02/12/2022 20:17 SOC - [sis081m] - [280 - Manual de Procedimentos ]

Procedimento

De acordo com a NR-5, "A Comissão Interna de Prevenção de Acidentes - CIPA - tem
como objetivo a prevenção de acidentes e doenças decorrentes do trabalho, de modo a
tornar compatível permanentemente o trabalho com a preservação da vida e a
promoção da saúde do trabalhador."
Com o recurso Mandatos CIPA, será possível criar Mandatos da CIPA, Eleições e
Controle de Votação, estabelecendo suas representações e funções, através dos
Módulos de Questionário, Atividades e Registro de Ocorrência.
O SOC permite gerenciar a CIPA e, para isso, serão realizadas as seguintes etapas:
Etapa 1: Criar um usuário do tipo "Questionário", para que seja possível a votação.
Etapa 2: Criar o mandato e vincular os participantes.
Etapa 3: Criar Personalização de Questionário.
Etapa 4: Vincular o questionário criado, definir empresa e os usuários que poderão
responder esse questionário.
Etapa 5: Realizar votação.
Etapa 6: Finalizar votação.

Etapas

Etapa 1
Com o cadastro de pessoa já criado, torne esse um usuário do tipo "Questionários para
Funcionários". Para isso, acesse:
Menu > Administração > Pessoas/Acessos > Pessoas

Após incluir um cadastro de Pessoa, clique em    Inclui ou Consulta Usuário  para
tornar esse um usuário do tipo Questionário.

Observação: Veja mais detalhes em: Como Criar um Usuário no SOC?.

Logo em seguida, ainda na tela de usuário, será necessário definir a forma de Login
(CPF, Matrícula, RG, entre outros).

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Observações:
1. Após o Usuário Questionário logar no sistema, será solicitado para o funcionário
acessá-lo de acordo com a forma de login definida (CPF, Matrícula, RG, etc).
2. É importante liberar acesso em "Empresas do Usuário" somente na empresa em que
será feita a votação.
3. Este usuário poderá ser reaproveitado sempre que houver votação de CIPA em uma
das Empresas, bastando alterar o acesso às "Empresas do Usuário" e às demais
configurações da CIPA.

Etapa 2
Para criar o Mandato CIPA e vincular as informações necessárias, acesse:
Menu > Cadastros > CIPA > Mandatos

Clique em  Incluir para criar um novo Mandato, ou em   Procurar  para encontrar
mandatos anteriores. É possível filtrar por período no campo "Data/Até".

Observações:
1. O campo "Unidade" só estará disponível se o parâmetro "Entidade para controle de
CIPA" estiver com a opção "Unidade" selecionada. Para configurar este campo, acesse o
cadastro da empresa localizado em: Menu > Cadastros > Estrutura > Empresa/Cliente.
2. Selecionando a opção "Unidade" no campo "Entidade para controle de CIPA", as
unidades serão exibidas com o código RH ao lado do nome.

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3. O preenchimento do CNAE no cadastro da Unidade será obrigatório quando o

parâmetro "Entidade para controle CIPA" estiver por Unidade. Caso contrário, ao
encerrar a CIPA os votos não serão contabilizados.
4. O tipo de dimensionamento da CIPA pode ser configurado no cadastro da
Empresa/Unidade. Para mais informações, acesse: Cadastrar Empresa.
5. Cada mandato possui validade de um ano.

Para dar continuidade, clique em  Incluir.

Observação: Selecionando o parâmetro "Ativo", será possível determinar se o cadastro

do mandato em questão está ativo ou inativo. Caso um mandato seja inativado, um
novo mandato poderá ser cadastrado com o mesmo período.

Preencha os campos e clique em   Gravar.

Em seguida, serão visualizados alguns outros ícones.

 Atividades: Este ícone direciona para a tela de Atividades, onde poderão ser criadas
atividades referentes àquele mandato. A busca por este link listará apenas atividades
respectivas ao mandato.
Para mais detalhes: Como cadastrar Atividades

 Cadastro de Questionário: Com este ícone, é possível vincular um questionário

criado ao mandato, além de definir a empresa e os usuários que poderão responder a
esse questionário. Este processo será detalhado na Etapa 4 deste manual.

 Registro de Ocorrência": Este ícone direciona para a tela de Registro de

Ocorrências, onde poderão ser criados registros referentes àquele mandato. A busca por
este link listará apenas os registros respectivos ao mandato.

