UNIVERSITAS INDONESIA

PROSES ALUR ADMINISTRASI PERSURATAN PADA BAGIAN

SEKRETARIAT DI KEJAKSAAN NEGERI KABUPATEN
SUKABUMI

TUGAS KARYA AKHIR

Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Ahli Madya

TASYA NOVIA GUNAWAN

1906314900

PROGRAM PENDIDIKAN VOKASI

PROGRAM STUDI ADMINISTRASI PERKANTORAN
DEPOK
2022
 UNIVERSITAS INDONESIA
PROGRAM PENDIDIKAN VOKASI
BIDANG STUDI ADMINISTRASI DAN BISNIS
PROGRAM STUDI ADMINISTASI PERKANTORAN

LEMBAR PERNYATAAN KEASLIAN

Saya yang bertandatangan di bawah ini :

NAMA : Tasya Novia Gunawan

NPM 1906314900
PROGRAM STUDI : Administrasi Perkantoran

Menyatakan bahwa Karya Akhir Magang yang berjudul Proses Alur Administrasi
Persuratan pada bagian Sekretariat di Kejaksaan Negeri Kabupaten
Sukabumi.benar benar merupakan hasil karya pribadi dari seluruh sumber yang dikutip
maupun dirujuk telah saya nyatakan dengan benar.

Depok, 24 Juni 2022

Tasya Novia Gunawan

1906314900

Universitas Indonesia
ii
 UNIVERSITAS INDONESIA
PROGRAM PENDIDIKAN VOKASI
BIDANG STUDI ADMINISTRASI DAN BISNIS
PROGRAM STUDI ADMINISTASI PERKANTORAN

LEMBAR PENGESAHAN LAPORAN

TANDA TANGAN PEMERIKSA

NAMA : Radityo Kusumo Santoso,S.I.A.,M.M.,CPM asia.,C.I.C.S

TANGGAL : 07 Juli 2022

Universitas Indonesia
iii
 UNIVERSITAS INDONESIA
PROGRAM PENDIDIKAN VOKASI
BIDANG STUDI ADMINISTRASI DAN BISNIS
PROGRAM STUDI ADMINISTASI PERKANTORAN

LEMBAR PENGESAHAN LAPORAN

NAMA : Tasya Novia Gunawan

NPM 1906314900
PROGRAM STUDI : Administrasi Perkantoran
TEMPAT MAGANG : Kejaksaan Negeri Kabupaten Sukabumi

Kejaksaan Negeri Kabupaten Sukabumi,

Sanditya Darlianto ,SH

NIP.198702032014031002

Pengelola Tata Naskah

Universitas Indonesia
iv
 UNIVERSITAS INDONESIA
PROGRAM PENDIDIKAN VOKASI
BIDANG STUDI ADMINISTRASI DAN BISNIS
PROGRAM STUDI ADMINISTASI PERKANTORAN

LEMBAR PENGESAHAN LAPORAN

Saya yang bertandatangan di bawah ini :

NAMA : Tasya Novia Gunawan

NPM 1906314900
PROGRAM STUDI : Administrasi Perkantoran

Menyatakan bahwa Karya Akhir Magang yang berjudul Proses Alur Administrasi
Persuratan pada bagian Sekretariat di Kejaksaan Negeri Kabupaten Sukabumi
benar benar merupakan hasil karya pribadi dari seluruh sumber yang dikutip maupun
dirujuk telah saya nyatakan dengan benar.

Pembimbing, Penguji,

Radityo Kusumo Santoso,S.I.A.,M.M.,CPM asia.,C.I.C.S Mohammad Ridha,S.Sos.,M.Si.

NIP.100120710252907891 NIP.151103047

Universitas Indonesia
v
 HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI

TUGAS AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS

Sebagai Sivitas akademik Universitas Indonesia, saya yang bertanda tangan di bawah ini:

NAMA : Tasya Novia Gunawan

NPM 1906314900
PROGRAM STUDI : Administrasi Perkantoran
JENIS KARYA : Karya Akhir

Demi mengembangkan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada Universitas

Indonesia Hak Bebas Royalti Non Eksklusif (Non-eksklusif Royalty-Free Right) atas tugas
akhir saya yang berjudul:

“Proses Alur Administrasi Persuratan pada bagian Sekretariat di Kejaksaan Negeri

Kabupaten Sukabumi”

Beserta perangkat yang ada (jika diperlukan). Dengan Hak Bebas Royalti Non Eksklusif ini
Universitas Indonesia berhak menyimpan, mengalihmediakan/formatkan, mengelola dalam
bentuk pangkalan data (database), merawat dan mempublikasikan tugas akhir saya selama tetap
mencantumkan nama saya sebagai penulis, pencipta dan sebagai pemilih Hak Cipta.

Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya.

Dibuat di: Depok

Pada tanggal: 24 Juni 2022
Yang menyatakan,

(Tasya Novia Gunawan)

Universitas Indonesia
vi
 KATA PENGANTAR

Puji dan Syukur kepada Allah SWT karena berkat rahmat dan karunia-Nya
penulis dapat menyelesaikan Tugas Karya Akhir yang berjudul Proses Alur
Administrasi Persuratan Pada Bagian Sekretariat di Kejaksaan Negeri Kabupaten
Sukabumi dengan lancar dan baik. Penulis menyadari bahwa selama proses penyusunan
Karya Akhir Magang ini banyak pihak yang membantu dan mendukung penulis baik
dari segi moril maupun materil.
Oleh karena itu, penulis ingin menyampaikan rasa terima kasih kepada:

1. Bapak Padang Wicaksono, S.E., Ph.d selaku Direktur Program Pendidikan Vokasi,
Universitas Indonesia.

2. Bapak Drs. Asrori., MA., FLMI., selaku Ketua Departemen Administrasi dan Bisnis
Terapan Vokasi Indonesia.
3. Bapak Radityo Kusumo Santoso, S.I.A., M.M., CPM asia., C.I.C.S. selaku Ketua
Bidang Studi Administrasi dan Bisnis, Program Pendidikan Vokasi, Universitas
Indonesia serta selaku Ketua Program Studi Administrasi Perkantoran, Program
Pendidikan Vokasi, Universitas Indonesia serta selaku Dosen Pembimbing yang telah
bersedia membantu dan membimbing penulis dalam penyusunan Tugas Karya Akhir
dan telah banyak memberikan masukan dan saran guna penyelesaian dan
penyempurnaan Tugas Karya Akhir ini.
4. Seluruh Dosen Administrasi Perkantoran, Staf Administrasi dan Sekretariat Program
Pendidikan Vokasi yang telah memberikan ilmu dan bantuan kepada penulis.
5. Orang Tua tercinta Mama dan Papa ,selaku keluarga yang telah menemani,
memberikan kepercayaan, motivasi, dan mendoakan penulis. Terimakasih untuk
selalu ada menjadi segalanya untuk penulis.
6. Putri Tisa Amallia ,Muhamad Guntur Muntaha, selaku keluarga yang menemani,
memberikan, kepercayaan, motivasi dan mendoakan penulis. Terimakasih telah
memberikan semangat.
7. Bapak Sanditya Darlianto ,SH selaku pembimbing dalam melaksanakan tugas kantor
selama menjalani magang di Kejaksaan Negeri Kabupaten Sukabumi
8. Pak Suhendi, SH. Terima kasih telah bersedia membantu saya lebih banyak tau nya
informasi tentang Kejaksaan Negeri Kabupaten Sukabumi

Universitas Indonesia
vii
9. Rekan-rekan penulis Anggita, Aisyahbilla, dan Silvia, Upit dan Esa yang sudah
menemani saat jatuh bangun selama kuliah dan magang.

Penulis juga menyadari bahwa Tugas Karya Akhir ini masih jauh dari kata
sempurna. Oleh sebab itu, penulis sangat terbuka atas segala kritik dan saran yang
bersifat membangun dari berbagai pihak untk kesempurnaan Tugas Karya Akhir yang
penulis buat.

Depok ,24 Juni 2022

Tasya Novia Gunawan

Universitas Indonesia
viii
 ABSTRAK

Nama : Tasya Novia Gunawan

Program Studi : Administrasi Perkantoran
Judul : Proses Alur Administrasi Persuratan Pada Bagian
Sekretariat di Kejaksaan Negeri Kabupaten
Sukabumi

Pembimbing : Radityo Kusumo Santoso, S.I.A., M.M., CPM

asia., C.I.C.S

Tugas karya akhir ini membahas tentang alur proses pengelolaan surat pada lembaga
Kejaksaan Negeri Kabupaten Sukabumi di bidang Sekretariat. Tujuan dari penulisan ini
adalah untuk menjelaskan proses alur administrasi persuratan pada Kejaksaan Negeri
Kabupaten Sukabumi serta untuk dapat mengetahui terkait kelebihan dan kekurangan
yang terdapat dalam proses persuratan pada entitas tersebut. Dengan melalui proses
pengamatan yang telah dilakukan penulis terhadap proses persuratan yang terjadi pada
entitas tersebut, maka penulis dapat menarik kesimpulan bahwa alur proses persuratan
yang terjadi telah dilaksanakan dengan baik oleh pihak Kejaksaan Negeri Kabupaten
Sukabumi.

Kata Kunci : Kejaksaan Negeri Kabupaten Sukabumi, Alur Proses, Persuratan

Universitas Indonesia
ix
 ABSTRACT

Name : Tasya Novia Gunawan

Study Program : Office Administration

Tittle : The Process of thr Administrative Flow of

Correspondence at the Secretariat Section at
the Sukabumi District Public Attorney’s office

Counsellor : Radityo Kusumo Santoso, S.I.A., M.M., CPM asia., C.I.C.S

This final project discusses the flow of the letter management process at the Sukabumi
District Attorney's Office in the Secretariat field. The purpose of this paper is to explain
the process of correspondence administration at the Sukabumi District Attorney and to
find out the advantages and disadvantages contained in the correspondence process in
that entity. Through the observation process that has been carried out by the author on
the correspondence process that occurs in this entity, the author can draw the
conclusion that the flow of the correspondence process has been carried out well by the
Sukabumi District Attorney.

