Unidad-3 Auditorias CRC

Unidad 3.
Proceso de Auditoría
Actividad: De la auditoría interna al proceso organizacional
Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la unidad 2, tome un

(1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora
continua) y realice los siguientes puntos:
a. Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando, a

la asistencia de la “Reunión de apertura”. Diseñe un formato para la corroboración
del personal asistente, en éste mismo formato se debe plantear, además de otros
aspectos (objetivo de la auditoría, criterios de auditoría, fecha, proceso o
actividad a auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma de los
asistentes a la reunión de apertura y cierre de la auditoría.
REUNION DE APERTURA PROCESO DE AUDITORIA INTERNA

EMPRESA:coexccol s.a.s.
Dirección: Calle del perpetuo socorro numero 56
Representante:Obdulio Gaviria
Tel: 562-2290-09
Cargo:Gerente General
Correo electrónico: [email protected]
De: Equipo Auditor Area Gerencia de Calidad
[email protected]
Para: Coordinacion Laboratorio de Ensayos e Investigacion luis
gomez
Fecha: marzol 13 de 2019
OBJETIVO: Verificar mediante auditoria interna que se esté cumpliendo con el
programa de Sistema de Gestión de Calidad decoexccol s.a.s , en los
procedimientos de prestación de servicios del Laboratorio de Investigación y
Ensayos.
Alcance: Verificar la prestación de los servicios del laboratorio de Ensayos e

investigación del departamento Aseguramiento de la Calidad de la empresa
Arepitas coexccol s,a.s
Criterios de Auditoria
• SGC de MRC
• Política de Gestión Financiera.
• Política de Logística y Servicio al Cliente
• Manual de Procedimientos
• Políticas Corporativa de MRC
 Norma ISO 9001:2008
 Manual de Procedimientos de Laboratorio M-PC-002 Versión Junio de 2018
 Instructivos de desarrollo de Ensayos de laboratorio I-EL-002
 Manual de Documentos de Retención y Archivo del Laboratorio de Ensayos

M-DR-005
 Manual de Formatos y Registro de Ensayos M-FR-03 Version Junio de

2018
 Manual de Calidad M-AM-001, Version 00 de Junio 15 de 2017
Reunion de Apertura:
1 de marzo de 2019
Hora 7:45 am
Reunion de Cierre:
1 de marzo de 2019
Hora 4:30 pm
Con un cordial saludo, me dirijo a usted para informar que el equipo auditor de
Gerencia de Calidad realizará la Auditoria Interna de seguimiento al proceso del cual
se hace mención en el alcance de este documento. El objetivo es verificar y evaluar
que se están aplicando los procesos y procedimientos inherentes a la prestación de
servicios del Laboratorio de Investigación y Ensayos consignados en cada uno de
los documentos relacionados como criterios de auditoria. La visita será realizada por
un equipo de tres (3) auditores de calidad y debe ser atendida en primera instancia
por el Coordinador del Laboratorio de Ensayos e Investigación, El Coordinador de
Análisis y Ensayos y los Analistas de Laboratorio
de Calidad y Fisicoquímico, el día 1 de marzo del presente año, con una duración
de 7 horas, en las instalaciones del laboratorio de Investigación y Ensayos. Adjunto
lista de Chequeo y procedimiento establecido en el SGC empresarial para el
proceso en cuestión. En caso de tener alguna observación o aclaración a la
presente comunicación, por favor comunicarla al líder del grupo auditor, antes del
30 de Octubre de 2019 . Por favor indique en la columna correspondiente, el
nombre, cargo y firma de las personas que atenderán al equipo auditor. Así mismo,
para la reunión de apertura de la auditoria le agradezco invitar a las personas
relevantes del área que será auditada. Para la reunión inicial le pido el favor de
disponer de las documentación, condiciones de seguridad y salud ocupacional
aplicables a su área, además de disponer de los equipos de protección personal
necesarios. La información que se conozca por la ejecución de esta auditoria será
tratada confidencialmente, por parte del equipo auditor. El informe de la auditoria y
su comunicación serán en español.
Cordialmente:
Gerencia de Calidad y Producción
Indicadores
Cumplimiento en compras y ventas.
Responsable Auditoria: Oficina Asesora de Control interno
Responsable Área: Superintendencia de Logística
Asistentes:
• Gerencia General
• Secretaria de Gerencia
• Superintendencia de Logística
• Supervisor de Logística
• Oficina Asesora de Control interno

