.9. QU PERMITE EL PROCESO DE CONTROL?

Garantizar que las actividades reales (las acciones) se ajusten a las actividades proyectadas, las actividades reales son el resultado del Proceso de direccin, las actividades proyectadas son el resultado del Proceso de Planificacin, y el Control compara o garantiza que lo que se hace responde a lo previsto. Tomar medidas correctivas, porque establece los desvos y gracias a ellos, se corrige la norma o la accin. Cuando se corrige la norma, se aplica el proceso de correccin en el proceso de Planeamiento; y cuando se corrige la accin, se aplico el esfuerzo sobre el proceso de Direccin. Permite monitorear la eficacia de las actividades del Planeamiento, Organizacin y Direccin. El de Planeamiento porque establece las normas, pero como ste est ntimamente ligado con el de Organizacin, no se puede planificar si no est definida la Estructura de actividades que se obtiene en el proceso de Organizacin, porque es el que contiene la Estructura, y sta contiene al plan; mientras tanto, la Direccin orienta todos los recursos para que las actividades establecidas en el plan se ejecuten. El Control permite ajustar permanentemente los procesos anteriores, por lo que tienen que estar en orden: 1) Planificar, 2)Organizar, 3) Dirigir y 4) Controlar. El proceso de Administrar es un Sistema, los subprocesos vuelven al principio (retroalimentacin) y siempre tiene que tener esa secuencia

El Precontrol Es un control previo que se realiza antes de que el trabajo se ejecute. Esto significa que, en el fondo, es un control de tipo preventivo ya que su objeto es eliminar las desviaciones antes de que estas se presenten. Con este fin, los administradores propugnan por la creacion de politicas, reglas y procediminetos que permitan eliminar aquellos comportaminetos significativos que han sido identificados como causantes potenciales de situaciones negativas. A manera de ejemplo podriamos decir, que un precontrol seri el que, ante una orden de comenzar tareas de fabricaicon de un determinado producto, nos hallamos asegurado previamente que se podra contar con el flujo necesario de materia prima a fin de evitar que el proceso se detenga durante la jornada de trabajo. De esta manera eliminamos por anticipado aquellos problemas relacionados con la falta de dicha manteria antes de que los trabajadores esten frente a sus puestos de trabajo. EL Control Durante el Trabajo Este control se realiza a medida que se estn ejecutando las labores inherentes de un trabajo especifico. Tradicionalmente esta relacionado con el desempleo humano, rendimineto de equipo y apariencia de los departamentos. Su objeto es asegurar durante la marcha que los planes se estan cumpliendo a cabalidad y estar prestos a impedir errores que traumaticen su desarrollo.

El Post-Control Algunos teorizantes lo denominan tambien control de retroalimentacion dado que su objeto es obtener informacion despues de que el personal ha trabajado en la realizacion de una determinada labor. Con l, se pretende tomar aquellas medidas correctivas que son necesarias una vez que se ha contemplado el comportamiento de la organizacin o de una de sus unidades durante un periodo especifico. El Post-Control puede basarse en el comportamiento de uno o varios factores a fin de compara el rendimiento real de la organizacin con el rendimiento planeado y tomar cualquier medida correctiva que asegure que los dos rendimientos sean ms equivalentes. 4.10.1. NECESIDAD DE CONTROL Aunque el control es una labor vital dentro del trabajo administrativo es conveniente tener presente que los beneficios derivados del esfuerzo de ejecutar tareas siempre han de ser mayores al costo en que se incurre. El control como funcin administrativa implica la generacin de ciertos costos que de acuerdo a lo anterior deben examinarse detenidamente para determinar que cantidad de actividad de control se justifica en una determinada situacin. 4.10.2. OBSTACULOS PARA EL XITO DEL CONTROL Dado que el control es una tarea compleja y detallada cuya dificultad aumenta con el tamao de las organizaciones, es conveniente evitar las siguientes barreras las cuales disminuyen la efectividad del control. Dar demasiada importancia al corto plazo Es frecuente que, por el deseo de los administradores de lograr metas a corto plazo, se sobrecarguen los ritmos de trabajo hasta tal punto que posteriormente esto repercuta negativamente en el cumplimiento de los planes a largo plazo haciendolos imposibles de cumplir. Descuidar las circunstancias atenuantes Cuando los administradores presionan demasiado sobre los logros, los subordinados pueden tender a crear presiones que tienen por objeto demostrar que los estndares se cumplen sin ser cierto o crear la impresin de que los planes son demasiado elevados para las reales capacidades. Esto significa que siempre se debe tener en cuenta las cicunstancias atenuantes de una labor a fin de establecer controles ms flexibles. Adems, la organizacin debe motivar convenientemente a los individuos al logro de los objetivos. Perspectivas inadecuadas Si las actividades de control hacen que las prespectivas de control sean demasido estrechas se afecta la eficiencia del sistema ya que se dejan por fuera otras consideraciones

