Qué hace una secretaria ejecutiva efectiva

Las responsabilidades que asumen los funcionarios ejecutivos de una

organización son muy extensas y variadas, por lo que es esencial que puedan
delegar muchas tareas a una profesional competente. Las tareas de una
secretaria ejecutiva competente brindan un par de manos adicionales y una mente
añadida para facilitar los esfuerzos administrativos para que la empresa opere de
forma más eficaz. Consecuentemente, una secretaria ejecutiva proactiva busca
siempre formas de mejorar sus habilidades y apoyar impecablemente a los
directores para alcanzar los objetivos de la empresa más rápidamente.
Descubre qué hace una secretaria ejecutiva para que las funciones directivas se
realicen de forma más productiva y eficiente.
¿Qué hace una secretaria ejecutiva efectiva?
Las labores que hace una secretaria ejecutiva pueden variar en función de las
herramientas informáticas y de comunicación y colaboración con las que cuente la
empresa para la que trabaja. Sin embargo, hay muchas tareas que son comunes
para estas profesionistas, por ejemplo:
Apoyar las gestiones administrativas.
Mantener la confidencialidad de los altos funcionarios.
Coordinar el calendario y la agenda de sus supervisores inmediatos.
Organizar viajes de negocios, incluidas las reservaciones de hospedaje
necesarias.
Participar en reuniones y tomar notas al respecto.
Servir de enlace entre los directores y los demás empleados.
Planificar eventos presenciales y a distancia, según corresponda.
Responder correos electrónicos, memorandos y otras comunicaciones
empresariales.
Registrar las actividades comerciales y actualizar los registros empresariales.
Gestionar pagos y elaborar informes de gastos.
Responder oportunamente las preguntas e inquietudes de las distintas unidades o
departamentos de la empresa.
Concertar reuniones con accionistas, proveedores y otras partes interesadas.
Ordenar los alimentos y el café o té que se sirven en las reuniones de negocios.
Enviar recordatorios a los gerentes y otros directivos sobre el envío de información
o datos relevantes.
Responder las llamadas de forma profesional y amable.
Tomar mensajes detallados.
Crear itinerarios de trabajo de los presidentes y vicepresidentes.
Utilizar programas computacionales de procesamiento de palabras, de elaboración
de reportes y presentaciones, hojas de cálculo y soluciones informáticas
empresariales.
Supervisar las actividades del área de dirección.
Editar y publicar comunicados de prensa.
Capturar datos y preparar informes financieros.
Ordenar los artículos de oficina necesarios.
Configurar un sistema de archivos y bases de datos.
Escribir minutas de las reuniones en que participe.
Representar a los altos ejecutivos en eventos cuando no puedan estar presentes.
Adherirse a las políticas y los procedimientos internos.
Anticipar las necesidades de sus jefes inmediatos superiores.
Gestionar todas las actividades diarias oportunamente.
Priorizar sus tareas apropiadamente.
Programar citas o reuniones de trabajo internas y externas.
Preparar la documentación pertinente según se le requiera.
Usar el equipo de oficina como copiadoras, computadoras e impresoras
debidamente.
Planificar y solicitar las actividades de mantenimiento preventivo y reactivo con
respecto al equipo de oficina.
Colaborar con sus compañeros y supervisores en sus tareas rutinarias.
Habilidades esenciales
Las habilidades más buscadas en las secretarias ejecutivas son las siguientes:
Habilidades organizativas y multitarea
El día habitual de una secretaria ejecutiva no permite pausas, por lo que debe
siempre estar lista y dispuesta a resolver problemas en cuanto surjan y, a la vez,
seguir respondiendo preguntas, contestando llamadas y atendiendo a visitantes.
Priorizar de manera efectiva para ejercer sus tareas eficientemente es esencial.
Gestión del tiempo
Las secretarias ejecutivas deben crear flujos de trabajo eficientes y establecer
plazos de entrega viables para evitar el agotamiento laboral y reducir sus niveles
de estrés.
Comunicación proactiva oral y escrita
Las secretarias ejecutivas deben expresarse profesionalmente de manera oral y
escrita, ya que constantemente se comunican con ejecutivos, socios comerciales y
clientes de alto nivel. La gramática y ortografía son cruciales, además de saber
cómo estructurar correctamente una carta comercial formal y revisar la ortografía
antes de enviar cualquier correo electrónico.
