INSTITUTO TECNICO COMERCIAL

INCOS EL ALTO

INTEGRANTES:
➢ BRENDA GUISELA ALVAREZ MAYTA
➢ MARIANA CANQUI AJATA
➢ CELIA CONDORI CHOQUE
➢ MARIANELA LIMACHI MAMANI
➢ LIZETH MAMANI PACOHUANCA
➢ ABIGAIL MAMANI TICONA
➢ VIANCA AZUCENA QUISPE
➢ ERIKA FABIOLA ZABALETA HUANCA

DOCENTE: Lic. ANTONIO CONDORI MAMANI

MATERIA: RRHH ÉTICA PROFESIONAL
GESTION:2024
 INDICE
1. INTRODUCCIÓN .......................................................................................................... 3

2. MARCO TEÓRICO ........................................................................................................ 4

2.1. HABILIDADES QUE DEBE TENER UNA SECRETARIA ................................. 4

2.1.1. Responder y dirigir llamadas telefónicas .............................................................. 5

2.1.2. Organizar y distribuir mensajes............................................................................. 5

2.1.3. Mantener los horarios de la empresa: .................................................................... 5

2.1.4. Organización de documentos y archivos:.............................................................. 6

2.1.5. Saludar a clientes e invitados de negocios ............................................................ 6

2.1.6. Documentación de información financiera ........................................................... 6

2.1.7. Mantenimiento y pedidos de suministros de oficina ............................................. 6

2.1.8. Organizar y dirigir reuniones ................................................................................ 6

2.1.10. Supervisión del personal y de los nuevos empleados ......................................... 6

2.1.11. Manejo de documentos importantes .................................................................... 7

2.1.12. Adaptabilidad ...................................................................................................... 7

2.1.13. Trabajo en equipo ................................................................................................ 8

2.1.14. Capacidad de investigación ................................................................................. 8

2.1.15. Empatía: .............................................................................................................. 9

2.2. ¿CÓMO ERAN LOS TRABAJOS DE OFICINA ANTES DE LAS

COMPUTADORAS E INTERNET? .................................................................................. 9

2.3. EXCUSAS QUE LA SECRETARIA NO DEBE DECIR ..................................... 10

2.4. PERFIL PROFESIONAL DE UN SECRETARIO ............................................... 10

3. CONCLUSIÓN ............................................................................................................. 11

4. REFERENCIAS ............................................................................................................ 11
1. INTRODUCCIÓN

Los secretarios prestan apoyo administrativo a uno o más directivos, aunque algunos
secretarios están al servicio de pequeños equipos o departamentos de la empresa.
Por lo general, contestan llamadas telefónicas, atienden las consultas habituales, toman
mensajes y deciden qué llamadas requieren la atención inmediata del jefe. Los secretarios
pueden encargarse de mirar el correo ordinario y el correo electrónico que se haya recibido,
y decidir si hay algo que el jefe tiene que ver o atender personalmente.
Organizan y priorizan la correspondencia de la oficina en nombre de su jefe, y por lo general
tienen un sistema de localización de archivos en ordenador (o en papel) para poder buscar de
nuevo los documentos cuando se precisen.

A veces los altos directivos dictan cartas a sus secretarios, que pueden utilizar la transcripción
de audio, o a veces conocimientos de taquigrafía o similares. Algunos secretarios también
tienen margen para, por su cuenta y sin supervisión, preparar y redactar en el ordenador
respuestas a la correspondencia, que a continuación muestran a su jefe para que las apruebe
y las firme. Los secretarios más experimentados pueden escribir y enviar sus propias cartas.
Los secretarios llevan la agenda de su jefe y pueden organizar reuniones en su nombre.
También utilizan sus conocimientos de escritura y redacción para confeccionar un orden del
día antes de la reunión, levantar actas concisas (a menudo usando taquigrafía o escritura
rápida) y posteriormente las escriben de forma detallada. Antes de comenzar la reunión,
distribuyen el orden del día y cualquier otro documento pertinente a las personas que asistirán
a la reunión.

