NÚCLEO DE DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS

MANUAL DE OPERAÇÃO E
USO DOS EQUIPAMENTOS
Presidente da República
Michel Temer

Ministro da Cultura
Roberto Freire

Fundação Casa de Rui Barbosa

Presidente
Marta de Senna

Diretor Executivo
Ricardo Calmon

Diretora do Centro de Memória e Informação

Ana Lígia Silva Medeiros

Chefe do Setor de Editoração

Benjamin Albagli Neto

Equipe Técnica
Adams José Santos Vieira – Técnico do Serviço de Arquivo Histórico e Institucional
Ana Lígia Silva Medeiros – Diretora do Centro de Memória e Informação
Cicilia Leandro Costa Maia (Organização) – Analista do Centro de Memória e Informação
Eduardo Luiz de B. Ribeiro – Técnico do Arquivo-Museu de Literatura Brasileira
Jurandy Jackson Ribeiro Cardoso – Técnico do Serviço de Preservação
Leandro de A. S. Jaccoud – Técnico do Serviço de Arquivo Histórico e Institucional
Luziana Jordão Lessa – Técnico do Serviço de Biblioteca
Nayara Cavalini de Souza – Técnico do Museu Casa de Rui Barbosa
Ricardo da Silva Fonseca – Assistente do Serviço de Informática
Vivian Paccico – Tecnologista do Serviço de Preservação

F981 Fundação Casa de Rui Barbosa. Núcleo de Digitalização de Documentos.

Manual de operação e uso dos equipamentos [recurso eletrônico] /
Núcleo de Digitalização de Documentos ; coordenação, Edmar Moraes
Gonçalves. – Rio de Janeiro : Fundação Casa de Rui Barbosa, 2017.
1 ebook (21 p.) – (Manuais do CMI)

ISBN 978-85-7004-355-9

1. Digitalização – manual. 2. Preservação digital. I. Gonçalves, Edmar

Moraes, coord. II. Fundação Casa de Rui Barbosa. Centro de Memória e
Informação. III. Título. IV. Série.

CDD 025.840285
 NÚCLEO DE DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS

MANUAL DE OPERAÇÃO E USO DOS EQUIPAMENTOS

Coordenação
Edmar Moraes Gonçalves

RIO DE JANEIRO
2017
Sumário
Apresentação 5

Objetivos da digitalização 6

1. Objetivos gerais da digitalização 6

2. Objetivos específicos 6

3. Potenciais produtos almejados 6

Infraestrutura 7

1. Situação atual 7

2. Situação futura 9

Treinamento 9

Seleção de acervo 10

1. Museu Casa de Rui Barbosa (MCRB) 10

2. Arquivo-Museu de Literatura Brasileira (AMLB) 11

3. Biblioteca 11

4. Arquivo histórico e institucional 14

Etapas da digitalização dos acervos 15

1. Demanda dos setores 15

2. Digitalização 15

3. Normas de manuseio do acervo 16

4. Preservação digital 17

5. Tratamento das imagens 18

6. Difusão do conhecimento 18

7. Demanda de microfilmagem 19

Cronograma de digitalização 19

Referências 20

ANEXO A 21
 Apresentação

O Núcleo de Digitalização de Documentos (NDD) foi planejado em 2003 por meio da consultoria do
Sr. Rubens Ribeiro Gonçalves da Silva, doutor em ciência da informação pelo Instituto Brasileiro de
Informação em Ciência e Tecnologia (Ibict). Esse trabalho gerou vários resultados importantes para que
esse núcleo pudesse ser iniciado a partir de 2004, no Laboratório de Microfilmagem (Lamic) da Fundação
Casa de Rui Barbosa (FCRB). Um desses resultados foi os Guias de Procedimentos Básicos, que dão as
diretrizes sobre as normas a serem utilizadas na seleção e digitalização dos acervos e que são referências
neste manual.

O NDD foi criado com o objetivo de revitalizar o Lamic através do estabelecimento de novas atribuições
no campo da digitalização de documentos. A seleção e preparo dos documentos para a digitalização e
destinação dos arquivos digitais ficava a cargo dos técnicos dos setores responsáveis pelos acervos, e sua
digitalização era de responsabilidade do Lamic.

A digitalização dos acervos tinha o objetivo de disponibilizá-los e preservá-los, além de atender

a pesquisadores internos e externos. O atendimento às demandas de digitalização era executado pela
servidora Mariângela Chiarelli até sua aposentadoria em 2010, quando esse serviço foi descontinuado e
o NDD desativado por não haver técnico disponível para execução do serviço.

Entre os anos 2010 e 2014 a digitalização dos acervos foi terceirizada, tendo em vista a necessidade
da continuidade do serviço para o cumprimento da meta 40 de digitalização do Plano Nacional da Cultura
(PNC) e para preservação e acesso dos acervos da instituição compostos, em sua maioria, por obras raras,
obras de arte e documentos históricos.

