MÓDULO III

ETAPA: EJECUCIÓN
El presente módulo desarrollara 3era. Etapa de
Ejecución de la Auditoria de Gestión.

CONTENIDO

TEMA I : Ejecución
TEMA II : Procedimientos y técnicas de auditoría
TEMA III : Evidencias de auditoria y métodos de
obtención de información
TEMA IV : Características de la evidencia
documental
TEMA V : Objetivos de la auditoría de gestión con
enfoque de efectividad

AUTOEVALUACIÓN

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Auditoria de Gestión

EJECUCIÓN

La fase ejecución de la auditoría de gestión está focalizada, básicamente,

en la obtención de evidencias suficientes, competentes y pertinentes
sobre los asuntos más importantes (áreas de auditoría) aprobados en el
plan de auditoría. No obstante, algunas veces, corno consecuencia de
este proceso se determinan aspectos adicionales por evaluar, lo que
implicará la modificación del plan de auditoría (ver cuadro Nº 3).

Programas de Trabajo

Toda labor en la auditoría debe ser controlada a través de programas de

trabajo. Tales programas definen por anticipado las tareas que deben
efectuarse durante el curso de la auditoría y se sustentan en objetivos
incluidos en el plan de auditoría y en la información disponible sobre las
actividades y operaciones de la entidad consignada en el Informe de
revisión estratégica.

Hallazgos en auditoría

Una de las actividades más importantes de la fase de ejecución, es el

desarrollo de hallazgos. El término hallazgo en auditoría tiene un sentido
de recopilación y síntesis de información específica sobre una actividad u
operación, que ha sido analizada y evaluada y, que se considera de
interés para los funcionarios a cargo de la entidad examinada.
Usualmente, se utiliza en un sentido crítico, dado que se refiere a
deficiencias que son presentadas en el informe de auditoría.

Dentro del proceso de ejecución de la auditoría, el auditor brinda a los

funcionarios y servidores de la entidad examinada, que están o podrían
estar afectados por el informe, la oportunidad de efectuar comentarios y
aclaraciones en forma escrita (u oral) sobre los hallazgos identificados
antes de presentar el informe. Estos comentarios y cualquier revelación
importante que se presenten, deben reconocerse y discutirse en el
informe en forma apropiada y objetiva. Ningún informe de auditoría debe
emitirse sin escuchar a los funcionarios responsables de la entidad
examinada, quienes tienen la oportunidad de presentar sus comentarios
sobre los hechos que se observan.

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 GRÁFICO Nº 3
PROCESO DE LA AUDITORIA DE GESTIÓN
FASE: EJECUCIÓN

ELABORACIÓN DE LOS PROGRAMAS

DE AUDITORIA

APLICACIÓN DE PRUEBAS DE AUDITORIA

Y OBTENCIÓN DE EVIDENCIA

DESARROLLO DE HALLAZGOS
DE AUDITORIA

COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS A
FUNCIONARIOS A CARGO DE LA
ENTIDAD AUDITADA

IDENTIFICACIÓN DE EFECTIVO Y CAUSAS

DESARROLLO DE OBSERVACIONES,
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

ELABORACIÓN Y REVISIÓN DE LOS

PAPELES DE TRABAJO

REQUERIMIENTO Y OBTENCIÓN DE LA
CARTA DE REPRESENTACIÓN

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Auditoria de Gestión

Un aspecto importante del desarrollo de las observaciones que en

esencia, involucran los elementos propios del hallazgo de auditoría
(Condición y Criterio es la identificación de las causas y efectos actuales
o posibles de las deficiencias detectadas durante la fase de ejecución. La
identificación oportuna de las razones que ocasionaron la situación
negativa y por qué se mantiene (Causa), así como la cuantificación de las
consecuencias reales o potenciales (Efecto) en términos financieros,
constituyen una manera efectiva para interesar a los funcionarios de la
empresa responsables de adoptar correctivos en forma oportuna.

En base a la evidencia de auditoría reunida y a través de la evaluación de

las opiniones vertidas por los funcionarios de la empresa, el auditor
puede arribar a conclusiones concretas sobre las deficiencias identifica-
das durante la fase de ejecución. Las observaciones y conclusiones,
deben estar acompañadas de recomendaciones para los funcionarios a
cargo del área examinada, a fin de corregir las deficiencias Identificadas y
evitar en el futuro su repetición.

Los papeles de trabajo en auditoria

Los papeles de trabajo son los documentos elaborados u obtenidos por el

auditor durante las fases de planeamiento y ejecución, los cuales sirven
como fundamento y respaldo del informe. Los papeles de trabajo son
revisados por el auditor encargado y el supervisor responsable, con el
objeto de establecer si son pertinentes a la auditoría, documentan en
forma adecuada la evidencia obtenida y guardan consistencia interna-
mente.

1.1. PROGRAMA DE AUDITORIA

Un programa de auditoría es un plan detallado del trabajo que debe

comunicar, tan precisamente como sea posible el trabajo a ser ejecutado.
También es un listado de procedimientos a ser realizados, con el objeto
de comparar los sistemas y controles existentes con criterios de auditoría
y, recolectar evidencia para sustentar las observaciones de auditoría. Los
programas de auditoría proporcionan una base para la asignación de
tiempo y recursos. Los estimados de tiempo son más fáciles de preparar
cuando los procedimientos de auditoría han sido identificados.

El programa de auditoría es preparado por el auditor encargado y el

supervisor, el que señala las tareas específicas que deben ser cumplidas

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por el equipo de auditoría para llevar a cabo el examen, los responsables
de su ejecución, así como los plazos fijados para cada actividad.

Los programas de auditoría correctamente elaborados resultan

fundamentales para cumplir con las responsabilidades en forma eficiente.
Su preparación, proporciona lo siguiente:

- Un plan sistemático para cada fase del trabajo, el que puede

comunicarse a todo el personal involucrado en la auditoría I
- Una base apropiada para la asignación de labores para el
supervisor, auditor encargado, auditores y asistentes.
- Medio para comparar el rendimiento del equipo de auditoría con
relación a los planes aprobados y normas complementarias
establecidas.
- Ayuda para el entrenamiento de personal sin experiencia en
auditoría.
- Ayuda al supervisor a disminuir el trabajo sobre el personál de
auditoría en forma directa.

Los programas de trabajo escritos son fundamentales para una dirección

eficiente de los esfuerzos de auditoría; por ello no deben utilizarse como
una lista de comprobación para desarrollar los pasos de trabajo nece-
sarios, de manera que suprima la iniciativa, imaginación y recursos en el
logro de los objetivos previstos.

1.1.1. Contenido del programa de trabajo

El programa de trabajo debe ser formulado por áreas de auditoría,

especificando:

a) subobjetivos de auditoría; b) criterios de auditoría; c) evidencia a ser

obtenida; d) procedimientos para la obtención de evidencia; e) fuentes
para la obtención de evidencia; O instrucciones específica; y, g)
cronograma tentativo de actividades. Para todas las demás áreas por
examinar, el auditor debe desarrollar programas de auditoría especifico_,
que detallen las pruebas.a realizar. El nivel de detalle, al igual que l_
supervisión ejercida por el auditor en_argado, podrá variar en atención a
la experiencia del personal que conforma el equipo.

