PLAN DE CONSERVACIÓN PREVENTIVA PARA LAS COLECCIONES DE LAS

BIBLIOTECAS UNIVERSITARIAS PRIVADAS EN LA CIUDAD DE BOGOTÁ

CLAUDIA JANNETH BENITO PABÓN

UNIVERSIDAD DE LA SALLE
FACULTAD DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN
BOGOTA
2006
PLAN DE CONSERVACIÓN PREVENTIVA PARA LAS COLECCIONES DE LAS
BIBLIOTECAS UNIVERSITARIAS PRIVADAS EN LA CIUDAD DE BOGOTÁ

CLAUDIA JANNETH BENITO PABÓN

Monografía para optar el título de

Profesional en Sistemas de Información, Bibliotecología y Archivística

Directora
MARIELA ÁLVAREZ RODRÍGUEZ
Bibliotecóloga y Archivista
Magíster en Docencia

UNIVERSIDAD DE LA SALLE
FACULTAD DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN
BOGOTA
2006

2
 Nota de aceptación:

______________________________

______________________________

______________________________

______________________________
Firma del jurado

______________________________
Firma del jurado

______________________________
Director(a) de Tesis

Bogotá, 12 de mayo de 2006

3
 DEDICATORIA

A Dios por iluminarme en cada uno de los pasos a seguir para lograr esta nueva
meta en mi camino.

A mis padres, Emilio y Hermencia, porque con su experiencia y sabiduría me han

enseñado que siempre debemos sembrar y cultivar semillas de amor, respeto,
tolerancia, honestidad y sinceridad, para al final recoger nuestras grandes
cosechas; y ésta es una de ellas.

A mis hermanos, Javier, Ricardo y Marcela, por brindarme su apoyo incondicional

en las alegrías y tristezas; y además por estar siempre presentes en los momentos
más importantes de mi vida.

A mis sobrinos Martha, Alejandra, Lizeth, Kevin, Paula y Laura; porque con su
presencia hacen que mi mundo se llene de luz y esperanza para seguir luchando.

A mi tía María Rosa, por darme toda su alegría, amor y comprensión;

enseñándome que siempre debemos estar preparados para sortear cada
obstáculo que nos presente en nuestro trayecto.

A mi novio, Jamith, por brindarme su amor, su amistad y su respaldo en cada

decisión que he tomado en el transcurso de mi vida.

A la profesora Mariela, porque además de una docente y una jefe, ha sido ante
todo una amiga que día tras día ha estado a mi lado para acompañarme y
apoyarme cuando realmente lo he necesitado.

A los docentes, quienes a lo largo de la carrera han contribuido en mi formación

personal y profesional.

A Juan Carlos, Marcela y Norma; por ofrecerme no sólo una amistad sino abrirme
las puertas de sus corazones con total transparencia.

A los demás compañeros por hacerme partícipe de sus experiencias,

compartiendo conmigo un pedacito de sus vidas.

4
 AGRADECIMIENTOS

Deseo expresar mis más sinceros agradecimientos a las personas que hicieron
posible la realización de este trabajo de investigación:

Mariela Álvarez Rodríguez, Directora de la monografía

Roberto Téllez, Coordinador Área de Administración, Universidad de La Salle

Mayerly Velásquez Gil, Jefe de Servicios, Universidad de Los Andes

Luz María Cabarcas, Directora Biblioteca General, Pontificia Universidad

Javeriana

Alba Luz Giraldo, Administradora del Sistema Biblioteca, Universidad Externado

de Colombia

Napoleón Muñoz Neda, Jefe Oficina de Bibliotecas, Universidad de La Salle

María Consuelo Moncada, Directora Biblioteca, Universidad Jorge Tadeo Lozano

Carolina Maldonado Celis, Coordinadora Desarrollo de Colecciones, Universidad

de la Sabana

Carolina Amariles P., Coordinadora Procesos Técnicos, Universidad Manuela

Beltrán

Myriam Abondano Sarmiento, Directora Departamento de Biblioteca, Universidad

La Gran Colombia

Gloria María Bastos, Directora de Biblioteca, Universidad INCCA de Colombia

Carmen Alicia Herrera, Directora de Biblioteca, Universidad Autónoma de

Colombia

Jennifer Sánchez Salazar, Jefe de Servicios al Público, Universidad Central

Marlén Sarmiento de Rivera, Directora Biblioteca, Universidad El Bosque

Eugenio Girón Cortés, Coordinador de Servicios, Universidad El Bosque

Gabriel Enrique Rodríguez, Jefe Unidad de Biblioteca, Universidad San

Buenaventura

5
Dalila Montejo, Directora de Biblioteca, Universidad Sergio Arboleda

Andrea Bohórquez, Coordinadora de Biblioteca, Universidad Libre

Graciela Sandino, Directora de Biblioteca, Universidad de América

Sandra Marisol Angulo Méndez, Coordinadora Grupo de Conservación, Biblioteca

Nacional de Colombia

Nuria Lombana Domínguez, Biblioteca, Universidad Carlos III de Madrid

Carrie Beyer, Especialista en Preservación, Biblioteca del Congreso

A todas las personas que contribuyeron de forma directa o indirecta en la

realización de este proyecto

6
 CONTENIDO

pág.

INTRODUCCIÓN 15
1. CONSERVACIÓN PREVENTIVA EN BIBLIOTECAS UNIVERSITARIAS 17
1.1 ANTECEDENTES 17
1.2 DEFINICIÓN DEL PROBLEMA 19
1.2.1 Formulación 19
1.2.2 Descripción 19
1.3 JUSTIFICACIÓN 20
1.4 OBJETIVOS 22
1.4.1 Objetivo General 22
1.4.2 Objetivos Específicos 22
2. MARCO TEÓRICO 23
2.1 LA BIBLIOTECA UNIVERSITARIA 23
2.1.1 Concepto y evolución 23
2.1.2 Objetivos 23
2.1.3 Servicios 24
2.1.4 Usuarios 25
2.1.5 Papel de la biblioteca universitaria en los programas de conservación 25
2.1.6 Colecciones bibliográficas 26
2.1.7 Materiales bibliográficos 26
2.1.8 Tiempo estimado de vida de los soportes 32
2.2 CONSERVACIÓN DE LAS COLECCIONES BIBLIOGRÁFICAS Y
DOCUMENTALES 33
2.2.1 Concepto 33
2.2.2 Evolución histórica 34
2.2.3 Conservación preventiva 36
2.2.4 Importancia de la conservación preventiva o preservación 38

7
3. CAUSAS DE DETERIORO DE LAS COLECCIONES 39
3.1 FACTORES INTERNOS 39
3.2 FACTORES AMBIENTALES 40
3.3 FACTORES BIOLÓGICOS 45
3.4 FACTORES INDUCIDOS POR EL HOMBRE 49
3.5 DESASTRES DE LA NATURALEZA 50
4. DISEÑO METODOLÓGICO 55
4.1 TIPO DE ESTUDIO 55
4.2 ETAPAS DEL ESTUDIO 55
4.3 INSTRUMENTO DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN 57
4.4 TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN 58
4.4.1 Análisis estadístico 58
4.4.2 Interpretación de la información 66
5. PLAN DE CONSERVACIÓN EN BIBLIOTECAS UNIVERSITARIAS 69
5.1 INSPECCIÓN DEL EDIFICIO 70
5.2 LIMPIEZA DE LAS COLECCIONES 72
5.3 CONTROL DE LAS CONDICIONES AMBIENTALES 74
5.4 LUCHA CONTRA LAS PLAGAS 77
5.5 PROGRAMA PARA LA PREVENCIÓN DE DESASTRES 79
5.6 ALMACENAMIENTO Y MANIPULACIÓN DE LOS MATERIALES
BIBLIOGRÁFICOS Y DOCUMENTALES 84
5.6.1 Almacenamiento 84
5.6.2 Manipulación 87
5.7 PROGRAMA DE CAPACITACIÓN 89
6. CONCLUSIONES 90
BIBLIOGRAFÍA 91

8
 LISTA DE FIGURAS

pág.

Figura 1. Componentes de la conservación 33

Figura 2. Instrumentos para medir la humedad relativa 41

Figura 3. Instrumentos para medir la temperatura 42

Figura 4. Instrumentos para medir la luz 44

Figura 5. Carcomas y escarabajos 46

Figura 6. Pececillos de plata o lepismas 46

Figura 7. Hormigas blancas o termitas 46

Figura 8. Piojos del libro o psócidos 47

Figura 9. Cucarachas 47

Figura 10. Destrucción de la Biblioteca de Bagdad 50

9
 LISTA DE FOTOGRAFÍAS

pág.

Fotografía 1. Tratamiento inadecuado de medios ópticos y magnéticos 31

Fotografía 2. Iluminación directa en las colecciones bibliográficas 43

Fotografía 3. Presencia de hongos en los documentos 48

Fotografía 4. Almacenamiento inadecuado de los materiales bibliográficos 49

Fotografía 5. Mantenimiento de las instalaciones 70

Fotografía 6. Sistema de aire acondicionado 74

Fotografía 7. Iluminación en las áreas de las colecciones 75

Fotografía 8. Ubicación correcta de los materiales bibliográficos 84

10
 LISTA DE TABLAS

pág.

Tabla 1. Tiempo estimado de vida de los soportes bibliográficos 32

Tabla 2. Insectos que ocasionan daños a las colecciones 46

Tabla 3. Causas de deterioro de las colecciones 52

Tabla 4. Universidades privadas de Bogotá 55

Tabla 5. Temperatura y humedad relativa recomendada para los soportes

bibliográficos 74

11
 LISTA DE GRÁFICAS

pág.

Gráfica 1. Áreas que conforman las Bibliotecas Universitarias 58

Gráfica 2. Áreas limítrofes de las Bibliotecas Universitarias 59

Gráfica 3. Parámetros de seguridad industrial 59

Gráfica 4. Parámetros ambientales 59

Gráfica 5. Libros 60

Gráfica 6. Revistas 60

Gráfica 7. Fotografías 60

Gráfica 8. Películas 60

Gráfica 9. CD-ROM 61

Gráfica 10. DVD 61

Gráfica 11. Periódicos 61

Gráfica 12. Folletos 61

Gráfica 13. Mapas y planos 62

Gráfica 14. Microfilm 62

Gráfica 15. Colecciones antiguas o especiales 62

Gráfica 16. Tipos de soportes 62

Gráfica 17. Temperatura 63

Gráfica 18. Humedad relativa 63

Gráfica 19. Luz 63

12
Gráfica 20. Limpieza 63

Gráfica 21. Instrumentos de medición 64

Gráfica 22. Revisión de las colecciones 64

Gráfica 23. Tipos de plagas en las bibliotecas 64

Gráfica 24. Situaciones de emergencia 64

Gráfica 25. Planes de contingencia 65

Gráfica 26. Riesgos cubiertos por las pólizas de seguros 65

Gráfica 27. Programas de conservación 65

13
 LISTA DE ANEXOS

pág.

Anexo A. Encuesta bibliotecas universitarias 95

Anexo B. Formulario de diagnóstico 100

14
 INTRODUCCIÓN

En la evolución humana, la transmisión de conocimiento ha sido uno de los

factores más importantes, debido a que el ser humano siempre ha querido dejar,
en diferentes soportes, plasmadas las experiencias vividas en cada una de las
etapas de su desarrollo. Sin embargo, este proceso se ha visto afectado por el
problema de deterioro de los documentos, el cual ha existido desde que “los
hombres comenzaron a relatar de manera sistemática los acontecimientos
históricos empleando pergaminos, papiros, cuero, hueso, arcilla, piedra, plástico y
otros materiales"1.

Las bibliotecas como instituciones encargadas de recopilar, tratar y difundir la

información registrada en diferentes soportes se constituyen en fuente
conservadora y transmisora del saber, contribuyendo al conocimiento colectivo de
la especie humana2. Por ello, las bibliotecas universitarias privadas de Bogotá
invierten grandes recursos económicos en la adquisición de nuevos materiales
bibliográficos, con el fin de satisfacer las necesidades de información de sus
usuarios; pero lamentablemente muy pocas consideran en su presupuesto la
conservación de este valioso recurso como lo es la "información".

Como consecuencia, hoy en día se puede ver que algunos de los materiales
bibliográficos de las bibliotecas universitarias privadas de Bogotá se encuentran
deteriorados por diferentes causas como: uso indebido de los materiales
bibliográficos; condiciones ambientales inadecuadas; deterioros químicos, físicos y
biológicos; deficiencias en las áreas de depósito y mobiliario; falta de limpieza y
mantenimiento periódico de las instalaciones, entre otras.

Desafortunadamente los problemas de deterioro generan que los materiales

bibliográficos no puedan ser colocados a disposición de los usuarios con las
mínimas características de legibilidad y calidad, lo cual ocasiona que las
instituciones no puedan facilitar el material a los usuarios o que tengan que invertir
grandes recursos económicos en su restauración ó adquisición de nuevo material.
Esta situación se ve empeorada por la carencia de unos lineamientos que le
asegure a las bibliotecas universitarias privadas la elaboración e implementación
de un eficiente plan de conservación de las colecciones.

1
CUNHA, George M. Métodos de evaluación para determinar las necesidades de conservación en
bibliotecas y archivos: un estudio del RAMP con recomendaciones prácticas. Paris: UNESCO,
1988. p. 13.
2
CAÑON VEGA, Nora. Sociología de la información: el rol de la información en la sociedad de hoy.
Bogotá: Ediciones Unisalle, 2002. p. 30.

15
Es así como el objetivo principal de este trabajo fue elaborar un plan de
conservación preventiva para las colecciones de las bibliotecas universitarias
privadas en Bogotá, con el fin de asegurar el adecuado mantenimiento de su
documentación. Por esta razón, la metodología utilizada para alcanzar la meta
planteada fue en primer lugar la recopilación de las fuentes documentales más
importantes sobre el tema de conservación de las colecciones bibliográficas y
documentales, el segundo aspecto consistió en realizar una encuesta a las
bibliotecas universitarias privadas de Bogotá para determinar el estado actual de
las colecciones y la existencia de programas de conservación; por último, analizar
los datos obtenidos y determinar los principales factores de deterioro, planteando
las actividades que se deben ejecutar para evitar que se pierda la información tan
valiosa que guardan las bibliotecas.

Debido a que la mayor parte de los funcionarios de las unidades de información

desconocen las actividades necesarias para conservar adecuadamente las
colecciones bibliográficas y documentales, por medio de este trabajo de
investigación se presenta el plan de conservación preventiva para las colecciones
bibliográficas y documentales; y cada biblioteca universitaria de acuerdo a sus
necesidades y recursos económicos, físicos y humanos con los que cuente, debe
establecer la ejecución de los programas a corto, mediano y largo plazo.

16
 1. CONSERVACIÓN PREVENTIVA EN BIBLIOTECAS UNIVERSITARIAS

1.1 ANTECEDENTES

Científicamente se ha demostrado que millones de libros, documentos y otros

tipos de materiales, que se encuentran bajo la custodia de los archivos y
bibliotecas del mundo, tendrán que enfrentarse a una amenaza común: su
deterioro y por consiguiente su desaparición3, lo cual se debe por naturaleza a dos
causas principales:

Decadencia en la calidad de los materiales en los cuales se encuentra

almacenada la información, debido a que las personas que crean los
materiales (papel, CD’s, periódicos, disquetes, etc.), no son conscientes de la
importancia en la durabilidad del soporte, ya que para ellos es más
productivo que su ciclo de vida sea corto. Por esto se observa que los
materiales bibliográficos y documentales que guardan las bibliotecas
universitarias son extremadamente frágiles y las manipulaciones incorrectas
traen como consecuencia inmediata la aparición de desgarros, manchas,
deformaciones, etc.

Un ejemplo claro de ello es que antiguamente los papeles se fabricaban a

mano y se utilizaban trapos de algodón y lino por ser unos de los materiales
más resistentes, pero este proceso era de larga duración y requería de un
gran número de personas para su elaboración. Actualmente, se cuenta con
maquinaria sofisticada para la elaboración del papel, lo cual ha permitido
disminuir notablemente el tiempo para su procesamiento; pero
desafortunadamente los materiales empleados para su elaboración (madera,
tintas, etc.), contienen químicos, que en un futuro producirán acidez en los
documentos y acelerará su deterioro.

La vida de los soportes, la cual se puede comparar con la de los seres vivos:
nace, respira, reacciona a las condiciones de su entorno, tiene una duración
de vida (relativamente larga) y luego, inevitablemente, muere. En el caso de
las colecciones bibliográficas, para cada tipo de material se tiene un tiempo
estimado de vida, el cual depende básicamente de los materiales utilizados
para su fabricación, las condiciones de almacenamiento y el tratamiento que
se les dé. Sin embargo, se sabe que a una gran parte del papel fabricado hoy
en día se le estima una vida media máxima de 50 años4 y en el caso de las

3
McCLEARY, John. El cuidado de libros y documentos: manual práctico de conservación y
restauración. Madrid: Clan Editorial, 2001. p. 11.
4
Ibid., p. 17.

17
 cintas magnéticas su duración, en condiciones óptimas, es de
aproximadamente 15 años.

Por ello desde hace algunos años, en países como: Estados Unidos de América,
Francia, Australia, Canadá, España, Colombia, entre otros; se han venido
desarrollando programas de conservación, los cuales se han centrado únicamente
en el soporte papel, ya que es el material con más volumen en las colecciones.
Lamentablemente, pese a todos sus esfuerzos, no se ha podido abarcar la
totalidad de las colecciones debido a su constante expansión y por ello un gran
porcentaje de la información que se encuentra en papel desaparecerá
rápidamente, prueba de ello es que en Estados Unidos de América se ha estimado
que alrededor de 76.000.000 de libros podían convertirse literalmente en polvo5,
pues su estado de conservación es muy crítico.

En varios estudios realizados por expertos en conservación se identificaron las

principales causas de deterioro de las colecciones, tales como: factores
intrínsecos (naturaleza de los materiales, elementos que los componen), factores
ambientales (humedad, temperatura, luz, contaminación atmosférica), factores
biológicos (microorganismos, insectos, roedores, pájaros), factores químicos
(oxidación, acidez), factores inducidos por el hombre, etc.; que han generado de
una u otra forma pérdida parcial o total de la información contenida en los
materiales bibliográficos.

De acuerdo a lo anterior, se puede observar que la situación actual de las

colecciones de las bibliotecas a nivel mundial es grave y por consiguiente una de
las soluciones es tomar conciencia de la imperiosa necesidad de elaborar
programas de conservación, pues ello permitirá alargar el ciclo de vida de los
materiales bibliográficos, tales como: libros, revistas, periódicos, videos, CD’s, etc.

En el caso de Colombia, se han desarrollado programas de conservación,

básicamente enfocados a los archivos, entre los cuales sobresale el Archivo
General de la Nación, ente rector de la política archivística en el país, que
actualmente cuenta con un laboratorio especializado para la conservación y
restauración de los documentos que allí reposan y además ofrece servicios de
conservación preventiva y restauración6. Así mismo la Biblioteca Nacional cuenta
con el departamento de conservación, que ha venido desarrollando diversos
programas para lograr que los materiales bibliográficos que allí albergan, tales
como: incunables, manuscritos, periódicos, revistas, CD’s, fotografías, películas,
etc.; sean almacenados, conservados y manipulados en condiciones adecuadas,

5
SÁNCHEZ HERNAMPÉREZ, Arsenio. La conservación en archivos y bibliotecas: problemática y
perspectivas. En : Revista General de Información y Documentación. Madrid. Vol. 3, No. 2. (1993);
p. 244.
6
Servicios de Conservación Preventiva y Restauración [En línea]. Bogotá: AGN, s.f. [citado en 21
febrero de 2005]. Disponible en Internet: <www.archivogeneral.gov.co>.