ASISTENTES
Equipo Auditor de Gerencia de Calidad
florentino rodriguez Experto Tecnico SGC firma
Juan Manuel Pelufo Ingeniero de Procesos firma
Ana Maria Rubiks Representante de Gerencia firma
AUDITADOS
Juan David Martinez Coordinador laboratorio de Ensayos e Investigacion firma
Martin Prieto Coordinador de Analisis y Ensayos firma
Maritza Gomez Analista Instrumental firma
Santiago Perea Analista Fisicoquimico firma
Hernan Villanueva Analista Fisicoquimico firma
Edwin Guillen Auxiliar Laboratorios firma

PROCESOS Y ACTIVIDADES A AUDITAR
FECHA 01-nov-13
PROCESO / ACTIVIDAD / REQUISITO POR AUDITA Auditor Cargo HORA
Reunión de apertura Florentino Representante Experto Técnico 07:45 a.m.

rodriguez
Dirección del sistema: 4.1, 5.1, 5.2, 5.3, 5.4, 5.5, Ana Molinare Secretaria General 08:00 a.m.
Tramites: 7.1, 7.5, 8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.5.2, 8.5.3 María Cufiño Coordinador de Plantas 10:00 a.m.
Almuerzo 12:00 m
Administración del recurso humano: 6.2, 8.2.3, Michelle Garz Director GDRH 01:30 p.m.
Medición, Análisis y Mejora - Auditorias Internas Juan Manuel PIngeniería de Proceso 03:00 p.m.
Reunión de cierre Iker Casillas Representante Experto Técnico 04:30 p.m.
OBSERVACIONES: La estrategia de comunicación se hará de forma activa en

idioma Español.
Favor devolver este documento diligenciado con los nombres y cargos de las
personas que van a recibir la auditoria, al E-mail [email protected]
Cualquier duda comunicarse al celualr: 356-564 9887. Los elementos 4.2.3 (control
de documentos), 4.2.4 (control de registros), 6.3 (Infraestructura), 6.4 (ambiente de
trabajo), 5.5.3 (comunicación interna), 8.5.2 y 8.5.3 (acciones correctivas y
preventivas), 8.4 (Análisis de datos), se auditaran en todas las areas y procesos
aplicables. Los nombres de los procesos corresponden a la denominación dada por
la empresa. Durante la auditoria se cerrarán las acciones correctivas planteadas
para las no conformidades detectadas en la auditoria anterior y que están
pendientes.
b. Revisión documental durante la realización de la auditoría.
N° Documento revisado Observaciones del documento

Política de Logística y Última actualización 18 de julio
1 Servicio al Cliente 2015
Política de Gestión
2
Financiera Última actualización 2017 de enero
20
Instructivos de desarrollo de I-EL-002
Ensayos de laboratorio Carpetas de Protocolos e Instructivos
Manual de Procedimientos.
3 Cap. Compras y Logística. Última actualización 9 de febrero 2018
M-PC-002
Manual de Procedimientos de
Versión Junio de
Laboratorio
2018
Manual de Documentos de M-DR-005
Retención y Archivo del Libros de registro de muestras
Laboratorio de Ensayos
Manual de Calidad M-AM-001 Versión junio 15 de 2017
c. Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de

comunicación que usará durante la auditoría.
La escucha activa.
d. Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de

recolección y verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo: lista
de Chequeo).
• Lista de chequeo, técnicas de verificación ocular, verbal, documental, físicas y

escritas.
LISTA DE CHEQUEO
Lista de Verificación: CUMPLIMIENTO EVIDENCIAS Y OBSERVACIONES
copias controladas del manual de

