Centro de La Información, La Tecnología Y Los Servicios Sena Regional Sucre

CENTRO DE LA
INFORMACIÓN, LA
TECNOLOGÍA Y LOS
SERVICIOS SENA REGIONAL
SUCRE
TECNOLOGO EN GESTION
ADMINISTRATIVA
FICHA: 2205322
2
COMPETENCIA: ORGANIZAR LA
DOCUMENTACIÓN TENIENDO EN
CUENTA LAS NORMAS LEGALES Y
DE LA ORGANIZACIÓN
3
RESULTADO DE APRENDIZAJE
ALCANZAR:
• Aplicar los principios archivísticos, las normas y
técnicas; la legislación vigente y la metodología
para la organización de los documentos de
archivo: clasificar, ordenar y archivar, de acuerdo
con las políticas institucionales.
4
“
INTEGRANTES DEL GAES:
1. Sandra Milena Pacheco De La Torre.
2. Ana Julia Mendoza Romero.
3. Irina María Canchila Pérez.
4. María Fernanda Meza Guzmán.
5. Nathalie Paola Romero Alvarado.
5
TEMA: ACUERDO 07 de 1994
Reglamento General De Archivos
Artículo primero adoptar y expedir el presente reglamento general

de archivos como una norma reguladora del quehacer archivistico
del país
6
Artículo 1
Principios rectores los archivos harán suyos los fines esenciales del
estado en particular los de servir a la comunidad y garantizar la
efectividad de los principios derechos y deberes consagrados en la
Constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el
control ciudadano en las decisiones que los afectan en los términos
previstos por la ley .
7
Artículo 2
Objeto del reglamento general el presente reglamento tiene por

objeto suministrar las pautas y principios que regulan la
función archivística en las entidades oficiales.
8
Artículo 3
Conceptos fundamentales para efectos de este reglamento y con

miras obtener unidad en La definición y alcance de los términos
más generales empleados en materia de archivos se adopta el
glosario como parte integral del mismo.
9
Artículo 4
Fases Deformación del archivo teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos los archivos Se
forman a través de las siguientes fases
1. Archivo de gestión o de las oficinas productoras de documentos

2. Archivo central o intermedios
Archivo permanentes
10
Artículo 5
Categorización de archivos oficiales

Los archivos de carácter oficial de acuerdo con la documentación que
conserva se tipifican En las siguientes categorías.
11
1. Archivo general de la nación.

2. Archivos de orden nacional.
3. Archivos de orden departamental.
4. Archivos de orden municipal.
5. Archivos de orden distrital distrital.
Artículo 6
Campo de aplicación el presente reglamento se aplicará en todos los

archivos oficiales del orden nacional departamental distrital municipal de las
entidades territoriales indígenas de las entidades territoriales que se creen
por ley las divisiones administrativas y en los archivos históricos especiales.
12
Artículo 7
Subordinación y dependencia
los los archivos del sector público dependerán para todos los efectos de las entidades en cuya estructura
se encuentran ubicados las cuales se dan las responsables del desarrollo institucional de los archivos de la
aplicación y cumplimiento de este reglamento a través de una coordinación a nivel directivo o al más alto
nivel ejecutivo sin perjuicio de las funciones asignadas al archivo general de la nación.
13
Artículo 8
Responsabilidad especial
Los documentos de los archivos de gestión intermedios son potencialmente

parte integral del patrimonio documental de la nación lo que genera la
obligación de los funcionarios responsables de su manejo de recibir y
entregar los documentos debidamente inventariados.
14
Artículo 9
Responsabilidad genera de los archivosLos funcionarios

trabajan sujetos a los más rigurosos principios de la ética
profesional a las leyes y disposiciones que regulan que
regulan su labor y actuarán siempre guiados por valores de
la sociedad democrática que les confía la misión de
organizar conservar y servir la documentación que hace o
hará parte del patrimonio documental de la nación.
15
Artículo 10
Obligaciones de los funcionario de archivo

activistas tienen la obligación de velar por la integridad autenticidad
veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivos y
son responsables de su organización conservación así como la
presentación de los servicios archivísticos.
16
Artículo 11
Selección del personal de archivo.
El personal deberá cumplir los requisitos exigidos de acuerdo con la

naturaleza del cargo y las funciones propias de trabajo en los archivos.
17
Archivo 12
Capacitación para para funcionarios de archivo

