Formato Acciones Correctivas Preventivas

EMPRESA DE DESARROLLO URBANO Y HÁBITAT PROCESO:
MEJORAMIENTO
SOSTENIBLE DEL DISTRITO DE TURBO
“EDUH TURBO” CODIGO: G-P15-
NIT.901465989-2 V2
PROCEDIMIENTO: 03 – ACCIONES CORRECTIVAS FECHA DE
APROBACION:
PREVENTIVAS Y DE MEJORA 21-04-2023
Fecha: Dependencia: Subgerencia Administrativa, Financiera y

Tesorería.
Proceso: Mejoramiento
Actividad: Acciones de mejora
IDENTIFICACION DE LA NO CONFORMIDAD (Especifique la fuente que dio origen a una No Conformidad).

Auditoria Interna X Revisión Dirección
Servicios no conformes Auditoria Interna de Control Interno
Medición y control de procesos (Supervisión/seguimiento) Evaluación del clima organizacional
Resultados de los indicadores de gestión Peticiones, Quejas, Reclamos y/o Sugerencias
Sugerencias de mejoramiento por parte de los
Mapa de riesgos
responsables de procesos
Evaluación de la satisfacción de los clientes Auditoria Externa
Otra fuente. Cual?
TIPO DE ACCIÓN
Correctiva Preventiva Mejora X
Corrección
Documento: (Coloque el nombre del documento utilizado como referente frente a la cual se da la no conformidad, tales como: norma, política,
procedimiento, instructivo, programa, plan, proyecto o registro a auditar):
En el procedimiento de Control de documentos y registros no se ha creado e implementado las Tablas de retención

documental (TRD) en la entidad, incumpliendo con lo establecido en el artículo 23 y 24 de la Ley 594 de 2000 que
indica que: “Artículo 23. Formación de archivos. Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se
clasifican en:
a) Archivo de gestión. Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta
administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta
o solución a los asuntos iniciados;
b) Archivo central. En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad
respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las
propias oficinas y particulares en general.
c) Archivo histórico. Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación
permanente.
Artículo 24. Obligatoriedad de las tablas de retención. Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar
las respectivas tablas de retención documental.”
CRITERIO NORMATIVO
Decreto 612 de 2018 art. 2.2.22.3.14 y artículo 23 y 24 de la Ley 594 de 2000.
Descripción del Hallazgo: (Haga una breve descripción de lo encontrado indicando claramente la evidencia objetiva que sustenta el
hallazgo. Esta casilla es diligenciada por el Auditor o quien haya detectado la no conformidad.)
1. En el procedimiento de Control de documentos y registros no se han implementado acciones para proteger

los registros y/o documentos durante este semestre, incumpliendo con el requisito del Manual de procesos y
procedimientos que indica que: “Para la protección de los registros se deben asignar lugares libres de
humedad, seguros y protegidos contra daños o pérdidas, de forma tal que se conserve la información original y
se eviten alteraciones posteriores…Almacenamiento; protección, recuperación, tiempo de retención y
disposición”.
2. En el procedimiento de Control de documentos y registros no se ha determinado el tiempo de retención de los
documentos durante este semestre, incumpliendo con el requisito del Manual de procesos y procedimientos
que indica que: “Para los registros internos se define el tiempo de retención en común acuerdo entre los
responsables de los procesos y para los registros externos o reglamentarios por la ley.”
3. En el procedimiento de Control de documentos y registros no se ha determinado la disposición final de los
documentos durante este semestre, incumpliendo con el requisito del Manual de procesos y procedimientos
que indica que: “La disposición final de los registros establece si se destruye o pasa a un nuevo archivo,
después de haber cumplido su tiempo de retención.”
Fecha Reporte de Reportado por: Aceptada por:

MEJORAMIENTO
NIT.901465989-2 V2
APROBACION:
Hallazgo
Jurgen A. Olivo Herrera Rafael Allin Valenzuela
Agosto 22 de 2023 Subgerente Administrativo, Financiero
Liliana Benítez Sánchez y Tesorería
Las siguientes casillas deben ser diligenciadas por quien formula la acción de
mejoramiento. (Líderes de procesos)
ANALISIS DE LA NO CONFORMIDAD
Determinar
Frecuencia Incidencia e impacto
(Que, quien, como, cuando y donde ocurre la situación)
DESCRIPCION DE LA NO CONFORMIDAD
(Detallar todos los aspectos fundamentales que hacen parte de la no conformidad encontrada)
En el procedimiento de Control de documentos y registros no se ha creado e implementado las Tablas de retención
documental (TRD) en la entidad, incumpliendo con lo establecido en el artículo 23 y 24 de la Ley 594 de 2000 y el
Decreto 612 de 2018 art. 2.2.22.3.14. Lo cual, genera que la entidad no haya realizado acciones para proteger los
registros y/o documentos ni determinado el tiempo de retención y la disposición final de los mismos.
ANALISIS DE LAS CAUSAS

(Pueden utilizarse técnicas como Espina de Pescado (5M), Por qué y porqué, lluvia de ideas para el análisis de causas)
REPORTE DE LA NO CONFORMIDAD
Acciones
Correctivas Responsable de la Acción
Fecha Máxima
Responsable Seguimiento
Preventivas o de Implementación
mejora
Adquirir las herramientas
necesarias y el personal
idóneo para la
protección de los
documentos de la
entidad.
Implementar en la
entidad las tablas de
retención documental
porque ayuda a
optimizar algunos
procesos dentro de las
mismas.
SEGUIMIENTO A LOS RESULTADOS DE LAS ACCIONES

Resultados del Seguimiento Firma de Responsable Fecha Estado Meta*
Adquirir herramientas para proteger registros y
MEJORAMIENTO
NIT.901465989-2 V2
APROBACION:
documentos.
Crear e implementar las tablas de Retención
Documental.
VERIFICACION DE LA EFICACIA
Resultados del Seguimiento Firma de Responsable Fecha Estado Meta*
Garantizar la protección de los registros y
documentos que reposan en los archivos de la
EDUH – TURBO.
Permitir el manejo integral de los
documentos, facilitando la organización de los
documentos y ayudando a controlar la
producción y trámite documental.
AUTORIZACIÓN DE CIERRE
Responsable Fecha
Rafael Allin Valenzuela
Subgerente Administrativo, Financiero y
Tesorería
*Para la medición del estado de la meta se tendrán en cuenta los siguientes criterios
ESTADO DE ACTIVIDAD NIVEL DE RIESGO
Se asignará esta calificación, cuando la acción correctiva se haya cumplido de
Cumplida Bajo
manera total en las condiciones predefinidas.
Se asignará esta calificación, cuando la acción correctiva se haya cumplido de
Cumplida parcialmente Mediano
manera parcial en las condiciones predefinidas
Se asignará esta calificación, cuando la acción correctiva no se haya cumplido en
Pendiente Alto
las condiciones predefinidas
Prevista para ejecutar
Se asignará esta calificación, cuando la acción correctiva este prevista para
después de la fecha de corte Ninguno
ejecutar después de la fecha de corte del seguimiento
del seguimiento
Nota. El seguimiento a las acciones de mejoramiento se realiza a través de los Planes de

Mejoramiento que se suscriban.

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Correctiva Preventiva Mejora X

En el procedimiento de Control de documentos y registros no se ha creado e implementado las Tablas de retención

1. En el procedimiento de Control de documentos y registros no se han implementado acciones para proteger

Fecha Reporte de Reportado por: Aceptada por:

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SEGUIMIENTO A LOS RESULTADOS DE LAS ACCIONES

Nota. El seguimiento a las acciones de mejoramiento se realiza a través de los Planes de

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