Téc.

em Administração

Planejamento e
Produção
Profª Samily Soares
 Processo administrativo
Para que uma empresa apresente resultados satisfatórios, o
administrador deve desempenhar uma série de papeis para garantir o
bom funcionamento.

PODC
Planejamento Organização Direção Controle
é composta pela é um processo é a função com o
ações de uma
estruturação das interpessoal. É objetivo de garantir
empresa define os
atividades, o nela que o os resultados
objetivos e quais
direcionamento dos administrador desejados. É a
serão os meios
relacionamentos dentro exerce sua avaliação do plano
selecionados para
da empresa, o liderança, por meio executado e a
atingir os
recrutamento e a de uma motivação aplicação de
mesmos.
avaliação e treinamento e comunicação medidas corretivas.
das equipes. efetiva.
Planejamento
É a ferramenta para administrar as relações
com o futuro.

É uma aplicação específica do processo de

tomar decisões.

Definir objetivos ou resultados a serem

alcançados.

Imaginar uma situação futura e trabalhar

para construí-la.
 Planejar é o resultado de tomar atitudes favoráveis a
mudança:

● Tomada de Decisão é um processo decisório de escolha entre as possibilidades

existentes. A tomada de decisão dentro do ambiente de trabalho acarretará
consequências, sejam elas positivas ou negativas, para toda a empresa,
incluindo a pessoa que tomou a decisão.

● Em uma organização, o líder deve ser sempre o exemplo para os seus

colaboradores, engajando-os e desenvolvendo-os para terem autonomia e bons
resultados na empresa. Isso só é proporcionado quando a tomada de decisão
feita pela liderança é assertiva.
 Planejar é o resultado de tomar atitudes favoráveis a
mudança:
É a habilidade de influenciar
pessoas para trabalharem
Liderança entusiasticamente visando a atingir
aos objetivos identificados como
sendo para bem comum

Decisão
Decisão autocrática: Unilateral.
Decisão Compartilhada: Com a equipe.
Decisão delegada: A equipe decide.
 ● Proativa: Inputs.
Atitudes Representa as forças que desejam e
impulsionam as mudanças na organização. As
● Reativa: Status Quo. informações externas são processadas.
Representa as forças que
desejam e preservam a ● Equilíbrio de forças:
estabilidades. As informações A proatividade pode gerar mudanças
externas não provocam abruptas e desnecessárias.
mudanças. A reatividade impede a inovação.
 Alguns conceitos chaves

1 2 3
Processo Planos Planejar
é a ação de avançar, ir são o resultado é a arte de
para frente. É um de um processo elaborar o plano
conjunto sequencial e de de um processo
particular de ações
planejamento. de mudança
com ou objetivo
comum. É um guia para a
ação no futuro.
 Os planos podem ser :

1)Temporários 2)Permanentes
Acaba quando o objetivo é Decisões programadas em
realizado. situações específicas.
 Objetivos São os resultados desejados. É o
propósito ou intenção.

Metas É um objetivo traduzido em termos

quantitativos.

Componentes
Etapa Fase ou período.
de um plano
Meios de Curso de ação, executar atividades e
empregar recursos. Ex: plano de ação
realização e cronograma.
Meios de
controle Informações de avaliação. Ex:
Indicadores de desempenho.
 A missão deve responder o que a empresa ou a
Missão organização se propõe a fazer, e para quem.

Por que a empresa existe?

