BAB I

PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Mahasiswa adalah orang yang belajar di perguruan tinggi, baik
hdi universitas, maupun di institut yang syarat akan potensi.
Sebagai mana keberadaannya sangat di harapkan menjadi panutan
saat berada di lingkungan kampus mapun di masyarakat. Maka
terbentuklah Fakultas Ilmu Kesehatan yang bertujuan untuk
mencetak Ahli madya Farmasi yang bisa membantu masyarakat
dalam pengobatan yang benar. Terbentulah Fakultas Ilmu
Kesehatan DIII FARMASI yang dapat mencetus Ahli Madiya
farmasi yang sangat berperan penting dalam masyarakat maupun
dinas kesehatan lainnya seperti Rumah Sakit, Apotek dan lain
lain dalam memberikan pelayanan kesehatan dan informasi seperti
tentang obat, alat kesehatan dan informasi lainnya.
Oleh karena itu perlu di adakan dari pihak kampus untuk
mengadakan kuliah Kerja Lapangan yang wajib di ikuti oleh semua
siswa Prodi DIII FARMASI untuk memberikan pengetahuan lebih
serta wawasan yang luas tentang KFTD ( Kimia Farma Tranding
and Distribution )
KFTD ( Kimia Farma Tranding and Distribution ) merupakan
suatu perusahan yang bergerak dibidang pendistribusia obatobatan, alat kesehatan dan sarana kesehatan lainnya yang bertugas
sebagai pendistributor besar.
Latar belakang diadakannya kuliak Kerja Lapangan adalah
untuk menambah wawasan dan memberikan peluang bagi
mahasiswa untuk mengembangkan pola pikir tentang bagai mana

kinerja dan pencapain distribusi obat agar mahasiswa dapat

mengenal cara melakukan pendistribusian yang baik.
1.2 TUJUAN KULIAH KERJA LAPANGAN
Ada beberapa tujuan Kuliah Kerja Lapangan
a. Mengetahui lokasi penyimpanan narkotika produk KFTD
b. Memahami bentuk ruang lingkup sistematika kerja KFTD
dan mengetahui struktur organisasinya.
c. Mengetahui dan memahami cara penyimpanan serta suhu
yang digunakan oleh KFTD terhadap produk dan ruang
penyimpanan.
d. Berkat

diadakan

KKL

mengembangkan

di

KFTD

kreatifitas

dan

mahasiswa

dapat

keterampilannya

dilapangan.
e. Mengetahui tujuan pokok dan fungsi dari KFTD ( Kimia
Farma Tranding And Distribution )

BAB II
TINJAUAN UMUM TENTANG
PEDAGANG BESAR FARMASI

2.1 Pedagang Besar Farmasi

2.1.1 Pengertian Pedagang Besar Faramasi

Pedagang Besar Farmasi adalah perusahan berbentuk badan
hukum yang memiliki izin pengadaan, penyimpanan, penyaluran
perbekalan Farmasi dalam jumlah besar sesuai ketentuan undangundang yang berlaku untuk sarana Pelayanan Kesehatan seperti,
apotek, rumah sakit, toko obat dan pengecer lainnya serta unit
kesehatan lain yang ditetapkan oleh Mentri, Kepala Dinas
Kesehatan, Kepala Dinas Kesehatan Propensi serta Badan POM.
2.1.2 Kewajiban Pedagang Besar Farmasi
Kewajiban Pedagang Besar Farmasi
1. Pedagang Besar Farmasi di setiap cabangnya berkewajiban
mengadakan, penyimpanan dan menyalurkan perbekalan
farmasi yang memenuhi persyaratan mutu.
2. Setiap pergantian penanggung jawab wajib menguasai
bangunan dan sarana yang memadai.
3. Gudang wajib dilengkapi dengan perlengkapan yang dapat
menjamin dan keamanan
4. Untuk setiap pengubahan kemasan bahan baku obat dari
kemasan aslinya wajib dilakukan pengujian laboratorium.
5. Pedagang Besar Farmasi wajib melaksanakan pengadaan
obat, bahan baku obat dan alat kesehatan dari sumber yang
sah.
6. Pedagang Besar Farmasi dan setiap cabangnya wajib
menguasai bangunan dan saran yang memadai untuk dapat
melaksanakan tugas dan fungsinya.

2.1.3 Persyaratan Pedaganng Besar Farmasi

Pedagang

Besar Farmasi harus memenuhi persyaratan

sebagai beriut :
1. Dilakukan oleh Badan Hukum berbentuk Perseroan
Terbatas, Koperasi, Perusahaan Nasional maupun
Perusahaan Patungan antara Perusahaan Penanaman
Modal Asing yang telah memperoleh izin usaha
Industri Farmasi di Indonesia dengan Perusahaan
Nasional.
2. Memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP).
3. Memiliki Apoteker atau Asisten Apoteker yang
bekerja penuh.
4. Anggota direksi tidak pernah terlibat pelanggaran
ketentuan perundang-undangan dibidang Farmasi.
5. Perbekalan

Farmasi

yang

disalurkan

harus

memenuhi persyaratan mutu.

