Fundamentos de la gestión de

proyectos
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Estado Terminado

1. Introducción a la gestión de proyectos

Componentes de un proyecto

¿Qué es un proyecto?
Es un trabajo temporal con una meta específica y, normalmente, un presupuesto.

Componentes de un proyecto
1. Temporalidad

Fundamentos de la gestión de proyectos 1

 Un proyecto tiene un principio y un fin. Si el proyecto se alarga o parece no tener
un fin, puede que no se haya definido bien el objetivo

2. Meta única
Un proyecto produce un resultado único, ya sea, un producto, un servicio u otra
conclusión.

3. Presupuesto

Un proyecto cuenta con limitaciones en tiempo, recursos humanos y recursos

económicos.
Qué es la gestión de proyectos
La gestión de proyectos es más que mostrar nuestras habilidades organizativas y
supervisar a los demás. Implica aplicar nuestros conocimientos y usar diferentes
técnicas y recursos para cumplir los objetivos de nuestro proyecto.

La gestión de proyectos consiste en hacer preguntas sobre el proyecto:

1. ¿Qué problemas vas a solucionar?

Es muy importante tener en claro el objetivo del proyecto. Si no hay un objetivo
definido, no se podrá medir el éxito del proyecto.

2. ¿Cómo vas a resolver el problema?

Debemos saber con qué enfoque buscaremos resolver este problema. Cuál es el
alcance del proyecto y qué estrategias vamos a implementar para cumplir los
objetivos del proyecto.

3. ¿Qué plan tienes?

Conociendo el objetivo y el alcance del proyecto, debemos definir qué
actividades vamos a realizar, cuáles serán nuestros recursos, los límites de
tiempo y los costos del proyecto. También se debe definir cómo será la
comunicación y gestión de los cambios y progresos del proyecto entre todos los
involucrados.

4. ¿Cómo sabes que el proyecto está terminado?

Debemos definir el indicador que nos dirá que el objetivo se ha cumplido. Este
indicador puede ser un producto, un documento, un certificado, un ingreso, algo
que es principalmente cuantificable. Una vez que se tenga ese indicador,
podremos decir que el proyecto se ha terminado.

5. ¿Cómo salió el proyecto?

Antes de comenzar otro proyecto, debemos evaluar el proyecto ya terminado.
Podemos hacer las siguientes preguntas para este ejercicio:

¿Qué funcionó?

¿Qué no funcionó?

Fundamentos de la gestión de proyectos 2

 ¿Por qué?

¿Qué se podría haber hecho mejor?

Qué necesitas para ser gestor de proyectos

Habilidades técnicas
Un gestor de proyectos aprende habilidades técnicas específicas para la gestión de
proyectos:

Hacer un plan de proyecto

Crear y perfeccionar un programa de actividades

Medir el rendimiento del proyecto

Experiencia de negocios
Debe entender los negocios de la empresa, para saber si realizar el proyecto vale o
no la inversión de tiempo y recursos.

Resolución de problemas
Los proyectos NUNCA salen como se espera, por eso es importante saber
solucionar inmediatamente los problemas que van surgiendo para cumplir con el
calendario de actividades y los objetivos del proyecto.

Habilidades personales
El gestor de proyectos es el líder del equipo, por eso debe saber trabajar de la mejor
manera con todos los involucrados en el proyecto para que este se cumpla
correctamente.

Buen liderazgo
Es la características más importante de un gestor de proyectos. Un buen líder debe:

Inspirar a su equipo para lograr el objetivo.

Guiarlos para realizar el trabajo de la mejor manera.

Hacerlos responsables de sus actividades y resultados.

Motivarlos a dar lo mejor de sí.

El ciclo de la vida de un proyecto

La gestión de proyectos puede clasificarse en 5 grupos de procesos que ayudan a
guiarlo con éxito de principio a fin:

1. Iniciación

Fundamentos de la gestión de proyectos 3

 Consiste en el compromiso de empezar un proyecto. En esta fase del proyecto
se realizan las siguientes actividades:

Se define el proyecto

Se desarrolla el alcance inicial

Se estiman los costos

Se planifican los recursos

Se identifican a las personas involucradas.

