Manuales Administrativos

UNIVERSIDAD MARIANO GALVEZ DE GUATEMALA
CAMPUS UNIVERSITARIO VILLA NUEVA

FACULTAD CIENCIAS DE LA ADMINISTRACION
CURSO: ADMINISTRACION II
SECCION “B”
PLAN DOMINGO
MANUALES ADMINISTRATIVOS
Es un documento que contiene en forma ordenada y sistemática, información y/o

instrucciones. Sobre la historia, organización, políticas y/o procedimientos de una
empresa, que se consideran necesarias para la mejor ejecución del trabajo.
Según Agustín Reyes Ponce, es un folleto libro, cartapacio, carpeta, etc. En los que de
una manera fácil de manejar (Manuable se concentra en forma sistemática una serie de
elementos administrativos para un fin concreto, orientar y uniformar la conducta que se
presenta entre cada grupo humano en la empresa.
James G. Hendrick afirma que es esencia los manuales representan un medio de
comunicar las decisiones de la administración concerniente a organización, políticas y
procedimientos.
OBJETIVOS:
1. Fija por escrito las diversas políticas y procedimientos de trabajo de la empresa
2. Sirve de medio de comunicación entre la dirección y los empleados
3. Facilita la delegación de funciones y la autoridad
4. Coordina y controla las actividades
5. Simplifica y ordena el trabajo
6. Facilita el adiestramiento de empleados y
7. Guía en la consecución coordinada de los objetivos de la organización.
MANUAL DE ORGANIZACIÓN.
Contiene información detallada a los antecedentes, legislación, funciones, estructura y
atribuciones de la organización global como de sus unidades administrativas y puestos
que la conforman, así mismo a lo referente a niveles jerárquicos, los grados de autoridad
y responsabilidad, canales de comunicación y coordinación y los organigramas que
describen en forma gráfica a la organización.
DESCRIPCION TECNICA DEL PUESTO

CODIGO DEL PUESTO: Este es el número clave que identifica a un colaborador,
dentro de un puesto para efectos de ordenamiento y localización.
TITULO DEL PUESTO:
Anotar el nombre con que formalmente (Vía presupuesto, nómina de pago, contrato de
trabajo etc,) se ha denominado al puesto
INMEDIATO SUPERIOR:
Señalar el nombre del puesto de la persona de quien recibe órdenes y/o instrucciones
directamente de su trabajo.
SUBALTERNOS:
Indicar el nombre de los puestos a los cuales dirige, supervisa o controla directamente
en el desarrollo del trabajo.
DESCRIPCION DEL PUESTO:
Esta es una descripción suscinta de aspectos esenciales y específicos de las tareas o
labores asignadas al puesto, lo que hace que se distinga del resto de puestos existentes
en la empresa.
En este apartado se define si el trabajo es de naturaleza operativo de oficio, técnico,
profesional o administrativo. Responsabilidad, autoridad, las instrucciones que recibe.
La supervisión recibida o ejercida, así como independencia de criterio para el desarrollo
del trabajo y como son revisada las labores o tareas realizadas.
ESPECIFICACIONES DEL PUESTO:
ATRIBUCIONES: Es la descripción breve en términos generales de las tareas o labores
que son características del puesto. Las cuales pueden ser:
a) atribuciones específicas, generales, especiales, particulares etc.
b) Atribuciones diarias, semanales, mensuales, anuales etc.
d) atribuciones en orden de la más a la menos importante.
e) atribuciones descritas de acuerdo a un orden correlativo.
RELACIONES DE TRABAJO:
Contactos personales y de relaciones públicas que los colaboradores deben mantener en
el desempeño de sus atribuciones, tanto en forma intra como interinstitucional.
AUTORIDAD
Es a la descripción del grado de decisión que el titular del puesto tiene para actuar en
las diferentes actividades, tareas o labores en que participa, sobre que puestos tiene
mando y responsabilidad y en qué grado se afectan sus relaciones de trabajo.
RESPONSABILIDAD:
Concierne a la custodia, despacho, uso de equipo y mobiliario, valores etc.
REQUISITOS MINIMOS EXIGIDOS:
Son los requerimientos en cuanto a educación formal, especialización, experiencia,
conocimientos, habilidad y/o destrezas que un candidato debe reunir para un puesto de
trabajo.
DESCRIPCION TECNICA DEL PUESTO

TITULO DEL PUESTO: SECRETARIA III CODIGO: 5.3.15
UBICACIÓN ADMINISTRATIVA: Sección de Secretaria y Archivo
IMNEDIATO SUPERIOR: Jefe de la sección de Secretaria y Archivo
SUBALTERNOS: Secretaria II
Secretaria I
DESCRIPCION DEL PUESTO
Esa un puesto de carácter administrativo de apoyo, que tiene a su cargo la ejecuciones
delas actividades para asistir a un funcionario de alto nivel jerárquico. La persona
asignada a este puesto, es responsable de tomar dictados, transcribir textos o
documentos. Recibe instrucciones de trabajo en forma verbal o escrita y conforme a la
reglamentación vigente en la empresa.
ESPECIFICACION DEL PUESTO
1. Atribuciones:
a) Elaborar y transcribir documentos que contengan terminología técnica
b) redactar dictámenes, informes, memorándums, etc.
c) Recibir y distribuir correspondencia que ingresa a la sección y al departamento
d) levantar y certificar actas y/o contratos de trabajo por los movimientos del personal
e) Llevar de control de archivo administrativo y contable de la sección y Depto.
f) Asignar actividades al personal de secretaria bajo su mando.
g) atender al teléfono y público que requiera información.
2. Relaciones der Trabajo:

Por la naturaleza de sus funciones, deberá mantener relación estrecha con el jefe de la
Sección de Secretaria y Archivo, con el Jefe del Departamento de contabilidad y con las
secretarias II y I, y mantener comunicación con las demás áreas de la empresa.
3. Autoridad:
Delegar funciones, actividades, o tareas específicas a las personas que ocupan los
puestos de Secretaria II y I, de cuyos resultados responderá ante su jefe inmediato
4. Responsabilidades:
Es responsable de las labores propias, y de las que desarrolle el personal de secretaria,
velar por el buen uso del equipo a su cargo.
5. Requisitos Mínimos exigidos:

a) educacionales:
Poseer título de Secretaria Ejecutiva, comercial o bilingüe
Comprobar cursos de relaciones humanas.
B) Experiencia:
Dos años como Secretaria II, como mínimo
Conocimientos de paquetes de computación.
c) Habilidades o Destrezas:
Redactar informes, documentación variada.
Recolectar correspondencia con base a marginados
Clasificar, distribuir y archivar correspondencia
Desarrollar relaciones humanas
Transcribir con rapidez y exactitud los dictados
D) Otros requisitos:
Conocimientos de idioma ingles
Tener un año de estudios universitarios.
Conocimientos básicos de organización y supervisión de personal.

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2. Relaciones der Trabajo:

5. Requisitos Mínimos exigidos:

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