REPUBLIQUE DU CAMEROUN REPUBLIC OF CAMEROON

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MINISTERE DE L’ENSEIGNEMENT MINISTRY OF HIGHER
SUPERIEUR EDUCATION
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INSTITUT UNIVERSITAIRE DE LA UNIVERSITY INSTITUT OF THE
COTE COAST

TECHNIQUE D’EXPRESSION

THEME D’EXPOSE :
CORRESPONDANCE ADMINISTRATIVE : LETTRE ADMINISTRATIVE, COMPTE
RENDU, PROCES VERBAL, RAPPORT DE REUNION

Membres du Groupe :
 TCHOUTA LEATICIA
 KAMTCHE FRANCK
 MENFOU ARTHUR
 NONO JORDAN

SOUS LA SUPERVISION DE :
Mr. ENGA DJOMDJUI VINCENT DE PAUL

ANNEE ACADEMIQUE :
2022-2023
 SOMMAIRE :
I- LETTRE ADIMINISTRATIVE
II- RAPPORT DE REUNION
III- PROCES VERBAL
IV- COMPTE RENDU
I- LETTRE ADMINISTRATIVE
La lettre administrative est une lettre écrite par une personne ou une institution qui s'adresse à
une autre personne ou à une institution, dans un but professionnel. Elle peut être écrite pour
demander une information, pour informer, pour faire un rapport, pour demander un avis ou pour
prendre une décision. La lettre administrative est généralement rédigée dans un style formaliste,
en utilisant un langage concis et précis. Elle est destinée à être lue et comprise par un public
professionnel.
1- STRUCTURE ET SCHEMA D’UNE LETTRE ADMINISTRATIVE
Voici un schéma vague pour la rédaction d’une lettre administrative
Noms, Lieu et Date
Prénoms
Adresse (Numéro
de téléphone et
boite mail)
Nom, titre et/ou Grade du
destinataire

Objet de la lettre

Cette partie est constitué d’une formule d’accroche, d’une introduction, corps du devoir
et conclusion et se terminant par une formule de politesse

Noms
signature

Cela dit, voici les différentes parties d’une lettre administrative :

1. En-tête : Le nom de l'usine, le prénom et le nom du responsable de l'envoi de la lettre.
2. Introduction : Un court exposé des motifs de la lettre, ainsi que de la nature de l'information
qu'elle contient.
3. Année et mois : La date de rédaction de la lettre.
4. État civil : Le nom, l'identification sociale et le numéro d'identification du destinataire.
(facultatif)
5. Témoignage personnel : Si la lettre est adressée à une personne particulière, il est possible
d'intégrer un témoignage personnel pour donner plus de contexte ou de sens à la lettre.
6. Informations : Toutes les informations relatives à l'objet de la lettre, telles que les problèmes
à résoudre, les questions à poser, les demandes à adresser, etc.
7. Conclusion : Un bref résumé des informations principales de la lettre, ainsi qu'un appel à
l'action ou des recommandations pour le destinataire.
8. Autres : Toutes les informations supplémentaires ou annexes, telles que les certificats ou les
pièces à fournir.
9. Signature : Le nom du signataire et son titre ou son grade, ainsi que la date et le sceau de
l'usine.
 Bien évidemment, ce schéma peut varier en fonction des besoins spécifiques de la lettre, mais
il fournit un guide raisonnable pour structurer une lettre administrative.

2- BUTS D’UNE LETTRE ADMINISTRATIVE

Les buts d'une lettre administrative peuvent inclure, mais ne sont pas limités à:
1. Transmettre des informations clés à un destinataire spécifique.
2. Demander une action ou une réponse spécifique du destinataire.
3. Faire part de changements ou de modifications à des règles ou à des processus.
4. Solliciter des informations ou des documents du destinataire.
5. Exporter les termes d'un contrat ou d'une entente.
6. Exposer les intentions ou les positions d'une organisation ou d'un individu.
7. Inviter le destinataire à une réunion ou à un événement.
8. Présenter des résultats ou des rapports.
9. Notifier les décisions ou les orientations prises par une instance de direction.
10. Faire valoir les droits ou les intérêts d'une organisation ou d'un individu.
Il est important de noter que chaque lettre administrative doit être rédigée de manière à atteindre
un but spécifique et à être reçue avec l'intention de prendre une décision ou d'agir conformément
aux informations transmises.
3- EXEMPLE DE SITUATION

NONO JORDAN Bafoussam, le 12 Juillet 2022

237655443322
[email protected]
A Monsieur Le Responsable des
Ressources Humaines de XYZ

Objet : Justification d’absence

Monsieur,

Je vous informe que je serai absent du bureau pendant les prochaines 2 semaines pour une raison personnelle. Je
vous remercie pour votre compréhension et je vous engage à me faire parvenir toute information importante par
email ou par voie téléphonique.

