Actividad Eje 3 Gestion Por Competencias Ok

Gestión por Competencias
Actividad Evaluativa Eje 3
Pasos Para Realizar la Selección de Personal
Presentado A:
JUAN MANUEL JAVIER PUERTA JORDÁN
Presentado Por:
Paola Andrea Egas Zamora
Administración de Empresas
Fundación Universitaria del Área Andina
Facultad de Ciencias Administrativas, Económicas y Financieras.
Grupo 703
Marzo 2020
INTRODUCCIÓN
El presente trabajo se realiza con el fin de resaltar los pasos y procesos que se deben seguir
para realizar un proceso de selección de personal de manera acertada; por tal motivo es
fundamental partir de un análisis racional de necesidades presentes y futuras de la empresa y
del puesto de trabajo a cubrir; con el fin, de intentar alcanzar el mayor ajuste posible al cargo.
Se trata, por tanto, de seleccionar al candidato más adecuado al puesto y a la organización y
no al "mejor" en términos puros
Instrucciones
1. Realice la lectura que encuentra en los recursos del eje denominada: Modelo de
reclutamiento y selección de personal.
2. Considere los principales pasos que debe seguir para realizar un proceso de selección
de personal.
3. Seleccione una empresa que le permita acceder a la información, revise el manual de
funciones y seleccione un cargo para el análisis.
4. Una vez elegido el cargo indique: denominación, área, nivel funcional, jefe inmediato,
personal a cargo, funciones, responsabilidades, requerimiento del perfil de cargo
(edad, género, formación académica, tiempo y tipo de experiencia, competencias y
habilidades requeridas).
5. Clasifique las competencias del cargo: básicas, genéricas y específicas.
6. Elabore un diagrama de flujo en el que considere los aspectos fundamentales para el
proceso de reclutamiento, selección e incorporación y seguimiento del personal.
1. PASOS PARA LA SELECCIÓN DEL PERSONAL:
a. Candidato: Persona aspirante a ocupar un cargo.

