Sesión Nro.

04 PROPIEDADES DE LOS CAMPOS

SESIÓN Nro. 04: PROPIEDADES DE LOS CAMPOS

OBJETIVOS
• Identificar las diferentes propiedades de los campos de una tabla.
• Configurar las propiedades a los campos según los requerimientos del sistema.

1. PROPIEDADES DE LOS CAMPOS

Cada campo de una tabla dispone de una serie de características que proporcionan un control adicional
sobre la forma de funcionar del campo.
Las propiedades aparecen en la parte inferior izquierda de la Vista Diseño cuando tenemos un campo
seleccionado.
Las propiedades se agrupan en dos pestañas, la
pestaña General donde indicamos las características
generales del campo y la pestaña Búsqueda en la que
podemos definir una lista de valores válidos para el
campo.
Las propiedades de la pestaña General pueden
cambiar para un tipo de dato u otro mientras que las
propiedades de la pestaña Búsqueda cambian según
el tipo de control asociado al campo.
Hay que tener en cuenta que si se modifican las
propiedades de un campo después de haber
introducido datos en él se pueden perder estos datos
introducidos.
A continuación, explicaremos las propiedades de que disponemos según los diferentes tipos de datos.

1.1. TAMAÑO DEL CAMPO

• Para los campos Texto corto, esta propiedad determina el número máximo de caracteres que se
pueden introducir en el campo. Siendo por defecto de 255 caracteres y valor máximo de 255.
• Para los campos Numérico, las opciones son:
✓ Byte (equivalente a un carácter) para almacenar valores
enteros entre 0 y 255.
✓ Entero para valores enteros comprendidos entre -32.768 y
32.767.
✓ Entero largo para valores enteros comprendidos entre -
2.147.483.648 y 2.147.483.647.
✓ Simple para la introducción de valores comprendidos entre -3,402823E38 y -1,401298E-45
para valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores positivos.
✓ Doble para valores comprendidos entre -1,79769313486231E308 y -4,94065645841247E-324
✓ Id. de replicación se utiliza para claves autonuméricas en bases réplicas.
✓ Decimal para almacenar valores comprendidos entre -10^38-1 y 10^38-1 (si estamos en una
base de datos .adp) y números entre -10^28-1 y 10^28-1 (si estamos en una base de datos
.accdb)
• Los campos Autonumeración son Entero largo.
A los demás tipos de datos no se les puede especificar tamaño.

1.2. FORMATO DEL CAMPO

Esta propiedad se utiliza para personalizar la forma de presentar los datos en
pantalla o en un informe.
Se puede establecer para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE, Datos
Ver Video 4.1
adjuntos e Hipervínculo. VIDEO DE REFERENCIA
• Para los campos Autonumeración, Numérico y Moneda, las opciones son: FUENTE EXTERNA

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✓ Número general: presenta los números tal como fueron introducidos.

✓ Moneda: presenta los valores introducidos con el separador de millares y el símbolo
monetario asignado en Windows.
✓ Fijo: presenta los valores sin separador de millares.
✓ Estándar: presenta los valores con separador de millares.
✓ Porcentaje: multiplica el valor por 100 y añade el signo de porcentaje (%).
✓ Científico: presenta el número con notación científica.
• Los campos Fecha/Hora tienen los siguientes formatos:
✓ Fecha general: si el valor es sólo una fecha, no se muestra ninguna hora; si el valor es sólo una
hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es una combinación de los valores de Fecha
corta y Hora larga. Ejemplos: 3/4/93, 05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00 PM.
✓ Fecha larga: se visualiza la fecha con el día de la semana y el mes completo. Ejemplo: Lunes 21
de agosto de 2000.
✓ Fecha mediana: presenta el mes con los tres primeros caracteres. Ejemplo: 21-Ago-2000.
✓ Fecha corta: se presenta la fecha con dos dígitos para el día, mes y año. Ejemplo: 01/08/00.
El formato Fecha corta asume que las fechas comprendidas entre el 1/1/00 y el 31/12/29 son
fechas comprendidas entre los años 2000 y el 2029 y las fechas comprendidas entre el 1/1/30
y el 31/12/99 pertenecen al intervalo de años entre 1930 y 1999.
✓ Hora larga: presenta la hora con el formato normal. Ejemplo: 17:35:20.
✓ Hora mediana: presenta la hora con formato PM o AM. Ejemplo: 5:35 PM.
✓ Hora corta: presenta la hora sin los segundos. Ejemplo: 17:35.
• Los campos Sí/No disponen de los formatos predefinidos Sí/No, Verdadero/Falso y
Activado/Desactivado.
Sí, Verdadero y Activado son equivalentes entre sí, al igual que lo son No, Falso y Desactivado.
• Los campos Calculado pueden ser de cualquiera de los formatos indicados anteriormente, ya que
el cálculo puede ser tanto sobre fechas, como sobre valores monetarios u operaciones lógicas de
verdadero/falso.
• Los campos Texto corto y Texto largo no disponen de formatos predefinidos, se tendrían que crear
formatos personalizados.