Habilidades interpersonales
Todos los días, las secretarias ejecutivas interactúan con docenas de personas,
tanto dentro como fuera de la organización, digitalmente, por teléfono y en
persona. Para sobresalir en el trabajo, las secretarias ejecutivas deben contar con
habilidades interpersonales excelentes que les permitan desarrollar relaciones con
muchas de estas personas.
Persuasión y tenacidad
Las habilidades de persuasión pueden tranquilizar a las personas con inquietudes,
alientan a los posibles colaboradores y mantienen las operaciones funcionando sin
problemas.
Toma de decisiones
Las secretarias ejecutivas deben tomar docenas de decisiones todos los días.
Aunque los ejecutivos a veces dan a las secretarias ejecutivas tareas o
asignaciones, a menudo ofrecen poca supervisión y dirección. El rol tiende a ser
independiente, por lo que las secretarias ejecutivas experimentadas saben
exactamente lo que necesitan hacer y deben decidir la mejor manera de realizar
las tareas, empleando todas sus habilidades administrativas.
Conocimientos informáticos
Independientemente del nivel de digitalización de la empresa en que trabajan, las
secretarias ejecutivas tienen que mantenerse al día con la tecnología. De hecho, si
los jefes están tecnológicamente atrasados, es aún más importante que una
secretaria ejecutiva sea experta en el uso de la tecnología.
Discreción
Las secretarias ejecutivas gestionan diariamente información confidencial y
situaciones delicadas, por lo que la discreción es fundamental. Por ende, las
secretarias ejecutivas deben actuar con tacto y mantener la privacidad de los altos
directivos de la empresa en todo momento.
Adaptabilidad
El cambio es constante, especialmente en el panorama empresarial actual. Las
tareas de la secretaria ejecutiva se modifican significativamente de un día al otro.
A veces, las secretarias ejecutivas deben ajustar su rumbo a mitad de la tarea. Las
secretarias ejecutivas de excelencia son flexibles, están disponibles y siempre
dispuestas a probar nuevos enfoques por el bien de la organización.
La importancia de las tareas que hacen las secretarias ejecutivas
En ocasiones, las personas consideran que el trabajo de una secretaria ejecutiva
se limita a tomar notas y atender las necesidades de los altos ejecutivos. Esto
realmente no coincide con la realidad. De hecho, la mayoría de las secretarias
ejecutivas realizan funciones esenciales para apoyar a los funcionarios de alto
rango y liberan sus cargadas agendas para que puedan concentrarse en hacer
funcionar a la empresa impecablemente.
Las tareas de la secretaria ejecutiva actualmente pueden incluir la gestión de
proyectos y la planificación de viajes y reuniones, desde preparar las agendas e
invitar a los participantes, hasta reservar el espacio y verificar que todos los
materiales necesarios estén disponibles.
Las secretarias ejecutivas a menudo son las representantes de la dirección y la
representan profesionalmente ante el personal interno y las partes interesadas
externas. Una secretaria ejecutiva efectiva anticipa las necesidades de la empresa
y complementa los puntos fuertes y débiles de sus jefes directos. El mejor tipo de
secretaria ejecutiva trabaja de forma proactiva y. realiza sus responsabilidades y
actividades laborales de forma independiente o con mínima supervisión directa.
Muchos ejecutivos de alto nivel carecen del tiempo necesario para manejar todos
los pormenores de la oficina. Por lo tanto, esta es exactamente el área donde
interviene la secretaria ejecutiva para brillar ella y los directores de las empresas.
Las secretarias ejecutivas pueden ayudar a los altos mandos de las empresas a
formular enfoques innovadores para solucionar problemas diarios. La habilidad de
efectuar varias tareas al mismo tiempo es clave para ser una secretaria ejecutiva
dinámica, ya que su deber es hacer, decir y atender cualquier cosa que su
superior no haya tenido el tiempo de considerar o abordar. Una secretaria
ejecutiva emprendedora permanentemente busca como expandir su rol, al
encontrar nuevas formas de apoyar mejor a su supervisor. Para esto, debe pulir
sus habilidades tecnológicas, investigar en qué está trabajando su jefe y ofrecer su
ayuda para adjudicarse obligaciones adicionales. Y, aunque la mayor parte del
trabajo de una secretaria ejecutiva gira en torno a maximizar el nivel de
desempeño de su supervisor, hacer bien su trabajo marcará la diferencia para el
éxito propio y de su jefe