FORMATION EN MS

PROJECT

ETUDIANT EN MASTER
INFORMATIQUE
 CE QU’IL FAUT SAVOIR EN MS PROJECT

Microsoft Project (ou MS Project ou MSP) est un logiciel de

gestion de projets édité par Microsoft. Il permet aux chefs de
projets et aux planificateurs de planifier et piloter les projets, de
gérer les ressources et le budget, ainsi que d'analyser et
communiquer les données des projets Actuellement, Microsoft
Project est le logiciel de gestion de projet le plus utilisé au
monde.
 I. FONCTIONNNALITES
La mise en place d'un projet est un enjeu fondamental pour les entreprises et les
organismes soucieux d'optimiser l'utilisation de leurs ressources humaines et
matérielles.
Les décideurs et les gestionnaires de projet ont à leur disposition un outil
informatique performant, Microsoft Project, qui leur permet de suivre les
différentes phases d’un projet : conception, réalisation et suivi.
L'utilité de ce logiciel peut se répartir dans les différentes catégories ci-dessous :
1. Modélisation de projets
2. Plannings
3. Affectation et suivi du travail des ressources (à ne pas confondre avec la gestion
des
ressources)
4. Gestion des risques (avec quelques plug-ins et exports…)
 REMARQUE
• Il est à préciser que MS Project n'est pas un "logiciel de gestion de
projets", mais un
logiciel principalement "d'aide à la modélisation de projets" (la nuance est
absolument non négligeable). Cette précision est importante car certaines
personnes se déresponsabilisent de leurs erreurs de gestion en accusant à
tort le logiciel.
• MS Project est donc un logiciel de modélisation de projet. Il ne faut pas le
confondre
avec d'autres logiciel et corps de métier comme :
la gestion des ressources humaines, la comptabilité analytique, la gestion
du risque, etc. !
• Ce cours, ne se veut pas être un cours sur la gestion de projets mais sur
l'utilisation
d'un logiciel spécifique sur des exemples concrets
 II. Principales fonctionnalités
II.1 Planification et pilotage des
projets
• Il est à préciser que MS Project n'est pas un "logiciel de gestion de
projets", mais un
logiciel principalement "d'aide à la modélisation de projets" (la nuance est
absolument non négligeable). Cette précision est importante car certaines
personnes se déresponsabilisent de leurs erreurs de gestion en accusant à
tort le logiciel.
• MS Project est donc un logiciel de modélisation de projet. Il ne faut pas le
confondre
avec d'autres logiciel et corps de métier comme :
la gestion des ressources humaines, la comptabilité analytique, la gestion
du risque, etc. !
• Ce cours, ne se veut pas être un cours sur la gestion de projets mais sur
l'utilisation
d'un logiciel spécifique sur des exemples concrets
 II.2 Gestion des ressources
Microsoft Project permet la gestion des ressources de
chaque projet, c’est-à-dire la
création de l’équipe projet puis l’affectation des
ressources définies.
Il est possible de créer différents types de ressources :
• ressources « travail », à qui l’on peut attribuer des
charges de travail : individus, mais aussi des machines-
outils par exemple ;
• ressources « matérielles », correspondant à des
matériaux (ressources consommables avec des unités) :
béton (m3), câble (km)
• ressources « coût » (apparue depuis la version 2007 de
Microsoft Project), pour pouvoir associer aux tâches du
projet des postes de dépense : frais de déplacement,
achat de prestation au forfait…
 III. Planification des projets avec ms
III.1 Vue d’ensemble
Après avoir défini les objectifs, et avoir déterminé les
principales phases du projet, on passe à la création
proprement dite de la planification :
Entrée sur MS Project des informations concernant le
projet
• Définition d’un nouveau projet
• Entrée et organisation des tâches, de leurs durées et
leurs interdépendances
• Définition et entrée des ressources ainsi que leurs
coûts
• Affectations des ressources aux tâches.
Vérification et ajustement des prévisions crées par MS Project.
 III. 2 création d’un projet dans ms projet

La définition d’un projet consiste à :

• créer un nouveau fichier Project,
• paramétrer le projet
•La définition du calendrier du projet est une
partie essentielle du paramétrage du projet.

