Master. MRU.

Școala Națională de Studii Politice și Administrative Facultatea de Comunicare și Relații Publice MASTERAT Comunicare managerială și resurse umane Analiza muncii ca bază a politicilor de resurse umane Patricia Ruxandra NICULAE Septembrie, 2013 Cuprins Introducere / 2 Capitolul 1. Politici ale resurselor umane / 3 Capitolul 2. Analiza muncii / 4 2.1. Definiție. Caracteristici generale / 4 2.2 Rolul analizei muncii în politicile de resurse umane / 6 Capitolul 3. „Analist financiar”. Studiu de caz / 7 Concluzii / 9 Bibliografie / 10 ANEXE Introducere Într-o organizație, de regulă, obiectivele și scopurile ajung să fie atinse prin respectarea prevederilor politicilor adoptate în organizația respectivă. Mi-am ales această temă, în primul rând, deoarece consider că politicile de personal au la bază analiza muncii. Altfel spus, analiza muncii este elementul primordial cu ajutorul căruia măsurile adoptate de organizație prin politicile de personal pot fi respectate. În al doilea rând, motivul pentru care mi-am ales această temă, este faptul că doresc să arăt importanța analizei muncii în respectarea politicilor de personal. În urma unor studii realizate de către mai mulți cercetători în domeniu, un număr mare de organizații nu ajung să își atingă scopurile și obiectivele, pentru că nu oferă o importanță îndeajuns de mare analizei muncii. Această lucrare nu își propune să identifice metodele și tehnicile prin care se realizează analiza muncii și nici de a descrie cum se realizează acest proces, ci își propune a demonstra și a argumenta prin exemple concrete și un studiu de caz faptul că analiza muncii stă la baza politicilor de resurse umane. Obiectivul general al acestei lucrări este identificarea rolului analizei muncii în respectarea politicilor de resurse umane. Obiectivele specifice sunt următoarele: Identificarea rolului politicilor de personal într-o organizație. Identificarea rolului analizei muncii într-o organizație. Dacă în primul capitol voi defini politicile de resurse umane și voi enumera câteva exemple dintre acestea, în al doilea capitol, voi arata ce înseamnă analiza muncii și voi încerca să argumentez rolul acesteia în politicile de personal. Al treilea capitol cuprinde un studiu de caz despre analiza muncii preluat dintr-o carte de specialitate, pe care l-am comentat într-o manieră proprie. În același timp, doresc să menționez că scopul alegerii acestei teme este evaluarea interesului meu pentru Masteratul în Comunicare Managerială și Resurse Umane, dar și pentru tema aleasă. Capitolul 1. Politici ale resurselor umane Politicile de personal reprezintă ”măsurile adoptate de firmă în modul de organizare și utilizare a resurselor umane și vizează atingerea scopurilor, stabilind liniile directoare în domeniul personalului.” Manolescu, 2001, 140). În același timp, politicile de personal pot fi văzute ca fiind un ”ghid sau cadru de acțiune pentru toți aceia care își asumă responsabilitățile manageriale în domeniul resurselor umane.” idem Politicile sunt adoptate în resurse umane cu scopul de a asigura competitivitatea și succesul unei organizații. Astfel, consider că este nevoie de existența unor politici de personal în cadrul cărora obiectivele trebuie sa fie menționate cu o mare specificitate, să fie adecvate și sa aibă o bază reală și legală. În acest sens, specialiștii în domeniul resurselor umane au rolul de a defini, elabora și propune o politică care, odată acceptată, trebuie să ”devină sau să servească ca punct de referință pentru elaborarea programelor sau procedurilor de personal, precum și a deciziilor în acest domeniu.” idem, 138 Michael Armstrong a facut o delimitare între politicile de personal și obiectivele, strategiile și procedurile de personal. Pentru acesta, obiectivele de personal ”sintetizează sau exprimă într-o formă concretă scopurile avute în vedere.” idem Adică acestea sunt caracteristici cantitative sau calitative ale scopurilor