Keyword : The District Attorney's Office of Sukabumi, Flow, Correspondence

Universitas Indonesia
x
 DAFTAR ISI

LEMBAR PERNYATAAN KEASLIAN.............................................................................ii

LEMBAR PENGESAHAN LAPORAN............................................................................iii
LEMBAR PENGESAHAN LAPORAN...........................................................................iv
LEMBAR PENGESAHAN LAPORAN............................................................................v
HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI…..............................................vi
KATA PENGANTAR..................................................................................................vii
ABSTRAK..................................................................................................................ix
ABSTRACT.................................................................................................................x
DAFTAR ISI................................................................................................................xi
DAFTAR GAMBAR...................................................................................................xiii
DAFTAR BAGAN.......................................................................................................xiv
BAB I PENDAHULUAN...............................................................................................1
1.1 Latar Belakang................................................................................................1
1.2 Tinjauan Pustaka.............................................................................................2
1.2.1 Pengertian Administrasi...........................................................................2
1.3 Korespondensi................................................................................................4
1.4 Rumusan Masalah...........................................................................................4
1.5 Tujuan Penulisan.............................................................................................5
1.6 Sistematika Penulisan.....................................................................................5
BAB II GAMBARAN UMUM......................................................................................7
2.1 Sejarah Kejaksaan Negeri Sukabumi...............................................................7
2.2 Visi dan Misi....................................................................................................8
2.2.1 Visi Kejaksaan RI.......................................................................................8
2.2.2 Misi Kejaksaan RI.....................................................................................8
2.3 Logo dan Makna.............................................................................................9
2.4 Struktur Organisasi Kejaksaan Negeri Kabupaten Sukabumi........................11
BAB III PEMBAHASAN............................................................................................14
3.1 Analisis Deskripsi Topik.................................................................................14
3.2 Proses Alur Administrasi Persuratan pada Bagian Sekretariat di Kejaksaan
Negeri Kabupaten Sukabumi..............................................................................14
3.3 Tahapan yang di Praktikan dalam Pengelolaan Surat Keluar........................23

Universitas Indonesia
xi
 3.4 Surat Masuk..................................................................................................24
3.5 Surat Keluar..................................................................................................25
3.6 Surat Permohonan Perpanjangan Penahanan (SPP).....................................28
3.7 Berkas Perkara BAP.......................................................................................32
3.8 Pengembalian Berkas Perkara (BAP).............................................................33
3.9 Penyusunan Surat Dakwaan.........................................................................34
3.10 Kendala dan solusi.....................................................................................35
3.10.1 Kendala...............................................................................................35
3.10.2 Solusi untuk mengatasi kendala...........................................................36
3.11 Kelebihan dan Kekurangan Proses Persuratan Pada Bagian Sekretariat di
Kejaksaan Negeri Kabupaten Sukabumi.............................................................36
BAB IV PENUTUP....................................................................................................39
4.1 Kesimpulan...................................................................................................39
4.2 Saran.............................................................................................................40
DAFTAR PUSTAKA...................................................................................................41
DAFTAR RIWAYAT HIDUP........................................................................................43

Universitas Indonesia
xii
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 2. 1 Kantor Kejaksaan Negeri Kabupaten Sukabumi..........................................7

Gambar 2. 2 Logo Kejaksaan Negeri Republik Indonesia................................................8
Gambar 2. 3 Struktur Kejaksaan Kabupaten Sukabumi..................................................11
Gambar 3. 1 Aplikasi Tata Naskah..................................................................................15
Gambar 3. 2 Aplikasi SIPEDE........................................................................................16
Gambar 3. 3 Lembar Disposisi........................................................................................19
Gambar 3. 4 Tempat Arsip Surat.....................................................................................20
Gambar 3. 5 Pemindai Surat dari Komputer...................................................................20
Gambar 3. 6 Stempel Surat Masuk dan Surat Keluar.....................................................21
Gambar 3. 7 Lembar Nota Dinas.....................................................................................22
Gambar 3. 8 Buku Agenda Surat Masuk dan Surat Keluar.............................................22
Gambar 3. 9 Buku Ekspedisi Surat Keluar......................................................................26
Gambar 3. 10 Buku Agenda Surat Keluar.......................................................................26
Gambar 3. 11 Buku Register Surat Perintah Pelaksanaan Penahanan............................29
Gambar 3. 12 Buku Register Surat Perintah Pelaksaaan Putusan Pengadilan................30
Gambar 3. 13 Buku Register Surat Perintah Penunjukan JPU Tahap Pra Penuntutan. . .31
Gambar 3. 14 Buku Register Surat Ketetapan Status Barang Bukti Sitaan Narkotika. .32

Universitas Indonesia
xiii
 DAFTAR BAGAN

Bagan 2. 1. Unit Kejaksaan Negeri Kabupaten Sukabumi Sub Bagian Pembinaan.......13

Bagan 3. 1. Alur Pengelolaan Surat................................................................................14

Bagan 3. 2 Alur Pengelolaan Surat Keluar.....................................................................23

Universitas Indonesia
xiv
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Kejaksaan Negeri Kabupaten Sukabumi adalah lembaga hukum pemerintah yang
menangani masalah tindak pidana yang ada di Kabupaten Sukabumi. Kejaksaan Negeri
Kabupaten Sukabumi yang memberikan informasi dan pelayanan kepada masyarakat
guna masyarakat mempermudah masyarakat untuk mendapatkan informasi dan
pelayanan. Kejaksaan adalah lembaga negara yang melaksanakan kekuasaan negara,
khususnya di bidang penuntutan. Sebagai badan yang berwenang dalampenegakan
hukum dan keadilan, kejaksaan dipimpin oleh Jaksa Negeri yang dipilih oleh dan
bertanggung jawab kepada Presiden. Kejaksaan Negeri, Kejaksaan Tinggi, dan
Kejaksaan Negeri merupakan kekuasaan negara khususnya di bidang penuntutan,
dimana semuanya merupakan satu kesatuan yang untuh yang tidak dapat dipisahkan.

Kasus yang ditangani di Kejari Kabupaten Sukabumi 85% perkara di Kejari

Kab.Sukabumi terkait narkotika. Dalam administrasi perkantoran, dokumen merupakan
sesuatu yang penting demi kelancaran kegiatan. Untuk itu dokumen harus disimpan
dengan baik dan disusun secara sistematis agar lebih mudah ditemukan. Salah satu
aktivitas penting dalam penataan dokumen kantor adalah kegiatan dokumentasi kegiatan
ini merupakan kegiatan yang cakupannya cukup luas. Biasanya kegiatan ini diolah oleh
suatu unit tersendiri yang disebut dengan bagian Administrasi, Tata Usaha, maupun
Sekretariat.

Kegiatan administrasi di suatu kantor pada dasarnya juga mempunyai suatu hasil
seperti unit-unit lainnya. Hasilnya berupa surat, formulir, dan laporan. Pengelolaan
surat, formulir, dan laporan yang dihasilkan dan yang diterima oleh suatu kantor pada
akhirnya akan berhubungan dengan dokumentasi. Sumber data adalah dokumen, karena
dokumen adalah sesuatu yang tertulis atau tercetak, segala bukti dan rekaman dari
keterangan- keterangan kegiatan atau transaksi untuk dikumpulkan, disusun atau
disediakan mulai dari kegiatan terdepan sampai kepada kegiatan-kegiatan pengambilan
keputusan.

Dengan demikian berdasarkan latar belakang tersebut, maka penulis tertarik

untuk menulis Tugas Karya Akhir yang berjudul Proses Alur Administrasi Persuratan
Pada Bagian Sekretariat Di Kejaksaan Negeri Kabupaten Sukabumi.

1 Universitas
1.2 Tinjauan Pustaka
1.2.1 Pengertian Administrasi

Istilah administrasi dalam bahasa Inggris disebut dengan administration.

Sedangkan istilah administrasi itu sendiri sebenarnya berasal dari bahasa latin
“ad+ministrare“ yang merupakan bentuk kata kerja yang di dalam bahasa Indonesia
dapat diartikan dengan membantu, melayani, menunjang atau memenuhi. Sedangkan
kata sifat dari ad+ministrare adalah administrativus, dan kata bendanya adalah
administratio. Dalam penerapan istilah adminstrasi, pengaruh penjajah Belanda
sangatlah kuat dalam sistem pemerintahan Indonesia. Istilah administrasi lebih dikenal
dan sering digunakan karena penerjemahannya berasal dari bahasa Belanda yaitu
administatie. (Handayaningrat dan Soewarno, 2004).

1.2.2 Fungsi Administrasi menurut Quible ada lima yaitu:

1. Fungsi rutin : fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran minimal mencakup
pengarsipan dan penggandaan.
2. Fungsi teknis: fungsi administrasi membutuhkan pendapat, keputusan dan
keterampilan perkantoran yang memadai.
3. Fungsi analisis: fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan
kreatif disertai kemampuan mengambil keputusan, seperti membuat keputusan
pembelian.
4. Fungsi interpersonal: fungsi administrasi yang membutuhkan penilaian dan analisis
sebagai dasar pengambilan keputusan serta keterampilan yang berhubungan dengan
orang lain seperti mengoordinasikan tim
5. Fungsi manajerial; fungsi administrasi yang membutuhkan perencanaan,
pengorganisasian, pengukuran dan pemotivasian

1.2.3 Fungsi administrasi secara umum adalah sebagai berikut:

1. Planning (perencanaan) adalah penyusunan perencanaan memerlukan kegiatan
administrasi, seperti pengumpulan data, pengolahan data, penyusunan perencanaan.
2. Organizing (pengorganisasian) adalah aktivitas menyusun dan membentuk
hubungan-hubungan kerja antara orang-orang sehingga terwujud suatu kesatuan
usaha dalam mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan.

