Armazenagem e manuseio

Conservao
Meio Ambiente
Emergncias
1. Mtodos de armazenamento e prticas de
manuseio
2. A limpeza de livros e de prateleiras
3. A escolha de invlucros de qualidade
arquivstica para armazenagem de livros e
documentos
4. Invlucros de carto para pequenos livros
5. A jaqueta de polister para livros
6. Suporte para livros: descrio e usos
7. Montagens e molduras para trabalhos
artsticos e artefatos em papel
8. Mobilirio de armazenagem: um breve
resumo das opes atuais
9. Solues para armazenagem de artefatos
de grandes dimenses
10. Planificao do papel por meio de
umidificao
11. Como fazer o seu prprio passe-partout
12. Preservao de livros de recortes e lbuns
13. Manual de pequenos reparos em livros
14. Temperatura, umidade relativa do ar, luz e
qualidade do ar: diretrizes bsicas de
preservao
15. A proteo contra danos provocados pela
luz
16. Monitoramento da temperatura e
umidade relativa
17. A proteo de livros e papis durante
exposies
18. Isopermas: uma ferramenta para o
gerenciamento ambiental
19. Novas ferramentas para preservao-
avaliando os efeitos ambientais a longo prazo
sobre colees de bibliotecas e arquivos
20. Planejamento para casos de emergncia
21. Segurana contra as perdas: danos
provocados por gua e fogo, agentes
biolgicos, roubo e vandalismo
22. Secagem de livros e documentos
molhados
23. A proteo de colees durante obras
24. Salvamento de fotografias em casos de
emergncia
25. Planilha para o delineamento de planos
de emergncia
26. Controle integrado de pragas
27. A proteo de livros e papel contra o
mofo
28. Como lidar com uma invaso de mofo:
instrues em resposta a uma situao de
emergncia
29. Controle de insetos por meio de gases
inertes em arquivos e bibliotecas
Planejamento
Edifcio/Preservao
Fotografias e filmes
Registros sonoros e fitas magnticas
Reformatao
30. Planejamento para preservao
31. Polticas de desenvolvimento de coleo e
preservao
32. Planejamento de um programa eficaz de
manuteno de acervos
33. Desenvolvimento, gerenciamento e
preservao de colees
34. Seleo para preservao: uma
abordagem materialstica
35. Consideraes complementares sobre:
"Seleo para preservao: uma abordagem
materialstica"
36. Implementando um programa de reparo
e tratamento de livros
37. Programa de Planejamento de
Preservao: um manual para auto-instruo
de bibliotecas
38. Consideraes sobre preservao na
construo e reforma de bibliotecas:
planejamento para preservao
39. Preservao de fotografias: mtodos
bsicos para salvaguardar suas colees
40. Guia do Image Permanence Institute (IPI)
para armazenamento de filmes de acetato
41. Indicaes para o cuidado e a
identificao da base de filmes fotogrficos
42. Armazenamento e manuseio de fitas
magnticas
43. Guarda e manuseio de materiais de
registro sonoro
44. O bsico sobre o processo de digitalizar
imagens
45. Microfilme de preservao: plataforma
para sistemas digitais de acesso
46. O processo decisrio em preservao e
fotocopiagem para arquivamento
47. Controle de qualidade em cpias
eletrostticas para arquivamento
48. Microfilmagem de preservao: um guia
para bibliotecrios e arquivistas
49. Do microfilme imagem digital
50. Uma abordagem de sistemas hbridos
para a preservao de materiais impressos
51. Requisitos de resoluo digital para textos:
mtodos para o estabelecimento de critrios
de qualidade de imagem
52. Preservao no universo digital
53. Manual do RLG para microfilmagem de
arquivos
Ttulos Publicados
CONSERVAO PREVENTIVA
EM BIBLIOTECAS E ARQUIVOS
53
Manual do RLG
para microfilmagem de arquivos
2 edio
a
Nancy E. Elkington
capa 53.ps
D:\Trabalho\Clientes\CPBA\Capas Final\capa 53.cdr
ter a-feira, 19 de junho de 2001 17:24:15
Perfil de cores: Desativado
Composi o Tela padro
Monuol oo PLG
poro miorofilmoQem oe orquivos
eoifooo por
Nancy E. Elkington
2
o
eoioo
Pio oe Joneiro
Projefo Conservooo Prevenfivo em Bibliofeoos e Arquivos
2001
53 01.p65 20/06/01, 09:17 1
Manual do RLG para microfilmagem de arquivos / editado por Nancy E.
Elkington ; [traduo Nelson C. Seckler; reviso tcnica Esther
Caldas Bertoletti, Ingrid Beck, Gerson Pereira ; reviso final Cssia
Maria Mello da Silva, Lena Brasil]. . 2. ed. Rio de Janeiro: Projeto
Conservao Preventiva em Bibliotecas e Arquivos : Arquivo
Nacional, 2001.
205 p. : il.; 30 cm. (Conservao Preventiva em Bibliotecas e
Arquivos; 53. Reformatao).
Inclui bibliografia e ndice.
ISBN 85-7009-034-X
1. Microfilmagem. I Srie.
CDD 686.43
M294
Copyright 1994 by The Research Libraries Group, Inc.,
traduzido e publicado com permisso do RLG, The Research Libraries Group, Inc.
Notas da edio original:
IPI SilverLock uma marca registrada do Image Permanence Institute, Rochester, New York
RLIN uma marca registrada do RLG, The Research Libraries Group, Inc., Mountain View, California
Ttulo original, editado por Nancy E. Elkington:
RLG Archives Microfilming Manual
Projeto cooperativo interinstitucional Conservao Preventiva em Bibliotecas e Arquivos, em parceria com o
CLIR - Council on Library and Information Resources (Conselho de Recursos em Biblioteconomia e
Informao, que incorporou a antiga Commission on Preservation and Access).
Suporte Financeiro
The Andrew W. Mellon Foundation
Vitae, Apoio Cultura, Educao e Promoo Social
Apoio
Arquivo Nacional
Fundao Getulio Vargas
Coordenao
Ingrid Beck
Traduo
Nelson C. Seckler
Reviso Tcnica
Esther Caldas Bertoletti
Ingrid Beck
Gerson Pereira
Reviso Final
Cssia Maria Mello da Silva
Lena Brasil
Projeto Grfico
TAI Comunicaes
Coordenao Editorial
Ednea Pinheiro da Silva
Anamaria da Costa Cruz
Impresso em papel alcalino
53 01.p65 20/06/01, 09:17 2
Sumrio
Apresentao 9
Introduo 11
O Manual 15
1. Administrao de um Projeto de Microfilmagem
de Preservao 15
Introduo 15
Microfilmagem no contexto das prioridades de preservao 16
Fatores de custo na microfilmagem de acervos arquivsticos 17
Infra-estrutura necessria para dar suporte s operaes 18
Administrao de questes legais e fiscais 20
Avaliao do projeto 20
Oportunidades de financiamento e desenvolvimento do projeto 20
2. Escolha e Contratao do Fornecedor 23
Escolha do fornecedor 23
Elaborao do contrato 28
Manuteno de um relacionamento de trabalho 35
Concluso 36
3. Preparao dos Materiais 37
Viso geral 37
Diferena entre processar uma coleo e deix-la pronta
para microfilmagem 37
Preparo fsico 38
4. Controle Bibliogrfico e Arquivstico 51
Modificaes dos fatores de acesso anteriores microfilmagem 51
Modificaes dos fatores de acesso posteriores microfilmagem 52
5. Microfilmagem de Documentos de Arquivo 63
Procedimentos e fluxo de trabalho de microfilmagem 63
Caractersticas de colees de arquivo 63
Obstculos eficcia na produo de microfilmes 64
Modo de filmagem, posicionamento do item e uso de mscara 65
Problemas especiais que requerem solues especiais 69
Debate sobre a cor do fundo de cpia e dicas prticas 71
Fluxo de trabalho bsico de microfilmagem 72
53 01.p65 20/06/01, 09:17 3
4
6. Inspeo: Rotinas e Questes 75
Equipamentos e materiais de inspeo 77
Rotinas de inspeo 78
Avaliao das caractersticas fsicas 81
Avaliao das caractersticas tcnicas 82
Avaliao de caractersticas bibliogrficas 90
Rejeio do microfilme 90
Exame regular de negativos matriz armazenados 92
Concluso 92
Ferramentas de inspeo 93
7. Procedimentos Posteriores Inspeo 97
Preparao do microfilme para armazenagem 97
Reverso situao anterior e armazenamento ou descarte
dos originais 97
Armazenamento do negativo matriz (1N) 99
Armazenamento do negativo de segurana (2N) e da cpia
de consulta (3P) 104
Divulgao do microfilme 106
8. Planejamento para o Futuro: Digitalizao do Microfilme 107
Introduo 107
Documentao 107
Caracteristicas do microfilme 108
Natureza e condies dos originais 110
Condies do microfilme 110
Concluso 111
Citaes de leituras adicionais 111
Apndices
1. Relao entre Avaliao Arquivstica e Seleo
para Preservao 113
Primeira responsabilidade do arquivista 113
Necessidade de um modelo para estabelecer prioridades
de preservao 114
Um modelo oferecido 114
2. Diretrizes Tcnicas para Microfilmagem Materiais
de Arquivo 117
3. Emendas: Arte ou Cincia? 125
4. Exemplo de Contrato 129
5. Estratgias para a Microfilmagem de lbuns de Recortes
e Documentos Sobrepostos 137
53 01.p65 20/06/01, 09:17 4
5
6. Criao e Uso de Sinalticas 139
Definies para a utilizao de sinalticas 139
Amostras de tipos e tamanhos de fontes para sinalticas 143
Tabela de sinalticas, ilustraes e exemplos 143
7. Em Defesa do Tratamento Estabilizante da Imagem
para Microfilmes 171
Deteriorao da imagem nos filmes de prata 171
Histrico e normas 172
Probabilidade de exposio a elementos corrosivos 172
8. Estudo de Custo do Projeto de Microfilmagem de Preservao
de Arquivos 175
Introduo 175
9. Recursos e Referncias Tcnicas 189
Referncias 189
Recursos tcnicos 191
Sobre os colaboradores 195
ndice remissivo 197
Figuras, Tabelas e Formulrios
Figuras
1. Foginoo de umo corto escrito em folhos duplos como coderno 42
2. Amostro de registro do 41 de moteriois de orquivo em microfilme 59
3. Amostro de pgino de guio do rolo 60
4. Amostro de pgino de guio do rolo 61
5. Fosies de microfilmogem. horizontol (ocimo} e verticol (oboixo} 65
. Correspondncio moderno microfilmodo em modo horizontol verticol 66
7. Mudondo o modo de filmogem poro odoptor-se moteriois de grondes formotos 66
. Mudondo o escolo de reduo poro odoptor-se moteriois de grondes formotos 66
9. Volumes encodernodos microfilmodos 2 em 1 (modo verticol} e |ornol microfilmodo
1 em 1 (modo horizontol} 67
10. Correpondncio moderno microfilmodo 2 em 1 e 1 em 1 no modo horizontol 67
11. Correspondncio moderno microfilmodo 2 em 1 e 1 em 1 no modo verticol 68
12. lbum de recortes desencodernodo e microfilmodo com enquodromento
1 em 1 e 2 em 1 68
13. tem pequeno sobre superfcie bronco microfilmodo com o mscoro oberto
e com o mscoro o|ustodo poro minimizor o espoo 'vozio visvel 69
14. dentificoo visuol do filme de polister odoptodo do Guio do F poro
ormozenomento de filme de ocetoto 81
15. Fosio correto poro o leituro do densidode 86
1. Exposies duplos, o primeiro poro copturor o texto e o segundo poro o fotogrofio 87
17. Detolhes dos podres de linhos de um cortoz do corto de resoluo 89
1. Exemplo de umo etiqueto do MU5 preenchido, relotivo o
um negotivo do pro|eto 101
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6
19. Exemplo de umo etiqueto preenchido, referente o um
negotivo de instituio-membro 102
20. Coixo com etiqueto ofixodo 103
21. Morcoo do coixo 103
22. Densidode de fundo poro negotivos motriz 119
23. Coso A, Opo 1 126
24. Coso A, Opo 2 126
25. Coso , Opo 1 127
2. Coso , Opo 2 128
27. Orientoo do sinoltico. retroto (esquerdo} e poisogem (direito} 141
2. Tronsio de sinolticos poro texto em modo horizontol 142
29. Tronsio de sinolticos poro texto em modo verticol 142
30. 5equncio de sinolticos por rolo poro moteriois de orquivo 145
31. 5inoltico de MCO 146
32. 5inoltico de densidode uniforme com duos imogens por fotogromo em
modo horizontol 147
33. 5inoltico de densidode uniforme com duos imogens por fotogromo em modo
verticol 147
34. 5inoltico de densidode uniforme com umo imogem por fotogromo
em modo horizontol 147
35. 5inoltico de densidode uniforme com umo imogem por fotogromo
em modo verticol 147
3. 5inoltico do numero de ormozenomento do negotivo motriz 148
37. 5inoltico de identificoo do pro|eto 149
3. Explicoo do sinoltico de identificoo do pro|eto 150
39. 5inoltico do coleo 151
40. 5inoltico de direitos outorois 152
41. 5inoltico de restries de uso 153
42. 5inoltico de identificoo do doodor 154
43. 5inoltico do porte filmodo 155
44. 5inoltico de registro resumido 156
45. Explicoo do sinoltico de registro resumido 157
4. 5inoltico de registro completo 158
47. Listo de locolizoo 159
4. 5inoltico de ndice 160
49. 5inoltico de conteudo do rolo 161
50. 5inoltico tcnico com duos imogens por fotogromo em modo horizontol 162
51. 5inoltico tcnico com duos imogens por fotogromo em modo verticol 162
52. 5inoltico tcnico com umo imogem por fotogromo em modo horizontol 162
53. 5inoltico tcnico com umo imogem por fotogromo em modo verticol 162
54. 5inoltico de srie/ocondicionomento 163
55. 5inoltico do posto 164
5. 5inoltico do documento 165
57. 5inoltico de pginos em bronco 166
5. 5inoltico de continuoo 167
59. 5inoltico de FM DO kOLO 168
0. 5inoltico de LTMO kOLO 169
1. Cotegorios de documentos de orquivo usodos no estudo de custo 176
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7
Tabelas
1. Mumero mximo de exposies. rolos de 100 ps 46
2. Mumero mximo de exposies. rolos de 125 ps 47
3. U5MAkC 007. Cdigos dos compos fixos de descrio fsico de microformotos 57
4. Compos comuns do AMC poro o cotologoo de microformotos 58
5. Guio de soluo de problemos poro o operodor de microfilmogem 70
. Fodres de linhos que devem ter resoluo no negotivo motriz 93
7. Aplicoo de 5inolticos ~ Moteriois de Arquivo 144
. Tempo mdio de codo torefo (em ordem crescente} 181
9. Fercentuol de codo nvel de quolificoo profissionol usodo 182
10. Estimotivo de custos com bose nos mdios do estudo de custo 183
11. Comporoo dos ordens do tempo mdio e dos solrios/horo 184
Formulrios
kelotrio de Controle de Quolidode do nstituio 94
kelotrio de Controle de Quolidode do Empreso de Microfilmogem 95
kelotrio de kemesso de Megotivo Motriz do 4/ 105
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8
53 01.p65 20/06/01, 09:17 8
9
Apresentao
O Projeto Conservao Preventiva em Bibliotecas e Arquivos - CPBA uma
experincia de cooperao entre instituies brasileiras e a organizao norte-americana
Commission on Preservation and Access, atualmente incorporada ao CLIR - Council
on Library and Information Resources (Conselho de Recursos em Biblioteconomia
e Informao).
Em 1997, o Projeto traduziu e publicou 52 textos sobre o planejamento e o gerenciamento
de programas de conservao preventiva, onde se insere o controle das condies
ambientais, a preveno contra riscos e o salvamento de colees em situaes de
emergncia, a armazenagem e conservao de livros e documentos, de filmes,
fotografias e meios magnticos; e a reformatao envolvendo os recursos da reproduo
eletrnica, da microfilmagem e da digitalizao.
Reunidos em 23 cadernos temticos, estes textos, somando quase mil pginas, foram
impressos com uma tiragem de dois mil exemplares e doados a colaboradores,
instituies de ensino e demais instituies cadastradas no banco de dados do Projeto.
O presente manual, de nmero 53, est sendo lanado em primeira edio, junto
segunda edio dos textos j publicados em 1997. Com uma tiragem de dois mil
exemplares, pretende igualmente beneficiar as instituies inscritas no banco de dados
e os profissionais de ensino.
Trata-se de um verdadeiro guia para a microfilmagem de preservao. Orienta o
planejamento e a administrao de projetos de microfilmagem, detendo-se no modelo
de microfilmagem cooperativa coordenado pelo RLG, o Grupo de Bibliotecas de
Pesquisa, que atua nos Estados Unidos junto a mais de 160 universidades, bibliotecas
nacionais, arquivos, sociedades histricas, e outras instituies com colees notveis
para ensino e pesquisa. O Manual apresenta modelos para a seleo e contratao
de fornecedores de servios e a elaborao de contratos de trabalho. Aborda questes
fundamentais de um projeto de microfilmagem de preservao, como o controle
bibliogrfico e arquivstico, o preparo da documentao e o uso das sinalticas, alm
do fluxo de trabalho de microfilmagem e o controle de qualidade. Fornece um excelente
guia de problemas e solues para o operador de cmara e um ndice remissivo bastante
completo.
Sendo um manual norte-americano, alguns procedimentos normalizados no de aplicam
no Brasil. Por esta razo, recomendamos ler e observar a Lei N 5.433, de 8 de maio
de 1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais no Brasil, o Decreto N
1799, de 30 de janeiro de 1996, e a Resoluo n 10, do Conselho Nacional de Arquivos,
CONARQ, de 6 de dezembro de 1999, que dispe sobre a adoo de sinalticas com
base nas normas ISO. Esses documentos se encontram disponveis na pgina referente
ao CONARQ, dentro da pgina do Arquivo Nacional www.arquivonacional.gov.br .
Este manual, assim como todo o conjunto de publicaes do Projeto CPBA, encontra-
se tambm disponvel em forma eletrnica na pgina do Projeto, www.cpba.net.
Alm das publicaes distribudas em 1997, o Projeto CPBA ainda formou
multiplicadores, por meio de seminrios organizados nas cinco regies brasileiras, com
53 01.p65 20/06/01, 09:17 9
1 0
o apoio de instituies cooperativas. Os multiplicadores organizaram novos eventos,
estimulando a prtica da conservao preventiva nas instituies. Os inmeros
desdobramentos ocorridos a partir dos colaboradores em todo o pas fizeram o Projeto
merecedor, em 1998, do Prmio Rodrigo Melo Franco de Andrade.
Entre 1997 e 2001, o Projeto CPBA continuou promovendo seminrios e cursos,
envolvendo as instituies cooperativas. Em muitas ocasies enviou professores e
especialistas aos eventos organizados pelos multiplicadores. No incio de 2001 o Projeto
j contabilizava mais de 120 eventos realizados em todo o pas, somando mais de 4.000
pessoas envolvidas.
As instituies que colaboram com o Projeto CPBA esto relacionadas na pgina
www.cpba.net , onde tambm poder ser acessado o seu banco de dados, com mais
de 2.600 instituies cadastradas. Esta pgina virtual pretende ser uma plataforma
para o intercmbio tcnico e o desenvolvimento de aes cooperativas.
Desde o incio o Projeto contou com recursos financeiros da Andrew W. Mellon
Foundation e de VITAE, Apoio Cultura, Educao e Promoo Social. Em 1998
estes patrocinadores aprovaram um segundo aporte financeiro, com o objetivo de dar
continuidade s aes empreendidas e de preparar esta segunda edio.
O Projeto agradece o generoso apoio recebido de seus patrocinadores e das instituies
cooperativas, brasileiras e estrangeiras, reconhecendo que sem esta parceria nada
teria acontecido. Deseja tambm agradecer aos autores e editores das publicaes
disponibilizadas, por terem cedido gratuitamente os direitos autorais. Agradecimentos
especiais ao Arquivo Nacional, que hospedou o Projeto desde o seu incio, assim como
Fundao Getulio Vargas, pela administrao financeira dos recursos.
Considerando que a fase do Projeto apoiada pela Fundao Mellon se encerra em
junho de 2001, o grupo cooperativo espera encontrar, em continuidade, colaboradores
e parceiros no Brasil, para que o processo de difuso do conhecimento da preservao
no seja interrompido.
Rio de Janeiro, junho de 2001.
Ingrid Beck
Coordenadora do Projeto CPBA
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1 1
Introduo
Em 1990 foram lanadas duas importantes iniciativas no Research Libraries Group RLG
(Grupo de Bibliotecas Universitrias), que viriam alterar significativamente a rea da microfilmagem de
preservao. Na primavera daquele ano, aps um esforo de dois anos para conceber, descrever e
propor o Archives Preservations Microfilming Project (Projeto de Microfilmagem de Preservao
de Arquivos), este foi financiado pelo National Endowment for the Humanities. No outono daquele
ano foi iniciada a complexa tarefa de revisar por completo as normas de microfilmagem do RLG,
usando equipes para avaliar as prticas e os padres ento em vigor para o preparo, a sinaltica e a
microfilmagem tcnica. Esse esforo resultou na publicao, em 1992, do RLG Preservation
Microfilming Handbook (Manual de Microfilmagem de Preservao do Grupo de Bibliotecas
Universitrias), contendo uma srie de recomendaes para a microfilmagem de monografias e
peridicos.
O Projeto de Microfilmagem de Preservao de Arquivos decorreu da cooperao entre 15
instituies. No total, colees foram reformatadas ao longo de quase quatro anos, compreendendo
mais de 335 metros lineares de material arquivado, desde papis pessoais at contratos sociais de
empresas. Embora a microfilmagem certamente no fosse uma novidade quando este projeto foi iniciado,
faltava o consenso que havia entre as bibliotecas universitrias na primeira metade da dcada de 1980,
quanto regulamentao da prtica de microfilmagem de preservao. Os membros das comisses de
Arquivstica, Manuscritos e de Colees Especiais do RLG perceberam a necessidade de um projeto
que testasse a eficcia das estratgias de microfilmagem cooperativa de materiais de arquivo e que
proporcionasse uma melhora geral do nvel de conhecimento acerca da microfilmagem de preservao
em arquivos. Assim, ao financiar a reformatao de 26 colees, o projeto beneficiou as instituies
participantes e os profissionais da rea, permitindo ao RLG realizar um estudo de custo e publicar este
Manual.
Formaram-se duas equipes, uma para estabelecer a abrangncia e a metodologia do estudo de
custo e outra para desenvolver o processo de criao de um manual contendo as experincias obtidas
no contexto do Projeto.
O estudo de custo
O grupo do estudo de custo analisou o fluxo de trabalho padro e desenvolveu o estudo
com base nessa anlise. Relatado em detalhes no Apndice 8 o estudo de custo foi realizado ao
longo de um perodo plurianual.
Quase todos os participantes do projeto contrataram terceiros para a prestao de servios de
microfilmagem. Portanto, seria difcil chegar a qualquer avaliao dos custos das etapas do processo
de microfilmagem (desde o recebimento das caixas at sua devoluo, juntamente com trs geraes
de microfilmes) sem envolver as vrias empresas prestadoras de servios. A equipe, ento, concordou
que os dados coletados nesta rea se limitariam aos custos constantes nas faturas.
Todas as outras etapas foram consideradas importantes e, em grande parte, mensurveis. Foram
coletados dados sobre todas as etapas do fluxo de trabalho de microfilmagem comeando com a
remoo dos materiais dos locais de guarda e terminando com sua devoluo ao local de origem ou
seu armazenamento em novo local.
53 01.p65 20/06/01, 09:17 11
1 2
Dentre as etapas, a mais importante, do ponto de vista do custo e provavelmente tambm do
ponto de vista administrativo, a etapa denominada preparo. O grupo do estudo de custo decidiu
concentrar sua ateno em uma anlise detalhada das tarefas de preparo. Essa deciso foi tomada to
logo os participantes perceberam que muitas vezes se subestimava a quantidade de tempo necessria
para transformar colees encaixotadas e arranjadas em documentos prontos para microfilmagem (um
dos pr-requisitos para a participao no Projeto de Microfilmagem de Preservao de Arquivos era
que os acervos j estivessem arrumados e descritos).
Preparo do Manual
O grupo encarregado do Manual desenvolveu um esquema de trabalho que resultou numa
publicao que aborda os principais aspectos da implementao de um projeto de microfilmagem.
Embora o esquema original incorporasse uma boa parte de teoria administrativa, na verdade o produto
final extremamente pragmtico e voltado para instituies que esto analisando ou que j decidiram
iniciar um projeto ou programa de microfilmagem. Uma rea de vital importncia para a atividade de
preservao e arquivstica a seleo. O esquema inicial deste Manual inclua um captulo dedicado
exclusivamente a essa questo. Agora a seleo abordada de maneira introdutria em um dos
Apndices. Uma discusso mais profunda sobre esse controverso campo e sobre as recentes atividades
destinadas a resolver diferenas bsicas de mtodos se encontra na literatura arquivstica.
A anlise administrativa aborda superficialmente a montagem de tais projetos em instituies j
muito sobrecarregadas de trabalho (Matthews e Wallach). O captulo sobre a contratao de terceiros
sugere maneiras de garantir que o microfilme produzido por uma empresa prestadora de servios
satisfaa s necessidades e exigncias da instituio contratante (La Fantasie). O preparo de colees
para microfilmagem uma operao complexa e est descrita de maneira bem detalhada e com muitas
recomendaes sobre a melhor maneira de cuidar de determinados materiais (Kennedy). Um breve
guia de aspectos de controle arquivstico e bibliogrfico forma o ncleo de um dos captulos (Kaplan e
Lyon). O captulo sobre a microfilmagem de documentos de arquivo aborda as dificuldades tcnicas
da reformatao de materiais que no so de natureza uniforme ou serial (Elkington e McLerran). As
recomendaes instituio contratante a respeito da inspeo do filme so fornecidas na forma de
instrues sobre como conduzir os procedimentos de inspeo (Usovicz e Elkington). As operaes
feitas aps a inspeo, como a etiquetagem das caixas e a reverso dos procedimentos de preparo
fecham o crculo do gerente do projeto (Kaplan e Lee). O captulo final consiste de algumas sugestes
de precauo e de como produzir microfilmes que no futuro possam ser escaneados e digitalizados de
maneira fcil e economicamente vivel (Kennedy).
A srie de Apndices contm recomendaes que expandem os assuntos dos captulos (por
exemplo: como lidar com lbuns de recortes, opes de emenda de filme, um exemplo de contrato, o
relatrio do estudo de custo, uma discusso sobre tratamentos com polissulfeto). H tambm orientaes
sobre sinalticas e outras instrues tcnicas a serem seguidas na produo de microfilmes para a
preservao de materiais de arquivo. As orientaes tcnicas se baseiam inteiramente naquelas
desenvolvidas para serem usadas com monografias e peridicos e que foram publicadas na verso
anterior, o RLG Preservation Microfilming Handbook. Elas foram, porm, ligeiramente modificadas
para atender s necessidades especficas de materiais de arquivo (para distingui-las dessa verso
anterior, ns fizemos a numerao precedida de um A).
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1 3
Em suma, os coordenadores ou outros especialistas do Projeto de Microfilmagem de Preservao
de Arquivos que redigiram ou revisaram o texto para este volume trouxeram uma notvel contribuio
arquivstica. Ao unir suas experincias, ao dar este primeiro passo em direo evoluo das tcnicas
de microfilmagem de materiais de arquivo, este seleto grupo proporcionou um enorme salto ao programa
de microfilmagem de preservao internacional. Estamos extremamente gratos ao National Endowment
for the Humanities por seu generoso apoio ao Projeto de Microfilmagem de Preservao de Arquivos
e pela criao deste volume.
Nancy E. Elkington
Coordenadora e Diretora Adjunta de Servios
de Preservao do Projeto de Microfilmagem de Preservao de Arquivos
Projeto de Microfilmagem de Preservao de Arquivos do RLG
1990 a 1994
Equipe do Grupo de Bibliotecas universitrias
Diretora do Projeto: Patti McClung,
Coordenadora do Projeto: Nancy E. Elkington, diretora adjunta de Servios de Preservao.
Assessora de Projeto: Laurie Abbott, consultora.
Assessora de Publicaes: Jennifer Porro, consultora.
Instituies participantes do Grupo de Bibliotecas Universitrias (RLG)
Brigham Young University, coordenador de projeto Maralyn Harmston.
The Cecil B. DeMille Collection.
Walter Mason Camp Papers.
The Reed Smoot Collection.
The Newell K. Whitney Papers.
Brown University, coordenadores de projeto Mark Brown and Jennifer B. Lee.
The Lester Frank Ward Papers.
The John Hay Papers.
Cornell University, coordenador de projeto Anne R. Kenney.
Jacob Gould Schurman Papers.
Railway Employees Department, Selected Records.
Edward M. Bassett Papers.
Emory University, coordenadores de projeto Linda M. Matthews and Virginia J. H. Cain.
The Harris Collections: Joel Chandler Harris and Julian LaRose Harris.
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1 4
The New-York Historical Society, coordenador de projeto Margaret Heilbrun.
The William Duer Papers.
The Daniel Ullmann Papers.
The New York Public Library, coordenador de projeto Melanie A. Yolles.
The Thomas Addis Emmet Collection.
The Theodorus Bailey Myers Collection.
New York University, coordenador de projeto Paula De Stefano.
Jewish Labor Commitee, Relief and Rescue Series.
New York Bureau of Labor Advice, Selected Records.
Stanford University, Hoover Institution, coordenador de projeto Judith Fortson.
The National Republic Collection.
University of Florida, coordenador de projeto Carla Summers.
Samuel Ashe Swann Papers.
University of Michigan, Bentley Historical Library, coordenador de projeto William K. Wallach.
Frank Murphy Papers.
Charles Spencer Smith Papers.
University of Minnesota, coordenador de projeto David Klaassen.
Helen Hall Papers.
Yale University, coordenador de projeto Diane E. Kaplan.
Harvey Cushing Papers.
Eli Whitney Papers.
John Trumbull Papers
George Bird Grinnell Papers.
Agradecimentos
A criao deste volume foi um verdadeiro esforo conjunto que contou com a contribuio, no
total, de quinze pessoas. Duas dessas pessoas merecem reconhecimento especial.
Patti McClung desenvolveu o Projeto de Microfilmagem de Preservao de Arquivos, sendo
uma lder inovadora e criativa durante os primeiros crticos anos do projeto. A elaborao do
estudo de custo e a contribuio para a elaborao deste manual foram apenas duas de suas
importantes participaes. Seu apoio constante e entusistico neste e em todos os
empreendimentos em que participa um bem que no tem preo.
Parafraseando Tom Wolfe, Laurie Abbott no s possui talento e aprendeu de algum modo a
us-lo no total, mas possui mltiplos talentos e conseguiu colocar quase todos eles em pleno uso
durante este projeto. Suas contribuies vo desde a superviso do estudo de custo at a
reviso das orientaes de sinaltica. E, o que mais importante, usou sua extraordinria
capacidade para desenhar e ilustrar este texto a partir de mais de uma dzia de fontes. Nisso,
como em tudo que faz, Laurie Abbott foi gloriosamente bem sucedida.
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1 5
O Manual
Captulo 1
Administrao de um Projeto de Microfilmagem de Preservao
Por Linda M. Matthews e William K. Wallach
Introduo
Tudo que a humanidade tem feito, pensado, obtido ou sido est,
como numa preservao mgica, nas pginas dos livros.
Thomas Carlyle,
Em Heroes, Hero-Worship, and Heroic in History (1841)
Com o devido respeito a Carlyle, todos os arquivistas, bibliotecrios e outros profissionais
envolvidos com a salvaguarda de heranas culturais sabem que no h nada de mgico na preservao
dos arquivos, manuscritos, livros e jornais de uma sociedade. Embora possa parecer prosaico, o
sucesso dos programas e projetos de preservao se baseia no em mistrios e milagres, mas sim em
slidos princpios administrativos, planejamento e implementao. A mgica est nos detalhes: relacionar
a misso da instituio com o projeto; estabelecer metas, objetivos e etapas realsticas e viveis;
garantir a disponibilidade dos recursos necessrios (pessoal, instalaes, provises e verbas) e
estabelecer critrios pelos quais o projeto possa ser avaliado.
O propsito deste Manual articular alguns dos princpios e atividades fundamentais para o
sucesso de um projeto de microfilmagem de materiais de arquivo. Atravs dessa articulao espera-se
que os arquivistas possam conhecer melhor os vrios estgios contidos na microfilmagem de preservao
e beneficiar-se das experincias dos arquivistas e instituies que foram envolvidos no primeiro projeto
de microfilmagem de preservao do Research Libraries Group RLG (Grupo de Bibliotecas
Universitrias). Com esse conhecimento, os arquivistas ficaro preparados para melhor informar suas
necessidades de preservao queles que detm os recursos.
Alm deste breve relato sobre questes administrativas, os outros captulos do Manual discutem
em detalhe as etapas envolvidas na realizao de um projeto de microfilmagem de preservao: escolha
e uso de um prestador de servios, preparo do material de arquivo, controle bibliogrfico e arquivstico,
procedimentos e orientaes de microfilmagem, inspeo e controle de qualidade, procedimentos
aps a filmagem e questes referentes digitalizao futura. Tambm foram includos Apndices teis
e os resultados de um importante estudo de custo, baseado principalmente em dados relativos ao
tempo e ao transporte, para que o administrador de arquivos possa ter um amplo conhecimento dessas
atividades antes de iniciar um projeto de microfilmagem de preservao. Este captulo, portanto, serve
como introduo implementao de um projeto de microfilmagem de preservao, mencionando
vrios fatores crticos que contribuem para um fluxo de trabalho tranqilo.
Este manual no contm um captulo em separado sobre a tarefa fundamental de selecionar os
materiais de arquivo a serem preservados em microfilme. A deciso de excluir a discusso e as
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1 6
recomendaes sobre seleo foi tomada quando se tornou claro que a questo polmica e divide
arquivistas. Ao invs dessa discusso, os autores preferiram discutir com alguma profundidade os
conceitos e fatores envolvidos na seleo. Isso est no Apndice 1, onde h tambm referncias de
leituras adicionais sobre arquivstica e seleo para preservao.
Microfilmagem no contexto das prioridades de preservao
Acervos de arquivos e manuscritos enfrentam inmeros desafios de preservao. Documentos
se deterioram em quantidades cada vez maiores, registros baseados em papel esto em perigo devido
a seu contedo cido, e os recursos so escassos, em termos de pessoal, instalaes, experincia e
verbas. Documentos e fotografias deteriorando-se, filmes, material audiovisual e dados eletrnicos
gravados em meios instveis, tudo isso representa srios problemas de preservao para o arquivista
e o conservador. H sempre mais necessidades que recursos para satisfaz-las, e escolhas difceis tm
que ser feitas. Antes de iniciar qualquer ao de preservao, principalmente microfilmagem, a instituio
deve analisar cuidadosamente as necessidades existentes, os recursos exigidos e os que esto disponveis
para satisfazer tais necessidades, alm das opes realistas apresentadas instituio. Os administradores
devem estar preparados para estabelecer prioridades com base em critrios cuidadosamente analisados.
A microfilmagem uma das opes para a preservao do valor informativo dos materiais de arquivo
e para torn-los mais acessveis para pesquisa. uma opo cara e tecnicamente complexa, que deve
ser realizada com pleno conhecimento dos custos e benefcios e com critrios claros para a seleo
dos registros arquivsticos ou colees de manuscritos a serem microfilmados.
Antes ser iniciado o projeto de microfilmagem ou qualquer outro projeto de preservao de
larga escala, a instituio ou departamento deve fazer um estudo das necessidades, recursos e
prioridades, atravs de pesquisas que analisem as condies do acervo. Isso inclui as condies de
instalao, os recursos financeiros e humanos disponveis para a realizao do projeto e a extenso e
a natureza das necessidades de preservao. Aps esta avaliao, a instituio poder articular
prioridades, estabelecer metas amplas e objetivos de curto prazo para direcionar o esforo de
preservao de maneira racional e vivel. Tal avaliao servir de apoio a solicitaes e justificativas
queles que detm os recursos da instituio, bem como a outras instituies financiadoras que podem
ser uma fonte de recursos para o projeto de preservao de materiais de arquivo.
A microfilmagem dos acervos em perigo proporciona maior facilidade de acesso a colees
muito requisitadas e impede o avano da deteriorao causado pela manipulao dos originais. O
microfilme tambm pode substituir os documentos originais que sero descartados aps a
microfilmagem, permitindo uma melhor utilizao dos espaos de armazenamento. A microfilmagem
de preservao, porm, exige o preparo de um microfilme que satisfaa todos os padres de qualidade
de imagem e integridade, alm da longevidade e estabilidade do filme e dos materiais de armazenamento,
garantindo, assim, a disponibilidade a longo prazo do acervo reformatado. As vantagens da
microfilmagem de preservao so bvias: reduzir ou impedir o uso dos originais, permitir o acesso a
pesquisadores de fora da instituio e garantir a disponibilidade da informao quando o papel j
estiver deteriorado.
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1 7
Fatores de custo na microfilmagem de acervos arquivsticos
Pessoal
As instituies que esto analisando a possibilidade de implementar programas de microfilmagem
de preservao devem avaliar de forma realista os custos envolvidos. Infelizmente, h poucos paralelos
feitos entre as atividades que precedem a microfilmagem de livros e peridicos e as correspondentes
atividades que precedem a microfilmagem de documentos de arquivo ou manuscritos. Os custos para
a converso desses dois tipos de materiais ao estado de preparado para microfilmagem so, na
verdade, extremamente diferentes. O fator que mais contribui para elevar o custo do preparo de
documentos de arquivo a mo-de-obra*. Se uma instituio no possui experincia prvia com
microfilmagem de acervos de arquivo, de acordo com padres estabelecidos para preservao, esse
custo difcil de ser previsto. Alm disso, as etapas comuns de processamento, descrio e indexao
so insuficientes para reformatar documentos de arquivo em microfilme. Encontrar um documento
num filme quase impossvel sem uma organizao, ordenao, etiquetagem e indexao rigorosamente
exata e detalhada. O preenchimento das etiquetas das caixas e das pastas deve ser completo e preciso.
Deve haver um ndice da coleo microfilmada que permita o acesso ao documento no filme, com
exatido. Todos os documentos tm que ser examinados, os clipes e outros itens retirados, para que
cada folha solta esteja pronta para o operador de microfilmagem. As folhas dobradas ou amassadas
devem ser alisadas e o operador deve receber instrues claras quanto microfilmagem de documentos
de grande formato, versos de pginas, envelopes e outros materiais que podem exigir tomadas de
deciso.
O preparo de documentos para a microfilmagem (Captulo 3) quase sempre implica no completo
reexame, pasta por pasta e muitas vezes pea por pea. Os administradores tm que indicar um
profissional (ou mais), geralmente auxiliado por estagirios ou pessoal de servios gerais, para implementar
o preparo. O tempo gasto no preparo depende do tipo de documentos, de suas condies e da
qualidade do processamento j feito. Geralmente, os custos relacionados preparao sero, pelo
menos o dobro do custo da filmagem em si. O que costuma causar complicaes o fato de que as
pessoas indicadas para executar o preparo tm muitas vezes que ser afastadas de suas responsabilidades
normais. Este desvio dos outros objetivos da instituio no incomum, e um custo que o coordenador
deve levar em conta e tentar reduzir, na medida do possvel.
Servios de microfilmagem
Na maioria dos casos, as instituies faro, elas mesmas, todas as tarefas referentes ao preparo
dos materiais, mas contrataro uma empresa especializada para fazer a microfilmagem em si. Se a
instituio dispuser de um departamento de microfilmagem, ela poder empreender a filmagem, alm
do preparo. Geralmente, a instituio desenvolve uma carta-convite contendo a descrio do projeto
(quantidade de material a ser filmado, prazos etc.) que ser enviada a no mnimo dois** prestadores
de servios de microfilmagem, com um prazo para o recebimento de propostas. As instituies
financiadas por verbas pblicas geralmente possuem regras minuciosas que devem ser seguidas antes
* O estudo do tempo e do custo, tratado como parte do Projeto de Microfilmagem de Preservao de Arquivos(1990/1994),
descrito no Apndice 8.
** Refere-se legislao norte-americana.
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1 8
da assinatura de um contrato. Mesmo para as instituies que no seguem procedimentos to rigorosos,
aconselha-se desenvolver um processo que seja justo para todos os envolvidos. No final, a instituio
detentora do acervo ter de justificar a escolha de um fornecedor, e tal escolha normalmente se baseia
em uma combinao de preo, qualidade e previso de um relacionamento produtivo entre a empresa
de microfilmagem e a instituio.
Os custos dos servios contratados devem ser cuidadosamente analisados. Para obter um valor
justo dos servios de microfilmagem, a instituio deve fornecer uma estimativa bem aproximada do
nmero de fotogramas a serem filmados, os tipos de materiais (por exemplo: o nmero de fotogramas
de um lbum de recortes, documentos de grandes formatos etc.), em especial os materiais que podem
tornar o processo de microfilmagem mais lento. Os custos de processamento, da produo de um
microfilme matriz e de cpias de segurana e consulta, tambm tm que ser levados em conta.
A comunicao entre a instituio e a empresa de microfilmagem deve ser completa e clara em
relao a todos os detalhes, inclusive o mtodo de preparo dos materiais e a capacidade da empresa
de microfilmagem em satisfazer os padres exigidos. A experincia prvia na microfilmagem de material
impresso (livros ou jornais) no garante o sucesso da microfilmagem de documentos de arquivo e
manuscritos. As colees de arquivo contm documentos de vrias cores, tamanhos, estilos de escrita
e tipos de tinta ou lpis, muitas vezes frente e verso. Devem ser feitos ajustes contnuos para captar
diferentes tonalidades de tinta ou lpis desbotado, papel colorido ou amarelado etc. Os lbuns de
recortes apresentam problemas ainda mais difceis. Os tcnicos de microfilmagem que no possuem
experincia com tais materiais iro gastar tempo e filme na tentativa e erro, at produzir microfilmes de
qualidade. A menos que a instituio disponha de tcnicos de microfilmagem com bastante experincia
com materiais de arquivo, aconselhvel contratar um profissional com boas referncias de projetos
anteriores (ver mais detalhes no Captulo 2).
Custos x outros valores
Embora o custo da microfilmagem, em mo de obra e servios, possa ser vultoso e at
aparentemente proibitivo, outros aspectos, como acesso e preservao so igualmente importantes e
podem, no final das contas, determinar a microfilmagem de preservao como a melhor opo. Esses
aspectos so o nvel de utilizao da coleo (ou de partes da coleo), incluindo o nmero de consultas
distncia e no local. Se houver microfilme disponvel para emprstimo, os funcionrios da instituio
ganharo tempo e os pesquisadores de locais distantes evitaro viagens. Uma coleo muito manuseada
tambm corre riscos de danos e deteriorao dos documentos. O microfilme ir permitir um acesso
muito mais fcil e substituir os documentos originais que so frgeis demais para uso contnuo, mas
para os quais no h recursos para restaurao.
Infra-estrutura necessria para dar suporte s operaes
Contratao e treinamento de pessoal
A instituio tem que ser capaz de fornecer uma equipe de projeto com o necessrio nvel
tcnico e conhecimento de normas, assim como uma equipe de superviso que compreenda as estratgias
gerais da microfilmagem de preservao e saiba identificar o necessrio apoio administrativo. Mesmo
antes do projeto ter incio, haver necessidade de pessoal especializado para revisar as colees, para
estimar adequadamente o tempo necessrio de preparo, filmagem e reordenao aps filmagem, assim
como o nmero de pessoas e o nvel de conhecimento necessrio para realizar o trabalho. O trabalho
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1 9
de preparo exige a participao de um arquivista com experincia no processamento de colees de
arquivo, conhecimento das exigncias da preparo de materiais de arquivo e boas tcnicas de superviso.
Embora possam ser usados tcnicos da instituio ou estagirios, nas tarefas de preparo, o supervisor
deve dedicar um tempo considervel elaborao de instrues, ao treinamento, ao monitoramento e
reviso do trabalho.
Se a instituio tiver um programa de preservao j estabelecido, o coordenador desse programa
poder servir de orientador e consultor sobre como manusear determinados materiais e ajudar a tomar
decises de microfilmagem, alm de negociar contratos com fornecedores.
Contabilizao e manuteno de registros em microfilmagens patrocinadas
Se o projeto de microfilmagem for financiado por recursos externos, o membro da equipe que
administra o recurso precisa entender os procedimentos de manuteno de registros contbeis e de
elaborao de demonstrativos especficos para a instituio patrocinadora. No caso de universidades,
geralmente h um departamento de projetos que especifica como as unidades da instituio devem
administrar fundos de projetos. A comunicao com este departamento indispensvel. Mesmo assim,
devem ser registrados cuidadosamente o tempo gasto pelo projeto com pessoal e a compra e uso dos
materiais de consumo, para que o custo possa ser dividido. As despesas feitas com a verba do projeto
devem ser registradas em conta separada e administradas pelo diretor ou supervisor do projeto.
Manuteno das operaes normais
tambm importante que a instituio avalie o impacto que o projeto proposto ter sobre as
atividades rotineiras da instituio, como o processamento e o atendimento consultas. H pessoal
suficiente para o projeto de microfilmagem de preservao e, ao mesmo tempo, manter as operaes
dirias? Embora possam ser contratadas mais pessoas, a superviso e a administrao sero feitas
pela equipe permanente da instituio. Tanto a direo da instituio quanto o rgo que concedeu os
recursos querem garantias de que possvel realizar o projeto sem prejuzo das funes normais.
Espao fsico, equipamentos e materiais de consumo
Alm de pessoal, preciso haver espao, equipamentos e materiais de consumo em proporo
suficiente para o projeto proposto. Onde sero realizadas as tarefas de preparo? A microfilmagem de
uma grande coleo de materiais de arquivo requer uma rea de preparo onde todas as caixas e
materiais possam ser colocados e examinados. As vrias tarefas de retirar clipes, ordenao e sinaltica
precisam ser efetivamente realizadas sem interferncia de outros projetos em andamento. Para o preparo
das sinalticas ser necessrio o uso de computadores. Devem ser instalados leitores de microfilmes e
equipamentos especializados para a avaliao bibliogrfica e tcnica dos filmes produzidos. Alm
disso, necessrio haver espao suficiente para permitir a comparao do original com a verso
filmada. Sero ainda necessrios equipamentos e ambientes apropriados para o armazenamento de
negativos matriz, negativos de segunda gerao e cpias de consulta. E, naturalmente, a instituio
deve fornecer uma sala de leitura adequada, com equipamentos para uso do microfilme.
Para as instituies de menor porte, pode ser particularmente difcil disponibilizar instalaes
fsicas adequadas, tanto para a preparo quanto, mais tarde, para a microfilmagem, mas isso tem que
ser cuidadosamente planejado antes do incio do projeto.
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2 0
Administrao de questes legais e fiscais
Um projeto de microfilmagem de preservao geralmente envolve vrias reas do direito, inclusive
as leis de contratos e direitos autorais, alm do cumprimento da legislao fiscal. Muitas vezes o
trabalho financiado por verbas pblicas, com freqncia verbas federais. A instituio deve dispor de
um sistema de contabilidade capaz de atender s exigncias dos auditores federais, bem como de
auditorias de projetos patrocinados por fundaes privadas.
O departamento de bolsas e contratos e o setor jurdico da instituio devem ser consultados
sobre as exigncias de manuteno de registros e qualquer outra questo legal. Questes envolvendo
direitos intelectuais devem ser resolvidas antes da solicitao de apoio, uma vez que um problema de
direito autoral (referente a manuscritos literrios, por exemplo) pode prejudicar seriamente o projeto
depois que parte substancial dos recursos j tiverem sido gastos. Existe algum acordo com os doadores
do acervo proibindo a microfilmagem e distribuio do microfilme para uso em pesquisa?
Os contratos com fornecedores devem ser redigidos com muito cuidado. Quem na sua instituio
possui experincia na negociao com fornecedores? Quem est autorizado a assinar contratos em
nome da instituio? O Captulo 2 deste manual traz orientaes dos itens que devem ser tratados nos
contratos com fornecedores e sugestes de como resolver problemas que podem surgir. Se o contrato
contiver especificaes detalhadas, tanto o administrador financeiro quanto o fornecedor podero
evitar problemas e economizar tempo.
Avaliao do projeto
Em quase todos os projetos, os custos ultrapassam o previsto, tanto em tempo de mo de obra
quanto nas despesas em si. As instituies devem usar a experincia dos projetos de microfilmagem j
realizados para planejar prioridades e atividades futuras. A manuteno de registros exatos e completos
do tempo de todo o pessoal dedicado ao projeto, inclusive o tempo do chefe de departamento ou
outro administrador, assim como da utilizao dos recursos, pode proporcionar uma indicao do
custo real do projeto. A anlise dos diferentes nveis de especializao do pessoal empregado para as
vrias funes, do fluxo de trabalho e do processo de tomada de decises sobre o que microfilmar, e
como, pode ajudar a reduzir custos e aumentar a eficincia em projetos futuros.
Oportunidades de financiamento e desenvolvimento do projeto
A deciso de quando pr em prtica um projeto de microfilmagem quase to importante
quanto a deciso do que deve ser filmado. E considerando-se que raro um acervo ser beneficiado
com oramento operacional para microfilmagem, imprescindvel ter um amplo conhecimento dos
ciclos de recebimento de propostas do rgo financiador e suas regras. O mesmo mtodo geral pode
ser usado para recursos que so solicitados a rgos federais, estaduais ou municipais, ou fundaes
privadas. fcil fazer modificaes na estrutura bsica da proposta:
1. Identificar e descrever a coleo ou o fundo de documentos ou manuscritos a ser preservado
em microfilme.
O que ?
Como a coleo foi selecionada e como se relaciona com as prioridades de preservao da
instituio?
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2 1
Que tipos de documentos so encontrados na coleo?
A microfilmagem a melhor maneira de preservar as informaes contidas nesta coleo?
Qual a extenso da coleo e que partes sero microfilmadas?
2. Avaliar as condies, o uso, o valor e o significado dos registros ou da coleo no contexto
apropriado (local, regional, nacional).
3. Elaborar um planejamento de trabalho completo para o projeto.
Pessoal.
Nveis e responsabilidades.
Nome (e currculo) do pessoal existente.
Plano de contratao e treinamento do novo pessoal.
Impacto do projeto nas operaes de rotina.
Normas e orientaes.
Fotogrficas/tcnicas.
Acesso bibliogrfico/intelectual.
Procedimentos
Escolha do prestador de servios de microfilmagem (concorrncia ou outro processo de seleo)
e seu histrico.
Cronograma de produo
4. Oramento.
Estimar o tempo e o nvel de pessoal para todas as atividades.
Desenvolver estimativas de custos de todas as atividades.
Justificar a diviso dos custos e a contribuio do rgo.
5. Avaliao do projeto.
6. Divulgao (dar cincia da existncia dos microfilmes produzidos no circuito local e nacional).
Um projeto de microfilmagem de preservao pode ter um grande impacto em uma instituio,
no que diz respeito organizao e remanejando ao pessoal, s operaes cotidianas e s prioridades
da entidade. Um projeto concebido com bastante critrio, baseado em planejamento prvio e cuja
realizao plenamente justificada quanto misso da instituio pode trazer relevantes benefcios,
tanto para a instituio, quanto para a comunidade de pesquisas em geral. Para garantir o sucesso,
essencial fazer uma boa avaliao das questes administrativas antes do incio do projeto, desde a
obteno de verbas para financi-lo at a divulgao de um produto de qualidade.
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2 2
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2 3
Captulo 2
Escolha e Contratao do Fornecedor
Por Maxime La Fantasie
A microfilmagem de preservao de uma coleo de arquivos ou manuscritos um processo
complexo. A escolha de um fornecedor qualificado de servios de microfilmagem uma das principais
etapas da fase inicial do planejamento do projeto. imprescindvel desenvolver um contrato completo,
para garantir que o projeto tenha sucesso, tanto na rea operacional quanto na sua realizao integral.
Um planejamento cuidadoso em ambas as reas aumenta as chances de que o produto final venha a
ser um microfilme de preservao da mais alta qualidade.
Na hora de escolher um fornecedor, o conhecimento das normas de microfilmagem de
preservao contribui em muito para uma boa escolha. O cumprimento das normas do American
National Standards Institute - ANSI (Instituto Americano de Normas Nacionais), da Association
for Information and Image Management - AIIM (Associao de Administrao de Informaes e
Imagens) e as diretrizes do Research Libraries Group - RLG (Grupo de Bibliotecas de Pesquisa )
proporciona ao projeto estrutura e direcionamento e, ao mesmo tempo, protege a integridade arquivstica
do produto final.
Embora a deciso de preferir determinados prestadores de servios de microfilmagem em relao
a outros seja baseada, em parte, no conhecimento de tcnicas e de procedimentos, a deciso final
tambm influenciada por fatores como prazo, recursos e outros parmetros do projeto, dentro dos
quais a instituio detentora do acervo tem que trabalhar. Este captulo, dividido em trs sees,
aborda as questes referentes escolha de um fornecedor, elaborao do contrato e manuteno de
um bom relacionamento de trabalho.
Escolha do fornecedor
Avaliao das qualificaes e servios
Antes de avaliar efetivamente a qualificao e os servios das empresas prestadoras de servios
de microfilmagem, devem ser feitas consultas pelo telefone. A busca deve comear pelo contato com
outras instituies para perguntar sobre as empresas de microfilmagem da rea. Uma instituio que
disponha de um departamento de microfilmagem de preservao pode ser, ela mesma, uma candidata,
se esse departamento fizer servios externos. Como etapa inicial, as consultas telefnicas a possveis
fornecedores servir para estreitar a escolha. As perguntas abaixo podem ser teis:
o fornecedor est familiarizado com as diretrizes da microfilmagem de preservao?
o fornecedor tem alguma experincia com microfilmagem de preservao?
o fornecedor pode provar tal experincia? Em caso afirmativo, qual o tamanho da coleo,
sobre que meios fsicos (tipos e formatos) foi microfilmada e qual foi a durao do projeto?
de que modo a experincia com a microfilmagem de documentos de arquivo atende s
necessidades especiais da coleo (itens de grandes formatos, registros manuscritos com linhas
muito finas, originais em condies frgeis)?
o fornecedor pode oferecer instituio trs geraes de filme?
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2 4
O preparo de uma lista com perguntas desse tipo (e outras perguntas pertinentes) assegura
contra o esquecimento de alguma pergunta importante durante a consulta telefnica. A mesma srie de
perguntas pode ser usada em todas as consultas telefnicas, garantindo assim o benefcio adicional de
uma comparao com as mesmas bases.
Uma visita empresa possibilita a viso em primeira mo das instalaes. O local limpo?
estruturado para facilitar o fluxo de trabalho? H salas ou reas de trabalho para cada atividade da
microfilmagem? Os equipamentos esto em bom estado de manuteno? Os empregados esto
qualificados para realizar as tarefas de microfilmagem? Se o prestador de servios for confivel, ele
far uma demonstrao dos vrios servios e instalaes e incentivar o dilogo entre o representante
da instituio e os empregados da empresa.
A empresa de microfilmagem dever fornecer pelo menos trs referncias instituio, que
deve verific-las. Nos contatos com as referncias, devem ser consultados dados como:
a qualidade do filme produzido e o tempo gasto na produo (inclusive a natureza e a extenso
das inspees feitas pela instituio cliente).
como foi feita a reproduo do microfilme, a quantidade de correes necessrias, o prazo
disso e a qualidade do microfilme corrigido.
os materiais de arquivo foram devolvidos em bom estado?
a empresa de microfilmagem cumpriu os prazos predeterminados?
Filmagem de amostra
Os materiais escolhidos pela instituio para a filmagem de amostra devem ser representativos
da variedade de materiais de arquivo contidos na coleo. Para isso, a amostragem deve incluir itens
de tamanhos e formatos variados e refletir a variedade de condies (papel descolorido, frgil ou
quebradio, manuscritos ou desenhos desbotados). A empresa de microfilmagem vai precisar de
informaes a respeito da identificao (e percentuais, se possvel) dos materiais que necessitaro de
manuseio especial para fazer a estimativa de custo do projeto. A instituio incorpora estas informaes
nas suas instrues de preparo e filmagem que, juntamente com as especificaes tcnicas, acompanham
os materiais selecionados.
Servios de microfilmagem da prpria instituio
O acervo pode pertencer a uma universidade, faculdade ou outra instituio que possua um
departamento de servios de microfilmagem. Ao analisar a possibilidade de fazer internamente o servio,
a instituio deve levar em conta a experincia do laboratrio com o manuseio e microfilmagem de
colees de arquivo e manuscritos. Os materiais de arquivo compostos de papis e tintas de diferentes
qualidades (como tinta desbotada e papel amarelado) e vrios formatos (dirios manuscritos ou lbuns
que contm recortes dobrados, inseres e outras anomalias de formato) apresentam dificuldades
especiais que requerem experincia no manuseio e na filmagem. Se o laboratrio da instituio usado
exclusivamente ou principalmente para a microfilmagem de volumes encadernados, o pessoal estar
apto a filmar materiais mais difceis? Que tipo de cmara planetria est em operao (Kodak MRD,
Hermann & Kraemer etc.)? Possui um dispositivo de numerao, como um basto (que fica na base
da cmara, prximo dos itens a serem filmados) ou contador de exposies? As refilmagens vo
refletir o nmero original do contador de exposies? Existe pessoal qualificado para consertar eventuais
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defeitos do equipamento e assim manter o fluxo da produo do filme? O laboratrio pode fornecer
tratamentos de conservao antes da microfilmagem, para os documentos de arquivo?
As empresas de microfilmagem com experincia no manuseio e microfilmagem de materiais de
arquivo tm como documentar sua qualificao. Os laboratrios institucionais devem fazer o mesmo.
O seguro do laboratrio deve proteger a coleo na eventualidade de perdas, danos ou furto e deve
cobrir os materiais no momento da retirada, transporte e durante o tempo em que estiverem no
laboratrio. Existe um plano de contingncia para o caso de desastres e, nesse caso, como proceder?
Se a poltica do laboratrio for de contratar estudantes, devem ser analisados o nvel de treinamento e
a taxa de rodzio de estagirios, pois esses fatores afetam a qualidade do produto final. A maioria das
mesmas perguntas, usadas para determinar as qualificaes de um fornecedor externo, pode ser usada
na avaliao da experincia e qualidade dos servios prestados por um laboratrio institucional.
Um outro fator a considerar quanto a um fornecedor interno a contribuio de outros departamentos
para o projeto. Para satisfazer as necessidades do projeto de microfilmagem, provvel que seja preciso
modificar a programao dos departamentos, distribuindo para eles a carga atual de trabalho.
Finalmente, existe quase sempre um alto diferencial de custo entre o uso de servios internos ou
externos de microfilmagem. A economia assim obtida vem em troca da alterao do tempo e da carga
de trabalho de outros departamentos, e pode exigir que seja apresentada uma justificativa diretoria,
para anlise. Mesmo que os servios sejam prestados internamente, e no por um fornecedor externo,
preciso desenvolver uma carta-convite.
Edital, carta-convite e concorrncia/licitao
A anlise das informaes colhidas durante as consultas preliminares pelo telefone vai servir de
base para as prximas etapas. A concorrncia ou licitao para a escolha do fornecedor pode ser na
forma de edital ou carta-convite convocando empresas de microfilmagem a enviar propostas ou anlises
de custo da coleo a ser microfilmada. O edital ou carta-convite deve conter uma descrio do
projeto, inclusive informaes sobre a coleo (metros lineares a serem filmados, tipos e condies
dos materiais da coleo, abrangncia e durao do projeto). Com freqncia, os fornecedores que
responderem ao edital vo querer examinar a coleo como um todo antes de calcular os custos.
Parmetros do projeto
A descrio do projeto disponibilizada s empresas de microfilmagem tambm serve instituio,
pois delineia com clareza os parmetros do projeto e ressalta vrios fatores que afetam o contedo e
a complexidade do contrato.
Se o projeto est sendo financiado por terceiros, a instituio responsvel pelo acervo tem que
satisfazer todos os pr-requisitos do patrocinador e, ao mesmo tempo, trabalhar dentro do prazo e
das metas estabelecidas. As exigncias da administrativas, se houver alguma, tambm tm que ser
cumpridas. O tamanho da coleo pode definir a freqncia das retiradas de acervo dos depsitos e o
percentual (volume) de documentos que ir compor cada sada. A programao dos rolos de filme
necessrios ir exigir o clculo do tamanho da coleo (usando metros lineares, escolha do
enquadramento, escala de reduo e especificaes de filmagem para a avaliao do espao interno
dos fotogramas) para chegar ao nmero de fotogramas necessrios ao projeto como um todo.
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Os documentos que constituem a coleo (meios fsicos e formatos) e suas condies de
conservao tambm afetam a estratgia de escolha do fornecedor. Determinados itens em particular
exigem adaptaes ou tcnicas de filmagem especficas, e para certos itens incomuns, deve-se verificar
se apropriado reformat-los. A deciso de incluir documentao que no for papel como parte da
verso microfilmada requer ainda mais anlise. O valor informativo de um objeto tridimensional pode
exigir que ele seja fotografado da maneira convencional e o negativo ser acrescentado coleo. Se o
item tiver tanto valor intrnseco (artstico) quanto intelectual (informativo), a microfilmagem de uma
fotografia para incluso na verso microfilmada da coleo satisfaz apenas parte dessas qualidades (o
valor informativo), mas no consegue atender a todas as necessidades de preservao do item.
As condies fsicas da coleo tero impacto no preo dos servios. Materiais frgeis so mais
difceis de manusear e filmar. A responsabilidade pelo preparo da coleo geralmente recai sobre o
detentor do acervo, embora algumas empresas de microfilmagem tambm ofeream servios de preparo.
As condies fsicas da coleo podem limitar a escolha somente aos fornecedores mais indicados
para o projeto, ou seja, uma empresa com experincia no manuseio de materiais de arquivo frgeis vai
oferecer maior possibilidade de sucesso do projeto que uma empresa de microfilmagem com experincia
de altos volumes de materiais no arquivsticos. Embora incomum, algumas instituies optam por
contratar uma empresa prestadora de servios de microfilmagem para fazer reparos e/ou outros
tratamentos de conservao. Neste caso, preciso levar em conta o percentual de itens que requerem
tratamento, alm da variedade e extenso de tais reparos. Se a empresa de microfilmagem no oferece
servios de conservao, o percentual de itens da coleo que requerem manuseio especial, somado
s exigncias de especializao para tal manuseio, so fatores que afetam o custo do projeto e que
devem ser cuidadosamente avaliados. A taxa cobrada por este tipo de servio normalmente no est
includa no preo lquido.
O preo por fotograma cobrado pelo fornecedor ser mais fcil de ser entendido se a empresa
de microfilmagem entregar uma lista dos servios includos, para que seja analisada pela coordenao
do projeto. Na verdade, imprescindvel que a instituio saiba com clareza quais servios esto
compreendidos no preo lquido proposto pelo fornecedor de servios de microfilmagem.
