos terminados, los cuales pueden estar destinados a atender un pedido
específico de un cliente o a surtir el almacén.  Entre las industrias que utilizan este
sistema se pueden mencionar: los astilleros, talleres de obras ornamentales en
metal, mueblerías, jugueterías, etc.

Sistema de acumulación por proceso continuo: Es un procedimiento de costeo

que acumula el costo por departamentos o centros de costos. Generalmente se
utiliza cuando las unidades producidas tienen  un carácter similar y son elaboradas
en masa. Se cargan los elementos del costo al proceso  respectivo, dentro de un
periodo determinado de elaboración.  Como todas las unidades que se fabrican de
ese producto son iguales, en promedio, le corresponde el mismo costo unitario, el
cual se establece dividiendo el costo total incurrido en ese departamento en un
lapso, por ejemplo un mes, entre la producción de ese departamento en ese mes,
este cálculo se realiza para cada elemento del costo (materiales, mano de obra y
Costos indirectos). Ejemplos de  empresas que utilizan el sistema de costeo por
procesos son las alimentarias, las cerveceras, las de cemento, fabricantes de
papel, petroquímica, etc.

11.- CICLO DEL FLUJO DE PRODUCCIÓN

Los elementos que intervienen en el proceso de fabricación, los materiales son

enviados desde el almacén al área de  producción para ser sometidos al proceso
de transformación muestran el flujo de producción, por ejemplo en el proceso de
fabricación de sillas, la madera representa el  primer elemento, es decir, el material
directo, el cual requiere que se le aplique  mano de obra como segundo elemento
del costo,  en este ejemplo estaría representada por los carpinteros; pero los
carpinteros necesitan costos indirectos (máquinas, herramientas,  energía
eléctrica, aceites, lubricantes, lijas entre otros elementos)  para poder convertir la
madera en sillas; en resumen se puede decir que los tres elementos del costo,
materiales directos, mano de obra directa y costos  indirectos de fabricación; se
combinan para poder llevar a cabo el proceso productivo  y   obtener el producto
terminado,  en este caso  las sillas;  éstas unidades  son enviadas al Almacén de
Productos terminados para su posterior venta.

El ciclo también se puede ilustrar a través de las tres cuentas de inventarios;  

Inventario de Materiales y Suministros,  Inventario de Productos en Proceso e
Inventario de  Productos Terminados, las mismas reflejan en términos monetarios
el costo de aquéllos activos que permiten a la empresa, con la venta de los
mismos, recuperar la inversión y lograr un beneficio.

  La cuenta de Inventario de Materiales y suministros, representa una cuenta real,

que controla todo lo relacionado con los materiales, tanto directos como indirectos;
la cuenta Inventario de Productos en Proceso, también es una cuenta  real, ésta
cuenta acumula los costos de producción referentes a materiales directos, mano
de obra directa y otros costos indirectos de fabricación.   Para garantizar un control
más adecuado de los costos de producción  la cuenta Inventario de Productos en
Proceso, se  trabaja a través de tres auxiliares, uno para cada elemento, de tal
manera que se tendrá: Inventario de Productos en Proceso Materiales, Inventario
de productos en Proceso Mano de Obra e Inventario de Productos en Proceso
Costos Indirectos de Fabricación.

Al  enviar los materiales  directos del almacén a un departamento de producción,

éstos se deben cargar a la cuenta de inventario de productos en proceso, de igual
manera aquellos costos de mano de obra directa también se cargan a la cuenta
de  inventario de productos en proceso.

 Los dos primeros elementos: materiales directos y mano de obra directa,  se

determinan con facilidad porque se  puede hacer un seguimiento  en base a la
inversión de materiales directos, fácilmente identificable y cuantificable con las
unidades producidas y la inversión en  horas de mano de obra directa, en cambio
el tercer elemento, costos indirectos de fabricación es más complicado,  debido a
que el costo de este elemento por unidad de producto no se puede determinar
durante el proceso productivo, sino al término del proceso o periodo. Lo que
significa que si un producto se termina  a principio de mes no se puede determinar
su costo en ese momento sino  hasta el   final de mes, lo cual  puede generar
retrasos en el costeo, este elemento  debe ser estimado o predeterminado, es
decir calculado antes de comenzar la fabricación del producto. La técnica de
predeterminación de los costos indirectos será abordada más adelante.

En consecuencia el costo de los suministros y materiales indirectos de difícil

asignación  y cuantificación en el proceso, se cargan a la cuenta de costos
indirectos de fabricación real, que representa una cuenta  de control de costos del
libro mayor. También se deben ir cargando a esta cuenta los costos de mano de
obra indirecta, depreciaciones, energía eléctrica, seguros y amortizaciones, entre
otros;  los cuales forman parte de los costos  indirectos de fabricación.

Cuando se finaliza la fabricación de un producto, se deben transferir los costos

acumulados  en la cuenta de trabajo en proceso a la cuenta de inventario de
productos terminados. Esta transferencia debe corresponder a la suma  de los tres
elementos del costo: materiales directos, mano de obra directa y costo indirectos
de fabricación, que corresponda a los productos terminados. Cada vez que se
vendan unidades de producto terminado, se abonará a la cuenta de Inventario de
productos terminados y se cargará a la Cuenta de Costo de Venta (cuenta
nominal), que servirá a la contabilidad financiera para la determinación de la
utilidad bruta.

Inventario de       Inventario de   Inventario de

Mat.  Productos en Proceso Productos
Terminados
Y Suministros
Compras Entregas    
  Bs. Mat. Terminado
  Terminad vendido
o
            Bs. MOD      
          Bs.        
C.I..F.R
      
               
     
               
     
Costos Indirectos          
de Fabricación
Real Costo    de Venta
    Mat. Ind.           vendido  
      MOI              
      O. C. I.              
       C.I.F.R              
Figura 1.6 - Flujo de Producción a través de las Cuentas de Producción

 
Leyenda:              Mat. Ind.:            Materiales Indirectos

                               MOI:                     Mano de Obra Indirecta

                               O.C.I.:                   Otros Costos Indirectos.

                               Mat.:                     Materiales Directos

                               MOD:                    Mano de Obra Directa

                               C.I.F.R.:                Costos Indirectos de Fabricación Real

12.- ESTADO DE COSTOS DE PRODUCCIÓN Y VENTA Y SU RELACIÓN CON

EL ESTADO DE RESULTADOS

Una de las funciones del contador de costos es la preparación del informe de los
bienes fabricados y vendidos, documento financiero  cuya finalidad es resumir
todos los costos de producción para un periodo contable de costo, dicho informe  
se compone de varias partes.

1. Encabezado.  Se  encuentra  ubicado  en   la  parte  superior  central;  el 
formato  consta   de  cuatro elementos:

-         Nombre de la empresa a que pertenece

-         Identificación de un Estado de Costos de Producción y Ventas

-         Periodo que comprende

-         Unidad monetaria en la que está expresado

1. Cuerpo del  documento.  El  cuerpo  del  estado  de  costos  de  producción
y  ventas  se encuentra estructurado por tres grupos:

-         Costo de la producción procesada en el período

-         Costo de la producción terminada

-         Costo de los artículos vendidos

C.    Firmas.   

A continuación se explica con detalle y por partes el contenido del cuerpo del
documento del estado de costos de producción y ventas.

La primera se refiere a los costos de producción del periodo, que representan la

sumatoria  de  materiales directos, mano de obra directa y los costos indirectos de
fabricación.   Como  se necesita conocer  el costo de materiales usados durante un
periodo,  se puede  determinar  conociendo la parte de los materiales directos 
comprados  que fueron enviados a producción para ser usados en el  proceso de
transformación, de igual manera el costo de mano de obra directa hace referencia
a las nóminas, aportes y apartados correspondientes al periodo de costos que se
está relacionando en el informe. El elemento carga fabril representa un resumen
de todas aquellas partidas  que se clasificaron como costos indirectos (materiales
indirectos, mano de obra indirecta  y otros costos indirectos) y se causaron durante
el periodo.  

Si la empresa posee unidades semielaboradas  del periodo anterior se deben

agregar o sumar a los costos causados durante el periodo para conocer el total de
costos que se encontraban en el área de producción durante el periodo; esta
sumatoria se denomina Costos de Productos en Proceso Disponible. Uno de los 
objetivos de la contabilidad de costos  es determinar el costo de los productos
terminados, para establecer este costo al  costo del producto en proceso
disponible  se le resta  el costo de los productos que quedaron sin terminar al final
del periodo analizado, (inventario final de producto en proceso)  y se obtiene el
costo de los productos terminados.

La contabilidad de costos también  tiene como objetivo determinar el costo de

venta, es decir el costo de los artículos fabricados y vendidos, para su
determinación   se le tiene que adicionar al costo de los productos terminados
durante  el periodo, el costo del inventario inicial de productos terminados,
obteniendo así el costo de  productos terminados que están disponible para ser
vendidos, al disponible se le resta el costo de los productos  que  quedaron en
existencia  al final del periodo, obteniendo de esta forma el costo de producción y 
venta. El costo de venta obtenido de esta forma es un costo real, debido a que
toda la información allí manejada se refleja a costo real y tratado a través del 
método del costeo total o absorbente.

Como se señaló anteriormente el estado de costos de producción y ventas es un

estado financiero adicional que se presenta anexo al estado de resultados, y se
relaciona con éste mediante el renglón final: costos de los productos vendidos
o costo de ventas, el cual se deduce de las ventas netas expresadas en el estado
de resultados. A su vez, el estado de resultados se relaciona con el balance
general mediante el renglón utilidad o pérdida del ejercicio expresada en la
sección correspondiente al capital contable. La estructura de ambos estados se
presenta  en la figura 1.7.

 
  

Anexo  A
EMPRESA_____________________
ESTADO DE COSTO DE PRODUCCIÓN Y VENTA
DEL XX-XX-XX AL XX-XX-XX
Expresado en Bolívares
Materiales  Directos Usados XXXX  
Mano de Obra Directa XXXX  
Costos Indirectos de Fabricación (MI, MOI, OCI) XXXX  
Total Costos de Producción del Periodo   XXXX
Más:  Inventario Inicial de Productos en Procesos   XXXX
Total Costo de Productos en Proceso   XXXXX
Menos: Inventario Final de Productos en Proceso   (XXXX)
Costo de los  Productos Terminados en el período   XXXXX
Más Inventario Inicial de Productos Terminados   XXXXX
Costo de los Productos Terminados Disponibles  P/Vta.   XXXXX
Menos:  Inventario Final de Productos Terminados   (XXXX)
Costo de Producción y Venta (información para el Estado de   XXXXX
Resultado)
 

EMPRESA _____________________
ESTADO DE RESULTADO
DEL XX-XX-XX AL XX-XX-XX
VENTAS XXXXXXXX  
Menos: Costo de Producción y Venta (XXXXXX)  
(Anexo A)
Utilidad Bruta   XXXXXX
Menos: Gastos Operacionales:   (XXXXX)
Gastos de Administración XXXX  
Gastos de Ventas XXXX  
Utilidad Neta   XXXXXX
Figura 1.7 - Estado de Costo de Producción y Venta y su relación con el
Estado de Resultados

13.- ESTADO DE COSTOS DE LOS SERVICIOS PRESTADOS Y SU   

RELACIÓN CON EL ESTADO DE RESULTADOS.

La empresa de servicios, al igual que la empresa manufacturera  a través de

diferentes   procesos, que requieren materiales, mano de obra y costos indirectos
de fabricación, es capaz de prestar un servicio, como se describió en puntos
anteriores,  una de las diferencias que existe  entre una empresa manufacturera y
una de servicios es  que no existe costo del producto  terminado debido a que
estas empresas no manejan inventarios de productos en procesos, porque no
fabrican bienes tangibles, de naturaleza corpórea, por lo tanto solo tiene costos del
periodo, lo cual representa el costo  de los servicios  prestados y por lo cual  el
costo que se refleja en el estado de resultados  es el costo de los servicios
prestados en el  periodo. Es preciso resaltar que las empresas de servicios,
mantienen solo inventarios de  materiales que se requieren para prestar los
servicios, tanto directos como indirectos.

A continuación en la figura 1.8., se presenta el Estado de Costos de los Servicios

Prestados y el Estado de Resultados, observándose que se relacionan debido a
que el Costo de los servicios prestados pasa a formar parte del Estado de
Resultados.

Anexo A
EMPRESA _______________________
ESTADO DE COSTOS DE LOS SERVICIOS PRESTADOS
DEL 01-01-XX AL 31-12-XX
Materiales  Directos Usados XXXX  
Mano de Obra Directa XXXX  
Costos Indirectos de fabricación (MI, MOI, OCI) XXXX  
Total Costo de los Servicios Prestados   XXXXX
 

EMPRESA __________________
ESTADO DE RESULTADOS
DEL 01-01-XX AL 31-12-XX
VENTAS XXXXXX  
Menos: Costo de los servicios prestados (Anexo A) (XXXXX)  
Utilidad Bruta   XXXXXX
Menos: Gastos Operacionales (administración y   (XXXXX)
venta)
Utilidad Neta   XXXXXX
Figura 1.8. - Estado de Costo de los Servicios Prestados y su relación con el Estado de
Resultados

1.1. CONTROL Y CONTABILIZACIÓN DE LOS MATERIALES

CONTROL Y CONTABILIZACIÓN DE LOS MATERIALES

La función administrativa de control permite evaluar y corregir el desempeño de las

actividades, para asegurar que los objetivos y planes de la organización se lleven a
cabo, por lo tanto un buen contador requiere de un sistema de control eficaz,
porque sin éste las actividades de la empresa quedarían al azar, en este sentido el
control implica  la medición  de los acontecimientos  de acuerdo  a las normas
establecidas por la organización y la corrección de las desviaciones  para asegurar
el logro de los objetivos de acuerdo a lo planeado.

 Como se estudió en la unidad número uno, en todo proceso productivo o

prestación de servicio,  se conjugan tres elementos para  obtener los productos a
ser vendidos o para prestar el servicio,  estos elementos son materiales directos,
mano de obra directa  y costos indirectos de fabricación. Como elementos
indispensables en la elaboración del producto o prestación del servicio se hace
necesario que los participantes adquieran los conocimientos  teórico-prácticos
acerca del control de cada uno de ellos, debido a que es imprescindible el dominio
de la terminología usual en el área de  costos para que puedan analizar, entender
y aplicar, según proceda, cada uno  de los mecanismos de control y permitan 
poner en funcionamiento los sistemas de acumulación de costos  con miras a
lograr un proceso productivo eficiente.

El  desarrollo de la presente unidad  contiene los procedimientos administrativos-

contables del control de los materiales, por las actividades recurrentes o rutinarias
como son la compra, uso, almacenamiento y entrega, y las actividades eventuales
que también ameritan control como es el caso de las devoluciones internas y
externas.

1.- SIGNIFICADO E IMPORTANCIA DEL CONTROL DE MATERIALES

En una empresa industrial o manufacturera, la inversión en materiales representa

una porción considerable de su activo circulante, lo cual requiere que el costo de
los mismos sea cuidadosamente controlado de manera tal que garantice tanto su
uso eficiente como la veracidad y exactitud de las cifras de costos mostradas.