b. Perfil del Cargo: Condiciones específicas que debe cumplir una persona para ocupar
un cargo, en cuanto a educación, formación, experiencia y habilidades.
c. Análisis de las Hojas de Vida y Preselección: El Jefe de Talento Humano,
seguimiento y evaluación, analiza las hojas de vida que recibe para verificar el
cumplimiento del perfil del cargo en cuanto a educación, experiencia y formación.
Teniendo en cuenta esto, pre-selecciona de tres (3) a cinco (5) candidatos para que
participen en el proceso.
d. Entrevista Psicológica: El Jefe de Talento Humano, seguimiento y evaluación
realiza la entrevista psicológica, aplicando un cuestionario prediseñado, para indagar
acerca de aspectos personales, corroborar los datos relacionados en la hoja de vida del
candidato y evaluar la competencia en el ingreso.
e. Aplicación de Pruebas Psicotécnicas y Técnicas: Se realizan pruebas psicotécnicas
de personalidad, y las demás pruebas técnicas, que sean necesarias para identificar las
competencias actuales y potenciales de los candidatos.
f. Entrevista con el Jefe Inmediato: El Jefe inmediato realiza una entrevista técnica
en la que indaga sobre las características y competencias específicas necesarias para
desempeñar el cargo.
g. Informe de Selección: Una vez se toma la decisión del candidato seleccionado, el
Jefe de Talento Humano, seguimiento y evaluación elabora un “Informe de
Selección” en el que se plasman los resultados del proceso, para la presentación del
candidato a la Junta Directiva.
2. Empresa de Acueducto, Alcantarillado y Aseo de Puerto Asís E.S.P
I. IDENTIFICACION
Nivel: Asistencial
Denominación del empleo: Secretaria de Gerencia
Código: 440
Grado: 15
No. de cargos: Uno (1)
Dependencia: Despacho del Gerente
Cargo del Jefe Inmediato: Gerente General
II.PROPOSITO PRINCIPAL
Servir de apoyo a la gerencia en la ejecución de los procedimientos administrativos que se emanen directamente de esta área,
así mismo cumplir con las actividades de secretariado y manejo de la información gerencial.
III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Recibir las diferentes directrices emanadas de la gerencia e impartir las instrucciones pertinentes a los responsables de su
ejecución, así mismo velar por el oportuno desarrollo de las tareas encomendadas.
2. Organizar todas las actividades inherentes al cumplimiento de los objetivos propuestos por la gerencia.
3. Acompañar a la gerencia en las actividades que se programen por ella y construir las memorias que sirvan de soporte para
posteriores acciones o decisiones que tome la gerencia.
4. Evaluar e informar de manera oportuna y permanente a la gerencia sobre los resultados de las decisiones u órdenes
impartidas por ésta a cada una de las dependencias que conforman la entidad.
5. Llevar a cabo labores de control y seguimiento a toda la documentación que se emane de la gerencia, informando
oportunamente al gerente sobre el estado de las mismas o las novedades que puedan presentarse
6. Transcribir, Recibir y despachar diariamente la correspondencia de la Gerencia, llevando adecuado control y registro de
cada actividad.
7. Elaborar las citaciones y convocatorias a Junta Directiva, Comités y demás reuniones que se celebren en la Empresa.
8. Mantener actualizada y organizada la agenda del Gerente y coadyuvar a su cumplimiento.
9. Elaborar y digitar cartas, oficios, memorandos y demás documentos que le solicite el Gerente.
10. Velar por el correcto manejo de la documentación que le sea encomendada.
11. Responder por la información que le ha sido confiada y mantener reserva sobre ésta.
12. Velar por el mantenimiento y conservación de útiles de escritorio y equipo de oficina a su cargo.
13. Transcribir las actas de la Junta Directiva y de las demás reuniones a las cuales asista
IV. CRITERIOS DE DESEMPEÑO
1. Adelantar actividades de gestión documental
2. Suministrar información, documentos o elementos solicitados
3. Suministrar apoyo en las actividades de carácter institucional
4. Facilitada la comunicación entre los funcionarios de la entidad y la Gerencia General.
5. El servicio a los clientes internos y externos del área se facilita de acuerdo con las políticas de la Entidad y las
instrucciones recibidas.
6. Las responsabilidades al personal de apoyo del despacho, se asignan según la delegación y autonomía otorgada por el
Gerente del área de desempeño.
7. La redacción y toma de dictados de cartas, memorandos, acuerdos, resoluciones, circulares, informes y demás
documentos propios de la agestión del despacho, se realizan oportunamente de acuerdo con las instrucciones recibidas y
utilizando los medios dispuestos por la entidad.
8. La gestión documental del área se lleva a cabo de acuerdo con la legislación vigente, las normas de la Entidad y las
instrucciones recibidas.
9. La producción documental de área se tramita oportunamente de acuerdo con la normatividad vigente y las instrucciones
recibidas.
10. Optimizado y facilitado el desarrollo de las funciones y procedimientos a cargo de los demás funcionarios de la entidad
adscritos a la Gerencia General.
V. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES
 Servicio al Cliente.
 Técnicas de Archivo.
 Informática Básica y nuevas tecnologías
 Comprensión de lectura y lenguaje
 Procedimiento administrativo
 Otros conocimientos relacionados con la función que desempeña
VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA
Estudios Experiencia
Diploma de bachiller en cualquier modalidad. Doce (12) meses de experiencia laboral.
4. CLASIFICACIÓN DE LAS COMPETENCIAS DEL CARGO:
Competencias Básicas:
1. Conocimiento: hace referencia a la información que una persona posee sobre unas áreas
específicas.
2. Habilidad: se refiere a la capacidad de desempeñar cierta tarea física o mental.
3. Comunicación: se necesitan buenas habilidades de comunicación con todos los
colaboradores, tengan claro sus tareas y contribuir con el cumplimiento de los objetivos y
funcionamiento de la empresa.
Competencias Genéricas:
1. Adaptabilidad: Hace referencia a la capacidad de modificar la conducta personal para

