Procedimiento de Control de Documentos y

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GENERALES
Código: PCIDR01042023
PROCEDIMIENTO CONTROL
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INFORMACIÓN DOCUMENTADA
Revisión N°: 00
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y

REGISTROS
Este documento parte de este es propiedad de la empresa GRANIX y tiene validez en su formato digital en la intranet.
Fuera de este estado, se considera como documento no controlado y, por lo tanto, su utilización es responsabilidad de
quien lo ha impreso o lo emplea y deberá verificar su estado de vigencia.
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Revisión N°: 00
ÍNDICE
1- OBJETIVO
2- ALCANCE
3- RESPONSABILIDADES
4- DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
5- MARCO DE REFERENCIA
6- DESARROLLO
7- REGISTROS
8- DISTRIBUCIÓN
9- CONTROL DE CAMBIOS / ACTUALIZACIONES
elaboró revisó aprobó
Firma - aclaración Geremias Recalde Osvaldo Martínez Horacio Pagani
Cargo Encargado Analista Jefe de almacenes
Fecha 05/10/2023 07/10/2023 10/10/2023
REGISTRO DE LAS APLICACIONES
Elaborado por
Fecha Descripción de la Modificación Pág. Nº
Nombre Cargo Fecha
Es responsabilidad de quien realiza la actualización del documento el cumplir con el registro de

cambios y mantener el orden cronológico de los mismos. La celda de ‘firma’ se dará por completada
con el registro de la fecha en el que la persona registró el cambio.
1. OBJETIVO
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Revisión N°: 00
Dictar los procedimientos para la distribución y control de documentos del Sistema de

Gestión de Calidad (SGC) y toda otra documentación de carácter externo que incida en el
SGC.
Asegurar que todos los procedimientos, nuevos o revisados del SGC sean elaborados,
formateados, revisados, aprobados, implementados y mantenidos de una manera
estándar, consistente y efectiva.
2. ALCANCE
Se encuentran comprendidos todos los documentos que forman parte del SGC del proceso
de gestión de certificados y documentos externos.
3. RESPONSABILIDAD
La correcta ejecución del presente procedimiento es responsabilidad del jefe de la unidad

de tramite documentario a cargo de los procesos que se ejecutan en esa unidad.
El responsable del control de documentos del SGC relacionados a los procesos core de la
empresa es el Analista de Planeamiento y Gestión
El responsable del control de documentos del SGC relacionados con los procesos
estratégicos y de soporte de la empresa es el Asistente Legal.
El responsable del control de documentos del SGC relacionados con los procesos
estratégicos y de soporte de la empresa es Alta Dirección, el Asistente Legal, Ofic.
Personal y Ofic. Informática
Los responsables del control de documentos deben:
 Resguardar y administrar toda la documentación del sistema de gestión de calidad.

 Asegurarse que los documentos del SGC estén legibles, fácilmente identificables y
accesibles para todo el personal involucrado en el SGC.
 Revisar y gestionar la aprobación de los nuevos procedimientos y/o matrices y retirar
la documentación obsoleta del SGC.
 Distribuir los documentos del SGC.
 Administrar el acceso a la documentación vigente y obsoleta colocada en la carpeta
compartida.
 Prevenir el uso no intencionado de los documentos obsoletos. Para tal fin, el
personal involucrado en el SGC solo deberá tener acceso a los documentos
vigentes. Los documentos obsoletos deberán estar archivados y debidamente
identificados, los mismos deben llevar un sello digital o manual que indique
“OBSOLETO” en todas sus páginas según corresponda a documentos electrónicos
y/o físicos.
Las responsabilidades de los dueños del proceso, se identifican en el Anexo 3.