2 Universitas
3. Staffing adalah salah satu fungsi dari manajemen yang menyusun personalia pada
suatu organisasi mulai dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya sampai
dengan usaha untuk setiap tenaga petugas memberi daya guna yang maksimal
kepada organisasi.
4. Directing (pengarahan atau bimbingan) adalah fungsi manajemen yang
berhubungan usaha memberi bimbingan, saran, perintah-perintah, untuk tugas yang
dilaksanakan dengan baik dan benar-benar tertuju dari yang telah ditetapkan
semula.
5. Coordinating adalah sebagian dari fungsi manajemen untuk melakukan sejumlah
kegiatan agar berjalan baik dengan menghindari terjadinya kekacauan percekcokan,
kekosongan kegiatan yang dilakukan dengan menghubungkan, menyatukan dan
menyelaraskan pekerjaan bawahan sehingga terdapat kerjasama yang terarah dalam
usaha untuk mencapai tujuan organisasi.
6. Reporting adalah manajemen yang berada pada penyampaian perkembangan atau
hasil dari kegiatan dengan pemberian keterangan dari tugas dan fungsi para pejabat
yang lebih tinggi baik lisan maupun tulisan sehingga dalam menerima laporan
dapat memperoleh gambaran tentang pelaksanaan tugas orang yang memberi
laporan.

1.2.4 Kegiatan administrasi perkantoran termasuk:

Rangkaian aktivas merencanakan, mengorganisasi (mengantur dan menyusun),
mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi dan mengendalikan
(melakukan kontrol) sampai. penyelenggaraan secara tertib sesuai tujuan mengenai
sesuatu hal atau kegiatan.

1.2.5 Peranan administrasi perkantoran sangat penting pada suatu kantor yang
berfungsi sebagai berikut:
 Sebagai alat mencapai tujuan organisasi. Administrasi kantor merupakan sarana
bagi organisasi untuk dapat berkembang dengan baik, sebab segala sesuatu yang
dilakukan di dalam organisasi atau perusahaan harus berhubungan dengan
administrasi.
 Kegiatan yang biasanya dilakukan administrasi perkantoran adalah mengurus dan
melaksanakan administrasi perkantoran, diantaranya menghimpun, mencatat,

3 Universitas
 mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan data dan informasi yang
dibutuhkan oleh kantor tersebut.
Berdasarkan penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa administrasi
perkantoran mempunyai fungsi yang sangat penting dan utama dalam suatu organisasi di
mana keberhasilan dalam pencapaian tujuan organisasi sangatditentukan oleh
administrasi yang baik.
1.3 Korespondensi
Surat merupakan alat komunikasi yang memuat informasi yang di tunjukan
kepada orang lain di dalam ataupun di luar perusahaan/kantor/organisasi. Surat resmi
merupakan saluran yang paling baik untuk berkomunikasi dengan perusahaan/kantor
lain karena menggunakan bahasa yang lebih formal dan sopan. Surel sudah banyak
digunakan dalam komunikasi eksternal perkantoran hanya surat resmi tetap penting
ketika kita membutuhkan arsip untuk dilihat kembali ketika kita membutuhkannya
(Suyatni dan Aulia, 2019).

Lembaga atau organisasi melakukan aktivitas tentunya dengan tujuan tertentu,

dimanaantar lembaga atau organisasi mungkin mempunyai tujuan yang berbeda.

Administrasi adalah kegiatan yang meliputi mengolah, mencatat, menghimpun,

mengirim dan menyimpan kegiatan yang terjadi dalam suatu organisasi.

1.4 Rumusan Masalah

Adapun rumusan masalah dari penulisan Tugas Karya Akhir (TKA) adalah sebagai
berikut :

1. Bagaimana proses alur administrasi persuratan pada bagian Sekretariat di

Kejaksaan Negeri Kabupaten Sukabumi ?

2. Apa saja faktor yang menghambat dalam proses persuratan pada bagianSekretariat
di Kejaksaan Negeri Kabupaten Sukabumi ?

3. Apa saja kelebihan dan kekurangan dalam proses persuratan pada bagianSekretariat
di Kejaksaan Negeri Kabupaten Sukabumi?

4 Universitas
1.5 Tujuan Penulisan
Adapun tujuan masalah dari penulisan Tugas Karya Akhir (TKA) adalah sebagai
berikut:

1. Untuk menjelaskan proses alur administrasi persuratan pada bagian Sekretariat di

Kejaksaan Negeri Kabupaten Sukabumi.

2. Apa saja faktor yang menghambat dalam proses persuratan pada bagian Sekretariat
di Kejaksaan Negeri Kabupaten Sukabumi.

3. Menjelaskan kelebihan dan kekurangan dalam proses persuratan pada bagian

Sekretariat di Kejaksaan Negeri Kabupaten Sukabumi

1.6 Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan merupakan uraian langkah-langkah penulisan dalam
menyelesaikan Tugas Karya Akhir dan sebagai gambaran secara garis besar mengenai
pembahasan setiap bab. Tugas karya akhir ini terdiri dari 4 (empat) bab dan sub-sub bab
pada masing-masing bab. Adapun sistematika penulisan Tugas Karya Akhir (TKA) ini
dapat diuraikan sebagai berikut :

BAB I :PENDAHULUAN

Bab ini terdiri dari beberapa sub bab yang berisi tentang latar belakang
penulisan, tinjauan Pustaka, tujuan penulisan, dan sistematika penulisanTugas
Karya Akhir.

BAB II :GAMBARAN UMUM INSTANSI

Pada bab ini terdiri dari sub-sub bab yang memuat tentang gambaran
umum,struktur organisasi, visi dan misi, logo dan produk atau kebijakandari
instansi.

BAB III :PEMBAHASAN

Pada bab ini untuk mengetahui Proses Alur Administrasi Persuratan pada
bagian Sekretariat di Kejaksaan Negeri Kabupaten Sukabumi. Mengetahui
faktor yang menghambat dalam Proses Persuratan dan menjelaskan kelebihan
dan

5 Universitas
 kekurangannya pada bagian Sekretariat di Kejaksaan Negeri Kabupaten
Sukabumi.

BAB IV :PENUTUP

Pada bab ini yang merupakan penutup dalam Tugas Karya Akhir memuat
kesimpulan dari pembahasan Bab 1-3 serta penulis juga memberikan saran atas
kesimpulan yang sudah dibuat

6 Universitas
 BAB II
GAMBARAN UMUM

Gambar 2. 1 Kantor Kejaksaan Negeri Kabupaten Sukabumi

Sumber : Kejaksaan Negeri Sukabumi, Gambar diambil oleh penulis

2.1 Sejarah Kejaksaan Negeri Sukabumi

Kejaksaan Negeri Kabupaten Sukabumi adalah lembaga hukum pemerintah yang

menangani masalah tindak pidana yang ada di Kabupaten Sukabumi. Sebelumnya
Kejaksaan Negeri Kabupaten Sukabumi bernama Kejaksaan Negeri Cibadak dan
berdasarkan Keputusan Jaksa Negeri Republik Indonesia Nomor : KEP-
349/A/JA/05/2016 tanggal 13 Mei 2016 Kejaksaan Negeri Cibadak berubah nama
menjadi Kejaksaan Negeri Kabupaten Sukabumi. Kejaksaan Negeri Kabupaten
Sukabumi berdiri pada tahun 1984 dan daerah hukumnya meliputi wilayahKabupaten
Sukabumi yang merupakan pemekaran dari wilayah Kota madya Sukabumi. Dasar
hukum berdirinya Kejaksaan Negeri Kabupaten Sukabumi adalah berdasarkan
UndangundangNomor 5 Tahun 1991 tentang Undang Undang Pokok Kejaksaan
Republik Indonesia yang telahdi ubah dengan Undang - Undang nomor 16 tahun 2004
tentang Kejaksaan Republik Indonesia. Berdirinya Kejaksaan Negeri Kabupaten
Sukabumi diprakarsai oleh JF. Mambu, SH pada tahun 1984, dan setelah dibentuknya
Kejaksaan Negeri Kabupaten Sukabumi, maka pada tanggal 24 Juli 1984 gedung
Kejaksaan Negeri

7 Universitas
Kabupaten Sukabumi yang beralamat di Jl. Raya Karang Tengah No. 456, Cibadak –
Sukabumi diresmikan oleh Kepala Kejaksaan Tinggi Jawa Barat yaitu, R. H. Irawan
Bratakoesoemah, SH., dan yang memimpin Kejaksaan Negeri Kabupaten Sukabumi
sampai sekarang adalah Bapak Bambang Yunianto, SH.

wilayah hukum Kejaksaan Negeri Kabupaten Sukabumi meliputi seluruh

wilayah Kabupaten Sukabumi, yang melingkupi berbagai aspek-aspek hukum terutama
dalam bidang hukum Pidana maupun hukum Perdata.

