ANALISIS KEBUTUHAN PELATIHAN

ANALISIS KEBUTUHAN PELATIHAN Nama Penulis 1, Achmad Maulana Igbal Fichan 2, Fitria Rahma Wati 3, Husnul Mar’iyatul Ummah 4, Rizka Ayu Gita Pitaloka 5, Salasa Bella Aqida. Teknologi Pendidikan Fakultas Ilmu Pendidikan [email protected] Dr. Dedi Kuswandi, M.Pd., Ence Surahman, S.Pd., M.Pd. Makalah terdiri dari tiga bagian utama yakni pendahuluan, pembahasan dan penutup. Penjelasan masing-masing bagian adalah sebagai berikut: A. Pendahuluan Pelatihan sangat diperlukan dalam meningkatkan kualitas pegawai. Dalam kegiatan pelatihan terdiri dari perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi. Pelatihan harus direncanakan dengan baik dan tepat. Dalam perencanaan pelatihan, hal yang harus diperhatikan adalah analisis kebutuhan pelatihan. Analisis kebutuhan pelatihan merupakan sesuatu yang tidak terpisahkan dari perencanaan pelatihan. Dengan penyelenggaraan pelatihan berdasarkan pada hasil analisis kebutuhan pelatihan, maka dapat mengetahui kebutuhan-kebutuhan berkaitan dengan materi pelatihan yang dibutuhkan oleh peserta. Serta dengan analisis pelatihan dapat memutuskan terkait siapa sasaran peserta, siapa pemateri yang dibutuhkan, kapan diklat akan dilaksanakan, serta hal-hal lain yang terkait. Dengan pelaksanaan diklat berdasarkan AKD yang telah diadakan, maka sudah barang tentu bahwa diklat yang diselenggarakan adalah diklat yang mempunyai mutu sesuai dengan harapan. Analisis kebutuhan pelatihan bertujuan untuk mengidentifikasi kesenjangan antara kompetensi yang dimiliki pegawai dengan kompetensi yang dibutuhkan agar pekerjaan dapat dilaksanakan dengan sukses dan untuk menjawab tantangan yang akan datang. Perencanaan pelatihan yang dirancang dengan analisis kebutuhan pelatihan akan mempertimbangkan kebutuhan peserta dalam perencanaannya. Dengan analisis kebutuhan pelatihan, akan menghasilkan pelatihan yang lebih baik dan tepat. Tujuan disusunnya makalah ini adalah untuk menjelaskan analisis kebutuhan organisasi, menjelaskan analisis kebutuhan personal, memaparkan analisis kebutuhan kinerja/kompetensi, memaparkan analisis kebutuhan jabatan, menjelaskan workshop pengembangan perangkat analisis kebutuhan dalam pelatihan. Manfaat dari makalah ini adalah sebagai sumber dan bahan masukan bagi penulis lain untuk menggali pengetahuan tentang analisis kebutuhan pelatihan dalam proses pembelajaran. Metode penyusunan makalah dilakukan dengan mempelajari dan mengumpulkan data dari pustaka yang berhubungan dengan alat, baik berupa buku maupun informasi B. Pembahasan Analisis Kebutuhan Organisasi Analisis kebutuhan organisasi dilakukan untuk menentukan dimana pelatihan dapat dilakukan dan dimana seharusnya dilakukan dalam organisasi tersebut. Persaingan telah mendorong organisasi agar selalu meningkatkan kinerja organisasi. Organisasi berusaha mencapai keungulan bersaing dengan salah satu caranya adalah memaksimumkan kemampuan seluruh anggota organisasi. Penilaian kebutuhan pelatihan (training need assessment) merupakan langkah strategis untuk mengetahui program pelatihan yang tepat bagi organisasi dan anggota organisasi. Penilaian kebutuhan pelatihan sangat penting karena menyediakan informasi mengenai tingkat keahlian (skill) dan pengetahuan (knowledge) sumber daya manusia organisasi. Dengan informasi ini,diharapkan