LE COMPTE RENDU

Le compte rendu est un document descriptif et non interprétatif. Il sert à rendre

compte des faits ou des événements que le rédacteur a pu constater ou d’activités qu’il a
accomplies ou auxquelles il a été mêlé. Le rédacteur doit rapporter ces faits objectivement, sans
parti pris sans les interpréter sans formuler de conclusions personnelles. Le compte rendu doit
être précis, exact, détaillé autant que nécessaire et complet. C’est donc un document
d’information.
Suivant leur forme et leur destination on peut classer les comptes rendus en deux catégories
principales :
-les comptes rendus hiérarchiques
-les comptes rendus de réunions
En fait, les comptes rendus de réunions sont aussi généralement destinés à un supérieur. A
l’intérieur de chaque catégorie, il reste possible d’établir des subdivisions plus précises.

1) LES COMPTES RENDUS HIERARCHIQUES :

Le compte rendu hiérarchique est celui que le rédacteur établit soit de sa propre initiative,
soit sur ordre, en vue de relater de façon détaillée et précise un événement ou une situation. Il a
pour objet de rendre compte à un supérieur et de conserver une trace écrite. Il doit donc être
d’une précision et d’une exactitude absolues. Ce genre de compte rendu n’est soumis à aucune
règle de forme particulière. Il comporte cependant en général les principales mentions
d’identification figurant sur les lettres administratives : timbre, date, signature, plus le titre
COMPTE RENDU.
- Le compte rendu d’activité est le compte rendu détaillé et chronologique de l’activité d’un
agent ou de son service pendant une période donnée : le mois, le semestre, l’année par exemple.
C’est pour le supérieur le moyen de s’informer du fonctionnent de ses services, et pour le
rédacteur le moyen de justifier de son activité.
- Le compte rendu de mission est le compte rendu, également détaillé et chronologique, d’une
mission particulière confiée à l’agent : mission d’inspection, tournée de prise de contact avec les
populations ou information, travaux ou contacts préparatoires d’une activité nouvelle, etc.
La rédaction d’un compte rendu est motivée :
- Par l’ordre du supérieur qui a confié la mission
- Par l’usage du service qui veut que l’on garde une trace écrite de toute mission
particulière comme de l’activité générale.
- Par des disponibles légales ou réglementaires qui fixent la périodicité des comptes rendus
d’activités.
- Présentation : Etabli sur papier libre ou à en-tête, le compte rendu comporte :
- Le timbre de service du rédacteur ;
 - Le titre : COMPTE RENDU, suivi de la désignation de l’activité présentée et
éventuellement du nom et la qualité de l’agent concerné s’il s’agit d’une activité
individuelle ou d’une mission.

Exemples :
COMPTE RENDU D’ACTIVITE
Pour la période du 1eroctobre au 31 décembre 1995

COMPTE RENDU
De l’activité de Monsieur X…inspecteur de…
Pour la période du 1er au 31 décembre 1995

COMPTE RENDU DE MISSION

De Monsieur X…inspecteur de…
Pour la période du 1er au 31 décembre 1995
Dans le département de Tamarasset

Cette présentation est préférable dans un compte rendu à l’emploi de la rubrique « objet ».
-vient ensuite le texte du compte rendu qui sera à la fois clair, précis et concis. On s’efforcera de
faire le plan.
- une brève introduction précise les circonstances de la question présentée et les motifs du
compte rendu ou l’objet de la mission.
- un développement qui peut être chronologique, analytique, des faits et événements relatés ; il
peut comporter des divisions en nombre variable être illustré de tableaux et de graphiques ; de
même, il doit mentionner, pour une mission, les personnes rencontrées ou entendues ;
- une conclusion résume des points présentés et éventuellement fait une appréciation générale de
la situation, mais ne formule pas de propositions de solutions ou des mesures à prendre pour faire
face à la situation exposée.
- le lieu et la date de rédaction du compte rendu peuvent figurer aussi bien sous le texte avant la
signature qu’en tête de la première page, à droite en face du timbre ;
- la signature du rédacteur est présentée comme dans une note de service.

