Actividad 3.3.4. Ley 594 de 2000

POLITICA GENERAL DE ARCHIVOS
1. DEFINICIÓN E IMPORTANCIA DE
LOS ARCHIVOS
2. LEGISLACIÓN DE ARCHIVOS
3. NORMAS METODOLÓGICAS EN LA
ADMNISTRACION DOCUMENTAL
D.S.P.
PRINCIPIOS RECTORES
FINES DEL ESTADO
FINES DEL ARCHIVO
GARANTIZAR A LA
COMUNIDAD
PRINCIPIOS
DEBERES
DERECHOS
PARTICIPÁCIÓN
CONTROL
D.S.P.
EL ARCHIVO ES IMPORTANTE PARA:
LA ADMINISTRACIÓN Y LA CULTURA
TOMA DE FUENTES PATRIMONIO

DECISIONES DE LA CULTURAL
HISTORIA
IDENTIDAD
NACIONAL
D.S.P.
ACCESO A LOS DOCUMENTOS
DE ARCHIVOS PÚBLICOS
INTERÉS GENERAL
DERECHO A LA INFORMACIÓN DERECHO DE

PETICIÓN
 Consulta
Reproducción copias
INTERES PARTICULAR
EXCEPTO:
•C.N.
•RESTRICCIONES LEGALES
•CONSERVACIÓN PRESTAMO DE INFORMACIÓN EN OTROS SOPORTES
D.S.P.
LEGISLACIÓN DE ARCHIVOS
ARTÍCULO 15. Responsabilidad especial y

obligaciones de los servidores públicos. Los
servidores públicos, al desvincularse de las
funciones titulares, entregarán los documentos y
archivos a su cargo debidamente inventariados,
conforme a las normas y procedimientos que
establezca el Archivo General de la Nación, sin
que ello implique exoneración de la
responsabilidad a que haya lugar en caso de
irregularidades.
D.S.P.
ARTÍCULO 16. Obligaciones de los funcionarios a

cuyo cargo estén los archivos de las entidades
públicas. Los secretarios generales o los funcionarios
administrativos de igual o superior jerarquía,
pertenecientes a las entidades públicas, a cuyo carga
estén los archivos públicos, tendrán la obligación de
velar por la integridad, autenticidad, veracidad y
fidelidad de la información de los documentos de
archivo y serán responsables de su organización y
conservación, así como de la prestación de los servicios
archivísticos.
.
D.S.P.
ARTÍCULO 17. Responsabilidad general de los

funcionarios de archivo. Los funcionarios de archivo
trabajarán sujetos a los más rigurosos principios de la
ética profesional, a lo dispuesto en la Constitución
Política de Colombia, especialmente en lo previsto en
su artículo 15, a las leyes y disposiciones que regulen
su labor. Actuarán siempre guiados por los valores de
una sociedad democrática que les confíe la misión de
organizar, conservar y poner al servicio de la
comunidad la documentación de la administración
del Estado y aquélla que forme parte del patrimonio
documental de la Nación.
D.S.P.
ARTÍCULO 24. Obligatoriedad de las tablas

de retención. Será obligatorio para las
entidades del Estado elaborar y adoptar las
respectivas tablas de retención documental.
D.S.P.
ARTÍCULO 25. De los documentos contables,

notariales y otros. El Ministerio de la Cultura, a
través del Archivo General de la Nación y el del
sector correspondiente, de conformidad con las
normas aplicables, reglamentarán lo relacionado
con los tiempos de retención documental,
organización y conservación de las historias clínicas,
historias laborales, documentos contables y
documentos notariales. Así mismo, se
reglamentará lo atinente a los documentos
producidos por las entidades privadas que presten
servicios públicos. D.S.P.
ARTÍCULO 26. Inventario documental. Es

obligación de las entidades de la
Administración Pública elaborar inventarios de
los documentos que produzcan en ejercicio de
sus funciones, de manera que se asegure el
control de los documentos en sus diferentes
fases.
D.S.P.
ARTÍCULO 35. Prevención y sanción. El Gobierno

Nacional, a través del Archivo General de la
Nación, y las entidades territoriales, a través de sus
respectivos Consejos de Archivos, tendrán a
prevención facultades dirigidas a prevenir y
sancionar el incumplimiento de lo señalado en la
presente ley y sus normas reglamentarias, así:.
D.S.P.
a) Emitir las órdenes necesarias para que se suspendan de

inmediato las prácticas que amenacen o vulneren la integridad
de los archivos públicos y se adopten las correspondientes medidas
preventivas y correctivas.
Cuando no se encuentre prevista norma especial, el
incumplimiento de las órdenes impartidas conforme al presente
literal será sancionado por la autoridad que las profiera, con
multas semanales sucesivas a favor del tesoro nacional,
departamental, distrital o municipal, según el caso, de hasta
veinte (20) salarios mínimos legales mensuales, impuestas por el
tiempo que persista el incumplimiento;
b) Las faltas contra el patrimonio documental serán tenidas como
faltas gravísimas cuando fueren realizadas por servidores públicos,
de conformidad con el artículo 25 de la Ley 200 de 1995;
D.S.P.
c) Si la falta constituye hecho punible por la destrucción o daño