2.1.4 Tata Cara Pengajuan Dan Pemberian Izin Usaha

Pedagang Besar Farmasi.
Izin Usaha Pedagang Besar Farmasi diberikan oleh
Menteri, kemudian Menteri melimpahkan wewenang pemberian
izin Usaha Pedagang Besar Farmasi kepada Direktur Jenderal. Izin
Usaha Pedagang Besar Farmasi berlaku untuk seterusnya selama
perusahaan Pedagang Besar Farmasi yang bersangkutan masih
aktif melakukan kegiatan usahanya dan berlaku untuk seluruh
wilayah Republik Indonesia
Gambaran : 1. Alur Permohonan Izin PBF
Tembusan surat permohonan
DIKES PROVENSI

Rekombinasi kelengkapan

Verifikasi adminisrasi

administrarif

Izin ditunda,atau ditolak

PERMOHONAN

DIRJEN

Surat permohonan :
Pembayaran PNBP sesuai
PP No.13 Th 2009
Audit CDOB

Rekomendasi Teknis
pemenuhan
persyaratan CDOB

BADAN POM

Penundaan izin Pedagang Besar Farmasi, dilakukan apabila

pemohon belum memiliki/memenuhi persyaratan, antara lain :
1.

Persyaratan administratif

2.

Nomor Pokok Wajib Pajak

3.

Penanggung jawab yang bekerja penuh

4.

Bangunan dan sarana Pedagang Besar Farmasi

Apabila dalam waktu 1 bulan belum terpenuhi maka izin usaha
Pedagang Besar Farmasi ditolak dengan menggunakan model
POM-8.
Pencabutan izin Pedagang Besar Farmasi, dilakukan apabila :
1. Tidak memperkerjakan Apoteker/Asisten Apoteker yang
memiliki Surat Izin Kerja.
2.

Tidak aktif lagi selama 1 tahun sebagai penyalur obat.

3. Tidak lagi memenuhi persyaratan usaha.
4. Tidak lagi menyampaikan informasi Pedagang Besar
Farmasi, 3 kali berturut-turut.

5. Tidak memenuhi ketentuan tata cara penyaluran perbekalan

farmasi.
Pencabutan izin Pedagang Besar Farmasi dilakukan dengan
dikeluarkannya persyaratan secara tertulis sebanyak 3 kali
menggunakan form model POM-10. kemudian dikeluarkan
penetapan pembekuan izin usaha Pedagang Besar Farmasi untuk 6
Bulan dengan menggunakan form model POM-11.

2.1.5 Larangan Bagi Pedagang Besar Farmasi

Larangan bagi Pedagang Besar Farmasi, antara lain:
1. Pedagang Besar Farmasi dilarang melayani resep dokter
2. Pedagang Besar Farmasi dilarang melakukan pengadaan,
penyimpanan dan penyaluran narkotika dan psikotropika
tanpa izin khusus dari Mentri Kesehatan
3. Pedagang Besar Farmasi dilarang menyalurkan obat keras
kepada pedagang eceran berizin, dokter, dokter gigi dan
dokter hewan (SK Menkes RI No. 3977/A/SK/1973.

2.1.6 LAPORAN
Pedagang

Besar

Farmasi

dan

setiap

cabangnya

wajib

menyampaikan laporan secara berkala sekali 3 (tiga) bulan

mengenai usahanya yang meliputi jumlah penerimaan dan
penyaluran masing-masing jenis obat kepada Menteri dengan
tembusan kepada Kepala Dinas Kesehatan Propinsi setempat dan
Pedagang Besar Farmasi yang menyalurkan narkotika dan
psikotropika wajib menyampaikan laporan penyaluran narkotika
dan psikotropika sesuai perundang-undangan yang berlaku
disamping laporan berkala.

2.1.7 VISI DAN MISI

Visi : komitmen pada peningkatan kualitas kehidupan, kesehatan
dan lingkungan.
Misi : mengembangkan industri kimia dan farmasi dengan
melakukan penelitian dan pengembanagan produk yang inovatif,
pengembangan bisnis pelayanan kesehatan terpadu ( health care
provider ) yang berbasis jaringan distribusi dan jaringan apotek,
meningkatkan kualitas sumber Daya Manusia dan mengembangkan
sistem informasi perusahaan.

2.2 Aspek Pengelolaan Dan Distribusi Perbekalan Farmasi

Tata Cara Menyalurkan Perbekalan Farmasi
1. Pedagang Besar Farmasi tidak boleh menjual perbekalan
farmasi secara eceran, baik di tempat kerjanya atau di
tempat lain.
2.

Pedagang Besar Farmasi dilarang melayani resep dokter.

3. Pedagang Besar Farmasi dilarang melakukan pengadaan,
penyimpanan dan penyaluran narkotika dan psikotropika
tanpa adanya izin khusus.
4. PBF hanya menyalurkan obat keras kepada PBF, Apotek
dan

Rumah

Sakit

serta

institusi

yang

diizinkan

berdasarkan Surat Pesanan yang ditandatangani oleh

Apoteker pengelola Apotek atau Apoteker. penanggung
jawab Instalasi Farmasi Rumah Sakit atau oleh Asisten
Apoteker penanggung jawab Instalasi Farmasi Rumah
Sakit atau apoteker unit lain yang mendapat perizinan.
5. Pedagang Besar Farmasi harus membukukan dengan
lengkap setiap pengadaan penyimpanan dan penyaluran

perbekalan

farmasi

sehingga

dapat

dipertanggung

jawabkan setiap saat dilakukan pemeriksaan.