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Para mais detalhes: Cadastrar Registro de Ocorrência

 Turmas: Este ícone direciona para tela de Cadastro de Turmas, nela poderão ser
criados turmas referentes àquele mandato e na busca por este link, serão sempre
listadas as turmas respectivas ao mandato.
Para mais detalhes: Como Cadastrar Turma de Treinamento?

IMPORTANTE: Nas telas de "Atividades", "Registro de Ocorrência", "Turmas",

"Questionário" e "SOCGED", no combo de seleção "Entidade para controle de CIPA"
só serão visualizados no momento da INCLUSÃO, os mandatos "Ativos". Nesse
combo, os mandatos "Inativos" só serão visualizados no momento da ALTERAÇÃO.

 Cadastrar Candidatos:

Clique em   Incluir Funcionários para dar início ao cadastro de Candidato.

Utilize o ícone  Procurar para localizar o cadastro dos funcionários.

Será aberta uma nova janela para realizar a busca. Nela, selecione os candidatos
desejados.

Observações:
1. É importante que os candidatos/funcionários já estejam cadastrados.
2. Caso a empresa utilize o controle de CIPA por unidade, somente será possível
selecionar candidatos que sejam funcionários da unidade do mandato.
3. Os funcionários com situação "Pendente" ou "Inativo" em seu cadastro não serão
visualizados na tela para seleção.
4. Após o inicio da votação, não será possível excluir ou alterar a lista de candidatos do
mandato.
5. Os candidatos/funcionários que possuem a contratação como Menor Aprendiz em seu
cadastro poderão ser selecionados.
Ao serem selecionados, o sistema apresentará a seguinte mensagem:
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ATENÇÃO: Caso um funcionário tenha sido eleito em dois mandatos seguidos, o SOC

não permitirá que ele seja um Candidato pela 3ª vez consecutiva. Caso ele tente se
inscrever, será exibida a seguinte mensagem:

Selecione os "Candidatos" e os "Representantes do Empregador" e clique em 

 Gravar.
O sistema exibirá um aviso que permitirá definir o período de estabilidade dos
funcionários candidatos.

Sim -  Essa opção atribuirá a data atual como sendo a Data da Candidatura e a Data
Final da Eleição como sendo a data de estabilidade de candidatura.
Não - Essa opção exibirá a tela para parametrizar a data de Candidatura manualmente.
Cancelar - Essa opção fechará o aviso e não realizará nenhuma ação.

Observação: O período de estabilidade será definido de acordo com o preenchimento

do campo "Tipo de Dimensionamento" da tela 231 - Unidade, pois cada NR possui uma
determinada regra para a duração da estabilidade dos funcionários eleitos.

Em seguida, clique em   Alterar para adicionar "Apelido" para os Candidatos.

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Observações:
1. Caso os funcionários indicados pelo empregador sejam demitidos/inativados, um
aviso será exibido ao lado do seu nome, indicando sua situação como "Inativo" em
vermelho.
2. Os "Representantes do Empregador" não terão a estabilidade por meio da CIPA
vinculada.
3. Os "Candidatos" adicionados têm estabilidade até o dia cadastrado no campo "Data
Final Eleição CIPA". No cadastro do funcionário, será preenchido automaticamente o
campo "Data Final da Estabilidade" com a data final da eleição, salvo quando já possuir
uma data maior configurada, neste caso se mantém a maior. Ainda no cadastro do
funcionário, o campo "Observação Estabilidade" exibirá a mensagem "Colaborador com
estabilidade de candidatura da CIPA".
4. Veja mais sobre a estabilidade para funcionários nos manuais Gestão de
Demissionais para Funcionários com Estabilidade e Duração de Mandatos e
Estabilidades.
É possível realizar a impressão das Fichas de Inscrição em tela e em PDF, por meio dos
ícones   Imprime Inscrições e   Gerar PDF da Ficha de Inscrição,
respectivamente.

Ao imprimir em tela, será exibida uma janela para selecionar para quais funcionários a
inscrição será impressa.
Selecione os funcionários desejados e clique em Imprimir.

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Observação: Ao selecionar apenas um funcionário, por meio do ícone   Imprime

Inscrições, ficará disponível a opção de assinatura biométrica.
Visualização da Ficha de Inscrição:

 Membros/Candidatos da CIPA:

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Clicando neste ícone, será aberta uma tela para configuração de informações sobre os
Membros / Candidatos da CIPA.

Selecione suas respectivas funções e posições nas colunas "Função" e

"Titular/Suplente". Caso a votação tenha sido feita manualmente, é possível apontar os
votos dos candidatos na coluna "Votos" e também o número de " Votos Brancos e
Ausentes" na aba abaixo, nos seus respectivos campos.