Suelen recibir a las visitas o a los clientes y hacer que se les sirva un refrigerio. Algunos
secretarios se encargan de preparar los viajes de sus jefes, reservar los hoteles y planificar el
itinerario de viaje. También puede hacerlo para colegas o clientes que visitan la empresa
desde el extranjero

Los secretarios más experimentados pueden ayudar a los jefes a usar el tiempo de modo más
eficiente. Usan su criterio para ahorrar a su jefe las tensiones innecesarias o las interrupciones
frecuentes. Los secretarios principales y ayudantes personales, actuando por su cuenta, toman
decisiones en nombre de un jefe.
A veces, los secretarios van con su jefe en viajes de negocios o para asistir a reuniones.

2. MARCO TEÓRICO

2.1.HABILIDADES QUE DEBE TENER UNA SECRETARIA

El trabajo de secretaria y de apoyo empresarial es exigente y requiere de alguien que pueda

desempeñar múltiples funciones y realizar varias tareas a la vez. Siempre habrá diferentes
elementos en la descripción del trabajo de cada secretaria. Sin embargo, en términos
generales, una secretaria es responsable de brindar apoyo a varios aspectos de la empresa, a
menudo encargándose de tareas administrativas, como:

2HABILIDADES QUE TENIAN ANTIGUAMENTE LAS SECRETARIAS (OS)

Dominio de la Máquina de Escribir: Las secretarias solían tener habilidades

avanzadas en el uso de la máquina de escribir, redactando documentos, cartas y otros
escritos con precisión y rapidez.
Transcripción de Dictados: Tomar dictado y transcribirlo en documentos escritos
era una habilidad esencial. Esto requería no solo velocidad y precisión, sino también
la capacidad de entender y corregir errores del dictado.
Manejo de Archivos en Papel: Organizaban y mantenían archivos físicos,
incluyendo la clasificación, almacenamiento y recuperación de documentos
importantes.
Redacción y Corrección de Textos: Redactar y corregir documentos, cartas y
memorandos, prestando atención a la gramática, ortografía y estilo.
Habilidades en Correspondencia: Preparar y enviar correspondencia, incluyendo la
preparación de sobres y el manejo del correo entrante y saliente.
Gestión de Agenda: Coordinar y programar citas, reuniones y eventos, y mantener
actualizada la agenda del ejecutivo o jefe.
Atención Telefónica y Recepción: Contestar llamadas telefónicas, tomar mensajes
y filtrar las llamadas importantes. También recibían a los visitantes y gestionaban la
recepción.
Manejo de Documentos Legales y Financieros: Preparar y gestionar documentos
relacionados con contratos, informes financieros y otros documentos legales.
 Habilidades Organizativas: Mantener el área de trabajo ordenada y gestionar
múltiples tareas simultáneamente.
Toma de Notas en Reuniones: Registrar minutos y notas durante las reuniones,
asegurándose de que la información clave se documentara correctamente.
Conocimientos de Protocolos y Etiqueta: Aplicar normas de etiqueta en
correspondencia, reuniones y en la interacción con clientes y colegas.
Manejo de Equipos de Oficina: Utilizar equipos de oficina como fotocopiadoras,
máquinas de fax y otros dispositivos que eran comunes en ese momento.
Preparación de Informes y Presentaciones: Crear informes y presentaciones en
formato físico, a menudo utilizando herramientas como la máquina de escribir o el
proceso manual de maquetación.
Capacidades Matemáticas Básicas: Realizar cálculos simples, manejar
presupuestos y preparar informes financieros básicos.

Estas habilidades eran fundamentales para el desempeño eficaz de una secretaria en su rol
tradicional. Aunque algunas de estas tareas han cambiado con la tecnología moderna, muchas
de las habilidades organizativas y comunicativas siguen siendo muy relevantes.

HABILIDADES QUE DEBE DE TENER UN SECRETARIO (A)

2.1.1. Responder y dirigir llamadas telefónicas: las secretarias suelen ser responsables de
responder las líneas telefónicas de la oficina, manejar las llamadas de los clientes y tomar
mensajes. Deben dirigir cada llamada a la persona adecuada y diferenciar entre las
comunicaciones urgentes y las menos importantes.

2.1.2. Organizar y distribuir mensajes: Las secretarias organizan y distribuyen

memorandos, notas, mensajes y otras comunicaciones escritas dentro de la organización.
Garantizan una comunicación eficiente transmitiendo los mensajes urgentes con prontitud.

