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12/03/2014

O ritmo de trabalho


Eu gosto de organização e estrutura. Gosto de ter as coisas pensadas e planeadas e funciono muito melhor se souber exactamente como é que vai ser o meu dia. Para algumas pessoas isto pode parecer estranho ou exagerado (sobretudo se fores P de acordo com o MBTI), mas somos todos diferentes e o que funciona para uns não funciona para outros.

Eu gosto sobretudo de rotinas. Ou ritmos, que soa sempre melhor. Não gosto de surpresas de manhã nem à noite, se perturbarem os meus ritmos diários. Também tenho um ritmo bem definido no trabalho e, infelizmente, uma quebra nesse ritmo deixa-me mais distraída e procrastinadora durante o resto do dia...

Neste post quero então partilhar a minha rotina no trabalho. O meu trabalho, neste momento, envolve muita escrita, muita análise de dados, mais escrita, e algum trabalho de laboratório. Eu gosto do sistema de produtividade do Leo Babauta, o Zen To Done, que é uma simplificação do GTD misturado com outros sistemas de produtividade. Eu gosto. A imagem acima é uma folha que tenho na minha agenda, para me guiar quando estou perdida... 

> Processar

A informação (emails, telefonemas, etc.) que chega até mim é processada de diversas formas. Se for uma coisa rápida, faço logo. Se não interessar, deito fora (por exemplo, apago o email). Se for uma coisa que possa delegar, peço a alguma das minhas colegas (por exemplo, tinha várias caixas de pontas de micropipetas para encher há imenso tempo e num dia em que uma colega me disse que não tinha nada para fazer, pedi-lhe para fazer isso por mim). Se for informação importante, arquivo (posso guardar o email ou adicionar a informação à Dropbox, dependendo do que for).

Se for uma coisa que requer uma acção, então adiciono à minha lista de tarefas. Recentemente, voltei a usar o Toodledo. Gosto muito do Wokflowy, mas faltavam-me algumas funcionalidades... Uso o Toodledo de forma mais simples que a descrita neste post, pois não quero mesmo complicar e perder muito tempo com isto. Em vez dos 9 campos que usava, agora uso apenas 5 (folder, context, start date, due date e length). Simplifiquei ao máximo e por enquanto está a resultar.

> Planear

No dia anterior planeio sempre o dia seguinte. Se não planear o que vou fazer em determinado dia, o mais provável é passar a maior parte do tempo na internet (já aconteceu mais vezes do que me orgulho). Assim, gosto de estabelecer as tarefas mais importantes (MITs) - mas não necessariamente 3. Às vezes é só uma, mas é uma tarefa que me ocupa grande parte do dia. No meu trabalho não tenho assim muitas tarefas importantes que possam ser feitas rapidamente; as tarefas são geralmente mais longas, como fazer uma pesquisa de artigos sobre determinado assunto ou escrever as várias partes de um artigo ou ver x amostras ao microscópio. 
Planeio também as tarefas mais pequenas e menos importantes que tenho a fazer e geralmente faço-as todas de seguida, como enviar emails, fazer telefonemas, marcar algum equipamento, etc.
Por fim, nem sempre estabeleço Big Rocks para a semana, ou seja, coisas que quero fazer durante essa semana. Quando o faço, é na semana anterior, durante a revisão semanal.

> Fazer

É a parte mais importante de todo o processo! Para fazer as coisas, foco-me numa tarefa de cada vez; fazer várias coisas ao mesmo tempo não corre bem... Tenho tentado cada vez mais aplicar o mindfulness, ou atenção plena, no meu dia a dia, incluindo no trabalho. Se estou a fazer uma coisa, foco-me totalmente nessa tarefa. Nada mais interessa. Não quer dizer que de vez em quando não dê azo ao que me apetece fazer no momento. Se, por exemplo, estiver a meio de uma tarefa, mas sentir uma enorme inspiração para fazer outra coisa (como excrever um post para o blog), faço-o. Dantes sentia-me culpada quando isto acontecia, mas agora já não. É assim que sou!

Em relação à ordem em que realizo as tarefas, claro que as tarefas mais importantes (MITs) têm que ser feitas em primeiro lugar, mas eu não faço bem assim... Quando chego ao gabinete, ligo o computador, abro a agenda e o FlowKeeper (ou o Pomodairo - estou a ver qual dos dois gosto mais...) e faço um plano para o dia, atribuindo pomodoros a cada tarefa. O meu primeiro pomodoro é para fazer este planeamento, para ver emails rapidamente, para tratar das contas da casa e de outras coisas menos importantes. Eu não sou capaz de chegar ao trabalho e começar de imediato a trabalhar numa coisa importante. Preciso deste pomodoro inicial para me focar no que vem a seguir. No fim do dia de trabalho, mais um pomodoro para atar as pontas soltas. Responder a emails, planear o dia seguinte, arrumar a secretária...

> Sistema simples e confiável

Ter um sistema simples e confiável é essencial para que tudo isto flua sem problemas. Continuo a usar o Google Calendar para compromissos, deadlines e outras coisas com data específica, o Toodledo como lista de tarefas e projectos, o hyperdex e o bullet journal na agenda Arc para planear e gerir o dia a dia, o Gmail para todas as contas de email, o Evernote como arquivo de informação que encontro na internet, o Dropbox como arquivo para tudo o resto. Como eu gosto de experimentar coisas novas, mudo muitas vezes o sistema e as ferramentas que uso...

> Rever

Faço sempre a revisão semanal à sexta-feira. Olho para a agenda e para as listas de coisas a fazer, vejo o que fiz e o que não fiz, como aproveitei os dias, graças ao hyperdex, e planeio o que vou fazer na semana seguinte. Respondo a emails e gosto de entrar no fim de semana com a inbox completamente vazia! Durante o fim de semana ando mais descontraída e espontânea. Não uso o hyperdex, mas uso a agenda à mesma...


E é isto! Como referi, ando sempre à procura de novas ferramentas e por isso mudo o sistema muitas vezes. Não há um sistema perfeito para toda a gente e o que resulta para uns é terrível para outros... É por isso que é importante experimentar, testar as coisas e ver, na prática, o que é que funciona para a nossa realidade...

Se quiseres ler mais sobre o ZTD, podes encontrar aqui posts mais detalhados e um pdf com a minha implementação do ZTD.


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22/11/2013

Implementando o ZTD. Dia 10 - Encontrar a paixão

Finalmente chegámos ao último dia da implementação do Zen To Done, ao 10º hábito >> encontrar a paixão, que é, provavelmente, o mais difícil...