La acumulación de costos de los materiales en un producto es una de las

responsabilidades de los contadores de costos. Durante el proceso, deben decidir
cómo tratar  los costos por las actividades rutinarias referidas a la adquisición y
manipulación de materiales, en cuanto  a los procesos de compra,
almacenamiento y recepción de éstos. Los modelos para el control de los
materiales desempeñan un papel importante, la  planificación de las adquisiciones,
programación y distribución de los materiales garantizan que los departamentos
productivos tengan siempre materiales e insumos para llevar a cabo su proceso.
Sin técnicas de planificación y control, existiría una gran ineficacia, dado que el
inventario podría aparecer algunas veces sobrecargado y otras presentar
agotamiento de existencia.

En un  negocio de manufactura, la actividad más importante del ciclo de

producción, es la obtención  de un artículo terminado mediante el uso de los
recursos adquiridos con ese propósito. El ciclo de producción de una empresa 
incluirá el proceso y movimiento de todos los recursos relacionados con los
inventarios, hasta que los productos terminados se transfieren a su almacén
respectivo. Para lograr su objetivo usan distintos métodos o sistemas sofisticados
de costos para valuar los recursos que se colocan en producción, para ello utilizan
funciones de control y administración de inventarios, asientos contables, formatos
y documentos para registrar las operaciones.

Para llevar un adecuado control de los materiales se necesita cumplir con objetivos
de control interno,  entre los cuales se mencionan  los controles de: autorización, 
procesamiento y clasificación,  verificación, evaluación y salvaguarda física.

Los objetivos  de autorización tratan de  todos aquellos controles  que deben
establecerse para asegurar que se estén cumpliendo políticas adecuadas
establecidas por la administración, se podrían mencionar los niveles de inventario
a mantener, métodos de valuación de inventarios, los ajustes de inventarios.

Los objetivos de procesamiento tratan de aquellos controles que aseguran el

correcto reconocimiento, reprocesamiento, clasificación, registro e informe de las
transacciones ocurridas, como ejemplos se puede mencionar: calcular y registrar
oportunamente todas las transacciones de compra y uso de materiales, clasificar
adecuadamente los materiales en directos o indirectos dependiendo del caso. 

 Los objetivos de verificación señalan los controles relativos a la verificación y

evaluación periódica de los saldos que se informan, así como la integridad de los
sistemas de procesamiento, en este sentido se puede mencionar chequeo
periódico de los saldos de inventario de materiales para su comparación con las
cuentas mayores auxiliares de materiales.

Los objetivos de salvaguarda física hacen referencia a los controles de acceso a

los inventarios, registros, a los formatos, almacenes y procedimientos, esto se
logra permitiendo  el acceso a los almacenes únicamente a las personas
autorizadas, de igual forma el acceso a los registros  y comprobantes.

De acuerdo a lo expuesto, el objetivo prioritario de esta unidad es presentar y

exponer aquellos medios y sistemas existentes, desde una perspectiva
organizativa y contable, que permitan la obtención  y determinación del costo del
material, es importante resaltar que los controles e informes a desarrollar  pueden
variar  atendiendo a las características y peculiaridades de las empresas. Entre los
procedimientos administrativos se  hace referencia a los formularios, flujo de
información y puntos de control, entre otros; en cuanto a los procedimientos
contables se utilizan cuentas mayores y cuentas auxiliares, libros diarios y libros
mayores y registros contables.

La utilización de medios y soportes documentales constituyen las vías que un

contador de costos debe emplear si pretende llegar a controlar el componente
directo del costo del material.

2.- CICLO DEL CONTROL DE LOS MATERIALES.

En una empresa manufacturera, la inversión en materia prima o materiales

representa una porción considerable de todos los costos de producción. Es
necesario, por lo tanto, que el material  sea cuidadosamente controlado con la
finalidad de garantizar el uso efectivo y eficiente del mismo y evitar el riesgo de
que se deteriore, sufra mermas por daños, robos u obsolescencia.

El control de los materiales se establece mediante la organización funcional y la

asignación de responsabilidades, a través del uso de formularios impresos,
registros y asientos que afectan a los materiales desde el momento en que son
solicitados al proveedor, hasta que los productos terminados ingresan en el
almacén respectivo, lo cual representa la etapa de compra de materiales. En este
sentido, un control efectivo de los materiales se debe caracterizar principalmente
por la existencia de un sistema rutinario para la compra, recepción,
almacenamiento. La segunda etapa a estudiar es en relación a la entrega o
consumo de los materiales por parte de los departamentos productivos y de
servicios; de igual forma se detallarán los formularios o modelos impresos que
establezcan responsabilidades, el empleo de registros y asientos que generen
información oportuna y veraz sobre los costos para uso de la gerencia.

2.1.- DEPARTAMENTOS QUE INTERVIENEN EN EL CONTROL DE LOS

MATERIALES.

 En el  ciclo de control de los materiales, se deben desarrollar una serie de 
funciones  en forma sistemática, lógica y secuencial para alcanzar el objetivo de la
organización, estas funciones o actividades  son las siguientes:

-         Ingeniería, planeación y distribución de la producción.

-         Compra de materiales.

-         Recepción e inspección de  materiales.

-         Almacenamiento y entrega de  materiales.

-         Contabilización de las transacciones relacionadas con los materiales.

A continuación se detalla cada uno de los departamentos que intervienen en el

proceso de control de los materiales.

Ingeniería, planeación y distribución de la producción

En las empresas que tienen gran volumen de producción o que sus procesos
productivos son muy complejos existe un departamento de ingeniería, planeación y
distribución de la producción, o en su defecto, existe un encargado responsable de
ejecutar las actividades inherentes a este departamento. Las actividades que
realiza el departamento de ingeniería, planeación y distribución de la producción
son las siguientes:

-         Diseñar el producto.

-         Especificar los materiales  a comprar.

-         Estudiar el efecto del uso de materiales  sustitutos.

-         Preparar la lista de materiales  requerido en las diferentes órdenes de

producción o procesos productivos.

Compras

-         Para realizar la compra de materiales se utilizan comúnmente dos

formatos: la Requisición o Solicitud de Compra y la Orden de Compra.

-         El departamento de compras  tiene las siguientes funciones:

-         Recibir   las solicitudes de compra de todos los materiales.

-         Solicitar cotizaciones de los proveedores.

-         Elaborar y emitir la orden de compra.

-         Garantizar que los artículos pedidos cumplan las exigencias de calidad
establecidas por la empresa y que se adquieran  bajo las mejores condiciones.

Recepción e inspección de los materiales

Entre las funciones que normalmente debe cumplir el departamento de recepción e

inspección de los materiales se encuentran:

-         Recibir el material con la respectiva orden de entrega.

-         Cotejar el material recibido con la copia de la Orden de Compra.

-         Verificar la cantidad y calidad del material.

-         Verificar y aprobar las facturas de los proveedores.

-         Enviar las facturas aprobadas al departamento de contabilidad general para

su registro.

-         Si se presentan irregularidades, no recibir el material.

-         Si  el   material   cumple  con   las  especificaciones,   preparar  el  
formulario   Informe  de Recepción.

-         El formulario usado para el control de la recepción de los materiales  es el

Informe de Recepción.

Almacén

En algunas empresas pequeñas el almacén puede ser un anexo del departamento

de recepción y la persona encargada, tanto de la recepción como almacenamiento
de las materias primas, puede ser la misma. El encargado del departamento de
almacén es responsable del adecuado almacenamiento, protección y salida de  los
materiales bajo su custodia, por lo cual debe cumplir con las siguientes
actividades:

-         Recibir el material junto con el Informe de Recepción y la Orden de Compra.

-         Verificar los materiales  (cantidad y calidad) y colocarlos en su respectivo

lugar.

-         Preparar las Tarjetas  de Control de Materiales (kardex).

-         Recibir el formulario Solicitud  o Requisición de Materiales  elaborado por  el 

departamento  que requiere de los materiales, lo completa en los ítems de costo
unitario y costo total.

-         Enviar  a  producción  los  materiales   solicitados  junto  con  el  original  del 
formulario de solicitud.
-         Registrar las entradas y salidas de los materiales  en el kardex de acuerdo al
método de valuación.

-         Preparar las Requisiciones de Compras de acuerdo al stock de máximos y

mínimos de materiales  establecidos o cualquier otro método de reposición del
inventario.

-         Si el material almacenado no cumple con las especificaciones o presenta

defectos, emitir la correspondiente Orden de Devolución de Compras.

-         Preparar Resumen de Requisición de Materiales para el departamento de

costos.

En aquellos casos en que los materiales  son recibidos y llevados al almacén y

transcurrido cierto tiempo se encuentra con defectos, debe ser igualmente
devueltos al proveedor; en estas circunstancias se elabora la Orden de 
Devolución de Compras. 

Los formularios que intervienen en el procedimiento  de entradas de materiales y

salidas  al almacén  son: el Informe de Recepción y la  Requisición de materiales
respectivamente, los cuales se describirán  posteriormente.

Contabilidad

Como medio de control de los materiales,  también se debe considerar lo referente

a la contabilización de las transacciones relacionadas con la misma. Cuando la
contabilidad de costos se encuentra integrada a la contabilidad general, el
departamento de contabilidad tiene las siguientes funciones:

-         Recibir la factura del proveedor.

-         Chequear con la orden de compra.

-         Recibir información del almacenista sobre los materiales recibidos.

-         Realizar el asiento contable referente a la compra de materiales.

-         Recibir copia de la requisición de materiales

-         Realizar el asiento contable relacionado con el uso del material  en los
procesos de fabricación. 

-         Afectar la orden de producción o los procesos productivos.

2.2.- CONTROL ADMINISTRATIVO DE LAS ACTIVIDADES RUTINARIAS

 El ciclo funcional del control de los materiales  varía de una empresa a otra de
acuerdo a su estructura organizativa o a las necesidades de control de las mismas.
Sin embargo, en la mayoría de las empresas se asignan responsabilidades, se
establecen procedimientos y se crean soportes documentales para el control por la
compra, recepción y almacenamiento; así como también por el uso y consumo de
los materiales.  Dichas actividades se repiten rutinariamente en las organizaciones
por lo que a continuación se describe el control administrativo que en líneas
generales debería presentarse en las mismas.

Compra, recepción y almacenamiento:

El control de la compra de materiales se puede exponer de la siguiente manera:  

Una vez que se ha programado  la producción, se determinan los requerimientos 
de materiales para cumplir con la misma.  Se comparan  las cantidades necesarias
con las existencias de almacén  permitiendo de esta manera establecer las
compras de materiales  que deben realizarse. Esta  planificación permite un mayor
control  de los materiales  al autorizar al almacén a efectuar la solicitud de compras
de los materiales que se requieren  para asegurar la continuidad en el proceso
productivo programado.

La solicitud de compras es emitida por el encargado  de Almacén de Materiales. 

La solicitud emitida es recibida por el departamento de compras, quien se encarga
de solicitar cotizaciones, en aquellos casos que sea necesario; una vez recibidas
las cotizaciones se selecciona  la mas conveniente para la empresa, de acuerdo al
proveedor elegido se emite la orden de compra para autorizar al proveedor la
entrega de dichos materiales.

El proveedor procede a enviar los materiales junto con una nota de entrega y/o
factura, los materiales son recibidos por el área de recepción, el cual elabora el 
informe de recepción y envía los materiales al área  de almacén. El almacenista
chequea los materiales recibidos, procede a colocarlo en sitios adecuados y le da
entrada en el kardex de cada material.

Por otra parte contabilidad  procede a registrar el asiento contable de la operación

de compra,  afectando la cuenta o cuentas mayores  involucradas y las cuentas
auxiliares respectivas.     

Uso o consumo de materiales:

El control del uso o consumo de los materiales se inicia cuando los departamentos
productivos y/o de servicios solicitan materiales al almacén, utilizando para ello el
formato denominado Requisición de Materiales, el jefe de almacén procede a
chequear las existencias e identifica los materiales solicitados y procede a
entregarlos.

Por otra parte el almacenista recibe las diferentes requisiciones, haciendo un

resumen periódico de las mismas, indicando en este resumen los materiales que
se catalogaron como directos a los procesos productivos y los materiales indirectos
y/o suministros de fábrica.

Por lo antes expuesto, es importante repasar el concepto y clasificación de los

materiales  tal como se estudió en el Módulo I;  los materiales  directos constituyen
el primer elemento de los costos, es aquel bien que puede ser identificado o
asociado rápidamente con el producto que se fabrica y por lo regular es sometido a
cambios profundos en las operaciones fabriles; ejemplos de materiales directos 
serían la madera empleada en una fábrica de muebles, las frutas utilizadas en la
elaboración de jugos, el cemento utilizado en la elaboración de bloques, entre
otros. El material  indirecto tiene la característica que no es fácilmente identificable
con el producto y no puede ser cuantificado en cada unidad de producción; por
ejemplo la cola o pega utilizada en la elaboración de muebles de madera, el agua
empleada en la elaboración de bloques de cemento, etc. 

También se incluyen como material  indirecto otros materiales que no son parte del
producto pero que se utilizan para facilitar las operaciones de fabricación y que
algunas veces son denominados suministros de fábrica, como por ejemplo los
lubricantes que requieren las máquinas que intervienen en el proceso productivo.
Los materiales  indirectos son incluidos en los costos indirectos de fabricación. 
Además de los suministros de fábrica existen los suministros utilizados por otros
departamentos o áreas como las de administración y ventas, los cuales son tipos
de materiales que se incluyen como materiales indirectos y suministros debido a
que frecuentemente se encuentran en el mismo lugar físico  y bajo la
responsabilidad de la misma persona encargada de su almacenaje. Cuando se
consumen, los suministros de administración o ventas se cargan a gastos
generales, administrativos o de ventas como gastos del período. 

Una vez clasificados  los materiales, se procede a la elaboración del asiento

contable, afectando las cuentas mayores y auxiliares respectivas.

2.3.- MODELOS E INFORMES UTILIZADOS PARA EL CONTROL DE LOS

MATERIALES

Los modelos o informes que generalmente se utilizan para el control de las

actividades rutinarias de compra, uso, almacenamiento y entrega de los materiales
son:

Requisición o Solicitud de Compra. Es un documento elaborado por el

departamento de almacén u otro que requiera el material, dependiendo de la
estructura organizativa de la empresa, mediante el cual se solicita al departamento
de compras que adquiera determinado material o suministro. Entre las
especificaciones que debe incluir la solicitud, se encuentran: el número de
requisición, nombre de la persona o departamento que hace la solicitud, fecha de
pedido, fecha de entrega, cantidad de artículos solicitados, identificación del
número de catálogo, descripción del artículo y firma autorizada.

Orden de Compra. Es un modelo que se prepara en el departamento de compras

autorizando al proveedor seleccionado el despacho de los materiales
especificados de acuerdo con los términos establecidos y en la fecha y lugar
convenidos. Debe incluir los siguientes aspectos: nombre y dirección de la
empresa que hace el pedido, número de la orden de compra,  nombre y  dirección
del  proveedor,  fecha del  pedido,  fecha de entrega, términos de la entrega y de
pago, cantidad de artículos solicitados, número de catálogo, descripción, costo por
unidad y total, costo total de la orden y la firma autorizada.

En la figura 1.1,  se presenta una Orden de Compra. Generalmente se elabora por

cuadruplicado; el original se destina al proveedor, el duplicado se envía al
empleado del departamento de recepción para advertirle de la entrega futura y
luego es remitido al departamento de almacén, el triplicado se envía al
departamento de contabilidad y el cuadruplicado permanece en el departamento
de compras.
  