del patrimonio documental o por su explotación ilegal, de
conformidad con lo establecido en los artículos 218 a 226, 349, 370,
371 y 372 del Código Penal, es obligación instaurar la respectiva
denuncia y, si hubiere flagrancia, poner inmediatamente el
retenido a órdenes de la autoridad de policía más cercana, sin
perjuicio de las sanciones patrimoniales previstas;
d) Cuando se exporten o se sustraigan ilegalmente documentos y
archivos históricos públicos, éstos serán decomisados y puestos a
órdenes del Ministerio de la Cultura. El Estado realizará todos los
esfuerzos tendientes a repatriar los documentos y archivos que
hayan sido extraídos ilegalmente del territorio colombiano.
D.S.P.
NORMAS ARCHIVÍSTICAS ESPECÍFICAS
 56 de 2000: Acceso a los documentos públicos, requisitos

para la consulta.
 060 de 2001 Administración de las comunicaciones

oficiales.
 037 de 2002: Especificaciones técnicas y los requisitos

para contratar servicios de deposito, custodia,
organización, reprógrafia y conservación de documentos
de archivo.
 038 de 2002: Responsabilidad de los servidores públicos

frente a los documentos y archivos.
D.S.P.
 039 de 2002: Por el cual se regula el procedimiento

para la elaboración y aplicación de la Tablas de
Retención Documental.
 041 de 2002: Procedimiento para la entrega de

documentos y archivos de entidades públicas en
proceso de liquidación, fusión o privatización.
(Decreto 254 de 2000 arts. 36 y 39)
 042 de 2002: Establece criterios para la

Organización de archivos de gestión en las entidades
públicas y las privadas que cumplen funciones
públicas.
D.S.P.
 0015 de 2003: Por el cual se adiciona un parágrafo

al artículo primero del acuerdo 041 de 2002, sobre
integración del comité de archivo de la entidad en
liquidación.
 CIRCULAR 004 DE 2003 D.A.F.P. A.G.N: Sobre

pautas para la organización de historias laborales
en entidades públicas.
 02 de 2004: Establece criterios para la

Organización y entrega de archivos de las
entidades públicas en proceso de liquidación,
fondos acumulados.
D.S.P.
RESPONSABILIDAD ESPECIAL
PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA
NACIÓN
ARCHIVO
RESPONSABILIDAD DE LOS SERVIDORES PUBLICOS
RECIBIR
D.S.P. ENTREGAR
LEY 594 DE 2000
D.S.P.
D.S.P.
GESTIÓN DOCUMENTAL
(T.R.D - DEFINICIÓN)
Las Tablas de Retención documental (TRD) son un

listado de series y sus correspondientes tipos
documentales (producidos o recibidos estos por una
unidad administrativa en cumplimiento de sus
funciones) a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada fase de archivo.
Estas pueden ser generales o específicas.
 Facilitan el manejo de la información.
 Contribuyen a la racionalización de la producción
documental.
D.S.P.
ALCANCE DE UN PROGRAMA DE
GESTIÓN DOCUMENTAL
Producción o Disposición Final
Preservación Recepción
Temporal
Trámite
Protección Eliminación Conservación

Conservación
Distribución
permanente
Consulta Almacenamiento Retención Recuperación

D.S.P.

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ARTÍCULO 15. Responsabilidad especial y

ARTÍCULO 16. Obligaciones de los funcionarios a

ARTÍCULO 17. Responsabilidad general de los

ARTÍCULO 24. Obligatoriedad de las tablas

ARTÍCULO 25. De los documentos contables,

ARTÍCULO 26. Inventario documental. Es

ARTÍCULO 35. Prevención y sanción. El Gobierno

a) Emitir las órdenes necesarias para que se suspendan de

c) Si la falta constituye hecho punible por la destrucción o daño

 56 de 2000: Acceso a los documentos públicos, requisitos

 060 de 2001 Administración de las comunicaciones

 037 de 2002: Especificaciones técnicas y los requisitos

 038 de 2002: Responsabilidad de los servidores públicos

 039 de 2002: Por el cual se regula el procedimiento

 041 de 2002: Procedimiento para la entrega de

 042 de 2002: Establece criterios para la

 0015 de 2003: Por el cual se adiciona un parágrafo

 CIRCULAR 004 DE 2003 D.A.F.P. A.G.N: Sobre

 02 de 2004: Establece criterios para la

RESPONSABILIDAD DE LOS SERVIDORES PUBLICOS

Las Tablas de Retención documental (TRD) son un

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