Procédures MS Project
• Créer un nouveau projet
• Entrer les informations clés sur le projet
• Définir le calendrier du projet
• Vérifier et modifier les options du calendrier
 III. 2 création d’un projet dans ms projet

Procédures de création du nouveau projet

1. Cliquez sur Nouveau
2. Cliquez sur Informations sur le projet dans le
menu Projet
3. Tapez ou sélectionnez une date de début ou de
fin pour votre projet, puis cliquez sur OK
4. Cliquez sur Enregistrer.
5. Dans la zone Nom du fichier, tapez un nom pour
le projet, puis cliquez
sur Enregistrer.
 IV. Organisation des taches

Procédures d’organisation des taches

en MS Project:
 Entrer les taches et la durée
 Création de tâche répétitive
 Modifier une liste de tâches
 IV.1 Structurer le projet en créant des tâches
hiérarchisées
• Le mode plan permet de structurer les tâches pour plus de facilité de
gestion.
• Il est possible de hiérarchiser les tâches en créant des tâches
récapitulatives et d’autres qui leur sont subordonnées.
• Les dates de début et de fin d'une tâche récapitulative sont déterminées
respectivement par la date de début de la tâche subordonnée qui
commence le plus tôt, et la date de fin de celle qui se termine le plus tard.
• Pour organiser la hiérarchie, utilisez les boutons du mode plan :
Abaisser, Afficher les tâches subordonnées, Masquer les tâches
subordonnées.
 IV.2 Planifier les dates de début et de fin des
tâches
Une fois les tâches créées et organisées en mode plan, il faut les relier entre
elles, et leur affecter des contraintes de délais et des échéances à respecter :
• Établir les liens entre les tâches.
• Saisir les contraintes de dates. Un exemple de contrainte est la date de
remise d'un rapport ou l’échéance pour la fin d’une phase du projet.
• Il faut savoir que chaque fois qu'une date est introduite manuellement,
MS Project la considère comme une contrainte. C'est pourquoi, il ne faut
faire de saisie manuelle de date que s'il s'agit d'une contrainte réelle à
respecter. Dans les autres cas, les dates de début et de fin des tâches sont
déterminées automatiquement à partir de la date de démarrage du
projet, des durées et des liens entre les tâches.
 IV.3 Établir des relations entre des tâches

Les relations (interdépendances) entre les tâches permettent d’établir des

prévisions pour le projet (durées et échéances des tâches et du projet dans
son ensemble)
Les interdépendances de tâches indiquent comment des tâches ultérieures
(successeurs) dépendent de la date de début ou de fin de tâches
précédentes (prédécesseurs). Par exemple, si la tâche 1 doit survenir avant
la tâche 2, il est possible de lier les deux tâches, de façon que la tâche 1 soit
le prédécesseur, et la tâche 2 le successeur.
Pour lier rapidement des tâches : sélectionner les tâches dans l'ordre selon
lequel vous souhaitez qu'elles soient liées et cliquer sur Lier les tâches .
 IV.4 Affecter des ressources a des tâches

Lorsqu’on affecte une ressource à une tâche, on crée une affectation.

On peut affecter plusieurs ressources à une tâche et spécifier si une
ressource travaille à temps complet ou partiel sur une tâche.
Si le travail affecté à une ressource dépasse sa capacité maximale (le
nombre d'heures quotidien prévu dans le calendrier du temps travaillé de
la ressource), cette ressource est dite surutilisée.
MS Project indique en rouge les noms des ressources surutilisées dans les
affichages des ressources. Les affectations créées peuvent être revues et
modifiées à tout moment.
 IV.5 REGROUPER DES INFORMATIONS DANS UN
AFFICHAGE

Il est possible de regrouper des informations liées à

des tâches ou à des ressources afin de comparer et
analyser des données groupées (données sur des
tâches ou des ressources ayant certaines
caractéristiques communes).
Par exemple, il est possible de regrouper les tâches
selon les ressources ou groupe de ressources affectées.
 IV.6 Supprimer une tâche

