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    LA Secretaria

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    Este documento describe las funciones y responsabilidades de una secretaria ejecutiva. Detalla que una secretaria maneja la comunicación, redacta documentos, organiza agendas, elabora documentos en diferentes formatos, y organiza reuniones. También provee un ejemplo de una descripción de puesto de una secretaria ejecutiva que incluye objetivos como asistir al director general en tareas administrativas y de organización, y funciones como elaborar documentos, contestar llamadas, organizar reuniones, y actualizar archivos.

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    LA Secretaria

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    Este documento describe las funciones y responsabilidades de una secretaria ejecutiva. Detalla que una secretaria maneja la comunicación, redacta documentos, organiza agendas, elabora documentos en diferentes formatos, y organiza reuniones. También provee un ejemplo de una descripción de puesto de una secretaria ejecutiva que incluye objetivos como asistir al director general en tareas administrativas y de organización, y funciones como elaborar documentos, contestar llamadas, organizar reuniones, y actualizar archivos.

    Descripción original:

    jjhfjh

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    Este documento describe las funciones y responsabilidades de una secretaria ejecutiva. Detalla que una secretaria maneja la comunicación, redacta documentos, organiza agendas, elabora documentos en diferentes formatos, y organiza reuniones. También provee un ejemplo de una descripción de puesto de una secretaria ejecutiva que incluye objetivos como asistir al director general en tareas administrativas y de organización, y funciones como elaborar documentos, contestar llamadas, organizar reuniones, y actualizar archivos.

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    Este documento describe las funciones y responsabilidades de una secretaria ejecutiva. Detalla que una secretaria maneja la comunicación, redacta documentos, organiza agendas, elabora documentos en diferentes formatos, y organiza reuniones. También provee un ejemplo de una descripción de puesto de una secretaria ejecutiva que incluye objetivos como asistir al director general en tareas administrativas y de organización, y funciones como elaborar documentos, contestar llamadas, organizar reuniones, y actualizar archivos.

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    LA secretaria

    A fin de evitar caer en ambigüedades y delinear a la perfección las funciones y

    competencias necesarias del cargo, conviene tomar en cuenta los siguientes elementos al

    momento de redactar la descripción del puesto.

    o Nombre del puesto y cargo que ocupa. Es importante señalar a qué área o
    ejecutivo en específico está asignada, ya que dará un seguimiento puntual y casi
    personal a la agenda de actividades.

    o Personas a las que supervisa. Puede que coordine a un asistente de rango


    inferior, aunque es común que trabaje sola.

    o Sus funciones específicas se definen en función del departamento al que sirve, sin
    embargo, en un panorama general, abarcan la atención de comunicaciones -
    llamadas, correos, ect.- papeleo, elaboración de documentos, organización de
    actividades, y en algunos casos, seguimiento de proyectos.

    o Las habilidades y conocimientos base de una secretaria son una elevada


    capacidad de organización y atención a los detalles.

    Funciones específicas de una secretaria

    Pasemos a conocer ahora las funciones específicas de una secretaria. La inclusión de

    nuevas tecnologías, el cambio en el modo de operar de las empresas y las nuevas

    prácticas y filosofías laborales han terminado por modificar el concepto que se tenía de las

    secretarias.

    Ya no basta contener una habilidad extraordinaria para la redacción o para atender los

    asuntos de su jefe. Puede decirse que en las empresas que apuntan al crecimiento, ya

    se habla y busca ocupar la plaza con una secretaria ejecutiva.

    En la actualidad, las funciones de una secretaria pueden definirse así:


    o Canal de comunicación. Atenderá llamadas telefónicas y tomará nota de los
    mensajes que se dejen. Además, atenderá a los visitantes que tenga la oficina y
    los integrará mientras son atendidos.

    o Redactará documentos y comunicaciones a nombre de la empresa, y muchas


    veces también en el de su jefe.

    o Ayudará a organizar y gestionar la agenda de sus o sus superiores, ayudándoles a


    organizar y jerarquizar las actividades.

    o Elaborará los documentos que le soliciten en distintos formatos, como hojas de


    cálculo, memos, formatos y cartas. Del mismo modo, manejará bases de datos de
    la empresa y extraerá información de la misma.

    o Usará software especializado a un nivel básico. Esto para los casos en que se
    desenvuelva en departamentos que necesitan conocimientos determinados. Por
    ejemplo, en un despacho de contabilidad será útil saber de programas de
    facturación, o en una oficina de diseño nociones de aplicaciones para edición de
    imágenes.

    o Organizar reuniones y conferencias, administrando los recursos disponibles -


    computadoras, micrófonos, proyectores entre otros.

    o Estructurar el archivo de documentos, con el objetivo de que los directivos o quine


    solicite información no tenga problema para encontrar los datos que necesita.

    Ejemplo de descripción de puesto secretaria

    Servicios Administrativos Integrales

    Fecha: 16 de Noviembre de 2017

    Nombre del Puesto: secretaria ejecutiva

    Supervisado por: Director General

    Jefe Inmediato: Gerente General

    Personas a Cargo: asistente de dirección


    Objetivos del puesto

    Asistir al director general en sus tareas diarias, particularmente en labores administrativas

    y organización y seguimiento de agenda laboral.

    Funciones generales

    Elaboración de oficios y documentos empresariales.

    Contestar llamadas dirigidas a la dirección general.

    Organización de reuniones en las oficinas de la empresa.

    Confirmación de citas y reuniones agendadas con anterioridad.

    Seguimiento y facturación de gastos emanados del director general.

    Actualización semanal del archivo de documentos asociados a la dirección general.

    Relación con otros departamentos

    Dirección de le empresa, de manera diaria y permanente, para conocer y atender las

    necesidades que surgen al momento.

    Contabilidad, a través del jefe de área y auxiliares contables, para reportar gastos.

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