BAB III
TINJAUN KHUSUS PT. KIMIA FARMA
3.1 SEJARAH PT.KIMIA FARMA

Kimia Farma merupakan pioner dalam industri farmasi

Indonesia. Cikal bakal perusahaan dapat dirunut balik ke tahun
1917, ketika NV Chemicalien Handle Rathkamp & Co., perusahaan
farmasi pertama di Hindia Timur. Sejalan dengan kebijakan
nasionalisasi eks perusahaan-perusahaan Belanda, pada tahun 1958
pemerintah melebur sejumlah perusahaan farmasi menjadi PNF
Bhinneka Kimia Farma. Selanjutnya pada tanggal 16 Agustus 1971
bentuk hukumnya diubah menjadi Perseroan Terbatas,. Sejak

tanggal 4 Juli 2001 Kimia Farma tercatat sebagai perusahaan

publik di Bursa Efek Jakarta dan Bursa Efek Surabaya, dengan
demikian namaya berubah menjadi PT Kimia Farma ( Persero )
Tbk.
Sejarah PT. Kimia Farma (Persero), Tbk dimulai tahun 1957, saat
pengambil-alihan perusahaan farmasi milik Belanda yang terdiri
dari; Rathkam, Van Gorkom, Bhineka Kina Farma Bandung.
Diikuti dengan pembentukan Badab Pusat Penguasaan Perusahaan
Farmasi Belanda (Bapphar). Selanjutnya berbadan resmi, berbadan
hukum yang berstatus Perseroan Terbatas pada tanggal 16 Agustus
1971. Perusahaan telah mencatatkan sahamnya di bursa efek
Jakarta dan Surabaya pada tanggal 4 Juli 2001, kemudian selang
beberapa tahun tapatnya pada tanggal 4 Januari 2003 Pedagang
Besar Farmasi menjadi entitas sendiri dan merupakan anak
perusahaan dengan nama PT. Kimia Farma Trading and
Distribution.
Kimia

Farma

Trading

and

Distribution

sebelumnya

merupakan perusahaan yang bergerak dibidang yang sama, yaitu

sebagai

perdagangan

dan

distribusi.

Oleh

karena

itu

pengalamannya bukan baru satu tahun, tetapi sama dengan umur

PT. Kimia Farma (Persero) Tbk sendiri. Hampir sepanjang
sejarahnya sejak sebagai Divisi Pedagang Besar Farmasi,
perusahaan lebih menonjol dalam bidang perdagangan institusi
baik melalui tender atau langsung, lebih dominan dari pada
penjualan reguler, yang mencerminkan kepada bisnis distribusi.
3.2 STRUKTUR ORGANISASI PT.KIMIA FARMA
DIREKTUR
UTAMA

Direktur
Pemasaran

Manajer
Satuan
Pengawas

Direktur
Produksi

Manajer
Pengembang
an Bisnsi

Manajer SPI
Manajer
Manajer
Manajer
Anak
Bisnis
Marketing
Manajer
Marketing
Manajer
SC
Marketing
Marketing
Manajer
Unit
Perusahaan
Internasional

Direktur Umum
& SDM

Manajer
Plant
Manajer
Perencanaan
Manajer
&
Manajer
Manaje
Pemastia
Pengendalia
Pengada
r I
r
n PPP
Mutu

Manaje
r Plant
Bandu
Manajer
Manajer
Manajer
Plant
Manaj
Manaje
Manajer
Manajer
Pemasti
Plant
Medan
Semara
er
PPP
rPlant
&
anRiset
Mutu

Direktur
Keuangan

Manaje
Manaje
r r
Manajer
Umum
Binaban
Umum
&&
g SDM

Manaj
er
Plant
Bandu
Manaje
r Legal

Manaje
r

Manaj
er
Akuta

Manaje
r
Perenc
anaan
&
Pengen
Manaj
er
Teknol

Gambar 2. Struktur Organisasi PT. Kimia Farma

3.1.2 Manajemen PT. Kimia Farma Tbk.

Maksud dan tujuan Perseroan adalah turut melaksanakan
dan menunjang program pemerintah di bidang ekonomi dan
pembangunan nasional pada umumnya, khususnya kegiatan usaha
di bidang industri kimia, farmasi, biologi dan kesehatan serta
industri makanan dan minuman dengan menerapkan prinsip-prinsip
Tata Kelola Perusahaan Yang Baik. Untuk mencapai maksud dan
tujuan tersebut, Perseroan melaksanakan kegiatan usaha, baik

10

dilakukan sendiri atau pun kerjasama dengan pihak lain, sebagai

berikut :
1. Mengadakan, menghasilkan, mengolah bahan kimia, farmasi,
biologi dan lainnya yang diperlukan guna pembuatan sediaan
farmasi, kontrasepsi, kosmetik, obat tradisional, alat kesehatan,
produk makanan/minuman dan produk lainnya termasuk bidang
perkebunan dan pertambangan yang ada hubungannya dengan
produksi sebagaimana disebutkan di atas.
2. Memproduksi produk unggulan baik dari pengembangan sendiri
maupun kerja sama dengan pihak luar.
3. Menyelenggarakan kegiatan pemasaran, perdagangan dan distribusi
dari hasil produksi seperti pada poin 1, baik hasil produksi sendiri
maupun hasil produksi pihak ketiga, termasuk barang umum, baik
di dalam maupun di luar negeri serta kegiatan-kegiatan lain yang
berhubungan dengan usaha Perseroan.
4. Berusaha di bidang jasa, yang berhubungan dengan kegiatan usaha
Perseroan, serta upaya dan sarana pemeliharaan dan pelayanan
kesehatan pada umumnya, termasuk jasa konsultasi kesehatan.
5. Jasa penunjang lainnya termasuk pendidikan, penelitian dan
pengembangan sejalan dengan maksud dan tujuan Perseroan, baik
yang dilakukan sendiri maupun kerja sama dengan pihak lain.
3.1.3 Visi dan Misi Perusahaan
Visi
Menjadi korporasi bidang kesehatan terintegrasi dan
mampu

menghasilkan

berkesinambungan

pertumbuhan

melalui

koordinasi bisnis yang sinergis

Misi

11

nilai

konfigurasi

yang
dan

Menghasilkan pertumbuhan nilai korporasi melalui usaha di

bidang-bidang:
1. Industri

kimia

dan

farmasi

dengan

basis

penelitian

dan

pengembangan produk yang inovatif.