18
para lograr que no se deterioren tempranamente y de esta forma asegurarle a
investigadores y demás usuarios tener a su disposición la información que
requieren para sus fines especialmente investigativos y culturales.

En cuanto a las bibliotecas universitarias privadas de Bogotá, la mayoría realizan

actividades básicas enfocadas a la conservación, como: limpieza, empaste y
señalización; pero no han establecido un plan de conservación preventiva que se
ajuste a sus necesidades básicas y además les permita anticiparse a cualquier
tipo de deterioro, garantizando el acceso a sus colecciones por un mayor tiempo.

1.2 DEFINICIÓN DEL PROBLEMA

1.2.1 Formulación. ¿Por qué las colecciones bibliográficas y documentales de las

bibliotecas universitarias privadas en Bogotá se han deteriorado
rápidamente?

1.2.2 Descripción. Las necesidades cambiantes de los usuarios (docentes,

investigadores, estudiantes, administrativos), ha conllevado a que las
bibliotecas universitarias diversifiquen sus colecciones, ofreciéndoles
diferentes materiales bibliográficos y documentales como: libros, mapas,
revistas, periódicos, videos, CD’s, documentos electrónicos, etc. Cada uno
de estos soportes tiene su propio ciclo de vida y por lo tanto requieren de
un tratamiento especial para su adecuada conservación, pero debido a su
crecimiento exponencial esta tarea requiere de una gran inversión en
recursos humanos, físicos y económicos para el desarrollo de programas
de conservación preventiva, los cuales se deben implementar de acuerdo a
las políticas internas de la institución y a las prioridades que se estipulen.

Otra de las razones por la que se han deteriorado las colecciones ha sido la
decadencia en la calidad de los soportes, debido a que los fabricantes se
preocupan más por el costo de producción que por elaborar materiales de
larga durabilidad, utilizando elementos químicos que producirán en poco
tiempo un deterioro temprano de los mismos. Por ejemplo, antiguamente el
papel se fabricaba manualmente, libre de acidez, lo cual garantizaba su
estabilidad en aproximadamente 400 años; hoy en día con el avance
tecnológico se elabora papel industrial, el cual se produce masivamente,
pero tiene un alto contenido de acidez y su duración promedio es de 50
años. Además, si a este factor se suma la manipulación inadecuada por
parte del ser humano existe una gran cantidad de materiales bibliográficos y
documentales que se encuentran fuera del alcance de los usuarios o quizás
han desaparecido, bien sea por hurto, actos vandálicos, etc.

Adicionalmente, las bibliotecas no realizan un control de las condiciones

ambientales generando humedad relativa, temperatura, luz y contaminación
atmosférica fuera de los parámetros ideales, trayendo como consecuencia

19
 grandes problemas a las unidades de información (aparición de plagas,
deterioro de la infraestructura, debilitamiento de los soportes, posibles
enfermedades a los funcionarios y usuarios, entre otros) y ocasionando
altos costos al momento de solucionar estos impases.

Finalmente, se puede decir que las colecciones bibliográficas y

documentales han tenido un deterioro acelerado principalmente por la
carencia de un plan de conservación preventiva, mediante el cual se
establezcan los programas que requieren las bibliotecas universitarias para
anticiparse a cualquier evento de deterioro, plantear una solución oportuna
para cada una de ellas y disminuir recursos en reposiciones de materiales y
en intervenciones que deben ser realizadas únicamente por personal
experto, como lo es el proceso de restauración.

1.3 JUSTIFICACIÓN

En la actualidad, cuando se piensa en conservación de las colecciones

bibliográficas y documentales de las bibliotecas, los problemas fundamentales
son: el enorme volumen de sus fondos, su constante expansión y la necesidad
imperiosa de consulta, la cual trae como consecuencia alteraciones sobre los
documentos al ser maltratados, fotocopiados, mutilados, etc. A pesar que las
medidas utilizadas en la conservación moderna son más sofisticadas y eficientes,
los esfuerzos realizados por los expertos no alcanzan a cubrir la totalidad de las
colecciones de las bibliotecas, debido a que el volumen documental deteriorado es
demasiado alto. Muestra de ello es que en una biblioteca tan importante para la
humanidad como lo es “la Biblioteca del Congreso, se estima que cerca del 30%
de los libros y panfletos que conforman la colección, están en un estado tan crítico
de conservación que no pueden circular en este momento”.

Si se tiene en cuenta que en las bibliotecas no solamente se albergan libros y

documentos sino también manuscritos, mapas, planos, periódicos, casetes,
películas, fotografías, videograbaciones y otros materiales de audio, incrementa la
responsabilidad de la custodia7 y la conservación de los mismos, por lo cual se
deben tener medidas de conservación específicas a cada tipo de material, ya que
hasta el momento la mayoría de los programas de conservación preventiva han
centrado su atención en el soporte papel, dejando de lado a otros materiales, que
hoy en día se están deteriorando más rápido que el papel.

Adicionalmente, en la mayoría de las bibliotecas universitarias privadas de Bogotá

se invierten grandes recursos económicos en la adquisición de nuevos materiales
bibliográficos, con el fin de satisfacer las necesidades de información de sus
usuarios; pero lamentablemente muy pocas consideran en su presupuesto la
conservación de este valioso recurso como lo es la "información". Por lo tanto,

7
VAILLANT CALLOL, Op. cit., p. 26.

20
algunas de las soluciones para intentar detener el problema de deterioro que está
latente en las bibliotecas son:

Establecer políticas de conservación: en este aspecto, las bibliotecas deben

crear políticas para lograr disminuir el porcentaje de materiales bibliográficos
deteriorados, entre las cuales pueden estar: “limpieza periódica de los
depósitos, sustitución de fuentes de luz inadecuadas, reparaciones básicas,
estabilización química de los materiales, restricciones de acceso y uso, etc.”8

Desarrollar programas de conservación preventiva: permitirá evitar o prevenir

el deterioro prematuro de las colecciones, el cual se convierte en el ideal de
cualquier unidad de información, debido a que es más beneficioso y rentable
anticiparse a los hechos que actuar sobre lo sucedido, ya que el deterioro
puede generar daños irreversibles en los materiales y gastos económicos
incalculables.

En estos programas de conservación preventiva deben estar involucradas

todas las personas que tienen una relación directa o indirecta con los
materiales bibliográficos, como son: funcionarios, investigadores, estudiantes,
docentes, entre otros.

Por consiguiente, es fundamental el desarrollo de programas de conservación en

el sector de bibliotecas y específicamente en las bibliotecas universitarias, pues
allí se halla información, en diversos soportes, que es muy valiosa para el
desarrollo de las actividades académicas, administrativas e investigativas de la
comunidad universitaria en general. Estos programas deben ser elaborados
teniendo en cuenta las necesidades específicas de cada una de las unidades de
información, a partir de las cuales se establecerán sus propias políticas de
conservación9, de lo contrario la información contenida en los diferentes tipos de
materiales bibliográficos se continuará deteriorando y en un futuro no se podrá
recuperar.

Cabe aclarar que cada biblioteca o unidad de información, de acuerdo a sus

necesidades específicas y políticas internas, debe intentar adoptar soluciones para
detener el deterioro de los materiales bibliográficos, las cuales deben ser
difundidas al interior de la institución por medio de charlas, capacitaciones,
plegables, instructivos, etc.

8
SÁNCHEZ HERNAMPÉREZ, La conservación en archivos y bibliotecas: problemática y
perspectivas, Op. cit., p. 247.
9
Ibid., p. 247.

21
1.4 OBJETIVOS

1.4.1 Objetivo General. Elaborar un plan de conservación preventiva para las

colecciones de las bibliotecas universitarias privadas en Bogotá, con el fin
de asegurar el adecuado mantenimiento de su documentación.

1.4.2 Objetivos Específicos.

Realizar un diagnóstico de la situación actual de las colecciones

bibliográficas y documentales de las bibliotecas universitarias privadas
en Bogotá.

Evaluar el estado actual de las colecciones bibliográficas y

documentales.

Identificar las principales necesidades de conservación de las

colecciones bibliográficas y documentales.

Desarrollar los programas básicos que debe contener un plan de

conservación preventiva para colecciones bibliográficas y
documentales de las bibliotecas universitarias privadas en Bogotá.

22
 2. MARCO TEÓRICO

2.1 LA BIBLIOTECA UNIVERSITARIA

2.1.1 Concepto y evolución. El 13 de junio de 158010 se funda en la ciudad de

Bogotá la Universidad Santo Tomás, constituida como el primer claustro
universitario en Colombia, seguido por la Pontificia Universidad Javeriana
(1623) y el Colegio Mayor del Rosario (1653), cuya finalidad estaba basada
en formar profesionales en distintas áreas del conocimiento (medicina,
ciencias políticas, ciencias sociales, etc.), para contribuir al desarrollo de la
sociedad.

A medida que avanza cada una estas universidades, se siente la imperiosa

necesidad de establecer la biblioteca universitaria, que sería la encargada
inicialmente de albergar y facilitar la información a la comunidad en general.

Sin embargo, con el transcurrir del tiempo la biblioteca universitaria toma un

papel más activo y se consolida como “aquella que brinda apoyo a los
programas de docencia, investigación y extensión de las instituciones de
educación superior, a través de un conjunto de acciones de tipo académico-
administrativas encaminadas a seleccionar, adquirir, organizar, almacenar y
difundir los recursos bibliográficos que faciliten a los usuarios el acceso a la
información y el proceso de transformación y generación de nuevo
conocimiento”11.

Adicionalmente, debido a las necesidades cambiantes de la sociedad y a

los nuevos avances de la ciencia y la tecnología, la biblioteca universitaria
ha dado un giro trascendental tanto en su misión como en sus funciones y
servicios; creando escenarios modernos para la docencia, el aprendizaje, la
investigación y la extensión12.

2.1.2 Objetivos. A nivel general los objetivos que una biblioteca universitaria debe
alcanzar son los siguientes:

Constituir un fondo bibliográfico, por medio del cual se puedan

alimentar y apoyar los programas académicos, de investigación y
extensión desarrollados en la institución a la que pertenecen.
10
Universidad Santo Tomás [en línea]. Bogotá: USTA, s.f. [citado en 15 febrero de 2006].
Disponible en Internet: <http://www.usta.edu.co/laU/main.htm>.
11
COMITÉ PERMANENTE DE BIBLIOTECAS DE INSTITUCIONES DE EDUCACIÓN SUPERIOR
DE BOGOTÁ D.C. Estándares e indicadores de calidad para bibliotecas de instituciones de
Educación Superior. Bogotá: El Comité, 2005, p. 9.
12
CAÑON VEGA, Op. cit., p. 35.

23
 Contribuir al desarrollo educativo, investigativo y cultural de la
comunidad universitaria.

Organizar y desarrollar los medios y servicios que faciliten y estimulen

al estudio, la lectura y la investigación en todos sus niveles.

Formular políticas de conservación de los fondos bibliográficos, para

asegurar el acceso a la información de los diferentes programas
académicos.

2.1.3 Servicios. Los principales servicios que ofrece la biblioteca universitaria a

su comunidad son:

Referencia: guía, orientación y asistencia a los usuarios en la

búsqueda y recuperación de la información que requieren.

Consulta en sala: facilita la revisión de los materiales bibliográficos

única y exclusivamente al interior de la unidad de información.

Préstamo externo: da la posibilidad de retirar el material de la

universidad, por un determinado periodo de tiempo.

Préstamo interbibliotecario: permite a los usuarios internos solicitar, en

préstamo, materiales bibliográficos de otras unidades de información
con las que previamente se ha establecido convenio.

Servicio de alerta: considerado como un servicio de valor agregado,

que debe ser determinado por las necesidades de cada biblioteca
universitaria. Por ejemplo: adquisición de materiales bibliográficos,
nuevos servicios, convenios, bases de datos, modificaciones en el
reglamento, etc.

Formación de usuarios: capacitación sobre el manejo de las

herramientas electrónicas (bases de datos, catálogo en línea, etc.) y el
funcionamiento de los diversos servicios de la biblioteca.

Servicios en línea: aquellos que le permiten a los usuarios acceder a la

información que requieren desde un lugar remoto, evitando de esta
forma desplazamientos innecesarios. En este tipo de servicios se
encuentran: las bases de datos, libros electrónicos, publicaciones
periódicas, páginas Web, solicitud de reserva y renovación de
materiales bibliográficos, entre otros.

Es importante anotar que dependiendo de las características y las

necesidades de cada universidad, la biblioteca universitaria debe

24
 desarrollar sus propios servicios, teniendo en cuenta los recursos humanos,
físicos y económicos existentes.

2.1.4 Usuarios. Son el eje central de cualquier unidad de información; incluyendo

archivos, museos, bibliotecas públicas, infantiles, escolares, universitarias,
etc.; pues su crecimiento, posicionamiento y mantenimiento en el medio,
depende en gran medida su nivel de satisfacción; generalmente los
intereses de los usuarios de las bibliotecas universitarias están centrados
en la parte académica, investigativa y cultural.

En cuanto a la biblioteca universitaria los principales usuarios son:

Estudiantes de la institución
Docentes
Investigadores
Administrativos
Egresados
Estudiantes de otras universidades con las que se tiene convenio

La biblioteca universitaria debe contribuir al alcance de la misión de la

entidad de educación superior a la que pertenece y por ello debe esforzarse
en innovar constantemente sus espacios físicos, sus colecciones y sus
servicios; adaptándolos a las necesidades cambiantes de la comunidad
universitaria.

2.1.5 Papel de la biblioteca universitaria en los programas de conservación. Así

como la biblioteca organiza y colecciona los materiales bibliográficos,
igualmente juega un papel fundamental en la investigación y por lo tanto
debe preservar la información, con el fin de facilitar el acceso a las
diferentes fuentes documentales (libros, fotografías, discos ópticos, mapas,
etc.), brindándole de esta forma a sus usuarios las herramientas esenciales
para la realización de sus actividades.

En este sentido cada biblioteca debe considerar anualmente dentro de su

presupuesto un porcentaje para elaborar el plan de conservación preventiva
acorde a sus necesidades principales, en el que incluya capacitación,
cuidados preventivos y acciones de protección de los diversos soportes
documentales; los cuales reducirán, en un futuro, los costos elevados que
se pueden presentar al deteriorarse las colecciones bibliográficas.
Asimismo es necesario que concientizar a toda la comunidad universitaria
sobre la importancia de velar por el buen uso que se le debe dar a los
materiales bibliográficos y documentales, para lograr mantener una
colección en óptimas condiciones de acceso.

25
 Teniendo en cuenta que para la implementación de un plan de
conservación se requiere de una gran inversión en recursos económicos y
humanos, es aconsejable que las bibliotecas universitarias unan sus
esfuerzos para desarrollar este trabajo en forma cooperativa, lo cual les
permitirá disminuir costos, obtener un resultado más sólido y garantizar la
disponibilidad de las colecciones.

2.1.6 Colecciones bibliográficas. En general, las bibliotecas universitarias ponen

al servicio de los usuarios las siguientes colecciones

Colección general: conformada por textos y demás obras de consulta

general, tales como libros, tesis, monografías, etc. Actualmente la
mayor parte de las bibliotecas universitarias ofrecen esta colección en
estantería abierta para facilitar su consulta.

Referencia: colección que está compuesta por fuentes bibliográficas y

documentales como enciclopedias, atlas, diccionarios, directorios,
almanaques, etc.; que le permiten a los usuarios obtener una
orientación sobre un tema general o especializado.

Hemeroteca: constituida por publicaciones periódicas, como por

ejemplo: revistas, diarios, boletines, etc.

Mapoteca: colección conformada por materiales cartográficos, bien

sean mapas, planos, cartas celestes, entre otros.

Videoteca: constituida por diversos materiales audiovisuales: casetes,

videocasetes, disquetes, CD-ROM, DVD, entre otros; que le sirven a
los usuarios como complemento para las actividades académicas e
investigativas.

2.1.7 Materiales bibliográficos. Hoy en día, las bibliotecas universitarias ofrecen

su información en diversas clases de materiales bibliográficos (libros,
publicaciones seriadas, fotografías, etc.); y a su vez estos se encuentran en
diferentes soportes, tales como: papel, medios magnéticos y ópticos. Sin
embargo, a pesar que los nuevos soportes permiten almacenar grandes
cantidades de información, lamentablemente su ciclo de vida es mucho
menor que el de los soportes tradicionales e inclusive en algunos casos no
se tiene certeza de su duración, lo cual hace que para el profesional en
bibliotecología la tarea de conservar sea cada vez más compleja.

Dependiendo del tipo de soporte y el tamaño del formato, es necesario que

su almacenamiento se realice en muebles especiales que garanticen
seguridad, resistencia, estabilidad y por ende la adecuada conservación de
la información. Adicionalmente, este mobiliario debe ser ubicado en la

26
 biblioteca, teniendo en cuenta: espacios, iluminación, señalización, redes
eléctricas, etc.; de lo contrario se pueden afectar negativamente las
colecciones bibliográficas y documentales.

Tipos de materiales.

Libros: publicaciones monográficas impresas, en uno o más

volúmenes (en el caso que sea un volumen único, no debe tener
menos de 50 páginas)13. El libro es, por lo general, el tipo de material
que se encuentra con mayor porcentaje en las bibliotecas.

Folletos: publicaciones impresas con menos de 50 páginas14.

Publicaciones seriadas: son los documentos que se publican a

intervalos predefinidos, puede ser diaria, semanal, mensual,
bimensual, etc. Ejemplo: revistas, diarios, memorias, etc.

Materiales cartográficos: medios en los que se representa

geográficamente la Tierra, el resto de los cuerpos celestes y el
espacio. Los más frecuentes en las bibliotecas son los mapas y
planos, los cuales le generan a los funcionarios un gran problema a
la hora de determinar su forma de conservación, debido a que son
materiales de gran formato y requieren por consiguiente un cuidado
especial tanto en su manipulación como en su almacenamiento.

Fotografías: se caracterizan porque ellas contienen imágenes que

constituyen la parte esencial o exclusiva de la información. Hoy en
día con el avance tecnológico, es usual hallar fotografías obtenidas a
través de diferentes técnicas y soportes, lo cual ocasiona
inconvenientes al momento de conservarlas; ya que cada clase de
fotografías requiere condiciones específicas de temperatura,
humedad, luz y sistema de almacenamiento.

En el caso específico de las bibliotecas, los tipos de fotografías que

se encuentran con más frecuencia son:

- A blanco y negro: se caracteriza por tener gran estabilidad en el

tiempo a pesar de la manipulación y el uso constante que se le
dé, tiene una vida aproximada de 150 años.
Desafortunadamente, en la actualidad su uso es muy escaso,

13
MARTÍNEZ DE SOUSA, José. Diccionario de bibliología y ciencias afines. 3 ed. Gijón (Asturias):
Ediciones Trea, S.L., 2004. p. 580.
14
Ibid., p. 427.