urmărite. Strategiile de personal descriu drumul către realizarea obiectivelor, reprezentând baza fundamentală în elaborarea politicilor de personal din principalele domenii al managementului resurselor umane. Așa cum menționează mai mulți specialiști în domeniul resurselor umane, politicile de personal trebuie să îndeplinească o serie de cerințe pentru a-și atinge obiectivele. Asfel, ele trebuie ”să fie în concordanță cu obiectivele, strategiile și politicile generale ale organizației, să reflecte și să susțină valorile organizației referitor la modul în care trebuie tratați oameni, să acopere domeniile de activitate cele mai importante ale funcțiunii de personal, să fie în concordanță cu legislația în domeniu, să fie corelate și să se sprijine reciproc” idem, 141 În urma unor cercetări, s-a constat ca angajații dintr-o organizație pot fi grupați în patru categorii: angajați cu performanțe înalte și cu potențial de dezvolate, angajați cu performanțe medii și înalte, fara potențial de angajare, angajați cu probleme de adaptare și cu potențial redus de perfecționare și angajați cu performanțe aleatoare. Stanciu, 2001, 87 Consider că pentru fiecare dintre aceste patru categorii de personal este nevoie de adoptarea unor strategii și astfel, elaborarea unor politici de personal pentru a crește competitivitatea și pentru a atinge toate obiectivele organizației. Exemple de politici de personal specifice resurselor umane sunt nenumărate, printre care: politica egalității șanselor, politica de dezvoltare a angajaților, politica implicării și participării, politica recompenselor, politica de protecție sau siguranță și sănătate, politica motivării, polica recrutării. Capitolul 2. Analiza muncii 2.1. Definiție. Caracteristici generale În eseul de față voi folosi conceptul de analiză a postului sinonim cu analiza muncii, operaționalizând termenul ”muncă” deoarece consider ca acesta desemnează un cadrul prea general pentru tema tratată. Postul este definit de către L. Pierre ca fiind ”acea poziție care este în același timp geografică, ierarhică și funcțională, și de un anumit nivel profesional, care se descrie în funcție de competență, pregătire și remunerare.” Pierre apud Manolescu, 2001, 158 Postul, prin definiție, presupune patru componente ce trebuie descrise în fișa lui: obiective, sarcini, autoritate, responsabilități. Obiectivele postului presupun definirea calitativă și cantitativă a scopurilor avute în vedere la crearea sa. Se regăsesc și în obiectivele firmei ca obiective individuale. Acestea se îndeplinesc prin efectuarea sarcinilor (acțiuni ce le revin indivizilor din organizație). Autoritatea exprimă limitele în cadrul cărora titularul postului are dreptul de a acționa pentru realizarea obiectivelor. Responsabilitatea reprezintă obligația de a îndeplini sarcinile și atribuțiile pentru titularul postului. Ea trebuie să fie corelată cu sarcinile și autoritatea. Analiza posturilor este definită ca ”studierea detaliată, complexă a acestora din punct de vedere al factorilor determinabili de influență, al atribuțiilor ce le revin, al naturii lor, al condițiilor necesare îndeplinirii corespunzătoare a obligațiilor și asumării responsabilităților, al nivelului de pregătire cerut titularilor lor, al condițiilor ocupării lor.” Manole, 2006, 71 În lucrarea ”Managementul resurselor umane” Constantin și Constantin, 2002, 16 a lui Ticu Constantin, analiza postului este definită ca fiind ”o investigație sistematică a sarcinilor pe care le are de îndeplinit ocupantul unui post, a îndatoririlor și a responsabilităților acestuia și a caracteristicilor profesionale și psihologice pe care trebuie să le aibă ocupantul unui astfel de post.” De exemplu, dacă aleg postul de secretară într-o organizație, rezultatele analizei muncii poate releva criteriile performanței acesteia: “viteza de operare cu un procesor de text, promptitudinea în îndeplinirea sarcinilor și controlul funcționarilor în subordine.” Iosif, 2001, 53 Astfel, munca secretarei poate fi evaluată ca cerând efort mic, o deprindere bună și condiții normale de muncă. Cu aceste informații i se poate proiecta postul. De regulă, analiza postului presupune raspuns la următoarele întrebări: ”a. Ce implică postul și ce fel de persoană trebuie angajată pe post? b.Care sunt sarcinile și responsabilitățile postului? c.