DOCUMENTACION DE UN SISTEMA DE LA CALIDAD

CASO AA2

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

NEIVA-HUILA
2020

ESTUDIO DE CASO
La empresa Confecciones S.A., dedicada al diseño y manufactura de prendas de vestir, ya
determinó el mapa de procesos de su actividad económica, siendo estos:
1. PROCESOS ESTRATÉGICOS
 Gestión Gerencial
 Gestión de la Calidad
2. PROCESOS MISIONALES
 Diseño y patronaje
 Extendido, marcado y corte
  Confección, revisado y etiquetado
 Acabados
3. PROCESOS DE APOYO
 Clientes
 Compras
 Mantenimiento
 Talento humano

Cada uno de los procesos cuenta con un líder, quien será el encargado de revisar y aprobar
la documentación. Sin embargo, en ausencia del mismo, los coordinadores de área tienen
la misma autoridad.
El encargado del Sistema de Gestión de la Calidad, fue designado para determinar la
codificación unívoca y las versiones a los documentos, por lo tanto, la fecha de emisión
también estará a su cargo.
Dando continuidad al avance en la planificación del Sistema de Gestión de la Calidad, es
necesario documentar el procedimiento de control de la información documentada, pues
ya se cuenta con instrucciones de trabajo y algunos formatos que no han sido formalizados
para el sistema de gestión.
1. Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero. ¿Diseñar el procedimiento de
control de la información documentada ó montar los procedimientos operativos?
Lo primero que haría sería diseñar el procedimiento de control de la información
2. Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de la Información
Documentada y justifique su respuesta.
Corresponde al proceso estratégico más específicamente a la gestión de la calidad
ya que la norma ISO 9001 nos pide llevar este control
3. Diseñe un procedimiento sencillo para el control de la información documentada de la
empresa Confecciones S.A., que cumpla con los requisitos de la Norma NTC ISO 9001 en
cuanto a la identificación y formato, y a su vez que incluya la descripción de las siguientes
actividades:
a. Creación
b. Revisión y aprobación
c. Identificación
d. Divulgación
e. Control de cambios
 1) Administrador del Sistema de Gestión de Calidad

 Asignación de los códigos a los documentos del Sistema.

 Mantener actualizado el “Listado maestro de documentos Sistema de Gestión
de Calidad (SGC) ISODOC.
 Asegurarse de que la versión vigente de los documentos esté disponible en los
puntos de uso.
 Comunicarle al responsable del archivo los cambios que se presenten en los
documentos con el fin de mantener actualizadas las tablas de retención
documental – TDR

2) Realizar la revisión de los documentos en cuanto a estructura y forma

3) Los líderes de proceso son los responsables directos de la validación y apropiación

4) Los cambios o modificaciones menores realizados a los documentos no generan

cambio de versión debido a que no afectan el buen funcionamiento del Sistema de
Gestión, sin embargo, el registro de la fecha, el responsable de su aprobación y el
detalle de la mejora realizada, siempre deberán registrarse en el control de cambios
del documento (punto 6.). Los cambios menores son:

 Cambios en ortografía.
 Adecuación de contenido que facilite la visualización y uso.
 Mejoramiento en la redacción de párrafos.
 Re direccionamiento de Hipervínculos.
 Cambio en el nombre de un cargo.
Utilice gráficos, tablas o ilustraciones que permitan brindar mayor claridad al
procedimiento mencionado en el punto anterior.
Desarrollo punto 1:
 1. INFORME
Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado, realice un informe luego
de investigar sobre las actividades de diseño y patronaje, que día a día realizan las empresas
de Confecciones. Una vez realizada la investigación y utilizando lineamientos establecidos
por usted mismo en el Caso de Estudio para documentar el Procedimiento de “Diseño y
patronaje”.

Recuerde que éste va dirigido a personal con nivel de estudios técnicos, por lo tanto, debe
ser claro, conciso y muy bien organizado. Evite incurrir en un paradigma de la
documentación.
Desarrollo punto 2:
1. OBJETIVO
Este procedimiento se establece para efectuar el control, la elaboración, modificación e
identificación de los documentos y registros La empresa Confecciones S.A., dedicada al
diseño y manufactura de prendas de vestir con el fin de tener la documentación actualizada
y disponible para su uso por parte de todos los usuarios
2. ALCANCE
Aplica para todos los documentos (manuales, procedimientos, instructivos, formatos, guías,
registros, entre otros.) los documentos de origen externo que son requeridos para el
adecuado desarrollo de los procesos. El procedimiento inicia con la identificación de la
necesidad de crear o modificar un documento y finaliza con la divulgación del documento
por parte del responsable del proceso.