2. Perdagangan dan jaringan distribusi.
3. Pelayanan kesehatan yang berbasis jaringan retail farmasi dan
jaringan pelayanan kesehatan lainnya.
4. Pengelolaan aset-aset yang dikaitkan dengan pengembangan usaha
perusahaan.

3.1.4 Distribusi Perdagangan

Kegiatan distribusi dilaksanakan oleh PT. Kimia Farma
Trading & Distribution, anak perusahaan yang berperan penting
dalam upaya peningkatan penjualan produk-produk Perseroan. PT
Kimia Farma Trading & Distribution memiliki jaringan sebanyak
43 cabang dan tenaga salesman sejumlah 611 orang untuk melayani
45.173 outlet terdaftar di seluruh wilayah Indonesia. Disamping
mendistribusikan produk-produk Kimia Farma, KFTD juga
bertindak sebagai distributor untuk produk-produk principal dari
dalam dan luar negeri.

3.1.5 Produk PT. Kimia Farma Tbk.

Ada beberapa produk PT. Kimia Farma Tbk yang
dikelompokkan berdasarkan jenisnya, yaitu antara lain :

12

1. Consumer Health Product (CHP), antara lain : Batugin Elixir,

Bedak Salicyl, Bekamin B Comp. Forte, Bekamin C Forte,
Bekarbon, Calcidol B 12, Enkasari, Enzymfort, Erceevit, Ersylan,
Fita E, Fitocare Minyak Kayu Putih, Fitocare Minyak Telon,
Fitocare Minyak Telon Baby, Fitocasol, Fitopros, Fituno, Liverfit,
Magasida, Marcks' Bedak, Marcks' Venus Compact Powder,
Marcks' Venus Loose Powder, Megafit, Nature Pristine Breast
Health Formula, Nature Pristine Children Multi Chew,Nature
Pristine Evening Primrose Oil, Nature Pristine Eye Factor, Nature
Pristine Glucobalance, Nature Pristine Glucosamin Chondroitin,
Nature Pristine Multi Start Men, Nature Pristine Multi Start
Women, Nature Pristine PMS Formula, Nature Pristine Wild
Alaska Salmond Oil, New Padibu, Nodiar, OB Sari, Scabicid
Cream, Sulfas Ferosus (Blood Increasing Medicine), Supra Flu,
Undecyl Salep, Vitamin A, Yeastafort (Yeast tablets Fortified).

2. Produk Obat Ethical, antara lain : Alergin, Antidine, Asmacare,

Cefaxon, Chlorampecort-H, Codipront, Codipront Cum
Expectorant, Coditam, Dasabion, Diazink, Dobutamin Giulini,
Dopamin Giulini, Doxef, Duviral, E-Viral, Enkapyrin,
Extralac,Fitocassol, Fungoral, Fungoral (Oral Broad - Spectrum
Anti Fungi), Gravynon, Hiviral, Isonat, Kaftensar, Kamadol,
Kamaflam, Kifadene, Kifarox, Kifluzol, Kimoxil, Klotaren,
Levosol, Loprezol, Lovequin, Methovin, Neurodial, Neviral,
Nitrokaf Retard, Nopril, Oprezol, Plasil, Primet, Protofen, Rahistin,
Ranticid, Retaphyl SR, Reviral,Spirabiotik (Film Coated Tablet),
Staviral, Topgesic,Trinolon, Vagizol, Yodiol.

13

3. Produk obat Generik, antara lain : Acyclovir, Aethyl C. Chinin

(EUCHININ), Albendazole, Albumin-Human 20%, Allopurinol,
Aluminium

Hydroxide,

Amoxycillin,

Ampicillin,

Antalgin,

Antasida Doen, Ascorbic Acid, Betamethasone, Calcium Lactate,

Captopril, Chinin Antipyrin INJECTION I.M., Chloramphenicol,
Chloramphenicol

250

mg,

Chloroquine,

Chlorpromazine,

Cimetidine, Ciprofloxacin, Clonidine, Codein, Cotrimoxazole,

CTM, Dexamethasone, Dextromethorphane, Diazepam, Diltiazem,
Dimenhydrinate, Doxycycline, Ephedrine, Ergotamine Caffeine,
Erythromycin,

Ethambutol,Ferrous

Sulphate,

Furosemide,

Gentamycin, Glibenclamide, Glyceril Guaiacolate, Griseofulvine,

HCT (Hydrochlorothiazide), Hydrocortisone, Increased Blood
Tablet (Coated Tablet Membrane), INH (Isoniazid), Iodine
Povidon, Lidocaine, Mefenamic Acid (Asam Mefenamat), Methyl
Ergometrine, Metoclopramide, Metronidazole, Miconazole (KRIM
2%),

Nifedipine,

Omeprazole,

Oralit,

Oxytetracycline,

Oxytetracyline (EYE CREAM 1%), Papaverine, Paracetamol,

Perphenazine,

Phenobarbital,

Phytomenadione,

Piroxicam,

Prednisone, Propranolol, Pyrantel, Pyrazinamide, Pyridoxine,

Quinine INJECTION, Ranitidine,Rifampicin (Coated Membrane
Capsule-Tablet),

Salbutamol,

Sodium

Bicarbonate,

Sodium

Diclofenac, Sulfadoxine Pyrimethamine, Tetracycline, Thiamine,

Tramadol, Verapamil, Vit B Complex, Vit B1, Vit B12, Vitamin A,
Vitamin C.