2. Planificación
En esta fase se analiza cómo se va a llevar acabo el proyecto contestando la
siguientes preguntas

¿Qué vamos a hacer?

¿Cómo vamos a hacerlo?

¿Cómo sabremos que hemos acabado?

3. Ejecución

Comienza con el lanzamiento del proyecto.

Se forma al equipo encargado.

Se desarrolla y gestiona el equipo de trabajo presentando a los miembros,

dándoles tiempo para situarse.

Se explican las reglas y directrices que se seguirán.

A continuación, se ejecuta el plan. Todos deben realizar las tareas definidas

en la planificación del proyecto.

4. Supervisión y control

Supervisar el desempeño.

Controlar y ajustar el programa de ser necesario.

5. Cierre

Se confirma la aceptación del proyecto por parte del cliente.

Se documenta el desempeño del proyecto.

Se recopila lo aprendido.

Se cierran contratos.

Se liberan recursos.
Gestión de proyectos tradicional vs iterativa y ágil

Enfoques de la gestión de proyectos

Fundamentos de la gestión de proyectos 4

 Modelo de gestión tradicional
Cuando las 5 categorías de procesos se cumplen una tras otra (método en cascada),
estamos realizando el proyecto con el enfoque o modelo tradicional. Este modelo
funciona bien cuando la meta y la solución del proyecto están bien definidas; el
alcance y el producto final son claros.
Cómo se sabe bien qué hay que hacer, sólo se pasara por cada fase del proyecto
una sola vez. Entre más se sepa del proyecto, mejor funcionará el modelo en
cascada.
Los proyectos sencillos y con poco riesgo son buenos candidatos para este modelo
de gestión. Si el equipo está familiarizado con la tecnología que se utilizará y que
tiene experiencia con proyectos similares es un buen candidato para este modelo de
gestión, ya que así se aumentará la productividad.

Modelo de gestión iterativa y ágil

Cuando no se conoce bien la solución del proyecto y se tiene que definir sobre la
marcha, es mejor usar este modelo de gestión.
En este modelo se utilizan iteraciones para ofrecer soluciones parciales, pero de
calidad de producción en intervalos regulares. Con este modelo, el cliente obtiene
antes un valor del proyecto. Además, el cliente puede dar feedback para cada parte
entregada y eso mejora la solución definitiva.

En los proyectos iterativos y ágiles, el cliente debe involucrarse más que en los
proyectos tradicionales. Los equipos suelen ser pequeños y con más experiencia,
así que cuentan con menos supervisión y son más independientes.
En la iniciación y la planificación se define el objetivo general del proyecto y se
desarrolla el plan general para conseguirlo. En este modelo de gestión, lo siguiente
es definir un plan detallado para cada iteración.
La ejecución es más fácil, porque se trabaja en una iteración por vez; se lleva cada
iteración de manera individual. Además, como los equipos son más pequeños y
capacitados, hay más igualdad de opiniones.
El seguimiento y control de estos proyectos se puede realizar más de cerca y la
comunicación es más rápida y frecuente.
Por último, cada iteración tiene su propia fase de cierre y aceptación del producto
final.

¿Qué modelo de gestión utilizar?

Se puede definir en la fase de iniciación, dependiendo si la solución final es clara o
se debe definir sobre la marcha.
Estructura organizativa dentro de la gestión de
proyectos

Fundamentos de la gestión de proyectos 5

 Podemos estructurar las organizaciones de distintas formas:

Jerarquía clásica o funcional: cada persona sólo tiene un supervisor directo.

Matricial: con una parte jerárquica y una parte orientada al proyecto.

Orientada a proyectos: la mayoría de los empleados trabaja en proyectos. Esta

estructura permite la realización de varios proyectos simultáneamente.

