MANAJEMEN BISNIS

Nama: ADI NUR RIYADI.

NIM: B.111.20.0122.

STAFFING ( Pengaturan Personalia )

 Aspek Personalia dalam Organisasi

Personalia memiliki tugas dalam hal pengadaan tenaga kerja berkualitas
dengan kuantitas yang memadai. Karena manajemen personalia selalu
berhubungan dengan sumber daya manusia, maka tugas mereka antara lain:
 Melakukan seleksi tenaga kerja sesuai dengan yang dibutuhkan
perusahaan dan memastikan calon karyawan yang direkrut berada di
posisi yang tepat
 Merancang anggaran tenaga kerja
 Membuat job description, job specification dan job analysis
 Menentukan dan memberikan sumber daya manusia pada perusahaan
 Mengurus, mendidik, dan mengembangkan sumber daya manusia. Ini
meliputi proses pendidikan sumber daya manusia
 Mengurus segala hal tentang pensiun dan pemberhentian
 Mengurus kesejahteraan karyawan.
Proses Penyusunan Personalia, Kegiatan-kegiatan penyusunan personalia
sangat erat hubungan dengan tugas-tugas kepemimpinan, motivasi, dan
komunikasi sehingga pembahasannya sering ditempatkan sebagai bagian dari
fungsi pengarahan. Fungsi penyusunan personalia harus dilaksanakan oleh
semua manajer, baik mereka mengolah perusahaan besar ataupun ataupun
menjadi pemilik perusahaan kecil. Langkah-langkah proses ini mencakup :
1. Perencanaan sumber daya manusia.
2. Penarikan.
3. Seleksi.
4. Pengenalan dan orientasi.
5. Latihan dan pengembangan.
 PROSES STAFFING
1. Perencanaan Sumber Daya Manusia
Perencanaan sumber daya manusia adalah mencakup semua kegiatan
yang dibutuhkan untuk menyediakan tipe dan jumlah karyawan secara tepat
dalam pencapaian tujuan organisasi. Ada tiga bagian perencanaan personalia
yang dibutuhkan :
1) Penentuan Kebutuhan Jabatan
Penyusunan personalia organisasi dimulai dengan :
 Penentuan tujuan dan rencana organisasi
 Penentuan spesifikasi jabatan ( job specification ) jenis-jenis jabatan dan
keterampilan yang dibutuhkan.
 Meramalkan jumlah karyawan yang dibutuhkan dimasa mendatang
 Persediaan karyawan untuk melaksanakan berbagai kegiatan

Penentuan spesifikasi jabatan yaitu hasil dari proses analisa jabatan (job
analisys) yang terdiri dari penentuan keahlian dan keterampilan yang
dipunyai, tanggung jawab, pengetahuan mengenai pekerjaannya, wewenang
yang dimiliki serta hubungan yang ada dalam setiap jabatan dalam suatu
organisasi. Proses analisa jabatan juga menghasilkan deskripsi jabatan.

2) Pengembangan Sumber-sumber Penawaran Personalia

Ada dua sumber perolehan tenaga kerja yaitu sumber intern dan sumber
ekstern, tapi manajer lebih menyukai perolehan dari sumber intern, karena dapat
memotivasi karyawan yang sudah ada, tetapi juga manajer perlu mencari orang
yang tepat dalam menduduki suatu posisi agar pekerjaan dapat berjalan secara
efektif dan efisien dari luar organisasi.
Ada tiga sumber penawaran intern yaitu :
1) Penataran ( upgrading ) yaitu dengan mendidik dan memberi pelatihan
2) Pemindahan ( transferring ) yaitu posisi yang kurang disenangi ke posisi
lain yang lebih memuaskan kebutuhan.
3) Pengangkatan ( promoting ) yaitu pengangkatan ke jabatan yang lebih
tinggi lagi.
Sumber ekstern penawaran tenaga kerja dapat diperoleh antara lain dari
lamaran pribadi yang masuk
 organisasi karyawan
 kantor penempatan tenaga kerja
 sekolah-sekolah
 para pesaing
 immigrasi dan migarasi.
2.      Penarikan
Penarikan ( recruitment ) berkenaan dengan pencarian dan penarikan
tenaga kerja potensial dalam jumlah yang tepat dan dengan kemampuan untuk
mengisi suatu jabatan tertentu yang akan diseleksi untuk memenuhi kebutuhan
organisasi. Penarikan menyangkut usaha untuk memperoleh karyawan dalam
jumlah yang tepat dengan kemampuan-kemampuan yang dibutuhkan untuk
mengisi jabatan-jabatan yang tersedia.
Metode yang digunakan untuk penarikan tenaga kerja bisa dilakukan dengan
melalui iklan, leasing (penggunaan tenaga honorer), rekomendasi dari karyawan
yang sedang bekerja, lamaran pribadi, lembaga-lembaga pendidikan, kantor
penempatan tenaga kerja, serikat buruh dan penggunaan computer.