3. RESPONSABILIDAD
El responsable de la adecuada aplicación de este procedimiento es el Coordinador de
Trabajo y los líderes de Procesos de Gestión.

3.1 Coordinador Trabajo

Asesora a los líderes de los procesos para la gestión, control y administración de la
documentación del SGC en forma coherente, congruente y consistente de acuerdo con la
naturaleza del servicio.
Revisa los documentos producidos en los procesos y cuando el caso lo amerite define si la
revisión incluirá el concepto de un experto que retroalimente el documento. Establecidos
los acuerdos con el líder del proceso e incorporados los ajustes finales del documento,
presenta para aprobación a la Directora de Recursos Humanos, Representante de la
dirección.

3.2 Asistente – Practicante Profesional.

El Asistente del Área - practicante profesional, específicamente interviene en la adecuación
de la presentación de documentos antes de la revisión para su aprobación.
Apoya a los líderes de los procesos para garantizar que:
- Se revisen y actualicen los documentos cuando sea necesario y se aprueben nuevamente.

- Se identifiquen los cambios y el estado de revisión actual de los documentos

- Las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentren disponibles en la

Intranet.

- Los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables.

- Se socialicen los documentos.

- Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos.

- El control de los documentos en medio magnético, con el fin de preservar y proteger la
información
- Mantener una codificación única, según las directrices que se dan en este documento.
- Se mantenga actualizados los listados maestros.

3.3 Líderes de procesos

-Todos los líderes de procesos son los responsables de cumplir el procedimiento
establecido sobre la creación, actualización o anulación de los documentos.

4. PRECISIONES
4.1 ESTRUCTURA DOCUMENTAL

La estructura documental del SGC de la empresa Confecciones S.A., dedicada al

diseño y manufactura de prendas de vestir se presenta en la siguiente figura, en donde
los documentos de nivel superior tienen mayor cobertura y alcance, pero menor
profundidad y detalle.

DOCUMENTO
ASOCIADO

4.2 DISPOSICIONES SOBRE REPRODUCCIÓN DE FORMATOS

En todo caso se privilegia la presentación y diligenciamiento digital de formatos salvo casos

que requieran estrictamente su aplicación impresa. Para estos casos, una vez aprobados
el líder del proceso envía una copia en medio digital al proceso de Gestión de
Publicaciones, para su correspondiente reproducción.
Aunque la emisión de los documentos se realiza luego de su aprobación la empresa
empleará los inventarios de formatos impresos hasta agotar existencias.

4.3. REGISTROS
Los registros son documentos que proporcionan evidencias objetivas de actividades
realizadas o resultados obtenidos se caracterizan por:
 Son consecuencia inmediata de ejecutar un procedimiento y documentar sus
resultados.
 Proporciona la evidencia necesaria para establecer si la actividad o la tarea se adecuó
al proceso correspondiente.
 No están sujetos a actualizaciones porque no deben ser modificado (salvo en casos
especiales) y dejada constancia de todas las circunstancias de cambio, siguiendo el
procedimiento al respecto.

Los registros pueden realizarse en medios impresos o electrónicos, y estar en forma digital.
Son registros impresos todo lo plasmado en un papel, como un material fotográfico o similar.
Son registros electrónicos los obtenidos y guardados en estos medios.
La Empresa debe garantizar que los registros no pueden ser modificados o que, si lo son,
que constancia de ello y de quién y cuándo lo hizo, especialmente cuando sea mas
susceptible a las modificaciones, como es el caso de los registros guardados de forma
digital.
Los registros deben estar firmados y fechados por el personal encargado, en el caso de los
registros impresos y en los registros digitales deben quedar constancia de quien y cuando
lo hizo.
Todos los registros deben estar supervisados por la persona encargada de esto,
garantizando que se respeten los procedimientos y queden archivados de forma segura y
de fácil identificación. Por otra parte, la universidad debe garantizar la confiabilidad de los
registros que así lo requieran (historias clínicas, Exámenes ocupacionales, etc).

