Como Organizar Reuniões

ESP 161 – Gestão de Bibliotecas para Juristas
Manual de Gestão do Tempo

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Como organizar de reuniões eficazes

© Celeste Duque, 2009 – [email protected]
A questão
Não há ninguém que não tenha já experimentado uma sensação de impotência e frustração, no
final de uma reunião longa, cansativa e... improdutiva.
No entanto é uma questão de método, conseguir-se resultados positivos, com um mínimo de
esforço.
Definição
Uma reunião é um encontro de pessoas que visam atingir um objectivo específico.
Para tal é necessário definir claramente quais são os resultados que se pretendem atingir, ter as
pessoas certas presentes à reunião e dominar o processo de condução eficaz de reuniões.
Os motivos de uma reunião

Entre a miríade de motivos que podem existir para convocar uma reunião, podemos citar :
1. Recolha de informação e experiência na posse de um grupo de indivíduos, para permitir
tomar decisões com um mínimo de risco.
2. Planeamento de acções e obtenção do necessário consenso para a sua execução.
3. Organização um número de acções, atribuindo responsabilidades para a sua execução e
definir prazos para as mesmas.
4. Avaliação do progresso das actividades planejadas, de modo a decidir atempadamente
as questões com elas relacionadas.
Regras gerais
Todas as reuniões devem ter um líder, ou coordenador, predefinido. (O líder de uma reunião
deve ser alguém com capacidade específica para essa tarefa.)
Para as reuniões formais (mais de 3 pessoas durante mais de 30 minutos) deve ser distribuída
uma agenda da reunião, pelos participantes convidados, com pelo menos 24 horas de
antecedência.
A agenda deve definir, com rigor, o local da reunião, bem como as horas de começo e de fim
da mesma. É essencial cumprir com o local e as horas estabelecidas.
CDuq ue 2009-10-05 1
O número de participantes nas reuniões deve ser minimizado. Só os elementos estritamente
necessários devem participar, todos os outros podem ser informados, sem serem participantes
na reunião.
Os participantes devem preparar-se para as reuniões, nos pontos indicados na agenda.
O objectivo da reunião deve ser anunciado no início da mesma. Aquele objectivo deve ser
exposto claramente e sem ambiguidades. Por exemplo:
• Para decidir um curso de acção...
• Para chegar a acordo na melhor alternativa...
• Para identificar as acções que são necessárias tomar...
• Para resolver um problema específico...
• Para desenvolver uma estratégia de aumento de eficácia...
• Para distribuir responsabilidades.
• ...
"Discutir" ou "Rever" não são, na maioria das situações, bons objectivos.
Porque é que há-de existir uma reunião se não for para tomar decisões sobre planos de acção
ou atribuição de responsabilidades?
As reuniões devem ter lugar em locais sossegados, longe de factores de distracção e sem
interrupções. Quer o coordenador, quer os intervenientes devem tomar as medidas necessárias
no sentido da reunião não ser interrompida, nomeadamente por chamadas telefónicas.
As reuniões devem terminar à hora prevista, a menos que todos os participantes acordem numa
extensão da mesma. As várias partes de uma agenda deverão ter tempos definidos para cada
uma delas.
Uma pessoa será responsável pela ata da reunião, onde possam ficar documentadas as decisões
tomadas e os acordos conseguidos. Essa ata deverá ser distribuída pelos participantes nas 24
horas seguintes ao fim da reunião.
No final de cada reunião o coordenador deverá solicitar a opinião dos presentes sobre o modo
como aquela decorreu e deverão identificar-se, se possível, processos de melhorar a eficácia
das mesmas.
Conselhos
• Tente manter as reuniões com uma duração máxima de 2 horas.
• Não convoque reuniões com mais de 10 elementos, a menos que seja absolutamente
imprescindível.
• Antes da reunião distribua a documentação relevante que já tenha pronta, a fim de
permitir que os intervenientes a possam estudar com um mínimo de cuidado.
• A reunião deve começar sem esperar pelos retardatários. Só assim se pode respeitar
quem planejou o seu dia de trabalho com base na agenda distribuída.
• Arranje métodos para reservar as salas de reuniões, a fim de não existirem conflitos de
horários de ocupação.
• Não utilize reuniões para divulgar actualizações de informação. Existem para tal meios
bastante mais eficazes.
• Assegure-se que a sala de reuniões dispõe do necessário, tal como o número de cadeiras
necessárias, equipamento de projecção, água, papel de notas e canetas.
• Não permita que a duração da discussão dos vários itens da agenda sejam excedidas, a
não ser que haja uma justificação indefensável, tal como informação nova, dificuldades
não previstas, etc.
• Esteja atento ao progresso da reunião, face à agenda estabelecida com antecedência.
• Não encoraje mais do que um interveniente a falar ao mesmo tempo.
• Identifique os participantes que apenas participam em alguns pontos da agenda, a fim
de não esquecer de lhes pedir opiniões quando tal for relevante.
• Não permita que os participantes se afastem dos pontos da agenda. Identifique os
pontos que possam ser levantados e estabeleça – no fim da reunião – o melhor método
para lidar com eles.
• Avise, antecipadamente, o coordenador da reunião caso não possa estar presente
durante toda a duração da mesma, ou envie um substituto.
• Caso sinta necessário, não hesite em perguntar "porque é que estamos aqui reunidos?"
• Deixe a sala de reuniões arrumada e limpa.
• Poderá ser útil afixar na sala de reuniões uma lista de regras, tal como esta.

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