27
 pues con el transcurso de los años la fotografía a color la ha ido
desplazando.

- A color: permite captar las imágenes dejando casi intacto cada

uno de los tonos reales, gracias a la combinación de tres colores
primarios: rojo, verde y azul15. Sin embargo, requiere de un mayor
cuidado en el momento de su uso y almacenamiento para lograr
que sus características permanezcan estables durante su ciclo de
vida.

- Digital: reproduce la imagen en tiempo real, la almacena en un

medio magnético y al igual que la fotografía a color permite
conservar los tonos originales. A pesar que esta clase de
fotografías puede ser tomada y observar su resultado de forma
inmediata, también presenta algunas desventajas: no se tiene
certeza de la durabilidad del soporte, al realizar el proceso de
migración se pierde parte de su calidad y nitidez.

Es fundamental tener en cuenta que las colecciones fotográficas son

muy sensibles a la exposición directa a la luz, especialmente aquella
que contiene rayos ultravioleta, pues ésta provoca reacciones
negativas y acelera su deterioro.

Medios magnéticos: son los soportes en los que se registran

imágenes, datos y sonidos, los cuales pueden adoptar múltiples
formas, como casetes, cintas, cartuchos, etc. La información que se
encuentra en este formato se debe migrar periódicamente a un
nuevo soporte, dependiendo de los avances tecnológicos y el tiempo
de vida, ya que son demasiado variables y su contenido se puede
perder fácilmente.

- Cintas magnéticas: de los soportes magnéticos, es el más usado

por su seguridad y bajo costo, el acceso a sus datos es lineal,
tienen gran capacidad de almacenamiento, se deben revisar
mínimo cada dos años y migrar cada 10 ó 15 años, dependiendo
de su manipulación.

- Discos magnéticos: son aquellos en los que se guarda la

información en pistas utilizando cada uno de sus sectores,
permiten un acceso aleatorio a los datos; existen en el mercado
dos clases: discos duros y disquetes. Los primeros, se

15
SANTANDER SUÁREZ, Mario Javier. Guía de Conservación preventiva de nuevas tecnologías:
soportes documentales alternativos en archivos y centros de información. Bogotá: Archivo General
de la Nación, 2004. p. 26.

28
 encuentran generalmente instalados en los computadores y
tienen gran capacidad de almacenamiento. Por otro lado, los
disquetes almacenan muy poca información (aprox. 1,4 MB), son
demasiado vulnerables a la manipulación frecuente y por lo tanto
no se recomiendan como un medio óptimo de conservación.

Medios ópticos: almacenan imágenes, sonidos y datos en un mismo

soporte, poseen gran capacidad de almacenamiento, permiten
acceso directo a la información, es decir, no es necesario recorrer
cada una de las pistas para llegar al sector requerido. Al igual que
los medios magnéticos, es aconsejable migrar la información a otros
soportes, con el fin de asegurar su búsqueda y posterior
recuperación.

- WORM (Write Once Read Many): formato en el que una vez

grabados los datos no se pueden modificar, la información que
ellos contienen se debe migrar cada 10-20 años, los soportes
más conocidos son: CD-ROM y DVD.

- DISCOS ÓPTICOS REGRABABLES: este tipo de material utiliza

tecnología magnético-óptico, permite almacenar la información
cuantas veces se requiera, registra muchos más datos que los
CD-ROM y los DVD; los cuales deben ser migrados cada 10-20
años16.

Videos: soportes de la imagen en movimiento, generalmente

acompañadas de sonido.

Microformas: reproducciones fotográficas en tamaño muy pequeño

de textos o imágenes, en soporte transparente u opaco17.

Tipos de soportes.

Pergamino: se obtiene a partir de pieles de animales semicurtidas

(ovejas, cabras, cerdos, terneras, etc.), las cuales se someten a
diferentes tratamientos logrando que sean aptas para escribir o
dibujar, debido a que se obtiene una superficie fina, lisa, resistente y
bastante flexible.

Papel: su nombre proviene del papiro. Pertenece a los materiales de

fabricación artificial. “Se calcula que el 94% de la información

16
ROMERO FERNÁNDEZ PACHECO, Juan Ramón y GONZÁLEZ DÍAZ, Rafaela. Conservación y
reproducción. Madrid: Subdirección Nacional de los Archivos Estatales, D.L., 1999. p. 56-57.
17
CARAVIA, Santiago. La biblioteca y su organización. Madrid: Ediciones Trea, 1995. p. 15-19.

29
 almacenada por el hombre, está escrita sobre papel”18. Existen
diversas tipologías de papel con sus respectivas características, las
cuales están muy relacionadas con los avances tecnológicos de la
industria papelera:

- Papel hecho a mano: fabricado hasta mediados del siglo XIX,

contiene muy pocos elementos químicos y por lo tanto no
presenta mayores problemas de conservación.

- Papel hecho a máquina: elaborado por medio de procesos

industriales, se le puede incorporar cargas, colorantes, procesos
de laminación. Por consiguiente antes de realizar un tratamiento
de restauración, se deben identificar claramente sus
componentes, para no cometer errores con los materiales que se
van a emplear.

- Papel de prensa: constituido por fibras pequeñas y débiles,

contienen un alto porcentaje de lignina (producto altamente
desagradable), con el tiempo se vuelve amarillento y quebradizo.

- Papel satinado: se fabrica con el propósito de obtener un

acabado de superficie compacta y satinada, adecuada para la
impresión de lujo con ilustraciones. Este papel contiene exceso
de humedad, lo cual hace que los aditivos se activen y actúen
como adhesivo.

- Papel vegetal: se da este nombre a una gran cantidad de papeles

transparentes utilizados como soporte de dibujos planos e
impresiones. Este tipo de papel, es muy liso, denso, flexible y
resistente, pero el exceso de humedad que posee, produce
deformaciones que en algunos casos llegan a ser irreversibles19.

Soportes magnéticos y ópticos: actualmente son el medio más usual

de almacenar la información. Entre la variedad existente, se
destacan: cintas, disquetes, discos, CD-ROM y DVD.

Debido a la naturaleza de los soportes en los que se encuentra

almacenada la información digital y a la vulnerabilidad ante la
degradación física que presentan, su tiempo de vida es más corto
que el de los soportes tradicionales. Adicionalmente, se necesita de
herramientas tecnológicas para acceder a ellos, las cuales con el

18
VAILLANT CALLOL, Op. cit., p. 23.
19
VERGARA PERIS, José. Conservación y restauración de material cultural en archivos y
bibliotecas: Valencia (España): Biblioteca Valenciana, 2002. p. 20.

30
 avance de la ciencia y la tecnología cambian constantemente,
quedando obsoletas en muy poco tiempo y generando que en
muchas ocasiones no se pueda recuperar la información allí
almacenada.

Fotografía 1. Tratamiento inadecuado de medios ópticos y magnéticos

La UNESCO afirma esta posición en la carta para la preservación del

patrimonio digital “El patrimonio digital del mundo corre peligro de
perderse a posteridad. Contribuyen a ello, entre otros factores, la
rápida obsolescencia de los equipos y los programas informáticos
que le dan vida, la incertidumbre existente en torno a los recursos, la
responsabilidad y los métodos para su almacenamiento y
conservación y la falta de legislación que ampare estos procesos”20.

- Ventajas: velocidad de manejo y acceso a la información, se

requieren bajos volúmenes de espacio para su almacenamiento.

- Desventajas: no se tiene certeza de su tiempo de duración,

carecen de la estabilidad de las películas fotosensibles, se deben
tener en cuenta la preservación de los equipos para su
- reproducción21.

20
UNITED NATIONS EDUCATIONAL, SCIENTIFIC AND CULTURAL ORGANIZATION. Carta para
la preservación del patrimonio digital, 2003 [en línea]. New York: UNESCO, 2005 [citado en 12
septiembre de 2005]. Disponible en Internet: <http://www.r020.com.ar/enlaces/ir.php?ir_id=665>.
21
BEREIJO MARTÍNEZ, Antonio. Los soportes fílmicos, magnéticos y ópticos desde la perspectiva
de la conservación de materiales. Anales de documentación [en línea]. 2001, no. 4 [citado en 15
marzo de 2005]. Disponible en Internet: <www.um.es/fccd/anales/ad04/a01soportes.pdf>.

31
2.1.8 TIEMPO ESTIMADO DE VIDA DE LOS SOPORTES

Así como el ser humano tiene un ciclo de vida; en el cual nace, crece, se
desarrolla y muere; los diferentes soportes que conforman las colecciones
bibliográficas día tras día siguen un curso muy parecido; por lo cual expertos en el
tema les han estimado un promedio de vida.

MEDIO VIDA

Papel ácido < 50 años

Papel libre de ácido 200 – 400 años
Cinta magnética 15 años
Microfilm 150 años
Negativos negro y blanco 150 años[P1]
Negativos color 150 años
Diapositivas de color < 30 años
Disco compacto > 25 años

Tabla 1. Tiempo estimado de vida de los soportes bibliográficos22

Sin embargo, es importante aclarar que estos valores únicamente dan una
proyección de la duración de los materiales bibliográficos, los cuales pueden tener
un ciclo de vida más corto o más largo, todo depende de los materiales químicos
que se utilizan para la fabricación, los diversos factores de deterioro a los cuales
están expuestos y las condiciones en que sean conservados. Por esta razón se
recomienda, desde el proceso de adquisición tener presentes algunos parámetros
como: el tipo de material, la calidad, el tipo tinta usada (en el caso de libros,
revistas, mapas, etc.) y así mismo, controlar frecuentemente cada uno de los
factores de deterioro que les puede afectar; a fin de garantizar una colección
bibliográfica asequible a los usuarios por un mayor tiempo.

Igualmente, es fundamental que se realice una revisión periódica de las

colecciones bibliográficas y documentales, a fin de determinar cuál es su estado
de conservación; y en el caso de encontrar algún documento demasiado
deteriorado o frágil, es decir en la etapa final de su ciclo de vida; éste debe, en lo
posible, ser migrado a un nuevo soporte para garantizar el acceso a su
información. En la actualidad los procedimientos más utilizados son la
microfilmación y la digitalización, siendo el primero mucho más confiable para la
conservación.

22
Colecciones de Historia Natural: almacenamiento de colecciones y datos a largo plazo. En:
Apoyo. Vol. 9, No. 2 (invierno 1999), p. 5.

32
2.2 CONSERVACIÓN DE LAS COLECCIONES BIBLIOGRÁFICAS Y
DOCUMENTALES

Conservación

Preservación o
conservación Restauración
preventiva

Previene y retarda Repara y detiene

el deterioro los daños

Garantizar el acceso
a la información

Figura 1. Componentes de la conservación

2.2.1 Concepto. El término conservación ha sido demasiado discutido por

diversos autores, el cual ha generado ciertas dualidades, debido a que cada
uno de ellos de acuerdo a su experiencia presenta sus puntos de vista. Con
el fin de profundizar un poco más este término se tendrán presentes las
siguientes definiciones:

“Prácticas específicas utilizadas para retardar el deterioro y prolongar la

vida de un objeto interviniendo directamente en su composición física o
química. Por ejemplo, reparar encuadernaciones dañadas o
desacidificar papel”.

33
 “Disciplina que se compone del conjunto de trabajos bien pasivos,
usando métodos que no modifican la estructura física del objeto, bien
activos, caso de las restauraciones, llevados a cabo para prolongar la
vida del formato físico y/o lo escrito o impreso en un documento o
libro”23.

“Comprende los planes y prácticas específicas relativos a la protección

de los materiales de archivo y bibliotecas frente al deterioro, daños y
abandono, incluyendo los métodos y técnicas desarrollados por el
personal técnico”24.

Cabe aclarar que el término en estudio ha sido utilizado a nivel mundial, con
diversas variaciones o connotaciones, de acuerdo a las diferentes
tradiciones nacionales; enfrentando los usos alemán, francés o español,
que prefieren “conservación”, con el anglosajón, que opta por
“preservación”25, generando grandes confusiones en el momento de
estudiarlo. Sin embargo, su esencia radica en prolongar la vida de las
colecciones mediante diversas actividades.

2.2.2 Evolución histórica. El concepto de conservación siempre ha estado

presente en la mente humana, muestra de ello es que desde la antigüedad
el hombre se ha preocupado por buscar materiales permanentes en la
elaboración de documentos y a su vez cuidar la información que cada uno
de ellos contiene, a fin de permitirle a la humanidad conocer la cultura,
costumbres, forma de comunicación, etc. de cada época. Por ejemplo, los
antiguos mesopotámicos protegían sus tabletas de arcilla cocida con una
envoltura de arcilla fresca y cuando requerían leerlas simplemente rompían
la cubierta con unos golpes y la información de las tablillas quedaba al
descubierto26.

En los siglos XVI, XVII y XVIII se crean grandes bibliotecas y archivos, y las
técnicas bibliotecológicas y archivísticas experimentan un importante
desarrollo, donde comienzan a aparecer recomendaciones para conservar
las colecciones y fondos documentales (seguridad frente a robos, incendios,
actividades para el correcto mantenimiento de las obras: limpieza, aseo,

23
McCLEARY, El cuidado de libros y documentos: manual práctico de conservación y restauración,
Op. cit., p. 13.
24
DUREAU, J. M. Principios para la preservación y conservación de los materiales bibliográficos.
Madrid: Dirección General del Libro y Bibliotecas, Ministerio de Cultura, 1988. p. 1.
25
SÁNCHEZ HERNAMPÉREZ, Arsenio. Políticas de Conservación en Bibliotecas. Madrid:
Arco/Libros, S.L., 1999. p. 18.
26
McCLEARY, El cuidado de libros y documentos: manual práctico de conservación y restauración,
Op. cit., p. 13.

34
 revisiones periódicas para la prevención de plagas)27. Desgraciadamente,
algunas de estas recomendaciones no son tenidas en cuenta por las
personas que manipulan diariamente la documentación y las colecciones se
empiezan a deteriorar. A causa de esto, el doctor Amalio Gimeno decide
dedicar gran parte de su tiempo al estudio de las causas físicas y químicas
del deterioro de los libros; consolidándose como uno de los pioneros en
abarcar este tema.

Consecuentemente, con el paso de los años se fueron tomando diversas

medidas para proteger la documentación hasta llegar a la creación de
programas de conservación, los cuales inicialmente se centraron en obras
de arte, arqueología y monumentos, dejando de lado los archivos impresos,
mapas, libros, fotografías y películas. Al quedar relegadas en importancia
estas colecciones, se acarreó su deterioro y la pérdida total de muchas de
ellas28, lo cual trajo como consecuencia la desaparición de información muy
valiosa que documentaba hechos históricos, plasmados en diversos tipos
de materiales bibliográficos.

“En 1959, el Council on Library Sources (Consejo de Recursos

Bibliotecarios) de Estados Unidos de Norteamérica, solicitó una
investigación científica. William J. Barrow, investigador, llevó a cabo un
estudio cuyas conclusiones eran desalentadoras: utilizando un cierto
número de libros publicados entre los años 1900 y 1939, observó que
el 90% de los libros se había hecho con un papel con una esperanza
de vida aproximada de 50 años y que sólo el 1% del papel investigado
podía clasificarse como durable”29.

Estas cifras dejaron una gran inquietud y preocupación en las mentes de los
conservadores y directivos de las unidades de información, quienes de una
u otra forma tomaron conciencia de lo valiosa que es la información, a pesar
del soporte en el que se halle.

“Alrededor de 1960 surge el interés por cuidar la información existente en

archivos y bibliotecas, así como por el reconocimiento de su importancia
como fuente de información, dado el estado desastroso en que se
encontraban muchas colecciones en papel”30. Por lo tanto, se establecieron
sistemas, técnicas y productos empleados para garantizar la permanencia
física de los soportes documentales31, tales como cuidado de los
27
ALLO MANERO, María Adelaida. Teoría e historia de la conservación y restauración de
documentos. En : Revista General de Información y Documentación. Madrid. Vol. 7, No. 1 (1997);
p. 261.
28
VAILLANT CALLOL, Op. cit., p. 24.
29
McCLEARY, El cuidado de libros y documentos: manual práctico de conservación y restauración,
Op. cit., p. 25.
30
Ibid., p. 25.
31
ALLO MANERO, Op. cit., p. 256.

35
 componentes para la elaboración de los soportes, control del proceso de
fabricación, prevención del ataque de plagas, sistemas de instalación de
documentos, entre otros.

Hoy en día, las medidas que se emplean para conservar la información

existente en los diversos soportes son más sofisticadas debido a las nuevas
tecnologías, pero no han perdido el objeto de la conservación “el estudio de
soluciones para el deterioro físico del documento”32. Adicionalmente, el
crecimiento exponencial del volumen documental y la diversidad de los
soportes han impedido que los programas de conservación tengan una
cobertura total de las colecciones.
[P2]
2.2.3 Conservación preventiva. A fin de tener una mayor claridad sobre este
concepto, a continuación se retoman algunas de las definiciones más
concretas e importantes en este campo:

El International Institute for Conservation – Canadian Group y la

Canadian Association of Profesional Conservators especifica que la
preservación “abarca todas las acciones que se toman para retardar el
deterioro de, o para prevenir el daño a, la propiedad cultural. La
preservación incluye el control del ambiente y de las condiciones de uso
y puede incluir tratamiento, a objeto de poder mantener, dentro de lo
posible, una propiedad cultural de manera permanente”33.

También se denomina conservación preventiva a “todas aquellas

medidas de seguridad y controles de conservación que procuran evitar
pérdidas y daños por el uso y almacenaje del material cultural en
archivos y bibliotecas”34.

Igualmente el Centro Nacional de Conservación y Restauración de Chile

considera que la preservación es “la adquisición, organización y
distribución de los recursos para prevenir el deterioro o renovar la
utilidad de grupos seleccionados de materiales”35.

“Comprende todas las actividades económicas y administrativas, que

incluyen el depósito y la instalación de los materiales, la formación del
personal, los planes de acción, los métodos y técnicas referentes a la

32
Ibid., p. 256.
33
ST-LAURENT, Gilles. El cuidado y manejo de grabaciones sonoras. Conservaplan: documentos
para conservar [en línea]. 1998, no. 8 [citado en 15 agosto de 2005]. Disponible en Internet:
<www.bnv.bib.ve/conservaplan.htm>.
34
VERGARA PERIS, Op. cit., p. 125.
35
CONWAY, Paul. La preservación en el mundo digital [en línea]. Santiago de Chile: DIBAM, 1996
[citado en 12 diciembre de 2005]. Disponible en Internet: <http://www.dibam.cl/dinamicas/
pdf_4.pdf>.

36
 preservación de los materiales de archivos y bibliotecas y a la
información contenida en los mismos”36.

John McCleary define la conservación preventiva como “las acciones

dirigidas a estabilizar y prolongar la vida del material de archivos y
bibliotecas mediante procedimientos tales como: almacenamiento
adecuado, sistemas de seguridad, manejo correcto de los documentos,
revisión periódica del estado de las colecciones37.

