MANAJEMEN APOTEK DAN

TOKO OBAT

Dosen Pengampu:
Erniza Pratiwi, M. Farm, Apt

Anggota Kelompok:
Annisa A
Dani Jun Harsen
Dewi Marisa Sari
Elli Wardani
 Manajemen

manajemen berasal dari kata management (Bahasa

Inggris), berasal dari kata “to manage” yang artinya
mengurus atau tata laksana.

manajemen diartikan bagaimana cara mengatur,

membimbing dan memimpin semua orang yang menjadi
bawahannya agar usaha yang sedang dikerjakan dapat
mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
 apotek adalah suatu tempat tertentu, tempat dilakukan pekerjaan
kefarmasian penyaluran perbekalan farmasi kepada masyarakat.

Toko obat sebauh badan hukum dimana mempunyai izin untuk simpan
berbagai obat-obat bebas serta obat-obat yang terbatas dimana bisa dijual
dengan eceran di suatu tempat tertentu seperti yang ada didalam surat izin.

manajemen apotek adalah proses pengelolaan setiap elemen yang ada

diapoek sesuai dengan keadaan dan suber daya apotek agar mampu berjalan
secara efisien
 Manajemen Apotek

manajemen farmasi yang

diterapkan di apotek.
 Tipe manajemen

1. Manajemen 2. Manajemen 3. Manajemen

keuangan pembelian penjualan

4. Manajemen
5. Manajemen 6. Manajemen
Persediaan
pemasaran khusus
barang
Manajemen keuangan

• tentunya berkaitan dengan pengelolaan keuangan,

keluar masuknya uang, penerimaan, pengeluaran, dan
perhitungan farmako ekonominya.

Manajemen pembelian

• meliputi pengelolaan defekta, pengelolaan vendor,

pemilihan item barang yang harus dibeli dengan
memperhatikan FIFO dan FEFO, kinetika arus barang,
serta pola epidemiologi masyarakat sekitar apotek.

Manajemen penjualan

• meliputi pengelolaan penjualan tunai, kredit, kontraktor.

Manajemen persediaan barang

• meliputi pengelolaan gudang, persediaan bahan racikan, kinetika

aarus barang. Manajemen persediaan barang berhubungan langsung
dengan manajemen pembelian.

Manajemen pemasaran

• berkaitan dengan pengelolaan dan teknik pemasaran untuk meraih

pelanggan sebanyak-banyaknya. Manajemen pemasaran ini tampak
padaapotek modern, tetapi jarang diterapkan pada apotek-apotek
konvensional.

Manajemen khusus,

• merupakan manajemen khas yang diterapkan apotek sesuai dengan

kekhasannya, contohnya pengelolaan untuk apotek yang dilengkapi
dengan laboratorium klinik, apotek dengan swalayan, dan apotek
yang bekerjasama dengan balai pengobatan, dan lain-lain.
 Pengelolaan Sumber daya

1. Pengelolaan Sumber Daya Manusia,

2. Sarana Prasarana

3. Sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan lain

4. Administrasi
1. Sumber Daya Manusia

• Sesuai ketentuan perundangan yang berlaku

apotek harus dikelola oleh seorang apoteker
yang profesional. Dalam pengelolaan apotek,
apoteker senantiasa harus memiliki kemampuan
menyediakan dan memberikan pelayanan yang
baik, mengambil keputusan yang tepat, mampu
berkomunikasi antar profesi, menempatkan diri
sebagai pimpinan dalam situasi multidisipliner,
kemampuan mengelola SDM secara efektif,
selalu belajar sepanjang karier dan membantu
memberi pendidikan dan memberi peluang
untuk meningkatkan pengetahuan.
2. Sarana dan Prasarana