O preo por fotograma est diretamente relacionado com a orientao da imagem (horizontal
ou vertical). A escolha do enquadramento (vertical IA, IIA, ou horizontal IB, IIB) e outras variveis,
como o tamanho de determinado item e a escolha da escala de reduo, vai modificar o nmero de
imagens que podem ser colocadas em um rolo normal de filme (100 ps, ou 30,48m). A deciso de
filmar em modo IA ou IB aumenta em muito as despesas com o filme, mas a natureza do material a ser
filmado pode tornar desejvel o uso do enquadramento mais oneroso (para uma descrio mais
detalhada do posicionamento de cada item, ver Captulo 5). Uma imagem muito comprimida
resultado de uma escala de reduo inadequada poupa filme, mas pode diminuir a qualidade de
imagem at um ponto em que o uso do microfilme para pesquisa fique seriamente prejudicado. O
conhecimento detalhado da coleo a ser filmada a melhor base para a escolha do modo de filmagem
mais indicado.
Como as taxas cobradas pela duplicao do negativo matriz e da cpia de consulta, assim como
as taxas de duplicao de cpias futuras, afetam o custo do projeto, a proposta de preo deve incluir
o custo de produzir microfilmes de segunda e terceira gerao e deve trazer o custo de duplicao
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para cpias futuras que a instituio venha a solicitar. Se o microfilme for duplicado para fins de venda,
as leis de direitos autorais tm que ser consideradas, principalmente se os lucros com vendas forem um
fator na anlise dos custos do projeto. O rgo financiador e a instituio podem ter polticas que
obriguem o fornecimento de duplicatas a usurios (instituies ou pessoas fsicas) a determinado preo.
Algumas polticas podem proibir ganhos financeiros na venda de materiais microfilmados alm do
preo de custo ( o caso do Research Libraries Group RLG e do National Endowment for the
Humanities NEH.
Outros fatores que afetam o custo total do projeto so a localizao da empresa de microfilmagem,
o fornecimento de informaes ou documentaes especficas pelo prestador de servios, e os servios
de sinalticas, armazenamento, transporte ou entrega.
A distncia entre o local de filmagem e o local de guarda do acervo pode aumentar o tempo e o
dinheiro gasto no transporte, pela instituio ou pela empresa de microfilmagem. Os padres de qualidade
exigem rigoroso controle. Alguns prestadores de servio cobram taxas adicionais para satisfazer as
especificaes do Research Libraries Group RLG, mas a maioria das empresas responsveis
incorporam, no preo por fotograma, todos os custos aplicveis. Se a instituio exigir a incluso de
determinadas estatsticas no relatrio do fornecedor ou em formulrios de controle de qualidade, poder
haver, tambm, taxas adicionais. Alm disso, deve ser levado em conta que provvel a cobrana de
taxas extras no caso do fornecedor produzir sinalticas de identificao e operacionais (conforme o
necessrio). Finalmente, devem ser conhecidas as taxas cobradas pelo acondicionamento,
armazenamento e transporte, quando feitos pela empresa de microfilmagem. Podem surgir outros
custos imprevistos durante a realizao do projeto, mas a instituio conseguir limitar o nmero de
surpresas desagradveis no percurso se entrar em contato com alguma outra instituio que j tenha
experincia com microfilmagem de preservao e consultar o profissional que coordenou tal projeto
sobre servios e taxas.
As respostas de fornecedores s cartas-convite proporcionam uma tima oportunidade de analisar
e comparar as empresas de microfilmagem. Os servios e taxas podem variar de uma empresa para
outra. A avaliao das propostas em relao s necessidades especficas da(s) coleo(es) serve
para reduzir ainda mais a lista de prestadores de servio capazes de satisfazer os requerimentos da
instituio e da coleo. A experincia e o comprometimento da empresa, conforme esses fatores
forem discutidos e documentados atravs de uma srie de reunies, servem para moldar o
relacionamento entre a instituio e o prestador de servios e contribuem para a elaborao do contrato.
O contrato deve definir de maneira clara e completa todos os aspectos do projeto de
microfilmagem. Isso inclui, entre outros fatores:
a definio do titular dos direitos autorais do negativo matriz e todas as suas cpias produzidas
pela empresa de microfilmagem a partir da coleo pertencente instituio.
a segurana dos materiais de arquivo;
o tipo e a qualidade do filme usado para produzir trs geraes de microfilme;
o cumprimento, pela empresa de microfilmagem, de todas as normas tcnicas, especificaes e
orientaes, instrues e procedimentos da instituio e opes de resciso ou arbitragem do
contrato.
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Elaborao do contrato
A equipe da instituio, responsvel pela coordenao do projeto, deve ter pleno conhecimento
de todas as exigncias e restries estipuladas pela diretoria e, se for o caso, pelos rgos financiadores.
tambm importante que estejam familiarizados com todas as normas, especificaes e orientaes
usadas na produo de microfilmes de documentos de arquivo.
O contrato geralmente dividido em duas ou trs sees. Na seo intitulada Termos e condies
gerais, a instituio descreve em detalhes os processos operacionais de cada servio e a diviso de
mo-de-obra e responsabilidades de ambas as partes. A segunda seo, sob o ttulo Componentes,
.traz informaes sobre a abrangncia do projeto, estipulaes do rgo financiador ou da coordenao
do projeto, as partes envolvidas (rgo financiador, instituio e empresa de microfilmagem), o nome
da coleo e a durao do projeto. Essa seo tambm pode abordar os seguintes assuntos: planilhas
de preos, subcontratao, direitos autorais, comunicaes entre as partes, arbitragem, manuseio,
retirada, devoluo, correo de erros, armazenamento do filme processado, documentao (faturas,
relatrios de controle de qualidade, testes qumicos), seguro/segurana, equipamentos e pessoal.
No caso do projeto de microfilmagem objetivar a produo de um microfilme de qualidade
arquivstica, ele dever cumprir as normas tcnicas desenvolvidas pela Association for Information
and Image Management AIIM (Associao para o Gerenciamento de Informaes e Imagens) e
as diretrizes tcnicas do Research Libraries Group RLG. Uma lista completa das normas, orientaes
e especificaes de microfilmagem aplicveis deve ser includa no contrato na forma de um anexo (ver
lista na segunda seo do Anexo 9, Recursos Tcnicos). Do mesmo modo, os servios a serem
prestados pela empresa de microfilmagem devem ser relacionados no contrato, com os detalhes e
instrues includos nos respectivos anexos.
A terceira seo do contrato, intitulada Especificaes de filmagem e controle de qualidade do
microfilme de preservao estipula o cumprimento, pela empresa de microfilmagem, de normas,
especificaes e orientaes, tanto para a produo quanto para o controle de qualidade do microfilme
de preservao e faz referncia especfica s orientaes do Research Libraries Group RLG ,
encontradas neste volume (Apndice 2). O contrato deve prever que a instituio poder alterar
qualquer instruo ou introduzir instrues adicionais se necessrio, que isso ser feito por escrito, e
que a empresa de microfilmagem dever cumprir essas alteraes ou adies (uma vez iniciado o
projeto, porm, as alteraes significativas das instrues ou prazos do projeto devem ser analisadas
com muito cuidado, pois podem afetar seriamente a programao e a equipe da empresa de
microfilmagem).
Os Apndices trazem informaes prticas sobre a prestao dos servios pela empresa de
microfilmagem e devem conter as instrues, programaes de prazo, amostras, formulrios e relatrios
necessrios durante cada fase do projeto. Dependendo da complexidade da coleo a ser microfilmada,
os Apndices podem incluir as seguintes informaes:
amostras de instrues e avisos (da instituio para a empresa de microfilmagem);
lista de acondicionamento;
programao de transporte;
formulrios e relatrios;
orientaes sobre a seqncia de sinalticas;
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instrues de etiquetagem e acondicionamento;
lista das especificaes, normas e orientaes do microfilme;
procedimentos e exigncias especficas da coleo;
guia tcnico.
Componentes
Os componentes que se seguem compem a parte bsica das clusulas do contrato, que devem
ser cuidadosamente analisados antes da sua aprovao.
Preos
A planilha de composio dos preos registra o preo lquido dos servios a serem prestados,
mais as taxas por servios especiais, calculadas com base em um valor fixo (centavos por fotograma).
Alm disso ela deve esclarecer quais taxas no esto includas no preo lquido. O contrato estipula
por quanto tempo esses preos sero vlidos e, se for o caso, em que circunstncias eles podero ser
reajustados (ver a seo abaixo: Durao do contrato e clusulas de reajuste de preos).
Embora os servios includos no preo lquido possam variar a cada projeto de microfilmagem,
a maioria dos contratos incluir os seguintes servios no preo lquido:
produo do negativo matriz;
criao de um negativo de segurana e cpia de consulta;
inspeo tcnica e bibliogrfica de acordo com as orientaes do Research Libraries Group
RLG;
acondicionamento dos materiais da coleo e do microfilme;
armazenamento do microfilme;
identificao e etiquetagem dos rolos.
Outras taxas que podem no estar compreendidas no preo lquido so o manuseio especial,
cobranas por determinados itens e impostos. preciso saber com certeza o que significa manuseio
especial e que servios so cobrados por fora por determinados itens da coleo. Pode haver tambm
taxas adicionais por servios no includos em nenhuma das categorias acima. A instituio deve estipular
no contrato que as taxas adicionais de servios s sero aceitas se forem comunicadas por escrito com
antecedncia em relao fatura.
Dependendo de onde o acervo se localiza, os materiais e servios fornecidos pela empresa para
a filmagem, processamento e armazenamento da coleo microfilmada podem sofrer a incidncia de
impostos. Se a instituio (ou o acervo) for isento de impostos municipais, estaduais e federais, deve
ser anexado ao contrato um comprovante de tal iseno. O conhecimento da legislao fiscal referente
aos servios prestados pela empresa de microfilmagem essencial para proteger tanto a instituio
quanto o produto final.
Subcontratao
A instituio deve estabelecer no contrato se a subcontratao de servios aceitvel e, nesse
caso, quais servios e sob que condies. aconselhvel que o contrato preveja que a empresa de
microfilmagem no poder subcontratar sem o consentimento prvio, por escrito, da instituio.
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Direitos autorais
Os arquivistas e curadores do acervo devem determinar a situao de direitos autorais da coleo
e saber como as leis de direito intelectual afetaro o produto microfilmado. O uso de direito, como
definido na Seo 107 do Copyright Act Revision, de 1976, reconhece uma limitao nos direitos
exclusivos do proprietrio de direitos autorais. A Seo 108 (b e c) direciona edies de preservao
(como reproduo de preservao) e estabelece as condies sob as quais uma biblioteca ou um arquivo
pode ser isentado. Tambm importante considerar a subseo 108(a) no tema vantagem comercial.
exigida a sinaltica de direitos autorais (filmada na seqncia inicial da coleo) que prov informao
ao usurio da lei de proteo dos direitos autorais dos Estados Unidos (Ttulo 17, United States Code).
A insero desta informao um modo de proteger a instituio de um possvel abuso do produto de
microfilmado. O que exatamente quer dizer uso indevido costuma ser difcil de averiguar. A Biblioteca
do Congresso oferece um folheto de informao que pode esclarecer aspectos da lei de direitos autorais,
de como esta se aplica s instituies (Reproduction of Copyrighted Works by Educators and
Librarians, Copyright Circular R21 [U.S. Government Printing Office: 1878-261-023/751]).
Comunicao
A comunicao entre a equipe da instituio e a da empresa de microfilmagem fundamental
para o sucesso do projeto. O contato permanente entre as duas partes possibilita o desenvolvimento
de comuns em relao ao fluxo de trabalho e aos objetivos do projeto, ajudando na soluo de
problemas. A constncia da comunicao geralmente facilita o dilogo entre pessoas cujo envolvimento
com o trabalho leva disposio de encarar todo e qualquer problema relativo ao projeto da maneira
mais cordial possvel. A clusula de comunicao includa no contrato garante que as operaes dirias
do projeto no sejam prejudicadas pela falta de meios ou mtodos adequados de comunicao. A
clusula deve incluir condies mnimas que garantam que as partes possam conversar sobre os assuntos
do projeto com parmetros comuns. A empresa de microfilmagem (e seu representante), por exemplo,
deve conhecer os termos e condies do contrato. Alm disso, ela deve estar ciente de todas as
normas, especificaes e diretrizes empregadas durante a filmagem da coleo e estar familiarizada
com todas as atividades da produo de um microfilme em operao no local de filmagem. A clusula
deve estipular as formas aceitveis de comunicao (telefone, fax, correio eletrnico, correspondncia
escrita) e a freqncia com a qual o representante deve estar disponvel para a equipe da instituio
(geralmente mediante solicitao). aconselhvel incluir o direito de visitar o local de filmagem e os
horrios de tais visitas (no horrio comercial). O propsito da clusula de comunicao garantir a
abertura de canais entre as duas partes, de modo que possam ser trocadas informaes sobre problemas
e sobre a evoluo do trabalho.
Opes de arbitramento/resciso
Mesmo a melhor das intenes e grandes esforos de comunicao podem no bastar para
resolver uma controvrsia. portanto extremamente importante que o administrador do projeto estude
os materiais relacionados, tanto com arbitragem, quanto com a resciso antes de incluir uma ou outra
opo no contrato. Uma das sees do contrato inclui uma notificao que qualifica os termos e as
condies sob os quais a empresa de microfilmagem considerada como infringindo o contrato (ver
na amostra de contrato, Apndice 4, a seo Cumprimento das Especificaes). Tambm deve ser
includa uma clusula separada que especifique as condies e procedimentos para a resoluo de
controvrsias. Nesta categoria, h opes:
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1. uma clusula de arbitragem que indique que qualquer controvrsia deve ser sanada segundo
as regras da American Arbitration Association (Associao norte-americana de arbitragem).
2. uma clusula de resciso contendo, por exemplo, as informaes abaixo:
a instituio deve notificar a empresa de microfilmagem sobre qualquer infrao na qual a
empresa tenha incorrido pelos termos do contrato;
a instituio reserva-se o direito de rescindir o contrato sem incorrer em qualquer obrigao
perante a empresa de microfilmagem se a empresa de microfilmagem no sanar a infrao no
prazo de (nmero de dias), aps o recebimento da respectiva notificao.
Esta ltima opo permite empresa de microfilmagem resolver o problema. O pessoal da
instituio deve conhecer os possveis desdobramentos que qualquer das opes pode vir a ter.
Servios
Muitas tarefas so realizadas na prpria instituio, antes dos documentos serem enviados para
a empresa de microfilmagem e certas atividades so compartilhadas por ambas as partes; outras so
de exclusiva responsabilidade da empresa de microfilmagem. A seguir, uma breve discusso dos
principais servios e procedimentos includos no contrato.
Devido natureza dos materiais de arquivo e manuscritos, altamente improvvel que a instituio
contrate terceiros para fazer a seleo e o arranjo. Porm, como j vimos antes, possvel que algumas
das atividades sejam feitas pela empresa de microfilmagem (como, por exemplo, a planificao de
documentos amassados ou dobrados e a produo de sinalticas). O desenvolvimento de prazos de
filmagem e de entrega pode exigir a participao de ambas as partes. Todas as atividades anteriores
filmagem em si devem estar cuidadosamente enunciadas no contrato, com a diviso de mo-de-obra
claramente delineadas. Do mesmo modo, todas as atividades relacionadas com a microfilmagem e o
controle de qualidade do projeto devem estar dispostas no contrato sob o ttulo de Especificaes de
microfilmagem e controle de qualidade do microfilme (ver exemplo de contrato no Apndice 4).
A poltica de correo de erros de microfilmagem da instituio segue as normas da Association
for Information and Image Management AIIM (Associao de Administrao de Informaes e
Imagens ) e as diretrizes do Research Libraries Group RLG (como, por exemplo, o nmero de
emendas permitidas por rolo de filme ou o tipo de equipamento usado para a emenda). O contrato
deve definir o que constitui um erro e exigir a identificao da parte responsvel por qualquer despesa
decorrente da correo de erros. Deve ser tambm estipulado o prazo aceitvel para tais correes
(geralmente dez dias teis, a contar do recebimento do filme a ser corrigido).
Se a empresa de microfilmagem prestar para a instituio o servio de etiquetagem das caixas
de microfilme, o contrato deve incluir as seguintes informao na clusula referente etiquetagem. As
etiquetas devem conter:
o nome da instituio;
o tipo de gerao do filme (negativo matriz, negativo de segurana ou cpia de consulta);
nmero do rolo de armazenamento do negativo matriz.
As etiquetas devem cumprir as normas da Association for Information and Image
Management AIIM (Associao de Administrao de Informaes e Imagens ) e as diretrizes do
Research Libraries Group RLG para o armazenamento de microfilmes. Se o custo da etiquetagem
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3 2
estiver includo no preo lquido, importante que isso esteja claramente disposto na clusula de
preos.
A preservao do microfilme a longo prazo requer condies de armazenamento com controle
ambiental que satisfaam as normas de arquivamento. Algumas empresas de microfilmagem oferecem
servios de arquivamento dos negativos de segurana. Se a instituio optar por utilizar tais servios,
os termos e condies de armazenamento devem estar dispostos especificamente no contrato, inclusive
as normas de armazenamento, o preo por rolo, as taxas de manipulao e uma agenda para a inspeo
dos filmes armazenados. Se os servios de armazenamento forem opcionais, eles provavelmente estaro
relacionados em separado, com seus respectivos preos. Do mesmo modo, atividades ps-filmagem,
como a de retorno dos documentos s condies anteriores filmagem, se tiverem preo separado,
isso deve estar disposto no contrato.
Como o manuseio e o transporte dos materiais de arquivo so atividades que envolvem ambas
as partes, as tarefas atribudas a cada parte devem estar claramente estipuladas em contrato. A instituio
responsvel pela organizao da coleo (seqncia de sries e de pastas) e pelo acondicionamento
dos materiais em caixas de papelo devidamente etiquetadas. J a empresa de microfilmagem
responsvel pela devoluo dos materiais intactos e de maneira segura, eficiente e sem atrasos. Os
termos e condies da retirada e da devoluo devem incluir, por exemplo:
uma agenda preestabelecida (dia e hora);
mtodo de transporte (via servio de entregas, veculo da prpria instituio ou veculo da
empresa de microfilmagem coberto por seguro);
condies de retirada e entrega dos materiais (dentro dos recintos);
procedimentos para o manuseio das colees (materiais a serem embalados com segurana e
acompanhados de listagem original do contedo das embalagens).
Podem ser acordados prazos adicionais para a devoluo de documentos ou lotes especficos.
Neste caso, isso dever estar disposto na mesma clusula.
Documentao do fornecedor
indispensvel que a empresa de microfilmagem comprove que est cumprindo suas obrigaes
de maneira competente, atravs de uma documentao especfica. Uma documentao cuidadosa e a
manuteno em arquivo da correspondncia entre as partes facilita a investigao no caso do surgimento
de controvrsia ou litgio entre as partes. A correspondncia escrita uma fonte vlida de documentao
(para ambas as partes), pois as cartas geralmente contm informaes relativas questes tcnicas ou
operacionais do projeto. Os quatro tipos de documentao relacionados abaixo proporcionam
instituio o subsdio necessrio para monitorar as estatsticas do projeto e acompanhar problemas de
filmagem, processamento ou controle de qualidade.
Faturas detalhadas so fornecidas pela empresa de microfilmagem, em tempo especfico (como,
por exemplo, uma semana aps a devoluo instituio, dos documentos e de trs geraes dos
microfilmes). aconselhvel que a fatura emitida pela empresa de microfilmagem para a instituio
contenha as seguintes informaes:
nmero de armazenamento dos negativos matriz de todos os rolos includos na fatura;
taxas de duplicao, se no estiverem includas no preo lquido;
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3 3
contagem de fotogramas por rolo;
preo por fotograma;
total de fotogramas;
cobranas por manuseio especial;
qualquer cobrana em separado que tenha sido objeto de acordo por escrito, anterior emisso
da fatura.
Os formulrios de relatrio de controle de qualidade que acompanham a entrega de negativos
matriz so indispensveis para manter as estatsticas e monitorar a preciso da inspeo do fornecedor.
Sem esses relatrios, a instituio no tem como saber o que foi inspecionado e com que grau de rigor.
A instituio deve anexar ao contrato um formulrio de relatrio de controle de qualidade (ver amostra
no Captulo 6, Questes e rotinas relativas inspeo).
As listas de embalagens servem para garantir a segurana dos documentos durante o processo
de microfilmagem. Se a instituio souber o que est em cada caixa, quando foi retirado e a data em
que cada contedo foi filmado, isso facilitar na hora de desembalar e verificar os documentos, e
servir para encontrar itens perdidos ou colocados em local errado.
O processamento do filme, se for malfeito, um dos fatores que afetam significativamente a
qualidade de imagem e a expectativa de vida do microfilme. O teste do azul de metileno, exigido pelas
diretrizes do Research Libraries Group RLG, o mtodo padronizado para testar a presena de
resduos qumicos restantes no filme aps o processamento, e um certificado de anlise, emitido por
laboratrio independente, exigido como documentao comprobatria do cumprimento, por parte
da empresa de microfilmagem, das especificaes de processamento. O teste deve ser realizado no
prazo mximo de duas semanas aps o processamento do filme.
Segurana/Seguros
Tanto a instituio quanto a empresa de microfilmagem so responsveis por fazer seguro dos
materiais da coleo. A cobertura do seguro deve incluir condies de perdas, danos, roubo e desastres.
A clusula de seguro deve, indispensavelmente, incluir:
cobertura por item ou por transporte;
cobertura dos itens em trnsito e no local de filmagem e armazenamento;
a durao e a extenso da cobertura.
Na eventualidade de um item ou mais itens serem danificados ou destrudos, a instituio
geralmente reserva-se o direito de obter uma avaliao do(s) item(ns) por uma terceira parte qualificada,
escolhida a critrio exclusivo da equipe da instituio. A clusula de seguro deve estipular que:
o custo da avaliao fica a cargo da empresa de microfilmagem;
responsabilidade da empresa de microfilmagem indenizar a instituio pelo total dos danos
ou do valor de mercado do(s) item(ns).
O seguro deve cobrir tanto o microfilme quanto os documentos. Alm de incluir informaes
referentes cobertura do seguro da instituio, o contrato deve estipular as condies e a extenso de
cobertura do seguro que a empresa de microfilmagem obrigada a obter. imprescindvel que a
equipe da instituio conhea por completo as condies de seguro da empresa de microfilmagem na
parte relativa segurana dos documentos e da cpia microfilmada.
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3 4
Equipamentos
As especificaes contratuais devem incluir uma clusula relativa ao tipo de equipamento,
condies e prazos de manuteno. Os equipamentos usados pelo fornecedor devem satisfazer as
necessidades dos documentos. Alm disso, os equipamentos usados pela empresa de microfilmagem
na produo do microfilme devem ser mantidos de modo a no arranhar nem danificar o filme. O
fornecedor faz inspees e manutenes de rotina nos equipamentos? Com que freqncia? As unidades
filmadoras devem ser limpas e aspiradas tantas vezes quantas forem necessrias, pelas condies dos
documentos filmados. Isso pode ser de alta freqncia, se os materiais estiverem sujos, emitirem
partculas de poeira ou estiverem ressecados e quebradios. Acessrios da unidade filmadora, se no
forem verificados e ajustados antes da filmagem, podem gerar filmes embaados e arranhados, resultando
em perda da qualidade de imagem. A base da filmadora deve estar em rea livre de vibraes e em
ambiente de luz controlada. Os tanques de processamento, se no forem limpos regularmente, so
suscetveis ao acmulo de substncias qumicas. Rodos gastos podem deixar marcas na emulso do
filme durante o processamento. Durante a inspeo do filme, a qualidade de imagem e a preciso do
controle podem ser prejudicados, por leitores de microfilmes com problemas de manuteno.
Pessoal
importante estipular as condies nas quais a filmagem, o processamento, a inspeo e o
armazenamento do microfilme sero feitos, alm das qualificaes das pessoas responsveis por essas
atividades. Se todas as atividades forem feitas nas instalaes da empresa de microfilmagem, isso deve
estar disposto no contrato, com a salvaguarda de que essas atividades sejam feitas somente por pessoal
qualificado, de acordo com as normas tcnicas, especificaes e diretrizes constantes no contrato.
Clusulas de renovao do contrato e reajuste de preos
Se houver a possibilidade do prazo do projeto ter de ser estendido, deve ser includa no contrato
uma clusula de renovao. preciso ter certeza de que a extenso autorizada pelo rgo financiador
e/ou pela diretoria da instituio. Numa clusula de renovao da prestao de servios, ambas as
partes devem reconhecer e concordar que os termos e condies do contrato original devem permanecer
inalterados. No caso de uma clusula de reajuste (para contratos que no so financiados ou preos
no fixos durante toda a durao do projeto), devem constar do contrato informaes precisas sobre
renegociao de preos, comprovao do aumento de custos e quaisquer condies que possam
causar o cancelamento do contrato.
A programao do desenvolvimento do contrato deve prever tempo para a reviso, alterao e
complementao com qualquer exigncia estipulada pela diretoria da instituio, pelo rgo financiador
(se o projeto de microfilmagem for financiado com verbas externas) e as diretrizes do Research Libraries
Group RLG. Uma reviso cuidadosa do contrato, antes da minuta, final garante que todos os aspectos
referentes aos servios a serem prestados estejam includos, que os termos e condies estejam
enunciados com clareza e, finalmente, que ambas as partes estejam em acordo mtuo quanto ao
contedo e as estipulaes do contrato.
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3 5
Manuteno de um relacionamento de trabalho
Comunicao
A boa comunicao o elemento chave na determinao do sucesso de um projeto de
microfilmagem, pois tem implicaes importantes, no s em relao ao produto final mas tambm na
administrao diria do projeto. Um projeto bem administrado se baseia em grande parte no entendimento
mtuo e na comunicao freqente entre a instituio e a empresa de microfilmagem. O relacionamento
de trabalho moldado, em parte, pela satisfao das necessidades da instituio por parte da empresa
prestadora de servios, que, por sua vez, ter requerimentos que a instituio deve satisfazer.
Visitas ao local de trabalho possibilitam uma melhor familiaridade entre a equipe do projeto e o
pessoal da empresa de microfilmagem. As razes para se fazerem visitas ao local de filmagem vo
alm da verificao da competncia da empresa ou da inspeo das condies de trabalho. Uma vez
que o telefone o mtodo mais freqente de comunicao entre as partes, uma visita proporciona uma
oportunidade de que a voz se transforme numa pessoa real, tornando mais pessoal o relacionamento
de trabalho entre os responsveis pelos vrios aspectos do projeto.
Documentao e registros
Dirios de controle da coleo e relatrios trimestrais so duas formas de manter registros que
garantam a integridade do projeto. Os dirios de controle da coleo documentam o local onde se
encontra cada item, a cada estgio do processo de produo, enquanto as estatsticas compiladas nos
relatrios trimestrais documentam o progresso do projeto em nvel de coleo. Os registros de controle
de qualidade da instituio documentam a qualidade em geral e a regularidade do trabalho da empresa
de microfilmagem. Os dirios de controle e a boa manuteno de registros so teis para avaliar o
desempenho da empresa prestadora de servios e servem para fazer o acompanhamento e a soluo
dos problemas encontrados durante a filmagem, o processamento e a inspeo. A documentao
particularmente importante quando o contrato tem que ser rescindido devido m qualidade dos
servios.
Avaliao do desempenho da empresa de microfilmagem
e a soluo de problemas
Um dos mtodos de avaliao do desempenho da empresa fornecedora de servios de
microfilmagem uma comparao entre o dirio de controle de qualidade da instituio e os relatrios
de controle de qualidade da empresa. O relatrio da empresa completo? Ou ele omite informaes
sobre valores tcnicos ou erros descobertos durante a inspeo do filme pela instituio? A comparao
revela com clareza se a inspeo feita pela prpria empresa completa e rigorosa ou no. O dilogo
entre a instituio e a empresa de filmagem ser facilitado se houver um entendimento mtuo sobre o
que constitui um filme inaceitvel. A resoluo de um problema em particular pode exigir a aplicao
eficaz, por telefone ou pessoalmente, de habilidades interativas. Ao fornecer instrues escritas,
detalhadamente, que delineiam como seguir as instrues de controle de qualidade, a instituio fica
protegida contra erros de interpretao das especificaes do projeto pela empresa de microfilmagem.
Alguns dos problemas identificados durante a inspeo do filme podem ser resolvidos atravs
do acompanhamento dos operadores de filmadora, inspetores ou equipamento. A empresa de
microfilmagem vai se interessar por acompanhar a qualidade, tanto do desempenho dos empregados
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3 6
quanto do equipamento, principalmente se quiser manter sua reputao como fornecedora de produtos
de alta qualidade. O objetivo do acompanhamento de erros no o de apontar um culpado (pessoa ou
equipamento), mas saber ao certo quando e onde o problema se originou, e corrigi-lo to logo quanto
possvel (consertando o equipamento defeituoso ou alertando o operador de filmadora). Embora a
redao de relatrios detalhados de inspeo seja uma tarefa demorada, podem surgir situaes em
que tais relatrios sejam altamente teis para a soluo de padres de erros que se repetem e atrapalham
a filmagem, o processamento ou a inspeo.
Embora o filme produzido por um fornecedor de servios de microfilmagem passe por vrias
inspees antes de ser entregue instituio, mesmo assim possvel que sejam identificados erros e
problemas adicionais durante o processo de inspeo feito pela instituio. Cabe, portanto, instituio
informar empresa sobre os erros ou discrepncias encontrados, principalmente os repetidos, mas
com base em ampla e clara documentao. Pode haver, por exemplo, um mesmo padro de arranhes
em vrios rolos de uma srie. Os dirios de controle de qualidade (CQ) da instituio tero o registro
das filmadoras e leitoras de microfilmes especficas, relativas a cada rolo de filme inspecionado. Uma
verificao desse dirios de CQ vai identificar todos os filmes anteriores com o mesmo padro de
arranhes e o respectivo nmero da filmadora e da leitora de microfilmes. A identificao precisa de
um erro, juntamente com uma descrio ou possvel anlise do problema, ajudar a empresa de
microfilmagem a resolv-lo mais rapidamente.
Concluso
A qualidade do produto final depende muito da empresa de microfilmagem escolhida pela
instituio e da amplitude do contrato, que estabelece os parmetros dentro dos quais o projeto e o
relacionamento profissional so definidos e estruturados. O compromisso de fazer o melhor filme
possvel deve ser compartilhado pelo pessoal da instituio e da empresa prestadora de servios. H
empresas de microfilmagem que se baseiam no cumprimento dos altos padres exigidos para a produo
de um microfilme de qualidade arquivstica e que agem de acordo com esta premissa. Trabalhar segundo
as diretrizes contratuais descritas acima aumenta significativamente as chances de uma realizao bem
sucedida do projeto.
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3 7
Captulo 3
Preparao dos Materiais
Por Anne R. Kenney
Viso Geral
O preparo do material de arquivo para a microfilmagem tem uma srie de objetivos. O principal
deles ajudar os futuros leitores a usar a coleo. O preparo feito anteriormente filmagem
especialmente importante porque o contedo da coleo no pode ser disposto de maneira diferente
aps a filmagem e, como o microfilme um meio linear, o leitor est limitado a manusear o material
seqencialmente. Um segundo objetivo do preparo do material reduzir o tempo gasto pelo operador
de filmadora em atividades que no dizem respeito filmagem em si, como desdobrar itens, determinar
a seqncia adequada de exposies e remover grampos, clipes etc. Um bom preparo reduz o custo
da microfilmagem ao mesmo tempo em que salvaguarda o arranjo fsico da coleo e limita o desgaste
de determinados itens.
A preparao inclui todas as atividades anteriores filmagem, mas posteriores seleo inicial
dos materiais a serem microfilmados. Assim, como na microfilmagem de monografias e sries, h trs
etapas integradas de preparao: preparao fsica, preparao bibliogrfica e programao dos rolos.
Uma coleo arquivstica precisa ser organizada e descrita para poder ser efetivamente usada,
seja no formato original ou em microfilme. Embora os princpios de organizao se apliquem a ambas
as formas, existem grandes diferenas no grau de preparao necessrio entre uma coleo a ser
microfilmada e uma que ser usada no original. A distino entre uma coleo que est processada e
uma que est pronta para microfilmagem pode ser significativa. O processamento de uma coleo
necessrio, porm no suficiente para a tarefa de reformat-la em microfilme.
Diferena entre processar uma coleo e deix-la pronta
para microfilmagem
Deixar uma coleo pronta para microfilmagem uma tarefa que inclui vrias atividades,
comeando pela disposio tanto intelectual quanto fsica do material em si, a fim de que fique
acessvel aos futuros leitores. A preparao inclui tambm outras atividades, como:
desdobrar e planificar o material;
eliminar ou marcar as duplicatas e outros materiais que no devem ser microfilmados;
retirar clipes, grampos e outros prendedores;
desencadernar itens com margem interna muito apertada;
remover poeira, mofo, fitas adesivas e outras sujeiras que podem obscurecer o contedo
informativo dos documentos;
reparar ou acondicionar em capas de polister os itens que esto frgeis ou fragmentados
demais para serem filmados;
determinar as divises dos rolos;
criar e inserir sinalticas que transmitam informaes aos usurios do microfilme e instrues
especiais que ajudem o tcnico de microfilmagem durante a microfilmagem.
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3 8
A meta, ao tornarmos o material pronto para microfilmagem, prepar-lo de tal modo que
baste ao tcnico de microfilmagem apontar e clicar.
Logicamente, a preparao do material para a microfilmagem um processo que pode consumir
bastante tempo e dinheiro, envolvendo uma variedade de profissionais. Um dos erros mais comuns
cometidos nos projetos de microfilmagem de materiais de arquivo subestimar o oramento referente
s atividades necessrias para deixar a coleo pronta para microfilmagem. No estudo de custo do
Archives Preservations Microfilming Project (Projeto de Microfilmagem de Preservao de
Arquivos), as tarefas de preparao (no incluindo a criao de sinalticas) consumiram em mdia
mais de 38 horas para cada 2 ps (60, 96 centmetros) lineares de material um tempo maior que o
gasto por todas as outras atividades somadas e variaram de 15 a 232 horas. Os coordenadores de
projeto que subestimam o oramento para essas tarefas acabam tendo que absorver internamente um
alto percentual dos custos totais do projeto* .
Preparo fsico
O preparo fsico objetiva tornar a coleo o mais fcil de filmar possvel. Isso requer pensar pela
perspectiva do tcnico de microfilmagem, que no est preocupado com os documentos ou sua ordem
lgica, e sim com a realizao de uma srie de fotogramas. Transformar uma coleo que consiste de
materiais altamente variados em uma seqncia microfilmvel a meta final do preparo fsico. As
atividades que efetivam essa transformao incluem verificar ou dar uma ordem definida aos documentos,
realizar o preparo fsico para a filmagem e depois submeter cada documento a uma srie de exposies
fotogrficas. O preparo fsico de materiais de arquivo muitssimo mais demorado que o preparo de
uma coleo de livros, cujo contedo j est devidamente ordenado, paginado e em tamanho uniforme.
Remoo da coleo
O preparo comea com o ato de remover os documentos em si. Como o material dever ser
cuidadosamente organizado para a microfilmagem, a coleo deve ser retirada de uso ao longo de
toda a durao do projeto. Os usurios potenciais devem ser notificados da indisponibilidade desses
documentos por meio da lista atualizada do RLIN ou da lista de circulao local (Captulo 4, Controle
Bibliogrfico e Arquivstico) e deve ser colocada uma notificao tambm no inventrio ou catlogo
da coleo. Os funcionrios de auxlio consulta deve ser alertados e os instrumentos de busca ou
localizao modificados.
Reavaliao do material
As decises gerais sobre o que microfilmar e o que excluir devem ser tomadas pelo arquivista
antes do estgio de preparao, mas a reavaliao continua durante o preparo da coleo para
microfilmagem. Pode-se determinar que certos itens sejam excludos devido a suas precrias condies
fsicas, dificuldade de localiz-los, ou porque seu valor no estava evidente durante a anlise inicial da
coleo. Materiais que geralmente so excludos de um projeto de microfilmagem so duplicatas,
publicaes, bilhetes de agradecimento, muitas vezes recortes de jornais e s vezes lbuns inteiros de
recortes. O guia da edio microfilmada deve indicar as categorias de materiais presentes na coleo
original que foram excludos da verso em microfilme.
*
O termo preparo, conforme usado neste captulo, inclui mais tarefas que o preparo definido e medido no estudo de custo do
Archives Preservations Microfilming Project (Projeto de Microfilmagem de Preservao de Arquivos), detalhado no Apndice 8.
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3 9
Imposio de ordem
Como j mencionamos, a maioria dos especialistas em microfilmagem concorda que a organizao
fsica de uma coleo, para ser microfilmada, mais importante que a de uma coleo que ser usada
no original, pois esta pode ser considerada processada, quando disposta em nvel de pastas ou subsries,
enquanto que as colees a serem filmadas necessitam de maior ateno quanto seqncia dos
materiais e disposio em nvel de documento.
muito mais fcil para um leitor entender o contedo de uma pasta de materiais no organizados,
no seu formato original, que reconstruir a ordem de documentos no organizados em formato de
microfilme. medida que a coleo preparada para microfilmagem, deve ser dedicado bastante
tempo anlise da seqncia das pastas e reviso do contedo de cada pasta, de modo que o
material seja ordenado adequadamente, de acordo com um esquema de disposio coerente:
cronolgico, alfabtico, numrico, geogrfico.
Ao colocar a coleo em ordem, uma regra que costuma dar certo levar em conta a ordem
natural na qual o leitor encontraria ou leria, na prtica, cada uma das peas.
As cartas devem ser retiradas de seus envelopes e os envelopes, se microfilmados, devem
aparecer antes das cartas a que correspondem.
Os documentos em anexo devem ser filmados imediatamente aps a carta.
Os materiais soltos de um volume so normalmente microfilmados no final, com uma sinaltica
que indique sua presena no volume; ou, se sua localizao clara, devem ser filmados in situ,
com uma sinaltica de anexo.
As anotaes ou informaes identificadoras escritas atrs de uma fotografia ou documento
devem ser filmadas primeiro.
Os ndices devem ser filmados antes do material a que se referem.
As conseqncias de no se ordenar corretamente o material antes da microfilmagem so graves.
Em muitos casos, o tcnico de microfilmagem vai tentar impor ordem onde ela no existe e cobrar uma
taxa por isso; uma taxa desse tipo corresponde certamente a um valor mais alto do que a instituio
gastaria caso ela mesma tivesse preparado, devidamente, o material. Alm disso, os pesquisadores
provavelmente consideraro inteis os microfilmes filmados sem ordem ou na ordem errada, invalidando
assim um dos principais objetivos da reformatao.
Preparao de itens individuais
Uma vez determinada a seqncia dos documentos, estes devem ser preparados para a filmagem.
O processamento fsico engloba vrias atividades diferentes, algumas das quais devendo ser realizadas
pelos tcnicos de conservao. As tarefas abaixo compem o preparo de um item.
Prendedores
Prendedores ou acessrios, como clipes de papel, grampos, percevejos, colchetes e lacres
devem ser retirados. Uma esptula de remoo de grampos ajuda nesta tarefa. Embora a maioria dos
prendedores seja fcil de retirar, recomenda-se, no caso de itens extremamente frgeis ou quebradios,
que os prendedores sejam retirados pelos tcnicos de conservao, devido ao perigo de haver danos
aos documentos. Isso especialmente importante quando os documentos sero preservados no acervo
aps a microfilmagem.
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4 0
Excluses
Duplicatas ou outros materiais extraordinrios que no vo ser filmados devem ser retirados,
marcados ou unidos com um bilhete de instrues para o tcnico de microfilmagem. Quando uma
coleo contm material publicado, que no ser filmado, comum instruir o tcnico de microfilmagem
a filmar somente a capa ou a pgina de ttulo, a fim de fornecer aos pesquisadores menes informativas.
O tcnico de microfilmagem pode ser instrudo a no filmar pginas em branco; neste caso, uma
sinaltica geral inserida na seqncia inicial de sinalticas, indicando essa opo de filmagem. Num
volume paginado, como um livro contbil contendo poucas pginas em branco, pode ser mais rpido
e barato filmar as pginas em branco que instruir o tcnico de microfilmagem a omiti-las e preparar
uma sinaltica indicando sua no filmagem.
Tratamentos de conservao
Tratamentos de conservao so recomendados somente quando um item est frgil demais
para ser manuseado ou quando preciso restaurar sua legibilidade. Os tratamentos de conservao
incluem o umedecimento dos itens para que possam ser planificados, a separao de pginas coladas,
o uso de uma folha transparente para consolidar itens fragmentados, o conserto ou encapsulamento de
materiais frgeis, a criao de suportes ou invlucros especiais para permitir o manuseio e o
armazenamento aps a filmagem, a limpeza de superfcies ou a remoo de fitas adesivas e de manchas
para obter uma imagem mais clara, alm da desencadernao (ver abaixo). Como os tratamentos de
conservao so demorados e caros, eles s devem ser realizados na medida do necessrio e em itens
que sero preservados no acervo aps a microfilmagem. Se os itens forem descartados, no necessrio
fazer restauraes, nem seguir os princpios de reversibilidade da conservao.
Desencadernao de volumes
Volumes que no podem ser totalmente abertos para a microfilmagem, por terem encadernao
apertada ou por estarem ressecados e frgeis, devem ser desencadernados total ou parcialmente. Em
alguns casos, basta soltar ou cortar as linhas de costura para relaxar a encadernao o suficiente para
filmar o item em um suporte de livros. Recomenda-se retirar o bloco de texto de sua capa e guilhotinar
a lombada nos casos em que o volume grosso demais para ser acomodado em um suporte de livros
comum ou quando a sombra deixada na margem interna das pginas pela luz de filmagem obscurece o
texto. A desencadernao pode ser tambm uma boa opo para itens que sero retirados da coleo
aps a microfilmagem. preciso observar, porm, que a maioria dos volumes no precisa ser
desencadernada. A retirada da encadernao gasta tempo e pode causar danos, como parte do texto
ser cortada ou algumas pginas soltas sarem de ordem durante o transporte ou a filmagem.
Geralmente um volume pode ser microfilmado intacto, se puder ser aberto 180 graus, se as
pginas puderem ser viradas sem danos e se pelo menos 6 mm da margem interna permanecerem
paralelos superfcie da pgina quando o livro for aberto e apoiado em uma variedade de lugares.
Uma regra prtica abrir o livro 180 graus e pr um lpis na margem interna. Se o texto puder ser lido
por completo sem o lpis cobrir nenhuma parte, o volume pode ser microfilmado. A desencadernao
pode ser feita na instituio ou na empresa de microfilmagem. Se a tarefa for feita pelo tcnico de
microfilmagem, preciso obter a permisso prvia da instituio para cada volume a ser desencadernado,
e a instituio deve ter um cuidado especial ao inspecionar o microfilme para verificar a ordem, ver se
o volume foi microfilmado por completo e garantir que nenhuma parte do texto foi cortada e perdida
no processo.
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4 1
Os lbuns de recortes figuram entre os itens mais provveis de sofrerem danos no decurso da
microfilmagem. Infelizmente, s vezes a escolha a ser feita no entre desencadernar ou no, e sim
entre desencadernar ou excluir o item do projeto de microfilmagem por completo. s vezes o item no
pode ser filmado encadernado, pois isso resultaria em destruio ou perda inaceitvel de informaes.
O coordenador do projeto pode considerar a desencadernao como meio de controlar (e muitas
vezes desacelerar) o inevitvel processo de deteriorao. Uma desencadernao bem feita pode resultar
na total representao das informaes em microfilme, para o uso de pesquisadores. A recusa em
desencadernar e a deciso de retirar o item do projeto pode resultar em acesso restrito, somente no
prprio local, ao item, at o ponto em que ele no possa mais ser manuseado.
Recortes
Recortes de jornal so geralmente descartados aps a microfilmagem. Independente disso, os
recortes de jornal devem ser desdobrados, aparados de modo a deixar intactas a data e quaisquer
anotaes, e fotocopiados juntos ou colados em folhas de papel ou cartolina para a microfilmagem
(este processo pode ser agilizado com o uso de cola em basto). Se no houver qualquer ordem
discernvel entre os recortes, os que possuem data devem ser postos em ordem cronolgica e filmados
antes dos que no possuem data.
lbuns de recortes
Os lbuns de recortes esto entre os materiais de arquivo mais difceis de microfilmar. Eles
podem conter uma variedade de objetos: fitas, flores desidratadas, recortes superpostos, bilhetes,
convites e panfletos. As pginas de lbuns desse tipo so geralmente filmadas vrias vezes. A primeira
filmagem visa mostrar a aparncia geral da pgina, as seguintes revelam as informaes contidas nos
itens superpostos, dobras, envelopes ou pginas de um item encadernado. Como cada pgina exige
uma seqncia de fotogramas, o preparo fsico deve se preocupar em facilitar o manuseio do volume
pelo tcnico de microfilmagem: reparar pginas rasgadas, soltar itens colados e redigir instrues claras
e exatas de filmagem. O tcnico de microfilmagem ter que preparar cada exposio dobrando
alguns itens de volta, por exemplo, e planificando outros e a instituio deve se preparar para
incorrer em despesas extras pelo manuseio de lbuns de recortes (Apndice 5, Estratgias para a
microfilmagem de lbuns de recortes e objetos dobrados).
Materiais de grandes formatos
Os materiais de grandes formatos tambm requerem procedimentos especiais de microfilmagem.
Um material considerado de grande formato se suas dimenses fsicas forem maiores que a rea de
imagem disponibilizada pela escala de reduo escolhida para a coleo. Os materiais de grandes
formatos podem ser microfilmados de duas maneiras: como uma nica imagem em uma escala maior
de reduo ou em uma seqncia de fotogramas na escala padro, da esquerda para a direita e de
cima para baixo (Captulo 5 Microfilmagem de Documentos de Arquivo). O material de grande formato
pode ser dobrado junto com uma folha contendo instrues de filmagem ou o tcnico de microfilmagem
deve ser alertado por meio de uma folha, contendo instrues, colocada no local apropriado da
seqncia de filmagem, _1 a pegar o item em uma pasta ou caixa. Se o item de grande formato for
filmado em uma nica exposio, uma sinaltica legvel a olho nu deve ser filmada primeiro, indicando
que a escala de reduo foi alterada.
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4 2
Texto impresso
Os volumes de texto impresso requerem um investimento significativo por parte da equipe da
instituio responsvel pelo preparo dos materiais ou do tcnico de microfilmagem. O papel usado
nesses volumes quase sempre fino e translcido. A tinta de um lado da folha muitas vezes aparece do
outro lado, tornando o texto da pgina seguinte visvel atravs da pgina que est sendo filmada.
Assim, se o volume for microfilmado com a encadernao, a nica maneira de manter a legibilidade do
texto colocar uma folha em branco atrs de cada pgina. Outra alternativa desencadernar
completamente o volume e film-lo contra um fundo branco ou claro.
Fatores a serem considerados na microfilmagem de volumes de texto impresso:
folha de fundo - A insero de uma folha branca atrs de cada folha do volume pode estragar
a encadernao e deve ser considerada apenas como medida temporria. O procedimento de
insero de folhas demorado, e portanto pode sair mais barato se for feito por uma pessoa
da instituio, que pelo tcnico de microfilmagem durante a filmagem. O processo tem que ser
revertido aps a microfilmagem.
desencadernao - A desencadernao elimina a necessidade do processo acima, mas os
materiais tm que ser filmados sobre uma superfcie clara para minimizar a visibilidade do texto
da folha de trs. A desencadernao pode precipitar a deciso de descartar o item aps a
microfilmagem. Se o item for mantido na coleo, ele provavelmente precisar ser acondicionado
em uma caixa. A desencadernao pode ser, em termos gerais, menos onerosa que a insero
de folhas intermedirias, considerando-se os custos de preparao e de microfilmagem.
Determinao da seqncia de microfilmagem
Alm de verificar a ordem de dentro da coleo e fazer o preparo fsico do material para a
microfilmagem, o processo de preparar o material para a filmagem inclui tambm o estabelecimento de
uma seqncia de imagens. Ao contrrio de livros e peridicos, a seqncia de filmagem dos materiais
de arquivo muitas vezes no clara. Peguemos, por exemplo, uma carta escrita em folhas duplas,
como cadernos: quando aberta, as pginas um e quatro aparecem na frente e as pginas dois e trs
aparecem no verso (ver abaixo).
Figuro 1 Foginoo de umo corto escrito em folhos duplos, como codernos.
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4 3
preciso tomar uma deciso sobre como microfilmar esse documento. Ele pode ser filmado em
duas exposies, com a pgina um e quatro em um fotograma, seguido das pginas dois e trs em um
segundo fotograma. Ou o documento pode ser filmado em quatro exposies, com uma pgina por
fotograma, ou at em trs exposies, com as pginas dois e trs filmadas juntas e as pginas um e
quatro separadas. A primeira opo mais econmica; a segunda requer o dobro de exposies e
mais manuseio do tcnico, para dobrar e desdobrar a carta; a terceira requer instrues especiais para
o tcnico, e pode necessitar de um ajuste da mscara para cada exposio (Captulo 5, Microfilmagem
de documentos de Arquivo).
Numerao de itens
Na determinao da seqncia de imagens, a instituio deve buscar o equilbrio entre custo e
facilidade no uso. Na primeira opo de filmagem descrita acima, o leitor ter que ler a pgina um,
passar para o prximo fotograma para ler as pginas dois e trs, e depois voltar para o fotograma
anterior para ler a ltima pgina. Isso pode ser considerado aceitvel se as pginas forem numeradas
com clareza. Uma prtica comum, na verdade, anotar nmeros entre parnteses no canto superior
direito das pginas no numeradas. Isso auxilia o futuro leitor, alm de facilitar o processo de filmagem,
inspeo e preparao do guia do microfilme. Algumas empresas de microfilmagem at exigem a
numerao dos materiais no numerados antes da filmagem. No entanto, esse um processo demorado
e alguns materiais valiosos no devem ser marcados. Um meio-termo seria numerar somente os itens
para os quais a seqncia de exposies no fica bvia para o tcnico de microfilmagem. Tambm
pode ser usado um sistema de numerao de exposies na prpria unidade filmadora.
A poltica de seqncia de filmagem adotada deve ser constante para toda a coleo ou pelo
menos para uma srie inteira de cada vez. A deciso mais importante a tomar na determinao da
seqncia de filmagem se o material ser filmado a uma pgina por fotograma (1 em 1) ou a duas
pginas por fotograma (2 em 1).
A filmagem 2 em 1 a escolha mais lgica e econmica para materiais que no tenham grandes
formatos, no variem muito de formato e tipo de documentos, sejam s de frente e soltos ou frente e
verso e encadernados. No caso da escolha recair sobre a filmagem 2 em 1, deve ser decidido tambm
se mais de um item ser filmado por exposio. A filmagem 1 em 1 embora mais onerosa
prefervel no caso de colees de volumes de documentos encadernados, s com texto de frente
(como um volume de texto impresso) ou uma srie contendo uma mistura de materiais s de frente e de
frente e verso com vrias dimenses fsicas, ou materiais de grandes formatos. Para uma discusso
mais completa, ver Captulo 5, Microfilmagem de Documentos de Arquivo.
Um meio eficaz de determinar a seqncia adequada de filmagem dispor fisicamente o contedo
de uma das pastas como se estivesse sendo filmado simular o processo de filmagem, um fotograma
de cada vez e escolher a seqncia de filmagem que melhor acomoda a maioria dos documentos
presentes na pasta (a anotao a lpis, do lado de fora, do nmero de itens contidos na pasta pode
ajudar o tcnico de microfilmagem e, mais tarde, o inspetor do microfilme).
Conforme cada srie ou pasta da coleo for analisada e a ordem dos documentos for verificada
em relao seqncia de imagens, devem ser tomadas notas sobre o contedo e a localizao das
sinalticas do microfilme e registradas as informaes que sero usadas para criar o guia do microfilme.
Em geral, recomenda-se que o preparo da coleo ocorra em pelo menos duas passagens: a primeira
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4 4
envolvendo atividades de preparao fsica, reavaliao e anotaes, e a segunda englobando atividades
associadas preparao bibliogrfica e programao dos rolos.
Programao dos rolos
A programao dos rolos corresponde ao processo de determinar que materiais sero filmados
no mesmo rolo de microfilme de 100 ps (30,48 m) ou 128 ps (39,01 m)* . A programao dos
rolos, quando feita pelo nmero especfico de fotogramas a serem colocados em um rolo, pode ser
bastante precisa, ou pode consistir de estimativas do nmero de rolos e instrues que daro ao
tcnico de microfilmagem uma base para fazer seus clculos.
O primeiro mtodo calcular um nmero especfico de fotogramas a serem colocados em cada
rolo mais demorado, mas oferece instituio um controle muito maior sobre o processo de filmagem.
Proporciona tambm um meio de verificar os custos da empresa de microfilmagem (que quase sempre
so calculados com base em uma taxa por fotograma) e permite instituio preparar as sinalticas de
cada rolo com alto grau de preciso. A segunda opo fornecer estimativas e instrues para que a
empresa de microfilmagem faa a programao dos rolos resulta em um uso menos eficaz do filme (a
programao dos rolos deve sempre conter uma margem de erro) e pode exigir que as sinalticas iniciais
de cada rolo sejam preparadas e emendadas aps a filmagem da srie ou da coleo.
Clculo dos fotogramas necessrios
A programao dos rolos ser afetada por vrios fatores, entre os quais a determinao de
quantos fotogramas podem ser includos em cada rolo de filme. Este clculo se baseia no comprimento
do rolo, na escala de reduo e orientao usadas na filmagem, e na opo de filmar uma ou duas
imagens por exposio (ver tabelas de exposies ao final desta seo). Uma vez determinado o
nmero mximo de fotogramas por rolo, este numero deve ser reduzido em 10% para dar espao no
rolo para as exposies em duplicata, refilmagens, alm de alguma folga na determinao dos intervalos
naturais. Os intervalos naturais podem ocorrer no final de uma unidade fsica uma pasta, caixa, srie,
arquivo ou volume ou unidade intelectual, como o nome de uma pessoa ou uma letra em particular
(S) para itens dispostos em ordem alfabtica. No caso de materiais dispostos cronologicamente, um
intervalo natural pode ser ao final de determinado ano, ms ou dia.
Aps determinar o nmero mximo de fotogramas por rolo e ajustar esse nmero em 10%
(talvez at 20 a 30% no caso de colees de lbuns de recortes), pode-se ento estabelecer com
preciso as divises entre rolos. Basta contar o nmero de lados a serem filmados com base na
seqncia de imagens adotada. A contagem total de fotogramas por rolo deve basear-se no material
em si, alm do nmero necessrio de sinalticas que acompanham o material. Com a definio exata
das divises entre rolos, as sinalticas podem ser inseridas em seu local adequado.
Pelo mtodo estimativo, as divises exatas entre rolos sero determinadas no ponto de filmagem.
Neste caso, a instituio ainda poder fornecer as sinalticas necessrias, mas caber ao tcnico de
microfilmagem a responsabilidade pela insero de cada sinaltica no seu local apropriado.
* A Kodak recentemente passou a usar o sistema mtrico. Seus rolos agora contm 40 metros (131 ps).
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4 5
Estimativa dos fotogramas necessrios
Como as colees de documentos de arquivo variam enormemente em contedo e formato, na
espessura do papel, e podem ser escritas s de um lado ou de frente e verso, no foi possvel formular
uma regra geral para fazer a estimativa das exposies do microfilme. No estudo de custo do Archives
Preservations Microfilming Project APMP (Projeto de Microfilmagem de Preservao de Arquivos),
por exemplo (ver Apndice 8. Estudo de Custo APMP) o nmero de fotogramas de uma amostra de
dois ps lineares de material variou de 1.005 a 7.659. Esta variao tem importantes implicaes na
capacidade de estimar o nmero de fotogramas, no s na fase de planejamento de um projeto, como
tambm na determinao das divises entre rolos. Quanto mais uniformes forem os documentos e
maior for a amostra usada, mais precisa ser a estimativa.
Em 1988, no preparo deste projeto, Gay Walker, na poca Diretor de Preservao da Biblioteca
da Universidade de Yale, sugeriu dois mtodos para fazer a estimativa do nmero de fotogramas em
colees de materiais de arquivo. Ambos partem da premissa de que os documentos so microfilmados
na forma de um item por fotograma (1 em 1):
1. escolher pastas de uma caixa-arquivo tpica, contendo documentos da coleo. Fazer uma
pilha de um centmetro de altura de itens que sero microfilmados e contar o nmero de itens da pilha.
Multiplicar este nmero pela largura interna da caixa-arquivo, para obter o nmero total de fotogramas
por caixa. Multiplicar este nmero pelo nmero total de caixas cheias da srie (ou coleo, se a srie
for tpica representante do total da coleo);
2. se as pastas de dentro das caixas estiverem cheias, de maneira aproximadamente regular,
contar o nmero de itens a serem filmados na primeira pasta da caixa. Multiplicar este nmero pelo
nmero de pastas da caixa para obter o nmero de exposies por caixa. Multiplicar este nmero pelo
nmero de caixas cheias.
Tabelas de exposies para a programao dos rolos
Nas pginas a seguir h duas tabelas que ajudam na programao dos rolos. Elas apresentam a
relao entre as dimenses do material a ser filmado, a escala de reduo e o nmero de fotogramas
que cabero em um rolo de microfilme. A primeira tabela para rolos de 100 ps, a segunda deve ser
usada com rolos de 125 ps.
Para utilizar a tabela, escolha a escala de reduo no alto da tabela. Na coluna da esquerda,
escolha o tamanho dos documentos a serem filmados. A medida em polegadas corresponde altura
dos documentos filmados na posio B (se estiver filmando 2 em 1, basta somar a largura das duas
imagens). A clula correspondente interseo da escala de reduo (coluna) e tamanho do material
(linha) possui dois nmeros: o de cima o nmero mximo de exposies que cabero em um rolo; o
de baixo o mesmo nmero reduzido em 10%. Use o nmero de baixo para fazer a programao dos
rolos.
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Tobelo 1. Mumero mximo de exposies. rolos de 100 ps
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Tobelo 2. Mumero mximo de exposies. rolos de 125 ps
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Preparao de sinalticas e instrues de microfilmagem
Sinalticas
As sinalticas folhas de papel comum ou papel carto contendo informaes grficas ou
textuais so filmadas juntamente com a coleo e, assim, tornam-se parte do microfilme como
produto. As sinalticas podem transmitir dados tcnicos e bibliogrficos sobre os materiais que esto
sendo microfilmados, juntamente com as condies que afetam o processo de filmagem (como patrocnio,
financiamento etc.) ou as condies de uso (como o contrato de doao, os direitos autorais, poltica
de citao etc.). As sinalticas servem tambm para fornecer direcionamento e instrues que ajudam
o leitor a utilizar o microfilme. Podem haver tambm sinalticas exigidas por lei e para o uso do microfilme
para registro em rgos do governo federal, estadual ou municipal.
As sinalticas descritivas se baseiam nas informaes do ndice bibliogrfico da coleo. As
sinalticas por rolo devem coincidir com o lay-out do ndice bibliogrfico. Se, por exemplo, o ndice
bibliogrfico contiver uma lista por pasta, cada pasta dever aparecer nas sinalticas. Se o ndice for
por ano ou ordem alfabtica das caixas, as sinalticas tero que seguir esta descrio. A meta das
sinalticas bibliogrficas/descritivas pr o item ou o conjunto de itens em seu respectivo contexto e
identificar com clareza seu contedo, incluindo uma indicao do incio e do fim. Embora o microfilme
tenha uso independente da coleo, o ndice da coleo, na maioria das vezes, serve como guia da
edio microfilmada (mais informaes e exemplos da seqncia de sinalticas no Apndice 6, Criao
e Uso de Sinalticas).
Instrues de filmagem
As instrues de microfilmagem podem ser gerais, aplicveis coleo ou srie inteira (por
exemplo, filmar esta coleo na posio 2 em 1) ou instrues detalhadas, especficas a determinados
itens (filmar esta pgina numa seqncia de exposies). Embora possam ser dadas algumas instrues
verbais ao operador de microfilmagem pelo telefone, instrues por escrito protegem tanto a instituio
quanto a empresa de microfilmagem contra mal-entendidos e erros de interpretao. Detalhes, por
escrito, de como os casos especiais devem ser abordados (por exemplo, vrias exposies para um
documento de vrias camadas) minimiza o nmero de erros e reduz a cobrana de taxas extras por
manuseio especial.
Ao redigir instrues para o tcnico em microfilmagem, os pontos abaixo devem ser abordados,
com instrues anexas a cada entrega de material:
escala de reduo;
posio de filmagem (IA, IIA, IB, IIB);
quais sinalticas so fornecidas pela instituio e quais so fornecidas pela empresa de
microfilmagem;
como devem ser sinalizadas e filmadas as pginas ausentes, pginas fora de numerao, pginas
em branco, exposies mltiplas e outras situaes internas;
detalhes do procedimento de desencadernao, se necessrio;
observaes sobre materiais que precisam de manuseio especial, seja devido ao tamanho,
formato ou condio.
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Algumas instrues para o operador de microfilmagem podem ser folhas que funcionam como
bilhetes presos diretamente nos materiais ou inseridos na seqncia de filmagem para a alertar o operador.
Essas folhas podem conter informaes como:
alteraes da ordem de filmagem;
alteraes da escala ou posio de filmagem;
itens sobrepostos ou em camadas, que geralmente exigem mltiplas exposies;
exposies mltiplas para itens de formato misto ou multidimensionais;
ponto de insero de itens entregues fora da seqncia, devido a seu tamanho, formato ou
fragilidade;
ponto de insero de sinalticas especiais (tais como Papel danificado, Pginas ausentes ou
Pginas em branco no filmadas).
itens frgeis;
erros de paginao;
pginas ou itens que devem ser microfilmados.
Alm disso, as instrues especiais de filmagem podem fornecer instrues especficas para que
o operador d tratamento especial a determinados itens em particular, como:
microfilmar frente e verso;
microfilmar somente a frente ou o verso;
microfilmar uma fotocpia;
microfilmar juntas as pginas de nmeros adjacentes;
desdobrar itens (o nmero de dobras pode ser anotado).
Aps realizadas todas as tarefas de preparao, a coleo inclusive sinalticas e instrues
de microfilmagem colocada em caixas, juntamente com uma lista de transporte, segurada e enviada
para a empresa de microfilmagem (ou entregue a esta, se ela mesma fizer o transporte). Uma segunda
cpia da lista de transporte geralmente enviada pelo correio ou fax diretamente para a empresa de
microfilmagem, como forma de precauo contra possveis extravios do material.