Observações:
1. O Presidente terá sua representação definida somente pelo Empregador e o Vice-
Presidente terá sua representação definida somente pelo Empregado. Membros,
Secretários(as) e Vice-Secretários(as) podem ser definidos por ambos, Empregador e
Empregado.
2. Não será obrigatório definir o suplente e titular para encerrar uma votação, pois
poderão ser definidos depois.
3. Para visualizar o ícone de Candidatos, o usuário deverá ter a opção "Acesso Membros
CIPA - Alteração" habilitada nos Acessos do Perfil/Usuário.
4. Caso a votação seja feita manualmente e por questionário, os votos adicionados na
coluna "Votos" e os votos realizados por meio do questionário serão somados e
contabilizados ao encerrar a votação.
5. Os membros/candidatos indicados pelo empregador não contemplarão a estabilidade
da CIPA.

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Será possível visualizar a quantidade prevista de Titulares e Suplentes da

empresa/unidade clicando no ícone   Mostrar Quantidade Prevista de Titulares e
Suplentes.

Visualização:

Observação: O SOC identifica essas informações, com base na tabela à seguir, assim
como é feito para informações da Empresa, Unidade, PPRA etc.:

Para mais informações:

Ícone Informações da Empresa
Ícone Informações da Unidade

 Informações do Mandato: Clique para exibir os detalhes do Mandato criado.

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  Criar Vínculo SOCGED:  Clicando neste ícone, será criado um SOCGED para este
Mandato. Dessa forma, ao gerar PDFs de documentos vinculados ao Mandato (Fichas de
Inscrição, Atividades, Registros de Ocorrência e/ou Turmas), será possível armazená-los
neste SOCGED.

Após isso, ao clicar no ícone   SOCGED, serão exibidos os documentos armazenados

neste SOCGED em uma nova aba.

Observações:
Para conseguir criar vínculo com o SOCGED, será necessário possuir um Tipo de
SOCGED cadastrado com a classificação "Mandato CIPA".

SOC-4474
Ao vincular um documento ao SOCGED, se caso exista mais de um tipo de
SOCGED com a descrição PPP, o sistema irá enviar o documento para o SOCGED
que possuir o Tipo de SOCGED ativo. Para mais informações acesse: Tipo de
SOCGED.
Observações:
A verificação desta regra ocorre somente na primeira geração, quando não existe o
SOCGED vinculado a este mandato. Após a criação de um SOCGED vinculado a
este mandato, todos os documentos serão salvos nele, independentemente do tipo
estar ativo ou inativo. Caso não exista tipo de SOCGED ativo com a classificação
"Mantado CIPA", será exibida uma mensagem, alerta.
Ao gerar Certificado Individual através do ícone Imprime Certificado
Individual com Assinatura Biométrica, a regra não é acionada, pois o mesmo
não utiliza da classificação Mandato CIPA.

Etapa 3

Para criar Personalização de Questionário, é preciso primeiro criar o "Tipo de

Personalização".
Para isso, acesse:
Menu > Cadastros > Meu SOC > Tipos de Personalização
Clique em   Incluir.

Observação: Será necessário habilitar o parâmetro "Eleição" para que seja possível

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realizar uma votação.

Após criar o tipo de personalização, acesse:

Menu > Cadastros > Meu SOC > Personalização
Selecione o Tipo de Personalização que criou para cadastrar as questões.

Após realizar a criação do Subgrupo, será necessário criar o item para os candidatos.
Para isso, basta clicar no ícone   Importar Candidatos. Assim, todos os candidatos
da CIPA serão automaticamente relacionados à personalização.

Observações:
1. Para maiores detalhes sobre personalização, acesse o manual Como Criar
Personalização.
2. Não será possível realizar o cadastro manual dos candidatos no campo "Opões Botão
Rádio". Pode-se incluir candidatos somente ao clicar em   Importar Candidatos, e
os mesmos deverão ser importados após a criação de um Mandato CIPA. Realize o
cadastro de questionário, vinculando a uma personalização do tipo "Eleição" e a um
Mandato, seguindo as etapas deste manual.
Etapa 4
Vincular o Questionário criado ao mandato, definir empresa e os usuários que poderão
responder a esse questionário.
Para realizar esses procedimentos, realize os seguintes passos:

Na tela do Mandato CIPA, clique no ícone   Cadastro de Questionário.

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Clique em   Incluir e preencha as informações.

Observação: Para vincular o questionário ao mandato, é necessário preencher o campo

"Entidade para controle de CIPA".
O questionário poderá ser visualizado acessando Menu > Cadastros > Questionário >
Cadastro de Questionários.