Desafortunadamente se puede observar que en muchas ocasiones, a pesar

de conocer este concepto tan importante, las bibliotecas universitarias no
destinan un porcentaje del presupuesto asignado a realizar estos
procedimientos, debido a que éste la mayoría de las veces es escaso o
limitado. Sin embargo si se planteara, ante las directivas, la importancia de
prevenir los daños irreversibles que se pueden presentar en las colecciones
y el ahorro económico que esto les generaría posteriormente, se aceptarían
los errores cometidos y se tomarían nuevas decisiones al respecto. Por ello
a continuación se presentan las principales ventajas de realizar un plan de
preservación para las colecciones bibliográficas y documentales:

Prolongar la vida de los materiales bibliográficos.

Disminuir la degradación de las colecciones, controlando los factores
ambientales, biológicos y los inducidos por el hombre.
Reducir costos.
Ofrecer una mayor calidad de los materiales bibliográficos y
documentales.
Preservar la documentación de valor histórico y cultural para futuras
generaciones.

Lamentablemente como la mayoría de bibliotecas universitarias no tienen

en el momento un plan de preservación, en el cual se defina ciertas tareas y
actividades, que les permita prolongar por un mayor tiempo la vida de las
colecciones, en un futuro muy cercano tendrán que restaurar los materiales
bibliográficos para asegurar su accesibilidad, trayendo consigo las
siguientes desventajas:

Este procedimiento requiere de recursos humanos y económicos más

elevados, ya que debe ser realizado por especialistas (conservadores,
restauradores, etc.), quienes son las personas que poseen la
experiencia y los conocimientos en este tema.

36
DUREAU, Op. Cit., p. 1.
37
McCLEARY, John P. Conservación de libros y documentos: glosario de términos técnicos.
Madrid: Clan Editorial, 1997. p. 110.

37
 Al intervenir las obras se presentará la pérdida de las características
originales de los materiales.

Muchas obras no se podrán recuperar.

El tiempo que se invierte en cada material es mayor.

2.2.4 Importancia de la conservación preventiva o preservación. De acuerdo las

pautas dadas por la IFLA en su libro “Principios para el cuidado y manejo
de material de bibliotecas”, es fundamental que este tipo de unidades de
información tengan presentes los siguientes aspectos:

“Las bibliotecas están obligadas a mantener y hacer accesibles sus

colecciones, ya sea por algunos años o indefinidamente.

En términos económicos, las bibliotecas no pueden permitir que

sus colecciones se deterioren prematuramente.

Preservar las colecciones existentes es la mejor forma de servir a

los futuros usuarios.

El personal responsable y profesional de una biblioteca debe estar

comprometido con el cuidado y la preservación del material con
que trabaja”38.

Con todo lo anterior, se puede corroborar que es fundamental para las

unidades de información destinar un porcentaje de su presupuesto en el
desarrollo de un plan de conservación preventiva, a fin anticiparse al
deterioro de los materiales bibliográficos, en lugar de intervenirlos una vez
que los daños han ocurrido, pues algunas de las características originales
se perderán, muchas de las obras no se podrán recuperar, los recursos
humanos y económicos que se requieren son más elevados, el tiempo que
se invierte en cada material es mayor y se necesita la experiencia y
conocimientos de un experto, etc.

Cuando se realiza la planeación de un plan de conservación preventiva se

evalúan las necesidades, los cuidados generales que requieren las
colecciones, se establecen las prioridades y se determinan los recursos
para su implementación39; logrando con todo esto mantener a disposición
de los usuarios la información que ellos requieren por un mayor tiempo.

38
IFLA, Op. cit., p. 11-12.
39
OGDEN, Sherelyn. El manual de preservación de bibliotecas y archivos del Northeast Document
Conservation Center. Santiago de Chile: Centro Nacional de Conservación y Restauración DIBAM,
2000. p. 15.

38
 3. CAUSAS DE DETERIORO DE LAS COLECCIONES

Al igual que los seres vivos las colecciones bibliográficas y documentales al estar
constituidas por materiales orgánicos, con el paso de los años se ven afectadas
por la pérdida de sus características originales, que les ocasionan cambios
desfavorables como: fragilidad, modificaciones en su estructura externa, dificultad
en el manejo y alteración de sus componentes químicos.

Cualquier tipo de alteración representa un riesgo elevado tanto para la integridad

física del soporte como de su información, además limita su uso y puede provocar
su destrucción. Este proceso de deterioro puede ser variable dependiendo de las
causas que lo generan y de la resistencia del material. De esta forma, la
destrucción puede producirse en pocos segundos, si por ejemplo, el objeto es
quemado o se golpea con fuerza; o por el contrario, durante largos periodos de
mal uso y dejadez40.

Estas transformaciones son inevitables, debido a que éste es su proceso natural,

sin embargo los funcionarios encargados de las unidades de información tienen la
obligación de velar por la conservación de los materiales existentes y de hacer
extensiva la participación a los usuarios, funcionarios, docentes y a la comunidad
universitaria en general.

3.1 FACTORES INTERNOS

Son aquellos elementos con los que se fabrican los soportes, los cuales pueden
contener sustancias químicas que se alteran con el transcurrir del tiempo y por las
condiciones ambientales que le rodean. Dependiendo de la calidad de los
materiales que se utilicen en su elaboración, el soporte puede tener un ciclo de
vida más extenso.

Los componentes intrínsecos a los libros y documentos – el papel, el pergamino,

las pieles, las tintas, los adhesivos y los productos químicos utilizados para su
fabricación - llevan consigo la semilla de su autodestrucción41. Las principales
degradaciones se presentan por:

Oxidación: es el deterioro natural que se presenta en cualquier tipo de

documento, a pesar que en el momento de su manufacturación se hayan
seleccionado elementos de óptima calidad. Este deterioro puede ocurrir por
descomposición de los materiales internos o por la reacción que se produce

40
SÁNCHEZ HERNAMPÉREZ, Políticas de Conservación en Bibliotecas, Op. cit., p. 79.
41
McCLEARY, El cuidado de libros y documentos: manual práctico de conservación y restauración,
Op. cit., p. 11.

39
 hacia algún agente externo, generando pérdida de resistencia y durabilidad.
Un ejemplo claro de ello son los periódicos, considerado como uno de los
soportes que presenta gran susceptibilidad de desaparecer, debido a su
fragilidad, ya que por razones de costo y producción los papeles en que se
imprimen son de mala calidad: la pasta mecánica, cuya lignina no se ha
eliminado, representan al menos el 80% de sus componentes42.

Acidez: es una sustancia que se puede presentar en los materiales

bibliográficos por adición de materiales que contienen gran cantidad de
impurezas en el momento de su elaboración y/o por absorción de partículas
de la atmósfera. Las condiciones ambientales en las cuales se encuentran
los documentos (humedad, calor, contaminación, entre otros), puede hacer
que esta sustancia se expanda y se acelere el deterioro del soporte; en el
caso del papel la acidez provoca su debilitamiento, se vuelve frágil y
quebradizo, mediante un proceso llamado hidrólisis (ruptura de las cadenas
moleculares). “Un valor de pH 7 indica un punto central o neutro, es decir, ni
alcalino ni ácido, un valor muy satisfactorio. Un pH inferior a 6 indica la
presencia de acidez, un valor superior a 7 indica la presencia de alcalinidad,
un estado deseable dentro de ciertos límites”43.

3.2 FACTORES AMBIENTALES

Son aquellas condiciones que producen los principales riesgos de deterioro físico,
químico y biológico en las colecciones; entre ellas están: humedad, temperatura,
luz y contaminación atmosférica; las cuales son determinantes para la adecuada
conservación de los materiales bibliográficos. Por ello, es necesario detectar
cualquier tipo anomalía que se presente, a fin de detener o prevenir el deterioro de
las colecciones.

La diversidad de materiales bibliográficos que se encuentran en las unidades de

información hace más difícil la tarea de conservación, pues para cada tipo de
material se requieren unas condiciones ambientales específicas. Lo anterior quiere
decir, que la temperatura y la humedad óptimas para los libros no se pueden
aplicar a los medios magnéticos y así sucesivamente.

Humedad relativa (HR): relación entre la cantidad de vapor de agua contenido

en una atmósfera a una temperatura determinada, expresada en porcentaje44.
Este fenómeno está directamente relacionado con las variaciones de la
temperatura ambiental.

42
SHERELYN, Op. cit., p. 73.
43
McCLEARY, El cuidado de libros y documentos: manual práctico de conservación y restauración,
Op. cit., p. 24.
44
SHERELYN, Op. cit., p. 24.

40
 Los estándares para la conservación de los documentos se sitúan entre el 45%
y 55% de humedad relativa, pero no se debe permitir que se presenten
fluctuaciones demasiado amplias, ya que éstas pueden acelerar el deterioro de
los documentos, causar la aparición de hongos y bacterias y por consiguiente
el ataque de insectos.

HR= Humedad absoluta X 100

Humedad de saturación

Humedad absoluta: cantidad de vapor de agua en un volumen de aire

dado, a una determinada temperatura.

Humedad de saturación: cantidad máxima de vapor de agua que el

volumen de aire puede contener a ciertas temperaturas45.

La medición de la humedad se puede realizar a través aparatos como:

higrómetros, higrógrafos, psicrómetros, termohigrógrafo, entre otros.

Psicrómetro Higrómetros

Figura 2. Instrumentos para medir la humedad relativa46

Instrumentos de control:

- Humidificadores: destinados para regular la humedad ambiental, separando

del aire la cantidad necesaria de vapor de agua según las necesidades del
lugar.

45
IFLA, Op. cit., p. 32.
46
PCE Group [en línea]. Torraba, España: PCE Group, 2004 [citado en 18 enero de 2006].
Disponible en Internet: <http://www.pce-iberica.es/index.htm>.

41
 - Deshumidificadores: instrumentos para regular de regulación ambiental, por
medio de la absorción del vapor de agua necesario para el ambiente.

Temperatura: se debe controlar periódicamente la temperatura para asegurar

perdurabilidad de los soportes. En el caso de mantener una temperatura muy
baja se detiene la actividad de muchos microorganismos, pero se pueden
presentar deformaciones en los soportes; por el contrario si existe una
temperatura muy elevada se favorece la aparición de microorganismos y se
debilitan rápidamente los documentos.

La temperatura se puede medir con instrumentos como: termómetros,

termohigrógrafos, termohigrómetros, entre otros.

Termohigrómetro digital Termómetro Termohigrógrafo

Figura 3. Instrumentos para medir la temperatura47

Es indispensable evitar que se presenten variaciones demasiado amplias en la

humedad y la temperatura, ya que éstas pueden ocasionar alteraciones en la
estructura física de los materiales bibliográficos, por ejemplo: movimientos de
estiramiento o contracción, resequedad, fragilidad, quebramiento, oxidación,
ondulaciones, etc.

Luz: es un factor esencial en conservación, teniendo en cuenta que ésta

produce con el paso del tiempo cambios en la estructura física de los
documentos, que se ven reflejados en decoloración, manchas y amarillamiento.
Cualquier exposición a la luz, así sea por poco tiempo, causa daños
irreversibles a los materiales bibliográficos.

La luz visible se encuentra en una longitud de onda variable entre

aproximadamente 400 y 700 nm (nanómetros), fuera de estos rangos se

47
Dunhoff: productos y soluciones integrales [en línea]. Madrid, España: DUNHOFF, 2003 [citado
en 15 enero de 2006]. Disponible en Internet: <http://www.dunhoff.com/medicion.htm>.

42
encuentran espectros de luz, tales como: por debajo de los 400 nm está la
radiación ultravioleta, que se caracteriza por ser altamente energética y capaz
de generar reacciones de foto oxidación y los rayos infrarrojos, ubicados por
encima de los 700 nm, los cuales producen calor.

Fotografía 2. Iluminación directa en las colecciones bibliográficas

El sol y las lámparas de halógeno, de mercurio y fluorescentes son las más

dañinas para las colecciones debido a la gran cantidad de rayos ultravioleta
que emiten.

A fin de asegurar un ciclo de vida más prolongado para cada tipo de soporte,
se debe evitar la presencia directa de la luz solar y artificial; para ello es
fundamental que las unidades de información cubran las ventanas con cortinas
para bloquear la luz del sol, usen filtros UV en las pantallas de la luz y en lo
posible instalen tubos de luz incandescente convencional (tungsteno), ya que
al contener rayos infrarrojos, no representa mayor peligro para las colecciones
bibliográficas.

“Los niveles de luz visible se miden en lux (lúmenes por metro cuadrado). Las
recomendaciones generalmente aceptadas indican que los niveles de
iluminación no deberían exceder los 55 lux para los materiales sensibles a la

43
 luz (por ejemplo: papel) y para obras menos sensibles, un máximo de 165
lux”48. Los instrumentos utilizados para medir la luz y los rayos ultravioleta son:

- LUXÓMETRO: mide la intensidad

de la luz visible en lux (lúmenes
por metro cuadrado.

- MEDIDOR UV: mide la cantidad de

radiación UV (longitud de onda
menor que 400 nanómetros) en
unidades de microwats de
49
radiación UV por lumen . Luxómetro Medidor UV

Figura 4. Instrumentos para medir la luz50

Contaminación atmosférica: uno de los grandes problemas de la sociedad

actual es el alto nivel de contaminación, el cual se siente con mayor
intensidad en las grandes ciudades, generando con ello una amenaza latente
para las unidades de información allí existentes. Por ejemplo en Colombia las
ciudades más afectadas son: Bogotá, Cali, Barranquilla, Medellín, entre otras.
En su medio ambiente hay una serie de elementos químicos y biológicos que
afectan de forma directa los diversos tipos de documentos, como son: el
polvo, fragmentos metálicos, carbón, el ruido, los vapores y los gases que
son emitidos por fábricas y automóviles (anhídrido sulfúrico, óxidos de
nitrógeno, peróxidos y el ozono), los residuos de los productos químicos y las
calefacciones.

Estos elementos químicos cada día se presentan con mayor frecuencia

debido a la gran contaminación ambiental y a la polución; provocando
oxidación y acidez y por consiguiente el deterioro temprano de las
colecciones bibliográficas, ya que éstas absorben las sustancias que estos
emiten51.

Muchas de las bibliotecas universitarias de Bogotá, se encuentran ubicadas

cerca de vías principales (carreras 4ª, 7ª, 9ª, 13 y 15, caracas, circunvalar y
avenida chile); y en sectores con mucha dinámica en las actividades
comerciales; es decir reciben frecuentemente los gases tóxicos emanados
por el transporte y la industria. Por esta razón, se hace indispensable la

48
OGDEN, Op. cit., p. 15.
49
IFLA, Op. cit., p. 39.
50
PCE Group [en línea]. Torraba, España: PCE Group, 2004 [citado en 16 enero de 2006].
Disponible en Internet: <http://www.pce-iberica.es/index.htm>.
51
BELLO URGELLÈS, Carmen y BORREL CREHUET. El patrimonio bibliográfico y documental:
claves para su conservación preventiva. España: Ediciones Trea, S.L., 2002, p. 35.

44
 creación de estrategias que permitan disminuir el riesgo de deterioro al cual
están expuestas las colecciones bibliográficas y documentales.

3.3 FACTORES BIOLÓGICOS

Son aquellos que se presentan por la actividad biológica de algunos insectos,

microorganismos, roedores, etc., que toman como hábitat las colecciones
bibliográficas, las cuales les sirven a su vez de alimento.

Insectos: existe variedad de insectos que habitan principalmente en los

depósitos gracias a la escasa manipulación de las colecciones, la presencia
de polvo ó suciedad, la poca circulación de aire y a factores propicios como
oscuridad, humedad y temperatura elevadas. Además logran adaptarse a
diversas condiciones de vida sin tener mayores percances, incluso en
presencia de insecticidas, por lo que son considerados grandes enemigos.

El ingreso a las edificaciones de estas plagas se produce por medio de

aberturas, bien sea en ventanas, puertas, grietas, rendijas, tuberías en mal
estado, etc. y/o a través de las mismas colecciones que llegan a la biblioteca
sin previa revisión. Una vez que se encuentran al interior de la estructura
buscan un lugar adecuado para su reproducción (humedad, oscuridad y
fuente de alimentos), tales como: esquinas, parte interna de los libros,
estuches, detrás del mobiliario, entre otros.

Todos los insectos, a través de su ciclo de vida, pasan por una serie de fases
para alcanzar su crecimiento: huevo, larva, crisálida y ninfa; aunque no todos
pasan por cada una de estas etapas. “En muchos insectos, la fase de larva
es la más dañina, debido a que es el momento de mayor actividad
alimentaria; sin embargo, otros insectos (como los piojos de los libros)
también causan perjuicios en su estado adulto”52.

Los insectos más comunes en las bibliotecas son: carcomas, termitas,

pececillos de plata, cucarachas y piojos del libro. Todos ellos día tras día
destruyen grandes proporciones de las colecciones en papel, pergamino,
material fotográfico, medios magnéticos y ópticos, dejando perforaciones,
manchas y erosiones en ellos.

52
LINDBLOM PATKUS, Beth. Control integral de plagas [en línea]. Santiago de Chile: DIBAM, s.f.
[citado en 1 septiembre de 2005]. Disponible en Internet:
<http://www.nedcc.org/spplam/leaf311.pdf>.

45
 TIPO DE INSECTO CARACTERÍSTICAS DAÑOS QUE
OCASIONA

Utilizan los libros Perforan

como nidos completamente los
Miden entre 2,2 mm y libros y además
3,7 mm depositan en ellos su
Resisten a altas excremento
temperaturas y falta
de humedad

Figura 5. Carcomas y
escarabajos53

Miden alrededor de 11 Al igual que las

mm cucarachas generan
Prefieren sitios imperfecciones en los
húmedos libros, pero de un
Tienen hábitos tamaño menor
nocturnos
Se alimentan de
papel, almidón y telas
Permanecen ocultos
Figura 6. Pececillos de durante el día en
plata o lepismas54 documentos cerrados

Presentan un tamaño Realizan las

entre 4 y 8mm perforaciones al
Construyen sus nidos interior de los libros y
en madera documentos, es decir
Atacan elementos que no dañan las tapas o
contienen celulosa empastes
(libros, documentos y
muebles)
Figura 7. Hormigas Habitan en lugares
blancas o termitas55 húmedos y cálidos

53
Control de plagas y medio ambiente [en línea]. Página web versión HTML [citado en 18 enero
de 2006]. Disponible en Internet: <http://www.desinfeccionesecopest.com/carcoma.htm>.
54
Ecología: animales amigos [en línea]. Madrid, España: Proyecto verde, s.f. [citado en 13 agosto
de 2005]. Disponible en Internet: <http://proyectoverde.com/index.php?file= ecani/tisanuro>.
55
Salud ambiental [en línea], Alicante, España: DIMENET, 2005 [citado en 18 enero de 2006].
Disponible en Internet: <www.saludambiental.net>.

46
 TIPO DE INSECTO CARACTERÍSTICAS DAÑOS QUE
OCASIONA

Habitan en lugares Manchan los

muy húmedos y poco documentos
ventilados
Miden aprox. 2mm
Se alimentan de
hongos microscópicos
que se encuentran en
Figura 8. Piojos del libro o los libros
psócidos56

Presentan hábitos Destrozan los libros

nocturnos Perforan el papel
Son omnívoros Dejan rastros de
Viven en ambientes excremento
húmedos
Se reproducen a gran
velocidad
Habitan en grietas
Figura 9. Cucarachas57 muy pequeñas

Tabla 2. Insectos que ocasionan daños a las colecciones

Microorganismos: se encuentran en todo tipo de ecosistema (agua, suelo,

aire, plantas, animales, objetos, etc.), presentan gran capacidad de adaptarse
a condiciones extremas, la mayoría de las veces son transportados por el
agua y el viento. Los microorganismos que se encuentran con mayor
frecuencia en las bibliotecas son: hongos y bacterias. Su presencia en las
colecciones bibliográficas, mobiliario, estanterías, depósitos, etc.; puede
ocasionar enfermedades al ser humano.