3. Seleksi
Seleksi yaitu pemilihan tenaga kerja potensial untuk menduduki suatu
jabatan tertentu dari lamaran yang masuk. Adapun langkah-langkah dalam
prosedur seleksi yang dapat digunakan yaitu :
·         Wawancara pendahuluan
·         Pengumpulan data-data pribadi  ( biografis )
·         Pengujian ( testing )
·         Wawancara yang lebih mendalam
·         Pemeriksanaan referensi-referensi prestasi
·         Pemeriksaan kesehatan
·         Keputusan pribadi
·         Orientasi jabatan
Ada beberapa faktor yang cenderung mempengaruhi prestasi karyawan.
Beberapa faktor lain mungkin juga berpengaruh dalam kondisi-kondisi tertentu,
tetapi tidak mungkin untuk menyatakan secara tepat semua faktor yang dicari
dalam diri karyawan potensial. Bebarapa factor tersebut adalah :
·Latar belakang pribadi, mencakup pendidikan dan pengalaman kerja, untuk
menunjuk apa yang telah dilakukan seseorang di waktu lalu
·Bakat dan minat ( aptitude dan interest ), untuk memperkirakan minat dan
kapasitas atau kemampuan seseorang
·Sikap dan kebutuhan ( attitudes dan needs ), untuk meramalkan tanggug
jawab dan wewenang seseorang
·Kemampuan-kemampuan analistis dan manipulative, untuk mempelajari
kemampuan pemikiran dan penganalisaan
·Ketrampilan dan kemampuan teknik, untuk menilai kemampuan dalam
pelaksanaan aspek-aspek teknik pekerjaan
· Kesehatan, tenaga dan stamina, untuk melihat kemampuan phisik
seseorang dalam pelaksanaan pekerjaan
4.   Pengenalan dan Orientasi
Setelah diseleksi, karyawan ditempatkan pada suatu pekerjaan dan
diperkenalkan dengan organisasi melalui berbagai bentuk orientasi. Tahap
orientasi merupakan kegiatan pengenalan dan penyesuaian karyawan baru
dengan organisasi.

5.   Latihan dan Pengembangan

Tujuan latihan dan pengembangan karyawan adalah untuk memperbaiki
efektivitas kerja karyawan dan mencapai hasil-hasil kerja yang telah ditetapkan.
Peningkatkan efektivitas kerja dapat dilakukan dengan latihan (training) dan
atau pengembangan. Latihan dimaksudkan untuk memperbaiki penguasaan
keterampilan-keterampilan dan teknik-teknik pelaksanaan pekerjaan tertentu,
terperinci dan rutin. Sedang pengembangan lebih luas ruang lingkupnya dalam
meningkatkan kemampuan, sikap dan sifat-sifat kepribadian serta penyesuaian
diri dengan kemajuan teknologi.
Pada umumnya karyawan dikembangkan dengan metode yaitu :
A.    Metode-metode ‘on the job”yang biasa digunakan yaitu :
· Coaching dimana atasan memberikan bimbingan dan pengarahan langsung
kepada bawahan dalam pelaksanaan pekerjaan rutin mereka.
·Planned progression atau pemindahan karyawan dalam saluran-saluran yang
ditentukan melalui tingkatan-tingkatan organisasi yang berbeda
·Rotasi jabatan pemindahan karyawan melalui jabatan-jabatan yang
bermacam-macam dan berbeda-beda
· Penugasan sementara, di mana bawahan ditempatkan pada posisi
manajeman tertentu utuk jangka waktu yang ditetapkan
·System-sistem  penilaian presntasi formal
B.     Pengembangan “off the job”dilakukan dengan :
·         Program-program pengembangan eksekutif, di universitas-universitas
atau lembaga-lembaga pendidikan lainnya, di mana para manajer
berpartisipasi dalam program-program yang dibuka untuk umum melalui
penggunaan analisa kasus, simulasi dan metode-metode pengajaran
lainnya
·         Latihan laboratorium, di mana orang belajar menjadi sensitive (peka)
terhadap orang lain, lingkungan dan sebagainya
·         Pengembangan organisasi, yang menekankan perubahan,
pertumbuhan, dan pengembangan keeluruhan organisasi