A premissa é simples: se gostarmos mesmo daquilo que fazemos, é muito mais fácil fazê-lo. É mais fácil levantar de manhã se tivermos coisas de que gostamos para fazer durante o dia. E é muito mais difícil termos vontade de fazer coisas de que não gostamos... parece óbvio e simples, não é?

Por exemplo, eu nunca me levantaria às 5 da manhã para fazer uma coisa de que não gosto... mas levanto-me às 5 da manhã para fazer a minha prática de yoga, pois é uma coisa que adoro e que me traz imensos benefícios imediatos. Eu tenho um trabalho de que gosto e por isso sempre foi fácil levantar-me de manhã para ir trabalhar cheia de vontade.

O Leo diz que se a vontade de ir trabalhar é nula, se temos que nos arrastar para fora da cama de manhã e se a perspectiva de ir trabalhar deixa-nos logo mal dispostos, é altura de mudar de trabalho. Óbvio que a situação actual do nosso país não permite este passo arrojado para a maioria das pessoas.

Em relação a encontrar a paixão, fazermos trabalho pelo qual somos realmente apaixonados, eu (e outros) concordo mais com o Cal Newport, que escreveu um livro precisamente sobre este tema, o qual referi brevemente aqui, So Good They Can't Ignore You. O livro fala da paixão versus competência e qual é mais importante. Para o Cal, é mais importante tornarmo-nos realmente bons num trabalho, juntar capital de carreia e depois apaixonarmo-nos por esse trabalho que fazemos tão bem.

É isso que aconselho. Em vez de te queixares do teu trabalho, agradece por o teres, aprecia-o, e tenta fazê-lo o melhor possível. Sejas cientista, sejas vendedor, secretária, empregada de limpeza, médica, homem do lixo - todos os trabalhos são importantes e deves fazer o melhor que souberes e esforçares-te para seres tão bom que ninguém te pode ignorar...

Claro que há os corajosos e aventureiros que preferem o conselho do Leo - seguir a paixão. Descobrir o que é que te apaixona, fazer isso e largar o resto.

O problema é que a maioria das pessoas não sabe bem qual é a sua paixão... O Leo sugere vários passos para lá chegarmos:

1 || Existe alguma coisa que adores fazer? Investiga de que maneira podes ganhar dinheiro através dessa paixão.

2 || Passas horas a ler ou a investigar sobre o quê? Explora essas tópicos.

3 || Puxa pela cabeça. Se não estás a ver que coisas é que te interessa, vai puxando pela cabeça. Tem sempre contigo um bloco de notas para apontar ideias que ocorram...

4 || Faz perguntas e investiga novas possibilidades. Pergunta às pessoas o que é que elas gostam de fazer, tira ideias da internet, explora todas as possibilidades que te ocorrerem.... Quantas mais coisas te lembrares, mais fácil será encontrares a tua paixão.

5 || Experimenta. Não te despeças logo do teu trabalho. Começa uma actividade em part-time e vê como corre. Dá o salto só quando estiveres preparado e as condições reunidas.

6 || Nunca desistas de tentar. Se não conseguires encontrar a tua paixão à primeira, não desistas logo. Continua a tentar, durante meses ou anos se necessário, e algum dia chegarás lá.


Aahh... Foi muito bom escrever sobre estes 10 hábitos do ZTD e re-aplicá-los à minha vida! Para que possas ler um bocadinho sobre o ZTD sempre que te apetecer, juntei todos estes posts num ficheiro pdf, o qual podes descarregar aqui.




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20/11/2013

Implementando o ZTD. Dia 9 - Rotina

Estabelecer rotinas diárias e semanais é o penúltimo hábito do Zen To Done. Já aqui falei bastante sobre rotinas, pois são mesmo importantes, por variados motivos:

>> as rotinas simplificam a vida - é mais fácil fazer as coisas e dizer não a outras solicitações se tiver tudo planeado com antecedência

>> as rotinas aumentam a produtividade - não perco tempo a pensar ou decidir qual será o próximo passo - já está tudo planeado

>> as rotinas dão-nos mais tempo - como planeio e agendo as coisas, tenho uma melhor noção dos sugadores de tempo e, assim, consigo planear as coisas de maneira  a ter mais tempo para o que interessa

As rotinas mais importantes são a da manhã e a da noite. Há outras, como a rotina de limpeza, a rotina da revisão semanal e preparação da semana, as rotinas no trabalho...

Para criar rotinas, devemos focar-nos numa de cada vez e seguir os seguintes passos:

1 || Escolher o período mais crítico do dia
Para a maioria de nós, são as manhãs. Uma rotina matinal bem definida permite evitar as correrias, os atrasos e o stress que se instala logo mal acordamos. A rotina da tarde ou da noite também é essencial para preparar o dia seguinte e assim começá-lo sem stress.

2 || Listar tudo o que é preciso fazer nesse período
Eu gosto de imaginar o meu dia ideal... A minha manhã ideal, por exemplo, é assim:

> levantar às 5 da manhã
> fazer um ritual matinal ayurvédico
> às 5h30 começar a prática de ashtanga vinyasa yoga, seguida de relaxamento
> das 7 às 7h30, pranayama e meditação
> das 7h30 às 8h, yoga com os miúdos
> a partir das 8h, começar a despachar, banho, vestir e pequeno-almoço

À noite, por exemplo, gosto de verificar as mochilas dos miúdos, deixar a louça lavada e a cozinha arrumada, e a roupa preparada para o dia seguinte. O importante é fazer uma lista das actividades que temos e que queremos realizar nesse período.

3 || Calcular o tempo necessário para a nova rotina
A rotina matinal é, sem dúvida, a mais complexa. Idealmente, são 4 horas desde que acordo até que chego ao trabalho. A rotina da noite é bem mais rápida, coisa de meia hora. O cálculo do tempo é importante sobretudo para a rotina da manhã, para termos uma noção da hora a que temos que nos levantar para cumprir a nova rotina.

4 || Seguir a nova rotina durante 1 semana
Se, com a nova rotina, o stress for ainda maior, é porque não está a funcionar. Ajusta as coisas e tenta perceber o que é que funciona para ti. Por exemplo, para mim ainda é muito difícil levantar-me sempre às 5h da manhã. Há dias em que consigo, outros dias só me levanto às 7h. Mas nos dias em que sigo a minha rotina, o resto do dia corre sempre maravilhosamente bem! É só uma questão de me deitar mais cedo e ter muita força de vontade para saltar da cama de madrugada...

5 || Estabelece novas rotinas
Vai criando novas rotinas com o tempo... Aponta as tarefas a fazer para não te esqueceres de nada. Eu tenho umas listas com as minhas rotinas na porta do frigorífico para não ficar nada por fazer...