2.2 Visi dan Misi

Kejaksaan Negeri Kabupaten Sukabumi memiliki visi dan misi dalam penyelenggaraan
fungsi organisasi dalam mencapai tujuannya. Adapun visi dan misi dari Kejaksaan
Negeri Kabupaten Sukabumi yaitu:
2.2.1 Visi Kejaksaan RI

Kejaksaan sebagai lembaga penegak hukum yang bersih, efektif, efisien, transparan,
akuntabel, untuk dapat memberikan pelayanan prima dalam mewujudkan supremasi
hukum secara profesional, proporsional dan bermartabat yang berlandaskan keadilan,
kebenaran, serta nilai-nilai kepatuhan.
2.2.2 Misi Kejaksaan RI
 Mengoptimalkan pelaksanaan fungsi kejaksaan dalam pelaksanaa tugas dan
wewenang, baik dalam segi kualitas maupun kuantitas penanganan perkara
seluruh tindak pidana, penanganan perkara perdata dan tata usaha negara, serta
pengoptimalan kegiatan intelijen kejaksaan, secara profesional, proposional dan
bermartabat melalui penerapan Standard Operating Procedure (SOP) yang tepat,
cermat, terarah, efektif, dan efisien.
 Mengoptimalkan peranan bidang pembinaan dan pengawasan dalam rangka
mendukung pelaksanaan tugas bidang-bidang lainnya, terutama terkait dengan
upaya penegakan hukum.
 Mengoptimalkan tugas pelayanan publik di bidang hukum dengan penuh
tanggung jawab, taat azas, efektif dan efisien, serta penghargaan terhadap hak-
hak publik. Melaksanakan pembenahan dan penataan kembali struktur organisasi
kejaksaan, pembenahan sistem informasi manajemen terutama
pengimplementasian program quickwins agar dapat segera diakses oleh

Universitas
8
 masyarakat, penyusunan cetak biru (blue print) pembangunan sumber daya
manusia kejaksaan jangka menengah dan jangka panjang tahun 2025,
menerbitkan dan menata kembali manajemen administrasi keuangan,
peningkatan sarana dan prasarana, serta peningkatan kesejahteraan
pegawaimelalui tunjangan kinerja atau remunerasi, agar kinerja kejaksaan dapat
berjalan lebihefektif, efisien, transparan, akuntabel dan optimal.
 Membentuk aparat Kejaksaan yang handal, tangguh, profesional, bermoral dan
beretika guna menunjang kelancaran pelaksanaan tugas pokok, fungsi dan
wewenang,terutama dalam upaya penegakan hukum yang berkeadilan serta
tugas- tugas lainnya yang terkait.

2.3 Logo dan Makna

Gambar :2.2 Logo Kejaksaan Negeri Republik Indonesia

Sumber : Kejaksaan Negeri Kabupaten Sukabumi, Gambar diambil oleh penulis

1. Bintang bersudut tiga

Bintang adalah salah satu benda alam ciptaan Tuhan Yang Maha Esa yang tinggi
letaknya dan memancarkan cahaya abadi. Sedangkan jumlah tiga buah merupakan
pantulan dari Trapsila Adhyaksa sebagai landasan kejiwaan warga Adyaksa yang
harusdihayati dan diamalkan
2. Pedang
Senjata pedang melambangkan kebenaran, senjata untuk membasmi
kemungkaran/kebathilan dan kejahatan

Universitas
9
3. Timbangan
Timbangan adalah lambang keadilan, keadilan yang diperoleh melalui keseimbangan
antara suratan dan siratan rasa.
4. Padi dan Kapas
Padi dan kapas melambangkan kesejahteraan dan kemakmuran yang menjadi dambaan
masyarakat.
5. Seloka “Satya Adi Wicaksana”
Merupakan Trapsila Adhyaksa yang menjadi landasan jiwa dan Raihan cita-cita setiap
warga adhyaksa dan mempunyai arti serta makna :
a. Satya : Kesetiaan yang bersumber pada rasa jujur,baik terhadap Tuhan Yang Maha
Esa. Terhadap diri pribadi dan keluarga maupun kepada sesama manusia.
b. Adi : Kesempurnaan dalam bertugas dan yang berunsur utama,tanggung jawab baik
terhadap Tuhan Yang Maha Esa , Terhadap keluarga dan terhadap sesama manusia.
c. Wicaksana : Bijaksana dalam tutur kata dan tingkah laku,khususnya dalam
penerapan kekuasan dan kewenangannya

6. Makna dan tata warna

Warna kuning diartikan luhur, keluhuran makna yang dikandung dalam gambar/lukisan,
keluhuran yang dijadikan cita-cita. Warna hijau diberi arti tekun, ketekunan yang
menjadi landasan pengejaran/meraih cita-cita.

Universitas
1
 2.4 Struktur Organisasi Kejaksaan Negeri Kabupaten Sukabumi

Gambar 2. 2 Struktur Kejaksaan Kabupaten Sukabumi

Sumber : Kejaksaan Negeri Kabupaten Sukabumi, Gambar diambil oleh penulis

Tugas & Fungsi Kejaksaan Negeri Kabupaten Sukabumi

1. Tugas

Melaksanakan kekuasaan Negara dibidang penuntutan dan tugas-tugas lain

berdasarkan peraturan perundang-undangan serta turut menyelenggarakan sebagaitugas
umum pemerintahan dan pembangunan dibidang hukum.

Universitas
1
2. Fungsi

Terdapat beberapa fungsi diantara nya sebagai berikut :

 Perumusan kebijaksanaan, pelaksanaan dan kebijakan teknis, pemberian

bimbingan dan pembinaan serta pemberian perijinan sesuai dengan bidang
tugasnya berdasarkan peraturan perundang-undangan dan kebijakan umum yang
ditetapkan oleh presiden.
 Penyelenggaraan dan pelaksanaan pembangunan sarana dan prasarana,
pembinaan manajemen administrasi, organisasi dan ketatalaksanaan, serta
pengelolaan atas kekayaan milik negara yang menjadi tanggung jawabnya.
 Pelaksanaan penegakan hukum baik preventif maupun refrensif yang berintikan
keadilan dibidang pidana, melakukan dan atau turut menyelenggarakan intelijen
yustisial dibidang ketertiban dan ketentraman umum, pemberian bantuan,
pertimbangan pelayanan dan penegakan hukum dibidang Perdata dan Tata Usaha
Negara merupakan suatu tindakan hukum dan tugas lain, untuk menjamin
kepastian hukum, kewibawaan pemerintah dan menyelamatkan kekayaan Negara
berdasarkan peraturan perundang-undangan dan kebijakan umum yang
ditetapkan oleh Presiden.
Unit Kejaksaan Negeri Kabupaten Sukabumi Sub.Bagian Pembinaan Pasal 618
Subbagian Pembinaan mempunyai tugas:

1. Melakukan pembinaan atas manajemen dan pembangunan.

2. Prasarana dan pengelolaan ketatausahaan kepegawaian kesejahteraan pegawai.

3. Keuangan, perlengkapan organisasi dan tatalaksana, pengelolaan teknis atas milik

negara yang menjadi tanggung jawab.

4. Pengelolaan data dan statistik kriminal serta penerapan dan pengembangan

teknologi informasi,pemberiandukungan pelayanan teknis dan adminstrasi bagi
seluruh satuan kerja di lingkungan kejaksaan negeri yang bersangkutan dalam
rangka memperlancar pelaksanaan tugas.

Universitas
1
 SUBBAGIA
N
PEMBINAA

URUSAN KEPEGAWAIAN KEURUSAN KEUANGAN DAN PNBP

URUSAN PERLENGKAPAN URUSAN TATA USAHA DAN PERPUSTA

URUSAN DATA STASTIK KRIMINAL DAN TEKNOLOGI DAN INFORMASI

Bagan 2. 1. Unit Kejaksaan Negeri Kabupaten Sukabumi Sub Bagian Pembinaan

Sumber : Kejaksaan Negeri Kabupaten Sukabumi, data diolah oleh penulis

Universitas
1
 BAB III
PEMBAHASAN

3.1 Analisis Deskripsi Topik

Surat masuk/ keluar diterima dari PTSP (Pelayanan Terpadu Satu Pintu). Adanya
PTSP tersebut untuk percepatan pelayanan kepada masyarakat. Sehingga, masyarakat
tidak perlu menunggu lama dalam mendapatkan pelayanan. “PTSP ini sebagai bentuk
komitmen dalam memudahkan pelayanan kepada masyarakat. Adapun untuk
penempatan praktek kerja magang yang dilakukan oleh penulis yaitu di Kejaksaan
Negeri Kabupaten Sukabumi di Bidang Pembinaan pada ruangan Sekretariat Pimpinan.
Sekretariat Pimpinan mempunyai fungsi untuk pengelolaan surat masuk dan surat keluar
diantaranya mengenai pemberian lembar disposisi surat, pengelolaan tata naskah,
penomoran surat, penanda tanganan oleh pimpinan, pemberian stempel dan pengarsipan
surat, baik dilakukan secara manual maupun melalui aplikasi online seperti aplikasi Tata
Naskah dan aplikasi Sipede (sistem informasi persuratan disposisi elektronik) Kejaksaan
Negeri Republik Indonesia.

3.2 Proses Alur Administrasi Persuratan pada Bagian Sekretariat di Kejaksaan

Negeri Kabupaten Sukabumi

SURAT MASUK

PTSP (PELAYANAN TERPADU SATU PINTU)

BIDANG SEKRETARIAT
MEMBUAT LEMBAR DISPOSISI SURAT MASUK
PENGELOLAAN TATA NASKAH
PENOMORAN SURAT
APLIKASI SIPEDE (SISTEM INFORMASI DISPOSISI ELEKTRO

SETELAH ITU DI BERIKAN KE BIDANG YANG DI TUJU

MENCATAT
BUKU Bagan 3. 1. Alur Pengelolaan Surat
ESPEDISI
Sumber : Kejaksaan Negeri Kabupaten Sukabumi, data diolah oleh penulis

1 Universitas
 Alur penerimaan surat dari PTSP, PTSP menyerahkan kepada bagian sekretariat,
bidang sekretariat membuat lembar disposisi.
Setelah itu dimasukan kepada pimpinan (kepala kejaksaan negeri) untuk di
disposisi, setelah surat disposisi surat tersebut di input dalam aplikasi sipede (Sistem
Informasi Persuratan Disposisi Elektronik) berikut dengan hasil disposisi nya, setelah itu
baru diteruskan kepada bidang yang menerima. Pada bidang Kesekretariatan terdapat
dua aplikasi yaitu :
1. Aplikasi Tata Naskah

Gambar 3. 1. Aplikasi Tata Naskah

Sumber: Kejaksaan Negeri Kabupaten Sukabumi, gambar diambil oleh Penulis

Aplikasi tata naskah yaitu suatu aplikasi berbentuk digital atau online dalam
persuratan, yang berfungsi untuk membuat lembar disposisi. Terdapat beberapa menu
entry dalam aplikasi tata naskah, diantaranya yaitu :
Menu login,yaitu menu yang digunakan untuk masuk ke dalam sebuah aplikasi sebuah
web.
1) Menu surat masuk, yaitu sebuah menu dimana di dalamnya terdapat beberapa jenis
surat, diantaranya yaitu :
a. Surat biasa, yaitu naskah dinas yang berisi pemberitahuan, permintaan
jawaban, permohonan, dan pernyataan yang dikirimkan dari suatu instansi
kepada Kejaksaan Negeri Kabupaten Sukabumi.
b. Surat rahasia, yaitu surat yang berisi dokumen penting hanya boleh diketahui
oleh pejabat yang berhak menerima nya.