Je vous prie de continuer à travailler efficacement et de maintenir le bon fonctionnement de l'équipe pendant
mon absence.

Je vous remercie de votre collaboration et je vous souhaite une bonne journée.

Cordialement,

[Votre NONO JORDAN

 II- RAPPORT DE REUNION
Un rapport de réunion est un document qui résume les points clés d'une réunion et relève les
décisions et les actions à prendre. Les caractéristiques d'un rapport de réunion peuvent varier en
fonction du contexte et de l'objectif de la réunion, mais voici quelques caractéristiques courantes :
1- STRUCTURE D’UN RAPPORT DE REUNION
De manière globale, un rapport de réunion se forme suivant les parties ci-après :
 Introduction : La première section du rapport de réunion doit fournir une brève présentation
de la réunion et de son objectif.
 Participants : Une liste des personnes présentes à la réunion doit être incluse dans le rapport.
 Ordre du jour : Une brève description de l'ordre du jour de la réunion et des sujets abordés
doit être incluse dans le rapport.
 Principaux points abordés : Le rapport de réunion doit inclure un résumé des points clés
discutés pendant la réunion, y compris les présentations, les discussions et les questions.
 5. Décisions prises : Les décisions prises lors de la réunion doivent être clairement énoncées
dans le rapport, ainsi que les arguments ayant conduit à ces décisions.
 6. Actions à prendre : Les actions suivantes qui résultent de la réunion doivent être clairement
identifiées dans le rapport, ainsi que les personnes responsables de chaque action et les délais
à respecter.
 7. Clôture : Le rapport doit se terminer par une déclaration de clôture ou d'approbation des
participants.

2- BUTS ET ROLES D’UN RAPPORT DE REUNION :

Le rapport de réunion doit fournir une analyse complète des points clés discutés, y compris les
commentaires et les opinions des participants. Il doit également fournir des informations sur les
actions à prendre et les décisions prises lors de la réunion, ainsi que des dates et des horaires de
début et de fin de la réunion.
Le rapport de réunion est généralement destiné à informer les parties prenantes des résultats de la
réunion, à les motiver à adopter les actions et les décisions prises, et à les aider à mieux comprendre
les sujets abordés. Il peut également être utilisé pour suivre les progrès des actions prises et pour
évaluer l'efficacité de la réunion.
Les rôles dans un rapport de réunion peuvent inclure, mais ne sont pas limités à:
o Présenter les informations clés sur la réunion, y compris les participants, les sujets abordés, les
commentaires et les opinions des participants.
o Fournir une analyse complète des points clés discutés lors de la réunion, y compris les
commentaires et les opinions des participants.
o Fournir des informations sur les actions à prendre et les décisions prises lors de la réunion,
ainsi que des dates et des horaires de début et de fin de la réunion.
o Motiver les parties prenantes à adopter les actions et les décisions prises lors de la réunion.
o Aider à mieux comprendre les sujets abordés lors de la réunion.
o Suivre les progrès des actions prises et évaluer l'efficacité de la réunion.
o Fournir un aperçu complet de la réunion pour les parties prenantes qui n'ont pas pu y assister.
Il est important de noter que le rapport de réunion doit être rédigé de manière à être clément, concise
et précise, tout en fournissant les informations importantes aux parties prenantes.
3- EXEMPLE DE SITUATION