O que a empresa faz?
Para quem?
Visão
Valores
O enunciado da visão é a descrição do futuro
desejado para a empresa.
Valores são princípios, ou crenças, que
No que a empresa quer se tornar? servem de guia, ou critério, para os
Qual a direção é apontada? comportamentos, atitudes e decisões de
Onde nós estaremos? todas e quaisquer pessoas, que no exercício
O que a empresa será? das suas responsabilidades, e na busca dos
Em que direção eu devo apontar meus seus objetivos, estejam executando a
esforços? Missão, na direção da Visão.
 Estudo dos
cenários

1 3
Cenário 2
econômico Cenário
Cenário
Quando se trata de sócio-
político
Economia as ambiental
perguntas mais Governo,
frequentes que concessões,
ouvimos estão Responsabilidad
modelo de
relacionadas ao futuro e com o meio
gestão.
do país. ambiente,
Ex: Evo Morales
Ex: juros, PIB, projetos sociais.
e Petrobrás.
Globalização.
 Estudo do
futuro

A)Incerteza: Projeção da .
realidade baseada em B)Pesquisa de mercado:
C)Construção de
dados permanentes Identificando tendências e
cenários: Especulações
situações.
intuitivas. Ex: E se...?
Plano “b”
 5w e 2h
O conceito de 5W e 2H pode ser definido como sendo uma ferramenta da
qualidade, utilizada para elaboração de plano de ação, que identifica as ações e
as responsabilidades de quem irá executar, através de um questionamento, capaz
de orientar as diversas ações que deverão ser implementada.

A ferramenta 5W e 2H foi criada por profissionais da indústria automobilística

do Japão como uma ferramenta auxiliar na utilização do PDCA, principalmente na
fase de planejamento.

Polacinski (2012) descreve que a ferramenta consiste num plano de ação para
atividades pré-estabelecidas que precisem ser desenvolvidas com a maior clareza
possível, além de funcionar como um mapeamento dessas atividades.
5W e 2H
What O que? O que será feito?

Quem irá
Who Quem? executar?/Participar da
ação?

Onde será executada a

Where Onde?
ação?

Quando a ação será

When Quando?
executada?

Por que a ação será

Why Por que?
executada?

How? Como? Como será executado?

Quanto custa para

How Much Quanto custa?
execução da ação?
 Planejamento- checklist
É uma lista de verificação que varia Traduzido do inglês, checklist significa
“lista de verificação”, pois use as
conforme o setor no qual é utilizada. Pode ser
palavras “check” (que significa
elaborada para verificar as atividades já “verificar”) e “list” (cujo significado é
efetuadas a ainda a serem feitas. “lista”).

checklist é uma ferramenta de

é uma ferramenta que permite a
controle baseada em uma lista com
verificação e acompanhamento das
diversas condutas, nomes, tarefas e
tarefas de um projeto. Com essa
atividades que devem ser lembradas
ferramenta é possível evitar erros e
ou seguidas para que determinado
aumentar a organização dos seus
resultado seja alcançado de forma
processos.
sistemática.
 Em quais momentos o checklist pode ser usado?
Basicamente, o checklist deve ser usado
quando há a necessidade de verificar o
desenvolvimento das atividades longas e
com diversos processos, nas quais não se
deve esquecer nenhuma etapa, ou para
quando as tarefas precisam ser executadas a • verificar se tudo foi cumprido em cada
partir de uma ordem estabelecida. etapa ou no projeto como um todo;
• entender em qual nível a agência está
em relação a algo;
• inspecionar e registrar pontos
inspecionados;
• checar a implementação de
Na agência, a ferramenta procedimentos ou padrões;
pode ser usada para: • coletar dados para analisar possíveis
incidências e não conformidades.
Fluxograma

é um tipo de diagrama, e pode ser

entendido como uma representação
esquemática de um processo, muitas
vezes feito através de

gráficos
 organização de um determinado fluxo de
Ferramenta
tarefas, regras ou processos.
utilizada

É muito utilizado em organizar e alinhar diferentes

corporações para demandas.

ele auxilia na produtividade e,

Além de ser muito consequentemente, traz melhores
eficiente para uma resultados para a empresa como um
gestão, todo.
O fluxograma de processos administrativos é fundamental para quem deseja
mapear e otimizar processos de um negócio.

De forma resumida, você terá que desenhar, isto é, colocar em um papel – ou

documento digital – o passo a passo de uma determinada demanda.