Universitas
1
 c. SPDP (Surat Pemberitahuan Dimulainya Penyidikan), yaitu surat yang
diberikan oleh penyidik polres maupun polsek kepada Kejaksaan Negeri
Kab.Sukabumi bahwa telah dimulainya penyidikan terhadap tersangka.
d. Tahap 1, yaitu surat pengiriman berkas perkara yang dikirimkan oleh pihak
penyidik dari polres maupun polsek kepada Kejaksaan Negeri
Kab.Sukabumi.
e. Undangan, yaitu surat resmi yang dikirimkan oleh intansi lain kepada pihak
Kejaksaan Negeri Kab.Sukabumi untuk datang pada waktu ,tempat, dan acara
yang telah ditentukan.
2) Menu selanjutnya yaitu, setelah kita membuka salah satu jenis surat, disana
terdapat dua bagian
a. Tambah data, yaitu menu untuk menambahkan data atau surat masuk
yang akan dibuat lembar disposisi.
b. Cetak laporan, yaitu menu untuk mencetak lembar disposisi yang telah
dimasukkan.
3) Menu yang terakhir yaitu, bila kita sudah menambahkan data atau surat masuk
ke dalam jenis surat yang dipilih, maka akan terdapat dua menu entry,yaitu :
a. View, yaitu menu yang berfungsi untuk mengubah data yang telah
dimasukkan.
b. Cetak disposisi, yaitu menu yang berfungsi untuk mencetak lembar
disposisi surat yang telah dimasukkan datanya.
2. Aplikasi SIPEDE (Sistem Informasi Persuratan Disposisi Elektronik)

Gambar 3. 2. Aplikasi SIPEDE

Sumber: Data diolah oleh Penulis

Universitas
1
 Aplikasi Sipede adalah aplikasi berbentuk digital atau online sama hal nya
dengan aplikasi Tata Naskah dan Aplikasi Sipede yang digunakan untuk menginput atau
memasukkan data surat masuk, nomor surat keluar,dan mendisposisi surat kepada
bagian yang ditunjukan. Terdapat beberapa menu entry pada aplikasi Sipede,
diantaranya yaitu:

1. Menu Login, yaitu menu yang digunakan untuk masuk ke dalam sebuah
aplikasi atau sebuah Web.
2. Menu Dashboard, yaitu tampilan awal dari Aplikasi Sipede yang terdapat
jumlah surat yang masuk kepada bagian-bagian yang ada di Kejaksaan Negeri
Kab. Sukabumi dan jumlah surat yang keluar dari bagian-bagian yang ada di
Kejaksaan Negeri Kab. Sukabumi.
3. Menu Profile, di dalam menu profile terdapat pengguna dari aplikasi Sipede
yang digunakan oleh Kejaksaan Negeri Kab. Sukabumi.
4. Menu Surat Masuk, surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari
instansi lain maupun perorangan, baik yang diterima melalui pos maupun orang
tersebut yang langsung datang ke Kejaksaan Negeri Kab. Sukabumi dengan
mempergunakan buku pengiriman atau ekspedisi. Terdapat beberapa menu di
bagian ini, diantaranya :

• Entry surat masuk, yaitu suatu menu yang digunakan untuk

memasukkan data surat masuk.
• Sudah didisposisi, yaitu menu dimana di dalamnya terdapat beberapa
surat yang sudah didisposisi atau sudah diteruskan kepada bagiannya
masing-masing.
• Tembusan, merupakan bagian menu yang menunjukkan pihak atau
orang lain yang juga berhak mendapatkan surat tersebut.
• List entry surat masuk, yaitu daftar surat surat yang belum didisposisi
atau diteruskan kepada bagian nya.
• Belum didisposisi, menu ini memiliki pengertian dan kegunaan yang
sama dengan menu list entry surat masuk, yaitu daftar surat yang belum
didisposisi atau diteruskan kepada bagiannya arsip.

Universitas
1
5. Menu Surat Keluar, surat keluar adalah surat yang dikeluarkan atau dibuat oleh Kejaksaan
Negeri Kab. Sukabumi untuk dikirimkan kepada pihak lain, perorangan, kelompok, dan
instansi lain. Terdapat beberapa menu di bagian surat keluar, diantaranya yaitu :

1) Permintaan nomor surat, yaitu suatu menu yang berfungsi untuk memberi
nomor pada surat keluar

2) Butuh E-Sign, adalah menu yang digunakan untuk memberi tanda tangan
elektronik pada surat berbentuk digital.

3) Surat terkirim, yaitu menu yang mempunyai kegunaan apakah surat keluar
yang telah dibuat sudah terkirim atau belum.

4) Menu Manajemen

Di dalam menu manajemen terdapat beberapa menu lainnya, diantaranya yaitu :

1) Profile, yaitu data dari pengguna Aplikasi Sipede Kejaksaan Negeri Kab.
Sukabumi.
2) Pengguna akun, di dalam menu ini terdapat beberapa user atau pengguna para
pegawai Kejaksaan Negeri Kabupaten Sukabumi.
3) Daftar E-Sign, yaitu menu yang digunakan untuk daftar tanda tanganelektronik
yang digunakan sebagai bukti keaslian dari identitas seseorang yang
mengirimkan dokumen atau pesan.
4) Mutasi, yaitu menu untuk memberitahukan bahwa ada perubahan informasi
pada surat atau dokumen.
5) Menu Laporan Surat

Terdapat beberapa menu di bagian ini, diantaranya yaitu :

 Laporan, yaitu suatu alat komunikasi tempat penulis membuat beberapa

kesimpulan atau keadaan yang telah diselidiki.
 Register, yaitu penampungan data atau surat.
 Lapbul (Laporan Bulanan), yaitu laporan dokumen atau surat setiap
bulannya dari setiap bagian yang ada di Kejaksaan Negeri Kabupaten
Sukabumi kepada Kejaksaan Tinggi Jawa Barat.
 Menu Pengaturan

Universitas
1
 Terdapat dua bagian dalam menu pengaturan, yaitu :

 Profil Satker (Satuan Kerja), yaitu data kantor Kejaksaan Negeri

Kabupaten Sukabumi yang digunakan di aplikasi Sipede.

 Kode Jabatan, merupakan kode yang dibuat untuk memudahkan

pengadministrasian jabatan para pegawai.

A. Prosedur Pengelolaan Surat, Setelah surat dibuat dan diinput menggukan aplikasi
SIPEDE kemudian dicetak lembar disposisi dengan mengklik print. Berikut adalah
gambar menunjukan mencetak lembar disposisi

1) Mencetak Lembar Disposisi

Gambar 3. 3. Lembar Disposisi

Sumber: Kejaksaan Negeri Kabupaten Sukabumi, gambar diambil oleh penulis

Universitas
1
2) Mengarsip Surat

Gambar 3. 4. Tempat Arsip Surat

Sumber: Kejaksaan Negeri Kabupaten Sukabumi, gambar diambil oleh Penulis

3) Memindai Surat Masuk dan Surat Keluar di Mesin Scanner

Gambar 3. 5. Pemindai Surat dari Komputer

Sumber: Kejaksaan Negeri Kabupaten Sukabumi,gambar diolah oleh Penulis

Universitas
2
4) Memberi Stempel pada Surat Masuk dan Surat Keluar

Gambar 3. 6. Stempel Surat Masuk dan Surat Keluar

Sumber: Kejaksaan Negeri Kabupaten Sukabumi,gambar diolah oleh Penulis

Universitas
2
5) Membuat Nota Dinas

Gambar 3. 7. Lembar Nota Dinas

Sumber: Kejaksaan Negeri Kabupaten Sukabumi,gambar diolah oleh Penulis

6) Mengekspedisi Surat

Gambar 3. 8. Buku Agenda Surat Masuk dan Surat Keluar

Sumber: Kejaksaan Negeri Kabupaten Sukabumi,gambar diolah oleh Penulis

Universitas
2
 3.3 Tahapan yang di Praktikan dalam Pengelolaan Surat Keluar

SURAT KELUAR

RAT KELUAR (PENCATATAN MEMBERI NOMOR YANG SUDAH DI TANDA TANGANI OLEH PIMPINAN

LALU DI BERIKAN STEMPEL

LALU DIBERIKAN SURAT NYA KE BIDANG YANG DI TUJU

Bagan 3. 2 Alur Pengelolaan Surat Keluar
Sumber: Kejaksaan Negeri Kabupaten Sukabumi,data diolah oleh Penulis

a. Tahap Penyortiran Surat

Menyortir surat keluar berdasarkan jenisnya surat biasa, rahasia, perintah ,nota
dinas, keputusan ,cuti ,tahap satu atau pun tahap dua.
b. Tahap Pencatatan Surat
Setelah menyortirkan mencatat surat keluar biasa dan rahasia ke dalam buku agenda
dan buku espedisi sesuai dengan jenisnya. Surat keluar cuti, perintah, izin, putusan,
keterangan hanya dicatat ke dalam buku eskpedisi sesuai dengan jenisnya.
c. Tahap Pemberian Nomor Surat
Setelah proses penyortiran, praktikan memberi nomor surat pada surat keluar
berdasarkan urutan dalam buku agenda dan ekspedisi surat tersebut.

Universitas
2
3.4 Surat Masuk
Surat masuk adalah surat yang oleh pihak lain yang berupa kelompok ataupun
individu untuk dikirimkan
kepada perusahaan yang bertujuan untuk pencapaian informasi atau komunikasi dengan
perusahaan.
Menerima berbagai jenis surat masuk, surat masuk yang diterima adalah surat yang
dikirim dari pihak eksternal.