alcanzar determinados objetivos cuando surgen dificultades, nuevos datos o cambios en el
medio.
2. Flexibilidad: está más asociada a la versatilidad cognitiva, a la capacidad para cambiar
convicciones y formas de interpretar la realidad. También está vinculada estrechamente a la
capacidad para la revisión crítica.
3. Planificación y Organización: es la capacidad de determinar eficazmente las metas y
prioridades de su tarea/área/proyecto estipulando la acción, los plazos y los recursos
requeridos. Incluye la instrumentación de mecanismos de seguimiento y verificación de la
información.
4. Trabajo en Equipo: participa activamente en las labores necesarias para alcanzar las
metas de la empresa.
Competencias Específicas:
 Manejo de la agenda
 Soporte del ejecutivo
 Manejo de la tecnología en la oficina
 Gestión de tareas y proyectos con su respectivo seguimiento
 Buena administración del tiempo
DIAGRAMA DE FLUJO DE RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN E

INCORPORACION Y SEGUIMIENTO DEL PERSONAL.
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Inicio
Se informa a los directores y Jefes de Oficina el periodo en el que se Oficina Recursos Humanos
aplicará la evaluación de desempeño al personal, informándoles que
Informe de fechas de la mencionada evaluación la tendrá que realizar el jefe superior
evaluación inmediato mediante el Formato Evaluación de Desempeño, dos
veces al año en los meses de enero y julio.
Oficina Recursos Humanos
Entrega del Formato de Se hace entrega a los directores y Jefes de Procesos del Formato
Evaluación de Evaluación de Desempeño en versión impresa y magnética para su
Desempeño diligenciamiento, Se notifica a todo el personal sobre la aplicación de
la evaluación de desempeño.
Mediante ejercicio de retroalimentación se efectúa la evaluación Oficina Recursos Humanos

Suscribir plan de
frente al evaluado y se suscribe plan de mejoramiento en los aspectos
mejoramiento
deficientes.
Remitir formato a Se remite el Formato Evaluación de Desempeño a la Oficina de

Recursos Humanos.
Recursos humanos

De ser necesario se efectúa capacitación o re inducción sobre los
Realizar capacitación
aspectos que presente deficiencia al personal necesario.
según sea necesario
Se procede a archivar copia de las evaluaciones de Desempeño del
Archivar copia de
Personal.
evaluaciones
Fin
CONCLUSION
Como podemos ver, la selección de personal es un proceso clave en el devenir de las
organizaciones. Necesita de una estructuración clara y de profesionales formados que asuman
las tareas selectivas con total garantías para obtener el mejor de los resultados; el candidato
que más se adecua al puesto y a la empresa que permite, junto con el esfuerzo de todos los
que componen la organización, el crecimiento de esta.
BIBLIOGRAFIA
 http://humaniaweb.com/blog/23-porque-es-importante-la-seleccion-de-personal
 https://areandina.instructure.com/courses/5113
 https://www.gsh.com.co/blog/etapas-de-un-proceso-de-seleccion-de-personal

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fundamental partir de un análisis racional de necesidades presentes y futuras de la empresa y

Se trata, por tanto, de seleccionar al candidato más adecuado al puesto y a la organización y

no al "mejor" en términos puros

1. PASOS PARA LA SELECCIÓN DEL PERSONAL:

a. Candidato: Persona aspirante a ocupar un cargo.

4. CLASIFICACIÓN DE LAS COMPETENCIAS DEL CARGO:

1. Adaptabilidad: Hace referencia a la capacidad de modificar la conducta personal para

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Mediante ejercicio de retroalimentación se efectúa la evaluación Oficina Recursos Humanos

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que componen la organización, el crecimiento de esta.

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