Resúmenes de los acuerdos y circulares

 Acuerdo 047 de 2000

 Acuerdo 056 de 2000
 Acuerdo 038 de 2002
 Acuerdo 06 de 2014
 Circular 01 de 2011
 Circular 01 de 2014
 Circular 01 de 2020
 Circular 03 de 2015

INSTRUCTORA:
Aracelys Margarita Vargas Muñoz

APRENDICES:
Adelayne Barrios Pérez
Génesis Arévalo
Melany Barrios Nieto
Osnaider Conrado
FICHA: 2498357

SENA- CENTRO COMERCIO Y SERVICIO

ACUERDO No. 047
Expide: Archivo general de la nación
Asunto: “ACCESO A LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO”, del AGN del
Reglamento General de Archivos sobre “Restricciones por razones de
conservación”
ACUERDA
• el acceso a los documentos e información.
•La evaluación de soportes.
•Restricción de originales.
• La reproducción de información.
Para ello se recomiendan las técnicas de:
•microfilmación
•fotografía
•digitalización
en todo caso se debe evitar el proceso de fotocopiado por carecer de
características señalada.
•Alteraciones.
Las tipologías de alteración de acuerdo con los factores que las ocasionan se
agrupan en:
Alteraciones de Tipo Biológico
Alteraciones de tipo Químico
Alteraciones de tipo físico
La falta de organización, tanto de los archivos de gestión como de los
centrales e históricos, propician el deterioro de material documental, así
como las características de depósito, la carencia de sistemas de protección.

ACUERDO 056 de 2000

Expide: EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
Asunto: “REQUISITOS PARA LA CONSULTA” “ACCESO A LOS DOCUMENTOS
DE ARCHIVO”, DEL REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVOS.
CONSIDERANDO
Toda persona interesada en obtener la información que reposa en los
archivos, deberá identificarse y cumplir lo establecido en el respectivo
reglamento, para tener acceso a la misma.
Para la consulta de los documentos históricos se debe obtener carnet de
investigador, previo el cumplimiento de los siguientes requisitos
•Carta de presentación
•Fotocopia simple del documento de identidad
•Diligenciamiento del formato de registro
Los datos que debe contener este formato registro, serán los siguientes:
Nombre y Apellidos
Nacionalidad
Documento de Identidad
Profesión
Entidad para la cual trabaja
Domicilio permanente
Dirección Temporal
Teléfono, Fax E-mail
Ciudad/ País
Los usuarios deberán cumplir con el Reglamento General de Archivos y el
Reglamento particular de cada entidad.

ACUERDO 038 DE 2002

Expide: El consejo directivo del archivo general de la nación
Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la ley general de archivos 594 de
2002
ACUERDA
Las responsabilidades que tiene cada servidor público frente a los
documentos y archivos para su adecuada organización, conservación y uso,
recibirán y entregaran documentos según sea el caso se hará de conformidad
con la tabla de retención documental , se explica paso a paso los
procedimientos para la debida entrega y recibo de los documentos y archivo
por inventario que cada servidor público debe seguir y cumplir sino se
cumple este procedimiento el servidor público que omita la entrega y el
recibo deberá responder frente a las autoridades El servidor
público por ningún motivo tiene permitido llevarse la documentación
producida propiedad del estado o se verá incurso en cualquiera de las
sanciones por la ley.
CONSIDERANDO
Que el artículo 15 de la Ley 594 de 2000 establece que los servidores
públicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarán los
documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a
las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nación
Se refiere al conjunto de políticas, estrategias y medidas de orden técnico y
administrativo con un enfoque global e integral, dirigidas a reducir el nivel de
riesgo, evitar o minimizar el deterioro de los bienes y, en lo posible, las
intervenciones de conservación - restauración.
ACUERDO 006 DE 2014 
Asunto: "Conservación de Documentos"
 Expide: EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
JORGE PALACIOS PRECIADO
 CONSIDERANDO
 Que el artículo segundo de la Ley 80 de 1989, señala las funciones del
Archivo General de la Nación y reglamentos necesarios para organizar la
conservación y uso adecuado del patrimonio documental de la Nación, de
conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta
Directiva.
La implementación del Sistema Integrado de Conservación, contemplado
dentro del acuerdo 006 del 2014 del Archivo General de la Nación,
tiene como finalidad, garantizar la conservación y preservación de cualquier
tipo de información, independientemente del medio o tecnología con
la cual se haya elaborado manteniendo atributos tales como
 unidad
 integridad
 autenticidad
 inalterabilidad
 originalidad
 fiabilidad
 accesibilidad
La responsabilidad de preservar íntegramente los documentos de archivo,
tanto físicamente como en su contenido, así como de la
organización, conservación y el buen funcionamiento del sistema
institucional, recaerá en la máxima autoridad de cada sujeto obligado.
de toda la documentación de una entidad desde el momento de la
producción, durante su período de vigencia, hasta su disposición final, de
acuerdo con la valoración documental. Este acuerdo habla específicamente
acerca de la conservación documental definiendo cada concepto detallado
sobre la conservación que deben tener los documentos.