4. SÍMBOLOS Y ABREVIATURAS
 SGC: Sistema de gestión de Calidad.

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Revisión N°: 00
 AC: Acción Correctiva.
 AP: Acción Preventiva.
 BD: Base de Datos.
 SNC: Servicio No Conforme.
5. DEFINICIONES
 Documento Controlado: es aquel documento que está sujeto a cambios, razón por
la cual debe ser adecuadamente identificado y controlado para asegurar que no se
utilicen versiones no vigentes.
 Copia No Controlada: corresponde a una copia de un documento interno o externo
del sistema de la calidad que no está sujeto a ningún tipo de control respecto de la
versión vigente.
 Documento Externo: es aquel documento que es utilizado por la institución en algún
proceso, pero que no es generado por ésta, si no que por algún otro emisor fuera de
la Institución (normas, leyes, reglamentos o directrices).
 Procedimiento transversal: es aquel procedimiento de uso común para todas las
áreas que integran el SGC y son los siguientes:
√ Procedimiento para Auditorías.
√ Procedimiento para el Control de Documentos y Registros.
√ Procedimiento para la Gestión de Mejora Continua.
 Procesos Core: son los procesos relacionados directamente al almacenamiento,
distribución y entrega de materiales a los diferentes puntos de entrega suscritos en el
Contrato.
 Procesos de Soporte: Son los procesos que permiten la adecuada ejecución de los
procesos core.
6. REFERENCIAS
 IRAM-ISO 45001:2018
 ISO 9001:2008
 ISO 9000:2005
 IRAM-ISO 45001:2018
7. CONSIDERACIONES GENERALES
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Revisión N°: 00
 No aplica.
8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
8.1. DE LOS DOCUMENTOS CONTROLADOS:
8.1.1. Elaboración y actualización de Documentos
En el caso que el dueño del proceso detecte la necesidad de elaborar un documento,

con respecto a los procesos core deberá presentar una propuesta al Jefe de
Planeamiento y Gestión, el cual deberá revisar el documento; para los procesos de
soporte la revisión estará a cargo del Jefe del área legal.
En caso la necesidad de elaborar o actualizar el documento provenga del Área de

Planeamiento y Gestión, del Área Legal o del equipo auditor, ellos deberán sustentar al
dueño del proceso la necesidad encontrada.
En caso de actualización deberá registrar el cambio del documento en la sección

correspondiente al Control de Cambios (Ir a 8.1.5.2.)
8.1.2. Aprobación y publicación
8.1.2.1. Aprobación
Los documentos del SGC serán aprobados de acuerdo al nivel de los mismos cuyos
responsables de detalla en el siguiente cuadro:
CUADRO DE RESPONSABILIDADES DE APROBACION DE DOCUMENTOS
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Revisión N°: 00
TIPO DE
REVISADO POR APROBADO POR
DOCUMENTO
Manual Jefe Legal /Jefe de Planeamiento Gerente General
Dueño del Proceso / Jefe Legal/ Jefe de

Política Gerente General
Planeamiento
Dueño del Proceso / Jefe Legal/Jefe de

Mapa de Procesos Gerente General
Planeamiento
Objetivos de Calidad Dueño del Proceso / Jefe Legal Gerente General
Caracterización de Dueño del Proceso / Jefe Legal/ Jefe de

Gerente General
Proceso Planeamiento
Gerente General Dueño del

Procedimiento Jefe Legal / Jefe de Planeamiento Proceso
Administradora del Contrato
Instructivo Jefe Legal/ Jefe de Planeamiento Dueño del Proceso
Formato Jefe Legal/ Jefe de Planeamiento Dueño del Proceso
Otros Jefe Legal/ Jefe de Planeamiento Dueño del Proceso
Estructura
8.1.2.2. Ingreso en la SGC
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Revisión N°: 00
Una vez aprobado el documento, el Asistente Legal y/o Analista de Planeamiento y

gestión, deberá ingresar el documento a la base de datos documentaria del SGC o
Lista Maestra de Documentos (Anexo N°1).
8.1.2.3. Difusión del Documento
El Asistente Legal y/o Analista de Planeamiento y Gestión realizará la distribución

