EXPRESIÓN ESCRITA

OFICIO
Es un tipo de documento generalmente vinculado a los asuntos de las administraciones públicas, utilizado para
comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes, o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de
disposiciones, de felicitación, de colaboración, de agradecimiento, etc.

Los ministerios de un gobierno, las embajadas, los colegios profesionales y los sindicatos son algunas de las
instituciones que apelan a los oficios para emitir ciertos comunicados.

Características

 Por lo general el papel debe ser entre unos 20 o 22 cm de base por 31 o 33 cm de altura.
 La calidad del papel debe ser muy buena, por tal razón se prefiere el de hilo.
 El color del papel debe ser blanco, quedando para copias y comunicaciones internas las hojas de colores.
 Generalmente el color de la tinta debe ser negra o azul negro (oscuro).
 Normalmente el documento lleva colocado el sello de la dependencia que envía dicho mismo documento.
 El estilo de redacción debe ser clara, sobria, seria, concisa, natural, veraz y cortés
 Siempre debe tratar un solo asunto
 Generalmente siempre es escrito a máquina, es lo más recomendable.
 Se extiende en duplicado y en original.

Preparación

Los oficios se encuentran estructurados de la siguiente forma:

1. Membrete.- Este es para dar a conocer la empresa o dependencia.

2. Fecha.- Esta es la que da vigencia al trámite.
3. Lugar (puede ser opcional)
4. Número.- Este es un indicativo, generalmente es un folio.
5. Destinatario.- Es la persona o personas que están destinadas a recibir el documento.
6. Asunto.- Es la esencia misma del documento y siempre debe de existir.
7. Referencia.- Esta es necesaria cuando el oficio requiere de constataciones.
8. Cuerpo o texto.- Es el mensaje que se quiere comunicar.
9. Despedida.- Esta puede ser formal o informal, pues esta aplica obligada pero cambia dependiendo del
documento.
10. Firma.- Se escribe la rúbrica a mano del responsable o responsables.
11. Anexo.- Este se puede usar o no, siempre dependerá del asunto y se utilizan o al encargado.

Ejemplo

CIRCULAR
Es un documento que se utiliza para comunicar cualquier noticia, información o evento actual, que pueda
resultar de interés para la empresa, departamentos, empleados, etc.

Normalmente una carta circular comunica una determinada información o noticia a varios destinatarios, en
empresas grandes, puede que a muchos destinatarios, por lo que el volumen de éstas suele ser abultado,
imprimiéndose gran cantidad de éstas.

Además, la noticia o información que contiene la circular permanece en el tiempo, es decir, no se utiliza para
comunicar algo que tenga un carácter puntual. Tampoco se contesta una circular aunque si se puede hacer por
motivos de cortesía.

Características

 Es un documento de tipo informativo por lo tanto se utiliza un lenguaje sencillo sin recurrir a términos que
impidan o dificulten su comprensión.
 Es un texto breve, sin ambigüedades y de forma directa.
 Las ideas se expresan de una manera clara, concisa y ordenada.

Preparación

1. Numeración. Se escribe la palabra circular con mayúscula seguida del número que le corresponde, el año y
las iniciales de la institución.
2. Fecha. Se escribe el día, mes y año.
3. Destinatario. Generalmente el documento está dirigido a un grupo de personas interesadas.
4. Asuntos. Se escribe con mayúsculas, seguida de dos puntos y luego el tema en resumen o síntesis.
5. Cuerpo o texto. Es la parte donde se detalla el mensaje que se quiere comunicar. Puede estar formado por
varios párrafos y para mayor orden se enumera cada párrafo.
6. Despedida. Es muy simple. Generalmente se utiliza una sola palabra.
7. Firma y cargo. La firma es la rúbrica a mano como se acostumbra a firmar en todo documento; debajo de ella
se coloca los nombres y apellidos, y cargo que ostenta la autoridad.
8. Iniciales. Se coloca al lado izquierdo del documento.
Ejemplo

MEMORÁNDUM
Es aquel texto o comunicado escrito que está destinado a un grupo de personas en particular y, en el cual, se
puede hacer solicitud de un informe de trabajo o se expone información de interés sobre uno o varios temas de
acción.

Del mismo modo, un memorándum puede entenderse como un informe en el cual se presenta un tema de importancia,
recomendaciones, instrucciones, entre otros, el cual puede estar dirigido para un departamento en particular o puede ser
general.

Características

 Se redacta en tercera persona.

