GESTION DE PROJET MANAGEMENT DES PROJETS SOUS MS-PROJECT

MODULE III: SUIVI ET AUDIT DU PROJET

Objectifs de compétence à atteindre

À la fin de ce chapitre, vous devriez être en mesure de:

* Examiner les activités de contrôle

* Suivi du projet

* Audit du Projet

A) EVALUATION ET AJUSTEMENT DE VOS PREVISIONS

Les prévisions contiennent principalement des tâches, des relations entre les tâches, des durées et
des contraintes. Pour déterminer si vos prévisions contiennent des zones problématiques nécessitant
des ajustements, vous devez d’abord les analyser et évaluer l’utilisation du temps, des ressources et
des coûts. Il est plus efficace d’analyser vos prévisions et d’apporter des modifications au début du
processus de planification, si possible avant que le projet ne commence.

Toutefois, même lorsque le projet est en cours de réalisation, vous pouvez vérifier vos prévisionset
les ajuster, si nécessaire, afin d’atteindre vos objectifs.

La commande Options du menu Outils présente l’onglet Prévisions renfermant les paramètres
par défaut des prévisions que vous pouvez modifier (voir la figure 5.1).

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Les aspects des prévisions à évaluer varient en fonction des informations contenues dans ces
dernières et du niveau de détail auquel vous gérez votre projet. Vous devriez évaluer:

• La date de fin des prévisions

• La répartition des ressources
• Le coût des prévisions

B) LES RELATIONS ENTRE LES TACHES ET LE CHEMIN CRITIQUE

Les tâches sur le chemin critique sont celles qui doivent se terminer à une date précise afin que le
projet se termine à temps. Vous pouvez identifier les tâches sur le chemin critique en utilisant la
procédure suivante: Ouvrons de nouveau le projet DECORA-A :

1. Choisissez Plus d’affichage du menu Affichage.

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2. Sélectionnez Gantt relatif aux marges ou Gantt suivi. Cliquez sur le bouton Appliquer.

Figure 5.2 : Le Gantt relatif aux marges

a. Les contraintes imposées aux tâches

Pour vérifier des contraintes de tâches, utilisez la procédure suivante :

1. Choisir Diagramme de Gantt du menu Affichage.

2. Dans le menu Affichage, sélectionner Table, puis cliquer sur Plus de tables.

3. Dans la liste Tables, cliquer sur Dates contraintes, puis cliquer sur Appliquer. Microsoft Project
affiche les informations montré à la table 5.3.

Table 5.3 La vérification des contraintes de tâches

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Si vous avez inséré des contraintes qui ont comme type quelque chose autre que Dès Que
Possible, ça peut causer des problèmes. Par exemple, une tâche avec une contrainte Doit
Commencer Le, n’est pas déplacée, même si son prédécesseur se termine plus tard que prévu.
Conséquemment, les tâches qui suivent la contrainte Doit Commencer Le, ne sont non plus
modifiées ce qui produit une date de fin incorrecte. Pour trouver la date de fin « réelle » pour le projet,
vous pouvez désactiver la case à cocher Les tâches respectent toujours les contraintes de dates qui
se trouve dans l’onglet Prévisions dans la boîte de dialogue Options.

Pour éviter un conflit de contrainte de tâche, vous pouvez utiliser l’Assistant Gestion de projet. Il
affiche un message chaque fois qu’une contrainte peut créer un conflit de prévision et suggère une
liste de solutions possibles pour éviter les conflits.
Pour activer L’Assistant Gestion de projet, utilisez la procédure suivante:

1. Choisir Options du menu Outils.

2. Cliquer sur l’onglet Général.

3. Sous Assistant Gestion de projets, activer la case à cocher Conseils sur les erreurs.

Les ressources sur-utilisées

Pour rechercher les ressources sur utilisées, il faut:

1. Choisir Plus d’Affichage du menu Affichage.

2. Sélectionner Répartition des ressources. Cliquer sur le bouton Appliquer.

3. Dans le menu Affichage, pointer sur Barres d’outils, puis cliquer sur Gestion des ressources.

4. Dans le volet supérieur, cliquer sur le titre du champ Nom de la ressource.

5. Cliquer sur Atteindre la surutilisation suivante.

Puisqu’il n y a aucune ressource surutilisée dans Phase – décoration et finition, la suivante est un
exemple de ce que vous verrez si vous faites des ajustements pour que la ressource humaine Robert
est surutilisé :

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Figure 5.4 : Surutilisation d’une ressource

Si une ressource est sur-utilisée, vous pouvez réduire le volume de la sur-utilisation ou la

supprimer totalement en fractionnant la tâche. Cette stratégie est aussi utile quand une ressource ne
va pas travailler d’une façon continue pendant toute la durée de la tâche. Un avantage du
fractionnement des tâches est que vous pouvez fractionner, déplacer, regrouper et fractionner à
nouveau les tâches de plusieurs manières.

Pour fractionner une tâche, il faut:

1. Choisir l’affichage Diagramme de Gantt du menu Affichage.

2. Cliquer sur l’icône Fractionner la tâche.

3. Positionner le pointeur de la souris sur la barre de la tâche que vous voulez fractionner, puis faites
glisser la barre de la tâche pour créer le fractionnement.

4. Répéter les étapes 2 et 3 pour chaque portion que vous voulez créer.

b. Réduction de la durée du projet

Après avoir analysé vos prévisions, vous voudrez peut-être réduire la durée pendant laquelle les
tâches sont accomplies, soit parce que les coûts des prévisions en cours sont trop élevés, soit parce
que vous ne serez pas en mesure de terminer votre projet à la date prévue. Il existe plusieurs façons
de modifier les prévisions pour s’assurer de respecter l’échéancier:

Modifier les relations entre les tâches pour permettre à plus de tâches de se superposer ou de se
dérouler en même temps plutôt que de suivre un ordre séquentiel strict;

• Augmenter le temps de travail disponible en modifiant le calendrier du projet;

• Réduire la portée du projet en combinant des tâches ou en en réduisant le nombre;
• Réduire la portée d’une tâche en diminuant sa durée ou la quantité de travail qui lui est
affectée.

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• Augmenter le nombre d’unités de ressources affectées à certaines tâches.

• Augmenter la disponibilité de la ressource en modifiant le calendrier des ressources.
• Affecter des heures de travail supplémentaires à la ressource.
• Modifier la séquence des tâches.
• Décomposer une tâche importante en tâches plus petites.
Pour décomposer une tâche importante en tâches récapitulatives et subordonnées, il faut:

1. Sélectionner Plus d’Affichages dans le menu Affichage.

2. Cliquer sur Gantt relatif aux marges ou Gantt suivi, puis sur Appliquer.

3. Sélectionner une tâche du chemin critique qui peut être décomposé en plusieurs tâches.

4. Cliquer sur Supprimer lier les tâches dans le menu Edition.

5. Supprimer les ressources affectées à cette tâche.

6. Sélectionner la tâche située au-dessous de la tâche que vous souhaitez modifier, puis cliquer dans
le menu Insertion sur Insérer une tâche.

7. Répéter l’étape 6 pour chacune des tâches subordonnées que vous voulez ajouter.

8. Entrer les tâches dans le champ Nom de la tâche et les durées dans le champ Durée.

9. Dans le champ Nom de la tâche, sélectionner les tâches subordonnées de la tâche d’origine et
cliquer sur Abaisser

10. Lier les nouvelles tâches si c’est nécessaire.

C) CONTROLE DES RESSOURCES

Microsoft Project présente plusieurs façons de déterminer la durée d’exécution des tâches et de
modéliser le travail des ressources affectées:

• Diminuer la quantité de travail effectuée par une ressource sur une tâche;
• Réduire la durée du projet en réduisant la quantité de travail effectuée par une ressource
sur une tâche:
• Réduire la durée du projet en affectant des ressources supplémentaires à certaines tâches;
• Augmenter la disponibilité d’une ressource;
• Réduire la durée du projet en affectant du travail en heures supplémentaires;
• Autres (résoudre les conflits de ressources - voir la section sur l’audit des ressources;

Examinons quelques exemples de contrôle des ressources susmentionnés.