Todas estas estructuras afectan la realización del proyecto. Según la estructura, se

define la facilidad para realizar el proyecto.
En una estructura funcional, los proyectos no son primordiales y el gestor apenas
tiene autoridad. Es el gerente funcional el que controla los recursos, lo que limita al
gestor y sus actividades. El gestor de proyectos debe dividir su atención entre el
proyecto y su trabajo diario.
Las organizaciones matriciales siguen teniendo una jerarquía funcional, pero tienen
más en cuenta los proyectos. Es decir, siguen teniendo sus actividades diarias, pero
los directivos le dan una buena prioridad a realizar el proyecto. Pueden ser matrices
débiles, equilibradas o fuertes, dependiendo del énfasis que le den a los proyectos.
Los empleados asignados a los proyectos tienen dos supervisores: el gerente
funcional y el gestor de proyectos. En una matriz fuerte, el gestor de proyectos y los
empleados trabajan a tiempo completo en el proyecto.
Las organizaciones orientadas a proyectos se centran sólo en los proyectos. Los
gestores tienen una autoridad casi completa, por lo que les es más fácil producir
resultados.

La cultura organizacional influye en los proyectos

Cultura organizacional
La cultura organizacional es el conjunto de valores, creencias, suposiciones, hábitos,
lenguajes y otros factores que guían las conductas de los trabajadores y las
decisiones que se toman dentro de la organización. Todos estos factores influyen en
cómo se llevan acabo los proyecto y en el éxito final.
La misión y la visión de la empresa forman su cultura. Los proyectos que apoyen la
misión o la visión seguro contarán con más recursos. Cuando nos enfrentemos a
una decisión difícil en un proyecto, debemos pensar en la misión para determinar
qué es lo mejor.

Ambiente laboral
En un ambiente positivo, los trabajadores están motivados para realizar las cosas y
es fácil aprender. En un ambiente negativo, vamos a tener que pasar más tiempo
dirigiendo al equipo.

Fundamentos de la gestión de proyectos 6

 Culturas basadas en reglas y culturas innovadoras
Existen culturas organizacionales en las que es importante seguir las reglas para
llevar a cabo un proyecto. Tal vez no se deben seguir todas, pero sí es muy
importante conocer cuáles son los límites y no romper esas reglas. Tal vez a la
organización le importe más seguir las reglas que cumplir el objetivo del proyecto.
Se debe evaluar eso.
En cambio, existen otras culturas abiertas a la innovación y a nuevas formas de
lograr los objetivos del proyecto.
Cuando se trabaja con equipos globales, es importante conocer las culturas
organizacionales de cada miembro del equipo, ya que, puede ser diferente a la
nuestra. Por ejemplo, en una cultura puede enseñarse a no mostrar debilidad, lo que
en otras puede significar arrogancia.
Opciones de software de gestión de proyectos
Software de gestión de proyectos
Microsoft Project

Oracle Primavera

Procesamiento de texto
Microsoft Word

Hojas de cálculo
Microsoft Excel

Diseño de presentaciones
Microsoft PowerPoint

Prezi

Herramientas de colaboración en red

Microsoft SharePoint

Basecamp

2. Las áreas de conocimiento de la gestión de

proyectos
Gestiona el alcance del proyecto
El alcance del proyecto define sus límites. Es decir, qué se incluye y, lo más
importante, qué no se incluye.

Fundamentos de la gestión de proyectos 7

 La gestión del alcance consiste en asegurarse que el proyecto incluye todo el
trabajo necesario para completarse. Ni más, ni menos. A continuación, se describen
los pasos para gestionar el alcance del proyecto:

1. Planea la gestión del alcance

Describe los procesos para definir, validar y controlar el alcance.

2. Recopila los requisitos

Consiste en identificar y documentar los recursos necesarios para conseguir los
objetivos del proyecto.

3. Define el alcance
Tenemos que deshacernos de los requisitos que no sean absolutamente
necesarios. Aquí se define qué se incluye y qué no.

4. Desarrolla una estructura de descomposición

Se deben descomponer las actividades generales del proyecto en actividades
más sencillas y pequeñas.