Application
Ministère de la planification République Islamique de
Mauritanie
Et du développement rural Honneur-fraternité-justice
Service de l’élevage
No 96/Se/ISV Nouakchott, le 20 décembre 2019
A
Monsieur le Directeur
De l’élevage

COMPTE RENDU de la mission de contrôle

Effectuée dans la circonscription d’Attar
Par monsieur Hamoud Ould SEFAOUI,
Inspecteur des Services Vétérinaires.

Comme suite à votre demande, j’ai l’honneur de vous rendre compte sommairement ci-
après des résultats de la mission de contrôle que j’ai effectuée du 1 er au 15 décembre 2009 dans
la circonscription d’Attar, conformément à vos instructions du 25 novembre 2009. J’ai été
accompagné dans cette mission de monsieur Saleck, responsable de la subdivision qui m’avait
signalé les zones les plus critiques à visiter en priorité : Oudane et la région de Sebket.

Dans les six campements nomades que nous avons pu examiner dans cette zone, nous
avons pu évaluer le cheptel de 2000 bovins, 25000 ovins et caprins.

Si le reste du bétail semble n’avoir pas trop souffert de la dernière saison sèche, et avoir
bien récupéré avec la saison des pluies, il semble n’en avoir pas été de même pour les bovins
pour lesquels les éleveurs nous ont signalé de nombreuses pertes d’adultes et un déficit des
naissances par rapport aux années précédentes.

L’insuffisance de la dernière saison des pluies et l’état médiocre des pâturages que nous
avons pu constater laisse craindre une période très difficile dès le milieu de la saison sèche.

Un rendu plus précis de cette mission vous sera soumis dans les prochains jours, dès que
j’aurai pu exploiter de façon plus détaillée les données recueillies au cours de cette tournée et les
aurai comparées avec les résultats de la tournée effectuée dans la même région en novembre
2018.
 L’Inspecteur des Services Vétérinaires.

Hamoud Ould SEFAOUI

2) LES COMPTES-RENDUS DE REUNION

Comme les autres types de comptes-rendus, ils sont soumis aux obligations d’exactitude, de
précision et d’objectivité. Il n’y a pas ici de règles de présentation impérative, cependant, en
fonction de l’objet, certaines mentions particulières devraient y figurer. En plus du timbre de
service, on doit avoir la mention précise des date, lieu et heure de celle-ci, la reprise de l’ordre du
jour, la mention exacte des présents et des absents, la mention du président et éventuellement du
secrétaire de la séance et pour clore le compte-rendu, une formule consacrée donnant l’heure de
levée de séance suivie de la date de rédaction et la signature du rédacteur. Il existe deux types de
comptes-rendus de réunion : le compte rendu intégral et le compte rendu analytique.
1- Le compte rendu intégral ou in extenso :
Ici la relation des différentes interventions est faite au style direct, en suivant le mot à mot des
débats et en faisant parler directement les participants. Ce type de compte rendu nécessite une
très grande rapidité de prise de notes et c’est l’une des raisons pour lesquelles il est rarement
utilisé dans l’administration.
2- le compte rendu analytique :
Il est plus bref et ne retient de la réunion que l’essentiel. Il est analytique dans ce sens que, tout
en restant objectif et non interprétatif, il ne conserve des débats que ce qui est nécessaire à la
compréhension de la question traitée, ainsi que les solutions retenues.
La relation de la réunion se fait au présent de l’indicatif. C’est le temps le plus intemporel et le
plus simple, celui qui conserve aux faits rapportés toute leur actualité. Cependant, les mentions
introductives servant à définir la réunion et à préciser le cadre sont présentées dans un temps du
passé.
3. Présentation des comptes-rendus de réunion
a) Le titre : il mentionne toujours l’expression COMPTE RENDU ainsi que la nature et la
date de la réunion.
b) L’introduction : elle se rédige sous le titre et reprend la nature, la date, l’heure et le lieu de
la réunion.
c) La liste des participants : elle suit l’introduction. (lorsque l’attribution de la présidence ne
va pas de soi, il faut mentionner le nom du président ainsi que celui du secrétaire de
séance)
d) L’ordre du jour : il est brièvement rappelé après l’énoncé des présents et des absents.
e) La formule d’ouverture de séance : elle marque le début du compte rendu proprement dit.
f) Le texte du compte rendu : il est analytique et rend compte de l’essentiel de la réunion en
suivant l’ordre du jour.
 g) La formule finale : elle constate l’épuisement de l’ordre du jour et l’heure de levée de
séance.
h) La signature du rédacteur : elle est précédée de sa qualité et éventuellement de la date de
rédaction si celle-ci n’a pas déjà été portée au début. La position en fin de lettre doit être
préférée et le rédacteur signalera en quelle qualité il signe le compte rendu.

