Este trabajo fue desarrollado por Mario Torres Castro.

Es Magíster en Administración de Empresas y Especialista en Contraloría

Financiera de la Pontificia Universidad Javeriana. Administrador de
Empresas, de la Universidad Libre. Tiene más de 20 años de experiencia en
el sector real y de servicios en áreas de logística, compras, relaciones
industriales, planeación, pronóstico y reabastecimiento colaborativo,
comercio exterior, negociación y servicio al cliente.
Gestión de Compras Gestión de Compras

INTRODUCCIÓN
Las empresas, sin importar el sector supervisión de las aspectos ambientales, La contribución de la gestión de com- De acuerdo con lo anterior, es evi-
en el que se desempeñen, no son auto- sociales y políticos, así como el control pras en la cadena de abastecimiento como dente que si optimizamos la gestión de
suficientes, lo cual se traduce en la nece- y optimización de los costos y gastos, un eslabón de entrada, es la dinamización compras podemos lograr beneficios eco-
sidad de terceros para lograr sus objeti- el aumento de los ingresos, el manteni- y apoyo a las demás funciones logísticas nómicos importantes. El mundo de los
vos. Ya sea para suplir sus operaciones o miento de relaciones cordiales y produc- para entregar un producto o servicio con negocios cambia de una manera veloz,
actividades, las compañías necesitan de tivas a nivel interno y externo, el conoci- los atributos técnicos y funcionales que per- por esto el rol de las adquisiciones cobra
servicios o insumos, que se adquieren miento de los mercados, los productos y mitan la satisfacción de los usuarios finales especial importancia, a continuación se
de manera externa. servicios a adquirir, son elementos que para lograr la atracción de nuevos clientes, mencionan los retos que nos impone el
se deben acoplar de manera adecuada la retención y fidelización de los actuales. actual entorno.
Para la elección de compra de esa para asegurar el aprovisionamiento y
materia prima o servicios con proveedo- concretar las oportunidades para lograr
res, se debe analizar ciertos factores fun- contribuciones operativas y estratégicas • Variaciones y modificaciones en la demanda de los productos.
damentales para garantizar el suministro que permitan la obtención de las metas • Nuevas y cambiantes tecnologías.
y la optimización de gastos, como lo son organizacionales.
las condiciones de calidad y precio. • Exigentes y cambiantes requerimientos de nuestros clientes y usuarios.
El proceso de compras es el conjunto
• Mercados inestables.
Las personas encargadas de esta im- de operaciones calificadas, especializa-
portante gestión en una empresa, deben das, analíticas y racionales para lograr • Globalización.
tener conocimiento de diversas estrate- una decisión acertada que se resume
en adquirir productos y servicios, a un • Identificación y selección de proveedores.
gias comerciales y tener habilidades co-
municativas para lograr alianzas y bue- precio justo, en relación con la calidad, • Análisis de mercados.
nas relaciones con agentes externos de cantidad y proveedor, con el propósito de
la empresa. obtener utilidades basadas en la reduc- • Cumplimiento de contratos.
ción del costo y el gasto. • Análisis de gastos.
La gestión y administración de las ad-
quisiciones ha tomado visibilidad como Las compras en una empresa inciden • Optimización de procesos.
una herramienta que contribuye a la su- en más de la mitad del precio de venta de
• Optimización de niveles de inventarios.
pervivencia y el éxito corporativo. los productos terminados, en algunos ca-
sos llega hasta el 80 %, superando la inver- • Medición y control de la gestión de riesgos.
La ampliación geográfica de la cadena sión en gastos generales, salarios, gastos
de comercialización, es decir por cada 100 • Establecimiento de indicadores.
de suministro, la selección y evaluación
de proveedores, las nuevas estrategias pesos que ingresan por ventas, más de 50
de compras, el respeto, cumplimiento y pesos lo volvemos a gastar comprando.