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5 0
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5 1
Captulo 4
Controle Bibliogrfico e Arquivstico
Por Diane E. Kaplan e Nancy F. Lyon
Cada instituio tem seu prprio sistema para fornecer informaes sobre seu acervo a usurios
potenciais. Ao pensar no controle bibliogrfico e sua relao com o acervo em microfilme, o coordenador
do projeto deve levar em considerao todos os fatores de acesso de tal sistema, e determinar como
informar aos leitores, tanto locais quanto remotos, sobre o plano de microfilmar um grupo de documentos
e, no final, garantir acesso aos documentos em microfilme.
Uma boa maneira de comear identificar e analisar todos os fatores de acesso ao sistema,
criando uma lista de fatores semelhante fornecida abaixo:
descrio legvel por mquina em banco de dados nacional;
descrio legvel por mquina em banco de dados local;
catlogo pblico de fichas;
inventrio do grupo de manuscritos ou documentos;
equipe que lida com consultas e circulao.
O coordenador do projeto, com a ajuda de outros membros da equipe, deve ento examinar de
que maneira cada um desses fatores de acesso pode ser usado para informar aos leitores e prpria
equipe sobre o projeto de microfilmagem.
Uma vez que o microfilme ir conter uma descrio do contedo a nvel da coleo, de uma
base de dados nacional, local ou de um catlogo pblico de fichas, o coordenador do projeto deve
revisar esta descrio com cuidado, verificando se est correta e completa (ver descries de sinalticas
de registro resumido e registro completo no Apndice 6, Criao e uso de sinalticas).
Algum tipo de inventrio deve ser microfilmado, qualquer que seja o projeto de microfilmagem.
Assim, o coordenador do projeto deve verificar se o inventrio em questo descreve adequadamente
a documentao a ser microfilmada, levando em conta que o usurio do microfilme pode estar em local
distante da instituio, sem acesso aos funcionrios de auxlio consulta, que conhecem a organizao
dos papis. O inventrio deve ser claro e dar uma descrio suficientemente completa para que se
possa usar o material de maneira independente.
Um ndice adequado deve conter informaes bibliogrficas ou um histrico da instituio, uma
descrio e histrico dos documentos, uma anlise do contedo da documentao, uma explicao da
disposio dos documentos em srie e convenes de arquivstica e uma lista dos arquivos e/ou pastas.
O inventrio deve conter, tambm, informaes sobre direitos autorais ou de propriedade intelectual,
quaisquer limitaes de acesso existentes e quaisquer outras restries.
Modificaes dos fatores de acesso anteriores microfilmagem
Assim que tomada a deciso, os usurios potenciais, juntamente com bibliotecrios e arquivistas,
devem ser alertados para o fato de que a documentao ser preparada para microfilmagem. Este
aviso possibilita aos pesquisadores desenvolver suas estratgias de viagem e planos de pesquisa. Se a
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5 2
documentao for ficar indisponvel por um longo perodo, os usurios tero que traar planos
alternativos. E, o que mais importante, se os pesquisadores puderem adiar este segmento de suas
pesquisas, eles podero poupar despesas de uma viagem, uma vez que o microfilme pode ser copiado
ou disponibilizado via emprstimo entre instituies.
Descrio legvel por mquina em banco de dados nacional. O coordenador do projeto deve
analisar a possibilidade de incluir uma nota referente s condies de uso no registro bibliogrfico
on-line (USMARC, campo 540) que descreve a documentao. Por exemplo: Estes
documentos sero microfilmados (de 5/94 a 1/95) e o acesso a eles ser limitado durante esse
perodo. Para maiores informaes, favor contatar a equipe de auxlio consulta no
Departamento de Manuscritos e Arquivos.
Descrio legvel por mquina em banco de dados local. O coordenador do projeto deve
analisar a possibilidade de incluir uma nota semelhante, referente s condies de uso, no
registro bibliogrfico local on-line que descreve a documentao. A redao da nota pode ser
a mesma usada na nota do banco de dados nacional.
Catlogo pblico de fichas. O coordenador do projeto pode desenvolver um marcador ou
capa temporria para as fichas, ou uma ficha principal, se houver vrias, contendo um aviso
para o pesquisador consultar a equipe de auxlio consulta quanto ao uso da documentao
descrito.
Inventrio do grupo de manuscritos ou registros. O coordenador do projeto deve anexar
cpia pblica do inventrio um aviso semelhante ao inserido no registro bibliogrfico, legvel
por mquina. Nas cpias em papel do inventrio, este aviso deve ser posto em local de destaque
(na capa da frente, por exemplo) ou chamar a ateno do leitor atravs do uso de letras em
negrito, marcadores ou etiquetas coloridas. No caso dos inventrios de uma instituio estarem
disponveis em formato eletrnico, tanto no local quanto via Internet, o coordenador do projeto
ter que desenvolver um mecanismo para transmitir informaes sobre a disponibilidade dos
documentos durante a microfilmagem.
Equipe responsvel com consultas e circulao. A equipe que recebe pedidos de uso da
documentao in-loco e por telefone apreciar receber um memorando ou outra comunicao
a respeito do projeto de microfilmagem. O coordenador do projeto deve informar essas pessoas
sobre o projeto na fase inicial e deve mant-los atualizados sobre seu andamento.
Modificaes dos fatores de acesso posteriores microfilmagem
Uma vez completada a microfilmagem, o coordenador do projeto ter de descrever os rolos
produzidos. Tero de ser feitas modificaes em todos os fatores do sistema, para controle intelectual.
Descrio legvel por mquina em banco de dados nacional
As especificaes tcnicas de cada gerao do microfilme so registradas em campos fixos
reproduzveis do USMARC 007, usados para descrever as caractersticas fsicas de microfilmes. Os
valores desses campos fixos so cdigos de um caractere. Os nove campos equivalentes entre o RLIN
e o USMARC so:
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5 3
U5MAkC kLM Descrio
0007/01 MMD Especifico o designoo do documentoo poro o microformoto
0007/02 Ok Especifico se o item umo publicoo/produo originol ou umo reproduo
ou foc-smile (A prtico gerol usor o coroctere de preenchimento oqui.}
0007/03 FOL ndico o ospecto positivo/negotivo do microformoto.
0007/04 DM ndico os dimenses do microfilme.
0007/05 o 08 kk Especifico o foixo do escolo de reduo.
0007/0 COL ndico o cor do imogem no microfilme.
0007/10 EML Especifico o tipo de emulso do filme.
0007/11 GEM dentifico o geroo do microfilme.
0007/12 5E ndico o bose do filme.
O RLIN Supplement to USMARC Bibliographic Format (Fixed Fields), (Suplemento do
RLIN para formatos bibliogrficos USMARC (Campos Fixos) contm uma descrio completa
desses campos fixos e dos valores que podem ser atribudos. Para cada gerao de microfilme, o
responsvel pela catalogao deve usar uma linha separada desses nove campos fixos (a Tabela 3
no final deste captulo mostra os campos fixos USMARC usados para a descrio fsica do microfilme).
Como exemplo, alguns valores dos campos fixos que descrevem o negativo matriz seriam:
MMD:d OR:? POL:b DM:f RR:a--- COL:b EML:a GEN:a BSE:p
Neste exemplo os cdigos de um caractere indicam que o negativo matriz que est sendo
catalogado possui as seguintes caractersticas:
um rolo de microfilme (d);
de polaridade negativa (b);
foi produzido em filme de 35 mm (f);
tem escala de reduo de faixa baixa, isto , menos de 16x (a);
preto e branco (b);
tem como emulso haleto de prata (a);
matriz de preservao (a);
foi produzido sobre base de polister de segurana (p)
Os campos fixos que descrevem o negativo de segurana so iguais aos acima, exceto o valor
de GEN, que muda para b, indicando que esse rolo o matriz de segurana. Os valores dos campos
fixos do negativo de segurana so:
MMD:d OR:? POL:b DM:f RR:a--- COL:b EML:a GEN:b BSE:p
Os campos fixos que descrevem a cpia de uso possuem valor a em POL, que indica um
positivo, e valor c em GEN, indicando que este rolo de terceira gerao.
Os valores dos campos fixos da cpia de uso so:
MMD:d OR:? POL:a DM:f RR:a--- COL:b EML:a GEN:c BSE:p
Assim, os campos fixos que descrevem as trs geraes de microfilme so:
MMD:d OR:? POL:b DM:f RR:a--- COL:b EML:a GEN:a BSE:p
MMD:d OR:? POL:b DM:f RR:a--- COL:b EML:a GEN:b BSE:p
MMD:d OR:? POL:a DM:f RR:a--- COL:b EML:a GEN:c BSE:p
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5 4
Em todos os casos acima a designao de OR foi feita com o caractere de preenchimento ?,
de acordo com a conveno de digitao do RLIN.
USMARC 530
O campo 530 deve ser acrescentado para descrever que material est disponvel em microformato.
Cada instituio pode decidir como estruturar os subcampos para fornecer as informaes necessrias.
530 a O microfilme est disponvel (190, 434 fotogramas em 150 rolos de
35mm) bdo depto de Manuscritos e Arquivos da Biblioteca da Universidade
de Yale, ccobra-se custo. dPedido pelo n HM225.
USMARC 533
O campo 533 deve ser usado (e normalmente o , pelas bibliotecas) para fornecer detalhes
sobre a reproduo do microfilme. As informaes geralmente registradas aqui incluem a identificao
da entidade responsvel pela reproduo da documentao (a instituio que detm o acervo), o local
e a data da reproduo, as datas dos itens reproduzidos (seqncias de peridicos, por exemplo) e
outras informaes, conforme mostrado abaixo.
533 aMicrofilme bGainsville, FL : cGeorge A. Smathers Libraries, University
of Florida, d1994. e130 rolos de microfilme de 35mm.
533 aMicrofilme mv. 1 a 49 (1870 a 1919) bCleveland, Ohio : cCleveland
Public Library, d1993. e28rolos de microfilme de 35mm.
533 bbArquivos de Correspondncias, de 1900 a 1950aMicrofilme. bSmithville,
CA : cSmithville College Archives, d1992. e37rolos de microfilme de
35mm.
USMARC 540
Se for includa uma nota 540 para alertar o leitor sobre possveis restries de acesso durante a
microfilmagem, esta nota deve ser retirada depois de terminada a microfilmagem. Mas se o microfilme for
para ser usado em lugar dos originais, a nota 540 deve ser mantida, com alterao na redao, dizendo:
540 aA coleo est disponvel, na ntegra, em microfilme. O usurio deve
utilizar o microfilme em lugar dos originais.
USMARC 555
Tambm deve ser acrescentado um campo 555 para fornecer informaes sobre a disponibilidade
de um guia do microfilme:
555 aUm Guia do Microfilme est no rolo 1.
USMARC 583
O campo 583 pode ser usado em todos os formatos RLINMARC e no segmento Archival
Control - ARC, baseado no RLIN* . Ele pode ser repetido em ambos os contextos do RLIN. A
* O segmento Archival Control - ARC era exclusivo dos formatos AMC e VIM do RLIN no momento em que este manual foi
escrito. Quando a integrao de formatos estiver terminada, o segmento ARC poder ser usado com todos os formatos. Para mais
informaes sobre o uso do segmento ARC, consulte a edio mais recente do RLIN - Archival Control Manual, que pode ser
obtido junto ao Research Libraries Group - RLG.
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5 5
deciso de mascarar a disponibilidade pblica das informaes do segmento ARC no impede a
incluso de uma nota 583 sobre aes de preservao no registro AMC. Embora este campo no seja
muito usado para notificar aes de preservao, ele pode facilmente servir de local para uma variedade
de aes e tratamentos (como insero na fila para reformatao, reacondicionamento, desacidificao
etc.). Abaixo fornecemos dois exemplos de como este campo pode ser usado (a terminologia padro
aprovada para uso no USMARC 583 de responsabilidade da Preservation of Library Materials
Section - PLMS (Seo de Preservao de Materiais de Bibliotecas) da Association for Library
Collections and Technical Services - ALCTS (Associao de Colees de Bibliotecas e Servios
Tcnicos) da American Library Association - ALA (Associao Americana de Bibliotecas).
583 aReformatada c19940104 fNEH APMP imicrofilme.
583 aSer reformatada c19940217.
As diretrizes de armazenagem recomendam que cada gerao de microfilme seja fisicamente
separada das outras. As localizaes das vrias geraes do microfilme podem ser registradas no
registro bibliogrfico. Num registro no RLIN, pode ser usado o campo Physical Location (PLOC)
do segmento de Archival Control - ARC. Por exemplo:
PLOC Cpia positiva de uso: bandeja I903; Negativo de segurana: bandeja G745;
Negativo Matriz: NUS 49/35/10.
Descrio legvel por mquina em banco de dados local.
O registro no banco de dados local deve incluir as mesmas informaes que as trazidas pelo
registro no banco de dados nacional. A prtica local vai indicar se essas informaes sero transmitidas
do banco de dados nacional para o local, ou digitadas separadamente em cada banco de dados.
Catlogo pblico de fichas
A equipe do projeto retirar todos os marcadores ou capas que foram colocadas nas fichas de
catlogo. Se o catlogo pblico de fichas ainda for o principal meio de acesso s informaes acerca
das colees, os cartes atuais podem ser anotados ou podem ser acrescentados novos cartes indicando
a existncia do microfilme.
Inventrio do grupo de manuscritos ou registros
O coordenador do projeto dever retirar as notas do inventrio que informam ao leitor sobre a
inteno da instituio de microfilmar a documentao. Se a instituio exigir que os pesquisadores
usem o microfilme ao invs dos papis originais, esta informao deve ser destacada no inventrio.
O coordenador do projeto deve acrescentar ao inventrio informaes especficas do microfilme,
inclusive uma descrio geral do microfilme, contendo o nmero de rolos, uma indicao das pastas da
coleo que no foram filmadas e a razo de sua excluso, uma explicao do planejamento da
microfilmagem, incluindo quaisquer diferenas entre a disposio da documentao original e a disposio
do microfilme e uma lista de rolos, com os correspondentes ttulos e notas. Outra opo anotar a lista
de acondicionamentos /arquivos e os nmeros correspondentes dos rolos, garantindo assim uma ligao
entre o inventrio e o microfilme (Figuras 3 e 4 no final deste captulo).
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5 6
Como o usurio de um microfilme geralmente algum que pegou a documentao via emprstimo
entre instituies ou que tem acesso ao microfilme via outra instituio, o coordenador do projeto deve
disponibilizar o guia tanto no prprio microfilme quanto separadamente, em papel e/ou on line. O
inventrio pode ser microfilmado e emendado no local apropriado no incio do primeiro rolo do
microfilme, depois que todos os rolos tiverem sido microfilmados (ver Apndice 6. Criao e Uso de
Sinalticas). O coordenador do projeto pode fornecer uma listagem detalhada do contedo de cada
rolo de microfilme atravs da filmagem das pginas correspondentes do guia em cada rolo do microfilme.
Se o guia for muito longo, ele pode ser microfilmado na forma de um rolo em separado, contendo
somente o guia. O coordenador do projeto deve ento levar este rolo em conta na hora de planejar o
nmero de rolos do projeto. Se o rolo 1 contiver apenas o guia e as sinalticas necessrias, a primeira
documentao microfilmada comear no rolo 2. Tambm possvel microfilmar o guia como o ltimo
rolo da srie de microfilmes.
Equipe responsvel por consultas e circulao
O coordenador do projeto deve certificar-se de que a equipe que trabalha com consultas e
circulao saiba quando a microfilmagem foi concluda, que as informaes especficas sobre o microfilme
esto disponveis para todos os pesquisadores atravs de descries em nvel de coleo nos vrios
bancos de dados e catlogos pblicos e que o inventrio possibilita solicitar rolos especficos do
microfilme.
Criao de uma coleo composta
No caso especial de documentos de mais de uma coleo ou instituio serem microfilmados
juntos, este microfilme representar uma nova entidade bibliogrfica que, como tal, precisa ser controlada
e descrita.
Criar um novo registro bibliogrfico para o ttulo em microfilme (Figura 2).
Anotar nos registros on line nacionais e locais, de que documentao o material foi tirado,
para indicar que os documentos foram microfilmados.
Criar um ndice no microfilme e fazer indicaes nos ndices dos documentos originais.
Alterar as fichas ou acrescentar novas fichas ao catlogo pblico de fichas (se aplicvel).
Cada instituio tem seus prprios mtodos para descrever seus acervos para os usurios.
Apesar das variaes de uma instituio para outra, as necessidades dos pesquisadores potenciais (e
que esto cada vez mais distantes) devem ser postas em primeiro lugar, sempre que o coordenador do
projeto criar ou modificar as descries existentes para incluir a verso em microfilme.
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5 7
Tobelo 3. U5MAkC 007. cdigos dos compos fixos de descrio fsico de microformotos.
* Os cdigos das dimenses de microfichas e microopacos foram omitidos desta lista, pois nenhum desse dois formatos
atualmente recomendado como opo de preservao permanente.
Byte Fator RLIN Cdigo Valor
Vlido para qualquer byte ? Caractere de preenchimento
01 Designao especfica da documentao MMD a Carto de abertura
b Cartucho de microfilme
c Cassete de microfilme
d Rolo de microfilme
e Microficha
f Cassete de microficha
g Microopaco
z Outro tipo de microformato
02 Original ou reproduo OR f Fac-smile
o Original
r Reproduo
u Desconhecido
03 Aspecto negativo / positivo POL a Positivo
b Negativo
m Polaridade mista
u Desconhecido
04 Dimenses
*
DM a 8 mm (microfilme)
d 16 mm (microfilme)
f 35 mm (microfilme)
g 70 mm (microfilme)
h 105 mm (microfilme)
u Desconhecidas
z Outras dimenses
05 Faixa de escala de reduo RR a Baixa reduo (menos de 16:1)
b Reduo normal (16:1 a 30:1)
c Alta reduo (31:1 a 60:1)
d Reduo muito alta (61:1 a 90:1)
e Reduo ultra-alta (90:1)
u Desconhecida
v Escala de reduo variada
06 a 08 Escala de reduo RR 0 a 999 Escala de reduo
- Dgito desconhecido em escala de reduo
09 Cor COL b Preto e branco (ou monocromtico)
c Multicolorido
m Misto
u Desconhecido
z Outros
10 Emulso do filme EML a Haleto de prata
b Diazo
c Vesicular
m Emulso mista
n No aplicvel
u Desconhecida
z Outra emulso do filme
11 Gerao GEN a Primeira gerao (ou matriz)
b Matriz de segurana
c Cpia de servio
m Gerao mista
u Desconhecida
12 Base do filme BSE n No aplicvel
u Desconhecida
z Outra base do filme
a Base de segurana, indeterminada
c Base de segurana, acetato indeterminado
d Base de segurana, diacetato
p Base de segurana, polister
r Base de segurana, mista
t Base de segurana, triacetato
i Base de nitrato
m Base mista (nitrato e segurana)
53 01.p65 20/06/01, 09:17 57
5 8
Tobelo 4. Compos comuns do AMC poro o cotologoo de microformotos.
Campo Nome R?
*
Indicadores Subcampos R
?*
245 Ttulo N 1 Item com ttulo adicionado a Ttulo N
0 Item sem ttulo adicionado b Restante do ttulo N
1Item com ttulo adicionado c Restante da transcrio da pgina de
ttulo/ declarao de responsabilidade
N
2 Caracteres sem ser de preenchimento f Datas (inclusive) N
0 a 9 Nmero de caracteres sem ser de
preenchimento presentes
g Datas totais
h Meio
N
N
k Forma S
n Nmero da parte/seo do trabalho S
p Nome da parte/seo do trabalho S
s Verso N
6 Conexes N
530 Nota avisando de forma
adicional
1 No definida
<bl> No definida
a Material disponvel em microforma
b Fonte disponvel
N
N
c Condies de disponibilidade N
2 No definida
<bl> No definida
d Nmero do pedido
z Fonte das informaes da nota
N
N
6 Conexes N
533 Nota de reproduo S 1 No definida
<bl> No definida
a Tipo de reproduo
b Local de reproduo
N
S
c Agncia responsvel por reproduo S
2 No definida
<bl> No definida
d Data de reproduo
e Descrio fsica da reproduo
N
N
f Srie da reproduo S
m Datas de publicao e/ou seqncia
das edies reproduzidas
N
3 Materiais especificados N
6 Conexes N
7 Dados de comprimento fixo N
540 Condies de uso e Nota de
reproduo
S 1 No definida
<bl> No definida
a Condies de uso e reproduo
b Jurisdio
N
N
2 No definida
<bl> No definida
c Autorizao
d Usurios autorizados
N
N
3 Materiais especificados N
6 Conexes N
555 ndice cumulativo / Nota sobre
ndices
S 1 Mostrar controlador constante
<bl> Nenhuma informao fornecida
a ndice cumulativo / nota sobre
ndices
N
0 ndices b Fonte de disponibilidade S
8 Nenhuma demonstrao constante
gerada
c Grau de controle
d Referncia bibliogrfica
N
N
3 Materiais especificados N
6 Conexes N
583 Nota sobre aes S 1 No definida
<bl> No definida
a Ao
b Identificao da ao
N
S
2 No definida
<bl> No definida
c Tempo da ao
d Intervalo da ao
S
S
e Contingncia para a ao S
f Autorizao S
h Jurisdio S
i Mtodo da ao S
j Local da ao S
k Agncia da ao S
l Situao S
n Extenso S
o Tipo de unidade S
x Nota no pblica S
z Nota pblica S
3 Materiais especificados N
5 Instituio qual o campo se aplica N
6 Conexes N
* As colunas R? indicam se o campo ou subcampo pode ser repetido.
53 01.p65 20/06/01, 09:17 58
5 9
Figuro 2. Amostro de registro do 41 de moteriois de orquivo em microfilme.
ID:CTYV91-A49 RTYP:D ST:p MS; EL:z AD:02-22-91
CC:9554 BLT:bc DCF:a CSC:d MOD: PROC:b UD:06-01-93
PP:ctu L: eng PC: r PD:1991/1745 REP:
MMD:d OR:? POL:b DM:f RR:a--- COL:b EML:a GEN:a BSE:p
MMD:d OR:? POL:b DM:f RR:a--- COL:b EML:a GEN:b BSE:p
MMD:d OR:? POL:a DM:f RR:a--- COL:b EML:a GEN:c BSE:p
03S Filme HM 225 (I1036-I1038)
040 CtY cCtY eappm
100 1 Cushing, Harvey, d1869-1939.
245 00 Documentos de Harvey Williams Cushing na Biblioteca Universitria de Yale, f1745-
1965 (inclusive), h[microforma]
300 159 rolos.
530 O microfilme est disponvel (196,434 fotogramas em 159 carretis, 35mm.) bde
Manuscritos e Arquivos, Biblioteca Universitria de Yale, custo de cat. dnumero
Encomenda HM225.
535 1 Os originais esto no Departamento de Manuscritos e Arquivos e na Biblioteca
Mdica Histrica na Biblioteca Universitria de Yale.
545 Harvey Williams Cushing nasceu em Cleveland, Ohio, no dia 8 de abril de 1869.
Ele se graduou na Faculdade de Yale em 1891, e em 1895 recebeu os ttulos M.D. e A.M. da
Escola de Medicina de Harvard. Serviu na equipe do Hospital Universitrio, Johns Hopkins
de 1901-1912, onde se dedicou cirurgia neurolgica. Em 1912 ele foi designado para
professor de cirurgia da Escola Mdica de Harvard e, em 1913, cirurgio-chefe do
Hospital Peter Bent Brigham, postos que ele manteve at 1932. Durante a Primeira Guerra
Mundial, Cushing fez avanos no tratamento de feridas de tiro da cabea. Depois
desenvolveu mtodos para o estudo e o tratamento de tumores intracranianos. Era, tambm,
um ardente biblifilo e prolfico escritor, ganhando o Prmio Pulitzer em biografia, em
1926. Cushing morreu em New Haven, Connecticut, no dia 7 de outubro de 1939.
520 Os documentos consistem de correspondncias, arquivos por assuntos, dirios, e escritos
que documentam a carreira profissional de Harvey Williams Cushing. Os documentos realam
o servio de Cushing na Primeira Guerra Mundial e os anos na equipe da Escola de
Medicina de Harvard e do Hospital Peter Bent Brigham, como tambm suas pesquisas em
tumores cerebrais, sua biografia de Sir William 0sler, e o seu interesse em colecionar
livros. Os documentos tambm incluem material relativo famlia Cushing em Ohio.
555 Instrumento de localizao indito no repositrio. O instrumento de localizao
tambm encontrado no carretel 159.
524 Documentos de Harvey Williams Cushing na Biblioteca da Universidade de Yale.
Microfilme. Manuscritos e Arquivos, Biblioteca Universitria de Yale.
600 10 Cushing, Harvey, dl869-1939.
650 0 Crebro Cirurgia.
650 0 Ensino de Medicina zEstados Unidos.
650 0 Medicina Estudo e docncia.
650 0 Guerra Mundial, 1914-1918.
851 Manuscritos e Arquivos, Biblioteca Universitria de Yale, cBox 1603A Yale Station, New
Haven, CT 06520.
53 01.p65 20/06/01, 09:17 59
6 0
Srie II Correspondncia, arquivos de assunto e outros documentos
Rolo Caixa Pasta
No. No. No.
____________________________________________________________________________________
Arquivos de assunto (cont)
x-ref . Wolverine
Veja: pasta 146
45 36 201 Wood, William 1911,1921-1922,1930
202 Woodcock 1919-1926, n.d.
203 Universidade de Yale 1868-1935
204 Parque Nacional de Yellowstone 1901-1919
Veja tambm: pastas 50, 131
205 Parque Nacional de Yellowstone 1920
Veja tambm - pastas 50, 131
206 Parque Nacional de Yellowstone 1921-1929, n.d.
Veja tambm - pastas 50, 131
Outros Documentos
207 Account 1922-1926
208 Bibliografia, livros 1930-1933, s.d.
209 Bibliografia, Forest and Stream s.d.
210 Dados biogrficos s.d.
211 Certificados 1906-1928, s.d.
212 Recortes sobre George Bird Grinnell 1889-1894
213 Recortes sobre George Bird Grinnell 1903-1930, s.d.
46 37 Fichrio
38 Fichrio
pgina 22
Figuro 3. Amostro de pgino de guio do rolo.
53 01.p65 20/06/01, 09:17 60
6 1
Sries II (Parte I) Arquivos Especiais
Rolo Caixa Pasta
No. No. No.
____________________________________________________________________________________
no em 287 Registros Financeiros: despesas domsticas 1908 out -1913
filme
no em 288 Registros Financeiros: despesas mensais 1916-1917
filme
no em 119 289 Registros Financeiros: registro de pequenas 1919-1939
filme
69 120 290 Jantar Flint 1921
291 Alim. e Farmcia Admin.de correspondncia 1933
292 Alim. e Farmcia Admin.de correspondncia 1923-1935
293 Alim. e Farmcia Admin.de correspondncia 1936
294 Alim. e Farmcia Admin.de correspondncia 1937-1938
295 Clube da Fonte, Hospital de S. Bartolomeu 1939
296 Material de Foxglove 1928-1933
297 Propriedade Francis 1923-1926
298 Propriedade Francis 1927-1933
Ref. X De um Dirio de Cirurgio (Veja: MHL, Srie II)
70 299 Tempo integral (Veja tambm: MHL, Srie II) 1915-1933
300 lceras gstricas 1928-1932 fevereiro
Correspondncia
301 lceras gstricas 1932 maro
Correspondncia
pgina 163
Figuro 4. Amostro de pgino de guio do rolo.
53 01.p65 20/06/01, 09:17 61
6 2
53 01.p65 20/06/01, 09:17 62
6 3
Captulo 5
Microfilmagem de Documentos de Arquivo
Por Nancy E. Elkington e Gary W. McLerran
Procedimentos e fluxo de trabalho de microfilmagem
Depois que as colees tiverem sido convertidas de processadas para prontas para microfilmagem
(ver Captulo 3, Preparao dos materiais) elas so encaminhadas para a empresa de microfilmagem,
seja ela interna ou externa, para a microfilmagem em si (ver Captulo 2, Escolha do fornecedor).
Algumas empresas de microfilmagem possuem pessoal com experincia na reformatao de materiais
de arquivo deteriorados, mas outras no. Alm disso, poucos arquivistas possuem conhecimento e
experincia com os desafios tcnicos e solues que o fluxo de trabalho de microfilmagem de tais
colees envolve.
Portanto, prudente que o coordenador do projeto adquira uma familiarizao bsica com
essas questes para que possa se comunicar com eficincia sobre as exigncias e julgar adequadamente
a qualidade do produto resultante: o microfilme.
A seo Fluxo de trabalho bsico de microfilmagem, encontrada no final deste captulo, foi
desenvolvida especialmente para ajudar o coordenador do projeto iniciante. Ela delineia as etapas
seguidas por muitas das empresas de microfilmagem, desde o recebimento da coleo at as correes
e a devoluo. As diretrizes tcnicas a serem seguidas pela empresa de microfilmagem esto no Anexo
2. Instrues detalhadas para avaliar a qualidade do microfilme aps seu trmino esto no captulo
imediatamente posterior a este.
Caractersticas de colees de arquivo
As colees de arquivo podem consistir de centenas de caixas de correspondncia datilografada,
ou podem incluir toda uma gama de formatos, de recortes de jornal a lbuns de recortes, escrituras,
fotografias e impressos de vida til efmera. Na verdade, o nico atributo comum a todas as colees
deste tipo o fato de serem, por definio, nicas. Para que o operador de microfilmagem tenha
sucesso preciso, ento, que ele seja capaz de identificar e adaptar-se a uma multiplicidade de
caractersticas fsicas divergentes e muitas vezes no harmnicas entre si.
Formato
Alm dos formatos relacionados acima (correspondncias, lbuns de recortes, impressos etc.)
acervos arquivsticos geralmente incluem cartes de visita, dirios, documentos legais e financeiros,
volumes impressos, lbuns de recordaes pessoais, anncios, manuscritos, cartes postais e registros
de empresas, entre outros.
Tamanho
As colees podem conter correspondncias em formato carta moderno (216 x 279mm) ou
tamanho ofcio (216 x 355mm) ou outros tamanhos padronizados, mas os materiais podem variar do
tamanho de selos postais at grandes mapas, plantas arquitetnicas e outros.
53 01.p65 20/06/01, 09:17 63
6 4
Composio
Os materiais de colees que so mais fceis de microfilmar so predominantemente compostos
de tinta (ou outra substncia usada em escrita ou impresso) sobre papel, embora tambm possam
aparecer materiais como plstico, couro, madeira, tecido, pergaminho e outros. Entretanto, mesmo na
ampla categoria de papel, os materiais podem variar da mais fina casca de cebola a grossos papis
tipo mata-borro, passando por papis com revestimento trmico ou eletrosttico.
Cor
Embora os registros mais modernos possam ser geralmente considerados brancos, as colees
de arquivo contm com freqncia desde o branco mais brilhante at o preto fosco, passando por uma
gama de tons pastis e todo o espectro de cores. Alm disso, as tintas, corantes e outras substncias
usadas na escrita e impresso nos ltimos sculos so quase to variveis em cor quanto o material de
suporte em si.
Contraste
Contraste pode ser definido, grosso modo, como a relao entre as tintas (e outras substncias)
e o material de suporte no qual elas aparecem. Os registros modernos so, com freqncia, de alto
contraste, pois geralmente consistem de tinta preta sobre papel branco brilhante. Outros registros e
manuscritos podem variar de baixo contraste (tinta marrom desbotada sobre papel escuro amarelado)
a contraste mdio (lpis escuro sobre papel azul mdio). Algumas tintas podem estar desbotadas por
no serem resistentes aos raios ultravioleta.
Condio
A condio fsica desses materiais comea com o que pode ser caracterizado de robusto e sem
danos e termina com aqueles itens que se despedaam ou se desintegram ao primeiro toque. Entre os
extremos fica uma massa de materiais que esto manchados, rasgados, amarrotados e ressecados
todos tpicos integrantes de colees de arquivo.
Obstculos eficcia na produo de microfilmes
A meta principal do operador de microfilmagem capturar em filme com prazo limitado e com
qualidade aceitvel pelo menos o mesmo nvel de informao que o visvel no objeto em mos. Nos
dias ruins, mesmo o mais experiente operador acredita que esta meta inatingvel, qualquer que seja o
custo. Nos dias bons, a maioria dos operadores de microfilmagem (assim como os coordenadores de
projeto) entendem que a microfilmagem de colees de arquivo vai sempre exigir mais ateno, mais
habilidade e mais pacincia que a microfilmagem dos mais tradicionais materiais impressos de bibliotecas.
A diferena mais importante entre a microfilmagem de materiais tpicos de bibliotecas e a de
materiais de arquivo est na no linearidade destes ltimos. Embora os volumes impressos sejam de
todos os tamanhos, formas e graus de contraste, mesmo assim eles so, por natureza, internamente
seqenciais e previsveis. Na maioria dos casos, uma vez que o operador de microfilmagem tenha
estabelecido os ajustes apropriados para determinado volume (posicionamento do volume no suporte
de livros, escala de reduo, iluminao etc.), ele poder filmar todos os 50, 100 ou 300 fotogramas
sem precisar fazer novos ajustes. Tal situao permite que um operador de microfilmagem experiente
desenvolva um ritmo de trabalho rpido e sem erros.
53 01.p65 20/06/01, 09:17 64
6 5
J na filmagem de colees de arquivo, normalmente impossvel desenvolver um ritmo rpido
e constante de trabalho, pois o operador de microfilmagem tem que avaliar quase todos os itens
individualmente, e analisar certas variveis antes de fazer a exposio em filme:
posicionamento do item na superfcie de filmagem, com base no tamanho e formato;
organizao do posicionamento de mltiplos itens (como recortes soltos) sobre a superfcie de
filmagem;
formato do fotograma no filme (ou seja, a mscara de unidade filmadora) dependendo do
posicionamento e tamanho do item a ser filmado;
necessidade de insero de folhas brancas por trs, para minimizar os efeitos da transparncia
do papel do original;
iluminao e exposio com base no contraste e nas cores;
grau de danos j causados ou potenciais, em funo da fragilidade do material
Durante todo o processo de microfilmagem, o operador de microfilmagem tambm responsvel
por garantir que os documentos sejam devolvidos a suas devidas pastas na ordem original.
Modo de filmagem, posicionamento do item e uso de mscara
Os sistemas de microfilmagem (filme, unidade filmadora, processador e impressora) so, apesar
de algumas limitaes, surpreendentemente versteis e capazes de criar um microfilme relativamente
fcil de usar e at feito de acordo com as necessidades e preferncias dos pesquisadores.
responsabilidade do coordenador do projeto analisar as vrias opes de procedimentos existentes e
instruir a empresa de microfilmagem a filmar a coleo da maneira desejada. Os julgamentos desse
tipo sero sempre, at certo ponto, subjetivos, mas devem basear-se num conhecimento da coleo
como um todo, sua organizao, sua histria, bem como seu uso previsto.
Em microfilmagem, o termo modo de filmagem significa a direo na qual os materiais aparecem
quando o microfilme visto (ver questes referentes orientao do texto das sinalticas no Apndice
6). As duas opes so horizontal e vertical.
Figuro 5 Fosies de microfil-
mogem. horizontol (ocimo} e
verticol (oboixo}
53 01.p65 20/06/01, 09:17 65
6 6
Modo horizontal (tambm chamado de Posio A ou cine): Os materiais microfilmados desse
modo aparecem no microfilme de maneira semelhante s imagens de um filme de cinema. Em outras
palavras, a leitura de cada fotograma feita de modo perpendicular largura do microfilme (ver
ilustrao de cima da Figura 6 abaixo).
Modo vertical (tambm chamado de Posio B ou comic): Os materiais filmados desse modo
aparecem no microfilme com a leitura de cada fotograma sendo feita de modo paralelo largura do
microfilme (ver ilustrao de baixo na Figura 6 abaixo).
Em algumas ocasies necessrio misturar os modos horizontal e vertical para melhor atender
aos interesses do usurio do microfilme. Como exemplo, tomemos uma srie de correspondncias
sendo microfilmada no modo vertical. Anexos a uma das cartas h vrios recortes de jornal, muitos
dos quais quando desdobrados no podem ser microfilmados no modo vertical usando a escala
de reduo preestabelecida. Ao invs de alterar a escala de reduo (o que envolve ajustes da unidade
microfilmadora), pode ser mais simples e mais barato para o operador de microfilmagem (e com
menos impacto para o leitor) passar momentaneamente para o modo horizontal a fim de microfilmar os
recortes no local apropriado. O operador de microfilmagem voltar ao modo vertical quando terminar
de filmar os recortes. A figura abaixo ilustra tal situao e as duas solues possveis.
Figuro Corres-
pondncio moder-
no microfilmodo
em modo horizon-
tol (A, ocimo} e
modo verticol (,
oboixo}
Figuro Alternotivo 2. Mudondo o escolo de reduo poro odoptor-se o moteriois de grondes formotos
Figuro 7. Alternotivo 1. Mudondo o modo de filmogem poro odoptor-se o moteriois de grondes formotos
Grou de
reduo
olterodo
poro 14.1
Grou de
reduo
olterodo
poro 8.1
53 01.p65 20/06/01, 09:17 66
6 7
preciso notar, tambm, que o tamanho da imagem dos recortes na alternativa 1 bem maior
que o da alternativa 2. Seja qual for o procedimento escolhido, os recortes devem ser marcados com
instrues claras para o operador de microfilmagem sobre como lidar com os recortes. Se for preciso
microfilmar uma pgina inteira de jornal (em vez de recortes), pode ser preciso alterar tanto o modo de
filmagem quanto a escala de reduo para que a pgina grande possa caber no microfilme.
Posicionamento do documento (tambm chamado de enquadramento) significa o nmero de
itens microfilmados por fotograma. Quando se microfilma materiais encadernados e publicaes,
comum microfilmar duas pginas como uma unidade. Assim, cada fotograma do microfilme contm
duas pginas de texto. Isto chamado de enquadramento 2 em 1. Quando se microfilma jornais,
igualmente comum microfilmar uma pgina de cada vez, com cada fotograma contendo uma pgina de
texto*. Isto chamado de enquadramento 1 em 1 (Figura 9).
A seleo da melhor opo nem sempre to simples, quando se trata da maioria dos outros
materiais de arquivo. Certamente, se forem microfilmados materiais encadernados (dirios ou mesmo
volumes publicados), provvel que o coordenador do projeto opte por microfilm-los com
enquadramento 2 em 1. Se a coleo contiver um grande nmero de materiais do mesmo tamanho,
esses materiais tambm podem ser microfilmados 2 em 1. Entretanto, na maioria dos casos, os materiais
de arquivo so microfilmados com enquadramento 1 em 1, a fim de maximizar o tamanho da imagem
no microfilme (Figuras 10 e 11) e de limitar o trfego visual que o leitor tem que percorrer at
encontrar o item desejado.
Figuro 9. Volumes encodernodos microfilmodos 2 em 1 (modo verticol ~ , ocimo} e |ornol microfilmodo 1
em 1 (modo horizontol ~ A, oboixo}.
Figuro 10. Correspondncio moderno microfilmodo 2 em 1 (A} e 1 em 1 (A} no modo horizontol
* Jornais so quase sempre desencadernados ou aparados antes da microfilmagem.
53 01.p65 20/06/01, 09:17 67
6 8
A vantagem inerente microfilmagem de um lbum de recortes, uma pgina de cada vez (1 em
1), ao invs de duas pginas de cada vez (2 em 1) ficam evidentes na Figura 12 abaixo. O tamanho da
imagem obtida no microfilme aumenta muito quando se filma uma pgina de cada vez. Conseqentemente,
o pesquisador ter menos dificuldades em entender e interpretar as informaes, pois a imagem filmada
ser maior (as cpias em papel feitas a partir do microfilme tambm tero muito mais qualidade quando
impressas a partir de uma imagem maior no microfilme).
Infelizmente, a filmagem de uma pgina por fotograma geralmente s possvel quando o lbum
for desencadernado (lbuns de recortes e volumes semelhantes que tenham sido encadernados
posteriormente a sua criao so mais fceis de desmontar e remontar aps a microfilmagem).
Microfilmar uma pgina de cada vez com a encadernao intacta exige que o volume seja virado de um
lado para outro, resultando em:
danos aos itens que estejam em condies frgeis;
aumento de custos, devido ao maior tempo de manuseio na unidade filmadora;
provvel baixa qualidade de imagem, uma vez que as pginas tendero a ficar arcadas, e assim
os diferentes pontos da pgina tero distncia varivel da lente da microfilmadora.
Para detalhes adicionais sobre o preparo e microfilmagem de lbuns de recortes, ver Captulo
3, Preparao de Materiais e Apndice 5, Estratgias para a Microfilmagem de lbuns de Recortes
e de Documentos Sobrepostos.
Figuro 11. Correspondncio moderno microfilmodo 2 em 1 (} e 1 em 1 (} no modo verticol.
Figuro 12. lbum de recortes desencodernodo e microfilmodo com enquodromento 1 em 1 (, ocimo} e 2
em 1 (, oboixo}
53 01.p65 20/06/01, 09:17 68
6 9
A microfilmagem 1 em 1 ou 2 em 1 uma questo complexa quando os materiais que esto
sendo microfilmados no so previsivelmente semelhantes de fotograma a fotograma. Se o grosso da
coleo consistir de uma variedade de formatos e tamanhos, o operador de microfilmagem precisar
da orientao do coordenador do projeto quanto opo a escolher. Em grande parte dos casos,
diferentes grupos de materiais so manuseados de diferentes maneiras; qualquer que seja a deciso de
enquadramento tomada, ela dever ser usada uniformemente para toda a coleo a ser microfilmada.
Ou seja, se um dirio encadernado foi microfilmado no primeiro rolo com enquadramento 2 em 1, o
dirio encadernado do dcimo segundo rolo dever ser microfilmado do mesmo modo.
A mscara da microfilmadora a maneira pela qual so estabelecidas as margens externas da
rea de imagem. Quando so microfilmados materiais de tamanhos irregulares, o operador de
microfilmagem tem duas opes: regular a microfilmadora para sua abertura mxima e deix-la assim
durante todo o rolo ou coleo, ou ajustar a mscara para limitar a rea visvel no utilizada da superfcie
em torno dos objetos de tamanhos variados. Com o uso desta tcnica, o operador ajuda a focalizar a
ateno do pesquisador no objeto em vez de no espao no utilizado de filme (Figura 13 abaixo)
Os ajustes deste tipo tomam muito tempo do operador de microfilmagem e portanto devem ser
usados o menos possvel ou planejados previamente para serem cobrados como taxa adicional de
manuseio. Se possvel, o coordenador do projeto pode analisar a possibilidade de agrupar os itens
pequenos e usar uma escala de reduo mais adequada para esses grupos de itens. Se os itens pequenos
tiverem que ficar entremeados com itens uniformemente maiores, a alterao da mscara pode causar
perda de eficincia no uso do tempo do operador de microfilmagem. Pode haver tambm graves
implicaes de custos se o microfilme for mais tarde digitalizado (Captulo 8, Planejamento para o
futuro: digitalizao do microfilme).
Problemas especiais que requerem solues especiais
Embora os materiais de arquivo sejam nicos, podem surgir problemas semelhantes em quase
todas as colees. Em muitos casos, as empresas de microfilmagem cobram taxas por hora, em cima
dos custos por fotograma, se o operador de microfilmagem tiver que realizar determinadas tarefas
especializadas na microfilmadora. , portanto, aconselhvel que o coordenador do projeto decida
com antecedncia (e comunique tais decises via instrues de microfilmagem) como essas situaes
comuns sero contornadas. Pode ser mais interessante para o coordenador do projeto, do ponto de
vista de custos, usar pessoal interno para algumas das tarefas do estgio de preparao do que pagar
empresa de microfilmagem para realiz-las.
A tabela da pgina a seguir embora no esgote o assunto descreve como o operador de
microfilmagem deve lidar com exigncias incomuns de materiais de arquivo.
Figuro 13. tem pequeno sobre superfcie bronco microfilmodo com o mscoro oberto (esquerdo} e com o
mscoro o|ustodo poro minimizor o espoo 'vozio visvel (direito}
53 01.p65 20/06/01, 09:17 69
7 0
Se os originais... O tcnico de microfilmagem deve ...
estiverem amassados,
ondulados, dobrados,
vincados
planificar o documento cuidadosamente com a mo, e depois coloc-lo sob um
vidro temperado ou acrlico (as bordas devem ser envolvidas com fita
fotogrfica preta). Isso vai alterar a exposio e, portanto, ser preciso fazer
testes adicionais para garantir uma boa imagem (o que pode exigir um aumento
na exposio).
estiverem manchados se a mancha for translcida, tirar vrias exposies para capturar todas as
informaes possveis. preciso equilibrar a legibilidade contra uma tentativa
cara e geralmente infrutfera de conseguir uma cpia perfeita. Se a mancha for
opaca, de nada adiantar fazer exposies adicionais.
estiverem mutilados e/ou
com partes faltando
divulgar isso com sinalticas e colocar uma folha preta por trs, para garantir
que o rasgo e/ou a rea mutilada fique claramente visvel.
tiverem baixo contraste
papel claro e tinta clara
baixar ligeiramente a exposio (reduzir a quantidade de luz ou diminuir o
tempo de exposio). Usar como exposio a densidade do papel; duplicar o
negativo de segurana normalmente; duplicar a cpia de consulta numa
densidade prxima de 1,5.
tiverem baixo contraste
papel escurecido e tinta
escura
aumentar a exposio at o nvel da densidade de fundo do papel. Se
permitido, fazer mltiplas exposies.
estiverem danificados por
tinta que perpassou o papel
at o verso da folha
Usar folha preta por trs. Aumentar a exposio na tentativa de preencher a
parte com tinta que veio do outro lado da folha.
forem transparentes,
deixando ver a tinta do
outro lado da folha
usar uma folha branca por trs e aumentar a exposio.
forem lbuns de recortes
com itens sobrepostos
ver Apndice 5. Consultar o coordenador do projeto sobre a exposio com
vrias densidades. Tirar uma primeira exposio da pgina inteira como est.
Mascarar o material superposto e tirar vrias tomadas do canto superior direito
para o inferior esquerdo da imagem.
forem fotos/instantneos
em preto e branco
aumentar a exposio para obter bom contraste no filme. Colocar sob o vidro
para reduzir a ondulao.
forem itens plastificados expor normalmente. No preciso qualquer manuseio especial.
forem em papel casca de
cebola ou outros papis
extremamente finos,
volumes de texto impresso
ver Captulo 3. Usar uma folha branca ou de cor creme por trs. Reduzir a
exposio; duplicar o negativo de segurana normalmente; duplicar a cpia de
servio numa densidade prxima de 1,5.
forem em superfcies
texturizadas
essas superfcies tendem a ser menos reflexivas, e portanto a exposio deve
ser aumentada. Cuidado para no aumentar demais, para no esconder a
impresso ou o texto.
Tobelo 5. Guio de soluo de problemos poro o operodor de microfilmogem
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7 1
Debate sobre a cor do fundo de cpia e dicas prticas
Debate sobre a cor de fundo
Existem duas correntes de opinio quanto questo da melhor cor para o fundo de cpia na
microfilmagem de documentos de arquivo. Ambos os lados desse debate possuem defensores
experientes em microfilmagem. Seus argumentos esto aqui detalhados para que o coordenador do
projeto possa avaliar qual das duas cores vai proporcionar melhor qualidade de imagem para
determinados materiais em particular de uma coleo.
Fatores em defesa de um fundo preto:
a maioria dos materiais a serem microfilmados so claros; microfilmados contra um fundo pre-
to, as anomalias, pedaos faltando e bordas do documento so mais fceis de discernir, enquanto
que a sujeira e as manchas ficam virtualmente invisveis no microfilme.
fica reduzida a necessidade de ajustes freqentes da mscara e de modificaes no enqua-
dramento dos originais, pois o uso de um fundo preto tende a fundir visualmente no microfilme
todas as reas sem imagem, formando um fundo preto uniforme.
mais fcil julgar as variaes de densidade quando o microfilme estiver sendo inspecionado
sobre uma fonte de luz.
o fundo preto absorve a luz ao invs de refleti-la, assim a qualidade da imagem fica melhor.
mais fcil encontrar a borda da imagem durante a digitalizao via scanner do negativo quan-
do as imagens so microfilmadas contra um fundo preto.
Fatores em defesa de um fundo de cpia claro:
muitas colees de manuscritos contm papel casca de cebola, papel fino e outros itens que se
beneficiam do uso de um fundo claro; mais simples microfilmar sobre um fundo claro que
colocar folhas brancas individualmente atrs de cada item que necessite de um fundo claro.
as bordas dos documentos ficam fceis de discernir no microfilme se a filmagem tiver sido feita
corretamente; pedaos faltando em originais no so to freqentes para justificar o uso
permanente de fundo preto.
o uso de um fundo de cpia de cor clara exige que o tcnico de microfilmagem preste bastante
ateno limpeza.
Dicas prticas sobre o fundo de cpia
usar papel preto fosco ou adesivo tipo contact preto fosco na base da microfilmadora para
garantir uma superfcie no reflexiva. Esta uma soluo relativamente barata para um problema
comum. A colagem simples e rpida e a limpeza entre um turno e outro se limita ao uso de
uma esponja molhada sobre a rea.
se a base da microfilmadora for uma mesa de metal, usar faixas magnticas (cobertas com
contact preto fosco ou branco/creme) para estabelecer o quadrado contra o qual os materiais
soltos sero alinhados antes da microfilmagem.
comprar plstico de 1/4 de polegada (6,3mm) em folhas cortadas do tamanho da rea de cpia.
preciso manter em estoque plstico preto, branco e bege para poder troc-lo de acordo com o
fundo mais adequado ao material que est sendo microfilmado. Alguns plsticos vm com uma
superfcie texturizada; eles fotografam bem, so fceis de limpar e podem durar anos se bem cuidados.
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Fluxo de trabalho bsico de microfilmagem
Quando uma remessa de materiais prontos para microfilmagem chega empresa de servios,
ela registrada e repassada a um tcnico (operador) ou a uma equipe de microfilmagem. Geralmente,
a coleo ser filmada seqencialmente pela mesma pessoa ou grupo de pessoas, a fim de garantir que
as instrues do coordenador do projeto sejam bem entendidas e postas em prtica uniformemente
durante toda a microfilmagem dos materiais (esta estratgia empregada para incentivar os tcnicos a
terem um senso de responsabilidade sobre o processo de microfilmagem; a tendncia de que a
qualidade do microfilme produzido seja maior quando a responsabilidade reconhecida no microfilme
e atribuda a pessoas especficas).
As etapas abaixo esto relacionadas na ordem em que normalmente ocorrem, embora alguns
aspectos possam ser muito diferentes. sempre aconselhvel visitar a empresa de servios a fim de
conhecer a equipe tcnica, ver pessoalmente as instalaes e equipamentos e negociar o fluxo de
trabalho especfico a ser seguido para um projeto especfico.
1. Analisar instrues. O operador de microfilmagem ou o lder de equipe l as instrues
escritas pelo coordenador do projeto, garantindo que as necessidades gerais e as polticas da instituio
sejam bem entendidas, bem como as excees.
2. Analisar remessa e comparar com a relao de itens enviados.
3. Analisar sinalticas e instrues.
Verificar se todas as sinalticas necessrias esto presentes; criar ou pegar e incluir as sinalticas-
padro que estiverem faltando no local apropriado.
Fazer uma rpida reviso das instrues junto com o operador de microfilmagem para esclarecer
qualquer dvida.
4. Avaliar a necessidade de manuseio especial. Geralmente devem ser avaliadas as condies
gerais e as exigncias de manuseio, e estimado o tempo adicional ou habilidade necessria para o
trabalho. Caso o contrato entre a empresa e a instituio exija notificao antes da implementao de
procedimentos de manuseio especial, ligar para o coordenador do projeto e solicitar sua aprovao.
5. Contatar a instituio (se necessrio). Durante a anlise da coleo, manter uma lista de
perguntas para o coordenador do projeto de preservao dos arquivos. Assim, em uma s ligao ou
contato por fax, todas as dvidas podem ser esclarecidas, reduzindo o tempo de consulta.
6. Filmar/microfilmar materiais. Microfilmar, segundo as diretrizes do RLG e a seqncia de
sinalticas estabelecida com o coordenador do projeto, todos os materiais na ordem correta e na
escala apropriada.
7. Processar o negativo matriz. Processar dentro dos padres exigidos; submeter uma amostra
do filme conforme o apropriado ao teste de azul de metileno.
8. Inspecionar o negativo matriz. seguir as diretrizes do RLG para a inspeo da empresa de
microfilmagem, que inclui:
inspeo fotograma a fotograma do negativos de cmera sobre uma caixa de luz e numa leitora
para verificar a legibilidade, arranhes, imagens inclinadas, ausncia de documentos, etc;
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7 3
teste da densidade e da resoluo, para verificar se o microfilme satisfaz os padres de qualidade;
registro dos resultados da inspeo e teste em formulrios fornecidos pelo coordenador do
projeto.
9. Fazer correes. Se forem descobertos erros ou omisses durante a inspeo, remover os
erros, refilmar o que for necessrio, emendar as correes de acordo com as diretrizes do RLG e
anotar as aes corretivas nos formulrios fornecidos pelo coordenador do projeto (ver Apndice 3,
Emendas: arte ou cincia?).
10. Criar negativo de segurana. Quando o negativo matriz estiver terminado e todos os erros
estiverem corrigidos, imprimir uma duplicata do negativo (2N).
11. Inspecionar o negativo de segurana. Inspecionar o negativo de segurana de acordo
com as diretrizes do RLG.
12. Criar cpia de consulta. Quando as inspees do negativo de segurana estiverem completas
e o microfilme for considerado aceitvel, imprimir uma cpia de consulta em positivo (3P) a partir do
negativo de segurana (2N).
13. Inspecionar a cpia de consulta. Inspecionar a cpia de consulta de acordo com as diretrizes
do RLG.
14. Acondicionar o microfilme. Verificar se todas as trs geraes de microfilme esto enroladas
e acondicionadas corretamente nos rolos e se as caixas esto marcadas e etiquetadas de acordo com
as instrues fornecidas pelo coordenador do projeto (ou que tenham sido objeto de acordo mtuo no
incio do projeto).
15. Preencher documentao. Terminar o preenchimento de todos os formulrios fornecidos
pelo coordenador do projeto.
16. Embalar os negativos matriz e enviar/transportar. Os negativos matriz so transportados
separadamente dos originais e das outras geraes de microfilme a fim de reduzir o risco de perda total
das informaes no caso da carga ser extraviada ou destruda, a menos que todos os materiais estejam
sendo transportados atravs de um acordo de entrega direta especial*.
17. Embalar e enviar os microfilmes e originais restantes. A menos que todos os materiais
tenham sido transportados atravs de um acordo de entrega direta especial, os negativos de segurana,
as cpias de sconsulta e os originais so embalados e enviados em separado do negativo matriz, a fim
de reduzir o risco de perda total das informaes no caso da carga ser extraviada ou destruda.
18. Receber remessas para correes. Se o coordenador do projeto descobrir erros ou omisses,
todos os microfilmes afetados (as trs geraes) e os respectivos originais so devolvidos empresa
de microfilmagem para que possam ser feitas as correes (remoo e/ou adio de refilmagens).
Desfazer-se do negativo de segurana e das cpias de servio, corrigir o negativo matriz de acordo
com as diretrizes do RLG e voltar ao fluxo de trabalho para refazer as etapas 10 a 17.
* Devido ao alto valor da maioria das colees de arquivos, geralmente se estabelecem acordos especiais de transporte direto de
ida e volta. Em alguns casos, a instituio indica um funcionrio para levar e buscar as colees no local de filmagem; em outras
situaes, a empresa de microfilmagem disponibiliza este servio a preo fixo ou taxa horria.
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Captulo 6
Inspeo: Rotinas e Questes
Por Eileen Usovicz e Nancy E. Elkington
No seu nvel mais bsico, o controle de qualidade na microfilmagem de preservao o processo
de inspeo usado para verificar se os produtos recebidos equivalem ao que foi contratado e pago.
No nvel mais elevado, o complexo sistema de filosofias, convnios e atividades que devem ser
realizadas desde o momento em que uma coleo escolhida para reformatao, passando por seu
preparo fsico e preparao das sinalticas, pela filmagem, pela inspeo ps-filmagem e nova inspeo
aps a correo dos erros e por todo o ciclo de trs geraes de microfilme, conforme so armazenadas
e acessadas.
Cada vez mais, a definio de qualidade de um filme estar tambm ligada aos critrios das
tecnologias digitais (Captulo 8), pois passamos do microfilme para o arquivo digital e voltamos
novamente ao microfilme.
Mas, seja a definio do conceito mais ampla ou mais restrita, a promessa permanece a mesma:
que as polticas, as prticas e os procedimentos em vigor para a produo de microfilmes de preservao
resultem em um filme que seja, daqui a 500 anos, ainda legvel, reproduzvel, quimicamente estvel e
bibliograficamente completo.
Para cumprir esta promessa, os coordenadores de projeto tero que:
conhecer as exigncias tcnicas que devem ser atendidas pela empresa de microfilmagem;
estabelecer com a empresa de microfilmagem um contrato que seja claro, completo e que
mencione o cumprimento das diretrizes do RLG (Apndice 4, Exemplo de contrato);
montar um programa de controle de qualidade usando equipe treinada e experiente para a
inspeo do novo filme produzido;
negociar e resolver as divergncias relativas qualidade de maneira oportuna;
instituir um programa regular para verificar os negativos mais antigos, em armazenamento.
Os atuais conceitos relativos qualidade decorrem de uma definio de microfilme de preservao
que evoluiu na dcada passada e agora est incorporada s diretrizes tcnicas de microfilmagem do
RLG. Embora esses conceitos tenham sido desenvolvidos especificamente para uso na filmagem de
monografias e peridicos, eles so fceis de adaptar para uso com colees de arquivo. O Apndice
2 contm uma nova verso das diretrizes, adaptadas do Manual de Microfilmagem de Preservao do
RLG.
Em geral, as diretrizes servem para interpretar as normas tcnicas para pessoas que possuam
pouco conhecimento de processos fotogrficos. Funcionam tambm como mecanismo de comunicao
entre consumidores e produtores de microfilmes de preservao, proporcionando a cada grupo o
conhecimento bsico sobre o que a instituio e as comunidades de arquivo esto tentando para
alcanar com o uso desta tecnologia.
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As diretrizes tcnicas de microfilmagem do RLG consistem em especificaes e estipulaes sobre:
local de trabalho livre de contaminantes;
densidade uniforme em todo o fotograma;
aceitabiblidade de filme, carretis, prendedores, e embalagens;
prova de tiosulfato residual: freqncia e resultados;
leituras de densidade ao longo de cada rolo (com graduao de nveis de aceitabilidade);
determinao de graus de reduo;
uso e posicionamento dos cartes de teste de resoluo;
requisitos de resoluo;
inspeo de defeitos;
inseres: tipos, freqncia, e colocao;
enquadramento, espaamento, distoro;
comprimento de lderes e pontas;
mtiplas exposies: quando e por que;
uso de tratamento de polissulfeto.
Para ajudar a equipe do projeto a determinar se a empresa de microfilmagem cumpriu sua
obrigao contratual, foi desenvolvido um programa inspeo de microfilme, para incluso no Manual
de Microfilmagem de Preservao do RLG. O programa projetado anteriormente para uso em
bibliotecas foi substitudo por este.
da responsabilidade da instituio assegurar que todo o microfilme produzido em projetos do
RLG atenda a todas as diretrizes aplicveis. Independente de o microfilme ser produzido na instituio
ou por um prestador de servio externo, deve ser estabelecido um programa de inspeo regular, para
todas as geraes de filme. As trs categorias bsicas de inspeo so:
geral;
tcnico;
bibliogrfico.
Da empresa de microfilmagem se exige realizar inspees tcnicas de todas as geraes (veja
Apndice 2, Diretrizes tcnicas de microfilmagem - materiais arquivsticos} para assegurar que satisfaa
s exigncias de densidade e resoluo e que toda a informao reformatada esteja legvel*. O agente
de microfilmagem deve, portanto, conduzir inspees fotograma a fotograma de todos os negativos
matriz para assegurar que todas as sinalticas estejam presentes e na ordem certa (como determinado
pelo gerente de projeto). Quando so filmados materiais publicados, o agente de filmagem tambm
responsvel para assegurar que todas as pginas estejam presentes. Quando so microfilmados
documentos arquivsticos faltando paginao interna, a responsabilidade para inspeo item-por-item
freqentemente recai sobre a instituio, devido ao alto custo que representaria uma avaliao fotograma
a fotograma confrontando com os originais mo. Os resultados de todas as inspees devem ser
* A norma ANSI/AIIM MS23-1991 estipula o uso de um microscpio de 1/3 a 1 vez o poder de resoluo do sistema. O poder
de resoluo mnimo exigido de 120 pares de linhas por milmetro. Isso significa que o microscpio usado deve ter um poder de
ampliao de no mnimo 40x, podendo chegar a 120x (a ampliao dos microscpios tende a pular de 100x para 200x, assim, o
recomendado o de 100x).
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7 7
registrados no Relatrio de Controle de Qualidade do agente de microfilmagem (ao trmino deste
captulo) acompanhando cada ttulo ou rolo de filme negativo matriz produzido.
Depois de receber os microfilmes produzidos, a instituio tem que inspecion-los para assegurar
que estejam de acordo com asas especificaes descritas no contrato. As instituies que realizam a
microfilmagem internamente* deveriam realizar as mesmas inspees como as que contratam agentes
externos de microfilmagem. De forma geral os resultados destas inspees so registrados no Relatrio
de Controle de Qualidade que se encontra no verso do Relatrio de Controle de Qualidade do agente
filmagem e comparados com esses informados pelo agente de filmagem. Documentando todas as
avaliaes do filme, a instituio e o agente de filmagem constrem uma histria comum para os ttulos
reformatados, o que facilita discusses sobre qualidade e pode, se necessrio, servir de subsdio para
negociaes sobre questes de qualidade.
Inspees de microfilme so tarefas srias, assegurando que o investimento feito resulte em um
produto cuja meta a de um negativo matriz que ir durar pelo menos meio milnio. Ser importante
selecionar pessoal capaz de inspecionar com cuidado, pois at usar o equipamento de inspeo
impropriamente pode causar dano irreversvel para o filme. Muitas instituies limitam o tempo que o
pessoal dedica s inspees fotograma-a-fotograma e s inspees bibliogrficas para um rolo por
vez, minimizando assim a fadiga e o enfado, que podem afetar o julgamento do inspetor.
As rotinas de inspeo indicadas variam de gerao a gerao; melhor ler este captulo do
princpio ao fim antes de projetar um programa de inspeo.
Equipamentos e materiais de inspeo
Separe uma rea permanente para inspecionar os microfilmes e providencie os equipamentos e os
materiais listados abaixo. Sempre possua espao adequado de funcionamento, para permitir que a equipe
recorra a qualquer hora aos documentos originais e aos materiais instrutivos durante o processo de
inspeo. Finalmente, assegure recursos para que os materiais possam ser armazenados juntos, sem o
risco de que, de um dia para outro, ou de um turno para outro, ocorra uma perda ou um armazenamento
em local errado. O cartaz includo neste manual (Guia de defeitos em negativos de cmara de primeira
gerao) deve ser fixado em local de boa visibilidade ou ser de fcil acesso para os inspetores.