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a. Modification d ’une affectation

Vous pouvez modifier le nombre d’unités d’une ressource affectée à une tâche. Au chapitre 4, nous
avons examiné une affectation standard et complète. Dans cette section, nous décrirons d’autres
types d’affectation. Examinons quelques exemples.

1. Ouvrons de nouveau le projet DECORA-A.

2. Sélectionnez la tâche Évaluer les besoins du diagramme de Gantt.

3. Choisissez Plus d’affichages du menu Affichage.

4. Sélectionnez Fiche détaillée de tâche. Cliquez sur le bouton Appliquer.

5. Choisissez Détails du menu Format, et ensuite Travail de la ressource.

Figure 5.5 : La modification des unités des ressources affectées

b. Modification du type de tâche

Un type de tâche est une méthode que Microsoft Project utilise pour calculer les unités de travail,
la durée et des ressources pour une tâche. Il y a trois types de tâches: capacité fixe, travail fixe, et
durée fixe. La capacité d’une ressource est affectée en modifiant les unités de travail. À 100%
d’unités, une ressource travaille à plein temps. À 50%, elle travaille à mi-temps, etc. Le travail
représente le nombre d’heure que la (les) ressource(s) fait (font) pour compléter la tâche. La durée
est le nombre d’heure que ça prend pour compléter une tâche. C’est évident que la durée de la tâche
est très importante pour le déroulement d’un projet. La date de fin de projet est dépendante de la
durée et la date de réalisation de chaque tâche. Pour cette raison, par défaut, Microsoft Project calcule
la durée de chaque tâche quand vous affectez les ressources. La durée est calculée en utilisant
la formule: Durée = travail / ressources

c. Modification du travail

Le champ Heures sup. permet de saisir du travail supplémentaire pour terminer une tâche à
temps. Cela peut réduire la durée des tâches. La ventilation du travail en heures supplémentaires
peut relever du gérant du projet.

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D) CONTROLE DES COUTS

Le contrôle et le suivi des coûts est une étape importante de la gestion informatisée de projet.
D’une part, vous devez diminuer le coût des ressources affectées à une tâche pour rencontrer votre
budget initial. D’autre part, on vous demande de modifier le budget du projet pour le terminer selon
une date préétablie. Cela peut vous demander, par exemple, d’augmenter le coût de réalisation de
certaines tâches en leur affectant des heures supplémentaires.

Microsoft Project présente plusieurs façons de contrôler les coûts d’un projet:

• Réduire ou augmenter les coûts en remplaçant une ressource;

• Diminuer les coûts par suppression de tâches;
• Modifier le coût d’une ressource affectée à une ou à plusieurs tâches;
• Remplacer des ressources dont le coût est élevé par d’autres dont le coût est plus bas ou vice
versa;
• Augmenter les coûts des ressources pour accomplir une tâche selon une date préétablie;
• Réduire la portée de certaines tâches;
• Autres (modifier l’affectation des coûts; ...)
Examinons quelques exemples de contrôle des coûts susmentionnés.

a. Réduction des coûts par remplacement d’une ressource

Vous voudrez peut-être réduire les coûts en remplaçant certaines ressources par d’autres qui coûtent
moins cher. Avant de faire ces changements, tenez compte du fait qu’une ressource moins qualifiée
prendra peut-être plus de temps pour achever une tâche qu’un employé plus qualifié dont les coûts
sont plus élevés.

Poursuivons notre exemple en ouvrant le projet DECORA-A. Pour réduire les coûts en remplaçant
une ressource:
1. Choisissez Diagramme de Gantt du menu Affichage.