Por exemplo, suponha que você decide criar o fluxo de retirada de um produto no
estoque da sua empresa. Para isso, será necessário mapear o passo a passo do
pedido, retirada e baixa no sistema.

Ficaria mais ou menos assim:

cliente fez um pedido > atendente cadastra no sistema e passa para o estoquista >
estoquista separa o pedido > estoquista dá baixa no sistema > atendente cadastra o
status do pedido > por fim, o produto é enviado.
 Os mais comuns são:
Linear Funcional

já o funcional, é um fluxograma que

o fluxograma linear, geralmente, é
pode englobar outras áreas da
utilizado para explicar o
empresa. Por exemplo, para a
funcionamento de uma
criação de vídeo dar certo é
determinada tarefa. Por exemplo,
necessário começar com um roteiro,
processo de venda, processo de
criado por uma determinada área,
troca, cadastramento de uma
passar para a gravação, edição e,
atividade, entre outros.
por fim, ser publicado. Dessa forma,
para a conclusão de uma atividade,
será preciso o apoio de outros
colaboradores.
 Símbolos
Início ou fim Fluxo

Este símbolo é sempre usado para A seta indica o fluxo a ser seguido
delimitar o início e fim do processo durante o processo, ou seja, a
a ser desenhado pelo fluxograma. É sequência em que as etapas devem
importante ressaltar que todo ser feitas. Este símbolo é de
processo deve ter início e fim. extrema importância, pois ele define
a forma como o fluxograma será
lido, por isso, todas as etapas
devem estar ligadas por setas.

Processo

O retângulo é o símbolo mais

utilizado em fluxogramas, pois ele
define as etapas a serem feitas
durante o processo.
Decisão
Operação Manual
Quando vemos um losango no
fluxograma, significa que aquele Este símbolo indica que
ponto depende de uma decisão para aquela etapa do processo
seguir um caminho ou outro. Por deve ser feita
exemplo, em um determinado ponto manualmente. Um bom
do seu processo, o cliente precisa exemplo é quando uma
responder um email para, então, máquina precisa ser
seguir por um caminho ou outro. desligada manualmente
todos os dias após o
expediente.
Processo pré-definido

Este símbolo é utilizado quando a etapa em

questão já foi usada em outro fluxograma.
Assim, toda vez que este símbolo aparece, já
se sabe que essa etapa também faz parte de
outros fluxogramas de processo.
Documento
Conector
Será usado sempre que houver uma etapa
em que um documento é gerado. No caso Quando os fluxogramas são
de mais de um documento, pode-se ainda muito grandes ou complexos,
usar uma versão que sobrepõe este esse símbolo é usado com a
símbolo diversas vezes. função de conectar uma etapa
a outra. Ele é usado
Em um fluxograma de um processo de especialmente em casos de
venda, por exemplo, este símbolo pode ser etapas muito distantes uma
usado na etapa que gera uma proposta das outras, onde o uso da seta
comercial e, mais tarde, na etapa de ficaria confuso.
contrato.

Espera

Algumas vezes, entre uma etapa e outra do processo, é preciso

delimitar um tempo de espera. Por exemplo, enviar um e-mail 5
dias após a etapa anterior. Quando for este o caso, este símbolo é
o correto.
 Matriz gut
também é conhecida como Matriz de Prioridade.

GUT é a sigla para Gravidade, Urgência e Tendência

ferramenta gerencial utilizada para

execução de atividades de acordo
com sua prioridade. Em uma organização, novas demandas
surgem a cada instante. E, embora algumas
empresas ainda funcionem na cultura de que
tudo é urgente e prioridade, esse cenário pode
Ter uma ordem de prioridades e gerar resultados ruins e equipes estafadas.
trabalhar com base em urgências e
importância das atividades
é fundamental para estabelecer um
cronograma de tarefas, sem
sobrecarregar os empregados.
G – Gravidade: mede o impacto de um problema ou demanda para os
demais processos de negócio. Se essa operação não for feita
imediatamente, quais serão as consequências? Os níveis podem ser:
Sem gravidade
Pouco grave
Grave
Muito grave
Extremamente grave

U – Urgência: tente sempre responder se um problema pode esperar. Em

alguns casos, ele é extremamente importante, mas não precisa de
solução imediata.