Equipamentos e materiais necessrios:
luvas limpas que no deixem felpas (geralmente de algodo);
rebobinadores de filme (tambm chamados de manivelas) fixados sobre bancada a pelo menos
90 cm (3 ps) de distncia entre si;
caixa de luz colocada (ou embutida) entre os rebobinadores de filme;
lente de aumento com luz (opcional);
lupa de olho, de joalheiro (de 8x a 15x);
microscpio com poder de ampliao de no mnimo 40x, preferivelmente 100x* ;
densitmetro de transmisso com abertura de leitura de 1mm. Barra de calibragem e bloco
(certificado) de estgios calibrados;
* Para explicaes em linguagem simples sobre o manuseio de originais, ver Apndices 4, 5 e 6 do Manual do RLG para
Microfilmagem de Documentos.
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7 8
leitora de microfilme que tenha sido (ou que possa ser e seja) modificada para permitir o
avano/retrocesso do filme com os vidros na posio aberta, de modo que somente os rolos
entrem em contato com o filme. Leitoras totalmente automticas que no possuam opo de
desativao para operao manual no devem ser usadas na inspeo do filme.
Rotinas de inspeo
Negativos matriz (1N)
Freqncia
As exigncias da instituio de verificao da qualidade dos negativos matriz podem variar de
um mnimo de 10% de inspees tcnicas completas e gerais de todos os filmes produzidos at a
inspeo de 100% dos filmes de primeira gerao. A instituio pode fazer inspees completas em
100% dos trs primeiros lotes (ou 100 rolos) de filme em formato final. Caso sejam encontrados
poucos erros nesses rolos, a instituio pode reduzir a programao de inspeo de 100% dos
microfilmes produzidos at que o coordenador do projeto esteja convencido de que a empresa de
microfilmagem vai continuar a produzir filmes aceitveis mesmo aps a programao de inspeo ser
reduzida para 10%. Tal convico somente garantida aps o estabelecimento de um histrico de
soluo satisfatria de problemas. Em ltima anlise, a deciso de reduzir a programao de inspeo
recai sobre o bom senso do coordenador do projeto. Alguns coordenadores de projeto continuam
mantendo a inspeo em 100% durante todo o projeto, no caso disso ser na viso do coordenador
necessrio. O registro detalhado dos resultados das inspees geralmente a melhor maneira de
justificar a reduo na programao de inspeo.
Inspeo geral
O filme, a caixa, o carretel, a cinta, os formulrios e os originais so revisados para garantir a
satisfao das diretrizes do RLG e/ou exigncias do projeto. A equipe encarregada das tarefas de
inspeo deve sempre usar luvas limpas que no soltem felpas.
Inspeo tcnica
O filme cuidadosamente instalado nos rebobinadores (manivelas) e inspecionado fotograma a
fotograma sobre a caixa de luz, para verificar sua qualidade tcnica. Para alguns quesitos de inspeo,
basta uma verificao visual, enquanto outros requerem o uso de equipamentos adicionais. A verificao
das qualidade tcnica do filme engloba a avaliao das seguintes caractersticas:
arranhes e outros defeitos (nmero e tipos);
emendas (nmero, tipo e localizao);
resoluo;
densidade.
Negativos de segurana (2N)
Freqncia
As exigncias da instituio de verificao da qualidade dos negativos de segurana podem
variar de um mnimo de 10% de inspees tcnicas completas e gerais de todos os filmes produzidos
at a inspeo de 100% dos filmes de segunda gerao. A instituio pode fazer inspees completas
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em 100% dos trs primeiros lotes (ou 100 rolos) de filme. Caso sejam encontrados poucos erros
nesses rolos, a instituio pode reduzir a programao de inspeo para 10% (inspeo total de um
rolo a cada 10). Assim como nos filmes de primeira gerao, se forem encontrados muitos erros na
inspeo dos 100 primeiros rolos, a instituio dever prosseguir com a inspeo de 100% dos
microfilmes produzidos at que o coordenador do projeto esteja convencido de que a empresa de
microfilmagem vai continuar a produzir filmes aceitveis mesmo aps a programao de inspeo ser
reduzida para 10%.
Inspeo geral
O filme, a caixa, o carretel, a cinta, os formulrios e os originais so revisados para garantir a
satisfao das diretrizes do RLG e/ou exigncias do projeto. A equipe encarregada das tarefas de
inspeo deve sempre usar luvas limpas que no soltem felpas.
Inspeo tcnica
O filme cuidadosamente instalado nos rebobinadores (manivelas) e inspecionado fotograma a
fotograma sobre a caixa de luz, para verificar sua qualidade tcnica. Para alguns quesitos de inspeo,
basta uma verificao visual, enquanto outros requerem o uso de equipamentos adicionais. A verificao
da qualidade tcnica do filme engloba a avaliao das seguintes caractersticas:
arranhes e outros defeitos (nmero e tipos);
emendas (no permitida nenhuma emenda);
resoluo;
densidade.
Cpias de consulta (3P ou outras)
Freqncia
As exigncias da instituio de verificao da qualidade das cpias de consulta diferem em
muito das exigncias desenvolvidas para monografias comuns e publicaes em srie. Isso se deve
inerente falta de paginao seqencial na maioria das colees de arquivo. Embora uma biblioteca
possa limitar suas inspees das cpias de consulta de volumes publicados a no mnimo 10% dos
originais filmados, uma instituio que est administrando um projeto de microfilmagem de colees de
arquivo tem que inspecionar 100% dos filmes produzidos para verificar se esto bibliograficamente
completos. Alm disso, a inspeo tem que ser feita com os originais mo. Assim, a avaliao pasta
a pasta deve ser feita simultaneamente inspeo fotograma a fotograma, para verificar se todos os
materiais foram filmados e se aparecem na localizao apropriada.
As exigncias de verificao da qualidade geral e da qualidade tcnica da cpia de consulta
pode variar de um mnimo de 10% at 100% dos microfilmes produzidos.
A instituio deve fazer inspees gerais, tcnica e bibliogrficas em 100% dos trs primeiros
lotes (ou 100 rolos) de filme em formato final. Caso sejam encontrados poucos erros nesses rolos, a
instituio pode reduzir a programao de inspeo geral e tcnica para 10% das cpias de consulta
(inspeo total de um rolo a cada 10). Entretanto, a instituio dever prosseguir com a inspeo
bibliogrfica de 100% das cpias de consulta produzidas.
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Inspeo geral
O filme, a caixa, o carretel, a cinta, os formulrios e os originais so revisados para garantir a
satisfao das diretrizes do RLG e/ou exigncias do projeto. A equipe encarregada das tarefas de
inspeo deve sempre usar luvas limpas que no soltem felpas.
Inspeo tcnica
O filme cuidadosamente instalado nos rebobinadores (manivelas) e inspecionado fotograma a
fotograma sobre a caixa de luz, para verificar sua qualidade tcnica. Para alguns quesitos de inspeo,
basta uma verificao visual, enquanto outros requerem o uso de equipamentos adicionais. A verificao
da qualidade tcnica do filme engloba a avaliao das seguintes caractersticas:
arranhes e outros defeitos (nmero e tipos);
emendas (no permitida nenhuma emenda);
resoluo;
densidade.
Inspeo bibliogrfica
O filme cuidadosamente instalado numa leitora de microfilmes recm-limpa (o ideal uma que
tenha sido modificada para no danificar o filme que est sendo lido) e inspecionado para verificar se
est completo (em relao s sinalticas e ao original) e se est em ordem, com qualidade de imagem
e legibilidade.
Originais
Inspeo geral
A maioria das instituies estipulam no contrato ou na carta de intenes determinados
procedimentos relativos manipulao e ao processamento dos originais
*
, que geralmente incluem
uma proibio de desencadernao e a exigncia de que a empresa de microfilmagem entre em contato
com a equipe da instituio antes de afrouxar as costuras e prejudicar a encadernao. A equipe da
instituio deve sempre avaliar as condies da documentao devolvida pela empresa de microfilmagem.
Por outro lado, os coordenadores de projeto devem tambm reconhecer que, mesmo se os volumes
estiverem sendo filmados intactos, com ou sem um suporte para livros, algumas encadernaes podem
ficar danificadas. A probabilidade de danos aumenta ainda mais se o papel estiver ressecado ou se a
encadernao for excepcionalmente apertada.
Caso o coordenador do projeto ache que o grau de dano ultrapassa o limite do razovel, ele
deve contatar a empresa de microfilmagem imediatamente antes dos originais serem processados.
Em alguns casos, as expectativas da instituio no so realistas, em outras, o operador de microfilmagem
no tomou o cuidado necessrio no manuseio dos originais durante a microfilmagem. Em ambas as
situaes, um entendimento mtuo indispensvel para negociar uma soluo aceitvel.
Para uma discusso mais ampla das questes relativas microfilmagem de lbuns de recortes e
outros materiais de difcil filmagem, ver Captulo 3, Preparao de Materiais e Apndice 5 Estratgias
para a microfilmagem de lbuns de recortes e documentos sobrepostos.
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8 1
Avaliao das caractersticas fsicas
Base do filme (Referncia: diretriz A4.3.1)
Embora existam emulses pancromticas de gelatina de prata em base de polister e de acetato,
as diretrizes do RLG requerem o uso de polister no perfurado tanto para o negativo matriz quanto
para o negativo de segurana. Independentemente da emulso usada para a cpia de consulta, ela
tambm deve ser em filme com base de polister para garantir uma razovel longevidade e durabilidade.
Quando visto de perto, o lado do filme de prata que contm a emulso o lado opaco, no
transparente (sem brilho). Este o lado da imagem num filme composto de gros de prata metlica* .
O lado da base do filme o lado brilhoso ou lustroso. Este lado serve de suporte para a emulso.
Para verificar se o filme recebido de polister e no acetato, a instituio deve avaliar todas as
geraes durante a inspeo. O mtodo mais fcil para determinar que base foi usada se forem
usados rolos abertos, com raios o descrito no Guia do IPI para Armazenamento de Filmes de
Acetato**.
Quando visto pela borda (segurando o rolo contra uma fonte de luz e olhando atravs dos
raios do rolo), o filme de polister transmite muito mais luz que o de acetato ou nitrato (ver ilustrao
abaixo). Um pouco de luz tambm consegue atravessar as bordas do filme de acetato, mas o de
polister muito mais brilhante.
Figuro 14. dentificoo visuol do filme de polister (direito}, odoptodo do Guio do F poro Armozenomento
de Filme de Acetoto.
Caso o filme esteja em carretel fechado, pode ser usado o mtodo da tentativa de rasgar o filme.
Basta tentar rasgar um pequeno pedao da ponta inicial do filme. Se ele for fcil de rasgar com a mo,
a base provavelmente de acetato. Se for difcil de rasgar com a mo, a base provavelmente de
polister.
O inspetor deve tambm verificar se dois tipos diferentes de filme no foram emendados no
negativo matriz: isso no aceitvel (como no so permitidas emendas na segunda e terceira gerao,
esta verificao no precisa ser feita aps a primeira gerao).
* Em filme no processado, este lado sensvel do filme composto de cristais de haleto de prata.
** Publicado pelo Image Permanence Institute, traduzido e publicado pelo CPBA. Referncia completa no Apndice 9.
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Embalagem (Referncia: DIRETRIZ A4.3.3, A4.3.4, A4.3.5)
Todos os carretis, caixas e cintas devem estar presentes e em conformidade com as diretrizes
do RLG. Em nenhuma gerao o tubo do filme deve ser usado em lugar do rolo. As cintas e as caixas
no devem, em nenhuma gerao, conter cido, nem lignina. Os rtulos (e seu contedo) devem ser
inspecionados para verificar o cumprimento das exigncias institucionais estipuladas no contrato ou na
carta de intenes.
Ponta inicial/final (Referncia: diretriz A4.4.11)
As pontas inicial e final so as partes em branco (no usadas) do filme, no comeo e no fim do
rolo. No caso do negativo matriz e de segurana, o comprimento determinado pelo tipo de equipamento
usado para a duplicao. As pontas inicial e final de uma cpia de consulta devem ter (cada uma) pelo
menos 500 mm (cerca de 20 polegadas) de comprimento. Isso d ao usurio uma poro suficiente de
filme para instalar (e desinstalar) o filme numa leitora sem pr em risco qualquer parte do filme que
contenha imagens. Devem ser evitadas pontas excessivamente longas, pois elas atrapalham o manuseio
da coleo pela equipe responsvel e pelos prprios pesquisadores que a usam.
Polaridade (Referncia: diretriz A4.3.1)
Basta uma simples verificao visual para garantir que a empresa de microfilmagem tenha entregue
dois negativos e um positivo (ou negativo, para as instituies que solicitam cpias de consulta em
negativo). No filme de polaridade negativa, o texto aparece em letras brancas sobre fundo preto,
enquanto no filme de polaridade positiva, o texto preto sobre fundo branco.
Enrolamento adequado (Referncia: diretriz A4.3.3)
Como a parte do filme que fica nivelada com a borda do rolo (ou excede a borda) fcil de
ser danificada, nenhum filme deve ficar a menos de de polegada (cerca de 7 mm) da borda do
rolo. Se o filme tiver problemas de enrolamento (todas as geraes) ele deve ser devolvido
empresa de microfilmagem para correo. Alm disso, o enrolamento do filme deve seguir trs
regras bsicas:
o negativo matriz (1N) deve ser enrolado de modo que o lado da emulso fique para fora, e no
voltado para o centro do rolo;
o negativo de segurana (2N) deve ser enrolado de modo que o lado da emulso fique para
dentro, voltado para o centro do rolo;
a cpia de consulta positiva (3P) deve ser enrolada de modo que o lado da emulso fique para
fora, e no voltado para o centro do rolo.
Avaliao das caractersticas tcnicas
Arranhes e outros defeitos (Referncia: diretriz A4.4.6 e A4.7.3.1)
As diretrizes do RLG exigem que todas as geraes do filme estejam livres de arranhes,
sulcos, manchas, poeira, sujeira, impresses digitais e outros defeitos. Para facilitar o processo
de verificao de defeitos no filme, inclumos neste Manual a tabela Guia de defeitos em negativos de
primeira gerao.
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Uma vez que os arranhes tendem a ser o problema de qualidade mais comum, o coordenador
do projeto deve certificar-se de que todos os procedimentos de manuseio e equipamentos usados
pelos funcionrios da instituio sejam garantidos contra danos ao microfilme. Embora as diretrizes do
RLG no admitam arranhes, no incomum encontr-los no decorrer da inspeo.
Os arranhes podem ocorrer no lado da emulso ou da base do filme. Podem ser
intermitentes ou contnuos, bem como horizontais, verticais ou multidirecionais. Os que aparecem
na forma de linhas horizontais contnuas (ou interrompidas) ao longo do comprimento do filme
foram provavelmente causados pelos rolos da filmadora, processadora, duplicadora ou leitora de
microfilme. Os inspetores devem avaliar a localizao, nmero e tipo de arranhes que aparecem
em cada gerao do filme.
Os arranhes do negativo matriz podem variar em aparncia dependendo da profundidade do
arranho, da geometria da fonte de luz e do inspetor estar olhando contra um fundo claro ou escuro.
Os arranhes no lado da emulso resultam em uma linha negra e ocorrem antes da etapa de
processamento, se a fora foi suficiente para expor mecanicamente os cristais de prata. Os arranhes
que no expem os cristais podem ter aparncia clara ou escura, dependendo da profundidade e do
modo de visualizao.
Os arranhes no lado da base podem ser claros ou escuros dependendo da geometria do
arranho ou da fonte de luz. A melhor maneira de determinar com preciso que lado do filme est
arranhado usar um microscpio com alta ampliao (de 200x a 400x). A lente deve ser ajustada de
modo que o lado da emulso fique em foco: se o arranho estiver em foco, ele est no lado da emulso;
se estiver fora de foco, o arranho est no lado da base.
Arranhes no lado da emulso de qualquer gerao, que ocorram dentro do fotograma e dentro
da rea de texto ou prximos a ela, justificam plenamente a rejeio do filme, devido quase inevitvel
perda de texto ou outra informao visual naquela gerao e em todas as subseqentes.
Arranhes no lado da emulso ou da base que ocorram fora da rea do fotograma so mais
problemticos, pois podem no afetar a qualidade arquivstica do microfilme nem interferir na legibilidade
em qualquer gerao. Entretanto, tais arranhes podem servir e com freqncia servem para
apontar o grau de controle de qualidade exercido pela empresa de microfilmagem. O bom senso
determina que se aparecerem arranhes fora do fotograma apenas ocasionalmente em um rolo de
filme, eles por si s no bastam para justificar a rejeio do microfilme.
Caso apaream arranhes fora do fotograma em um nmero razovel num mesmo rolo, eles
podem indicar desde logo que est havendo falta de cuidado no manuseio do filme pela equipe da
empresa de microfilmagem ou at a existncia de equipamento em mau funcionamento. O coordenador
do projeto deve notificar a empresa de microfilmagem para que sejam tomadas as providncias
necessrias. Se no forem encontrados outros defeitos, o coordenador do projeto estar livre para
decidir se aceita ou rejeita o microfilme.
Se o nmero de arranhes fora do fotograma for significativo e ocorrer na maioria dos rolos, o
coordenador do projeto ter justificativa para rejeitar os rolos afetados e exigir que a empresa de
microfilmagem substitua os microfilmes por outros, sem arranhes.
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Sombra central em livros
Sombra central uma linha vertical clara ou de baixa densidade que aparece no centro dos
fotogramas de microfilmes de polaridade negativa, que contm volumes cuja encadernao apertada*.
Como no se consegue abrir o volume perfeitamente sob a unidade microfilmadora, um
determinado grau de sombra projetado pelas luzes do equipamento de microfilmagem. Essa sombra
central pode obscurecer o texto, por isso, os operadores de microfilmagem tentam reduzi-la tanto
quanto possvel. Este problema pode ser minimizado at certo ponto com o peridico reposicionamento
do livro no suporte durante a microfilmagem. Geralmente, porm, impossvel eliminar a sombra
central por completo. Idealmente, livros com encadernao muito apertada devem ser desencadernados
antes da microfilmagem.
Caso a desencadernao seja invivel, algumas empresas de microfilmagem defendem o uso de
pinos colocados dentro da (parte oca da) lombada, forando o livro a abrir mais, empurrando a dobra
central para cima. Este mtodo pode causar danos considerveis. Um outro mtodo o de cortar
algumas das linhas da costura, afrouxando a lombada sem permitir que ela se desfaa. Este mtodo
danifica a costura at certo ponto, e portanto no deve ser usado em encadernaes artsticas ou livros
raros. Entretanto, pode muitas vezes ser aplicado com excelentes resultados de microfilmagem em
materiais de menor valor, sem impedir que o volume original permanea em circulao aps a
microfilmagem.
Outros defeitos
A inspeo pode revelar outros defeitos, como o de originais microfilmados fora de posio,
objetos estranhos na rea do fotograma (inclusive sombras), foco, espaamento entre fotogramas,
reas embaadas e manchas dgua. Os inspetores devem estar familiarizados com esses tipos de
defeitos e a forma como eles aparecem no microfilme, para que possam identific-los com preciso. A
norma ANSI/AIIM MS23-1991 contm um catlogo de descrio de defeitos comuns a todos os tipos
de aplicaes microgrficas. Para instrues sobre a deciso de exigir que o microfilme seja refeito, o
inspetor pode consultar a tabela Guia de defeitos em negativos de primeira gerao, includa neste
Manual. Qualquer irregularidade deve ser anotada no Relatrio de Controle de Qualidade e comparada
com as irregularidades relatadas pela empresa de microfilmagem, qualquer que seja sua gravidade.
Emendas (Referncia: diretrizes A4.4.7, A4.4.8 e A4.7.3.2)
Aps analisar o relatrio da empresa de microfilmagem que indica as emendas, o inspetor da
instituio deve avaliar se as diretrizes esto sendo cumpridas, e acompanhar o nmero total de emendas
por rolo. As diretrizes do RLG exigem o uso somente de emendas com ultra-som nos negativos matriz
e que no haja emendas na segunda e terceira gerao.
Embora as emendas de ultra-som no afetem a qualidade fsica do microfilme, sua freqncia e
localizao deve ser controlada devido maneira como a maioria das duplicadoras de alta velocidade
reagem a elas. medida que um rolo de microfilme negativo roda atravs da duplicadora para criar um
negativo de segurana (o primeiro com emendas, o segundo no), os dois pedaos de filme no
* A sombra central tambm pode surgir como uma linha escura ou de alta densidade em um filme positivo. Os reflexos de papis
brilhosos ou amassados geralmente aparecem na forma de linhas escuras no filme negativo.
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conseguem manter contato em volta da emenda. Ocorre um salto, fazendo com que os filmes se
separem brevemente. Informaes contidas nas proximidades da emenda podem no ser duplicadas
adequadamente no outro filme. Assim, as diretrizes estipulam um nmero mximo de emendas permitidas
em um rolo de 100 ps, a distncia entre elas, o nmero de fotogramas repetidos quando se refaz a
microfilmagem de materiais para serem emendados etc.
O excesso de emendas ou sua m localizao so causas automticas para a rejeio do
microfilme. Uma discusso completa das emendas pode ser encontrada no Apndice 3, Emendas:
arte ou cincia?.
Densidade: (Referncia: diretriz A4.4.3)
A densidade est ligada opacidade do microfilme. So feitas medies da densidade para
determinar o contraste do microfilme. Num negativo matriz, a densidade mxima (Dmax) ou
densidade de fundo a parte escura da imagem, e a densidade mnima (Dmin), ou base somada ao
fog, a parte clara do microfilme, na qual no exista imagem.
As diretrizes do RLG exigem que a mdia de densidade mxima fique dentro dos limites de 0,80
e 1,30. Essa grande amplitude foi estabelecida para que possam ser desenvolvidas, dentro dessa
amplitude maior, amplitudes especficas ligadas ao contraste do original. Assim, a mdia da densidade
de fundo do microfilme deve se adaptar documentao microfilmada. Quando se microfilma originais
de baixa qualidade (ou seja, com baixo contraste entre fundo e texto), a legibilidade deve ser levada
em conta juntamente com a densidade de fundo, uma vez que a densidade, por si s, no garantia de
legibilidade.
Densidade de fundo (Dmax)
Geralmente, originais de baixo contraste devem ser microfilmados com ajuste de exposio
menor que o usado para os originais de alto contraste, pois um menor valor de exposio resulta em
menor leitura da densidade. Os negativos matriz de originais de baixo contraste devem possuir densidades
de fundo entre 0,80 e 0,10.
Os negativos matriz de originais de contraste mdio (como texto impresso em negrito sobre
papel moderadamente escurecido) devem possuir densidades de fundo entre 0,90 e 1,10. Os negativos
matriz de originais de alto contraste (como texto escuro, em negrito, sobre papel branco bem claro)
devem possuir densidades de fundo entre 1,00 e 1,30.
Densidade mnima (Dmin)
A densidade mnima (Dmin) do microfilme negativo matriz no deve ser maior que 0,10. Densidades
mnimas mais altas afetam bastante o contraste do microfilme.
Como fazer leituras da densidade
As diretrizes do RLG exigem que a empresa de microfilmagem faa (e registre) pelo menos oito
leituras da densidade em cada rolo de microfilme negativo matriz. A empresa de microfilmagem deve
registrar leituras no formulrio do Relatrio de Controle de Qualidade, alm de calcular e registrar a
mdia das leituras feitas. As leituras de densidade de fundo no podem variar, num mesmo rolo, por
mais de 0,20.
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Os funcionrios da instituio devem fazer leituras da densidade em todas as geraes de
microfilme, de acordo com as recomendaes de freqncia da seo de Rotinas de inspeo deste
Captulo. As leituras devem ser registradas e as mdias calculadas da mesma maneira como a empresa
de microfilmagem o fez. Os resultados devem ser comparados com os da empresa de microfilmagem
e as diferenas analisadas. Deve ficar bem claro que no h virtualmente qualquer possibilidade de que
as leituras de densidade feitas pela instituio reproduzam exatamente as feitas pela empresa de
microfilmagem. A instituio deve ater-se verificao das mdias das densidades. Se os resultados
das duas mdias forem significativamente diferentes e a equipe da instituio acreditar que o microfilme
no satisfaz as diretrizes, o coordenador do projeto deve discutir a questo com o representante da
empresa de microfilmagem e negociar uma soluo aceitvel.
Usa-se um densitmetro de transmisso com uma abertura de 1 mm que deve ser calibrado
cada vez que ligado. Embora existam barras de calibragem fornecidas pelo fabricante do densitmetro,
essas barras geralmente no servem para microfilme (a maioria dos densitmetros usada na medio
da densidade em artes grficas, como meios-tons, litogravuras etc.). possvel adquirir barras
apropriadas para microfilmagem atravs do National Institute for Standards and Technology,
Photographic Sciences, e outras instituies. As instrues para a calibragem do densitmetro se
encontram no manual do operador. A preciso das leituras de densidade no pode ser garantida, a
menos que o densitmetro seja calibrado a cada dia em que ligado.
Ao fazer a leitura da densidade de fundo dos negativos, deve-se ler somente a parte negra da
rea de imagem. preciso cuidar para que nenhuma parte de texto ou parte clara seja includa na rea
que est sendo medida. A densidade de fundo (Dmax) no ser necessariamente igual em todas as
reas da mesma imagem. Por esta razo, importante que as leituras da densidade sejam feitas em
reas da imagem representativas do fundo sobre o qual o texto aparece (ver Figura abaixo). As pginas
de volumes encadernados tendem a clarear da margem externa em direo ao centro (onde a luz do
sol e os poluentes no penetram). Conseqentemente, as leituras de densidade tiradas nas margens
externas de pginas microfilmadas podem ser significativamente mais baixas que as tiradas na rea
central das pginas microfilmadas.
Figuro 15. Fosio correto poro o leituro do densidode
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Pode ser problemtico fazer medies da densidade em imagens de lbuns de recortes. Geralmente
no h reas disponveis sem texto em imagens de recortes de jornal, a menos que exista cabealho.
Alm disso, o que mais desafiador, os lbuns de recortes contendo misturas de materiais que variam
em densidade e contraste entre si podem prejudicar em muito a velocidade de produo do operador
de microfilmagem, assim como a do inspetor. Um mtodo de composio para atingir densidades
razoveis com esse tipo de material proposto no Apndice 5, Estratgia para a microfilmagem de
lbuns de recortes e documentos sobrepostos. A leitura da densidade desses fotogramas requer bastante
pacincia e habilidade de parte do inspetor.
No se deve fazer medio da densidade em imagens de fotografias. Nenhuma das diretrizes
referentes s densidades recomendadas se aplica densidade mxima de fotografias, e a densidade de
fundo de fotografias tende a ser mais alta que o limite de densidade recomendado para texto. A exposio
escolhida para fotografias deve obter uma imagem aceitvel quando as fotos forem duplicadas mesma
exposio de duplicao usada para o texto. Se as densidades de fundo de fotos forem medidas e
entrarem no clculo da mdia das densidades de fundo do texto em um rolo de microfilme, isso causar
um desvio na mdia, podendo ocasionar a escolha de uma exposio de duplicao inadequada. Se, no
mesmo fotograma, aparecerem texto e fotografias, o operador de microfilmagem poder ter que expor o
fotograma duas vezes: a primeira para o texto e a segunda para a foto (ver Figura abaixo).
Figuro 1 Exposies duplos, o primeiro poro copturor o texto e o segundo poro o fotogrofio.
Resoluo (Referncia: diretriz A4.4.5)
Resoluo a medio da capacidade do sistema de microfilmagem em registrar detalhes finos.
Para calcular o poder de resoluo da tica da unidade microfilmadora com o microfilme usado, a
exposio, o processamento etc., um carto de resoluo (ou seja, sinaltica de teste de resoluo)
padronizado microfilmado no mnimo duas vezes a cada rolo. As diretrizes do RLG para materiais de
arquivo exigem a microfilmagem desta sinaltica uma vez no incio e uma vez no final do rolo. A
capacidade de resoluo do sistema de microfilmagem expressa em pares de linhas por milmetro. O
nmero de pares por milmetro determinado atravs da multiplicao do nmero que aparece ao lado
do menor padro de pares de linhas discernvel no carto de resoluo (quando examinado sob um
microscpio), pela escala de reduo no qual o carto de resoluo foi microfilmado. Por exemplo: se
o nmero do menor padro de pares de linhas discernvel 10 e a escala de reduo foi de 12:1, a
resoluo do sistema ser de 120 pares de linhas por milmetro. Geralmente um sistema com 120
pares por milmetro considerado de muito boa resoluo, enquanto um sistema cuja resoluo seja
acima de 120 pares de linhas por milmetro excelente. Uma resoluo de menos de 120 pares de
linha por milmetro questionvel, considerando-se os equipamentos disponveis atualmente.
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Sistema de ndice de Qualidade
O carto de resoluo tambm usado na determinao do ndice de Qualidade (IQ) do
microfilme. O ndice de Qualidade um mtodo para relacionar o tamanho do tipo do material impresso
a ser microfilmado com o poder de resoluo do sistema de microfilmagem, a fim de garantir o nvel
mais alto possvel de legibilidade ao longo do nmero desejado de geraes do microfilme. O sistema
de ndice de Qualidade usado pelos operadores de microfilmagem para determinar quanta reduo
tem que ser usada para registrar adequadamente a menor letra e do documento usando-se a atual
combinao de filmadora-lente-filme. O carto de resoluo usado para simular a letra e minscula
e expressa em trs nveis: alta qualidade, mdia qualidade e qualidade marginal. Como o tamanho do
original o que comanda a escolha da escala de reduo (os limites aceitveis vo de 8:1 a 14:1), para
o RLG, o ndice de Qualidade usado unicamente como meio de avaliar a resoluo do microfilme
produzido. As diretrizes do RLG exigem que a classificao alta qualidade do ndice de Qualidade
seja mantida ao longo de trs geraes de microfilme. Se a menor letra e minscula em um volume
medir um mm de altura e a escala usada for de 12:1, a empresa de microfilmagem deve usar um sistema
de microfilmagem que tenha capacidade de ler o padro de linhas nmero 10,0 no negativo matriz.
Geralmente, a resoluo cai a uma taxa de cerca de um padro de linhas por gerao. Um padro de
linhas de 10,0 no negativo matriz geralmente cai para 9,0 no negativo de segurana e para 8,0 na
terceira gerao (cpia de consulta). Uma queda maior que um padro de linhas entre geraes deve
ser questionado.
Como preciso haver uma letra e minscula para determinar o ndice de Qualidade, este
mtodo no pode ser aplicado em materiais escritos em lnguas que no usam o alfabeto latino nem
para manuscritos. O ndice de Qualidade tambm no leva em considerao se o texto est impresso
claro ou escuro, nem a fonte usada. Atualmente, no existe norma ou diretriz para aplicar o ndice de
Qualidade para impresses no latinas ou originais escritos a mo. O mais prximo utilizar o menor
caractere de um mm de altura, a altura da menor letra e minscula encontrada em uma lista telefnica
comum nos EUA.
Como examinar o carto de resoluo
O microfilme deve ser instalado nos rebobinadores (manivelas) de modo que o lado da emulso
fique voltado para a superfcie da mesa, que deve estar limpa e livre de poeira. Usando luva, o inspetor
deve pressionar a imagem microfilmada do carto de resoluo contra a mesa de luz ou subiluminador
(com os dedos nas bordas do microfilme, no no centro). Deve ser usado um microscpio com ampliao
de pelo menos quatro vezes a escala de reduo do microfilme. Devem ser examinados ambos os
cartes de resoluo: o primeiro aparece no incio do rolo e o segundo aparece no final. Cada sinaltica
contm cinco cartazes, um no meio e um em cada um dos quatro cantos. Cada cartaz consiste de 26
conjuntos de padres de linhas. Todos os cinco cartazes de cada sinaltica devem ser examinados sob
o microscpio, primeiramente o do centro, e depois movendo-se o microfilme cuidadosamente para
examinar os pares de linhas que vo diminuindo.
Ao examinar os padres, o inspetor deve verificar se tanto as linhas horizontais quanto as verticais
podem ser discernidas. O inspetor vai passando para os padres menores at no ser mais possvel
discernir os pares de linhas (linha + espao) separados, depois volta ao padro anterior quele no qual
no conseguiu mais discernir as linhas. Este ser, provavelmente, o menor padro com poder de
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*
Os nmeros ao lado dos padres aumentam de valor conforme os padres diminuem de tamanho. Quanto menor o padro
discernvel, melhor a resoluo do sistema.
resoluo. O inspetor anota o nmero que aparece ao lado do padro. Quando todos os cinco cartazes
tiverem sido examinados, o inspetor deve identificar o que representa a pior resoluo e compar-lo
com os resultados divulgados pela empresa de microfilmagem no Relatrio de Controle de Qualidade* .
Figuro 17. Detolhes dos podres de linhos de um cortoz do corto de resoluo
Determinao do ndice de Qualidade
Na parte de baixo do grfico Padro de linhas a ser resolvido no negativo matriz (Tabela 6
localizada no final deste Captulo), encontra-se a altura (em milmetros) da menor letra e minscula
impressa no original microfilmado ou, no caso de manuscritos, usa-se a rgua milimetrada. Segue-se
esta linha para cima no grfico at encontrar a linha diagonal. Neste ponto, vai-se horizontalmente para
a esquerda at encontrar um nmero. Se este nmero for maior que o nmero do menor padro de
linhas discernido quando o carto de resoluo foi examinado sob o microscpio, o ndice de Qualidade
no foi satisfeito e a coleo ou rolo tem que ser refilmado. Se o nmero for menor ou igual ao do
menor padro de linhas discernido, o ndice de Qualidade foi atingido ou excedido.
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Avaliao de caractersticas bibliogrficas
Ordem e totalidade (Referncia: diretriz A4.4.6, A4.4.7 e A4.7.4)
A instituio deve analisar o microfilme para avaliar se todos os materiais e as sinalticas foram
microfilmados na localizao correta e em sua totalidade. Na maioria dos casos os inspetores fazem
essa avaliao usando a cpia de consulta em uma leitora de microfilmes, pois isso possibilita a leitura
dos documentos e das sinalticas, facilitando uma avaliao precisa da ordem e a verificao se tudo
foi microfilmado.
Antes de entregar os materiais para serem microfilmados, a instituio preenche determinadas
partes do Relatrio de Controle de Qualidade da empresa de microfilmagem, inclusive um breve
formulrio contendo o nome da coleo e uma lista das sinalticas a serem usadas na ordem correta. O
formulrio deve ser devolvido instituio junto com todos os microfilmes e os originais. O inspetor da
instituio deve consultar este formulrio na hora de verificar a presena e ordem das sinalticas
necessrias. As anormalidades so anotadas no verso (formulrio do Relatrio de Controle de Qualidade
da instituio). Qualquer erro significativo (como, por exemplo, a ausncia de uma das sinalticas
preliminares, a ausncia de algum documento) causa suficiente para a rejeio do microfilme.
A inspeo bibliogrfica deve ser feita com os originais em mos, para que a anlise tenha mais
preciso (por exemplo: o inspetor pode anotar que uma carta est fora de foco, quando na verdade
uma anlise visual do documento original revela que o prprio manuscrito tem baixa qualidade). Ter os
originais mo ainda mais importante quando o inspetor est verificando se todos os documentos
foram microfilmados.
Rejeio do microfilme*
Uma completa inspeo de um rolo de microfilme pode resultar em uma lista de deficincias,
anormalidades ou mesmo demonstraes de erros de julgamento tanto da equipe da instituio quanto
da empresa de microfilmagem. O coordenador do projeto deve avaliar a qualidade do microfilme no
contexto das diretrizes do RLG e tambm usando o bom senso. A critrio do coordenador do projeto,
a instituio pode eventualmente aceitar microfilmes que no satisfazem plenamente as diretrizes, exceto
quanto estabilidade fsica e longevidade. Se o coordenador do projeto, por exemplo, determinar
que a correo de um microfilme no resultaria em uma melhoria relevante do produto, ou que a
refilmagem de um item valioso seria um risco grande demais, a aceitao do microfilme abaixo das
especificaes justificvel. claro que, em tal situao, importante, tanto para a instituio quanto
para a empresa de microfilmagem, que todos entendam as razes que levaram aceitao desse
microfilme em particular e saibam que esse tipo de deciso ocorre raramente.
Quando a instituio rejeita um microfilme, comum fazer uma carta empresa de microfilmagem
detalhando as razes para tal rejeio e a soluo desejada. A carta enviada juntamente com o
Relatrio de Controle de Qualidade original, todas as geraes do microfilme e os volumes dos originais
daquele rolo em particular. feita uma cpia do Relatrio de Controle de Qualidade, que mantida
em arquivo junto com a cpia da carta na instituio. Na maioria dos casos, a soluo do problema
envolve a refilmagem dos materiais que ficaram faltando ou estavam fora da ordem, o que exige nova
duplicao da segunda e terceira gerao do microfilme. Em outros casos possvel que uma ou mais
*
Ver tabela que acompanha este Manual (Guia de defeitos em negativos de primeira gerao)
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9 1
geraes precisam ser reprocessadas. Em rarssimas ocasies, um rolo inteiro pode ter que ser refilmado.
A menos que o defeito decorra diretamente de um erro ou omisso da instituio, a empresa de
microfilmagem dever arcar com o custo da refilmagem, reduplicao ou qualquer outra medida que
proporciona instituio trs geraes de microfilme que satisfaam s diretrizes do RLG. A instituio
deve fazer nova inspeo do microfilme corrigido (todas as geraes) e informar empresa de
microfilmagem que o microfilme aceitvel.
Dvidas quanto qualidade
Existem quatro etapas bsicas quando h divergncias entre a instituio e a empresa de
microfilmagem quanto qualidade do microfilme, mas todas possuem um imperativo: a preservao de
registros. Um componente imprescindvel do controle de qualidade a anotao dos resultados de
todas as avaliaes. A ata de inspeo da instituio, em conjunto com as informaes j recebidas da
empresa de microfilmagem, serve como base para a discusso de problemas de qualidade. A redao
de uma ata evita a dependncia da memria de algum e anlises subjetivas de terceiros. Isto de vital
importncia para possibilitar a comunicao, atendendo s necessidades de ambas as partes.
As quatro etapas so:
1. Identificar e analisar o problema e avaliar sua abrangncia. O problema se limita a
alguns fotogramas fora de foco ou de alinhamento? uma srie de defeitos e imagens de baixa
qualidade em todo o rolo? Pode ser caracterizado como um defeito menor, mdio ou importante?
2. Identificar possveis causas. Uma vez identificado o problema, o coordenador do projeto
deve tentar analisar suas causas. Foi um simples caso no qual o operador microfilmou toda a
coleo na escala de reduo errada? Ou talvez resultado de problemas na lavagem ou enxge
durante o processamento, deixando resduos de substncias qumicas?
3. Determinar opes de medidas corretivas. A seguir, preciso determinar que medidas
corretivas podem ser tomadas. o caso de simplesmente fazer nova lavagem do rolo para remover
os resduos qumicos? Ou o problema de tal modo grave que todo o rolo precisa ser refilmado?
4. Negociar soluo aceitvel. Finalmente, o coordenador do projeto e o responsvel pela
empresa de microfilmagem precisam negociar uma soluo aceitvel. O contrato celebrado
deve conter clusulas que identifiquem recursos para o caso de no cumprimento de obrigaes
contratuais. Na maioria dos casos, a negociao mnima, com a empresa de microfilmagem
assumindo a responsabilidade pelos problemas causados pelo seu pessoal e a correo sem
custos. Se o defeito for diretamente atribuvel a erros da equipe da instituio, o inverso tambm
vale, ou seja, o custo de correo cobrado da instituio que possui a coleo, e no da
empresa de microfilmagem.
Existem alguns fatores que informam este processo e afetam o que, no final, ser determinado
como soluo aceitvel.
Condio dos originais. A documentao sobreviveria a uma refilmagem? Qual a relao
custo/benefcio entre deixar o microfilme imperfeito como est e submeter os originais ao risco
de novos danos? Se os documentos a serem microfilmados possuem valor intrseco, pode ser
mais aconselhvel evitar coloc-los novamente sob a unidade microfilmadora.
Esttica versus pragmatismo. A refilmagem resultar em algo mais que uma melhoria esttica?
Em outras palavras: o defeito de um tipo com o qual os responsveis pelo projeto e os
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futuros pesquisadores possam conviver, mesmo que isso signifique que o microfilme no seja
to atraente como poderia ser?
Refilmagem impossvel. s vezes o problema descoberto tarde demais. A instituio j se
desfez da documentao original. Este definitivamente um argumento em favor da imediata
inspeo dos microfilmes.
Exame regular de negativos matriz armazenados
O controle de qualidade comea com a seleo de materiais para a microfilmagem e continua
at os processos de inspeo e refilmagem. Isso inclui tambm a tomada de decises bem informadas
sobre tratamentos ps-processamento, tais como polissufeto, para proporcionar mais proteo para o
microfilme no decorrer de sua vida til (ver no Apndice 7, Em defesa de tratamentos de estabilizao
de imagens para microfilmes, uma discusso completa dos benefcios de tratamentos ps-
processamento).
Depois de todo esse trabalho e do alto valor investido em nvel local e nacional, no parece
sensato pr o negativo em um armrio qualquer e ignor-lo para sempre. Produtores e detentores de
microfilmes de preservao em geral concordam que vale a pena investir em instalaes de qualidade
para a guarda permanente de colees cada vez maiores de negativos matriz. As instalaes de
armazenamento devem proporcionar ambientes prova de fogo, gua e furto; devem proteger o
microfilme de poluentes gasosos ou particulados; devem manter nveis adequados de temperatura e
umidade, alm de possuir os sistemas necessrios para o monitoramento contra falhas e alteraes
ambientais.
A tarefa final e que deve ser transmitida para as geraes futuras implementar programas
de exame e avaliao para que os defeitos, danos ou deterioraes possam ser notados e corrigidos
antes que colees inteiras sejam perdidas. Este preceito particularmente importante considerando-
se que o microfilme pode ser apenas o primeiro de muitos formatos nos quais as informaes sero
convertidas no prximo milnio. Est atualmente em curso um esforo para que seja desenvolvida uma
lista de avaliao que possa ser usada por qualquer pessoa incumbida de inspecionar microfilmes
armazenados* . Antes de planejar um programa de inspeo, preciso consultar a norma ANSI/AIIM
MS45-1990, Recommended Practice for Inspection of Stored Silver-Gelatin Microforms for
Evidence of Deterioration (Prtica recomendada para a inspeo de microfilmes de prata-gelatina
armazenados, quanto evidncia de deteriorao).
Concluso
O microfilme de preservao de materiais de arquivo , quase por definio, um produto
imperfeito, por ser baseado em colees de originais irregulares e heterogneos. O trabalho de um
coordenador de projeto garantir que o microfilme no seja mais imperfeito do que j tende a ser.
Desde o momento em que uma coleo retirada das prateleiras para ser microfilmada, cada medida
tomada para sua preservao envolve difceis decises. Um equilbrio entre esttica e pragmatismo
ocorre quando o coordenador do projeto se envolve em um constante processo de abrir mo de um
* Para mais informaes, entrar em contato com o Escritrio de Preservao do RLG, 1200 Villa Street, Mountain View,
California 94041-1100.
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elemento de qualidade para ganhar pontos em outro; de fazer p firme em uma exigncia e negociar
duas outras; de definir e redefinir, interpretar e reinterpretar as normas e diretrizes. No final, cada
coordenador desenvolve seu prprio estilo pessoal e institucional de decidir o que aceitvel e o que
no tal estilo consistindo em iguais pores de bom senso, experincia, habilidade tcnica e
confiana.
Ferramentas de inspeo
Abaixo apresentamos o grfico de ndice de Qualidade a ser usado durante a inspeo.
Nas pginas seguintes apresentamos dois formulrios de relatrio:
1. Relatrio de controle de qualidade da instituio
2. Relatrio de controle de qualidade da empresa de microfilmagem
Tobelo . Fodres de linhos que devem ter resoluo no Megotivo Motriz o fim de
otingir umo clossificoo de olto quolidode, no ndice de quolidode, poro o cpio de
consulto de terceiro geroo
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Fodres de linhos
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9 4
kelolrio de Conlrole de Quolidode do lnsliluio
<Nome da Instituio>
Projeto _______________ de Microfilmagem de Preservao do RLG
Responsvel pela microfilmagem: _________________________________
N DE ARMAZENAGEM DO NEGATIVO MATRIZ________ ROLO _____________ DE _____________
COLEO --------------------------------------------------------- ANOS MICROFILMADOS
____________________
SRIE _________________________________________ RECIPIENTE ________________________
1. DESCRIO DOS DEFEITOS (faltando, ilegvel, fora de ordem, inclinado) ________________________
_____________________________________________________________________________________
2. ERROS DE CONFORMAO Documentos faltando? (relacionar): _______________________________
Outros defeitos _______________________________________________________________________
Problemas de seqncia _________________________________________________________________
Erros de ponta inicial, final, espaamento ___________________________________________________
Outros defeitos de formato (escala, orientao, enquadramento) _________________________________
_____________________________________________________________________________________
3. AES CORRETIVAS
Refilmar o rolo inteiro? __________________ Refilmar documentos (relacionar)
___________________
Necessrio fazer emendas? (N) __________ N de exposies refilmadas ___________________
Outras aes/Comentrios _______________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
4. CORREES FEITAS E APROVADAS Coordenador do projeto (rubrica) _______ Data _________
5. CERTIFICAO DO RELATRIO Coordenador do projeto (rubrica)_______ Data _________
2-94 Relatrio de controle de qualidade da empresa de microfilmagem deve estar impresso no verso.
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kelolrio de Conlrole de Quolidode do Empreso de Microlilmogem
<Nome da Instituio>
Projeto _______________ de Microfilmagem de Preservao do RLG
Responsvel pela microfilmagem: _________________________________
N DE ARMAZENAGEM DO NEGATIVO MATRIZ________ ROLO _____________ DE _____________
COLEO - ANOS MICROFILMADOS
____________________
SRIE _________________________________________ RECIPIENTE _________________________
1. MICROFILMAGEM
Operador (rubrica) ______ Unidade Microfilmadora: ________ Data de microfilmagem(d/m/a) ________
ndice de Qual. e tamanho (mm) __________________________ Escala de reduo _______________
Orientao da imagem _____________ Foi necessrio alterar orientao ou escala? ________________
2. CONTROLE DE QUALIDADE INICIAL
Processador (inicial) __________ Inspetor (inicial) __________ Data de processamento ___________
Leituras de densidade 1.___ 2. ___ 3. ___ 4. ___ 5. ___ 6. ___ 7. ___ 8. ___ Mdia _________________
Resoluo: Padro de linhas requerido ___________ Pior padro lido (sinaltica 1) _________________
Pior padro lido (sinaltica 2) _________________
3. ERROS DE MICROFILMAGEM (dar nmeros ou localizao de fotogramas)
Superexposio de imagens __________________________________ Densidade ______________
Subexposio de imagens ___________________________________ Densidade ______________
Defeitos de foco _______________________________ Baixo contraste _____________________
Obstruo no fotograma ________________________ Causa _____________________________
Escorrimentos _________________________________ Embaados _________________________
Outros ___________________________________________________________________________
4. DEFEITOS FSICOS (dar nmeros ou localizao de fotogramas)
Impresses digitais _________________________________________________________________
Arranhes ________________________________________________________________________
Manchas dgua ___________________________________________________________________
Poeira / Sujeira / etc. ________________________________________________________________
Outros comentrios _________________________________________________________________
5. AES CORRETIVAS DE DEFEITOS
Refilmar rolo inteiro? ________________________ Refilmar documentos (relacionar) ___________
Necessrio fazer emendas? (N) __________N de exposies refilmadas _______________________
Outras aes/Comentrios ___________________________________________________________
6. APROVAO PARA DIVERGIR DAS ESPECIFICAES DO PROJETO
Variao de densidade (marcar) ________ Outras? _______________________________________
Aprovao da variao pelo coordenador do projeto (rubrica) __________ Data ________________
7. CERTIFICAO DO RELATRIO
Responsvel pela filmagem (rubrica) __________________________ Data ____________________
coordenador do projeto (rubrica) _____________________________ Data ____________________
2-94 Se este relatrio estiver impresso no verso do Relatrio de Controle de Qualidade da Instituio
(recomendado), no ser necessrio preencher informaes do projeto, coleo ou srie mais de uma vez.
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Captulo 7
Procedimentos Posteriores Inspeo
Por Diane E. Kaplan e Jennifer B. Lee
Embora a maior parte do trabalho de um projeto de microfilmagem j esteja terminada quando
as ltimas refilmagens forem inspecionadas, h ainda algumas tarefas a realizar, e preciso reservar
tempo para elas. Tais atividades incluem uma reviso dos originais microfilmados para verificar se
esto prontos para serem revertidos situao anterior preparao para microfilmagem, divulgao
da existncia e disponibilidade do microfilme, armazenamento ou descarte dos originais e armazenamento
do microfilme.
Preparao do microfilme para armazenagem
Na maioria dos casos, o ltimo conjunto de microfilmes consiste de trs geraes: o negativo
matriz (1N), um negativo de segurana (2N) e uma cpia de consulta positiva (3P). O fornecedor de
consultas de microfilmagem tambm pode ter feito, sob encomenda, uma segunda cpia de consulta
que vai circular via emprstimo entre instituies. Para cada gerao de microfilme, a instituio dever
garantir armazenamento apropriado e a possibilidade de acesso aos rolos sempre que necessrio.
Para facilitar o armazenamento apropriado e o rpido acesso ao microfilme, o arquivo deve
trabalhar em estreita colaborao com a empresa de microfilmagem a fim de garantir que todas as
caixas contenham etiquetas indicando seu contedo, a instituio responsvel e a gerao do microfilme.
Os procedimentos de inspeo (ver Captulo 6) devem verificar se as exigncias de etiquetagem
foram devidamente cumpridas. Neste momento, os negativos matriz devem ser separados dos outros
microfilmes. Como o negativo matriz segue diferentes procedimentos de preparao em relao s
outras geraes de microfilme, as instrues para etiquetagem e armazenamento do negativo matriz e
outras geraes de microfilme esto em sees separadas deste captulo.
Depois que o microfilme recebido da empresa de microfilmagem tiver sido inspecionado e
considerado satisfatrio, os originais podero ser revertidos situao anterior preparao para
microfilmagem.
Reverso situao anterior e armazenamento ou descarte dos originais
Os procedimentos de reverso do preparo para microfilmagem devem basear-se nas decises
tomadas no incio do projeto em relao ao uso dos originais aps sua microfilmagem. Dependendo
dessa deciso, a documentao poder:
ser retirado de uso;
continuar disponvel para pesquisa;
ser descartado;
Independentemente de qual dessas opes tenha sido escolhida, o preparo dos originais para
microfilmagem no deve ser revertido at que a inspeo feita aps a microfilmagem tenha aprovado
todas as trs geraes de microfilme recebidas do fornecedor de servios de microfilmagem.
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Opo 1: Retirar a documentao de uso
Antes de retirar de uso os originais e exigir que os pesquisadores usem exclusivamente o microfilme,
devem ser tomadas as seguintes providncias:
devolver todos os documentos a seus invlucros permanentes, retirando todas as sinalticas e
avisos para o operador de cmara.
refazer a fixao ou encadernao, seletivamente e conforme o apropriado, somente dos itens
que sero manuseados no futuro ou que requeiram remontagem por qualquer outro motivo.
Nos casos em que a integridade do original considerada importante, por exemplo, a
documentao deve voltar para os fichrios.
todos os invlucros devem ser marcados com a indicao de existncia do microfilme e de que
o original no deve ser usado. Se necessrio, pode-se estabelecer uma poltica de excees.
Terminado este trabalho, os invlucros permanentes devem ser devolvidos ao local de
armazenamento. Sempre que possvel, a documentao pode ser transferida para um local de
armazenamento fora da instituio ou local menos acessvel, a fim de limitar o uso inadvertido. Qualquer
mudana de localizao deve ser lanada no campo PLOC do registro no RLIN e/ou nos registros
internos, de acordo com a poltica da instituio (mais orientaes no Captulo 4, Controle Bibliogrfico
e Arquivstico).
Opo 2: Devolver a documentao para uso
Se os originais forem continuar disponveis para os pesquisadores, devem ser tomadas as seguintes
providncias:
devolver todos os documentos a seus invlucros permanentes, retirando todas as sinalticas e
avisos para o operador de cmara. Refazer a fixao ou encadernao, conforme o apropriado
e necessrio para uso futuro, de todos os itens que foram soltos ou desencadernados para a
microfilmagem.
reacondicionar documentos em grupos de materiais caso a previso de uso, combinada com
as condies fsicas, possivelmente resulte em danos coleo.
devolver os invlucros de armazenamento a seu local na prateleira e atualizar o campo PLOC
do registro no RLIN e/ou registros internos, de acordo com a poltica da instituio, para
divulgar o fato de que os originais voltaram a seus locais de armazenamento.
Opo 3: Descartar a documentao
Quando a instituio for se desfazer dos originais, eles devero ser identificados para destruio
e separados da documentao que ser retida. A documentao a ser retida segue a opo 1 ou 2
acima, conforme o caso. Todos os registros da coleo, internos ou on line, devem ser alterados para
divulgar que os materiais foram, em parte ou no todo, substitudos por microfilme, e que os originais
no mais existem. A documentao que foi separada para no mais ser usada poder ser descartada
de acordo com a poltica da instituio.
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9 9
Armazenamento do negativo matriz (1N)
Preparao do negativo matriz para armazenamento
O negativo matriz deve ser armazenado em local fora da instituio e deve ser retirado desse
local somente no caso do negativo de segurana ter sido extraviado ou inutilizado, ou se por alguma
razo for necessrio fazer correes ou adies posteriores ao microfilme.
A fim de otimizar as condies de armazenamento dos negativos matriz de preservao, o
Research Libraries Group - RLG aluga gavetas de segurana no National Underground Storage
Inc. - NUS (Armazm Subterrneo Nacional), localizado em Boyers, Pennsylvania, EUA. Todos os
negativos matriz produzidos sob os auspcios dos projetos cooperativos de microfilmagem de
preservao do Research Libraries Group - RLG so de propriedade do RLG e so armazenados
perpetuamente, sem qualquer custo para a instituio. Todos os negativos matriz do projeto devem ser
enviados ao NUS no prazo de trs meses a contar do final do projeto.
Os microfilmes enviados ao NUS devem ser devidamente etiquetados, fornecendo os dados
imprescindveis para a retirada, uso, armazenamento e segurana de seu contedo. O microfilme deve
ser embalado de maneira segura e enviado por correio para o NUS coberto por seguro. Alm disso,
sempre que os negativos matriz forem enviados para o NUS, o formulrio do Relatrio de Transporte
de Negativo Matriz para o RLG (includo neste captulo) deve ser preenchido e enviado ao Preservation
Office do RLG. O NUS informar s instituies participantes o local de armazenamento permanente
dos negativos matriz na caixa-forte do RLG. Esta informao deve ser administrada no local para que
as instituies que detm as colees possam estabelecer uma ligao entre o rolo de negativo matriz
e o registro bibliogrfico local do documento original.
H tambm espao disponvel na caixa-forte do RLG para o armazenamento de negativos matriz
de projetos no patrocinados pelo RLG, mas realizados por instituies elegveis. Cada instituio
adquire as gavetas nas quais seus materiais sero guardados e paga uma taxa nominal de aluguel anual
pelo espao de cada gaveta ocupada na caixa-forte. Para mais informaes sobre o armazenamento
de negativos matriz de instituies-membro do RLG, deve-se contatar o Preservation Office do
RLG.
Processo de autorizao
Anteriormente ao envio de qualquer microfilme para o NUS, seja de negativos matriz de projetos
cooperativos ou de instituies-membro, a instituio dever possuir determinadas informaes em
registro tanto no RLG quanto no NUS. Isso inclui informaes sobre a pessoa que servir de contato
com o NUS e que dever estar familiarizada com o dia-a-dia das operaes do projeto de microfilmagem
e possuir autoridade para incorrer em despesas em nome da instituio. Para satisfazer as exigncias
de segurana do NUS, essa pessoa dever ter um carto de assinaturas arquivado no NUS,
anteriormente aceitao de remessas. Para dar incio ao processo de autorizao, a instituio deve
contatar o Preservation Office do RLG. O RLG ento enviar cartes de assinaturas para o contato da
instituio, que dever enviar de volta para o RLG um carto assinado e guardar o outro. O carto
oficial de autorizao encaminhado ao NUS pelo RLG. Quando notificado da liberao, o contato
da instituio poder solicitar etiquetas em branco do NUS e comear a enviar os negativos matriz do
projeto. As etiquetas devem ser preenchidas corretamente e coladas a cada caixa de negativo matriz.
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100
Abaixo esto dois conjuntos de instrues para a etiquetagem de negativos matriz que sero armazenados
no NUS: o primeiro para microfilmes produzidos como parte de um projeto cooperativo de preservao
do RLG e o segundo para negativos matriz de instituies-membro que podem ser armazenados no
NUS.
Preenchimento da etiqueta do NUS para negativos matriz de projetos do RLG
Etiquetas para negativos do projeto
Como todos os negativos matriz produzidos em projetos cooperativos de microfilmagem de
preservao so armazenados juntos nas caixas-fortes do RLG nas instalaes do NUS, todas as
instituies participantes devero seguir procedimentos uniformes de etiquetagem. As especificaes
abaixo devem ser usadas para cada caixa de rolo de negativo matriz a ser armazenada no NUS. Deve
ser preenchida uma etiqueta do NUS para cada negativo matriz, de acordo com as instrues abaixo:
Afixar uma etiqueta do NUS a cada caixa de rolo (o NUS fornece as etiquetas a instituies
autorizadas sem custo; ligar para 412 794-8474). As quatro vias da etiqueta devem ser preenchidas
conforme o indicado abaixo:
EMPRESA: Research Libraries Group
N DO ROLO: (deixar em branco).
DEPARTAMENTO: COOP ____ (preencher com a sigla do projeto do RLG: APMP, GCMP4
etc.).
LOCAL: (nome da instituio participante e da respectiva unidade, se aplicvel).
REDUO (escala de reduo: no exigida).
N E TTULO DO FORMULRIO: (o nmero de armazenamento do negativo matriz deve
ser dado aqui, a menos que caiba no campo NMERO DO ROLO.
DATA DE MICROFILMAGEM: (ano em que o microfilme foi produzido).
DATA DE DESCARTE: (deixar em branco).
DOCUMENTO ORIGINAL DESCARTADO: (deixar em branco).
N DE NDICE: (deixar em branco).
DESCRIO: As palavras NEGATIVO MATRIZ devem aparecer aqui. Tambm pode ser
colocada a densidade mdia do rolo. Esta informao transferida dos dados fornecidos pelo
Relatrio de Controle de Qualidade preenchido pela empresa de microfilmagem em relao
ao rolo. A informao da densidade mdia poder ser til para poupar tempo se houver
necessidade de duplicar o rolo.
Informaes descritivas opcionais
As informaes especficas sobre a coleo so opcionais (mas recomendadas) para garantir
que daqui a 500 anos o contedo do rolo possa ser determinado sem 1) acesso a um registro on line
ou 2) ter que abrir e ler o microfilme em si. Inclui informaes que devem constar aqui ou na parte de
baixo da caixa: breves informaes sobre a coleo e o nmero de ps e/ou de exposies.
Documentos de John Trumbull
Srie I
Rolo 4
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SPEEDSET @ MOORE BUSINESS FORMS, INC., L
NATIONAL UNDERGROUND STORAGE, INC.
ARCHIVES DIVISION
EMPRESA N DO ROLO
RESEARCH LIBRARIES GROUP
DEPARTMENTO
LOCAL REDUO
COOP APMP Univ. DE Yale: :1
Mss e Arquivos
N. DO FORMULRIO e TTULO
CtY SNO0127
DATA DE FILMAGEM DATA DE DESCARTE DOCUMENTO ORIGINAL DESCARTADO
1993
N. DO NDICE
DESCRIO
NEGATIVO MATRIZ
Documentos de John Trumball.
Srie I
Rolo 4
Densidade mdia -0.91
DATA DE PREENCHIMENTO / PREENCHIDO POR ARQUIVO DE
SEGURANA
ARMRIO GAVETA
DATA DE DESCARTE DESCARTADO POR
UMEDEA E AFIXE ESTA VIA CAIXA DO MICROFILME
ETIQUETA DA CAIXA DO MICROFILME
Figuro 1 Exemplo de umo
etiqueto do MU5 preenchido,
relotivo o um negotivo do pro|eto
Preenchimento de etiquetas do NUS para negativos matriz de instituies-membro
Etiquetas para negativos de instituies-membro
As instituies elegveis pelo RLG podem armazenar seus negativos matriz no NUS aps
conclurem o processo de autorizao. Os requerimentos de etiquetagem para caixas de microfilme de
instituies-membro so menos exigentes que os de microfilmes de projetos do RLG. Os negativos
matriz de instituies-membro so armazenados separados dos outros negativos matriz, em gavetas
adquiridas pela instituio.
Afixar uma etiqueta do NUS a cada caixa de rolo (o NUS fornece as etiquetas a instituies
autorizadas sem custo; ligar para 412 794-8474). As quatro vias da etiqueta devem ser preenchidas
conforme o indicado abaixo:
O NUS preenche o restante da etiqueta, a comear por DATA DE PREENCHIMENTO).
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102
EMPRESA: Research Libraries Group
N DO ROLO: (deixar em branco).
DEPARTAMENTO: Armazenamento _____ (a palavra Armazenamento seguida do nome
da instituio; por exemplo, Armazenamento Yale ou Armazenamento Iowa).
LOCAL: (nome da instituio participante e da respectiva unidade, se aplicvel).
REDUO (escala de reduo. Se tiver sido usada mais de uma escala no rolo, deixar esta
rea em branco).
N E TTULO DO FORMULRIO: (n de armazenamento do negativo matriz (como, por
exemplo, CtYSN00127 j que este no cabe na parte mais lgica da etiqueta, N do ROLO.
DATA DE MICROFILMAGEM: (ano em que o microfilme foi produzido).
DATA DE DESCARTE: (deixar em branco).
DOCUMENTO ORIGINAL DESCARTADO: (deixar em branco).
N DE NDICE: (deixar em branco).
DESCRIO: (nenhuma informao exigida, mas recomendamos fornecer informaes
descritivas semelhantes s dos microfilmes de projetos do RLG.
O NUS preenche o restante da etiqueta, a comear por DATA DE PREENCHIMENTO).
SPEEDSET @ MOORE BUSINESS FORMS, INC., L
NATIONAL UNDERGROUND STORAGE, INC.