- Hongos: estos agentes biológicos atacan todo tipo de soporte;

generalmente se desarrollan en ambientes que presentan una
temperatura y humedad relativa altas, sin embargo, no se debe dejar de
56
Notas entomológicas [en línea]. Penssylvania: Colegio de Ciencias Agrícolas, 2003 [citado en 13
agosto de 2005]. Disponible en Internet: <http://www.ento.psu.edu/
extension/factsheets/Spanish/bookLiceSp.htm>.
57
Tratamientos y control de plagas [en línea]. Madrid, España: I+D Control, s.f. [citado en 14
agosto de 2005]. Disponible en Internet:<http://www.idcontrol.es/cucaracha.html>.

47
 lado otro factor que contribuye a su desarrollo y es la falta de una limpieza
constante tanto de las colecciones como de los espacios y mobiliarios en
los cuales se almacena. “El hongo que dará más guerra a los fondos y las
colecciones de material bibliográfico es el llamado saprofito (nombre que
se da a los microorganismos y a las plantas que se alimentan de material
orgánico muerto o en descomposición).

La presencia de un ataque de hongos se puede evidenciar en el momento

que aparece en las diferentes superficies una masa de color grisáceo y de
aspecto aterciopelado”58. Usualmente los hongos dejan pigmentos de
color verde, azul, marrón, negro, rojo o amarillo que manchan los
documentos y pueden ocasionar la pérdida de información (bien sea en
formato papel como medio magnético y óptico). Desafortunadamente, al
intentar eliminar las manchas se puede dañar la estructura física de los
soportes y por ende la información que ellos contienen.

Fotografía 3. Presencia de hongos en los documentos

Según un estudio realizado durante un año en la biblioteca ubicada en el

Centro de Referencia para Lactobacilos - CERELA (Argentina), se
determinó que los hongos más frecuentes en esta unidad de información
fueron: “cladosporium, fusarium, alternaria, acremonium aspergillus, etc.;
los cuales predominan en ciertos meses del año”59.

- Bacterias: son definidas como estructuras microscópicas unicelulares, al

igual que los hongos se reproducen en una humedad y temperatura altas,
se multiplican rápidamente, viajan transportados por el viento y pueden
mantenerse activos durante varios años, son capaces de infestar
diversidad de materiales, a los cuales les ocasionan manchas debido a la

58
Mc CLEARY, John P. Conservación de libros y documentos: glosario de términos técnicos, Op.
cit., p. 93-94.
59
BUENO, Dante J. Hongos ambientales en una biblioteca: un año de estudio. Anales de
Documentación [en línea]. 2003, no. 6 [citado en 13 agosto de 2005]. Disponible en Internet:
<http://www.um.es/fccd/anales/ad06/ad0602.pdf>.

48
 eliminación de pigmentos60. El tipo de bacterias más frecuente en
archivos y bibliotecas es la llamada “chaetomium”.

Roedores: son habitantes comunes de las bibliotecas y archivos, prefieren

ambientes oscuros, cálidos y húmedos; utilizan papel, cuero, trapos, plásticos
y otros elementos para construir sus nidos. Además de producir grandes
daños a los documentos como: machas (generadas por la orina y defecación)
y perforaciones; pueden transmitir enfermedades perjudiciales para la salud
del ser humano.

3.4 FACTORES INDUCIDOS POR EL HOMBRE

Fotografía 4. Almacenamiento y tratamiento inadecuado de los materiales

La mayor parte de los deterioros que afectan las colecciones bibliográficas, son
ocasionados por el ser humano, quien de una manera consciente o inconsciente,
manipula los documentos inadecuadamente ó simplemente no tiene en cuenta las
precauciones necesarias para su consulta y manipulación. Es por ello que en
muchas ocasiones se puede observar que los usuarios al utilizar cualquier tipo de
material bibliográfico lo mutilan, rayan, rompen, rasgan, manchan, golpean, halan,
doblan, consumen alimentos sobre él, etc.; generando daños que en algunos
casos son irreversibles.

Sin embargo, el hecho de consultar los materiales bibliográficos y hacer de ellos

un uso correcto también produce daños, ya que la manipulación frecuente

60
SÁNCHEZ HERNAMPÉREZ, La conservación en archivos y bibliotecas: problemática y
perspectivas, Op. cit., p. 107-108.

49
deteriora la encuadernación y el soporte bibliográfico, raya la superficie de los
medios magnéticos y ópticos, etc. Estas agresiones son inevitables, pues hacen
parte del quehacer diario de las colecciones bibliográficas y documentales en una
biblioteca, pero se puede reducir el porcentaje de deterioro capacitando a los
usuarios en el manejo de los materiales y realizando un mantenimiento periódico a
los equipos.

Por otro lado, también se puede ver que a través de la historia, el hombre ha
provocado guerras, disputas y muchas confrontaciones bélicas; involucrando a las
unidades de información, las cuales han sido víctimas de robos, actos violentos,
saqueos, quemas, etc.; que de una u otra forma han provocado la pérdida de
valiosa información para el ser humano. Un ejemplo concreto de ello es el de la
Biblioteca Nacional de Bagdad, que en un acto vandálico fue saqueada y luego
quemada en abril de 2003, ocasionando con esto la destrucción de uno de los
grandes patrimonios culturales para la humanidad.

Figura 10. Destrucción de la Biblioteca de Bagdad61

3.5 DESASTRES DE LA NATURALEZA

Son aquellos que ocurren generalmente de manera imprevisible y debido a la zona

geográfica en la que se encuentra ubicada la unidad de información, provocando
en muchos casos catástrofes que conllevan a la pérdida de una cuantiosa parte de
las colecciones.

Los fenómenos que se presentan con mayor frecuencia son: climatológicos

(tornados, huracanes, etc.), geológicos (terremotos, deslizamientos, erupciones
volcánicas, maremotos) y metereológicos (vendavales, tormentas, entre otros)62,
61
BÁEZ, Fernando. El enigma de los libros destruidos en Bagdad. Revista Número [en línea].
2003, no. 47 [citado en 30 enero de 2006]. Disponible en Internet:
<http://www.revistanumero.com/39irak.htm>.
62
FUNDACIÓN HISTÓRICA TAVERA. Manual de planificación y prevención de desastres en
archivos y bibliotecas. Madrid: FHT, 2000. p. 20.

50
de los cuales se derivan una serie de situaciones catastróficas como: incendios,
inundaciones, daños en la estructura de las edificaciones y el mobiliario en
general, cortos circuitos, contaminación del medio ambiente, entre otros.

Por lo tanto, las unidades de información deben diseñar e implementar las

políticas de conservación, tomando como uno de los elementos indispensables la
planificación de desastres, en el cual se contemplen aspectos de seguridad,
sistemas de detección y prevención de incendios, capacitaciones, inspecciones
periódicas y además se involucre a toda la comunidad para que de esta manera
se reaccione adecuadamente ante cualquier situación de emergencia que se
pueda presentar en un momento dado; disminuyendo así las consecuencias y los
costos que ella pueda acarrear.

Las posibles situaciones de riesgo que pueden ocurrir con más frecuencia en las
bibliotecas son:

Fuego: debido a que la infraestructura de una biblioteca se encuentra

diseñada con redes eléctricas (cables, conexiones de luz, tomas,
transformadores, etc.); éstas pueden ocasionar, en cualquier momento, un
corto circuito y por ende la iniciación y propagación del fuego si no es
atendido de forma inmediata y oportuna. Igualmente, se debe evitar en la
decoración de las instalaciones los adornos en plástico y materiales de nylon,
ya que estos pueden hacer que fuego se expanda más rápido.

Agua: algunas de las circunstancias que afectan directamente las

colecciones y les provocan, con frecuencia, grandes daños, son: averías en
las cañerías, tejados y/o alcantarillas; filtración en las paredes, desagües,
inundaciones, etc. Una de las consecuencias inmediatas a causa del agua
sobre los libros y documentos, asociada a veces por ausencia de
climatización adecuada de los locales de almacenamiento, es el surgimiento
o la proliferación de hongos63.

Robos: las colecciones que se ven más afectadas por este tipo de
situaciones son aquellas que tienen un valor cultural, histórico, legal,
científico, etc.; la pérdida de estos materiales en algunos casos es parcial y
en otros total, pero de cualquier forma trae como consecuencia la
desaparición de información valiosa para la humanidad.

63
SPINELLI JUNIOR, Jayme. Introducao à conservacao de acervos bibliográficos: Experiencia da
Biblioteca Nacional. Río de Janeiro: Fandacao Biblioteca Nacional, Dep. Nacional do Livro, 1995,
p. 37.

51
 DAÑOS OCASIONADOS
CAUSAS DE
DETERIORO DISCOS MAGNÉTICOS
PAPEL FOTOGRAFÍAS
Y ÓPTICOS
Oxidación y Acidez Amarillamiento Fragilidad Manchas
Debilitamiento Pérdida de la imagen Pérdida de la información
Fragilidad Desintegración del soporte
Quebramiento
Distorsión del color

Humedad relativa baja Papel quebradizo Resequedad Pérdida de la información

Deformaciones Fisuras o craquelamiento Errores de Lectura
Deshidrata el soporte Endurecimiento y friabilidad Grietas
Contracción del material Peladuras de la capa
Pérdida de la flexibilidad protectora

Humedad relativa alta Decoloración de tintas Deformaciones Ondulaciones

Acidez Crecimiento de moho Pérdida de la información
Oxidación Decoloración de la fotografía Errores de Lectura
Deformaciones Pérdida de la imagen Impide reproducción
Proliferación de hongos Fragilidad en el soporte parcial o total del sonido
Posible disolución de tintas Grietas
Hidrólisis
Amarillamiento

Temperatura muy baja Debilitamiento Incremento de la resequedad Fallas en la lectura

Pérdida de resistencia Disminución del tiempo de Imposibilita reproducción
vida del sonido
 DAÑOS OCASIONADOS
CAUSAS DE
DETERIORO DISCOS MAGNÉTICOS
PAPEL FOTOGRAFÍAS
Y ÓPTICOS
Temperatura alta Crecimiento de hongos Degradación del color Deformaciones en la
Desarrollo de plagas e Fragilidad en el soporte superficie
insectos Disminución del tiempo de Fallas en la lectura
vida Pérdida de la información
Manchas
Proliferación de
microorganismos

Luz Fragilidad Foto oxidación Deterioro de la

Amarillamiento Degradación del color información
Deformaciones Decoloración
Acelera el envejecimiento Ondulaciones
Oxidación

Contaminación Acidez Rayones y manchas en la Raya las pistas

atmosférica Resecamiento superficie Genera saltos al leer la
Amarillamiento Manchas color marrón o rojo información
Oxidación en forma de puntos Pérdida de
Proliferación de Oxidación características físicas
microorganismos Cambios en las imágenes Destrucción de la
Decoloración (amarillamiento) información
Manchas

Insectos Deformaciones Orificios, perforaciones en la Deformaciones

Manchas superficie Manchas
Perforaciones Deformaciones

53
 DAÑOS OCASIONADOS
CAUSAS DE
DETERIORO DISCOS MAGNÉTICOS
PAPEL FOTOGRAFÍAS
Y ÓPTICOS
Microorganismos Manchas Deterioro de la imagen Manchas superficiales
Degradación de fibras Aparición de moho
Acidificación Debilitamiento
Hidrólisis de la celulosa Fragilidad
Decoloración Deformación
Manchas

Roedores Manchas Manchas Manchas

Faltantes en colecciones Rasgaduras Rayones
Pérdida de características Faltantes en las colecciones
físicas

Manipulación Crecimiento de hongos Rayones Distorsión del sonido y/o

Hidrólisis Marca de las huellas la imagen
Liberación de ácidos Grasa Transmisión de humedad
Roturas Humedad y grasa
Manchas Deformación del soporte Problemas de lectura de
Deformaciones Sustracción del material la información
Aparición de microorganismos Fisuras
Envejecimiento
acelerado del soporte
Rayones y daño físico
del soporte
Desastres naturales Destrucción masiva de los Deterioro de los acervos Pérdida total de la
materiales fotográficos información

Tabla 3. Causas de deterioro de las colecciones

54
 4. DISEÑO METODOLÓGICO

4.1 TIPO DE ESTUDIO

La investigación que se realizó es de tipo exploratorio-descriptivo:

Exploratorio: se analizó el tema sobre “conservación en las colecciones de

las bibliotecas universitarias”, el cual ha sido poco estudiado en nuestro
país64.

Descriptivo: en el desarrollo del trabajo se evaluó el estado actual de las

colecciones de las bibliotecas universitarias seleccionadas, con el fin de
plantear las pautas básicas para la elaboración de un plan de conservación
preventiva en este tipo de unidades de información.

4.2 ETAPAS DEL ESTUDIO

La investigación se desarrolló de la siguiente forma:

Determinación de la población de las bibliotecas universitarias privadas en

Bogotá.

Carácter académico: Universidad Origen: No oficial – Fundación

Pagina Web
Institución
Pontificia Universidad Javeriana www.javeriana.edu.co
Universidad Incca de Colombia www.unincca.edu.co
Universidad Santo Tomas www.usta.edu.co
Universidad Externado de Colombia www.uexternado.edu.co
Fundación Universidad de Bogota "Jorge Tadeo Lozano" www.utadeo.edu.co
Fundación Universidad Central www.ucentral.edu.co
Colegio Mayor de Nuestra Señora del Rosario www.urosario.edu.co
Fundación Universidad de América www.uamerica.edu.co
Universidad de San Buenaventura www.usbbog.edu.co
Universidad Católica De Colombia www.ucatolica.edu.co
Fundación Universidad Autónoma De Colombia -Fuac- www.fuac.edu.co
Universidad Sergio Arboleda www.usergioarboleda.edu.co
Universidad El Bosque www.unbosque.edu.co
Universidad Manuela Beltran -Umb- www.umb.edu.co

64
HERNÁNDEZ SAMPIERI, Roberto. Metodología de la investigación: México: McGraw-Hill
Interamericana Editores, S.A. de C.V., 2003, p. 115.
 Carácter académico: Universidad Origen: No oficial – Corporación
Institución Pagina Web
Universidad La Gran Colombia www.ulagrancolombia.edu.co
Universidad de La Salle www.lasalle.edu.co
Universidad Libre www.unilibre.edu.co
Universidad de Los Andes www.uniandes.edu.co
Corporación Universidad Piloto de Colombia www.unipiloto.edu.co
Universidad Cooperativa de Colombia www.ucc.edu.co
Universidad Antonio Nariño www.uanarino.edu.co
Universidad de Ciencias Aplicadas y Ambientales Udca. www.udca.edu.co

Tabla 4. Universidades privadas de Bogotá65

Se identificaron 22 universidades privadas de Bogotá registradas ante el

Ministerio de Educación Superior, en las cuales se realizó el estudio teniendo
en cuenta la biblioteca principal de cada una de ellas.

Identificación de las condiciones climáticas de Bogotá, ciudad donde están

ubicadas las bibliotecas universitarias estudiadas.

Bogotá es una ciudad que se caracteriza por estar ubicada en el piso térmico
frío, exactamente a una altura de 2600 metros sobre el nivel del mar, lo cual
conlleva a que se presenten aspectos importantes que se deben tener en
cuenta para el desarrollo de la investigación.

Cuenta con una temperatura entre 10oC y 17oC, que en términos generales
no es muy perjudicial para la conservación de las colecciones bibliográficas y
documentales. Sin embargo, al ser uno de los factores clave para la
preservación y conservación de los materiales bibliográficos es necesario
controlar periódicamente el microclima de las bibliotecas, intentando que las
variaciones no sean tan amplias y se mantenga un nivel estable de tal forma
que no afecte los materiales de los diversos soportes.

Los límites geográficos de Bogotá son:

• Norte: municipio de Chía
• Oriente: cerros orientales, municipios de la Calera, Choachí, Chipaque,
Une y Gutiérrez.
• Sur: departamento del Meta y del Huila

65
Ministerio de Educación Superior [en línea]. Bogotá: SNIES, 2005 [citado en 28 abril de 2005].
Disponible en Internet: <http://snies.mineducacion.gov.co:8080/pls/iesprogramas/
m_institucion.institucion_listado>.

56
 • Occidente: Río Bogotá y municipios de Cabrera, Venecia, San Bernardo,
Funza, Arbeláez, Pasca, Sibaté, Mosquera, Funza y Cota.

La sabana de Bogotá presenta una humedad relativa de aproximadamente

65% en época de sequía66.

Desafortunadamente Bogotá es una ciudad que presentan unos niveles altos

de contaminación, debido a las fábricas y automóviles que diariamente se
movilizan, los cuales producen gases tóxicos que afectan tanto la salud de
los ciudadanos como los materiales bibliográficos albergados en las diversas
unidades de información.

Elaboración de la entrevista que se aplicó a los funcionarios encargados de

las unidades de información (anexo A).

Aplicación de una prueba piloto a tres (3) universidades, para evaluar el

formato de la entrevista.

Modificación de la entrevista, según resultados obtenidos en la prueba piloto.

Recolección de la información en cada una de las bibliotecas universitarias

en Bogotá.

Análisis del estado actual de las colecciones de las bibliotecas universitarias

privadas en Bogotá.

Identificación de los principales factores de deterioro de los materiales

bibliográficos existentes en las bibliotecas universitarias privadas en Bogotá.

Determinación de las posibles soluciones para evitar el deterioro de las

colecciones universitarias privadas en Bogotá.

Desarrollo del plan de conservación preventiva para las colecciones de las

bibliotecas universitarias privadas en Bogotá.

4.3 INSTRUMENTO DE RECOLECCION DE INFORMACION

Entrevista: este instrumento se aplicó a los funcionarios encargados de las

unidades de información, con el fin de conocer el estado actual de las
colecciones de las bibliotecas universitarias y los diversos procesos que han
realizado para conservarlas.

66
Colombia: turismo, historia, geografía, personajes [en línea]. Bogotá: Colombialink, 2005 [citado
en 7 septiembre de 2005]. Disponible en Internet:
<http://www.colombialink.com/01_INDEX/index_geografia/index_geografia_clima.html>.

57
 Cabe anotar que a pesar de recurrir a diferentes estrategias y medios para la
recolección de la información, lastimosamente no se obtuvo colaboración de
todas las bibliotecas universitarias, quedando por fuera del estudio seis (6) de
ellas.