5. Controla el alcance

Para controlar el alcance, se debe monitorizar el estado del proyecto y gestionar

las peticiones de cambio.

6. Valida el alcance

Revisa los productos completos y obtén una aceptación de estos, por parte del
cliente.
La gestión del tiempo y los calendarios del proyecto
La gestión del tiempo incluye todo lo que haces para asegurarte que completas el
proyecto a tiempo.

1. Crea un plan de gestión de calendario

Documenta cómo se va a desarrollar, gestionar, ejecutar y controlar el calendario

del proyecto. Este plan puede ser formal y detallado o informal y generalista.

2. Define las actividades del calendario

Aquí se agregan todas las actividades que se definieron en la descomposición
de actividades.

3. Secuencia las actividades

Las secuencias se basan en las relaciones entre tareas. Existirán actividades que
sean predecesoras o sucesoras de otras. Una vez que se relacionen entre ellas
se tendrá una secuencia lógica en la que deberían ocurrir estas actividades.

4. Estima los recursos y duraciones

Se deben de estimar las cantidades y los tipo de recursos necesarios para cada
actividad, como personal, herramientas, dinero y tiempo.

Fundamentos de la gestión de proyectos 8

 5. Desarrolla un calendario

Puede hacerse basándose en el método de la ruta critica, cadena critica o

cualquier otro.

6. Controla el calendario
Monitoriza el progreso y los cambios en el calendario para percibir cualquier
desviación con respecto al objetivo del proyecto y corregir.

Cómo trabajar con costos y presupuestos

En la gestión de los costos incluimos todos los procesos necesarios para que se
cumpla el presupuesto del proyecto.

Planificación de la gestión de costos

En la fase de planificación elabora un plan de gestión de los costos que explique
cómo vas a manejar los costos del proyecto.

Estimación de costos
Después se deben estimar los costos, recolectando toda la información, como la
estructura de descomposición del trabajo, el calendario y los recursos estimados.

Técnicas de estimación
Para calcular los costos del proyecto existen diferentes técnicas, como la opinión de
un experto, la estimación paramétrica y la estimación ascendente.

Algunos ejemplos de estimaciones

En la fase de iniciación la estimación suele ser un valor de referencia aproximado,
con un margen del 75% arriba o abajo. Pero, una vez que el proyecto está en
marcha, se puede calcular con un margen del 5% o 10%.

Para algunos proyectos, el costo estimado terminará siendo el presupuesto. En estos

casos, se deberán ir haciendo ajustes para que los costos estén dentro del
presupuesto.

Aprende a gestionar la calidad

El proyecto tendrá éxito si se cumplen los objetivos sin excederse. En la gestión de la
calidad incluimos los procesos necesarios para asegurarnos de que el proyecto
satisface sus objetivos y requisitos.

El plan de la gestión de la calidad

Para gestionar la calidad empezaremos por el plan de gestión. En este plan se
identifican las normas de calidad establecidas para este proyecto en específico.
También, se incluyen las especificaciones de los productos finales, los índices de
error aceptables y las tolerancias de las dimensiones físicas.

Fundamentos de la gestión de proyectos 9

 En el plan también se documenta cómo se demuestra que el proyecto cumple con la
calidad establecida.

Garantía de calidad
La garantía de calidad es lo que haces para asegurar que el proyecto se ajuste a las
normas de calidad que se han definido. Por ejemplo, con prácticas de prueba,
revisiones o prototipos. Se analizan los resultados para ver si cumplen con los
estándares establecidos.

Otro aspecto de la garantía de calidad, es la evaluación de los procesos y

procedimientos de calidad para detectar formas de mejorarlos.

Control de calidad
El control de calidad consiste en probar los productos finales y documentar los
resultados de esas pruebas. Esos procesos se llevan a cabo para asegurar que en el
proyecto se cumplen los estándares requeridos.
Cómo gestionar los recursos humanos del proyecto
El gestor de proyectos es el que estará a cargo del recurso humano del proyecto.

