MANUAL DE ACCESS

Introducción
1º Conceptos básicos:
 Fichero o archivo: el lugar físico donde se almacena una base de datos o cualquier otra
información.
 Base de datos: es un conjunto de información organizada sistemáticamente y
relacionada.
 Tabla de datos: es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos. Una tabla
contiene información sobre un tema o asunto particular, que se puede relacionar con otra
tabla, para poder utilizar la información de ambas al tiempo. Se pueden relacionar dos o
más tablas.
 Registro o fila: un conjunto de información en particular de un mismo objeto. (Todos los
datos de una persona).
 Campo: cada uno de los tipos de datos que se van a usar.
 Dato: el contenido de una celdilla, intersección entre campo y registro.
 Caracteres: todas las letras, números, espacios etc. incluidos en una celdilla.

2º Tablas constituyen las bases de datos, las filas son registros y las columnas son campos.
3º Gestión de una base de datos:
 Altas.
 Bajas.
 Modificaciones.
 Consultas. Estas se utilizan para extraer de las tablas los datos que cumplen ciertas
condiciones.

4º Otras posibilidades: clasificación de los registros, copiar el contenido una base de datos en otra,
realizar cálculos, impresión de datos etc.
5º Tipos de documentos a realizar:
 Formularios están diseñados para la introducción, visualización y modificación de los datos
de las tablas.
 Informes para dar formato, calcular, imprimir y resumir datos seleccionados de una tabla.
Generalmente se utiliza para presentar los datos de forma impresa.
 Tablas dinámicas
 Gráficos dinámicos.
 Una página de acceso a datos, es un tipo especial de página Web diseñada para ver datos
y trabajar con ellos desde Internet o desde una intranet.

6º Otras posibilidades:
 Creación de macros. Un macro sirve para hacer de forma estructurada las acciones que el
usuario desea que Access realice en respuesta a un evento determinado.
 Módulos. Contienen procedimientos personales que se programan utilizando Visual Basic.
 Importación y exportación de datos. Tanto a o de otras bases de datos de Access como
a otro tipo de aplicación y en varios formatos.
7º Explicación de la ventana de aplicación:
 Barra del título. Con el botón de office y la barra de acceso rápido.
 Barra de menús. Son fichas para poder acceder a las distintas opciones.
 Barra de opciones. Contiene todas las opciones del programa agrupadas en bloques.
 Área de trabajo.
 Barra de estado. Se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicaciones
sobre el estado de la aplicación, proporciona distinta información según la pantalla en la
que estemos en cada momento, la vista hoja de datos, Tabla dinámica, Gráfico dinámico
y Diseño con los cuatro botones que aparecen a la derecha.
8º La ventana de la base de datos:
 Crear una nueva base de datos. ACCDB o MDB
 Abrir una base de datos ya creada.
9º El sistema de ayuda: F1 y pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado,
para salir del modo de acceso por teclado volveremos a pulsar la tecla ALT.
10º Salir de Access bien para que se graben los datos correctamente.
CREACIÓN DE UNA BASE DE DATOS
1º Determinar la finalidad de la tabla de datos, los campos, estructurar la información.
2º Creación de la primera tabla:
 Hacer clic sobre la opción Nuevo del Botón de office o base de datos en blanco.
 Poner el nombre a la base y asegurarse del lugar de colocación del archivo. Pulsar el
botón crear.
 El panel de decisión TODOS LOS OBJETOS DE ACCESS, saldrá en la ficha de
TABLA.
 Crearemos la tabla en VISTA DISEÑO.
3º Creación de los campos de la tabla:
 Colocar los nombres de los campos y el resto de sus características teniendo en cuenta
las siguientes pautas:
- En cada fila se define un campo
- En la parte inferior izquierda aparecen las propiedades de los campos.
- En la parte inferior derecha una ayuda QUE SE DEBE LEER ANTES DE NADA
 Características del nombre del campo:
- Debe describir el contenido del mismo.
- Como máximo debe tener 64 caracteres (letras, números y espacios en blanco). NO
PUEDE EMPEZAR POR ESPACIOS.
- Es conveniente no colocar símbolos para mayor seguridad.
- No puede haber dos campos con el mismo nombre en la misma tabla.
 Tipos de datos:
CARACTERÍSTICAS:
- Especificar la clase de dato (ver más abajo)
- Ajustar al máximo el tamaño de los campos.
- Pensar en las posibles operaciones matemáticas a realizar con los campos
- Pensar en el campo que se desea como índice para ordenar la tabla.
 CLASES DE DATOS:
- Autonumeración: número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o número
aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una
tabla.
- Texto: caracteres alfanuméricos, tamaño por omisión 50 caracteres, puede ponerse otro
hasta 255. Depende de coger texto corto o largo.(Memo antiguamente)
- Número: para datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos.
- Formato:
- General: Números sin formato adicional exactamente como se almacenan.
- Moneda: Valores monetarios generales.
- Euro: Valores monetarios generales almacenados en el formato de la UE.
- Fijo: Datos numéricos.
- Estándar: Datos numéricos con decimales.
- Porcentaje: Porcentajes.
- Científico: Cálculos.
- Tamaño del campo:
- Byte: se usa para enteros comprendidos entre 0 y 255. El requisito de
almacenamiento es 1 byte.
- Entero: se usa para enteros comprendidos entre -32.768 y 32.767. El requisito de
almacenamiento es 2 bytes.
- Entero largo: se usa para enteros comprendidos entre -2.147.483.648 y
2.147.483.647. El requisito de almacenamiento es 4 bytes.
Sugerencia: Use Entero largo cuando cree una clave externa para relacionar con el
campo de clave principal Autonumeración de otra tabla.
- Single: Se usa para valores numéricos de punto flotante que van de -3,4 x 1038
a 3,4 x 1038 y hasta siete dígitos significativos. El requisito de almacenamiento
es 4 bytes.
- Double: Se usa para valores numéricos de punto flotante que van de -1,797 x
10308 a 1,797 x 10308 y hasta quince dígitos significativos. Storage requisito es
de 8 bytes.
- Id. de replicación: se usa para almacenar un identificador único global necesario
para la replicación. El requisito de almacenamiento es de 16 bytes. Tenga en
cuenta que la replicación no es compatible con el formato de archivo .accdb.
- Decimal: Se usa para valores numéricos que van desde -9,999... x 1027 a
9,999... x 1027. El requisito de almacenamiento es de 12 bytes.
-
- Fecha/hora: 8 caracteres. Del año 100 al 9999.
- Moneda: números enteros y fraccionarios hasta cuatro cifras decimales, 8 caracteres.
- Si/no: campo lógico con sólo dos valores distintos, no sirve para índice.
- Hipervínculo: una dirección de enlace.
- Objeto OLE: Es una hoja de cálculo o un gráfico, no sirve de índice, puede ocupar hasta
un gigabyte.
- Asistente para búsquedas: que crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o
de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado. Al hacer clic
en esta opción se inicia el Asistente para búsquedas y al salir del Asistente, Microsoft
Access establece el tipo de datos basándose en los valores seleccionados en él.
(Importancia del campo limitar a lista)