4 Programa de Estudios Económicos - FENAVI

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Programa de Estudios Económicos - FENAVI
Gestión de Compras

1
2. Consolidación de compras. vechamiento del plan de compras y pras masivas. Con esta práctica se
Abastecerse estratégicamente im- ¿Cuál es el gasto por categoría por lograr una consolidación de los re- tendrá mayor poder de negociación,
plica transformar el Departamento de departamento? ¿Qué áreas están gas- querimientos recibidos. disminución de gastos logísticos, en-
Compras en un centro de ganancias tando más y cuáles gastan menos? ¿Se Después de construir el plan de com- tregas parciales, pagos diferidos, im-
a través de la simplificación de pro- están respetando los contratos? ¿Es- pras estamos en capacidad de reunir pactos favorables en el flujo de caja de
tamos aprovechando los descuentos en paquetes, bienes o servicios igua-

ABASTECIMIENTO
cesos que apunten a reducir costos, la organización.
con la finalidad de generar ahorros por volumen de ciertos proveedores? les o similares que son requeridos por
significativos sostenibles en el tiem- Son algunas preguntas que debemos diferentes unidades de la empresa,
hacernos para lograr un mejor apro- para posteriormente realizar com-

ESTRATÉGICO
po que impacten el resultado final de
la empresa.
Existen dos orientaciones para lo-
grar un abastecimiento estratégico.

Proveedor B

1. ORIENTACIÓN COMERCIAL

Esta orientación tiene como principal objetivo explotar el poder de compra que tenemos desde nuestro rol y está
integrado por las siguientes actividades: Proveedor A Proveedor B

1. Administración del SELECCIÓN PROVEEDORES

registro de proveedores.
Reduzca el número de pro-
veedores, conserve aquellos que Criterios Bodega
Solvencia
tienen movimiento durante los CALIDAD
Financiera
últimos años en su empresa, que
agregan valor en sus relaciones
comerciales, realice periódica-
mente evaluación a sus provee- Ética Plazos
dores críticos, establezca planes
de mejoramiento y de exclusión PROVEEDORES
si es el caso.

Una adecuada administración

Ubicación
geografica
Precios
competitivos
Logistica de despacho a puerto
del registro de proveedores entre-
ga a las compañías el marco para
entender el costo y el desempeño Cantidad Certificación
por proveedor, además de centra-
lizar los controles para la creación
Gráfica 2: Consolidación de Compras
y mantenimiento de proveedores.
Gráfica 1. Selección de proveedores

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 Gestión de Compras Gestión de Compras

2
Orientación
Esta orientación tiene como
principal objetivo la creación de
ventajas competitivas para lograr

técnica
resultados que de una u otra mane-
ra nuestros competidores no pueden
alcanzar. Está integrado por las si-
guientes actividades:

2.1. especificaciones de productos

Gráfica 3: Abastecimiento Global
Reduzca el número de referencias y artículos en Estandarice y normalice las especificaciones téc-
su inventario, privilegie la existencia de aquellos nicas de sus productos.
artículos que aporten en mayor medida a las ventas Asegúrese de poder contar con productos susti-
y a las utilidades, además con esta acción puede tutos que en épocas de escasez puedan apoyarlo para
simplificar la complejidad en las compras. no caer en el desabastecimiento.

3. Redistribución del volumen 4. Evaluación del mejor precio. 5. Abastecimiento global.

entre proveedores Realice seguimiento de precios a ni- Expanda el ámbito geográfico de sus
No ponga todos los huevos en el vel mundial para tener patrones de fuentes de aprovisionamiento, no bas-
mismo canasto, tenga diversas op- medición y negociar. Conozca la es- ta con tener proveedores a nivel local
ciones entre sus proveedores de tructura de costos de su empresa y la y nacional, los proveedores interna-
acuerdo al riesgo de abastecimiento de sus proveedores, deben ser “libros cionales nos brindan diversidad de
y al impacto financiero que se oca- abiertos” para trabajar en conjunto y productos, tecnologías y precios de ad-
sionaría por la falta de los bienes o minimizar costos o procesos. quisición competitivos, desarrolle nue-
servicios requeridos. Esté atento al incremento en el pre- vos proveedores, agrúpese y consolide
cio de los insumos y al comporta- pedidos con otras empresas del sector.
miento de las monedas.

Gráfica 4: Especificaciones del producto

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Gestión de Compras Gestión de Compras

2.2 Mejoramiento de procesos.

Es importante eliminar procesos, pro-

cedimientos e instructivos que no agreguen
Con los proveedores se puede realizar en con-
junto, reingeniería de procesos, actividades de CARACTERÍSTICAS
valor para que sin perder el control, facili-
ten la prestación de servicios a los clientes y
investigación y desarrollo, integración logística,
mejoras en productividad, dado el conocimiento DEL RESPONSABLE
DE COMPRAS EN LA
usuarios finales. adquirido con el tiempo por cada una de las partes.