4.3.1. LOS REGISTROS DEBEN GARANTIZAR

Los registros apropiados deben garantizar que sean:
 Veraces: debe describir lo que realmente sucedió, pasó u ocurrió.
 Exactos: debe ser verificado.
 Permanentes: se debe diligenciar con elementos de difícil borrado, no usar lápiz o tinta
lavable.
 Oportunos: se realiza en tiempo real, para evitar perdida de información por el paso
del tiempo.
 Claros: debe ser entendible para todos.
 Coherentes: en lo que respecta fechas, temperaturas, tiempo, etc.
 Legible.
 No alterable: no debe tener tachones, enmendaduras, uso de correctores, etc.
 Completo: no deben tener espacios en blanco, debe cruzar con una raya lo que no se
llena

4.3.2. USO DE LOS REGISTROS

Los registros pueden utilizarse para documentar y monitorear las actividades o los
resultados de los procedimientos.
Algunos ejemplos de sus usos son

 Toma de muestras

 Procesamiento y análisis de información

 Almacenamiento y distribución

 Exámenes realizados

 Calibración de equipos

 Abastecimiento y vigencia de los insumos

 Control de calidad

 No conformidades

 Acciones correctivas
 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

5.1. FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS

No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

INICIO

Identifica necesidad de Elaborar borrador del documento y

creación o mejora de enviar por correo a la Directora del
1 Líder del proceso Departamento de Biblioteca con copia al
documento
Profesional de Apoyo de corrección de
estilo para su respectiva revisión.

Las correcciones de ortografía y sintaxis

se hacen de manera directa en la
documentación en los casos donde la
Revisa la adecuación de la mejora sea evidente. Sin embargo, en
documentación los casos problemáticos para la
interpretación del sentido el corrector
2 Corrector de Estilo
enviará sugerencias y comentarios al
líder del proceso para que intervenga en
el texto antes de su envío como versión
final al Sistema de Gestión de la Calidad.

De cualquier manera el corrector hará

llegar al líder del proceso la
documentación revisada.

SI Modifica y envía En caso de requerir ajustes en partes

La
nuevamente al problemáticas para la interpretación el
documentaci
3 corrector Líder del proceso
líder del proceso hará las modificaciones
ón requiere en las partes indicadas por el corrector y
ajustes? le enviará nuevamente el documento
modificado al corrector de estilo.
NO

Solicita y justifica creación, F-SO-OH-12

mejora o anulación de Solicitud de Enviar por correo al Coordinador de
documento creación, mejora Salud, Seguridad e Higiene en el trabajo
o anulación de con copia a la Profesional de Apoyo del
documentos SG-QHSE el formato Solicitud de
4 Líder del proceso Creación, Mejora o Anulación de
Documento F-SO-OH-12 junto con el
documento sometido a consideración
(Resultado de la revisión del corrector de
estilo)
1

CASO AA2 9
No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

1
Profesional de Apoyo SG- Revisar la solicitud y evaluar la
QHSE necesidad de crear, modificar o anular el
5 Revisa solicitud y verifica documento.
Auxiliar del
necesidad
SG-QHSE

Si es una solicitud de anulación, se

registra y el proceso termina
NO Informa al Coordinador del Área de
Aprobada líder del Salud, Seguridad e
la proceso Higiene en el Trabajo
Cuando se considere necesario define la
Solicitud?
intervención de un experto a fin de
6 retroalimentar el documento antes de su
SI 3 aprobación final.

Según corresponda se presenta al

Consejo Directivo para que autorice la
creación, mejora o anulación.

Se diligencia la Parte 2 del registro

Registra aprobación en la Solicitud de Creación, Mejora o
Solicitud de creación, Anulación de Documento F-SO-OH-12,
7
Mejora o Anulación de Auxiliar del marcando la casilla de aprobado,
Documentos SG-QHSE diligenciando la fecha de implementación
del cambio.