relacionadas con otras unidades organizacionales. Antes de tomar una medida correctiva el administrador debe conocer si existen las condiciones que, en diversos aspectos de la organizacin, permitirn su ejecucin. La frustracion causada por el control Cuando se muestra una excesiva tendencia a ejercer demasido control, se puede generar malestar y frustracion entre el personal con las consecuencias desmotivadores que sto acarrea. Administradores demasiado rgidos en el ejercicio de su labor de control no permiten la libertad necesaria para desarrolalr convenientemente el trabajo 4.10.3 . TAREAS PARA EL CONTROL EFECTIVO En torno a la aplicacin del proceso de control se encuentran una serie de actividades que bien prodran definirse como cuidados que tienen por objeto lograr una mayor eficiencia en su aplicacin. Vemos a continuacin, de una manera breve en que consisten estos cuidados. El administrador debe ajustar el control de las situaciones Los componentes de cada control deben ser diferentes en la medida que tambin lo sean las situaciones de trabajo sobre las que va a operar. Cada actividad organizacional ha de analizarse especificamente a fin de establecer las diversas facetas de control que se requieren. Tenga en cuenta, por ejemplo, que los estndares y medidas de un trabajador de produccin son diferentes a los estndares y medidas del gerente de un departamento. Los controles estan destinados a medir y comparar situaciones especficas segn la actividad. Asegurar las facetas del control Dado que el control puede ser usado para mltiples propsitos tales como estandarizacin de la ejecucin, proteccin de activos, calidad del producto, etc., es vital poder aplicarlo a distintas facetas de la organizacin. Para tal efecto podremos recibir el mximo beneficio del control s stas se resaltan. Asegurar rapidez en la actuacin Es importante que las decsiones que sobre medidas correctivas se tomen, se hagan es un tiempo suficientemente valido en tanto que la informacin continue vigente. Es obvio que transcurre algn tiempo mientras se reune la informacin relacionada con el control, mientras se desarrollan los informes, se toman las decisiones, etc.; motivos por los cuales hay que asegurarse de que la situacin no ha cambiado y por consiguiente la medida correctiva si podra traer ventajas. Todos los individuos deben tener conocimietno de la forma como opera el control En la medida en que el proceso de control sea comprensible para todos aquellos que esten involucrados en l, mayores sern sus beneficios. El administrador tiene que asegurarse de

que las personas sepan con exactitud qu informacion se refiere, cmo debe reunirse, de qu manera se usar para compilar informes, cules son sus propsitos y qu medidas son apropiadas dados los diversos tipos de informes. 4.11. EL CONTROL HACIA EL FUTURO Lo ms importante en la ejecucin de un sistema de control es que a travs de l se puedan resolver aquellos problemas que se preven para el futuro. Lo que la mayora de los administradores necesitan es un sistema de control que les seale, a tiempo para emprender medidas correctivas, los problemas que se puedan presentar si no se hace en el momento algo que impida o minimice su aparicin. Esto significa que el control anticipante es una parte fundamental del proceso aplicado a las organizaciones, ya que es absurdo considerar que, mientras la planeacin es una observacin hacia el futuro, el control es una observacion hacia atrs. Mirar lo que se ha hecho, el rendimiento logrado, no basta. Es indispensable obsevar las desviaciones cuando aun estamos a tiempo de hacer algo. Para ello, los administradores utilizan pronsticos cuidadoso usando la ltima informacin disponible, comparando lo que se desea con los pronsticos y detectando as, el posible surgimiento de un problema ms adelante. De esta forma se introducen con antelacin cambios en los programas a fin de que la actividad mejore su rendimiento. De la misma forma, los planes se ven beneficiados ya que los controles dirigidos al futuro permiten satisfacer los requerimientos de tiempo.Este es un sistema de control anticipante que se retroalimenta a medida que se introducen los cambios necesarios sin que con ello se vean afectados los resultados esperados del control. Tenga en cuenta que los sistemas simples de retroalimentacin miden los resultados de un proceso y alimentan los datos de acciones correctivas a fin de obtener lo que se desea. Con la mayora de problemas esto no es suficiente debido a las demoras que se presentan en el proceso de correccin, son el sistema anticipante, se miden los datos que entran en un proceso para determinar si son los planeados; si no lo son, se cambian los datos o el proceso para asegurar los resultados. Ya para finalizar, observemos los requisitos de un sistema de control anticipante: 1. Debe hacerse un anlisis completo del sistema de planificacin y control a fin de identificar las variables de entrada ms importantes. 2. Se debe crear un modelo para el sistema. 3. Se debe revisar permantemente la vigencia del modelo. 4. Con regularidad han de ser recopilados los datos sobre las variables de entrada. 5. Las variaciones de los datos reales de entrada en comparacin con los datos planeados deben evaluarse con regularidad. 6. Se debe evaluar el impacto de las variaciones sobre los resultados esperados.