Entretanto, tendo em vista o alto custo da contratação externa inversamente proporcional à quantidade
de acervos digitalizados anualmente, decidiu-se, em 2015, pela reativação do NDD. Outra questão muito
importante que contribuiu para essa decisão foi a da segurança dos acervos, que estaria garantida por meio
da internalização do serviço a ser executado por pessoas treinadas e, principalmente, nas dependências
da instituição.

Vale ressaltar que a quantidade de técnicos no Lamic permanece a mesma, e eles irão paralisar outras
atividades temporariamente para o atendimento das demandas de digitalização até que a FCRB contrate
operadores com dedicação integral ao serviço.

A fim de reativar o NDD, foram adquiridos novos equipamentos de altíssima qualidade no início
de 2016, e um grupo de trabalho foi montado com o objetivo de definir os critérios de seleção das
demandas de digitalização da FCRB, a rotina de digitalização e os padrões a serem adotados para a
captura, preservação e acesso dos conteúdos digitais gerados.

Este manual representa o resultado dos esforços de representantes das áreas demandantes de
digitalização e da área de preservação de acervos da FCRB, no intuito de organizar a digitalização e o
uso dos equipamentos do NDD.

5
Objetivos da digitalização

1. Objetivos gerais da digitalização

 Preservação;

 acesso;

 aperfeiçoamento do controle intelectual.

2. Objetivos específicos

 Referência visual em monitores;

 reprodução impressa;

 exame detalhado;

 preservação.

3. Potenciais produtos almejados

 Base de dados e imagens (partituras, textos, fotografias);

 séries navegáveis;

 imagens avulsas;

 informações sobre imagens;

 website;

 CD-ROM/DVD;

 livros;

 cadernos/catálogos temáticos;

 suporte a outras instituições que planejam desenvolver projetos ou atividades semelhantes.

6
Infraestrutura

1. Situação atual

Até o momento, foram adquiridos dois scanners, por meio do Pregão Eletrônico nº 19/2015,
cujas descrições seguem abaixo:

a) Scanner Zeutschel OS 12002 Adv Plus:

 scanner planetário de livros até formato A2++;

 marca: Zeutschel;

 modelo: OS 12002 Advanced Plus;

 procedência: Alemanha;

 mesa com compensador de lombadas, motorizada para livros com até 15 cm de altura;

 características dos arquivos gerados:

- definição mínima de 42 bits de cores;

- 14 bits tons de cinza e 1 bit P&B;

- resolução ótica de 300 a 600 DPIs;

 dimensões máximas de largura, altura e profundidade, respectivamente: 540 x 630 x 600 mm;

 tempo de digitalização: três segundos por página em formato A3, colorido a 300 DPIs;

 não emissão de radiação ultravioleta nem infravermelha;

 inclui software que faz correção geométrica das lombadas e demais distorções (com, no mínimo,
10 cm) de livros;

 saída de imagens nos formatos: TIFF G4, TIFF multipágina, JPEG e PDF;
 realiza ajuste de cor e contraste da imagem digitalizada através do software;

 possui software com recurso de manipulação da imagem no que se refere a: rotação, remoção de
ruídos e/ou pontos negros, recorte, mascaramento e redimensionamento;

 possui software que permite corrigir variação de luz ocorrida em função da curvatura do livro.

b) Scanner Plustek OpticBook A300:

 scanner de mesa para livros até formato A3;

 marca: Plustek;

7
 modelo: OpticBook A300;

 procedência: Taiwan (China);

 sensor de imagem: CCD;

 resolução ótica: 600 DPIs;

 formato de imagens: TIFF, JPEG, PDF e PDF pesquisável;

 resolução de hardware: 600 DPIs e 1.200 DPIs;

 modo de leitura:

- cores com 48 bits de entrada e 24 bits de saída;

- escala de cinza com 16 bits de entrada e 8 bits de saída;

- preto e branco: 1 bit;

 borda do livro: 2 mm;

 velocidade de digitalização: 2,48s (modo cor, 300 DPIs, A3), 2,10s (modo tons de cinza/P&B,
300 DPIs, A3);

 área máxima de digitalização: 304,8 mm x 431,8 mm;

 ciclo diário: 5.000 folhas;

 interface: USB 2.0;

 driver: Twain.

De acordo com as especificações de cada equipamento, o scanner planetário será utilizado

para digitalização de obras raras, documentos fragilizados e documentos com formato superior até
o limite do formato A2, e o scanner de mesa será utilizado para digitalizações de documentação
em bom estado, de natureza administrativa, fotografias e outros tipos de documentos avulsos até
o formato A3.

Além da aquisição mencionada, dois computadores, um nobreak e um estabilizador foram

disponibilizados pelo Serviço de Informática (Sinf) da FCRB para suporte ao NDD.