La práctica de sucesivas auditorías permitirá la formulación de programas

estandarizados en aspectos tales como efectividad, eficiencia y
economía, planeamiento, administración de recursos humanos y otros. Al

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Auditoria de Gestión

prepararse programas de auditoría se debe tener en consideración el

costo de la obtención de la evidencia y su utilidad en cuanto a los
objetivos de auditoría establecidos. Asimismo, los programas deben ser
lo suficientemente flexibles para permitir efectuar cambios, según resulte
apropiado en las circunstancias. Sin embargo, cualquier cambio
dispuesto después de la aprobación de estos programas deberá estar
debidamente documentado.

1.1.2. Programa de auditoría detallado

El programa de auditoría incluye procedimientos específicos, de manera

que el supervisor de este documento tenga una mejor descripción del
trabajo a realizarse. Es conveniente utilizar un programa detallado por las
siguientes razones:
- Sirven mejor a todos los propósitos de la auditoría; sin embargo, con
auditores experimentados, el auditor encargado puede encontrar
aceptable la utilización de programas simplificados.
- Proveen mejores pistas de auditoría y documentan con mayor
propiedad el trabajo realizado.
- Cuando se utilizan programas simplificados, puede ser fácil resaltar
los procedimientos más importantes que han sido cubiertos; en
cambio, cuando se usan procedimientos detallados es más. difícil
distinguir entre procedimientos importantes y procedimientos de
rutina.

En el cuadro siguiente se presenta un ejemplo de programa detallado de

auditoría para el área de abastecimiento. En este programa es fácil
apreciar la naturaleza del procedimiento a ejecutar y su relación con el
criterio y objetivo de auditoría establecido.

1.1.3. Acceso a los programas de auditoría

Los programas forman parte de los papeles de trabajo de la auditoría, en

cuyo contenido se describen las tareas que deben efectuar los auditores,
así como los objetivos y alcance de las pruebas a realizar. La responsa-
bilidad de custodia y conservación de los programas de trabajo
corresponde al auditor encargado y al resto del equipo de auditoría. Por
su naturaleza, los programas de auditoría; al igual que el plan de
auditoría son reservados, siendo necesario mantener la debida
confidencialidad durante y después del trabajo. Ninguna persona no rela-
cionada o autorizada por la supervisión o nivel gerencial correspondiente,
debe tener acceso a los programas de trabajo de la auditoría.
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 TEMA II

PROCEDIMIENTOS Y TECNICAS DE AUDITORIA

Durante la fase ejecución, el equipo de auditoría se aboca a la obtención

de evidencias y realizar pruebas sobre las mismas, aplica procedimientos
y técnicas de auditoría, desarrolla hallazgos, observaciones, conclusiones
y recomendaciones. Los procedimientos de auditoría son operaciones
específicas que se aplican en una auditoría e incluyen técnicas y
prácticas consideradas necesarias, de acuerdo con las circunstancias.
Las técnicas de auditoría son métodos prácticos de investigación y
prueba que utiliza el auditor, para obtener evidencia necesaria que
fundamente su opinión. Las prácticas de auditorÍa constituyen las labores
específicas realizadas por el auditor como parte del examen.

Las técnicas de auditorÍa más utilizadas para reunir evidencia son:

Técnicas de Técnicas de Técnica de Técnica de Técnica de

Verificación verificación verificación verificación verificación
Ocular oral escrita documental física.

Comparación Indagación Análisis Comprobación Inspección

Observación Entrevista Confirmación Computación

Encuesta Tabulación Rastreo

Conciliación Revisión
selectiva

2.1. TÉCNICAS DE VERIFICACIÓN OCULAR

Comparacion, es el acto de observar la similitud o diferencia existente

entre dos o más elementos. Dentro de la fase de ejecución se efectúa la
comparación de resultados, contra criterios aceptables, facilitando de esa
forma la evaluación por el auditor y la elaboración de observaciones,
conclusiones y recomendaciones.

Observación, es el examen ocular realizado para cerciorarse cómo se

ejetutan las operaciones. Esta técnica es de utilidad en todas las fases de
la auditoría, por cuyo intermedio el auditor se cerciorará de ciertos hechos
y circunstancias, en especial, las relacionadas con la forma de ejecución
de las operaciones, apreciando personalmente, de manera abierta o
discreta, como el personal de la entidad ejecuta las operaciones.

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Auditoria de Gestión

2.2. TÉCNICAS DE VERIFICACIÓN ORAL

Indagación, es el acto de obtener información verbal sobre un asunto

mediante averiguaciones directas o conversaciones con los funcionarios
de la entidad. La respuesta a una pregunta formulada por el auditor, com-
prende una porción insignificante de elementos de juicio en los que puede
confiarse, pero las respuestas a muchas preguntas que se relacionan
entre sÍ, pueden suministrar un elemento de juicio satisfactorio, si todas
son razonables y consistentes. Es de especial utilidad la indagación en la
auditoría de gestión, cuando se examinan áreas específicas no
documentadas; sin embargo, sus resultados por sí solos no constituyen
evidencia suficiente.

Las Entrevistas, pueden ser efectuadas al personal de la entidad auditada

o personas beneficiarias de los programas o proyectos. Para obtener
mejores resultados debe prepararse apropiadamente, especificar quiénes
serán entrevistados, definir las preguntas a formular, alertar al
entrevistado acerca del propósito y puntos a ser abordados. Asimismo,
los aspectos considerados relevantes deben ser documentados y/o
confirmados por otras fuentes y su utilización aceptada por la persona
entrevistada.

Las Encuestas pueden ser útiles para recopilar información de un gran

universo de datos o grupos de personas. Pueden ser enviadas por correo
u otro método a las personas, firmas privadas y otros que conocen del
programa o el área a examinar. Su ventaja principal radica.en la
economía en términos de costo y tiempo; sin embargo, su desventaja se
manifiesta en su inflexibilidad, al no obtenerse más de lo que se pide, lo
cual en ciertos casos puede ser muy costoso. La información obtenida
por medio de encuestas es poco confiable, bastante menos que la
información verbal recolectada en base a entrevistas efectuadas por los
auditores. Por lo tanto, debe ser utilizada con mucho cuidado, a no ser
que se cuente con evidencia que la corrobore.

2.3. TÉCNICAS DE VERIFICACIÓN ESCRITA

Analizar, consiste en la separación y evaluación crítica, objetiva y

minuciosa de los elementos o partes que conforman una operación,
actividad, transacción o proceso, con el fin de establecer su naturaleza,
su relación y conformidad con los criterios normativos y técnicos exis-
tentes. Los procedimientos de análisis están referidos a la comparación

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de cantidades, porcentajes y otros. De acuerdo alas circunstancias, se
obtienen mejores resultados si son obtenidos por expertos que tengan
habilidad para hacer inferencias lógicas y juicios de valor al evaluar la
información recolectada. Las técnicas de análisis son especialmente
útiles para determinar las causas y efectos de los hallazgos de auditoría.

Confirmación, es la técnica que permite comprobar la autenticidad de los

registros y documentos analizados, a través de información directa y por
escrito, otorgada por funcionarios que participan o realizan las operacio-
nes sujetas a examen (confirmación interna) por lo que están en
disposición de opinar e informar en forma válida y veraz sobre ellas. Otra
forma de confirmación es la denominada confirmación externa, la cual se
presenta cuando se solicita a una persona independiente, de la
organización auditada (terceros), información a interés que sólo ella
puede suministrar.