III- PROCES VERBAL

Le processus verbal est un ensemble de règles et de protocoles qui régissent les interactions verbales
dans une situation spécifique, telle qu'une réunion ou un entretien. Il s'agit de la façon dont les
participants doivent interagir les uns avec les autres pour maintenir une atmosphère de respect,
d'efficacité et de collaboration.
Le processus verbal peut inclure des règles spécifiques à l'interaction verbale, telles que la manière
de poser des questions, de répondre aux questions, de faire des commentaires, de prendre des
décisions, etc. Il peut également inclure des attitudes et des comportements à adopter lors d'une
interaction verbale, tels que la liste d'attente, l'écoute active, la communication claire et concise, la
réponse appropriée, etc.
1- STRUCTURE D’UN PROCES VERBAL
Dans le contexte de l'entretien, les parties peuvent être les participants à l'entretien, comme les
employés de l'entreprise ou les clients, ou les personnes responsables de l'entretien, comme le
recruteur ou le manager. La structure d'un protocole d'entretien peut varier en fonction de l'objectif
de l'entretien, mais généralement, il se compose de :
 Parties : Cette partie du protocole d'entretien identifie les parties prenantes à l'entretien,
qui peuvent inclure les employés de l'entreprise, les clients, les recruteurs ou les managers.
 Participants : Cette partie du protocole d'entretien identifie les participants individuels à
l'entretien, qui peuvent inclure les employés de l'entreprise, les clients ou les recruteurs.
 Questions : Cette partie du protocole d'entretien présente les questions posées aux
participants au cours de l'entretien.
 Réponses : Cette partie du protocole d'entretien présente les réponses données par les
participants aux questions posées.
 Sujet : Cette partie du protocole d'entretien présente le sujet de l'entretien et les objectifs à
atteindre.
 Conclusion : Cette partie du protocole d'entretien présente les conclusions et les
recommandations à tirer de l’entretien.
Le protocole d'entretien doit être exactement et complètement rédigé pour éviter toute confusion ou
tout malentendu.

2- ROLES ET BUTS D’UN PROCES VERBAL

Le processus verbal est la manière dont les parties prenantes dans une interaction verbale interagissent
les unes avec les autres. Cela peut inclure les règles et les protocoles qui régissent les interactions
verbales, telles que la façon de poser des questions, de répondre aux questions, de faire des
commentaires, de prendre des décisions, etc. Le processus verbal est important car il contribue à créer
une atmosphère de respect, de collaboration et d'efficacité lors des interactions verbales. Il est
également important car il peut aider à éviter les conflits et à maintenir une atmosphère de paix dans
les situations où les interactions verbales peuvent être conflictueuses.

Ainsi, Le but d'un procès-verbal est d'enregistrer les faits et les déclarations des parties prenantes dans
une interaction verbale, telle qu'une réunion ou un entretien. Cela peut également inclure les
observations et les conclusions des parties prenantes sur les événements qui ont eu lieu lors de
l'interaction verbale. Le procès-verbal est généralement utilisé pour documentation et pour préserver
les preuves en cas de litiges ou de controverses ultérieurs. Il peut également être utilisé pour évaluer
la qualité de la communication et la bonne pratique dans les situations où les interactions verbales
peuvent être conflictueuses.
3- EXEMPLE DE SITUATION
Protocole d'entretien avec les employés de l'entreprise JORDAN

Participants :
KAMTCHE FRANCK, Directeur général
MENFOU ARTHUR, Responsable marketing
TCHOUTA NANA, Responsable production

Lieux : Bureau de la direction, le mardi 15 mars 2023 à 10h

Sujet : Suivi du développement des produits et de l'offre de services de l'entreprise

JORDAN

1. KAMTCHE FRANCK a ouvert le meeting en expliquant les objectifs de l'entretien et les

questions à aborder.
2. MENFOU ARTHUR a donné des informations sur les produits en développement, notamment
la nouvelle ligne de produits pour l'automne 2023.
3. TCHOUTA NANA a parlé des défis dans l'offre de services de l'entreprise JORDAN et des
solutions envisagées pour y faire face.
4. Les participants ont discuté des opportunités pour améliorer les produits existants et les offres
de services.
5. KAMTCHE FRANCK a conclu le meeting en souhaitant aux participants une bonne
continuation de leurs activités.
Décision : Les participants ont décidé de maintenir des entretiens réguliers pour suivre l'avancement
des projets et discuter des moyens d'améliorer les produits et les services de l'entreprise JORDAN."
Ce protocole d'entretien donne une idée générale de ce qui a été abordé pendant
l'entretien et des décisions prises. Il peut être rédigé immédiatement après l'entretien ou
révisé à partir d'un compte-rendu plus détaillé. Il est important de faire un protocole
 d'entretien pour avoir un document qui recueille les informations importantes de
l'entretien.