Dalam mengelola surat masuk, ada beberapa langkah yang dilakukan oleh seorang
praktikan. Dibawah ini adalah langkah-langkah yang dilaksanakan praktikan dalam
mengelola surat masuk, yaitu:
A. Tahap Penerimaan Surat
Menerima surat masuk, terlebih dahulu memastikan bahwa alamat pada surat
tersebut tertuju dengan benar. Apabila benar, praktikan menandatangani surat tanda
terima yang sudah disiapkan oleh pengirim. Menyortirkan surat masuk berdasarkan
sifatnya (rahasia/biasa). Surat masuk rahasia di serahkan kepada Kepala Tata Usaha
sedangkan surat masuk segera di proses oleh praktikkan.

B. Tahap Pencatatan Surat Masuk

Pratikkan mencatat surat ke dalam buku agenda surat masuk. Pencatatan ini
bertujuan untuk mempermudah proses pengendalian atau pengarsipan surat masut
tersebut. Pada surat masuk, yang dicatat ke dalam buku agenda adalah nomor agenda,
tanggal yang diterimanya surat, perihal/isi ringkas surat, dari/asal surat ,serta tanggal
dan nomor surat. Setelah dicatat ke dalam buku agenda, surat diberi stempel agenda.
Mengisi nomor agenda dan tanggal pada stempel agenda.
Setelah surat dicatat ke dalam buku agenda, selanjutnya pratikan mengisi lembar
disposisi. Yang di catat ke dalam lembar disposisi adalah nomor agenda, tanggal
terimanya surat, perihal, tanggal dan nomor surat, serta asal surat tersebut.

C. Tahap Penyimpanan Salinan Disposisi

Pastikan menerima salinan lembar disposisi setelah surat masuk dikonfirmasi dan
diberi instruksi/perintah oleh Kepala Kejaksaan Negeri Kabupaten Sukabumi (Kajari).
Isi

Universitas
2
perintah yang ada dilembar disposisi selanjutnya akan di pratikan serahkan kepada
sekretaris kelapa Kejaksaan Negeri Kabupaten Sukabumi.

D. Tahap Penyimpanan Salinan Disposisi

Menerima salinan lembar disposisi setelah surat masuk dikonfirmasi dan diberi
instruksi/perintah oleh Kepala Kejaksaan Negeri Kab.Sukabumi. Isi perintah yang ada
dilembar disposisi catat dalam kedalam buku agenda sesuia dengan nomor urut surat
tersebut dalam buku agenda. Setelah dicatat ke dalam buku agenda, memasukan lembar
disposisi ke dalam order yang terdapat di dalam lemari arsip sesuai dengan
klasifikasinya.

3.5 Surat Keluar

Surat keluar adalah surat yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk dikirimkan
kepada pihak lain baik individu maupun kelompok yang bertujuan untuk pencapaian
informasi atau berkomunikasi dengan pihak lain. Dalam mengelola dan mengarsipkan
surat keluar, memiliki beberapa tahap, yaitu:

A. Tahap Penerimaan Surat Keluar

Menerima surat keluar dari berbagai divisi yang ada Kejaksaan Negeri Kabupaten
Sukabumi. Menyortir surat keluar berdasarkan jenisnya surat biasa, rahasia, perintah,
tugas, izin, keputusan, keterangan dan cuti.

B. Tahap Pencatatan
Setelah proses menyortir, pratikan mencatat surat keluar biasa dan rahasia ke
dalam buku agenda dan buku ekspedisi sesuia dengan jenisnya. Surat keluar cuti,
perintah, izin, keputusan, ketengan dan tugas hanya dicatat ke dalam buku ekspedisi
sesuai dengan jenisnya.
Hal yang pratiktikan catat ke dalam buku agenda berupa nomor urut, tanggal,
nomor surat, perihal, dari siapa surat tersebut dan kepada siapa surat tersebut dan
kepada siapa surat tersebut akan dikirim.

Universitas
2
 Gambar 3. 9. Buku Ekspedisi Surat Keluar

Sumber: Kejaksaan Negeri Kabupaten Sukabumi,gambar diolah oleh Penulis

Gambar 3. 10. Buku Agenda Surat Keluar

Sumber: Kejaksaan Negeri Kabupaten Sukabumi,gambar diolah oleh Penulis

Universitas
2
C. Tahap Penerimaan SPDP
Menerima surat pemberitahuan dimulainya penyidikan (SPDP) dari pihak polisi.
Menanda tangani surat tanda terimanya SPDP dari polisi.

D. Tahap Mengetik SPDP

Mengetik ke dalam lembar SPDP. Pada surat SPDP yang harus di ketik ke dalam
agenda SPDP adalah nomor agenda, tanggal diterimanya surat, perihal pada buku
agenda SPDP di isi dengan nama tersangka dan pasal yang diterima oleh tersangka,
dari/asal surat, serta tanggal dan nomor surat. Setelah di cetak surat diberi stempel
agenda. Mengisi nomor agenda dan tanggal pada stempel agenda.

E. Tahap Pendistribusian SPDP

Mencatat nama tersangka ke dalam tanda terima SPDP, kemudian menyerahkan
surat tersebut kepada sekreraris Kepala Kejaksaan Negeri Kabupaten Sukabumi
(Kajari). Meminta tanda tangan sekretaris Kajari untuk tanda terima surat SPDP.

F. Tahap Menerima surat SPDP

Surat SPDP serta lembar disposisi yang telah di konfirmasi oleh Bapak Kajari.
Setelah surat diketahui oleh Bapak Kajari, mengirim surat SPDP beserta lembar disposisi
ke pegawai bagian seksi tindak pidana umum (Pidum) untuk mengajukan Jaksa yang
nantinya akan menangani kasus tersangka yang tercatat dalam surat SPDP dan meminta
pegawai untuk menanda tangani buku tanda terima SPDP.

Sekretariat Kepala Kejaksaan Negeri Setelah merima SPDP melakukan tindakan-

tindakan sebagai berikut:
 Menggandakan SPDP sesuia kebuthan;
 Melakukan labelisasi (lembar disposisi) dan mencatat ke dalam buku register
penanganan perkara (register bantu) serta tindakan administrasi lain yang di
perlukan;
 Melakukan entry data dalam sistem aplikasi DASKRIMTI (Data Statistik
Kriminal Teknologi Informasi) ;
 Setelah menerima SPDP, Sekretariat Kepala Kejaksaan Negeri Kabupaten

Universitas
2
 Sukabumi berkewajiban untuk:
 Memberikan paraf pada label disposisi turunan SPDP dan memerintahkan staf
untuk meneruskan kepada Kaur Tata Usaha.
 Memerintahkan staf untuk segera menyerahkan berkas Surat Pemberitahuan
Dimulainya Penyidikan kepada kepala kejaksaan negeri:
 Pelaksanaan tugas tersebut di selesaikan pada hari yang sama.

3.6 Surat Permohonan Perpanjangan Penahanan (SPP)

Selain SPDP juga menerima surat permohonan perpanjangan penahanan (SPP). SPP
dibuat oleh penyidik untuk menambah waktu pemeriksaan tersangka atau untuk
kepentingan pemeriksaan yang belum terselesaikan.
Dalam mengelola surat permohonan perpanjangan penahanan (SPP). Memiliki tahap-
tahap sebagai berikut yaitu :

A. Tahap Penerimaan SPP

Polisi mengirim surat permohonan perpanjagan penahanan (SPP) kepada
menandatangani surat tanda diterimanya SPP dari polisi.

B. Tahap Mengetik SPP

Mengetik SPP yang harus diketik adalah nomor ,tanggal terimanya surat,perihal
pada SPP yang di isi dengan nama tersangka dan pasal yang diterima oleh tersangka,
dari/asal surat, serta tanggal dan nomor surat, Setelah itu surat di cetak dan surat diberi
stempel.

C. Tahap Pendistribusian SPP

Mencatat nama tersangka ke dalam buku tanda terima SPDP, kemudian
menyerahkan surat tesebut kepada sekretaris Kepala Kejaksaan Negeri Kabupaten
Sukabumi (Kajari). Meminta tanda tangan sekretaris Kajari untuk tanda terima surat
SPDP. Menerima surat SPDP beserta dengan lembar disposisi yang telah dikonfirmasi
oleh Bapak Kajari. Setelah surat diketahui oleh Bapak Kajari, mengirim surat SPDP
beserta lembar disposisi ke pegawai bagian seksi tindak pidana umum (Pidum) untuk
menunjuk Jaksa yang nantinya akan menangani kasus tersangka yang tercatat dalam
surat SPDP dan meminta pegawai Pidum untuk menandatangani buku tanda terima

Universitas
2
SPDP.

Universitas
2
D. Register Surat Perintah Pelaksanaan Penahanan (T7)
Mencatat ke dalam buku register dengan no urut ,tanggal ,jaksa penuntut umum,
nama tersangka/terdakwa no.reg perkara, no reg.tahanan, dan keterangan. Kemudian
menyerahkan surat tersebut yang sudah di beri nomor urut kepada bidang seksi tindak
pidana umum (Pidum)

Gambar 3. 11. Buku Register Surat Perintah Pelaksanaan Penahanan

Sumber: Kejaksaan Negeri Kabupaten Sukabumi,gambar diolah oleh Penulis

E. Register Surat Perintah Pelaksanaan Putusan (P-48)

Mencatat ke dalam buku register dengan no urut, tanggal, jaksa penentut umum,
no.tanggal putusan pn (Pengadilan Negeri), nama terdakwa/tersangka, dikeluarkan pada
tanggal, dan keterangan ,setelah di catat dan diberi urut yang sesuai. Kemudian
menyerahkan surat tersebut yang sudah di beri nomor urut kepada bidang seksi tindak
pidana umum (Pidum).