Tabulación, es la técnica de auditoría que consiste en agrupar los

resultados obtenidos en áreas segmentos o elementos examinados, de
manera que se facilite la elaboración de conclusiones. Un ejemplo de
aplicación de esta técnica lo constituye la tabulación de los resultados
obtenidos como consecuencia de las respuestas efectuadas en una
encuesta por los beneficios de algún programa o proyecto.

Conciliación, implica hacer que concuerden dos conjuntos de datos

relacionados, .separados e independientes. Esta técnica consiste en
analizar la información producida por diferentes unidades operativas o
entidades, respecto de una misma operación o actividad, con el objeto de
establecer su concordancia entre sí y, a la vez, determinar la validez y
veracidad de los informes, registros y resultados que están siendo
examinados.

2.4. TÉCNICAS DE VERIFICACIÓN DOCUMENTAL

Comprobación, se aplica en el curso de un examen, con el objeto de

verificar la existencia, legalidad, autenticidad y legitimidad de las
operaciones efectuadas por una entidad, mediante la verificación de los
documentos que las justifican.

Computación, se utiliza para verificar la exactitud y corrección aritmética

de una operación o resultado. Se prueba solamente la exactitud de un
cálculo, por lo tanto, se requiere de otras pruebas adicionales para
establecer la validez de los datos que forman parte de la operación.

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Auditoria de Gestión

Rastreo, es utilizada para dar seguimiento y controlar una operación de

manera progresiva, de un punto a otro de un proceso interno determinado
o, de un proceso a otro realizado por una unidad operativa dada. Esta
técnica puede clasificarse en dos grupos: a)rastreo progresivo, que parte
de la autorización para efectuar una operación hasta la culminación total
o parcial de ésta; y, b) rastreo regresivo, que es inverso al anterior, es
decir, se parte de los resultados de las operaciones para llegar a la
autorización inicial.

Revisión selectiva, consiste en el examen ocular rápido de una parte de

los datos o partidas que conforman un universo homogéneo en ciertas
áreas, actividades o documentos elaborados, con fines de separar
mentalmente asuntos que no son normales, dado el alto costo que
representaría llevar a cabo una revisión amplia o, que por otras
circunstancias, no es posible efectuar un análisis profundo.

2.5. TÉCNICAS DE VERIFICACIÓN FÍSICA

Inspección, es el examen físico y ocular de activos, obras, documentos

valores, con el objeto de establecer su existencia y autenticidad. La
aplicación de esta técnica es de mucha utilidad, especialmente en cuanto
a la constatación de efectivo, valores, activo fijo y otros equivalentes.
Generalmente, se acostumbra a calificarla como una técnica combinada,
dado qua en su aplicación utiliza la indagación, observación,
comparación, rastreo, tabulación y comprobación.

2.6. OTRAS PRÁCTICAS DE AUDITORÍA

Las prácticas de auditoría son las operaciones o labores específicas que

se realizan como parte del examen y no son consideradas como técnicas.
Sirven a las labores de auditoría como elemento de apoyo muy
importantes, Existen también otros elementos que contribuyen efecti-
vamente a seleccionar las técnicas o prácticas de auditoría que deben
aplicarse; éstos son: los síntomas y la intuición.

2.6.1. Síntomas

Son definidos como los indicios de una cosa que está sucediendo o va a
suceder. En el campo de la auditoría constituyen las señales de alerta
temprana que se detectan en el curso del examen. En su ejemplo más
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elemental, es el humo que presagia la presencia del fuego. La identi-
ficación de síntomas como práctica de auditoría puede ser de mucha
importancia para el auditor experto que está en capacidad de percibirlos,
por cuanto le permite seleccionar las técnicas más apropiadas para
obtener evidencia o para profundizar el análisis de algún asunto.

2.6.2. Intuición

La intuición es entendida como la facultad para comprender las cosas en

forma instantánea, tal como si se tuviera a la vista. En el campo de la
auditoría gubernamental, la intuición. puede ser aplicada en algunas
situaciones, sin que ésta deba considerarse como una práctica común a
utilizarse. A lo largo de su carrera los auditores pueden desarrollar un
"sexto sentido" que es la intuición, la que viene a ser el resultado de su
capacidad de reacción ante señales que otros auditores con menos
experiencia podrían no detectar.

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Auditoria de Gestión

TEMA III

EVIDENCIAS DE AUDITORIA Y MÉTODOS

DE OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN

Se denomina evidencia al conjunto de hechos comprobados, suficientes,

competentes y pertinentes que sustentan las conclusiones del auditor. Es
la información específica obtenida, durante la labor de auditoría a través
de observación, inspección, entrevistas y examen de los registros. La
actividad de auditoría se dedica a la obtención de la .evidencia, dado que
ésta provee una base racional para la formulación de juicios u opiniones.
El término evidencia incluye documentos, fotografías, análisis de hechos
efectuados por el auditor y en general, todo material usado para
determinar si los criterios de auditoría son alcanzados. Los contenidos de
esta sección son los siguientes:

- Tipos de evidencia
- Atributos de la evidencia.
- Confiabilidad de la evidencia.
- Características de la evidencia documental.
- Obtención de información a través de entrevistas.
- Utilización de fotografías otros medios visuales.
- Obtención de información mediante encuestas.

3.1. TIPOS DE EVIDENCIA

En términos generales la evidencia de auditoría puede clasificarse en

cuatro tipos:

Tipos de evidencia

3.1.1. Evidencia física.

3.1.2. Evidencia testimonial:
3.1.3. Evidencia documental. .
3.1.4. Evidencia analítica.

3.1.1. Evidencia física

Se obtiene la evidencia física por medio de una inspección u observación

directa de:

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- Actividades ejecutadas por las personas.
- Documentos y registros.
- Hechos relativos al objetivo del examen.

La evidencia física se documenta en un memorándum que resume los

asuntos revisados, papeles de trabajo que muestran la naturaleza y
alcance de la verificación practicada, pudiendo ser el resultado de una
inspección y estar representada por fotografías, cuadros, mapas u otras
representaciones gráficas. El obtener y utilizar evidencia gráfica es una
forma eficaz de explicar o describir una situación en un informe. Por
ejemplo, una fotografía clara de un almacén que ilustra prácticas
ineficientes tiene un impacto mucho mayor que cien palabras.

El auditor debe obtener evidencia física, como por ejemplo "muestras" en

respaldo de sus hallazgos. La efectividad de la labor de auditoría varía
según se adquiera familiaridad con la naturaleza física de las operacio-
nes, bienes y otros recursos de la entidad. La habilidad de informar
acerca de una condición identificada es mucho más convincente que
declaraciones basadas en otros tipos de evidencia.

Es una buena práctica que dos miembros del equipo de auditoría

efectúen la inspección física. Igualmente, deben efectuarse las
coordinaciones necesarias con los funcionarios a cargo de la entidad,
para que éstos les acompañen y corroborar los hallazgos. Es práctico
firmar el memorándum o acta de inspección, según sea el caso, a fin de
evitar cualquier controversia acerca de la precisión de los hallazgos de
auditoría, los cuales deben formar parte de los papeles de trabajo.