Resumidamente, as rotinas trazem calma e dão-nos mais controlo sobre o dia. A palavra rotina tem uma conotação negativa para muita gente, mas as rotinas são coisas mesmo boas! E podemos chamar-lhes ritmos, que é um termo mais simpático!


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18/11/2013

Implementando o ZTD. Dia 8 - Simplificar

Simplificar é a base de todo o movimento minimalista, da vida simples, lenta, intencional. Não faz sentido e é contraproducente simplificar umas áreas da vida, mas continuar com enormes listas de coisas para fazer. O 8º hábito do Zen To Done é esse mesmo: simplificar. Simplificar as nossas listas de coisas a fazer, eliminar o que não interessa para que nos possamos focar no essencial, naquilo que é mais significativo e vai trazer mais benefícios.

O Leo refere que as longas listas de coisas a fazer são um dos maiores problemas para ser produtivo, pois as tarefas vão sendo adicionadas às listas, sem prioridades, e nós ficamos assoberbados com tanta coisa para fazer.

A ideia é, portanto, eliminar o que não é importante e focar no essencial; reduzir os objectivos e fazer as tarefas que realmente interessam. O Leo fez isto na sua vida. Passou do sistema GTD para um sistema em que tem apenas 3 tarefas para completar em cada dia - mas são tarefas muito importantes, tarefas que todos os dias o fazem avançar mais em direcção aos seus objectivos - as MITs. As outras pequenas tarefas que também têm que ser feitas diariamente são agrupadas e feitas rapidamente uma vez por dia - as batch tasks.

No seu livro The Power of Less, o Leo vai mais longe e refere que devemos trabalhar em apenas 1 objectivo de cada vez - o One Goal. Devemos trabalhar num máximo de 3 projectos ao mesmo tempo, e não iniciamos novo projecto enquanto todos os 3 não estiverem terminados; idealmente, devemos trabalhar apenas num projecto de cada vez, se bem que para a maioria de nós, tal não é possível. Em cada dia, devemos escolher as tais 3 tarefas mais importantes e completá-las antes de tudo o resto. 

Este sistema é simples e eficaz. Eu uso-o, numas alturas mais do que noutras, e funciona. Não estabeleço objectivos - o próprio Leo deixou de fazê-lo.

Os passos fundamentais para simplificar, que eu aplico com frequência, são os seguintes:

>> eliminar
De vez em quando olho para as minhas listas de coisas a fazer e vejo se essas tarefas e projectos ainda fazem sentido. Se já não fizerem sentido para a minha vida, elimino-os; se já estiverem na lista há imenso tempo e ainda não tiverem sido feitos é porque provavelmente nunca serão - e elimino-os.

>> saber o que é essencial
Devemos ter uma ideia bem clara do que queremos para podermos perceber o que é essencial e o que não é. Devemos focar-nos em poucos objectivos ao mesmo tempo, idealmente 1 e não mais de 2 ou 3. Tudo o que não faz avançar estes objectivos deve ser eliminado.

>> simplificar os compromissos
Há uns anos comecei a dizer não a vários compromissos que tinha, uns comigo própria, outros com outras pessoas. Fiz uma lista das 4-5 coisas mais importantes na minha vida e fiz outra lista com todos os meus compromissos e responsabilidades. Tudo o que estava na segunda lista que não se enquadrava ou contribuía para as coisas importantes da primeira lista foi eliminado. Foi libertador! Dizer não é difícil, mas é essencial para simplificar a vida...

>> simplificar as fontes de informação
Todos os dias, a toda a hora, somos bombardeados com informação. É televisão, é rádio, jornais, revistas blogs, sites, facebook, redes sociais... Há já muito tempo que simplifiquei as minhas fontes de informação... Eliminei 3 das 4 televisões que tinha em casa, deixei de ver notícias, que me deixavam sempre deprimida, deixei de frequentar algumas redes sociais, como o twitter, eliminei muitos dos blogs que lia... Agora leio mais livros, uso o facebook de forma racional (quando há notícias que são do meu interesse, como coisas ligadas ao financiamento para a ciência, há sempre alguém que partilha no FB), leio só um punhado de blogs e passo mais tempo desligada do mundo. Resultado? Menos dores de cabeça, mais tempo, mais liberdade, mais felicidade. Mesmo. (se bem que quando penso que com 17 anos lia todos os dias o Diário de Notícias e agora ando completamente a leste... enfim...)

>> Big Rocks, MITs, batch tasks e revisão semanal
O Zen To Done é um método simples. Basicamente o que se deve fazer é: planear as Big Rocks para a semana, ou seja, as coisas mais importantes que queremos fazer nessa semana; planear 3 tarefas mais importantes para cada dia, que devem ser feitas antes de tudo o resto; agrupar tarefas mais pequenas e fazê-las todas de seguida; rever semanalmente o que foi feito, o que deve ser feito na semana seguinte e o que pode ser eliminado e simplificado.

>> o que tem mais valor
Quando temos duas tarefas (ou projectos) em mãos e não sabemos qual fazer primeiro, devemos perguntar-nos qual das tarefas nos vai trazer mais benefícios, ou seja, mais dinheiro, mais reconhecimento, mais satisfação e felicidade. Essa tarefa é a que deve ser feita. A outra é para eliminar ou adiar. Eu, por exemplo, já tive que escolher entre escrever um artigo científico ou fazer mais experiências de laboratório. Escolhi o artigo, pois, na minha área, é o que importa no currículo. As experiências podem esperar...


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15/11/2013

Implementando o ZTD. Dia 7 - Rever

Ah, a revisão semanal!!... Um dos mais importantes hábitos do ZTD, do GTD e de qualquer outro sistema de produtividade! Devo dizer que a revisão semanal era uma coisa que me assustava, quando lia casos de pessoas que passam várias horas a fazer esta revisão. Eu queria uma coisa mais simples e, sobretudo, mais rápida, senão o mais certo era não a fazer...

O que faço é mais ou menos o que o Leo propõe, uma revisão semanal simplificada, e não difere muito da revisão que detalhei neste post antigo. Faço a revisão à sexta-feira de maneira a entrar no fim de semana com a cabeça vazia, e é mais ou menos isto:

1 || Esvaziar caixas de entrada
Se ainda há papéis ou emails para processar nas caixas de entrada, faço-o agora.

2 || Rever a agenda
Revejo o que escrevi na agenda nos dias anteriores e vejo se foi tudo feito e se as tarefas não concluídas passaram para a frente ou se ficaram esquecidas... 

3 || Rever as listas
Revejo todas as minhas listas do Evernote e risco o que foi feito.

4 || Revejo o email
Organizo/arrumo o email se for necessário e revejo a pasta à espera que tem emails que enviei e estou á espera de uma resposta ou de alguma acção.