6.   Penilaian Pelaksanaan Kerja

Di dalam penilaian pelaksanaan kerja dilakukan dengan membandingkan
antara pelaksanaan kerja perseorangan dan standar-standar atau tujuan-tujuan
yang dikembangkan bagi posisi tersebut.
7.  Pemberian Jasa dan Penghargaan
Pemberian jasa dan penghargaan yang disediakan bagi karyawan sebagai
kompensasi pelaksanaan kerja dan sebagai motivasi bagi pelaksanaan di waktu
yang akan datang.
Kompensasi adalah pemberian kepada karyawan dengan pembayaran finansial
sebagai balas jasa untuk pekerjaan yang dilaksanakan dan sebagai motivator
untuk pelaksanaan kegiatan di waktu yang akan datang. Dalam pemberian
kompensasi ini harus memperhatikan prinsip keadilan, yaitu pada bagaimana
mereka melihat nilai relatif dibandingkan yang lain yang berdasarkan pada
tanggung jawab yang diemban, kemampuan yang dimiliki, produktivitas dan
kegiatan-kegiatan manajerial.
Penentuan Kompensasi
Kebijakan-kebijakan dan praktek-praktek manajeman ditentukan oleh interaksi
dari tiga factor yaitu :
·         Kesediaan membayar sesuai dengan pengorbanan yang diberikan kepada
organisasi atau perusahaan
·         Kemampuan membayar yang tergantung pada pendapatan yang diterima
oleh perusahaan yang tidak lepas dari produktivitas karyawan
·         Persyaratan-persyaratan pembayaran yang tergantung pada kondisi
perusahaan, peraturan pemerintah, serikat kerja, kondisi permintaan dan
penawaran tenaga kerja dari para pesaing
Bentuk-bentuk Pembayaran
Banyak karyawan dibayar (dalam Kas) pada setiap akhir hari kerja berdasarkan
jumlah jam kerja. Namun dipihak lain banyak juga yang dibayar berdasarkan
jam kerja yang diterima pada akhir minggu. Bentuk pembayaran ini disebut
dengan upah harian. Disamping itu ada bentuk upah insentif            (seperti
bonus dan komisi) banyak dipakai pada karyawan bagian produksi dan
penjualan. Banyak juga perusahaan mempunyai rencana pembagian laba (profit
sharing plan), dimana karyawan menerima sejumlah prosentase tertentu dari
laba perusahaan sebagai pendapatan ekstra.
8.   Perencanaan dan Pengembangan Karir
Dalam perencanaan dan pengembangan kakir mencakup transfer
(promosi, demosi dan lateral), penugasan kembali, pemecatan, pemberhentian
dan pension.

 Dalam Proses staffing diperlukan adanya

Metode Forecasting
Metode forecasting dibagi menjadi dua, yakni peramalan secara kualitatif
dan peramalan secara kuantitatif. Peramalan secara kualitatif maksudnya adalah
peramalan yang menggunakan pendapat dan analisis yang deskriptif. Sementara
peramalan kuantitatif yaitu peramalan yang berkaitan dengan hitungan
matematis.
Metode Forecasting Kuantitatif
Berikut merupakan beberapa metode peramalan yang sering digunakan. Adapun
yang berikut merupakan kelompok metode peramalan kuantitatif:
1. Time Series
Metode time series atau deret waktu merupakan metode peramalan yang
menghubungkan keterkaitan antara variabel dependen (variabel yang dicari)
dengan variabel independen atau variabel yang mempengaruhinya kemudian
dihubungkan dengan waktu, mingguan, bulan atau tahun. Jadi di dalam metode
deret waktu, variabel yang dicari berupa waktu. Untuk menggunakan metode
peramalan ini, Anda dapat menghitungnya menggunakan metode smoothing,
metode box jenkins, atau metode proyeksi trend dengan regresi.