ISIS,  C.A.

REQUISICION DE COMPRA

                                                                                                No. 102

Persona o departamento que realiza la solicitud:             Almacén       

Fecha:   10/08/20XX             Fecha requerida de entrega:    15/08/20XX

                   
Cantidad Código Descripción
     

200 1005 Láminas de Anime

 
                                        Observaciones:  
__________________________

                                                                      

__________________________

Autorizado por:  C. Moreno

 
Figura 1.2.- Requisición de compra de materiales

ISIS C.A.

Av. Venezuela con  Calle 26  Barquisimeto

Estado Lara                                                                                 No. 089

ORDEN DE COMPRA                                                                    

Proveedor:  AnibalcaC.A.                        Fecha del

pedido:  10/08/20XX                                                                                                            

Dirección: Av. Los Bosques. Valencia, Estado Carabobo                               

Fecha de pago: 30/08/200XX               Condiciones de pago:  5/15 N/30

 
Código Cantidad Descripción Costo Unitario Costo Total

     
         

1005 200 Láminas de aluminio Bs.100 Bs.20.000

   
           Total Bs.20.000
                                 Observaciones:   __________________________

Aprobado por:  L. Rodriguez

 
Figura 1.3. - Orden de Compra de Materiales

Informe de Recepción es un formato elaborado con la finalidad de especificar la

cantidad y clase de materiales  recibidos. Los materiales  que no sean
satisfactorios deben ser devueltos inmediatamente al proveedor y el Informe de
Recepción debe indicar la cantidad realmente aceptada. El Informe de Recepción
generalmente debe incluir el nombre del proveedor, número de la orden de
compra, fecha en que el pedido es recibido, código del material, cantidad recibida,
descripción de los artículos, las diferencias con la orden de compra si existiesen y
la firma autorizada.

En la figura 1.4., se muestra un modelo de Informe de Recepción. Este debe ser

numerado por anticipado y preparado por triplicado; el original  se envía a
contabilidad  junto con la factura, el duplicado se envía al departamento de
compras para indicar que el pedido fue recibido y el triplicado se archiva.

Requisición o Solicitud de Materiales: Es una orden por escrito que elabora el

departamento que requiere de algún material  y se presenta al almacenista para
que entregue determinados materiales especificados para uso del departamento
solicitante. Este formulario debe incluir: fecha y número de la requisición, fecha de
entrega, identificación del departamento que solicita el material o el número de la
orden, la cantidad y descripción del material, el costo unitario y costo total del
material  despachado, firma de la persona que autoriza la requisición, firma de la
persona que despacha los materiales  y firma de la persona que  recibe.

ISIS C.A.

INFORME DE RECEPCION

                                                                                               No. 223

Proveedor:  Anibalca C.A.                     Fecha de

recepción:  18/08/20XX

Orden de Compra No.  089 

                   
Código Cantidad Descripción Discrepancias
       

1005 200 Láminas de Anime Ninguna

 
                                  Observaciones:   __________________________

Recibido por: J. Herrera

 
Figura 1.4.- Informe de Recepción

La figura 1.5., muestra un formato de Requisición de Materiales. La requisición

debe extenderse por triplicado; el original se envía al departamento de almacén
para autorizar la entrega del material, el duplicado se remite al departamento de
contabilidad general o de costos - dependiendo de la estructura de la empresa -
con la finalidad que éste quede informado de la cantidad y costo de los materiales 
utilizados en la producción y realice el registro correspondiente y el triplicado
permanece en el departamento que autoriza la solicitud.

                  

REQUISICIÓN  DE MATERIALES

                                                                                                    No. 023

Fecha de solicitud:  27/08/20XX            Fecha de

entrega:  30/08/20XX                          

Departamento que solicita:  Laminado    No. de orden de trabajo:  32        

                                      
Código Cantidad Descripción Costo Costo Total
Unitario
   
         

50 Láminas de anime
 1005    

     

 
      Total  
 Aprobado por:   R. Chávez                     Despachado por: J. Jiménez

Recibido por:  G. Cevallos           

 
Figura 1.5.- Requisición de materiales

2.4.- CONTROL CONTABLE DE LOS MATERIALES

En  el  ciclo  de  control contable  de los  materiales,   además de las cuentas de  la
contabilidad general, intervienen las siguientes cuentas de control: Inventario de
materiales y suministros, cuenta real de activo por naturaleza deudora que se
debita (cuenta real), costos indirectos de fabricación  real (cuenta transitoria)  e
Inventario de  productos en proceso materiales (cuenta real).

Para cada una de estas cuentas de mayor deben existir sus respectivos libros de
mayores auxiliares que faciliten el control interno.

Existen seis principios importantes que deben considerarse al momento de

contabilizar los materiales, éstos son:

-         Todas las transacciones relacionadas con la compra, recepción, almacenaje

o consumo de materiales deben basarse en órdenes escritas debidamente
autorizadas por un funcionario responsable.

-         Debe ser posible determinar en cualquier momento la cantidad y costo de

cada material en existencia.

-         El material que no se necesite inmediatamente en los procesos de

fabricación debe almacenarse en un lugar seguro bajo una supervisión apropiada.

-         Debe ser posible determinar fácilmente la clase y cantidad de material

utilizado en una orden de pedido o en un departamento de fabricación. 

-         Las cuentas de costos e inventarios de materiales deben compararse

periódicamente con las cuentas de control en el mayor general con el objeto de
comprobar su exactitud.

-         Deben existir por lo menos dos personas que realicen los movimientos de
materiales, de manera tal de evitar fraudes o robos.

Compra de materiales
Tal como se explicó en la unidad 1, resulta indispensable utilizar el sistema de
inventario perpetuo para el registro de los costos de producción, en virtud de las
ventajas que proporciona, debido a que  permite un mejor y mayor control de los
materiales  a través de las tres cuentas de inventarios – materiales y suministros,
productos en proceso y productos terminados - y a su vez, facilita la preparación
de los estados financieros sin necesidad de realizar tomas físicas de inventarios.

A continuación se describen detalladamente los procedimientos que se deben

seguir para realizar los asientos de contabilidad relacionados con los materiales,
bajo un sistema de inventario perpetuo de acumulación de costos.

En el momento  en que  contabilidad  recibe la factura de compra y el informe de

recepción junto con la orden de compra de los materiales, se procede a registrar el
asiento contable correspondiente a la compra en el libro diario, cargando o
debitando a la cuenta respectiva de Inventario de materiales y suministros   y
acreditando o abonando al  pasivo de Cuentas por pagar o a  Banco, si la compra
se realiza a crédito o a contado respectivamente.

Ejemplo ilustrativo

Se compran a crédito 100 unidades de materiales  X  a Bs. 400 la unidad y 50

unidades de suministros a Bs. 200 la unidad. El asiento para registrar la compra es
el siguiente:

Un tratamiento especial requieren los costos incurridos por fletes en compras y los
descuentos otorgados por pronto pago bajo  un sistema de inventario perpetuo de
acumulación de costos.

Fletes en compras. Los fletes cancelados por concepto de compras de materiales

y cualquier otro costo incidental incurrido en la compra, como gastos de
importación, gastos aduaneros, comisiones, entre otros, pueden ser tratados de la
siguiente  manera:

Se registran en la cuenta de Inventario de materiales, y se cargan inmediatamente

al costo del material  comprado, el importe total, es decir, el monto de la factura
más el monto del flete cancelado,   el cual tiene que ser prorrateado y adicionado
proporcionalmente a las tarjetas de inventario respectivas,  resultando en una
variación en el costo unitario de los materiales comprados.

Descuentos por pronto pago:  Es práctica común que los proveedores ofrezcan
descuentos por pronto pago en la compra de materiales  a los clientes que
cancelan sus deudas dentro de un determinado periodo; en estos casos, se
consideran dos alternativas para el registro contable, tratarlo como un costo o
como una cuenta nominal de ingresos.

Supóngase que en el ejemplo anterior la compra de materiales se realizó con la

condición 5/10, n/30.

Considerar el Descuento por pronto pago como:

Disminución del costo del Disminución de los Costos Otros Ingresos:
material. Si es política de la Indirectos de Fabricación
 empresa, aprovechar los Reales
descuentos por pronto pago.
Inv. Mat.      47.500 Inv. Mat.      50.000 Inv. Mat.      50.000
     Cuentas a Pagar    47.500      Cuentas a Pagar    50.000      Cuentas a Pagar    50.000
Al momento del pago: Considerando que aprovecha el descuento
Cuentas a pagar     47.500 Cuentas a pagar     50.000 Cuentas a pagar     50.000
     Banco                     47.500      Banco                     47.500      Banco                     47.500
       C.I.F.Reales             2.500      Otros Ingresos         
2.500
 

Los descuentos en compras representan una disminución del costo de los

materiales comprados,  pero en la mayoría de los casos,  cuando la empresa
obtiene el descuento una parte de los materiales pueden seguir en existencia en el
almacén y otra parte enviada al proceso productivo. En este caso se debería
prorratear el monto del descuento entre las cuentas de inventario de materiales y
de productos en proceso material; este procedimiento en la mayoría de los casos
es poco práctico por lo tanto se abona o acredita a la cuenta de costos indirectos
de fabricación  real. 

Existe otro criterio en cuanto al tratamiento de los descuentos en compras, el

mismo no considera el descuento por pronto pago en compra, como una
disminución de la compra sino como un ingreso financiero, esto debido a que
responde a las condiciones de solvencia de la empresa que le permiten
aprovechar estos descuentos, en este caso el descuento por pronto pago se 
muestra en el estado de resultados como una  cuenta de ingresos financieros.

Consumo de materiales

Cuando se retiran los materiales  del almacén con destino a la producción y una
vez recibido el formato Requisición de Materiales, debe realizarse un asiento en el
libro diario cargando el costo de los materiales directos a la cuenta de Inventario
de productos en proceso materiales (cuenta real de activo))  y,  cargando a la
cuenta costos indirectos de fabricación real (cuenta transitoria)  por el monto de las
materiales  indirectos. El abono se realiza a la cuenta respectiva de Inventario de
materiales y suministros.

Supóngase que de la compra anterior, se emplean en producción 60 unidades de

materiales  directos y 10 unidades de materiales  indirectos. El asiento para
registrar el envío de materiales  a la producción es el siguiente:

Inventario de productos en proceso materiales   . . . . . 24.000

Costos indirectos de fabricación real            . . . . .           2.000

Inventario de materiales y suministros. . . . . . . ...... . .                   26.000

P/Registrar  el envío de 60 unidades de material directo y 10 unidades de material

indirecto a producción
 

                  60 unidades x Bs. 400 c/u              =    24.000   materiales  directos

                  10 unidades x Bs. 200 c/u              =      2.000   materiales  indirectos

                               Total                                     =    26.000

También se deben afectar las tarjetas  de control de inventarios en la columna

de Salidas por las cantidades y costos de los materiales  utilizados en la
producción y luego se realizan las correspondientes deducciones en la columna
de Existencias de dichas tarjetas.

Tarjetas de Kardex  o mayor auxiliar de Control de Materiales: Es un registro  en el

cual se anotan las cantidades y costos de los materiales recibidos, las cantidades y
costos de los materiales entregados y las cantidades y costos de los materiales en
existencias.

La figura 1.6.,  presenta una tarjeta de control de materiales; algunas tarjetas

presentan variaciones en cuanto a la información contenida, por ejemplo pueden
presentar espacios para las cantidades mínimas y máximas que deben
mantenerse en existencia, la ubicación del material en el almacén, entre otras.

TARJETA  DE  CONTROL DE MATERIA PRIMA

Material:   Láminas de aluminio                                                                 Código:  1005

 
  ENTRADAS SALIDAS EXISTENCIAS
Fecha Cantida Costo Costo Cantidad Costo Costo Cantida Costo Costo
d Unitario Total Unitari Total d Unitario Total
o
                   

20/07/20XX 200 100 20.00       200 100 20.000

0
             

30/05/20XX 50 100 5..000 150 100 15.000

                   
Figura 1.6.- Tarjeta de Control de Materiales

 
Devoluciones internas o de fábrica:

Algunas veces producción o cualquier departamento requisitor devuelve

materiales  al almacén, bien sea porque hubo excedente, equivocaciones en el
despacho, defectos en los materiales, entre otros, para lo cual se requiere de un
formato denominado Informe de Materiales Devueltos que sirve para reintegrar los
materiales que se regresan al almacén.

El Informe de Materiales  Devueltos  tiene el efecto inverso de una Requisición de

Materiales  y muestra los materiales que se devuelven al almacén. Su formato es
semejante a la requisición. Los datos más importantes que debe incluir este
informe son: fecha y número de la devolución, identificación del departamento que
devuelve los materiales, la cantidad y descripción de los materiales, el costo
unitario y costo total de los materiales devueltos, firma de la persona que autoriza
la devolución, firma de la persona que devuelve los materiales y firma de la
persona que la recibe en el almacén.

La figura 1.7.,  presenta el Informe de Materiales  Devueltos. Este informe debe

elaborarse por triplicado; el original se envía al departamento de almacén para
realizar las correspondientes anotaciones en el kardex de inventario,  el duplicado
se remite al departamento de contabilidad con la finalidad que éste quede
informado de la cantidad y costo de los materiales  devueltos de la producción y
realice su crédito y el triplicado permanece en el departamento que devuelve los
materiales.

Para la contabilización de las Devoluciones Internas  o de fábrica., en el caso de

que producción devuelva materiales al almacén, si las copias del Informe de
Materiales  Devueltos son transferidas a contabilidad junto con las copias de las
Requisiciones de Materiales, no hay necesidad de realizar un asiento separado por
los materiales devueltos. Simplemente, al momento de totalizar las requisiciones
se le restan al monto, el total de los Informes de Materiales Devueltos
correspondientes y se realiza el asiento descrito anteriormente. Si se efectuó el
registro correspondiente a la entrega de materiales  a producción y en fecha
posterior se realiza la devolución al almacén, se reversa el asiento anterior en el
libro diario por el monto correspondiente a la devolución de materiales. Igualmente,
se deben afectar las tarjetas de control de inventarios en la columna
de Entradas, o colocando en rojo o dentro de un círculo o paréntesis en la columna
de Salidas, la cantidad y el costo de las materiales  devueltos al almacén. Luego,
estos datos se añaden a la cantidad y al costo del saldo anterior contenido en la
columna de Existencias.   

                  

INFORME  DE MATERIAL DEVUELTO

                                                                                                    No. 114

Fecha de devolución:  01/09/20XX                           

Departamento que devuelve:  Laminado    No. de orden de

trabajo:  32        

                                      
Código Cantidad Descripción Costo Costo Total
Unitario
   
         

1005 5 Láminas de aluminio  

     
      Total  
 

Aprobado por:   R. Chavéz                     Despachado por: J. Jiménez

Recibido por:  G. Cevallos          

 
Figura 1.7. - Informe de Material Devuelto

                                                                                                 

No existe  un  criterio  único  para  registrar las  devoluciones de materiales de

producción al almacén. No obstante, el área de costo recomienda utilizar el
siguiente criterio: si se devuelven materiales  al almacén, éstos deben registrarse
en las tarjetas del mayor auxiliar de materiales  al  mismo costo utilizado en la
entrega para valuar la devolución. En la tarjera mayor auxiliar de materiales  para
calcular las nuevas existencias se adicionan las unidades devueltas al saldo
anterior y se promedian los costos, esto si el método de valoración de inventarios
es promedio. En caso de utilizar el método PEPS los materiales devueltos se
colocan de primero en la columna de Existencias; si  el método es UEPS, los
materiales  se   colocan en último lugar en la columna de Existencias.