ARCHIVES DIVISION
EMPRESA N DO ROLO
RESEARCH LIBRARIES GROUP
DEPARTMENTO LOCAL REDUO
Armazenamento NYU NEW YORK UNIV :1
N. DO FORMULRIO e TTULO
MNEG 94-127
DATA DE FILMAGEM DATA DE DESCARTE DOCUMENTO ORIGINAL DESCARTADO
1994
N. DO NDICE DESCRIO
NEGATIVO MATRIZ (recomendado)
Documentos da Agncia de Notcias. (opcional)
Srie I (opcional)
Rolo 6 (opcional)
Densidade mdia -0.93 (recomendado)
DATA DE PREENCHIMENTO / PREENCHIDO POR ARQUIVO DE
SEGURANA
ARMRIO GAVETA
DATA DE DESCARTE DESCARTADO POR
UMEDEA E AFIXE ESTA VIA CAIXA DO MICROFILME
ETIQUETA DA CAIXA DO MICROFILME
Figuro 19 Exemplo de umo
etiqueto preenchido, referente o
um negotivo de instituio-
membro.
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NEGATIVO
MATRIZ
Figuro 21. Morcoo do coixo
Afixao da etiqueta do NUS na caixa do rolo
Colagem da etiqueta na caixa
A primeira via (branca) da etiqueta adesiva. As palavras UMEDECER E COLAR ESTA VIA
NA CAIXA DO MICROFILME ETIQUETA DA CAIXA DO MICROFILME esto impressas
em vermelho na parte inferior. A primeira via (branca) deve ser afixada
de modo que a parte superior (at o campo DATA DA FILMAGEM)
fique na tampa superior da caixa e o restante fique colado na frente da
caixa (ver ilustrao).
A segunda via (amarela) da etiqueta deve ser guardada pela
instituio que est enviando o microfilme. As palavras GUARDAR ESTA
VIA AT O RECEBIMENTO DO COMPROVANTE OFICIAL
COMPROVANTE TEMPORRIO esto impressas em vermelho na
parte inferior.
A terceira via (branca) da etiqueta deve ser enviada (com o
carbono) diretamente para o NUS em separado. uma notificao de
que a seguir vir uma remessa de negativos; o NUS deve notificar a pessoa
da instituio autorizada como contato, caso a remessa no chegue no
prazo previsto.
A quarta via, impressa em papel espesso branco, deve ir junto com a remessa dos negativos
matriz (com o carbono).
Marcao das caixas de armazenamento
Marcao da caixa
Para evitar confuses caso uma etiqueta se descole
da caixa, as palavras NEGATIVO MATRIZ e o nmero
completo de armazenamento (por exemplo: CtY
SN00127) devem aparecer na prpria caixa (ver na
ilustrao o local recomendado).
Figuro 20 Coixo com
etiqueto ofixodo
Remessa de material para o NUS
Os negativos devem ser embalados com segurana, para evitar confuses e erros de
arquivamento, no devem ser misturadas remessas de negativos decorrentes de projetos do RLG com
negativos matriz de instituies-membro.
Preencher e enviar o Relatrio de Remessa de Negativo Matriz do RLG na pgina a seguir ao
Preservation Office do RLG. Relacionar os negativos do projeto e os negativos de instituies-
membro no local apropriado do relatrio.
Enviar as vias brancas (com os carbonos intactos) dos formulrios do NUS pelo correio para
o prprio NUS. Incluir uma breve relao do contedo da remessa, contendo informaes
sobre o nmero de rolos e caixas enviadas, se os microfilmes so de instituies-membro ou
NEGATIVO
MATRIZ
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104
se so parte de projeto do RLG, e a data de envio (por exemplo 40 negativos matriz de
instituio-membro enviados em 2 caixas no dia 12 de setembro ) a fim de informar ao NUS
que uma remessa est a caminho. Esta informao til no caso de atraso ou extravio da
remessa.
Despachar os negativos matriz devidamente etiquetados e as vias brancas de papel espesso
(com os carbonos intactos) das etiquetas do NUS por transporte expresso para o prprio
NUS.
Processamento final das informaes sobre o local de armazenamento dos negativos matriz
O NUS processa a remessa no prazo de quatro semanas; uma das vias brancas preenchida
com a informao final da localizao de cada rolo (caixa-forte, setor, gaveta) e enviada de volta
instituio que fez a remessa. Esta informao extremamente importante, pois a nica maneira de
localizar um rolo de microfilme em um prdio enorme. Se o NUS no receber a localizao exata para
encontrar um negativo, ele cobra da instituio uma taxa horria para procurar manualmente nas caixas-
fortes, setores e gavetas. Por isso, as instituies experientes costumam esperar e atualizar seus registros
on line somente depois de receber esta informao, de modo que a localizao do negativo matriz
possa ser transferida diretamente para o registro no RLIN.
Uma vez por ano, o RLG manda uma fatura para cada instituio que armazena negativos matriz
no NUS. A fatura cobre a taxa anual de aluguel das gavetas utilizadas e o valor das gavetas compradas
durante o ano anterior, caso a instituio tenha decidido comprar alguma. Outras consultas e taxas de
acesso sero cobradas pelo NUS diretamente instituio que os utilizou durante o ano.
kelolrio de kemesso de Negolivo Molriz do 4/
Armazenamento do negativo de segurana (2N) e da cpia de consulta (3P)
A cpia de consulta ser mantida na prpria instituio. O negativo de segunda gerao ou de
segurana ser retirado do seu local de armazenamento externo ou local, para fazer novas cpias de
consulta, sempre que for preciso, para a prpria instituio ou para outras pessoas ou instituies, a
quem sero fornecidas cpias. Uma cpia de consulta ser mantida para usurios locais. Dependendo
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105
Preservation Office
Research Libraries Group, Inc.
1200 Villa Street
Mountain View, CA 94041-1100
Re: Armazenamento de Microfilme
Instituo:
Responsvel pelo preenchimento:
Data:
Sempre que houver uma remessa de Negativo Matriz ao National Underground Storage (NUS),
favor enviar uma via deste formulrio preenchido para:
Rolos enviados do Projeto RLG: (confira um) Nmero de rolos Data da remessa
GCMP IV _____________
_________ _____________
_________ _____________
Rolos enviados de instituies-membro
Nmero de rolos Data da remessa
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106
do uso em pesquisa dos materiais microfilmados, a instituio pode optar por manter uma segunda
cpia de consulta para atender a pedidos de emprstimo de outras instituies.
Antes do armazenamento, os dois tipos de microfilmes tm que ser etiquetados. As etiquetas
devem conter:
o ttulo do microfilme
o nmero do rolo
a gerao
Alm disso, a etiqueta deve trazer o nmero de identificao local, se a instituio utilizar tal
nmero. Se houver alguma restrio ao uso do microfilme, isso no precisa estar escrito na etiqueta.
Um smbolo, como por exemplo um adesivo colado, pode ser usado para alertar os usurios sobre a
existncia das restries. O nome e endereo da instituio deve ser anotado nas caixas nas quais so
armazenados os microfilmes usados para emprstimos a outras instituies.
O negativo de segurana deve ser guardado em local separado das cpias de consulta. As
condies de armazenamento do negativo de segurana devem satisfazer as especificaes de
temperatura, umidade e proteo contra poluentes ambientais e incndios da norma ANSI IT9.11-
1991. Um ambiente assim controlado ajuda a prolongar a vida til tambm das cpias de consulta. Em
ambos os casos, prefervel o uso de salas fechadas, com gaveteiros ou prateleiras dentro de um
armrio com portas externas. O equipamento de armazenamento deve ser feito de material no
combustvel.
Aps a guarda dos rolos de microfilme em seus locais indicados, importante registrar esta
informao de maneira padronizada em local de fcil acesso. As informaes referentes ao
armazenamento podem ser includas no campo PLOC do RLIN ou num banco de dados interno
ou sistema manual (Captulo 4, Controle Bibliogrfico e Arquivstico).
Divulgao do microfilme
Os leitores precisam ser informados da existncia do microfilme e de quaisquer mudanas das
condies de uso dos originais. Como parte dos procedimentos posteriores inspeo, importante
atualizar os ndices e os sistemas internos de busca para refletirem o fato de a documentao ter sido
microfilmada. Caso tenham sido feitas notas nos registros on line ou nos arquivos locais no incio do
projeto, anunciando restries de acesso aos documentos durante a microfilmagem, essas notas agora
tm que ser alteradas ou retiradas. As alteraes devem conter clara meno da existncia do microfilme,
as condies de uso do microfilme e dos originais, a poltica e os custos de duplicao. Caso alguma
parte dos originais tenha sido descartada aps a microfilmagem, isso tambm deve ser divulgado.
Etiquetas colocadas na capa do ndice podem alertar o leitor da existncia do microfilme e da exigncia
de que ele seja usado em lugar dos originais, se for este o caso. O registro no RLIN tambm tem que
ser atualizado. Instrues sobre como divulgar o microfilme no RLIN esto no Captulo 4, Controle
Bibliogrfico e Arquivstico.
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107
Captulo 8
Planejamento para o Futuro: Digitalizao do Microfilme
Por Anne R. Kenney
Introduo
Embora o objetivo deste manual seja ajudar quem est microfilmando documentos de arquivo,
os autores reconhecem o crescente interesse na digitalizao para facilitar seu acesso e uso. Cada vez
mais, os documentos so microfilmados com a previso de que sero posteriormente transformados
em imagens digitais com o uso de um scanner de microfilmes. Argumenta-se que, como os custos de
preparao e captura de imagens j foram incorridos poca da microfilmagem, o custo subseqente
de digitalizar o microfilme ser modesto se o processo for totalmente automatizado. Algumas empresas
anunciam um preo de digitalizao sobre menos de um segundo por imagem do microfilme. Esse
preo pode valer para documentos de densidade, qualidade, tamanho e enquadramento de imagem
constantes, mas a experincia atual com a digitalizao de microfilmes de preservao de documentos
de bibliotecas ou de arquivos bastante limitada. bem possvel que os scanners exijam ajustes e
regulagens importantes para poderem digitalizar filmes desse tipo de modo automtico, e infelizmente
existem hoje poucos padres e normas para tal digitalizao. O projeto Open Book, da Universidade
de Yale, cujo objetivo converter para imagens digitais os microfilmes de 10 mil volumes (incluindo
alguns documentos de arquivo), vai fornecer dados valiosos em relao qualidade, custos e problemas
referentes converso de microfilmes de preservao.
Est fora do mbito deste manual uma discusso completa dos mritos e processos envolvidos
na converso dos microfilmes em imagens digitalizadas por scanner. Entretanto, existem algumas
questes que podem ser abordadas aqui para garantir que o microfilme criado hoje sirva para ser
digitalizado amanh. Na criao de microfilmes visando uma converso futura, dois aspectos so de
fundamental importncia: as caractersticas e o custo do microfilme. As caractersticas do microfilme
em si vo determinar a qualidade das imagens digitais resultantes e vo afetar diretamente o grau de
automatismo e conseqentemente o custo do processo de digitalizao. A melhor garantia, tanto
da qualidade da imagem digital quanto da reduo de custos, a produo de um microfilme que
satisfaa padres altamente rigorosos de qualidade tcnica. E isso se consegue, em grande parte,
seguindo as recomendaes apresentadas nos captulos anteriores e nos anexos deste manual.
Documentao
Os fornecedores de servios de converso precisam de informaes bastante especficas sobre
a composio e as caractersticas do microfilme, a fim de determinar a qualidade e os custos da
digitalizao. O tempo e a mo de obra gastos no ajuste e regulagem do scanner para a converso
automtica podem ser reduzidos drasticamente se as informaes tcnicas a respeito do processo de
microfilmagem estiverem disponveis, inclusive:
tipo e fabricante do filme;
escala de reduo;
orientao da imagem;
nmero de imagens por fotograma e nmero de fotogramas por rolo;
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108
resoluo do microfilme;
polaridade;
tamanhos dos documentos (maior e menor);
nvel mdio de densidade;
densidade mxima e mnima.
Para assegurar que essas informaes estejam sempre disponveis, elas devem constar do
microfilme em si ou serem includas no registro bibliogrfico, ou ambos.
Caractersticas do microfilme
A seguir, so analisadas as caractersticas do microfilme que afetam diretamente sua converso
para imagem digital, bem como os fatores que devem ser considerados na criao de microfilmes que
sero posteriormente submetidos digitalizao via scanner.
Resoluo
A resoluo tanto do microfilme quanto das imagens digitais resultantes diretamente afetada
por vrios fatores, como:
o poder de resoluo da unidade microfilmadora;
o tipo e tamanho do microfilme;
a orientao do microfilme;
o tamanho dos documentos;
o nvel de detalhe presente nos originais;
a disposio dos pixels da cmera digital.
Os softwares podem, at certo ponto, ser usados para melhorar a qualidade das imagens digitais,
mas a melhor garantia da qualidade de imagem obter uma alta resoluo no microfilme em si. O RLG
exige uma resoluo mnima de 120 pares de linhas por milmetro. Esta resoluo suficiente para que
o microfilme produza uma alta resoluo digital como, por exemplo, aproximadamente 600 pontos por
polegada (dpi) no caso de documentos de at 8,5 x 11 polegadas de tamanho, a uma escala de 12:1.
Embora a resoluo de 600 dpi no seja necessria para a visualizao em tela (pois a resoluo dos
monitores normalmente varia de 70 a 120 dpi) nem para a aplicao de um software de reconhecimento
tico de caracteres (OCR) para criar arquivos de texto editveis (300 dpi so considerados suficientes),
uma resoluo de 600 dpi desejvel para a segurana de cpias em papel diretamente dos arquivos
digitais. Embora a maioria dos scanners de microfilme atuais no produzam imagens digitais a resolues
prximas de 600 dpi, a resoluo do microfilme no deve ser um fator inibidor.
A regra prtica aplicada a qualquer microfilmagem criar um microfilme com a maior escala de
reduo possvel e preencher o mximo da rea de imagem do fotograma com material, de modo que
ele aparea no microfilme com o maior tamanho possvel. Qualquer alterao da escala em um rolo de
microfilme deve ser bem documentada, pois isso afeta o processo de digitalizao e a conseqente
resoluo digital.
No caso de documentos de arquivo principalmente documentos deteriorados, fotografias e
documentos com baixo contraste (como, por exemplo, caneta azul sobre papel azul) a resoluo
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109
somente um dos fatores a considerar em relao qualidade de imagem. O nvel de densidade e o tipo
de filme usado tambm afetam a qualidade do microfilme resultante, e alguns documentos podem exigir
o emprego de sofisticados recursos de melhoria da digitalizao binria ou at o uso de escala de
cinzas ou scanner colorido.
Densidade e contraste
A velocidade e qualidade da digitalizao em um microfilme so diretamente afetadas pela
densidade de fundo e o contraste entre o fundo e o texto. Documentos de baixa densidade, nos quais
o contraste entre o texto e o fundo mnimo, so no s menos legveis quando visualizados no prprio
microfilme, mas tambm mais difceis de digitalizar que originais de maior densidade, nos quais o texto
fcil de distinguir do fundo. Alm disso, quanto mais uniforme for a densidade no decorrer de todo o
rolo de microfilme e menor a diferena entre o nvel mximo e mnimo de densidade maior
poder ser a velocidade de digitalizao. Nveis de densidade variveis requerem o constante ajuste
dos nveis de brilho e contraste, tornando mais lento o processo de converso. Pelo menos um prestador
de servios de digitalizao recomenda que o nvel de densidade em um mesmo rolo no varie por
mais de 0,10 de determinado valor, o que representa uma exigncia mais rigorosa que a das atuais
diretrizes do RLG (ver Diretriz A4.4.3 no Apndice 2).
Enquadramento
A orientao do microfilme, o alinhamento da imagem e o grau de inclinao da imagem afetam
o processo de converso digital do microfilme. A maioria dos scanners de microfilme se adapta a
microfilmes produzidos com enquadramento vertical ou horizontal via rotao da imagem, e cada vez
mais scanners fornecem software com algoritmos que permitem dividir as imagens 2 em 1, criando
uma imagem digital separada para cada pgina. Mais problemtica a digitalizao de imagens inclinadas
ou desalinhadas. O software de OCR, por exemplo, no funciona bem com imagens inclinadas, e a
digitalizao de microfilmes que contm documentos no centralizados pode resultar na no converso
de partes das imagens. A criao de boas imagens digitais de documentos que foram microfilmados
sem uniformidade requer o uso de software sofisticado para detectar as bordas e fazer o alinhamento
das imagens. Isso aumenta o custo da converso e reduz a velocidade do processo. Portanto, as
pginas devem ser uniformemente centralizadas na base da unidade microfilmadora. A tolerncia de
inclinaes deve ser mantida num mnimo nada mais que 2% ou 2 de variao do paralelismo com
o eixo longitudinal do microfilme. Esses valores so bem mais rigorosos que as exigncias atuais do
RLG, que permitem uma variao de at 10% em relao posio paralela.
Espaamento (fotograma e imagem)
Embora os scanners mais novos consigam processar automaticamente rolos de microfilme no
perfurados ou no codificados, um espaamento uniforme entre o fotograma e a imagem agiliza a
digitalizao, reduzindo assim os custos. Os algoritmos de deteco de bordas funcionam melhor com
documentos constantes, de alto contraste e que estejam uniformemente espaados, e tero menos
eficincia na deteco de documentos com espaamento irregular, de dimenses muito variveis,
inclinados, com bordas dilaceradas e manuscritos de baixo contraste.
A tolerncia do RLG, de 50% da mdia da distncia de fotograma a fotograma, pode ser
grande demais e prejudicar a digitalizao. Recomenda-se tambm que os ajustes da mscara da
unidade microfilmadora sejam minimizados ou totalmente eliminados. (Captulo 5, Microfilmagem de
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110
Documentos de Arquivo) e que seja tomado um cuidado especial na microfilmagem de duas pginas
em um fotograma, para uniformizar o espaamento entre as pginas do fotograma. Alm disso, os
resultados das experincias com converso de microfilmes no projeto Open Book da Universidade de
Yale podero levar a recomendaes especficas para estabelecer um valor mximo e mnimo de
espaamento entre imagens e entre fotogramas.
Natureza e condies dos originais
A digitalizao de microfilmes ser mais eficiente no caso de originais de tamanho uniforme e em
boas condies fsicas. Como as colees de arquivo contm documentos de tamanhos variados, as
dimenses da imagem digital no podem ser preestabelecidas, e a digitalizao vai requerer uma
programao sofisticada para o posicionamento ou o corte das imagens (a fim de detectar e ajustar a
imagem de acordo com a variao de tamanho), reduzindo assim o ritmo da digitalizao. Alm disso,
se os originais estiverem danificados, descoloridos, debotados, borrados, sujos, amarelados, rasgados
e com orelhas, manchas oleosas ou anotaes, a qualidade do microfilme resultante das imagens digitais
pode ser prejudicada, fazendo com que seja necessrio o uso de processos de melhoria da imagem, o
que aumenta o custo da converso, alm de torn-la mais demorada.
Condies do microfilme
As diretrizes do RLG requerem que todas as geraes de microfilme estejam em excelentes
condies fsicas (isto , sem arranhes, sulcos, manchas, poeira, sujeira, impresses digitais e outros
defeitos). Microfilmes em ms condies iro resultar em imagens digitais de baixssima qualidade. Os
arranhes e manchas podem ser replicados nos prprios arquivos digitais, em alguns casos escondendo
informaes presentes nos originais e aumentando o tamanho do arquivo eletrnico. Embora existam
softwares de melhoria de imagem que podem ser usados para reduzir tal rudo de fundo, a qualidade
das imagens digitais e o custo da converso sero diretamente afetados. Em pelo menos uma situao
de teste envolvendo um microfilme antigo, a reduo da regulagem para eliminar manchas do original
resultou no desaparecimento de todos os sinais de pontuao dos documentos.
Embora no seja considerada um defeito em si, a sombra central que surge na microfilmagem de
volumes com encadernao apertada tambm afeta a qualidade da imagem digital, o tamanho do
arquivo eletrnico e a velocidade da digitalizao. Neste caso, um software de melhoria de imagem
tambm pode ser usado para minimizar os efeitos da sombra central, mas sempre que possvel as
encadernaes muito apertadas devem ser retiradas antes da microfilmagem do volume.
Recomenda-se que seja usado um filme de polaridade negativa no processo de converso.
Como existe uma significativa perda de informaes a cada gerao sucessiva de microfilme produzida,
a converso deve, idealmente, ser feita a partir do negativo matriz. Alm disso, o negativo matriz
geralmente est em melhores condies fsicas. Entretanto, o negativo matriz pode ser submetido a
riscos ao ser manipulado no processo de digitalizao, e portanto a instituio pode optar por usar o
negativo de segurana, se ele estiver em perfeitas condies. As condies do microfilme devem ser
verificadas antes de seu uso para a converso.
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111
Outros fatores
A qualidade e a velocidade da digitao tambm so afetadas pela presena de sinalticas e
mltiplas exposies decorrentes da emenda de correes. Embora as duplicatas possam ser excludas
dos arquivos digitais, sua remoo requer interveno adicional do operador, aumentando os custos
da converso. Em geral, quanto menor o nmero de duplicatas e sinalticas internas num rolo de
microfilme, melhor.
Uma possvel exceo a esta regra pode ser a segunda exposio intencional de uma pgina
contendo texto e ilustrao. comum expor o fotograma duas vezes: a primeira para capturar o texto,
a segunda para a ilustrao. No processo de digitalizao, essas duas exposies podem ser fundidas
para formar uma nica imagem digital contendo a melhor reproduo da ilustrao e do texto impresso.
Concluso
A melhor garantia de uma converso bem sucedida a produo de um microfilme de alta
qualidade. A criao de tal microfilme requer cuidados especiais e possivelmente despesas adicionais.
Microfilmes de qualidade insuficiente aumentam o tempo e conseqentemente os custos da
converso do microfilme em imagens digitais. A qualidade e utilidade geral das imagens digitais tambm
podem ser prejudicadas. A fim de manter a qualidade e reduzir os custos da converso, so
recomendadas diretrizes para a microfilmagem de colees que tm grande probabilidade de serem
digitalizadas no futuro, para facilitar seu acesso e uso.
Citaes de leituras adicionais
Association for Information and Image Management. Glossary of Imageing Technology (AIIM TR@-1992).
Silver Spring, MD: AIIM, 1992.
______. Resolution as It Relates to Photographic and Electronic Imageing (AIIM TR2-1993). Silver Spring,
MD: AIIM, 1993.
Broadhurst, Richard N. Library Applications for Microfilm Digitisation. Microform Review, v. 21, no. 4, p. 153,
Fall 1992.
Hendley, Tony. A Review of the Microfilm Scanners on the Market. Microform Review, v. 21, no. 4, p. 149, Fall
1992.
Kenney, Anne R. Digital to Microfilm Conversion: An Interim Preservation Solution. Library Resources &
Technical Services, v. 37, no. 4, p. 380. Oct. 1993. Correction to the illustrations published in Library
Resources & Technical Services, v. 38, no. 1, p. Jan. 1994.
Lesk, Michael. Image Formats for Preservation and Access: A Report of the Technology Assessment Advisory
Commitee to the Commission on Preservation and Access. Washington, D.C.: Commission on Preservation
and Access, 1990.
Robinson, Peter. The Digitalization of Primary Textual Sources. Oxford: Office for Humanities
Communication Publications, 1993.
Sturt, John P. Interfacing Microform Scanners for Document Image Processing Applications. Microform
Review, v. 21, no. 4, p. 146, Fall 1992.
Waters, Donald J. From Microfilm do Digital Imagery: On the Feasibility of a Project to Study de Means,
Costs, and Benefits of Converting Large Quantities of Preserved Library Materials from Microfilm do
Digital Images. Washington, D.C.: Commission on Preservation and Access, 1991.
53 01.p65 20/06/01, 09:17 111
112
Westcott, David. New Images from an Old Master: Guidelines for Converting from Micrographic to
Electronic Imaging. Inform 6, issue 5, p. 36, May 1992.
Willis, Don. A Hybrid Systems Approach to Preservation of Printed Materials. Washington, D.C.:
Commission on Preservation and Access, 1992.*
*
Texto traduzido e publicado pelo Projeto CPBA com o ttulo: Uma abordagem de sistemas hbridos para a preservao de
materiais impressos.
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113
Apndice 1
Relao entre Avaliao Arquivstica e Seleo para Preservao
Por William K. Wallach e Linda M. Matthews
Primeira responsabilidade do arquivista
Existe uma estreita relao entre a seleo de documentos de arquivo para aquisio e a seleo de documentos
de dentro do arquivo para preservao. Ambos os processos de deciso se baseiam no conhecimento de cinco fatores:
caractersticas funcionais da documentao, isto : quem a gerou e com que propsito;
significado e qualidade das informaes da documentao;
relao da documentao com outros documentos;
potencial de uso da documentao para fins acadmicos, administrativos, legais ou financeiros;
custo de preservao da documentao, medido em relao ao benefcio de preservar informaes
1
.
Um conhecimento da teoria moderna de avaliao e seus mtodos indispensvel para o arquivista que chefia
o grupo responsvel pelo estabelecimento de prioridades de preservao em um acervo de arquivos ou manuscritos.
Embora esta discusso seja mais voltada para grupos de documentos modernos de arquivo, os fatores relacionados
acima so gerais e podem ser usados em todas as decises de seleo de documentos de arquivo e de manuscritos.
A seleo de registros cujo valor perdura no tempo a primeira responsabilidade do arquivista. Todas as
outras atividades arquivsticas decorrem da capacidade de selecionar com prudncia. Estas palavras, escritas para o
relatrio Planning for the Archival Profession (Planejamento para a profisso de arquivista) de 1986, chamam ateno
para a necessidade dos arquivistas efetuarem uma ampla anlise das caractersticas e usos dos registros contemporneos
e desenvolverem e aplicarem melhores tcnicas e estratgias de avaliao para garantir a preservao de registros
historicamente importantes
2
. Nos ltimos anos, os arquivistas tm estudado e promovido teorias de avaliao,
proposto modelos e esquemas de seleo e desenvolvido diretrizes e outras ferramentas para a seleo. Embora no
passado a literatura profissional sobre avaliao e seleo fosse unidimensional e pouco imaginativa, na ltima dcada
arquivistas e outros estudiosos tm publicado vrios artigos e monografias que esto enriquecendo o discurso sobre
a funo arquivstica que alguns chamam de a tarefa intelectualmente mais exigente do arquivista
3
.
1
Os cinco fatores seguem a anlise oferecida por Frank Boles em conjunto com Julia Young em Archival Appraisal (New York: Neal-
Schuman Publishers, 1991) e apresentada por F. Gerald Ham em Selecting and Appraising Archives and Manuscripts (Chicago: Society
of American Archivists, 1993).
2
Planning for the Archive Profession: A Report of the SAA Task Force on Goals and Priorities (Chicago: Society of American
Archivists, 1986). p. 8-10.
3
Os artigos e monografias relacionados abaixo esto entre os melhores publicados sobre seleo e avaliao na ltima dcada, mas a lista
no , nem de longe, completa. Estes trabalhos so apresentados devido estreita relao entre avaliao e seleo para a aquisio de
documentos por instituies que mantm arquivos e manuscritos e a seleo de documentos para preservao. Ver, por exemplo, David
Bearman, Archival Methods. Archives and Museum Informatics Technical Report, v. 3, p. 6-16, Spring 1989; Frank Boles, com a
participao de Julia Young. Archival Appraisal. New York: Neal-Schuman Publishers, 1991; Boles and Young, Exploring the Black
Box: Appraisal of University Administrative Records, American Archivist, v. 48, p. 121-140, Spring 1985; Hans Booms. Society and
the Formation of a Documentary Heritage: Issues in the Appraisal of Archival Sources, Archivaria, v. 24, p. 69-107, Summer 1987;
Richard J. Cox; Helen W. Samuels. The Archivists First Responsibility: A Research Agenda to Improve the Identification and
Retention of Records of Enduring Value, American Archivist,v. 51, p. 28-42, Winter-Spring, 1988; Judith Endelman. Looking
Backward to Plan for the Future: Collection Analysis for Manuscript Repositories, American Archivist,v. 50, p. 340-355, Summer
1987; Timothy Ericson. At the Rim of Creative Dissatisfaction: Archivists and Acquisition Development, Archivaria, v. 33, p. 34-
56, Winter 1991-1992; Larry J. Hackman; Joan Warnow-Blewett. The Documentary Strategy Process: A Model and a Case Study,
American Archivist, v. 50, p. 12-47, Winter 1987; F. Gerald Ham. Selecting and Appraising Archives and Manuscripts. Chicago:
Society of American Archivists, 1993; Margareth Hedstrom. New Appraisal Techniques: The Effect of Theory on Practice. Provenance,
v. 7, p. 1-21, Fall 1989; Nancy E. Peace (Ed.). Archival Choices: Managing the Historical Record in an Age of Abundance. Lexington,
Mass.: Lexington Books, 1984; Helen W. Samuels. Who Controls the Past? American Archivist, v. 49, p. 109-124, Spring 1986;
Helen W. Samuels. Varsity Letters: Documenting Modern Colleges and Universities. Methuchen, N.J.: Scarecrow Press and Society of
American Archivists, 1992; JoAnne Yates Internal Communications System in American Business Structures: A Framework to Aid
Appraisal, American Archivist, v. 48, p. 141-158, Spring 1985.
53 02.p65 20/06/01, 09:38 113
114
A principal meta da maioria desse esforos ajudar os arquivistas a identificar documentos que estejam fora
da custdia ou responsabilidade arquivstica e que tenham valor potencial devido a sua importncia cultural ou seu
uso administrativo, legal ou financeiro de longo prazo. Que documentao precisamos manter, a fim de preservar
nossa herana cultural ou de servir de prova das aes de nossos governos, rgos, empresas, outras instituies
e pessoas? Que mtodos podem ser usados para determinar quais registros melhor documentam essa herana e
essas aes? Que tcnicas desenvolvemos para transferir o registro histrico para o controle de arquivistas?
Necessidade de um modelo para estabelecer prioridades de preservao
Ao mesmo tempo em que essas e outras questes envolvendo avaliaes esto atualmente em primeiro plano
no meio arquivstico, os arquivistas tm que levar em conta tambm uma srie de questes, problemas e dvidas
relativos preservao dos documentos que j esto sob seu controle: Uma vez que tenhamos identificado registros
que valham a pena preservar e, uma vez transferidos para o controle arquivstico, como podemos garantir que esses
registros e/ou as informaes neles contidas sejam preservadas para uso futuro? Como selecionamos o que deve ser
preservado em nosso prprio acervo? Qual a relao (se houver alguma) entre tais decises locais e o contexto
mais amplo da preservao de registros arquivsticos e colees de manuscritos nas instituies do pas? Que
ferramentas possumos para nos auxiliar nessa deciso? Que esquemas existem para nos guiar no processo de
tomada de decises? Uma vez tomadas as decises, que mtodo deve ser usado para preservar os registros:
tratamento de conservao, reacondicionamento ou reformatao? A esta altura, o arquivista tem mais dvidas que
solues viveis em relao preservao a longo prazo de registros histricos.
Os bibliotecrios esto muito frente dos arquivistas na implementao de estratgias para a preservao de
documentos impressos. H mais de uma dcada, as bibliotecas de pesquisa (universitrias) dos EUA tm realizado
uma campanha sistemtica de preservao em microfilme de colees de documentos impressos para uso em pesquisa.
No tem sido possvel realizar campanha semelhante na comunidade arquivstica, pois faltam a ela atualmente as
ferramentas e a metodologia para levar a cabo um programa desse tipo. Em 1991, Larry Hackman, secretrio de
Arquivstica do estado de Nova Iorque e membro do Conselho Consultivo Acadmico de Histria da Comisso de
Preservao e Acesso, enumerou algumas das razes pelas quais os arquivistas esto atualmente mal preparados
para dar respostas realistas aos problemas de preservao que podem ocorrer com colees de arquivo e manuscritos:
Em contraste com as informaes divulgadas, nenhuma iniciativa semelhante foi realizada em nvel nacional para selecionar
e preservar, de maneira sistemtica, mesmo os mais importantes e nicos arquivos e manuscritos... Uma anlise dos
recursos federais para preservao, por exemplo, sugere a ausncia de prioridade ou padro e oferece pouca certeza de que
as colees mais importantes estejam sendo preservadas. As decises parecem ser tomadas sem uma base formal ou
consensual para avaliar seu valor intrnseco, a importncia das informaes ali contidas em relao s informaes de
outros registros ou colees e suas condies fsicas e os custos de preservao
4
.
Um modelo oferecido
At recentemente, os arquivistas ainda no tinham comeado a abordar com seriedade a questo de como
selecionar da melhor maneira os documentos para preservao
5
.
=
Na reunio anual da SAA (Society of American
Archivists) de 1989, Margaret Child afirmou que a abordagem terica e o processo de seleo usados para a
microfilmagem de publicaes eram inadequados para documentos de arquivo. Ela defendeu o desenvolvimento de
uma metodologia de seleo que identifique tanto os registros documentais mais ameaados quanto os mais
significativos, a fim de estabelecer prioridades na sua preservao
6
. Um esforo desse tipo para desenvolver uma
4
Trecho do relatrio do grupo de trabalho em Seleo de Arquivos: Minuta de Trabalho (Report of Task Forces on Archival Selection:
Working Draft). Uma verso resumida desse relatrio aparece com o nome de The Preservation of Archival Materials no informe
da Comisso de Preservao e Acesso de maio de 1993. O relatrio completo ser enviado a uma publicao especializada em
arquivstica para possvel publicao em 1994.
5
Uma das melhores e talvez uma das primeiras tentativas de desenvolver um modelo para estabelecer prioridades de preservao
de documentos de arquivo pode ser encontrada em Richard J. Cox. Selecting Historical Records for Microfilming: Some Suggested
Procedures for Repositories, Library and Archival Security, v. 9, p. 21-41, 1989.
6
Margaret S. Child. Selecting for Microfilming, American Archivist, v. 53, p. 250-255, Spring 1990.
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115
metodologia de seleo desenvolveu-se a partir do trabalho de Child na Comisso de Preservao e Acesso. Em
julho de 1991, a comisso aprovou um projeto, coordenado por Child, para desenvolver diretrizes que ajudassem os
arquivistas e curadores de manuscritos a avaliar as necessidades de preservao de seus acervos, mais
sistematicamente do que era possvel at ento, a fim de melhor determinar as prioridades de preservao.
Estabeleceram-se dois grupos de trabalho um para a avaliao arquivstica e outro para estratgias de documentao
e os membros foram escolhidos na comunidade de arquivstica e de preservao. O grupo de trabalho de avaliao
foi incumbido de explorar os meios de incentivar as instituies a introduzir o fator preservao no processo de
avaliao, bem como usar critrios e procedimentos de avaliao na tomada de decises. O grupo de trabalho de
estratgias de documentao foi incumbido de considerar se algumas das metodologias e atividades do conceito
de estratgia de documentao poderiam ser usadas tambm para servir de base para o questionamento relativo
preservao e a tomada de decises de seleo
7
.
Um dos pontos fortes do relatrio que ele considera a preservao como parte integrante da arquivstica
em geral, [que] deve estar presente na misso, nas polticas e nos programas de um arquivo. Um programa de
preservao desse tipo assume a necessidade de tomar a iniciativa de preservar suas colees, de usar critrios
claramente definidos para diferenciar entre suas vrias colees e de estabelecer prioridades
8
. O relatrio delineia
um modelo generalizante para classificar diferentes grupos de registros, em um mesmo acervo, de acordo com sua
necessidade de aes adicionais de preservao. O processo de avaliao envolve duas atividades paralelas: uma
para avaliar o valor da coleo e outra para avaliar seu risco. Os pontos obtidos por cada critrio so ento combinados
para determinar uma prioridade de preservao referente coleo
9
. Vrias instituies do RLG testaram o modelo na
prtica e relataram os resultados aos profissionais do setor
10.
O propsito deste anexo ressaltar a importante relao entre seleo para preservao e as idias sobre
teoria, modelos e mtodos de avaliao da literatura arquivstica recente mencionada acima. proporo em que o
setor arquivista enfrentar as dificuldades de construir modelos para a seleo racional de registros arquivsticos e
colees de manuscritos para preservao via microfilmagem, os arquivistas e curadores se beneficiaro da literatura
sobre avaliao para seleo visando a preservao.
7
Relatrio do grupo de trabalho em Seleo de Arquivos: Minuta de Trabalho, 2. A Comisso de Preservao e Acesso patrocinou trs
reunies das duas foras-tarefa. O projeto tambm recebeu fundos do Research Fellowship Program for Study of Modern Archives at
the Bentley Historical Library, da Universidade de Michigan, para uma anlise intensiva do trabalho dos grupos de trabalho por seus
prprios membros e uma comisso consultiva composta de lderes do meio arquivstico com interesse em questes envolvendo
preservao e avaliao.
8
Ibid, 8
9
Ibid, 22.
10
Laurie Abbot. Final Report of the Archives Preservation Needs Assessment Field Test. Mountain View, CA: The Research Libraries
Group 1994.
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116
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117
Apndice 2
Diretrizes Tcnicas para Microfilmagem Materiais de Arquivo
1
A4 1. Exigncias para um local de trabalho livre de contaminao.
A4.1.1 As reas de trabalho de filmagem e de armazenamento devem estar livres de agentes contaminantes que
possam ameaar, danificar ou prejudicar os originais ou o microfilme. reas de trabalho so aquelas
usadas para:
preparo;
ordenao e planificao;
microfilmagem;
processamento, revelao e duplicao;
todos os aspectos do controle de qualidade.
Fumar, principalmente, deve ser evitado nas reas de trabalho, pois as partculas de fumaa que ficam no ar
podem se depositar nos filmes de prata, nas lentes ou vidros, contaminando-os.
Tambm no deve ser permitido comer ou beber nas reas de trabalho. leos, lquidos e matria slida de
comidas e bebidas podem facilmente cair e contaminar tanto o filme quanto os originais. O risco de infestao por
insetos e por fungos, que pode resultar em danos aos materiais, tambm no deve ser esquecido.
A contaminao afeta as lentes e outras partes da unidade filmadora, podendo resultar em menor resoluo
e piores condies operacionais. As contaminaes do filme de prata resultam em menor resoluo e podem, com o
tempo, causar deteriorao da emulso.
A4.2 Exigncias de densidade uniforme.
A4.21 A empresa de microfilmagem deve garantir que a densidade seja uniforme em todo o fotograma. Como
existem vrios meios para atingir este fim, nenhum mtodo especfico exigido. Todas as unidades
filmadoras usadas na produo de microfilmes de preservao devem ser testadas de maneira rotineira,
para garantir a obteno de uma densidade uniforme. A empresa de microfilmagem no precisa relatar
os resultados do teste instituio.
A4.2.2 A empresa de microfilmagem deve filmar uma sinaltica de densidade uniforme imediatamente aps a
sinaltica de INCIO e imediatamente aps a sinaltica de FIM DO ROLO FAVOR REBOBINAR, ao
final de cada rolo de filme. Isso ajuda as instituies na verificao da densidade do filme.
A4.2.3 As sinalticas de densidade uniforme so folhas brancas de papel comum ou cartolina sem dobras, de
um tamanho que preencha aproximadamente todo o fotograma. Todas as sinalticas usadas em um
rolo devem ter a mesma ou semelhante manufatura, tipo e reflectncia. (Algumas empresas de
microfilmagem podem optar por usar uma sinaltica que tambm contenha bordas impressas para
proporcionar reas de teste de um tamanho e formato que facilite aps a reduo o teste de
densidade.)
A4.2.4 A avaliao pela empresa de microfilmagem da sinaltica de densidade uniforme em microfilmes de
preservao consiste de uma anlise visual dos fotogramas no negativo de primeira gerao (1N) sobre
uma fonte de luz e a verificao do cumprimento dos limites de densidade relacionados abaixo (A.4.2.5).
A4.2.5 A verificao de densidade uniforme, se necessria, dever ser determinada usando-se as sinalticas
filmadas (1N) e um densitmetro, conforme descrito em A.4.4.3. A empresa de microfilmagem no
precisa manter registros dos resultados nem relat-los instituio, a menos que haja divergncia
quanto uniformidade da densidade (ou no caso da instituio encomendar estas informaes como
consultas adicionais).
1
O A que precede os nmeros de referncia das diretrizes designa Arquivstica e serve para distinguir estas diretrizes das publicadas
no Manual de Microfilmagem de Preservao do RLG.
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118
A4.2.5.1 A densidade de todas as reas testadas na sinaltica filmada (pelo menos quatro cantos e o centro)
devem ficar entre os valores de 0,80 e 1,30.
A4.2.5.2 A densidade em duas das reas testadas da sinaltica filmada no devem diferir em mais de 0,10
unidades de densidade e no podem exceder uma diferena de mais de 0,15 unidades de densidade.
A4.2.5.3 As reas vlidas para teste so quaisquer locais de 1mm de dimetro, acessveis a um densitmetro,
que estejam, por inteiro, dentro da sinaltica de densidade uniforme filmada e que no contenham
nenhuma informao impressa.
A4.3. Exigncias quanto ao filme, rolo, lacre e invlucro
A4.3.1 Todos os filmes de primeira gerao (1N) devem ser filmes de gelatina de prata de velocidade de
cmara, pancromticos, de granulao extremamente fina para o registro de documentos, revestidos
sobre uma base de polister no perfurada de 1,102mm (4 milsimos de polegada ou mais), com um
sistema anti-mancha aureolar, como descrito na norma ANSI IT.1-1992. Os tipos adequados so o
Kodak Image Capture AHU, o Kodak Imagelink HQ, ou equivalente.
Todos os filmes de segunda gerao (2N) devem ser filmes de duplicao de gelatina de prata no reversveis,
no perfurados, com base de polister. So adequados o Filme de Duplicao Kodak Direct 2468, 2470 ou equivalente.
O Kodak 2468 (ou equivalente) prefervel para originais contendo ilustraes com meios-tons ou tons contnuos.
Todos os filmes de terceira gerao (3P ou 3N) devem ser adequados para o registro de documentos e possuir
uma vida til (V.U.) divulgada, mediante condies especificadas de manufatura, processamento e armazenamento.
Os filmes de gelatina de prata usados para a terceira gerao (3P) devem ser de granulao extremamente fina,
de contraste mdio, sensveis ao azul, revestidos sobre base de polister e fabricados e processados conforme o
descrito na norma ANSI IT9.1-1992. Um tipo adequado o Microfilme de Duplicao Kodak Tipo 2462.
O filme vesicular usado para a terceira gerao (3P) deve ser de mdio contraste, revestido sobre base de
polister, incapaz de gerar cloreto de hidrognio e fabricado e processado conforme o descrito na norma ANSI
IT9.12-1991.
Os filmes diazo usados para terceira gerao (3P) devem ser de mdio contraste, revestidos sobre base de
polister, possuir boa resistncia ao desbotamento, e fabricados e processados conforme o descrito na norma ANSI
IT9.5-1992.
A4.3.2 Todos os filmes virgens devem estar em perfeitas condies fsicas (sem danos) e de uso, com base na
data de vencimento fornecida pelo fabricante.
A4.3.3 Os filmes processados devem ser entregues enrolados com a sinaltica de INCIO na ponta final, de
acordo com a norma ANSI/AIIM MS23-1991, sobre rolos de armazenamento que podem ser
quimicamente inertes (conforme especificado em ANSI IT9.2-1991 e ANSI IT9.11-1991). Os rolos de
armazenamento devem ser robustos, com dimenses que satisfazem a norma ANSI/AIIM MS34-1990,
e devem estar livres de agentes que liberam fungos. Nenhum pedao de filme deve ficar a menos que
6mm (0,24 polegadas) da borda externa do rolo.
A4.3.4 Todos os filmes processados devem ser acondicionados em rolos e todos os componentes das cintas
(como tiras para amarrar) devem estar em conformidade com a norma ANSI IT9.1-1992 e ANSI IT9.11-1991.
A4.3.5 Os filmes de primeira gerao (1N) devem ser armazenados em rolos e acondicionados em embalagens
feitas de carto ou papelo sem cido e sem lignina, que no exceda de 101mm x 41,2mm x 10mm (4 x 1
5/8 x 3 15/16 polegadas), de acordo com a norma ANSI IT9.2-1991 e ANSI IT9.11-1991.
A4.4 Exigncias de controle de qualidade da empresa de microfilmagem
A4.4.1 Os dados resultantes da inspeo e do controle de qualidade devem sempre ser registrados e o
Relatrio de Controle de Qualidade deve ser entregue instituio a cada rolo filmado.
A4.4.2 Todo dia em que um filme de primeira gerao (1N) for processado, uma amostra do filme deve ser
testada para verificar a presena de tiossulfato e outras substncias (inclusive prata), de acordo com
a norma ANSI PH4.8-19852 e ANSI IT9.1-1992 (este teste normalmente chamado de teste de azul de
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119
metileno). Se o teste for feito no prprio estabelecimento, dever ser realizada uma verificao mensal
por um laboratrio de teste independente.
A4.4.3 Para cada rolo de filme de primeira gerao (1N) devero ser feitas no mnimo oito (8) leituras de
densidade, tiradas em fotogramas representativos ao longo do filme.
O densitmetro usado deve ser um densitmetro de transmisso com uma abertura de leitura de 1mm. Como
a preciso das leituras de densidade no pode ser garantida, a menos que o densitmetro tenha sido devidamente
calibrado, ele dever ser calibrado todas as vezes em que for ligado. A faixa de calibragem deve ser comparada
rotineiramente com a barra de calibragem em etapas do National Institute for Standards and Technology (NIST) dos
EUA.
As mdias dos resultados das leituras de densidade devem ser calculadas e registradas no formulrio do
Relatrio de controle de qualidade. A mdia do rolo deve ficar dentro da faixa exigida de densidade referente ao tipo
e condio do material filmado (ver abaixo). As leituras de densidade no devem variar por mais de 0,20 em um
mesmo rolo. A Figura 22 traz as faixas de densidade aceitveis com base no tipo de original.
NEGATIVOS MATRIZ (1N)
Densidade Mnima (Dmin): a densidade mnima dos negativos matriz no deve ser menor que 0,10. No
mnimo uma leitura de densidade por rolo deve ser feita para verificar a densidade mnima.
Figuro 22 Densidode de fundo poro negotivos motriz.
Densidade mxima (Dmax): As leituras de densidade devem ser feitas em reas de fundo da imagem que
sejam representativas do fundo sobre o qual o texto aparece. Deve ser tomado cuidado para que nenhum texto ou
parte clara do microfilme seja includa na rea a ser lida. As leituras de densidade no devem ser tiradas em margens
escurecidas ou amareladas se essas margens forem mais escuras que o restante da pgina.
Negativos de segunda gerao ou negativos de segurana (2n)
Densidade mnima (Dmin): a densidade mnima de filmes negativos duplicados (Kodak ou equivalente) deve
atender s recomendaes do fabricante do filme (encontradas nas especificaes do filme). As informaes abaixo
eram corretas em janeiro de 1994; e altamente recomendvel empresa de microfilmagem e instituio fazerem
verificaes peridicas dessas informaes.
Deve ser feita pelo menos uma leitura da densidade mnima por rolo e registrada no formulrio do Relatrio de
controle de qualidade da empresa de microfilmagem.
ALTO CONTRASTE 1,00 A 1,30
Texto impresso em negrito ou texto manuscrito bem escuro em papel branco.
CONTRASTE MDIO 0,90 a 1,10
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120
Microfilme de Duplicao Kodak Direct 2468 (Base ESTAR): geralmente a Dmin do matriz deve ser impressa
a uma densidade entre 0,10 e 0,15 (negativo de segurana) para obter boas reprodues tonais. (Eastman Kodak
Company 1986 D-4).
Microfilme de Duplicao Kodak Direct 2470 (Base ESTAR): para filmes de imagem direta, necessrio
controlar a exposio pela aparncia das imagens, em vez de pela densidade de fundo. Geralmente a Dmin do
negativo matriz deve ser impressa a uma densidade entre 0,10 e 0,15 (negativo de segurana) para obter boas
reprodues tonais (Eastman Kodak Company 1986 D-21).
Cpias de consulta (3p): tipo gelatina de prata
Densidade mnima (Dmin): a densidade mnima do filme duplicado em positivo deve ser menor que 0,15. Pelo
menos uma leitura da densidade mnima deve ser feita por rolo e registrada no formulrio do Relatrio de controle de
qualidade da empresa de microfilmagem.
Densidade mxima (Dmax): a densidade mxima (Dmax) de imagens com aparncia positiva a densidade de
linha. Densidade de linha a densidade dos caracteres ou texto em uma pgina ou documento. A densidade de linha
no pode ser medida com um densitmetro padro. As leituras de densidade na faixa inicial escura ou nos espaos
negros entre os fotogramas no so necessariamente representativas da densidade de linha; entretanto, leituras de
densidade de 1,20 a 1,60 nessas reas geralmente indicam um nvel apropriado de contraste. O critrio decisivo para
avaliar a qualidade de filmes no a leitura das densidades. Em vez disso, o filme deve ser legvel, com contraste
suficiente para seu uso.
Faixas recomendadas de densidade para cpias de consulta, com base na categoria do original:
Jornais (papis escurecidos): quando a Dmax do 1N de 0,95 a 1,10, a Dmax do 3P deve estar entre 1,30 e 1,40.
Manuscritos: quando a Dmax do 1N de 0,90 a 1,00, a Dmax do 3P deve estar entre 1,40 e 1,50.
Volumes impressos: quando a Dmax do 1N est na faixa de 0,80 baixo, a Dmax do 3P deve estar entre 1,50 e 1,60.
A4.4.4 As instituies podem optar por microfilmar seus originais a uma escala de reduo fixa ou varivel.
Se a deciso for por usar escala fixa sempre que possvel, as empresas de microfilmagem devero fazer
todo o esforo, na medida do razovel, para microfilmar os originais na escala mais baixa possvel.
Se a deciso for por usar escalas variveis, a empresa de microfilmagem dever escolher a escala que
resulte numa imagem em microfilme que preencha o mximo da rea de imagem, na sua largura, conforme
vista na rea de imagem projetada da unidade microfilmadora.
Em qualquer dos casos, a escala de reduo no pode ser menor que 8:1 nem maior que 14:1 sem o
consentimento expresso da instituio.
A4.4.5 A sinaltica tcnica deve ser microfilmada em seu local apropriado (ver Apndice 6, Criao e uso de
sinalticas) duas vezes a cada rolo produzido, usando os cinco cartazes de teste (Cartaz de Teste de
Resoluo ISO N 2) de acordo com a norma ANSI/ISO 3334-1991. Os cartazes de teste usados devem
estar comprovadamente em conformidade com a norma ANSI/ISO 3334-1991.
Todos os rolos de microfilme de primeira gerao (1N) devem ser avaliados para verificar a resoluo,
usando-se o mtodo do ndice de qualidade (descrito na norma ANSI/AIIM MS23-1991), rolo por rolo
ou ttulo por ttulo, o que for mais rgido. Exige-se no mnimo uma classificao do ndice de qualidade
de Alta Qualidade usando o mtodo de contagem de linhas. O padro de linhas exigido (ver Tabela 6)
deve ser identificado no Relatrio de controle de qualidade. O maior padro (menor resoluo) discernvel
dos cinco cartazes de cada sinaltica tcnica deve ser registrado.
A4.4.6 Todos os rolos de microfilmes de primeira gerao (1N) devero ser inspecionados, fotograma por
fotograma, para verificar a presena de defeitos visveis sobre uma fonte de luz. O equipamento usado
para a inspeo no dever arranhar ou danificar de qualquer outro modo o microfilme. Todos os rolos
de microfilmes de segunda (2N) e terceira (3P) geraes devem ser inspecionados sobre uma fonte de
luz para garantir sua legibilidade e a ausncia de defeitos. Para uma lista de defeitos, suas possveis
causas e aes corretivas, basta consultar a tabela Guia de defeitos de negativos de primeira gerao
fornecida junto com este manual.
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121
A4.4.7 Quando necessrio refazer determinados fotogramas incorretos ou defeituosos, eles devero ser
removidos do negativo de primeira gerao (1N). A refilmagem deve incluir pelo menos dois fotogramas
inteiros precedendo e sucedendo os fotogramas que esto sendo refeitos. Os fotogramas refeitos
devem ser emendados no rolo, no local em que tais pginas deveriam ter aparecido (ver ilustraes
desta diretriz no Apndice 2, Emendas, arte ou cincia?).
Se o negativo de primeira gerao exigir modificaes (como, por exemplo, refilmagens) aps terem
sido produzidos os microfilmes de segunda e terceira geraes (2N e #P), a empresa de microfilmagem
dever substituir ambos os microfilmes por verses novas, sem erros.
A4.4.8 No dever haver mais de seis emendas por rolo de primeira gerao (1N). Todas as emendas devem
ser feitas de acordo com a norma ANSI/AIIM MS18-1992. Devem ser usados equipamentos de emenda/
solda ultra-snica; nenhum outro tipo de emenda ou solda aceitvel. Os equipamentos ultra-snicos
de solda devem ser mantidos em boas condies de funcionamento, e devem ser realizados testes da
fora da solda todos os dias em que o equipamento for usado para soldar microfilmes, que devem ser
do mesmo tipo do filme que est sendo emendado. No deve haver qualquer emenda em filmes de
segunda ou terceira geraes (2N e 3P). Nenhuma emenda deve ser feita entre a primeira sinaltica
tcnica e os dez primeiros fotogramas de documentos, nem entre os dez ltimos fotogramas de
documentos e a segunda sinaltica tcnica.
A4.4.9 O tamanho dos fotogramas deve ser uniforme e regular a cada ttulo. A imagem no poder ficar
inclinada a mais de 10% (9)
2
do eixo paralelo com o longitudinal do filme.
A4.4.10 O espaamento deve ser uniforme, com variaes que no excedam de 50% da mdia da distncia de
fotograma a fotograma. A separao entre ttulos no deve ter menos de 10 milmetros (4 polegadas ).
A4.4.11A ponta inicial e final dos filmes de primeira e segunda geraes (1N e 2N) deve ter o comprimento
ditado pelo equipamento em uso; devem ser tambm sempre do mesmo material da base do restante do
filme. A ponta inicial e final das cpias de consulta no devero ter menos que 500 mm (20 polegadas)
de comprimento (como o disposto na norma ANSI/AIIM MS23-1991).
A4.4.12 Os suportes de livro usados para filmar originais encadernados devem ser fabricados e usados de tal
modo a minimizar danos potenciais a originais deteriorados.
A4.4.13 A posio do documento deve ser especificada pelo coordenador do projeto com base nas preferncias
locais. Uma discusso mais profunda deste assunto pode ser encontrada no Captulo 3, Preparo de
Materiais.
A4.5 Diretrizes para a empresa de Microfilmagem quanto a exposies especiais ou mltiplas
A4.5.1 Determinadas imagens, por uma variedade de razes, podem exigir tcnicas de exposio especial ou
exposies mltiplas (ver Apndice 5, Estratgias para a Microfilmagem de lbuns de Recortes e
Documentos Sobrepostos). A exposio exigida para melhor capturar a imagem de um tipo ou uma
parte da imagem pode ser diferente da de outro tipo ou parte do mesmo fotograma. Entre os tipos de
imagens para os quais pode ser necessrio fazer exposies mltiplas ou especiais esto as que se
caracterizam por:
manchas da tinta do verso ou transparncia do papel deixando ver o texto do verso;
manchas generalizadas;
imagens de tons e cores diferentes;
pginas entremeadas, superpostas ou dobras com vrias faces;
marcaes a lpis e inscries em linhas finas.
A empresa de microfilmagem, em conjunto com o coordenador do projeto, deve aproveitar ao mximo os
meios mecnicos disponveis para garantir a melhor legibilidade das informaes do microfilme sem deixar de cumprir
todas as normas tcnicas.
2
Ver mais informaes no Captulo 8 sobre os efeitos da inclinao ao digitalizar microfilmes.
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122
A4.5.2 Se a empresa de microfilmagem fizer mais de uma exposio de qualquer imagem, para a qual a exposio
normal insuficiente para reproduzir o original, a primeira tomada deve ser exposio normal e as
subseqentes devem ser exposio ajustada.
Quando so feitas rotineiramente e repetidamente mltiplas exposies num mesmo documento, srie ou
coleo, a sinaltica de exposio duplicada deve ser microfilmada no local apropriado (ver exemplo no Apndice 6,
Criao e uso de sinalticas).
A.4.6 Uso pela empresa de Microfilmagem de IPI SilverLock: Tratamento do microfilme com polissulfeto.
A4.6.1 O uso do tratamento a polissulfeto do Image Permanence Institute IPI (Instituto de Permanncia da
Imagem) altamente recomendado para todas as geraes de microfilme de prata como meio de
proporcionar resistncia ao filme em relao a poluentes atmosfricos
3
. A frmula est disponvel sem
custos a quem deseja produzir sua prpria soluo; O IPI tambm vende a soluo sob a marca IPI
SilverLock. (mais informaes no Apndice 7).
A4.6.2 O uso de IPI SilverLock solicitado pela instituio empresa de microfilmagem, que deve cumprir
todas as prticas recomendadas pelo IPI.
A4.6.3 Caso o IPI SilverLock seja usado, o teste regular de azul de metileno deve ser expandido de modo a
constituir teste para hipo e polissulfeto residual; ambos devem ficar dentro dos limites atualmente
recomendados para hipo somente (isto , que no exceda de 0,014 g/m
2
). (ver informaes sobre o
teste de azul de metileno na Diretriz A4.4.2.)
A4.7 Exigncias de controle de qualidade da instituio
A4.7.1 A instituio deve preencher todos os campos aplicveis do formulrio do Relatrio de controle de
qualidade em relao a cada coleo a ser microfilmada, antes de envi-la empresa de microfilmagem.
A instituio deve tambm garantir que a empresa de microfilmagem envie os documentos originais e
o microfilme negativo matriz (1N) separadamente da segunda e terceira geraes do microfilme. Ao
receber os originais e o microfilme de primeira gerao, acompanhado pelo Relatrio de controle de
qualidade, a instituio deve realizar inspees tcnicas e bibliogrficas para assegurar a qualidade.
Os funcionrios da instituio responsveis pela inspeo dos microfilmes devem usar luvas limpas, brancas,
que no deixem felpas ao manusear microfilmes de primeira e segunda geraes (1N e 2N).
Os equipamentos usados para inspecionar todas as geraes de microfilme no devem causar danos aos
microfilmes e devem ser limpos imediatamente antes do uso.
A4.7.2 A instituio a principal responsvel pela qualidade do microfilme produzido em seu nome; assim,
ela deve fazer inspees dos produtos finais para verificar se foram cumpridas todas as diretrizes pela
empresa de microfilmagem. A instituio pode decidir reduzir bastante suas atividades de inspeo
tcnica caso o coordenador do projeto esteja confiante de que todas as diretrizes esto sendo cumpridas
na microfilmagem. Entretanto, tais instituies devem continuar a fazer inspees bibliogrficas, de
acordo com as diretrizes abaixo, em 100% dos microfilmes gerados em projetos do RLG (ver
recomendaes de controle de qualidade no Captulo 6).
A4.7.3 Inspeo da qualidade tcnica .
A4.7.3.1 Todas as geraes de microfilme devem estar livres de arranhes, sulcos, manchas, poeira, sujeira,
impresses digitais e outros defeitos descritos na norma ANSI/AIIM MS23-1991.
A4.7.3.2 A segunda a terceira geraes de microfilme (2N e 3P) no devem conter emendas. No pode haver
mais de seis (6) emendas no filme de primeira gerao (1N), e as emendas que esto evidentes devem
cumprir as diretrizes descritas em A4.4.7 e A4.4.8.
3
Embora outros tratamentos tnicos afirmem oferecer o mesmo grau de proteo, nenhum deles atualmente recomendado. Em junho
de 1993, foi publicada uma norma da ANSI estabelecendo mtodos para medir a eficcia de tratamentos estabilizantes para imagens em
prata: ANSI/NAPM IT9.15-1993. Ver Apndice 7, Em defesa do tratamento estabilizante para microfilmes.
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123
A4.7.3.3 A localizao das imagens e fotogramas e o espaamento devem ser regulares e uniformes, conforme
o descrito em A4.4.8, A4.4.9, A4.4.10 e A4.4.11.
A4.7.3.4 Uma amostra de todas as geraes de microfilme deve ser inspecionada para verificar a legibilidade
da imagem e o cumprimento, pela empresa de microfilmagem, das diretrizes relativas a contraste,
densidade e resoluo. Quaisquer problemas ou erros devem ser lanados no Relatrio de controle
de qualidade, que deve acompanhar todos os materiais devolvidos empresa de microfilmagem para
correo.
A4.7.4 Inspeo da integridade bibliogrfica e interna.
As inspees da integridade bibliogrfica e interna so feitas no microfilme de terceira gerao (3P) usando
uma leitora de microfilmes.
A4.7.4.1 A inspeo para verificar se o material est bibliograficamente completo e se h integridade interna
busca determinar se todas as sinalticas foram includas e microfilmadas em seu devido local e se
todos os itens, pastas, caixas e sries esto presentes e na ordem correta. Quaisquer problemas ou
erros devem ser lanados no Relatrio de controle de qualidade, que deve acompanhar todos os
materiais devolvidos empresa de microfilmagem para correo.
A4.7.4.2 Devido natureza nica dos materiais de arquivo, a instituio deve inspecionar 100% dos microfilmes
de terceira gerao (3P) para verificar a integridade bibliogrfica e interna, comparando os microfilmes
com os originais.
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Apndice 3
Emendas: Arte ou Cincia?
Por Nancy E. Elkington
As diretrizes tcnicas de microfilmagem do RLG A4.4.7 e A4.4.8 (ver Apndice 2) abordam o assunto das
emendas. Embora dez anos tenham se passado desde que a diretriz 4.4.7 fez sua primeira apario, ainda h
controvrsias na comunidade de microfilmagem de preservao em relao a sua inteno exata e sua aplicao.
Ilustraes que descrevam visualmente as vrias interpretaes da diretriz devem facilitar a discusso e o
desenvolvimento de novas diretrizes mais apropriadas e baseadas em um consenso. Qualquer comentrio deve ser
enviado para o Preservations Publications Editor, RLG, 1200 Villa Street, Mountain View, CA 94041-1100.
A diretriz A4.4.7 diz:
Quando necessrio refazer determinados fotogramas ou imagens incorretos ou defeituosos, eles devero ser removidos
do negativo de primeira gerao (1N). A refilmagem deve incluir pelo menos dois fotogramas inteiros precedendo e
sucedendo os fotogramas ou imagens que esto sendo refeitos. Os fotogramas refeitos devem ser emendados no rolo no
local em que tais pginas deveria ter aparecido.
As razes para o estabelecimento de diretrizes processuais para as emendas explicada no Captulo 6,
Inspeo: rotinas e questes. Em resumo, o propsito garantir que uma emenda feita hoje no venha a prejudicar
o contedo informativo e a estabilidade fsica do microfilme no futuro. Os coordenadores de projeto e os responsveis
pela microfilmagem devem trabalhar juntos para assegurar o cumprimento dessas duas metas e ao mesmo tempo
proporcionar ao pesquisador um substituto que possa ser consultado rapidamente e sem confuses.
Como a necessidade de emendas pode surgir em dois estgios distintos do processo de produo, abaixo
descrevemos casos de cada situao. As opes de passos a serem tomados esto delineadas e ilustradas.