dapat mengetahui gap antara kebutuhan organisasi dan kapabilitas anggota organisasi. Pelatihan yang diselenggarakan dapat difokuskan untuk mengisi gap tersebut. Menurut (moore,1978) terdapat empat ketentuan yang menjadi dasar pengidentifikasian kebutuhan pelatihan. Ketentuan pertama yaitu D = M – I, dimana D = Deficiency M = Mastery dan I = initial skill. Tujuan nya agar menghindari instruksional pelatihan yang tidak diperlukan dan menghindari pemberian program yang sebenarnya telah dikuasai oleh anggota organisasi. Ketentuan kedua adalah organisasi perlu mengetahui value yang akan diperoleh dari program pelatihan tersebut. Hasil yang ditunjukan oleh anggota organisasi merupakan nilai yang telah diperoleh dalam pelatihan tersebut. Ketentuan ketiga adalah organisasi perlu mengetahui secara pasti bahwa kebutuhan pelatihan memang karena pengetahuan karyawan yang tidak memadai. Ketentuan keempat dalam penentuan kebutuhan pelatihan adalah urutan prioritas, dari beberapa kebutuhan tersebut tentu ada kebutuhan yang lebih penting dari yang lain nya. Dan juga penentuan prioritas ini dilakukan karena pertimbangan nilai yang diperoleh dan biaya tertentu yang tersedia. Analisis Kebutuhan Personal Analisis kebutuhan personal ditujukan kepada orang itu sendiri, analisis ini berkaitan dengan orang-orang yang berada di dalam organisasi yang membutuhkan pelatihan dan pengembangan di bidang tertentu. Analisis individu membantu untuk menentukan apakah penurunan kinerja disebabkan oleh kurangnya pengetahuan, kemampuan, atau keterampilan, kemudian untuk menentukan individu yang membutuhkan training dan menentukan kesiapan individu dalam mengikuti pelatihan. Analisis individu dapat dilakukan melalui identifikasi karakteristik dari individu tersebut, input (memahami apa, bagaimana, dan kapan dalam melaksanakan pekerjaan), output (ekspektasi dari hasil kerja), konsekuensi, dan feedback. Kinerja atau hasil kerja individu dapat diambil dari data penilaian kinerja dan dibandingkan dengan tingkat yang diharapkan atau kinerja standar yang ditentukan. Jadi kita bisa mengetahui kekurangan dan kelebihan apa saja yang dimiliki oleh individu tersebut. Dari data inilah nantinya bisa disusun sebuah materi training yang bisa memperkuat kelebihan dan memperbaiki kelemahan individu yang bersangkutan. Analisa Kebutuhan personal akan ditetapkan levelnya oleh organisasi yang bersangkutan. Seorang individu akan diberikan assessment untuk mengetahui level kompetensinya. Jika misalnya dari semua jenis kompetensi ada yang nilainya rendah, maka mahasiswa tersebut akan mendapatkan training tambahan untuk mengasah kompetensi yang dirasa masih kurang. Analisis Kebutuhan Kinerja/ Kompetensi Langkah selanjutnya dalam analisis pelatihan adalah menyelidiki kesenjangan antara kinerja saat ini dan yang dibutuhkan untuk mengidentifikasi kompetensi, keterampilan atau pengetahuan yang dibutuhkan. Ini akan membantu mengidentifikasi secara tepat persyaratan pelatihan dan akan mendukung penyampaian pelatihan yang efektif dan terfokus. Pengukuran kinerja yaitu perbandingan hasil aktual yang dicapai karyawan dengan pernyataan hasil yang diinginkan dari suatu pekerjaan. Setiap perbedaan dapat dianggap sebagai kesenjangan atau kebutuhan pelatihan karyawan individu. Seorang supervisor dan karyawan menetapkan