3.2 Sejarah Kimia Farma Trading and Distribution Cabang Mataram

14

PT. Kimia Farma Trading and Distribution Cabang

Mataram diresmikan oleh PT. Kimia Farma Pusat bersamaan
dengan 43 Cabang lainnya yang tersebar di seluruh Indonesia salah
satunya di Mataram dan Kimia Farma Apotek dengan outlet
sebanyak 45.173 yang tersebar diseluruh Indonesia. Sebagai Anak
Perusahaan, Kimia Farma Trading and Distribution didirikan
dengan modal awal sebesar 100 % milik Induk Perusahaan PT.
Kimia Farma (Persero) Tbk.
PT. Kimia Farma Trading and Distribution Cabang
Mataram berperan dalam penerimaan produk yang didistribusikan
dari pusat ke cabang serta pendistribusian ke unit unit pelayanan
kesehatan lainnya seperti Rumah Sakit, Apotek, Toko Obat, Toko
Klontong. Sedangkan Kimia Farma Apotek berperan dalam
pendistribusian produk produk Kimia Farma kepada konsumen
akhir.
PT. Kimia Farma Trading and Distribution Cabang Mataram
memiliki tenaga kerja sebanyak 25 tenaga kerja diantara, 10 tenaga
kerja pada bidang penjualan, 9 tenaga kerja pada logistic, 5 tenaga
kerja pada bidang administrasi dan keuangan, serta 1 tenaga kerja
berada di Bima.

15

3.2.1 Struktur Organisasi PT. Kimia Farma Trading and Distribution Cabang
Mataram
KEPALA

SPV PENJ
INSTITUS

KA
GUDANG

SPV
PENJ

FAKTURI
S

PENAGI
H

STAFF
TRANSITO

SPV
TU

KASI
R

APT PJ/SPV
LOGISTIK

ADM
PIUTANG

STAFF
TRANSITO OUT

STAFF
PENYIMPAN

INKASS
O

ADM
INSTI
TUSI

HANTARA
N

Gambar 2. Struktur organisasi PT. Kimia Farma Trading and Distribution

Cabang Mataram

16

SALESM
AN

3.2.2 Pengelolaan Perbekalan Farmasi PT. Kimia Farma Trading and Distribution
Cabang Mataram.
Pengelolaan PT. Kimia Farma Triding and Distribution Cabang
Mataram meliputi:
1. Perencanaan
Perencanaan bertujuan menetukan jenis dan jumlah perbekalan
farmasi yang diinginkan PT. Kimia Farma Trading and Distribution
Cabang Mataram. Perencanaan dilakukan dengan melihat obat
yang laku di pasaran yaitu dengan melakukan survei obat yang
banyak digunakan di masyarakat serta permintaan dari berbagai
institusi melalui Surat Pesanan (SP), kemudian dibuat rangking
obatnya, dari PT. Kimia Farma Trading and Distribution Cabang
Mataram melaporkan rangking obat-obat / alat kesehatan yang laku
tersebut kepada PT. Kimia Farma (Persero) Tbk.
2. Pengadaan
Pengadaan merupakan realisasi kebutuhan yang telah direncanakan
dan disetujui. Pengadaan perbekalan farmasi tergantung dari
kebutuhan masyarakat, misalnya obat yang laku atau banyak
dibutuhkan maka pengadaannya sekali dalam sebulan untuk
memenuhi kebutuhan obat tersebut selama satu bulan, sedangkan
untuk obat yang kurang laku biasanya pengadaannya saat obat itu
akan habis. Oleh karena itu, produk yang diadakan bukan hanya
dari pabrik Kimia Farma saja, tetapi juga dari pabrik-pabrik obat
lainnya tergantung dari kebutuhan dan permintaan dari berbagai
institusi. Alur pengadaan barang diawali dengan mengajukan
proposal obat / alat kesehatan apa yang akan diadakan oleh PT.
Kimia Farma Trading and Distribution Cabang Mataram ke PT.
Kimia Farma Tbk. Kemudian PT. Kimia Farma (Persero)
memeriksa obat / alat kesehatan yang akan diadakan tersebut. Bila

17

disetujui maka PT. Kimia Farma Trading and Distribution Cabang

Mataram membuat Surat Pesanan (SP). Untuk obat keras, atau obat
bebas Surat Pesanannya ditandatangani oleh Asisten Apoteker atau
penanggung jawab yang bersangkutan. Sedangkan obat narkotika
dan psikotropika Surat Pesanannya ditandatangani oleh Apoteker.
3. Penerimaan
Penerimaan bertujuan menjamin perbekalan farmasi sesuai dengan
surat pesanan atau kontrak baik dari segi mutu, jumlah maupun
waktu kedatangan. Bila barang yang dipesan datang, dilakukan
pemeriksaan terhadap barang-barang masuk meliputi nomer batch,
kadaluarsa, jumlah barang pada faktur yang akan dimasukkan
kedalam buku penerimaan barang, kemudian diisi pada kartu stok
dengan spidol merah.
4. Penyimpanan
Penyimpanan barang bertujuan memelihara mutu perbekalan
farmasi, menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab,
menjaga

