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ACTIVIDAD ADMINISTRATIVA
Y OFIMÁTICA
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AUXILIARES DEL ESTADO

ACTIVIDAD ADMINISTRATIVA Y OFIMÁTICA | TEMA 10
BLOQUE 5 · PROPIEDADES DE LOS CAMPOS

I. Propiedades de los campos 3

II. Tamaño del campo 5
III. Formato 6
IV. Alineación del texto 7
V. Nuevos valores (Tipo de datos Autonumeración) 8
VI. Requerido 9
VII. Indexado 10
VIII. Valor predeterminado 11

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I. PROPIEDADES DE LOS CAMPOS

Una vez decidido el tipo de datos que utilizaremos para un campo y, por lo tanto, el carácter de la
información que almacenaremos en él existe la posibilidad de afinar más la configuración o ajustar su
comportamiento utilizando las propiedades del campo. Entre todas las opciones disponibles debes
conocer bien las siguientes:
· Tamaño del campo
· Formato (sobre todo en tipos numéricos y fechas)
· Requerido
· Indexado
· Máscara de entrada
· Valor predeterminado
· Regla de validación
Para acceder a todas las propiedades del campo es necesario abrir la tabla en la vista Diseño y seleccio-
nar en la columna Tipo de datos el tipo asociado al campo. Las opciones disponibles en las propiedades
del campo son distintas para cada tipo de datos.

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Si bien es cierto que es necesario abrir la vista Diseño para acceder a todas las propiedades del campo,
Access también presenta alguna de las más importantes en la vista Hoja de datos. Después de seleccio-
nar esta vista, la cinta de opciones muestra una nueva categoría denominada Herramientas de tabla
con dos pestañas asociadas: Tabla Campos y Tabla. En la primera de ellas podremos ajustar el valor
de propiedades como: Valor predeterminado, Tamaño del campo, Requerido o Único. A continuación,
describiremos el significado de cada una de ellas.

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NO OLVIDES ESTO

La lista completa de propiedades de campo está disponibles en la vista Diseño, pero

también podrás configurar algunas de las más importantes desde la vista Hoja de datos
utilizando la cinta de opciones. Concretamente, en la pestaña Tabla Campos asociada a la
categoría Herramientas de tabla.
Cada vez que seleccionas alguna propiedad de campo en la vista Diseño aparecerá a su
derecha una breve descripción de la misma.
La cinta de opciones muestra la pestaña Diseño de tabla si estamos en la vista Diseño y las
pestañas Tabla Campos y Tabla cuando utilizamos la vista Hoja de datos.
Entre todas las propiedades de campo disponibles deberías prestar especial atención a las
siguientes: Tamaño del campo, Formato, Requerido, Indexado, Valor predeterminado,
Máscaras de entrada y Regla de validación.

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II. TAMAÑO DEL CAMPO

La propiedad Tamaño del campo establece el número máximo de caracteres que podremos intro-
ducir en el caso de textos y el tipo de número si se trata de campos que representen cantidades o
porcentajes.
En los tipos de datos Número y Moneda la propiedad Tamaño del campo es fundamental para deter-
minar los valores admitidos en el campo. Por ejemplo, si tenemos pensado guardar los datos de un
balance contable donde tendremos números negativos, positivos y varios decimales, es imprescindi-
ble utilizar en el tamaño la opción Simple o Doble; pero si únicamente almacenamos la edad de una
persona sería suficiente con usar el tipo Entero.
Las posibilidades disponibles en la propiedad Tamaño del campo para tipos numéricos son las
siguientes:
· Byte: Números enteros comprendidos entre 0 y 255. Utiliza un byte para almacenar el valor.
· Entero: Números enteros del -32.768 al +32.767. Utiliza dos bytes para almacenar el valor.
· Entero largo: Números enteros del -2.147.483.648 al +2.147.483.647. Utiliza cuatro bytes para
almacenar el valor.
· Simple: Valores comprendidos entre -3,402823E38 y -1,401298E-45 para valores negativos, y entre
1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores positivos.
· Doble: Valores comprendidos entre -4,94065645841247E-324 y -1,79769313486231E308 paravalo-
res negativos, y entre 1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E-324 para valores positivos.
· Id. de replicación: Valores de claves autonuméricas en bases réplicas.
· Decimal: valores numéricos comprendidos entre -9,999... x 10 27 y +9,999... x 1027.