Universitas
3
 Gambar 3. 12. Buku Register Surat Perintah Pelaksaaan Putusan Pengadilan
Sumber: Data diolah oleh Penulis

F. Buku Register Surat Perintah Penunjukan JPU Tahap Pra Penuntutan (P-16)
Mencatat ke dalam buku register dengan no urut, memerintahkan kepada, nomor
dan tanggal SPDP, nama tersangka, pasal yang disangkakan, dikeluarkan pada tanggal,
penyidik, dan keterangan tanggal terima SPDP. Setelah itu menyerahkan surat tersebut
yang sudah di beri nomor urut kepada bidang seksi tindak pidana umum (Pidum).

Universitas
3
 Gambar 3. 13. Buku Register Surat Perintah Penunjukan JPU Tahap Pra Penuntutan
Sumber: Kejaksaan Negeri Kabupaten Sukabumi,gambar diolah oleh Penulis

G. Register Surat Ketetapan Status Barang Bukti Sitaan Narkotika

Mencatat ke dalam buku register dengan no urut, dari penyidik, nomor, nama tersangka,
menetapkan status barang sitaan narkotika, di keluarkan pada tanggal. Setelah itu
menyerahkan surat tersebut yang sudah di beri nomor urut kepada bidang seksi tindak
pidana umum (Pidum).

Universitas
3
 Gambar 3. 14. Buku Register Surat Ketetapan Status Barang Bukti Sitaan
Narkotika
Sumber: Kejaksaan Negeri Kabupaten Sukabumi,gambar diolah oleh Penulis

3.7 Berkas Perkara BAP

Dalam menangani dan mengelola surat, tidak hanya menerima surat-surat saja,
melainkan juga berkas hukum pidana yang dikenal dengan berkas perkara (BAP). BAP
adalah resume tersangka yang dibuat selengkap mungkin oleh penyidik yang berisi
tentang indetitas tersangka sampai dengan keterangan saksi dan barang bukti.
Dalam mengelola berkas perkara (BAP) memiliki tahap-tahap sebagai berikut :

A. Tahap Penerima BAP

Polisi mengirimkan berkas perkara (BAP) surat sudah ditanda tangani surat tanda
terimanya BAP polisi.

B. Tahap Pencatatan BAP

Sebelum di catat ke dalam buku agenda, mencari nomor SPDP dari BAP tersebut di
buku agenda SPDP. Setelah menemukan nomor SPDP nya ,menulis nomor SPDP diatas
stempel agenda pada BAP. Setelah menemukan nomor SPDP dari BAP tersebut,
selanjutnya mencatat ke dalam buku agenda BAP yang harus dicatat ke dalam buku

Universitas
3
agenda BAP adalah nomor agenda, tanggal diterimanya BAP, perihal pada buku agenda
BAP di isi dengan nama tersangka dan pasal yang terima oleh tersangka, dari/asal BAP,
serta tanggal dan nomor BAP. Setelah dicatat ke dalam buku agenda, BAP diberi
stempel agenda. Mengisi nomor agenda dan tanggal pada stempel agenda. Setelah surat
dicatat ke dalam buku agenda, selanjutnya mengisi disposisi adalah nomor agenda,
tanggal diterimanya BAP, perihal pada lembut disposisi BAP di isi dengan nama
tersangka dan pasal yang diterima oleh tersangka dan nomor SPDPnya, tanggal dan
nomor BAP dan asal BAP tersebut.

C. Tahap Pendistribusian BAP

Mencatat nama tersangka ke dalam buku tanda terima berkas perkara. Mengirim
berkas perkara ke pewagai bagian seksi tindak pidana umum (Pidum) dan meminta
pegawai Pidum untuk menandatangani buku tanda terima BAP.

3.8 Pengembalian Berkas Perkara (BAP)

Setelah berkas perkara (BAP) di proses oleh bagian seksi tindak pidana umum
(Pidum), bagian pidum menilai apakah berkas perkara sudah lengkap untuk di proses
lebih lanjut ke dalam persidangan atau masih dinilai kurang lengkap. Apabila BAP
dinilai kurang lengkap, maka pihak Pidum akan mengembalikan berkas perkara kepada
pihak penyidik.
Dalam mengelola pengembalian berkas perkara, memiliki tahap-tahap sebagai berikut
yaitu:
1) Tahap Penerimaan Pengembalian Berkas
Menerima pengembalian berkas perkara dari polisi yang sebelumnya di kirimkan
oleh bagian seksi tindak pidana umum (Pidum) karena dinilai kurang lengkapnya
data dalam berkas perkara, menandatangani surat tanda diterimanya BAP dari
polisi.
2) Tahap Pencatatan Pengembalian Berkas
Mengisi lembar disposisi 1 lembar dan buku tanda terima pengembalian BAP.
Yang dicatat ke dalam lembar disposisi adalah nomor agenda, tanggal
diterimanya BAP, perihal, tanggal dan nomor BAP, serta asal dari BAP tersebut.
3) Tahap Pendistribusian Pengembalian Berkas Perkara

Universitas
3
 Mengirim BAP ke pegawai bagian Pidum dan meminta pegawai Pidum untuk
menandatangani buku tanda terima pengembalian BAP.
3.9 Penyusunan Surat Dakwaan
Pasal 30
1) Penuntut umum yang ditunjuk menyelesaikan perkara/membuat
menyempurnakan Surat Dakwaan berdasarkan rencana Surat Dakwaan dengan
memperhatikan syarat-syarat sah Surat Dakwaan;
2) Dalam hal dipandang perlu,terhadap perkara penting atau yang menarik
perhatian publik maupun atas kebijakan pimpinan, sebelum Surat Dakwaam di
limpahkan ke Pengadilan dilakukan gelar perkara terlebih dahulu sesuai hierarki
kebijakan pengendalian penanganan perkara;
3) Penuntut umum dapat mengubah Surat Dakwaan sebelum pengadilan
menetapkan hari sidang, baik tujuan untuk menyempurkan maupun untuk
menyempurnakan maupun untuk tindak melanjut penuntutan;
4) Pengubahan Surat Dakwaan dapat dilakukan hanya satu kali selambat-lambatnya
7 (tujuh) hari sebelum sidang dimulai;
5) Dalam penuntut umum mengubah surat dakwaan, menyampaikan tuntutannya
kepada tersangka atau penasihat hukum dan penyidik;
6) Penuntut umum bertanggung jawab terhadap penyusunan surat dakwaan ;
7) Petugas Administrasi/tata usaha mengadministrasikan penyusunan surat
dakwaan.
Administrasi Perkara Tindak Pidana umum adalah administrasi penanganan perkara
yang mendukung pelaksanaan penanganan perkara Tindak Pidana Umum yang
dilaksanakan di lingkungan Jaksa Negeri Muda Bidang Tindak Pidana Umum,
Kejaksaan Tinggi Kejaksaan Negeri.

Universitas
3
3.10 Kendala dan solusi
3.10.1 Kendala
Dalam kegiatan tata usaha pada bagian Sekretariat Kejaksaan Negeri Kabupaten
Sukabumi terdapat kendala yang terjadi. Berikut adalah sering dialami dalam kegiatan
tata usaha:
1) Server Down Pada Aplikasi Tata Naskah
Dikarenakan koneksi jaringan internet yang tidak stabil membuat server pada
aplikasi tata naskah mengalami gangguan saat menampilkan halaman aplikasi
tata naskah, saat menginput data, dan saat mengirimkan data sehingga
memperlambat pekerjaan.
2) Ketidak Lengkapan Nomor Surat
Dalam penomoran surat memerlukan tanda tangan pimpinan tetapi dalam
prosesnya sering ditemukan dokumen yang belum ditanda tangani oleh pimpinan
sehingga pegawai yang membutuhkan penomoran surat menjadi tidak dapat
melanjutkan pekerjaannya.
3) Ketidaktelitian Dalam Stempel Surat
Pada surat yang diterima pada bagian Sekretariat Kejaksaan Negeri Kabupaten
Sukabumi ditemukan kesalahan pada stempel contohnya seperti surat yang
mestinya distempel di bidang sekretariat tetapi yang diterima merupakan stempel
di bidang lain.
4) Ketidaktelitian Pegawai Mengisi Perihal Surat
Pada surat yang diterima pada bagian Sekretariat Kejaksaan Negeri Kabupaten
Sukabumi ditemukan pengisian perihal surat sehingga pegawai yang menerima
surat kurang memahami isi surat tersebut karena berbeda dengan perihalnya

Universitas
3
3.10.2 Solusi untuk mengatasi kendala
Untuk mengatasi yang hambatan dalam kegiatan tata usaha di bidang Sekretariat
Kejaksaan Negeri Kabupaten Sukabumi adalah sebagai berikut:
1) Dalam mengatasi server down aplikasi tata naskah perlu ditingkatkan kecepatan
internet yang lebih stabil sehingga pekerjaan pegawai dapat dilaksanakan dengan
baik.
2) Dalam mengatasi penomoran surat, pegawai akan melakukan koordinasi dengan
pimpinan untuk segara menanda tangani dokumen tersebut agar pegawai bisa
melanjutkan pekerjaanya.
3) Dalam mengatasi surat agar tidak ada kesalahan stempel surat sebaiknya
komunikasi pengirim surat dengan bidang Sekretariat Kejaksaan Negeri Kabupaten
Sukabumi agar segera diperbaiki.
4) Dalam mengatasi kesalahan perihal surat, pegawai akan melakukan koordinasi
dengan pengirim surat untuk segara melakukan perbaikan agar pekerjaan cepat
segara terselesaikan.