 Descripción del campo:

- Aquí se introduce un texto con la descripción del campo y/o su contenido y esto aparecerá
en la barra de estado cuando se seleccione el campo en un formulario, suministrando así
más información al usuario.
Página a consultar:
https://support.microsoft.com/es-es/office/introducci%C3%B3n-a-los-tipos-de-datos-y-las-
propiedades-de-los-campos-30ad644f-946c-442e-8bd2-be067361987c#bkmk_refnumber
4º Introducción de los datos de la tabla del ejemplo:
 Para saltar de una celdilla a otra usar el ratón o las teclas TAB (hacia delante) o Mays.
TAB (hacia atrás).
 Tras poner el nombre de campo y pulsar tab., usar la lista desplegable para determinar
el tipo de campo, luego introduzca su descripción. Finalmente pulse tab. y se pasará al
nuevo campo.

5º El generador de campos otra posibilidad:

 Facilita el proceso de creación de bases de datos al tener unos campos estándar que
se pueden utilizar según las necesidades del usuario.
 Pulsar en la barra de herramientas en el botón generar (varita mágica). Seleccione la
tabla ejemplo y coloque los campos deseados.

6º Tras terminar la creación de la tabla pulsar Archivo guardar, nos pedirá un nombre para esta
tabla y la guardará.
Una base de datos puede tener varias tablas de datos sin relación o relacionadas entre sí.
7º Uso de la clave principal:
 Es el último paso para definir una tabla, se debe realizar para:
-Incrementar la velocidad de las consultas.
-Es la manera más rápida de acceder a un registro.
-Cuanto más pequeño sea el tamaño del campo clave más rápido se encontrarán los
datos. Usar un campo significativo.

8º Maneras de establecer la clave principal:

 Situar el selector de la tabla () sobre el campo que se desee para clave principal y hace
clic sobre el botón CLAVE PRINCIPAL (es una llave) situado en la ficha diseño, bloque
herramientas o botón de la derecha, clave principal.
 Si no ha determinado una clave cuando guarde la tabla Access le permitirá hacerlo en
ese momento.
 Para una clave no valen los campos con valores duplicados o nulos.

9º Clave principal compuesta por más de un campo:

 Seleccionar todos los campos que formarán parte de la clave con el ratón y la tecla
Control y botón de la derecha clave principal.
 Es importante tener en cuenta el ORDEN en que deseamos los campos en la clave
principal, porque ACCESS siempre los tomará como aparezcan en la tabla de diseño.

10º Tras haber creado el índice ya se puede grabar la tabla. Una vez creada la estructura y
guardada la tabla ya no se volverá a abrir de la manera anterior, AUNQUE NO CONTENGA
NINGÚN DATO.
11º Abrir una tabla ya existente:
  Tendremos que utilizar la opción Abrir base de datos, seleccionar la tabla deseada en la
ficha y el botón
- ABRIR si desea empezar a escribir, añadir o modificar datos.
- DISEÑO si desea modificar la estructura de la tabla.
- NUEVO si desea crear una nueva tabla para esa base de datos.

12º Profundizar en la creación de la estructura de la tabla:

 Las propiedades de los campos (Datos de la ficha inferior de la pantalla de diseño). Aviso:
si modifica alguna de las propiedades cuando ya haya introducido datos, puede tener
alguna pérdida de información, las propiedades pueden cambiar un poco en función del
tipo de campo.
- El tamaño del campo: debe establecerse antes de introducir datos, si se modifica
posteriormente debe hacerse a una longitud más larga, nunca más corta, pues podría
perderse información.
- El formato del campo: determina la manera en que los datos introducidos en los
campos deben ser mostrados en pantalla, por ejemplo, fechas con mes en letra o en
número, números con separadores de mil y millar etc. Los formatos de monedas,
números y fechas son los establecidos en el panel de control de Windows. Se pueden
crear formatos personalizados mediante unas reglas muy sencillas. Pulsar F1 y leer
las instrucciones detenidamente para cuestiones específicas.
- La máscara de entrada sirve para que la información que se va a introducir en un
campo siga siempre el mismo orden por ejemplo en un formato de fecha dos dígitos
para el día, dos para el mes y dos para el año. En un formato de números, por ejemplo,
sólo dos decimales. Solamente se puede definir para campos tipo texto, numérico,
fecha y hora y moneda.
La diferencia entre la propiedad formato y la máscara de entrada, es que la primera
sirve para presentar los datos al leerlos, y la segunda al introducirlos. Si no está
definida la propiedad Formato Access usará la Máscara de entrada también para
mostrar los datos. Existe la posibilidad de utilizar el asistente para máscaras de
entrada, usando el botón generador, varita mágica de la barra de botones.
- El título se puede definir para todos los campos y nos permite adjuntar al campo un
texto o etiqueta que aparecerá por ejemplo en los controles de los formularios.
- El valor predeterminado se utiliza para que Access introduzca automáticamente un
valor concreto en el campo cada vez que creemos un registro nuevo. Sirve para
ahorrar tiempo a la hora de introducir datos. EL valor se tiene que introducir entre
comillas si es alfanumérico por ejemplo “Galapagar”, se puede colocar la fecha del
día mediante la fórmula fecha()
- La regla de validación y el texto de validación tiene por objeto permitir al usuario
establecer unos límites con los datos que se van a introducir, es decir permite poner
las condiciones que debe tener el dato para ser introducido en ese campo. Para
probar, en un momento posterior, si los datos introducidos en una tabla son válidos,
se debe ejecutar la opción probar reglas de validación en el menú del botón derecho
del ratón, en la barra de título de la tabla, en la ventana de diseño. Así en regla de
validación se colocan las condiciones para que un dato sea válido en ese campo y en
texto se coloca lo que le saldrá al usuario cuando introduzca un dato no válido para
ayudarlo a meterlo correctamente. Por ejemplo, un dato numérico puede llevar una
validación de >=18 Y <=65, una fecha puede estar comprendida entre:
>=#01-01-1900# Y <=fecha(). Etc.
- Requerido colocando la palabra SI en este campo obligamos a que siempre se
introduzca un dato en él y no se quede en blanco.
- Indexado sirve para indicar si el campo tiene un índice o no, es decir si será clave
para la búsqueda de datos. Esta propiedad que se puede poner en todos los tipos de
campo, excepto el memo, admite tres posibilidades:
 *No. No crea un índice en este campo o borra en el caso en que lo
tuviera.
*Sí (con duplicados). Crea un índice para este campo.
*Sí (sin duplicados). Crea un índice para este campo que no admite valores
duplicados.
- Comprensión unicode: Comprime el texto que se almacena en este campo cuando
se almacenan menos de 4.096 caracteres.
- Modo IME: Controla la conversión de caracteres en las versiones asiáticas de
Windows.
- Modo de oraciones IME: Controla la conversión de frases en las versiones asiáticas
de Windows.
- Alineación del texto: Especifica la alineación de texto predeterminada dentro de un
control.

Access crea por omisión los índices en orden ascendente, si lo desea de modo descendente,
debe pulsar el botón índices de la barra de herramientas (un rayo), ficha diseño, bloque
mostrar u ocultar y cambiar el orden.

También en este menú se aprecian las características del índice que son las siguientes:

*Principal. Es para la clave principal de la tabla sólo hay un índice que la tenga.
*Única. Esta clave es para indicar si permitirá valores duplicados o no.
*Omitir nulos. Si escribe SI los registros con valor nulo (vacíos) sean excluidos del
índice.
Para eliminar un índice debe eliminarlo en el cuadro de diálogo del botón índices, pulsando
la tecla suprimir o supr. Se deben crear sólo los índices que realmente se necesitan es una
cuestión de rapidez y memoria.
Existe la posibilidad de crear índices basados en varios campos. En el cuadro índices, tras
ponerle un nombre al índice escriba el nombre del campo en la siguiente columna, y en la
siguiente fila, deje vacío el nombre del índice y sólo ponga el campo, y así hasta completar
todos los campos deseados.

Labores de mantenimiento de tablas y datos

1º Para cambiar el nombre a una tabla, imprimirla, borrarla, copiarla etc. Hay que seleccionarla,
pulsar el botón derecho del ratón y aparecerá un menú con estas opciones y algunas más.