ketersediaan

serta

memudahkan

pencarian

dan

pengawasan. Penyimpanan barang ditempatkan pada gudang

reguler dan tender, baik produk dari kimia farma maupun produk
dari pabrik-pabrik lain pada rak / pallet penyimpanan. Produk dari
kimia farma dipisahkan dengan produk dari pabrik-pabrik lain.
Untuk produk dari pabrik kimia farma disimpan secara alfabetis
sedangkan produk dari pabrik lain disimpan sesuai bentuk atau
jenis sediaan. Untuk obat-obat dalam jumlah kecil atau sisa dari
penjualan, penyimpanannya digabung sebab luas gudang yang
belum sesuai dengan jumlah obat. Sedangkan obat yang tidak tahan
terhadap suhu tinggi disimpan pada lemari pendingin. Obat
narkotika dan psikotropika memiliki gudang tersendiri dan
disimpan dalam lemari. Dalam melakukan pengadaan ataupun

18

penjualan narkotika dan psikotropika, harus diketahui oleh apoteker

penanggung jawabnya. Jumlah obat dalam gudang penyimpanan
harus sesuai dengan yang tertera pada kartu stok masing-masing
produk.

Suhu

gudang

harus

selalu

dikontrol

pada

suhu

penyimpanan (27-30C) untuk menjaga stabilitas dari setiap produk

perbekalan farmasi di dalam gudang penyimpanan. Barang yang
telah rusak, tidak sesuai standard atau kadaluarsa ditumpukkan
tersendiri langsung dibelakang penyimpanan barang-barang yang
lain.
5. Pendistribusian
PT. Kimia Farma Trading and Distribution Cabang Mataram
melakukan pendistribusian barang ke seluruh wilayah NTB. Untuk
wilayah Lombok Tengah, Lombok Timur, Sumbawa, Dompu dan
Bima dikirimkan melalui ekspedisi. Sedangkan untuk wilayah
Mataram dan Lombok Barat dikirimkan secara langsung. Penjualan
dilakukan melalui salesman yang memperoleh pesanan dari
institusi pemerintah, apotek, toko obat, toko klontong atau
swalayan dengan menggunakan surat pesanan (SP).
Alur pendistribusian barang dari PT. Kimia Farma Trading
and Distribution ke pelanggan, yaitu :
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.

Surat SP
Administrasi Penjualan
Cek Persediaan
Input SO
Cetak Faktur
Penyiapan barang
Pengiriman
Tanda Terima
Arsip
Peyiahpan alat tagih

6. Pelaporan

19

Ada beberapa laporan PT. Kimia Farma Trading and Distribution,

antara lain :
1.
2.
3.
4.
5.

Laporan penjualan
Laporan stok awal
Laporan stok akhir
Laporan barang-barang kadaluarsa
Laporan narkotika dan psikotropika.
Laporan penjualan, stok awal dan stok akhir ditujukan ke

bagian tata usaha tiap tiga bulan sekali, untuk barang kadaluarsa
dilaporkan dan dikontrol tiap satu tahun atau 6 bulan sekali
sedangkan untuk laporan narkotik dan psikotropik dilaporkan ke
Balai Besar Pengawas Obat dan Makanan Daerah tiap 1 bulan
sekali.

BAB IV
PEMBAHASAN

20

PT. Kimia Farma Trading and Distribution merupakan

cabang dari PT. Kimia Farma Tbk. sebagai perusahaan induk yang
ada di Jakarta. PT. Kimia Farma Trading and Distribution dibentuk
bersamaan dengan Kimia Farma Apotek dengan jumlah Kimia
Farma Trading and Distribution sebanyak 43 cabang dan Kimia
Farma Apotek sebanyak 300 apotek. PT. Kimia Farma Trading and
Distribution

berperan

dalam

penerimaan

produk

yang

didistribusikan dari pusat ke cabang serta pendistribusian ke unit

unit pelayanan kesehatan lainnya seperti Rumah Sakit, Apotek,
Toko Obat, Toko Klontong. Sedangkan Kimia Farma Apotek
berperan dalam pendistribusian produk produk Kimia Farma
kepada konsumen akhir.
Alur pendistribusian barang dari PT Kimia Farma Trading and
Distribution Cabang Mataram ke pelanggan yaitu sebagai berikut :
1. Surat Pesanan (SP) merupakan surat tertulis yang berisi barang
yang diorder oleh pelanggan atau suatu outlet beserta jumlahnya.
Dalam tahap ini Surat Pesanan dapat dilanjutkan apabila nama
pelanggan atau outlet yang memesan, barang yang dipesan jelas
nama produk dan jumlahnya serta tanda tangan apoteker
penanggung jawab untuk pemesanan obat narkotik dan pskitropik.
2. Administrasi Penjualan, artinya dalam tahap ini Surat Pesanan yang
sudah masuk diterima oleh karyawan pada bagian Administrasi
penjualan untuk melakukan pengecekan persediaan.
3. Cek persediaan, artinya dalam tahap ini kepala gudang beserta
apoteker penanggung jawab melakukan pengecekan apakah barang
yang dipesan masih tersedia dan tidak expired date. Selain itu tahap
ini dilakukan untuk mengetahui stok barang yang masih ada
sehingga mempermudah dalam perencanaan order selanjutnya.
4. Input SO, artinya dalam tahap ini karyawan yang bekerja pada
bidang cetak faktur menerima surat pesanan dan memasukkan data
tentang outlet yang memesan dan barang yang dipesan. Ini