• Apotek berlokasi pada daerah yang dengan mudah dikenali

oleh masyarakat. Pada halaman terdapat papan petunjuk
yang dengan jelas tertulis kata apotek. Apotek harus dapat
dengan mudah diakses oleh anggota masyarakat.
Pelayanan produk kefarmasian diberikan pada tempat yang
terpisah dari aktivitas pelayanan dan penjualan produk
lainnya, hal ini berguna untuk menunjukkan integritas dan
kualitas produk serta mengurangi resiko kesalahan
penyerahan. Masyarakat harus diberi akses secara langsung
dan mudah oleh apoteker untuk memperoleh informasi
dan konseling. Lingkungan apotek harus dijaga
kebersihannya. Apotek harus bebas dari hewan pengerat,
serangga. Apotek memiliki suplai listrik yang konstan,
terutama untuk lemari pendingin.
3. Sediaan Farmasi dan Perbekalan Kesehatan lainnya.
Pengelolaan persediaan farmasi dan perbekalan kesehatan lainnya dilakukan sesuai ketentuan perundangan
yang berlaku meliputi:
perencanaan, pengadaan, penyimpanan dan pelayanan. Pengeluaran obat memakai sistim FIFO (first in first
out) dan FEFO (first expire first out)

3.1 Perencanaan.

• Dalam membuat perencanaan pengadaan sediaan farmasi perlu diperhatikan :

• a. Pola penyakit.
• b. Kemampuan masyarakat.
• c. Budaya masyarakat.

3.2 Pengadaan.

• Untuk menjamin kualitas pelayanan kefarmasian maka pengadaan sediaan farmasi harus melalui jalur
resmi sesuai peraturan perundangundangan yang berlaku.

3.3 Penyimpanan.

• 1. Obat/bahan obat harus disimpan dalam wadah asli dari pabrik.

• Dalam hal pengecualian atau darurat dimana isi dipindahkan pada wadah lain, maka harus dicegah
terjadinya kontaminasi dan harus ditulis informasi yang jelas pada wadah baru, wadah
sekurangkurangnya memuat nama obat, nomor batch dan tanggal kadaluarsa.
• 2. Semua bahan obat harus disimpan pada kondisi yang sesuai, layak dan menjamin kestabilan bahan.
 4. Administrasi.

Dalam menjalankan pelayanan kefarmasian di

apotek, perlu dilaksanakan kegiatan administrasi
yang meliputi:
4.1. Administrasi Umum
Pencatatan, pengarsipan, pelaporan narkotika,
psikotropika dan dokumentasi sesuai dengan
ketentuan yang berlaku.

4.2. Administrasi Pelayanan

Pengarsipan resep, pengarsipan catatan pengobatan
pasien, pengarsipan hasil monitoring penggunaan
obat.
Desain dan tata ruang apotek
Apotek harus memiliki:

• Ruang tunggu yang nyaman bagi pasien.

• Tempat untuk mendisplai informasi bagi pasien, termasuk
penempatan brosur/materi informasi.
• Ruangan tertutup untuk konseling bagi pasien yang
dilengkapi dengan meja dan kursi serta lemari untuk
menyimpan catatan medikasi pasien.
• Ruang racikan.
• Tempat pencucian alat.
• Perabotan apotek harus tertata rapi, lengkap dengan rak-rak
penyimpanan obat dan barang-barang lain yang tersusun
dengan rapi, terlindung dari debu,kelembaban dan cahaya
yang berlebihan serta diletakkan pada kondisi ruangan
dengan temperatur yang telah ditetapkan.
 Fungsi- fungsi logistik

Fungsi prencanaan adalah kegiatan untuk menetapkan sasaran dan

pedoman

Fungsi penganggaran adalah kegiatan untuk merumuskan perincian

penentuan kebutuhan dalam skala standar mata uang

Fungsi pengadaan merupakan kegiatan untuk memenuhi kebutuhan

operasional sesuai dengan planning, reuest dan budgeting

Fungsi penyimpanan dan distribusi adalah kegiatan penerimaan,

penyimpanan, perlengkapan yang telah diadakan
Fungsi pemeliharaan adalah kegiatan untuk
mempertahankan kondisi teknis, daya guna, daya
hasil barang inventaris

Fungsi penghapusan adalah kegiatan pembebasan

barang dari pertanggungjaaban yang berlaku

Fungsi pengendalian adalah kegiatan untuk

memonitor dan mengamankan keseluruhan
pengolahan logistik.
 Pengendalian persediaan

Pengendalian persediaan adalah kegiatan yang

berhubungan dengan perencanaan,
pelaksanaan, dan pengawasan penentuan
kebutuhan.