4.12. RETROALIMENTACIN

La retroalimentacin es un ingrediente esencial en cualquier proceso de control. Ofrece la informacin para las decisiones que ajustan el sistema. En la medida en que se aplican los planes, el sistema es vigilado o seguido a fin de determinar si el desempeo est dentro de lo previsto y si se est cumpliendo con los objetivos. La retroalimetnacin generalmente se obtiene con referencia tanto a los fines buscados y los medios diseados para alcanzarlos. En los sistemas relativamente cerrados, la retroalimentacin es recibida por los seres humanos que la procesan y deciden en torno a acciones apropiadas. Se pueden disear muchos tipos de sistemas de retroalimentacin para facilitar el control. El tipo y la complejidad de la retroalimentacin requerida depende tambin de la interrelacin de los subsistemas de la organizacin. 4.12.1. EL CONTROL COMO SISTEMA DE RETROALIMENTACION El control administrativo es en esencia el mismo proceso bsico que se encuentra en sistemas fsicos, biolgicos y sociales. El regulador de una mquina a vapor es un sistema simple de retroalimentacin mecnica; en otras palabras, es un sistema de retroalimentacin para el control. Para controlar el sistema de una mquina bajo diferentes condiciones de carga se hacen rodar pesas (bolas). A medida que aumenta la velocidad, la fuerza centrfuga hace que esas pesas ejerzan una presin hacia fuera, la cual a su vez transmite una presin (un mensaje) para cortar la velocidad de entrada del vapor y, de esta manera, reducir la velocidad. Cuando se reduce la velocidad, ocurre lo contrario. De la misma manera, en el cuerpo humano diversos sistemas de retroalimentacin controlan la temperatura, la presin sangunea, las reacciones motoras y otras funciones orgnicas. Otro ejemplo de retroalimentacin es la calificacin que un estudiante recibe en una prueba parcial. Esta tiene como intencin, por supuesto, proporcionar a los estudiantes informacin respecto a su desempeo; si es menor de lo deseable es una seal que sugiere la necesidad de mejoras. En los sistemas sociales, aun excluyendo las organizaciones formales con administracin, tambin se encuentra la retroalimentacin. Por ejemplo, en el sistema social de bisbol existen estndares como tres strikes y an la inclusin de la sptima entrada, que se produce en esencia por medio de la retroalimentacin de informacin que corrige a quienes de otra manera se desviaran. Por lo general, se percibe el control administrativo como un sistema de retroalimentacin similar al que opera en un termostato casero comn. Este sistema ubica al control con mayor complejidad y realismo que si lo considerara simplemente como un asunto de establecer normas, medir el desempeo y corregir las desviaciones. Pero, entonces, al hacer las correcciones necesarias, deben desarrollar un programa de acciones correctivas y ponerlo en prctica con el objeto de lograr el desempeo deseado. 4.12.2. CONTROL CON CORRECCIN ANTICIPANTE La demora en el tiempo del proceso de control de la administracin muestra que, para ser eficaz, el control debe estar dirigido hacia el futuro. Ilustra el problema de utilizar slo retroalimentacin desde el resultado de un sistema y medir este resultado como medio de control. Muestra la deficiencia de datos histricos como los que reciben los informes contables. Una de las dificultades con estos datos histricos es que en noviembre informan