Plan de gestión de los recursos humanos

Durante la planeación, se identifican los roles y las habilidades necesarias para
llevar a cabo el proyecto. Una vez identificados, se debe crear un plan de dotación
de personal.

Adquiere el equipo para el proyecto

Puede que las personas que se necesitan sean de la misma organización o externos.
Para que un equipo colabore con éxito, se necesita tiempo de adaptación. Para esto,
el gestor debe convertir a los miembros en un equipo.

Gestiona al equipo
Sigue el desempeño de cada uno de los miembros del equipo. Proporciona feedback
para ayudarles a mejorar. Resuelve los problemas que se les presenten. Y maneja los
conflictos que puedan presentarse.

Cómo gestionar la comunicación del proyecto

La gestión de la comunicación es fundamental para el éxito del proyecto. El gestor
del proyecto se pasa la mayoría del tiempo informando y recibiendo información.
Con una buena gestión de la comunicación, este intercambio de comunicación será
satisfactorio.

Plan de gestión de la comunicación

En la fase de planificación, se desarrolla un plan de comunicación para el proyecto.
En el, se define la información que se comunica, a quién será entregada, los

Fundamentos de la gestión de proyectos 10

 métodos que se usarán para emitirla y con qué frecuencia se estará emitiendo.

Durante el progreso del proyecto, se debe poner en marcha el plan de

comunicación. Se debe crear, distribuir, recuperar y almacenar la información.

Monitoriza la comunicación
Se debe verificar que las partes involucradas obtengan la información que necesitan
de forma óptima.
Cómo gestionar los riesgos del proyecto
Los riesgos representan una incertidumbre. Son hechos buenos o malos que pueden
ocurrir en un futuro. Gestionar los riesgos reduce la probabilidad y el impacto de los
hechos negativos en un futuro. Además, se estará preparado para aprovechar al
máximo los hechos positivos que puedan suceder.

1. Crea un plan de gestión de riesgos

Identifica cómo llevar a cabo las tareas necesarias para gestionar el riesgo del
proyecto. Con esta planificación, se está asegurando que se cuenta el tiempo y
los recursos necesarios para realizar estas tareas.

2. Identifica los riesgos

Esta es una actividad continua, por lo que se debe realizar frecuentemente para
identificar los nuevos riesgos que puedan surgir durante el progreso del
proyecto. Pero, no se deben de gestionar todos los riesgos necesariamente.

3. Analiza los riesgos

Se debe analizar la probabilidad con la que ocurra cada riesgo así como su
posible impacto final. Así se podrán priorizar los riesgos para centrarse en los
que requieran más recursos.

4. Planea las respuestas a los riesgos

Se pueden evitar, transferir, mitigar sus efectos, idear planes de contingencia,

etc. Hay que decidir cómo se va a responder a cada riesgo en caso de que
ocurra.

5. Monitoriza los riesgos

Se debe estar a alerta para identificar los riesgos en caso de que ocurran. Si es
así, se debe implementar la respuesta planeada. Después, se hace un
seguimiento de los resultados para verificar si la respuesta funciona.

El aprovisionamiento de productos y servicios

A la compra o adquisición de productos o servicios externos a la organización se le
conoce como aprovisionamiento.

Gestión del aprovisionamiento

Fundamentos de la gestión de proyectos 11

 En la gestión del aprovisionamiento se identifican las necesidades, seleccionar a los
vendedores que pueden proporcionarnos esas necesidades y gestionar los
contratos de suministro.

Plan de la gestión del aprovisionamiento

Se deben documentar los procedimientos de aprovisionamiento. Después, se debe
identificar qué se necesita conseguir fuera de la organización y los posibles
proveedores.

Aprovisionamiento
El siguiente paso es conseguir ofertas o propuestas de los proveedores, seleccionar
las mejores y firmar un contrato de suministro.

Control del aprovisionamiento

Cuando el proyecto vaya progresando, se deben gestionar los contratos, monitorizar
el desempeño de los proveedores y realizar los cambios pertinentes.