CIRCULAR EXTERNA No. 001 de 2011

Expide: Archivo general de la nación
Asunto: PROTECCIÓN DE ARCHIVOS POR OLA INVERNAL
Hace referencia a lo importante que se hace necesario tomar medidas
preventivas y correctivas para la protección de los documentos producidos
por Gobernaciones, Alcaldías y entidades públicas y privadas con funciones
públicas de los órdenes departamental, distrital y municipal, pues su
preservación afecta de modo directo los derechos de los ciudadanos, a
futuro.
También es importante tener estos en cuenta: Solo los documentos
empastados o encuadernados de pocos folios pueden suspenderse sobre una
cuerda, verificando antes si el papel y las encuadernaciones resisten. Si tiene
planos o documentos de gran formato que se han mojado, deberán de
manera cuidadosa extenderse sobre una superficie limpia, seca y plana.
Finalmente podemos decir que trata de los sobre el paso a paso que
debemos tener en cuenta.

CIRCULAR EXTERNA No. 001 de 2014

Expide: El archivo general de la nación (AGN)
Asunto: CUMPLIMIENTO DE LA LEY 594 DE 2000, EL DECRETO 2578 DE 2012,
EL DECRETO 2609 DE 2012 Y EL DECRETO 1515 DE 2013.
El Archivo General de la Nación, como responsable de formular la política
archivística del Estado y hacerle seguimiento, con el fin de evaluar los
avances de los entes territoriales en desarrollo de la Ley 594 de 2000 y los
Decretos 2578, 2609 de 2012 y 1515 de 2013, reitera a las entidades públicas
y las privadas que cumplen funciones públicas del orden nacional y territorial,
la obligación que tienen de dar cumplimiento a las disposiciones contenidas
en las citadas normas

* El debido manejo de los archivos está regulado en la Ley 594 de 2000, en

donde se fijan normas de obligatorio cumplimiento, que deben ser
adoptadas por todos los entes territoriales
*Los aspectos que son susceptibles de medición y evaluación sobre los
Informes de Gestión de los Consejos Departamentales y Distritales de
Archivos, por parte del Archivo General de la Nación
* Los Consejos Departamentales y Distritales de Archivos son responsables
de hacer seguimiento al cumplimiento de las políticas y normas archivísticas
*Finalmente, se solicita a las entidades que hayan contratado con terceras
actividades relacionadas con el desarrollo de la función archivística, remitir al
AGN una copia de los contratos suscritos durante la vigencia 2013.

CIRCULAR EXTERNA 001 DE 2020

Expide: El archivo general de la nación

Asunto: LINEAMIENTOS PARA LA ADMINISTRACION DE

EXPEDIENTES Y COMUNICACIONES OFICIALES
El Archivo General de la Nación presenta la Circular externa 001 de 2020 por
medio de la cual se dictan los lineamientos para la administración de
expedientes y comunicaciones oficiales, a las entidades de la administración
pública en sus diferentes niveles, entidades privadas que cumplen funciones
públicas, archivos privados de interés público y los demás organismos
regulados por la ley 594 de 2000.
 Esto en virtud del Decreto 417 del 17 de marzo de 2020, “Por el cual se
declara un Estado de Emergencia económica, social y ecológica en todo el
territorio nacional”, el Decreto 457 del 22 de marzo de 2020, “Por el cual se
imparten instrucciones en virtud de la emergencia sanitaria generada por la
pandemia Coronavirus COVID - 19 y el mantenimiento de orden público” y el
Decreto 491 de 2020 “Por el cual se adoptan medidas de urgencia para
garantizar la atención y la prestación de los servicios por parte de las
autoridades públicas y los particulares que cumplan funciones públicas y se
toman medidas para la protección laboral y de los contratistas de prestación
de servicios de las entidades públicas, en el marco del Estado de Emergencia
Económica, Social y Ecológica".

CIRCULAR EXTERNA 003 DE 2015

Expide: El consejo directivo del archivo general de la nación Jorge
Palacios Preciado
Asunto: DIRECTRICES PARA LA ELABORACION DE TABLAS DE RETENCION
DOCUMENTAL
Con el fin de hacer más flexible la aplicación de las tablas de retención
documental, las entidades podrán generar subproductos de la TRD principal,
adoptando variantes de la misma, con miras a implementar los procesos de
organización de sus archivos según las fases del ciclo de vida (gestión, central
e histórico)
de acuerdo con las necesidades de la entidad, pero manteniendo siempre la
estructura de series, subseries como del proceso de organización, en
complemento del principio de procedencia y orden original.
Para facilitar este proceso, el Archivo General de la Nación conformará y
administrará el banco terminológico de series y subseries documentales, en
el cual se consignará la denominación genérica de las series, de acuerdo con
las denominaciones existentes, según los diferentes sectores, para lo cual se
podrán tomar los nombres asignados en las tablas de retención documental
de los organismos cabeza de sector. El banco terminológico estará disponible
para consulta en la página Web del Archivo General de la Nación.
Las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, así
como las entidades de que trata los Decretos 1 03 de 201 5 y 1 06 de 20 1 5,
deberán considerar las variables más relevantes para elaborar y actualizar sus
Tablas de Retención Documental TRD, conforme a la normatividad vigente,
las mejores prácticas y la presente Circular.
El Grupo de Inspección y Vigilancia (GIV) del Archivo General de la Nación, así
como los organismos de control que, de forma complementaria a la función
del AGN realizan procesos de control o auditoria a las entidades obligadas a
cumplir la normatividad archivística, revisarán en las visitas de Auditoria que
se programen a partir de la presente fecha, el cumplimiento del Acuerdo 004
de 201 3 y la presente Circular Externa.