Requisitos de La Documentación

REQUISITOS DE LA
DOCUMENTACIÓN
Por: Luis Andrés Chávez López

La extensión de la documentación del SGI
depende de:
• El tamaño de la organización y el tipo de
actividades.
• La complejidad de sus procesos y sus
interacciones.
• La competencia del personal.
Debemos recordar los siguientes
conceptos:
Política de calidad: Intenciones globales y
orientación de una organización relativas a la
calidad como se expresan formalmente por la
alta dirección.
Objetivo de calidad: Algo ambicionado o
pretendido, relacionado con la calidad.
Plan de la calidad: Documento que especifica
que procedimientos y recursos asociados
deben aplicarse, quién debe aplicarlos y
cuándo, deben aplicarse a un proyecto,
producto, proceso o contrato especifico.
Requisitos: Necesidad o expectativa
establecida, generalmente implícita u
obligatoria.
Proceso: conjunto de actividades
mutuamente relacionadas o que
interactúan, las cuales transforman
elementos de entrada en resultados.
Producto: Resultado de un proceso.
Objetivos de la documentación:
Comunicación de la información:
herramienta para la comunicación y
transmisión de la información.
Evidencia de la conformidad: Evidencia de
que lo planificado se ha llevado a cabo
realmente.
Compartir conocimiento: Difundir y
preservar las experiencias
Documento: Información y su medio de
soporte.
Documento Interno: Documento
establecido al interior de la organización
sobre el cual se tiene la responsabilidad
de elaboración, revisión y aprobación.
Documento externo: Documento cuya
edición no es responsabilidad de la
organización y es relevante para el SG
Documento externo: Documento cuya
edición no es responsabilidad de la
organización y es relevante para el SG
Documento controlado: Documento del SG
de la organización, elaborando, revisado y
aprobado, cuya distribución asegura que
se evite la utilización de versiones
obsoletas.
Documento no controlado: Documento del
SG de la organización cuya distribución no
prevé su actualización o anulación y para lo
cual No se asegura el uso de versiones
actualizadas y vigentes
Especificación: Documento que establece
requisitos.
Procedimiento: Forma especificada para
llevar a acabo una actividad o un proceso.
Instrucciones de trabajo: descripciones
detalladas de como realizar y registras las
tareas (flujos, dibujos, fotos, videos,
etc.).
Formulario: Documento utilizado para
registrar los datos exigidos por el sistema
de gestión de la calidad.
Registro: Documento que presenta
resultados obtenidos o proporciona
evidencia de actividades desempeñadas.
CARACTERISTICAS DE LA
DOCUMENTACIÓN
Es importante definir:
• Soporte más apropiado.
• Soporte físico – papel.
• Soporte electrónico
Clasificación (por tipo de documentos)
Jerarquía (una importancia relativa)
Identificación (única)
Interrelación de documentos
Propósito y beneficios de la
documentación
Describir el SG de la organización.
Establecer como realizan las actividades para
lograr los requisitos especificados.
Suministrar evidencia objetiva.
Brindar una base para la formación de los
empleados.
Brindar una estructura de operación clara y
eficiente.
Brindar consistencia en operaciones basadas en
procesos documentados.
Brindar una base para auditar el SG.
Responsabilidad para la
elaboración de la documentación.
La documentación debe ser
desarrollada por las personas
involucradas con procesos y
actividades.
• mejor entendimiento de requisitos
• Se crea compromiso y sentido de
pertenencia en el personal.
Qué hacer?
Dar formación al personal involucrado.
Determinar estructura y formato para los
documentos propuestos.
Identificar los procesos necesarios para
implementar eficazmente un SG.
Entender interacciones entre los
procesos.
Elaborar diagramas de flujo de los
procesos.
Elaborar los documentos necesarios.
Revisar y aprobar la documentación antes
de su liberación.
Validar la documentación a través de la
implementación.
* El análisis de procesos debe servir para
definir la cantidad de documentación
necesaria para el SG.
Que hacer antes de iniciar?
1º se debe definir
a) Como serán mis documentos?
b) Como los voy a identificar
c) Que tipos de documentos voy a utilizar
d) Cual será el contenido por tipo de
documento.
*esto se Podría definir en un primer
procedimiento de nominado «elaboración y
codificación de documentos S.G.
2º se debe definir
a) Como aprobar los documentos en cuanto
a su adecuación antes de su emisión.
b) Como revisar y actualizar los
documentos cuando sea necesario y
aprobarlos nuevamente.
c) Como asegurar que se identifican los
cambios y el estado de revisión actual de
los documentos.
d) Como asegurar que las revisiones
pertinentes de los documentos aplicables
estén disponibles en los puntos de uso.
e) Como asegurar de que los documentos
permanecen legibles y fácilmente
identificables.
f) Como asegurar que se identifican los
documentos de origen externo y como se
controla su distribución.
g) Como prever el uso no intencionado de
documentos obsoletos.
h) Se van a mantener documentos
obsoletos? Y si es así como
identificarlos?
Esto se debe definir en el procedimiento de
Control de documentos del S.G
3º se debe definir
a) Como identificar los registros que se
generan en el S.G.
b) Como almacenar los registros del S.G.
c) Como proteger los registros.
d) Como garantizar la recuperación de los
registros
e) Por cuanto tiempo se guardaran los
registros.
f) Que se hace con los registros luego.
g) Como asegurar que permanezcan
legibles, identificables y trazables.
Control de los registros
Estructura de los documentos
Los documentos del S.G cuentan con tres
características importantes:
1. Formato – presentación uniforme para los
documentos.
2. Contenido – contenido uniforme por tipo de
documento
3. Identificación – la documentación de un
documento puede incluirse en el formato o en
el contenido del documento.
La codificación no es un requisito pero es una
buena práctica para identificar los documentos
2º contenido
• Objeto – para que se establece el documento.
• Alcance.
• Documentos de referencia
• Definiciones, símbolos y abreviaturas.
• Responsabilidad y autoridad.
• Descripción de actividades.
• Registros (derivados de la ejecución de las
actividades).
• Identificación de los cambios.
• Anexos.
3º Documentación del SGC
• Objeto – para que se establece el documento.
• Alcance.
• Documentos de referencia
• Definiciones, símbolos y abreviaturas.
• Responsabilidad y autoridad.
• Descripción de actividades.
• Registros (derivados de la ejecución de las
actividades).
• Identificación de los cambios.
• Anexos.

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