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Es importante elegir el tamaño adecuado de cada campo para no ocupar espacio innecesa-
rio en la base de datos.
Los tipos Byte, Entero y Entero largo permiten almacenar números sin decimales; los tipos
Simple, Doble y Decimal sí admiten valores decimales.
Cuando el tamaño de un campo de tipo Texto corto se extiende por encima de los 255
caracteres es necesario utilizar el tipo Texto largo.
Access utiliza para el tipo de datos Autonumeración la opción Entero largo como formato
por defecto, aunque también admite ID. de réplica.

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III. FORMATO

La aplicación de la propiedad Formato la encontramos principalmente en los tipos de datos numé-

ricos, moneda y de fecha y hora. En estos casos podremos elegir entre distintas presentaciones
disponibles:

Número, Moneda Número general 3456,789

Moneda 3.459,789 €

Euro 3.459,789 €

Fijo 3456,79

Estándar 3.456,79

Porcentaje 123,00%

Científico 3,46E+03

Fecha/hora Fecha general 12/11/2022 17:34:23

Fecha larga Jueves, 12 de noviembre de 2022

Fecha mediana 12-nov.-22

Hora larga 17:34:23

Hora mediana 5:34

Hora corta 17:34

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Si utilizas el tipo de datos Moneda, en la propiedad Formato elige también Moneda para
mostrar los valores con la presentación correcta.
Establece el número de cifras decimales para los valores numéricos con la propiedad deno-
minada Lugares decimales.

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IV. ALINEACIÓN DEL TEXTO

La alineación determina el ajuste horizontal del contenido del campo con respecto a los límites del
control o la celda de la tabla, las opciones son: general, izquierda, derecha, centro y distribuir. Esta
última posibilidad implica añadir espacios entre los caracteres para ocupar todo el espacio disponible
en el control o la celda. La siguiente figura muestra el resultado de utilizar este tipo de alineación en el
campo Título de la tabla Libros.

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V. NUEVOS VALORES (TIPO DE DATOS AUTONUMERACIÓN)

El tipo de datos Autonumeración se utiliza principalmente en campos clave. Por este motivo, es
importante conocer su propiedad más destacada denominada Nuevos valores. Las posibilidades son
únicamente dos:
· Incrementalmente: Access añadirá valores de manera consecutiva cada vez que insertemos un
nuevo registro en la base de datos.
· Aleatoriamente: En este caso, Access no seguirá ningún tipo de orden y añade valores al campo
de maneral aleatoria.

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VI. REQUERIDO

Si necesitamos que un campo determinado de la tabla contenga información de forma obligatoria

es necesario establecer la propiedad Requerido a Sí. Access no aplica por defecto esta restricción
a ningún campo, por lo tanto, si decidimos utilizarla debemos cambiar su valor predeterminado
manualmente.

En este punto te recomendamos ver el

siguiente video sobre cómo funciona la
propiedad Requerido.

NO OLVIDES ESTO

La propiedad Requerido obliga a rellenar el campo para poder añadir el registro a la tabla.
En los campos numéricos, Access añade un cero como valor por defecto. Si quieres que la
propiedad Requerido funcione debes quitar este cero de la propiedad Valor predetermi-
nado y dejarla en blanco.

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VII. INDEXADO

Access utiliza los índices para mejorar las tareas de búsqueda y ordenación de datos. El uso adecuado
de esta característica mejora notablemente el rendimiento de la base de datos.
Los índices se aplican sobre los campos de la tabla de forma individual y en este punto es donde inter-
viene la propiedad Indexado. Para crear un índice asociado a un campo de la tabla debes desplegar la
propiedad Indexado y elegir la opción Sí.

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Por defecto, Access indexa de manera automática la clave principal de la tabla. Por este
motivo cuando se muestran las propiedades del campo clave, la opción Indexado aparece
con el valor Sí (Sin duplicados).
Esta podría ser una pregunta de examen ¿Por qué aparece el texto Sí (Sin duplicados) en la
propiedad Indexado del campo clave de una tabla?
Los tipos de datos Objeto OLE, Calculado o Datos adjuntos no se pueden indexar.
Access permite indexar como máximo 10 campos de una tabla.