Ministère de la fonction publique République du

Cameroun
Et de la réforme administrative paix-travail-
patrie
École Nationale d’Administration

COMPTE RENDU de la réunion du 06 janvier

2020 relative à la préparation du cycle de
Formation administrative des cadres techniques

Le lundi 06 janvier 2020 à 9h00 s’est tenue dans la salle de conférence de l’Ecole
Nationale d’Administration une réunion relative à la préparation du cycle de formation
administrative…

Etaient présents (ou bien assistaient à la réunion) :

MM. A… Directeur de… Président
B… Chef service de… ministère de…
Mlle C… chef service de… ministère de …
MM. D… Conseiller technique de…
E… professeur à la faculté de…
Etaient absents :
MM. X…Expert des nations unies/ ministère de…
Y… Conseiller pédagogique…
Figuraient à l’ordre du jour les points suivants :
1-
2-
3-
Monsieur A… qui préside la réunion déclare la séance ouverte et … (suit la relation de la
séance selon l’ordre du jour)

L’ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 11 h20mn.

 Fait à Yaoundé, le 06 janvier 2020

Le chef service de…

Secrétaire de séance

Alain Bertrand SIMO

CHAP. LE PROCES- VERBAL

Le procès-verbal est un document écrit qui se définit comme la relation par un agent
de l’autorité de ce qu’il a fait, vu ou entendu dans l’exercice de ses fonctions.

C’est un compte rendu mais un compte très spécial en ce sens que destiné à
faire foi jusqu’ à l’administration de la preuve contraire. Il ne peut être établi que par
des agents spécialement habiletés à cet effet.

Cependant le terme « procès-verbal » a été repris par l’administration dans un

sens extensif pour dénommer des documents qui ne sont que des rendus ordinaires
sans valeur spéciale sur le plan légal mais auxquels on a voulu donner par formalisme
une signification particulière.

L’intention est en effet de donner plus de poids au compte rendu et d’en faire
la version définitive des faits relatés à l’abri de la contestation des parties
éventuellement concernées. D’où une procédure normalement contradictoire qui se
traduit par la signature des autres parties et non du rédacteur seul.

En faisant toutes les réserves qui s’imposent on constatera qu’à côté du

procès-verbal proprement dit (procès-verbal judiciaire) il existe deux catégories : les
procès-verbaux « administratifs » et les procès-verbaux de réunion qui correspondent à
cette altération de notion première.

I- LE PROCES-VREBAL PROPREMENT OU PROCES-VERBAL JUDICIAIRE

1-DEFINITION : C’est un acte authentique destiné à servir de preuve. Ce procès-verbal ne peut

ne peut être établi que par un agent commissionné par les autorités judiciaires à la demande de
ces autorités ou des autorités administratives : magistrats instructeurs, commissaires/officiers
de police judiciaire en général, gendarmes, ingénieurs de voiries et autres fonctionnaires
 assermentés appartenant à certains corps particuliers (Eaux et Forets, Douanes) ; gardes privés
assermentés.