2º Para añadir registros a una tabla o modificar los ya existentes, tras seleccionar la tabla,
pulsar el botón abrir y realizar los cambios pertinentes. Para pasar de un campo a otro utilizar la
tecla TAB. No se pueden editar los campos tipo contador, campos calculados, campos bloqueados
o campos con valor SI en su estructura.
3º Se pueden hacer modificaciones como copiar, mover o eliminar datos de una tabla. Primero
han de ser marcados:
 Para seleccionar una fila o registro usar la flecha de la esquina.
 Usando la tecla MAYS y el ratón seleccionara campos contiguos de una o varias filas.
 Para seleccionar una columna o campo usar la flecha de encima de la columna.
Tras marcar los datos pulsar Edición y elegir la opción cortar (para mover), copiar o eliminar.
El comando Edición Deshacer sirve, como su nombre indica para dejar las cosas como estaban
antes de la última acción. ¡Ojo! No se pueden cambiar datos a celdas cuya estructura es de otro
tipo.
4º Buscar y reemplazar datos para modificar la base. Son comandos situados en el menú edición.
Para BUSCAR debemos colocar el cursor en el campo que deseemos que Access busque el dato,
escribir el dato a buscar y pulsar el botón Buscar primero.
Para REEMPLAZAR debemos colocar el cursor en el campo en el que deseemos reemplazar los
datos, escribir el dato a buscar y abajo, por cual otro dato le queremos reemplazar y pulsar el botón
Buscar siguiente y cuando este haya sido encontrado, Reemplazar, y así sucesivamente. El botón
Reemplazar todos cambiaría todos los datos automáticamente.
Existen unos caracteres comodines para facilitar las labores de búsqueda los más importantes son:
El asterisco (*) sustituye a cualquier número de caracteres que puedan haberse olvidado.
P.E. *ez servirá para LOPEZ, PEREZ, HERNANDEZ etc.
La interrogación (?) sustituye a un carácter en concreto que pueda haberse olvidado. P.E.
?ata buscaría PATA, RATA, CATA etc.
El sostenido musical (#) es similar a la interrogación, pero para números. P.E. 4#5 encontrará
números como 415, 425, 435 etc.
5º Ordenar los datos para mejorar la base. Se pueden ordenar los registros de la tabla por
cualquier campo, excepto un campo OLE y hacerlo tanto de modo ascendente como descendente.
El primer paso es seleccionar el campo con el que desea ordenar la tabla y pulse de la barra de
botones el de orden ascendente o el de orden descendente (con las letras a y z ó z y a
respectivamente). También tiene en el menú Registros una opción de ordenar. Se puede usar más
de un campo a la vez para ordenar, no tiene más que marcar todas las columnas que desee,
teniendo en cuenta que comenzará a ordenar por la columna que esté más a la izquierda y así
sucesivamente con las columnas seleccionadas.
6º Utilidades con filas y columnas:
 Cambiar la anchura de las columnas. Tenemos varias posibilidades:
Usar el menú Formato, ancho de columna, o con el ratón colocándose entre dos
columnas, con el cursor especial para ello.
 Para cambiar el alto de las filas existe un menú paralelo en Formato y también se puede
usar el ratón.
 Cambiar el orden de las columnas. Esto puede ser necesario para el uso de
clasificaciones por varios campos, se consigue moviendo la o las columnas deseadas a
otra parte de la tabla arrastrándolas con el ratón.
 Inmovilizar y liberar columnas. Inmovilizar columnas supone que esta columna esté
visible en todo momento, aunque nos desplacemos a otro lugar de la tabla. En el menú
Formato Inmovilizar columna. Para el caso contrario usar en el menú formato liberar
columnas. Pero las columnas no recuperan su posición original en la tabla. Hemos de
ponerlas nosotros.
 Ocultar y mostrar columnas. Esto sirve para que algunas de las columnas de la tabla
desaparezcan temporalmente de la vista, así se pueden ocultar las columnas que no
vamos a necesitar de momento. Las opciones se encuentran en el menú Formato.
 Cambiar el tipo de letras de las tablas. Formato fuente.
7º Uso de filtros:

 Esta es una herramienta para visualizar un grupo de registros de la tabla: Se especifica

el criterio que desea que se utilice para la selección de estos registros, por ejemplo:
 Es importante quitar el filtro para tener otra vez la base de datos al completo.
 Uso del botón de la derecha para el trabajo con filtros.

8º Botón de la derecha

 Uso con la estructura de la base de datos

 Uso con la tabla de datos

Expresiones y consultas
1º Las expresiones son instrucciones que se introducen al ordenador para realizar consultas y
buscar los datos deseados, colocando condiciones más o menos sofisticadas.
Están compuestas por una combinación de los siguientes elementos:
 Operadores aritméticos:
Suma (+), Resta (-), multiplicación (*), división ( / ), división de enteros ( \ ),
exponenciación (^), Módulo aritmético (MOD) calcula el resto de una división.
 Operadores de comparación:
Menor que (<), menor o igual que (<=), mayor que (>), mayor o igual que (>=), igual que
(=), distinto que (<>).
 Operador de concatenación:
Se usa para concatenar (unir) dos textos (&)
 Operadores lógicos:
Cuando las dos proposiciones buscadas deben ser verdaderas (Y).
Cuando una de las proposiciones buscadas o las dos son verdaderas (O).
Cuando la proposición es verdadera (Sí)
Cuando la proposición es falsa (No)
Cuando el campo está vacío (Nulo)
 Operador de coincidencia de caracteres.
Sirve para comparar dos textos, el resultado será verdadero si el texto buscado es como
el modelo y falso si no lo es. Se pueden incluir los comodines.
Existen un montón más de expresiones, pero las arriba citadas son las más comunes y las más
usadas por el generador de expresiones. Herramientas para consultas, ficha configuración de
consultas (Dibujo de la barita mágica).
Tenemos la posibilidad de usar el Asistente para consultas con las siguientes posibilidades:
 Asistente para consultas sencillas.
 Asistente para tablas de referencias cruzadas.
 Asistente para búsquedas de duplicados.
 Asistente para búsquedas de no coincidentes.
2º las consultas llamadas de selección, son la posibilidad que tenemos de hacer preguntas a
Access.
Para crear una consulta es necesario seguir los siguientes pasos:
 Planificar una consulta, es decir, tener muy claro lo que queremos buscar.
 Saber seguro con qué tabla queremos hacer la consulta.
 Crear la consulta en sí:
Tras abrir la base de datos, nos colocamos en la ficha Crear, bloque consultas y pulsamos
en Diseño de consulta. La opción asistente para consultas es muy limitada.
En la VISTA DISEÑO. Indicar los elementos sobre la que vamos a hacer la consulta, y
pulsar el botón AGREGAR.
Estamos en la ventana de diseño de consultas que tiene las siguientes partes:
- Barra de título de la ventana.
- Zona con los datos de la base, donde se seleccionan los que se desean para la
consulta.
- Cuadrícula de consulta, donde se colocarán los campos sobre los que deseamos
preguntar, y la pregunta o preguntas que se van a realizar.
- Barra de herramientas, específica para consultas. Se genera arriba en el menú de
las fichas.
 La parte más interesante es la cuadrícula de consultas que tiene cinco filas:
- Campo: indica los campos que se van a usar en la consulta.
- Orden: nos permite definir el orden de realizar la consulta, alfabético, numérico etc.
- Mostrar es para poder ocultar un campo y que no salga en la consulta.
- Criterios es donde se coloca la consulta propiamente dicha, esta se realiza por medio
de condiciones.
- O: esta, y las otras que están debajo de ella, también se utilizan para definir la
consulta, son las filas donde se ponen las condiciones.