Profesional de Apoyo SG-

Codifica y/o actualiza la QHSE Para el caso de creación de documentos
8 se realiza la respectiva codificación y
versión
Auxiliar del para mejora se actualiza la versión.
SG-QHSE

Al editar los documentos se deben

Coordinador del Área de registrar las firmas de elaboró, revisó y
Emite y Aprueba Salud, Seguridad e aprobó, si aplica. El coordinador del Área
Documento Higiene en el Trabajo de Salud Ocupacional informa al líder
sobre la aprobación del documento.
9
Profesional de Apoyo Una vez firmados los documentos se
SG-QHSE identifican con Copia No Controlada, se
graban en PDF (No Aplica para formatos)
Auxiliar SG-QHSE y se adaptan en el aplicativo disponible.

Se publican los nuevos documentos en

Profesional de Apoyo SG- la intranet
10 Retira de Intranet los
QHSE
documentos obsoletos
Al documento físico se le coloca el sello
de original, se archiva en la carpeta del

1
CASO AA2
0
No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES
proceso que corresponda y se destruye
la versión anterior.

Profesional de Apoyo SG-

Actualiza Listado Maestro Listado Maestro de QHSE
11 Control de Documentos Control de Actualizar Listado Maestro Control de
Documentos Auxiliar del
Documentos F-SO-OH-013

F-SO-OH-013 SG-QHSE

2
2
Coordinador del Área de
Salud, Seguridad e Se comunica al líder que el documento
12 Socializa con el líder del Higiene en el Trabajo se encuentra liberado y se autoriza su
proceso y/o funcionario uso.
que realizó solicitud

Libera Documento

Aplica documento en el Informar los cambios de la

proceso correspondiente Líder del proceso documentación a los participantes del
13 proceso.
3
Socializa el contenido de los documentos
a fin de garantizar su debida aplicación.
FIN

1
CASO AA2
1
 5.2. FLUJO GRAMA PARA EL CONTROL DE REGISTROS

No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

1 INICIO

Identificar los registros a Coordinador de Gestion en

controlar Salud, Seguridad e Higiene Los líderes de proceso con apoyo del
en el Trabajo coordinador del Área de salud, seguridad e
2 Higiene en el trabajo identifican los registros
incorporados en el sistema de gestión en
salud, seguridad e Higiene en el trabajo
Líderes de procesos

Enviar por correo al Coordinador de Gestion

NO en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo
Hay solicitud con copia a la Profesional de Apoyo del SG-
3 o 1 Líderes de procesos QHSE el formato Solicitud de Creación,
necesidades Mejora o Anulación de Documento F-
de registros SO-OH-12 junto con el documento sometido
SI
a consideración

Coordinador de Gestion en
Revisar la solicitud y evaluar la necesidad de
4 Revisar solicitudes o Salud, Seguridad e Higiene
necesidades de registros crear, modificar o anular el documento.
en el Trabajo

Si es una solicitud de anulación, se registra y

el proceso termina.
NO Informa al Cuando se considere necesario define la
Aprobación de solicitud líder del
Coordinador de Gestion en intervención de un experto a fin de
o necesidad de proceso
5 Salud, Seguridad e Higiene retroalimentar el documento antes de su
registros
en el Trabajo aprobación final.

SI Según corresponda se presenta al Consejo

Directivo para que autorice la creación,
mejora o anulación.

El Coordinador de Gestion en Salud,

Se autoriza y controla los
Seguridad e Higiene en el Trabajo actualiza
registros Coordinador de Gestion en
los registros que se generaron cambios y
6 Salud, Seguridad e Higiene
controla los cambios o nuevos documentos
en el Trabajo
relacionados con la estructura de los
documentos del SG-QHSE

El Coordinador de Gestion en Salud,

1 Seguridad e Higiene en el Trabajo establece
7
criterios de control sobre los registros del
Establecer criterios de SG-QHSE
control de registros

1
CASO AA2
2
No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES
Coordinador de Gestion en
Salud, Seguridad e Higiene
en el Trabajo

Listado Maestro
Actualización del listado de Control de
Actualizar Listado Maestro Control de
8 maestro Documentos
Coordinador de Gestion en Documentos F-SO-OH-013
Salud, Seguridad e Higiene
en el Trabajo

Socializa con el líder del

proceso y/o funcionario
que realizó solicitud

Se comunica al líder que el documento se

9 Coordinador de Gestion en encuentra liberado y se autoriza su uso.
Libera Documento Salud, Seguridad e Higiene
en el Trabajo
1

Aplica documento en el
Informar los cambios de la documentación a
proceso correspondiente Líder del proceso los participantes del proceso.
13
Socializa el contenido de los documentos a
fin de garantizar su debida aplicación.

