Unidad 3.

Proceso de Auditora

Actividad: De la auditora interna al proceso organizacional

Con base en el plan de auditora realizado en la actividad de la unidad 2, tome

un (1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de
mejora continua) y realice los siguientes puntos:

a. Identifique el objetivo y convoque, mediante la realizacin de un memorando,

a la asistencia de la Reunin de apertura. Disee un formato para la
corroboracin del personal asistente, en ste mismo formato se debe plantear,
adems de otros aspectos (objetivo de la auditora, criterios de auditora,
fecha, proceso o actividad a auditar, observaciones, etc.), una columna para
la firma de los asistentes a la reunin de apertura y cierre de la auditora.

REUNION DE APERTURA PROCESO DE AUDITORIA INTERNA

EMPRESA: lcteos del norte
Direccin: calle 12 numero 4-40 san luis
Representante:jose angarita
Tel: 5845112
Cargo: Gerente
Correo electrnico: [email protected]
De: Equipo Auditor Area Gerencia de Calidad
Para: Coordinacion Laboratorio de Ensayos e Investigacion
Alex angarita
Fecha: agosto 26 de 2017
OBJETIVO: Verificar mediante auditoria interna que se est cumpliendo con el
programa de Sistema de Gestin de Calidad de LACTEOS DEL NORTE. , en los
procedimientos de prestacin de servicios del Laboratorio de Investigacin y
Ensayos.

Alcance: Verificar la prestacin de los servicios del laboratorio de Ensayos e

investigacin del departamento Aseguramiento de la Calidad de la empresa
LACTEOS DEL NORTE.

Criterios de Auditoria

SGC

Poltica de Gestin Financiera.

Poltica de Logstica y Servicio al Cliente

 Manual de Procedimientos

Polticas Corporativa

Norma ISO 9001:2015

Manual de Procedimientos de Laboratorio L-LN-003 Versin Junio de

2015

Instructivos de desarrollo de Ensayos de laboratorio L-EL-003

Manual de Documentos de Retencin y Archivo del Laboratorio de

Ensayos M-AL-004

Manual de Formatos y Registro de Ensayos M-FR-02 Version Junio de

2015

Manual de Calidad M-AM-001, Version 01 de Junio de 2015

Reunion de Apertura:
1 de Septiembre de 2017
Hora 7:45 am
Reunion de Cierre:
1 de Septiembre de 2013
Hora 5:30 pm
Con un cordial saludo, me dirijo a usted para informar que el equipo auditor de
Gerencia de Calidad realizar la Auditoria Interna de seguimiento al proceso del
cual se hace mencin en el alcance de este documento. El objetivo es verificar y
evaluar que se estn aplicando los procesos y procedimientos inherentes a la
prestacin de servicios del Laboratorio de Investigacin y Ensayos consignados
en cada uno de los documentos relacionados como criterios de auditoria. La
visita ser realizada por un equipo de tres (3) auditores de calidad y debe ser
atendida en primera instancia por el Coordinador del Laboratorio de Ensayos e
Investigacin, El Coordinador de Anlisis y Ensayos y los Analistas de
Laboratorio de Calidad y Fisicoqumico, el da 1 de septiembre del presente ao,
con una duracin de 8 horas, en las instalaciones del laboratorio de Investigacin
y Ensayos. Adjunto lista de Chequeo y procedimiento establecido en el SGC
empresarial para el proceso en cuestin. En caso de tener alguna observacin o
aclaracin a la presente comunicacin, por favor comunicarla al lder del grupo
auditor, antes del 30 de agosto de 2017. Por favor indique en la columna
correspondiente, el nombre, cargo y firma de las personas que atendern al
equipo auditor. As mismo, para la reunin de apertura de la auditoria le
agradezco invitar a las personas relevantes del rea que ser auditada. Para la
reunin inicial le pido el favor de disponer de las documentacin, condiciones de
seguridad y salud ocupacional aplicables a su rea, adems de disponer de los
equipos de proteccin personal necesarios. La informacin que se conozca por
la ejecucin de esta auditoria ser tratada confidencialmente, por parte del
equipo auditor. El informe de la auditoria y su comunicacin sern en espaol.
Cordialmente:
Gerencia de Calidad y Produccin

Indicadores

Cumplimiento en compras y ventas.