Manual de Calidad (Documentación n Si
calidad
claramente señaladas en el manual

de calidad
Se encuentran documentadas las re Si
Se encuentran comunicadas las resp Si no hay evidencia de la comunicación
Procedimientos operativos (Documentación nivel II)
Existen manuales, instructuctivos, y/ Si
Se da por entendido que cada uno

Existe evidencia documentada del co No conoce sus funciones pero no se
documenta
Instrucciones de trabajo paso a paso Si
Tacitamente se en tiende que las

solicitudes de trabajo de laboratorio
Estan identificados los planes de trab No
estan ordenadas por los formatos
solicitud de analisis de produccion
Existen registros de las acciones de Si

Formatos y registros (Documentació Si
Se lleva una bitacora de analisis con Si
Existe una metodologia definida para Si
Documentación completa si
Son los protocolos, manuales, instru Si La informacion esta en desorden
Hay riesgo de perder informacion

Esta debidamente almacenada, comp No
debido al desorden
Respecto del servicio.

Existen registros de las verificacione No
Estan definidas las pautas de actuac No
exhibición del proceso a auditar en lugar visible.
Verbalmente conocen el
procedimiento, pero no esta
documentado.
Existen definidos procesos para real Si
Se emplean tecnicas estadisticas? No
Satisfaccion del cliente.
Existen indicadores adecuados para No
Se emprenden acciones para conoc No
e. Generación de hallazgos de auditoría:
Auditor(es): Oficina asesora de

Fecha: marzo 13 del 2019
control interno.
Auditado(s): Superintendencia de
Proceso auditado: compras
Logística.
Evidencia de Criterios de la Hallazgos de la
N° C NCM NCm
auditoría auditoría auditoría
1 Falta agregar
Procedimientos de implementación de
costos en política de procedimiento para
X
materiales en gestión financiera costos en
bodega y stand-by materiales de
bodega y stand-by
2 No se tiene en
cuenta el formato
formato único de
Cap. Compras y único de despachos
despachos, Manual X
logística y recibo de
de procedimientos
mercancía en el
procedimiento
3 Falta actualización
de la política de
logística, cuya
última actualización
Política de
Cambios fue el 18 de julio
logística y X
organizacionales 2015 y no se han
servicio al cliente
agregado los
cambios
organizacionales del
año 2018
4
5
6
7
8
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor
f. Prepare y realice las conclusiones de auditoría.

• Se debe actualizar la Política de Gestión Financiera y crear un procedimiento
para el manejo de costos en materiales de bodega y stand-by.
• Se debe agregar el formato único de despachos y recibo al manual de

procedimientos.
• Se debe actualizar la política de logística y servicio al cliente puesto que no

se han agregado los cambios organizacionales del año 2015.
• Conclusiones de la Auditoria:
Se debe actualizar la Política de Gestión De Laboratorio y crear un

procedimiento para el manejo de protocolos de análisis y entregas de
resultados.
- Se debe unificar el formato de solicitud de análisis y entrega de resultado
en uno
• solo.
Se debe actualizar la política de gestión de recepción, registro y análisis de
muestras.
-Es indispensable actualizar los procedimientos para el diligenciamiento de
los libros de registros de muestras.
-Se hace necesario mantener actualizado y en buen estado de
mantenimiento las tarjetas de datos y resultados de análisis.
-Se debe establecer un manual o protocolo de actividades en el laboratorio
de investigación y ensayos que permitan generar actividades de seguimiento,
medición, análisis y mejora.
-Se debe aclarar las políticas de satisfacción del cliente y establecer
indicadores que permitan conocer el grado de satisfacción de los mismos.
g. Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para verificar

la ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de ésta actividad).
h. Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.
Por medio del proceso de auditoria se espera contar con un proceso estandarizado
y documentado sobre la forma como debe realizarse la supervisión de actividades
de una función las cuales arrojen resultados para la mejora continua con el fin de
determinar el cumplimiento de los indicadores establecidos dentro de una
organización.
Envíe un archivo de texto con la actividad resuelta al instructor a través de la

plataforma, en el enlace Actividades / Actividades unidad 3 / Actividad “De la
auditoría interna al proceso organizacional”.
No olvide realizar el aporte al foro temático, la actividad interactiva y la evaluación

de la unidad en los enlaces disponibles en el botón Actividades / Actividades unidad
3.
Nota: recuerde revisar la guía de aprendizaje de esta unidad con el fin de verificar
que ha realizado todas las actividades propuestas, saber cómo desarrollarlas y
entregarlas correctamente.
Criterios de evaluación
Describe los aspectos generales que permiten la adecuada documentación de
observaciones, objetivos, memorandos y revisión documental dentro de un
proceso de auditoría de calidad.
Define las técnicas de comunicación, recolección, verificación de información y
obtención de evidencias de la auditoría.
Reflexiona sobre la actividad realizada exponiendo su punto de vista con respecto
al aprendizaje adquirido.
Entrega a tiempo: envía la actividad en la fecha indicada por el instructor.

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Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la unidad 2, tome un

a. Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando, a

REUNION DE APERTURA PROCESO DE AUDITORIA INTERNA

Alcance: Verificar la prestación de los servicios del laboratorio de Ensayos e

• Política de Gestión Financiera.

• Política de Logística y Servicio al Cliente

• Políticas Corporativa de MRC

 Norma ISO 9001:2008

 Manual de Procedimientos de Laboratorio M-PC-002 Versión Junio de 2018

 Instructivos de desarrollo de Ensayos de laboratorio I-EL-002

 Manual de Documentos de Retención y Archivo del Laboratorio de Ensayos

 Manual de Formatos y Registro de Ensayos M-FR-03 Version Junio de

 Manual de Calidad M-AM-001, Version 00 de Junio 15 de 2017

Cumplimiento en compras y ventas.

Responsable Auditoria: Oficina Asesora de Control interno

Responsable Área: Superintendencia de Logística

• Oficina Asesora de Control interno

Juan Manuel Pelufo Ingeniero de Procesos firma

Ana Maria Rubiks Representante de Gerencia firma

Martin Prieto Coordinador de Analisis y Ensayos firma

Maritza Gomez Analista Instrumental firma

Santiago Perea Analista Fisicoquimico firma

Hernan Villanueva Analista Fisicoquimico firma

Edwin Guillen Auxiliar Laboratorios firma

Reunión de apertura Florentino Representante Experto Técnico 07:45 a.m.

OBSERVACIONES: La estrategia de comunicación se hará de forma activa en

b. Revisión documental durante la realización de la auditoría.

N° Documento revisado Observaciones del documento

c. Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de

d. Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de

• Lista de chequeo, técnicas de verificación ocular, verbal, documental, físicas y

copias controladas del manual de

claramente señaladas en el manual

Se da por entendido que cada uno

Instrucciones de trabajo paso a paso Si

Tacitamente se en tiende que las

Existen registros de las acciones de Si

Hay riesgo de perder informacion

Respecto del servicio.

Auditor(es): Oficina asesora de

f. Prepare y realice las conclusiones de auditoría.

• Se debe agregar el formato único de despachos y recibo al manual de

• Se debe actualizar la política de logística y servicio al cliente puesto que no

Se debe actualizar la Política de Gestión De Laboratorio y crear un

g. Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para verificar

Envíe un archivo de texto con la actividad resuelta al instructor a través de la

No olvide realizar el aporte al foro temático, la actividad interactiva y la evaluación

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