1.3. LUGARES DECIMALES

Esta propiedad nos permite indicar el número de decimales que queremos asignar a un tipo de dato
Número, Autonumeración o Moneda.

1.4. MÁSCARA DE ENTRADA

Se utiliza la máscara de entrada para facilitar la entrada de datos y para controlar los valores que los
usuarios pueden introducir. Por ejemplo, puedes crear una máscara de entrada para un campo
Número de teléfono que muestre exactamente cómo debe introducirse un número nuevo: (___) ___-
____.

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Access dispone de un Asistente para máscaras de entradas que nos facilita el establecer esta
propiedad, y al cual accederemos desde la pestaña General, al hacer clic sobre el botón que
aparece a la derecha de la propiedad a modificar una vez activada dicha propiedad. Sólo funciona para
los tipos de datos Texto o Fecha.
La siguiente tabla muestra algunas definiciones de máscara de entrada útiles y ejemplos de valores
que pueden introducirse en ellos. Para obtener información sobre los códigos utilizados para crear
definiciones de máscaras de entrada.
Definición de máscara Ejemplos de valores
de entrada
(000) 000-0000 (206) 555-0248
(999) 999-9999! (206) 555-0248
( ) 555-0248
(000) AAA-AAAA (206) 555-TELE
#999 -20
2000
>L????L?000L0 GREENGR339M3
MAY R 452B7
>L0L 0L0 T2F 8M4
00000-9999 98115-
98115-3007
>L<?????????????? Elena
Manuel
ISBN 0-&&&&&&&&&-0 ISBN 1-55615-507-7
ISBN 0-13-964262-5
>LL00000-0000 DB51392-0493

Microsoft Access interpreta los caracteres de la primera sección de la definición de la propiedad

Máscara de entrada tal como se muestra en la tabla siguiente. Para definir un carácter literal deberá
introducirse cualquier otro carácter no incluido en la tabla, incluidos espacios y símbolos. Para definir
uno de los siguientes caracteres como un carácter literal, deberá anteponer a dicho carácter una barra
diagonal inversa (\).
Carácter Descripción
0 Dígito (0 a 9, entrada obligatoria; signos más [+] y menos [-] no permitidos).
9 Dígito o espacio (entrada no obligatoria; signos más y menos no permitidos).
# Dígito o espacio (entrada no obligatoria; las posiciones en blanco se convierten en espacios;
se permiten los signos más y menos).
L Letra (A-Z, entrada obligatoria).
? Letra (A-Z, entrada opcional).
A Letra o dígito (entrada obligatoria).
a Letra o dígito (entrada opcional).
& Cualquier carácter o un espacio (entrada obligatoria).
C Cualquier carácter o un espacio (entrada opcional).
.,:;-/ Marcador de posición decimal y separadores de millares, fecha y hora. (El carácter utilizado
dependerá de lo establecido al hacer doble clic en Configuración regional en el Panel de
control de Windows).
< Convierte a minúsculas todos los caracteres que siguen.
> Convierte a mayúsculas todos los caracteres que siguen.
! Hace que la máscara de entrada se muestre de derecha a izquierda, en lugar de hacerlo de
izquierda a derecha. Los caracteres escritos en la máscara siempre la rellenan de izquierda
a derecha. Puede incluir el signo de exclamación en cualquier lugar de la máscara de entrada.
\ Hace que el carácter que viene a continuación se muestre como carácter literal. Se utiliza
para presentar cualquiera de los caracteres detallados en esta tabla como caracteres
literales (por ejemplo, \A se muestra sencillamente como A).
Contraseña Al establecer la propiedad Máscara de entrada a la palabra Contraseña, se crea un cuadro
de texto de entrada de contraseña. Cualquier carácter escrito en este cuadro de texto se
almacena como tal, pero se muestra como un asterisco (*).