Pengendalian persediaan bertujuan mencapai

efisien dan efektivitas optimal dalam
penyediaan material.
 ALAT BANTU PENGENDALIAN PERSEDIAAN

Economic Order Quantity (EOQ)

• EOQ adalah teknik yang digunakan untuk mengendalikan

pemesanan barang yang optimal dengan biaya persediaan
serendah mungkin. Biaya persediaan ditekan serendah
mungkin pada besaran biaya penyimpanan (carrying cost)
dan biaya pemesanan (ordering cost) yang tepat.

Min-Max Analysis

• Metode ini dilakukan dengan mengendalikan jumlah

minimum dan maksimum persediaan dengan mengatur
rencana pemesanan persediaan (plan order) agar tidak
terjadi kekurangan (stockout) atau kelebihan persediaan
(overstock).
ABC Analysis

• ABC Analysis adalah teknik pengendalian persediaan

dengan memperhatikan kelompok barang sesuai
tingkat kepentingan masing-masing kelompok barang
tersebut. Pengelompokan barang dalam ABC Analysis
berdasarkan total nilai penjualan dalam setahun.
• Dalam ABC Analysis, biasanya barang-barang
dikelompokkan menjadi tiga kelas, yaitu A, B, dan C.
Kelas A adalah kelompok barang yang sangat penting
(nilai penjualan terbesar), kelas B adalah kelompok
barang dengan nilai penjualan menengah, dan kelas C
adalah kelompok barang dengan nilai penjualan
terkecil.
 ANALISIS ABC

Dalam Analisis ABC, persediaan Selain berdasarkan volume

dibagi menjadi tiga kelas penjualan, Analisis ABC bisa
berdasarkan nilai penjualan dalam menggunakan kriteria lainnya,
setahun. seperti:
• Kelas A – Nilai penjualan tahunan tinggi • Antisipasi terhadap perubahan teknologi
• Kelas B – Nilai penjualan tahunan sedang • Masalah pengiriman
• Kelas C – Nilai penjualan tahunan rendah. • Masalah kualitas
• Analisis digunakan untuk menetapkan • Biaya unit yang tinggi
kebijakan untuk fokus pada jenis-jenis
persediaan yang penting berdasarkan nilai
penjualannya.
 ANALISIS ABC

Kebijakan-kebijakan dalam penerapan

Analisis ABC misalnya:

• Lebih fokus terhadap pengembangan pemasok

(supplier development) untuk item-item Kelas A.
• Lebih fokus dalam pengendalian persediaan secara
fisik item-item Kelas A.
• Lebih teliti dalam peramalan (forecasting) item-item
Kelas A.
RECORD ACCURACY

• Catatan persediaan yang akurat (accurate

records) merupakan bagian penting dalam
sistem produksi dan persediaan.
• Memungkinkan organisasi untuk fokus pada apa
yang dibutuhkan.
• Diperlukan untuk membuat keputusan yang
tepat tentang pemesanan, penjadwalan, dan
pengiriman.
• Catatan barang masuk (incoming) dan barang
keluar (outgoing) harus akurat.
• Ruang penyimpanan (stockrooms) harus aman.
CYCLE COUNTING

• Item-item produk yang dihitung dan dicatat harus

diperbaharui secara periodik.
• Seringkali menggunakan Analisis ABC untuk
menentukan siklus pengendalian.
• Memiliki beberapa keunggulan:
Menghilangkan kerusakan dan gangguan
Menghilangkan penyesuaian persediaan tahunan
Personil terlatih untuk mengaudit akurasi
persediaan
Memungkinkan penyebab kesalahan
diindentifikasi dan diperbaiki
Menjaga catatan persediaan agar selalu akurat
 Manajemen Toko Obat