Cierre del aprovisionamiento

Una vez terminado el proyecto, se deben cerrar los contratos con los proveedores.
Cómo gestionar a las partes involucradas
Asegurar que las partes involucradas estén satisfechas es fundamental en la gestión
del proyecto. El éxito del proyecto puede depender de esto.

Identifica a las partes involucradas

Lo primero que se debe de hacer es identificar a las partes involucradas del
proyecto. Se debe saber más que sus nombres. Para desarrollar una relación con
cada parte, tienes que saber qué esperan del proyecto, con qué contribuyen, qué
influencia tienen en el proyecto, el rol que tienen, entre otras cosas más.

Documento de análisis de las partes involucradas

Reúne toda la información en un documento y amplíala conforme vaya avanzando el
proyecto.

Plan de gestión de las partes involucradas

Se deben idear estrategias para hacer participar a las partes involucradas durante
todo el proyecto. En otras palabras, se debe identificar cómo desarrollar buenas
relaciones con ellas y lograr que estén satisfechas.

Gestión de la participación de las partes involucradas

A medida que el proyecto progresa, se debe interactuar con las partes involucradas
para ganar su apoyo. Debes resolver cualquier desacuerdo que se presente y
equilibrar los conflictos y las expectativas de las partes involucradas.

Fundamentos de la gestión de proyectos 12

 Monitorizar a las partes involucradas
La última tarea es monitorizar cómo se sienten las partes involucradas. Asegurarse
de que están satisfechas.
Qué es la gestión de la integración
Los elementos de un proyecto como el alcance, el calendario, los riesgos, los costos
y la calidad son interdependientes. Es decir, un pequeño cambio en uno de ellos
podría afectar a los demás. La integración del proyecto consiste en coordinar esos
elementos para conseguir los objetivos.

1. Desarrolla un acta de proyecto

Un acta proporciona una visión conjunta del proyecto y justifica por qué es
necesario. Involucra toda la información que se define en la parte inicial del
proyecto. Por eso es importante en la gestión de la integración.

2. Plan de proyecto

Un plan de proyecto es la personificación de la integración del proyecto. Es la

hoja de ruta para guiar el proyecto, así como el punto de referencia para
comparar el progreso una vez que comienza el proyecto

3. Dirige y gestiona el trabajo del proyecto

Una vez que se haga la planificación, se debe guiar la ejecución del proyecto.

4. Monitoriza y controla el trabajo del proyecto

Durante esta etapa, se comparan los resultados al momento con lo que se tenía
planeado. Así se decide si se hacen cambios o se sigue con el plan inicial.

5. Control de cambios
Asegurate de que los cambios ocurran de forma controlada. Con el control de
cambios, se tienen los procesos localizados para su gestión. Estos procesos
pueden ser la revisión, la aprobación y la gestión o implementación del cambio.

6. Cierre de proyecto

Se revisa toda la información que se ha recopilado sobre el proyecto y

asegurarse que se ha completado todo el trabajo y los objetivos se han
cumplido.

3. Lo primero es lo primero (Fase de

iniciación)
Cómo iniciar un proyecto
El propósito de iniciar un proyecto es obtener el compromiso para comenzarlo. El
cliente o el coordinador del proyecto tienen que tomar una decisión informada antes
de pasar a la fase de planificación.
Los primeros pasos de la fase de iniciación son:

Fundamentos de la gestión de proyectos 13

 1. Asignar al gestor del proyecto

2. Definir el problema que resolverá el proyecto

3. Definir el proyecto

4. Preparar el acta del proyecto

Identifica las partes involucradas del proyecto
Las partes involucradas en el proyecto son:

Cliente

Persona para la cuál hay que resolver el problema. El cliente financia el

proyecto e influye demasiado en el proyecto. También, es el que aprueba o
rechaza los productos finales.

Patrocinador del proyecto

Es alguien que quiere que el proyecto tenga éxito. Tiene la autoridad formal
para contribuir al proyecto. El patrocinador puede priorizar objetivos, sugerir
cambios y hablar con las demás partes involucradas.