standar kinerja, kinerja dikumpulkan dan ditinjau oleh mereka. Pengawas dan karyawan yang mengidentifikasi kebutuhan pelatihan. Menetapkan standar kinerja adalah paruh pertama kinerja pengukuran. Paruh kedua adalah perbandingan kinerja karyawan dengan standar. Biasanya berbentuk file review kinerja tahunan. Review tahunan umumnya berbentuk wawancara. Dapat dilakukan dengan: Pengumpulan Data Kinerja Pertama, pengawas mengumpulkan semua data kinerja untuk setiap standar. Review Data Kinerja Ketika data dikumpulkan, itu harus dibandingkan dengan setiap standar untuk menentukan seberapa baik standar tersebut dipenuhi. Dalam prosesnya, standar harus ditempatkan dalam tiga klasifikasi: standar terpenuhi, standar terlampaui, dan standar tidak terpenuhi. Pemberitahuan Karyawan Pedoman untuk menetapkan waktu dan lokasi untuk tinjauan kinerja Wawancara tinjauan kinerja harus dimulai dengan pernyataan tujuannya: untuk meninjau kinerja menjadi standar selama setahun terakhir, membuat rencana untuk menutup kesenjangan kinerja, dan menetapkan standar untuk tahun berikutnya. Kesenjangan pengembangan dan rencana apa pun yang dibuat untuk perbaikannya adalah jenis informasi yang dibutuhkan oleh departemen pelatihan untuk membantu. Analisis Kebutuhan Jabatan Menurut Gorys Keraf (2004:64) “Analisis adalah sebuah peroses untuk memecahkan suatu kedalam bagian-bagian yang saling berkaitan dengan satu dengan yang lainnya.” Sedangkan menurut Anderson dan Kratwohl (2010:120) analisis adalah sebagai perluasan dan memahami atau sebagai pembuka untuk mengevaluasi atau mencipta. Menganalisis mencangkup belajar untuk menentukan potongan-potongan informasi yang relevan atau penting (membedakan), menentukan cara-cara untuk menata potongan- potongan informasi tersebut (mengorganisasikan), dan menentukan tujuan dibalik informasi itu (mengatribusikan). Rivai (2009:840) mengemukakan bahwa bagan teori hierarki kebutuhan Maslow merupakan penanda rangkaian kebutuhan seseorang yang selalu mengikuti alur hierarki tersebut. Semakin tinggi tingkat kebutuhan seseorang, atau semakin bergerak ke atas tingkat kebutuhan seseorang, maka semakin sedikit kebutuhannya, karena kebutuhan yang lain dianggap sudah terpenuhi, serta semakin sedikit juga orang yang memang mencapai level atas tersebut. Sedangkan menurut murray dalam alwison (2007:218) kebutuhan atau needs adalah konstruk mengenai kekuatan otak yang mengorganisir berbagai proses seperti persepsi, berfikir, berbuat untuk mengubah kondisi yang ada dan tidak memuaskan. Secara etimologi, kata jabatan berasal dari kata dasar “jabat” yang ditambah imbuhan –an, yang berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia diartikan sebagai “pekerjaan (tugas) dalam pemerintahan atau organisasi yang berkenaan dengan pangkat dan kedudukan.” Menurut Kantor Kementerian Wilayah Sumatera Selatan (kakanwil) (2019) jabatan merupakan kedudukan yang menunjukan tugas, fungsi, tanggung jawab, wewenang, dan hak seorang pegawai ASN dalam suatu satuan organisasi. Dari pengertian – pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa analisis kebutuhan jabatan merupakan suatu proses menentukan kebutuhan yang penting untuk mengetahui apa saja yang diinginkan dalam menjalankan sebuah pekerjaan / tugas berdasarkan pangkat atau kedudukan yang