Generalidades de Los Fondos Documentale

GENERALIDADES DE LOS FONDOS DOCUMENTALES
ACUMULADOS
APRENDIZ:
HERNÁNDEZ CALDERÓN JHONATAN STEVEN
INSTRUCTORA
ZABALA RODRÍGUEZ ANA HELENA
TECNÓLOGO GESTIÓN DOCUMENTAL
FICHA NO: 2183358
SENA
CENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVA
BOGOTA D.C.
2021
1. Analice si en su archivo personal o familiar se ha conformado
alguno. Determine qué pasos seguiría para llevar a cabo su
organización.
Para organizar un Fondo Acumulado se debe aplicar además del Principio de
Procedencia:
1) El Principio de Orden Original.
2) La Identificación Documental.
3) La Clasificación Documental.
4) La Ordenación Documental.
5) La Descripción Documental.
Por lo menos hasta aquí estarías aplicando criterios archivísticos de
organización.
Con ellos estás transformando un Fondo Acumulado en un Archivo.
2. Leer e interpretar el Manual de Organización de Fondos
Acumulados – AGN.
MANUAL DE
O RGANIZACIO N FO NDO S ACUMULADO S.pdf
El Manual de Organización de Fondos Acumulados, publicado por el AGN

en 2004, explica claramente en cuáles casos se deben elaborar TRD y en
cuáles TVD. Como primera medida deberá determinarse la fecha de la
última reestructuración de la entidad, pues este será el punto límite entre
TRD y TVD. Así, desde la última reestructuración hasta la fecha de hoy se
elaboraran unas TRD que se aplicarán a la totalidad de la documentación
producida durante el más reciente periodo de vida institucional. Por su
parte, se deberán elaborar las TVD para el período comprendido entre la
creación de la entidad hasta la fecha de la última reestructuración.
3. Realizar una historieta, sobre la información presentada en la
introducción, ampliándola para ilustrar posteriormente a sus
compañeros.
El 9 de abril de 1948 en el llamado “Bogotazo” los archivos también sufrieron la
acción destructiva. Varios Ministerios fueron saqueados y sus archivos
quemados, este evento generó una ruptura histórica no sólo a nivel
sociopolítico en el país, sino también como una realidad objetiva para los
archivos oficiales que incide en los procesos archivísticos de valoración y
selección del patrimonio documental del país. A mediados del siglo XX los
problemas para el acceso a la información y la conservación de los
documentos se agudizaron en la medida en que se expandió la estructura y las
funciones del Estado, por ende la producción documental creció
indiscriminadamente, tanto, que las unidades administrativas de archivo fueron
literalmente desbordadas por la explosión documental, sin que la
administración pública propiciara cambios en las adaptaciones técnicas,
archivísticas y logísticas ante las nuevas realidades administrativas. Con la
implementación de estas normas se empieza a conocer la magnitud de los
problemas de hacinamiento de los archivos; las Unidades Técnicas realizan
diagnósticos preliminares in situ a los depósitos de archivo de las diferentes
entidades con el fin de identificar y evaluar su situación real, el resultado
permitió establecer que el fenómeno más frecuente encontrado en los Archivos
Centrales de las entidades son los altos niveles de desorganización de los
archivos, así como las deficientes condiciones medioambientales de los
depósitos que contribuyen al deterioro físico de la documentación. Durante
mucho tiempo la falta de una política archivística coherente por parte del
Estado dio origen a problemas estructurales en los archivos, que se reflejan
básicamente en la falta de control y regulación de procesos archivísticos sobre
producción, recepción, distribución, consulta y conservación documental. El
presente Manual tiene como objetivo servir de guía a todos los archivos del
país para lograr un mejoramiento sustancial en la recuperación, manejo de la
documentación, prestación de servicios archivísticos y en la conservación de
nuestro patrimonio documental institucional. Agradecemos especialmente al
Ministerio de Comunicaciones, Ministerio de la Protección Social —antes
Ministerio de Salud—, Ministerio de Minas y Energía, Superintendencia de
Industria y Comercio, Instituto Nacional de Adecuación de Tierras —INAT—,
entidades que permitieron nuestro ingreso a sus archivos para ejecutar el
Proyecto de Recuperación del Patrimonio Documental cuya responsabilidad
recae en la División de Clasificación y Descripción del Archivo General de la
Nación.
4. Verificar la vigencia de la legislación y normas correspondientes al
marco jurídico.
LEY DE QUE HABLA VIGENTE DEROGADO