2. Metode Kasual (Sebab Akibat)

Metode peramalan kuantitatif yang kedua yaitu metode kasual (casual
methods) atau metode sebab akibat. Metode ini didasarkan pada keterkaitan
antara variabel yang diperkirakan dengan variabel lain yang mempengaruhinya.
Namun, variabel nya bukan dalam bentuk waktu. Untuk menghitung atau
meramalnya, Anda dapat menggunakan metode regresi dan korelase, metode
input output, atau metode ekonometri
Metode Forecasting Kualitatif
Metode peramalan kualitatif ini sifatnya lebih subjektif dibandingkan
dengan kuantitatif. Hal ini karena metode peramalan kualitatif dipengaruhi oleh
emosi, pendidikan, intuisi, pengalaman si peramalan sehingga hasil setiap orang
akan berbeda. Meskipun begitu metode kualitatif mendekati tingkat akurasi data
aktual jika dibandingkan dengan metode lain. Adapun teknik atau metode
peramalan kualitatif sebagai berikut:

1. Survei pasar
Metode ini dilakukan dengan cara mencari masukan atau pendapat dari
konsumen yang berpengaruh terhadap rencana pembelian pada saat periode
pengamatan. Survei dapat dilakukan dengan menyebar kuesioner, wawancara
langsung atau telepon.
2. Juri dari opini eksekutif
 Untuk melakukan metode ini caranya dengan meminta opini atau
pendapat dari kelompok kecil yang terdiri atas manajer pemasaran, manajer
produksi, manajer teknik, manajer keuangan dan manajer logistik dan hasilnya
kemudian digabungkan dengan model statistik.
3. Gabungan tenaga penjualan
Seperti namanya metode ini menggabungkan setiap penjual kemudian
mereka meramalkan tingkat penjualan di daerah masing-masing yang pada
akhirnya digabungkan di tingkat provinsi dan nasional.
4. Metode delphi
Metode delphi sebenarnya mirip dengan metode kuisioner, untuk
melakukan metode ini Anda perlu menyebar kuesioner tetapi jawaban dari
kuesioner yang terkumpul disederhanakan terlebih dahulu sebelum diberikan
kepada ahli untuk peramalannya. Kelebihan dari metode ini adalah hasilnya
yang akurat dan profesional, sedangkan kelemahannya adalah membutuhkan
waktu yang cukup banyak karena harus membuat kuesioner sampai merangkum
hasilnya.
Itulah beberapa metode forecasting yang dapat Anda pakai. Forecasting
atau peramalan sangat penting untuk merencanakan dan mengawasi kegiatan
produksi baik produk maupun jasa. Sehingga bisnis Anda akan lebih mudah
untuk maju. Untuk memudahkan Anda dalam mengelola stok barang, Jurnal
memiliki fitur Inventori.
 Mengenal audit SDM (HR Audit)
Mungkin untuk sementara orang, jika mengenal kata audit langsung
terbayang sesuatu yang berhubungan dengan standar, prosedur keuangan,
finansial, prosedur dll, dimana dilakukan pengecekan, pemeriksaan apakah
proses sudah dijalankan sesuai prosedur atau standar berlaku. Bagi yang
berkecimpung dalam aspek keuangan, memang tidak aneh karena sudah ada
standar internasional (GAAP, Sarbanes-Oxley, IFRS dll) atau untuk
management juga ada standar ISO (9001, 14000, 18000). Tapi jika SDM
diaudit, standar apa yang dipakai? mengapa harus ada audit SDM? Untuk
apa ?. Mungkin bagi sebagian orang masih belum lazim mendengar istilah
audit SDM.

Dengan perkembangan teknologi, sistem, manajemen maupun kebutuhan

organisasi, fungsi audit sekarang sudah semakin meluas dan melingkupi
hampir semua aspek manajemen. Ada audit keuangan, finansial, Information
Technology, Safety, Lingkungan, audit energy dan bahkan SDM sendiri
termasuk obyek yang dapat diaudit. Terus apa yang dimaksud dengan Audit
SDM?.