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1.5. TÍTULO
Se utiliza esta propiedad para indicar cómo queremos que se visualice la cabecera del campo.
Por ejemplo, si un campo se llama Fnac e indicamos Fecha de nacimiento como valor en la propiedad
Título, en la cabecera del campo Fnac veremos Fecha de nacimiento.

1.6. VALOR PREDETERMINADO

El valor predeterminado es el valor que se almacenará automáticamente en el campo si no
introducimos ningún valor. Se suele emplear cuando se sabe que un determinado campo va a tener la
mayoría de las veces el mismo valor, se utiliza esta propiedad para indicar o especificar cuál va a ser
ese valor y así que se introduzca automáticamente en el campo a la hora de introducir los datos de la
tabla.
Por ejemplo, si tenemos la tabla Clientes con el campo Provincia y la mayoría de clientes son de la
provincia Valencia, se puede introducir ese valor en la propiedad Valor predeterminado del campo
Provincia y así a la hora de introducir los diferentes clientes, automáticamente aparecerá el valor
Valencia y no lo tendremos que teclear.
Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE, Datos adjuntos,
Calculado y Autonumeración.

1.7. REGLA DE VALIDACIÓN

Esta propiedad nos permite controlar la entrada de datos según el criterio que se
especifique. Hay que escribir el criterio que debe cumplir el valor introducido en el
campo para que sea introducido correctamente.
Por ejemplo, si queremos que un valor introducido esté comprendido entre 100 y Ver Video 4.2
2000, se puede especificar en esta propiedad >=100 Y <=2000. VIDEO DE REFERENCIA
FUENTE EXTERNA
Operador Significado Se puede utilizar esta
> Mayor propiedad para todos los tipos de datos
< Menor excepto el Objeto OLE, Datos adjuntos,
>= Mayor Igual Calculado y Autonumeración.
<= Menor Igual Para ayudarnos a escribir la regla de
= Igual validación tenemos el generador de
Entre «Expr» Y El valor se encontrará entre un rango de expresiones que se abre al hacer clic
«Expr» valores sobre el botón que aparece a la
Como Comparación de cadenas (se utilizan con derecha de la propiedad cuando hacemos
los caracteres comodines) clic en ella.

1.8. TEXTO DE VALIDACIÓN

En esta propiedad escribiremos el texto que queremos nos aparezca en pantalla si introducimos en un
campo un valor que no cumple la regla de validación especificada en la propiedad anterior.
Debe ser un mensaje para que la persona que se equivoque a la hora de introducir los datos sepa el
porqué de su error y pueda solucionarlo. Poe ejemplo, "La fecha de nacimiento no puede ser menor
de 1900, ni mayor que la fecha actual".
Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el
Autonumeración.

1.9. REQUERIDO
Si queremos que un campo se rellene obligatoriamente tendremos que asignar a esta propiedad el
valor Sí, en caso contrario el valor será el de No.
Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el
Autonumeración.

1.10. PERMITIR LONGITUD CERO

Los campos Texto cuentan con esta propiedad para controlar que no se puedan introducir valores de
cadena que no contengan caracteres o estén vacíos.