(electrónica y/o física) del nuevo documento o de la nueva versión del documento.
Deberá difundir el documento o la nueva versión del mismo a los involucrados o

ejecutores de las actividades.
Nota: La documentación se encontrará bajo custodia del Asistente Legal y/o Analista
de Planeamiento y Gestión, el cual no podrá tener más de un ejemplar original, y
para su reconocimiento se utilizará un timbre con la leyenda: COPIA CONTROLADA
en todas sus páginas y se debe dejar registro de la distribución en la Lista de
Maestra de Documentos (ANEXO N° 1).
8.1.3. Modificaciones
La revisión de cualquier documento se hará sólo cuando sea considerado como

necesario, producto de: cambios en subprocesos, métodos de trabajo, modificaciones de
documentos de referencia y/o para aclarar diversidad en la Interpretación de criterios.
Las revisiones de documentos se enumerarán correlativamente, comenzando por el

número 00 que se utilizará exclusivamente para designar las publicaciones originales.
Cuando en una página se hagan correcciones ortográficas, tipográficas o de redacción

solamente, no será necesario elevar el número de su revisión.
Las modificaciones mayores que impliquen reelaborar un procedimiento, serán

ejecutadas de acuerdo al punto 7.1.
8.1.4. Anulaciones
La anulación de un documento se realizará cuando haya quedado obsoleto

definitivamente por cualquier causa o deba sustituirse por otro.
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Revisión N°: 00
La anulación de un documento es responsabilidad del Asistente Legal/ Analista de

Planeamiento.
8.1.5. Formatos
Las publicaciones de los documentos se editarán en los formatos establecidos en este

procedimiento.
La redacción del documento se realizará en idioma español, salvo aquellas expresiones

en que convenga usar palabras en otros idiomas, siempre y cuando sean del dominio
general o estén convenientemente definidas.
El uso de abreviaturas o acrónimo, se aceptarán, cuando previamente se haya escrito el

nombre o designación genérica completa, colocando a continuación en paréntesis, su
abreviatura o acrónimo.
8.1.5.1. Llenado de la Portada
La Portada, se llenará de la siguiente forma:
 TITULO (1):
Indicando el título del documento en letra Arial 16, con negrilla y mayúscula.
8.1.5.2. Registro de la Elaboración, Revisión y Aprobación:
Los registros de la elaboración, revisión y aprobación se realizará tal como se detalla en

los cuadros siguientes:
ELABORADO POR REVISADO POR
Nombre Cargo Fecha Firma Nombre Cargo Fecha Firma
APROBADO POR
Nombre Cargo Fecha Firma

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Revisión N°: 00
La confirmación de la elaboración, revisión y aprobación se realizará detallando el nombre,

cargo y fecha en la cual ha sido elaborado, revisado y aprobado el documento.
8.1.5.3. Llenado de Registro de Modificaciones
Se tendrá en cuenta lo siguiente:

 El número de Página del procedimiento que han sido modificadas en la última
revisión.
 la fecha que se realiza la modificación; el nombre y cargo de la persona que realizo
la modificación.
El Registro de Modificaciones, se llenará de acuerdo con el siguiente formato:
REGISTRO DE MODIFICACIONES
Elaborado por
Fecha Descripción de la Modificación Pág. Nº
Nombre Cargo Fecha
Es responsabilidad de quien realiza la actualización del documento el cumplir con el registro de

cambios y mantener el orden cronológico de los mismos. La celda de ‘firma’ se dará por completada
con el registro de la fecha en el que la persona registró el cambio.
8.1.5.4. El encabezado de las páginas
El encabezado tendrá el siguiente formato:

Código: xxxxxxxxxxxxxx
Página x de x
Revisión N°: xx
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Revisión N°: 00
 TÍTULO (1):
Indicando el título del procedimiento en letra Arial 10 y en mayúscula.
 CÓDIGO (2):
Indicando el código de aplicabilidad del procedimiento, el que será escrito en letra
Arial 14 y en mayúscula.
 VERSIÓN (3):
Indicando el número de versión del procedimiento. El número 0, se utilizará
exclusivamente para designar las publicaciones originales, las que serán escritas en
letra Arial 11.
 PROCESO (4):
Indicando el proceso al cual pertenece el procedimiento.
 VIGENCIA (5)
Indica la fecha en la cual entra en vigencia el documento.
 NÚMERO DE PÁGINAS (6):