Responsable Auditoria: Oficina Asesora de Control interno

Responsable rea: Superintendencia de Logstica

Asistentes:

Gerencia General

Secretaria de Gerencia

Superintendencia de Logstica

Supervisor de Logstica

Oficina Asesora de Control interno

ASISTENTES
Equipo Auditor de Gerencia de Calidad
carlos rios Experto Tecnico SGC firma

Juan rojas Ingeniero de Procesos firma

maria alzate Representante de Gerencia firma

AUDITADOS
alex angarita Coordinador laboratorio de Ensayos e Investigacion firma

Martin Prieto Coordinador de Analisis y Ensayos firma

 manuel vera Analista Instrumental firma

Santiago ruiz Analista Fisicoquimico firma

jose Villanueva Analista Fisicoquimico firma

Edwin rojas Auxiliar Laboratorios firma

proceso y actividades de auditoria

fecha: 1-9-17
proceso/actividades/requisito por auditor auditor cargo hora
reunion de apertura carlos rios experto tecnico 7:45 AM
direccion del sistema 4.1 5.1 5.2 5.3 5.4 luisa muoz secretaria general 8:00 AM
coordinador de 10:00
tramites 71. 7.5 8.2.3 8.2.4 8.2.4 8.3 8.5.2 aomar carrion planta AM
12:00
almuerzo PM
administracion de recursos humanos ana prieto director gdrh 2:00 PM
medicion analicis y mejora-auditoria
interna juan rojas ing de procesos 3:00 PM
reunion de sierre carlos rios experto tecnico 5.30 pm

OBSERVACIONES: La estrategia de comunicacin se har de forma activa en

idioma Espaol.

Favor devolver este documento diligenciado con los nombres y cargos de las
personas que van a recibir la auditoria, al E-mail [email protected]
Cualquier duda comunicarse al celualr: 358-564 9787. Los elementos 4.2.3
(control de documentos), 4.2.4 (control de registros), 6.3 (Infraestructura), 6.4
(ambiente de trabajo), 5.5.3 (comunicacin interna), 8.5.2 y 8.5.3 (acciones
correctivas y preventivas), 8.4 (Anlisis de datos), se auditaran en todas las
areas y procesos aplicables. Los nombres de los procesos corresponden a la
denominacin dada por la empresa. Durante la auditoria se cerrarn las acciones
correctivas planteadas para las no conformidades detectadas en la auditoria
anterior y que estn pendientes.

b. Revisin documental durante la realizacin de la auditora.

N Documento revisado Observaciones del documento

Poltica de Logstica y
ltima actualizacin 18 de julio 2015
1 Servicio al Cliente

Poltica de Gestin
ltima actualizacin JUNIO 2015
Financiera
2 L-EL-003
Instructivos de desarrollo de
Carpetas de Protocolos e Instructivos
Ensayos de laboratorio
Manual de Procedimientos.
3 Cap. Compras y Logstica. ltima actualizacin JUNIO 2015

L-LN-003
Manual de Procedimientos de
Versin junio de 2015
Laboratorio
Manual de Documentos de M-AL-004
Retencin y Archivo del Libros de registro de muestras
Laboratorio de Ensayos
Manual de Calidad M-AM-001 Versin JUNIO 2015

c. Comunicacin durante la auditora: defina las tcnicas o estrategias de

comunicacin que usar durante la auditora.

La escucha activa.

d. Recoleccin y verificacin de informacin: defina qu tcnicas o estrategias

de recoleccin y verificacin de informacin usar durante la auditora
(ejemplo: lista de Chequeo).

Lista de chequeo, tcnicas de verificacin ocular, verbal, documental,

fsicas y escritas.
LISTA DE CHEQUEO
Lista de Verificacin: CUMPLIMIENTO EVIDENCIAS Y OBSERVACIONES

copias controladas del manual de

Manual de Calidad (Documentacin nivel
Si I)
calidad

claramente sealadas en el manual

de calidad
Se encuentran documentadas las responsabilidades
Si de cada puesto de trabajo?
Se encuentran comunicadas las responsabilidadces
Si a cada
no hay
unoevidencia
de los empleados
de la comunicacin
del laboratorio de Ensayos?
Procedimientos operativos (Documentacin nivel II)
Existen manuales, instructuctivos, y/oSiprocedimientos que unifiquen los criterios en la realizacion de actividades?