În ce fel sunt considerate și grupate sarcinile unui post? d.Cum trebuie definit sau proiectat un post pentru a spori motivarea și performanța deținătorului acestuia? e.Ce fel de comportamente deține postul? f.Care sunt cerințele fizice, mentale și emoționale ale postului? g.Ce fel de persoană (trăsături și experiență) este cea mai potrivită pentru post? h.Care sunt cerințele de muncă sau cerințele de sănătate și siguranță?” Manolescu, 2001, 163 În concluzie, analiza posturilor nu reprezintă analiza indivizilor care le ocupă, ci se referă strict la conținutul și cerințele postului. Raspunsul la aceste întrebări ajută la diferențierea posturilor și la identificarea persoanei care ar putea ocupa postul respectiv. Moldovan- Scholz, 2000, 28 Analiza posturilor necesită un grad ridicat de coordonare și cooperare între compartimentul de personal și manageri. Această ”munca” este împarțită astfel: - Specialiștii în resurse umane - ”pregătesc și coordonează elaborarea metodelor și procedeelor folosite pentru analiza posturilor, elaborează descrierea și specificația funcției care urmează a fi revăzute de manageri, consultă experți externi în cazul unor analize speciale, dificile sau neuzuale.” Rotaru si Prodan, 2001, 61 - Managerul – ”efectuează completări și asistă analiza funcției, se ocupă cu revederea și asigurarea preciziei descrierii și specificației funcției, poate solicita analiza sau reanaliza postului, elaborează și stabilește standardele de performanță, cu asistența specialiștilor.” Rotaru și Prodan, 2001, 61 Viorel Lefter în lucrarea ”Managementul resurselor umane. Teorie și practică” Lefter, 2008, 204 este de părere ca analiza muncii are succes dacă ”se încadrează într-o politică coerentă de resurse umane”, dacă este realizată de un personal competent unde există o bună colaborare și dacă obiectivele sunt clare. 2.2. Rolul analizei postului în politicile de personal Dacă în primele secțiuni ale aceestui eseu am ales să identific ce înseamnă o politică de personal și ce înseamnă analiza muncii, ce presupun acestea și care este rolul lor într-o organizație, în acest subcapitol doresc să arăt relația dintre cele două și, mai ales, să evidențiez rolul (principal) pe care analiza muncii îl deține în respectarea politicilor de personal adoptate în organizații. Un exemplu este cel ce privește politica de recrutare a unui firme. Aceasta cere să fie respectate anumite principii: candidații și potențialii angajați să fie informați asupra datelor esențiale și a condițiilor de muncă; candidații pentru posturile libere să fie identificați având ca punct de pornire calificarea ceruta de fiecare post. Radu, 2004, 44 Sunt de părere că de aici reiese faptul că analiza postului este elementul primordial pentru a respecta această politică, deoarece aceasta oferă informații clare despre sarcinile, atribuțiile, responsabilitățile, poziția, ocupația noului angajat. Astfel, acesta va primi informații eligibile despre ce urmează să presteze la locul de muncă, după ce el este ales conform criteriilor cerute de post. Mai mult decât atât, există și politica paternalistă a unei organizații. Prin aceasta se înțelege că organizația respectivă face tot posibilul pentru a evita șomajul. În cazul în care acest lucru nu este posibil, organizația își asumă responsabilitatea de a găsi locuri de muncă pentru persoanele disponibilizate. În acest caz se vorbește mai mult de o reproiectare a postului. Cu atat mai mult, susțin faptul că aceste lucruri nu se pot realiza fară analiza posturilor. Prin politica de sănătate și