2. Sélectionnez la tâche à laquelle la ressource que vous souhaitez remplacer est affectée. Pour notre
exemple, Décorer la pièce.

3. Cliquez sur le bouton Affectation des ressources de la barre d’outils Standard, ou choisissez la
commande Affectation des ressources du menu Insertion. Une boîte de dialogue similaire à celle
montrée à la figure 5.14 s’affiche.

4. Sélectionnez la ressource à remplacer. Pour notre exemple, prenez la ressource Robert. Vous
pouvez cliquer deux fois sur le nom d’une ressource dans cette boîte de dialogue pour visualiser son
taux.

5. Choisissez le bouton Remplacer.

6. Sélectionnez une nouvelle ressource. Pour notre exemple, sélectionnez la ressource Jeanine, car
elle n’est pas rémunérée.
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7. Vous devez peut-être ajuster le nombre d’unités. Pour notre exemple, entrez 100% unité pour
Jeanine.

8. Choisissez OK. La boîte de dialogue montrée à la figure 5.6 présente le résultat des dernières
opérations.

9. Choisissez le bouton Fermer

Figure 5.6 : L’affectation des ressources

b. Réduction des coûts par suppression de tâches

Une des stratégies de réduction des coûts disponibles consiste à réduire la portée du projet en
supprimant des tâches dont le niveau de priorité est bas. Pour atteindre cet objectif, vous devez
sélectionner la tâche à supprimer, puis la commande Supprimer la tâche du menu Édition.

c. Modification du coût d’une ressource

Pour modifier le budget initial du projet, vous pouvez réduire ou augmenter le coût d’une
ressource.

Pour modifier le coût d’une ressource:

1. Choisissez Diagramme de Gantt du menu Affichage.

2. Sélectionnez la tâche à laquelle la ressource que vous souhaitez remplacer est affectée. Pour notre
exemple, Choisir l’ameublement.

3. Choisissez Tableau des ressources du menu Affichage.

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4. Sélectionnez la ressource dont vous voulez modifier le coût. Pour notre exemple, la ressource

Robert.
5. Modifiez la valeur du coût standard ou du coût des heures supplémentaires dans le champ
approprié. Pour notre exemple, changez le coût standard pour 45 $.

Comme exercice, prenez une tâche de notre projet, modifiez le coût d’une ressource pour celle-ci et
visualisez l’effet sur le budget total du projet. Sauvegardez le projet sans planification sous
DECORA- D avant de passer à la section suivante. Fermez tous les projets qui sont ouverts.

E) SUIVI DE L'AVANCEMENT DU PROJET

Microsoft Project permet également de suivre l’avancement du projet d’une façon informatisée. Le
suivi de projet comprend trois étapes:

1. Création d’une planification initiale basée sur les prévisions préliminaires.

2. Mise à jour périodique des prévisions pour refléter l’avancement du projet en saisissant les valeurs
réelles telles que la durée, la date de début/fin, le pourcentage d’achèvement, etc.

3. Comparaison des prévisions mises à jour avec la planification initiale en vue de déterminer
si l’avancement est conforme à la planification. En comparant régulièrement les prévisions en cours
à la planification initiale, vous pouvez identifier les écarts entre l'avancement planifié et l'avancement
réel, aussi appelés variations (ou écarts). Le dépistage précoce des variations permet de résoudre les
problèmes avant qu'ils ne deviennent critiques. La commande Suivi du menu Outils présente les
sous-commandes suivantes pour faire le suivi de l’avancement du projet:

a. Définition d’une planification initiale

Une planification initiale fournit une base de comparaison des coûts, du travail et des dates
planifiées pour le suivi de l'avancement de vos prévisions. Dans la plupart des cas, la planification
initiale et très utile pour optimiser votre projet. Cependant, si votre projet est assez petit que vous
pouvez suivre le progrès des tâches dans votre tête, ou si la durée est très courte, ce n’est pas
nécessaire d’enregistrer une planification initiale. Une fois que la planification initiale a été créée,
vous pouvez la modifier afin de refléter les changements apportés au projet tels que la combinaison,
l'ajout ou la suppression de tâches. De plus, vous pouvez enregistrer jusqu'à cinq planifications
temporaires pour comparer les dates prévues.