As mesas que atualmente suportam os scanners e os computadores foram improvisadas

apenas para possibilitar suas instalações, mas não são adequadas, além de não estarem em bom
estado.

8
 2. Situação futura

Duas novas mesas com as especificações corretas para suportar os equipamentos e dar
mobilidade e apoio aos digitalizadores deverão ser providenciadas, além de uma estante para
organização e separação dos acervos a serem digitalizados e dos que já tiverem passado pelo
procedimento e estiverem aguardando devolução ao setor demandante.

O NDD deverá ser oportunamente expandido para possibilitar a digitalização de documentos

de grande dimensão e fotografia de objetos museológicos. Para isso, deverão ser adquiridos, por
exemplo:

 iluminador fluorescente de alto desempenho em reprodução de cores e estabilidade de luz;

 copy stand para reprodução de grandes formatos;

 tripé médium;

 câmera digital + lente;

 base giratória;

 manequins para indumentárias.

Além disso, para o bom funcionamento do NDD, será necessário:

 um sistema de refrigeração que preferencialmente fique ligado 24 horas, de forma a manter uma
estabilidade de temperatura e umidade relativa do ar, bem como um sistema elétrico que não
permita variações bruscas que possam causar danos aos equipamentos;

 que os computadores fiquem ligados em rede para a distribuição dos representantes digitais;

 um storage para a guarda e distribuição dos representantes digitais;

 doze fitas LTO-5 (os dois últimos itens estão detalhados no tópico “Preservação digital” deste
manual).

A questão de infraestrutura não é um item fechado, pois deverá ser constantemente revista,
e, no decorrer das atividades, novas demandas poderão surgir como resultado da observação da
rotina dos digitalizadores, com vistas à qualificação do serviço.

Treinamento

A cada equipamento adquirido para o NDD, deverá ser estudada a necessidade de treinamento para
os servidores que terão necessidade de manuseá-los para a execução das atividades inerentes a seu setor.

Em relação aos dois scanners adquiridos, a equipe do Lamic da FCRB receberá um treinamento que
será oferecido por técnicos do Arquivo Nacional.

9
 Seleção de acervo
Os setores demandantes do serviço de digitalização deverão estabelecer periodicamente uma relação
dos acervos que passarão pelo procedimento naquele período. Essa seleção deverá ser distribuída
preferencialmente em forma de cronograma, com vistas à organização do fluxo de operação.

Para o primeiro período de digitalização, definido para o segundo semestre de 2016, os setores
definiram suas prioridades, as quais serão validadas pela diretoria do CMI, conforme descrito a seguir.

1. Museu Casa de Rui Barbosa (MCRB)

O acervo do Museu Casa de Rui Barbosa (MCRB) é composto por cerca de 1.550 objetos
museológicos, somados a aproximadamente 1.800 peças arqueológicas, oriundas do Projeto de
Prospecções Arqueológicas da Casa de Rui Barbosa, realizado durante as obras de drenagem do
jardim histórico em 2007 e que ainda aguardam catalogação. O MCRB possui ainda, sob sua guarda,
documentação museológica que vem sendo produzida desde a criação do museu casa, em 1930,
constituída por livros de tombo, fichas, livros de vistoria e outros documentos que necessitam de um
plano de manejo específico e seleção prévia à digitalização para fins de preservação. Esse material será
em breve enviado ao Arquivo Histórico e Institucional para o tratamento adequado. Assim, tendo em
vista que a natureza do acervo do MCRB é tridimensional, nesse momento a prioridade é a digitalização
de documentos e fotografias. Não disponibilizaremos objetos para essa etapa do trabalho.

Como demanda principal no contexto deste manual, o MCRB aponta o registro fotográfico de todo
seu acervo museológico para fins de preservação e difusão, por intermédio do repositório digital da
FCRB, o Rubi. A FCRB possui atualmente, no acervo iconográfico do arquivo histórico e institucional
da instituição, cerca de 1.500 fotografias da autoria de Marcel Gautherot que registram itens do acervo
museológico do MCRB, bem como elementos arquitetônicos. Todavia, algumas imagens documentam
o mesmo objeto de diversos ângulos, reduzindo o quantitativo de peças registradas.

A fim de viabilizar a fotografia dos objetos, a FCRB precisará adquirir equipamentos específicos,
como máquina fotográfica, base giratória e manequins para peças de indumentária, ou solicitar a
contratação de serviço especializado para o registro dessa documentação fotográfica. Apesar de o
conjunto de peças do MCRB compor um número com baixa perspectiva de crescimento, a montagem
de um estúdio de fotografia na FCRB seria útil, considerando o futuro processamento do acervo
arqueológico da MCRB e as demandas do Arquivo-Museu de Literatura Brasileira (AMLB), que
continua recebendo doações de objetos. Portanto, apresenta-se como uma solução interessante a
internalização desse serviço de registro fotográfico das peças, pela mesma razão que o serviço de
digitalização está sendo implementado.