ORGANIZACIÓN.
2.3 Reestructuración de relaciones.

Establezca alianzas estratégicas con sus Es importante realizar alianzas con com-
proveedores y con cada una de los eslabo- pradores de diferentes organizaciones que
nes de la cadena de abastecimiento, genere pertenezcan al mismo sector económico.
opciones de beneficio mutuo, use sus habili- Es clave lograr la integración de los di- Es más profesional:
dades para resolver problemas y ser creativo ferentes eslabones de la cadena de abasteci-
en la búsqueda de soluciones. miento (proveedores, compras, producción,
Desarrolle proveedores claves basados distribución, ventas).
Esto implica que sus decisiones están basadas en tro, proveedores y mercados. Cuando la informa-
en la creación de valor, mutua colaboración
el análisis de datos, en dar sentido al gran volumen ción se analiza correctamente, permite realizar una
y las relaciones a largo plazo.
de información que son capturados por los sistemas efectiva inteligencia de negocios con la identifi-
en el proceso de abastecimiento, incluyendo tipos de cación de tendencias. La capacidad de analizar el
productos y servicios, información de proveedores, y gasto y otros datos de las adquisiciones es clave
los datos pertinentes a terceros respecto del suminis- para la organización.

Pedidos de
Sistemas
Factura
compra
CLIENTES de
compras
CLIENTES
Pago
Pedidos de Diagracion de Contextos
CLIENTES compra
Factura CLIENTES
1.
Recepciòn Pedidos Pedidos 3. Entregar Pago
de valido Autorizado Entregar pedido
Pedido Pedido
4.
CLIENTES 2.
Comprar
factua
Procesar
Pedido

PAGOS
PRODUCTOS
Diagrama de nivel 0

Gráfica 5: Alianzas estratégicas Gráfica 6. Análisis de datos

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Gestión de Compras Gestión de Compras

Conoce el mercado
Es más financiero: de proveedores:

La capacidad para analizar la situación financie- en temas como el apalancamiento financiero, im-
ra de la empresa con una perspectiva integral es una pacto de las adquisiciones en el flujo de caja, los
competencia necesaria del responsable de las compras indicadores de rotación y duración de inventarios, Se refiere a la gestión del conocimiento sobre categoría de compra o contratación, conocer los precios
organizacionales, sus decisiones deben estar basadas márgenes operativos y de rentabilidad. de las materias primas, proveedores con capacidad financiera y del riesgo de suministro. Esto permite mi-
tigar los riesgos legales, de imagen, y así mismo para asegurarse de que su empresa está consiguiendo el
mejor precio posible para el bien o servicio.
Apalancamiento
Rotación
Capital
Activo Total

Ventas netas Rentabilidad

Gestiona por
categorías:
Utilidad Neta
Margen
El líder del equipo de com- y especialización apoyadas con la de gastos cada vez mayores y más
Gráfica 7. Análisis financiero pras y sus colaboradores deben formación académica. complejas, aplicando una gestión
conocer los mercados, provee- La gestión de categorías asegu- efectiva de relacionamiento con
dores, especificaciones de los ra que las estrategias adecuadas de proveedores, y garantizando alta
bienes y servicios, tendencias abastecimiento se utilizan para se- calidad y valor al negocio.
de cada categoría de productos leccionar los proveedores que ofre-
a su cargo, este conocimiento cen el mayor valor en cada caso.
Optimizador de Orientación se adquiere con la experiencia Es importante tomar categorías
procesos: al Cliente
Desarrollo Enfoque a
de relaciones
con los
procesos Tipos de Productos - Clasificación Especifica
Proveedores

Los procesos y procedimientos para

adquirir los bienes y servicios necesa-
Principios de Clasificación de los Productos de Consumo
rios pa-ra la organización deben ser di- la Gestión de Decisiones
Participación basada en
námicos, fluidos, la identificación, eva- de las Procesos hechos y
luación, negociación y selección óptima personas
Clasificación de los Productos de Negocios
datos
de recursos que apoyen los objetivos de
la empresa.
Sistema de
Gestión Liderazgo
Orientado a Clasificación de los Productos según su
durabilidad y tangibilidad
Resultados

Gráfica 9: Categorías o tipo de producto:

Gráfica 8. Gestión por procesos

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Gestión de Compras Gestión de Compras

Gestiona con Gestiona con un enfoque proactivo

contratos:
1 Fixed Price Fixed Fee % of estimates 5 los riesgos de suministro.