Se da por entendido que cada uno

Existe evidencia documentada del conocimiento
No de manuales,
conocenormas,
sus funciones
instructivos
peroy no
procedimientos
se de laboratorio?
documenta

Instrucciones de trabajo paso a paso Si

(Documentacin nivel III)

Tacitamente se en tiende que las

solicitudes de trabajo de laboratorio
Estan identificados los planes de trabajo
No de cada uno de los miembros del area de control de calidad?
estan ordenadas por los formatos
solicitud de analisis de produccion

Existen registros de las acciones de trabajo

Si asignadas?
Formatos y registros (DocumentacinSi de nivel IV)
Se lleva una bitacora de analisis con sus
Si respectivos registros?
Existe una metodologia definida para el
Sialmacenamiento y retencion de los documentos que evidencian los analisis?
Documentacin completa si
Son los protocolos, manuales, instructivos
Si y metodos vigentes
La informacion
y actuales?
esta en desorden

Hay riesgo de perder informacion

Esta debidamente almacenada, compilada
No y ordenada la informacion que se maneja en el Laboratorio de Ensayos e Investigacion?
debido al desorden

Respecto del servicio.

Existen registros de las verificacionesNo
o calibraciones realizadas?
Estan definidas las pautas de actuacinNo cuando se observa que las medidas han sido erroneas?
exhibicin del proceso a auditar en lugar visible.

Verbalmente conocen el
procedimiento, pero no esta
documentado.
Existen definidos procesos para realizar
Si el seguimiento, medicin, analisis y mejora?
Se emplean tecnicas estadisticas? No
Satisfaccion del cliente.
Existen indicadores adecuados para cada
No uno de los procesos del sistema de gestion de calidad del laboratorio de medicion y ensayos?
Se emprenden acciones para conocerNo y realizar un analisis de satisfaccion del cliente?

e. Generacin de hallazgos de auditora:

 Auditor(es): Oficina asesora de
Fecha: Fecha: 30 de septiembre de 2017
control interno.
Auditado(s): Superintendencia de
Proceso auditado: compras
Logstica.
Evidencia de Criterios de la Hallazgos de la
N C NCM NCm
auditora auditora auditora
1 Falta agregar
Procedimientos de implementacin de
costos en poltica de gestin procedimiento para
X
materiales en financiera costos en materiales
bodega y stand-by de bodega y stand-
by
2 No se tiene en
cuenta el formato
formato nico de
Cap. Compras y nico de despachos
despachos, Manual X
logstica y recibo de
de procedimientos
mercanca en el
procedimiento
3 Falta actualizacin
de la poltica de
logstica, cuya
Poltica de ltima actualizacin
Cambios
logstica y fue julio 2011 y no X
organizacionales
servicio al cliente se han agregado los
cambios
organizacionales del
ao 2016
4
5
6
7
8
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad
Menor

f. Prepare y realice las conclusiones de auditora.

Se debe actualizar la Poltica de Gestin Financiera y crear un

procedimiento para el manejo de costos en materiales de bodega y stand-by.

Se debe agregar el formato nico de despachos y recibo al manual de

procedimientos.

Se debe actualizar la poltica de logstica y servicio al cliente puesto que

no se han agregado los cambios organizacionales del ao 2016.
Conclusiones de la Auditoria:
 Se debe actualizar la Poltica de Gestin De Laboratorio y crear un
procedimiento para el manejo de protocolos de anlisis y entregas de
resultados.
- Se debe unificar el formato de solicitud de anlisis y entrega de
resultado en uno solo.
Se debe actualizar la poltica de gestin de recepcin, registro y anlisis
de muestras.
-Es indispensable actualizar los procedimientos para el diligenciamiento
de los libros de registros de muestras.
-Se hace necesario mantener actualizado y en buen estado de
mantenimiento las tarjetas de datos y resultados de anlisis.
-Se debe establecer un manual o protocolo de actividades en el
laboratorio de investigacin y ensayos que permitan generar actividades
de seguimiento, medicin, anlisis y mejora.
-Se debe aclarar las polticas de satisfaccin del cliente y establecer
indicadores que permitan conocer el grado de satisfaccin de los
mismos.

g. Realizacin de reunin de cierre: entregue el registro escaneado para verificar

la ejecucin real de la auditora (Ver punto a. de sta actividad).

h. Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.
 Criterios de evaluacin

Describe los aspectos generales que permiten la adecuada documentacin de

observaciones, objetivos, memorandos y revisin documental dentro de un
proceso de auditora de calidad.

Define las tcnicas de comunicacin, recoleccin, verificacin de informacin

y obtencin de evidencias de la auditora.

Reflexiona sobre la actividad realizada exponiendo su punto de vista con

respecto al aprendizaje adquirido.
Entrega a tiempo: enva la actividad en la fecha indicada por el instructor.