2.1.3. Mantener los horarios de la empresa: Las secretarias gestionan los horarios y las
agendas de los profesionales de la organización. Fijan citas con clientes, proveedores y
accionistas, y también pueden enviar recordatorios y alertas para próximas conferencias o
reuniones.
2.1.4. Organización de documentos y archivos: Las secretarias desempeñan un papel
fundamental en el mantenimiento de documentos, registros y archivos organizados.
Mantienen sistemas de archivo, tanto físicos como digitales, lo que garantiza la fácil
recuperación de documentos importantes. Esta tarea puede implicar el uso de bases de datos
informáticas y otros sistemas de archivo.

2.1.5. Saludar a clientes e invitados de negocios: las secretarias a menudo asumen

funciones de recepcionista, saludando a los clientes e invitados que llegan para reuniones o
conferencias. Ayudan a los visitantes a acomodarse, ofrecen refrigerios, toman notas durante
las reuniones y mantienen un ambiente profesional y acogedor.

2.1.6. Documentación de información financiera: Las secretarias pueden ser responsables

de documentar gastos, ganancias y otra información financiera. Realizan un seguimiento de
los ingresos, las cifras de ventas, los gastos y los costos operativos. También pueden preparar
informes financieros para que los analice el personal de nivel superior.

2.1.7. Mantenimiento y pedidos de suministros de oficina: las secretarias se encargan de

la gestión de inventarios y garantizan un suministro adecuado de materiales de oficina.
Llevan registros de suministros, controlan los niveles de inventario y realizan pedidos de
artículos que se están agotando.

2.1.8. Organizar y dirigir reuniones: además de programar reuniones, los secretarios

pueden asumir la responsabilidad de organizarlas y dirigirlas. Coordinan la logística, invitan
a los participantes y garantizan el buen desarrollo de la reunión. También pueden tomar notas
durante la reunión para su consulta y seguimiento.

2.1.9. Ayudar a los ejecutivos con las tareas del proyecto: las secretarias pueden brindar
una valiosa asistencia a sus supervisores al ayudar con pequeñas tareas dentro de proyectos
más grandes. Esto podría implicar organizar informes, imprimir documentos, preparar
presentaciones o cualquier otro apoyo necesario para facilitar la finalización de los proyectos.

2.1.10. Supervisión del personal y de los nuevos empleados: las secretarias suelen actuar
como mentoras y orientar a los miembros del personal, en particular a la hora de implementar
procedimientos o capacitar a los nuevos empleados. Comparten sus conocimientos y
experiencia, ayudan a desarrollar habilidades y garantizan el cumplimiento de los protocolos
de la empresa.

Las responsabilidades específicas pueden variar según la industria, la organización y la

naturaleza del rol de la secretaria dentro de la empresa. Dada esa amplia descripción del
trabajo, uno de los activos más valiosos que puede tener una secretaria o un profesional de
apoyo empresarial es la capacidad de pensar con rapidez.

2.1.11. Manejo de documentos importantes: Otra responsabilidad clave de las secretarias

es manejar todos los documentos importantes que entran y salen de la oficina. Esto significa
que deben estar familiarizadas con los protocolos de archivo de su departamento y tener
buenos sistemas para mantener todo en orden.

Dentro de las funciones de la secretaria, ella se enfrenta a la tarea diaria de manejar

documentos importantes de una empresa y su centro de trabajo. Esto incluye prácticamente
cualquier tipo de documento, como cartas, informes financieros, contratos y documentos
legales.

La secretaria tiene que estar al tanto de los requisitos legales para la custodia adecuada de
estos documentos y tomar las medidas necesarias para mantenerlos seguros y organizados.
Ella también debe ser consciente de los requisitos reglamentarios para el acceso a los
documentos y proporcionar un acceso limitado solo cuando sea apropiado.

