Introducción a las

Bases de Datos

Facultad de Ciencias Administrativas

Ingeniería de la Producción
0. ¿Qué es una BD computarizada?

Una BD computarizada es una herramienta para

recopilar y organizar información.

Las bases de datos pueden almacenar información

sobre personas, productos, pedidos u otras cosas.

Muchas bases de datos computarizadas

comienzan como una lista en una hoja de cálculo o
en un programa de procesamiento de texto.

A medida que la lista aumenta su tamaño,

empiezan a aparecer redundancias e
inconsistencias en los datos.
0. ¿Qué es una BD computarizada?

En hojas de cálculo o procesadores de texto, es

cada vez es más difícil comprender los datos que
están en forma de lista.

Además, los métodos de búsqueda o extracción

de subconjuntos de datos para revisión son
limitados en estos programas iniciales.

Una vez que estos problemas comienzan a

aparecer, una buena idea es transferir los datos a
una base de datos creada con un sistema de
administración de bases de datos como Access.
0. ¿Qué es una BD computarizada?

Una base de datos computarizada es un

contenedor de objetos que puede contener más
de una tabla.

Una base de datos de Access almacena

sus tablas en un solo archivo, junto con
otros objetos como formularios,
informes, macros y módulos.
0. Elementos de una BD en Access

Tablas Formularios Informes

Consultas Macros Módulos

1. Tablas en ACCESS

Para crear tablas debemos ingresar a la ficha Crear de la cinta de opciones y

utilizar los botones del grupo Tablas.
La opción Diseño de tabla además de generar una tabla, nos lleva a la Vista
Diseño que permite establecer y modificar su estructura: definir los campos
que contendrá y el formato de los datos.
Sus opciones principales son
⚫ Nombre del campo: en esta sección tenemos que ingresar los nombres de
cada uno de los campos que conforman la tabla, es decir, los nombres de
las diferentes columnas.
⚫ Tipo de datos: este apartado permite indicar la clase de datos (por ejemplo,
número, texto, moneda, etcétera) que contendrá cada uno de los campos de
la tabla. Debemos desplegar la lista de opciones y hacer clic sobre el tipo
de dato elegido.
⚫ Descripción: en este espacio podemos escribir comentarios sobre cada
campo, es algo opcional.
2. Tipos de datos en ACCESS
2. Tipos de datos en ACCESS

⚫ Texto corto : permite registrar hasta 255 caracteres alfanuméricos, es decir

que es posible ingresar texto y números que no sean utilizados para un
cálculo, por ejemplo, números de teléfono y de documento.
⚫ Texto largo: similar a la anterior, pero sin límite en la cantidad de
caracteres.
⚫ Número: solo admite números, que pueden ser usados en cálculos, por
ejemplo, cantidad de horas trabajadas y cantidad de productos vendidos,
entre otras posibilidades.
⚫ Fecha/Hora: se utiliza para registrar fechas y horas, por ejemplo, las fechas
de las ventas o los horarios de trabajo de los empleados.
⚫ Moneda: representa valores monetarios, como, por ejemplo, salarios,
precios de venta, costos, totales.
2. Tipos de datos en ACCESS

⚫ Auto-numeración: genera, de manera automática, números enteros

correlativos o aleatorios.
⚫ Sí/No: genera una casilla en la tabla, que se debe activar para indicar
valores positivos o desactivar para valores negativos.
⚫ Objeto OLE: para almacenar archivos, imágenes, sonidos y videos.
⚫ Hipervínculo: vincula archivos y elementos de una base de datos a
direcciones URL y de correo electrónico.
⚫ Datos adjuntos: para adjuntar archivos a un campo, por ejemplo, una tabla
que posea datos de los empleados puede llevar adjunto el currículum
correspondiente, en el registro de cada uno de ellos.
⚫ Asistente para búsquedas: permite generar un menú con opciones, para
seleccionar los valores del campo. Este tipo de dato es para valores con
poca o ninguna variación, por ejemplo, una lista de sucursales.
3. Propiedades particulares de datos
Cada campo almacena un tipo de dato que se encuentra
indicado en la Vista Diseño de la tabla, y cada tipo de dato posee
determinadas propiedades que se muestran en la parte inferior
de la Vista Diseño, dentro del apartado Propiedades del campo.
3. Propiedades particulares de datos
Cada campo almacena un tipo de dato que se encuentra
indicado en la Vista Diseño de la tabla, y cada tipo de dato posee
determinadas propiedades que se muestran en la parte inferior
de la Vista Diseño, dentro del apartado Propiedades del campo.
 3.1. Reducir el tamaño del campo