Devoluciones externas o al proveedor:

De igual manera, se  realizan devoluciones de materiales al proveedor, por

distintas razones, entre las que se pueden mencionar: material no solicitado,
material con defectos, entre otras. En este caso se emite o elabora el formulario de
Devoluciones en compras.

La  Orden de Devolución de Compras es un formulario que  indica los materiales 

que deben ser devueltos al proveedor. Este formato debe llevar impreso el número
y fecha de la devolución, el nombre del proveedor, número de la orden de compra
o de la factura a la cual pertenece el material devuelto, código del material,
cantidad devuelta, descripción de los artículos, las observaciones correspondiente
y la firma autorizada.

La figura 1.8.,   presenta el formato de Orden de Devolución de Compras, el cual

debe emitirse por triplicado; el original se envía al departamento de compras para
que gestione la devolución al proveedor, el duplicado se remite al departamento de
contabilidad para su debido registro y  el triplicado permanece en el departamento
de almacén para su anotación en la Tarjeta  de Control de Materiales.

La contabilización de las Devoluciones al Proveedor, en el caso de que se realice

una devolución de materiales  al proveedor,  posterior a la fecha de recepción, se
reversa el asiento de compra, pero  por la cantidad que corresponda a la
devolución.

En caso de las devoluciones de materiales al proveedor  deben cargarse los

materiales  devueltos al precio que se compraron, mientras que el costo de los
materiales a devolver, en cuanto a su salida  del almacén,  va a depender del
método de valoración que se utilice en la empresa.

ISIS  C.A.

ORDEN DE DEVOLUCIÓN DE COMPRAS

                                                                                               No. 055

Proveedor:  Maxiel C.A.                              Fecha de

devolución:  25/08/20XX

Orden de Compra No.  089

                   
Código Cantidad Descripción
     

1025 10 Láminas de anime

                                  Observaciones:   __________________________

                                                          __________________________

Autorizado por: O. Torrealba

 
Figura 1.8. - Orden de Devolución de Compras

En caso del método promedio los materiales se retiraran al último costo promedio
calculado en el almacén, generándose una diferencia entre el costo cargado y
abonado, dicha diferencia será absorbida por la cuenta de costos indirectos real.
En el caso del método PEPS o UEPS, se revisa, si existe algún lote que coincida
con el costo del proveedor, se le da salida a este lote, en este caso tanto el cargo y
el abono se hacen por el mismo monto; también  puede suceder que en la tarjeta
del mayor auxiliar de materiales,  la columna de Existencias no contiene materiales
al costo que se compró, debido a que se realizaron compras posteriores a costos
diferentes; en estos casos, el asiento en la tarjeta del mayor auxiliar de materiales 
por la devolución debe realizarse  aplicando el método PEPS o UEPS, 
presentándose la misma situación  del método promedio. En el libro diario se
registra el asiento por la devolución tomando en consideración los planteamientos
anteriores.

1.2. CONTROL Y CONTABILIZACIÓN DE LA MANO DE OBRA

CONTROL Y CONTABILIZACIÓN DE  MANO DE OBRA

La función administrativa de control permite evaluar y corregir el desempeño de las

actividades, para asegurar que los objetivos y planes de la organización se lleven a
cabo, por lo tanto se requiere de un sistema de control eficaz, porque sin éste las
actividades de la empresa quedarían al azar, en este sentido el control implica  la
medición  de los acontecimientos  de acuerdo  a las normas establecidas por la
organización y la corrección de las desviaciones  para asegurar el logro de los
objetivos de acuerdo a lo planeado.

Los sueldos, salarios y demás beneficios que reciben los empleados a cambio del
trabajo que éstos invierten en el proceso de producción constituyen una parte
sustancial del costo de un negocio.  El  objetivo de los trabajadores es obtener el
sueldo más alto posible y el empresario intenta mantener el costo de producción al
mínimo posible, por lo tanto la dirección debe adoptar un plan claro de
compensaciones que pueda servir a los intereses de los empleados como al de los
propietarios, mediante un aumento en la eficiencia de la mano de obra que genere
mejoras en la productividad.

Es imprescindible la utilización de métodos exactos y comprensibles para calcular

la nómina de la empresa, debido a que la política salarial y de beneficios de la
empresa es generar un gran impacto sobre la moral de los empleados.  Si los
empleados creen que no se les paga honestamente o existen errores se puede
producir un deterioro en las relaciones trabajador-empresario, por esta razón el
administrador-contador debe asegurarse de que el pago de salarios y los planes
de beneficio se hayan explicado a la persona.

OBJETIVOS DE APRENDIZAJE:

Al finalizar la presente unidad, el estudiante debe ser capaz de:

OBJETIVO TERMINAL
Explicar correctamente el proceso de control administrativo y contable de la mano
de obra como elementos del costo de producción.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

-         Explicar la importancia del control de la mano de obra como elemento del
costo.

-         Diferenciar los conceptos que integran el costo de mano de obra como
elemento del costo de producción.
-         Identificar los diferentes departamentos y actividades involucradas en el
control de la mano de obra.

-         Determinar la importancia de la función de cronometraje para medir el

tiempo dedicado a la labor productiva y su distribución tanto en  mano de obra
directa como indirecta.

-         Reconocer los diferentes formatos que se utilizan en las diversas actividades
relacionadas con la mano de obra.

-         Realizar el registro contable de las principales actividades relacionadas con

la mano de obra

 1.- SIGNIFICADO E IMPORTANCIA DEL CONTROL DE LA MANO DE OBRA

La mano de obra, al igual que los materiales, requiere de un adecuado control

interno que permita la recolección, cálculo, clasificación, distribución y registro de
sus costos de una manera efectiva y oportuna.

En el presente punto se aborda lo referente a las funciones inherentes al control

administrativo y contable de la mano de obra, se especifican con detalle los
asientos contables del flujo de la mano de obra y se explican los diferentes
tratamientos contables que se le pueden dar a los costos asociados a la mano de
obra para garantizar su asignación razonable y conveniente a los diferentes
trabajos, departamentos o productos.

La mano de obra, a pesar de los avances tecnológicos que tienden a sustituirla,

continua representando un recurso valioso e imprescindible para el desarrollo de
las actividades empresariales.

Los sueldos y salarios que reciben los empleados a cambio del trabajo que éstos
invierten en el proceso de producción constituyen una parte  sustancial del costo
de un negocio. El objetivo de los trabajadores es obtener  el sueldo más alto
posible y el empresario intenta mantener el costo  de producción al mínimo posible,
por lo tanto la dirección debe adoptar un plan claro  de compensaciones  que
pueda servir a los intereses de los empleados como al de los propietarios,
mediante un aumento en la eficacia de la mano de obra que genere mejoras en la
productividad.

De acuerdo a la función principal de las empresas, la mano de obra se clasifica en

tres categorías generales: administración (ejecutivos y empleados de oficina),
ventas (vendedores) y  producción (trabajadores de fábrica). Los costos de la
mano de obra de administración y ventas se tratan como gastos del periodo y los
costos de la mano de obra de producción o fabricación se asignan a los productos
elaborados.

La mano de obra de producción representa el esfuerzo humano (físico o mental)

que se emplea en el proceso de transformación de los materiales  en producto
terminado. La compensación o remuneración que se paga a los trabajadores que
laboran en las actividades relacionadas con la producción constituye el costo de la
mano de obra de fabricación. La mano de obra, de acuerdo a la forma de
asociarla  con los productos, se clasifica en mano de obra directa y mano de obra
indirecta.

La mano de obra directa (MOD) está constituida por los trabajadores que
directamente intervienen en el proceso de transformación y que su costo se puede
identificar, asociar o cuantificar con relativa facilidad a un producto, actividad o
departamento. La mano de obra directa constituye el segundo elemento del costo
de producción. Ejemplos de mano de obra directa son los operadores de las
máquinas de tornos, prensas, cortes, entre otros.

La mano de obra indirecta (MOI) se encuentra conformada por aquellos

trabajadores que realizan labores de servicios o auxiliares de la producción y que
su costo no se puede identificar, asociar o cuantificar a un producto, actividad o
departamento. No intervienen directamente en los procesos de transformación de
los materiales  en productos terminados. Ejemplos de mano de obra indirecta son
los supervisores de fábrica, personal del almacén, entre otros. La mano de obra
indirecta se incluye dentro de los costos indirectos de fabricación.

La mano de obra, al igual que los materiales y los costos indirectos de fabricación,
requiere de un adecuado control interno que involucre:

-         Procedimientos adecuados y satisfactorios para la selección, capacitación,

clasificación y asignación del costo de la mano de obra a una actividad,
departamento o producto.

-         Programas adecuados y satisfactorios de remuneraciones, condiciones de

trabajo higiénicas y seguras y beneficios sociales.

-         Métodos que aseguren y garanticen eficiencia en el trabajo.

El  control  administrativo y contable de  la  mano de obra comprende las
siguientes funciones:

-         Administración de personal y relaciones laborales

-         Control de tiempo o cronometraje

-         Cálculo de la nómina

-         Asignación de los costos de la nómina al producto 

2.- COMPONENTES DEL COSTO DE LA MANO DE OBRA

Los componentes del costo de  mano de obra están representados por todas
aquellas erogaciones  que debe realizar el área de producción  a su personal para
llevar a cabo el proceso productivo, cumpliendo con lo establecido en las leyes
vigentes que regulan la materia laboral, es decir se incluyen como costos todas las
asignaciones pagadas a los trabajadores más los beneficios que le corresponden
al trabajador de acuerdo a las leyes, contrato colectivo o políticas internas de la
empresa. También  forman parte del costo de la mano de obra las obligaciones
que impone la ley con diversos  organismos o instituciones.

Según Cuesta (1987: 60)…El análisis de todos lo componentes del costo de la

mano de obra permite elaborar  una estructura desglosada de la compensación
total que recibe el trabajador por la ejecución de su trabajo quedando discriminada
según se observa en la figura 3.1.

El  costo salarial  comprende la compensación recibida por el trabajador según

contrato, incluyendo todo tipo de incentivo y horas extraordinarias. Los costos
complementarios están conformados por aquellos pagos incluidos en nómina  por
tiempo no trabajado, ejemplo  primas por hijos, días de descanso, etc.

Las compensaciones voluntarias son aportes que a título general y de carácter

social    establecen las empresas como vacaciones, asistencia médica, vestuario,
comedor, etc.

 A continuación se detallan los principales componentes del costo de  mano de

obra.  

2.1.- SUELDOS Y SALARIOS

El principal costo de la mano de obra son los sueldos y salarios que la empresa
paga a sus trabajadores por los servicios prestados. El término salario se utiliza
para designar el pago de trabajos   realizados  por hora, días o piezas producidas y
como tal se considera un costo variable. El vocablo  sueldo describe un pago fijo
periódico, como la paga semanal, quincenal o mensual, por servicios gerenciales o
de oficina.

2.2- BENEFICIOS SOCIALES O APARTADOS

Los costos de mano de obra incluyen además de los sueldos y salarios, los
beneficios básicos que establece la ley, y representan una cantidad significativa de
dinero, entre los cuales se mencionan: vacaciones, utilidades y prestación de
antigüedad. Estos beneficios pueden variar de acuerdo al tamaño de la empresa,
pero nunca pueden desmejorar las condiciones contempladas en  la ley del
trabajo. A estos beneficios también se les llaman apartados por constituir pagos
que hace la empresa en forma periódica, por ejemplo las vacaciones  es un pago
por un período de inactividad productiva, por lo tanto se hace necesario repartir el
costo entre todos los periodos productivos  creando una provisión o apartado por
tales conceptos.

La  Ley Orgánica del Trabajo vigente establece que cuando el trabajador cumpla
un (01) año de trabajo ininterrumpido, disfrutará de un periodo de vacaciones
remuneradas de quince (15) días hábiles más un (01) día adicional remunerado
por cada año de servicio hasta un máximo de quince (15) días hábiles. Igualmente,
la misma Ley establece que las empresas deben distribuir entre sus trabajadores
por lo menos el quine (15) por ciento de sus utilidades obtenidas durante el periodo
económico; esta obligación tiene como límite mínimo el equivalente al salario de
quince (15) días y como límite máximo el equivalente al salario de cuatro (04)
meses.
De acuerdo a la  Ley  Orgánica del  Trabajo,  después del tercer mes
ininterrumpido de servicio, el trabajador tiene derecho a una prestación de
antigüedad equivalente a cinco (05) días de salarios, por cada mes.
Adicionalmente, por el mismo concepto de prestaciones de antigüedad, después
del primer año de servicio o fracción superior a seis (06) meses, el patrono debe
pagar al trabajador dos (02) días de salarios por cada año, acumulativos hasta un
máximo de treinta (30) días de salarios. Las  prestaciones de antigüedad
devengarán intereses, según los términos establecidos en la misma Ley.

2.3.- OBLIGACIONES O APORTES

Los aportes patronales representan la porción que el patrono está obligado a

aportar por los distintos conceptos establecidos en las disposiciones legales,
reglamentarias o contractuales tales como Seguro Social Obligatorio, Seguro de
Paro Forzoso, Política Habitacional, INCE, Caja de Ahorro,  entre otras.

Los aportes legales y reglamentarios que las empresas deben efectuar en base a
los montos registrados en la nómina son los siguientes:

-         Seguro Social Obligatorio. La seguridad social integral tiene como fin

proteger a los habitantes de la República, ante las contingencias de enfermedades
y accidentes, en los términos y condiciones que fije la Ley. Las empresas están
obligadas a realizar un aporte al Instituto Venezolano de los Seguros Sociales, de
acuerdo al riesgo en que se encuentren clasificadas.

-         Seguro de Paro Forzoso. El seguro de paro forzoso tiene el objetivo de

ofrecer protección temporal a los trabajadores cuando terminen su relación laboral
por causas diferentes al retiro voluntario.

-         Política Habitacional. La política habitacional persigue el objetivo de

satisfacer las necesidades de vivienda existentes en el país.

-         INCE. El Instituto de Cooperación Educativa, dispondrá para sufragar los

gastos de sus actividades de una contribución de los patronos. Además los
trabajadores aportarán el medio por ciento (0,50%) de sus utilidades anuales.  

Se recomienda recordar y aplicar los conocimientos adquiridos en  la asignatura

derecho laboral y/o leer las respectivas leyes y sus reglamentos, para conocer a
detalle los diferentes aspectos que allí se establecen y que tienen inherencia con la
contabilidad.

En la figura 3.1., se presentan las tarifas en base a las cuales se deben calcular las
cotizaciones legales tanto de los patronos como de los trabajadores

Concepto Aportes Patronales Aportes de los Trabajdores

   
     
Seguro Social Obligatorio:    
    Riesgo mínimo 9% 4%
    Riesgo medio 10% 4%
    Riesgo máximo 11% 4%
Seguro de Paro Forzoso 2% 0.50%
Política Habitacional 2% 1%
INCE 2% 0.50%
Figura 3.2. - Aportes legales

2.4.- OTROS COMPONENTES.