dimilikinya. Menurut Herman Sofyandi (2008:90) analisis jabatan merupakan suatu proses yang sistimatis untuk mengetahui mengenai isi dari suatu jabatan (job content) yang meliputi tugas-tugas, pekerjaan-pekerjaan, tanggung jawab, kewenangan, dan kondisi kerja, serta mengenai syarat-syarat kualifikasi dari suatu jabatan (job specification) yang dibutuhkan seperti pendidikan, keahlian, kemampuan, pengalaman kerja, dan lain-lain, agar seseorang dapat menjalankan tugas-tugas dalam suatu jabatan dengan baik. Menurut Muafi dalam jurnal (2018) analisis kebutuhan jabatan memiliki fungsi utama untuk meningkatkan kinerja organisasional dan individu dalam organisasi. Implementasi analisis jabatan dapat membantu karyawan dalam memahami jabatan yang sedang dan akan ditempati. Analisis kebutuhan jabatan diperlukan untuk mengumpulkan informasi-informasi guna menyusun deskripsi pekerjaan (job description), spesifikasi pekerjaan (job specification), dan evaluasi pekerjaan (job evaluation). Analisis kebutuhan jabatan memiliki kaitan dengan berbagai fungsi dari manajemen sumber daya manusia, karena dapat menghasilkan deskripsi jabatan atau pekerjaan yang berisi gambaran mengenai isi dari suatu jabatan baik yang menyangkut tugas atau pekerjaan, standar kinerja (performance standard), dan bobot jabatan (job value), maupun persyaratan pemangku jabatan (job specification) yang akan dapat digunakan sebagai dasar untuk melaksanakan pekerjaan. Analisis kebutuhan jabatan bertujuan untuk : Menetapkan spesifikasi karyawan, yaitu dengan analisis jabatan, maka dapat dimiliki persyaratan kepegawaian, dan juga dapat diberikan pengertian mengenai tugas yang terkandung dalam suatu jabatan, serta persyaratan yang harus dipenuhi oleh setiap orang yang menduduki suatu jabatan agar pekerjaan terlaksana dan berhasil. Menentukan kebutuhan pelatihan, yaitu dengan menggunakan hasil analisis jabatan maka dapat diketahui kemampuan maupun keahlian apa yang dibutuhkan karyawan sehingga dapat ditentukan program pelatihan yang sesuai dengan kebutuhan karyawan tersebut dalam membantu pelaksanaan pekerjaannya. Menentukan peringkat, yaitu dengan analisis jabatan maka dapat diketahui bobot dari suatu jabatan sehingga dapat dinilai dan dibandingkan antara jabatan yang satu dengan jabatan lainnya, dan dapat disusun peringkat jabatan dalam organisasi. Mengembangkan metode, yaitu dengan analisis jabatan dapat dilakukan perbaikan terhadap berbagai metode kerja dalam suatu jabatan Adapun manfaat dari analisis kebutuhan jabatan menurut Herman Sofyandi (2008:90) dan Dewi Hanggraeni (2012: 28) adalah untuk: Memberikan gambaran mengenai tantangan yang bersumber dari lingkungan yang dapat mempengaruhi pekerjan karyawan. Menghilangkan persyaratan jabatan yang sebenarnya tidak diperlukan karena didasarkan pada pemikiran yang diskriminatif. Menemukan unsur-unsur pekerjaan yang mendorong maupun yang menghambat kualitas kerja karyawan. Merencanakan ketenagakerjaan di masa depan. Menyesuaikan lamaran yang masuk dengan lowongan pekerjaan yang tersedia. Membantu dalam menentukan kebijakan dan program-program manajemen sumber daya manusia, seperti perencanaan, pelatihan dan pengembangan karir, apakah karyawan sudah memenuhi spesifikasi keahlian yang memadai untuk mengerjakan tugas ataukah membutuhkan pelatihan karena