• Al indicar valores ajustados a nuestra necesidad,

logramos que la base de datos sea más liviana y
evitaremos ocupar espacios innecesarios.

• Al elegir el tipo de dato Texto corto, se guardan 255

caracteres para cada registro de cada campo de la tabla.

• Para el tipo de dato Número, se muestra una lista

desplegable con valores ordenados en forma ascendente.
El más utilizado es el tamaño Entero largo, ya que
solamente ocupa 4 bytes y permite almacenar valores
que superen los dos millones.
 3.2. Formato de datos
Cada tipo de dato posee la propiedad Formato, que permite establecer la
apariencia de los datos que serán introducidos en el campo seleccionado,
al ubicarnos en la Vista Hoja de datos.
3.3. Valor predeterminado

• Otra de las posibilidades que ofrece Access es indicar que, de

forma predefinida, se muestre un cierto valor en cada celda de
un campo.

Esto lo hacemos a través de la propiedad Valores

predeterminados, que nos permite indicar el texto que se verá en
cada una de las celdas del campo actual, a través de la Vista
Hoja de datos.
3.3. Valor predeterminado
3.4. Validar datos
• Una de las grandes ventajas de registrar información mediante
Microsoft Access es la posibilidad de restringir los valores
admitidos en un campo para evitar errores.
• La propiedad Regla de validación permite establecer las
condiciones que deben cumplir los datos para ser aceptados o
no en un campo.
• Las expresiones se pueden componer de diversas formas: con
valores numéricos, signos matemáticos, nombres de campos,
nombres de tabla, etcétera.
3.4. Validar datos (Generador de expresiones)
3.4. Validar datos (Generador de expresiones)
3.4. Validar datos (Generador de expresiones)
3.5. Mensaje de validación

• Access muestra un mensaje de error que le indica al

usuario que el dato introducido es incorrecto.

• Sin embargo, dicho mensaje puede no ser comprendido

del todo por el usuario, haciendo que este desconozca el
motivo por el cual el dato ingresado no es admitido.

• Debido a que es muy importante que todos los usuarios

de la base de datos identifiquen de manera clara cuál es
el error, Access permite personalizar el mensaje para
explicar adecuadamente al usuario el porqué del valor no
válido.
3.5. Mensaje de validación
3.6. Convertir datos en obligatorios
• Es posible que, en muchas ocasiones, necesitemos que el
usuario ingrese datos de forma obligatoria en un campo
determinado.
• Para lograr esto, utilizamos la propiedad Requerido, que
posee una lista desplegable con dos valores: Sí y No. Al elegir
la opción Sí, se vuelve obligatoria la introducción de datos en
ese campo, por lo tanto, en la Vista Hoja de datos no podrá
quedar vacío.
• En el caso de que no lo completemos, se
mostrará un mensaje de error que
explicará que el campo no puede
contener valores nulos. De forma
predeterminada, se muestra el valor No,
lo cual permite no escribir datos en el
campo actual y seguir en otro.
3.6. Convertir datos en obligatorios
• Si bien esta es una manera efectiva de obligar al usuario a
que introduzca al menos un carácter, es posible que ingrese
un espacio en blanco y, de este modo, tampoco tendremos
información.
• Para evitar este problema, contamos con la propiedad
Permitir longitud cero, que también posee los valores
Sí y No.