3º Veamos los pasos:

 El primer paso es elegir los campos para la consulta de la ventana de la parte superior,
si elegimos el * supondrá que utilizamos todos los campos para ella.
 El segundo paso es poner las condiciones de la consulta. Hacemos clic en la fila criterios,
por ejemplo, con el signo igual, en el campo localidad podemos poner =Madrid.
 El siguiente paso es ejecutar la consulta, podemos hacerlo con el menú herramientas
de consulta ejecutar

4º Se puede modificar la consulta volviendo a pulsar ver en el bloque vistas eligiendo vista diseño,
se puede guardar con el botón de la derecha. Existe la posibilidad de eliminar una columna de la
consulta, por ejemplo, con la opción al uso en herramientas de consultas, donde hay otras
interesantes posibilidades.
5º Existe la posibilidad de escribir condiciones compuestas con el uso del operador O por ejemplo,
siguiendo con el campo localidad, podemos
También se puede usar el operador Y que nos indicaría que se cumplan las dos condiciones
impuestas, por ejemplo, con el campo edad podemos
Con la búsqueda anterior se deben cumplir ambos lados de la condición. Las condiciones con Y se
colocan en la misma fila y las condiciones con O se colocan en distinta fila.
Una tercera posibilidad es tratar con la no coincidencia de un valor, por ejemplo, No MADRID:

Existe la posibilidad de buscar registros con campos vacíos, esto es colocando la palabra NULO.
6º Se pueden poner condiciones simples o compuestas en distintos campos al mismo tiempo, y
esto supone que se cumplirán todas, esto implica ponerlas en la misma fila de criterios. Por ejemplo:
siguiendo con el apartado cinco se puede poner juntos en la misma fila, así:
El resto de las filas de criterios es para poder añadir más condiciones. Se puede utilizar el carácter
comodín *. Por ejemplo:

7º Se pueden insertar o eliminar filas o columnas de los criterios de las consultas con las opciones
Insertar filas o columnas y con eliminar filas o columnas.
8º Existe la posibilidad de añadir un nuevo campo de modo calculado, que sería el resultado de un
cálculo realizado con otros valores de la tabla. Esto se debe hacer en las consultas, no en la tabla
misma.
Nota: el campo del que se va a realizar el cálculo debe ir entre corchetes, la fórmula del campo
calculado de ha de colocar en la columna campo y ha de estar “pinchada” la opción mostrar.
10º Consultas por fechas este tipo de consulta debe realizarse siempre colocando el día, el mes y
el año deseado y si la consulta requiere un intervalo deberemos de utilizar las condiciones
numéricas necesarias. Por ejemplo
Veamos un ejemplo de cada tipo de consultas enunciadas arriba.
Ejemplo de consulta de selección:
Seleccionar todos los empleados cuya localidad sea Madrid

Ejemplo de crear un campo calculado llamado sueldo neto que es igual al sueldo bruto menos 6,2
euros.
Creación de un formulario
1º Sirve principalmente para ver los datos de las tablas, modificarlos e imprimirlos de un modo más
eficaz y práctico. Esto definido anteriormente, también se puede realizar desde la tabla misma, pero
con un resultado menos profesional.

2º Para crear un formulario es útil usar el asistente para formularios. Colocarse en la ficha crear
bloque formularios y elegir el asistente para formularios, la tabla o consulta de la que se quiere
hacer el formulario y seguir las disposiciones del asistente.
Realizar un formulario automático de toda la base de datos en forma justificada. Realizar un
segundo formulario de los campos introducidos en la consulta de empleados de Madrid.
3º El uso de la opción vista diseño, nos permite, ver las zonas en el formulario, encabezado, detalle
y pie. La zona llamada DETALLE estará formado por cuantos registros tenga la tabla. Para
introducir los campos debemos sacar la lista de campos con su botón correspondiente AGREGAR
CAMPOS EXISTENTES y arrastrarlos hasta la sección detalle para su inclusión.
Las zonas de ENCABEZADO Y PIE podemos poner un encabezado y pie a cada página del
formulario, también podemos examinar las opciones de herramientas de diseño de formulario en
sus tres fichas.
4º Controles que se pueden colocar en un formulario:
 Seleccionar objetos.
 Cuadro de texto.
 Etiqueta.
 Botón.
 Control de pestaña.
 Hipervínculo.
 Grupo de opciones.
 Insertar salto de página.
 Cuadro combinado.
 Gráfico.
 Línea.
 Botón de alternancia.
 Rectángulo.
 casilla de verificación.
 Marco de objeto independiente.
 Botón de opción.
 Subformulario, subinforme.
  Marco de objeto dependiente.
 Imagen.