5 || Revejo o calendário
Abro o GCal e vejo se não me passou nada durante a semana...

6 || Vejo o calendário para a semana seguinte
e aponto na agenda (onde faço a planificação diária) os compromissos marcados.

7 || Estabeleço as Big Rocks para a semana seguinte
tendo em atenção as listas do Evernote e o que ficou por fazer da semana anterior.

8 || Planeio as MITs para o próximo dia de trabalho
Parte deste revisão é também feita diariamente, claro, como planear as tarefas mais importantes para o dia seguinte.

9 || Faço a revisão financeira
Eu gosto de ter as contas sempre em ordem e geralmente todos os dias abro o ficheiro para introduzir os gastos. Na revisão semanal, vejo se está tudo em dia e em ordem e se é necessário fazer alterações ao orçamento, se preciso levantar dinheiro para a semana, etc.

Como geralmente faço a revisão semanal no trabalho, não planeio o menu e a lista de compras nesta altura, mas sim em casa.

Além desta revisão semanal mais completa, todos os dias faço uma pequena revisão diária, em que olho para a agenda, vejo o que fiz e o que não fiz, e planeio o dia seguinte.


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13/11/2013

Implementando o ZTD. Dia 6 - Organizar

Os cinco primeiros hábitos do ZTD são os mais importantes. O Leo até propõe uma versão minimalista do ZTD que inclui apenas os hábitos capturar, processar, planear e fazer. Para mim, ter um sistema simples e confiável de listas é também importante. Os 5 hábitos seguintes são hábitos essenciais, não apenas para seguidores do ZTD, mas para qualquer pessoa que queira levar uma vida simples e organizada.

O sexto hábito é, justamente, organizar - ter um sítio para tudo e ter tudo no sítio. Mas como organizar os milhentos papéis que se vão acumulando na secretária? O Leo sugere estes passos:

1 || Ter um sistema
A ideia é cumprir os hábitos anteriores do ZTD. Ter caixas de entrada para capturar toda a informação; processar as caixas de entrada regularmente; tomar decisões acerca da informação, seja fazer logo, jogar fora, delegar, arquivar ou adicionar à lista de coisas par fazer. Se o sistema estiver bem montado e for simples e fácil de usar, não há como falhar.

2 || Um lugar para tudo
Tudo deve ter um lugar bem definido. Se não tem, arranja. Se não consegues arranjar um lugar para determinada coisa, é porque provavelmente essa coisa não te faz falta e pode ir embora. Arranja um lugar para tudo em vez de deitares as coisas para cima da primeira superfície horizontal que aparece (as superfícies horizontais atraem tralha...).

3 || Sistema de arquivo simples
Eu estabeleci dois sistemas de arquivo: um digital e um físico. O físico é uma caixa de cartão onde guardo documentos importantes. Tento ter o mínimo de papel possível, por isso digitalizo tudo o que pode ser digitalizado, e jogo o original fora. Só guardo a versão papel de coisas mesmo muito importantes. 
Os arquivos digitais são o Evernote e o Dropbox. No Evernote guardo tudo o que é informação da internet, como artigos que li e que quero guardar para referência futura. Documentos meus que foram digitalizados, como artigos de revistas, são guardados no Dropbox.

Por fim, há uma série de pequenas acções que nos devemos lembrar a todo o momento para que o sistema funcione:

>> Guarda as coisas imediatamente!
Não deixes os papéis em cima da secretária para arrumar mais tarde. Se já acabaste o trabalho, arruma as coisas imediatamente.

>> Faz disso um hábito
Se arrumares sempre as coisas, depressa essa acção se tornará um hábito. Depois, é muito mais fácil, pois torna-se automático...

>> Toma atenção às transições
Durante o dia de trabalho, quando acabas uma tarefa e passas para outra, lembra-te de arrumar as coisas da tarefa que terminaste. Não comeces uma nova tarefa sem apagar os vestígios da tarefa anterior da tua secretária ou do computador!

>> Mantém as superfícies horizontais limpas e livres de tralha
As superfícies horizontais atraem tralha; lembra-te de as limpares e arrumares sempre.

>> Etiqueta tudo
Da mesma forma que as pastas do computador têm nomes, põe também etiquetas nas caixas, pastas,  e dossiers, para saberes sempre onde estão as coisas.

>> Avalia o sistema
De vez em quando, avalia o sistema que usas. Se já não estiver a funcionar, faz os ajustes necessários. Eu faço isso imensas vezes... é por isso que me farto de experimentar novos técnicas e aplicações... Mas não exageres (como eu), senão quem sofre é a tua produtividade...


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11/11/2013

Implementando o ZTD. Dia 5 - Fazer

Fazer é, provavelmente, o mais importante hábito do ZTD. Podemos organizar, simplificar, planear, rever, mas se não fizermos de facto as tarefas que temos... o resto de nada adianta.

O Leo aconselha os seguintes passos para fazer as tarefas:

1. Escolhe uma tarefa, de preferência uma das tarefas mais importantes (MIT) que planeaste para o dia.

2. Elimina todas as distrações antes de começares a trabalhar na tarefa (email, telemóvel, tralha em cima da secretária, etc.). Mas atenção, agora não é altura de te pores a arrumar a secretária em vez de fazer a tarefa - nada de procrastinar!

3. Estabelece um período de tempo para trabalhar na tarefa e não fazer absolutamente mais nada enquanto esse tempo não passar. Eu gosto muito da técnica Pomodoro; resumidamente, é trabalhar 25 minutos de forma concentrada, sem interrupções, e descansar 5 minutos. Podes ler mais sobre a técnica Pomodoro neste post.

4. Lida com as interrupções, escrevendo rapidamente num bloco de apontamentos a nova informação ou pedido ou tarefa que chegou. Não vale interromper a tarefa para fazer uma outra só porque alguém chegou, interrompeu e pediu outra coisa para ontem...

5. Não interrompas a tarefa para fazer outras coisas, como ver rapidamente o email... Quando essas vontades vêm é melhor fechar os olhos, respirar fundo e voltar à tarefa.

6. Lida com o inevitável. Às vezes vai ser impossível dizer não a uma coisa super urgente que surgiu enquanto estavas concentradíssimo na tua tarefa. Se tal acontecer, regista o que estavas a fazer, para quando voltares a pegar nessa tarefa saberes logo onde ias...

7. Relaxa... Respira, levanta-te da secretária, faz pequenas pausas, bebe água... 

8. Aahh... Quando acabares a tarefa, concede-te alguns minutos para fazeres outra coisa e relaxar, seja navegar na net. ir apanhar ar, conversar com um colega. Tu mereces!