securitate a muncii, se dorește siguranța angajatului. După ce i se analizează postul, acesta este informat despre riscurile posibile în ocuparea unei funcții. În același timp, se pot stabili metode de muncă specifice în vederea aplicării respectării normelor de protecție. Politica de dezvoltare a angajaților în organizație sau politica de integrare instituțională se referă la măsurile care pot fi luate pentru ca un angajat să își dezvolte abilitățile de lucru, dar și personalitatea. În același timp, această politică presupune permutări de personal, recalificări, adaptări la noile condiții de muncă. Dupa analiza postului, angajatul primește informații despre modalitatea de dezvoltare și pregătire pentru progresul său în carieră. În același timp, îi arată acestuia care sunt așteptările de la el, dacă va fi promovat. Și în acest caz, analiza postului sta la baza politicii. Analiza posturilor creează o bază pentru elaborarea deciziilor de personal, care la randul lor operaționalizează strategiile și politicile din acest domeniu. Consider că actualizarea politicilor nu poate fi realizată fară verificarea cunoștințelor despre posturi. Prin urmare, pot afirma că analiza muncii reprezintă baza politicilor în ceea ce privește deciziile de personal. Capitolul 3. ”Analist financiar”. Studiu de caz Prezentarea situației: Firma BETACHIM SA, ce are ca obiect de activitate fabricarea și comercializarea de produse specifice industriei chimice, este preluată într-un procent de 60% de către un investitor străin. Are loc un proces de reproiectare al sistemului de management și astfel, se ajunge la înființarea departamentului numit ”Managementul resurselor umane”. Una dintre cele mai importante prime acțiuni care a avut loc în cadrul acestui departament a fost analiza posturilor și elaborarea de fișe ale posturilor nou create. După atingerea acestui obiectiv, activitatea de analiză va fi redirecționată spre reproiectarea unor posturi având responsabilități și obiective foarte mari. Astfel activitățile departamentului financiar al firmei a căpătat o importanță mult mai mare. Managerul general a solicitat managerului de resurse umane ca, împreună cu managerul financiar, să reproiecteze postul de analist financiar. Noul post trebuie să asigure creșterea motivației la locul de muncă și atingerea unor performanțe superioare, conform politicii de motivare și politicii de dezvoltare a carierei. Rezolvarea cazului: Noul manager analizează fișa de post care poate fi găsită în Anexa A. Managerul departamentului de resurse umane a folosit modelul caracteristicilor posturilor pentru a evalua nivelul de motivație pe care postul îl oferă. Întrebările pe care acesta i le-a pus analistului financiar au fost legate de nivelul de apreciere pentru însemnătatea postului, de nivelul responsabilității asumate și de gradul de cunoaștere a rezultatelor activității sale. Rezultate: Rezultatele discuției se pot găsi în tabelul din Anexa B. În urma analizei acestor rezultate, s-au efectuat următoarele modificări: - Formularea “să facă propuneri privind finanțarea deficitelor și plasarea excedentelor previzionate” să fie înlocuită cu ”să facă propuneri și să participe la luare deciziilor privind finanțarea deficitelor și plasarea excedentelor previzionate.” - Formularea ”să facă propuneri legate de actualizarea ipotezelor avute în vedere în previziunea de cash-flow pe baza analizei evoluției cursului de schimb, prețurilor materiilor prime și a prețurilor de vânzare ale produselor firmei” sa fie înlocuită de ”să actualizeze ipotezele...” - Formularea ”să analizeze termenele de încasare stabilite pentru clienții firmei și situația facturilor neîncasate (se vor detalia cauzele) și să facă propuneri pentru modificarea acestora dacă este necesar” va fi înlocuită cu formularea ”să facă propuneri și să participe la procesul de luare a deciziei privind modificarea acestora.” Lefter, 1999, 41-46 Concluzie personală: Pornind