T – Tendência: avalia a tendência do problema se agravar caso demore a

ser solucionado e se essa “piora” será brusca ou lenta.
Qual é o objetivo da Matriz GUT?
• Priorização de problemas, de forma
a resolver primeiro aqueles com
A Matriz GUT pode ser utilizada em maior probabilidade de impactos
diferentes situações, sempre com o objetivo para o negócio.
de auxiliar na tomada de decisão e na • Priorização de processos,
análise de cenários. garantindo mais dinâmica nas
operações e uma rotina
A ideia é definir as atividades que devem simplificada, com alto padrão de
ser realizadas primeiro, garantindo mais qualidade.
efetividade nas ações. • Priorização de não conformidade,
definindo os pontos que devem ser
Dessa forma, a Matriz GUT pode ser solucionados primeiro, para
aplicada em situações voltadas para a: uniformizar a qualidade do trabalho.
• Priorização de riscos, avaliando os
riscos mais graves e que precisam
ser eliminados primeiro.
Matriz gut
 Criar uma Matriz GUT para o negócio vai transformar a maneira como
gestores e equipes encaram duas demandas.

1. Listar os problemas e
demandas
2. Definir as prioridades
O primeiro passo é fazer o
levantamento dos problemas
Com o levantamento de
existentes e das demandas a
problemas, é necessário
serem executadas. Pode ser
atribuir pontos a cada um
a execução de um evento,
deles, a partir dos critérios
envio de e-mail para clientes,
GUT.
início de um novo projeto ou
até problemas de vendas.
 Exemplo: um problema extremamente grave (5),
urgente (3) e com possibilidade de piorar em
curto prazo (4), deve ser calculado como 5x3x4.
3. Calcular o GUT Ou seja, 60.

Na terceira etapa, é o Já um problema grave (3), pouco urgente (2),

momento de saber como mas com possibilidade de piora imediata (5),
calcular o GUT. Com as tem GUT 30. Assim, o problema 1 deve ser
pontuações de cada item, solucionado primeiro. 4.
multiplique os resultados
das variáveis GUT. Estruturar plano de ação
Por fim, é fundamental desenvolver um plano de
ação para cada problema. Afinal, a Matriz GUT
é um balizador de prioridades, mas que,
sozinha, não resolve as questões.
 Análise SWOT, ou FOFA
é uma ferramenta de planejamento estratégico na gestão de
projetos, usada para analisar cenários e embasar a tomada de decisões.
Ela costuma ser usada pelas empresas antes de implementar algum
projeto de impacto para o negócio.