10
2. Arquivo-Museu de Literatura Brasileira (AMLB)

O AMLB possui como demanda de digitalização os seguintes conjuntos documentais:

 Coleção de recortes de jornais:

- Benjamim Costallat; 2.554 páginas;

- Machado de Assis; 8.000 páginas;

- José de Alencar; 1.275 páginas;

- Coleção de artigos literários; 1.610 páginas;

- Agripino Grieco; 6.720 páginas;

- Leonardo Mota; 5.000 páginas.

 Arquivos que já estão em domínio público:

- Visconti Coaracy; 546 páginas;

- Corina Coaracy; 1.800 páginas;

- Eugênia Moreyra; 500 páginas;

- Álvaro Moreyra; 500 páginas;

- José de Alencar; 1.612 páginas.

- Da Costa e Silva; 1.040 páginas;

- Graça Aranha; 1.520 páginas;

- Simões Lopes Neto; 800 páginas;

- Antônio Sales; 5.427 páginas.

Dos conjuntos documentais apresentados, a prioridade para o primeiro período de digitalização

serão os recortes de José de Alencar.

3. Biblioteca

O serviço de biblioteca da FCRB é constituído por 3 (três) bibliotecas que possuem acervos de
grande valor histórico e informativo para serem digitalizados, a seguir detalhadas:

 Biblioteca de Rui Barbosa (RB) – possui em torno de 23 mil títulos. As obras versam sobre os mais
variados ramos do conhecimento, destacando-se as obras jurídicas. Esse acervo é composto por
livros, folhetos, mapas, obras de referência e periódicos;

11
 Biblioteca São Clemente (SC) – criada em 1937, possui em torno de 160 mil títulos e se constitui
por publicações incorporadas mediante compra, doação ou permuta em casos eventuais, tendo
recebido também coleções integrais de personalidades ilustres no âmbito da literatura brasileira;

 Biblioteca Infantojuvenil Maria Mazzetti (Bimm) – possui aproximadamente 10 (dez) mil títulos,
dentre esses, obras raras voltadas para o público infantojuvenil, que são mantidas na área de guarda
dos acervos, no edifício-sede, e disponibilizadas na sala de consulta.

Critérios utilizados pela Biblioteca para seleção de obras a serem digitalizadas:

1) obras em domínio público, pertencentes aos acervos das bibliotecas, em especial da Biblioteca
de Rui Barbosa, reguladas pelas Leis nº 9.610/1998 e 12.853/2013;

2) obras da Biblioteca do Rui Barbosa que atendam ao item acima;

3) impressões dos séculos XV, XVI, XVII, XVIII e XIX (até 1850);

4) obras com dedicatórias e anotações de personalidades;

5) obras autografadas por autores renomados;

6) obras selecionadas para alguma exposição;

7) obras de reconhecida importância, não digitalizadas por outras instituições, com poucos
exemplares existentes e/ou que estejam fragilizadas, cujo manuseio possa causar algum tipo
de dano;

8) indicações e demandas realizadas por outros setores. Obras indicadas por pesquisadores, com
significativa exposição sobre a justificativa para que sejam digitalizadas, observando a questão
legal apresentada no item 1.

O serviço de biblioteca da FCRB tem como demanda prioritária a digitalização de seis livros
da série Prang’s natural history series for children, do autor Norman Allison Calkins (1822-1895),
pertencentes à Biblioteca São Clemente. Todos os livros (Ano: 1978 e local: Boston – MA, EUA)
estão no idioma inglês e juntos somam aproximadamente 101 páginas, conforme relação a seguir:
Nº PÁG.
TÍTULO
(aprox.)
Birds of prey 17 p.

Cat family 18 p.

Cow family 18 p.

Scratching birds 16 p.

Swimming birds 16 p.

Wading birds 16 p.
12
 Em sequência, serão digitalizadas 25 obras raras, que contabilizam 12.317 páginas.

Nº PÁG.
TÍTULO AUTOR ANO LOCAL COLEÇÃO
(aprox.)
Cantadores: poesia e lingua- Rio de Biblioteca Rui
Mota, Leonardo 1921 400
gem do sertão cearense Janeiro Barbosa
Rio de Biblioteca Rui
The Beautiful Rio de Janeiro Bell, Alured Gray 1914 215
Janeiro Barbosa

Diccionário da Língua Portugue- Silva, Antônio de Biblioteca São

1823 Lisboa 925
za, Volume I, A-E, 3ª edição Moraes Clemente

Diccionário da Língua Portugue- Silva, Antônio de Biblioteca São

1823 Lisboa 871
za, Volume II, F-Z, 3ª edição Moraes Clemente

Rio de
Diccionário da Língua Portugue- Silva, Antônio de Biblioteca São
1889 Janeiro/ 882
za, Volume I, A-E, 8ª edição Moraes Clemente
Lisboa