IV- COMPTE RENDU

Le compte rendu est un document qui relate les événements ou les actions ayant eu lieu dans une
époque donnée. Dans le contexte d'une entreprise, le compte rendu peut être utilisé pour donner une
description détaillée d'une réunion, d'une séance de conseil d'administration ou d'un autre événement
important. Il peut également être utilisé pour relater les actions et les décisions prises lors d'une
réunion ou d'un entretien. Le compte rendu est généralement rédigé après l'événement, en utilisant
des informations recueillies en temps réel ou à partir d'archives. Il est destiné à informer les parties
intéressées et à préserver les preuves de l'événement.
4- STRUCTURE D’UN COMPTE RENDU
La structure d'un compte rendu peut varier en fonction des spécificités de l'événement ou du document
à rendre. Cependant, généralement, un compte rendu suit une structure qui inclut les informations
suivantes:

 Introduction: Cette partie présente une brève description de l'événement et donne un aperçu
des résultats ou des conclusions.
 Les faits et les données: Cette partie fournit les informations précises sur les événements
qui ont eu lieu, telles que les dates, les lieux, les personnes présentes, les décisions prises,
etc.
 Les opinions et les commentaires: Cette partie présente les opinions et les commentaires
des auteurs sur les événements qui ont eu lieu, ainsi que sur les actions ou les décisions
prises.
 Conclusion: Cette partie présente les résultats ou les conclusions principales de l'événement,
ainsi que les recommandations pour l'avenir.
 Annexes: Cette partie contient des informations supplémentaires, telles que des extraits de
documents officiels, des témoignages de personnes ayant été présentes à l'événement, etc.
Il est important de noter que la structure d'un compte rendu peut varier en fonction de la nature de
l'événement ou du document à rendre, et que les auteurs peuvent adopter une structure plus détaillée
ou plus simplifiée en fonction de leur objectif et de leur public.

5- ROLE ET BUT D’UN COMPTE RENDU

Le rôle du compte rendu est d'enregistrer les faits et les déclarations des parties prenantes dans un
événement ou une séance. Cela peut inclure les observations et les conclusions des parties prenantes
sur les événements qui ont eu lieu. Le compte rendu est généralement utilisé pour documentation et
pour préserver les preuves en cas de litiges ou de controverses ultérieurs. Il peut également être utilisé
pour évaluer la qualité de la communication et de la bonne pratique dans les situations où les
événements peuvent être conflictueux. En tant que document, le compte rendu peut être utilisé pour
informer les parties intéressées et pour faciliter la compréhension de l'événement par tous les
intervenants.

D'un compte rendu, il peut être demandé que les informations fournies soient concrètes, précises et
objectives. Il est important que le compte rendu ne soit pas influencé par les opinions personnelles
des auteurs et qu'il ne contienne pas de discours subjectif. Il est également important que le compte
rendu soit complètement cohérent et que les informations soient présentées de manière logique et
cohérente. Enfin, il est important que le compte rendu soit écrit de manière claire et concise, afin que
les lecteurs puissent facilement comprendre les informations fournies.

6- EXEMPLE DE SITUATION

« Ce compte rendu est un exemple de compte rendu d'une réunion d'entreprise, il décrit les faits et les
données clés de la réunion, les opinions et les commentaires des membres du comité de direction et
les actions prises à la suite de la réunion »
 Introduction
Le comité de direction a tenu une réunion le 15 mars 2023 pour discuter des projets en cours et des
plans futurs de l'entreprise. Les membres du comité présents étaient le PDG, le Directeur Marketing,
le Directeur Finance et le Directeur Production.

 Les faits et les données

Le comité a discuté des résultats financiers de l'entreprise pour l'année dernière, qui ont été présentés
par le Directeur Finance. Les résultats ont été présentés sous forme de graphiques et de tables, et ont
montré une croissance continue de l'entreprise. Le comité a ensuite discuté des projets en cours pour
l'année à venir, tels que la nouvelle ligne de produits et le plan marketing.

 Les opinions et les commentaires

Le PDG a exprimé sa satisfaction des résultats financiers de l'entreprise pour l'année dernière, mais a
également souhaité que le comité examine plus en détail les causes de la baisse de la rentabilité sur
certaines divisions. Le Directeur Marketing a présenté des idées pour la nouvelle ligne de produits,
mais a également exprimé des préoccupations quant à la capacité de l'entreprise à produire
suffisamment rapidement pour répondre aux commandes. Le Directeur Finance a souhaité que le
comité examine davantage les impacts potentiels de la hausse des prix de matières premières sur les
coûts de production.

 Conclusion
Le comité de direction a approuvé les projets en cours pour l'année à venir et a adopté un plan
marketing pour la nouvelle ligne de produits. Les membres du comité ont également discuté des
moyens de réduire les coûts de production en réponse à la hausse des prix de matières premières."