Descrição dos campos

Aba Dados do Questionário

Código: Código gerado pelo sistema.
Data Início/Fim: Insira nesses campos a data início e fim em que o questionário
estará disponível para ser respondido.
Observações:

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1. Após terminado o prazo cadastrado, o questionário será desativado.

2. As datas de início e fim das Eleições no Mandato CIPA serão sugeridas nestes
campos.
Observação: O texto inserido neste campo será apenas para título de informação.
Mensagem ao funcionário: A mensagem inserida nesse campo será visualizada pelo
funcionário quando este finalizar a votação.
Nome do relatório de conclusão: Será o nome do comprovante gerado pelo sistema,
confirmando a votação do funcionário.
Observação: Para ser possível esta impressão, é necessário que o parâmetro "Mostra
Conclusão" esteja habilitado.
Permite funcionário alterar questionário: Habilitando este campo o funcionário
poderá alterar seu voto, antes de finalizar sua votação.
Observação: Uma vez finalizada a votação, não será mais possível alterar o voto.
Permite funcionário excluir questionário:  Habilitando este campo o funcionário
poderá excluir seu voto, antes de finalizar sua votação.
Observação:  Uma vez finalizada a votação, não será mais possível excluir o voto.
Quando o voto for excluído, o questionário continuará com o status de "Não
respondido".
Mostra Conclusão: Quando este parâmetro estiver habilitado, será exibido um ícone
na tela do final da votação, para a impressão do comprovante.
Observação: A impressão deverá ser realizada antes de finalizar a votação.
Entidade para controle de CIPA:  Selecione no combo para qual mandato será
direcionado o questionário.
Personalização: Selecione a personalização criada para o mandato em questão.
Observação: Caso os campos "Entidade para controle de CIPA" e "Personalização"
sejam selecionados e gravados, estas informações não poderão ser alteradas.

Aba E-mail
Título E-mail: Insira neste campo o título desejado para o e-mail que será enviado aos
funcionários que participarão da votação.
Conteúdo E-mail: Neste campo, insira as informações necessárias para o funcionário
realizar o login e efetuar a votação.
Observação: Estão disponíveis as seguintes tags para seleção: CPF, Matrícula, RG,
Data de Nascimento e Senha.

Aba Usuário com Acesso

Nesta aba, selecione os usuários do tipo "Questionário" que terão acesso ao mesmo.

Após o preenchimento dos campos, clique em   Gravar.

Na tela a seguir, clique no "link" da empresa para cadastrar os funcionários que
participarão da votação.

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Clique em   Incluir Funcionários.

Para realizar a seleção dos funcionários, utilize uma das opções a seguir:

1. Selecionar Todos: Habilitando esse parâmetro, todos os funcionários da empresa

terão acesso à votação.
2. Incluir Menor Aprendiz: Habilitando este parâmetro, todos os funcionários que
possuem contratação como Menor Aprendiz em seu cadastro terão acesso à votação.
Observação: Este parâmetro só será apresentado quando o parâmetro "Selecionar
Todos" estiver habilitado.

3. Funcionários: Nessa opção, os funcionários poderão ser selecionados um a um,

clicando no ícone   Procurar.

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Observação: Ao selecionar manualmente os funcionários que possuem contratação

como Menor Aprendiz em seu cadastro, o sistema apresentará a seguinte mensagem:

Visualização da seleção dos Funcionários para o Questionário:

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Após realizar os procedimentos acima, será necessária a criação da senha para que os
funcionários possam realizar a votação.
Observação: Essa senha será enviada por e-mail, junto com os outros dados de acesso
já informados mais acima.
Para isso, clique em  Gerar Senha de Funcionários, como indicado na imagem
 
abaixo.

Realizados todos os passos indicados, clique em  Enviar e-mail aos funcionários.
 

Etapa 5
Realização da votação. Para mais informações sobre como realizar a votação, acesse o
manual: "Realizando a Votação".

Etapa 6
Após expirado o prazo estabelecido para votação, é necessário finalizá-la. Para isso,
realize os seguintes passos:

Na tela do Mandato CIPA, selecione o ícone   Membros / Candidatos da CIPA.

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Clique no ícone   Encerrar Votação.

Será exibida uma mensagem para confirmação do procedimento. Caso esteja de

acordo, clique em "OK".

Depois de encerrar a votação, a coluna "Renunciado" é exibida.