Rio de
Diccionário da Língua Portugue- Silva, Antônio de Biblioteca São
1891 Janeiro/ 1.067
za, Volume II, F-Z, 8ª edição Moraes Clemente
Lisboa
Historia tragico-maritima; em que
se escrevem chronologicamente os
Brito, Bernardo Biblioteca Rui
naufragios que tiverão as naos de 1735 Lisboa 495
Gomes de Barbosa
Portugal, […] – TOMO PRIMEI-
RO
Historia tragico-maritima; em que
se escrevem chronologicamente os
Brito, Bernardo Biblioteca Rui
naufragios que tiverão as naos de 1735 Lisboa 538
Gomes de Barbosa
Portugal, […] – TOMO SEGUN-
DO
Nova Floresta ou Sylvia de varios
apophthegmas, e ditos setenciosos Bernardes, Biblioteca Rui
espirituaes, e moraes […] – 1706 Lisboa 512
Manuel Barbosa
TOMO I

Nova Floresta ou Sylvia de varios

apophthegmas, e didtos setencio- Bernardes, Biblioteca Rui
1708 Lisboa 415
sos espirituaes, e moraes […] – Manuel Barbosa
TOMO II

Nova Floresta ou Sylvia de varios

apophthegmas, e didtos setencio- Bernardes, Biblioteca Rui
1711 Lisboa 541
sos espirituaes, e moraes […] – Manuel Barbosa
TOMO III

Nova Floresta ou Sylvia de varios

apophthegmas, e didtos setencio- Bernardes, Biblioteca Rui
1726 Lisboa 560
sos espirituaes, e moraes […] – Manuel Barbosa
TOMO IV

13
Nova Floresta ou Sylvia de varios
apophthegmas, e didtos setencio- Bernardes, Biblioteca Rui
1728 Lisboa 563
sos espirituaes, e moraes […] – Manuel Barbosa
TOMO V
História das orações, de M. T.
Cicero ornada com varias notas
Cicero, Marcus Biblioteca Rui
[…] Trad. francez […] pelo 1772 Lisboa 283
Tullius Barbosa
bacharel Luiz Carlos Moniz
Barreto.
Arte explicada. Segunda Parte. Feijó, João de Biblioteca Rui
1739 Coimbra 455
Syntaxe. Moraes Madureira Barbosa

Tractatus de Servitutibus, tam ur-

banorum, quam rusticorum prae-
Caepollae, D. D. Biblioteca Rui
diorum / Huic accessit tractatio ad 1681 Venettis 532
Barthol. Barbosa
L. servitudes 14 ff. de servitutibus
[…]

Sermões do Padre António Vieira Vieira, Antonio, Biblioteca Rui

1854 Lisboa 391
– Tomo I sac Barbosa

Sermões do Padre António Vieira – Vieira, Antonio, Biblioteca Rui

1854 Lisboa 384
Tomo III sac Barbosa
Sermões do Padre António Vieira – Vieira, Antonio, Biblioteca Rui
1855 Lisboa 380
Tomo V sac Barbosa
Sermões do Padre António Vieira – Vieira, Antonio, Biblioteca Rui
1855 Lisboa 380
Tomo VII sac Barbosa
Sermões do Padre António Vieira – Vieira, Antonio, Biblioteca Rui
1856 Lisboa 351
Tomo IX sac Barbosa
Sermões do Padre António Vieira – Vieira, Antonio, Biblioteca Rui
1855 Lisboa 235
Tomo XI sac Barbosa
Sermões do Padre António Vieira – Vieira, Antonio, Biblioteca Rui
1857 Lisboa 472
Tomo XIII sac Barbosa
Sermões do Padre António Vieira – Vieira, Antonio, Biblioteca Rui
1858 Lisboa 464
Tomo XV sac Barbosa
Ed. J. F. Serpa Rio de Biblioteca São
Rua do ouvidor, ano IX, n.370 1905 6
Júnior Janeiro Clemente

4. Arquivo histórico e institucional

O Serviço de Arquivo Histórico e Institucional (Sahi) tem como demanda, para o segundo semestre
de 2016, a digitalização dos seguintes dossiês:

a) 1.1.1 – Criação, situação jurídica (Casa de Rui – inauguração);

b) 1.9.2 – Operações imobiliárias (Casa Rui – aquisição);

c) 2.5 – Divulgação (cartas, crônicas, críticas, notas e curiosidades sobre a FCRB).

14
 Constam nos dossiês notícias, reportagens e notas sobre a Casa de Rui Barbosa publicadas na
imprensa desde 1924 até 1993. São aproximadamente sessenta documentos. A digitalização desse
conjunto documental pretende garantir a preservação das informações presentes nos jornais, sobretudo
por conta do frágil suporte em que se encontra.