Caso A: Correo de um erro descoberto durante a inspeo do filme
A descoberta de um erro pode ocorrer durante a inspeo do negativo matriz feita pela empresa de
microfilmagem ou a qualquer momento posterior, inclusive durante as atividades de inspeo realizadas pela instituio
que detm os originais, quando a cpia de consulta est sendo examinada para verificar se est completa.
Existem pelo menos duas opes aceitveis para interpretar a frase A refilmagem deve incluir pelo menos
dois fotogramas inteiros precedendo e sucedendo os fotogramas ou imagens que esto sendo refeitos quando um
erro descoberto durante a inspeo.
Nas ilustraes a seguir, ambas as opes partem do pressuposto de que o fotograma contendo as pginas
opostas 11/12 (de um volume encadernado) est muito fora de foco e tem que ser substitudo.
Primeira opo (Figura 23)
Os defensores desta opo argumentam que o responsvel pela microfilmagem deve remover somente o
fotograma que contm as pginas opostas 11/12. A refilmagem deve incluir as pginas opostas 7/8 e 9/10 (dois
fotogramas que precedem o fotograma que est sendo substitudo), o substituto do fotograma defeituoso contendo
as pginas 11/12, e deve terminar com as pginas opostas 13/14 e 15/16 (dois fotogramas que sucedem o fotograma
que est sendo substitudo). Quando os fotogramas refilmados so emendados no filme no local em que o fotograma
defeituoso 11/12 estava, a nova seqncia de fotogramas passa a ser: 1/2, 3/4, 5/6, 7/8, 9/10, emenda, 7/8, 9/10, 11/12,
13/14, 15/16, emenda, 13/14, 15/16, 17/18 etc.
Quando esta opo posta em prtica, removido um fotograma defeituoso e so microfilmados, processados
e inseridos cinco novos fotogramas. Quatro fotogramas agora aparecem duas vezes (7/8, 9/10, 13/14, 15/16). Duas
emendas agora aparecem no microfilme, separadas por cinco fotogramas.
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Figuro 23. Coso A, Opo 1
Segunda opo (Figura 24)
Os defensores da segunda opo argumentam que o responsvel pela microfilmagem deve remover o fotograma
defeituoso 11/12 e mais os fotogramas corretos que esto em ambos os lados do defeituoso (9/10 e 13/14). A
refilmagem deve incluir exatamente os mesmos fotogramas da Opo 1: as pginas opostas 7/8 e 9/10 (dois fotogramas
que precedem o fotograma que est sendo substitudo), o substituto do fotograma defeituoso contendo as pginas
11/12, e finalmente as pginas opostas 13/14 e 15/16 (dois fotogramas que sucedem o fotograma que est sendo
substitudo). Nessa opo, quando os fotogramas refilmados so emendados no filme, no local em que o fotograma
defeituoso 11/12 e seus vizinhos 9/10 e 13/14 estavam, a nova seqncia de fotogramas passa a ser: 1/2, 3/4, 5/6, 7/
8, emenda, 7/8, 9/10, 11/12, 13/14, 15/16, emenda, 15/16, 17/18, 10/20.
Quando esta opo posta em prtica, so removidos um fotograma defeituoso e dois corretos. Cinco novos
fotogramas so microfilmados, processados e inseridos. Dois fotogramas agora aparecem duas vezes (7/8 e 15/16).
Duas emendas aparecem agora no microfilme, separadas por cinco fotogramas.
Figuro 24. Coso A, Opo 2
Caso A: Qual das interpretaes a correta?
Ambas as opes satisfazem as exigncias estabelecidas na Diretriz 4.4.7. A principal diferena relaciona-se
com a localizao das duas emendas. Na Opo 1, a primeira emenda fica entre a primeira cpia do fotograma 9/10 e
a segunda filmagem do fotograma 7/8. A segunda emenda aparece num local semelhante entre a primeira cpia do
fotograma 15/16 e a segunda cpia do fotograma 13/14. Assim, se com o tempo houver qualquer problema na rea
imediatamente em torno das emendas, a probabilidade de perda total de um fotograma eliminada. J na Opo 2, a
primeira emenda fica entre a primeira e a segunda tomada do fotograma 7/8 e a segunda emenda aparece entre a
primeira e a segunda cpia do fotograma 15/16. Neste caso, se houver algum problema com o tempo em torno das
emendas, existe o risco potencial de prejuzo a todas as cpias disponveis desses fotogramas.
Uma outra diferena entre as duas opes relativa duplicao de texto. Os defensores da Opo 2
argumentam que, ao limitar a quantidade de fotogramas duplicatas, esto atendendo ao melhor interesse dos
pesquisadores.
Cortar e
descartar
Cortor
e descortor
Cortor
e descortor
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Em ltima anlise, pode no haver interpretao certa ou errada neste caso, somente uma questo de
preferncia pessoal do coordenador do projeto.
Caso B: Correo de um erro descoberto na unidade microfilmadora*
Primeira opo (Figura 25)
Nas ilustraes do Caso B, ambas as opo pressupem que o operador de microfilmagem descobre um erro
imediatamente aps t-lo cometido, ou seja: durante a microfilmagem de um volume, o operador acaba de filmar as
pginas 36/37 e percebe que pulou as pginas 34/35. Os defensores desta interpretao sugerem que o operador de
microfilmagem tome as seguintes providncias:
Microfilmar a seqncia 30/31, 32/33, 34/35, 36/37 e seguir at o final do volume. Depois que o microfilme tiver
sido processado, ele cortado aps a primeira apario do fotograma 32/33. A primeira verso de 36/37 retirada e
descartada. As duas partes do microfilme so ento emendadas, de modo que a seqncia fica: 30/31, 32/33, emenda,
30/31, 32/33, 34/35, 36/37, 38/39 etc.
Quando esta opo posta em prtica, aparece uma emenda no filme, desta vez entre dois fotogramas
diferentes. Dois fotogramas agora aparecem duas vezes (30/31 e 32/33).
Figuro 25 Coso 8, Opo 1
Segunda opo (Figura 26)
Os defensores desta interpretao sugerem que o operador de microfilmagem tome as seguintes providncias:
filmar um fotograma vazio (ou criar, de outro modo, uma pequena parte de filme sem imagem) e depois filmar
a seqncia 32/33, 34/35, 36/37 e seguir at o final do volume. Depois que o microfilme tiver sido processado, ele
cortado aps a primeira apario do fotograma 32/33. A primeira verso de 36/37 retirada e descartada. As duas
partes do filme so ento emendadas, de modo que a seqncia fica: 30/31, 32/33, emenda, espao vazio, 32/33, 34/
35, 36/37, 38/39 etc.
Quando esta opo posta em prtica, aparece uma emenda no filme. Um fotograma agora aparece duas
vezes (32/33) em ambos os lados de uma emenda, mas separados por um pedao de filme sem imagem entre a emenda
e a segunda apario.
* Pode ser do interesse de alguns leitores saber que, quando a diretriz sobre emendas foi desenvolvida, o Caso B no foi previsto.
Cortor
e descortor
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Figuro 2 Coso 8, Opo 2
Caso B: qual das interpretaes a correta?
Como a situao descrita nesta caso no foi prevista na poca em que a Diretriz 4.4.7 foi desenvolvida,
nenhuma das duas interpretaes pode ser avaliada rigidamente em relao redao da diretriz. O leitor ter que
inferir, a partir da inteno da Diretriz 4.4.7, para chegar a um novo procedimento para esta situao.
Assim como no Caso A, a principal diferena entre as duas opes que na Opo 1 a emenda fica entre a
primeira cpia do fotograma 32/33 e a segunda apario do fotograma 30/31, enquanto na Opo 2 a emenda fica
entre a primeira e a segunda aparies do fotograma 32/33. Os defensores de cada opo usam os mesmo argumentos
descritos no Caso A.
Como mencionado acima, essas so interpretaes e aplicaes de uma diretriz que na verdade no existe.
Ambas parecem ter como objetivo prevenir contra a perda de informaes no futuro atravs da repetio de pelo
menos um fotograma. O espao em branco da Opo 2 pode realmente funcionar com tanta eficincia quanto a
repetio do segundo fotograma, e ao mesmo tempo limitar o potencial de confuso para os usurios do microfilme.
Enfim, pode no haver interpretao certa ou errada neste caso, sendo simplesmente uma questo de preferncia do
coordenador do projeto.
Cortor
e descortor
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Apndice 4
Exemplo de Contrato
Por Maxime La Fantasie
I. Termos e condies gerais
A. Escopo
Este contrato controla os servios de microfilmagem de preservao prestados pela [nome da empresa prestadora
de servios de microfilmagem] (aqui denominada empresa de microfilmagem) para a [nome de instituio]
(aqui denominada instituio). O projeto visa reformatar [nmero de ps] da coleo [nome da coleo] (aqui
denominada coleo) em microfilme, segundo as normas, especificaes e diretrizes do American National
Standards Institute (ANSI), da Association for Information and Image Management (AIIM), e do Research
Libraries Group (RLG).
B. Prazos e produtos
1. A durao deste contrato ser de [data] a [data].
2. Este contrato poder ser renovado caso ambas as partes estejam de acordo quanto a sua continuao nos
mesmos termos e condies.
3. A instituio ser a nica detentora de todos os microfilmes e suas respectivas cpias, produzidas pela
empresa de microfilmagem a partir da documentao da coleo pertencentes instituio. Nenhuma
parte do microfilme produzido sob a gide deste contrato poder ser vendida ou doada pela empresa de
microfilmagem.
4. Todos os documentos da coleo so preservados pela instituio devido a seu valor intrnseco, e
portanto devem ser microfilmados sem danos pela empresa de microfilmagem. Se alguma documentao
for submetida a risco de danos em funo de sua microfilmagem, a Empresa de microfilmagem deve
imediatamente consultar o representante da instituio antes de microfilmar tal documentao.
5. A empresa de microfilmagem no poder desencadernar qualquer volume da coleo (como por exemplo
dirios, livros contbeis, agendas) sem a permisso prvia, por escrito, da instituio.
6. A empresa de microfilmagem dever entregar instituio microfilmes de 35mm de haleto de prata,
consistindo de um negativo matriz de preservao (primeira gerao), um negativo de segurana (segunda
gerao) e uma cpia de consulta positiva (terceira gerao) para cada srie da coleo, de acordo com as
diretrizes do RLG.
7. A empresa de microfilmagem dever informar claramente, na fatura, o nmero de fotogramas de cada
negativo matriz, o custo de produo do negativo matriz e de todas as cpias, e quaisquer outras taxas e
custos.
8. A empresa de microfilmagem fica obrigada a explicar por escrito qualquer atraso na entrega de microfilmes
processados ou na devoluo de microfilmes corrigidos.
9. O no cumprimento, por parte da empresa de microfilmagem, das exigncias do contrato, em qualquer fase
de produo do microfilme, constituir uma quebra do contrato. A instituio notificar a empresa de
microfilmagem, por escrito, sobre o servio insatisfatrio, falha tcnica ou descumprimento do prazo de
entrega. Caso a empresa de microfilmagem no corrija, s suas prprias expensas, as condies que
caracterizam a quebra do contrato ou chegue a uma soluo amigvel junto instituio no prazo de trinta
(30) dias, ficar constituda a quebra do contrato.
10. A empresa de microfilmagem dever cumprir todas as exigncias e procedimentos especficos da coleo,
fornecidos por escrito pela instituio. Se houver dvida quanto a como microfilmar determinado
documento em particular, a empresa de microfilmagem dever comunicar tal dvida ao representante da
instituio que, por sua vez, instruir a empresa de microfilmagem sobre como proceder.
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11. Qualquer das partes tem a opo de cancelar o contrato, mediante notificao outra parte com
antecedncia de trinta (30) dias, caso haja descumprimento de qualquer das instrues e especificaes
estabelecidas neste contrato.
C. Preos
1. Os preos sero os fixados na proposta elaborada pela Empresa de Microfilmagem com data de [data]
(anexada a este contrato como Apndice A). Os preos propostos so lquidos e vigoram durante todo o
projeto, de [data] a [data] ou at o trmino da microfilmagem.* Os valores so calculados base de
[nmero] centavos por fotograma, incluindo os servios relacionados abaixo, salvo especificao em
contrrio feita por escrito:
a. cumprimento das Diretrizes tcnicas de microfilmagem do RLG (relacionadas no Manual de microfilmagem
de arquivos do RLG [edio]).
b. produo de um negativo matriz;
c. duplicao do negativo de segurana e produo da cpia de consulta positiva;
d. inspeo tcnica e bibliogrfica;
e. embalagem da documentao da coleo e dos microfilmes;
f. fornecimento de embalagem de armazenamento para os microfilmes, inclusive uma caixa com cinta para
cada rolo;
g. identificao e etiquetagem dos rolos.
2. Os preos de retirada, transporte e entrega devem ser relacionados separadamente, salvo especificao
em contrrio.
3. A empresa de microfilmagem poder incluir taxas adicionais por servios diferentes dos mencionados
acima, caso tais servios e taxas tenham sido aceitos por escrito pela instituio anteriormente emisso
da fatura [As taxas extras pela criao de sinalticas ou pelo manuseio especial de materiais da coleo
podem ser includas aqui].
4. A documentao e servios fornecidos instituio no so sujeitos a [relacionar impostos no incidentes
ou em relao aos quais a coleo ou a instituio goze de iseno ou imunidade], e tais impostos no
devem ser includos nos preos. O nmero do CNPJ da instituio [nmero]. Uma cpia do CNPJ da
Instituio est anexada a este contrato como Apndice B.
D. Subcontratao
A empresa de microfilmagem no poder subcontratar os servios sem a autorizao prvia, por escrito,
da instituio. Todos os servios (microfilmagem, processamento, duplicao e controle de qualidade)
sero realizados nas instalaes da empresa de microfilmagem salvo recomendao em contrrio, por
escrito, da instituio.
*A clusula de preo fixo se aplica normalmente a projetos de curto prazo. O fornecedor pode no aceitar comprometer-se com um
preo fixo em projetos de longo prazo. Nesse caso, a frase abaixo deve ser usada em substituio segunda frase do documento C.1:
Os preos sero objeto de renegociao em base anual durante a vigncia do contrato. A empresa de microfilmagem dever enviar
comprovantes de aumento de custo, com base nos aumentos gerais do setor, para a instituio no prazo de sessenta (60) dias antes do
trmino de um perodo de doze meses. No ser permitido mais de um reajuste de preos durante cada ano de renovao do contrato.
Para se tornar vlido, qualquer reajuste precisa ser aprovado por escrito pelo representante legal da instituio . Na eventualidade de no
haver acordo entre as partes em relao a um reajuste, o contrato poder ser cancelado por qualquer das partes. Se, durante a vigncia
do contrato, houver reduo de preos, o beneficirio de tal reduo ser a instituio.
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E. Segurana e seguros.
1. Cabe instituio a responsabilidade de segurar a documentao contra perdas e danos de qualquer
natureza do momento em que os documentos sarem da instituio at sua chegada na empresa de
microfilmagem.
2. A empresa de microfilmagem dever segurar, sem taxa extra para a Instituio, todos os documentos da
coleo recebidos e todos os microfilmes processados (trs geraes) contra perdas e danos de qualquer
natureza, enquanto tais materiais estiverem sob a guarda da empresa de microfilmagem e at o momento
em que forem devolvidos instituio e esta tenha avaliado suas condies.
3. Uma proposta de cobertura de seguro dever ser submetida pela empresa de microfilmagem instituio,
e esta ltima dever aprovar as condies da cobertura de seguro e seu incio e fim de vigncia.
4. No caso de um ou mais documentos serem danificados ou destrudos, a instituio reserva-se o direito de
obter uma avaliao do valor do(s) documento(s) por perito escolhido a critrio exclusivo da instituio.
O custo da avaliao ser arcado pela empresa de microfilmagem. A empresa de microfilmagem indenizar
a instituio no valor total dos danos ou no valor justo de mercado do(s) documento(s).
F. Comunicao.
Um representante da empresa de microfilmagem dever estar disponvel mediante solicitao da instituio.
Durante toda a vigncia deste contrato, os representantes da instituio faro, no horrio comercial, visitas ocasionais
empresa de microfilmagem, tantas quantas forem por eles consideradas necessrias. Os representantes da empresa
de microfilmagem devero estar totalmente a par das condies deste contrato e devero possuir conhecimento
profundo de microfilmagem de preservao, inclusive de todas as normas, especificaes, diretrizes e operaes da
empresa de microfilmagem que representam.
G. Cumprimento das especificaes
1. A empresa de microfilmagem dever realizar a microfilmagem de preservao de acordo com as
especificaes tcnicas, diretrizes e normas do American National Standards Institute ANSI (Instituto
Norte-Americano de Normas Nacionais ), da Association for Information and Image Management AIIM
(Associao para a Gesto de Informaes e Imagens) e do Research Libraries Group RLG, (Grupo de
Bibliotecas de Pesquisa) e com as prticas recomendadas pela AIIM.
2. A instituio fornecer empresa de microfilmagem uma lista de normas, especificaes e diretrizes
microgrficas (anexada a este como Apndice C). A empresa de microfilmagem dever seguir tais normas,
especificaes e diretrizes, salvo notificao em contrrio, por escrito, da Instituio. Quaisquer revises
de tais normas devero se refletir nos procedimentos adotados pela empresa de microfilmagem.
3. O processamento, duplicao e inspeo do microfilme ser feito nas instalaes da empresa de
microfilmagem por pessoal qualificado, de acordo com as normas tcnicas, especificaes e diretrizes
mencionadas neste contrato.
4. Todo os equipamentos usados pela empresa de microfilmagem na produo do microfilme devero receber
manuteno de modo a no arranhar ou causar danos ao microfilme.
II. Servios e Procedimentos.
Esto anexadas a este acordo as instrues para os servios a serem prestados pela empresa de microfilmagem
para a instituio (ver Anexos D a J).
A. Criao e uso de sinalticas.
1. A instituio fornecer empresa de microfilmagem originais prontos para a microfilmagem, salvo
especificao em contrrio. A disposio da documentao no deve ser alterada pela empresa de microfilmagem. Se
um documento no puder ser microfilmado na posio em que est e da maneira especificada, a empresa de
microfilmagem dever entrar em contato com a Instituio imediatamente, a fim de negociar uma soluo aceitvel. A
empresa de microfilmagem dever tambm fornecer uma explicao, por escrito (incluindo a soluo negociada entre
as partes), instituio.
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2. As sinalticas devem ser dispostas em seqncia, conforme o descrito no Manual do RLG para
microfilmagem de arquivos. A Instituio dever fornecer empresa de microfilmagem a sinaltica ou
conjunto de sinalticas para cada pasta ou grupo de originais a serem microfilmados, juntamente com
instrues especficas, por escrito, para o usurio das sinalticas. As sinalticas que sero fornecidas
pela Instituio esto marcadas com um asterisco na Tabela de aplicao de sinalticas para materiais de
arquivo, fotocopiada do Manual e anexada a este contrato como Apndice 1. As sem asterisco so
fornecidas pela empresa de microfilmagem. Somente as sinalticas especificadas no Apndice 1 podem
ser usadas, nenhuma outra sinaltica pode ser acrescentada pelo responsvel pela microfilmagem, exceto
as sinalticas dentro do texto, conforme especificadas neste contrato.
3. A empresa de microfilmagem deve garantir aos seus operadores o fornecimento rotineiro de sinalticas
novas e limpas durante o processo de microfilmagem.
4. A instituio deve fornecer instrues por escrito ou bilhetes empresa de microfilmagem quanto a
originais que exijam orientao diferente do enquadramento escolhido para ser usado normalmente na
coleo.
5. Os nmeros de armazenamento de negativos matriz sero atribudos pela Instituio antes dos originais
serem enviados empresa de microfilmagem.
B. Etiquetas de identificao
1. A empresa de microfilmagem fica responsvel por identificar cada rolo com:
a. o nome da Instituio;
b. a gerao do microfilme (por exemplo: negativo matriz, negativo de segurana ou cpia de servio);
c. o nmero de armazenamento do negativo matriz.
As etiquetas devem cumprir todas as normas aplicveis.
2. A etiquetagem das caixas (com etiquetas adesivas) deve ser includa no custo geral, juntamente com a
microfilmagem, processamento, duplicao e inspeo, alm de outros servios prestados pela empresa
de microfilmagem. Se houver uma taxa adicional por este servio, a instituio dever inclu-la na seo
I.C.2 deste contrato.
C. Embalagem, retirada e entrega
1. Os documentos de arquivo e manuscritos devero ser organizados pela instituio para microfilmagem na
devida seqncia da pasta. Pastas incorretamente preparadas pela instituio (isto , com sinalticas ou
instrues faltando, contendo nmeros de negativos matriz incorretos, ou com alguma informao
necessria faltando) devem ser devolvidas instituio para correo, anteriormente microfilmagem.
2. A instituio e a empresa de microfilmagem podem escolher um dos seguintes mtodos de entrega:
a. os documentos de arquivo podem ser transportados via Courier (empresa de entrega expressa) com
prazo mximo de dois dias para a entrega;
b. a empresa de microfilmagem pode retirar pessoalmente a documentao e devolv-la Instituio
usando um veculo segurado.
Os documentos sero liberados para a empresa de microfilmagem mediante recebimento de um formulrio
de entrega assinado. Os documentos devolvidos devem ser acompanhados da lista original de contedo
das embalagens. A integridade do material transportado ser comprovada atravs da assinatura, por
representante da empresa de microfilmagem, na lista de contedo das embalagens. Os documentos devem
ser embalados de modo a evitar danos durante o transporte (ver Apndice 1).
3. A documentao e os microfilmes processados de segunda e terceira gerao (negativo de segurana e
cpia de servio, mas no o negativo matriz) devem ser devolvidos pela empresa de microfilmagem
instituio preferencialmente no mesmo conjunto de entrega. Esta entrega deve ser marcada para data e
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133
hora acordada entre as partes. Caso a documentao e os microfilmes sejam transportados separadamente,
a entrega de ambos deve ter diferena de no mximo um (1) dia til. Cada negativo matriz deve ser
acompanhado pelo Relatrio de controle de qualidade da empresa de microfilmagem, e deve ser transportado
separadamente de seu correspondente negativo de segurana e cpia de servio (estes dois ltimos
podem ser transportados juntos).
4. A retirada e a entrega de documentos e de microfilmes deve ser feita em locais internos especificados pela
Instituio, salvo acordo em contrrio autorizado, por escrito, pela instituio.
5. A devoluo ou transporte de itens especficos pode ser objeto de negociao adicional. No permitida
a entrega de documentos nem de microfilmes nos fins de semana.
D. Faturas.
1. A empresa de microfilmagem deve fornecer faturas detalhadas no prazo de [prazo a ser escolhido pela
instituio. Por exemplo: uma semana aps a entrega dos originais e microfilmes instituio]. As faturas
devem conter o preo lquido das trs geraes de microfilme e quaisquer outros custos, tais como taxas
de manuseio especial, com os quais a instituio tenha concordado previamente por escrito.
2. As faturas enviadas pela empresa de microfilmagem instituio devem incluir o nmero de armazenamento
do negativo matriz atribudo pela Instituio em relao aos rolos faturados e tambm a contagem de
exposies de cada rolo, o preo por exposio, o total de exposies faturadas, o preo total da remessa,
o nome da coleo e/ou projeto e pode incluir tambm quaisquer cobranas, discriminadas item a item,
com as quais a Instituio tenha concordado, por escrito, anteriormente emisso da fatura.
3. A empresa de microfilmagem no poder cobrar por servios ou produtos diferentes dos aqui descritos,
salvo autorizao prvia, por escrito, da Instituio.
E. Todas as divergncias que surgirem a partir da execuo deste contrato sero sanadas de acordo com as
regras da Associao americana de arbitramento que estiverem em vigor poca da assinatura deste
contrato.
III. Especificaes para a microfilmagem e controle de qualidade
de microfilmes de preservao
A empresa de microfilmagem deve fornecer instituio microfilmes que consistam de um negativo matriz de
preservao (primeira gerao), um negativo de segurana (segunda gerao) e cpia de consulta (terceira
gerao, positiva), contendo todos os originais reformatados. Salvo o disposto abaixo, todos os processos
de microfilmagem e controle de qualidade devem cumprir as diretrizes para materiais de arquivo encontradas
no Manual de microfilmagem de arquivos do RLG e as diretrizes gerais de microfilmagem de preservao do
Manual de microfilmagem de preservao do RLG, que podem ser adquiridos atravs do endereo: RLG,
Distribution Services Division, 1200 Villa Street, Mountain View, California 94041-1100. (Tais diretrizes
so compatveis e usam como freqente referncia as normas desenvolvidas pela AIIM e ANSI.)
As excees e/ou esclarecimentos em relao s diretrizes acima mencionadas so:
A. A instituio reserva-se o direito de indicar outros mtodos e instrues de microfilmagem para qualquer
dos documentos da coleo (ou toda a coleo) caso a Instituio assim julgue necessrio.
B. A empresa de microfilmagem dever acatar a deciso da instituio em relao programao dos rolos,
inclusive suas interrupes, disposio de materiais e posicionamento na pgina de todos os documentos,
caso isso esteja especificado por escrito.
C. Os resultados dos testes de azul de metileno devem ser enviados instituio no prazo de cinco dias, a
contar de sua realizao.
D. A escala de reduo empregada dever ser de tal modo a preencher aproximadamente toda a rea de
imagem na largura do filme, conforme vista na rea de imagem projetada pela cmara, mas no deve ser
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inferior a 8:1 ou superior a 14:1, salvo especificao dada em contrrio pela instituio, por escrito. Todas
as bordas dos documentos originais devero ser visveis na imagem. Devem ser evitadas, o tanto quanto
possvel, alteraes da escala de reduo num mesmo rolo, mas, quando tiverem que ser feitas, elas devem
ser identificadas por uma sinaltica.
G. A empresa de microfilmagem deve usar um enquadramento de [especificar se IA, IIA, IB ou IIB) como
enquadramento padro para a documentao. Sempre que houver algum documento que requeira um
enquadramento alternativo, a empresa de microfilmagem dever receber instrues por escrito da
Instituio.
H. As sinalticas devem ser microfilmadas de acordo com as diretrizes acima, mencionadas no documento II
deste contrato. Sinalticas adicionais fornecidas pela Instituio devem ser microfilmadas conforme
instrues por escrito.
I. A empresa de microfilmagem deve cumprir as exigncias de controle de qualidade da diretriz A4.4 do RLG
e deve preencher o Relatrio de controle de qualidade da empresa de microfilmagem, anexo a este contrato
como Apndice H, com os respectivos dados.
J. Mapas, plantas e ilustraes dobradas que sejam maiores que o tamanho das pginas de texto devem ser
microfilmadas na ordem correta em que aparecem na pasta, salvo especificao em contrrio, por escrito,
da instituio. A escala de reduo deve ser alterada para que as imagens de grandes formatos caibam em
um s fotograma. Aps a microfilmagem de tal imagem, a unidade microfilmadora deve ser ajustada
novamente para a escala normal para completar a microfilmagem do restante dos originais da pasta. Todas
as alteraes da escala devem ser devidamente informadas por sinalticas. Este processo deve ser repetido
sempre que houver uma imagem de grande formato. Quando as imagens forem grandes demais para caber
num fotograma mantendo a legibilidade, elas devem ser microfilmadas primeiramente por inteiro, em uma
escala maior para caber em um fotograma, e depois na escala normal em partes, da esquerda para a direita
e de cima para baixo. Deve haver uma superposio de 2,54cm (uma polegada ) entre as partes adjacentes.
K. Os originais que tiverem de ser refilmados devido a erros devem ser relacionados em um formulrio de
refilmagem, que pode servir tanto como lista de contedo de embalagem quanto como lista de instrues
de correo. Juntamente com o negativo matriz que contm o erro, os originais devem ser enviados para
a empresa de microfilmagem por courier ou retirados pela prpria empresa de microfilmagem em data
marcada pela instituio. Caso a Instituio considere haver defeito(s) no microfilme durante a vigncia
do contrato, a empresa de microfilmagem arcar com a responsabilidade financeira e todos os custos
referentes ao transporte do negativo matriz de seu local de armazenamento, sua correo e a produo de
novas cpias de segunda e terceira gerao, a partir do negativo matriz corrigido. A correo de qualquer
defeito ou erro deve ser feita pela empresa de microfilmagem no prazo mximo de dez (10) dias teis.
M. Instrues para o caso de erros.
1. Os erros cometidos e identificados pela empresa de microfilmagem durante o manuseio, microfilmagem,
processamento e controle de qualidade dos documentos devem ser corrigidos pelo prpria empresa
de microfilmagem sem custo para a instituio. Alm disso, qualquer erro cometido pela empresa de
microfilmagem e identificado pela instituio durante a inspeo dever ser corrigido pela empresa de
microfilmagem sem custo para a instituio, de acordo com o disposto na seo III.K deste contrato.
2. A empresa de microfilmagem dever notificar a instituio imediatamente, assim que tomar conhecimento
da existncia de qualquer erro cometido pela instituio e identificado pela empresa de microfilmagem
durante o manuseio ou microfilmagem dos originais pertencentes instituio. A instituio discutir
o problema com a empresa de microfilmagem e ter a responsabilidade de tomar a deciso final sobre
como o problema ser resolvido. O custo de correo dos erros cometidos pela instituio sero por
ela arcados. Caso seja determinado que os documentos sejam devolvidos instituio para correo,
a instituio arcar com os custos de transporte. A empresa de microfilmagem deve fornecer uma
explicao, por escrito, do problema ao devolver a documentao.
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135
IV. Apndices
Os documentos anexados ao contrato contm instrues, amostras, formulrios e fontes bibliogrficas das
normas, especificaes e diretrizes a serem seguidas na microfilmagem para a preservao da coleo [nome da
coleo] da instituio. Todos os documentos anexados ao contrato devem ser mencionados no contrato em si e
devem ser cumpridos pela empresa de microfilmagem, salvo disposio em contrrio, por escrito, pela instituio.
A. Cpia da proposta contendo os preos orados.
B. Cpia da inscrio na Secretaria da Receita Federal da Instituio.
C. Lista das especificaes, normas e diretrizes de microfilmagem.
D. Procedimentos e exigncias especficos da coleo.
E. Amostras para exemplificar instrues ao operador de microfilmagem.
F. Amostras de listas de contedo de embalagem.
G. Agenda de transporte.
H. Formulrios e relatrios.
I. Diretrizes para a seqncia de sinalticas.
J. Instrues de etiquetagem e embalagem.
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137
Apndice 5
Estratgias para a Microfilmagem de lbuns de Recortes
e Documentos Sobrepostos
Por Erich J. Kesse
lbuns de recortes, dirios e estruturas no convencionais em forma de livro geralmente contm pginas com
objetos superpostos ou objetos tridimensionais. Tais pginas contm peas com uma ou mais das caractersticas
abaixo:
peas superpostas (por exemplo: uma pgina com objetos de lembrana colados formando uma camada
sobre o texto);
peas envelopadas (por exemplo: um dirio contendo cartas que esto dentro de envelopes colados s
pginas);
peas dobradas ou sanfonadas (por exemplo: uma pgina contendo recortes de jornal dobrados);
peas mveis ou soltas (por exemplo: um lbum contendo desenhos ou pinturas soltas ou um livro infantil
com figuras mveis).
A presena ou manipulao de uma pea pode esconder, cobrir ou descobrir outras peas da mesma pgina.
As pginas que contm tais objetos so tridimensionais, e as informaes, sejam elas textuais ou grficas, contidas
em tais originais no podem ser capturadas pelos mtodos normais de microfilmagem. Diferentes significados ou
interpretaes de tais materiais podem ser obtidos dependendo da justaposio ou sobreposio relaes que s
podem ser capturadas microfilmando-se imagens antes e depois. Porm, os custos relativos preparao e
microfilmagem desses materiais da maneira adequada podem ser extraordinrios. Os procedimentos de manuseio
descritos a seguir devem ser discutidos com a empresa de microfilmagem e os custos devem ser negociados at que
as partes se sintam satisfeitas antes de prosseguir com a microfilmagem.
Posicionamento
Deve-se usar o posicionamento IB, a menos que a justaposio entre as pginas exija outro enquadramento;
neste caso, deve-se usar o posicionamento IIB. Em qualquer dos casos, deve ser escolhido um posicionamento de
microfilmagem que seja apropriado para os itens e seus diferentes lados.
Escala
Pode ser usada escala varivel ou fixa, entre 8:1 e 14:1, mas a escala fixa prefervel, para reduzir o desgaste
da unidade microfilmadora e manter a perspectiva (ver uma discusso mais detalhada sobre posicionamento e escala
de reduo no Captulo 5, Microfilmagem de documentos de arquivo).
Ordem de microfilmagem e sinalticas
Primeiramente, microfilma-se a imagem da pgina como ela encontrada no lbum, com todos as partes, lados
ou aberturas fechados. Depois microfilma-se cada lado de cada item em seqncia lgica. Os itens devem ser
microfilmados na ordem de leitura, da esquerda para a direita e de cima para baixo. Nesta ordem, os itens superpostos
devem ser microfilmados antes dos itens que esto em baixo, e os envelopes devem ser microfilmados antes de seu
contedo. Todos os lados de um item devem ser microfilmados antes de passar para outro item, e todos os itens de
uma pgina devem ser microfilmados antes de passar para outra pgina.
Se necessrio, antes da pgina pode ser microfilmada uma sinaltica que traga um mapa da posio e outros
aspectos do original e atribua nmeros especficos a cada item, na ordem em que sero microfilmados. Depois, pode
ser usada uma sinaltica dentro do fotograma trazendo a numerao de cada item, de acordo com o nmero do mapa,
a fim de identificar todos os itens microfilmados.
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138
Tambm pode ser microfilmada uma sinaltica que faa um mapa da posio e diferentes lados ou aberturas
de um item e atribua nmeros especficos a cada lado (por exemplo, 1.1, 1.2, 1.3 etc.) antes da microfilmagem de
qualquer parte do item. Esses lados devem ser numerados na ordem de microfilmagem. Depois, pode ser usada uma
sinaltica dentro do fotograma trazendo a numerao de cada lado, de acordo com o nmero do mapa, a fim de
identificar todos os lados microfilmados.
Os coordenadores de projeto devem avaliar com cuidado o aumento no nmero de exposies decorrentes
dessas decises de procedimento ao estimar os custos do projeto.
Uso de mscaras e separao de itens
Se um item com sobreposies ou tridimensional puder ser separado do lbum com segurana, ele deve ser
retirado e microfilmado separado da pgina em que se encontra. Um outro mtodo inserir uma folha de papel branco
ou preto atrs do item em questo para mascarar o resto da pgina (caso a superposio seja importante para a
microfilmagem do item, esta mscara no precisa ser usada). Itens bidimensionais que compartilham uma mesma
pgina com itens tridimensionais tambm devem ser microfilmados separadamente, se puderem ser removidos. Caso
contrrio, devem ser microfilmados em seqncia com os itens adjacentes mascarados (isto , com papel branco),
embora possa ser encontrada uma imagem do item sem obstruo no fotograma inicial.
Exposio e densidade
Como costuma haver uma grande variedade de cores e qualidades de papel nas pginas do mesmo lbum (ou
outros documentos), e nenhuma unidade microfilmadora capaz de iluminar de forma diferente as partes do mesmo
fotograma, freqente a necessidade de se fazer mais de uma exposio, a diferentes ajustes, a fim de capturar todas
as informaes de uma mesma pgina. Para conseguir a melhor imagem possvel de todos os itens da pgina, os
coordenadores de projeto costumam autorizar o operador de microfilmagem a tirar mltiplas exposies da mesma
pgina a diferentes graus de iluminao (no incluindo consideraes sobre documentos sobrepostos). Este mtodo
pode no ser economicamente vivel em projetos muito grandes. Pode tambm resultar em microfilmes de difcil uso
para o pesquisador, devido ao excesso de exposies repetidas.
As atuais diretrizes do RLG determinam que as densidades de fundo mdias no variem num mesmo rolo por
mais de 0,20 pontos de densidade e que as densidades de fundo de um mesmo microfilme tambm no variem por
mais de 0,20 pontos de densidade. A explicao desta diretriz que uma variao de mais de 0,20 pontos de
densidade pode dificultar uma duplicao bem sucedida de todas as imagens do rolo, ao mesmo ajuste de densidade,
principalmente para a cpia de consulta. A diretriz foi escrita, porm, em relao a documentos-fonte relativamente
homogneos, como livros impressos em papel de reflectncia constante. As pginas de um lbum de recortes
tendem a no possuir essa homogeneidade e constncia, e quando so microfilmadas vrias pginas, as diferenas
de densidade de fundo algumas vezes ultrapassam o valor determinado pela diretriz. Para atender aos interesses dos
pesquisadores e, ao mesmo tempo, manter os custos num nvel aceitvel em relao a atividades de microfilmagem
e refilmagem, o coordenador de projeto pode decidir por um mtodo de composio que minimize as diferenas de
densidade entre as imagens.
Na prtica, se a exposio de uma pgina for provavelmente resultar numa densidade de fundo com diferena
maior que 0,20 pontos entre reas da mesma pgina, deve ser feita uma segunda exposio (e, se necessrio, uma
terceira).
O operador de cmara ter de fazer testes de exposio a fim de agrupar diferentes cores e qualidades de papel
em categorias, objetivando as exposies. Utilizando-se o mtodo descrito acima, no se tiraria a exposio ideal
para cada pgina do lbum de recortes, e sim uma exposio mdia das diferentes categorias representada em uma
pgina. As imagens resultantes satisfariam a diretriz, aumentando assim a probabilidade de boa reproduo do
microfilme.
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139
Apndice 6
Criao e Uso de Sinalticas
Introduo
As informaes contidas nas sinalticas possuem vrias utilidades. A empresa de microfilmagem baseia-se
nas sinalticas tcnicas (carto de resoluo) para medir a resoluo do filme; o leitor baseia-se numa variedade de
sinalticas para verificar o ttulo do trabalho que est consultando ou a localizao de determinado documento no
rolo; a instituio que detm o acervo e as instituies que adquiriram cpias do microfilme baseiam-se nas principais
sinalticas para catalogar os microfilmes. As sinalticas criadas e usadas de acordo com os modelos aqui apresentados
resultam numa verso microfilmada dos materiais que contm os seguintes tipos de informaes:
dados bibliogrficos sobre o original;
dados tcnicos sobre o processo de microfilmagem;
a quem pertence o projeto e quem o financiou;
instrues para o leitor no uso do microfilme;
identificao de anomalias relevantes ou irregularidades do original.
As sinalticas desta seo so particularmente voltadas para materiais de arquivo. Monografias impressas,
sries de monografias, peridicos
1
e jornais
2=
requerem sinalticas bastante diferentes, que no so abordadas neste
documento.
O coordenador do projeto trabalha em conjunto com a empresa de microfilmagem para determinar quem (se a
instituio ou a empresa de microfilmagem) produzir cada sinaltica a ser usada no projeto. Geralmente a instituio
solicita empresa que produza ou fornea a maioria possvel de sinalticas, mas isso uma deciso local, que o
coordenador do projeto tem que tomar com base nos custos, convenincias e possibilidades tcnicas. Seja qual for
o caso, necessrio determinar, por escrito, antes da remessa dos materiais, quem providenciar cada sinaltica, a fim
de minimizar a possibilidade de confuses, atrasos e erros.
Em geral, as sinalticas bibliogrficas so diretamente baseadas nas informaes contidas no mais recente
registro de controle bibliogrfico ou arquivstico do acervo a ser microfilmado. Se a instituio no possui um
registro legvel por mquina (de relativa atualidade), preciso que a equipe responsvel pela catalogao participe
no processo de criao de sinalticas, para garantir que elas contenham informaes bibliogrficas corretas.
Definies para a utilizao de sinalticas
As definies a seguir servem de base para a Tabela de aplicao de sinalticas materiais de arquivo (Tabela
7) e a Seqncia de sinalticas por rolo para materiais de arquivo (Figura 30). A tabela de aplicao de sinalticas
mostra que sinalticas so necessrias, com que freqncia, que tipo e tamanho deve ser usado e se elas so
padronizadas (reutilizveis) ou personalizadas (especficas). A seqncia de sinalticas por rolo descreve visualmente
a ordem na qual as sinalticas so usadas.
Definies de freqncia
As sinalticas podem ser especficas do projeto, coleo, rolo, acondicionamento, pasta, volume ou documento.
A coluna da tabela de aplicao de sinalticas intitulada Freqncia indica quantas vezes determinada sinaltica
deve ser usada em um rolo de filme ou, em alguns casos, ao longo de uma coleo que requer mltiplos rolos.
1
Para obter orientao na preparao e criao de sinalticas para monografias, sries de monografias e peridicos, consultar RGL
Preservation Microfilming Handbook.
2
Para obter orientao na preparao e criao de sinalticas para jornais, consultar Robert Harriman, (Ed.). U. S. Newspaper Program
Planning Guide and Resource Notebook. Washington, DC: Serial Record Division, Library of Congress, 1991.
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140
Tipo de produo
Sinalticas padro, como INCIO, FIM DO ROLO e LTIMO ROLO, so geralmente impressas em papel
carto (s vezes revestido com filme de polister transparente) para aumentar sua longevidade sob uso repetido. As
empresas de microfilmagem mantm cpias desse tipo de sinaltica em estoque e normalmente no cobram pela sua
criao.
As sinalticas personalizadas so especficas da coleo, rolo, acondicionamento, pasta, volume ou
documento que est sendo filmado, como a sinaltica da coleo ou a sinaltica do contedo do rolo. Geralmente
so produzidas apenas uma vez e impressas em papel comum, em vez de papel carto, pois sua utilidade termina com
o fim da microfilmagem daquele rolo, acondicionamento, pasta, volume, documento ou coleo.
As sinalticas especficas do projeto so personalizadas e descrevem condies aplicveis a todos os materiais
de um projeto. Um bom exemplo disso a sinaltica de identificao do projeto. Uma nova sinaltica de identificao
do projeto feita antes do incio de cada ano-calendrio, e ser usada em todos os rolos de microfilme produzidos
pelo projeto durante aquele ano, e portanto deve ser impressa em papel carto ou plastificada para aumentar sua vida
til sob uso contnuo.
Tamanho mnimo dos tipos
Esto relacionados na tabela de aplicao trs tamanhos de tipos: legvel a olho nu, tipo grande e tipo
regular. Os tamanhos mnimos para cada um so:
As sinalticas legveis a olho nu so feitas de modo a que, quando filmadas, a imagem resultante possa ser
lida sem precisar de ampliao. Alm disso, quando visualizadas em equipamento de leitura de microfilmes, elas
proporcionam uma pausa visual clara, que atrai a ateno do leitor para informaes vitais. A norma ANSI/AIIM
MS23-1991 descreve a sinaltica INCIO como contendo letras grandes o suficiente para que a imagem no filme
tenha pelo menos 2mm (0,08 polegadas) de altura e possa ser lida sem ampliao.
Neste documento, legvel a olho nu definido como um tipo de pelo menos 60 pontos para sinalticas
filmadas a coeficientes de reduo de 8:1 a 14:1. O tipo de 60 pontos mede 16mm (5/8 de polegada) quando impresso.
Quando microfilmado a um coeficiente de reduo de 12:1, ele fica com 1,3mm (0,052 polegadas). (Mais adiante, neste
anexo, fornecemos ilustraes de tipos e tamanhos ).
As sinalticas de tipos grandes tambm so uma pausa visual para o leitor, embora em menor grau em
comparao com as sinalticas legveis a olho nu. Elas so usadas em situaes que no exigem legibilidade sem
amplificao mas as informaes a serem transmitidas so suficientemente importantes para justificar tipos maiores
que os usados em textos comuns.
Neste documento, tipos grandes so definidos como tendo no mnimo 30 pontos para sinalticas filmadas a
um coeficiente de reduo de 8:1 a 14:1. O tipo de 60 pontos mede 8mm (5/16 de polegada) quando impresso. Quando
microfilmado a um coeficiente de reduo de 12:1, ele fica com 0,67mm (0,026 polegadas). (Mais adiante neste anexo
forneceremos ilustraes de fontes no serifadas).
As sinalticas de tipos regulares so as que contm informaes muito usadas pela empresa de microfilmagem,
instituio e pesquisador, mas que no tm o propsito de atrair a ateno. Tipos regulares so definidos neste
documento como tendo no mnimo 10 pontos para sinalticas filmadas a um coeficiente de reduo de 8:1 a 14:1, mas
o uso de tipos maiores tambm incentivado, se possvel.
Graus de exigncia
Sinalticas obrigatrias so as constantes (como INICIAR) ou especficas do projeto (mas no especficas
do rolo) e tm que estar sempre presentes.
As sinalticas exigidas se necessrio so as que so obrigatrias em determinadas condies. Um exemplo
a sinaltica de continua, exigida em uma coleo microfilmada em mais de um rolo.
Sinalticas opcionais so aquelas usadas a critrio da instituio que encomendou o microfilme (e no da
empresa de microfilmagem) e que:
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141
descrevem importantes irregularidades dos materiais originais, que podem no ficar bvias no microfilme;
fornecem informaes adicionais aos pesquisadores.
Um exemplo a sinaltica de identificao do doador, que fornece informaes sobre a procedncia dos
materiais contidos no microfilme. importante ressaltar que a cada sinaltica usada o projeto incorre em custos de
filmagem, processamento e mo de obra. Um nmero excessivo de sinalticas pode tambm ser um fator que distrai
a ateno do pesquisador, ao invs de ajud-lo.
Qualidade de imagem das sinalticas
A maioria das instituies e empresas de microfilmagem usa softwares de escrita ou de processamento de
texto em microcomputadores e imprimem as sinalticas em impressoras matriciais (com qualidade de carta) ou
impressoras a laser. As sinalticas devem ter a melhor qualidade possvel com o equipamento disponvel. O mtodo
preferido a gerao em computador e a impresso a laser. O contraste (e, conseqentemente a legibilidade no filme)
fica ainda melhor com o uso de tinta preta muito escura sobre fundo branco brilhante. Geralmente prefere-se fontes
no serifadas.
Orientao
Orientao a maneira como o texto ou imagem aparece numa sinaltica e como a sinaltica orientada no
filme. Ambas as orientaes descritas abaixo so aceitveis.
Retrato a orientao na qual as sinalticas so produzidas e filmadas em posio vertical, de modo que o
texto seja lido pelo eixo mais estreito da folha.
Paisagem - a orientao na qual as sinalticas so produzidas e filmadas em posio horizontal, de modo
que o texto seja lido pelo eixo mais largo da folha.
Figuro 27 Orientoo do sinoltico. retroto (esquerdo} e poisogem (direito}.
O uso da orientao retrato muitas vezes mais fcil que a orientao paisagem porque no requer ajustes do
programa nem da impressora. O uso constante de uma das orientaes resulta em uma operao de filmagem
tecnicamente mais eficaz e mais econmica. As mscaras da cmara podem ser ajustadas somente uma vez para todas
as sinalticas da seqncia de abertura (ver no Captulo 5, microfilmagem de documentos de arquivo uma definio
de mscara da cmara).
Se as informaes de duas sinalticas separadas forem correlacionadas (como, por exemplo, a sinaltica de
ndice e de contedo do rolo), duas sinalticas podem ser filmadas em orientao retrato, lado a lado em um mesmo
fotograma. A tcnica de filmagem lado a lado funciona melhor na posio de cmara B (horizontal); a posio A
(vertical) s possvel quando usado um coeficiente de reduo de 13:1
3
ou maior.
3
A maioria dos materiais pode ser filmada a coeficientes de reduo que variam de 8:1 a 14:1. Para mais detalhes, consultar Orientaes
tcnicas de microfilmagem materiais de arquivo (Anexo 2).
Negativo Matriz
Nmero de
Arquivamento
NIC SN 000407
Negativo Matriz
Nmero de
Arquivamento
NIC SN 000407
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142
Figuro 2. Tronsio de sinolticos poro texto em modo horizontol
Figuro 29. Tronsio de sinolticos poro texto em modo verticol
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143
Tabela de sinalticas, ilustraes e exemplos
A Tabela de aplicao de sinalticas materiais de arquivo da prxima pgina, seguida da Figura 30,
Seqncia de sinalticas por rolo de materiais de arquivo serve como orientao visual e intelectual para o uso
correto de sinalticas nas colees de material arquivstico.
Aps a tabela e as ilustraes, encontram-se alguns exemplos das sinalticas relacionadas. Em alguns casos,
os elementos especficos da sinaltica so descritos e definidos em mais detalhes num segundo exemplo.
Foram includas todas as sinalticas potencialmente teis para as instituies. Os exemplos servem como
guias, mas no devem ser fotocopiados para uso em situaes reais, pois a maioria das pginas contm textos que
no fazem parte da sinaltica, que assim no ocupa a pgina inteira. Alm disso, as sinalticas usadas como exemplo
de texto legvel a olho nu usam fontes menores que 60 pontos (recomendados para sinalticas legveis a olho nu) a
fim de caberem na diagramao deste manual.
Na maioria dos casos, as sinalticas dadas como exemplo referem-se a um projeto realizado como parte do
Projeto de microfilmagem de preservao de arquivos, do Departamento de manuscritos e arquivos universitrios da
Biblioteca da Universidade de Cornell. Quando os exemplos de sinalticas forem usados como padro, preciso ter
o cuidado de modificar todas as referncias de ano, instituio e unidade, projeto, coleo, rgo financiador,
empresa de microfilmagem e outras informaes importantes.
10 pontos: Helvetica(sem serifa): A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w x y z
12 pontos: Direitos de Reproduo (Copyright)
30 pontos: Identificao do Projeto
60 pontos:
LTIMO ROLO
Amostras de tipos e tamanhos de fontes para sinalticas
Notas de p de pgina da Tabela de Aplicao de Sinalticas Materiais de Arquivo (pgina a seguir).
1
Tambm pode ser filmada a escritura de doao, carta de transmisso, nome do doador, data da doao etc.
2
Outras sinalticas opcionais podem conter informaes sobre a situao da coleo, seu uso, como ela deve ser citada, a localizao
de colees de microfilmes correlatas pode ser filmada aqui.
3
Obrigatria no primeiro rolo, opcional nos rolos subseqentes.
4
A sinaltica continua usada quando uma coleo (ou parte filmada de uma coleo) se estende por vrios rolos de filme. Ela sempre
usada quando junto com a sinaltica de FIM DO ROLO e nunca usada com a sinaltica LTIMO ROLO.
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144
Iobelo 7. Aplicoo de 5inolticos ~ Moteriois de Arquivo
*carto de resoluo
** folha branca
SINALTICA FREQNCIA TIPO DE PRODUO TAMANHO MNIMO DO
TIPO
EXIGNCIA
Sinaltica de INCIO Por rolo Padro Legvel a olho nu Obrigatria
Densidade uniforme
**
Por rolo (2 vezes) Padro (n. a.) Obrigatria
Nmero de armazenagem
do negativo matriz
Por rolo Personalizada Legvel a olho nu Obrigatria
Identificao do projeto Por coleo Especfica do
projeto
Tipos grandes Obrigatria
Coleo Por coleo Especfica do
projeto
Legvel a olho nu Obrigatria
Direitos autorais Por coleo Personalizada Tipos regulares Obrigatria
Restries de uso Por coleo Especfica do
projeto
Tipos regulares Opcional
Identificao do doador
1
Por coleo Especfica do
projeto
Tipos regulares Opcional
Sinalticas opcionais
2
Por coleo Especfica do
projeto
Tipos regulares Opcional
Parte filmada Por coleo Personalizada Tipos grandes Exigida se
necessrio
Registro breve Por coleo Personalizada Tipos regulares Obrigatria
Registro completo Por coleo Personalizada Tipos regulares Obrigatria
Lista de localizao
3
Por coleo Personalizada Tipos regulares Obrigatria
ndice Por coleo Personalizada Tipos regulares Obrigatria/
Opcional
3
Contedo do rolo Por rolo Personalizada Tipos grandes Exigida se
necessrio
Sinaltica tcnica* Por rolo (2 vezes) Padro (n. a.) Obrigatria
Srie/acondicionamento Por acondicionamento Personalizada Legvel a olho nu Obrigatria
Pasta Por pasta Personalizada Tipos grandes Obrigatria
Documento Por volume Padro Tipos grandes Exigida se
necessrio
DOCUMENTOS
Sinaltica de pginas em
branco
Por documento Padro Legvel a olho nu Exigida se
necessrio
Sinalticas no texto Por rolo Personalizada Tipos grandes Opcional
Sinaltica de continuao
4
Por rolo Padro Legvel a olho nu Exigida se
necessrio
Sinaltica tcnica
*
Por rolo (2 vezes) Padro (n. a.) Obrigatria
Densidade uniforme** Por rolo (2 vezes) Padro (n. a.) Obrigatria
Sinaltica de FIM DO
ROLO
Por rolo Padro Legvel a olho nu Exigida se
necessrio
Sinaltica de LTIMO
ROLO
Por coleo Padro Legvel a olho nu Exigida se
necessrio
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145
Figuro 30. 5equncio de sinolticos por rolo poro moteriois de orquivo
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146
A sinaltica de INCIO, que obrigatria e em tamanho legvel a olho nu, sempre a primeira sinaltica em
todos os rolos de filme. geralmente fornecida pela empresa de microfilmagem.
INCIO
Figuro 31. 5inoltico de MCO
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147
A sinaltica obrigatria de densidade uniforme consiste de uma nica folha de papel branco, sulfite ou
carto, sem nada impresso. A mesma folha (ou uma de igual reflexo) filmada novamente na seqncia final de
sinalticas de cada rolo. Sua principal funo facilitar o teste de densidade. fornecida pela empresa de microfilmagem.
A sinaltica de densidade uniforme deve preencher por completo a rea de imagem a ser usada no restante do
rolo. Quando a filmagem em duas imagens por fotograma, a sinaltica tambm deve ocupar os dois lados do
fotograma, isto , se o tcnico estiver filmando materiais de 8 x 11 polegadas, a sinaltica de densidade uniforme
deve medir 17 x 22 polegadas. A ilustrao mostra sinalticas de densidade uniforme com uma imagem por fotograma
e duas imagens por fotograma nos modos vertical e horizontal.
Figuro 32. 5inoltico de densidode uniforme com duos imogens por fotogromo em modo horizontol (8}
Figuro 33. 5inoltico de densidode uniforme com duos imogens por fotogromo em modo verticol (A}
Figuro 34. 5inoltico de densidode uniforme com umo imogem por fotogromo em modo horizontol (8}
Figuro 35. 5inoltico de densidode uniforme com umo imogem por fotogromo em modo verticol (8}
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148
Negativo Matriz
Nmero de
Armazenamento
NIC SN00401
A sinaltica do nmero de armazenamento do negativo matriz, que obrigatria e legvel a olho nu,
aparece aqui com o nmero de armazenamento do negativo matriz em formato padro. O nmero tem trs partes:
1) o cdigo NUC da instituio (ou unidade) seguido de um espao; 2) uma combinao de letras que indique que
este um negativo matriz (as letras SN iniciais de storage number ou nmero de armazenamento so
reservadas para os projetos de microfilmagem de cooperao do RLG) e 3) um nmero exclusivo atribudo pela
instituio ou unidade da instituio.
Figuro 3. 5inoltico do numero de ormozenomento do negotivo motriz.
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149
A sinaltica de Identificao do projeto, que obrigatria e em tipos grandes, usada para identificar as entidades
envolvidas com a reproduo do original. Ela traz o ano em que a filmagem ocorreu, a instituio responsvel pela reproduo
dos microfilmes, o nome do projeto e o rgo patrocinador, os parceiros financeiros e uma frase referente permisso para
reproduzir o microfilme. Na pgina seguinte, os dados contidos nesta sinaltica so explicados com mais detalhes.
MICROFILMADO EM 1993
DEPARTAMENTO DE MANUSCRITOS E
ARQUIVOS
UNIVERSITRIOS
BIBLIOTECA DA UNIVERSIDADE
DE CORNELL
ITHACA, NEW YORK 14853
PROJETO DE MICROFILMAGEM DE
PRESERVAO DE ARQUIVOS
THE RESEARCH LIBRARIES GROUP, INC.
Financiado parcialmente pelo
NATIONAL ENDOWMENT
FOR THE HUMANITIES
Reprodues somente com permisso do
Departamento de Manuscritos e Arquivos Universitrios
da Biblioteca da Universidade de Cornell
Figuro 37. 5inoltico de identificoo do pro|eto.
53 02.p65 20/06/01, 09:38 149
150
Nome completo do projeto,
atribudo pelo diretor do
projeto.
Cidade, estado e cdigo
postal da instituio
responsvel
Instituio (e, se desejado, a
unidade da instituio)
responsvel pela
reproduo. Quase sempre
a instituio detentora do
acervo.
Ano em que o microfilme foi feito. preciso no
esquecer de atualizar esta sinaltica a cada ano de
filmagem. Observe que o nome da empresa de
microfilmagem no aparece aqui. Ver Figura 45,
Sinaltica de Registro.
MICROFILMADO EM 1993
DEPARTAMENTO DE MANUSCRITOS E
ARQUIVOS UNIVERSITRIOS
BIBLIOTECA UNIVERSITRIA DE CORNELL
ITHACA, NEW YORK 14853
PROJETO DE MICROFILMAGEM
DE PRESERVAO DE ARQUIVOS
THE RESEARCH LIBRARIES GROUP, INC.
Financiado parcialmente pelo
NATIONAL ENDOWMENT
FOR THE HUMANITIES
Reproduo proibida a sem a permisso do
Departamento de Manuscritos e Arquivos
Biblioteca Universitria de Cornell
Reconhecimento aos
parceiros financeiros que
participaram do projeto. Se a
instituio detentora do
acervo est financiando parte
dos custos, possvel que o
outro agente financeiro esteja
fornecendo somente parte do
custo total.
Nome completo do(s)
rgo(s) financiador(es). Se
uma parte dos recursos veio
de outra fundao ou rgo,
ele tambm deve ser
Texto padronizado. Algumas
instituies preferem incluir tambm
o endereo de correspondncia para
a obteno de cpias do microfilme.
Nome completo do rgo
patrocinador, geralmente o
rgo que recebeu
diretamente o financiamento.
Figuro 3. Explicoo do sinoltico de identificoo do pro|eto
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151
A sinaltica da coleo, que obrigatria e legvel a olho nu, traz uma breve descrio da coleo, mesmo que
somente uma parte dela esteja microfilmada. Esta sinaltica inclui o nome da coleo, o perodo abrangido e o volume
de material.
Franois-Jules
Harmand
Documentos
1845 - 1921
4.5 ps cbicos
* No Brasil as colees de arquivo so medidas por metros lineares.
53 02.p65 20/06/01, 09:38 151
152
Figuro 39. 5inoltico do coleo*
DIREITOS AUTORAIS
A lei de proteo aos direitos autorais dos Estados
Unidos (Title 17, United States Code) regulamenta a
produo de fotocpias ou outras reprodues de
materiais registrados, incluindo trabalhos estrangeiros
sob certas condies. Alm disso os Estados Unidos
estendem proteo a trabalhos estrangeiros por meio de
vrias convenes internacionais, acordos bilaterais, e
proclamaes.
Sob certas condies especificadas na lei, bibliotecas e
arquivos so autorizados a fornecer uma fotocpia ou
outra reproduo. Uma destas condies especificadas
que a fotocpia ou reproduo no deve ser usada para
qualquer propsito diferente de pesquisa particular ou
acadmica. " Se um usurio apresenta um pedido ou faz
uso posterior de uma fotocpia ou reproduo para
outros fins" ser responsvel por infrao " lei de
proteo de direitos autorais".
Esta instituio reserva-se o direito de recusar um
pedido de cpia, se em seu julgamento, o cumprimento
da ordem envolver violao lei de proteo dos direitos
autorais.
Figuro 40. 5inoltico de direitos outorois*
* A lei no 9.610 de 19/02/1998 regulamenta os direitos autorais no Brasil e estabelece limitaes reproduo de obras intelectuais.
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153
A sinaltica de direitos autorais, que obrigatria e em tipos regulares, usa texto legal padronizado que deve
ser reproduzido conforme a ilustrao.
A sinaltica de restries de uso, que opcional e em tipos regulares, informa ao usurio do microfilme sobre
sries fechadas e restries no uso de documentos originais ou do contedo do microfilme. Outras sinalticas
includas neste ponto da seqncia tambm podem trazer um formulrio de citao ou um formulrio de uso em
pesquisa, como mostrado aqui.
CONDIES DE USO
DOCUMENTOS DE FRANOIS-JULES HARMAND
Como condio para o uso dos Documentos de Franois-Jules Harmand, localizados no
Departamento de Manuscritos e Arquivos Universitrios, Universidade de Cornell, entendo e
aceito o seguinte:
Que os direitos autorais das correspondncias de outros que Franois-Jules Harmand nesta coleo
residem com os escritores das ditas cartas e que de minha responsabilidade obter a permisso
destes escritores durante a sua vida e de seus herdeiros durante cinqenta anos aps a sua morte,
antes de citar, mencionar ou publicar o teor de suas correspondnias de modo que os possa
identificar.
ASSINADO:
_________________________________________________________________________________
DATA
________________________________________________________________________________
TESTEMUNHADO:
________________________________________________________________________________
DATA
_______________________________________________________________________________
Figuro 41. 5inoltico de restries de uso
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154
A sinaltica de identificao do doador, que opcional e em tipos regulares, pode ser uma frase, a cpia de um
contrato, uma escritura de doao, o nome do doador, a data da doao ou uma carta de transmisso que registre a
doao da coleo para a instituio que encomendou a microfilmagem. A coleo usada neste exemplo foi filmada
juntamente com uma carta de oito pginas, escrita pelo neto do homenageado, contendo uma breve biografia de seu
Figuro 42. 5inoltico de identificoo do doodor
Esta coleo foi doada
Biblioteca Universitaria de Cornell pelo
Prof. J. Harmand, neto do autor,
em julho de 1977.
53 02.p65 20/06/01, 09:38 154
155
av e uma lista dos documentos doados. Outras sinalticas opcionais podem ser includas aqui, para fornecer
informaes adicionais sobre as circunstncias que cercaram a aquisio da coleo.
Se nem toda a coleo est sendo filmada, a sinaltica da parte filmada passa a ser obrigatria. Feita em tipos
grandes, ela identifica que parte da coleo o pesquisador vai encontrar no microfilme.
Parte filmada
Srie II - Exploraes no Sudeste da sia.
Srie III - Trabalho sobre Histria Natural na Frana.
Srie IV - Compromisso de Cnsul no Sio, 1881-1883.
Srie V - Compromisso de Cnsul-Geral em Calcut,
ndia,1884.
Srie VI - Tarefa para o Chile, 1890-1891.
Srie VII - Curta estada no Japo em 1906.
Figuro 43. 5inoltico do porte filmodo.
53 02.p65 20/06/01, 09:38 155
156
A sinaltica de registro resumido, que obrigatria e em tipos regulares, combina informaes tcnicas
sobre o microfilme com informaes bibliogrficas sobre o documento original. Na pgina a seguir vemos informaes
mais detalhadas sobre os dados desta sinaltica.
