Guìa Tècnica Colombiana GTC-185

GESTION
DOCUMENTAL
GUÌA TÈCNICA COLOMBIANA-185 DOCUMENTOS
COMERCIALES U ORGANIZACIONALES
• La Carta
• Memorandos (Informativos, directiva, aclaración,
respuesta y sociales)
• Circular (Voluntaria – obligatoria)
• Actas (Nacimiento, Policiales, Administrativas y
notariales)
• Mensaje electrónicos
• Certificados (Títulos, salud, educación y propiedad)
• Constancias
• Hoja de vida corporativa
• Sobres Comerciales
• Informes
CIRCULAR 3/2004
Unificar las instrucciones para la vigilancia, control y

administración del Sistema General de Riesgos
Profesionales.
1. Actividades de mercadeo para la afiliación

2. Regulación del comportamiento de las ARP y
empleadores en el Sistema General de Riesgos
Profesionales
3. Examen médico para efectos de salud ocupacional
DECRETO 2609 2012
En este decreto se dictan las disposiciones de

gestión documental para las entidades del
estado.
Ámbito de la Aplicación
Comprende administración publica en sus diferentes

niveles.
 Nacional.
 Departamental.
 Distrital.
 Municipal.
 Entidades territoriales que se creen por ley.
 Entidades privadas con funciones Publicas.
• Todas las entidades reguladas por Ley 594 de 2000.
Principios del proceso de Gestión
Documental
• Planeación
• Eficiencia
• Economía
• Control y Seguimiento
• Oportunidad
• Transparencia
• Disponibilidad
• Agrupación
• Vinculo archivístico
• Protección del medio ambiente
• Autoevaluación
• Coordinación y acceso
• Cultura Archivística
• Modernización
• Interoperabilidad
• Orientación al ciudadano
• Neutralidad tecnológica
• Protección de la información y los datos
• Creación: documentos creados
mediante la planificación que
asegure su identificación, formato y
Etapas de la Gestión características.
de Documentos
• Mantenimiento: mantener la
integridad técnica, estructural y
relacional de los documentos.
• Difusión: requisitos para el

acceso, consulta, recuperación,
clasificación y visualización.
• Administración:
procedimientos adecuados para
administrar la gestión de información.
Planeación: Actividades encaminadas a la
generación y valoración de los
documentos.
Producción: Se encarga del estudio de los

documentos.
Gestión y tramite: Acciones necesarias

para el registro, vinculación, tramite o
distribución.
Organización: Técnicas para declara el

documento en GD clasificarlo y ubicarlo
como tal.
Transferencia: operaciones adoptadas por

la entidad para transferir los documentos
dentro de las fases del archivo.
Disposición de documentos: Selección de
documentos con miras a su conservación
temporal o permanente, para eliminarlos
definitivamente del proceso.
Proceso de Preservación a largo plazo: acciones y

estándares aplicados durante su gestión
Gestión para garantizar su preservación en el

tiempo, es decir que si ya sabemos que se
van a mantener nos aseguramos que así
Documental sea.
Valoración: permite que permanezca de

manera continua desde la planificación de
los documentos y por la cual se determinan
sus valores primarios o secundarios.
La gestión de documentos electrónicos
Para garantizar la presunción de autenticidad de los

documentos electrónicos de archivo las entidades deben
definir los procedimientos de protección para evitar la
pérdida o corrupción de los documentos de archivo, a su
vez asegurar los medios de almacenamiento y
tecnológico. Se debe garantizar que los documentos de
archivo electrónico generados por la entidad no sea
modificados a lo largo del ciclo vital mediante la
utilización de sistemas de seguridad con el fin de
conservar a largo plazo.
Ley 594 del 2000
Esta ley tiene por objeto verificar que todo

archivo sea real, original y legal con el fin de
unificar el sistema para la organización,
conocimientos y administración apropiada
de la información.
OBJETIVOS
Controlar documentos, su
disposición y relevancia.
Evitar acumulación de documentos
innecesarios
Facilitar la gestión documental y
garantizar su transparencia
PRINCIPIOS
Finalidad: Mantener una documentación organizada ayuda a conservar una

información de fácil acceso y recuperación.
Importancia: Se debe mantener una selección de manera eficaz de los
documentos para que tanto las empresas como los colaboradores deseen
consultar información lo hagan con facilidad.
Instrumentación: El uso de instrumentos archivísticos y el manejo de los
documentos facilitan el acceso siendo bases principales para procesos
políticos y económicos legales garantizando los derechos de todos los
individuos.
Responsabilidad y organización: Respetar el uso de la información y no alterar
información para beneficio personal.

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Unificar las instrucciones para la vigilancia, control y

1. Actividades de mercadeo para la afiliación

En este decreto se dictan las disposiciones de

Comprende administración publica en sus diferentes

• Difusión: requisitos para el

Producción: Se encarga del estudio de los

Gestión y tramite: Acciones necesarias

Organización: Técnicas para declara el

Transferencia: operaciones adoptadas por

Proceso de Preservación a largo plazo: acciones y

Gestión para garantizar su preservación en el

Valoración: permite que permanezca de

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