Devo dizer que sou grande fã da técnica Pomodoro; às vezes faço blocos de trabalho de mais de 25 minutos, mas nunca mais de 50 minutos - mas isto tem muito a ver com o tipo de trabalho, se é mais ou menos exigente do ponto de vista intelectual. Quanto aos outros pontos... sobretudo o 2, o 4 e o 5... é mais difícil... Se tiveres os mesmo problemas em encontrar o foco com tanta distração à volta, aqui ficam alguns posts que podem ajudar:

O foco na era da distração
Mais foco: controlar e bloquear a internet
Mais foco: pequenas tarefas


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08/11/2013

Implementado o ZTD. Dia 4 - Planear

O hábito seguinte do ZTD é planear. Agora que tenho listas de coisas para fazer devidamente organizadas e um novo dia pela frente, como é que decido o que fazer?

Há 2 conceitos que são bastante importantes no ZTD: as Big Rocks (ou grandes rochas) e as MITs (most important tasks, ou tarefas mais importantes).

1. Big Rocks
As Big Rocks são coisas que queremos alcançar em determinada semana. Devem, portanto, ser planeadas semanalmente, não mais de 3-4 para cada semana. Por exemplo, uma Big Rock minha pode ser "escrever a introdução do artigo",

2. MITs
Em cada dia, ou na véspera, devemos planear as MITs, as tarefas mais importantes para esse dia; 3 MITs po dia é o número mágico. A ideia é fazer as MITs logo no início do dia de trabalho; após completar essas tarefas mais importantes, ficamos com uma sensação de realização e o resto do dia é canja! Uma MIT minha, relacionada com a Big Rock acima, seria "tirar artigos sobre o assunto X".


Outro conceito importante (que não vem referido neste capítulo do livro do Leo Babauta, mas parece-me adequado referi-lo aqui) são as batch tasks, isto é, tarefas menores que devem ser feitas de forma agrupada, ou seja, todas de uma vez só. Fazer telefonemas, enviar emails, arquivar papéis... coisas dessas.

Na prática, onde é que eu faço este planeamento diário e semanal? Na agenda de papel

Como referi aqui, no Evernote tenho as minhas várias listas, incluindo listas de tarefas, grandes e pequenas, para fazer em determinado mês. Quando planeio a semana (durante a revisão semanal, que é o 7º hábito do ZTD) olho para essa lista mensal para estabelecer as Big Rocks para a semana. Em cada dia, decido as MITs para  dia seguinte e também uma série de outras pequenas tarefas, que podem ser tarefas das listas ou outras coisas que vão surgindo em cada dia. Muitas destas pequenas tarefas nem chegam às listas do Evernote, sendo logo escaladas para determinado dia. Este planeamento faço na agenda de papel.

Decidi voltar a usar agenda de papel, que funciona também como caderno, caixa de entrada, etc., por um motivo muito simples: o meu trabalho não é só ao computador. Eu faço muito trabalho de laboratório, de microscópio, de bancada, e nesses momentos não estou ao computador e preciso de saber o que tenho para fazer. Quando tinha tudo digital, escrevia as tarefas para fazer no lab em folhas soltas, mas prefiro a organização da agenda.

Aqui fica, como exemplo, um dia de Janeiro passado, com as MITs, as tarefas mais pequenas, e os compromissos para esse dia.


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06/11/2013

Implementando o ZTD. Dia 3 - Processar

O hábito seguinte do ZTD é processar. Processar o quê? Toda a informação que chega até nós. Agora que temos locais específicos para capturar a informação e um sistema simples e confiável para organizá-la, resta saber como o fazer.

Processar é, portanto, esvaziar as caixas de entrada e tomar decisões rápidas acerca de cada email, cada papel ou cada informação que chega até nós.

As caixas de entrada devem ser esvaziadas, preferencialmente, todos os dias. Eu esvazio umas uma vez ao dia (como o tabuleiro no trabalho), outras várias vezes ao dia (como o email), outras de vez em quando (como o tabuleiro que tenho à entrada de casa; só as contas para pagar é que processo logo, o resto fica sempre uns dias no tabuleiro...). 

Em relação ao processamento das caixas de entrada, o Leo refere dois pontos importantes a considerar: minimizar as caixas, ou seja, ter o mínimo de inboxes possível, e dar conta delas, ou seja, não deixar que as caixas de entrada fiquem a abarrotar de coisas (como ter centenas de emails na inbox ou montanhas de papel no tabuleiro).

Mas como fazer o processamento?

Seja o email, seja um papel, deve tratar-se de imediato de cada item. Se for um email, é lê-lo logo e decidir o que fazer. O mesmo com cada pedaço de papel. 

As decisões relativas a cada item são várias:

apagar/jogar fora, se não for nada de interesse 
arquivar, se for algo que será preciso no futuro
fazer logo, se demorar menos de 2 minutos
adicionar a uma das listas do sistema, se for algo que precise de uma acção

Seja qual for a decisão, o item não deve continuar na inbox. 


Já mostrei no post anterior sobre o ZTD quais as minhas listas. Como temos vidas e trabalhos diferentes, as listas também o serão, e cada um deve testar que tipo de listas resultam melhor para si. Mas para terem uma ideia de como faço o processamento de um item que necessite de acção, aqui fica um exemplo real.

Recebi um email a anunciar um congresso muito interessante que se vai realizar no ano que vem. Decidi imediatamente que queria ir, mas, para tal, vários passos são necessários. Estes passos vieram-me logo à cabeça, pois é o normal quando se quer ir a um congresso:

- pagar a inscrição - adicionei à lista do mês corrente (2013-10), para fazer o mais depressa possível
- escrever e submeter um resumo para apresentação - adicionei à lista de 2014, que está dividida em meses; esta tarefa foi para fevereiro, visto que a data limite para submissão dos resumos é no fim desse mês
- reservar hotel - foi para a lista de 2014, mas para o mês de abril (o congresso é em maio)
- preparar a apresentação - também foi para o mês de abril de 2014

Assim, tirei todas estas preocupações da minha cabeça e coloquei-as no sítio apropriado. Cada tarefa ficou registada na altura adequada para ser feita. Entretanto, não tenho mais que pensar nisso.

No entanto, há tarefas e projectos que não têm um deadline como o congresso. Por exemplo, a bolseira de um dos nossos projectos de investigação já concluiu o trabalho prático de uma das tarefas. Com esse trabalho concluído, posso pegar nos dados e escrever um artigo. Coloquei então esse projecto na minha lista bucket @office; é um projecto importante que quero fazer, mas não tenho ainda uma altura específica para fazê-lo. Quando estiver a planear o trabalho (o hábito seguinte do ZTD), vou olhar para as minhas listas bucket e decidir o que vou fazer de seguida.