Figuro 44. 5inoltico de registro resumido
REGISTRO RESUMIDO
DLPAR1AMLN1O DL MANUSCRI1OS L ARQUIVOS UNIVLRSI1RIOS
BIBLIO1LCA DA UNIVLRSIDADL DL CORNLLL
RLG PROJL1O DL MICROlILMAGLM DL PRLSLRVA(AO DL ARQUIVOS
Nmero de Armazenamento do Negativo Matriz: NIC SNO0401
Harmand, Franois-Jules, 1845-1921.
Documentos, 1845-1956, 1845-1922 (abrangncia).
4,7 ps cubicos.
LDA: (4-16" caixas, 2-3" caixas de grandes dimenses, 1 pasta de grandes
dimenses).
ID: NYCV84-A370 CC: 9554 DCF: PROC: p
________________________________________________________________________
RGPN 3481
MICROlILMADO POR
CORNLLL PlO1O SLRVICLS
I1lACA, N\
Por meio de
1he Department o Manuscripts and Uniersity Archies
Cornell Uniersity Library
Ithaca, N\
Bitola do ilme: microilme de 35mm
Disposiao das imagens: IA IIA IB 1113
Grau de Reduao:________: 1
Data de Incio da lilmagem:__________
Operador de Cmera:___________
53 02.p65 20/06/01, 09:38 156
157
REGISTRO RESUMIDO
DEPARTAMENTO DE MANUSCRITOS E ARQUIVOS UNIVERSITRIOS
BIBLIOTECA DA UNIVERSIDADE DE CORNELL
RLG PROJETO DE MICROFILMAGEM DE PRESERVAO DE ARQUIVOS
Nmero de Armazenamento do Negativo Matriz: NIC SNO0401
Harmand, Franois-Jules, 1845-1921.
Documentos, 1845-1956, 1845-1922 (abrangncia).
4,7 ps cubicos.
LDA: (4-16" caixas, 2-3" caixas de grandes dimenses, 1 pasta de
grandes dimenses).
ID: NYCV84-A370 CC: 9554 DCF: PROC: p
----------------------------------------------------------
RGPN 3481
___________________________________________________
MICROlILMADO POR
CORNLLL PlO1O SLRVICLS
I1lACA, N\
Por meio de
1he Department o Manuscripts and Uniersity Archies
Cornell Uniersity Library
Ithaca, N\
_______________________________________________________
Largura do ilme: microilme de 35mm
Disposiao das imagens: IA IIA IB 1113
Grau de Reduao:________: 1
Data de Incio da lilmagem:__________
Operador de Camera:___________
Algumas instituies designam a unidade diretamente responsvel pela reproduo do material, enquanto
outras usam uma designao mais ampla da instituio. No mnimo, o nome da instituio deve aparecer. A
descrio da unidade opcional, mas deve estar em conformidade com a descrio usada na sinaltica de
identificao do projeto.
Nome completo do projeto, atribudo pelo
diretor do projeto. Deve estar em
conformidade com o nome usado na
sinaltica. de identificao do projeto.
A maioria das sinalticas no traz seu prprio
nome. Esta uma exceo.
Nmero exclusivo atribudo ao rolo
a ser filmado. Se os nmeros de
armazenagem forem atribudos pela
equipe da instituio, eles so
geralmente transcritos a mo para
c a partir da planilha de
programao dos rolos. Se os
nmeros de armazenagem forem
atribudos pela empresa de
microfilmagem, eles so geralmente
transcritos a mo para este espao
durante a filmagem (pelo operador
de cmara) ou com antecedncia
(pela equipe de preparo).
Reproduo do registro AMC da
instituio (breve) para a coleo ou
srie que est sendo microfilmada.
A verso do registro reproduzida
nesta sinaltica geralmente
equivalente ao formato parcial de
um registro RLIN AMC (sem
complemento). Cpias de cartes de
catalogao so aceitveis, assim
como cpias de registros legveis
por mquina. A legibilidade,
preciso, atualidade e integridade
so os fatores mais importantes na
determinao de que registro usar.
Reconhecimento da empresa de
microfilmagem, inclusive sua cidade e
estado de localizao. ( comum os
leitores confundirem uma sinaltica
com crdito da empresa filmadora
com o endereo a ser usado para obter
cpias do microfilme.) Se a filmagem
foi feita internamente na prpria
instituio ou campus, o nome da
unidade includo aqui. No caso de
um fornecedor externo ter filmado o
documento, uma frase iniciada por a
servio de ... identifica a unidade ou
subdiviso responsvel.
Dados tcnicos de microfilmagem. Tamanho do filme refere-se ao negativo de
cmara. Enquadramento da imagem refere-se posio dos materiais no filme
(vertical ou horizontal). A equipe da instituio ou o operador de cmara pode
escrever o coeficiente de reduo efetivamente usado. Geralmente o operador de
cmara identificado pelo nome ou nmero para que 1) possa receber os
devidos crditos e 2) no caso de refilmagem, seja possvel localizar a pessoa
responsvel pelo erro.
Figuro 45. Explicoo do sinoltico de registro resumido
Bitola do ilme: microilme de 35mm
53 02.p65 20/06/01, 09:38 157
158
O registro completo, denominado de AMCLONg geralmente grande demais para caber na sinaltica de
registro resumido. Conseqentemente, o registro denominado de PARcial AMC usado na sinaltica de registro
resumido e, imediatamente aps, uma verso impressa do registro completo da coleo deve ser filmado na
Harmand, Franois-Jules, 1845-1921.
Documentos, 1845-1956, 1845-1922 (abrangncia).
4,7 cbicos de ps
Franois - o Jules Harmand era um mdico na francesa de Marinha, cientista natural, da de comissrio
para de Repblica o Vietn e o Laos e cnsul para uma Tailndia, ndia, Chile, ministro de e para de
Plenipotentiario o Japo.
Resumo: Correspondncia pessoal e oficial; notas autobiogrficas e dirios; boletins mdicos relativos
a pessoal de Marinha francesa; fotografias; relatrios diplomticos; consideraes arqueolgicas,
botnicas, e etnogrficas relativas ao sudeste asitico e suas pessoas; e documentos que pertencem
expedio de Tonkin (1873) conduzida por Francis Garnier, da qual Harmand participou, incluindo
numerosos mapas e desenhos, alguns feitos por Harmand, relatrios e dirios, e uma tabela
genealgica da famlia real vietnamita Nguy. Falas, informes e mapas da inteligncia militar, e
cpias contemporneas da Proclamao de Annmite de 8 de junho de 1883, e o Ultimato da
Conveno de Hu'e (1893) com o comentrio de Harmand; tambm esto includos relatrios sobre
condies polticas, econmicas, e sociais e uma proposta para estabelecer uma linha telegrfica
francesa; cartas que Harmand adquiriu enquanto o cnsul em Bangkok, para M. Blancheton, antigo
cnsul francs no Sio, do comerciante francs e explorador, Jean Dupuis que tambm era um scio
da expedio de Garnier e so includas notas que detalham o desenvolvimento do interesse e da
influencia francesa no sudeste da sia (autor, desconhecido, n.d.). Documentos diplomticos
adicionais consistem em fotografias e despachos relativos a assuntos militares e tradies culturais na
ndia (1885-1890); um lbum de fotografia e despachos enviados e recebidos enquanto Ministro
Plenipotencirio para o Japo (1894 -1906); uma proposta e carta acompanhante (ca. 1900) em ingls
de Sun Yat-sen que pede apoio, para livrar a China sulista do jugo da dinastia Manchu e algumas
cartas que discutem eventos no Chile (1890-1891) e esforos para ajudar russos presos no Japo (1904-
1905). Tambm inclui recortes de jornal de interesse poltico e cientfico e atividades; diplomas,
certificados, e um registro do servio militar e documentos relativos doao da sua biblioteca para a
Universidade de Estrasburgo. Correspondentes adicionais incluem L. Pierre, um amigo pessoal,
membros da famlia de Francis Garnier, Almirante Marie-Jules Dupr, Almirante Peyron, General
Alexandre-Eugene Bout (1833-1887), Sir John Strachey(1823-1907), Alexandre E.J.Yersin (1860-1943),
e Dr. H. Vergniaud, um participante da mesma expedio de Garnier. Os Documentos esto
principalmente em francs e idiomas do sudeste asitico.
ndices: Guia publicado.
Descrito em BOLETIM INFORMATIVO de DOCUMENTAO, Vol. II, No, 2, Caia 1976.
Cite como: Franois-Jules Harmand. Documentos, #3481. Departamento de Manuscritos e Arquivos
Universitrios, Biblioteca da Universidade de Cornell.
1.Blancheton, M. 2. Bout, Alexandre-Eugene, General, 1833-1887. 3. Dupr. Marie-Jules, Almirante. 4.
Dupuis, Jean. 5. Garnier, Francis, 1839-1973. 6. a famlia de Garnier. 7. a famlia de Nguy. 8. Peyron,
Almirante. 9. Pierre, L. 10.Strachey, John, Senhor, 1823-1907. 11.Sun, Yat-sen, 1866-1925. 12.
Vergniaud, H. Manchus. 16. Chile. 17China--Histria. 18. Sio. 19. ndia. 20. Frana--Relaes
Estrangeiras---1870-1940. 21. France--Marinha. 22. sia, sudeste da.-Histria. 23. Vietn--Histria--
1858-1945. 24. Vietnam--Civilizao--influncias europias. 25. Japo. 26. Fotografias.
RGPN: 3481
ID: NYCV84-A370
Figuro 4. 5inoltico de registro completo
Documentos, 1845-1956, 1845-1922 (abrangncia).
4,7 ps cbicos
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159
ntegra. Esta sinaltica obrigatria, em tipos regulares, e pode ocupar vrias pginas.
Embora no seja uma sinaltica, a lista de localizao obrigatria e deve ser filmada dentro da seqncia de
sinalticas do primeiro rolo (opcional em rolos subseqentes). Ela pode ocupar vrias pginas ou como no caso
da lista de localizao da coleo usada como exemplo pode ser um guia publicado (ou partes dele) que se estende
por centenas de pginas (somente a pgina de ttulo da lista de localizao foi efetivamente filmada com a coleo
GUIA PARA OS DOCUMENTOS DE
FRANOIS-JULES HARMAND
1845-1921
INGEBORG WALD
BIBLIOTECA DA UNIVERSIDADE DE CORNELL
DEPARTMENTO DE MANUSCRITOS E ARQUIVOS UNIVERSITRIOS
Associado ao
SOUTHEAST ASIA PROGRAM CORNELL UNIVERSITY
ITHACA, NEW YORK 14853
1978
Figuro 47. Listo de locolizoo
53 02.p65 20/06/01, 09:38 159
160
A sinaltica de guia de contedo obrigatria no primeiro rolo e opcional nos rolos subseqentes.
Figuro 4. 5inoltico de ndice
lranois-Jules larmand
Documentos, Sries II-VI
Contedos
Rolo - Srie Descrio Caixa- Pasta
No.
1 - II Exploraes no Sudeste da sia 1 12-42
III Trabalho sobre Histria Natural na Frana 2 1-17
2 - IV Compromissos Consulares no Sio 2 18-44
3 1-5
V
Compromissos do Cnsul-Geral em Calcut,
ndia
3 6-20
3 - V Compromissos do Cnsul-Geral em Calcut,
ndia
3 21-30
VI Compromissos no Chile, 1890 3 31-35
VII Breve Estada no Japo, por 1906 3 36-39
VII Breve Estada no Japo, por 1906 4 1-18
GUIA DE CONTEDO DO MICROFILME
53 02.p65 20/06/01, 09:38 160
161
reproduzida aqui como exemplo da seqncia de sinalticas).
Caso o material a ser filmado ocupe mais de um rolo, a sinaltica de contedo do rolo, de tipos grandes,
obrigatria. Caso contrrio, a sinaltica da parte filmada j fornecer as informaes necessrias sobre o contedo
do rolo.
Contedo do Rolo 1
Srie II
Exploraes no Sudeste da sia,
Caixa 1
Srie III
Trabalho sobre Histria Natural na Frana,
Caixa 2
Figuro 49. 5inoltico de conteudo do rolo
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162
A sinaltica tcnica, tambm chamada de carto de resoluo, usada durante a inspeo para medir a
resoluo.
Assim como a sinaltica de densidade uniforme, a sinaltica tcnica deve preencher toda a rea de imagem
do fotograma. Os cinco padres de teste (horizontais e verticais) devem ser arrumados em cada um dos quatro
cantos e no centro do fotograma do microfilme. Se a coleo estiver sendo filmada com duas imagens por fotograma
(duas pginas de 8 x 11 polegadas lado a lado), a sinaltica tcnica ter que cobrir toda a rea de duas pginas, isto
, dever medir 17 x 11 polegadas. Uma sinaltica tcnica de 8 x 11 insuficiente para testar a resoluo de uma rea
de fotograma que tenha o dobro de seu tamanho. A mera colocao de uma sinaltica tcnica de 8 x 11 polegadas
no meio de uma rea de fotograma de duas pginas tambm inadequado, uma vez que o objetivo do teste medir
a resoluo nos cantos extremos, assim como no centro da rea de filmagem. Os cinco padres de teste podem ser
colocados individualmente pelo operador de cmara sobre uma superfcie branca.
Nunca pode ser usada na filmagem uma fotocpia da sinaltica tcnica. Os padres de teste devem seguir
estritamente as especificaes para possibilitar um teste preciso da resoluo. Os componentes desta sinaltica
tambm so fornecidos pela empresa de microfilmagem. Se necessrio, podem ser obtidos, atravs da AIIM, os
Padres de Teste de Resoluo N 2 da ISO.
Figuro 51. 5inoltico tcnico com duos imogens por fotogromo em modo verticol (A}
Figuro 52. 5inoltico tcnico com umo imogem por fotogromo em modo horizontol (8}
Figuro 53. 5inoltico tcnico com umo imogem por fotogromo em modo verticol (8}
Figuro 50. 5inoltico tcnico com duos imogens por fotogromo em modo horizontol (8}
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163
A sinaltica de srie/acondicionamento, que obrigatria e legvel a olho nu, identifica a localizao, no
armazenamento, dos materiais originais. Cada caixa requer sua prpria sinaltica, e o nome da srie deve sempre
aparecer juntamente com as informaes sobre acondicionamento. Tais informaes geralmente incluem a identificao
dos materiais da caixa e o nmero da caixa e da pasta.
Exploraes no
Sudeste da sia
Caixa 1
Pastas 12-42
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164
Figuro 54. 5inoltico de srie/ocondicionomento
A sinaltica da pasta, que obrigatria e em tipos grandes, o menor nvel de sinaltica necessrio. As
informaes dessa sinaltica geralmente incluem o nmero ou nome da pasta e pode incluir uma breve descrio
fsica de seu contedo e as datas do material da pasta. Cada pasta requer sua prpria sinaltica.
Pasta 12
Livro de Notas
e quatro fichas 3" x 4"
com notas,
1866
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165
Figuro 55. 5inoltico do posto
A sinaltica de documento, opcional e em tipos grandes, usada para fornecer detalhes sobre documentos
especficos da coleo (como dirios, agendas, lbuns de recortes) a serem filmados.
Figuro 5. 5inoltico do documento
Jornal, 1881-1882.
Bangkok.
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A sinaltica de pginas em branco, legvel a olho nu, usada quando duas ou mais folhas de um volume
encadernado esto em branco. Nesse caso, as pginas em branco no precisam ser microfilmadas, mas esta sinaltica
deve ser colocada em seu lugar.
PGINAS EM
BRANCO
NO FILMADAS
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Figuro 57. 5inoltico de pginos em bronco
CONTINUA
NO PRXIMO
ROLO
A sinaltica de continuao, legvel a olho nu, obrigatria caso a coleo a ser filmada se estenda para
outro rolo. Se esta sinaltica for necessria, ela sempre aparecer no incio da seqncia final de sinalticas, seguida
da sinaltica tcnica e de densidade uniforme e da sinaltica de FIM DO ROLO.
Figuro 5. 5inoltico de continuoo
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A sinaltica legvel a olho nu de FIM DO ROLO deve aparecer com o ltimo fotograma em cada rolo de uma
coleo microfilmada exceto o ltimo rolo. Ela encerra a seqncia final de sinalticas, aps as sinalticas de
continuao, tcnica, e densidade uniforme.
FIM DO ROLO
FAVOR
REBOBINAR
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169
Figuro 59. 5inoltico de FM DO kOLO
A sinaltica legvel a olho nu de LTIMO ROLO obrigatria como o ltimo fotograma do ltimo rolo de uma
coleo ou parte de uma coleo microfilmada. Quando a sinaltica de LTIMO ROLO aparece, nem a sinaltica de
continuao nem a de FIM DO ROLO so usadas.
Figuro 0. 5inoltico de LTMO kOLO
LTIMO ROLO
FAVOR
REBOBINAR
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170
53 02.p65 20/06/01, 09:38 170
171
Apndice 7
Em defesa do Tratamento Estabilizante da Imagem para Microfilmes
Por James M. Reilly
Na microfilmagem de preservao , h razes suficientes para que se gaste tempo e recursos adicionais na
aplicao de tratamentos qumicos de microfilmes de prata aps o processamento. Tais tratamentos reduzem
significativamente a possibilidade de perda de informaes, com o tempo, devido a vrias formas de degradao de
imagens, tais como o desbotamento, descolorao e manchas vermelhas (causadas por oxidao). Ningum quer
examinar seus microfilmes e encontrar uma mancha avermelhada e ilegvel onde deveria estar o texto principalmente
se o filme for a matriz ou um registro supostamente permanente das informaes. Embora no acontea a todos, esta
experincia desagradvel razoavelmente comum.
Deteriorao da imagem nos filmes de prata
A verdade sobre a estabilidade da imagem em filmes de prata est muito longe da idia amplamente divulgada
de que as imagens em prata no se deterioram. Na prtica, o incomum para quem estuda o problema e possui muita
experincia com colees de imagens em prata de todos os tipos fotografias, microfilmes, filmes de cinema etc.
encontrar imagens mais antigas que no demonstrem alguns sinais de deteriorao. Na verdade, a maioria das
condies reais de armazenamento levam deteriorao da imagem no prazo de poucas dcadas. Normalmente, isso
no to grave a ponto de inutilizar a imagem (embora certamente possa ser), mas a degradao da imagem um
processo lento que, com o passar do tempo, acaba por deteriorar muitas imagens.
Como se v essa deteriorao? Normalmente, as reas escuras demonstram um brilho metlico azulado de
pouca intensidade, conhecido por espelhamento da prata. Para ver esse espelhamento, preciso posicionar o filme
cuidadosamente de modo que a fonte de luz reflita diretamente na superfcie do filme (com o lado da emulso para
cima). A maioria das pessoas no percebe o espelhamento nem o relaciona ao desbotamento ou s manchas vermelhas,
mas tudo parte do mesmo processo qumico: oxidao (corroso) da imagem de prata metlica. O espelhamento
o sintoma mais benigno e mais freqente da oxidao da imagem, mas h coisas piores como o desbotamento, a
descolorao que deixa tudo avermelhado e as manchas de ferrugem que so efeitos diferentes e mais graves
decorrentes da mesma causa.
Ainda no est bem claro como e por que as imagens de prata se deterioram. Em um nvel, a razo simples:
a imagem feita de prata, prata um metal, e metais sofrem corroso (exceto ouro, platina e outros poucos) na
presena de ar e umidade, e a corroso pode ser bem mais rpida na presena de determinados sais e poluentes
areos. A velocidade da corroso crucial. Na cidade de Delhi, na ndia, por exemplo, existe um famoso pilar de ferro
construdo por volta do ano 400 d.C. Por estar num local rido, ele est em excelente estado de preservao. Por outro
lado, meu automvel ano 1989 est bastante corrodo devido ao ambiente de alta umidade e ao sal usado nas
estradas da cidade de Rochester, estado de Nova Iorque.
Pelo menos em relao imagem (a gelatina e a base plstica sofrem outros problemas), a velocidade de
corroso o fator mais crtico no armazenamento de filmes. preciso estar alerta para coisas como a qualidade da
caixa, a umidade relativa, temperatura e qualidade do ar, pois tudo isso afeta a velocidade de corroso. Obviamente,
as velocidades de corroso variam muito, tanto para filmes quanto para carros. Quando uma instituio cria um
microfilme e no aplica qualquer tratamento de estabilizao da imagem aps o processamento, ela est apostando
que a corroso ser lenta o suficiente para que o filme ainda esteja til quando precisar ser usado no futuro.
Existem, entretanto, dois aspectos que afetam a velocidade de corroso: o ambiente que corri e o objeto que
corrodo. A idia por trs dos tratamentos de estabilizao da imagem fazer os fatores qumicos jogarem a nosso
favor, transformando a imagem de prata em algo mais difcil de ser atacado pelo meio ambiente. possvel alterar a
imagem de tal modo que ela mantenha todas as propriedades desejveis (densidade, aparncia, resoluo etc.) e
mesmo assim dificultar a corroso, teoricamente prolongando sua vida til. Um mtodo alternativo seria fazer o
possvel para que, durante toda a vida til, o filme nunca entre em contato com alta umidade e oxidantes. Uma
analogia dessas duas opes a escolha entre vacinar ou no uma criana contra determinada doena: pode-se
53 02.p65 20/06/01, 09:38 171
172
imunizar a criana ou simplesmente tentar evitar os germes. Ambas as opes possuem riscos e benefcios, e a
deciso se baseia na grande possibilidade de que os germes (ou seja, os elementos corrosivos) possam ser evitados
durante uma longa vida til.
Histrico e normas
Antes de discutir o assunto principal o grau de probabilidade de que os microfilmes entrem em contato
com condies corrosivas pode ser til conhecer um pouco da histria da opo pelo tratamento estabilizante e
das normas mais recentes. Quando foram percebidas e estudadas as primeiras manchas avermelhadas de oxidao
em microfilmes no incio dos anos 1960 a Kodak recomendou oficialmente um tratamento estabilizante contendo ouro
literalmente algo como folhear o filme a ouro a todos que desejavam garantir a imunidade oxidao avermelhada.
Entretanto, o tratamento era caro e nunca atraiu muitos clientes.
Embora exista um consenso geral na comunidade cientfica quanto s causas da oxidao da prata e eficcia
dos tratamentos estabilizantes com ouro ou polissulfetos, muitas das pessoas que trabalham com microfilmagem
ainda acham que as manchas de oxidao so causadas por problemas na lavagem, em vez de contaminantes
oxidantes presentes na atmosfera ou nos locais de armazenamento. Outros ainda no sabem (ou no se importam em
saber) o que as causa. Eles simplesmente processam o filme e o armazenam da maneira indicada pela Kodak e Fuji e
pelas organizaes normativas como a ANSI e a AIIM.
Atualmente no existe norma que exija o tratamento ps-processamento de microfilmes de prata para aumentar
a estabilidade das imagens, e provavelmente no haver nenhuma no futuro. Por qu? Porque tecnicamente, se a
instituio seguir fielmente as normas de armazenamento e proteo, ela ter proporcionado um ambiente livre de
oxidantes, e as imagens, conseqentemente, no precisaro de tratamento estabilizante. Isto um fato teoricamente
indiscutvel, semelhante a dizer que uma pessoa no fica doente se no permitir a entrada de germes no corpo. Nos
Estados Unidos, a questo est nas mos do Comit IT9 da ANSI/NAPM, que tomou uma clara deciso de que o
tratamento estabilizante opcional. Porm, para quem deseja estabilizar suas imagens, o Comit estabeleceu uma
nova norma (ANSI/NAPM IT9.15-1993) que determina uma maneira de medir se um tratamento ps-processamento
eficaz.
Assim, os comits normativos reconhecem o valor do tratamento em determinadas circunstncias e fornecem
meios de assegurar a efetividade desse tratamento, mas por acreditar que os padres de armazenamento
recomendados so capazes de evitar a deteriorao no insistem no tratamento de todas as imagens.
Probabilidade de exposio a elementos corrosivos
Qual a probabilidade de que um filme seja exposto a condies corrosivas quando guardado em um cofre
especial, com baixa umidade, purificao do ar e administrado por tcnicos treinados em preservao? A probabilidade
no grande, mas existe. A corroso pode ocorrer rapidamente quando existe uma ruptura nas linhas de defesa
a ameaa sempre existe. Se os sistemas de controle climtico falharem, se algum pintar alguma coisa com o tipo
errado de tinta, se algum material novo for introduzido no cofre que emita oxidantes ou sulfetos (muitos materiais de
construo emitem tais elementos), se houver uma pequena inundao por perto e algum contratar uma firma de
dedetizao que aplique oznio no ar, ou se ocorrer uma de centenas de outras possibilidades, as imagens podem ser
rapidamente atacadas. A probabilidade de ocorrncia de um desses fatos isoladamente baixa, mas a probabilidade
de que, em 100 anos ou mais de armazenamento, algo assim ocorra no desprezvel na verdade, o grau de
possibilidade alarmante.
Sabemos muito sobre as causas ambientais de oxidao de imagens, e tomamos precaues para evitar
muitas delas. Conhecemos algumas das fontes de contaminao com corrosivos (caixas de baixa qualidade, tintas a
leo, copiadoras de eletrostticas etc.), mas no todas. A probabilidade de exposio a oxidantes ao longo dos anos
(mesmo em um cofre), a dificuldade de localizar todas as possveis fontes de contaminao e a experincia obtida com
o desempenho real dos microfilmes nos ltimos 50 anos apontam para uma concluso: se for vivel, deve-se
proporcionar ao filme uma resistncia de amplo espectro corroso no momento do processamento. Vale a pena
gastar alguns dlares a mais por rolo no tratamento ps-filmagem de microfilmes de prata.
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A melhor tecnologia que conheo para o tratamento ps-filmagem de microfilmes o polissulfeto. Embora o
polissulfeto, tanto na forma de IPI SilverLock quanto Kodak Brown Toner, no seja o nico tratamento eficaz,
ele proporciona um altssimo grau de resistncia corroso, com procedimentos simples e baixo custo. Graas ao alto
investimento em pesquisa do National Endowment for the Humanities NEH (Fundo Nacional para as Cincias
Humanas), da National Historical Publications and Records Commission NHPRC (Comisso Nacional de
Publicaes e Registros Histricos) e do estado de Nova Iorque, a tecnologia de polissulfeto est hoje disponvel a
todas as operaes de microfilmagem de preservao. Ela fcil de usar, existem mtodos de controle de qualidade
e normas ANSI publicadas para monitorar sua aplicao e eficcia, e o Image Permanence Institute -IPI(Instituto de
Permanncia da Imagem) est pronto a fornecer suporte tcnico a quem precisar.
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Apndice 8
Estudo de Custo do Projeto de Microfilmagem de Preservao
de Arquivos
Por Laurie Abbott
Introduo
Nos ltimos dez anos, o RLG vem coletando e divulgando uma considervel quantidade de informaes
sobre a microfilmagem de preservao de livros, tornando possvel fazer previses realistas e confiveis sobre
quanto vai custar a microfilmagem de uma coleo. Infelizmente, no foram colhidas informaes semelhantes, de
maneira sistemtica, sobre a microfilmagem de documentos de arquivos. A maior parte dos conhecimentos adquiridos
com a microfilmagem de livros pode ser aplicada a outros tipos de materiais documentos e publicaes
encadernados, por exemplo com um razovel grau de confiana. Entretanto, no caso da maioria dos documentos
de arquivo, as significativas diferenas nos procedimentos estabelecidos, em tarefas como o uso de sinalticas,
preparao e catalogao, dificultam a transferncia dos conhecimentos obtidos com a microfilmagem de livros.
Os participantes do Archives Preservation Microfilming Project APMP (Projeto de Microfilmagem de
Preservao de Arquivos) coletaram dados sobre o tempo gasto e o custo incorrido ao microfilmar documentos de
arquivo. O projeto oferecia uma oportunidade nica de coletar e comparar dados de colees que, embora diferentes
em tamanho, localizao e misso, estavam, mesmo assim, levando a cabo tarefas semelhantes, usando o mesmo
modelo de procedimento. As informaes colhidas nas duas fases deste estudo de custo proporcionam uma estrutura
de consulta para a previso de custos em projetos futuros de microfilmagem de preservao de arquivos, alm de
servir como um estudo de como determinadas etapas do processo de microfilmagem interagem para influenciar a
despesa geral.
Usando os dados coletados realizou-se uma detalhada anlise estatstica, que ser oportunamente divulgada.
A discusso do estudo de custo ir se concentrar nos aspectos prticos do processo de microfilmagem, descobertos
atravs dos resultados do estudo e num exame dos desafios inerentes microfilmagem especfica de documentos de
arquivo.
Todos os participantes do Archives Preservation Microfilming Project APMP (14 colees)* preencheram
dois grupos de planilhas no estudo. As primeiras planilhas (Fase I) coletaram dados sobre o tempo real gasto em
cada etapa do processo de microfilmagem numa amostra de 60 cm lineares (dois ps lineares) de documentos. O
segundo grupo de planilhas (Fase II), preenchido aps a microfilmagem, coletou dados sobre as despesas reais do
projeto inteiro e comparou-os s estimativas realizadas pelos participantes do projeto, quando da elaborao da
proposta, no incio de 1990. As planilhas foram desenvolvidas pelo grupo de trabalho de estudo de custo Linda
Matthews e Ginger Cain da Universidade de Emory, Diane Kaplan, de Yale, Bill Wallach e Ann Flowers de Bentley e
Nancy Elkington e Patti MacClung do RLG que se reuniu na Filadlfia, em setembro de 1991, para elaborar as
diretrizes iniciais e delinear uma ferramenta para a coleta de dados.
Uma das dificuldades no planejamento de um projeto de microfilmar documentos nicos a previso de
quanto tempo a coleo exigir para ser microfilmada, pois cada item pode requerer procedimentos altamente variveis
tanto antes quanto durante a microfilmagem. Num esforo para entender melhor a influncia dos documentos em si
no custo da microfilmagem, dois membros do grupo de trabalho, Matthews e Cain, elaboraram uma lista de seis
categorias de documentos de arquivo nas quais os documentos usados no estudo se encaixariam. As seis categorias,
relacionadas abaixo na forma em que foram fornecidas aos participantes do estudo de custo, sero mencionadas com
freqncia neste relatrio (Documentos da Categoria 1, por exemplo).
* Todas as instituies participantes do APMP preencheram planilhas da Fase I em relao a, pelo menos, uma coleo, exceto a New-
York Historical Society e a New York State Library. Alm disso, o New York State Archives, que estava envolvido em um projeto de
abrangncia semelhante, tambm forneceu dados para a Fase I do estudo de custo.
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Categorias de documentos de arquivo
1. Correspondncias avulsas e outros documentos. Alm das sries de correspondncias, esta categoria
inclui outros papis avulsos como documentos legais ou financeiros que possuem procedimentos
semelhantes para verificar a ordem e numerar necessidades de preservao semelhantes.
2. Recortes (avulsos). Os recortes possuem problemas especiais devido condio dos papis, a
falta de datas, a localizao e a numerao nos fotogramas, etc.
3. Volumes encadernados (excluindo os lbuns de recortes). Incluem dirios, livros impressos, livros
de composies, livros caixa/razo de empresas e livros de atas. Geralmente todas as pginas de
um mesmo volume sero semelhantes, ao contrrio dos lbuns (ver Categoria 4).
4. lbuns de recortes e de memrias. Incluem lbuns de contedo variado, contendo lembranas de
todos os tipos (cartes, cartas, programas de espetculos, recortes), assim como lbuns s de
recortes e de fotografias.
5. Documentos impressos e bilhetes. Inclui itens avulsos como programas impressos de espetculos,
ingressos, etc. Cada item pode apresentar problemas especficos de microfilmagem e pode-se gastar
tempo extra na avaliao da viabilidade e importncia de microfilmar grande parte desses originais.
6. Fotografias e documentos pictricos. Algumas colees podem eliminar as fotografias e
documentos iconogrficos da microfilmagem. Se isso no for feito, fatores como sinalticas,
identificao, etc. podem exigir esforo e tempo.
Figuro 1. Cotegorios de documentos de orquivo usodos no estudo de custo
Fase I
O propsito da primeira fase do estudo de custo foi coletar informaes especficas sobre tempo, nvel de
especializao e salrios do pessoal envolvido no preparo e na microfilmagem de uma amostra de 60 centmetros
lineares (dois ps lineares) de documentos. A planilha da Fase I, conforme desenvolvida pelo grupo de estudos,
dividia o processo de microfilmagem em 14 tarefas separadas e cada participante do projeto relatava o tempo real, o
nvel do pessoal e seus salrios/hora em relao a cada tarefa. Fez-se a descrio de cada tarefa, s vezes
necessariamente complexa, e todas as subtarefas possveis foram enumeradas na planilha, para reduzir a possibilidade
de erros no relatrio. As 14 tarefas so descritas com mais detalhes a seguir:
retirada;
preparo;
criao e posicionamento de sinalticas;
redao de instrues para o operador de cmera;
transporte;
inspeo do microfilme;
preparao dos documentos para refilmagens;
inspeo das refilmagens;
criao ou reviso do ndice;
etiquetagem das caixas e envio para o local de armazenamento;
controle do registro na AMC e lanamento no inventrio;
reverso dos documentos situao anterior microfilmagem;
descartes;
consultoria e administrao.
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Foram tambm coletados dados sobre o custo de microfilmagem (geralmente por prestador de servios) da
amostra de 60 centmetros lineares (dois ps lineares). O tempo gasto na microfilmagem no fez parte do estudo, j
que para inclu-lo teria sido necessrio um grande esforo da empresa de microfilmagem, o que no estava previsto
no planejamento inicial dos projetos, nem nos contratos.
Alm do tempo exigido para cada uma das 14 tarefas, tambm foram coletados dados sobre o salrio/hora e o
nvel do pessoal usado para cada tarefa. Em algumas colees, uma grande variedade de profissionais trabalhou no
projeto, com as tarefas sendo realizadas por estudantes, tcnicos de nvel mdio, bibliotecrios, assistentes,
arquivistas, curadores e conservadores. Num estudo ideal, cada tarefa seria feita por profissional de menor qualificao
possvel, no menor tempo possvel, numa estratgia de otimizao de tempo-custo. Em muitos casos, porm, os
projetos de microfilmagem de colees pequenas ou colees que no possuem um departamento de restaurao
so conduzidos por um nmero limitado de empregados que j esto comprometidos com outros projetos. Em uma
instituio, por exemplo, o chefe dos arquivistas era responsvel por quase todo o trabalho do projeto. O estudo de
custo implementado examinou o que era feito na prtica, e no o que idealmente deveria ser feito.
Para uniformizar a coleta de dados, os cargos foram agrupados (de acordo com as mdias de salrio e nveis
de responsabilidade) como: profissional no especializado, profissional tcnico e profissional especializado. Com
base neste sistema, as informaes referentes a salrios foram indexadas para eliminar as diferenas salariais regionais
e outros fatores, como tempo de servio. Este ndice apresentado mais frente neste relatrio. Antes disso, h uma
anlise das 14 tarefas estudadas na Fase I, com o tempo de cada fase calculado em horas e minutos.
Retirada 46 minutos profissionais no especializados
A primeira tarefa, de retirada, foi definida neste estudo como a atualizao do registro no RLIN, atualizao do
registro de circulao, anotao na recepo e nos arquivos de busca e a remoo fsica dos documentos do local de
armazenamento para a rea de preparao. Foi constatado que dois fatores influenciaram o tempo da retirada:
a necessidade de busca ou retirada de documentos de locais de armazenamento remoto;
o processo de atualizao dos registros de circulao s vezes manual para poder mover o material.
Algumas instituies que possuem registros automatizados foram capazes de atualizar o registro de circulao,
o registro no RLIN e os instrumentos de localizao, alm de gerar sinalticas para os documentos, em um s ato,
quando isso foi planejado com antecedncia com a rea de sistemas. O planejamento com antecedncia tambm
agilizou o processo de retirada para uma instituio que tinha que redigir um grande nmero de registros de circulao:
os cartes de todos os itens de circulao a serem microfilmados durante toda a durao do projeto foram feitos de
uma s vez com o auxlio de uma copiadora e depois datados conforme cada documento foi retirado do armazenamento.
Em mdia, a retirada das amostras de 60 centmetros lineares (dois ps lineares) levou 46 minutos, e foi feita, na
maioria das vezes, por profissionais no especializados.
Preparo 38 horas e 28 minutos profissionais no especializados
O preparo foi, de longe, a etapa que exigiu o tempo mais significativo do processo de microfilmagem. Ele
tomou mais tempo que todas as outras etapas somadas. O tempo gasto para preparar uma determinada coleo para
a microfilmagem foi difcil de estimar, porque a tarefa pode incluir mais de uma dzia de subtarefas, dependendo do
tipo de material a ser microfilmado. Para o estudo de custo, a definio de preparo continha:
avaliao da ordem das pastas;
remoo de clipes e grampos;
verificao da ordem dentro das pastas;
numerao dos documentos;
redao de instrues para o operador de cmera;
tratamento (planificao, reparos, colocao de capas, remoo de encadernaes etc.);
descarte de duplicatas;
montagem/desmontagem de recortes.
Alm disso, os participantes tiveram que relacionar outras tarefas realizadas como parte do preparo. Entre
essas tarefas estavam:
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tirar fotocpia de documentos frgeis demais para que a microfilmagem fosse feita com a cpia;
contar documentos (ao invs de numer-los);
recolocar na pasta, recolocar na caixa, identificar com etiqueta, criar uma lista do contedo das pastas;
fazer inventrio dos itens dos lbuns de recortes para identificar os nmeros das pginas;
arquivar novamente os documentos aps ficarem prontos para a microfilmagem.
Com base no estudo de custo, a soma das subtarefas que compem o preparo gastou cerca de 38 horas e 28
minutos para uma amostra de 60 centmetros lineares (dois ps lineares).O maior percentual de documentos do
estudo 55,4% era da Categoria 1 (correspondncias avulsas e outros documentos). O nmero de amostras foi
pequeno demais para se tirar qualquer concluso sobre a influncia de cada uma das seis categorias no preparo, mas
existem dados suficientes para se chegar a concluses sobre o tempo exigido por documentos da Categoria 1 em
comparao a outros documentos. Das 14 amostras includas no estudo, oito foram classificadas como 80% ou mais
da Categoria 1. O tempo de preparao dessas amostras foi, em mdia, de apenas 20 horas. Os dados e a
experincia dos profissionais envolvidos no estudo de custo do suporte concluso de que os documentos da
Categoria 1 em geral necessitam de um tempo bem menor de preparo que os outros materiais.
Devido falta de uniformidade dos documentos de arquivo, difcil prever quanto tempo de preparo vai ser
gasto ou indicar um mtodo geral de preparo que possa agilizar o processo para todos os documentos. interessante,
porm, examinar os fatores que aumentaram o tempo gasto no preparo durante o estudo de custo. O estudo de custo
indicou, por exemplo, que:
formato dos documentos as correspondncias avulsas e os documentos de tamanho e formato semelhante
foram muito mais fceis de preparar para microfilmagem que os documentos de tamanhos incomuns,
principalmente em relao a documentos encontrados em lbuns de memrias, que podiam incluir recortes
de jornal, fotografias, bilhetes, lembranas e at folhas ou flores prensadas.
invlucro dos documentos as instrues da Fase I de medir dois ps lineares (60 centmetros lineares)
de material de arquivo para o estudo de custo produziu algumas variaes no nmero real de itens que
foram includos na amostra. No caso de documentos microfilmados da Biblioteca John Hay, de Brown, 60
centmetros lineares (dois ps lineares) de correspondncias dispostas uma a uma em pastas suspensas
que estavam includas na medio de 60 centmetros lineares (dois ps lineares) produziram muito menos
material para microfilmagem que os 60 centmetros lineares (dois ps lineares) de papis de Swann, da
Universidade da Flrida, que eram todos compostos de livros impressos e volumes encadernados da
Categoria 3. A comparao do nmero de fotogramas produzidos dos documentos da Biblioteca John Hay
1.602 com os 7.659 fotogramas que os Papis de Swann produziram, mostra que o invlucro pode ter
uma influncia bastante significativa na quantidade de material a ser microfilmado e, em alguns casos, no
tempo que leva para prepar-lo.
apresentao dos documentos correspondncias avulsas arquivadas desdobradas em pastas suspensas
exigiram relativamente pouco preparo, em comparao com uma pgina de um lbum de recortes, na qual
cada item tem que ser numerado para ser depois remontado, separado, desdobrado, planificado e disposto
na seqncia de microfilmagem. Documentos que exigiram qualquer tipo de desmontagem seja a retirada
de clipes, grampos, encadernao ou cola levaram mais tempo para preparar.
ordenao prvia dos documentos documentos que no estavam organizados ou processados
previamente, principalmente os que ainda no tinham sido inventariados, exigiram muito mais tempo de
preparo que os documentos que j tinham sido ordenados.
condio fsica dos documentos a necessidade de tratamentos de restaurao (umedecimento, planificao,
reparos etc.) antes da microfilmagem tambm aumentou o tempo de preparo. Em alguns casos, a espera pela
restaurao de alguns documentos interrompeu o fluxo geral de trabalho.
Grande parte do preparo, como a tarefa de desdobrar e numerar, foi feita por profissionais no especializados.
Mas observou-se que algumas tarefas de preparo so repetitivas, e que o pessoal obtinha, em tais tarefas, maior
produtividade e preciso quando trabalhavam em perodos pequenos e com intervalos. O rodzio de pessoal nessas
tarefas repetitivas em turnos de uma ou duas horas era mais produtivo que indicar uma pessoa para faz-las o dia
inteiro.
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O preparo geralmente exigiu mais de um nvel de profissionais. De acordo com os relatrios, os profissionais
no especializados foram os mais envolvidos no preparo, mas quase todas as colees relataram o envolvimento de
profissionais tcnicos e profissionais especializados.
Criao de sinalticas quatro horas e 27 minutos profissionais tcnicos.
A terceira tarefa, referente s sinalticas, inclua a sua criao e seu posicionamento entre os originais para a
microfilmagem. Na maior parte do tempo os profissionais envolvidos nesta tarefa eram tcnicos. O tempo gasto com
sinalticas (cerca de 4 horas e 27 minutos em mdia) foi influenciado pelos seguintes fatores:
contedo das colees algumas colees no exigiram mais que um conjunto padro de sinalticas,
enquanto outras precisaram de sinalticas adicionais para efeito de identificao e organizao. Os
coordenadores de projeto usaram tantas sinalticas quanto acharam necessrias.
registros bibliogrficos os tipos de registros bibliogrficos existentes (em nvel de coleo, srie ou
item) influenciaram na quantidade de sinalticas a serem criadas e inseridas na coleo.
ndices a organizao do microfilme geralmente veio logo aps a organizao do ndice. Se os documentos
estavam agrupados em nvel de pasta, microfilme recebeu sinalticas em nvel de pasta.
criao de sinalticas em computador a capacidade de criar sinalticas automaticamente ou semi-
automaticamente com um computador no local de trabalho do projeto foi um fator de economia de tempo no
estudo de custo, at mesmo nos casos em que os empregados tiveram que aprender a usar novo software.
Um outro fator de economia de tempo foi a ajuda, na produo de sinalticas, do pessoal da rea de
sistemas, capaz de produzir algumas das sinalticas automaticamente no estgio de retirada, durante a
atualizao dos registros.
contratao de servios de criao de sinalticas em um caso, a empresa de microfilmagem criou as
sinalticas da coleo. O que foi medido no estudo de custo foi o tempo de preparao do texto das
sinalticas.
Instrues para o operador de microfilmagem uma hora e 19 minutos profissionais especializados
A redao de instrues para o operador foi, na maioria das vezes, feita por profissionais especializados e o
tempo gasto nessas instrues foi em mdia de 1 hora e 19 minutos. Essa tarefa foi difcil de medir, porque as
instrues geralmente se aplicavam coleo como um todo, no s amostra de 60 centmetros lineares (dois ps
lineares). Nesses casos, o tempo exigido pela amostra foi calculado proporcionalmente. Os fatores que contriburam
para o tempo gasto na tarefa foram:
a experincia da empresa de microfilmagem com documentos de arquivo;
a uniformidade mesmo os documentos difceis de microfilmar, como pginas superpostas de lbuns de
recortes, exigiram menos instrues quando a coleo era uniforme do que quando ela era feita de documentos
de vrios tipos, para os quais era preciso redigir instrues separadas.
Transporte uma hora profissionais no especializados
O transporte dos documentos para a empresa de microfilmagem incluiu tambm o tempo de embalar e
desembalar os originais, o que foi geralmente feito por profissionais no especializados. Uma das colees
participantes do estudo de custo fez a microfilmagem internamente, e assim nenhum tempo de transporte foi relatado.
Uma outra instituio relatou que um profissional especializado teve que transportar os documentos porque a
entrada no estacionamento exigia um carto magntico que s emitido para empregados de nvel superior. Na
mdia, o transporte levou cerca de uma hora.
Inspeo seis horas e 15 minutos profissionais no especializados.
A inspeo foi normalmente feita por um profissional no especializado. A inspeo pgina a pgina para
verificar se estavam completas e na ordem correta foi feita com os originais em mos e levou cerca de 6 horas e 15
minutos para a amostra de 60 centmetros lineares (dois ps lineares). Conforme o previsto, houve uma estreita
correlao entre o nmero de fotogramas produzidos e o tempo exigido pela inspeo.
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Preparo para refilmagem 34 minutos profissionais especializados
O preparo para as refilmagens foi necessrio em somente oito das 14 amostras do estudo de custo. Esta tarefa
inclua juntar todas as geraes de microfilme e os originais contendo erros ou defeitos, preencher os relatrios de
controle de qualidade, escrever as folhas de rosto (capas) e devolver os documentos para a empresa de microfilmagem.
Em mdia, o tempo gasto nesta tarefa foi de cerca de 34 minutos. Nem todas as colees tiveram necessidade de fazer
refilmagens, mas 11 colees relataram o nvel de pessoal que teria sido usado se o preparo para refilmagem tivesse
sido necessrio, e o resultado que, na maioria, seriam usados profissionais especializados para a tarefa.
Inspeo das refilmagens uma hora profissionais no especializados / tcnicos
A oitava tarefa, inspeo das refilmagens, exigia 100% de inspeo das novas tomadas com os originais
mo. Neste caso tambm nem todas as colees tiveram que realizar esta etapa, mas 11 delas relataram o nvel de
pessoal que teria sido usado caso necessrio, e o resultado que a tarefa teria sido feita na maior parte por
profissionais no especializados ou profissionais tcnicos. Em comparao com a inspeo, o uso de profissionais
no especializados e de tcnicos para a inspeo das refilmagens aumentou um pouco e o uso de profissionais
especializados caiu um pouco. Em mdia esta tarefa levou um pouco mais de uma hora.
Preparao do ndice duas horas profissionais especializados
O tempo requerido na atualizao e criao de um ndice para a amostra variou de quatro minutos at 60 horas,
e a mdia ficou em duas horas. A variao dos tempos desta tarefa foi quase to grande quanto os tempos relatados
para o preparo. Na maioria, a responsabilidade pelo trabalho de criao de ndices foi de profissionais especializados.
A quantidade de documentos no influenciou, pelos resultados do estudo de custo, no tempo exigido para a
elaborao de um ndice. A simples microfilmagem de menos fotogramas no reduziu necessariamente o tempo gasto
na produo do ndice. O fator que mais influenciou esse tempo foi:
existncia prvia de um ndice obviamente, a criao de um ndice levou mais tempo quando no havia
nenhum do que quando havia um ndice preexistente, mesmo que tivesse que ser amplamente revisado. O
estudo de custo englobou colees com ndices preexistentes que precisaram de alteraes irrelevantes
aps a microfilmagem e colees para as quais foi necessrio criar um ndice ou revisar completamente o que
existia.
Etiquetagem e envio 50 minutos profissionais no especializados
A etiquetagem das caixas de microfilme e seu envio ao local de armazenamento foi feita na maioria das vezes
por profissionais no especializados e exigiu uma mdia de 50 minutos. Houve (previsivelmente) uma estreita
correlao entre o nmero de fotogramas (e, portanto, o nmero de rolos) e o tempo gasto para etiquetar as caixas e
envi-las para o local de armazenamento.
Atualizao do registro na AMC 50 minutos profissionais especializados
O controle do registro na AMC e a atualizao do inventrio incluram a atualizao dos registros do RLIN em
nvel de coleo e/ou srie, para retirar as anotaes sobre a indisponibilidade da coleo durante a microfilmagem,
a adio da descrio fsica das trs geraes de microfilme (no RLIN) e a retirada das anotaes nos arquivos locais
de consulta e circulao. O tempo mdio transcorrido nesta tarefa foi de 50 minutos. Algumas das colees
participantes relataram que os tempos foram calculados proporcionalmente em relao amostra, j que o trabalho
de controle do registro na AMC se aplicou coleo inteira. Na maior parte do tempo, a tarefa foi realizada por
profissionais especializados. H uma estreita correlao entre o tempo gasto no controle do registro da AMC e:
tempo gasto no preparo os documentos que exigiram mais tempo de preparo tenderam a gastar tambm
mais tempo no controle do registro da AMC;
tempo gasto nos ndices os documentos que exigiram mais tempo para que fossem criados ou revisados
os ndices tambm tenderam a exigir mais tempo no controle do registro da AMC.
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Reverso situao anterior microfilmagem uma hora e 21 minutos profissionais no especializados.
A reverso da situao de pronto para a microfilmagem incluiu reunir folhas, recolocar clipes, remover
instrues e sinalticas, reencadernar, recolocar no invlucro e devolver os documentos ao armazenamento. Essas
tarefas levaram em mdia uma hora e 21 minutos, e foram feitas normalmente por profissionais no especializados.
Houve uma correlao entre o tempo gasto na criao de sinalticas e o tempo gasto na reverso situao anterior,
o que pode indicar, quanto mais sinalticas forem elaboradas e interpostas, mais tempo ser gasto para remov-las
dos originais aps a microfilmagem.
Descarte de documentos sete minutos profissionais especializados.
Embora a maior parte dos documentos microfilmados na amostra foi devolvida situao anterior de
arquivamento, alguma coisa foi tambm descartada aps a microfilmagem, o que exigiu o manuseio dos documentos,
bem como o preenchimento e o arquivamento de correspondncias e outros documentos exigidos para o descarte.
Trs das 14 colees de amostra tiveram descartes, que exigiram de cinco minutos a uma hora e foram feitos em uma
instituio por profissionais no especializados e nas outras duas por profissionais especializados. O tempo mdio
exigido para todas as 14 amostras foi de sete minutos.
Consultoria e administrao quatro horas e 17 minutos profissionais especializados.
A tarefa final, consultoria e administrao, foi a mais difcil de medir. Ela inclua consultas entre os profissionais
envolvidos no projeto, consultas com o responsvel pela microfilmagem, com o pessoal do RLG e com outras
pessoas do APMP, bem como o tempo administrativo gasto em supervisionar o projeto, pagar contas, compilar
relatrios e monitorar o andamento do projeto. Calcular quanto desse tempo foi gasto por quantas das pessoas na
amostra de 60 centmetros lineares (dois ps lineares) foi um fator adicional a complicar o estudo de custo. Em mdia,
esta tarefa exigiu que 1,8 pessoas gastassem um total de quatro horas e 17 minutos, indo de 10 minutos a 32 horas.
Mais da metade do tempo, esta tarefa foi realizada por profissionais especializados.
Resumo dos dados
Tempos mdios
De acordo com os dados relatados no estudo de custo, a realizao das 14 tarefas exigiu em mdia 63 horas
e 20 minutos. importante notar que os tempos totais reais relatados no estudo de custo variaram de 17 a 263 horas.
Uma anlise da mdia de cada tarefa, portanto, proporciona mais informao sobre as exigncias relativas de tempo,
como auxlio na previso do tempo total.
Iobelo . Tempo mdio de codo torefo (em ordem crescente}
Tarefa Tempo relatado (horas:minutos)
Descartes 0:07
Preparao para refilmagem 0:33
Retirada 0:46
Controle do registro na AMC 0:51
Etiquetagem 0:51
Transporte 1:04
Inspeo das refilmagens 1:06
Instrues para o operador 1:19
Reverso situao anterior 1:21
Elaborao de ndice 1:55
Administrao 4:17
Criao de sinalticas 4:27
Inspeo 6:15
Preparo 38:28
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182
Custo de mo-de-obra
Devido variao de salrios entre as regies e instituies, o conhecimento do custo mdio de cada tarefa
tem menos importncia na previso de custos que a descrio de nmeros mais abstratos: o percentual com que cada
nvel de qualificao profissional foi usado para realizar a tarefa. Um conjunto de percentuais pode ser aplicado aos
custos locais de mo-de-obra a fim de prever o custo de cada tarefa por hora. Esse custo / hora pode ser ento usado
junto com o tempo previsto para cada tarefa e ajustado aos documentos, pelo conhecimento dos fatores mencionados
na seo anterior.
Mdias dos nveis de qualificao profissional
Os nmeros da tabela abaixo foram calculados atravs da mdia proporcional dos profissionais usados para
cada tarefa do estudo de custo. Se, por exemplo, uma tarefa levasse duas horas do tempo de profissionais no
especializados e de profissionais tcnicos (duas horas de cada), o que apareceria na tabela abaixo seria 50%, 50%,
0 nas trs colunas. Como essa uma relao tridimensional, que no pode ser ordenada de maneira linear, foi
estabelecida de uma maneira at certo ponto arbitrria uma tabela de salrios (em dlares) de seis dlares e
cinqenta centavos / hora para profissionais no especializados, 13 dlares / hora para profissionais tcnicos e 25
dlares / hora para profissionais especializados, a fim de ilustrar uma possvel ordem de tarefas, das que usam mais
profissionais no especializados para as que requerem mais profissionais especializados. A quarta coluna traz a
mdia do custo/hora da mo-de-obra. A instituio pode usar esta tabela de percentuais para estimar custos aplicando
os valores locais de mo-de-obra. A tabela reflete o fato de que determinadas tarefas com base nos resultados do
estudo de custo so realizadas por mais de um nvel profissional. A frmula usada para calcular cada salrio / hora
e salrio / hora = (6,5 * profissionais no especializados) + (13 * profissionais tcnicos) + (25 * profissionais
especializados).
Iobelo 9. Fercentuol de codo nvel de quolificoo profissionol usodo
As Tabelas 8 e 9, vistas em conjunto, mostram que embora o preparo tenha consumido um alto percentual do
tempo total exigido pelo processo de microfilmagem, ele foi a tarefa menos cara em termos de mo-de-obra. E embora
a administrao e as instrues para o operador tenham sido as tarefas que exigiram o nvel mais alto de profissionais
e o maior custo de mo-de-obra, essas tarefas exigiram relativamente pouco tempo (como mostrado na Tabela da
pgina anterior), a despesa para essas tarefas, portanto, teve relativamente pouco impacto nos custos totais do
projeto.
Tipo de profissional
Tarefa
No especializ. Tcnico Especializado
Salrio /
Hora
Preparo 59% 18% 23% % 9,49
Etiquetagem 40% 33% 27% 13,11
Criao de sinalticas 32% 47% 21% 13,13
Reverso situao anterior 54% 15% 31% 13,19
Retirada 43% 29% 29% 13,64
Inspeo 38% 31% 31% 13,87
Inspeo das refilmagens 36% 36% 27% 13,91
Transporte 47% 13% 40% 14,52
Preparao para refilmagem 25% 33% 42% 16,95
Elaborao de ndice 44% 6% 61% 18,41
Descartes 33% 0% 67% 18,83
Controle do registro na AMC 18% 24% 59% 19,35
Administrao 16% 32% 51% 20,44
Instrues para o operador 7% 29% 64% 20,44
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Custos mdios
Na Tabela 10, os mesmos salrios locais so usados para ampliar a ilustrao, mostrando quanto custaria, em
mdia, para reformatar 60 centmetros lineares (dois ps lineares) de documentos de arquivo. Para calcular o custo
total de cada tarefa, o salrio / hora de cada tarefa (tirado da Tabela 9) multiplicado pelo tempo mdio de cada tarefa,
conforme os resultados do estudo de custo.
Iobelo 10. Estimotivo de custos com bose nos mdios do estudo de custo
Com base nessa tabela de salrios locais, as 14 tarefas para esta amostra especfica de 60 centmetros lineares
(dois ps lineares) de documentos de arquivo teriam um custo de 758 dlares. Pelos resultados do estudo de custo,
o custo mdio de todas as tarefas de todas as 14 amostras foi de 739 dlares e 72 centavos. Estas duas mdias
parecem confirmarem-se, por serem to prximas, mas extremamente importante saber que, quando se usa mdias
para efeito de planejamento, a realidade pode se distanciar em muito da mdia: os custos reais das quatorze amostras
variaram de menos de 200 dlares at dois mil dlares. Ao fazer previses de custos, as mdias s servem para serem
usadas como ponto de partida do processo de planejamento. preciso avaliar as peculiaridades de cada conjunto de
documentos a serem microfilmados e lev-las em conta no clculo.
Algumas relaes entre a Tabela 8, Tempo mdio de cada tarefa, e a Tabela 9, Percentual de cada nvel
profissional usado, tambm so teis para determinar de que modo a combinao de tempo e salrio afeta o custo
total do projeto. A Tabela 11 sobrepe a ordem das tarefas da Tabela 8 e da Tabela 9 para mostrar o efeito do tempo
e dos salrios / hora sobre os custos totais. A ordem das tarefas da Tabela 9 afetada pelos salrios aplicados a ela
e, portanto, at certo ponto arbitrria, mas uma comparao da ordem geral das duas tabelas ainda instrutiva.
Tarefa Salrio / Hora Horas Custo
Preparo % 9,49 38:08 US$ 365,08
Etiquetagem 13,11 0:55 11,14
Criao de sinalticas 13,13 4:27 58,43
Reverso situao anterior 13,19 1:21 17,68
Retirada 13,64 0:46 10,37
Inspeo 13,87 6:15 86,69
Inspeo das refilmagens 13,91 1:06 15,30
Transporte 14,52 1:04 15,39
Preparo para refilmagem 16,95 0:34 9,66
Elaborao de ndice 18,41 1:55 35,35
Descartes 18,83 0:07 2,20
Controle do registro na AMC 19,35 0:50 16,45
Administrao 20,44 4:17 87,48
Instrues para o operador 20,44 1:19 26,78
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Iobelo 11. Comporoo dos ordens do tempo mdio e dos solrios/horo
As tarefas menos onerosas so as que ficam na metade de cima dos dois lados da Tabela. A retirada, por
exemplo, exigiu menos de uma hora e foi realizada satisfatoriamente por mo-de-obra relativamente barata. As tarefas
mais onerosas so as que ficam na parte de baixo de ambos os lados da Tabela. A administrao, por exemplo, tende
a exigir muito tempo e ser cara em termos de mo-de-obra. O fato da tarefa de preparo ficar em extremos opostos, nos
dois lados da tabela tambm significativo: embora o preparo fosse a tarefa que mais consumiu tempo no estudo de
custo 61% do tempo total foi a menos onerosa em termos de salrio/hora. No estudo de custo, o preparo
representou apenas 47% do custo total. Do mesmo modo, o controle do registro na AMC aparece em extremos
opostos na Tabela. Embora o controle do registro na AMC se baseie no trabalho de profissionais relativamente mais
caros, o tempo mdio gasto nessa tarefa foi menos de uma hora. O controle do registro na AMC consumiu apenas 1%
do tempo total gasto nas amostras, e somente 2% dos custos.
A anlise dessas correlaes ajuda no planejamento do projeto, pois elas indicam onde uma economia pode
ter um impacto maior no custo total do projeto, bem como onde a economia de alguns minutos no far muita
diferena nos custos. Embora exista uma tendncia de supor que a simples atribuio de certas tarefas a profissionais
de menor salrio servir para economizar dinheiro, um planejamento de bom senso deve levar em conta os fatores
conhecimento e experincia, difceis de mensurar. Um profissional especializado pode concluir uma tarefa em um
tempo menor, o que pode reduzir o custo total da tarefa, embora esse profissional custe mais por hora. Por outro lado,
igualmente importante que o efeito do conhecimento e experincia no seja superestimado: algumas tarefas podem
ser feitas quase no mesmo tempo por profissionais especializados ou tcnicos.
Correlaes e concluses da Fase I
A primeira fase do estudo de custo confirmou que prever tempo e custo na microfilmagem de documentos de
arquivo uma tarefa complexa, alm de revelar vrios fatores que podem afetar o tempo gasto em determinadas
partes do processo.
Ao serem resumidos, os dados mostraram vrias correlaes interessantes. Houve uma correlao estatstica
entre o tempo gasto no preparo e o tempo total gasto na amostra. Como o tempo de preparao representou em mdia
67% do tempo total, esta correlao parece bvia. Mas duas outras indicaes do aumento do tempo total foram
menos bvias: o tempo gasto na atualizao do registro na AMC e a inspeo. Os aumentos em qualquer dessas
duas tarefas corresponderam a um aumento do tempo total gasto na amostra. Principalmente no caso da atualizao
Tarefas ordenadas pelo tempo gasto Tarefas ordenadas pelos salrios / hora
Descartes Preparao
Preparao para refilmagem Etiquetagem
Retirada Criao de sinalticas
Controle do registro na AMC Reverso situao anterior
Etiquetagem Retirada
Transporte Inspeo
Inspeo das refilmagens Inspeo das refilmagens
Instrues para o operador Transporte
Reverso situao anterior Preparao para refilmagem
Elaborao de ndice Elaborao de ndice
Administrao Descartes
Criao de sinalticas Controle do registro na AMC
Inspeo Administrao
Preparao Instrues para o operador
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do registro na AMC, que consumiu apenas 1% do tempo gasto na amostra, a correlao marcante, e refora a
importncia da correlao entre a natureza da documentao e o tempo necessrio para prepar-la e catalog-la.
Outras correlaes dos dados do estudo de custo mostram relaes previsveis, como:
um aumento do tempo gasto no preparo dos documentos para refilmagem correspondeu a um aumento no
tempo gasto na inspeo das refilmagens. Do mesmo modo, um aumento do custo de preparo dos documentos
para refilmagem correspondeu a um aumento do custo de inspeo das refilmagens;
um aumento do tempo gasto na criao e na insero de sinalticas correspondeu a um aumento do tempo
gasto na reverso situao anterior, e um aumento no custo de inspeo correspondeu a um aumento do
custo de reverso situao anterior. Ambas as correlaes indicam que documentos mais complexos
que provavelmente requerem mais sinalticas e custam mais a inspecionar tambm do mais trabalho para
serem revertidos situao original;
um aumento do tempo gasto na elaborao do ndice correspondeu a um aumento do tempo gasto na
atualizao do registro na AMC.
O estudo de custo no confirmou algumas previses que pareciam naturais: no houve, por exemplo, correlao
entre o tempo gasto no preparo e o nmero de fotogramas de microfilme produzidos pela amostra, o que indica que
mesmo uma estimativa bem feita do nmero de documentos a serem microfilmados no uma boa indicao do tempo
necessrio para prepar-los. De maneira semelhante, no houve correlao entre o tempo exigido pelo preparo e pela
reverso situao anterior, e portanto no se pode supor que as colees que requerem muito preparo tambm vo
requerer um tempo correspondente para retornar os documentos situao original.