A análise proporciona um diagnóstico completo da situação da própria

empresa e dos ambientes que estão no seu entorno, de maneira que
ajude a correr menos riscos e aproveitar as oportunidades.
O termo SWOT é uma sigla
oriunda do idioma inglês, e é
um acrónimo de Forças
(Strengths), Fraquezas
(Weaknesses), Oportunidades
(Opportunities) e Ameaças
(Threats).
 FORÇAS E FRAQUEZA OPORTUNIDADES E AMEAÇAS
Essas palavras identificam quais ambiente externo, que é
análises são feitas: as forças e analisado nas oportunidades
as fraquezas se referem à e ameaças. Elas englobam a
análise interna, ou seja, os análise de mercado,
pontos positivos e negativos da concorrentes, fornecedores e
empresa ou do projeto que se até o macroambiente político,
quer implementar. econômico, social e cultural.
São fatores que, em sua maioria,
estão sob controle da empresa e
podem ser modificados por ela
.Assim, ao olhar para dentro e fora da
empresa e para o que é positivo e
negativo, você obtém um panorama
completo dos fatores que podem
determinar o sucesso do seu
projeto.
Ambiente interno
Dentro do ambiente interno deve-se analisar as forças e Forças
fraquezas. Para entender melhor, considere que você Em forças, são analisados fatores
precisa avaliar critérios como: como: o que faz com que
os clientes optem por determinado
A localização; negócio; qual disponibilidade de
O tempo de mercado; recursos imprescindíveis para a
A reputação; manutenção dos serviços ou produtos;
Os recursos financeiros; o que diferencia o negócio dos demais,
Os recursos humanos, as competências específicas da entre outros.
equipe;
O marketing/a mídia; Fraquezas
A gestão; Já nas fraquezas, pense em questões
O acesso à matéria-prima; internas que podem ser ruins para o
A capacidade de operação; negócio, tais como: altos custos com
Os ativos, como os imóveis, os materiais e os transporte; maiores gastos com a
equipamentos (a qualidade da tecnologia); manutenção de equipamentos,
O atendimento; colaboradores com valor/hora mais
A produção; caro etc.
A criação;
O tráfego, o portfólio dos clientes.
Ambiente externo
Aqui, entram questões relacionadas à política, crises econômicas, desastres ambientais, taxa de
juros, concorrência, mudanças na legislação, entre outras.
Nesse caso, é essencial que a empresa esteja atenta a tudo que envolve o mercado no qual está
inserida, a fim de lidar de forma eficaz com quaisquer acontecimentos. Aqui, as oportunidades e
ameaças devem ser observadas e trabalhadas.
De modo geral, alguns aspectos que podem ser tratados como oportunidades ou ameaças
envolvem:
clientes: o comportamento, o poder de barganha e outras coisas;
fornecedores: o seu poder de negociação e o deles, por exemplo;
concorrentes: a quantidade de agências na região, como é o relacionamento delas e o nível de
rivalidade;
barreiras de entradas para os que estão começando agora: quais são elas, como podem atrapalhar;
Os projetos de lei, os novos governantes, as correntes ideológicas (política e legislação);
a inflação, os níveis de consumo, a renda da população (economia);
o crescimento da população, a natalidade, a escolaridade (demografia);
as novas tecnologias, os processos operacionais, a automação;
as crenças, os valores, os costumes, os hábitos de consumo (sociedade e cultura);
a escassez da matéria-prima, as catástrofes, o aumento da poluição (meio ambiente).
Oportunidades
É o momento de indicar quais são as mudanças no mercado que, de alguma forma,
são positivas para o cliente, como fatores econômicos, oportunidades que estão
surgindo e mudanças do mercado que podem favorecer seus clientes.

Ameaças
Por último, temos as ameaças — cenário no qual se concentram todos os fatores
desfavoráveis para a empresa. Assim, além da ausência de controle sobre as
questões, elas se apresentam como grandes ameaças para o negócio.
 Quais as principais vantagens da matriz SWOT?
No momento em que se tem mapeadas situações de risco e oportunidades no mercado, assim
como os pontos fortes e fracos em relação aos seus concorrentes, é formado um panorama da
empresa.

Além de proporcionar uma visão geral, existem outras vantagens percebidas por quem utiliza a
análise SWOT.

Posição estratégica
A análise dos ambientes e o levantamento das características da empresa facilitam para que os
gestores identifiquem a posição estratégica do negócio.
Saber como a empresa está posicionada no mercado, assim como comparar a sua atuação com
as demais opções disponíveis, são vantagens que podem ser analisadas com a matriz SWOT.

Melhora dos serviços e produtos

Diante do levantamento de informações feito para a matriz SWOT, outra vantagem é percebida:
a possibilidade de identificar melhorias no portfólio do cliente.
Ajustes nos serviços oferecidos, por muitas vezes, estão de fácil acesso para pôr em prática,
mas não são identificados por falta de visão mais analítica da empresa. Nesses casos, a
ferramenta auxilia para apontá-los a fim de desenvolvê-los.
 Assim, os principais benefícios em aplicar a análise SWOT são:

• segurança em tomada de decisões;

• reconhecimento realista do cenário atuante;
• compreensão assertiva sobre a concorrência;
• antecipação de tendências;
• planejamento de alternativas de ação.