FIN

1
CASO AA2
3
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

RESPONSABLE
CODIGO NOMBRE DISPONIBLE
DILIGENCIARLO

SOLICITUD DE Coordinador de Gestion en

Intranet /Proceso Gestión en Salud,
CREACIÓN, MEJORA O Salud, Seguridad e
F-SO-OH-012 Seguridad e Higiene en el Trabajo
ANULACION DE Higiene en el Trabajo/
y/o Aplicativo del Sistema
DOCUMENTOS Líder del Proceso

Coordinador de Gestion en Intranet / Proceso Gestión en Salud,

LISTADO MAESTRO
Salud, Seguridad e Seguridad e Higiene en el Trabajo
F-SO-OH-013 CONTROL DE
Higiene en el Trabajo/ y/o Aplicativo del Sistema
DOCUMENTOS
Profesional de Apoyo

7. GLOSARIO

 Aprobación: Es la actividad donde se autoriza la aplicación del documento en la operación de la

universidad y se convierte en un documento controlado del SG-QHSE.
 Caracterización de Procesos: Documento que permite identificar aspectos de un proceso tales
como: Objetivo, Quien Suministra/Referente, Insumos/Requerimientos, Actividades, Resultados,
Quien Recibe/Beneficiario, Recursos, Requisitos, Documentación asociada, indicadores y el ciclo
PHVA de las actividades funcionales del proceso.
 Copia controlada: Es el duplicado del documento, que se encuentra debidamente identificado,
reconocido dentro del Sistema de Gestión de la Calidad, se conocen sus portadores y está
autorizado para su circulación.
 Documento: Información y su medio de soporte. Ejemplo: registros, especificaciones,
procedimientos, dibujo, informe, norma etc. (NTC-ISO-9000).
 Documentos externos: Son documentos generados por entidades externas a la Universidad para
ser aplicados en los procedimientos de la misma.
 Edición: Producción o emisión impresa o grabada de un documento.
 Estatutos: Conformados por las normas que enmarcan el desarrollo del objeto social de la
Universidad. Ej.: Estatuto Orgánico.
 Formatos: Documento tipo registro que captura información de una actividad específica o Plantilla
prediseñada que facilita la recolección de datos.
 Guía: Documentos que plantea un esquema a seguir para el desarrollo de un propósito particular.
 Instructivo: Documento que contempla en detalle aspectos técnicos del trabajo
 Liberación de documentos: Consiste en la aprobación, entrega y divulgación formal de los
documentos del SG-.QHSE
 LMCD: Listado Maestro Control de Documentos internos. Cada proceso cuenta con un Listado
Maestro Control de Documentos.
 LMCR: Listado Maestro Control de Registros
 Manual: Documento que describe de manera general un Sistema, un área o función de cobertura
amplia de la institución que sirve de orientación para todas las personas involucradas.

1
CASO AA2
4
 Manual de Calidad: Es el documento que orienta, describe el SGC y enuncia la Política de
Calidad.
 Política: Lineamiento establecido por la organización, que permite la operacionalidad de ésta.
 Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso (NTC-ISO-9000)
 Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales
transforman elementos de entrada en resultados. (NTC-ISO-9000)
 Registros: Documento que suministra evidencia objetiva de las actividades desarrolladas o de
resultados obtenidos
 Reglamentos: Constituido por las normas que regulan actividades específicas de la Universidad.
Ej.: Reglamento Estudiantil.
 Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación y la eficacia del tema
sujeto a revisión, para alcanzar los objetivos establecidos.
 SG-QHSE: Sistema de Gestión de la Calidad en Salud Ocupacional, Seguridad Industrial e Higiene
Ambiental
 Sintaxis: Parte de la gramática dedicada a los fenómenos de orden y posición de la palabras en
una oración
 Partes problemáticas para la interpretación: Apartados en un documento que presentan problemas
en términos de precisión o claridad en su redacción.

1
CASO AA2
5