L’agent verbalisateur ne peut relater que les faits qu’il a lui-même constatés ou
qui lui ont été directement rapportés et, dans ce denier cas l’origine de l’information doit
être précisée : c’est la déclaration faite qui est constatée dans le procès-verbal et non les
faits eux-mêmes.
2-PRESENTATION

Le procès-verbal peut être rédigé sur le papier libre ou sur formulaire imprimé. Il
doit comporter toutes les mentions d’identification et le titre PROCES-VERBAL, suivi
de sa qualification.

Il commence par l’indication de la date en toutes lettres suivie de l’heure :

« L’an deux mil onze et le 15mai à treize heures trente minutes … »

Cette présentation, archaïsante et solennelle de la date est suivie du texte du procès-

verbal, rédigé à la première personne du pluriel (pluriel de modeste et non de majesté,
indiquant que l’agent efface sa personnalité derrière sa fonction). L’agent verbalisateur
énoncera d’abord ses nom et qualité, puis la nature, l’origine et l’étendu du pouvoir en
vertu duquel il agit, ainsi que le cadre de son intervention. S’il agit en vertu d’une
commission particulière, il indiquera donc de quelle autorité il la tient ; il précisera
ensuite le lieu où il a accompli sa mission.

(Date), nous, AAKOU ALBERT, gendarme de brigade de…agissant en vertu

d’une réquisition de M. le sous-préfet de…, nous sommes rendus au village … pour y
entendre M…, planteur domicilié dans ledit village, lequel nous a déclaré ce qui suit
…

Suit la relation des propos entendus, des constatations faites, des opérations
accomplies avec mention de l’identité et de l’adresse des personnes mises en cause
sans aucune interprétation, sans aucune appréhension personnelle.
 La formule finale revêt aussi un certain formalisme archaïsant : ce sera par
exemple : En foi de quoi nous avons établi ce présent procès-verbal et signe avec les
témoins, après en avoir donné lecture à ceux-ci.
L’agent verbalisateur signera et fera signer la ou les personnes en cause ou les
témoins. Chaque signature sera précédée de la mention de la qualité en vertu de laquelle
le signataire intervient au procès-verbal (l’agent verbalisateur, les témoins, etc.).
Il peut se faire que le déclarant ou le témoin ne sache pas signer, ou refuse de le
faire : cette mention sera portée dans la formule finale.
Lecture faite persiste et déclare ne pas savoir signer ou refuse de signer
La date sera reprise avant les signatures dans la présentation suivante : « fait à ….le…»

II-LES PROCES-VERBAUX ADMINISTRATIFS

1-DEFINITION

Les procès-verbaux administratifs sont ceux que dresse un agent de l’administration

à l’occasion de certains événements ou de circonstances particulières en relation avec
l’exercice de ses fonctions. Ce sera notamment le cas lorsqu’il y a lieu de rendre compte
de l’exécution d’une mission mettant en cause des particuliers et accomplies selon
certaines règles précises ; lorsqu’il y lieu d’établir (contradictoirement) un partage de
responsabilités, de constater des droits ou des infractions à des règles administratives, etc.
Les principaux services émetteurs de procès-verbaux administratifs sont les services
des finances, de l’inspection du travail, du contrôle des prix des domaines, etc. Ces agents
sont généralement dûment commissionnés à effet d’établir des procès-verbaux (procès-
verbal de tentative de saisi, procès-verbal de vente, d’inspection, etc.)
D’autres procès-verbaux ne concernent que la vie interne des services et sont le
compte rendu plus solennel des opérations passées entre deux agents. Leurs caractères
contradictoires délimitent les responsables de chacun et vise à éviter des contradictions
ultérieures (procès-verbal de comptables, procès-verbal de passation de services).