Incrustar y vincular objetos. Insertar gráficos

1º Access tiene la posibilidad de incorporar a las bases de datos elementos creados con otros
programas como gráficos, dibujos, datos, etc.
Un objeto puede ser considerado en informática toda la información que contenga un archivo.
Un objeto puede ser incrustado o vinculado veamos la diferencia entre ambos métodos:
 Incrustar un objeto supone que este se almacene junto a los datos.
 Vincular un objeto en una base de datos, supone que este no se almacene junto a los
datos de la base, sino que lo hace aparte.
 Vincular un dato supone que este se actualice automáticamente, si es modificado en la
aplicación o programa que lo creó.
 Incrustar un objeto supone que no se actualiza automáticamente al hacerlo en la
aplicación que lo creó.
Este sistema que tiene Windows de vincular e incrustar datos se llama O.L.E., pero se ha de tener
en cuenta que todos los programas permiten que se incrusten sus datos, pero no todos admiten la
vinculación.
Usando un método u otro, en cualquier momento puede editar el objeto para modificarlo llamando
al programa en el que se hizo.
2º Incrustar objetos en Access. Se clasifican los objetos a incorporar en dos tipos:
 Objetos dependientes, son los que están almacenados en un campo de la tabla.
 Objetos independientes, su contenido no está almacenado en la tabla, por ejemplo, el
logotipo de una empresa, que se coloca en formularios e informes, naturalmente al ser
un objeto independiente siempre será el mismo para todos los registros.
3º Incrustar y vincular objetos dependientes en tablas, pasos para este trabajo:
 añadiremos un campo nuevo llamado foto, de tipo objeto O.L.E. en nuestra
base de datos de ejemplo.
 Abriremos la tabla e iremos el campo FOTO del primer registro, veremos como
aparece un recuadro, en lugar de un cursor.
 Después de esto existen dos posibilidades:
 El objeto ya creado, entonces debemos pulsar INSERTAR OBJETO y elegiremos la
opción CREAR DESDE ARCHIVO cuando haga esto aparecerá el botón EXAMINAR y
aquí buscaremos y elegiremos el objeto deseado. Si lo queremos incrustar, haremos clic
en ACEPTAR y si lo queremos vincular, lo haremos en su recuadro, igualmente podemos
presentar el objeto en forma de icono.
Hemos de destacar que en la tabla NO SE VERÁ LA IMAGEN, para verla es necesario
usar un formulario o una imagen.
 El objeto no está creado. Esto implica conocer la aplicación donde se va a crear el
objeto, con este sistema sólo se puede incrustar el objeto.
INSERTAR OBJETO y elegir la aplicación donde vamos a realizar el nuevo objeto, en
nuestro caso una imagen de mapa de bits, y haremos un pequeño dibujo. Terminado el
dibujo usar la opción salir y ya estará incrustado. Si se desea vincularlo, esto es posible
grabándolo y haciéndolo del modo anterior.

4º Mostrar objetos dependientes en formularios. (También se pueden mostrar en informes)

 Siga los pasos necesarios para crear un nuevo formulario con todos los campos. También
se podía haber creado en formulario diseñado con el marco de objeto dependiente, colocarlo
en el formulario y asignarle el campo fotos.
5º Insertar objetos independientes.
Estos sólo se pueden incrustar en formularios e informes.
Siga los pasos necesarios para crear o editar un nuevo formulario, buscar en la barra de
herramientas el marco de objeto independiente, tras esto saldrá la ventana para elegir el
origen del objeto, nuevo o de un archivo. Elegir la opción deseada. En nuestro caso
crearemos un logotipo con el Microsoft Paint. (Bitmap imagen). Volver a Access con la
opción de Archivo, grabar los cambios al abrir el informe veremos el logotipo en todas las
páginas.

6º Insertar un gráfico en un formulario.

En el formulario deseado elegir el control GRÁFICO, colocarle en el lugar deseado y seguir
las instrucciones del asistente:
 Elegir los campos para realizar el gráfico.
 Escoger el tipo de gráfico.
 Elegimos los campos a utilizar.
 Probar en vista previa del gráfico si este ha quedado como deseamos y
finalmente terminamos. Se puede editar el gráfico para modifícalo siempre que
se desee haciendo doble clic en él.

Relaciones entre tablas.

Una de las características más potentes de Access es la posibilidad de crear relaciones entre tablas
y así usar la información al mismo tiempo.
Cuando una base de datos está compuesta por una sola tabla se dice que es una base de datos
simple.
Una base de datos puede tener más de una tabla y las tablas pueden estar relacionadas por uno o
varios campos que se encuentran en varias de ellas. Nosotros le hemos de indicar esa relación que
existe entre las tablas.
1º Para realizar esta tarea es necesario que se tengan varias tablas con uno o varios campos en
común.
2º Existen tres tipos de relaciones entre las bases de datos:
 Relación de uno a muchos. En esta relación existe una tabla principal que tiene uno o
varios registros relacionados con la tabla secundaria, pero cada registro de la tabla
secundaria sólo tiene un registro relacionado con la principal. (tabla principal autores de
libros, tabla secundaria libros).
 Relación de muchos a muchos. Ambas tablas pueden estar relacionadas por uno o
más registros. (Películas y actores de cine).
 Relación de uno a uno. Las dos tablas sólo se relacionan con un registro.
(Información de un empleado y sus ventas, este es nuestro caso).
3º La integridad referencial, supone que el enlace entre tablas debe cumplir unas características
para que así pueda ser realizado con toda seguridad.
 No puede haber registros en una tabla secundaria que no estén enlazados con una
primaria.
 No se puede borrar un registro en la tabla primaria y este está enlazado a una secundaria.

4º ¿Cómo crear una relación?

 CARACTERISTICAS DE UNA RELACION.

Para establecer una relación entre las tablas es necesario que las dos tengan un campo en
común, debe ser del mismo tipo en ambas tablas, aunque no es necesario que se llamen de
la misma manera.
 Si el campo es de tipo numérico, la propiedad tamaña del campo debe está definida de
la misma manera.
 Si en la tabla primaria el campo a enlazar es de tipo Autonumeración, en la tabla
secundaria este campo debe estar definido como número.
 El campo común que corresponde a la tabla primaria debe ser un campo clave. (En
nuestro caso es del D.N.I.)