Audit SDM adalah proses meninjau (review) secara komprehensif suatu

sistem dan/atau proses suatu organisasi apakah sudah memenuhi kebutuhan
atau proyeksi masa depan kebutuhan fungsi SDM organisasi, baik apakah
itu untuk memenuhi standar lokal (pemda, pemprov), standar internal (SOP,
Company Policy) atau regulasi (International Standard atau Standar
pemerintah).

Manfaat utama dalam audit SDM diantaranya bisa mengetahui proses

mana yang belum memenuhi persyaratan hukum berlaku sehingga
meminimalisir proses internal organisasi yang berpotensi melanggar hukum,
dan yang terpenting adalah membantu organisasi secara sistematis untuk
mengidentifikasi kondisi saat ini serta langkah aksi apa yang perlu
dijalankan untuk meningkatkan kinerja proses fungsi SDM.

Kegagalan dalam mengidentifkasi penyebab potensial yang bisa

membahayakan atau berpotensi melanggar hukum dapat menimbulkan efek
yang merugikan perusahaan atau organisasi.  Karena itu, audit SDM
merupakan salah satu cara untuk mengenal sejauh mana proses internal,
sistem prosedur organisasi sudah memenuhi aspek keamanan baik secara
hukum maupun juga membantu mengidentifikasi bagian SDM yang belum
berjalan secara efektif dan efisien.  Peninjauan secara berkala terhadap
sistem dan prosedur organisasi yang berhubungan dengan SDM, tidak hanya
membantu agar sistem dan prosedur tetap memenuhi persyaratan, namun
juga membantu aspek finansial perusahaan agar tetap stabil dan mantap.

Obyek SDM yang diaudit

Aspek SDM yang dapat diaudit cukup luas, karena SDM itu sendiri
mencakup fungsi perencanaan, fungsi pengembangan, fungsi pemeliharaan,
fungsi informasi, fungsi penghargaan dan penghukuman, serta fungsi
peningkatan kinerja. Dengan demikian jika dirinci, obyek yang dapat diaudit
adalah sebagai berikut :

 Fungsi Perencanaan : Manpower Planning, Manpower Recruitment,

Manpower Fulfillment, Sourcing Candidate.
 Fungsi Pengembangan : Training, Development, Coaching,
Mentoring.
 Fungsi Informasi & Teknologi : Personnel Data base, Sistem
Informasi Manajemen SDM (HRIS).
  Fungsi Pemerliharaan : Industrial Relation, Corporate Social
Responsibility.
 Fungsi Penghargaan dan Penghukuman : Compensation &
Benefit,  Reward, Termination, Punishment.
 Fungsi Peningkatan kinerja : Performance Management System, Pay
for Performance.

Dari aspek diatas, kebanyakan masih berkutat dalam hal sistem dan prosedur
dimana aspek ini sering disebut sebagai sisi Hard Capabilities Organisasi.
Perkembangan selanjutnya yang bisa menjadi pertimbangan audit, adalah
juga mengaudit aspek Soft Organisasi, antara lain :

 Budaya Organisasi,
 Audit competency staff SDM,
 Audit kepuasan terhadap fungsi SDM.

 Tujuan Audit Sumber Daya Manusia (SDM)

Ketika anda melakukan audit SDM, sebenarnya ada beberapa hal yang
mesti diketahui yakni kegunaan audit SDM itu sendiri. Ini tergantung dari
perspektif dan tujuan audit SDM itu sendiri. Dengan mengetahui tujuan
audit, maka pelaksanaan audit dan prosesnya akan menyelaraskan dengan
tujuan tersebut. Beberapa hal yang menjadi tujuan dan kegunaan audit SDM
antara lain :
Menurut Rivai (2004, p. 567), audit SDM bertujuan untuk:
1. Menilai efektifitas SDM
2. Aspek-aspek yang masih dapat diperbaiki
3. Mempelajari aspek-aspek tersebut secara mendalam, dan
4. Menunjukkan kemungkinan perbaikan, serta membuat rekomendasi untuk
pelaksanaan perbaikan tersebut.