Los contratos pueden ser sencillos o comple-Incentive

las necesidades
Fee específicas
performance 2
de la empresa 6 y las
Los riesgos en compras deben asu-
jos, incluyen términos y condiciones
4 Time & Materials y puede con- políticas de la organización en esta materia, para mirse de una manera proactiva, estable-
tener aspectos específicos que el comprador desea ello deben estudiar las ventajas y desventajas que ciendo planes de contingencia y aprove-
que el vendedor cumpla o suministre. Award Feecada modalidad
ofrece satisfaction 7 como por
de contratación chamiento para cada situación.
Es responsabilidad del equipo de compras ase- ejemplo, a precios fijos o cotos reembolsables o Si se asumen los riesgos de ma- Riesgo
Cost
gurarse que todas las imbursable cumplen conEconomic
adquisiciones por tiempo
Pricey Adj
materiales.
several years 3 nera reactiva, significa ausencia de
planeación, desconocimiento de los
Enfoque Enfoque
mismos, que se materializan en obstá-
culos y problemas que ponen en ries-
Con beneficio fijo % coste estimado 5
1 Precio Fijo go la continuidad del abastecimiento.
Riesgos Riesgo
La dependencia de proveedores, la
Con incentivos según desempeño 2 6 volatilidad de precios en las materias
4 Tiempo y Materiales primas, la calidad de los servicios, la
Evento Evento Evento Evento
interrupción en la cadena de sumi-
Con bonificación según satisfacción 7 nistros, la quiebra de proveedores
y la ausencia de transparencia, son Plan de Aprove Proble
Coste reembolsable algunos de los riesgos en que la ges-
Con ajuste econ. plurianual 3
tión de compras se ve expuesta y para
minimizar los impactos financieros y
Gráfica 10: Tipos de Contratos en compras logísticos que puedan causar es indis- Gráfica 12. Gestión del riesgo
pensable una adecuada gestión.

Asegura un aprovisionamiento
operativo eficaz.
Dimensión Interna En las empresas se determinan
La recepción de solicitudes in- los tipos de compra y los diferentes
ternas de compra, la definición del modelos de aprovisionamiento que
Productos Productos se deben aplicar, de acuerdo con la
proveedor óptimo la negociación y
el posterior envío del pedido debe Apalancados Estratégicos estructura de mercados donde se
traducirse en un aprovisionamiento encuentra inmersa la organización.
operativo eficiente en términos de Ofertas Alianzas con Primero para definir los riesgos de
pertinencia, calidad, oportunidad y Competitivas Proveedores aprovisionamiento y segundo para
costos, que apoyen los objetivos es- identificar el impacto financiero de
tratégicos de la empresa. Productos Productos los productos comprados. La “Ma-
triz de Kraljic” es una herramienta
Rutinarios Cuello de Botella
importante que ayuda a realizar un
análisis por cada tipo de producto
Sistema de Asegurar el comprado, la política de inventario a
Contratación Suministro adoptar, la relación con los provee-
dores, las estrategias de negociación
y el riesgo de desabastecimiento
RIESGO DE SUMINISTRO
Gráfica 11: Aprovisionamiento eficaz
Dimensión Externa

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Programa de Estudios Económicos - FENAVI
Gestión de Compras