Para que esto sea posible, es esencial que la secretaria mantenga un sistema organizado para
el manejo de documentos e implemente herramientas útiles para controlar el flujo de trabajo
relacionado con esta responsabilidad. Esto incluye responsabilidades como archivar
meticulosamente cada entrada, realizar copias seguras del contenido del documento si
corresponde, rastrear la ubicación física del documento y actualizar información relacionada
en bases de datos internas

2.1.12. Adaptabilidad: Flexibilidad para ajustarse a cambios y trabajar en diferentes

situaciones. La adaptabilidad aumenta el bienestar y la felicidad de los/as trabajadores/as,
convierte la adversidad en una oportunidad de aprendizaje y ayuda a crear un entorno en el
que se generan resultados a diferentes niveles:
 ▪ Individual: en los últimos tiempos, los dos factores más importantes para los
empleados que planean dejar su trabajo han sido la necesidad de restablecer el
equilibrio entre la vida laboral y personal, y poder volver a dar prioridad al bienestar
físico y emocional. La adaptabilidad permite adoptar mentalidades más flexibles,
especialmente, aplicables a momentos de mayor presión, y fomenta el autocuidado
constante necesario para hacer frente a un entorno cambiante.
▪ Interpersonal: no sentirse valorado y no sentir pertenencia a un equipo o proyecto
han resultado igualmente dos de los motivos más esgrimidos para dejar el trabajo. La
adaptabilidad ayuda a conectar con los demás, normalizando la importancia de las
relaciones de calidad en el trabajo y proporcionando el conjunto de habilidades para
fortalecerlas, especialmente en entornos virtuales.
▪ Equipo: el nivel de confianza en los compañeros contribuye a la percepción de
seguridad psicológica, reforzando o debilitando la capacidad de adaptación. El efecto
renovador de la adaptabilidad en las relaciones puede impulsar la creación de entornos
de trabajo atractivos para los candidatos, ya que cuanto mayor es la seguridad
psicológica, más rápidamente mejora el sentimiento de pertenencia y el
compromiso.
▪ Organizativo: La adaptabilidad sirve de refuerzo definitivo para todos los niveles, ya
que proporciona un sentido general de identidad para las personas que forman parte
de la organización, al tiempo que genera una cultura corporativa que da prioridad a
las personas, impulsando la autonomía, la pertenencia y la competencia.

2.1.13. Trabajo en equipo: Habilidad para colaborar efectivamente con otros departamentos
y colegas. El trabajo en equipo es un proceso en el que diferentes personas aportan sus
habilidades, conocimientos y tiempo para alcanzar metas de forma conjunta. Si todos los
recursos aportados se coordinan adecuadamente, los resultados son muy superiores frente a
equipos que no trabajan de este modo.

2.1.14. Capacidad de investigación: Habilidad para recopilar información relevante y

realizar investigaciones básicas. Las relacionadas con las capacidades de investigación son:
identificar problemas del proyecto de investigación, realizar análisis cualitativo y
cuantitativo de datos, hacer búsqueda de información relevante, analizar y resolver
problemas; analizar, buscar y evaluar información, entre otras.

2.1.15. Empatía: Habilidad para entender y responder adecuadamente a las necesidades de

clientes y colegas. La empatía es la capacidad de conectarse emocionalmente con los demás
individuos, porque permite reconocer, compartir y entender los sentimientos y los estados de
ánimo de otros seres humanos.

2.2. ¿CÓMO ERAN LOS TRABAJOS DE OFICINA ANTES DE LAS

COMPUTADORAS E INTERNET?

Las empresas pequeñas lo hacían todo a mano y con máquina de escribir y papel carbón,
télex y fax, que era una novedad tecnológica. Solo las empresas un poco grandes podían
permitirse una fotocopiadora.

La mayoría de oficinistas necesitaba saber mecanografía y mucha taquigrafía. La calculadora,

también una novedad reciente, era tu amiga inseparable, si bien había mucha gente de la vieja
escuela con una impresionante capacidad de hacer cálculos mentalmente.

Las comunicaciones se realizaban por teléfono, fax y correo físico, montones de correo físico.

Estuve varios años realizando los informes operativos y financieros con calculadora, máquina
de escribir y los gráficos completamente a mano. Para presentar resultados, proyectos etc a
los jefes utilizábamos transparencias y un proyector, y la mayoría de esas transparencias se
escribían y dibujaban a mano.