masih ada kesenjangan antara tuntutan pekerjaan dengan keahlian yang dimiliki karyawan. Menentukan standar prestasi yang realistis yaitu kriteriakriteria yang harus dipenuhi untuk menyatakan bahwa suatu pekerjaan berhasil dikerjakan dengan baik, sehingga dapat dibandingkan antara hasil nyata kerja dengan standar yangditetapkan. Berperan dalam penempatan karyawan agarsesuai dengan tingkat pengetahuan, keahlian, dan pengalaman yang dibutuhkan. Mengidentifikasi hubungan antara penyelia(supervisor) dengan bawahan. Memudahkan dalam mendesain ulang terutama bila terjadi merger, akuisisi, dan perampingan organisasi. Memperkirakan nilai kompensasi yang tepat untuk masing-masing jabatan sesuai dengan beban kerja,kondisi kerja, kewajiban, dan spesifikasi jabatan yang dibutuhkan dalam posisi tertentu. Workshop Pengembangan Perangkat Analisis Kebutuhan Dalam Pelatihan Pengertian Workshop Workshop adalah suatu kegiatan yang dilakukan sekelompok orang dengan persamaan keahlian, minat serta latar belakang untuk menyelesaikan masalah dan mendapatkan pelatihan teori dan praktek pada suatu bidang Ciri-ciri Workshop Adapun ciri-ciri workshop antara lain, yaitu: Topic atau permasalahan yang dibahas umumnya berasal dari peserta workshop Dalam menyelesaikan permasalahan yang dibahas menggunakan metode musyawarah atau menganalisis Peserta workshop harus aktif dalam berpartisipasi sehingga permasalahan dapat diselesaikan dengan baik Workshop dilakukan oleh beberapa ahli pada bidang tertentu sesuai dengan pembahasan workshop Workshop dilakukan dengan komunikasi dua arah antara pemateri dan peserta Manfaat Workshop Kegiatan workshop bermanfaat untuk meningkatkan kualifikasi profesi sera meningkatkan keterampilan dan kualitas diri. Selain itu, workshop juga bermanfaat dalam melatih kerjasama antar peserta. Tujuan Workshop Tujuan dari kegiatan workshop adalah untuk memberikan ilmu baru kepada peserta melalui diskusi dan praktek. Jenis-jenis Workshop Berdasarkan Lembaga atau Organisasi Tergantung pada lembaga atau organisasi yang menyelenggarakan. Dontohnya workshop dalam dunia pendidikan dengan membahas permasalahan dalam pendidikan dan menyelesaikan masalah tersebut. Berdasarkan Waktu Jenis workshop berdasarkan waktu pelaksanaannya dibagi menjadi dua macam, yaitu: Workshop beruntun, dilaksanakan pada waktu tertentu dan secara terus-menerus. Biasanya dilakukan selama 3 hari beruntun. Workshop berkala, dilakukan dengan jangka waktu mingguan atau bulanan. Berdasarkan Sifat Workshop mengikat, workshop yang diadakan oleh orang atau lembaga tertentu dengan membahas masalah program kerja yang hasilnya mengikat semua peserta. Contohnya, standarisasi ISO Workshop tidak mengikat, peserta tidak wajib mengikuti dan melaporkan hasil dari workshop tersebut. Susunan Acara Workshop Sambutan Pelaksana Workshop Disampaikan oleh ketua pelaksana workshop yang berisi latar belakang dilaksanakannya workshop, garis besar pelaksanaan workshop, dan sebagainya. Pembukaan Upacara pembukaan yang dipimpin ketua pelaksana. Biasanya dengan menyanyikan Indonesia Raya. Acara Inti Penyampaian materi oleh narasumber yang didalamnya terdapat praktik dari materi yang disampaikan. Terdapat sub program yang berisi pemaparan tujuan tema workshop, serta penyampaian permasalahan secara jelas oleh pemateri