El adecuado uso de la técnica de observación, incluyendo el

reconocimiento del valor de la evidencia física depende, en gran parte,
del auditor que efectúa el trabajo. Por ejemplo, si éste se mantiene alerta
y es curioso e imaginativo, observará en forma, crítica los inventarios, las
condiciones de las estructuras y equipo y las actividades del personal de
la entidad.

3.1.2. Evidencia testimonial.

Es la información obtenida de otros a través de cartas o declaraciones

recibidas en respuesta a indagaciones o por medio de entrevistas. El
resultado de las entrevistas pueden expresarse en un memorándum
basado en notas tomadas durante ellas. Es conveniente que tales
declaraciones estén firmadas por los funcionarios o empleados

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65
Auditoria de Gestión

entrevistados. La declaración verbal o escrita de un funcionario acerca

de, por ejemplo, la cantidad y condiciones de las existencias en almacén,
tiene un valor limitado como evidencia. Las declaraciones se tornan más
importantes y útiles, si están corroboradas por revisiones de los registros
y las pruebas físicas de inventario.

Las declaraciones de funcionarios de la entidad son fuentes valiosas de

información (explicaciones, justificaciones o líneas de razonamiento) y
proporcionan elementos de juicio que no serían fáciles de obtener a
través de una prueba de auditoría.

3.1.3. Evidencia documental

Es aquella plasmada en escritos y registros, como documentos, contratos

y otros. La forma más común de evidencia en la auditoría consiste de
documentos clasificados como:

- Externos: aquellos que se originan fuera de la entidad (por ejemplo,

facturas de vendedores y correspondencia que se recibe).
- Internos: aquellos que se originan dentro de la entidad (por ejemplo,
registros contables, correspondencia que se envía, guías de
recepción y comunicación interna).

El auditor debe evaluar la confiabilidad de la evidencia documental

utilizada en respaldo de sus hallazgos de auditoría. Por ejemplo, un
documento externo que se obtenga directamente de su lugar de origen es
más confiable que el mismo documento obtenido en la entidad. Siempre
debe considerarse la posibilidad de que los documentos obtenidos en la
entidad podrían estar alterados. Cualquier alteración importante debe
investigarse. Si el auditor no está seguro de que las alteraciones son
apropiadas, sería conveniente efectuar una verificación de la fuente de
origen.
Los factores que aseguran la confiabilidad de la evidencia interna son:

- Si los documentos han circulado fuera de la entidad.

- Si los procedimientos de control interno de la entidad son
satisfactorios para asumir que la evidencia es precisa y confiable.
- Si la evidencia está sola o si sirve para corroborar otros tipos de
evidencia.

MÓDULO III
66
La evidencia interna que circula fuera de la entidad puede tener la misma
confiabilidad que la evidencia externa. Relativamente pocos tipos de
documentos están sujetos a revisión y aprobación externa. Algunos
ejemplos son órdenes de compra devueltas con el visto bueno del
proveedor y guías de remisión debidamente aceptadas;

Los procedimientos internos tienen un efecto importante en la

confiabilidad de la evidencia documental que se origina en la entidad y
que circula sólo en ella. Por ejemplo, una tarjeta de control de asistencia
sería evidencia confiable de la labor efectuada si:

- El empleado registra su hora de ingreso a la oficina en el reloj de

control;
- El área de personal verifica la tarjeta de control comparándola con la
información del área de trabajo; y,
- Los auditores internos o la administración efectúan revisiones
sorpresivas de asistencia.

3.1.4. Evidencia Analítica

Se obtiene al analizar o verificar la información. El juicio profesional del

auditor acumulado a través de la experiencia orienta y facilita el análisis.
La evidencia analítica puede originarse de:

-Computaciones.
- Comparaciones con:
- Normas establecidas;
- Operaciones anteriores;
- Otras operaciones, transacciones o rendimiento
- Leyes o reglamentos;
- Raciocinio.
- Análisis de la información dividida en sus componentes.

3.2. ATRIBUTOS DE LA EVIDENCIA

Los atributos de la evidencia pueden referirse a:

3.2.1. Suficiencia
3.2.2. Competencia
3.3.3. Pertinencia (Relevancia)

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3.2.1. Suficiencia de la evidencia

Evidencia suficiente es aquella tan veraz, adecuada y convincente que al

ser informada a una persona prudente, que no es un auditor y no tiene
conocimiento específico del asunto, arribe a la misma conclusión del
auditor. Suficiencia se refiere al volumen o cantidad de la evidencia, tanto
como a sus cualidades de pertinencia y competencia. La norma general
básica de evidencia en respaldo de los hallazgos de auditoría manifiesta
que debe ser suficiente y competente. Los requisitos de buenos papeles
de trabajo requieren que sean claros y comprensible s, sin explicaciones
verbales innecesarias.

La complejidad de la actividad de auditoría y el tipo de hallazgos

identificados es tan grande, que no es factible percibir en términos
específicos la naturaleza de toda la información de respaldo que debe
incluirse en los papeles de trabajo. Para que un hallazgo tenga un
soporte apropiado en los papeles de trabajo, es necesario que se
efectúen todos los pasos de su desarrollo. Además, los papeles de
trabajo deben contener, para cada paso requerido en el proceso,
resúmenes claros o extractos de documentos necesarios para demostrar
el trabajo efectuado y los resultados obtenidos.

Un paso importante es identificar los efectos de una deficiencia. El efecto

puede visualizarse por ejemplo, al incurrirse en un mayor costo; no lograr
los .objetivos y metas previstos o, provocar reacciones adversas en las
operaciones de la entidad. Los papeles de trabajo de respaldo deben
demostrar los efectos en la forma más específica posible, basándose en
computaciones, comparaciones, declaraciones, documentación de la
entidad, informes de auditoría interna u otras fuentes.

3.2.2. Competencia

Para que la evidencia sea competente, debe ser válida y confiable, A fin
de evaluar la competencia de la evidencia, el auditor debe considerar,
con cuidado si existen razones para dudar de su validez o su integridad.
De ser así, debe obtener evidencia adicional o revelar esa situación en su
informe. Los siguientes supuestos constituyen criterios útiles para juzgar
si la i evidencia es competente:

- La evidencia obtenida de fuentes independientes es más confiable

que la obtenida del propio ente-auditado.

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- La evidencia que se obtiene cuando se ha establecido un sistema de
control interno apropiado, es más confiable que aquella obtenida
cuando el sistema de control interno es deficiente, no es satisfactorio
o no se ha establecido.
- La evidencia que se obtiene físicamente mediante un examen,
observación, cálculo o inspección es mas confiable la .que se
obtiene en forma indirecta.
- Los documentos originales son más confiables que sus copias.
- La evidencia testimonial que obtenida en circunstancias que permite
a los informantes expresarse libremente merece más crédito que
aquella que se obtiene en circunstancias comprometedoras (por
ejemplo, cuando los informantes pueden sentirse intimidados).

El auditor debe obtener evidencia suficiente, competente y relevante

mediante la aplicación de pruebas de control y procedimientos
sustantivos que le permitan fundamentar razonablemente los juicios y
conclusiones que formule respecto al organismo, programa, actividad o
función que sea objeto de la auditoría.