 Se refiere por completo al tema planteado (es específico-exacto).
 Utiliza la construcción positiva.
 No usa rodeos de palabras.
 Las oraciones son directas, claras y cortas

Preparación

1. Nombre(s) de a quien se dirige

2. Nombre(s) del remitente(s)
3. Fecha
4. Asunto
5. Escrito redactado brevemente.
6. Firma(s)

Ejemplo

informe
Es la descripción detallada de las características y circunstancias de un asunto específico. Como tal, recoge de
manera clara y ordenada los resultados y hallazgos de un proceso de investigación y observación, para ser
comunicados a un público determinado, que bien puede ser una audiencia especializada (técnica, científica,
académica), una instancia superior (empresas, organizaciones, entes gubernamentales) o público general
(publicaciones de divulgación masiva). En este sentido, puede presentarse de manera oral o escrita.
Características

 Es generalmente redactado para un superior, como una obligación profesional del autor, y muy rara vez para
otra persona; en muy pocos casos se redacta un informe para un público amplio.
 El contenido depende de las exigencias de una tarea o empleo, y versa por lo general sobre un asunto técnico,
sobre hechos, reconocimientos, investigaciones, ect. realizadas por el informante.
 El estilo se ajusta a las conveniencias o costumbres establecidas por la práctica de cada caso (fórmula, frases,
vocabulario), y en tal sentido, debe ser preciso, claro correcto y completo.
 Los párrafos son característicamente cortos y concisos, sin intención artística.
 El vocabulario es usual en la materia que se trata, y por ello resulta generalmente especializado, con
neologismos, tecnicismos y aun barbarismos.

Preparación

Un informe, por lo general, viene estructurado de la siguiente manera:

1. Título: refleja fiel y explícitamente el tema.

2. Índice o tabla de contenidos: Estructuración del contenido del informe.
3. Introducción: Texto que expone brevemente el asunto, los temas que se abordarán, el enfoque que se empleará,
su motivo e intención.
4. Desarrollo: Contiene la información principal y completa, junto con resultados y análisis.
5. Conclusión: Es donde se recogen los resultados más relevantes y, si fuera el caso, recomendaciones.
6. Bibliografía: son las fuentes en que se apoya el texto, ordenadas y especificadas.
7. Anexos (opcional) con alguna información adicional de interés, como fotografías, planos, gráficos o
documentos vinculados con el tema principal.

Ejemplo

CARTA COMERCIAL
Es un documento que está dirigido a clientes, proveedores, comercios o empresas con el fin de establecer o
mantener una relación comercial con el destinatario, acerca de un producto o servicio en particular.

La carta comercial puede ser presentada en un formato impreso o digital, así como, tratar diversos temas de
índole comercial que cautiven o generen interés en el destinatario.
Características

 Claridad. Implica rápida y fácil comprensión del texto. Se logra con base en una organización metódica de
las ideas y el uso correcto del lenguaje.
 Concisión. Enfocar directamente el asunto, implica el uso de las palabras indispensables de manera que el
mensaje sea breve y completo.
 Coherencia: Capacidad para manejar la información como un todo. Enlace de las pequeñas ideas entre sí para
que surja la idea general significativa y completa.
 Cortesía: Se refiere al tono amable y respetuoso que siempre se debe usar para la comunicación comercial.

Preparación

A continuación se presentan las partes que conforman la estructura de una carta comercial.

1. Membrete: está compuesto por los datos de la empresa remitente que son el nombre, la dirección, los números
de contacto y el correo electrónico. Se ubica en la parte superior de la carta.
2. Lugar y fecha: se indica el lugar y la fecha en la que se redactó la carta.
3. Nombre del destinatario: nombre y apellido de la persona a la cual será enviada la carta.
4. Saludo o encabezado: se redacta un saludo breve haciendo uso de las fórmulas de cortesía y respeto. El saludo
antecede el asunto de la carta.
5. Asunto: es un texto breve en el cual se expone el motivo de la misiva como la invitación a un evento, la
presentación de un nuevo producto, servicio o charla, entre otros.
6. Cuerpo del mensaje: es la parte más importante de la carta donde se expone y se desarrolla el motivo de la
carta en orden de importancia.
7. Despedida: es un párrafo con el cual se cierra la idea principal de la carta. Debe ser breve y debe mantener la
cortesía expuesta en el saludo.
8. Firma: se coloca el nombre del remitente, cargo (si se trata de una persona física), y el sello de la empresa o
comercio.

Ejemplo