Gestiona la productividad de tiene habilidades de

los proveedores comunicación

Los ejecutivos en compras deben fo- ASERTIVIDAD

La evaluación del desempeño del proveedor Comunicar mi mensaje
mentar su capacidad de asociación y trabajo ejerciendo mis derechos
es necesaria para verificar que este cumple de colaborativo, por tal motivo es fundamental sin ofender o castigar
manera integral con los requerimientos pacta- saber comunicarse de manera eficaz con las
dos, se debe realizar seguimiento, Medición al diferentes áreas que apoyan su gestión esta-
desempeño del proveedor, establecer planes de bleciendo relaciones productivas con áreas
mejoramiento a aquellos cuyos resultados no como; planeación, producción, mercadeo,
fueron satisfactorios, con la finalidad de contar ventas y finanzas. Debe tener habilidades HABILIDADES
con un portafolio y registro único de provee- para comunicarse de una manera clara, se- COMUNICACIÓN
dores competentes y bien calificados. Los pro- gura y profesional con el fin de tener in-
veedores son aliados estratégicos que agregan fluencia y obtener la colaboración interde-
valor a la gestión de compras a través de la in- Gráfica 14: Evaluación de proveedores partamental.
novación, la integración y desarrollo.
El dominio de la gestión y rendimiento de
los proveedores es uno de los muchos pasos
claves para destacar en el área de suministros.
Gráfica 16: Habilidades de comunicación

Utiliza habilidades de dirección

de proyectos.

Se apoya en la El Project Management Institute (PMI) de-

tecnología fine a la dirección de proyectos como la aplica-
Gestión de ción de conocimientos, habilidades, herramien-
Integración
tas y técnicas a las actividades del proyecto
Gestión de
Gestión de
Alcance para cumplir con los requisitos del mismo. Esto
La tecnología apoya la eficiencia y eficacia Comunicación
se logra mediante la adecuada aplicación e in-
jecución - E
de la gestión de compras automatizando pro- cu
ció
n-E jec
uc
ió tegración de los 47 procesos de la dirección de
Eje n
cesos, generando mayor información cualitati- proyectos, agrupados de manera lógica, catego-

-E
n
ió
va para la toma de decisiones para impulsar el

je
Planeación

uc

cu
rizados en cinco grupos de procesos.

- Ejecución - Ejec

ció
valor empresarial. Inicio Gestión de

n - Ej
Gestión de Tiempo La gestión de las adquisiciones del proyec-
El equipo de suministros debe adoptar un

ecución -
Compras to incluye los procesos necesarios para com-
perfil analítico que genere valor en la toma de Seguimiento prar o adquirir productos, servicios o resulta-
decisiones, la tecnología nos apoya liberándo-

ión
y control

Eje
dos que es preciso obtener fuera del equipo del

uc

cu
nos de cargas operativas.

ec

ci
proyecto. La organización puede ser la com-

ón
Ej
- -E
ión jec
uc
pradora o vendedora de los productos, servi-
uc
Ejec ión -
Gestión de
Gestión de Costos
Gráfica 15: Uso de la tecnología en compras Riesgo cios o resultados de un proyecto.
CIERRE
El equipo de compras interviene constan-
temente en el desarrollo y ejecución de diver-
Gestión de sos proyectos de la organización, por lo tanto
Recurso Gestión de
Humano Calidad es indispensable apropiarse de la metodología
de dirección de proyectos.

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Gestión de Compras

3
El Programa de Estudios Económicos publica
OPORTUNIDADES quincenalmente y mensualmente temas de gran

DE MEJORA impacto e interés para la industria avícola colombiana,

como lo son informes económicos, tendencias
EN LA GESTIÓN nacionales y mundiales y tendencias del mercado:

DE COMPRAS

Fenaviquín Estadísticas quincenales

y mensuales

Las siguientes oportunidades de mejora en la ca- da donde las desviaciones sean cada vez menores, y
dena de abastecimiento pueden cambiar el rumbo de logremos negociaciones en volúmenes con descuen-
las empresas, entre las cuales podemos mencionar: tos mayores.
Se debe configurar la cadena de abastecimiento Se deben lograr mejoras en agilidad operacional,
para disminuir costos sin afectar la calidad de los debemos simplificar procesos, tener mayor énfasis en
productos y el servicio, para esto es necesario reducir el servicio al cliente y en los controles de calidad.
los costos de compras y contrataciones, optimizar el La gestión de compras en su accionar debe ase-
flujo de efectivo y el capital de trabajo. gurar un impacto positivo en el medioambiente, ad-
Es clave optimizar el gasto y consumo, y para lo- quiriendo productos biodegradables y garantizando
grarlo debemos mejorar los pronósticos de la deman- que sus residuos no contaminen el entorno.

El incAVI

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