3.2.3. Pertinencia (Relevancia)

La evidencia pertinente es aquella que es válida y se relaciona con el

hallazgo específico. Los papeles de trabajo e información acumulada al
desarrollar un hallazgo específico deben tener una relación directa con el
mismo y las recomendaciones. Este requerimiento no excluye el tomar
notas apropiadas o hacer observaciones que serán consideradas para
otras áreas problema a examinar. Debe evitarse la acumulación
indiscriminada de papeles y documentos referidos al tema que no tienen
relación directa con el hallazgo de auditoría.

3.3. CONFIABILIDAD DE LA EVIDENCIA

Al obtener evidencia y evaluarla el auditor gubernamental debe

considerar lo siguiente:

- Conocimientos obtenidos directamente a través de la percepción

sensorial del auditor, son más persuasivos que aquellos
conocimientos logrados indirectamente (Por ejemplo, en un examen
físico el auditor mira, toca, gusta, percibe, etc.)
- La evidencia obtenida directamente por el auditor de fuentes ajenas
e independientes a la entidad auditada provee de mayor seguridad y

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Auditoria de Gestión

confiabitidad. (Por ejemplo:confirmación directa de saldos bancarios,

préstamos, actividades de contratistas, etc.) . .
- La evidencia que ha sido producida bajo condiciones satisfactorias de
control interno tiende a ser más confiable. (Por ejemplo: pruebas de
que una transacción no ha sido iniciada, autorizada, ejecutada y
registrada exclusivamente por una sola persona).
- Los originales de documentos son más confiables que sus copias.
- El costo (en efectivo y/o tiempo) de obtención de la evidencia más
confiable y deseable, puede ser tan elevado que el auditor tendría
obligatoriamente que aceptar evidencia de menor calidad, pero que
considere satisfactoria dentro de las circunstancias.
- Lo más importante del asunto a ser verificado (hallazgo de auditoría),
requiere la obtención de la evidencia más sólida y consistente y,
consecuentemente, puede justificar la obtención de evidencia más
costosa.
- Los indicios de riesgo relativos más elevados de lo normal exigen al
auditor obtener más y mejor evidencia que aquella requerida en
circunstancias normales.
- La evidencia corroborativa constituye aquella que permite al auditor
llegar a conclusiones a través de un proceso válido de raciocinio,
pero que en sí misma no es concluyente. Sirve únicamente para
fortalecer o apoyar la confiabilidad de la evidencia obtenida.
- Una cantidad pequeña de evidencia de calidad excelente puede ser
más confiable que una gran cantidad de evidencia de menor calidad.

MÓDULO III
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 TEMA IV

CARACTERÍSTICAS DE LA EVIDENCIA DOCUMENTAL

La evidencia documental está constituida, generalmente, por

documentos, registros, contratos, comunicaciones originales; sin
embargo, su presentación puede estar planteada en copias, extractos de
documentos, material gráfico o artículos en diarios y revistas. Deberá
considerarse, además, lo siguiente:

4.1. Copia de documentos.

4.2. Extractos frente a copias.
4.3. Material gráfico.
4.4. Articulos en diarios y revistas.

4.1. COPIAS DE DOCUMENTOS

Generalmente, debe aceptarse como confiables las copias de

documentos de los archivos de la entidad si son necesarios para
respaldar un hallazgo. Una copia autenticada por el funcionario fedatario
de la entidad que es fiel del original, puede ser conveniente en algunas
circunstancias, pero debe limitarse sólo a documentos importantes, como
cuando se considera utilizarlos en procesos judiciales. La importancia de
un hallazgo de auditoría, determinará a menudo el tipo de evidencia que
debe retenerse en los papeles de trabajo. Por ejemplo, si el hallazgo
implica un compromiso por una compra específica, una copia de la orden
de compra puede ser la evidencia básica a retener en los papeles de
trabajo.

4.2. EXTRACTOS FRENTE A COPIAS

Los extractos preparados a mano por el equipo de auditores de los

documentos de la entidad son, generalmente, un respaldo aceptable para
los papeles de trabajo. Sin embargo, es preferible tener copias de los
documentos de mayor importancia. A veces los errores se introducen en
forma inadvertida en los extractos. El respaldo para un hallazgo de
importancia será más conveniente si es copia exacta del documento
original. El auditor debe aplicar su buen juicio y prudencia al determinar
qué documentos requieren ser fotocopiados.

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Auditoria de Gestión

4.3. MATERIAL GRÁFICO

A menudo el mejor registro de una condición física existente en el

momento del examen es una serie de fotografías. La entidad puede tener
un archivo de fotografías que debe revisarse para su posible utilización.
La utilización apropiada de fotografías y otro tipo de material visual,
hacen que los informes de auditoría tengan un mayor significado al
resaltar los puntos centrales de manera más enérgica y enfática.

4.4. ARTÍCULOS EN DIARIOS Y REVISTAS

Los diarios y revistas son a menudo una fuente útil de información

general, antecedentes y hechos actuales relacionados con las actividades
bajo examen. Sin embargo, se les debe considerar so lamen te como
fuente colateral y no principal de información sustentativa.

4.5. OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN A TRAVÉS DE ENTREVISTAS

En el curso de la auditoría siempre es necesario que se obtenga

información sustancial durante entrevistas y discusiones con funcionarios
de la entidad y con otras personas. Es importante que el auditor
reconozca y aproveche los beneficios que se obtienen al entrevistar a
personas entendidas durante su labor. La información obtenida durante
las entrevistas también puede utilizarse para complementar, explicar,
interpretar o contradecir, la información obtenida por otras fuentes.

4.6. UTILIZACIÓN DE INFORMACIÓN VERBAL

Puede utilizarse información verbal en el informe de auditoría si:

- Se obtiene la información de una fuente que el auditor confía es

entendida y responsable; y,

- Se identifica adecuadamente su naturaleza verbal, por ejemplo,

indicando qué es lo que se dijo al auditor.

Debe precisarse en los papeles de trabajo la fuente de información

verbal. Por ejemplo, El Director General de Administración del Ministerio
de la Producción informó verbalmente que….Esto ayudará a indicar el

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grado de responsabilidad de la persona entrevistada y su relación con el
tema. Si la información verbal acerca de hechos, y no una opinión, es de
importancia clave y no puede corroborarse, generalmente, será
conveniente indicar en el informe que no se pudo ratificarla y porque. Si
no se puede verificar la información verbal por medio de otra evidencia,
debe admitirse la incertidumbre de cualquier conclusión que se base en
ella. En estas circunstancias, se debe tener mucho cuidado al preparar el
informe para evitar conclusiones o implicaciones no respaldadas por la
validez de dicha información.

La información obtenida por medio de entrevistas, aunque esté

confirmada por escrito por la persona entrevistada, representa solamente
el entendimiento, opinión o palabra de la persona entrevistada y no una
información que se ha verificado como correcta: La utilidad y confiabilidad
de la información verbal, por lo tanto, depende de gran parte de su
naturaleza, de la fuente de origen y de la posibilidad que existan otros
medios de establecer o verificar en forma más terminante lo manifestado
en las entrevistas.