Observación dirigida o estructurada67: se realizaron visitas a algunas de las

bibliotecas universitarias, teniendo en cuenta los siguientes indicadores para
la recolección de datos:

- Áreas limítrofes de la biblioteca

- Tipos de materiales bibliográficos que conforman las colecciones
- Ubicación de las colecciones
- Estado actual de conservación de los materiales bibliográficos
- Elementos de seguridad industrial y ambiental
- Condiciones ambientales

4.4 TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

4.4.1 Análisis Estadístico.

1. Áreas que conforman la biblioteca

Áreas de la No. porcentaje
biblioteca bibliotecas
Sala General 15 0,136
Colección de
reserva 5 0,045
Hemeroteca 16 0,145
Circulación y
préstamo 16 0,145
Servicios al
público 2 0,018
Referencia 12 0,109
Sala virtual 9 0,082
Videoteca 8 0,073
Depósitos 12 0,109
Adquisiciones 3 0,027
Procesos
técnicos 12 0,109
110 1

67
MUNCH, Lourdes. Métodos y técnicas de investigación para administración e ingeniería.
México: Trillas, 1996. p. 35.

58
2. Tipo de edificación y/o negocio cerca de la biblioteca
Áreas limítrofes No. porcentaje
bibliotecas
Almacenes 3 0,058
Instituciones
académicas 2 0,038
Zona residencial 5 0,096
Fábricas -
laboratorios 1 0,019
Cafeterías -
restaurantes 7 0,135
Clínicas -
Hospitales 2 0,038
Lenocidios 1 0,019
Aulas de clase 11 0,212
Depósitos 1 0,019
Oficinas 12 0,231
Montaña -
jardínes 2 0,038
Zonas
recreativas 2 0,038
Parqueaderos 3 0,058
52 1

3. Parámetros de seguridad industrial y ambiental

a. Parámetros de seguridad industrial

Seguridad No. porcentaje

industrial bibliotecas
Control de
incendios 11 0,367
Ergonomía 3 0,100
Señalización 7 0,233
Sismoresistencia 3 0,100
Ninguno 2 0,067
No saben 4 0,133
30 1

b. Parámetros de seguridad ambiental

Parámetros No. porcentaje

ambientales bibliotecas
Ventilación 6 0,231
Nivel de ruido 1 0,038
Iluminación 6 0,231
Temperatura 2 0,077
Humedad 3 0,115
Ninguno 4 0,154
No saben 4 0,222
26 1

59
4. Tipos de materiales bibliográficos y documentales en las bibliotecas
universitarias

Libros No. porcentaje

bibliotecas
1900-1950 2 0,125
1951-2000 13 0,813
2001-
actualmente 1 0,063
16 1

Revistas No.
bibliotecas porcentaje
1900-1950 1 0,063
1951-2000 12 0,750
2001-
actualmente 3 0,188
16 1

Fotografías No. porcentaje

bibliotecas
1950-1975 1 0,20000
1976-2000 3 0,60000
2001-
actualmente 1 0,20000
5 1

Películas No. porcentaje

bibliotecas
1950-1975 0 0
1976-2000 4 0,363636
2001-
actualmente 7 0,636364
11 1

60
 CD-ROM No. porcentaje
bibliotecas
1990-1995 0 0,0000
1996-2000 7 0,4375
2000-
actualmente 9 0,5625
16 1

DVD No. porcentaje

bibliotecas
1999-2001 2 0,2000
2002-2004 5 0,5000
2005-
actualmente 3 0,3000
10 1

Periódicos No. porcentaje

bibliotecas
1900-1950 1 0,1111
1951-2000 3 0,3333
2001-
actualmente 5 0,5556
9 1

Folletos No. porcentaje

bibliotecas
1990-1995 0 0,0000
1996-2000 5 0,5556
2000-
actualmente 4 0,4444
9 1

61
Mapas y planos No. porcentaje
bibliotecas
1950-1975 0 0,0000
1976-2000 7 0,6364
2001-
actualmente 4 0,3636
11 1

Microfilm No. porcentaje

bibliotecas
1950-1975 0 0,0000
1976-2000 2 0,4000
2001-
actualmente 3 0,6000
5 1

5.Colección antigua o especial

Tipo de material No. porcentaje

bibliotecas
Libros 9 0,600
Revistas 5 0,333
Fotografías 1 0,067
Periódicos 0 0,000
15 1

6. Tipos de soporte de las colecciones

Tipo de soporte No. porcentaje

bibliotecas
Papel 1298,93 0,862
Cintas
magnéticas 111 0,073
Discos ópticos 73 0,048
Material
fotográfico 24 0,016
1.506 1

* Para hallar el porcentaje de cada uno de los tipos de soporte, se sumaron

todos los porcentajes y se dividió por el número de respuestas

62
7. Condiciones ambientales de la biblioteca

Temperatura No. porcentaje

bibliotecas
Excelente 4 0,250
Buena 6 0,375
Regular 3 0,188
Deficiente 0 0,000
No sabe - no
responde 3 0,188
16 1

Humedad No. porcentaje

relativa bibliotecas
Excelente 2 0,125
Buena 6 0,375
Regular 5 0,313
Deficiente 0 0,000
No sabe - no
responde 3 0,188
0
16 1

Luz No. porcentaje

bibliotecas
Excelente 2 0,125
Buena 7 0,438
Regular 4 0,250
Deficiente 1 0,063
No sabe - no
responde 2 0,125
16 1

Limpieza No. porcentaje

bibliotecas
Excelente 3 0,188
Buena 7 0,438
Regular 4 0,250
Deficiente 0 0,000
No sabe - no
responde 2 0,125
16 1

63
8. Mecanismos para la medición de las condiciones ambientales

Mecanismos de No. porcentaje

control bibliotecas
Termohigrógrafo 1 0,250
Termohigrómetro 1 0,250
Higrómetro 0 0,000
Luxómetro 2 0,500
4 1

9. Periodicidad en la revisión del estado de las colecciones

Periodicidad No. porcentaje

bibliotecas
Menos de tres
meses 4 0,250
Cada tres meses 1 0,063
Cada seis meses 6 0,375
Cada año 3 0,188
Mayor a un año 2 0,125
16 1

10. Presencia de microorganismos, insectos o roedores en la biblioteca

Tipo de plaga No. porcentaje

bibliotecas
Hongos 7 0,304
Bacterias 3 0,130
Insectos 3 0,130
Roedores 6 0,261
Moho 4 0,174
23 1

11. Posibles situaciones de emergencia

Tipo de No. porcentaje

emergencia bibliotecas
Incendios 11 0,324
Inundaciones 10 0,294
Actos vandálicos 8 0,235
Terrorismo 4 0,118
Terremoto 1 0,029
34 1

64
12. Planes de contingencia

No. porcentaje
Tipo de plan bibliotecas
Brigada de
emergencia 9 0,429
Simulacros 3 1,286
Control
preventivo 4 0,571
7 2

13. Cubrimiento de la póliza de seguros

Tipo de riesgo No. porcentaje

bibliotecas
Daños a
menores 2 0,049
Destrucción 4 0,098
Pérdida de
materiales 6 0,146
Pérdida por
hurto 5 0,122
Incendios 8 0,195
Inundaciones 7 0,171
Catástrofes
naturales 4 0,098
No se sabe 5 0,122
41 1

14. Programas de conservación en las bibliotecas

Programa No.
bibliotecas porcentaje
SI 5 0,313
NO 11 0,688
16 1

65
4.4.2 Interpretación de la Información

Áreas que conforman las bibliotecas universitarias

Se puede apreciar que la mayoría de las bibliotecas universitarias han

intentado distribuir el espacio con el que cuentan (sea amplio o limitado),
para establecer las áreas mínimas con colecciones para el servicio de los
usuarios. Sin embargo, algunas de éstas no se encuentran ubicadas en un
lugar óptimo para su conservación.

Áreas limítrofes de las bibliotecas

Aunque la mayor parte de las bibliotecas universitarias están rodeadas por

oficinas y aulas de clase, que no representan una gran amenaza para su
conservación; existe un número importante de bibliotecas ubicadas cerca de
lugares que pueden afectarlas de forma directa o indirecta, tales como:
cafeterías, restaurantes, parqueaderos, etc.; los cuales pueden propiciar la
aparición de plagas (hongos, bacterias), emanar gases tóxicos, elevar los
niveles de ruido, entre otros.

Parámetros de seguridad industrial y ambiental

Al momento de estructurar y distribuir los espacios de la biblioteca, casi

ninguna de las personas encargadas tuvo presente parámetros industriales y
ambientales; simplemente con el transcurrir del tiempo y al observar las
necesidades tanto de las colecciones como de los funcionarios y usuarios se
han implementado algunas medidas: control de incendios, señalización,
sistema de ventilación e iluminación; y además se detectó que algunos
funcionarios aún desconocen la existencia de los mismos y por consiguiente
ponen en riesgo tanto las colecciones como su salud y la de los usuarios.

Tipos de materiales bibliográficos y documentales

Se puede apreciar fácilmente que la mayor parte de las colecciones

bibliográficas y documentales de las bibliotecas universitarias están
conformadas por libros y revistas, los cuales han sido fabricados en soportes
que contienen un grado alto de acidez y por ende tienden a deteriorarse
rápidamente. Un segundo aspecto a rescatar es la incursión de nuevos
materiales bibliográficos, tales como CD y DVD, que son bastante llamativos
para los usuarios universitarios, pero que debido a su misma naturaleza son
menos estables que los soportes tradicionales. Por lo tanto, se hace
indispensable definir parámetros básicos para el cuidado, manipulación y
almacenamiento de cada uno de ellos.

66
Colecciones antiguas o especiales

Las bibliotecas universitarias que tienen colecciones antiguas o especiales,

están conformadas por libros, revistas y fotografías, que requieren un
cuidado especial para su manipulación y almacenamiento, con el fin de
asegurar su adecuada conservación. Por ello, es fundamental que estas
bibliotecas tengan presente, por lo menos, los aspectos básicos de
temperatura, humedad, luz y limpieza.

Tipos de soporte en las bibliotecas

Debido a que hasta hace poco tiempo, incursionaron en Colombia nuevos

soportes como el CD y el DVD, la mayor parte de las colecciones de las
bibliotecas universitarias están en soporte papel o tradicional. Sin embargo,
es esencial que se empiece a trabajar en la conservación de estos formatos,
los cuales contienen información tan valiosa como la que se encuentra en
papel.

Condiciones ambientales de las bibliotecas

En general, se observa que las bibliotecas universitarias tienen unas

condiciones ambientales aceptables (temperatura y humedad), para la
conservación de las colecciones, las cuales se deben controlar
periódicamente para evitar que se produzcan fluctuaciones demasiado
amplias que afecten de forma negativa los materiales. En cuanto a la
limpieza, es necesario que se realice de forma más constante y adecuada,
con el fin de evitar la acumulación de polvo y por ende la aparición de plagas.

Mecanismos para el control de las condiciones ambientales

Las pocas bibliotecas universitarias que han adquirido instrumentos para

medir las condiciones ambientales cuentan con colecciones antiguas o
especiales, y por ello han decidido invertir sus recursos en termohigrómetros,
termohigrógrafos y luxómetros, asegurando unas condiciones ambientales
óptimas para la conservación de las mismas.

Periodicidad en la revisión física de las colecciones

La mayor parte de las bibliotecas universitarias revisa el estado físico de sus

colecciones cada seis meses para verificar que no estén infestadas de
plagas, deterioradas por la humedad, la luz, etc.; y por consiguiente se
encuentren en condiciones propicias para ser colocadas a disposición de los
usuarios. No obstante, sería oportuno que las colecciones fueran revisadas
con un lapso de tiempo mucho menor, para evitar deterioros que en algunos

67
casos son irreversibles y que le generan a la unidad de información pérdidas
de información valiosa.

Presencia de microorganismos, insectos o roedores

Los tipos de plagas que se han presentado con mayor frecuencia en las
bibliotecas universitarias son los hongos y los roedores; como medidas
correctivas se han tomado: la separación, sustitución y limpieza del material;
desinfección y fumigación con químicos, siendo éste último no muy
recomendable, pues al dejar residuos en los materiales bibliográficos les
ocasiona deterioro temprano.

Situaciones de emergencia – planes de contingencia

De acuerdo con la ubicación geográfica de las bibliotecas universitarias (por

ejemplo: cercanía a cerros, avenidas principales, sectores comerciales, entre
otros), la mayoría están expuestas principalmente a incendios, inundaciones
y actos vandálicos; de estas bibliotecas algunas participan en brigadas de
emergencia de la universidad, realizan simulacros o han elaborado planes de
evacuación.

Pólizas de seguros en las bibliotecas universitarias

Debido a los costos tan elevados y al presupuesto tan limitado que tienen las
bibliotecas universitarias, solamente un porcentaje muy bajo cuenta con una
póliza de seguros; la cual cubre, a grandes rasgos, los daños ocasionados
por incendios, inundaciones y pérdida de materiales.

Programas de conservación para las colecciones

Hasta el momento los programas de conservación más usuales en las

bibliotecas universitarias son: empaste, limpieza, restauración y control de
plagas; pero desafortunadamente, hasta el momento las bibliotecas
universitarias no han establecido un plan estructurado y documentado de
conservación preventiva que les garantice tener sus colecciones, en
condiciones de accesibilidad, por un tiempo más prolongado.

68
 5. PLAN DE CONSERVACIÓN EN BIBLIOTECAS UNIVERSITARIAS

PLAN: Es un producto de la planeación, establecido como un recurso de acción

para prever, programar y coordinar la ejecución de actividades secuenciales
encaminadas a alcanzar un objetivo fijado, durante un determinado periodo de
tiempo68. Por lo tanto, al diseñar un plan se debe tener claro los objetivos que se
desean alcanzar, para de esta forma establecer el presupuesto requerido y
determinar cada una de las tareas que le permitirán lograrlo, bien sea a corto,
mediano o largo plazo.

CARACTERÍSTICAS

Se debe revisar y actualizar continuamente, de acuerdo a los cambios que se

generan en el transcurso del tiempo.

Permite anticiparse a eventos futuros, previendo las acciones que se deben

tomar en determinado momento.

Contribuye a realizar una mejor toma de decisiones, ya que por medio de él

se analizan las ventajas y desventajas que se pueden presentar en cada
situación.

Exige la asignación anticipada de recursos físicos, económicos y humanos

para que se desarrolle sin mayores percances.

Debe estar enfocado en la misma dirección de la misión de la biblioteca

universitaria.

Teniendo en cuenta el estado actual de las colecciones bibliográficas determinado

en cada una de las encuestas aplicadas en las bibliotecas universitarias, se
considera que el plan de conservación preventiva debe contemplar los programas
de: inspección del edificio, limpieza de las colecciones, control de las condiciones
ambientales, lucha contra las plagas, prevención de desastres, almacenamiento y
manipulación de los materiales; y capacitación. Sin embargo, previamente se debe
realizar un diagnóstico (anexo B), para determinar cuáles son las principales
necesidades de las colecciones y de esta forma establecer las prioridades para su
implementación.

68
KOONTZ, Harold. Administración: una perspectiva global. 12 ed. México: McGraw-Hill
Interamericana, 2004. p. 203.

69
5.1 INSPECCIÓN DEL EDIFICIO

Fotografía 5. Mantenimiento de las instalaciones

OBJETIVO

Valorar si la estructura de la biblioteca cumple con las normas mínimas de

seguridad industrial y ambiental.

PROCEDIMIENTO

Establecer la zona geográfica de la ciudad en la que se encuentra localizada

la edificación, teniendo en cuenta los posibles riesgos (inundación, incendios,
sismos, deslizamientos, huracanes, actos vandálicos, contaminación
atmosférica, etc.)

Verificar que al interior de la universidad, la biblioteca esté ubicada en un

lugar central que permita un fácil acceso.

Identificar las construcciones que rodean la biblioteca tales como: cafeterías,

fábricas, aulas de clase, oficinas, etc.), que pueden elevar los riesgos a los
que se encuentra expuesta la unidad de información.

Analizar las características físicas de la edificación tratando de identificar si

hay grietas, humedad en las paredes, ventanas rotas o faltantes, obstrucción

70
 del paso de agua en las canaletas, daños en las tuberías o en el sistema
eléctrico, entre otros.

Comprobar que los espacios permitan el crecimiento de las colecciones y la

ampliación de los servicios.

Verificar que los tejados y cubiertas sean firmes y se encuentren en buen

estado.

Corroborar que las características ambientales del edificio, cumplan los

siguientes parámetros:

- “Iluminación de las salas: 300 a 500 lux

- Temperatura: entre 18ºC y 22ºC
- Ruido ambiental: 30 a 50 db”69

Determinar las condiciones climáticas (temperatura, humedad relativa,

iluminación, contaminación atmosférica), tanto de la zona geográfica como de
la unidad de información, con el fin de identificar los mecanismos de control a
utilizar (sistemas de aire acondicionado, deshumidificadores, calefacción,
entre otros).

Confirmar la existencia de sistemas de detección y extinción de incendios

(extintores), alarmas, dispositivos magnéticos antirrobo o circuitos cerrados
de televisión, extractores de agua, etc.; y su debido funcionamiento.

Evaluar la señalización del edificio (rutas de evacuación, trato de los

materiales bibliográficos, ubicación de los elementos de seguridad como:
extintores, mangueras, teléfonos, etc.); comprobar que las vías de
evacuación estén libres de obstáculos.

“Cumplir con la legislación vigente sobre instalaciones eléctricas, cableado de

energía y sismo resistencia”70:

- Norma Sismo Resistente colombiana – NSR/98

- Resolución No. 18 0398 de abril de 2004, por la cual se expide el
Reglamento Técnico de Instalaciones Eléctricas – RETIE

69
CONSEJO DE RECTORES DE UNIVERSIDADES CHILENAS. Estándar V: insfraestructura de la
biblioteca universitaria [en línea]. Santiago de Chile: Ediciones universitarias de Valparaíso, 2003
[citado en 22 abril de 2006]. Disponible en: <http://cabid.ucv.cl/files/estandares/standares.pdf>.
70
COMITÉ PERMANENTE DE BIBLIOTECAS DE INSTITUCIONES DE EDUCACIÓN SUPERIOR
DE BOGOTÁ D.C., Op. cit., p.17.

71
PERSONAL RESPONSABLE

- Director de biblioteca
- Departamento de Servicios Generales o Administrativo
- El Director de biblioteca debe solicitar al Departamento de Servicios
Generales, cada vez que sea necesario, una revisión exhaustiva tanto de la
estructura interna como externa, para garantizar que éstas se encuentren en
perfecto estado

CASO PRÁCTICO

En la sala general de la biblioteca se presenta un conato de incendio y uno de los

funcionarios que pertenece a la brigada de emergencia de la universidad, intenta
apagarlo utilizando el extintor que se encontraba allí instalado para tal fin,
lamentablemente su carga tenía una fecha de vencimiento ya cumplida y por ende
segundo tras segundo se propaga el fuego convirtiéndose en un incendio, el cual
únicamente debe ser atendido por el personal experto, que para esta situación
sería el cuerpo de bomberos.

Solución

Realizar una revisión y renovación periódica de las cargas de los extintores para
puede evitar hechos lamentables como el de un incendio y sus consecuencias tan
negativas.

5.2 LIMPIEZA DE LAS COLECCIONES

OBJETIVO

Mantener las colecciones bibliográficas y documentales libres de partículas que

puedan afectarlas directa o indirectamente y por consiguiente causar su deterioro.

PROCEDIMIENTO

Los materiales impresos se pueden limpiar con una aspiradora de succión

suave, colocando en la boquilla una malla para evitar que los documentos se
rasguen.

Los discos se deben limpiar con un paño o una brocha suave en el sentido
radial o de los surcos.