Dessa forma, é recomendado que a análise SWOT seja realizada

periodicamente para que as ações administrativas e estratégicas adotadas
ainda estejam coerentes com a realidade da agência, visto que tanto os
quadros internos quanto os externos da Matriz SWOT estão constantemente
sofrendo alterações.
 O QUE É UM ORGANOGRAMA?
é um gráfico que representa a estrutura formal de uma organização.

Gráfico que representa a estrutura formal da organização num determinado

momento ou seja, a disposição e a hierarquia dos órgãos.

Deve ser usado como instrumento de trabalho

• Fácil leitura
• Permitir boa interpretação dos Há um grande número de
componentes da organização técnicas de representação
• Fazer parte de um processo Estrutural, circular ou
organizacional de representação radial, funcional, estrutural-
estrutural funcional, matricial
• Ser flexível
 SIGINIFICADO DOS COMPONENTES
Linhas de
Autoridade e hierarquia

comunicação
(cadeia de comando)

Unidades de trabalho (cargos e

departamentos)
Divisão horizontal do trabalho
 TIPOS DE
ORGANOGRAMA
Organograma clássico ou vertical

este tipo é simplificado e procura deixar

bem claros os níveis de hierarquia. É
bastante utilizado em instituições
tradicionais, onde a visão é fator
preponderante .
 Organograma horizontal

é um organograma em que as
instâncias de poder mais alto
da empresa estão próximas
aos níveis mais operacionais
da empresa.
Num organograma horizontal
a quantidade de chefes por
funcionários é pequena.
É piramidal, pois a
hierarquia é apresentada da
esquerda para a direita.
 ORGANOGRAMA CIRCULAR OU RADIAL
Pouco utilizado
Suaviza a apresentação da estrutura
Economiza espaço
A autoridade é representada do centro para a
periferia
As linhas de autoridade ficam difíceis de serem
identificadas
Reduz conflitos entre superiores e subordinados
Exemplos de organizações: hospitais,
universidades (área acadêmica)
Representação de estruturas mais complexas
torna-se difícil
Representação de muitos níveis hierárquicos
torna-se difícil
Pode utilizar letras e números para simplificar
Necessita de legendas
 ORGANOGRAMA FUNCIONAL TIPO 1

Tipo 1:

O funcionário não tem um chefe

hierárquico imediato
Assim que o funcionário conclui a
tarefa, sua subordinação muda
para o supervisor adequado à
nova tarefa executada
As ligações indicam uma
subordinação temporária
A subordinação à Presidência é
hierárquica, é possível porém
uma diretoria com dirigentes
responsáveis por cada função na
organização
 ORGANOGRAMA FUNCIONAL TIPO 2

Tipo 2:

Aplicado em organizações de
pequeno porte
Pouco verticalizada
Poucos chefes para várias
atividades
 ORGANOGRAMA MATRICIAL
Resulta da estrutura tradicional mais a estrutura
por projetos
Contempla dois tipos de autoridade: funcional e
hierárquica
A autoridade maior é dividida entre a
Presidência (cunho político) e o titular da área de
projetos (cunho técnico)
A sensação de “duas chefias” é permanente
Permite maior mobilidade e flexibilidade que as
outras, mas é mais difícil de implementar
Difícil conciliar as duas estruturas
Podem ocorrer atritos por questões de jurisdição
Além dos retângulos, podem ser usados círculos, retângulos
com os cantos curvos e várias outras simbologias
Esteticamente, deve-se buscar a simetria no diagrama
Devem ser evitadas siglas e abreviações
A linha de coordenação não deve ligar unidades diretamente
O uso de nomes dos ocupantes dos cargos exigem constante
atualização
Durante a elaboração do organograma, podem surgir
discrepâncias, provavelmente é a estrutura informal.