En los días previos a las computadoras, todo se hacía manualmente. Si una persona quisiera
escribirle una carta a alguien, le pediría a una secretaria que tomara un dictado o "tomara una
carta" usando un bloc de notas como este.

utilizando una forma de escritura llamada Mano corta. Parecía un montón de rayones de
pollo. La mano corta es un arte perdido, casi nadie todavía puede leerlo o escribirlo.

Una vez que se escribió la carta, se tuvo que escribir en un dispositivo llamado máquina de
escribir.
Esto se preparó para reducir la velocidad de un mecanógrafo para que las teclas no se
atasquen.

El papeleo no se almacenaba electrónicamente, sino que se colocaba en grandes cajas de

metal llamadas archivadores.

2.3.EXCUSAS QUE LA SECRETARIA NO DEBE DECIR

✓ No creí que fuera tan importante

✓ Siempre lo hemos hecho así
✓ No sabía que era urgente
✓ Tengo tanto trabajo que no he podido archivar
✓ Eso no me corresponde a mi
✓ Nadie me dijo que lo hiciera
✓ Se me olvido
✓ Estoy esperando que me lo autoricen
✓ Lo entregue, pero no me acuerdo a quien
✓ Espera a que llegue y se lo preguntas
✓ Te lo había dicho
✓ Para mañana se lo tengo
✓ Ese es tu trabajo no el mío
✓ Mi trabajo no es ese

2.4.PERFIL PROFESIONAL DE UN SECRETARIO

Para ser secretario, es necesario:

• Tener conocimientos de mecanografía, tratamiento de textos, así como de

transcripción de audio, y posiblemente de taquigrafía u otro sistema de escritura
rápida.
• Tener buen dominio del idioma.
• Poseer grandes dotes de organización para planificar y priorizar su volumen de
trabajo.
• Ser capaz de actuar por su cuenta.
• Trabajar con un enfoque eficaz, preciso y metódico, ya que hay que prestar mucha
atención a los detalles.
• Ser amable por teléfono y tener actitud amable y servicial con las visitas.
• Tener tacto y discreción.
 • Ser capaz de pensar con rapidez y mantener la calma bajo presión.
• Respetar la confidencialidad, ya que tal vez maneje información personal,
confidencial o sensible.
• Ser capaz de comprender cómo funciona la empresa; por ejemplo, la relación de la
empresa con los clientes habituales o potenciales.
También puede resultar necesario recurrir a paquetes de software para ordenador, como hojas
de cálculo, software para presentaciones, aplicaciones de autoedición o bases de datos.

3. CONCLUSIÓN

En conclusión, una secretaria es la columna vertebral de un ejecutivo. Esta persona es la

mano derecha y mantiene todo funcionando sin problemas.

Como secretaria , no solo te encargas de las tareas administrativas cotidianas, sino que te
conviertes en los "ojos y oídos" de la empresa y obtienes información exclusiva sobre su
cultura, su desempeño y su dirección futura. Puede ser una trayectoria profesional
prometedora y emocionante para cualquier profesional.

Es esencial comprender el alcance total de la función de una secretaria e ir más allá de las
expectativas. La mejora continua de las habilidades es vital y mantenerse al día con el
software y la tecnología más recientes para realizar un trabajo eficiente.

4. REFERENCIAS

✓ Abad, C. (2012). Normas de protocolo de la secretaria en su empresa. Revista

desecterariado española, 72.
✓ Arnáiz, M., & Noya, R. (2009). Adaptación de Puestos de Trabajo. CEAPAT.
✓ Castillo, M. (2009). Actitudes y practicas èticas de la secretaria ejecutiva dentro de su
ejercicio profesional. Obtenido de
www.dspace.utpl.edu.ec/bitstream/123456789/2272/3/170X390.pdf:http://dspace.utpl.e
du.ec/bitstream/123456789/2272/3/170X390.pdf
✓ Raya, E., & Caparrós, N. (2013). Trabajo social en las relaciones laborales y la empresa:
vías para el emprendimiento. Documentos de Trabajo social (52), 339-356.
✓ Sevilla, M. (1999). Sugerencias para la Secretaria eficaz:. Quito, República del Ecuador:
Editorial Ecuador. F.B.T. CIA, Ltda.