Existen otros elementos o componentes del costo de mano de otra, entre los
cuales  se pueden mencionar:

La prima o bonificación de sobretiempo:   Representa la compensación obtenida

por el trabajo que se realiza fuera de la jornada  establecida por la ley; este tiempo
extra puede ser diurno o nocturno. El costo del tiempo extra se obtiene  al
multiplicar las horas extras trabajadas por la tarifa establecida de sobretiempo.

De acuerdo a lo establecido en la Ley Orgánica del Trabajo vigente, la tarifa

establecida por horas extras diurnas es equivalente a la tarifa que se paga
regularmente más la mitad de la misma, es decir, las horas extras diurnas  se
pagan con un recargo del cincuenta por ciento (50%).

Las empresas pagan las horas trabajadas nocturnas y dominicales a una tarifa
más alta por hora que la regular. Tal como lo establece la Ley Orgánica del
Trabajo, las horas extras nocturnas deben pagarse con un recargo del treinta por
ciento (30%), por lo menos, sobre el costo de la hora extra diurna es decir,  50%+
30% de la hora ordinaria y los días feriados  laborados deben pagarse con un
recargo del cincuenta por ciento (50%), por lo menos.

Las compensaciones o planes de incentivo: La dirección  de la empresa está

interesada en la maximización de la productividad de la mano de obra, uno de los
instrumentos  útiles para alcanzar esta meta   son los planes de compensación por
incentivos, que proporcionan una compensación adicional al salario devengado a
los empleados  que genere un rendimiento superior al fijado como objetivo. Estos
planes de incentivo se aplican generalmente a la mano de obra directa.

La evaluación de un plan de incentivo debe dirigirse al efecto que éste tenga para
reducir el costo unitario de los productos acabados, a la vez que proporcione a los
trabajadores la oportunidad de ganar salarios adicionales. Algunos planes de
incentivo incluyen un sueldo mínimo garantizado más un tanto por ciento por cada
unidad de producción terminada o fabricada.

3.- CONTROL ADMINISTRATIVO – CONTABLE DE LA MANO DE OBRA

Por lo general, en las grandes y medianas empresas existe un departamento de

personal que se encarga de elaborar y administrar las políticas y procedimientos
que se relacionan con la selección, contratación, capacitación, clasificación,
condiciones de empleo y motivación de los trabajadores. En las pequeñas
empresas estas actividades las realizan directamente los jefes de departamentos.
El control y manejo de los sueldos y salarios incumbe específicamente a los
departamentos de personal y de contabilidad, auxiliados por los departamentos
productivos. El departamento de personal se encarga del control y manejo de los
trabajadores en aspectos tales como, ingreso, egresos, cambios de ocupación,
coordinación de los periodos de vacaciones, registros de asistencias y falta,
fijación de los salarios, elaboración de tarjetas de asistencia.

El departamento de personal llevará un registro individual de cada trabajador en

donde se archivará toda clase de documentación que se haya cruzado con el
trabajador. Este registro individual incluirá una tarjeta de control, que contendrá
todos los datos personales (nombre, C.I., domicilio, fecha de ingreso, periodo de
vacaciones), percepciones a las que tiene derecho el trabajador (sueldos,
bonificación, aumentos otorgados),  deducciones que se le deben aplicar de
acuerdo a las  leyes vigente (IVSS, paro forzoso, etc.).

3.1  LA FUNCIÓN DE CRONOMETRAJE

 Para mantener la moral del empleado es necesario la realización correcta y

puntual de los pagos, por lo tanto se hace necesario un archivo de tiempo bien
documentado, para ello las  empresas manufactureras o industriales generalmente
tienen una sección en el departamento de personal responsable del control de
tiempo, cuya función es recolectar las horas trabajadas por el empleado, con el
objeto de calcular los sueldos y salarios devengados por los trabajadores a
quienes se les paga a base de horas y determinar cuánto se debe cargar a las
diferentes órdenes de trabajo, departamentos o productos. Además los
trabajadores  también reciben bonificación por concepto de trabajos nocturnos,
horas extras, trabajo de días festivos , para lo cual el sistema de cronometraje
debe ofrecer la información relacionada con las horas trabajadas durante el  día, 
horas totales en la semana, informando los días de vacaciones, de ausencia   y
registrarlo para  realizar un cálculo correcto del pago y su distribución.

El ciclo de contable de los costos de mano de obra comprende cinco

procedimientos:

-         Determinar los ingresos devengados por el trabajador

-         Realizar las deducciones correspondientes

-         Calcular el monto a cancelar a cada trabajador.

-         Calcular los aportes y apartados correspondientes al periodo.

-         Distribuir el costo de la mano de obra según su clasificación en

administrativa, de ventas y de producción.

 Los costos de mano de obra correspondiente a las áreas de administración y

ventas se cargan a la cuenta de gastos de administración y gastos de ventas
respectivamente.

La mano de obra de producción se distribuye entre los diferentes trabajos,

departamentos o productos de acuerdo a su clasificación en directa e indirecta. La
mano de obra directa se carga a la producción como un costo directo en la
cuenta Inventario de Productos en proceso  mano de obra, porque se ha
identificado plenamente con los productos que la empresa fabrica. La mano de
obra indirecta se carga a la producción como un costo indirecto en la
cuenta Costos indirectos de fabricación  reales.

3.2. CÁLCULO Y ELABORACIÓN DE LA NÓMINA DE PRODUCCIÓN

 Dentro del departamento de personal existe un área de nómina, cuya función es  
la  elaboración de la nómina, para cumplir dicha función utiliza un  documento
denominado tarjeta de reloj o tarjeta de asistencia  que le permite conocer la
asistencia del trabajador diariamente a la empresa. Se utiliza una tarjeta por
semana para cada trabajador, en la que se anota el día y las horas de entrada y
salida, bien sea a través de relojes marcadores, o tarjetas magnéticas. La
información contenida en estas tarjetas servirá de base para el cálculo de la
nómina total semanal y determinar la cantidad bruta por pagar y la cantidad neta
por pagar a los trabajadores  después de las deducciones requeridas por las leyes
y la correspondientes a los acuerdos con los empleados    como cuotas sindicales,
adelantos de sueldos, planes de seguro, entre otros. El registro de nómina debe
contener: el nombre del trabajador, número o código de nómina, clase de trabajo,
salario o sueldo básico, deducciones, fecha y duración del contrato y cualquier otra
información.

Las tarjetas de tiempo o tarjetas de reloj  es un formato que proporciona  un

registro de la asistencia del personal que labora en la empresa. Se utilizan
individualmente para cada trabajador y generalmente se requiere que éstos
perforen la tarjeta al iniciar y al terminar su trabajo. En las tarjetas de tiempo se
registran las horas de entradas y las horas de salidas de cada día, indicando el
número de horas regulares y de sobretiempo trabajadas en el transcurso de una
semana. El tiempo registrado en las tarjetas reloj se utiliza como base para
determinar el número de horas trabajadas por día y por semana.

 Estas tarjetas por lo general contienen el nombre del trabajador, su número

asignado, el período completo de trabajo, número de horas trabajadas cada día y
el total de la semana, horas extras o sobretiempo. También pueden incluir la tarifa
de la jornada, las deducciones correspondientes y el total neto devengado. Las
tarjetas de tiempo permiten mantener un registro de las horas totales trabajadas
cada día por los empleados, lo cual proporciona la información confiable para
calcular y registrar los costos totales de la nómina. (Figura 3.3).

Las tarjetas de tiempo, con la presencia de los avances tecnológicos pierden

vigencia y en la actualidad se utilizan sistemas computarizados que cumplen las
mismas funciones. Sin embargo, los altos costos de adquisición y mantenimiento
de estos sistemas limitan a las empresas de menores recursos a ubicarse a la
vanguardia de los cambios tecnológicos y se ven en la obligación de continuar
utilizando las tarjetas de tiempo.

TARJETA DE TIEMPO
  

Nombre del empleado:    Danid  Cordero

Número del empleado:   015

Semana del: 02/03/200X al 08/03/200X

    02            03             04               05               06               07               

08
Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes Sábado Domingo
8 a.m. 8 a.m. 8 a.m. 8 a.m. 8 a.m. 8 a.m.  

12 m. 12 m. 12 m. 12.m. 12.m. 2 p.m.

1p.m. 1p.m. 1 p.m. 1 p.m. 1 p.m.

5 p.m. 5 p.m. 5 p.m. 5 p.m. 5 p.m.

8 8 8 8 8 6  
 

Regular:         40

Sobretiempo:   6

Total:             46

 
Figura 3.3. - Tarjeta de tiempo

Para registrar los costos de mano de obra en la contabilidad, se utiliza la

cuenta  Nómina o Nómina por distribuir, la cual posteriormente se cierra cuando su
monto es distribuido. Esta cuenta representa el costo total de la mano de obra
directa e indirecta empleada en la fábrica. En algunas empresas se llevan nóminas
conjuntas de los trabajadores de la fábrica y de los empleados de los
departamentos de administración y de ventas, en este caso la cuenta Nómina por
distribuir representa el importe total calculado por sueldos y salarios y las
deducciones como por ejemplo, las retenciones de Ley, préstamos, entre otros
conceptos,  de todos los trabajadores de la empresa tanto administrativos, de
ventas y de producción.

 3.3.- EFECTUAR EL PAGO DE LOS SUELDOS Y SALARIOS.

Como procedimiento de control interno se plantea que contabilidad por ser la
unidad responsable de la custodia y resguardo de los bienes de la empresa, no
puede manejar recursos financieros, por lo tanto, después de haber constatado
que la nómina está elaborada adecuadamente procede a autorizar a tesorería para
que emita la orden de pago al banco y de esta forma se efectúe la cancelación de
los sueldos y salarios.  Con la orden de pago y la nómina presentada por el
departamento de personal como soportes, la unidad de contabilidad procede a
efectuar el registro correspondiente.  

 La nómina se descompone en tres secciones: los ingresos devengados por los
trabajadores,  las deducciones de nómina y los sueldos y salarios netos por pagar.

 Los ingresos devengados incluyen el salario o sueldo básico acordado por el

trabajador y el patrono, las remuneraciones adicionales por concepto de horas
extras o sobretiempo, bonos nocturnos, primas o bonificaciones como estímulo al
rendimiento, y cualquier otra remuneración adicional por viáticos, cargas familiares,
entre otras.

Las deducciones constituyen aquellas retenciones que el patrono o empleador

tiene derecho, por Ley o contrato laboral, a realizar a sus trabajadores. Las
retenciones estipuladas en la Ley son: Impuesto sobre la Renta, Seguro Social
Obligatorio, Seguro de Paro Forzoso, Política Habitacional. Los tipos más comunes
de retenciones administrativas o las que se establecen en la contratación colectiva
son: caja de ahorro, cuota sindical, primas de seguro, préstamos a trabajadores,
entre otras. Cabe señalar, que desde el momento en que la empresa realiza la
retención adquiere un pasivo con el organismo al cual debe enterar el monto
retenido.

Los sueldos y salarios netos por pagar representan la diferencia entre los ingresos
devengados y las deducciones.

3.4.- ESTABLECER LOS PASIVOS LABORALES

El procedimiento administrativo incorporado en una empresa dada debe permitirle

al área de contabilidad asegurarse que los pasivos laborales que se han causado
corresponden a servicios percibidos por las actividades cumplidas por los
empleados.

  3.5. DISTRIBUCIÓN DE LA NÓMINA:

Como sabemos son muchos los conceptos que conforman el costo de la mano de
obra  y son también diversas las actividades que un trabajador  puede desempeñar
en la empresa, por ello debe realizarse una  coordinación  entre los diversos 
conceptos  y  actividades,  por medio  de  un departamento que,  como el de
contabilidad, puede segregar la naturaleza de las actividades y comprobar     los
tiempos de ejecución de los trabajos, con el objeto de repartir los costos directos e
indirectos  con relación al producto.    

Para cumplir con la distribución de la nómina se plantea que todos los beneficios
laborales que corresponden a la mano de obra indirecta son costos indirectos de
fabricación y todos los beneficios laborales que corresponden a la mano de obra
directa deben distribuirse entre cada uno de los productos que la fábrica está
procesando.  Para lograr este objetivo el área de producción utilizará las tarjetas
de trabajo o boletas de trabajo que son  preparadas diariamente por los
supervisores (o los propios trabajadores directos), y en ellas se registra el trabajo o
el tiempo que se dedica a cada orden específica,  producto o proceso productivo.
Las boletas de trabajo indican el número de horas trabajadas, una descripción del
trabajo realizado, la persona que lo realizó y el costo salarial correspondiente, el
cual es colocado por el departamento de contabilidad.  También pueden indicar el
número de piezas producidas. Las horas para las diferentes órdenes de trabajo
mostrada en la boleta de trabajo debe ser igual a las horas trabajadas para el
periodo registrado en la tarjeta de tiempo.

El departamento de contabilidad, con base en la información contenida en las

boletas de trabajo, asigna o distribuye los costos totales de la nómina a las
diferentes órdenes de trabajo, departamentos o productos. En algunas empresas
el departamento de nómina elabora la distribución y se la envía al departamento de
costos, donde se realizan los asientos correspondientes en el libro diario y se
registran en los auxiliares del mayor. Este departamento también es responsable
de elaborar los informes de costos para la administración de la producción que
permitan controlar el costo de la mano de obra.    

Una vez preparada la nómina, debe ser analizada y distribuida periódicamente

entre las diferentes cuentas dependiendo si se trata de gastos de ventas, gastos
de administración, mano de obra directa o mano de obra indirecta.

BOLETA DE TRABAJO

  Orden No.:      45                               

Departamento:    Corte                            

  Fecha:   02/03/200X                            Empleado: David Cordero

 
Inicio Término  Total Tarifa Total
8 a.m. 6 p.m. 8 horas Bs. 2.000 Bs. 16.000
 

Aprobado por:    L. Martinez

 
Figura 3.8. - Boleta de Trabajo

1.3. CONTROL Y CONTABILIZACIÓN DE LOS COSTOS INDIRECTOS DE

FABRICACIÓN

CONTROL Y CONTABILIZACIÓN DE LOS COSTOS INDIRECTOS DE

FABRICACIÓN
La función administrativa de control permite evaluar y corregir el desempeño de las
actividades, para asegurar que los objetivos y planes de la organización se lleven a
cabo, por lo tanto un buen administrador requiere de un sistema de control eficaz,
porque sin éste las actividades de la empresa quedarían al azar, en este sentido el
control implica  la medición  de los acontecimientos  de acuerdo  a las normas
establecidas por la organización y la corrección de las desviaciones  para asegurar
el logro de los objetivos de acuerdo a lo planeado.

Como se estudió en la unidad número uno, en todo proceso productivo o

prestación de servicio,  se conjugan tres elementos para  obtener los productos a
ser vendidos o para prestar el servicio,  estos elementos son materiales directos,
mano de obra directa  y costos indirectos. Como elementos indispensables en la
elaboración del producto o prestación del servicio se hace necesario que los
participantes adquieran los conocimientos  teórico-prácticos acerca del control de
cada uno de ellos, debido a que es imprescindible el dominio de la terminología
usual en el área de  costos para que puedan analizar, entender y aplicar según
proceda, cada uno  de los mecanismos de control, y permitan  poner en
funcionamiento los sistemas de acumulación de costos  con miras a lograr un
proceso productivo eficiente.