21

dilakukan untuk mengetahui apakah pelanggan atau outlet yang

bersangkutan memiliki hutang atau tidak. Apabila pelanggan atau
outlet yang bersangkutan masih memiliki hutang, maka proses
pendistribusian tidak dapat dilanjutkan. Namun apabila pelanggan
atau outlet yang bersangkutan tidak memiliki hutang, proses dapat
dilanjutkan.
5. Cetak faktur, artinya dalam tahap ini apabila pelanggan atau outlet
yang bersangkutan tidak memiliki hutang faktur dicetak sebagai
tanda bukti pemesanan yang dilakukan oleh pelanggan atau outlet
serta sebagai arsip perusahaan. Serta mempermudah dalam
penyiapan barang dan menghitung jumlah stok yang masih ada.
Faktur yang dicetak ditanda tangani oleh Kepala Gudang,
Supervisor Penjualan, Apoteker Penanggung Jawab Narkotik dan
Kepala Cabang.
6. Penyiapan barang, artinya dalam tahap ini dilakukan pengambilan
barang yang ada dalam gudang untuk didistribusikan. Dalam proses
penyiapan barang ini karyawan yang mengambil barang dan
karyawan yang akan memberikan ke agen pengiriman harus
berbeda. Ini dilakukan untuk meminimalisir human error sehingga
dapat meminimalkan kerugian perusahaan akibat human error
tersebut.
7. Pengiriman, artinya dalam tahap ini dilakukan pengiriman barang
ke pelanggan atau outlet yang memesan. Sebelum barang yang
dipesan dikirim pihak atau agen pengiriman harus melakukan
pengecekan terlebih dahulu untuk memastikan barang yang dipesan
dan outlet yang memesan benar. Ini juga dilakukan untuk
meminimalisir human error yang kemungkinan terjadi. Dalam
melakukan pendistribusian barang ke seluruh wilayah NTB, untuk
wilayah Lombok Tengah, Lombok Timur, Sumbawa, Dompu
dihantar melalui ekspedisi. Sedangkan untuk wilayah Ampenan dan
Mataram dihantar secara langsung.

22

8. Tanda terima, artinya dalam tahap ini barang yang dikirim sudah
diterima diterima oleh pelanggan atau outlet yang bersangkutan dan
ditanda tangani oleh penanggung jawab outlet tersebut. Dalam
proses ini agen pengirim perlu melakukan pengecekan ulang
mengenai barang dan jumlah yang dikirim sesuai dengan faktur
yang telah dicetak.
9. Arsip, artinya dalam tahap ini setelah bukti tanda terima barang
sudah ditanda tangani oleh pihak yang bersangkutan, faktur beserta
bukti tanda terima tersebut diarsipkan, dimana faktur dan bukti
tanda terima tersebut dapat dijadikan sebagai alat tagih apabila ada
masalah dengan pelanggan atau outlet yang bersangkutan. Serta
sebagai bahan untuk pelaporan, seperti laporan penjualan, stok
awal, stok akhir, barang kadaluarsa, dan narkotika serta
psikotropika.
10. Penyiapan alat tagih, artinya faktur dan bukti tanda terima tersebut
dapat digunakan sebagai alat untuk menagih apabila pelanggan atau
outlet tersebut tidak membayar sampai dengan jangka waktu yang
ditentukan.
Adapun 2 faktor penyebab barang masuk ke PT. Kimia Farma Trading and
Distrobution Cabang Mataram, yaitu antara lain :
1. Faktor Pembelian, diantaranya :
- Rencana Order, ini dilakukan untuk menjaga stok barang yang
-

ada pada gudang agar tidak terjadi over stok atau under stok.
Pemesanan, ini dilakukan apabila rencana order sudah
dipastikan dan jumlah barang yang akan diorder sudah pastikan

tidak akan terjadi over stok.

Penerimaan, ini dilakukan ketika barang yang diorder datang

dan masuk dalam ruang transito in.

Penyimpanan, ini dilakukan saat barang yang sudah diorder
datang dan diterima. Ini dilakukan untuk menjaga kualitas
barang sebelum didistribusikan.

23

Dropping, ini dilakukan ketika Perusahaan induk memproduksi

barang

yang

baru,

sehingga

barang

tersebut

harus

diperkenalkan ke msyarakat melalui pendistribusian ke cabang

dan melalui cabang barang tersebut akan didistribusikan ke
outlet outlet sehingga masyarakat mengenal produk tersebut.

24

2. Faktor Retur (pengembalian) :

- Retur karena ED, artinya barang yang sudah didistribusikan ke
outlet dan dalam jangka waktu tertentu barang tersebut tidak
terjual dan kadaluarsa, sehingga barang tersebut dikembalikan
ke KFTD. Namun KFTD akan menerima barang tesebut
-

apabila dikembalikan 4 6 bulan sebelum kadaluarsa.

Penarikan, artinya barang yang telah didistribusikan ke outlet

ditarik kembali karena alasan tertentu dari perusahaan induk.

Rusak saat pengiriman, artinya barang tersebut dapat
dikembalikan apabila barang tersebut rusak saat proses
pengiriman ke outlet outlet, apabila barang tersebut rusak
bukan ketika proses pengiriman, barang tersebut tidak dapat

dikembalikan.
Kesalahan, artinya apabila barang yang didistribusikan ke suatu
outlet tidak sesuai dengan surat pesanan (lebih banyak), barang

tersebut dapat dikembalikan ke KFTD.