4.9. FUENTES DE INFORMACIÓN PARA ENTREVISTAS

Debido a que el objetivo del auditor es obtener una información completa

y correcta sobre los asuntos a ser examinados, las entrevistas deben ir
dirigidas a una exploración total de esos asuntos. Las personas
responsables de las actividades normalmente tienen información acerca
del grado en que han sido considerados dichos asuntos, los motivos de
las prácticas existentes e información u opiniones útiles en cuanto a la
necesidad de efectuar mejoras y posibles formas de ejecutarlas.

Si la persona se encuentra en un cargo de alta dirección, ello no asegura

la validez de la información proporcionada. Puede ser nuevo en el cargo
o no tener el conocimiento detallado que tiene un subordinado, No se
debe perder tiempo en entrevistar a una persona que no tiene la
información deseada, aunque se crea que debe tenerla debido a su
cargo. Al informar con anticipación a un posible entrevistado de los
asuntos que serán discutidos, a menudo se indica a la persona más
entendida con la cual se deben entrevistar.

Debe discutirse los aspectos administrativos y las mejoras necesarias

con los funcionarios un nivel apropiado que puedan comprender estos
asuntos, para relacionarlos con los objetivos y políticas de la entidad.

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73
Auditoria de Gestión

También puede entrevistarse a un informante, como por ejemplo la

persona que hizo notar un asunto. Se le considera un informante si
proporciona información sabiendo que su identidad no será dada a
conocer o si debido a la naturaleza del caso o de la información
proporcionada, es conveniente o necesario proteger su identidad.

4.10. PLANEAMIENTO Y PREPARACIÓN DE ENTREVISTAS IM-

PORTANTES

Deben planearse las entrevistas en forma apropiada. El auditor debe

conocer el propósito de la entrevista y la información que busca, así como
estar familiarizado con los hechos previamente revelados sobre el
problema para conducirla en forma apropiada. Esto es especialmente
valioso ya que permite al auditor reconocer y seguir diferencias entre la
información obtenida durante la entrevista y previamente de otras
fuentes.

Al planearse las entrevistas, debe considerarse cuidadosamente la

selección del auditor que la conducirá, según quien sea el entrevistado y
la experiencia anterior al entrevistarlos Para utilizar un ejemplo extremo,
no debe enviarse a un asistente de auditoría, que recién está
entrenándose, a entrevistar al Gerente de una empresa. Debe aplicarse
un buen criterio para evitar desigualdades entre el auditor y el
entrevistado; especialmente, cuando se trata de llevar a cabo una
entrevista importante.

4.11. CONDUCTA DURANTE UNA ENTREVISTA

El auditor debe presentarse en forma debida al entrevistado si

previamente no ha sido presentado. La utilización de credenciales
oficiales para este propósito dependerá del objetivo de la entrevista y de
la relación entre los participantes. El paso inicial es importante,
especiaImente si se visita al entrevistado por primera vez. Se debe tratar
de hacerle sentirse cómodo, Por ejemplo, cualquier comentario breve
sobre asuntos sin importancia, como el clima o un suceso deportivo, a
menudo sirve para "romper el hielo" y establecer una relación cordial.

4.11.1. Discusión del asunto específico

Después de la introducción, el auditor debe explicar el propósito de la

entrevista para que la persona entrevistada comprenda lo que se espera
de ella. Según las circunstancias, se puede permitir que cuente su propia
MÓDULO III
74
versión o hacerle preguntas específicas sobre los asuntos de los cuales
se desea información.

La discusión debe estar bajo el control del auditor hasta el punto

necesario, como para que se mantenga encaminada hacia la obtención
de los datos u otra información pertinente a propósito de la entrevista. Un
auditor hábil estará alerta para que el entrevistado no comente asuntos
sin importancia y así evitar contestar las preguntas o proporcionar
información sobre temas diferentes al objetivo de la entrevista. La actitud
debe ser la de buscar información y no la de entrar en debate. Algunas
sugerencias que deben tener en cuenta son:

- Conseguir toda la información necesaria durante la entrevista. Evitar

al máximo posible la necesidad de una segunda entrevista.
- Al término de la entrevista debe resumirse brevemente la información
considerada más importante. Esto puede hacer recordar al auditor y
al entrevistado otros hechos relacionados.
- No extender la entrevista más allá de un tiempo razonable que se
aproximaría al tiempo fijado cuando se .hizo la cita.

4.11.2. Utilización de grabadoras durante las entrevistas

Usualmente no es necesario utilizar grabadoras durante las entrevistas

con los funcionarios de la entidad examinada. Si se considera que es
necesario, en casos muy excepcionales, debe consultarse con el
entrevistado. Las transcripciones obtenidas por medio de este método
contiene gran cantidad de información que no es importante y su
utilización no eliminaría la necesidad de una confirmación de
declaraciones obtenidas durante una entrevista. Asimismo, este
procedimiento no permite al entrevistado corregir errores que pudo haber
pasado por alto durante. Sin embargo, si se va a entregar al entrevistado
una trascripción de la entrevista para que pueda corregirla, este método
puede ser adecuado para obtener un registro completo de la discusión de
un asunto muy delicado o crítico.

Cuando se utilice una grabadora, las cintas de grabación, se convierten

en parte de los papeles de trabajo del auditor y deben ser debidamente
protegidas y controladas. A solicitud del entrevistado, debe ofrecerse la
oportunidad de copiar la cinta. Cómo y cuándo tomar notas, dependerá
frecuentemente de las circunstancias del caso, la complejidad de los
temas discutidos y la personalidad del entrevistado. En algunos casos, el
tomar notas al igual que la grabación podrá ocasionar que el entrevistado

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Auditoria de Gestión

no se sienta dispuesto a hablar libremente. Si existe una aparente

reacción adversa al hecho de que se tome notas, debe dejarse de
hacerla. Se espera, sin embargo, que el tomar; notas no será objetado ya
que demuestra el interés del auditor en registrar con precisión lo que se
dice.

No debe utilizarse un formato especial para un memorándum sobre la

entrevista. Puede escribirse a máquina, a mano o a través dé un
procesador de texto electrónico pero debe ser un elemento independiente
en los papeles de trabajo y contener ,los detalles apropiados de la
discusión, incluyendo la hora y el lugar, el cargo y nombre de todas las
personas involucradas, así como las firmas de los auditores presentes. El
registro de una entrevista no debe consistir en la anotación sin explicacio-
nes, ni declaraciones notas al pie de la página, sin respaldo alguno en
los papeles de trabajo.

4.11.3. Confirmación escrita del entrevistado

Generalmente, se solicita a los entrevistados que confirmen por escrito la

información verbal aportada, a no ser que dicha información esté
respaldada, y sé considere innecesario confirmarla. En algunos casos, la
solicitud de confirmación escrita sobre información verbal brindada
puede ocasionar la falta de cooperación del entrevistado.

Una confirmación escrita es importante; especialmente, si no hay

evidencia que corrobore la información obtenida verbalmente, Los
propósitos principales de la confirmación son:

- Asegurar que el registro de la información verbal sea completo y

preciso.
- Hacer saber al entrevistado la importancia que se da a sus
declaraciones; y,
- Proteger al auditor en el caso de una controversia futura sobre la
información obtenida.
- A veces puede ser recomendable solicitar confirmación de la
información verbal, aunque ésta no sea esencial para un posible
hallazgo en el informe. Por ejemplo, la información obtenida durante
las discusiones sobre un asunto altamente técnico o que incluye
muchas fechas, cifras estadísticas o asuntos técnicos normalmente
debe ser confirmada por el entrevistado, aunque la información sea
utilizada sólo como datos acerca de los antecedentes en el informe,

MÓDULO III
76
 En tales casos, debido al riesgo de error al tomar nota de la
información, puede ser necesario una confirmación.