La presente unidad  plantea el procedimiento de control contable administrativo de

los costos indirectos de fabricación, en una primera parte con tasa única y luego
revisando lo que corresponde a tasa departamental o múltiple.

OBJETIVOS DE APRENDIZAJE:

Al finalizar la presente unidad, el estudiante debe ser capaz de:

OBJETIVO TERMINAL
Explicar correctamente el proceso de control administrativo y contable de los
costos indirectos de fabricación, como elemento del costo de producción.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

-         Explicar la naturaleza e importancia de los costos indirectos  como elemento

del costo de producción.

-         Clasificar los costos indirectos  con base a sus componentes.

-         Explicar las causas por las  cuales  los costos indirectos resultan  de difícil
asignación a la producción.

-         Indicar la necesidad de calcular una tasa o factor para distribuir los costos
indirectos.

-         Establecer la base idónea para distribuir los costos indirectos considerando
las características del proceso productivo.

-         Diferenciar entre tasa real y tasa predeterminada.

-         Definir el costeo normal, señalar sus objetivos e importancia.

-         Establecer los tipos de tasas predeterminadas que se pueden calcular, tasa
única, tasa departamental, tasa variable, tasa fija.

-         Diferenciar los procedimientos del costeo normal antes, durante y al cierre
del ejercicio económico con tasa única (variable y fija)

-         Determinar en qué consiste la departamentalización de los costos indirectos

de fabricación, explicar los objetivos que persigue y la importancia de asignar
costos por departamentos.

-         Diferenciar los procedimientos del costeo normal antes, durante y al cierre
del ejercicio económico con tasa departamental (variable y fija)

 1.- NATURALEZA, SIGNIFICADO E IMPORTANCIA DEL CONTROL DE LOS

COSTOS INDIRECTOS

Para lograr la transformación del material directo en producto terminado, además

de la mano de obra directa, se debe incurrir en otras erogaciones, como por
ejemplo:  pagar salarios a las personas que supervisan el trabajo de los obreros
directos, pagar el alquiler de la fábrica, o impuesto a la propiedad inmobiliaria,
(según sea el caso), usar lubricantes y combustible para las máquinas, las cuales
además se deprecian, se reparan en caso de desperfectos, deben tener un
mantenimiento, pagar el consumo de energía, contratar personal para la limpieza,
para el control y contabilización de los costos de materiales y mano de obra,
contratar pólizas de seguro, vigilancia externa, entre otros.

Todas estas erogaciones que no se relacionan directamente o no forman parte del

producto, pero que son indispensables para lograr el proceso de manufactura y
para mantener la fábrica en condiciones de operar, se conocen como los costos
indirectos de fabricación y constituyen el tercer elemento del costo de un
producto.

“Costos  Indirectos  de  fabricación  son  todos  los  conceptos  que 

incluye  el  pool  de costos y que se usan para acumular los materiales
indirectos, la mano de obra indirecta y todos los otros costos indirectos de
manufactura. Tales conceptos se incluyen en los costos indirectos de 
fabricación  porque  no  se  les  puede  identificar  directamente  con  los 
productos específicos...” ( POLIMENI, 1990:124 ).

Consideraciones sobre los costos indirectos

-         El tercer elemento del costo es conocido con distinta denominación: costos
indirectos - carga fabril - gastos indirectos de fabricación y costos indirectos de
fabricación.  A los efectos del presente trabajo se utilizará el término Costos
indirectos.

-         Los costos indirectos constituye aquellos costos no directos del producto,
que no se pueden identificar en él, es decir, todos los costos distintos al material
directo y a la mano de obra directa.
-         La gran mayoría de partidas que conforman los costos indirectos,
representan conceptos y erogaciones realizadas con la finalidad de mantener la
fábrica en marcha.

2.- CLASIFICACIÓN DE LOS COSTOS INDIRECTOS

Tomando en consideración que los costos indirectos se encuentran integrados por

una diversidad de partidas, de distinta naturaleza, es necesario retomar la
clasificación de los mismos en materiales indirectos, mano de obra indirecta y otros
costos indirectos de fabricación

2.1.-  MATERIALES INDIRECTOS:   son aquellos materiales que no se pueden

identificar o no forman parte del producto, o que si bien forman parte del producto
resulta difícil y laborioso tratar de cuantificar su costo, como por ejemplo: hilo,
tuercas, pegamentos, tornillos, remaches, entre otros. Muchas veces se utiliza
indistintamente el término materiales indirectos, para hacer referencia a los
suministros de fábrica, como lubricantes para las máquinas, papel de lija, agujas,
herramientas de corta vida, combustible, etc.

2.2.- MANO DE OBRA INDIRECTA: comprende todas las remuneraciones a

empleados y obreros que ejecutan labores distintas a las de la transformación del
material directo, como por ejemplo: sueldos pagados a trabajadores dedicados a
labores de supervisión, inspección, mantenimiento, control de costos, control de
materiales, vigilancia, etc.  Además incluye, el pago que se les hace a los obreros
directos por concepto de trabajo indirecto, permisos remunerados, bonificaciones
por horas extras, tiempo ocioso o improductivo, que según Horngren(1991) es el
que físicamente representa el tiempo improductivo causado por daños en las
máquinas, escasez de materiales y programación descuidada, entre otros.

Se considera conveniente y oportuno señalar, que en Venezuela los  aportes

patronales establecidos en las diversas disposiciones legales, reglamentarias y
gubernamentales, tales como, Seguro Social, Seguro de Paro Forzoso, Política
Habitacional, Ince, Caja de Ahorro, constituyen en muchos casos, por razones de
practicidad y conveniencia, aunque formen parte de la nómina de los trabajadores
directos de la fábrica, partidas de costos indirectos. Señala Horngren(1991) que
estos costos sociales conceptualmente deberían clasificarse como mano de obra
directa (lo que corresponda a trabajadores directos de la fábrica), porque son una
parte fundamental de la adquisición de ese servicio.

2.3.-  OTROS COSTOS INDIRECTOS:  en este renglón se agrupan los costos

relacionados directamente con la fábrica, como por ejemplo: depreciación de
activos fijos, seguros, impuestos a la propiedad inmobiliaria, alquileres, tomas de
inventario, energía, alumbrado, aire acondicionado, agua, gastos de los
departamentos de compra - almacén - contabilidad de costos - médico - comedor -
vigilancia, pérdidas por materiales defectuosos, dañados, reparaciones ordinarias,
entre otros distintos al material indirecto y a la mano de obra indirecta.

3.- PROBLEMAS DE ASIGNACIÓN DE LOS COSTOS INDIRECTOS

Los costos indirectos están relacionados con la fábrica en general, más que con un
producto en particular,  pero el principio contable de “valor de realización” indica
que se debe hacer llegar al producto todo desembolso de dinero o que pueda
expresarse en términos monetarios relacionados directa o indirectamente con la
elaboración del mismo, igualmente lo considera el método de costeo de absorción
o total  para valorar los inventarios.

Como se ha mencionado anteriormente, los costos indirectos constituyen un costo

que no se identifica con ningún producto en particular, por lo que, resulta difícil y
laborioso determinar la alícuota, parte de este elemento que corresponde a cada
unidad de producto terminado. Para lograr que todos los productos  reciban una
cuota parte de los costos indirectos se deben repartir, distribuir  o prorratear a la
producción a través del cálculo de una tasa o factor.

La tasa o factor para distribuir los costos indirectos a la producción se calcula a

través de una división, en el numerador se colocan los costos indirectos de
fabricación y en el denominador el volumen de producción, así: 

4.- BASES PARA EXPRESAR EL VOLUMEN DE PRODUCCIÓN

El  volumen de producción debe expresarse en una unidad o medida que tenga
relación directa con los  costos indirectos, debe ser empleado un método sencillo,
económico y fácil de aplicar;  además debe ser un factor común que pueda
aplicarse uniformemente  a todos los productos. Señala Rayburn(1987) que el
contador de costos debe reflexionar y dedicar mucho tiempo para determinar la
base de relación de aplicación de los costos indirectos. Por otra parte y
según Hargadon y Múnera(1992) el nivel de producción se debe expresar en la
unidad de medida que mejor refleje la relación entre la incurrencia de los costos
indirectos y la actividad productiva y que al mismo tiempo sirva de base equitativa
para cargar los costos a los productos.

A continuación, se expresan, en el mismo orden establecido por Neuner(1982) en

su obra, las bases comúnmente usadas para calcular el factor de distribución de
costos indirectos.

4.1.- BASE DE LA UNIDAD: Se fundamenta en la unidad de producto terminado

Se puede utilizar en aquellas empresas pequeñas, con procesos de fabricación
sencillos y que fabriquen un solo producto.  También puede usarse en aquellos
establecimientos manufactureros que fabriquen varios productos homogéneos en
sus características (por ejemplo: que se tarde el mismo tiempo en producir cada
tipo de artículo). Con este método se distribuye uniformemente los costos
indirectos a cada producto fabricado.

4.2.- BASE DEL COSTO DEL MATERIAL DIRECTO: Se puede escoger esta base
cuando el material directo representa un costo constante y significativo del costo
total, por lo que se puede inferir que los costos indirectos se encuentran
relacionados con el material directo y se materializa en proporción a los materiales
utilizados.

Se puede aplicar este método en empresas que utilicen material directo de

aproximadamente el mismo valor en cada producto y en donde la cantidad de
materiales directos por hora es controlado por máquinas.

La limitación de este método radica en que casi la totalidad de costos indirectos se

consume a base de tiempo (energía eléctrica, alquiler, mano de obra indirecta, 
depreciación, etc.) por lo que los materiales deben guardar relación con el tiempo
usado en la producción, razón por la cual se señala que es posible usar esta base
cuando la producción está mecanizada y el costo de los materiales es más o
menos del mismo valor, de lo contrario no es posible usarla.

4.3.- BASE DEL COSTO DE LA MANO DE OBRA DIRECTA: Es aplicable en

aquellas empresas que tienen la misma tarifa de salario por hora para los
trabajadores directos (obreros con la misma calificación).  Esta base es
ampliamente utilizada, porque el costo de la mano de obra directa está
generalmente relacionado con los costos indirectos y la información sobre la
nómina se encuentra disponible, por lo que este método resulta sencillo,
económico y fácil de aplicar.

No obstante, cuando los costos indirectos están compuestos en su mayoría por

partidas como depreciación, mantenimiento y reparaciones del equipo, este
método no resulta apropiado.

4.4.- BASE DEL COSTO PRIMO: Presentan las mismas dificultades de los dos
métodos anteriores, por lo que, no es muy recomendable su aplicación.  Algunas
empresas lo utilizan por su sencillez, más que por su validez. La sustentación para
la aplicación de este método radica que si el costo primo es uniforme y constante a
lo largo del proceso productivo, y  que cuando un aumento en el costo del material
directo se compense con una disminución proporcional en el costo de la mano de
obra directa por unidad (que resulte de una disminución proporcional del tiempo
empleado por los trabajadores).  Estas condiciones rara vez ocurren en las
empresas, además de que la gran parte de los costos indirectos se incurre en
función del tiempo, más que de otros factores.

4.5.- BASE DE HORAS MANO DE OBRA DIRECTA: Surge debido a que los
costos indirectos están relacionados  generalmente, con el tiempo y no con los
costos.  Requiere que se tenga un registro y cálculo de las horas de mano de obra
directa por cada unidad.

Es recomendable en aquellas empresas donde predomina el trabajo manual sobre

el mecánico y donde la tarifa de salario por hora es heterogénea.  Resulta
inaplicable cuando los costos indirectos contienen diversidad de partidas que no
guardan relación con las horas mano de obra directa.

Los seguidores de esta base señalan que es la más apropiada porque el tiempo es
el factor predominante en la fabricación.

4.6.- BASE HORAS MÁQUINA: Cuando se utilizan máquinas semejantes, para

fabricar el producto y  predomina el trabajo mecánico sobre el manual, es
recomendable este método  porque los costos indirectos estarán compuestos
mayormente por partidas como depreciación y costos relacionados con el equipo
(lubricantes, combustibles, mantenimiento, reparaciones, etc.)

Según Horngren y otros (1996:541:543) las empresas en ambientes de trabajo

manual difieren en su elección de base de asignación de las empresas en
ambientes de trabajo mecánico.
-         Ambiente de trabajo manual: La destreza y la productividad de los
trabajadores determina la velocidad de producción.  Las máquinas funcionan como
herramientas que ayudan a los trabajadores en la producción.  En los ambientes
manuales, los costos de la mano de obra directa de fabricación o las horas de
mano de obra directa de fabricación pueden captar las relaciones de causa-y-
efecto.

-         Ambiente de trabajo mecánico: Las máquinas llevan a cabo la mayoría (o

todas) las fases de producción, como el movimiento de materiales; ensamble y
otras actividades en la línea de producción.  Los trabajadores de máquinas en
estos ambientes pueden operar simultáneamente más de una máquina.  Los
obreros enfocan sus esfuerzos en la supervisión de la línea de productos y
solución general de fallas en lugar de la operación real de las máquinas.  En
ambientes mecánicos, las horas máquinas probablemente capten mejor las
relaciones causa-y-efecto que las horas de mano de obra directa.

Consecuencias de una base inapropiada de asignación:

Las cantidades de costos juegan un papel clave en muchas decisiones

importantes.  Si estas cantidades son el resultado de bases de asignación que
fallan al captar las relaciones causa-y-efecto, los administradores pueden tomar
decisiones que entran en conflicto con la maximización del ingreso neto de la
compañía a largo plazo.  Consideremos el uso de los costos de mano de obra
directa de fabricación como base de asignación en ambientes de fabricación
mecánica.  En este ambiente pueden encontrarse porcentajes de costos indirectos
del 500% en costos de mano de obra directa de fabricación (o más).   Las posibles
consecuencias negativas incluyen los siguientes puntos:

-         Los administradores de producto pueden hacer uso excesivo de los 

vendedores externos para piezas con alto contenido de mano de obra directa en
fabricación.

-         Los administradores de fabricación pueden prestar demasiada atención al

control de horas de mano de obra directa en fabricación, en relación con la
atención que prestan al control de las categorías de materiales y maquinado, más
caras. 

-         Los productos pueden estar subcosteados o sobrecosteados. Entonces

surge el peligro que una organización se esfuerce para ganar participación en el
mercado de productos que creen generan ganancia, cuando en realidad la
compañía pierde dinero con ellos.  De manera similar, la empresa puede descuidar
productos rentables porque cree estar perdiendo dinero con ellos.

Cuando se ha establecido la base idónea para distribuir en forma razonable los

costos indirectos de fabricación, se hace necesario expresar el volumen de
producción en la base escogida, ante esta situación, el denominador de la fórmula
para calcular la tasa de distribución de los costos indirectos se denomina
“VOLUMEN DE PRODUCCIÓN EXPRESADO EN LA BASE ESCOGIDA” o si se
prefiere “BASE DE PRODUCCIÓN”.

5.- TIPOS DE TASA PARA DISTRIBUIR LOS COSTOS INDIRECTOS A LA

PRODUCCIÓN.
Para calcular la tasa de distribución de costos indirectos, se puede utilizar
información real, en este caso, la tasa se denomina tasa real: si la información es
predeterminada o calculada antes de producir, en este caso se denomina tasa
predeterminada.