Pour enregistrer des prévisions en tant que planification initiale:

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1. Ouvrez le projet DECORA-A. Les paramètres initiaux sont montrés à la figure 5.7.

2. Sélectionnez Diagramme de Gantt du menu Affichage.

3. Choisissez Suivi du menu Outils, puis Enregistrer la planification initiale. La boîte de

dialogue montrée à la figure 5.8 s’affiche.

4. Assurez-vous que l’option Ensemble du projet est sélectionnée.

5. Choisissez OK.

Figure 5.7 : Les paramètres initiaux du projet DECORA-A

Figure 5.8: La définition d’une planification initiale

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b. Mise à jour périodique des réalisations

Une fois que vous avez créé des prévisions et défini une planification initiale, vous pouvez les
mettre à jour aussi souvent que vous le souhaitez afin de suivre leur avancement. Pour ce faire,
évaluez l'état de chaque tâche et mettez à jour les informations appropriées dans vos prévisions.

Si vous avez besoin d'effectuer un suivi détaillé des prévisions, vous pouvez suivre certaines des
variables de projet suivantes, ou même toutes:

• les dates de début et de fin des tâches;

• le % achevé de chaque tâche;
• la durée des tâches;
• les coûts du projet, des tâches et des ressources individuelles;
• les heures de travail accomplies par chaque ressource.

c. Identification des variations

La définition d'une planification initiale et la mise à jour régulière de vos prévisions vous permettent
de comparer la première à l'avancement en cours afin d'identifier les variations. Vous trouverez dans
la liste suivante certaine des variations à rechercher au moment de la comparaison des prévisions
mises à jour à la planification initiale:

• les tâches qui exigent plus ou moins de travail que prévu

• les tâches qui dépassent le budget ou lui sont inférieures
• les tâches qui n'ont pas commencé ou qui ne se sont pas terminées à temps

Les tâches qui ne progressent pas au taux prévu. L’icône Suivi des coûts affiche la fenêtre
d’informations montrées à la figure 5.9.

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Figure 5.9 : Le suivi des coûts sur une tâche.

F) AUDIT DES RESSOURCES

L’audit est un outil qui permet de détecter et de résoudre des problèmes de surutilisation des
ressources. Cela survient lorsque l’affectation, en termes d’unités est supérieure à la capacité
maximale disponible. Par exemple, la ressource Jeanine pourrait être affectée à toutes les tâches de
notre projet, ce qui dépasserait la capacité prévue.

L’icône Atteindre la surutilisation de la barre d’outils Gestion des ressources permet de

se déplacer directement d’une surutilisation à l’autre et de les passer toutes en revue. La commande
Audit des ressources du menu Outils présente la boîte de dialogue montrée à la figure 5.10
permettant de faire un audit automatique ou sur ordre.

Il est souhaitable de faire un lissage des ressources pour tenter d’éliminer la surutilisation des
ressources sans décaler la fin du projet, c’est-à-dire utiliser automatiquement les marges de chaque
tâche. Cela revient à ne pas déplacer des tâches critiques. Vous pouvez choisir un ordre:

Numéro seul: Retarde en premier la tâche possédant le plus haut numéro.

Standard: Tient compte des relations de prédécesseurs, de la marge, des dates et de la priorité pour
déterminer la tâche à retarder, de manière à obtenir un résultat optimal.

Priorité, Standard: Examine d’abord la priorité, puis les relations de prédécesseurs, la marge et
les dates pour déterminer la tâche à retarder.

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Figure 5.10 : L’audit des ressources

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