2-PRESENTATION

Le procès-verbal administratif n’a pas besoin d’être soumis à la même rigidité et

même formalisme de présentation quelle procès-verbal judiciaire. On y évitera des
formules archaïsantes et trop solennelles et le pluriel qui, même de modestie, paraitrait ici
très prétentieux. Si l’agit qui rédige le procès-verbal agit seul, il écrira à la première
personne du singulier : (je soussigné…) si le procès-verbal est contradictoire entre deux
agents, le style sera impersonnel.

Les procès-verbaux administratifs correspondant à des missions définies sont

généralement établis sur formulaires imprimés, ce qui permet d’éviter les oublis de
mentions indispensables.
Mais les procès-verbaux ordinaires sont le plus souvent sur papier libre et dans ce
cas on reprendra toutes les mentions d’identification utiles :
-le timbre du service
-la mention de l’Etat et sa devise
-le titre « PROCES-VERBAL » (en majuscules de préférence) auquel on incorporera
l’objet :
-la date et le lieu en introduction du texte, la date étant présentée soit sous la forme
solennelle, soit sous la forme plus courante et beaucoup plus simple pour un procès-
verbal administratif qui n’est pas destiné à être opposé à un tiers extérieur.
- la ou les signatures sera portée à la suite de la date : (fait à………le………)
-la formule sacramentelle pourra être reprise à la fin du texte du procès-verbal (en foi
de quoi…etc.), ou simplifiée et portée à la date (fait à……………le……………pour
servir et valoir ce que de droit), formule préférable pour ce genre de procès-verbal ;
 -les signatures seront précédées de la qualité des signatures : leur qualité en tant
qu’intervenant au procès-verbal et leur fonction en tant qu’agent de l’administration.

III-LE PROCES-VERBAL DE REUNION

1-DEFINITION

C’est là aussi un simple compte rendu et non un acte authentique mais, alors
qu’il peut y avoir au cours d’une réunion autant de comptes rendus que de
participants( chacun rendant compte à son supérieur hiérarchique), il n’ y aura de cette
réunion qu’un seul procès-verbal qui en sera la relation officielle.
C’est cette volonté de faire la relation officielle qui peut justifier
l’appellation «PROCES-VERBAL DE REUNION », entendu qu’elle renforce son autorité.
On dresse le procès-verbal d’une réunion lorsque des décisions importantes sont
prises au de cours celle-ci, afin de leur donner définitive.
Etant la relation officielle de la réunion, la version qu’il en donne doit être
approuvée par tous les participants. Cette approbation doit être donnée au début de la
séance suivante et mentionnée dans le nouveau procès-verbal. Dans ce cas il est dit
adopté et ne plus être contesté par les participants, mais n’a pas de valeur supérieure à
celle d’un compte rendu pour les tiers, qui n’ont par ailleurs aucune raison particulière
de le suspecter.

2- PRESENTATION

Il a la forme générale du compte rendu mais comporte quelques mentions qui font la
différence.
-timbre de la collectivité ou du service ;
 -le titre « PROCES-VERBAL » (en majuscule de préférence) auquel on incorporera
l’objet ;
-la date de la réunion présentée de façon plus solennelle propre aux procès-verbaux, et
celle de la convocation des membres ;
-l’identité et la qualité du président ainsi que celle des personnalités présentes ;
-l’identité du secrétaire de séance ;
-la liste des participants, présents et absents, avec toutes les précisions utiles sur la
nature de leur participation ;
-l’ordre du jour détaillé ;
-la mention du caractère public ou à huis-clos (motivé) de la séance ;
-la mention du quorum si nécessaire ;
-la mention de la lecture et de l’approbation du procès-verbal de la séance précédente,
-la mention de l’ouverture, de la suspension et de la clôture de la séance avec
indication de l’heure ;
-lorsque des décisions sont prises, il sera fait mention des votes avec la répartition des
scrutins ;
-la mention de toutes les interventions et de tous les incidents de séance ;
-il doit obligatoirement être signé par le président et le secrétaire de séance.

NB : la signature du président et plus importante que celle du secrétaire de séance qui

n’est pas indispensable bien qu’utile.