Indicando el número de la página y el número total de páginas del documento, el cual
será escrito en letra Arial 12.
8.1.5.5. Codificación de los Documentos
El Analista de Planeamiento y Gestión o Asistente Legal asignará el código y número

correlativo de identificación del documento, el cual estará compuesto por:
T-YY-XXX
Dónde:
T : Iniciales del tipo de documento:
Nivel Tipo de Documento Iniciales
Manual MAN
I Política POL
Plan PLN
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Revisión N°: 00
Mapa de Procesos MAP
Objetivos de Calidad OBJ
Caracterización de CAR
II
Proceso
III Procedimiento PRO
V Instructivo INS
VI Formato FOR
IV Otros OTR
YY : Código del nombre de proceso:
Nombre del Proceso Iniciales
Gestión del Contrato APP GCA
Gestión del Plan Estratégico GPE
Sistema de Gestión de la Calidad SGC
Recepción REC
Almacenamiento ALM
Distribución DIS
Entrega de Materiales EMA
Gestión de Desarrollo Humano GDH
Gestión de Administración y Finanzas GAF
Gestión de Facilites GFA
Gestión de Tecnología e Infraestructura GTI
Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional GSS
XX: Número correlativo, deberá empezar en 01 y será correlativo.
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Revisión N°: 00
8.1.6. Composición de un Procedimiento
Los Procedimientos estarán estructurados de acuerdo al siguiente formato:
1. OBJETIVO
Corresponderá al Título 1 del procedimiento, y consistirá en una declaración clara que

muestre la intención, enfoque e importancia del procedimiento.
2. ALCANCE
Corresponderá al Título 2 del procedimiento, y describirá, en forma precisa, las áreas

funcionales, personal y otros aspectos cubiertos y afectados por el procedimiento.
3. RESPONSABILIDADES
Corresponderá al Título 3 del procedimiento, e identificará el o los responsables del

cumplimiento y correcta aplicación del procedimiento.
4. SÍMBOLOS Y ABREVIATURAS
Corresponderá al Título 4 del procedimiento, e identificará los símbolos y abreviaturas a

usar en el mismo.
5. DEFINICIONES
Corresponderá al Título 5 del procedimiento, y establecerá aquellos conceptos utilizados

en el procedimiento, que deban ser definidos para su mayor claridad e interpretación.
6. REFERENCIAS
Corresponderá al Título 6 del procedimiento, y mostrará los documentos externos

necesarios para el cumplimiento del procedimiento
7. CONSIDERACIONES GENERALES
Corresponderá al Título 7 del procedimiento, y se detallará las actividades anexas al

procedimiento, las cuales definirá el correcto cumplimiento del procedimiento.
8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Corresponderá al Título 8 del procedimiento, y describirá las actividades para la

ejecución del procedimiento
9. REGISTROS
Corresponderá al Título 9 del procedimiento, y mostrará los registros utilizados para el

cumplimiento del procedimiento
10. ANEXOS Y FORMATOS
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Revisión N°: 00
Corresponderá al Título 10 del procedimiento, y se mostrará los formatos de los registros

que son necesarios para generar evidencia del cumplimiento del procedimiento.
8.2. CONTROL DEL MANUAL DE CALIDAD
8.2.1. Aprobación y publicación
8.2.1.1. Aprobación
Aprobada la publicación del Manual de la Calidad por el Gerente General, el Asistente

Legal asignará el código y número correlativo de identificación del documento.
8.2.1.2. Publicación
El Asistente Legal realizará la distribución (electrónica y/o física) del nuevo documento o
de la nueva versión del documento
Nota: En el caso que se requiera alguna copia, para su reconocimiento se utilizará en

timbre con la leyenda: COPIA CONTROLADA en todas sus páginas.
8.2.2. Modificaciones
La revisión del Manual de la Calidad se hará sólo cuando sea considerado como
necesario, producto de: cambios en subprocesos, métodos de trabajo, modificaciones de
documentos de referencia y/o para aclarar diversidad en la interpretación de criterios.
Las revisiones se enumerarán correlativamente, comenzando por el número 0 que se

utilizará exclusivamente para designar las publicaciones originales.
Cuando en una página se hagan correcciones ortográficas, tipográficas o de redacción