5.1.- TASA REAL: La tasa real se calcula dividiendo los costos indirectos reales
entre la producción real expresada en la base escogida, o simplemente base de
producción real.

 Hansen y Mowen (1999), indican que un sistema de costeo real utiliza los costos
reales de los materiales directos, mano de obra directa y costos indirectos en la
determinación del costo unitario.  En la realidad rara vez se usan sistemas estrictos
de costo real, porque no proporcionan información precisa de costo unitario en el
momento oportuno. Es interesante observar que los cálculos  unitarios de los
costos de materiales directos y mano de obra directa no son la fuente de la
dificultad; éstos tienen una relación definida, identificables con las unidades
producidas.  El problema principal para usar los costos reales en el cálculo del
costo unitario se encuentra en los costos indirectos de fabricación.

Indican más adelante los referidos autores que si el intervalo escogido es lo

bastante reducido (por ejemplo, un mes) para que la información de costos se
produzca con oportunidad, los promedios pueden proporcionar costos indirectos
unitarios que fluctúan espectacularmente de mes a mes.  Esto ocurre por dos
razones principales.  Primera no se incurre en muchos costos indirectos en forma
uniforme durante el año.  Segunda, se presenta fluctuación debido a los niveles no
uniformes de producción. 

Al respecto, Hargadon y Múnera (1988) indican que para la repartición

proporcional de los costos generales se tienen dos alternativas.  La primera sería
esperar a que terminara el periodo contable respectivo con el fin de establecer los
totales de los costos generales de fabricación realmente incurridos, para luego
proceder a la asignación de dichos costos reales a la producción fabricada en ese
periodo.  Esta alternativa se usa poco, pues tiene la desventaja de retardar la
información contable que la administración de la empresa requiere sobre el costo
de producción de los distintos productos a medida que se van terminando.  La
segunda alternativa evita la desventaja de la primera recurriendo a presupuestos
del nivel de producción y de los costos generales de fabricación para el periodo
respectivo. 

5.2.-TASA PREDETERMINADA: La tasa predeterminada se calcula dividiendo el

presupuesto de costos generales por el presupuesto del nivel de producción, o
base de producción presupuestada.

  Horngren (1999) indica que la tasa predeterminada se utiliza con mayor

frecuencia que la tasa real, por las siguientes razones:

-         El empleo de costos presupuestados y producción presupuestada permite

que un sistema contable  proporcione información de costos continua y oportuna a
los administradores, en el momento en que deben tomarse decisiones sobre
precios, licitaciones o productos.
-         Los costos reales pueden estar sujeto a fluctuaciones de corto plazo, que los
administradores interpretan como “engañosas” para el costeo del producto.

-         Los costos reales no estarán disponibles sino hasta después de la

terminación de un producto.

6.-  COSTEO NORMAL: DEFINICIÓN, OBJETIVOS E IMPORTANCIA

Como se ha mencionado, el costo real o histórico resulta sencillo de aplicación

para el Material Directo y la Mano de Obra Directa, debido a que estos costos  se
identifican y asocian fácilmente con el producto.

Debido a que los costos indirectos no se asocian convenientemente con los

productos, en contabilidad de costos se introdujo una modificación del costeo real
que se denomina Costeo Normal y consiste en aplicar los costos indirectos a la
producción en base a producciones reales, multiplicadas por una tasa
predeterminada de Costos indirectos.  El empleo de la tasa predeterminada es
necesario debido a que los costos indirectos no se incurre uniformemente en el
período, por lo que se hace necesario presupuestar o estimar para aplicar los
costos indirectos a las unidades producidas,  para lograr obtener de esta manera el
costo total del producto (Material, Mano de Obra y Costos indirectos) y poder
asignarle un precio de venta que permita obtener un margen razonable de utilidad.
Al respecto Rayburn (1987) señala que el costo total de un producto acabado a
comienzos del mes, no se puede determinar hasta el final del mismo, si el costo se
basa en los costos indirectos reales, por lo que se utiliza un método más
actualizado

 En conclusión, es necesario calcular con anticipación los costos indirectos de un

período, para aplicar parte de ella a cada uno de los productos que se fabrican. 
Esta predeterminación se denomina Tasa de Aplicación de Costos indirectos.

7.-TIPOS DE TASA PREDETERMINADA

La tasa predeterminada se clasifica en tasa única y tasa departamental.  La tasa

departamental proporciona cantidades más precisas para los costos de los
productos que la tasa única cuando los departamentos individuales difieren en las
características del proceso productivo y cuando los productos difieren en la forma
en que transitan por los departamentos para su elaboración. Además la tasa
departamental permite controlar los costos en los departamentos que los
consumen estableciendo de esta forma responsabilidades.

Polimeni (1994) indica que es posible utilizar una tasa de aplicación única a nivel
de planta de costos indirectos de fabricación cuando se elabora un solo producto o
cuando los diferentes productos que se elaboran pasan por la misma serie de
departamentos de producción y se cargan cantidades similares de costos
indirectos de fabricación aplicados.  Es preferible emplear tasas de aplicación
departamentales múltiples de costos indirectos de fabricación cuando los
diferentes productos que se fabrican no pasan por la misma serie de
departamentos de producción o, si lo hacen, deben cargársele diferentes valores
de costos indirectos de fabricación aplicados debido a los distintos niveles de
atención que recibe cada producto.
La tasa predeterminada tanto única como departamental también puede calcularse
según el comportamiento del costo indirecto, esto es, la tasa
predeterminada   variable y  la tasa predeterminada fija.  Según los referidos
autores, algunas compañías prefieren aplicar los costos indirectos de fabricación a
la producción utilizando tasas separadas de aplicación para los costos indirectos
de fabricación fijos y variables porque, como se ha visto, los costos variables y los
fijos no se comportan igual a medida que cambia la actividad.  Las tasas
separadas de aplicación son especialmente útiles para propósitos de control
mediante el análisis de los costos indirectos de fabricación aplicados versus los
costos indirectos de fabricación reales.

Hargadon y Múnera (1988) ratifican que para la elaboración de los presupuestos

de los costos generales de fabricación es necesario, ante todo, hacer un análisis
del comportamiento de cada uno de dichos costos en relación con las variaciones
en el nivel de producción.  Ante esta situación se considera importante retomar la
clasificación de los costos de acuerdo a su comportamiento, revisada en la unidad
I.

 Clasificación de los Costos Indirectos de acuerdo a su comportamiento con

el volumen o actividad.

De acuerdo con el comportamiento con respecto al volumen de producción o nivel

de actividad, los costos se clasifican en variables, fijos y mixtos. Teniendo presente
que el conocimiento del comportamiento de los costos es de gran importancia
tanto para el costeo del producto, como para el proceso de planeación,
presupuestación, control (evaluación del desempeño), toma de decisiones y
considerando el rango relevante de actividad de la empresa (conocido también
como campo o nivel relevante), el cual se define como el intervalo de actividad
donde los costos fijos en su totalidad y los costos variables por unidad permanecen
constantes.

Los costos indirectos variables  son aquellas partidas de los costos indirectos, que
al igual que los materiales directos y la mano de obra directa, fluctúan
directamente proporcional al volumen de producción, es decir, su costo total
cambia proporcionalmente con la producción, mientras su costo por unidad
permanece constante.  Son ejemplo de costos indirectos variables: los materiales
indirectos, ciertas partidas de la mano de obra indirecta, reparaciones, pérdidas de
inventarios, etc.  Los costos variables de costos indirectos son controlados por los
jefes de los departamentos responsables de estos costos. Según Horngren
(1991)  los dos ejemplos principales, de este tipo de costo son los suministros de
fábrica y la mayor parte de la mano de obra indirecta

Los costos indirectos fijos están representados  por aquellas partidas que

permanecen constantes en su totalidad, cualquiera sea el volumen de producción
(dentro del rango relevante), es decir, que no fluctúan con los cambios de volumen
de producción, por lo que no están directamente relacionadas con la producción,
pueden estar presentes aunque no haya producción alguna.

Debido a que los costos indirectos fijos representan partidas constitutivas del costo
de un producto, los mismos deben asociarse o imputarse a él, lo que trae como
consecuencia que los costos indirectos fijos   por   unidad   producida   varíe en
forma inversamente proporcional al volumen de producción.   Por ejemplo, que el
alquiler de la fábrica es de Bs. 50.000,00 mensual durante todo el ejercicio
económico, según contrato de arrendamiento.  Además considerar que  en el mes
de enero no hubo producción, en el mes de febrero se produjeron 2.000 unidades
y en el mes de marzo 4.000 unidades.

Entonces, se tiene que:

-         En el mes de enero los costos indirectos no se puede asignar o asociar al

producto, ya que, no hubo producción.  Sin embargo, se deben pagar los Bs.
50.000,00  de alquiler y deben constituir un costo del período.

-         En el mes de febrero a cada producto le corresponden Bs. 25,00 por

concepto de alquiler (Bs. 50.000,00 / 2.000 unidades).

-         En el mes de marzo le corresponde a cada producto Bs. 12,50 por

concepto de alquiler (Bs. 50.000,00 / 4.000 unidades).

El Análisis sería:

-         Haya o no producción se incurre en costos  indirectos fijos.

-         El costo indirecto fijo permanece constante en su totalidad, dentro de un

rango relevante (durante los meses que tarde el contrato de alquiler, en este caso).

-         Los costos indirectos fijos por unidad varían inversamente proporcional a la
producción, si la producción se duplica (mes de marzo, en el ejemplo), los costos
indirectos fijos se reduce a la mitad, y viceversa.

Entre las partidas que integran los costos indirectos fijos, se pueden mencionar por
ejemplo: alquileres, impuesto a la propiedad inmobiliaria, depreciación en línea
recta, seguros contra incendios, contratos de mantenimiento de las instalaciones
de la fábrica, sueldos de vigilantes, sueldo de supervisores, entre otras.

Los costos  indirectos fijos, en su mayoría,  no son controlables por los jefes de los
distintos departamentos, debido a que no constituyen costos directos de los
departamentos, tal como sucede con los costos indirectos variables, los costos
indirectos fijos son controlados por la alta gerencia, que también controla y decide
sobre el volumen de producción.

Según Backer y otros(1990)  los costos fijos presentan las siguientes

características:

-                Son  controlables respecto a la duración del servicio que prestan en la

empresa.

-                Se identifican con el factor tiempo, se relacionan con un período

contable.

-                Son fijos en su totalidad y variables por unidad.

-                Se encuentran estrechamente vinculados con la capacidad instalada
para producir un bien o para realizar una actividad.

-                No son afectados por el cambio de actividad dentro del rango relevante. 
Esta última característica será ampliada más adelante cuando se aborden los
aspectos relacionados con la tasa predeterminada de costos indirectos.

Los costos indirectos mixtos  están representados por partidas que contienen
características de los costos indirectos fijos y variables, no varían en proporción
directa con el volumen de producción. Según Polimeni (1994) estos costos tienen
las características de los costos fijos y variables a lo largo de varios rangos
relevantes de operación y señalan que existen dos tipos de costos mixtos: los
costos semivariables y los costos escalonados. Otros autores, como Hargadon y
Múnera(1992) al referirse a este tipo de partidas, no utilizan el término “costos
indirectos mixtos”,  si no que la denominan costos semifijos  o costos
semivariables., o simplemente, costos semivariables, como los califica Rayburn
(1987).

Los  costos indirectos mixtos se clasifica en:

Costos Semivariables: Polimeni(1994) señala que son aquellos en los cuales la

parte fija representa por lo general un cargo mínimo que surge por el “derecho” a
utilizar el bien y/o servicio;  la porción variable representa el costo originado por
disponer o usar el bien y/o servicio Ejemplo característico de estos costos son los
servicios públicos (agua-luz-teléfono), alquiler de activos con  un cargo fijo, más
porción variable por el uso del bien.  Otro ejemplo que podría citarse es el
arrendamiento de un equipo de reparto, donde existe un cargo fijo por el derecho a
usar el  equipo y un costo variable en función al kilometraje recorrido.

Costos Escalonados: Son aquellos en los cuales la parte fija  del costo cambia
abruptamente en los diferentes niveles. Polimeni(1994) establece que el caso
típico es el sueldo de los supervisores, los cuales tienen bajo su responsabilidad
un número determinado de trabajadores.  Puede darse el caso de que se requiera
contratar a un trabajador adicional; sin embargo, el actual supervisor no tiene
“capacidad” de controlar a un obrero más, por lo tanto, se debe contratar a un
nuevo supervisor para el trabajador adicional, incurriendo en un nuevo costo de
supervisión, de lo cual se desprende que si se requiere un obrero adicional es
porque ha variado el nivel de actividad (aumento) y el costo fijo de supervisión,
cambia abruptamente.

8.- DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO  CON TASA ÚNICA

8.1.  PROCEDIMIENTO ANTES DEL PERIODO CONTABLE

Para calcular la tasa predeterminada de costos indirectos existen dos factores

fundamentales que se deben presupuestar o estimar:

A.- Nivel de Producción  (capacidad productiva).

B- Costos indirectos.
A.- PRESUPUESTO DEL NIVEL DE PRODUCCIÓN (CAPACIDAD
PRODUCTIVA)

Se entiende que la capacidad depende de factores fijos, tales como: tamaño físico,
condiciones de equipo y de las instalaciones, disponibilidad de recursos (humanos
y materiales), por lo que se puede señalar que la capacidad es el rendimiento en
cuanto a producción que puede lograr la fábrica, dependiendo de los factores
antes citados.  La capacidad  instalada en una fábrica determina el nivel de
actividad o volumen de producción al que se puede trabajar, el cual puede variar
de un período a otro, mientras la capacidad permanece fija. Dicho nivel de
actividad, se puede medir en unidades de producto, horas máquina, horas hombre,
costo del material directo, costo de la mano de obra directa y cualquier otro factor
acorde con la producción.

Tipos de capacidad

Existen distintos niveles o clasificaciones de la capacidad de una empresa:

Teórica o Ideal:   Según Polimeni(1994) es el máximo rendimiento que la fábrica

es capaz de producir sin considerar ningún tipo de interrupciones en la producción
(huelgas, tiempo ocioso, reparaciones, mantenimiento, días festivos, descansos,
etc.) .  Es la capacidad dentro de la cual se puede lograr la más alta producción
física, es decir el  100%.

Esta capacidad es utópica o inalcanzable, debido a que en una fábrica siempre

ocurren interrupciones inevitables por la diversidad de factores que convergen en
el proceso de producción.

 Práctica o realista: Es una capacidad “planeada”, considerando eficiencia en el

proceso productivo y se establece considerando las interrupciones inevitables,
representa por lo general el 60, 70, 80 ó 90 por ciento de la capacidad
ideal. Hargadon y Múnera(1992)  señalan que este tipo de capacidad es más
realista porque considera los factores que limitan la capacidad ideal de la fábrica,
como reparaciones, mantenimiento, cuellos de botella, enfermedades del personal,
cansancio, entre otras Por su parte Backer y otros(1990) establecen que la ventaja
de su utilización radica en que el costo de las instalaciones ociosas no se
capitaliza en los inventarios, si no que es considerado como un costo del período. 
Se debe también señalar que  no se considera la demanda posible del producto al
establecer esta capacidad.