La confirmación verbal o escrita efectuado por un entrevistado no anula la

necesidad de verificar la información por otros medios, tales como:
observación, discusiones con otras personas y/o revisión de la
documentación disponible. Una confirmación por parte del entrevistado
es, principalmente, un medio para ratificarlo que ha sacado en claro el
auditor de lo, manifestado y no constituye una verificación de su validez.

4.11.4. Forma de confirmación

Cuando se solicite a los entrevistados; éstos confirmarán por escrito la

precisión y totalidad de la información contenida en un memorándum
sobre la entrevista.

Los auditores deben pedir al entrevistado que firme el memorándum

escrito, indicando que está de acuerdo con él. Si lo solicita el entrevistado
se podrá entregarle copia.

No confirmación de lo informado verbalmente

Si un entrevistado se niega a confirmar por escrito la información verbal

importante proporcionada, el auditor debe pedir que la confirme de
manera informal leyendo el memorándum y, si es necesario,
corrigiéndolo. La confirmación debe ser obtenida en presencia de otro
miembro del equipo de audítoría, Y la anotación del auditor sobre la
confirmación verbal, junto con la firma del otro miembro que se encuentre
presente. Debe ir adjunta al memorándum sobre la entrevista.

Si un entrevistado se niega a confirmar la información verbal importante

por escrito, el auditor debe adjuntar una nota al memorándum sobre la
entrevista, indicando los motivos expuestos por el entrevistado para
negarse a dicha confirmación. En los casos en que las personas no estén
aparentemente dispuestas a aceptar la responsabilidad por la información
que se ha dado, debe considerarse los posibles efectos negativos de la
utilización de tales datos en el informe. Cuando sea posible, el auditor
debe discutir el asunto con otros funcionarios responsables o utilizar otros
medios disponibles para corroborar la información.

MÓDULO III
77
Auditoria de Gestión

4.12. UTILIZACION DE FOTOGRAFIAS Y OTROS MEDIOS VISUALES

Una forma de soporte adecuadamente las observaciones, conclusiones y

recomendaciones del informe es utilizar fotografías a color, mapas y
ayudas visuales y con las cuales el mensaje que se presenta resulta más
claro y potente que las propias palabras.

El jefe de equipo de auditoria es responsable de identificar, obtener y

seleccionar las muestras fotográficas o medios visuales que serán
utilizados en el informe.

Para ello, debe identificar a los miembros del equipo de auditoria que
reúnan las habilidades y conocimientos necesarios para llevar a cabo el
indicado trabajo.

4.13. OBTENCIÓN DE INFORMACION MEDIANTE ENCUESTAS

Las encuestas pueden ser útiles para recopilar información pertinente en

todas las auditorías. Pueden ser enviadas por correo u otro método a las
personas que se supone conocen del programa o área a examinar o
pueden ser aplicadas a través de visitas individuales por asistentes de
auditoría. Las personas que contestan las encuestas pueden estar
asociadas con el programa o área de la auditoría directa o
indirectamente, como beneficiarios o simplemente como posibles fuentes
de información.

Las ventajas principales de la utilización de encuestas son: su

conveniencia y economía en términos de costo y tiempo, comparándolas
con entrevistas formales de los auditores con, muchas personas. La
información obtenida puede ser tabulada mas fácilmente a su especia-
lidad y uniformidad total. Son más ventajosas cuando el grupo a ser
cubierto es más numeroso.

Desventajas. Una encuesta es inflexible, no se obtiene más de lo que se

pide, Sin mayores indagaciones y verificaciones, lo cual en casos de
ciertos tipos de datos puede ser muy costoso y requerir mucho tiempo. La
información obtenida por medio de encuestas es poco confiable, bastante
menos que la información verbal recolectada a base de entrevistas
efectuadas por los auditores. Debe ser utilizada con cuidado, a no ser
que se cuente con evidencia que la corrobore; dicha evidencia no sería

MÓDULO III
78
un respaldo adecuado para las conclusiones y recomendaciones sobre
asuntos importantes.

4.13.1. Planeamiento y diseño

Se debe considerar el posible valor y utilización de las encuestas al

desarrollar el plan de auditoría. En la fase del planeamiento se debe
decidir si es conveniente utilizar este método. Una encuesta es sólo una
forma de recopilar información que, generalmente, no será la única.
Algunos lineamientos básicos que se deben tomar en cuenta al diseñar
las encuestas son los siguientes:

- Considerar el nivel de educación y la experiencia de las personas a

las cuales posiblemente se les enviarán las encuestas. Unas
preguntas sencillas y directas relacionadas con el tema generalmente
producirán los mejores resultados, evitando que se sientan
incómodos con la entrevista.
- Prepararla de un tamaño conveniente. Revisar cuidadosamente el
borrador de la encuesta para asegurarse de que todas las preguntas
están encadenadas con el tema.
- Una encuesta muy larga es pesada para quien la contesta y puede
afectar a las respuestas.
- Las preguntas deben ser fáciles de contestar. Algunos tipos de
preguntas serán difíciles de contestar, por lo tanto, deben haber muy
pocas de éstas, en lo posible especificando su importancia.
- Agrupar las preguntas en forma lógica. La respuesta a una pregunta
puede requerir una decisión acerca de cual otra se debe contestar u
omitir. Ayuda a la 'persona que responde indicándole el camino a
seguir.
- Utilizar preguntas en las cuales hay que escoger una de las
respuestas dadas, dejando un espacio para otras respuestas. Las
preguntas que requieren respuestas narrativas son menos
convenientes, pero no pueden evitarse cuando la información
necesaria represente la experiencia de la persona que responde. No
debe utilizarse preguntas negativas, tales corno: (¿No cree que?).
- Dejar un espacio suficiente para las respuestas. Esto será útil, no
sólo para las personas que contesta sino para quien las tabula. Dejar
asimismo, un espacio para "cualquier comentario adicional" que la
persona que contesta quiera añadir.
- Es aconsejable probar las encuestas en un grupo limitado antes de
enviarlo a todas las personas.

MÓDULO III
79
Auditoria de Gestión

4.13.2. Selección de las personas que recibirán la encuesta

La utilización de un método estadístico de muestreo para seleccionar las

personas a las cuales se les enviarán las encuestas es importante, si la
información obtenida debe dar como resultado proyecciones y conclu-
siones válidas. El plan de muestreo debe diseñarse por adelantado con la
asesoría de un estadístico. Se deben controlar las respuestas e investigar
a las personas que se demoren en responder.

4.13.3. Tabulación de respuestas y resultados

El método de tabulación manual o por procesamiento electrónico de

datos debe escogerse antes de terminar el diseño de la encuesta. De
acuerdo al objetivo de la auditoría y al tipo de respuestas que se espera
recibir, debe establecerse un plan por medio del cual será posible tabular
las encuestas conforme se vayan recibiendo, en lugar de esperar hasta
tenerlas todas.