solamente, no será necesario elevar el número de su revisión.
8.3. CONTROL Y DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS EXTERNOS
El Asistente Legal archivará el documento externo original y entregará una copia al Jefe
del área Legal y al Jefe de Planeamiento y gestión, quienes deberán informar a las áreas
de la organización relacionadas a procesos se soporte y core respectivamente.
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Revisión N°: 00
El Asistente Legal deberá registrar los documentos externos en la Lista Maestra de

documentos (Anexo N°1).
8.4. CONTROL DE DOCUMENTOS OBSOLETOS
En el caso que las modificaciones realizadas a los documentos controlados impliquen la

anulación o sustitución de estos por su calidad de obsoletos, se aplicará el método de la
destrucción en la totalidad de las páginas del ejemplar.
La responsabilidad de la destrucción de los documentos obsoletos es del Asistente Legal

/ Analista de Planeamiento, quién determinará la obsolescencia y destrucción de los
ejemplares.
En el caso que se requiera retener documentos obsoletos por razones legales u otras,
éstos deben ser identificados adecuadamente con un sello digital en todas sus páginas
que indique “OBSOLETO” a objeto de prevenir su uso no previsto, debiéndose guardar
y/o conservar fuera del alcance para prevenir su uso.
8.5. CONTROL DE DOCUMENTOS CONTROLADOS:
Los procedimientos y documentos controlados serán controlados mediante el registro

Lista Maestra de documentos, (Anexo N°2)
Cada vez que se incluya un documento nuevo o se actualice alguno, se actualizará el

listado maestro.
8.6. CONTROL DE REGISTROS
8.6.1. Identificación
Se definen como registros del sistema de calidad los señalados en la Lista Maestra de
registros (Anexo N°2)
Para su control se dispone de una Lista Maestra de todos los registros en poder del
Encargado Documentación.
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Revisión N°: 00
8.6.2. Recolección
Los registros del sistema de calidad serán emitidos por el personal involucrado, para
luego ser archivados o remitidos a los encargados según lo señalado en la Lista Maestra
de Registros (Anexo N°2)
8.6.3. Almacenamiento
Los registros podrán ser almacenados en forma física y/o electrónicamente, cuando
corresponda.
8.6.4. Retención
El tiempo de permanencia de los registros de calidad será determinado por la Dirección y

señalado en la Lista Maestra de Registros (Anexo N°2)
8.6.5. Protección
Para la protección de los registros se mantendrán en un lugar especialmente destinado

para ello, según su tipo, y en forma limpia y libre de humedad, con la finalidad de evitar
todo deterioro y suciedad en la documentación existente en las carpetas cuando
corresponda.
8.6.6. Recuperación y Disposición
La recuperación y disposición de los registros se realizará de acuerdo a lo informado en

la Lista Maestra de registro (Anexo N°2).
9. REGISTROS
 FOR-SGC-001 Lista Maestra de Documentos.

 FOR-SGC-002 Lista Maestra de Registros.
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Revisión N°: 00
10. ANEXOS Y FORMATOS
 Anexo N°1: FOR-SGC-001.

 Anexo N°2: FOR-SGC-002.
 Anexo N°3: Diagrama de Flujo del Control de documentos y registros.
 Anexo N°4: Inventario de Procesos.
Anexo N°1
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS

Tipo de Fecha Persona que Fecha última Ubicación
Proceso Cod. Documento Nombre doc Versión Distribuido a.
Documento Aprobación Aprueba revisión doc
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Revisión N°: 00
Anexo N°2
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS

Ubicaci Tiempo de Responsable de Descarte de
Procedimiento Registro Código Acceso
ón retención la conservación
Este documento parte de este es propiedad de la empresa GRANIX y tiene validez en su formato digital en los registros
la intranet.
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Revisión N°: 00
Página 19 de 21
Revisión N°: 00
ANEXO N°3
Página 20 de 21
Revisión N°: 00
Página 21 de 21
Revisión N°: 00
ANEXO N°4
INVENTARIO DE PROCESOS
PROCESOS RESPONSABLE
ESTRATEGICOS
Gestión del Contrato APP Jefe Legal
Gestión del Plan Estratégico Gerente General
Sistema de Gestión de la Calidad Jefe Legal
OPERACIONALES
Recepción Gerente de Operaciones
Almacenamiento Gerente de Operaciones
Distribución Gerente de Operaciones
Entrega de Materiales Gerente de Operaciones
SOPORTE
Gestión de Desarrollo Humano Jefe de Desarrollo Humano
Gestión de Administración y Finanzas Gerente de Administración y Finanzas
Gestión de Facilites Gerente de Administración y Finanzas
Gestión de Tecnología e Infraestructura Jefe de Infraestructura
Gestión de Seguridad y Salud