CREAR LA RELACIÓN
 Abrir la base de datos empleados y ejecutar el comando HERRAMIENTAS DE BASES
DE DATOS, bloque RELACIONES. Aquí indicaremos con al botón MOSTRAR TABLA las
tablas que vamos a relacionar.
 Con los campos delante arrastraremos el ratón del campo a relacionar de la tabla primaria
al campo idéntico de la tabla secundaria y el ordenador nos escribirá una línea entre
ambos campos, si pulsamos doble clic en esa línea negra saldrán las propiedades de las
relaciones.
 Si pulsamos doble clic en la línea generada en la relación, nos saldrá una nueva ventana,
modificar relaciones, con las características de la relación:
1. Tipo de relación establecida.
2. Eliminar y restaurar automáticamente (en cascada) los registros y
campos relacionados.
 También se pueden mostrar todas las relaciones existentes con el botón correspondiente
en la barra de botones o con el botón derecho del ratón.

La creación de relaciones supone la posibilidad de realizar consultas o informes de varias tablas a

la vez como se verá en temas posteriores.

Tipos de combinaciones:
Hay cuatro tipos básicos de combinaciones: combinaciones internas, combinaciones externas,
combinaciones cruzadas y combinaciones desiguales. Las combinaciones cruzadas y las
combinaciones desiguales son tipos de combinación avanzados y rara vez se usan, pero debe
conocerlas para tener una comprensión completa de cómo funcionan las combinaciones.

Combinaciones internas: solo se combinan los datos relacionados de ambas tablas

Una combinación interna es una en la que Access solo incluye datos de una tabla si hay datos
correspondientes en la tabla relacionada y viceversa. La mayoría de las veces, usará
combinaciones internas. Cuando crea una combinación y no especifica qué tipo de combinación
es, Access asume que desea una combinación interna. Las combinaciones internas son útiles
porque le permiten combinar datos de dos orígenes en función de valores compartidos, por lo que
solo verá los datos cuando haya una imagen completa.
Combinaciones externas: todos los datos relacionados se combinaron correctamente, además de
todos los registros restantes de una tabla
Una combinación externa es como una combinación interna, pero agrega las filas restantes de una
de las tablas. Las combinaciones externas son direccionales: una combinación externa izquierda
incluye todos los registros de la tabla izquierda (la primera tabla de la combinación) y una
combinación externa derecha incluye todos los registros de la tabla derecha, la segunda tabla de
la combinación.
Combinaciones externas completa: todos los datos, combinados donde sea posible
En algunos sistemas, una combinación externa puede incluir todas las filas de ambas tablas, con
filas combinadas cuando se correspondan. Esto se denomina una combinación externa completa y
Access no las admite explícitamente. Sin embargo, puede usar una combinación cruzada y criterios
para lograr el mismo efecto.
Combinaciones cruzadas: todos los datos, combinados de todas las maneras posibles
La mayoría de las veces, una combinación cruzada es un efecto secundario de agregar dos tablas
a una consulta y, después, olvidarse de unirse a ellas. Access interpreta esto para significar que
desea ver todos los registros de una tabla combinados con cada registro de la otra tabla: todas las
combinaciones posibles de registros. Como no se pueden combinar datos, este tipo de combinación
rara vez produce resultados útiles. Pero hay algunos casos en los que una combinación cruzada
es justo lo que necesita.

Consultas en varias tablas

1º Como hemos visto en el tema anterior existe la posibilidad de poder usar varias tablas para
realizar una misma consulta o formulario.

2º USO DE CONSULTAS DE SELECCIÓN CON VARIAS TABLAS.

Preparar una consulta con campos de dos o varias bases de datos.
El ordenador indicara que es una conducta de selección y sacará la relación que habíamos
creado anteriormente entre las tablas y generará una consulta con datos de dos tablas.
3º También existe la posibilidad de INCLUIR CONDICIONES EN LA CONSULTA como se hace
con una sola tabla.
4º Otras posibilidades son AGRUPAR LOS REGISTROS DE NUESTRAS TABLAS POR ALGÚN
CONCEPTO O REALIZAR OPERACIONES DE TIPO ESTADÍSTICO COMO SUMAR, CONTAR,
ETC.
Podemos utilizar el botón sumatorio  y la opción cuenta, suma etc.
La siguiente posibilidad es agrupar LOS CÁLCULOS DE UN REGISTRO EN FUNCIÓN DE OTRO.
Por ejemplo:
Usando la opción agrupar por y elegir un campo determinado.
Existe la posibilidad de INTRODUCIR CONDICIONES A LOS CAMPOS QUE SE HAN SUMADO.

Utilizando opción donde, esta condición no es ni para agrupar, ni para cálculos, sino para
discriminar según una condición.

5º CONSULTAS DE ACCIÓN. Es importante trabajar primero con ellas como si fueran consultas
de selección. Suponen una modificación en la tabla de la que se realizan, con ellas se pueden crear
nuevas tablas, borrar registros, añadir registros, actualizar tablas.
  CONSULTA PARA CREAR TABLAS. Esto permite grabar en forma de tabla el resultado de
una consulta.