a los administradores que perdieron dinero en octubre (o aun en septiembre) debido a un negocio que se llev a cabo en julio. En este ltimo momento, esta informacin es slo un hecho histrico desagradablemente interesante. Lo que los administradores necesitan para un control administrativo eficaz, es un sistema de control que les diga, a tiempo para emprender acciones correctivas, qu problemas ocurriran si no hacen algo acerca de esas cosas en ese momento. La retroalimentacin del resultado de un sistema no es lo suficientemente buena para el control. Esta clase de retroalimentacin no es mucho ms que un dato pstumo y nadie ha encontrado manera de cambiar el pasado. El control dirigido hacia el futuro es en gran medida omitido en la prctica , principalmente a la enorme dependencia de los administradores con respecto a la contabilidad y a los datos estadsticos para propsitos de control. En ausencia de cualquier medio para observar el futuro, el empleo de las referencias historicas, sobre la dudosa suposicin de que el pasado es prlogo, es reconocidamente mejor que ninguna referencia en absoluto.

Figura 27: Control con Correccion Anticipante 4.12.3. LA CORRECION ANTICIPANTE EN ADMINISTRACIN Para dar una idea de lo que la correcin anticipante significa en control administrativo, se observan ejemplos de sistemas de planeacin de efectivo e inventario. Las variables del sistema y su efecto sobre un proceso para obtener un resultado deseado (toda empresa debe disear su propio sistema de acuerdo con las realidades de su situacin) una desviacin en cualquiera de las entradas planeadas puede producir un resultado no planeado a menos que se haga algo acerca de ello a tiempo. Por ejemplo, en el caso de modo de inventarios, si las entregas de compras son mayores que lo planeado, o si la utilizacin de las instalaciones

resulta ser menor que lo planeado, el resultado ser un inventario superior al que se plane a menos que se emprendan acciones correctivas. Por supuesto, para hacer que la correccin anticipante funcione debe controlar con cuidado las entradas. El sistema de correcin anticipante puede paracer bastante complejo pero, cuando menos para la principales reas de problemas no debe ser difcil identificar variables de entrada en el sistema para contemplarlas como un sistema interactuante y computarizar el modelo. Desde este punto debe ser sencillo recolectar informacin sobre las entradas y determinar su efecto sobre el resultado final deseado, en forma regular. Ciertamente esto parecera poco aceptable para asegurar un control significativo en vista de su importancia para el control en la administracion. Como es evidente, sera impracticable tomar en consideracin en un modelo todas las entradas que podrian afectar la operacin de un programa por ejemplo. Para una compaa con un largo historial de flujo adecuado de prstamos bancarios para sus necesidades de financiamiento, la posibilidad de que el banco de la compaa necesite sorpresivamente restringir el crdito, puede no haber sido una variable que se introdujo en el sistema de entrada. Asi mismo, la bancarrota de un cliente o un proveedor grande puede ser una variable de entrada no anticipada ni programada. Dado que algunas veces acurren hechos no programados que pueden alterar un resultado deseado, la revisin de las entradas regulares debe ser complementada por la accin de tomar en consideracin alteraciones poco comunes e inesperadas. 4.12.4. LOS REQUERIMIENTOS PARA EL CONTROL CON CORRECCIN ANTICIPANTE Los sistemas para un sistema de control funcional con correccin anticipante pueden ser resumidos como sigue: 1. Hacer un anlisis completo y cuidadoso del sistema de planeacin y control y las variables de entrada ms importantes que se identifique. 2. Desarrollar un modelo del sistema 3. Tener cuidado de mantener el sistema actualizado; en otras palabras, se debe revisar el modelo con regularidad para ver si las variables de entrada y sus interrelaciones continan representando realidades. 4. Recolectar con regularidad datos sobre las variables de entrada e introducirlos en el sistema. 5. Determinar con regularidad las variaciones de los datos reales de entrada, en comparacin con las entradas planificadas, y evaluar su efecto sobre los resultados finales esperados. Tomar medidas; al igual que cualquier otra tcnica de planeacin y control, todo lo que puede hacerse es mostrar a las personas los problemas; es evidente que deben comprender acciones para resolverlos