Jefe de Desarrollo Humano
Ocupacional

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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y

elaboró revisó aprobó

Firma - aclaración Geremias Recalde Osvaldo Martínez Horacio Pagani

Cargo Encargado Analista Jefe de almacenes

Fecha 05/10/2023 07/10/2023 10/10/2023

REGISTRO DE LAS APLICACIONES

Es responsabilidad de quien realiza la actualización del documento el cumplir con el registro de

Dictar los procedimientos para la distribución y control de documentos del Sistema de

La correcta ejecución del presente procedimiento es responsabilidad del jefe de la unidad

Los responsables del control de documentos deben:

 Resguardar y administrar toda la documentación del sistema de gestión de calidad.

Las responsabilidades de los dueños del proceso, se identifican en el Anexo 3.

 SGC: Sistema de gestión de Calidad.

 AC: Acción Correctiva.

 AP: Acción Preventiva.

 BD: Base de Datos.

 SNC: Servicio No Conforme.

8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

8.1. DE LOS DOCUMENTOS CONTROLADOS:

8.1.1. Elaboración y actualización de Documentos

En el caso que el dueño del proceso detecte la necesidad de elaborar un documento,

En caso la necesidad de elaborar o actualizar el documento provenga del Área de

En caso de actualización deberá registrar el cambio del documento en la sección

8.1.2. Aprobación y publicación

CUADRO DE RESPONSABILIDADES DE APROBACION DE DOCUMENTOS

Manual Jefe Legal /Jefe de Planeamiento Gerente General

Dueño del Proceso / Jefe Legal/ Jefe de

Dueño del Proceso / Jefe Legal/Jefe de

Objetivos de Calidad Dueño del Proceso / Jefe Legal Gerente General

Caracterización de Dueño del Proceso / Jefe Legal/ Jefe de

Gerente General Dueño del

Administradora del Contrato

Instructivo Jefe Legal/ Jefe de Planeamiento Dueño del Proceso

Formato Jefe Legal/ Jefe de Planeamiento Dueño del Proceso

Otros Jefe Legal/ Jefe de Planeamiento Dueño del Proceso

8.1.2.2. Ingreso en la SGC

Una vez aprobado el documento, el Asistente Legal y/o Analista de Planeamiento y

8.1.2.3. Difusión del Documento

El Asistente Legal y/o Analista de Planeamiento y Gestión realizará la distribución

Deberá difundir el documento o la nueva versión del mismo a los involucrados o

La revisión de cualquier documento se hará sólo cuando sea considerado como

Las revisiones de documentos se enumerarán correlativamente, comenzando por el

Cuando en una página se hagan correcciones ortográficas, tipográficas o de redacción

Las modificaciones mayores que impliquen reelaborar un procedimiento, serán

La anulación de un documento se realizará cuando haya quedado obsoleto

La anulación de un documento es responsabilidad del Asistente Legal/ Analista de

Las publicaciones de los documentos se editarán en los formatos establecidos en este

La redacción del documento se realizará en idioma español, salvo aquellas expresiones

El uso de abreviaturas o acrónimo, se aceptarán, cuando previamente se haya escrito el

8.1.5.1. Llenado de la Portada

La Portada, se llenará de la siguiente forma:

8.1.5.2. Registro de la Elaboración, Revisión y Aprobación:

Los registros de la elaboración, revisión y aprobación se realizará tal como se detalla en

ELABORADO POR REVISADO POR

Nombre Cargo Fecha Firma Nombre Cargo Fecha Firma

Nombre Cargo Fecha Firma

La confirmación de la elaboración, revisión y aprobación se realizará detallando el nombre,

8.1.5.3. Llenado de Registro de Modificaciones