Piutang, artinya barang yang sudah didistribusikan kesuatu
outlet akan ditarik kembali apabila outlet tersebut memiliki
hutang atau belum melunasi pembayaran sesuai dengan waktu
yang ditentukan.

Selain itu ada beberapa faktor dasar penyebab pengeluaran barang dari gudang
PT. Kimia Farma Trading and Distribution yang melalui surat pesanan,
yaitu antara lain :
1. Konsinyasi, artinya barang yang dikeluarkan dari gudang karena
barang atau produk tersebut merupakan produk baru yang belum
dikenal oleh masyarakat, sehingga dilakukan penitipan ke outlet
outlet agar masyarakat mengenal produk atau barang tersebut.
Namun berbeda dengan distribusi konsinyasi ini dilakukan bukan
karena pesanan dari outlet outlet, melainkan pihak KFTD yang
melakukan promosi suatu produk baru melalui outlet outlet
tersebut. Sehingga outlet outlet yang bersangkutan tidak

25

diharuskan membeli produk tersebut, hanya saja outlet-outlet yang

bersangkutan bertanggung jawab atas produk tersebut.
2. Retur Pemebelian, artinya barang yang dikembalikan oleh KFTD
kepada Supplyer dengan alasan tertentu. Ini bisa terjadi apabila
produk yang berasal dari Pihak Ketiga yang didistribusikan oleh
KFTD ke outlet outlet tidak terjual atau ED, sehingga produk
tersebut harus dikembalikan ke supplyer atau pihak Ketiga.
Pengembalian ini dapat dilakukan apabila produk yang ED
dikembalikan 4 6 bulan sebelum tanggal kadaluarsanya.
3. Pemusnahan, artinya ini dapat terjadi apabila produk yang sudah
ED yang diterima dari outlet outlet sudah tidak bisa digunakan
kembali, sehingga harus dilaukakan pemusnahan. Karena apabila
tidak dilakukan pemusnahan produk tersebut dapat merusak
produk produk yang lainnya. Selain itu ini dilakukan juga untuk
meminimalisir human error ketika pendistribusian produk ke
outlet outlet. Namun sebelum dilakukannya pemusnahan harus
dikonfirmasi terlebih dahulu dengan PT. Kimia Farma Tbk
sebagai perusahaan induk.

26

Produk produk yang didistribusikan oleh PT. Kimia Farma

Trading and Distribution Cabang Matarama, yaitu antara lain :
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

Obat Generik : Acyclovir, Piroksikam, INH, Phenobarbital.

Obat Paten : Antasida
DOEN : fituno, magasida, asifit
Kosmetik : bedak marck, bedak salycil
Produk PT Interbat : otopain
Produk PT Otto : ottozol, mucera, folac, Scopamin, scopamin plus
Produk PT Konimex : paramex, konicare, anaconidin
Produk PT Sanbe : sanmol, sananflu, neozep forte
Produk PT Indofarma : albendazole, cefadroxil dry syrup, asam

mefenamat
10. Produk PT Soho : Asma soho, curvit, diapet, laxing, fitkom,
curcuma syrup
11. Produk PT kalbe Farma : bioplacenton, cerebrofot, cerebrovit,
kalpanax liquid, neuralgin, promag, brain act.

27

BAB V
PENUTUP
KESIMPULAN
1. PT Kimia Farma Trading and Distribution Mataram merupakan
Pedagang Besar Farmasi yang bergerak dibidang distribusi obat
dan alat kesehatan yang berperan dalam pendistribusian barang ke
unit pelayanan kesehatan lain.
2. Alur proses pendistribusian barang pada PT. Kimia Farma Trading
and Distribution yaitu, Surat Pesanan, Administrasi Penjualan, Cek
persediaan, Input SO, Cetak Faktur, Penyiapan barang, Pengiriman,
Tanda terima, Arsip, Penyiapan alat tagih.
3. PT. Kimia Farma Trading and Distribution Mataram memiliki 4
aspek yang komunikasinya harus lancar dalam meningkatkan
omset, yaitu Penjualan, Logistik, Keuangan dan SDM.
4. Dalam penyimpanannya PT. Kimia Farma Trading and Distribution
menyimpan obat secara alfabetis dan berdasarkan bentuk
sediaannya. Penyimpanan berdasarkan alfabetis dilakukan untuk
obat obat yang jumlahnya tidak banyak atau merupakan sisa dari
penjualan. Ini dikarenakan jumlah obat tidak sesuai dengan
kapasitas gudang yang dimiliki.

SARAN
Untuk semakin memaksimalkan kinerja para pegawai,
sebaiknya gudang diperluas agar ketika transito in dan transito out
obat tidak tercampur karena human error, sehingga dapat
meminimalkan kerugian perusahaan.

28

LAMPIRAN

29

LAMPIRAN

Lampiran 1. Contoh Faktur PT. Kimia Farma Trading and Distribution Mataram.

30

Lampiran 2. Contoh Kartu Stok PT. Kimia Farma Trading and Distribution
Mataram.

Lampiran 3. Contoh Surat Pesanan Narkotika PT. Kimia Farma Trading and
Distribution Mataram.

31

Lampiran 4. Contoh surat kirim barang PT. Kimia Farma Trading and Distribution
Mataram.

32

Lampiran 5. Contoh Surat Pemesanan Barang PT. Kimia Farma

Trading and Distribution Mataram

33

34