Houve tambm uma significativa correlao inversa entre o tempo gasto na redao de instrues para o
operador de microfilmagem e o nmero de fotogramas produzidos pelos documentos da amostra, indicando que
provvel que se gaste certo tempo na redao de instrues referentes a uma coleo, independente do nmero de
fotogramas que resulte. possvel que a redao de instrues referentes a uma coleo muito pequena requeira o
mesmo tempo que o de uma coleo muito grande, principalmente se os documentos forem de uma nica categoria.
Embora a correlao entre o tempo total investido no projeto e o percentual de documentos da Categoria 1
fosse insignificante, houve uma clara correlao inversa entre o percentual de documentos da Categoria 1 e o custo
de preparo, ou seja, embora a tempo de preparo no parea ser afetado pela presena de documentos da Categoria
1, os custos de preparo diminuam conforme o percentual de documentos da Categoria 1 aumentavam. Isso indica
que normalmente foi usada mo de obra mais barata para preparar documentos da Categoria 1.
Segundo os resultados da Fase I do estudo de custo, a administrao foi a tarefa com a maior incidncia de
uso de profissionais especializados. Cinco tarefas tiveram mais de 60% de uso de mo-de-obra especializada:
administrao, atualizao do registro na AMC, elaborao do ndice, descartes e redao de instrues para o
operador. As quatro ltimas tiveram impacto mnimo no total dos custos (abaixo de 4% do custo total, abaixo de 2%
do tempo total) enquanto a administrao, embora representando somente 7% do tempo total gasto na amostra,
representou em mdia 16% do custo total. Como j era previsto, um aumento no custo de administrao correspondeu
diretamente a um aumento dos custos totais.
Fase II
O objetivo da segunda fase do estudo foi coletar dados sobre as despesas totais do projeto e compar-los
com as estimativas do oramento desenvolvido durante o processo de elaborao da proposta. Ao contrrio da
primeira fase do projeto, que lidou exclusivamente com pequenas amostras de documentos, a segunda fase colheu
informaes relativas a colees inteiras. Foram coletados dados de 15 das 26 colees que foram microfilmadas no
mbito do projeto*.
* Todas as instituies participantes do APMP, exceto a New-York Historical Society e a New York State Library preencheram as
planilhas relativas a pelo menos uma coleo.
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A planilha da Fase II, que tinha a mesma estrutura da planilha usada para fazer o oramento durante o
processo de elaborao da proposta, colheu nmeros reais para compar-los s estimativas de custo. Alm disso,
algumas perguntas abertas coletaram as impresses mais subjetivas dos coordenadores de projeto sobre as despesas
e as tarefas que no tinham sido previstas ou que tinham sido muito subestimadas ou superestimadas. Todos os
participantes tiveram tambm que descrever a coleo na forma de percentuais das seis categorias de documentos
de arquivo (ver Figura 61).
Estimativas sobre a coleo
Em mdia, as estimativas sobre o nmero de ps lineares da coleo a ser microfilmada no projeto tiveram
preciso de at 3%. Embora alguns participantes tenham microfilmado valores maiores ou menores que o planejado,
a maior parte das diferenas no se deveu quantidade de documentos ter sido subestimada ou superestimada. A
preciso das estimativas do nmero de ps lineares a serem microfilmados, porm, no levou necessariamente
mesma preciso na estimativa do custo do projeto.
Em mdia, a preciso do nmero de fotogramas a serem produzidos por um determinado nmero de ps
lineares da coleo foi superestimada em cerca de 10%. A tendncia foi mais para superestimar (dez colees) que
para subestimar (cinco colees) o nmero de fotogramas. O percentual de erro foi aproximadamente o mesmo tanto
para subestimativas quanto para superestimativas. As colees que continham mais de 80% de documentos da
Categoria 1 tiveram seu nmero de fotogramas subestimado e superestimado na mesma proporo.
Estimativas de custo
Foram colhidos dados sobre custos em cinco reas: preparao, catalogao, microfilmagem, inspeo e
outras despesas gerais, que incluram administrao do projeto, etiquetagem, transporte para o local de armazenamento
e conserto de equipamentos. A partir desses dados, foi calculado o custo total do projeto por fotograma e por p
linear. Em mdia, os documentos das 15 colees dos quais 67% foram classificados na Categoria 1 custaram
cerca de 50 centavos de dlar norte-americano para microfilmar, com o custo variando de 23 a 91 centavos de dlares
por fotograma, o que gerou um custo mdio de 783 dlares por p linear (cerca de 30 centmetros lineares).
Em geral, os custos do projeto foram estimados com relativa previso para essas colees. O total de despesas
do projeto foi subestimado, mas somente por uma mdia de cerca de 10%. Um dos projetos foi superestimado em
apenas 3% do seu custo real. O pior caso foi uma subestimativa de 72%.
Custos mdios
As estimativas de alocao dos custos entre as cinco reas, porm, foi menos precisa. Em mdia, os custos
de cada categoria de despesa preparo, catalogao, microfilmagem, inspeo e outras despesas gerais foram
subestimados, alguns mais que outros. Dessas cinco categorias, a despesa de microfilmagem foi a estimada com
maior preciso durante o processo de planejamento: em mdia os custos de microfilmagem foram apenas subestimados
em cerca de 3%. Os custos de catalogao, porm, foram subestimados em mais de 300% e os de preparao em cerca
de 450%. Seis colees superestimaram o custo de preparo (embora no muito), enquanto nove colees subestimaram
os custos de preparo, uma delas por quase 5.000%.
Dos cinco grupos de despesas, a microfilmagem foi a mais onerosa. Os custos de microfilmagem representaram
59% dos custos totais do projeto. A inspeo e as outras despesas gerais representaram, cada, 9% dos custos totais
do projeto, enquanto a catalogao representou menos de 1% do total. A grande subestimativa dos custos de
inspeo teve menor impacto nos custos do projeto como um todo devido a sua menor participao proporcional no
total do custo, ao contrrio da enorme subestimativa dos custos de preparao. A margem de erro de estimativa do
custo geral do projeto passou de 10% para menos de 3% quando as estimativas referentes preparao e inspeo
foram retiradas do clculo.
Outros fatores observados
A Fase II do estudo de custo tambm requeria que os coordenadores de projeto relacionassem as despesas
incorridas durante o projeto que no tivessem sido previstas, e conseqentemente no constassem do oramento,
alm de registrar as categorias de custo que estivessem, na opinio dos coordenadores, subestimadas ou
superestimadas. Em nove das 15 colees, foi reportado que o preparo levou mais tempo que o previsto. A inspeo
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tambm demorou mais que o previsto em cinco colees. Algumas das despesas especficas que no foram previstas
ou que foram subestimadas so:
as cartas encadernadas em trs volumes de lbuns de recordaes geraram 5,6 ps lineares (1,71 metros
lineares), e no os previstos 3,0 ps lineares (0,91 metro linear);
os documentos em lngua estrangeira levaram mais tempo para serem preparados para microfilmagem;
a fotocpia intermediria foi necessria para muitos documentos frgeis ou com baixo contraste;
a criao de sinalticas com listas do contedo de pastas e rolos levou mais tempo que o previsto;
o preparo exigiu diferentes nveis de profissionais nos estgios finais do projeto;
foram necessrias segundas exposies em alguns casos para melhorar a densidade;
houve mais necessidade de refilmagens que o previsto;
os custos administrativos indiretos aumentaram quando a empresa de microfilmagem teve de ser substituda;
o custo de reparos nos equipamentos no foi previsto.
Concluses da Fase II
De maneira significativa, todas as categorias de despesas foram subestimadas nos estgios de planejamento
dessas 15 colees. Os custos de duas categorias de despesas preparo e inspeo foram os mais freqentemente
subestimados, enquanto a filmagem, catalogao e outras despesas gerais foram mais fceis de estimar com preciso.
As duas categorias de despesas que os coordenadores dos projetos participantes observaram estarem subestimadas
com mais freqncia foram o preparo e a inspeo. Este pressentimento claramente confirmado pelos dados, que
mostram que tanto os custos de preparo quanto os de inspeo foram altamente subestimados nas 15 colees. A
preciso das estimativas do projeto melhoram consideravelmente (de 10% para 3% de margem de erro) quando
calculadas sem incluir dados de preparo e inspeo.
Nas colees envolvidas na Fase II do estudo de custo, a filmagem em si foi a parte mais onerosa do processo
total de microfilmagem. A relativa preciso com a qual as despesas de microfilmagem foram previstas no estgio de
planejamento ajudou a reduzir o efeito das importantes subestimativas de outras despesas, com o preparo e a
inspeo.
A segunda tarefa mais onerosa do projeto foi o preparo. Como os custos de preparo representaram um grande
percentual dos custos totais do projeto, o efeito das estimativas imprecisas se ampliou proporcionalmente. A
inspeo tambm foi prevista de maneira muito imprecisa no planejamento, mas como os custos de inspeo
representavam menos de 10% do total, a impreciso teve um impacto menor.
Os dados coletados no estudo de custo APMP demonstram a dificuldade de prever custos com exatido na
microfilmagem de documentos de arquivo. O estudo de custo no aponta solues, mas isola determinadas reas
problemticas que devem receber ateno na hora de fazer estimativas. Espera-se que os projetos futuros usem o
trabalho deste estudo para desenvolver mtodos melhores e mais precisos para prever custos e que busquem
maneiras de minimiz-los e maximizar a eficincia. Um melhor conhecimento de como fazer oramentos do tempo e do
dinheiro investido na reformatao para a preservao de documentos de arquivo levar a melhores polticas e
prticas de preservao.
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Apndice 9
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Appraisal. American Archivist, v. 48, no. 2, Spring 1985.
Recursos tcnicos
As normas, prticas recomendadas com base em normas e os relatrios tcnicos listados abaixo so
periodicamente revisados. Contate o AIIM para mais informao sobre as mais recentes publicaes sobre
normas tcnicas. As Publicaes do AIIM esto disponveis na Association for Information and Image
Management (AIIM), 1100 Wayne Avenue, Suite 1100, Silver Spring, MD 20910 (301-587-8202).
AIIM D003
Specifications for the Microfilming of Manuscripts. Reprint of the 1980 edition of this Library of Congress
publication.
AIIM TR (Technical Report) 2-1992. Glossary of Imaging Technology. 1992.
AIIM TR (Technical Report) 26-1993. Resolution as It Relates to Photographic and Electronic Imaging.
1993.
ANSI/AIIM MS14. Specifications for 16mm and 35mm Roll Microfilm. 1988.
ANSI/AIIM MS18.Splices for Imaged MicrofilmDimensions and Operational Constraints.1992.
ANSI/AIIM MS19.
Recommended Practice for Identification of Microfilms. 1993.
ANSI/AIIM MS23.
Practice for Operational Procedures/Inspection and Quality Control of First-Generation, Silver-Gelatin
Microfilm of Documents. 1991.
ANSI/AIIM MS26.
35mm Planetary Cameras (top light)Procedures for Determining lllumination Uniformity of Microfilming
Engineering Drawings. 1990.
53 02.p65 20/06/01, 09:38 191
192
ANSI/AIIM MS34.
Dimensions for Reels Used for 16mm and 35mm Microfilm. 1990.
ANSI/AIIM MS45.
Recommended Practice for Inspection of Stored Silver-Gelatin Microfilms for Evidence of Deterioration.
1990.
ANSI/AIIM MS48.
Recommended Practice for Microfilming Public Records on Silver Halide Film. 1990.
As publicaes ANSI a seguir esto disponveis no American National Standards Institute, Sales Department,
1430 Broadway, New York, New York 10018. AIIM is also an authorized distributor of these publications.
ANSI /ISO 3334.*
American National Standard for MicrocopyingISO Resolution Test Chart No. 2Description and Use in
Photographic Documentary Reproduction. 1991.
ANSI IT9.1.
American National Standard for Imaging Media (Fi1mSilverGelatin TypeSpecifications for Stability.
1992.
ANSI IT9.2.
American National Standard for Imaging MediaPhotographic Processed Films, Plates, and Papers
Filing Enclosures and Storage Containers. 1991.
ANSI IT9.3.
American National Standard for Photography (Imaging Media)Photographic Films and PapersMethods
for Determining Dimensional Change Characteristics. 1989.
ANSI IT9.4.
American National Standard for Photography (Film)Lubrication on FilmsMethods for Determining.
1988.
ANSI IT9.5.
American National Standard for Imaging Media (Film)Ammonia-Processed Diazo FilmsSpecifications
for Stability. 1992.
ANSI IT9.6.
American National Standard for PhotographPhotograph is FilmsSpecifications for Safety Film. 1990.
ANSI IT9.11.*
American National Standard for Photography (FilmProcessed Safety Photographic Film. 1991.
ANSI IT9.12.
American National Standard forPhotography (Film)Processed Vesicular FilmSpecifications for
Stability. 1991.
ANSI IT9.13.
American National Standard for Photography (Imaging Media)Photographic Films, Papers, and Plates
Glossary Terms Pertaining to Stability. 1992.
ANSI/NAPM IT9.15.
American National Standard for Imaging Media (Photography)The Effectiveness of Chemical Conversion
of Silver Images against OxidationMethods for Measuring. 1993.
* Tambm conhecida como ANSI/AIIM MS51-1991.
53 02.p65 20/06/01, 09:38 192
193
ANSI PH1.51.
American National Standard for Photography (Film)Micrographic Sheet and Roll Film Dimensions.
1983.
ANSI PH4.8.
American National StandardforPhotography(Chemicals)ResidualThiosulfate and Other Chemicals in
Films, Plates, and PapersDetermination and Measurement. 1985.
O Instituto de Permanncia da Imagem, (IPI), um instituto de pesquisa, publica vrios recursos tcnicos e
oferece assistncia em assuntos relacionados a produtos fotogrficos, de cinema e de microfilme. A publicao
a seguir est disponvel no Image Permanence Institute (IPI), Rochester Institute of Technology, Post Office
Box 9887, Rochester, NY 14623-0887.
IPI Storage Guide for Acetate Film. 1993*.
*Traduzida e publicada pelo Projeto CPBA sob o ttulo: Guia de Image Permanence Institute (IPI) para armazenamento de filmes de
acetato
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194
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195
Sobre os colaboradores
Laurie Abbott uma consultora para orientar bibliotecas e arquivos em automao, preservao e acesso.
Foi membro atuante no RLG administrando projetos cooperativos de microfilmagem, dirigiu os testes de
campo para o desenvolvimento de uma ferramenta de avaliao de necessidades de arquivos e contribuiu em
projetos piloto que aplicam tecnologia digital para preservao. Continua trabalhando em vrios projetos
para o RLG, incluindo a edio do boletim informativo do Grupo, chamado Colloquium. Ela tambm atuou
como assistente bibliogrfica para Estudos sobre o Oriente Mdio na Universidade de Chicago e como
analista de sistemas em automao de bibliotecas.
Virgnia J. H. Cain arquivista e diretora assistente do Departamento de Colees Especiais da Biblioteca
Robert W. Woodruff na Universidade de Emory onde atua como coordenadora de catalogao para o AMC,
para o arranjo e descrio de acervos manuscritos e para os Arquivos de Emory. Foi presidente da Sociedade
de Arquivistas de Gergia e membro do Comit Americano em Educao e Desenvolvimento de Profissional
da Sociedade de Arquivistas Americanos.
Nancy E. Elkington o diretora assistente de servios de preservao do RLG. Editora do Manual de
Microfilmagem de Preservao do RLG (1992), Elkington serviu como gerente de projeto para vrias iniciativas
de microfilmagem cooperativa. Projetou e conduziu treinamentos em administrao e controle de qualidade
de projetos de microfilmagem, colabora em comits de normalizao da Sociedade de Arquivistas Americanos
e em 1994 recebeu o prmio Esther J. Piercy (Associao para Colees de Biblioteca e Servios Tcnicos).
Diane E. Kaplan arquivista do Departamento Manuscritos e Arquivos na Biblioteca Universitria de Yale.
Ela atua como o coordenadora de microfilmagem de preservao no departamento e editora e autora do Guia
para a edio em microfilme dos Documentos de Henry Lewis Stimson na Biblioteca Universitria de Yale.
Anne R. Kenney o diretora associada do Departamento de Preservao e Conservao da Biblioteca
Universitria de Cornell. Ela responsvel por todos os projetos de reformatao do Departamento, incluindo
a microfilmagem de preservao e a digitalizao. Ela foi presidente da Sociedade de Arquivistas Americanos,
serve no Comit de Digitalizao do Conselho Internacional em Arquivos, e continua estudando o uso de
tecnologias digitais por preservar materiais de biblioteca.
Erich Kesse o responsvel pela preservao de Bibliotecas da Universidade da Flrida. Nesta funo
administra um departamento que inclui um programa de reproduo de preservao e um laboratrio de
microfilmagem. Kesse tem extensa experincia desenvolvendo sistemas de administrao de informao
online em seu departamento e agilizar e reduzir custos no processo de microfilmagem so reas de interesse
particular.
Maxine La Fantasie associada de referncia e arquivista da Biblioteca de Fales e das Colees Especiais
da Universidade de Nova Iorque. Sua experincia administrativa e prtica com microfilmagem de preservao
provm de seu trabalho nos projetos de microfilmagem do Departamento de Preservao da Universidade de
Nova Iorque e de sua participao em seminrios de preservao. Ela possui mestrado em histria e
graduada em administrao de arquivos e programa de edio histrica.
Jennifer B. Lee foi curadora de livros na Biblioteca John Hay da Universidade de Brown desde 1982. Ela
administra cerca de cinqenta colees, inclusive as de John Hay e de Abraham Lincoln. Em 1988, pelo 150
aniversrio de nascimento de John Hay, Lee organizou uma srie de conferncias e uma edio John Hay na
edio anual da Biblioteca, Books at Brown.
Nancy F. Lyon uma arquivista no Departamento de Manuscritos e Arquivos na Biblioteca Universitria de
Yale. Ela supervisiona a catalogao MARC AMC para o Departamento e participou do desenvolvimento e
da implantao do RLIN AMC, desde o seu comeo, em 1984.
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196
Gary McLerran bibliotecrio encarregado da conservao de livros na Biblioteca da Instituio Hoover,
na Universidade de Stanford. Ele trabalhou como tcnico de conservao no Centro Harry Ransom de
Pesquisas em Cincias Humanas na Universidade de Texas em Austin, no BookLab e no Arquivo do Estado
de Nova Iorque. Entre 1989 e 1993 foi supervisor de microfilmagem para a Instituio de Hoover e responsvel
pela produo de 735 rolos de microfilme projeto APMP do RLG.
Linda M. Matthews diretora de Colees Especiais na Biblioteca Robert W. Woodruff da Universidade de
Emory. Ela membro da Sociedade de Arquivistas Americanos e trabalhou no conselho da Sociedade. Tem
atuado em assuntos relativos a direitos autorais, normas e educao para arquivistas, e trabalhou com o RLG
e outras organizaes em projetos de preservao para arquivos e manuscritos.
Bob Mottice o engenheiro fotogrfico e gerente de controle de qualidade na University Microfilms
International. Veteranno de 35 anos no campo de fotografia e microfotografia, Mottice vem cumprindo um
papel fundamental na formao e na administrao do Departamento de Controle de Qualidade da UMI. Suas
contribuies para a qualidade na indstria, para o desenvolvimento de normas, para as bibliotecas e a
comunidade de preservao de arquivos significante, particularmente na rea de capacitao em tcnicas
de controle de qualidade.
James M. Reilly o diretor do Instituto de Permanncia da Imagem, IPI, no Instituto de Tecnologia de
Rochester, em Rochester, Nova Iorque. O IPI um laboratrio de pesquisa acadmico com uma equipe de
nove pessoas dedicadas preservao da imagem e formao de profissionais em preservao. co-
responsvel pela Sociedade para a Cincia e Tecnologia da Imagem. Reilly o autor de numerosos artigos
tcnicos em preservao de fotografia. Ele escreveu dois livros, recentemente Care and Identification of
19th-Century Photographic Prints (Kodak, 1986). Constantemente solicitado como consultor de preservao
e conferencista, Reilly tem colaborado mundialmente em museus, bibliotecas, e arquivos.
Eileen Usovicz um consultor com 13 anos de experincia em microfilmagem de preservao para bibliotecas
e arquivos. Ela foi gerente de operaes de MAPS (agora Recursos de Preservao), onde durante quatro
anos ajudou uma das maiores agncias de servio da nao a construir um padro de microfilme com qualidade
de preservao. Antes de 1989, era a gerente do Laboratrio de Reprografia da Universidade de Columbia,
coordenadora de microformas para a empresa K. G. Saur e operadora de microfilmagem no NEDCC (Nordeste
Centro Conservao Documento). Ela esteve especialmente preocupada com inovao em processos de
microfilming de preservao, tcnicas, e equipamento, e proveu nacionalmente e internacionalmente
treinamento aos operadores de mquina fotogrfica e pessoal de projeto.
Williarn K. Wallach o diretor assistente do Bentley Biblioteca Histrica na Universidade de Michigan. Ele
tambm serve como co-director do Programa de Companheirismo de Pesquisa do Bentley para Estudo de
Arquivos Modernos, um programa que apia pesquisa avanada em assuntos da natureza, administrao,
preservao e uso de registros modernos. Um companheiro da Sociedade de Arquivistas Americanos, Wallach
tambm trabalhou em um programa do NEH e como arquivista aos Arquivos de Histria de Bem-estar social
na Universidade de Minnesota.
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197
ndice remissivo
B
barra de calibragem em etapas
uso 85, 119
base do filme
inspeo 81
empresa de microfilmagem
e subcontratao 29
e sinalticas 139-169
e exigncias de densidade uniforme 109-110
avaliao 23-24, 186
fatura 32
e contrato de microfilmagem 129-130
relatrios de controle de qualidade 21,72
responsabilidades 28-30
fluxo de trabalho 72 - 73
busca de substituto (Ver busca)
C
campos da AMC
tabela de catalogao de microformatos 58
campos do RLIN
PLOC 55,98
campos do USMARC
007 52-53, 57
245 58
530 54, 58
533 54, 58
540 54, 58
555 54, 58
583 55, 58
cancelamento
do contrato de filmagem 129
carta-convite (Ver edital)
catalogao (Ver controle bibliogrfico e arquivstico)
cintas (Ver tambm prendedores) 82
cdigo do NUC
e sinaltica 148
coleo
e sinalticas 151
comer e beber no local de trabalho 117
comunicao
e empresa de microfilmagem 18, 30
e contrato de microfilmagem 129
conservao
e empresa de microfilmagem 25 26
pr-filmagem 25
contedo do rolo
e etiqueta do NUS 100
contraste dos originais
e densidade 85, 109
e digitalizao 109
contratao de servios de microfilmagem 17 - 18, 175
e erros da empresa de microfilmagem 31, 35 - 36
e registros da empresa de microfilmagem 32 - 33
A
acesso (Ver controle bibliogrfico e arquivstico)
administrao do projeto
conforme definida no estudo de custo 181
custos
conforme relatados no estudo de custo 186
AIIM D003 191
AIIM TR2-1992 111,191
AIIM TR26-1993 111,191
AIIM
normas 23,31,191
e contrato de microfilmagem 129
lbuns de recortes 137
e leituras de densidade 109
e desencadernao 68
consideraes de filmagem
preparao
American National Standards Institute
(Instituto Americano de Normas Nacionais) (Ver ANSI)
ANSI IT9.11-1991 106, 131,192
ANSI IT9.1-1992 129,131,192
ANSI IT9.12-1991 131,192
ANSI IT9.13-1992 192
ANSI IT9.2-1991 131,192
ANSI IT9.3-1989 192
ANSI IT9.4-1988 192
ANSI IT9.5-1992 131,192
ANSI IT9.6-1990 192
ANSI PH1.43-1985 192
ANSI PH1.51-1983 193
ANSI PH4.8-1985 131, 193
ANSI
normas 191,193
e contrato de filmagem 129
ANSI/AIIM MS14-1988 191
ANSI/AIIM MS18-1992 118,191
ANSI/AIIM MS19-1993 191
ANSI/AIIM MS23-1991 76,84,131,118,119,120,122, 140, 191
ANSI/AIIM MS26-1990 191
ANSI/AIIM MS34-1990 131,192
ANSI/AIIM MS45-1990 92, 192
ANSI/AIIM MS48-1990 191
ANSI/AIIM MS51-1991 193
ANSI/ISO 3334-1991 118, 158
ANSI/NAPM IT9.15-1993 172
anti-mancha aureolar 118
armazenamento 25 - 27
e empresa prestadora de servios de microfilmagem
do negativo matriz 97-102
do negativo de segurana 97
da cpia de servio 97
arranhes
inspeo 78, 79, 82 - 83
Association for Information and Image Management
(Associao para a Administrao de Informaes e Imagens)
(Ver AIIM)
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198
e registros da instituio 35
clusula de arbitragem 30
escolha da empresa de microfilmagem 23
cumprimento das normas 28
controvrsias 30
clusula de renovao 34
ps-filmagem 31
redao do contrato 28
servios de preparao 31
clusula de reajuste de preos 34 - 36
relacionamento com a empresa de microfilmagem 35 -
36
direitos sobre negativo matriz 28
segurana e seguros 28, 36
armazenamento do negativo matriz 31
clusula de resciso 30 - 31
contrato
amostra 129
estrutura 27
controle arquivstico (Ver controle bibliogrfico e
arquivstico)
controle bibliogrfico e arquivstico
fatores de acesso 51-52
conforme a definio do estudo de custo 180
microfilme de coleo composta 56
custos
conforme relatados no estudo de custo 186, 187
fatores que influenciam o tempo necessrio
conforme relatados no estudo de custo 183
inteno de microfilmar 51,52
controle de qualidade (Ver tambm inspeo)
e digitalizao do microfilme 108
e empresa de microfilmagem 27, 31, 73, 77
e contrato de microfilmagem 129
e instituio 77
exigncias 117
soluo de controvrsias 91-92
controle do registro na AMC (Ver controle bibliogrfico e
arquivstico)
controvrsias
e contrato
converso filme a digital (Ver digitalizao do microfilme)
cpia de servio 97, 118
inspeo 77, 80 82
custo lquido e contrato 26, 27
produo de 77
exigncias para 117
armazenamento de 97-105
enrolamento 82
cpia de consulta (Ver cpia de servio)
cpia positiva (Ver cpia de servio)
Copyright Revision Act (Lei de Reviso de Direitos
Autorais) de 1976 30
corroso
do microfilme 171
criao de sinalticas
e contrato de filmagem 120
e ndice 48
e objetos sobrepostos 49, 87
e reverso situao anterior microfilmagem
conforme relatada no estudo de custo 184
conforme definida no estudo de custo 176
fatores que influenciam o tempo necessrio
conforme relatados no estudo de custo 176
documentos avulsos ou soltos 39
amostras de fontes 143
custo de microfilmagem
e contrato 27
mdias reportadas no estudo de custo 177 181
fatores 18, 25 - 26, 69
mo de obra 17
correlao com o nvel de profissionais
conforme reportada no estudo de custo 181 - 182
D
defeitos
e digitalizao de microfilmes 109
inspeo 79 - 84, 129
densidade de fundo (Dmax) (Ver densidade)
densidade de linha (Ver densidade)
densidade mxima (Ver densidade)
densidade mnima (Ver densidade)
densidade uniforme
exigncias 129
densidade
e digitalizao de microfilmes 109
e controle de qualidade para 78 - 87, 129
definio 85
inspeo
empresa de microfilmagem 76, 77
instituio 78
objetos sobrepostos 49, 117
exigncias
negativo matriz 78
cpia de servio 79
densitmetro 78, 85 -86, 117
densitmetro de reflectncia (Ver densitmetro)
densitmetro de transmisso (Ver densitmetro)
desbotamento do microfilme 171
descarte de materiais aps a microfilmagem 97
procedimentos 97 - 98
descarte de materiais
aps a filmagem (Ver procedimentos ps-filmagem)
conforme definido no estudo de custo 181 - 183
desencadernao (Ver preparao)
e contrato de microfilmagem 129
deteriorao de imagens em prata 171 173
dirios
consideraes de filmagem 129
digitalizao 107 - 109, 191
converso do microfilme 107 - 109
de microfilmes 107 - 108
direitos autorais 27, 30, 175
e sinalticas 152
declarao
Dmax (Ver densidade)
Dmin (Ver densidade)
53 03.p65 20/06/01, 09:09 198
199
documentos de arquivo
categorias para o estudo de custo 176, 186
caracteristicas e microfilmagem 63-64
arranjo e descrio 190, 191
documentos
posicionamento no filme 39
documentos sobrepostos
consideraes de filmagem 49
documentos em anexo
localizao no filme 39
2 em 1 (Ver posicionamento de item)
DPI
definio 108
E
Edital 25
embalagem (Ver transporte)
emendas 115, 119-125
e digitalizao do microfilme 110
e base do filme 84
e controle de qualidade 78 - 89
e sinaltica tcnica 139
erro descoberto na unidade filmadora 126 - 128
erro descoberto durante a inspeo 125 - 126
inspeo de 79, 80, 84
exigncias de 121, 122
emprstimos entre instituies
emulso
gelatina de prata 118, 120
e contrato de microfilmagem 129
encapsulamento
de sinalticas 140
enquadramento da imagem 67
e digitalizao do filme 109
enquadramento 67 - 109
exigncias 121, 109
enrolamento 82
inspeo 82, 84
exigncias 82
equipamentos 24
e empresa de microfilmagem 25, 34
armazenamento 23, 24
equipe(Ver profissionais)
erros
e contrato de filmagem 134
escala de reduo 25 - 26
e digitalizao do microfilme 109
e contrato de filmagem 133, 134
e etiqueta do NUS 109
e controle de qualidade 77
e ndice de Qualidade 88
e criao de sinalticas 139, 156
alterao 66, 67
programao dos rolos 45
exigncias para 120
lbuns de recortes 137
escalas de reduo fixas (Ver escalas de reduo)
espaamento
e digitalizao do microfilme 109
exigncias para 121
especificaes de filmagem
e contrato de microfilmagem 133 135
contedo do rolo 101
teste de resoluo (Ver sinalticas tcnicas )
seqncia para documentos de arquivo 42
INCIO 117, 139, 144, 146
tcnica 120, 144, 162, 167
e controle de qualidade 76
restries de uso 144, 153
espelhamento da prata 171
Estado de Nova Iorque
e pesquisa de polissulfeto 171
etiqueta do NUS
amostra 101, 102
etiquetagem
e o contrato de microfilmagem 132
negativo matriz
projeto fora do mbito do RLG 99
projeto do RLG 99 - 100
custo lquido e contrato 25, 29
negativo de segurana 97
cpia de servio 97, 103
caixas de armazenamento 103
conforme definidas no estudo de custo 178
exposio
efeito do contraste e cor 64
exposies duplicadas
e digitalizao do microfilme 111
e controle de qualidade 77
diretrizes para a empresa de microfilmagem 122
objetos sobrepostos 49, 138
exposies mltiplas (Ver exposies duplicadas)
F
fatores que influenciam o tempo necessrio 17
conforme relatados no estudo de custo 176 - 181
imposio de ordem 39, 179
volumes impressos 178
recortes de jornal 178
materiais de grandes formatos 178
condies fsicas 26
retirada 177, 182, 184
lbuns de recortes 178
fluxo de trabalho 72, 73
fog (Ver defeitos)
fonte de luz
fontes externas de financiamento 20, 25 - 28
consideraes 20
sinalticas 149 - 150
fontes
amostras para sinalticas 143
fora de foco (Ver defeitos)
formato da AMC (USMARC) 189
formulrio de uso para o pesquisador
e criao de sinalticas
formulrios
53 03.p65 20/06/01, 09:09 199
200
etiqueta do NUS 101 - 102
relatrio de controle de qualidade (Ver Relatrio de
Controle de Qualidade)
Relatrio de Remessa de Negativo Matriz do RLG
em branco 105
fotografias
e leituras de densidade 87
exposies duplicadas para 86 - 87
Fotogramas
estimativa do nmero de 44 - 45
fumar
no local de trabalho 117
fundo do microfilme cpia
cor 71
dicas 86 - 87
G
gelatina de prata
emulso 81
Guia de Armazenamento de Filmes de Acetato (IPI Storage
Guide for Acetate Film) 81
guia do rolo
amostra 60 - 61
H
Hodges, Martha 189
horizontal (Ver modo horizontal)
I
identificao do projeto
e etiqueta do NUS 101 - 102
iluminao uniforme (Ver iluminao)
ilustraes em tons contnuos
e tipo de filme 118
Image Permanence Institute (Ver IPI)
imagens coloridas 120
imposto sobre a venda
custo lquido e contrato 18
impostos 20
e contrato de filmagem 130
impresses digitais (Ver defeitos)
inclinao (Ver tambm defeitos)
e digitalizao do microfilme 100
exigncias 121
ndice de Qualidade (IQ) 88, 89
grfico 89 - 92, 93
exigncias 120
ndice
e controle bibliogrfico e arquivstico
conforme relatado no estudo de custo 176- 177, 17
e sinalticas 179
filmagem
localizao no microfilme 56
atualizao aps a microfilmagem 52
atualizao ou criao
conforme definido no estudo de custo 180
fatores que influenciam o tempo necessrio 180, 181
ndices
localizao no filme 39
infrao
e contrato de microfilmagem 28
inscries em linhas finas 120
insero de folhas 42
inspeo
e originais 80, 90 91
e reverso situao anterior preparao
conforme relatada no estudo de custo 181
conforme definida no estudo de custo 176, 177
bibliogrfica 76, 80, 90 - 91
exigncias para 121, 122
pela empresa de microfilmagem 76, 78
pela instituio 76, 79
custos
conforme relatados no estudo de custo 180 - 183
equipamentos e materiais de inspeo 77
exigncias para 122
no fluxo de trabalho de microfilmagem 72 73
custo lquido e contrato 29
de refilmagens
conforme definida no estudo de custo 180
dos negativos matriz armazenados 92 93
fsica 78 - 81
rejeio 83 - 84, 90 - 91
rotinas 78
sinalticas 123
tcnica 80
exigncias para 122 - 123
rea de trabalho 77
instalaes de microfilmagem
avaliao 24
visitas 30 - 31, 35
instituio
e criao de sinalticas 139
instrues de microfilmagem
e contratos de filmagem 129, 131
e delimitaes
conforme relatadas no estudo de custo 183, 184 187
conforme definidas no estudo de custo 177, 180
fatores que influenciam o tempo necessrio
conforme relatado no estudo de custo 177, 180
gerais 48 49
tratamento especial 49
uso de bilhetes 49
instrues para o operador (Ver instrues de filmagem)
inventrio
filmagem 48 49
atualizao aps a filmagem 52
invlucro 178
e sinalticas
exigncias
e controle de qualidade
inspeo
53 03.p65 20/06/01, 09:09 200
201
IPI SilverLock (Ver tambm tratamento do microfilme
com polissulfeto) 122, 123, 172
IPI 122
publicaes 193
item
e sinalticas 139 - 140
J
jornais
localizao do item 67
densidade recomendada 120
K
Kodak Brown Toner 172
Kodak Image Capture AHU 118
Kodak Imagelink HQ 118
L
leitora de microfilmes 77, 123
leituras da densidade
exigncias 119
empresa de microfilmagem 72 73
negativo de segurana 120
lente com lmpada 77
local de trabalho
e controle de qualidade 76 77
exigncias 117
lupa (Ver lupa de joalheiro)
lupa de joalheiro 77 - 78
luvas 77
M
manchas (Ver defeitos)
manchas de gua (Ver defeitos)
manchas generalizadas
manivelas (Ver rebobinadores)
Manual (Ver Manual de Microfilmagem de Preservao do
RLG)
Manual de Microfilmagem de Preservao do RLG (Ver
tambm diretrizes do RLG)
manuscritos
densidade recomendada 120
manuseio especial 26
e empresa de microfilmagem 25 26
custo lquido e contrato 29
manuteno de registros
e instituio 19, 33
MARC (Ver USMARC)
marcao (Ver etiquetagem)
marcaes a lpis 121
mscara da unidade filmadora
definio
documentos sobrepostos
materiais de grandes formatos
e contrato de microfilmagem 134
preparo 41
materiais frgeis
e filmagem 26, 68, 70
consideraes 68
meios tons 70
e tipo de filme 118
custos
conforme relatados no estudo de custo 182 - 183
razes para 16
microfilmagem de amostra
Microfilme de Duplicao Direta Kodak 2468 118
variao de densidade 119
Microfilme de Duplicao Direta Kodak 2470 118
variao de densidade 119
Microfilme de Duplicao Kodak Tipo 2462 119
Microscpio 77
modo de filmagem
definio 65
e digitalizao de microfilmes 109
e programao dos rolos 44
alterao 68 - 69
lbuns de recortes 70, 137
modo horizontal 25- 26, 118
definio 66
programao dos rolos 25 - 26, 43 - 48
e contrato 133
e sinaltica 157
modo vertical
definio 66
programao dos rolos 25 - 26, 43 - 48
N
National Endowment for the Humanities (Fundo Nacional
de Humanidades) (Ver NEH)
National Historical Publications and Records Comission
(Comisso Nacional de Publicaes e Registros Histricos)
(Ver NHPRC)
National Institute for Standards and Technology (Instituto
Nacional de Normas e Tecnologia) (Ver NIST)
National Register of Microform Masters (Registro Nacional
de Matrizes em Microformas) (Ver NRMM)
National Underground Storage (Armazm Subterrneo
Nacional) (Ver NUS)
National Union Catalog (Catlogo Nacional da Unio)
(Ver NUC)
negativo de cmera (Ver negativo matriz)
negativo de segunda gerao (Ver negativo de segurana)
negativo de segurana 97
custo de produo 25 - 26
exigncias de densidade 119
inspeo 71, 78 - 80
custo lquido e contrato 27
produo 71
exigncias 118, 120 - 121
armazenamento 31, 92, 99
enrolamento 82
negativo matriz de preservao (Ver negativo matriz)
negativo matriz 97
exigncias de densidade 118 - 119
53 03.p65 20/06/01, 09:09 201
202
inspeo 75 - 76, 77 - 87
etiquetagem em projeto fora do mbito do RLG 99,
100
etiquetagem em projeto do RLG 101 - 102
custo lquido e contrato 27, 29
preparao para armazenamento 97 - 106
produo 64 - 69
exigncias 118 - 119, 120 121
emendas 125 128
enrolamento 82
NEH
e pesquisa sobre polissulfeto 172
diretrizes 27
NHPRC
e pesquisa sobre polissulfeto 172
NIST
barras de calibragem 85, 119
nome do projeto
e sinalticas
normas
e contrato de microfilmagem 190 192
microgrficas 23
notificao
ao NUS do envio
ao RLG do envio ao NUS
nmero de armazenamento (Ver nmero de armazenamento
do negativo matriz)
nmero de armazenamento do negativo matriz
e contrato de filmagem
e etiqueta do NUS
e caixa de armazenamento
e sinaltica
NUS 100 - 104
O
OCR
definio 109
operador de camara
e materiais de arquivo 64
e sinalticas 156, 157
rgo financiador (Ver fonte externa de financiamento)
orientao
paisagem 141
retrato 141
originais
e digitalizao do microfilme 107
oxidao com manchas avermelhadas
oxidantes 172
efeitos sobre o microfilme
oznio
efeitos sobre o microfilme 172
P
pginas em branco
e filmagem 40
pginas superpostas 49
para a digitalizao do microfilme 121-179
medio
exigncias 179
teste
empresa de microfilmagem
Parcial (Ver registro bibliogrfico)
e sinalticas (Ver sinalticas: registro breve)
pasta
e sinalticas 139
pessoal (Ver profissionais)
poeira (Ver defeitos)
polaridade
e digitalizao do microfilme 109
inspeo 81 - 82
ponta inicial e final
inspeo 82
exigncias 82
posio A (Ver modo horizontal)
posio B (Ver modo vertical)
posicionamento de item 65 - 69
e o operador de microfilmagem 65
e a uniformidade dos materiais 68 - 69
e o contrato de microfilmagem 133
e os custos por fotograma 25
e as sinalticas 156
definio 65
exigncias 121
lbuns de recortes 137
posicionamento do documento (Ver posicionamento da
imagem)
preos de microfilmagem
e contrato 17, 25
preparao 16, 39 - 45
definio 37
e pginas em branco 40
e escolha de fornecedor 23, 29
e conservao 40
e desencadernao 40 - 41
e duplicatas 40
e prendedores 39
e empresa de microfilmagem 29 30
e instrues de filmagem 48 - 49
e seqncia de filmagem 39 - 44
e numerao de pgina 43
e programao dos rolos 44 - 45
e instituio 29
e sinalticas 48 - 49
conforme definida no estudo de custo 177
conforme relatados no estudo de custos 182 - 183
efeito sobre o tempo total do projeto
conforme relatado no estudo de custo 185
excluso de materiais da filmagem 40 - 41
primeira gerao (Ver negativo matriz)
procedimentos ps-filmagem 52 - 56
custo lquido e contrato 29
reverso situao anterior preparao para
filmagem 97 - 98
atualizao do acesso 52
profissionais
nveis, como
relatados no estudo de custo 182 - 183
53 03.p65 20/06/01, 09:09 202
203
exigncias 17
treinamento 18 - 19
programao dos rolos 25, 44 - 45
e contrato de filmagem 129
e criao de sinalticas 139
nmero mximo de exposies, rolo de 100 ps 44
nmero mximo de exposies, rolo de 125 ps 45
projeto de microfilmagem
etapas gerais 16
outras exigncias 18 - 19
Projeto Open Book 110
publicaes da Comission on Preservation and Access
(Comisso de Preservao e Acesso) 11, 112, 189 - 191
Q
qualidade do microfilme
e digitalizao 75
e controvrsias 91 - 92
diazo 118
exigncias 117 - 118
vesicular 118
R
Rebobinadores 77, 88
Rebobinamento (ver enrolamento)
recortes de jornal
refilmagem (Ver tambm retomadas)
e contrato de filmagem 180
conforme definida no estudo de custo 180
consideraes 90 - 93
reflexes (Ver defeitos)
reformatao
valor artstico versus valor informativo 26
registro bibliogrfico
e sinalticas 139
descrio fsica do microfilme (Ver campos
USMARC, 007)
amostra 57
atualizao aps a microfilmagem 52 - 53, 90, 97, 100
- 106
registro do AMC
LONgo (Ver registro bibliogrfico)
e sinalticas (Ver sinalticas)
amostras 59
registro no RLIN
atualizao 38
rejeio do microfilme 31
Relatrio de Controle de Qualidade da Instituio (Ver
Relatrio de Controle de Qualidade)
Relatrio de Controle de Qualidade da Empresa de
Microfilmagem (Ver Relatrio de Controle de Qualidade)
Relatrio de Controle de Qualidade
e soluo de controvrsias 35 - 36
empresa de microfilmagem 94
e contrato de microfilmagem 28 - 77, 82, 91 - 92,
119, 120
formulrios 94, 95
Research Libraries Group (Grupo de Bibliotecas de
Pesquisa) (Ver RLG)
resduo de tiossulfeto (Ver teste de azul de metileno)
resoluo 87 - 89
e escala de reduo 88
definio 87
restries de uso (Ver restries ao uso)
restries de uso (Ver tambm direitos autorais)
retirada de circulao (Ver descarte de materiais aps a
filmagem)
retirada de materiais de uso aps a filmagem
procedimentos 97
Retirada
conforme definida no estudo de custo 177
fatores que influenciam o tempo necessrio 176 - 181
retomadas (Ver tambm refilmagens)
e inspeo de retomadas
conforme definida no estudo de custo 180
e negativo matriz 121, 125
retorno dos materiais ao uso ativo
procedimentos 97 - 98
reverso situao anterior 97
conforme definida no estudo de custo 181
RLG
diretrizes 15, 23, 27, 28, 29, 31, 33, 75, 76, 78 - 87
e contrato de microfilmagem 129 - 133
rolo
exigncias 118 - 119
S
seguros
e a empresa de microfilmagem 33
e o contrato de microfilmagem 130 - 133
e a instituio 33
Seleo
para aquisio versus para preservao 113 - 115
para microfilmagem 15
papel do bibliotecrio (Ver bibliotecrio)
separao entre ttulos (Ver espaamento)
seqncia de microfilmagem 42 - 43
documentos sobrepostos 137
sinaltica da coleo (Ver sinalticas)
sinaltica da parte filmada (Ver sinalticas)
sinaltica da pasta (Ver sinalticas)
sinaltica de continuao (Ver sinalticas)
sinaltica de densidade uniforme (Ver sinalticas)
sinaltica de guia do contedo (Ver sinalticas)
sinaltica de identificao do doador (Ver sinalticas)
sinaltica de identificao do projeto (Ver sinalticas)
sinaltica de INCIO (Ver sinalticas)
sinaltica de invlucro (Ver sinalticas)
sinaltica do item (Ver sinalticas)
sinaltica de PGINA(S) FALTANDO
sinaltica de pginas em branco (Ver sinalticas)
sinaltica de registro resumido
sinaltica de restries ao uso (Ver sinalticas, restries ao
uso)
sinaltica de restries de uso (Ver sinalticas)
53 03.p65 20/06/01, 09:09 203
204
sinaltica de ttulo (Ver sinalticas)
sinaltica de LTIMO ROLO (Ver sinalticas)
sinaltica de volume (Ver sinalticas)
sinaltica do contedo do rolo (Ver sinalticas)
sinaltica do nmero de armazenamento do negativo matriz
(Ver sinalticas)
sinaltica do registro completo (Ver sinalticas)
sinaltica do teste de resoluo (Ver sinalticas, tcnica)
sinaltica tcnica (Ver sinalticas)
sinalticas de tipos grandes 149, 155, 161, 164, 165
sinalticas de tipos regulares 152 - 154, 156 - 158, 160
sinalticas especficas do projeto (Ver sinalticas)
sinalticas exigidas se necessrio 140, 155, 161, 166
sinalticas obrigatrias 140, 146 - 151, 156-164, 167 - 169
sinalticas opcionais 153 - 154, 165
sinalticas personalizadas (Ver sinalticas)
sinalticas visveis a olho nu 146 - 148, 151, 163, 166 -
169
sinalticas 139
e empresa de microfilmagem 31, 35
e contrato de filmagem 131 132
pginas em branco 144, 166
registro resumido 51, 144, 156 - 159
coleo 144, 151
continuao 144, 1667, 168, 169
direitos autorais 30, 144, 152
personalizadas
definio 139
identificao do doador 149, 154
exposio duplicada 122
FIM DO ROLO 144, 168, 169
pasta 144, 164
registro completo 51, 144, 158
guia do contedo 144, 160
item 144, 165
LTIMO ROLO 144, 169
nmero de armazenamento do negativo matriz 144,
148
opcionais 140
orientao 141
parte filmada 144, 155, 161
identificao do projeto 144
sinalticas-padro (Ver sinalticas)
solda ultrassnica (Ver tambm emendas) 84
exigncias 121
solicitao de informaes (Ver edital)
soluo de controvrsias
e contrato de microfilmagem 35
sombra central (Ver tambm defeitos)
e digitalizao de microfilmes 84
subcontratao 29
e empresa de microfilmagem 30
contrato de microfilmagem 28
sulcos (Ver defeitos)
sulfetos
efeitos no microfilme 172
suportes de livros
exigncias 121
T
Tabela de Aplicao de Sinalticas Materiais de Arquivo
144
tarefas prvias ao projeto 16
tcnica de consolidao (Ver tambm reparos)
tcnico de microfilmagem (Ver operador de
microfilmagem)
teste de azul de metileno
e contrato 33
e contrato de microfilmagem 131 133
e controle de qualidade 76
no fluxo de trabalho de microfilmagem 72
exigncias 119 - 122
tiosulfato residual (Ver teste de azul de metileno)
tipos
legveis a olho nu
definio 139 - 140
grandes
definio 139
regulares
definio 139
transporte (Ver transporte de materiais)
do negativo matriz para o NUS 103
conforme definido no estudo de custo 181
dos negativos matriz da empresa de microfilmagem
73
e contrato de microfilmagem 130 - 133
exigncias para 122
transporte de materiais
conforme definido no estudo de custo 179
tratamento do microfilme com polissulfeto (Ver tambm
IPI SilverLock) 171 - 172
e controle de qualidade 75
tratamento ps-processamento (Ver tambm tratamento do
microfilme com polissulfeto)
Ouro
tratamentos (Ver tambm polissulfeto)
U
1 em 1 (Ver posicionamento de item)
uso de direito (Ver tambm direitos autorais)
V
valor esttico (Ver tambm valor artstico)
visita ao local de microfilmagem (Ver instalaes de
filmagem, visitas)
volume
e criao de sinalticas 139
volumes encadernados 44
localizao de itens 67
volumes impressos
preparao 42
densidade recomendada 120
53 03.p65 20/06/01, 09:09 204
205
53 03.p65 20/06/01, 09:09 201
Guia de defeitos em negativos matriz de primeira gerao
Compilado por Robert Mottice
Do Manual de Microfilmagem de Preservao do RLG
DEFEITO/DESCRIO POSSVEIS CAUSAS AO CORRETIVA SE ENCONTRADO NA
INSPEO
Excesso de
transparncia; a tinta
da pgina seguinte fica
visvel
Papel fino demais e/ou
excesso de tinta,
combinado com
possvel subexposio
Mais exposio at que
o texto comece a
ganhar densidade
Refilmar se a
transparncia causar
muita perda de
contraste entre texto e
papel
Imagem muito fora de
foco
Filme mal enrolado na
filmadora; filme mal
assentado; sistema de
fixao a vcuo no
est funcionando
adequadamente
Descobrir falha e
corrigir ou consertar
Refilmar parte afetada
Parte da imagem fora
de foco
Movimento da pgina
durante exposio
Manter pgina imvel
durante a exposio.
Usar vidro para manter
o original imvel, se
necessrio
Refilmar parte afetada
Pginas aparecem no
filme da direita para a
esquerda
Cabea de filmadora
virada para o lado
errado
Girar a cabea da
filmadora 180
Refilmar parte afetada
Eventuais pginas
inclinadas
Erro do operador de
microfilmagem
Instruir operador Refilmar se as
diretrizes referentes a
inclinao foram
excedidas
Todas as pginas
inclinadas
Cabea da filmadora
desalinhada;
dispositivo interno de
localizao fora de
ajuste
Alinhar cabea da
filmadora; calibrar
dispositivo de
localizao
Refilmar se as
diretrizes referentes a
inclinao foram
excedidas
Sombras (reas de
baixa densidade) na
imagem
Cabea, mos, ombros
ou outros objetos
interferindo com a
iluminao da
filmadora
Instruir operador Refilmar se as sombras
causarem muita perda
de contraste entre texto
e papel
Sombras (reas de
baixa densidade) na
rea central de livros
ngulo da luminria da
filmadora baixo demais
Reposicionar luminria
em ngulo mais alto
Refilmar se houver
texto nas reas de
sombra
Sombras (reas de
baixa densidade)
devido a dobras e
amassados
Superfcie irregular do
papel causa sombras
Manter papel alisado
sob vidro. Planificar
pode ser til, mas isso
pode ser feito
SOMENTE com
permisso da
instituio que detm o
acervo.
Refilmar se a sombra
causar muita perda de
contraste entre o texto
e o papel
Reflexos (reas de alta
densidade) na imagem
Original brilhante mal
colocado na base da
filmadora. Luminrias
em ngulo inadequado
Colocar original sob
vidro. Se for o caso e,
principalmente, se
houver permisso da
instituio, levantar a
lombada com pinos.
Refilmar se os reflexos
ocultarem texto.
Densidade no
uniforme na rea de
imagem sem relao
com a reflexividade do
papel.
Luminrias fora de
balanceamento;
obstruo na lente
Balancear a iluminao
na filmadora; verificar e
limpar as lentes; rever
norma ANSI sobre
iluminao uniforme
(ANSI/AIIM MS26-
1990)
Refilmar se a
densidade exceder as
diretrizes
206
53 03.p65 20/06/01, 09:09 202
DEFEITO/DESCRIO POSSVEIS CAUSAS AO CORRETIVA SE ENCONTRADO NA
INSPEO
Objetos estranhos na
base da filmadora:
lpis, barbante, fita
adesiva, tesoura,
papel, poeira, etc.
Desateno do
operador de
microfilmagem
Instruir o operador de
microfilmagem a
manter a base da
filmadora limpa
Refilmar se houver
preocupao com a
esttica e/ou este
defeito ocorre em
conjunto com outros
defeitos no to graves
Pequenas reas de
alta densidade
escondendo texto
Pequenos pedaos de
papel deixados sobre o
texto
Instruir o operador de
microfilmagem a ter
cuidado com papel
picado
Refilmar
Pequenas reas de
baixa densidade
Mancha de tinta no
original
Correo impossvel Avaliar junto ao bur
de microfilmagem.
Refilmar se houver
pgina substituta
Imagem de uma mo A mo do operador
est ao alcance da
lente da filmadora
Instruir o operador de
microfilmagem
Refilmar se a imagem
da mo passar pelo
texto e diminuir o
contraste
Pginas dobradas Pgina do original
dobrada
Desdobrar e filmar
novamente
Refilmar
Pginas vincadas com
texto escondido
Papel vincado Tirar vinco e filmar
novamente. Passar a
ferro pode ajudar, mas
deve ser feito
SOMENTE com
permisso da
instituio dona do
acervo
Refilmar
Partes rasgadas de
uma pgina no se
encaixam
Duas possibilidades: 1)
o operador de
microfilmagem rasgou
pginas quebradias
na hora de filmar e no
as reuniu
corretamente; 2) a
biblioteca no fez os
necessrios reparos
antes de enviar para
microfilmagem
Consertar se a
legibilidade estiver
prejudicada
(SOMENTE se a
instituio tiver
permitido; seno,
devolver para a
instituio)
Consertar (ver nota
esquerda) e refilmar se
a legibilidade estiver
prejudicada
Fotogramas
superpostos
Avano do filme
incorreto na filmadora
Ajustar mecanismo de
avano da filmadora
Refilmar se qualquer
parte da imagem
estiver superposta
Espaamento entre
fotogramas no
uniforme
Avano da filmadora
com mal
funcionamento
Ajustar e/ou consertar
mecanismo de avano
Refilmar se o
espaamento no
satisfizer as diretrizes
Marcas de eletricidade
esttica (marcas de
alta densidade com o
formato de galhos de
uma rvore)
Umidade relativa baixa
demais, filme enrolado
rpido demais na
filmadora ou
processadora
Subir umidade relativa
para 50 a 60%; instruir
o operador de
microfilmagem a
desacelerar o processo
de enrolamento
Refilmar se as marcas
de esttica
aumentarem a
densidade do texto
Marcas de fog (reas
de densidade
indesejada fora da
imagem)
Vazamento de luz na
cabea da filmadora.
Porta aberta
acidentalmente.
Vazamento de luz na
sala escura. Filme no
avanou o suficiente
aps colocao ou
antes da retirada
Avanar filme em
quantidade suficiente
para evitar o fog;
verificar se h
vazamento de luz na
filmadora e na sala
escura
Refilmar se o fog
aumentar a densidade
do texto
207
53 03.p65 20/06/01, 09:09 203
DEFEITO/DESCRIO POSSVEIS CAUSAS AO CORRETIVA SE ENCONTRADO NA
INSPEO
Manchas de gua,
pequenos depsitos
cristalinos
O rodo do final do
processamento no
funcionou
adequadamente; a
gua contm
quantidade excessiva
de slidos
Ajustar ou consertar
rodo; instalar enxgue
photo-flo
Lavar novamente e
verificar se h
arranhes
Arranhes leves Filmadora,
rocessadora ou rolos
da leitora sujos ou
presos; sujeira no rodo
da processadora;
objeto estranho na
processadora; erro de
instalao do filme na
filmadora ou
processadora; contador
de ps com rolo
arranhado, etc.
Verificar todas as
causas potenciais
Refilmar se os
arranhes do margem
rejeio do filme ou
se interferirem com a
legibilidade de
geraes
subseqentes
Arranhes profundos (Ver acima) (Ver acima) Refilmar se os sulcos
penetram na camada
da imagem
Impresses digitais Algum tocou filme
com dedos nus
Instruir inspetores a
usar luvas limpas e que
no deixem felpas.
Refilmar, pois algumas
substncias do corpo
causam a deteriorao
do filme e o
escurecimento da prata
Marcas de presso
(pequenas reas de
alta densidade que
ocorrem ao caso)
Filme torcido ou
amassado antes ou
durante o
processamento
(manuseio descuidado)
Instruir operador de
microfilmagem
Refilmar se as marcas
ocorrerem na rea de
texto
Borda do filme rasgada
ou cortada
Manuseio descuidado,
deixando o filme entrar
em contato com
superfcie cortante da
filmadora ou
processadora
Instruir operador de
microfilmagem;
verificar o caminho do
filme para verificar se
h superfcies
abrasivas, etc.
Refilmer se o local
danificado no puder
ser emendado com
emenda ultrassnica
(at o filme de polister
pode eventualmente se
rasgar)
Filme tem borda
dobrada ou amassada
Filme mal instalado;
filme mal colocado nos
rolos da processadora;
filme tentando subir
na flange do rolo da
processadora
Procurar rea onde o
problema ocorre e
corrigir
Refilmar rea
amassada
Craquelamento da
emulso (emulso com
fissuras finas, com
aparncia de leito de
rio seco)
Grande variao de
temperatura nas
substncias de
processamento,
lavagem ou secagem
Verificar e controlar as
temperaturas das
solues. Manter a
diferena a menos de
10 e secar a menos
de 120
Refilmar, pois a
camada da emulso
pode separar-se da
base com o
envelhecimento
Padro de manchas
feitas pelos rolos da
processadora
Filme processado de
cabea para baixo;
rolos da processadora
cobertos com
depsitos de prata
Instalar filme na
processadora
corretamente; limpar
rolos
Refilmar se as
manchas derem
margem rejeio das
geraes
subseqentes do filme
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208
Marcas que se repetem
(danos na superfcie)
reas speras,
arranhes, cortes,
sujeira ou gros nos
rolos da filmadora ou
da processadora
Polir ou trocar os rolos
de metal; limpar ou
trocar os rolos de
borracha
Refilmar se as marcas
ocorrerem na rea de
imagem
Material estranho no
filme
Lodo ou gelatina dos
tanques da
processadora; leo ou
graxa dos rolamentos e
correntes dos rolos,
etc.
Inspecionar e limpar
processadora
Limpar ou refilmar
parte afetada
DEFEITO/DESCRIO POSSVEIS CAUSAS AO CORRETIVA SE ENCONTRADO NA
INSPEO
O Projeto Conservao Preventiva em Bibliotecas e Arquivos - CPBA
est sediado no
Arquivo Nacional
Rua Azeredo Coutinho 77, sala 605 - C
CEP 20230-170 Rio de Janeiro - RJ
www.cpba.net
Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ
http://www.arquivonacional.gov.br/conarq
The Council on Library and Information Resources - CLIR
(incorporando a antiga Commission on Preservation and Access)
1755 Massachusetts Avenue, NW, Suite 500
Washington, DC 20036
Tel: (202) 939-4750
Fax: (202) 939-4765
www.clir.org
RLG (Research Libraries Group)
1200 Villa Street
Mountain View, CA 94041-1100 USA
Fax: 650-064-0943
http://www.rlg.org
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Armazenagem e manuseio
Conservao
Meio Ambiente
Emergncias
1. Mtodos de armazenamento e prticas de
manuseio
2. A limpeza de livros e de prateleiras
3. A escolha de invlucros de qualidade
arquivstica para armazenagem de livros e
documentos
4. Invlucros de carto para pequenos livros
5. A jaqueta de polister para livros
6. Suporte para livros: descrio e usos
7. Montagens e molduras para trabalhos
artsticos e artefatos em papel
8. Mobilirio de armazenagem: um breve
resumo das opes atuais
9. Solues para armazenagem de artefatos
de grandes dimenses
10. Planificao do papel por meio de
umidificao
11. Como fazer o seu prprio passe-partout
12. Preservao de livros de recortes e lbuns
13. Manual de pequenos reparos em livros
14. Temperatura, umidade relativa do ar, luz e
qualidade do ar: diretrizes bsicas de
preservao
15. A proteo contra danos provocados pela
luz
16. Monitoramento da temperatura e
umidade relativa
17. A proteo de livros e papis durante
exposies
18. Isopermas: uma ferramenta para o
gerenciamento ambiental
19. Novas ferramentas para preservao-
avaliando os efeitos ambientais a longo prazo
sobre colees de bibliotecas e arquivos
20. Planejamento para casos de emergncia
21. Segurana contra as perdas: danos
provocados por gua e fogo, agentes
biolgicos, roubo e vandalismo
22. Secagem de livros e documentos
molhados
23. A proteo de colees durante obras
24. Salvamento de fotografias em casos de
emergncia
25. Planilha para o delineamento de planos
de emergncia
26. Controle integrado de pragas
27. A proteo de livros e papel contra o
mofo
28. Como lidar com uma invaso de mofo:
instrues em resposta a uma situao de
emergncia
29. Controle de insetos por meio de gases
inertes em arquivos e bibliotecas
Planejamento
Edifcio/Preservao
Fotografias e filmes
Registros sonoros e fitas magnticas
Reformatao
30. Planejamento para preservao
31. Polticas de desenvolvimento de coleo e
preservao
32. Planejamento de um programa eficaz de
manuteno de acervos
33. Desenvolvimento, gerenciamento e
preservao de colees
34. Seleo para preservao: uma
abordagem materialstica
35. Consideraes complementares sobre:
"Seleo para preservao: uma abordagem
materialstica"
36. Implementando um programa de reparo
e tratamento de livros
37. Programa de Planejamento de
Preservao: um manual para auto-instruo
de bibliotecas
38. Consideraes sobre preservao na
construo e reforma de bibliotecas:
planejamento para preservao
39. Preservao de fotografias: mtodos
bsicos para salvaguardar suas colees
40. Guia do Image Permanence Institute (IPI)
para armazenamento de filmes de acetato
41. Indicaes para o cuidado e a
identificao da base de filmes fotogrficos
42. Armazenamento e manuseio de fitas
magnticas
43. Guarda e manuseio de materiais de
registro sonoro
44. O bsico sobre o processo de digitalizar
imagens
45. Microfilme de preservao: plataforma
para sistemas digitais de acesso
46. O processo decisrio em preservao e
fotocopiagem para arquivamento
47. Controle de qualidade em cpias
eletrostticas para arquivamento
48. Microfilmagem de preservao: um guia
para bibliotecrios e arquivistas
49. Do microfilme imagem digital
50. Uma abordagem de sistemas hbridos
para a preservao de materiais impressos
51. Requisitos de resoluo digital para textos:
mtodos para o estabelecimento de critrios
de qualidade de imagem
52. Preservao no universo digital
53. Manual do RLG para microfilmagem de
arquivos
Ttulos Publicados
CONSERVAO PREVENTIVA
EM BIBLIOTECAS E ARQUIVOS
53
Manual do RLG
para microfilmagem de arquivos
2 edio
a
Nancy E. Elkington
capa 53.ps
D:\Trabalho\Clientes\CPBA\Capas Final\capa 53.cdr
ter a-feira, 19 de junho de 2001 17:24:15
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