Quando as tarefas são mais ou menos rápidas e urgentes, nem chegam a nenhuma das listas. Vão directamente para a agenda de papel, onde planeio as tarefas mais importantes e as mais pequenas para cada dia. Por exemplo, se tiver que enviar um email importante a alguém, mas não me apetece fazer logo na altura em que me lembro, aponto na agenda para o dia seguinte (ou para um dia dessa semana em que dê jeito). É o que o Leo chama de "batch tasks", tarefas pequenas que devem ser agrupadas e feitas na mesma altura do dia, como enviar emails, fazer telefonemas, tratar de burocracias, etc. Mas mais sobre este planeamento no próximo post!

E assim, ao fim de 3 dias, já estabeleci as minhas caixas de entrada, criei um sistema simples e confiável e aprendi a processar a informação!

04/11/2013

Implementando o ZTD. Dia 2 - Sistema simples e confiável

Estabelecer um sistema simples e confiável é o quinto hábito do ZTD; no entanto, mudei-o para o segundo dia, pois faz mais sentido para mim, por já saber o tipo de listas que tenho que criar. No entanto, para quem nunca usou um sistema destes, é melhor seguir o ZTD original e implementar os vários hábitos pela ordem proposta pelo Leo.


Para o ZTD, o sistema simples e confiável tem 3 componentes (configuração, ferramentas, uso) e eu organizei-me da seguinte forma:


1. Configuração 

Um sistema simples consiste em caixas de entrada, calendário, listas e um sistema de arquivo.

Caixas de entrada 
Já falei aqui.

Calendário 
Continuo a usar o Google Calendar para tudo o que é compromisso com hora marcada, lembretes, tarefas específicas para determinado dia, tarefas que se repetem, etc. Mais sobre o GCal aqui.

Sistema de arquivo
Uso 3 arquivos: 2 digitais e 1 físico. São eles: o Evernote, o Dropbox e uma caixa de cartão.
No Evernote guardo sobretudo artigos da internet que li, gostei e quero guardar para voltar a ler ou consultar. Tenho também informações pessoais e da escola que consulto com frequência, assim como receitas, ideias de menus, etc. 
No Dropbox tenho tudo. Tudo o que é ficheiros de trabalho e pessoais, estão no Dropbox. Nunca mais tive que me preocupar com backups, pois o Dropbox faz isso sozinho e automaticamente. 
Finalmente, tenho uma caixa de cartão, devidamente organizada, para guardar papéis importantes. Falei sobre isso aqui.

Listas
Estas listas não são to dos diárias - não são listas de tarefas que têm que ser feitas em determinado dia. O Leo aconselha o mínimo de listas possível e as que eu uso actualmente são:



As listas com os meses têm tarefas específicas que quero fazer em cada mês. No seu livro The Power of Less, o Leo aconselha trabalharmos no máximo em 3 projectos ao mesmo tempo, e é isso que eu tento fazer. Tenho 3 grandes projectos para cada mês, assim como uma série de tarefas mais pequenas que devem ser feitas nesse mês.
As listas bucket têm tarefas/projectos que quero fazer mais tarde; é mais ou menos uma lista de algum dia/talvez. Quando tenho que escolher novos projectos para o mês seguinte, são estas listas que consulto.
Finalmente, a lista waiting contém coisas de que estou à espera.
Já tive mais listas, mas quis mesmo simplificar as coisas. O simplificar também faz parte do ZTD e falarei mais sobre isso noutro post.

2. Ferramentas

As ferramentas de produtividade que usamos devem ser o mais simples possível e não devem necessitar de muita manutenção.
Como sabem, eu já experimentei mil e uma ferramentas digitais e em papel... Já gastei mesmo muito tempo a fazer experiências e a brincar com as coisas, mas só assim é que me fui apercebendo do que é que funciona para mim.
Actualmente uso o Evernote e uma agenda em papel. No Evernote tenho as listas que descrevi em cima. Cada lista é uma nota que está dentro de um bloco de notas chamado TO DO. Tenho outro bloco de notas chamado DONE (onde ponho as coisas já feitas), e estes dois estão numa pilha chamada The Power of Less - é um lembrete para simplificar e focar-me no mais importante...
Uso também uma agenda para o planeamento diário e para fazer vários tipos de apontamentos, tal como descrevi aqui. O planeamento diário será discutido num outro post.

3. Uso

O sistema deve ser suficientemente prático e fácil de usar para que seja, de facto, usado diariamente. A verificação das listas é um dos hábitos mais importantes no ZTD. Eu verifico o calendário do google, as várias listas e a agenda em papel todos os dias, de manhã e ao fim da tarde, para poder planear bem as coisas (também processo as várias caixas de entrada várias vezes)...


01/11/2013

Implementando o ZTD. Dia 1 - Capturar

O primeiro hábito do sistema Zen To Done é capturar.
Capturar o quê? Tudo o nos venha à cabeça e toda a informação que chegue até nós. 

Para tal, devemos ter alguns sítios onde juntamos toda essa informação. As caixas de entrada ou inboxes mais comuns são o email, um tabuleiro de papéis no trabalho e outro em casa, o telemóvel, um caderno... Devemos ter o mínimo de caixas de entrada e estas devem ser simples e fáceis de usar, para que as usemos sempre.

Então, fiz o seguinte:

1. Estabeleci as minhas caixas de entrada


Tabuleiro à entrada de casa
Costumava pôr os papéis em cima da secretária, mas os gatos saltam lá para cima e espalham-nos. A maior parte das vezes os papéis nem chegavam à secretária, acabando por ficar na consola da entrada onde largamos as chaves. Também não resultava.
Então, fiz uma inbox que coloquei junto à porta de casa, para largarmos o correio e papéis que trazemos connosco aí. Quando é altura de processar, pego nos papéis todos e levo-os para o escritório.


Gaveta no trabalho
Tenho umas gavetinhas dentro do meu armário no meu gabinete no trabalho. Uma das gavetinhas é a caixa de entrada. Não uso muito porque não costumo receber coisas em papel no trabalho, mas está lá para quando é preciso.

Email
O email é talvez a inbox mais importante e tenho as minhas várias contas de email direccionadas para uma só caixa de entrada. É através do email que surge muita da informação que tenho que processar. Tenho 4 marcadores no email, que são suficientes para organizar o correio: pessoal, blog, work, waiting. Falarei mais no post sobre o processamento. 