La limpieza de las cintas magnéticas consiste en aplicar sobre una o ambas

caras de la cinta, cuando está funcionando, uno o dos rodillos recubiertos de
una cinta de tela que retenga el polvo.

72
Así como se deben limpiar periódicamente los materiales bibliográficos y
documentales para evitar su deterioro, de la misma forma se debe realizar este
procedimiento con los lugares en los que estos se encuentran almacenados para
evitar la presencia de insectos, microorganismos y otros factores que pueden
alterar las características de los materiales (polvo, acidez, oxidación, etc.). A
continuación se señalan algunos puntos fundamentales:

Pasar regularmente la aspiradora en los depósitos de almacenamiento.

Realizar el aseo de los espacios, preferiblemente en seco, con una

aspiradora. En caso de utilizar algún producto líquido, se debe secar lo antes
posible para evitar que el agua se estanque sobre el piso. Mezcla de alcohol
(1/4) con agua 3 de agua)

“Limpiar regularmente los mobiliarios con un trapo de algodón y secar

completamente antes de reubicar los materiales bibliográficos y
documentales”71.

PERSONAL RESPONSABLE

- Personal de Servicios Generales

Es indispensable que los funcionarios de biblioteca le indiquen a las personas de

servicios generales la forma correcta de realizar tanto la limpieza de los materiales
bibliográficos como de los mobiliarios, de lo contrario se pueden ocasionar daños
irreversibles en las colecciones.

CASO PRÁCTICO

La universidad decide contratar a un out-sourcing para realizar la limpieza en

general de las instalaciones, los funcionarios encargados de esta labor cumplen
con hacer el aseo de forma constante, pero para la limpieza utilizan escobas y
cepillos de cerdas demasiado gruesas. Con el transcurrir del tiempo, un auxiliar de
biblioteca es asignados para reorganizar una de las secciones que tiene menos
rotación y en este momento se da cuenta que muchos de los materiales tienen
polvo acumulado y además uno de los estantes esta rayado, pelado y se está
empezando a oxidar.

Solución

Dar instrucciones precisas para la correcta limpieza tanto de las colecciones como
del mobiliario.

71
SHERELYN, Op. cit., p. 35.

73
5.3 CONTROL DE LAS CONDICIONES AMBIENTALES

La adecuada protección de las colecciones bibliográficas y documentales,

depende en gran medida de contar en la unidad de información con unas
condiciones ambientales óptimas (humedad, temperatura, iluminación y
contaminación atmosférica); que le permitan a los materiales mantener por un
tiempo más prolongado sus características físicas y por ende a disposición de los
usuarios la información que ellos contienen.

Fotografía 6. Sistema de aire acondicionado

OBJETIVO

Estabilizar las condiciones ambientales al interior de la biblioteca, teniendo en

cuenta los parámetros ideales para la conservación de los diversos materiales
bibliográficos.

En términos generales la temperatura y humedad relativa para los soportes

bibliográficos son:

SOPORTE TEMPERATURA HUMEDAD

(oC) RELATIVA (%)
Papel 15 – 20 45 – 60
Fotografía blanco y negro 15 – 20 40 – 50
Fotografía a color Menor a 10 25 – 35
Cintas de audio 10 – 18 40 – 50
Medios magnéticos 14 – 18 40 – 50
Medios ópticos 16 – 20 35 – 45
Microfilm 17 – 20 30 – 40

Tabla 5. Temperatura y humedad relativa recomendada para los soportes bibliográficos72

TEMPERATURA Y HUMEDAD
72
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Conservación de documentos. Bogotá:
Archivo General de la Nación, 2000. p. 4 (Acuerdo 049 de 2000).

74
PROCEDIMIENTO

Instalar mecanismos para la medición de la temperatura y la humedad

relativa, tales como: termómetro, termohigrómetro, termohigrógrafo, etc.

Registrar diariamente, en diferentes horas del día y de la noche, los datos

arrojados por los instrumentos de medición.

Elaborar la estadística con la información recolectada.

Analizar los resultados determinando si se han presentado fluctuaciones

demasiado amplias y que puedan afectar los materiales bibliográficos.

Determinar qué equipo(s) se requiere(n) para controlar las condiciones

ambientales. Por ejemplo: aire acondicionado, humidificador,
deshumidificador, etc.; y verificar periódicamente su adecuado
funcionamiento.

Es fundamental evitar que se produzcan fluctuaciones demasiado amplias, tanto

en la temperatura como en la humedad relativa, pues se pueden generar
deformaciones en las estructuras físicas de los soportes, por ejemplo: fragilidad,
oxidación, modificación de sus características tangibles (ondulación, desgastes,
etc.)

LUZ

Es otro de los factores determinantes para la adecuada conservación de las

colecciones bibliográficas y documentales; ya que los daños que produce en los
documentos son irreversibles.

Fotografía 7. Iluminación en las áreas de las colecciones

75
PROCEDIMIENTO

Instalar cortinas, persianas, filtros especiales para la absorción ultravioleta,

películas reflectoras de calor para evitar las radiaciones electromagnéticas73.

Si se cuenta con iluminación fluorescente, se deben colocar filtros o lámparas

protectoras para desviar sus rayos.

A fin de evitar una iluminación permanente, se puede instalar sensores de luz

en sitios estratégicos.

Ubicar la estantería de tal forma que la luz natural y artificial no emita sus
rayos en forma directa a las colecciones.

CONTAMINACIÓN ATMOSFÉRICA

Es vital tener presente que en el medio ambiente se encuentran gases emitidos

por fábricas, automóviles, desechos, etc.; que resultan nocivos para los materiales
bibliográficos.

PROCEDIMIENTO

Limpiar periódicamente el mobiliario y las colecciones.

Instalar filtros y sistemas de aire acondicionado.

Fijar marcos de ventanas y puertas con bandas de sellado.

Recubrir los pisos con materiales que no permitan la acumulación de polvo.

Por ejemplo: losa, baldosa, etc.

NOTA: “Los instrumentos para medir las condiciones ambientales de la biblioteca

se deben colocar:

Cerca de las colecciones que se van a monitorear.

En un lugar accesible, de manera que facilite la lectura de los datos.
Alejado del público
Protegidos de los contaminantes y el polvo”74

73
SPINELLI JUNIOR, Op. cit., p. 31.
74
OGDEN, Op. cit., p. 25.

76
PERSONAL RESPONSABLE DEL CONTROL DE LAS CONDICIONES
AMBIENTALES

- Director de biblioteca
- Personal de Servicios Generales
- Auxiliares de Biblioteca

El director de biblioteca debe efectuar los requerimientos necesarios para que los
funcionarios de Servicios Generales realicen la instalación de equipos, limpieza y
demás actividades requeridas para regular las condiciones ambientales de la
unidad de información. Los auxiliares de biblioteca además de verificar que los
mecanismos de control funcionen correctamente, deben llevar un registro diario de
los datos que estos arrojan y controlar que las fluctuaciones no excedan los
rangos permitidos.

CASO PRÁCTICO

Se ha instalado en la biblioteca un deshumidificador y un sistema de aire

acondicionado para regular el microclima de la unidad de información. Estos
equipos se mantienen encendidos durante la jornada laboral y al finalizar el día un
auxiliar de biblioteca está encargado de apagarlos, lo cual provoca grandes
fluctuaciones, generando ondulaciones y deformaciones en los materiales
bibliográficos.

Solución

Utilizar los equipos para el control de las condiciones ambientales de forma

permanente, verificando con los instrumentos de medición, que las fluctuaciones
diarias no sobrepasen de 2oC (temperatura) y 5% (humedad).

5.4 LUCHA CONTRA LAS PLAGAS

Los profesionales de la preservación recomiendan una estrategia conocida como

Control Integral de Plagas (IPM por sus siglas en inglés). Este enfoque se basa
principalmente en el uso de medios no químicos tales como el control climático
(temperatura y humedad relativa) y de los puntos de entrada al edificio,
almacenamiento adecuado, mantenimiento y limpieza permanente tanto de los
materiales bibliográficos como de los espacios físicos, restricción de alimentos en
los depósitos y áreas de las colecciones y por consiguiente el control periódico de
las plagas75 para evitar o manejar la infestación de cualquier agente biológico que

75
LINDBLOM PATKUS, Beth. Control integral de plagas [en línea]. Santiago de Chile: DIBAM, s.f.
[citado en 12 septiembre de 2005]. Disponible en Internet:
<http://www.nedcc.org/spplam/leaf311.pdf>.

77
pueda afectar de manera directa o indirecta las colecciones bibliográficas y
documentales existentes en la biblioteca.

Sin embargo, si se llegara a detectar la presencia de plagas en las colecciones y

mobiliarios de la biblioteca, es fundamental evadir la utilización de pesticidas y
fumigantes, ya que ellos pueden poner en peligro la salud de las personas y
asimismo dañar las colecciones; debido a que estos dejan residuos en los
soportes que pueden acelerar el deterioro de la información que contienen. Por
ello, los tratamientos químicos se deben usan sólo en una situación de crisis que
amenace con provocar pérdidas aceleradas.

En lugar de ello una conservadora norteamericana, mediante un estudio realizado

para la UNESCO76, sostiene que uno de los métodos más efectivos para eliminar
brotes de hongos o plagas en la superficie de los materiales bibliográficos, es la
utilización de una aspiradora, mediante la cual se pueden eliminar todos los
elementos del brote y empacarlos limpiamente en bolsas desechables.

OBJETIVO

Evitar la aparición o proliferación de plagas que puedan afectar directa o

indirectamente las colecciones bibliográficas y documentales.

PROCEDIMIENTO

Controlar la humedad relativa y temperatura al interior de la biblioteca.

Realizar constantemente la limpieza de las colecciones, mobiliarios y

espacios en general de la biblioteca.

Usar ventiladores o algún sistema que permita la circulación de aire al interior

de la edificación.

Mantener las ventanas y puertas cerradas, a fin de obstaculizar el ingreso de

plagas.

Realizar mantenimiento de la estructura, sellando las grietas en las paredes y

reparando las tuberías que se encuentren averiadas o dañadas.

Inspeccionar las tuberías que atraviesan las salas y depósitos para evitar
filtraciones de agua.

76
Mc CLEARY, John P. Conservación de libros y documentos: glosario de términos técnicos, Op.
cit., p. 96.

78
 Restringir el consumo de alimentos en los depósitos y demás áreas en las
que estén ubicadas las colecciones.

Mantener las colecciones bibliográficas y documentales lejos de plantas, ya

que a través de ellas se pueden filtrar varios insectos a la biblioteca.

“Revisar las colecciones, por lo menos, una vez al mes para verificar que no
hay signos de plagas; observando los materiales bibliográficos en su interior y
exterior, encima y detrás de los estantes, dentro de cajas y gavetas, etc”77.

PERSONAL RESPONSABLE

- Personal de Servicios Generales

- Auxiliares de Biblioteca

CASO PRÁCTICO

Debido a la fuerte temporada de invierno, un fin de semana se filtró agua lluvia en

la biblioteca, afectando parte de las colecciones que allí se encontraban, pero
desafortunadamente esta inconsistencia en la infraestructura no se detectó a
tiempo y la humedad fue penetrando en los documentos hasta causar la aparición
de hongos.

Solución

Primero, se debe retirar de la colección los materiales afectados y en segundo

lugar realizar un mantenimiento de la estructura de la biblioteca para evitar que
esto se siga presentando.

5.5 PROGRAMA DE PREVENCIÓN Y ATENCIÓN DE DESASTRES

Aunque los desastres naturales son impredecibles, es fundamental elaborar un

procedimiento para atender cualquier situación o riesgo que se pueda presentar
en caso de incendios, inundaciones, terremotos, etc. En este programa se deben
estipular los procedimientos a seguir y evaluar su efectividad mediante simulacros
o ejercicios prácticos, en los cuales se involucre al personal de la biblioteca.

Esta clase de programas permite anticiparse a cualquier tipo de desastre que se

pueda presentar y disminuir los daños que estos generalmente ocasionan (pérdida
de la información, de los recursos humanos, físicos, etc.). Para que un programa
de este tipo funcione debe ser elaborado con base en la realidad, es decir,
teniendo en cuenta las necesidades y riesgos de la unidad de información.

77
LINDBLOM PATKUS, Beth. Control integral de plagas [en línea]. Santiago de Chile: DIBAM, s.f.
[citado en 10 octubre de 2005]. Disponible en Internet: <http://www.nedcc.org/spplam/leaf311.pdf>.

79
Sin embargo, es trascendental establecer prioridades para cada uno de los
componentes del programa de prevención de desastres, protegiendo en primer
lugar la vida de los seres humanos y luego la información, las instalaciones y
demás elementos que hacen parte de la biblioteca. Para ello a continuación se
explicará, en forma general, cada uno de estos elementos:

OBJETIVO

Minimizar los daños que se pueden presentar al ocurrir cualquier tipo de desastre
natural

PROCEDIMIENTO

Pertenecer (dependiendo el número de funcionarios) a la brigada de

emergencia de la institución, con el fin de estar preparados para actuar
rápidamente en el control de una emergencia y ante todo realizar actividades
de prevención cuando ello sea posible.

Capacitar a la comunidad universitaria sobre cómo actuar ante una

emergencia; realizando simulacros, talleres prácticos y diversas actividades
que les permita reaccionar adecuadamente en un momento dado.
Generalmente, estos eventos son realizados por el área de salud
ocupacional, con el apoyo de la ARP de la organización y las diferentes
entidades de socorro, tales como bomberos, policía, defensa civil, cruz roja,
entre otros; ya que ellos están capacitados y cuentan con la experiencia
necesaria para enfrentar cualquier tipo de situación de emergencia.

Conocer el número de empleados presentes en cada jornada laboral.

Establecer el promedio de usuarios, investigadores, visitantes, proveedores,

entre otros.

Identificar los soportes existentes en la unidad de información, la ubicación

respectiva (elaboración de planos) y la medida que se debe tomar cuando se
presente un siniestro (por ejemplo: incendio, inundación, terremotos,
maremotos, etc.)

Verificar que cada nivel tenga gran capacidad de soporte, a fin de mantener
la carga permanente generada por la estantería, el mobiliario, los
documentos y otros equipos.

Permeabilizar periódicamente las paredes exteriores.

80
 En el caso de contar con techos falsos o espacios ocultos se debe realizar
mantenimiento constante para evitar la aparición de fallas eléctricas, cañerías
en mal estado, fugas de aire, entre otros.

Mantener una copia del plano tanto de la biblioteca como de la edificación en

la que ésta se encuentra ubicada.

Establecer rutas de evacuación, según planos de la infraestructura.

Colocar una correcta señalización tanto en las salas, escaleras, ascensores,

pasillos, etc.; que sean visibles fácilmente.

Los elementos que albergan la información de la biblioteca deben estar

construidos, preferiblemente, en metal; debido a que la madera y otro tipo
materiales pueden aumentar el riesgo y propagación de incendios,
generación de gases, incremento de peso y aumento de plagas.

Fijar la estantería, con el fin de minimizar los riesgos que se puedan

presentar en caso de una emergencia (por ejemplo: terremoto, temblor).

NOTA: Es imprescindible que además de tener en cuenta los aspectos

relacionados anteriormente, la biblioteca aplique las normas establecidas en
Colombia para la prevención de desastres, como son:

- Norma sismo resistente colombiana – NSR/98

- Resolución 1016 de 1989, numeral 11 Artículo 18: organización y desarrollo
del plan de emergencia

INCENDIOS

PROCEDIMIENTO

No utilizar materiales inflamables en la construcción y decoración de las

instalaciones de la biblioteca.

Prohibir el uso del cigarrillo o elementos que puedan provocar fuego.

Ubicar detectores de incendio y/o alarmas en las áreas de la biblioteca.

Instalar extinguidores manuales de polvo químico seco o solkaflan, debido a

que estos son los más aconsejables.

81
 Colocar señalización que permita evacuar rápidamente del lugar (salidas de
emergencia, no usar ascensor en caso de emergencia, etc.)

Avisar al encargado de seguridad o al director de la biblioteca, ya que ellos

son quiénes deben decidir los pasos a seguir cuando este evento se
presenta.

Si el fuego no se ha propagado, se debe intentar combatirlo con los

extintores respectivos.

Evacuación - por la vía más rápida - de los funcionarios, usuarios y demás

visitantes de la biblioteca.

En el caso que el fuego se haya propagado, esta labor es propia del cuerpo
de bomberos. Sin embargo, si ellos permiten se les puede colaborar
indicándoles las vías más prácticas y las zonas de almacenamiento de mayor
prioridad.

Cuando el incendio haya sido controlado y no existan riesgos, se debe

realizar la evacuación de los documentos empacándolos en cajas y armando
cadenas para mayor efectividad.

Realizar el inventario de los documentos que han sido rescatados y verificar

su estado.

Intervenir de manera prioritaria aquellos materiales que estén mojados (este

procedimiento lo debe realizar un conservador o persona experta en el tema).

INUNDACIONES

PROCEDIMIENTO

Revisión permanente de las tuberías y techos.

Nunca mantener las colecciones al nivel del piso o pegadas a la pared.

Colocar señalización que permita evacuar rápidamente del lugar (salidas de

emergencia, no usar ascensor en caso de emergencia, etc.)

Utilizar elementos de protección (guantes, tapabocas, ropa impermeable,

etc.), en el momento que se presente este tipo de situación.

Cortar la electricidad, para evitar riesgos de electrocución.

82
 Si la inundación ha sido causada por alguna tubería se debe cortar
inmediatamente el agua.

Aislar las colecciones que puedan ser afectadas.

Evacuar los documentos dando prioridad a aquellos que presenten mayor

daño. Este procedimiento debe realizarse bajo la dirección de un
bibliotecólogo o la persona encargada de la biblioteca, con la colaboración
del personal de la institución.

El porcentaje restante de la colección se evacuará retirando en forma

ordenada de la estantería los documentos (empezar por la parte superior).

Ubicar en bolsas plásticas los materiales bibliográficos mojados y solicitar

inmediatamente la ayuda de un experto para su intervención.

PERSONAL RESPONSABLE DE PREVENCIÓN Y ATENCIÓN DE DESASTRES

NATURALES

- Director de la biblioteca
- Salud Ocupacional
- Personal de Servicios Generales
- Brigada de emergencia

CASO PRÁCTICO

Se presenta un terremoto, el cual a pesar de ser leve, genera pánico y caos en las
personas que estaban en ese momento en la biblioteca, ocasionando la
obstaculización de las rutas establecidas para evacuación, al no tener una
organización su salida; conllevando a que algunos individuos resulten lesionados.

Solución

Es necesario que se establezcan claramente las rutas de evacuación con su

respectiva señalización, igualmente se debe capacitar a los usuarios en este tema
y realizar simulacros que permitan disminuir los errores que se pueden presentar
en este tipo de emergencias.

83
5.6 ALMACENAMIENTO Y MANIPULACIÓN DE LOS MATERIALES
BIBLIOGRÁFICOS Y DOCUMENTALES

OBJETIVO

Dar un tratamiento adecuado a las colecciones bibliográficas y documentales, para

garantizar el acceso a su información por un mayor tiempo.

5.6.1 Almacenamiento

Fotografía 8. Ubicación correcta de los materiales bibliográficos

PROCEDIMIENTO

Libros

- Se deben colocar de forma vertical para evitar tensiones innecesarias.