Normal o de Largo Plazo: Se establece considerando la capacidad práctica y la

demanda de los clientes  a largo plazo.  Se utiliza por lo general, cuando se
esperan fluctuaciones de un período a otro en el nivel de las
ventas. Rayburn (1987) señala que esta capacidad tiende a ser menor que la
práctica porque depende del volumen estimado de ventas. Representa la
modificación de la capacidad práctica por falta de pedidos a largo plazo y
representa la demanda media de ventas que se espera exista a lo largo de un
período para que la demanda máxima y mínima se equilibren Presupuestada,
Esperada o de Corto Plazo: Se basa en la producción esperada del período
siguiente,  según señalan Hargadon y Múnera(1992) es la capacidad para atender
los pedidos de los clientes, por lo que depende también del Presupuesto de Ventas
y de los Inventarios Iniciales y Finales de Productos Terminados.  En el largo plazo
no debe exceder a la capacidad normal. Rayburn (1987)  establece que ésta es un
concepto a corto plazo ya que no intenta equilibrar los cambios cíclicos en la
demanda de ventas.

En síntesis, se puede establecer que debido a que la capacidad ideal es

inalcanzable, la empresa debe planear la capacidad a la cual debe operar.La
mayoría de empresas establecen la capacidad en un período determinado,
dependiendo de la decisión de la alta gerencia, a partir de la demanda esperada
del producto (cuántas unidades esperan vender en el período), es decir, la alta
gerencia planea la capacidad a la cual va a trabajar en un período de tiempo y por
lógica, este nivel de actividad no puede exceder a su capacidad instalada.

B.- PRESUPUESTO DE COSTOS INDIRECTOS

Después de que la empresa determine la capacidad a la cual va a operar (nivel

estimado de producción),  debe establecer el presupuesto  de Costos indirectos,
para lo cual se debe considerar lo siguiente:

-         Separar los costos indirectos mixtos en sus componentes fijos y variables,
aplicando uno de los siguientes métodos: Punto alto-punto bajo, diagrama de
dispersión, mínimos cuadrados. 

-         Preparar el presupuesto  de costos indirectos fijos, donde el nivel de

producción no es un factor que debe considerarse, ya que como se señaló
anteriormente, los costos indirectos fijos permanecen  constantes en su totalidad a
diferentes volúmenes de producción.

-         Elaborar el presupuesto de costos indirectos variables, para lo que se

requiere tener a la mano la información sobre el nivel de actividad (volumen), el
cual debe multiplicarse por el costo unitario de costos indirectos variables para
obtener el total del presupuesto de costos indirectos variables. Tal  procedimiento
debe realizarse debido a que los costos indirectos variables, por unidad
permanecen constantes a diferentes volúmenes de producción (dentro del rango
relevante), por su parte el monto del presupuesto total de costos indirectos
variables depende del nivel de actividad al cual se vaya a trabajar en un
determinado período.

-         Realizar la suma del presupuesto de costos indirectos fijos y  de costos

indirectos variables, para obtener el total presupuesto de costos indirectos.

Una vez realizado los pasos anteriores se procede a calcular la tasa

predeterminada de costos indirectos, que representa  la relación entre el
presupuesto de costos indirectos y el presupuesto del volumen de producción y
puede expresarse matemáticamente, de la siguiente manera:

    

                                                              Presupuesto de Costos indirectos

                Tasa Predeterminada  =  --------------------------------------------

                                                       Presupuesto Volumen de Producción

 

Es de hacer notar que se está trabajando solo con cifras presupuestadas, por lo
tanto, este procedimiento de establecer la tasa se realiza antes de que se inicie el
ciclo productivo.

8.2.- PROCEDIMIENTO DURANTE DEL PERIODO CONTABLE:

El procedimiento durante el periodo contable consiste en determinar los costos

indirectos que se van a aplicar a la producción,  multiplicando la tasa de aplicación
que se calculó antes del periodo contable por el volumen real de producción. El
volumen real debe estar expresado en la misma base que se utilizó al calcular la
tasa de aplicación.

Una vez determinado los costos indirectos a ser aplicados al proceso productivo,
se procede a elaborar el asiento contable, debitando a la cuenta de inventario de
productos en proceso costos indirectos y acreditando a la cuenta de costos 
indirectos aplicados. Los costos indirectos  aplicados es una cuenta transitoria, de
naturaleza acreedora, la cual debe cerrarse al final del periodo contable.

Sin embargo, a medida que transcurre el período contable, se incurre en los costos
indirectos reales, el cual debe irse acumulando, mediante los registros en los libros
respectivos (principales y auxiliares), para lo que debe tenerse preestablecido un
catálogo de cuentas de costos indirectos, debido a la diversidad de partidas que
conforman  este elemento.

8.3.- PROCEDIMIENTO AL CIERRE DEL PERIODO CONTABLE

Al finalizar el ejercicio Se cierran las cuentas: Costos indirectos Reales contra la

cuenta Costos indirectos Aplicados,  ya  que cumplieron su objetivo para fines
contables y administrativos:

                                      - x -

Costos indirectos Aplicados       xxxxx

      Costos indirectos Reales                             xxxx

Para registrar el cierre de las cuentas costos indirectos real y aplicada

En el asiento anterior, se refleja que no ocurrió variación de los resultados reales

totales con respecto a los aplicados.  Cuando el costo indirecto real resulta idéntico
al aplicado se puede señalar que se trabajó realmente a la capacidad estimada y
se incurrió en la misma cantidad que se estimó de costos indirectos.

La situación planteada anteriormente, (que no existan variaciones), es algo utópica

debido a que no se puede predecir con un 100% de acierto lo que ocurrirá en el
futuro, ya que, la empresa es un sistema abierto inserto en un medio ambiente
social que constantemente está sufriendo cambios que afectan los costos de la
empresa.  Por ejemplo: si surge un decreto gubernamental inesperado de
incremento de sueldos y salarios y si los costos indirectos está aplicados en
función al costo de la mano de obra directa, surgirá una variación tanto en el nivel
de producción real, como en el presupuesto de costos indirectos - por mayores
costos de mano de obra indirecta - (en este caso se debe corregir la tasa original,
con el objeto de minimizar las variaciones), también puede ocurrir en una
economía inflacionaria como la nuestra, un aumento brusco en el costo de los
materiales, tanto directos como indirectos, puede además dañarse una maquinaria
de producción debido a  que un trabajador negligente no supo manejarla o falló la
vigilancia externa y ocurrió el robo de un activo, etc.  También pudo haber
eficiencia o ineficiencia por parte de los obreros y tardaron más o menos horas en
fabricar el producto, etc. En fin, pueden presentarse  situaciones que por su misma
naturaleza resultan difíciles de predecir sin algún margen de error, estas
situaciones  y otras más de similar naturaleza, son las que traen como
consecuencia que los costos indirectos y/o el volumen de producción realmente
obtenidos, no coincidan con los datos presupuestados, originando las variaciones
de costos indirectos.

 Variaciones de los costos indirectos

Surgen cuando al  final del ejercicio, se cierra la cuenta Costos Indirectos Reales,
contra la cuenta Costos Indirectos Aplicados y ambas no presentan los  mismos
saldos, la variación entre ellas se le conoce como Sub-aplicación o Sobre-
aplicación de los costos indirectos. La Sub-aplicación, cuenta por naturaleza
deudora, representa una variación desfavorable, debido a que los Costos
Indirectos Reales resultaron mayores que los Costos Indirectos Aplicados. La
Sobre-aplicación, cuenta por naturaleza acreedora,  representa una variación
favorable debido a que los Costos Indirectos Reales resultaron menores  que los
Costos Indirectos Aplicados, lo que se traduce en menores costos para la
empresa.

Tratamiento contable de la variación de costos indirectos de fabricación:

Se ha indicado que los costos indirectos de fabricación aplicados durante un

periodo rara vez serán iguales a los costos indirectos de fabricación reales, porque
la tasa predeterminada de aplicación de los costos indirectos de fabricación se
basa tanto en un numerador estimado (costos indirectos de fabricación) como en
un denominador estimado (capacidad productiva). Al calcularse la sobre o
subaplicación, debe analizarse las variaciones en sus componentes de
presupuesto y capacidad,   para determinar las causas de las variaciones  y
establecer los  correctivos.  Este análisis se efectúa de forma extracontable para
fines administrativos pero contablemente la cuenta de variación (sobre o
subaplicación) debe cerrarse antes de preparar el Estado de Costos de Producción
y Venta.

La variación de  costos indirectos, puede ser  significativa o insignificante.  Las

diferencias insignificantes se tratan como un gasto del periodo mediante un ajuste
al costo de venta.   Las diferencias significativas deben prorratearse a Inventario
de Productos en Proceso, Inventario de Productos Terminados y Costo de Venta,
en proporción a los costos indirectos de fabricación aplicados que se encuentran
en cada cuenta.  El objetivo consiste en asignar los costos indirectos de fabricación
subaplicados o sobreaplicados a  aquellas cuentas que se encontraban
distorsionadas por el uso de una tasa de aplicación que resultó incorrecta y, de
este modo, ajustar sus saldos finales para aproximar lo que debió ser si se hubiera
empleado la tasa real para costear el producto.
El procedimiento del ajuste de la variación en Costos I se realiza considerando la
variación insignificante únicamente.

9.- DEPARTAMENTALIZACIÓN DE LOS COSTOS INDIRECTOS (TASAS

MÚLTIPLES)

Neuner (1982) en una forma muy clara expone que el uso de una tasa general o
única de costos indirectos para toda la producción de una empresa es aplicable
por empresas que tienen pocos productos, y en aquellas en que los productos
pasan por las mismas operaciones o departamentos de la fábrica; aún cuando
considera que este método no es satisfactorio para fines de control administrativo,
porque no se logra localizar efectivamente las ineficiencias en los departamentos
en que las mismas ocurren.  A tal efecto, señala el autor, que en la mayoría de las 
grandes empresas manufactureras, se agrupan o asignan los costos indirectos
sobre una base departamental, de tal forma que el área de producción o la
“fábrica” de la empresa, deberá ser dividida en departamentos.  Concluye el autor
señalando que departamentalizar los costos indirectos de fabricación resulta
conveniente para el logro de una aplicación más exacta de los mismos a los
distintos trabajos, así como también, su importancia radica en que la gerencia
puede localizar mejor las causas (por departamentos) de las variaciones entre los
costos indirectos estimados y los costos indirectos reales, en virtud de la
complejidad de este tercer elemento del costo que exige un mayor esfuerzo en
cuanto a su control y reducción.

Por su parte, Hargadon y Múnera(1992) comparten la opinión anteriormente

expuesta en lo que respecta a considerar que es en las empresas de cierta
magnitud y/o en empresas en cuyo proceso productivo se requiere de varias
operaciones distintas donde se aconseja registrar y acumular los costos de
fabricación por departamentos, en aras de poder hacer responsables a los
distintos departamentos de los costos en que incurren, lo que permitirá su mejor
control, debido a que  muchos costos indirectos no se manejan con  exactitud. En
tal sentido cada departamento que se cree con la departamentalización, debe
contar con un  jefe o responsable  de los costos en que se incurran o asignen a su
departamento 

Asimismo, los autores mencionados coinciden en que el primer paso relacionado

con la departamentalización de los costos consiste en establecer los
departamentos (o centros de costos) que se han de reconocer, determinando el
número de departamentos de producción y servicios con los que contará la
empresa.

Departamentos Productivos: Conocidos también como departamentos de

operación,  se definen como aquellos en los que se realizan operaciones de
fabricación o aquellos realmente dedicados a la labor de fabricar los artículos
terminados.  En otras palabras, son aquellos donde ocurre la conversión del
material en los nuevos productos, es decir donde se lleva a cabo la producción.

Es preciso mencionar, que se predeterminarán tantas tasas de costos indirectos

como departamentos productivos se establezcan.

Departamentos de Servicios:    Aquellos cuyas actividades facilitan las

operaciones reales de fabricación, ya que suministran asistencia, apoyo o servicio
indispensable para que la fábrica pueda cumplir su cometido.  Son los que brindan
beneficio a los departamentos de producción y/o  a los departamentos de servicios.
Son conocidos también como departamentos de apoyo. Son  ejemplo de éstos: el
departamento de mantenimiento, el departamento de servicios públicos, el
departamento de contabilidad de costos, el departamento de servicios médicos,
entre otros.

Es de hacer notar que cuando se establece este tipo de departamento, se debe

considerar la agrupación de servicios similares en un solo departamento, con la
finalidad de no complicar el funcionamiento del sistema departamentalizado de
costos indirectos. Sin embargo si algún servicio es de considerable importancia en
cuanto a costos, en relación a algún otro servicio de naturaleza similar, se debe
crear un departamento sólo para ese servicio, con la intención de ejercer un mejor
y mayor control sobre él.

Establece  Polimeni(1994)  que en vista de que los departamentos productivos se

benefician de manera directa de los departamentos de servicios, el total de costos
presupuestados para operar estos últimos deberá asignarse a los departamentos
de producción.  Así, una vez que se asigna el total de costos presupuestados de
los departamentos de servicios a los de producción, puede calcularse la tasa de
aplicación de los costos indirectos de fabricación para cada departamento de
producción

Es imprescindible, que previamente se preparen los presupuestos de los

departamentos de servicios y de producción antes de iniciar el proceso de
asignación.   Para dicha asignación hay que analizar diversas posibilidades de
asociación y/o identificación que pueda verificarse entre los departamentos de
servicios hacia los departamentos productivos.  De tal forma, que el total de costos
presupuestados de un departamento de servicios que pueda asociarse con un
departamento de producción específico debe asignarse en forma directa a ese
departamento.

En caso contrario de que el total de los costos presupuestados fijos y variables de

un departamento de servicios no pueda asociarse de manera directa con un
departamento específico se hace utilizando una base que tenga alguna relación
(correlación) entre los servicios prestados y los costos unitarios.  Por ejemplo:
metros cuadrados, número de trabajadores,  kilovatios consumidos, costo de los
activos,  entre otros.      

  Cuando se ha determinado una base de asignación, deberá seleccionarse

un método de asignación.   Los siguientes métodos se utilizan comúnmente para
asignar el total de costos presupuestados de los departamentos de servicios a los
de producción:

-                            Método Directo.

-                            Método Escalonado, de paso abajo, o secuencial.

-                            Método Algebraico, del álgebra lineal, recíproco o matricial.

Método directo:
Los  costos de los departamentos de servicios se distribuyen únicamente a los
departamentos de producción . Polimeni y otros(1994)  expresan que el método
directo es el que se utiliza con mayor frecuencia para asignar el total de costos
presupuestados de los departamentos de servicios, debido a su sencillez
matemática y facilidad de aplicación

Concretamente, este método consiste en asignar el total de costos presupuestados

de los departamentos de servicios, de manera directa a los departamentos de
producción, ignorando cualquier servicio prestado por los departamentos de
servicios a otros departamentos de servicios. 

1.4. material de apoyo

https://youtu.be/RfHZC0U1duw
1.5 tareas:
Actividad N° 1: Realizar reflexión, subir un archivo utilizar herramienta web
colaborativa de manejo de texto (1 punto).
Actividad N° 2: Preparar hoja de cálculo sobre Estructura del Estado de Costo de
Producción y Ventas. Subir un archivo utilizar herramienta web colaborativa de
manejo de texto   (1 punto)