Agenda/caderno
Recentemente voltei a usar agenda de papel, mas não a uso só como agenda. É onde aponto as tarefas para cada dia, dinheiro gasto, compromissos, etc. Como não ocupo a página inteira com tarefas e compromissos, uso a agenda também como caixa de entrada. 
Assim, evito andar com um caderno só para esse fim, que adicionaria mais peso à minha mala...
Esta inbox em papel é, para o Leo, a mais importante. Todo e qualquer pensamento ou informação importante que surja deve ser passado para o caderno para ser processado mais tarde. O caderno (quem diz caderno, diz post-its, cartões, etc.) deve andar sempre connosco. Eu não ando sempre com a agenda e quando não a tenho, uso o telemóvel para apontar as coisas. O telemóvel é, portanto, mais uma caixa de entrada.


2. Coloquei tudo nas caixas de entrada

Apanhei os papéis que estavam espalhados na secretária e coloquei-os na nova inbox à porta de casa. Fiz o mesmo com os papéis no trabalho.
Peguei na minha agenda e escrevi lá todas as tarefas que tenho neste momento em mãos e as que terei no futuro, tanto de trabalho como pessoais. Escrevi tudo o que me lembrei. Deitei tudo para o papel. Esvaziei a cabeça.


30/10/2013

Implementando o ZTD. Dia 0 - O que é o Zen To Done

Zen To Done é um sistema de produtividade criado pelo Leo Babauta. Resumidamente, o Leo pegou em vários outros sistemas de produtividade, como os desenvolvidos pelo David Allen e Stephen Covey, combinou-os e adaptou-os à sua vida. As ideias não são, portanto, originais, mas são sim um apanhado do melhor do GTD e de outras técnicas. 

Recentemente tenho pensado muito nisto dos sistemas de produtividade, o GTD, o ZTD, sobretudo devido aos recentes posts da Thais sobre GTD vs. ZTD. Já li o livro do Leo Babauta, Zen To Done, várias vezes e agora comecei finalmente a ler o Getting Things Done do David Allen. Mais tarde verei por mim mesma quais as diferenças e semelhanças entre os dois sistemas. Mas, por agora, vou focar-me no ZTD, que é o sistema que tenho usado para me organizar.

Como em tudo o que o Leo escreve, a simplicidade, a identificação do essencial e eliminação do que não interessa estão bem patentes no ZTD. Este sistema não servirá, portanto, para pessoas extremamente ocupadas, com uma infinidade de projectos e tarefas em mãos. Este sistema é, sim, o ideal para os minimalistas, os adeptos da vida simples, as pessoas que conseguem dizer não ao que não lhes interessa porque querem é focar-se naquilo que é mais importante.

O ZTD é um sistema simples que se foca no fazer e não no planeamento e no sistema. O Leo refere que, por mais fantástico que o GTD seja (o Leo usava o GTD), há muitas pessoas que têm problemas com ele (eu incluída), e o ZTD resolve alguns desses problemas. Não é que um seja melhor que o outro. As nossas vidas é que são diferentes e o que é bom para uma pessoa pode não funcionar para outra. 

O Leo refere em específico os 5 maiores problemas que as pessoas costumam ter com o GTD:

1. O GTD exige uma mudança de hábitos, todos ao mesmo tempo. O ZTD foca-se num só hábito de cada vez.

2. O GTD não se foca o suficiente no fazer, mas mais na captura e processamento da informação. O ZTD foca-se mais no fazer.

3. O GTD é demasiado destruturado para muitas pessoas, decidindo no momento que tarefa fazer a seguir. O ZTD cria hábitos de planeamento das tarefas diárias e semanais mais importantes.

4. O GTD tenta fazer demasiado, o que acaba por stressar algumas pessoas quando acabam com listas imensas de coisas para fazer. O ZTD foca-se na simplificação das tarefas e eliminação do que não interessa.

5. O GTD não se foca o suficiente nos objectivos, mas mais nas tarefas do dia-a-dia que nos aparecem à frente. O ZTD identifica o trabalho mais importante, aquele que devemos de facto fazer para atingir os objectivos.

Assim, no Zen To Done, o Leo combina os aspectos fantásticos do GTD com outros sistemas e aplica-o à sua vida. O livro explica como fazê-lo, passo a passo, e é isso que pretendo fazer nos próximos posts. 

Vou (re)aplicar o ZTD à minha vida. Durante os próximos dias, vou fazer um delete no meu sistema e nas minhas ferramentas, e começar do início, para que possa partilhar aqui a minha experiência. Vai ser giro!

O ZTD é um conjunto de 10 hábitos, os quais devem ser adquiridos um de cada vez ou no máximo dois de cada vez. O Leo aconselha a prática de cada novo hábito durante 30 dias e só depois passar para o hábito seguinte. 

Os 10 hábitos, que já descrevi neste post, são:

1. Capturar
2. Processar
3. Planear
4. Fazer
5. Sistema simples e confiável
6. Organizar
7. Rever
8. Simplificar
9. Rotina
10. Encontrar a paixão


Em cada dia vou implementar um dos hábitos e partilhar a minha experiência aqui. Não vou, no entanto, seguir a ordem proposta pelo Leo. Por exemplo, para mim faz mais sentido, depois de capturar toda a informação que anda espalhada pela casa e na casa, arranjar um sistema simples e confiável para organizar essa informação, e só depois processar tudo.

Para quem está interessado em saber mais sobre o ZTD aconselho a leitura do livro, disponível no Zen Habits em versão pdf e na Amazon em versão kindle. Há também uma tradução do livro para português do Brasil disponível gratuitamente aqui.

09/09/2013

Como implementar o Zen To Done, o sistema de produtividade do Leo Babauta

O Zen to Done é um sistema de produtividade criado pelo Leo Babauta, autor do blog Zen Habits. É um sistema simples e eficaz através do qual uma pessoa pode desenvolver hábitos que manterão todas as suas tarefas e projectos organizados, fazem com o dia de trabalho seja simples e estruturado, permitem que a secretária e caixas de entrada estejam sempre limpas, e fazem também com que o "zen to doner" consiga fazer o que tem a fazer, sem distracções. 

O Leo tem vários posts no Zen Habits sobre as várias fases do Zen To Done, ou ZTD, e publicou também um ebook sobre a implementação do método, Zen To Done: The Ultimate Simple Productivity System. O ZTD é o método que tenho usado há já algum tempo e neste post vou falar mais pormenorizadamente sobre a sua implementação.


Porquê o Zen To Done?

Inicialmente usava o GTD, Getting Things Done, mas deparei-me com vários problemas que o Leo refere. O GTD é um sistema fantástico, mas para mim e outras pessoas tem aspectos que não funcionam tão bem. Por exemplo, o GTD não se foca o suficiente no fazer, mas sim no juntar informação no sistema e processá-la; o GTD não prioriza as tarefas e, com tantas listas, pode complicar demasiado as coisas. Eu queria um sistema simples que se focasse mais no fazer as tarefas, em vez de se focar nos planos e no sistema.