 CONSULTAS PARA BORRAR REGISTROS. Son las llamadas CONSULTAS DE

ELIMINACIÓN, su función es borrar registros en conjunto, de una o varias tablas, que tengan
las condiciones necesarias para ello

 ADICIÓN DE DATOS DE UNA TABLA A OTRA LLAMADA CONSULTA DE DATOS

ANEXADOS son CONSULTAS PARA AÑADIR REGISTROS. Estas consultas tienen la
peculiaridad de añadir un resultado de una consulta como nuevos registros de una tabla ya
existente. Es un ejemplo típico para el mantenimiento de tablas históricas, que contienen los
datos generales del trabajo y se modifican en contadas ocasiones. No es necesario que la
estructura de la hoja de datos coincida con la estructura de la tabla donde se va a añadir.
Access rellena sólo los datos coincidentes e ignora el resto. Es importante destacar que, si
la tabla a la que se van a añadir los datos tiene un CAMPO CLAVE PRINCIPAL, este campo
o uno equivalente (del mismo tipo) debe aparecer en la cuadrícula de condiciones.
 CONSULTA DE ACTUALIZACIÓN. Supone la actualización de una tabla con un cálculo
o una expresión.
Se utiliza la opción “actualizar a”.
 LAS CONSULTAS DE PARÁMETROS. LLAMADA CONSULTA CON UN CRITERIO
VARIABLE. Este tipo de consulta sirve para cuando debamos realizar consultas muy
similares, y sólo deseemos en ellas cambios pequeños. Así estas consultas permiten
hacer cambios manuales en las condiciones de la consulta, en el momento de hacerla,
sin necesidad de tener que realizar una nueva o modificar la ya creada. Si se desea hace
cambios en más de una condición, aparecerá un cuadro de diálogo para cada una de
ellas. Sirve para consultas rápidas de un dato.
Se añade una frase como: introduzca la edad del empleado.
 Hay que destacar que existe la posibilidad de crear una consulta a partir de otra consulta.
Esto es útil al no tener que realizar consultas complejas.

Podemos usar el asistente para consultas:

- Para consultas sencillas.
- Para realizar una tabla de referencias cruzadas. Esta es una consulta típica de
selección, con una diferencia, el modo de representar los datos. Así esta consulta
muestra los datos en una tabla.
- Consultas para buscar valores duplicados en una tabla.
- Consultas para buscar valores no coincidentes. Es decir, busca filas de una tabla
que tenga valores que coincidan con los de otra.

Creación y modificación de informes etiquetas de correo y cartas personalizadas

1º Las funciones básicas de los informes son:
 Imprimir los datos de las tablas con una buena presentación.
 Mostrar datos existentes de varias tablas relacionados entre sí.
 La misión de los informes es presentar datos, no modificarlos.

2º Como crear un informe.

 Usar el asistente de informes automáticos
Con el asistente vamos a:
1. Pulsamos en la ficha crear, bloque Informes y Asistente para informes.
 2. Elegimos de la tabla los campos que queremos usar en el informe.
3. El nivel de agrupamiento es por el campo que agruparemos los datos.
4. Podemos ordenar los registros alfabéticamente por dos campos.
5. el botón opciones de resumen, permite realizar cálculos matemáticos en el informe.
6. Elegimos la distribución que deseamos aplicar al informe.
7. Seleccionamos el estilo deseado.
8. Ponemos un título al informe.
9. Terminamos la ejecución del asistente
10. Pulsamos en vista previa.
 Existe la posibilidad de usar el auto informe de columnas o tabular que son dos ejemplos
concretos del asistente de informes.
 Se puede crear un informe partiendo de una hoja el blanco, pero salvo para casos
excepcionales no será necesario su uso.

3º Crear un subinforme.
Igual que ocurre con los formularios es posible combinar dos informes, para imprimir los
datos de dos informes en uno sólo.

1. Crear el informe principal.

2. Crear el informe secundario
3. Incrustar uno en el otro y enlazarlos. (Utilizando la barra de herramientas en vista
diseño).
Abrir la ventana de diseño del informe principal
Crear con el control subformulario, subinforme en el lugar donde colocar el
informe secundario. Seguir los pasos del asistente de subinformes y al generar la
vista previa del informe principal se generará el nuevo informe.
4º Crear un informe partiendo de una consulta.
Elegir la consulta deseada para el informe y los pasos son iguales que para un informe de
una tabla.

5º Crear etiquetas de correo con una base de datos.

En el bloque informes pulsar el botón etiquetas.
Elegir asistente para etiquetas y la base de datos de la que vamos a hacer las etiquetas.
Tras los primeros pasos donde se elige el tipo de etiqueta y el estilo, crearemos una etiqueta
tipo, con los datos de la base que vamos a usar para su confección,
Ordenaremos las etiquetas por el o los campos deseados
Poner un nombre a las etiquetas e imprimirlas, si se desea.
6º Podemos pasar las etiquetas a Microsoft Word con la ficha DATOS EXTERNOS.

Importación, vinculación y exportación de datos.

Una de las características más útiles de Access es su capacidad para interactuar con los datos de
muchos otros programas.
Se pueden importar, vincular o exportar datos a otra base de datos Access de la misma versión
o de versiones anteriores como Access 2.0 y Access 95

Importar, exportar o vincular a datos de un libro de Excel o a Word.

Importar o vincular a datos en una base de datos de SQL Server

Vincular o importar datos desde una base de datos de Azure SQL Server: solo Access 2016 y
versiones más recientes

Importar o vincular a los datos de un archivo de texto, en distintos formatos.

Importar exportar o vincular a datos en una lista de SharePoint (empresas)

Vincular exportar o importar desde dBASE

Vincular o importar datos desde Salesforce - solo Aplicaciones de Microsoft 365 para empresas,
Office 365 Enterprise E3 y Office 365 Enterprise E5

Vincular o importar datos desde Dynamics 365 - solo Aplicaciones de Microsoft 365 para empresas,
Office 365 Enterprise E3 y Office 365 Enterprise E5

Importar exportar o vincular a contactos desde una libreta de direcciones de Outlook

Vínculo a un servicio de datos

Importar y exportar datos de una base de datos de Access a una aplicación web de Access: solo
Access 2013 y Access 2016