Etapas da digitalização dos acervos

1. Demanda dos setores

Mediante o estabelecimento do cronograma de digitalização, o setor demandante deverá preparar

o acervo e encaminhá-lo com o formulário de solicitação de digitalização de acervos (Anexo A) para o
Serviço de Preservação (SEP).

a) Preparo do acervo

O setor demandante será responsável pelo preparo do acervo a ser digitalizado, que inclui: conferir,
ordenar, remover marcadores de página, tiras de papel, clips de papel e bailarinas, etc.

b) Formulário de solicitação de digitalização

O setor demandante deverá preencher o formulário que seguirá um fluxo de tramitação/movimentação

(Anexo A). No item 4 do formulário, o setor deverá indicar a nomenclatura do arquivo digital, baseado
no número de identificação do item conforme modelo:
[identificação do item]_[numeração atribuída]_[letra atribuída em caso de frente, verso, etc]

c) Serviço de preservação

O SEP deverá conferir o material solicitado no formulário com o material físico que o acompanha.
Após o recebimento do material, avaliará o estado de conservação das obras e, caso estejam aptas a
passar pelo procedimento, irá encaminhá-las para digitalização no NDD; caso contrário, indicará ao setor
demandante que as obras ou parte delas primeiramente deverão passar por processo de conservação-
restauração.

2. Digitalização

Ao receber o acervo para digitalização, o digitalizador deverá seguir as seguintes etapas:

1) datar e rubricar o recebimento no formulário de solicitação de digitalização;

2) acomodar o acervo na estante com sinalização de ordem de chegada para digitalização;

3) equipar-se dos materiais necessários à digitalização, conforme o caso (luva, etc.);

4) proceder à digitalização conforme especificado no formulário de solicitação;

15
 5) armazenar os arquivos das imagens geradas no servidor dentro da pasta indicada no formulário
de solicitação;

6) devolver o acervo ao setor solicitante com o formulário de solicitação.

Como normas para a digitalização, serão adotadas as definidas pelo projeto da FCRB de 2003 e as
do Conarq de 2010: toda a digitalização será feita em 24 bits, com resolução mínima de 300 PPI, salvo
os casos em que forem detectadas necessidades especiais, nas quais serão adotados padrões específicos
para alcançar a qualidade necessária para o item digital.

Levando em consideração o tipo de material a ser digitalizado (acervos memoriais) e todo o

processo de digitalização, desde sua retirada da estante até o salvamento das imagens do servidor, estima-
se que cada digitalizador poderá digitalizar, em média, uma página a cada três minutos. Dessa forma,
considerando-se 6 horas efetivas de digitalização, cada digitalizador poderá digitalizar até 120 páginas
de acervo por dia, totalizando 2.640 páginas por digitalizador/mês.

3. Normas de manuseio do acervo

 Manusear as obras sempre trajando luvas, sendo estas de algodão no caso de fotografias;

 nunca se debruçar ou se apoiar em cima do material;

 não realizar nenhuma intervenção no acervo (a exemplo de fitas adesivas ou quaisquer outros meios
para reparos) que não sejam executados pelo SEP;

 como regra geral, os livros não devem ser empilhados nas prateleiras. Os livros devem estar em posição
vertical sobre as prateleiras, sem inclinação para um lado ou outro, pois isso força a encadernação.
Devem ser colocados de forma a encher as prateleiras, a fim de evitar que se inclinem, ou utilizar
bibliocantos para que seja garantida sua estabilidade;
 os livros somente devem ser empilhados no caso de absoluta necessidade, como volumes de grandes
dimensões que não se adequem às dimensões do mobiliário em posição adequada, e as pilhas
devem conter apenas dois ou três volumes. Aqueles com encadernações de valor especial devem ser
empilhados apenas se estiverem em caixas, a fim de evitar arranhões nas capas;

 livros não devem ser puxados das prateleiras pela lombada, pois isso faz que a lombada se desprenda
da capa;

 garantir que o maquinário esteja sempre limpo e livre de sujidades que possam ser transferidas por
contato para os objetos a serem digitalizados. Os vidros devem ser higienizados de acordo com as
sugestões do manual de cada máquina individualmente;

 enquanto aguardam sua digitalização, as obras devem ser mantidas em caixas-arquivo conforme
ordem de chegada, a fim de evitar danos e exposição à sujidades e outros;

 o acervo deverá sempre ser transportado em carrinhos e/ou caixas adequadas e não deve ser transferido
em dias de chuva;