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1. A quantidade de votos que cada candidato recebeu será exibida automaticamente na
coluna "Votos".
Observação: Após encerrar a votação de um Mandato CIPA, não será possível alterar
as principais informações do mesmo, como retirar Candidatos, incluir ou excluir
Funcionários para a votação da CIPA ou utilizar as ferramentas de Envio de E-mail. Só
será possibilitado adicionar Observações.

2. Clique em   Eleger mais Membros para o Mandato para configurar as outras

colunas.
Observação: O ícone   Eleger mais membros para o mandato será
disponibilizado somente quando a eleição já estiver finalizada e se o usuário possuir o
acesso "Mandatos Alteração da Eleição CIPA" liberado nos Acessos do Perfil/Usuário.

Selecione os "Eleitos" e insira suas respectivas "Funções" e posições

("Titular/Suplente").

Caso tenha a necessidade de renunciar algum candidato, retorne para o ícone 

 Eleger mais Membros para o Mandato e busque pela coluna "Renunciado"

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Observações:
1. Ao Selecionar a opção "Sim", o sistema exibirá o seguinte aviso:

E o campo "Eleito" será desabilitado automaticamente.

2. Desabilitando o campo "Eleito", o candidato será Renunciado automaticamente.
3. Após renunciar um candidato eleito, não será possível reelegê-lo novamente no
mesmo mandato.

Para finalizar, clique em   Gravar.

Após encerrar a votação, caso o usuário possua acesso para alterações no mandato, o
ícone   Prorrogar o Mandato será visualizado. Caso seja necessário, por meio deste
ícone será possível adicionar uma prorrogação ao mandato, adiando a data final do
período de vigência. Clicando nele, será exibida a seguinte janela:

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Data Prorrogação: Indique neste campo a data de prorrogação do mandato. O SOC

atualiza a estabilidade dos funcionários pertencentes a CIPA após a prorrogação de um
mandato, somando a data estipulada na prorrogação + o período de 1 ano, com
exceção das empresas que se encaixam na NR-30.
Motivo: Descreva o motivo que levou a prorrogação. Esta informação será exibida na
tela de consulta, quando o mandato for selecionado.
Ao clicar em Salvar, será exibido um aviso para confirmação com a seguinte
mensagem: "Atenção, ao realizar a alteração da Data de prorrogação, os funcionários
que possuem estabilidade vinculadas a esse Mandato de CIPA, sofrerão alteração com a
estabilidade de candidatura da CIPA. Deseja continuar?"
Clique em OK para finalizar a inclusão.
Após incluir uma prorrogação, ao selecionar o mandato onde ela foi incluída, as suas
informações serão exibidas na parte inferior da tela, conforme a imagem a seguir:

Observação: Esta opção foi adicionada para atender as regulamentações da MP n 927

de 2020.

Para visualizar todas as informações cadastradas em seu mandato, clique em 

 Informações do Mandato.

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Será exibida uma nova tela mostrando essas informações.

Observação:
1.  A aba "Estatística" só será exibida ao encerrar a votação. Por meio dela, será
possível obter uma relação sobre a votação.

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IMPORTANTE: Referente a NR30: "30.4.4 A constituição do GSSTB não gera

estabilidade aos seus membros, em razão das peculiaridades inerentes à atividade a
bordo das embarcações mercantes." Portanto, a mesma não limita a quantidade de
mandatos consecutivos por membros.

Observações Importantes:
1. O usuário não poderá alterar e/ou excluir um Questionário caso a votação do
Mandato vinculado esteja encerrado.
2. O vínculo mais recente entre o Mandato e a personalização, feitos na tela de
Cadastro de Questionário, terão prioridade sobre os antigos vínculos.
3. Um mandato que possui questionário vinculado não pode ser excluído. Ao tentar
realizar esta exclusão, o sistema retornará o seguinte aviso "Não é possível a exclusão
desse cadastro, pois existe uma associação no Programa 'Questionário' ". Caso seja
necessário excluir o mandato, é preciso excluir primeiro o questionário na tela 400 -
Questionário.
4. Mesmo após ter encerrado a votação, é possível que apenas os candidatos
que não foram eleitos ou que foram renunciados sejam indicados como "Representante
do Empregador".

Para isso, clique no ícone   Cadastrar Candidatos, em seguida clique em   Alterar
Membros indicados pelo empregador, logo após, clique em   Incluir Indicados e
selecione-os.
Os membros selecionados serão exibidos tanto na aba "Membros / Candidatos do
Mandato" quanto na aba "Membros / Candidatos do Mandato indicados pelo
Empregador".

Observação: As alterações realizadas na aba "Indicados pelo Empregador" referentes à

função do Membro, não comprometerão as informações da aba de "Candidato do
Mandato".
 

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