de la modificările ce s-au realizat în fișa postului, consider că managerul de resurse umane a ales să motiveze analistul financiar la locul de muncă prin atribuirea acestuia de responsabilități mai mari și mai multe. Altfel spus, el a acționat strategic prin adoptarea în același timp a politicii de dezvoltare a carierei și a politicii de motivare a angajatului. Este de subliniat faptul că aceste schimbări nu s-au limitat decât la transmiterea informațiilor analistului sau prin modificarea contractului de muncă, ci managerul de resurse umane a modificat și vechea fișă a postului. De aici reiese că se pune un accent mare asupra fișelor de post. În același timp, identific că reproiectarea postului nu s-a putut realiza fără analiza lui. Observând care este modalitatea de rezolvare a acestui caz, consider un exemplu în plus care îmi întărește și îmi confirmă ipoteza sau afirmația conform căreia analiza muncii stă la baza politicilor de resurse umane. Concluzii Informațiile oferite din analiza postului determină salariile și alte recompense pentru angajați, astfel putându-se realiza o ierarhie între aceștia. În ceea ce privește recrutarea personalului, analiza postului ajută la planificarea cum și de unde să se obțină candidați pentru posturile vacante sau noi. O mare importanță i se atribuie analizei muncii pentru procesul de selecție a candidaților, deoarece ”fără o cunoaștere și înțelegere clară și precisă a conținutului și cerințelor unei funcții, managerii nu pot selecta persoana care să corespundă și să îndeplinească cel mai bine funcția.” Rotaru și Prodan, 2001, 63 Tot în urma analizei postului, se poate face reproiectarea acestuia, se stabilesc riscurile postului respectiv, modul în care un angajat își poate dezvolta cariera, dar și cerințele care i se cer în cazul în care va fi promovat. În procesul de motivare a unui angajat la locul de muncă intră aspecte atât sociale, precum atribuirea de statut, aducerea prestigiului pentru postul său, cât și economice, prin mărirea salariului sau aducerea de recompense. Toate acestea vin după analiza postului din prezent și ulterior, modificarea lui. În cadrul unei organizații, toate aceste măsuri legate de personal sunt adoptate prin intermediul politicilor de personal. De aici pot trage concluzia că analiza muncii/posturilor stă la baza politicii de resurse umane. Bibliografie Constantin, Ticu, Constantin, Ana. (2002). Cap. Analiza postului/funcției. În Managementul resurselor umane. Iași: Institutul European. Iosif, Gheorghe. (2001). Cap. Analiza muncii. În Managementul resurselor umane. Psihologia personalului. București: Editura Victor Lefter, Viorel (coord). et all. (1999). Cap. Analiza și proiectarea posturilor. În Managementul resurselor umane. Studii de caz. Probleme. Teste. București: Editura Economică Lefter, Viorel (coord.) et. all. (2008). Cap. Proiectare, analiza și evaluarea posturilor salariaților. În Managementul resurselor umane. București: Editura Economică Manole, Cristina. (2006). Cap. Analiza și proiectarea posturilor. În Managementul resurselor umane în administrația publică. București Manolescu, Aurel. (2001). Cap. Strategii și politici în domeniul resurselor umane. În Managementul resurselor umane. (ed. a treia). București: Editura Economică Manolescu, Aurel. (2001). Cap Analiza și proiectarea posturilor. În Managementul resurselor umane. (ed. a treia). București: Editura Economică Moldovan – Scholz, Maria. (2000). Cap. Analiza postului. În Managementul resurselor umane. București: Editura Economică Rotaru, Anton, Prodan, Adriana. (2001). Cap. Analiza și proiectarea funcției. În Managementul resurselor umane. (ed. a doua). Iași: Editura Sedcom Libris Radu, Petru. (2004). Cap Asigurarea firmei cu resurse umane. În Potențialul uman al firmei. Asigurare și utilizare. Iasi Polirom Stanciu, Ștefan. (2001). Cap. Definirea și analiza posturilor. În Managementul resurselor umane. București: Editura SNSPA 10 4