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VII. VALOR PREDETERMINADO

Con la propiedad Valor predeterminado conseguiremos que Access escriba automáticamente el con-
tenido del campo cada vez que añadimos un nuevo registro a la tabla. Esto no implica necesariamente
que sea imposible cambiar o modificar este valor, simplemente que no quedará vacío o en blanco, sino
que aparecerá con el contenido indicado en la propiedad Valor predeterminado.

El uso de expresiones y funciones en la propiedad Valor

predeterminado aporta una funcionalidad muy impor-
tante cómo puedes comprobar en el siguiente vídeo.

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La propiedad Valor predeterminado está disponible para los siguientes tipos de datos:
Texto, Memo, Número, Fecha y hora, Moneda, Sí/No e Hipervínculo.
La propiedad Valor predeterminado admite el uso de funciones. Por ejemplo, la expresión
=Ahora(), mostrará por defecto la fecha y hora actual en el campo cada vez que agregue-
mos un nuevo registro.
Para evitar errores, utiliza comillas en los textos compuestos por más de una palabra en la
propiedad Valor predeterminado.
El botón situado a la derecha de la propiedad Valor predeterminado abre el Generador de
expresiones.
El valor predeterminado no condiciona la entrada del campo, se puede cambiar en el
momento de agregar los datos a la tabla.
Access no añadirá el valor predeterminado a los registros ya creados antes de configurar
esta propiedad.

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IDEAS CLAVE

La lista completa de propiedades de campo está disponible en la vista Diseño, pero también podrás
configurar algunas de las más importantes desde la vista Hoja de datos utilizando la cinta de opciones.
Concretamente, en la pestaña Tabla Campos asociada a la categoría Herramientas de tabla.

Cada vez que seleccionas alguna propiedad de campo en la vista Diseño aparecerá a su derecha una
breve descripción de la misma.

La cinta de opciones muestra la pestaña Diseño de tabla si estamos en la vista Diseño y las pestañas
Tabla Campos y Tabla cuando utilizamos la vista Hoja de datos.

Entre todas las propiedades de campo disponibles deberías prestar especial atención a las siguientes:
Tamaño del campo, Formato, Requerido, Indexado, Valor predeterminado, Máscaras de entrada y Regla
de validación.

Es importante elegir el tamaño adecuado de cada campo para no ocupar espacio innecesario en la base
de datos.

Los tipos Byte, Entero y Entero largo permiten almacenar números sin decimales; los tipos Simple,
Doble y Decimal sí admiten valores decimales.

Cuando el tamaño de un campo de tipo Texto corto se extiende por encima de los 255 caracteres es
necesario utilizar el tipo Texto largo.

Access utiliza para el tipo de datos Autonumeración la opción Entero largo como formato por defecto,
aunque también admite ID. de réplica.

Si utilizas el tipo de datos Moneda, en la propiedad Formato elige también Moneda para mostrar los
valores con la presentación correcta.

Establece el número de cifras decimales para los valores numéricos con la propiedad denominada
Lugares decimales.

La propiedad Requerido obliga a rellenar el campo para poder añadir el registro a la tabla.

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En los campos numéricos, Access añade un cero como valor por defecto. Si quieres que la propiedad
Requerido funcione debes quitar este cero de la propiedad Valor predeterminado y dejarla en blanco.

Por defecto, Access indexa de manera automática la clave principal de la tabla. Por este motivo cuando
se muestran las propiedades del campo clave, la opción Indexado aparece con el valor Sí (Sin dupli-
cados). Esta podría ser una pregunta de examen ¿Por qué aparece el texto Sí (Sin duplicados) en la
propiedad Indexado del campo clave de una tabla?

Los tipos de datos Objeto OLE, Calculado o Datos adjuntos no se pueden indexar.

Access permite indexar como máximo 10 campos de una tabla.

La propiedad Valor predeterminado está disponible para los siguientes tipos de datos: Texto, Memo,
Número, Fecha y hora, Moneda, Sí/No e Hipervínculo.

La propiedad Valor predeterminado admite el uso de funciones. Por ejemplo, la expresión =Ahora(),
mostrará por defecto la fecha y hora actual en el campo cada vez que agreguemos un nuevo registro.

Para evitar errores, utiliza comillas en los textos compuestos por más de una palabra en la propiedad
Valor predeterminado.

El valor predeterminado no condiciona la entrada del campo, se puede cambiar en el momento de

agregar los datos a la tabla.

Access no añadirá el valor predeterminado a los registros ya creados antes de configurar esta propiedad.

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