Debe evitarse interpretar las respuestas. Si éstas en alguna de las

encuestas son contradictorias, sepárelas para realizar una confirmación
directa. Una confirmación personal directa también puede ser
conveniente para unas cuantas respuestas limitadas, como una forma de
verificar su validez. Considerando que es posible llegar a determinar
conclusiones basándose en las respuestas tabuladas, se deben
establecer controles para asegurarse de la precisión de tales
tabulaciones.

La aplicación de encuestas tiene una utilidad especial, cuando el auditor

gubernamental desea evaluar los beneficios efectivos de un servicio
ofrecido al público o a grupos específicos. Permite reunir datos de
diversos beneficiarios y llegar a conclusiones al evaluarlos. La utilización
de técnicas de muestreo estadístico hace posible al auditor obtener datos
globales de un grupo representativo relativamente pequeño y arribar a
conclusiones basado en éstas.

MÓDULO III
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 TEMA V

OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN CON

ENFOQUE DE LAS 5 (Es):
EFECTIVIDAD, EFICACIA, ECONOMIA , ECOLOGÌA Y ETICA.

Los objetivos que persigue la auditoría con enfoque de efectividad son:

- Determinar el grado en que se están logrando los resultados o

beneficios previstos por la empresa
- La efectividad de las áreas.

5.1. ASPECTOS QUE COMPRENDE UNA EVALUACIÓN DE EFEC-

TIVIDAD

MÓDULO III
81
Auditoria de Gestión

Una auditoría de gestión, puede incluir aspectos tales como:

- Objetivos y metas de un programa o aquellos recién creados o en

ejecución, para establecer si éstos son apropiados, convenientes o
pertinentes.
- Factores que están impidiendo obtener resultados satisfactorios.
- Sistema de control gerencial implementado por el programa para
evaluar la efectividad, elaborar reportes y monitorear su ejecución.
- Alternativas adoptadas por la administración para la ejecución de
actividades a un menor costo.

Los trabajos relacionados con la auditoria con enfoque de efectividad

pueden orientarse en función de dos perspectivas: los resultados del
programa o los controles y procedimientos gerenciales.

5.1.1. Evaluación de la eficiencia y economía

La auditoría de gestión con enfoque en la eficiencia y economía, tiene el

propósito de determinar si la empresa audítada utiliza sus recursos
financieros, humanos y materiales de manera eficiente y económica. Por
esta razón, el auditor debe detectar las causas de cualquier práctica
ineficiente o antieconómica, incluyendo deficiencias en los sistemas de
información gerencial, procedimientos administrativos o estructura
organizacional

a) Eficiencia

La eficiencia está referida a la relación existente entre los bienes o

servicios producidos o entregados y los recursos utilizados para ese fin,
en comparación con un estándar de desempeño establecido. En la
auditoría de gestión, dar consideración apropiada a la eficiencia significa
maximizar las salidas (Output) generadas por cualquier tipo de ingreso
(inputs) o, producir un nivel dado de salidas a menor costo.

La comprensión del significado de la eficiencia, es necesaria para

entender el sentido de los términos: entra- I das/salidas, productividad,
cantidad y calidad y nivel del I servicio.

MÓDULO III
82
Las entradas están representadas, principalmente, los recursos, sean
éstos financieros, materiales, físicos o de información, los cuáles son
utilizados para producir salidas. Las salidas pueden comprender bienes o
servicios producidos para atender la demanda del público, y son
definidos en términos de cantidad y calidad que se relaciona con el nivel
de servicios brindado.

La productividad se refiere al monto aceptable de los bienes o servicios

producidos (salidas) y los recursos utilizados (entradas) para producirlos,
generalmente, la productividad puede expresarse en forma de relación,
costo o tiempo por unidad de salida producida. Las normas relativas al
nivel de servicio a alcanzar pueden estar definidas por las políticas,
regulaciones u otras disposiciones y, en algunos casos, tales normas
pueden incidir en la calidad, así como en el costo del servicio.

La eficiencia por su naturaleza es un concepto relativo. Ella es posible

medirla si comparamos la productividad obtenida con un estándar o
norma establecida. La cantidad o calidad de las salidas y el nivel de
servicio brindado, pueden también ser comparadas contra los estándares
de desempeño, con el propósito de determinar se fueron ocasionados
algunos cambios en la eficiencia. Por lo tanto, se admite que la eficiencia
es incrementada cuando se produce con calidad un número mayor de
salidas con menores recursos de entrada, o cuando con el mismo monto
de salidas son producidas con menos recursos.

La eficiencia es un componente importante dentro de la auditoria de

gestión; por ello el auditor debe incluirla en las evaluaciones relacionadas
con la efectividad y economía que lleva a cabo. Debido a que la eficiencia
tiene relación con las entradas y salidas de recursos y, la economía
cautela la obtención de recursos en cantidad y calidad apropiada y al
menor costo.

Existe igualmente una intima vinculación entre la eficiencia y efectividad,

por cuanto la primera constituye un factor para determinar el menor costo
posible o la mejor manera para lograr los objetivos y metas establecidas.

MÓDULO III
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Auditoria de Gestión

INTERRELACIONES ENTRE LA ECONOMIA,

EFICIENCIA Y EFECTIVIDAD

Economía Eficiencia Efectividad

Entradas Salidas Resultados

-Recursos -Bienes -Logro de

Financieros objetivos y
-Servcios metas.
-Recursos -Satisfacción
Humanos -Ingresos de los
-Recursos clientes.
Materiales.
-Recursos
fisicos.
-Recursos
Tecnologicos.

b) Economía

La economía está relacionada con los términos y condiciones bajo las

cuales se adquiere recursos, sean estos financieros, humanos, físicos o
tecnológicos (Sistema de información computarizada) obteniendo la
cantidad requerida al nivel razonable de calidad, en la oportunidad y lugar
apropiado y, al menor costo posible.

De no tenerse en cuenta estas factores, podría resultar en bienes o

servicios a costos mayores, de menor calidad u obtenidos a destiempo.
Una operación económica adquiere tales recursos en calidad y cantidad
apropiada y al menor costo pasible. La distinción entre economía y
eficiencia es a menuda paca clara. Par ejemplo, si se obtiene los recursos
pagando sobreprecios, ella tendrá un impacto directo sobre el costo
unitario de las salidas. Pero, esta situación es un asunto relacionado con
la economía, no. con la eficiencia, que tiene que ver con el empleo de las
bienes en las operaciones de la empresa.

Objetivos

Una auditaría que comprenda la eficiencia y economía de los programas

o actividades tiene como objetivos:
MÓDULO III
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- Determinar si la adquiere, protege y utiliza las recursos de manera
eficiente y económica.
- Establecer las causas de ineficiencias a prácticas antieconómicas
- Establecer la razonabilidad de los controles gerenciales para
mantener la eficiencia y calidad del servicio a un nivel satisfactorio.
- Determinar la confiabilidad de los procedimientos establecidas para
medir y reportar su rendimiento.

AUTOEVALUACION

1. En la fase de ejecución a que se denomina programa de auditoría.

2. ¿Cuáles son los procedimientos y técnicas de auditoría de gestión?

3. ¿Cuáles son los tipos de evidencias que se puede obtener en la

auditoría?

4. ¿Cuáles son las características de la evidencia documental?

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