3.11Kelebihan dan Kekurangan Proses Persuratan Pada Bagian Sekretariat di

Kejaksaan Negeri Kabupaten Sukabumi

Kelebihan :
1. Adanya keseragaman sistem dan prosedur. Dalam hal penginputan surat melalui
sistem sudah sesuai dengan ketentuan yang ada dari mulai format surat isi
maupun kop surat.
2. Potensi surat hilang atau salah penyimpanan sangat kecil. Surat dikelola oleh
tenaga profesional sehingga sudah dikendalikan secara baik dan efisien.
3. Kemungkinan adanya duplikasi atau surat ganda. Surat sudah di input dan
dikelola biasanya diarsipkan data nya sehingga dalam proses temu kembali
sudah ada duplikat surat atau surat ganda nya.
Kekurangan:
1. Surat belum sesuai dengan bidang yang akan di tuju. Sering terjadi kesalahan
input yang dilakukan oleh staff dalam administrasi persuratan sehingga
menyebabkan kesalahan pada alamat penerima yang dituju.
2. Pelaksaan dan suratnya terpisah-pisah. Adanya organisasi kantor yang bagiannya

Universitas
3
 tidak berada pada satu pelaksanaan sehingga suratnya menjadi terpisah-pisah.
3. Unit kerja membutuhkan surat akan lebih lama untuk mendapatkan surat yang
diperlukan. Pengelolaan surat yang terpisah sering menyebabkan unit kerja
dalam organisasi ketika membutuhkan surat akan memakan waktu lebih lama
untuk mendapatkan surat yang diperlukan tersebut.

Pentayaan :
1. Silakan saja ditambahkan mengenai scan surat untuk penyimpanannya diperbanyak
untuk efesiensi dan efektivitas di era digital 4.0 sekarang ini.
2. Ditambahkan juga pengamanan atau sekuritas untuk aplikasi digital agar data2 digital
aman dari pencurian para hacker.
3. Penambahan pelatihan untuk para karyawan mahir dalam menggunakan aplikasi digital
tersebut?

Jawaban :

1. Pada zaman 4.0 seperti saat ini, aplikasi penyimpanan dokumen berperan penting untuk
menunjang efisiensi kerja perusahaan. Apalagi mengingat work from home telah
menjadi hal yang normal, maka keberadaan aplikasi sharing dokumen sangatlah
dibutuhkan agar pengambilan keputusan dapat dilakukan dengan lebih cepat dan efektif.
Dan juga sekarang di era digitalisasi mengenai persuratan pun harus diterapkan seperti
scan surat yang ada di Kejaksaaan Negeri Kabupaten Sukabumi.
2. Di Kejaksaan Negeri Kabupaten Sukabumi banyak data-data penting. Data-data aman
dari pencurian dari para hacker karena khususnya disana ada bidang Intelijen yang
mempunyai aplikasi yang khusus.
Pada era serba digital, penting bagi organisasi maupun individu agar menyadari
bahayanya dengan kejahatan siber yang mengintai. Dilansir dari data Badan Siber dan
Sandi Negara (BSSN), terdapat lebih dari 1,6 miliar anomali trafik yang terlacak
sepanjang 2021, tiga terbesar dilaporkan terjadi situs pendidikan, situs swasta, dan situs
milik pemerintah daerah. Di era digital saat ini, hampir seluruh aplikasi digital dapat
diinput dan diakses secara online. Hal ini menjadikan data pribadi rentan akan
pencurian data, terjadi kebocoran data.Jadi solusi untuk mengatasi masalah tersebut
,dengan cara sebagai berikut:

Universitas
3
 • Perpanjangan Password
• Terapkan Hak Akses
• Pelatihan Sistem Informasi
• Tidak membuka Email Tak Dikenal
• Tidak Mengakses data pribadi di perangkat public
• Gunakan Antivirus
• Cloud Computing
3. Tidak semua karyawan fasih menggunakan teknologi. Terkadang karyawan yang fasih
menggunakan teknologi pun butuh sedikit waktu untuk mengenal aplikasi yang baru
saja ia gunakan. Maka dari itu, Kejaksaan Negeri Kabupaten Sukabumi memberikan
pelatihan khusus memfasilitasi pelatihan kepada seluruh divisi maupun karyawan yang
ada.

Terlebih lagi bila teknologi digital yang digunakan masih baru.Sebagai pimpinan dan
manajer perusahaan, perlu bagi Anda untuk menjadwalkan kapan sebaiknya pelatihan
dilakukan dan mengetahui apa saja yang harus dipersiapkan oleh perusahaan untuk
memfasilitasi pelatihan tersebut. Komunikasikan dengan perusahaan penyedia aplikasi
apakah mereka menyediakan pelatihan bagi karyawan Anda.

Universitas
3
 BAB IV
PENUTUP

4.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil analisis dan penelitian yang dilakukan oleh penulis terhadap
kegiatan tata usaha, maka kesimpulan harus diambil yaitu:
1) Alur persuratan pada bagian Sekretariat Kejaksaan Negeri Kabupaten Sukabumi
dibagi menjadi pembutan lembar disposisi, penomoran surat pada surat masuk,
mengeskpedisi surat. Pada proses pembuatan lembar disposisi menggukan
aplikasi tata naskah, adapun aplikasi SIPEDE (Sistem Informasi Persuratan
Disposis Elektronik)
2) Dalam pelaksanan tata usaha terdapat hambatan yaitu server down pada aplikasi
tata naskah, ketidak lengkapan nomor surat, ketidaktelitian dalam stempel surat,
setidaktelitian pegawai mengisi perihal surat.
3) Kelebihan dan kekurangan pada proses administrasi persuratan bagian
Sekretariat Kejaksaan Negeri Kabupaten Sukabumi adalah
Kelebihan :
 Adanya keseragaman sistem dan prosedur. Dalam hal penginputan surat
melalui sistem sudah sesuai dengan ketentuan yang ada dari mulai format
surat isi maupun kop surat.
 Potensi surat hilang atau salah penyimpanan sangat kecil. Surat dikelola
oleh tenaga profesional sehingga sudah dikendalikan secara baik dan efisien.
 Kemungkinan adanya duplikasi atau surat ganda. Surat sudah di input dan
dikelola biasanya diarsipkan data nya sehingga dalam proses temu kembali
sudah ada duplikat surat atau surat ganda nya.
Kekurangan:
 Surat belum sesuai dengan bidang yang akan di tuju. Sering terjadi
kesalahan input yang dilakukan oleh staff dalam administrasi persuratan
sehingga menyebabkan kesalahan pada alamat penerima yang dituju.
 Pelaksaan dan suratnya terpisah-pisah. Adanya organisasi kantor yang
bagiannya tidak berada pada satu pelaksanaan sehingga suratnya menjadi
terpisah-pisah.
 Unit kerja membutuhkan surat akan lebih lama untuk mendapatkan surat yang

4 Universitas
 diperlukan. Pengelolaan surat yang terpisah sering menyebabkan unit kerja
dalam organisasi ketika membutuhkan surat akan memakan waktu lebih
lama untuk mendapatkan surat yang diperlukan tersebut.
4.2 Saran

Berdasarkan hasil dari kesimpulan tersebut, maka saran yang diberikan ialah
sebagai berikut:
1. Penulis mengusulkan untuk menggunakan aplikasi digital untuk mengelola surat,
karena pada saat ini masih menggunakan cara manual dengan mencatat di buku
agenda sehingga memungkinkan adanya kesalahan pengiriman surat yang dituju.
2. Meningkatkan pengelolaan manajemen atas surat dari berbagai divisi atau
organisasi dalam kantor yang berbeda-beda menjadi satu kesatuan pengelolaan,
sehingga mengurangi dampak dari adanya surat yang terpisah-pisah serta juga
dapat memudahkan organisasi dalam mengelola surat.
3. Dengan adanya pengelolaan manajemen surat yang sudah menjadi satu, maka
hal itu dapat meningkatkan tingkat efektif dan efisiensi organisasi dalam
mengelola surat, sehingga apabila terdapat unit kerja yang sewaktu-waktu
membutuhkan surat tersebut, maka unit kerja dalam organisasi tersebut dapat
dengan cepat memperoleh surat yang dibutuhkan tersebut.

Universitas
4
 DAFTAR PUSTAKA

Buku Profil Kejaksaan Negeri Kabupaten Sukabumi Tahun 2018

Company Profile and Website kejari-sukabumikab.go.id, diakses pada tanggal 28 April

2022, pukul 20.00 WIB.

Handayaningrat, Soewarno. (2004). Pengantar Ilmu Administrasi. Jakarta: Universitas

Terbuka.

Nasution, FH. (2016). Peran Administrasi Perkantoran Dalam Dunia Bisnis. Jurnal
Warta Edisi : 49

Rahmawati, Puji. (2014). Implementasi Manajemen Perkantoran Di Man Purwokerto 2,

Purwokerto: Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri Purwokerto.

Subekti, Arif. (2015). Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat Keluar Di Jogjatronik Mall
Yogyakarta. Yogyakarta: Universitas Negeri Yogyakarta

Sari, PI. (2018). Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk Dan Surat Keluar Di
Notaris Debora Ekawati Lukman Dadali, SH. Batam: Sekolah Tinggi
Manajemen Informatika dan Komputer GICI Batam.

Universitas
4
 GLOSARIUM

Aplikasi SIPEDE :aplikasi berbentuk digital atau Online yang digunakan untuk
menginput atau memasukkan data surat.
BAP :resume tersangka yang dibuat selengkap mungkin oleh
penyidik.
SPDP :surat yang diberikan oleh penyidik polres maupun polsek
kepada Kejaksaan Negeri Kab.Sukabumi.
PTSP :merupakan singkatan dari Pelayanan Terpadu Satu Pintu
digunakan untuk membantu mempercepat pelayanan kepada
masyarakat.

Universitas
4
 DAFTAR RIWAYAT HIDUP

Nama : Tasya Novia Gunawan

Tempat Tanggal Lahir : Sukabumi,30 November
2000
Alamat : Kp. Cibolang RT/RW 002/002 Kel/Desa
Mangkalaya Kec.Gunungguruh
Nomor telepon/surat elektronik : 08586237067/[email protected]
Nama Orang Tua : Ayah : Gunawan
Ibu : Tutih Sumiarti
Riwayat Pendidikan Normal
SD : MI/MWB PUI
SMP : Mts. Yasti 1 Cisaat
SMK : SMKN 2 Kota Sukabumi

Universitas
4