O que é o ZTD?

O ZTD é um conjunto de 10 hábitos. Não é aconselhável implementar os 10 hábitos ao mesmo tempo (outro motivo que faz o GTD falhar para muitas pessoas, pois é uma série de novos hábitos que devem ser implementados de uma só vez), mas 2 ou 3 de cada vez. Os 10 hábitos são:


1. Capturar
Em todos os momentos devemos ter uma caixa de entrada que nos permita capturar ideias, pensamentos, tudo o que nos venha à cabeça e seja importante não esquecer. O Leo aconselha um pequeno bloco de notas; andei durante muito tempo com um pequeno Moleskine e uma caneta, mas agora uso o telemóvel para isso. Ou escrevo ou falo e gravo (já aqui disse que o smartphone foi das melhores compras que fiz nos últimos tempos). Quando estou a trabalhar, se me vier alguma coisa à cabeça, aponto numa folha de rascunho e depois de acabar a tarefa que tenho em mãos, processo essa nova informação. Não devemos ter muitas caixas de entrada. As minhas principais são o email, uma folha de rascunho na secretária, o telemóvel e uma caixa de entrada em casa para cartas e outros papéis. No trabalho, os papéis que chegam ficam em cima da minha secretária, numa zona específica; como gosto de ter a secretária sempre livre, processo os papéis com bastante frequência.


2. Processar
Processar é pegar em cada informação que foi capturada para as caixas de entrada e tomar decisões rápidas. Este processamento deve ser feito todos os dias para não deixar acumular informação nas caixas (sabe tão bem não ter emails na inbox...). As decisões a tomar sobre as informações são: fazer logo (se demorar menos de 2 minutos), deitar fora (se não interessar), arquivar, delegar ou colocar no calendário ou na lista de coisas para fazer mais tarde.


3. Planear 
O Leo sugere estabelecer para cada semana 3 Big Rocks, que são as tarefas mais importantes para completar nessa semana. Em cada dia devemos também estabelecer 3 Most Important Tasks, ou tarefas mais importantes, que são as 3 coisas que têm mesmo que ser feitas nesse dia e estão geralmente relacionadas com os 3 Big Rocks dessa semana. As 3 MITs devem ser feitas logo no início do dia de trabalho, pois se forem deixadas para o fim, o mais provável é não serem feitas...
Eu costumo planear tarefas mais importantes para o mês e em cada dia faço os MITs. Isto depende um pouco do tipo de trabalho da pessoa. No meu trabalho, são poucas as tarefas importantes que consigo completar numa semana, por isso planeá-las ao mês faz mais sentido. 


4. Fazer
Esta é a parte mais importante e mais complicada, aquela em que procrastinamos mais... As tarefas devem ser feitas uma de cada vez (single-task), sem distracções. Uma regra fundamental do ZTD é nunca, nunca, nunca fazer duas ou mais coisas ao mesmo tempo! Assim, primeiro devemos escolher uma tarefa (um dos MITs); depois, eliminamos todas as distracções (fechar o browser ou mesmo desligar a internet, pôr o telemóvel no silêncio e trancar a porta, se possível). A técnica Pomodoro funciona muito bem para completar as tarefas, sobretudo aquelas em que temos tendência para procrastinar mais. Basicamente, a técnica Pomodoro é trabalharmos de forma concentrada numa dada tarefa durante 25 minutos e, ao fim desse tempo, somos recompensados com 5 minutos para fazermos o que quisermos (ver email, navegar na net, etc.). Às vezes faço pomodoros de 50 minutos de trabalho e 10 de descanso, pois consigo focar-me de tal maneira no que estou a fazer que não quero parar ao fim de 25 minutos; ao fim de 50 é que começo a sentir algum cansaço. 


5. Sistema simples e confiável
Esta é a parte das listas. Com o GTD, tinha demasiadas listas. Prefiro simplificar as coisas... Como sabem, já experimentei muitas ferramentas para organizar as tarefas e projectos (Toodledo, Evernote, Google Tasks e outras), mas apercebi-me que o que interessa não é a ferramenta, mas sim o sistema. Seja qual for o programa que uso, organizo-o da mesma forma, com as mesmas listas de tarefas e projectos; falarei deste sistema num próximo post.


6. Organizar
Organizar é ter um lugar para tudo. Toda a informação deve ir para uma caixa de entrada e daí vai para o arquivo, para o calendário, para uma lista de coisas a fazer ou para o lixo. Nada fica por processar ou organizar. Tal como os livros, a roupa ou os sapatos, a informação deve ser sempre arrumada no devido lugar.


7. Rever
O sistema, as listas, os objectivos, tudo deve ser revisto semanalmente, num processo semelhante ao do GTD. Basicamente, a revisão semanal inclui rever as várias listas de coisas para fazer, as listas de projectos, as outras listas, se existirem (algum dia/talvez, à espera); devemos também planear as tarefas mais importantes para a semana seguinte e os MITs para o próximo dia de trabalho. Eu gosto de fazer esta revisão à sexta-feira à tarde, mas no final de cada dia de trabalho também verifico a lista de tarefas e planeio o dia seguinte.


8. Simplificar
Este é talvez um dos hábitos mais importantes para mim - simplificar, reduzir as tarefas que tenho para fazer, recusar projectos que não me interessam e focar-me no mais importante. 


9. Rotina
O Leo aconselha o estabelecimento de rotinas diárias. Eu sou fã de rotinas, ou ritmos (ritmos soa melhor), e já aqui falei sobre as suas vantagens, como estabelecer uma rotina matinal e uma rotina noturna. No trabalho também tenho rotinas. Por exemplo, de manhã quando chego gasto 1 pomodoro (25 minutos) a processar o email, dou um salto ao facebook e ao bloglovin, actualizo o meu ficheiro das contas da casa, e olho para o plano para esse dia - não sou capaz de chegar ao gabinete, ligar o computador e começar logo a trabalhar numa tarefa importante. À tarde, antes de sair, faço o mesmo: 1 pomodoro para limpar a caixa de entrada do email, verificar o plano para esse dia e o que foi feito, planear o dia seguinte, e ainda arrumo ficheiros que estejam desarrumados no computador...


10. Encontrar a paixão
Este último hábito é, de acordo com o Leo, um dos mais importantes: fazer trabalho que nos apaixone. Se gostarmos mesmo daquilo que fazemos, torna-se muito mais fácil não procrastinar e fazer as tarefas. A motivação é, claro, muito maior. No entanto, há quem não concorde com este conselho. O livro de Cal Newport que já aqui referi, So Good They Can't Ignore, fala precisamente da questão da paixão versus compentências, e é algo que eu gostaria de explorar num próximo post.


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