Les contraintes auxquelles le projet est soumis peuvent parfois nécessiter

la suppression de certaines tâches.
Remarques
• Si une tâche récapitulative est supprimée, toutes ses tâches subordonnées
le sont aussi.
• La suppression de tâches permet de libérer du temps pour certaines
ressources, de résoudre des surutilisations, ou de réduire la durée ou le
budget du projet.
 V. LES RESSOURCES
V.1 ENTRER ET AFFECTER LES RESSOURCES
Après avoir organisé et planifié les tâches du projet, il est recommandé de leur
affecter les ressources nécessaires à leur réalisation.
Avant l’affectation des ressources, MS Project calcule les prévisions du projet en
fonction des durées des tâches, et de leurs interdépendances et contraintes
éventuelles
Après l’affectation des ressources, MS Project calcule les prévisions du projet en
prenant en compte aussi de la charge de travail et de la disponibilité des
ressources.
L’affectation des ressources aux tâches permet de :
• suivre le volume de travail effectué par les ressources affectées aux tâches
• prévoir les tâches de manière plus précise ;
 V.2 Modifier le volume de travail d'une
ressource
• Il est possible de modifier la valeur de travail d’une ressource affectée à une tâche.
• La modification peut porter sur la valeur totale de travail prévu pour la tâche, ou
seulement pour une période donnée. Ces modifications peuvent être effectuées à partir
des affichages : Utilisation des tâches ou Utilisation des ressources
Remarque :
• Il est possible d’utiliser aussi l'affichage Utilisation des ressources pour consulter et
modifier les valeurs de travail des tâches
• Il est aussi possible de modifier les valeurs de travail des ressources, par périodes, dans
la partie chronologique de l'affichage.
 VI. Suivi & Contrôle des Projets
avec
VI.1 VueMS Project
d’ensemble

Après avoir planifié et démarré l’exécution du projet,

des actions de mise à jour, suivi et contrôle de la
réalisation sont nécessaires pour s’assurer du bon
déroulement du projet :
• Suivre l'avancement réel des tâches
• Suivre le travail réel par ressource
• Analyser la performance du projet
• Mettre en forme, imprimer et communiquer les
informations sur le projet.
 VI.2 Enregistrer la planification de
base
• Une fois les informations sur les tâches, les ressources et les
coûts du projet sont entrés, ajustées et acceptées, il faut
enregistrer une planification de base.
• Il y a deux types de planification de base : planification initiale,
et planification temporaire.
• La planification initiale enregistre toutes les informations
entrées sur le projet et permet de calculer et analyser les
écarts de coûts, de durées, de dates de début et de fin, et de
travail des ressources.
• La planification temporaire n’enregistre que les dates de
début et de fin des tâches et ne permet donc qu’un suivi
 VII IMPRESSION
VII.1 imprimer l'affichage qui apparaît à
l'écran
MS Project permet l’impression de tous les affichages à l'exception du Schéma
des dépendances et des affichages relatifs aux fiches. Il est possible d’imprimer
des tableaux, des graphes, des rapports.
Pour imprimer un affichage en utilisant les paramètres par défaut, cliquez sur
Imprimer.
Remarque :
o Cliquez sur Mise en page dans la fenêtre Aperçu avant impression,
o Effectuez les modifications souhaitées.
 VII.2 Modifier les options
d’impression
• Pour modifier des options d’impression:
o Cliquez sur Imprimer dans le menu Fichier.
Spécifier l'imprimante et ses propriétés, ainsi que les
autres options souhaitées
o Pour voir le résultat des modifications
immédiatement, vennez sur Aperçu dans la boîte de
dialogue Imprimer.
 VII.3 Imprimer un rapport

• Les rapports constituent l’une des formes sous

lesquelles MS Project présente les informations sur le
projet
• Microsoft Project propose plus de 20 rapports
prédéfinis qui chacun d’entre eux détaille une partie
spécifique des données sur le projet Procédure :
1. Dans le menu Affichage, cliquez sur Rapports.
2. Cliquez sur le type de rapport souhaité, puis sur
Sélectionner.
3. Cliquez sur le rapport particulier que vous souhaitez
imprimer, puis cliquez sur Sélectionner.
4. Cliquez sur Imprimer.
 VII.3 Imprimer un rapport

Remarque :
Il est possible de personnaliser l’impression des
rapports :
• Dans le menu Affichage, cliquez sur Rapports,
• Cliquez sur Personnalisé, puis cliquez sur Sélectionner.
• Dans la liste Rapports, cliquez sur le rapport que vous
souhaitez imprimer, puis cliquez sur Imprimer.
• Effectuez toute modification nécessaire concernant les
options d'impression puis cliquez sur OK.
MERCI POUR
VOTRE
ATTENTION