16
 sempre que o acervo precisar ser transferido para outro ambiente sem controle de temperatura
adequado, deverá passar por um processo de aclimatação para que não ocorram danos por mudanças
bruscas de condições climáticas;

 todos os elementos ácidos (como marcadores de página, tiras de papel e flores secas — assim como
itens metálicos) clips de papel e bailarinas – que forem encontrados ao longo do processo precisam
ser removidos dos bens e, se necessário, substituídos por materiais inoxidáveis ou plásticos. Isso se
faz para evitar que a acidez migre para as páginas dos livros, danificando-as;

 em geral, os objetos pesados e/ou volumosos devem ser armazenados e separados dos mais leves,
pois causam pressão desigual dentro das caixas;

 nunca retirar os folders que acompanham os documentos nem alterar sua ordem;

 evitar danos mecânicos de qualquer espécie com manuseio atencioso do material. A abrasão, o rasgo,
a quebra de fibras enrijecidas, todos esses são efeitos físicos ou mecânicos.

4. Preservação digital

O arquivo resultante do acervo digitalizado no NDD será armazenado em três formatos diferentes:
Tagged Image File Format (TIFF) para os arquivos-master (matriz), Joint Photographic Experts Group
(JPEG) e Portable Document Format (PDF) para os arquivos derivados.

O Sinf disponibilizará um storage de 18 TB exclusivo para o armazenamento dos arquivos-master e

derivados digitais e criará nele pastas específicas para cada setor, além de perfis de acesso a elas.

Os arquivos também serão armazenados em doze cartuchos de fita de dados HP LTO5 Ultrium 3 TB
ou similar, que ficarão fisicamente guardados no Lamic. Sobre os cartuchos, deverão ser observadas as
seguintes orientações:

 Características:

- tecnologia de gravação: LTO-5 Ultrium;

- capacidade: 3 TB compactado 2:1 suportado;

- formato do suporte: regravável;

- etiqueta de mídia: etiquetas para escrita na caixa;

- velocidade de leitura, suporte: 240 MB/s;

- garantia mínima de um ano.

 Transporte:
- temperatura ambiente não deve ser superior a 43 °C (preferencialmente primavera/outono);

- armazenadas de pé e com o peso da fita sendo sustentado pelo eixo da bobina;

- acondicionados em embalagens especiais (por exemplo, plástico bolha) para evitar impactos.

17
 Armazenamento:

- somente levar para armazenamento permanente as fitas que estejam cheias. O armazenamento então
torna-se arquivístico, com fins de preservação;

- o armazenamento para acesso será feito através de HDs separados para tal fim pelo setor responsável.

CARACTERÍSTICA- ARMAZENAMENTO PARA ARMAZENAMENTO

CHAVE ACESSO ARQUIVÍSTICO
Função Propiciar um armazenamento Propiciar um armazenamento
para os meios que permita acesso que preserve os meios pelo maior
e reprodução imediatas. tempo possível.
Aclimatização é necessária Não. Sim.
antes da reprodução?
Expectativa de vida dos meios Pelo menos dez anos quando O máximo permitido ao tipo de
armazenado sob as condições meio particular.
de temperatura e umidade
indicadas.
Ponto de ajuste de temperatura Próximo ou igual à própria Significativamente inferior à
temperatura ambiente interna. temperatura ambiente interna. Tão
Na faixa de: 60 a 74 °F (15 a 23 baixo quanto 40 °F (5 °C).
°C).
Ponto de ajuste de umidade Próximo ou igual à própria Significativamente inferior à
umidade ambiental interna. Na umidade ambiental interna. Tão
faixa de: 25 a 55% UR. baixo quanto 20% UR.
Variações de temperatura A diferença entre o valor A diferença entre o valor máximo
máximo e o valor mínimo não e o valor mínimo não deve exceder
deve exceder 7 °F (4 °C). 7 °F (4 °C).
Variações de umidade A diferença entre o valor A diferença entre o valor máximo
máximo e o valor mínimo não e o valor mínimo não deve exceder
deve exceder 20% UR. 10% UR.

A informação representa um resumo geral das condições propostas em esboços de recomendações

de armazenamento por SMPTE. ANSI, AEE e outros. Fonte: Bogart (2001).

5. Tratamento das imagens

Cada setor será responsável pelo tratamento das imagens de seu acervo, a saber, inclusão e atualização
de metadados e indexação.

6. Difusão do conhecimento

Os setores definirão o software mais conveniente para disponibilizar o acesso dos conteúdos digitais
aos usuários, de acordo com cada área. Sempre que possível, como determina o documento de referência
da e-PING versão 2016, serão adotados padrões abertos nas especificações técnicas. Padrões proprietários
são aceitos de forma transitória, mediante algumas condições, ou quando da inexistência de padrão aberto.

As imagens a serem disponibilizadas terão formato padrão em JPEG ou PDF.

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 7. Demanda de microfilmagem

Quanto ao acervo bibliográfico, o serviço de biblioteca também deverá informar no item do acervo
catalogado no SophiA se ele já se encontra digitalizado.