Las entidades tienen la obligación de capacitar y actualizar a los funcionarios
de archivo deberán facilitar su participación en los eventos programados por
el archivo general de la nación y otras instituciones que propicien dichas
actividades con el fin de que puedan realizar un trabajo óptimo.
18
Parte 1 órganos de dirección coordinación y asesoría
Artículo 13
Entidad de dirección y coordinación la entidad encargada de dirigir y controlar
las funciones archivísticas a nivel nacional es el archivo general de la nación
Artículo 13
Adicionado por el artículo 1 del acuerdo 12 de 1995 entidad de dirección
coordinación en los departamentos la entidad encargada de dirigir Y coordinar la
función archivística a nivel departamental es el consejo departamental de archivo
el cual será órgano encargado de aplicar las políticas y normas trazadas por el
archivo general de la nación.
19
Artículo 14
Intervención de la aplicación además de la junta directiva del archivo general de la

nación en la aplicación del presente reglamento intervienen como cuerpos colegiados
el comité de archivos de cada entidad, el comité evaluador de los documentos y los
consejos y comités asesores de sensores que establezca en el Sistema Nacional de
los archivos.
20
Artículo .15
Funciones del archivo general de la nación la función del archivo general de la nación serán
fijadas por la ley 80 de 1989.
21
Artículo 16
Integración de la junta directiva del archivo general de la nación.
La junta directiva del archivo general de la nación estará integrada en la formación

prevista en el artículo 5 de la ley 80 de 1989.
Artículo 17
Funciones de la junta directiva del archivo general de la nación y las funciones de la jun
directiva del archivo general de la nación se derivan de la Ley 80 de 1989 y son establecidas e
el artículo 8 del decreto 1777 de 1990.
Artículo 17
Adicionado por el artículo 2 del acuerdo 12 de 1995 funciones del Consejo departamental d
archivo Las Naciones del Consejo departamental del archivos serán.
23
Artículo 24. Aprobación de la actualización de las Tablas de Retención Documental
TRD. Todas las actualizaciones de las Tablas de Retención Documental – TRD
deberán ser estudiadas y aprobadas por el Comité de Archivo integrado al Comité
Institucional de Gestión y Desempeño o quien haga sus veces, cuyo sustento deberá
quedar consignado en el acta del respectivo comité.
Artículo 25. Evaluación y convalidación de la actualización de las Tablas de Retención

Documental – TRD. La evaluación y convalidación de la actualización de las Tablas de
Retención Documental — TRD se efectuará por parte de la instancia competente cuando haya
sido motivada únicamente por las siguientes situaciones:
1. Cuando existan cambios en la estructura orgánica de la entidad.

2. Cuando se asignen o supriman funciones a la entidad.
3. Cuando la entidad sufra procesos fusión o escisión.
4. Cuando se generen nuevas series y subseries documentales.
5. Cuando se hagan cambios en los criterios de valoración y, por lo tanto, se reduzcan los
tiempos de retención documental y se modifique la disposición final de las series y subseries.
24
TÍTULO 6
DISPOSICIONES GENERALES
Artículo 26. Conservación de los expedientes de Artículo 28. Sanciones. El

Tablas de Retención Documental TRD y Tablas de incumplimiento de lo establecido en
Valoración Documental – TVD. el presente Acuerdo dará lugar a las
sanciones de que trata el artículo 35
Artículo 27. Inspección y vigilancia. de la Ley 594 de 2000.
El Archivo General de la Nación Jorge Palacios
Preciado, cuando así lo considere, podrá solicitar las
Tablas de Retención Documental — TRD y las Tablas
de Valoración Documental – TVD en cualquier
Artículo 29. Vigencias y
momento, aún después de aprobadas por el Comité
derogatorias.
Interno de Archivo integrado al Comité Institucional de
Gestión y Desempeño o quien haga sus veces y
convalidadas por la instancia competente.
25
GRACIAS

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Artículo primero adoptar y expedir el presente reglamento general

Objeto del reglamento general el presente reglamento tiene por

Conceptos fundamentales para efectos de este reglamento y con

1. Archivo de gestión o de las oficinas productoras de documentos

Categorización de archivos oficiales

1. Archivo general de la nación.

Campo de aplicación el presente reglamento se aplicará en todos los

Los documentos de los archivos de gestión intermedios son potencialmente

Responsabilidad genera de los archivosLos funcionarios

Obligaciones de los funcionario de archivo

Selección del personal de archivo.

El personal deberá cumplir los requisitos exigidos de acuerdo con la

Capacitación para para funcionarios de archivo

Intervención de la aplicación además de la junta directiva del archivo general de la

Integración de la junta directiva del archivo general de la nación.

La junta directiva del archivo general de la nación estará integrada en la formación

Artículo 25. Evaluación y convalidación de la actualización de las Tablas de Retención

1. Cuando existan cambios en la estructura orgánica de la entidad.

Artículo 26. Conservación de los expedientes de Artículo 28. Sanciones. El

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