Entonces, mediante la combinación de

ambas propiedades logramos que el usuario
se vea obligado a escribir algún valor que no
sea un espacio en blanco en el campo.
3.7. Crear formatos predeterminados
• Access ofrece la posibilidad de indicar el tipo de caracteres y
el orden en el que serán aceptados los datos en un campo, a
través de la creación de formatos predeterminados que
establezcan cuántos caracteres se admitirán, si serán números
o letras, mayúsculas o minúsculas, si tendrán o no una
separación, etcétera.
• Para ello, utilizamos la propiedad Máscara de entrada.
• La creación de una máscara de entrada es útil cuando los
valores por introducirse deben coincidir con un formato
predeterminado, como el código de un producto. La máscara
contiene una sintaxis que debe respetar la cantidad de
caracteres que se admiten en el campo.
• Por ejemplo, si el código del producto está formado por una letra y
dos números, la máscara debe contener tres caracteres.
3.7. Crear formatos predeterminados

Por ejemplo, para

indicar una letra,
dos números y
otra letra la
máscara debe ser:
L00L.
Para separarlos,
podemos
utilizar la máscara:
L/-00/-L.
 3.8. Numerar registros automáticamente

• Incrementalmente: aumenta en una unidad el valor anterior (1, 2,

3, 4, etc.).
• Aleatoriamente: los números se generan de manera azarosa, sin
respetar ninguna clase de orden específico.
3.9. Insertar imagen

Utilizar el tipo de dato Objeto OLE.

3.10. Evitar duplicidad de datos
3.10. Evitar duplicidad de datos
3.11. Crear listas predeterminadas
3.11. Crear listas predeterminadas
3.11. Crear listas predeterminadas
3.11. Crear listas predeterminadas
4. Relaciones entre tablas

En el cuadro Modificar relaciones, verifique que los

campos sean los correctos. Para modificarlos,
01 despliegue la lista y seleccione el deseado.
Luego, pulse Crear.
4. Relaciones entre tablas

Se generará una línea que conecta ambas tablas a

02 través del campo elegido.
4. Relaciones entre tablas

Vista de relaciones creadas.

03
4. Relaciones entre tablas
Opciones para la relación entre tablas
1. Modificar las
relaciones
establecidas.

2. Exigir integridad
referencial.
2.1. Actualizar en
cascada campos
relacionados.

2.2. Eliminar
en cascada los registros
relacionados.
4. Relaciones entre tablas
Opciones para la relación entre tablas
• Al activar la casilla Exigir integridad
referencial, indicamos que los datos entre
ambas tablas deben ser coherentes: no se
podrá eliminar un registro que contenga un
dato relacionado.

• La casilla Actualizar en cascada campos

relacionados permite actualizar de manera
automática los cambios generados en uno de
los campos que interviene en la relación.

• Si activamos la casilla Eliminar en cascada los

registros relacionados, cuando borremos un
registro que posee el campo clave, se
eliminará automáticamente de las tablas que
contengan este registro como clave externa.
4. Relaciones entre tablas
Ficha de diseño
4. Relaciones entre tablas
Ficha de diseño
4. Relaciones entre tablas
Informe de las relaciones
Los informes de relaciones constituyen un elemento importante
de las bases de datos: distribuyen la información de tal manera
que pueda ser impresa. Luego de ver la creación e impresión de
los informes, conoceremos las propiedades que refieren a las
relaciones entre tablas.

Para crear un informe de relación, presionamos el botón Informes

de relaciones, situado en la ficha Diseño, que muestra las
relaciones existentes entre las diferentes tablas, de manera que
se pueda imprimir de modo rápido y fácil, visualizando todas las
ventanas de las tablas y las líneas conectoras que muestran las
relaciones existentes.
4. Relaciones entre tablas
Informe de las relaciones
4. Relaciones entre tablas
Dependencias del objeto
Muestra todas las relaciones que tiene un objeto determinado.

1. Seleccionar el objeto en el Panel de

navegación.
2. Ficha de Herramientas de base de datos /
Relaciones y pulsamos comando correspondiente.
Panel
3. Aparece el Panel Dependencias del Objeto.
Dependencias
del Objeto 4. Elegir entre visualizar los elementos que
dependen de este o la relación inversa.
5. Para cambiar objeto de visualización, se
selecciona en las tablas y se presiona
ACTUALIZAR.
4. Relaciones entre tablas
Dependencias del objeto
GRACIAS