A demanda de microfilmagem será realizada concomitantemente à digitalização, enquanto não for

contratado profissional exclusivo para o serviço.

Cronograma de digitalização

EXERCÍCIO 2016
SETOR TOTAL
MÊS
AMLB BIBLIOTECA SAHI DE P.*
Recortes de jornais:
Livros: Dossiê:
José de Alencar (1.275 p.)
Série Prang’s natural 1.1.1 – Criação, situa-
JUL 2.988
history series for children ção jurídica (Casa de Rui
Arquivos:
(101 p.) – Inauguração)
José de Alencar (1.612 p.)
Obras raras:
- Cantadores: poesia e
linguagem do sertão cearen- Dossiê:
Recortes de jornais: se (400 p.); 1.9.2 – Operações
3.161
Benjamin Costallat (2.554 p.) - The beautiful Rio de imobiliárias (Casa Rui –
Janeiro (201 p.); Aquisição)
- Rua do ouvidor, ano
IX, n.370 (6 p.)
Dossiê:
Obras raras: 2.5 – Divulgação 3.805
Recortes de jornais:
SET Arte explicada. Segunda (Cartas, crônicas, críticas,
Leonardo Mota (3.350 p.)
Parte. Syntaxe (455 p.) notas e curiosidades sobre
a FCRB).
Recortes de jornais: Obras raras:
- Coleção de artigos literários Diccionário da língua
OUT --- 4.185
(1.610 p.); portugueza, volume I, A-E,
- Leonardo Mota (1.650 p.) 3ª edição (925 p.)
Arquivos:
Obras raras:
- Eugênia Moreyra (500 p.); 3.217
Diccionário da Língua
NOV - Álvaro Moreyra (500 p.); ---
Portugueza, Volume II, F-Z,
- Visconti Coaracy (546 p.);
3ª edição (871 p.)
- Simões Lopes Neto (800 p.)
Obras raras:
Arquivos:
Diccionário da Língua
DEZ - Corina Coaracy (1800 p.); --- 3.722
Portugueza, Volume I, A-E,
- Da Costa e Silva (1.040 p.)
8ª edição (882 p.)
TOTAL DE PÁGINAS* 2.1078
* Quantitativo de páginas aproximado. A soma não leva em consideração a demanda do Sahi, pois, devido às condições frágeis do
acervo, não foi possível contar suas páginas.

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 REFERÊNCIAS

BOGART, John W. C. van. Armazenamento e manuseio de fitas magnéticas: um guia para

bibliotecas e arquivos. 2. ed. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2001. (Conservação Preventiva em
Bibliotecas e Arquivos, 42).

BRAGA, Paula Dantas; DIEMER, Vanessa Maria Almeida. Digitalização de obras raras:
estudo comparativo do Senado Federal e do Supremo Tribunal Federal. Brasília: UnB. Disponível
em: <http://bdm.unb.br/bitstream/10483/1211/1/2010_VanessaDiemer_PaulaBraga.pdf>. Acesso
em: 18 maio 2016.

BRASIL. Conselho Nacional de Arquivos. Recomendações para digitalização de documentos

arquivísticos permanentes. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2010.

______. Padrões de interoperabilidade de governo eletrônico. [S.l]. Disponível em: <http://

eping.governoeletronico.gov.br/>. Acesso em: 22 jun. 2016.

OGDEN, Sherelyn (Org.). Armazenagem e manuseio. 2. ed. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional,
2001. (Conservação Preventiva em Bibliotecas e Arquivos, 1-9).

SILVA, Rubens Ribeiro Gonçalves da. Guias de procedimentos básicos de digitalização. Rio de
Janeiro: FCRB, 2003.

______. Projeto de criação do Núcleo de Digitalização de Documentos. Rio de Janeiro: FCRB,

2003.

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 ANEXO A

Formulário de solicitação de digitalização de acervos Nº

1. DADOS GERAIS

SETOR DEMANDANTE: REQUISITANTE: MATRÍCULA: RAMAL: E-MAIL:

2. FINALIDADE DO PEDIDO

PRESERVAÇÃO E ACESSO OUTRA: OBSERVAÇÕES:

3. MOVIMENTAÇÃO DO ACERVO
ENTRADA SAÍDA ENCAMINHAMENTO
SETOR
Data Rubrica Data Rubrica (Campo de uso exclusivo do SEP)
DEMANDANTE
SEP
NDD
DEMANDANTE

4. ACERVO
NOME DO ARQUIVO DIGITAL
OBRA/FUNDO/COLEÇÃO
MODELO: identificação do item_numeração atribuída_letra atribuída em caso de frente, verso, etc.

LISTA DE ACERVO CONTINUA EM ANEXO

5. AUTORIZAÇÃO
__________________________________________________________
Assinatura e carimbo da chefia do setor