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1.11. INDEXADO
Se utiliza esta propiedad para establecer un índice de un solo campo. Los índices hacen que las
consultas basadas en los campos indexados sean más rápidas, y también aceleran las operaciones de
ordenación y agrupación.
Por ejemplo, si buscas empleados basándose en un campo llamado Apellidos, puedes crear un índice
sobre este campo para hacer más rápida la búsqueda.
Pero el indexado no es la panacea, tiene sus inconvenientes. No es recomendable crear índices en
tablas que contiene un gran volumen de datos y que además se actualizan constantemente, porque el
proceso interno de actualización de los índices puede ralentizar mucho las consultas sobre la tabla.
Esta propiedad dispone de tres valores:
• No: Sin índice.
• Sí (con duplicados): Cuando se asigna un índice al campo y además admite valores duplicados (dos
filas con el mismo valor en el campo).
• Sí (sin duplicados): Cuando se asigna un índice, pero sin admitir valores duplicados.

2. ASISTENTE PARA BÚSQUEDAS

En algunas ocasiones, el valor a introducir en una columna no puede ser cualquiera, sino que está extraído
de una lista de valores válidos para ese campo. Por ejemplo, un campo Sexo con los valores H o M, un campo
Provincia con los valores (Tacna, Tarata, Candarave, etc.). Esta lista de valores puede ser una lista de valores
fijos que definamos nosotros (sería el caso del campo sexo) o también puede ser una lista de valores extraídos
de una tabla existente en nuestra base de datos (podría ser el caso del campo Provincia si tenemos una tabla
de provincias).
En Access podemos definir esta lista de valores válidos de una forma cómoda y rápida utilizando el Asistente
para búsquedas.
1º. Para arrancar este asistente hay que posicionarse en la ventana de
diseño de tabla sobre el tipo de datos del campo que va a contener
los datos extraídos de la lista y seleccionar el tipo Asistente para
búsquedas...

2º. A continuación, aparece la primera pantalla del

asistente donde nos pide si queremos obtener los
valores de una tabla o consulta o si queremos
escribir los valores.

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3º. Si contestamos la segunda opción (Escribiré los

valores que desee) aparece la siguiente pantalla
donde indicaremos los valores rellenando la
columna:

4º. Una vez introducidos todos los valores pulsar en el

botón Siguiente > para pasar a la última pantalla
donde nos permite cambiar el nombre de la
columna.
5º. Sólo queda hacer clic en el botón Finalizar.

6º. Guardaremos los cambios de la tabla y cambiaremos a la Vista Hoja de Datos, y probaremos la lista que
hemos creados para ver su correcto funcionamiento.

2.1. LA PESTAÑA BÚSQUEDA - LISTA DE VALORES

Con el asistente hemos definido el campo con una lista de búsqueda basada en una lista de valores,
esto se ve reflejado en las propiedades del campo en la pestaña Búsqueda.

Las propiedades más importantes nos indican lo siguiente:

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• Mostrar control: Cuadro combinado, esto indica que, a la hora de introducir datos en el campo,
este aparecerá como un cuadro combinado con una flecha a la derecha que permita desplegar la
lista de valores.
• Tipo de origen de la fila: En nuestro caso es una lista de valores lo que hemos introducido.
• Origen de la fila: en esta propiedad tenemos los diferentes valores de la lista separados por un
punto y coma
• Columna dependiente: podemos definir la lista como una lista con varias columnas, en este caso
la columna dependiente nos indica qué columna se utiliza para rellenar el campo. Lo que indicamos
es el número de orden de la columna.
• Encabezados de columna: indica si en la lista desplegable debe aparecer una primera línea con
encabezados de columna. Si esta propiedad contiene el valor Sí cogerá la primera fila de valores
como fila de encabezados.
• Ancho de columnas: permite definir el ancho que tendrá cada columna en la lista. Si hay varias
columnas se separan los anchos de las diferentes columnas por un punto y coma.
• Filas en lista: indica cuántas filas queremos que se visualicen cuando se despliega la lista.
• Ancho de la lista: indica el ancho total de la lista.
• Limitar a lista: Si esta propiedad contiene No podremos introducir en el campo un valor que no se
encuentra en la lista, mientras que si indicamos Sí obligamos a que el valor sea uno de los de la
lista. Si el usuario intenta introducir un valor que no está en la lista, Access devuelve un mensaje
de error y no deja almacenar este valor.
• Mostrar solo valores de origen de la fila: Muestra sólo los valores que coinciden con el origen de
la fila.