Toko Obat adalah sarana yang memiliki

izin menyimpan obat bebas terbatas dan
obat bebas untuk dijual secara eceran.
Pendirian Toko Obat harus memenuhi standar dan persyaratan,
meliputi:

a. lokasi

b. bangunan

c. sarana, prasarana, dan peralatan

d. ketenagaan
Lokasi

• Lokasi pendirian toko obat harus

memenuhi rencana tata ruang wilayah
kabupaten/kota setempat.
• Bangunan Toko Obat harus memiliki
fungsi keamanan, kenyamanan, dan
kemudahan dalam pemberian pelayanan
kepada masyarakat.
• Bangunan Toko Obat harus bersifat
permanen.
 Sarana dan Peralatan

Sarana

• Toko Obat harus memiliki sarana ruang yang

berfungsi:
• penyerahan obat bebas terbatas dan obat
bebas;
• penyimpanan obat bebas terbatas dan
obat bebas; dan
• arsip
Peralatan

• Peralatan Toko Obat meliputi

semua peralatan yang dibutuhkan
dalam pelaksanaan pelayanan.
• Peralatan meliputi rak obat, kartu
stok dan peralatan lain sesuai
dengan kebutuhan.
Ketenagaan

• Setiap Toko Obat wajib memiliki seorang

Tenaga Teknis Kefarmasian sebagai
penanggungjawab.
• Tenaga Teknis Kefarmasian wajib memiliki
Surat Tanda Registrasi Tenaga Teknis
Kefarmasian dan Surat Izin Praktik Tenaga
Teknis Kefarmasian sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-
undangan.
 PENYELENGGARAAN

Toko Obat menyelenggarakan fungsi pengelolaan

Obat Bebas Terbatas dan Obat Bebas.

Pengelolaan Obat Bebas Terbatas dan Obat Bebas

meliputi:
• a. pengadaan
• b. penerimaan
• c. penyimpanan
• d. penyerahan
• e. pemusnahan.
Pengadaan

• Pengadaan Obat Bebas Terbatas dan

Obat Bebas di Toko Obat hanya dapat
melalui pedagang besar farmasi dan
industri farmasi.
• Pengadaan berdasarkan surat pesanan
yang ditandatangani oleh TTK dengan
mencantumkan nomor SIPTTK
Penerimaan

•Penerimaan Obat Bebas

Terbatas dan Obat Bebas di Toko
Obat harus menjamin
kesesuaian jenis spesifikasi,
jumlah, kualitas, dan waktu
kedaluwarsa.
Penyimpanan

• Obat Bebas Terbatas dan Obat Bebas dapat

disimpan pada lemari, rak atau etalase yang
mudah terlihat oleh masyarakat.
• Penyimpanan Obat Bebas Terbatas dan Obat
Bebas tidak boleh dicampur dengan barang-
barang lain.
• Obat Bebas Terbatas dan Obat Bebas harus
disimpan dalam wadah asli dari pabrik.
• Penyimpanan harus sesuai dengan kondisi yang
dipersyaratkan pada kemasan obat.
Penyerahan

• Penyerahan Obat Bebas Terbatas dan Obat Bebas

kepada masyarakat dilakukan dalam kemasan
terkecil dari pabrik.
• Dalam penyerahan Obat Bebas Terbatas dan Obat
Bebas kepada masyarakat, TTK dilarang untuk:
• a. menerima dan/atau melayani resep dokter;
• b. meracik obat dan/atau mengemas kembali
obat; dan/atau
• c. melakukan kegiatan distribusi/penyaluran
obat
Pemusnahan

•Pemusnahan Obat Bebas

Terbatas dan Obat Bebas
dilakukan sesuia dengan
ketentuan peraturn perundang-
undangan.
 DAFTAR PUSTAKA

Anief, M. 2001. Manajemen Farmasi. Gadjah Mada University Press,

Yogyakarta.

Azwar, S. 2007. Sikap Manusia, Teori, dan Pengukurannya, Edisi II, Pustaka
Pelajar.

Departemen Kesehatan Republik Indonesia. 2004. Keputusan Mentri

Kesehatan RI no. 1027 Menkes/ SK/ IX/ 2004 tentang Standar Pelayanan
Kefarmasian di Apotek. Jakarta: Departemen Kesehatan Republik Indonesia