“Ley general de archivos’. Artículo
20. Las entidades públicas que se
supriman o se fusionen deberán
entregar sus archivos a las
Ley 594/2000 X
entidades que asuman sus
funciones o al ministerio o entidad
a la cual hayan estado adscritas o
vinculadas.
DECRETOS DE QUE HABLA VIGENTE DEROGADO
“Por el cual se expide el régimen
Decreto 254/00 de liquidación de las entidades X
públicas del orden nacional”
“Reglamenta la transferencia de la
documentación histórica de los
Decreto 998/97 archivos de los organismos del X
orden nacional al Archivo General
de la Nación”
“Ordena la transferencia de la Derogado por el art.
documentación histórica de los 23, Decreto
Decreto 1382/95
organismos nacionales al Archivo Nacional 1515 de
General de la Nación." 2013.
ACUERDOS DE QUE HABLA VIGENTE DEROGADO
“Reglamenta la transferencia de la
Acuerdo 08/95 documentación histórica de los X
organismos del orden nacional.
“Por el cual se desarrolla el artículo
Acuerdo 038/2002 15 de la ley general de archivos 594 X
de 2000”
“Por el cual se reglamenta la entrega
de documentos y archivos de las
Acuerdo 041/2002 Entidades que se liquiden, fusionen o X
privaticen y se desarrolla el artículo
20 y su parágrafo”.
“Por el cual se adiciona un parágrafo
Acuerdo 15/2003 al artículo primero del Acuerdo 041 de X
2002”.
“Por el cual se establecen los

Acuerdo 02/2004 lineamientos básicos para la X
organización de fondos acumulados”.

5. Interpretar la normativa verificada para la organización de los

fondos documentales acumulados.
ACUERDO 002 DE 2004
Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la organización de

fondos acumulados, en las entidades del estado y en las empresas privadas
que cumplen funciones públicas, además de la elaboración y aplicación de la
tablas de valoración documental ya que el objetivo esencial de los archivos es
el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información
sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y
como fuente de la historia.
Se considera también que los archivos son confortantes para la administración
y la cultura, porque los documentos son imprescindibles para la toma de
decisiones basadas en antecedentes, y por tanto el estado está obligado a la
creación, organización, preservación y control de los archivos teniendo en
cuenta los principios de procedencia y orden original además de toda
normatividad archivística.
Para los efectos de este acuerdo, se enumeran los conceptos de la siguiente
forma:
1) Cuadro de clasificación: aquí se registran jerárquicamente secciones,
subsecciones, series y subseries.
2) Fondo acumulado: es el conjunto de documentos dispuestos sin ningún
criterio de organización archivística.
3) Tabla de retención documental: es el listado de series y sus
correspondientes tipos documentales.
4) Tablas de valoración documental: es el listado de asuntos a los cuales
se asignan el tiempo de permanencia así como su disposición final.
De esta forma, la organización de los fondos acumulados se realiza en cuatro
(4) etapas a saber:
 Primera etapa: compilación o recolección de información institucional.
 Segunda etapa: diagnostico, el cual refleje la situación real del fondo
acumulado.
 Tercera etapa: elaboración y ejecución del plan de trabajo archivístico
integral, para lo cual es importante tener en cuenta los datos obtenidos
en la primera etapa y consignados en el diagnóstico.
 Cuarta etapa: valoración, la cual dará como resultado el establecimiento
de los tiempos de retención y su disposición final.
6. Realizar historietas e infografías de la normativa anterior.

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