- Los volúmenes de gran formato deben colocarse en posición horizontal,

en una estantería especial para evitar que el lomo sobresalga del borde
del entrepaño y se produzcan tropiezos que generen daños innecesarios.

84
 - Ubicar los libros en cada entrepaño, de forma que no se deba realizar
ninguna presión para retirarlos o colocarlos en el lugar respectivo.

- Utilizar sujetalibros para evitar que los textos se doblen o inclinen hacia
uno de sus lados.

- Los libros no se deben guardar con el corte delantero hacia abajo, pues
con el tiempo, se deteriorará la parte del lomo. Este daño se aprecia
fácilmente en los libros de medio y gran formato, en los que el peso del
bloque del texto se separa totalmente del lomo78.

- Aquellos textos que se encuentran despegados de sus encuadernaciones

se deben mandar empastar antes de colocarlos nuevamente a disposición
de los usuarios, con el fin de evitar su desprendimiento total.

Publicaciones seriadas

- En el caso específico de los periódicos, estos no se deben mezclar con

otros documentos, debido a que por su alto contenido de acidez pueden
acabar contaminándolos.

- Es importante que las revistas se almacenen en cajas especiales.

Cintas, CD-ROM y DVD

- Almacenar los soportes de forma vertical y sin ejercer presión sobre ellos.

- Las grabaciones electrónicas se deben conservar protegidas

especialmente de campos magnéticos (audífonos, altoparlantes, etc.) y
fuentes de humo.

- Se recomienda mantener los medios ópticos y magnéticos en cajas, con

el fin de protegerlos del polvo, golpes, líquidos, etc.

- Utilizar para el almacenamiento de información los formatos que se

encuentren estandarizados.

- Realizar periódicamente copias de seguridad para evitar la pérdida de la

información en el caso que el hardware falle debido a alguna situación
imprevista.

78
McCLEARY, El cuidado de libros y documentos: manual práctico de conservación y restauración,
Op. cit., p. 57.

85
 - Almacenar las copias o back up en un edificio diferente al de la biblioteca,
para que en caso que se presente una emergencia o desastre natural la
información no se vaya a perder.

- Conservar los sistemas operativos, el software de aplicaciones y demás

elementos que aseguren el acceso a la información en un futuro.

- Migrar o transferir la información a nuevos soportes o herramientas

tecnológicas, consiguiendo con ello brindarle a los usuarios la posibilidad
de recuperar y visualizar los datos que requieren79

- Mantener el lugar de almacenamiento libre de polvo.

Fotografías

- Deben ser conservadas en sobres individuales para que no se rocen.

- Para su almacenamiento, se debe colocar en forma horizontal, con el fin

de que el soporte no sufra deformaciones.

- Las fotografías susceptibles de desprendimientos de pigmentos o

cualquier tipo de partículas no se deben introducir en plástico porque se
pueden adherir a él.

Materiales cartográficos

- Estos documentos no se deben ser doblados, pues al utilizarlos

diariamente se deteriorarán muy pronto.

- Para mayor protección los mapas y planos se deben guardar en

planotecas horizontales.

Finalmente, es importante tener en cuenta que ninguno de los materiales

bibliográficos deben ser almacenados en lugares a los cuales pueda entrar
de forma directa la luz natural o artificial, ya que este factor alteraría sus
características físicas y en ciertos casos produciría la pérdida de información.

En cuanto a la estantería, se requieren mobiliarios especiales para albergar las

colecciones, que deben ser ubicados de acuerdo a unas especificaciones, a fin de
garantizar su adecuado almacenamiento.

79
Preservación digital. Llevando la teoría a la práctica: tutorial de digitalización de imágenes [en
línea]. New York: Biblioteca de la Universidad de Cornell, 2003 [citado en 13 diciembre de 2005].
Disponible en Internet: <http://library.cornell.edu/preservation/tutorial-spanish/contents.html>.

86
 Deben ser metálicos, pero si se cuenta con estantería en madera, es
necesario sellarla para evitar la infestación de plagas y/o deterioro temprano
por humedad, luz, entre otros.

Es importantísimo instalarlos de forma que haya una libre circulación del aire.

No deben colocarse totalmente pegados contra un muro o una pared porque

en caso de goteras o humedad también puede dar lugar a que se mojen las
colecciones, provocando deterioro y la proliferación de hongos.

Bajo ningún concepto su altura puede quedar muy cercana al techo, a

tuberías o a instalaciones eléctricas, porque impide la libre circulación de aire.

La parte inferior del mobiliario debe estar, como mínimo, a unos 10 cm del
suelo.

Revisar periódicamente que el mobiliario se encuentre en buen estado; es

decir que no presente oxidación, perforaciones o deformaciones en su
estructura.

5.6.2 Manipulación

PROCEDIMIENTO

Mantener siempre las manos limpias.

Usar ambas manos para trasladar los libros o documentos de gran volumen.

Nunca se deben humedecer las yemas de los dedos para pasar de una
página a otra.

No se deben sacar los libros de su sitio tirando de su cabeza. Para evitar

daños, la manera correcta de extraer un libro es empujar los libros contiguos
hacia adentro, se deja así un espacio a lo largo del lomo del libro deseado
que permite sacarlo fácilmente sin tener que tirar de la cabezada80.

No se deben consumir alimentos cuando se estén consultando los materiales

bibliográficos.

No dejar los soportes en los aparatos de visualización cuando no se estén

usando.

80
Ibid., p. 57.

87
 Siempre se deben consultar los discos, CD’s, DVD y fotografías por los
bordes, no se recomienda tocar la superficie con la yema de los dedos.

Luego de consultar los CD’s, DVD y/o cintas magnéticas, se deben guardar
en sus cajas respectivas.

Evitar golpes y roces a los medios magnéticos y ópticos porque se pueden

rayar.

Mantener en óptimas condiciones los aparatos que se requieren para su

lectura

Antes de utilizar los medios magnéticos y ópticos, es fundamental verificar

que los equipos de visualización de información se encuentren en perfectas
condiciones.

Utilizar marcadores adecuados para identificar la información de los CD’s,

DVD y demás soportes ópticos y magnéticos.

“En los libros, revistas, periódicos, etc.; no se deben doblar las partes
superiores o inferiores para hacer marcas”81.
Para consultar los mapas, planos y demás formatos de gran tamaño se
deben utilizar las mesas especiales para este tipo de materiales.
Se debe verificar periódicamente el estado de los materiales bibliográficos
(distorsiones, calidad de información, daños en las cajas y etiquetas,
encuadernación y cualquier factor de deterioro)82.

PERSONAL RESPONSABLE
- Auxiliares de biblioteca
- Usuarios

CASO PRÁCTICO
Un estudiante está realizando una investigación sobre “las zonas geográficas de
Colombia” y para ello quiere complementar su información consultando algunos
CD´s, pero como no es muy experto en la manipulación de este material comete
una serie de errores, tales como: colocar las huellas dactilares sobre la superficie
magnética, dejar el material fuera de su caja o sobre protector y para finalizar los
colocó cerca de elementos que producen campos magnéticos.

81
SPINELLI JUNIOR, Jayme, Op. cit., p. 21.
82
SHERELYN, Op. cit., p. 94-97.

88
Solución

Capacitar a los usuarios en la manipulación adecuada de los materiales

bibliográficos y documentales por medio de talleres

5.7 PROGRAMA DE CAPACITACIÓN

OBJETIVO

Concientizar a los usuarios y funcionarios sobre la importancia de consultar y

manipular adecuadamente los materiales bibliográficos y documentales.

PROCEDIMIENTO

Colocar en distintas áreas de la biblioteca fotografías y afiches que reflejen el

daño causado a las colecciones por un tratamiento inadecuado (Por ejemplo:
libros mutilados, CD’s manchados, mapas rasgados, fotografías dobladas,
etc.)

Desarrollar cursos, seminarios y talleres; por medio de los cuales se dé a

conocer la importancia de conservar las colecciones de la biblioteca.

Elaborar folletos o cartillas, en los que se presenten los principales cuidados

que se deben tener al momento de utilizar cualquier tipo de material existente
en las bibliotecas.

Dar a conocer a la comunidad universitaria el reglamento de biblioteca, en el

cual se deben estipular los aspectos básicos de cuidado y conservación de
las colecciones bibliográficas.

Ubicar en la(s) cartelera(s) de la biblioteca afiches con píldoras de

expectativas, en las que se muestren poco a poco los aspectos más
relevantes para la conservación de los materiales, los programas que se
desarrollan al interior de la unidad de información, los comportamientos que
aceleran el deterioro de las colecciones, etc.; con el fin de captar el interés
de los usuarios y desarrollar en ellos la cultura de conservación.

PERSONAL RESPONSABLE

- Coordinador de biblioteca
- Auxiliar de biblioteca

89
 6. CONCLUSIONES

Los funcionarios encargados de las bibliotecas universitarias se deben

concientizar de la importancia de implementar el plan de conservación
preventiva para las colecciones bibliográficas y documentales existentes en
sus unidades de información; para lograrlo es necesario que anualmente se
destine un porcentaje del presupuesto con el fin de colocar en
funcionamiento los programas respectivos, teniendo en cuenta las
prioridades previamente establecidas.

Los profesionales en Bibliotecología son los directos responsables de

promover al interior de las universidades la implementación del plan de
conservación preventiva, pero para que éste sea realmente exitoso se debe
contar con la participación activa de toda la comunidad universitaria.

Las bibliotecas universitarias como fuente transmisoras del saber, deben no

sólo organizar y difundir la información tan valiosa con la que cuentan en
cada una de las áreas del conocimiento humano, sino que es esencial que le
garanticen a futuras generaciones la posibilidad de tener acceso a este
recurso, lo cual puede ser viable con la implementación del plan de
conservación preventiva.

Es necesario que antes de implementar el plan de conservación preventiva

cada biblioteca universitaria realice un diagnóstico mediante el cual
identifique las principales actividades que debe ejecutar para asegurar la
adecuada conservación de sus colecciones, determinando así el orden en el
cual se desarrollarían los programas requeridos y los recursos económicos,
físicos y humanos con los que contarían.

Es fundamental que al momento desarrollar el plan de conservación

preventiva, se tengan presentes los distintos soportes bibliográficos en los
que se encuentra almacenada la información; pues cada uno de ellos
requiere un tratamiento diferente en cuanto a manipulación, limpieza,
mobiliario, condiciones ambientales, etc.

La implementación del plan de conservación preventiva es una de las formas

mediante las cuales se puede garantizar que la cuantiosa inversión
económica realizada, por las bibliotecas universitarias, para la adquisición de
los materiales bibliográficos y documentales no se vaya a perder en un lapso
de tiempo muy corto.

90
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94
 ANEXO A. Encuesta bibliotecas universitarias

PLAN DE PRESERVACIÓN EN BIBLIOTECAS UNIVERSITARIAS

Perfil del encuestado

Universidad Nombre
Cargo Teléfono

1. ¿Qué áreas conforman la biblioteca? (se hace referencia a espacios con colecciones
para el servicio. Ejemplo: hemeroteca, circulación y préstamo, videoteca, etc.)

2. ¿Qué tipo de edificación y/o negocio funciona en las áreas limítrofes de la biblioteca?

Norte
Sur
Oriente
Occidente
* Planta superior
* Planta inferior

3. ¿Qué parámetros de seguridad industrial y ambiental se utilizaron para acondicionar

cada una de las áreas de la biblioteca a las que se hace referencia en la pregunta
No.1?

ÁREA PARÁMETROS DE PÁRAMETROS

SEGURIDAD INDUSTRIAL AMBIENTALES

95
4. ¿Qué tipos de materiales bibliográficos y documentales existen en la biblioteca y
aproximadamente el mayor porcentaje de esa colección a qué rango de años
corresponde?

RANGO DE AÑOS
TIPO DE
1800 1850 1900 1950 2000
MATERIAL
l l l l l l l l l
a. Libros ----l------------l-------------l-------------l-------------l-----
b. Revistas ----l------------l-------------l-------------l-------------l-----
c. Fotografías ----l------------l-------------l-------------l-------------l-----
d. Películas ----l------------l-------------l-------------l-------------l-----
e. CD-ROM ----l------------l-------------l-------------l-------------l-----
f. DVD ----l------------l-------------l-------------l-------------l-----
g. Periódicos ----l------------l-------------l-------------l-------------l-----
h. Folletos ----l------------l-------------l-------------l-------------l-----
i. Mapas y planos ----l------------l-------------l-------------l-------------l-----
j. Microfilm ----l------------l-------------l-------------l-------------l-----
k. Otro ___________ ----l------------l-------------l-------------l-------------l-----

Nota: Por favor resalte con color rojo el rango de años para cada tipo de material

5. ¿Cuentan en la biblioteca con alguna colección antigua o especial?

SI NO

ESTADO DE CONSERVACIÓN
TIPO DE MATERIAL
BUENO MALO
a. Libros
b. Revistas
c. Fotografías
d. Periódicos
e. Otro ____________

96
6. ¿En que tipos de soporte se encuentra la información existente en la biblioteca y qué
porcentaje abarca?

TIPO DE SOPORTE PORCENTAJE

Papel
Cintas Magnéticas
Discos Ópticos
Material Fotográfico
Otro

7. ¿Cuáles son las condiciones ambientales del espacio en el que se encuentra ubicada
la biblioteca?

a. Temperatura
b. Humedad relativa
c. Luz ___________________
d. Limpieza

8. ¿Cuentan con un algún mecanismo para medición de las condiciones ambientales?

SI NO
En caso afirmativo, ¿cuál (es) de los siguientes elementos utilizan?

Termohigrógrafo
Termohigrómetro
Higrómetro
Luxómetro
Otro _________________

9. ¿Con qué periodicidad se revisa el estado de las colecciones? (se hace referencia a la
revisión del estado físico: hongos, deterioro, etc.)

a. Menos de tres meses

b. Cada tres meses
c. Cada seis meses
d. Cada año
e. Mayor a un año

97
10. Si ha detectado en alguna (s) ocasión (es) la presencia de hongos, bacterias, insectos,
roedores, moho, etc.; ¿qué medidas se han tomado para contrarrestar la situación?

MEDIDA CORRECTIVA

a. Hongos
b. Bacterias
c. Insectos
d. Roedores
e. Moho
f. Otros

11. ¿Cuáles son las posibles situaciones de emergencia a las que se encuentra expuesta
la biblioteca?

a. Incendios
b. Inundaciones
c. Actos vandálicos
d. Terrorismo
e. Otros ¿Cuáles?
¿Por qué?

12. ¿Existen en la actualidad planes de contingencia para responder a algunas de estas

situaciones de emergencia?

SI NO ¿Cuál(es)?

13. ¿Cuenta la biblioteca con una póliza de seguros?

SI NO NO SE SABE

En caso afirmativo ¿qué tipo de riesgos cubre?

a. Daños a menores
b. Destrucción
c. Pérdida de materiales
d. Perdida por hurto
e. Incendios
f. Inundaciones
g. Catástrofes naturales
h. Otros

98
14. Tienen actualmente algún programa de conservación para las colecciones?

SI NO

Especifique cuál (es)

¡Gracias por su colaboración!

99
 ANEXO B. Formulario de diagnóstico

Nombre _______________________________ Cargo _________________________

Fecha de elaboración ____________________

IDENTIFICACIÓN
Nombre de la Unidad de Información _________________________________________
Fecha de creación ______________ Acto administrativo ________________________
Dirección ______________________ Teléfono _____________ Fax _______________
Correo electrónico _____________________ Página Web _______________________

1. EDIFICIO

Tipo de construcción _____________________________________________________

Antigüedad __________________
Áreas limítrofes
Oriente ___________________________ Occidente __________________________
Sur _____________________________ Norte ______________________________

Estado de conservación exterior

Excelente Bueno Regular Malo Deficiente

Techos
Ventanas
Fachada
Construcciones
aledañas

Estado de conservación interior

Excelente Bueno Regular Malo Deficiente

Tuberías-alcantarillado
Sistema eléctrico
Ventanas
Pisos
Techos
Limpieza

2. BIBLIOTECA

Ubicación dentro de la edificación ___________________________________________

Área total ___________ (metros)

100
Áreas que la conforman
____ Administrativa ____ Videoteca ____ Hemeroteca
____ Sala General ____ Sala virtual ____ Circulación y Préstamo
____ Depósito ____ Referencia ____ Procesos técnicos
____ Baño(s) ____ Otros ¿Cuáles? ______________________________

Humedad relativa (HR) ____ %

Temperatura ____ oC
Iluminación ____ Natural ____ Fluorescente
____ Incandescente ____ Fluorescente con filtros UV

Frecuencia de la Limpieza (en meses)

Mobiliario ________ Colecciones ________

Instrumentos para medir las condiciones ambientales

Área en la que está ubicado Sala General = SG

Equipo
SG H R SV V PT D CE Sala virtual =SV
Higrómetro
Depósito = D
Higrógrafo
Termómetro Hemeroteca = H
Termohigrómetro Videoteca = V
Termohigrógrafo Colecciones
Psicrómetro Especiales = CE
Luxómetro
Referencia = R
Medidor UV
Otro __________ Proc. Técnicos = PT

Observaciones ________________________________________________________
_____________________________________________________________________

Mecanismos para controlar las condiciones ambientales

¿Funciona
¿Existe?
Instrumento correctamente?
Si No Si No
Sistema de calefacción
Ventiladores
Humidificadores
Deshumidificadores
Filtros de aire
Otro _________

101
Presencia de plagas Si ____ No ____
____ Hongos
____ Roedores
____ Microorganismos
____ Otros ¿cuáles? ______________________________

Se realizan acciones de control de plagas Si ____ No ____

¿Cuáles?________________________________________________________________

3. COLECCIONES

ESTADO DE * Mueble en
Tipo de Existen
Ubicación CONSERVACIÓN Antigüedad que se
material
Si No E B R M D almacenan
Manuscritos
Libros
Publicaciones
seriadas
Mapas y
planos
Fotografías
Folletos
Cintas
Casetes
CD’S
DVD
Otro _______

* Hace referencia al mobiliario; es decir, estantería metálica y de madera, archivadores,

planotecas horizontales y verticales, armarios, etc.

Estado de conservación:
Excelente = E Bueno = B Regular = R
Malo = M Deficiente = D

4. PREVENCIÓN DE DESASTRES

Posibles riesgos o situaciones de emergencia a los que está expuesta la biblioteca

____ Incendios
____ Inundaciones
____ Actos vandálicos
____ Terrorismo
____ Desastres naturales
____ Otros ¿Cuáles? ___________________________________

102
Existe un plan de prevención de desastres Si ____ No ____

OBSERVACIONES _______________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________

Sistemas de seguridad

Sistema Si No
Extintores
Detectores de humo
Rociadores
Mangueras
Señalización
Rutas de evacuación
Puertas de seguridad
Vigilancia
Desagües
Canalizaciones
Alarmas
Brigada de emergencia
Comité paritario
Mapa de riesgos
Otro _______________

Se cuenta con una póliza de seguros Si ____ No ____

En caso afirmativo qué riesgos cubre

____ Daños menores ____ Inundación

____ Destrucción Total ____ Sabotaje
____ Pérdida ____ Catástrofes naturales
____ Robo ____ Otros
____ Incendio

103