untuk mengajak peserta berpendapat. Diskusi Diskusi termasuk dalam acara inti, dengan adanya sesi sharing dan tanya jawab. Penutup Acara terakhir dalam workshop dengan mengambil kesimpulan dari tema yang dibahas pada workshop. Peserta Workshop Pesertanya adalah orang yang mampu menguasai materi atau ingin mendalami materi, atau bisa juga orang awam. Waktu Pelaksanan Workshop umumnya diselenggarakan selama 1-3 hari dengan durasi 5-9 jam perhari. C. Penutup Pelatihan merupakan usaha belajar mengajar yang dilaksanakan untuk meningkatkan kompetensi karyawan terkait dengan pekerjaan, kompetensi yang dimaksud adalah pengetahuan, keterampilan, dan sikap. Tujuan dari pelatihan adalah untuk menguasai serta menerapkan pengetahuan, keterampilan, dan sikap yang diperoleh dari pelatihan yang diikuti. Program pelatihan bertujuan untuk meniadakan kesenjangan antara kompetensi yang dimiliki pegawai dengan kompetensi yang dibutuhkan agar pekerjaan dapat dilaksanakan dengan sukses dan untuk menjawab tantangan yang akan datang. Alangkah baiknya makalah ini dapat menjadi salah satu sumber belajar dalam pengembangan pelatihan bagi pembaca. Serta makalah ini dapat bermanfaat bagi penyusun dan pembaca. Daftar Pustaka: Alwisol. 2007. Psikologi Kepribadian. Malang: UMM Press Anderson, Lorin W & David R. Krathwohl. 2010. Kerangka Landasan untuk Pembelajaran, Pengajaran, dan Asesmen (Revisi Taksonomi Bloom). Yogyakarta: Pustaka Pelajar Gamelab.id. (2019). Memahami Perbedaan Workshop, Training dan Seminar. Online: https://gamelab.id/news/115-memahami-perbedaan-workshop-training-dan-seminar diakses 21 Febuari 2021. Hanggraeni, Dewi. 2012. Manajemen Sumber Daya Manusia, Jakarta. Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia. Herman, Sofyandi. 2008. Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta : Graha Ilmu Kakanwil Sumatera Selatan. 2009. https://sumsel.kemenkumham.go.id/index.php/berita-kanwil/berita-utama/3692-jabatan-merupakan-kedudukan-yang-menunjukan-tugas-fungsi-tanggung-jawab-wewenang-dan-hak-seorang-pegawai-asn-dalam-suatu-satuan-organisasi diakses pada 21 Februari 2021 Keraf, Gorys. 2004. Komposisi: Sebuah Pengantar Kemahiran Bahasa. Flores: Nusa Indah Ismail, I. (2020). Pengertian Workshop dan Perbedaannya dengan Training dan Seminar, Online: https://accurate.id/marketing-manajemen/pengertian-workshop/ diakses 21 Febuari 2021. Kho, Budi. (2018). Analisis Kebutuhan Pelatihan (Training Needs Analysis) dan Jenis-Jenisnya. Online: https://ilmumanajemenindustri.com/analisis-kebutuhan-pelatihan-training-needs-analysis-jenis-analisis-kebutuhan-pelatihan/ diakses 21 Febuari 2021. McConnell, J.H. 2003. How to Identify Your Organization’s Training Needs. America: American Management Association. Moore, dkk.1978. Training Needs Analysis: Review and Critique. Muafi. 2018. PEMAPARAN DALAM KEGIATAN FOCUS GROUP DISCUSSION; ANALISIS JABATAN DAN MANFAATNYA BAGI ORGANISASI PEMERINTAH. AJIE - Asian Journal of Innovation and Entrepreneurship, 3(1), 43, (Online). Dari (https://journal.uii.ac.id/ajie/article/view/10013), diakses pada 20 Februari 2021 Rivai, Veithzal dan Sagala, Ella Jauvani. 2009. Manajemen Sumber Daya Manusia untuk Perusahaan dari Teori ke Praktik. Jakarta: PT Raja Grafindo. Wulandari, R. 1997. Penilaian Kebutuhan Pelatihan: Tantangan dan Solusi. 8