Gerentes funcionales

Son los encargados de dirigir los departamentos de la empresa y también de

conseguir las metas de los mismos. Gestionan a los miembros del equipo
involucrado en el proyecto.

Miembros del equipo

Realizan las tareas asignadas. Son los que llevan a cabo el proyecto.

Departamentos de la empresa y recursos

Cualquier departamento o persona a la que el proyecto afecte o involucre.

Es importante conocer lo siguiente de cada parte involucrada:

Importancia en el proyecto

Influencia en el proyecto

Interés en el proyecto

Expectativas del proyecto

Contribuciones al proyecto

Identifica el problema o la oportunidad

Uno de los primeros pasos a la hora de iniciar un proyecto, es definir la declaración
del problema. En esta se define claramente el problema a resolver o la oportunidad a
tomar con este proyecto. Lo ideal es resumirlo en una sola frase.

Fundamentos de la gestión de proyectos 14

 Las soluciones son el resultado final del proyecto, no el proyecto en sí. Estas
soluciones pueden ser varias. La mejor manera de identificar la correcta es
preguntándose por qué se necesita cada una hasta dar con la que realmente
solucione el problema del proyecto.
Cómo definir los objetivos del proyecto
Una vez definido el problema del proyecto, es necesario definir qué se supone que
se va a conseguir con el proyecto, es decir la meta. La meta del proyecto es un
objetivo general que enuncia de manera clara y comprensible el resultado final del
proyecto.
Los objetivos son metas más pequeñas y detalladas. Identificar los objetivos es
importante ya que ayudará a definir el alcance, el enfoque y los criterios a seguir
para el desarrollo del proyecto.
Existen diferentes tipos de objetivos:

Objetivos de negocio

Son objetivos más enfocados al beneficio del negocio en general.

Objetivos financieros

Son objetivos con resultados económicos para la empresa.

Objetivos de calidad

Se refiere a cuando el cliente solicita cumplir con alguna normatividad de

calidad.

Objetivos técnicos

Se refiere al objetivo de utilizar cierto equipo técnico o cumplir con ciertos

parámetros técnicos al terminar el proyecto.

Objetivos de rendimiento

Son objetivos que se evalúan en función del tiempo.

Los objetivos deben ser específicos y medibles. Se puede usar la metodología

SMART para definir los objetivos del proyecto.

Estrategias para conseguir los objetivos del proyecto

Hay que evaluar las distintas alternativas para llegar a la solución y elegir la más
adecuada.
Lo primero es reunir a un grupo de personas relacionadas con el proyecto para
proponer diferentes propuestas que cumplan la meta del proyecto. Se debe hacer
una lluvia de ideas sin restricciones para conseguir la mayor cantidad de ideas
posibles. Ya después se irán descartando.

Fundamentos de la gestión de proyectos 15

 Para elegir las mejores, se puede implementar una matriz de decisión para evaluar si
la propuesta cumple con los objetivos del proyecto. Y sobre todo, la estrategia tiene
que ser viable y debe encajar con la cultura de la organización.
Cómo desarrollar los requisitos
Los requisitos son necesidades específicas del proyecto. Conseguir los requisitos es
vital ya que estos influyen mucho en la calidad del resultado del proyecto. Incluir
menos de los requerido puede hacer que no se cumplan las expectativas del cliente.
Por el contrario, incluir más de lo requerido puede hacer que el proyecto sea más
tardado y costoso.

Estos son algunos de los problemas que se pueden presentar con los requisitos:

Requisitos incorrectos

Requisitos incoherentes

Faltan requisitos

Requisitos innecesarios

El primer paso para desarrollar los requisitos es reunir información sobre qué se
necesita. Estos són algunos métodos para recopilar requisitos:

Entrevistas

Se deben seleccionar a las personas adecuadas y realizar las preguntas

adecuadas.

Observación

Se puede observar el día a día de los trabajadores para identificar los

requisitos que puedan mejorar el trabajo.

Cuestionarios

Deben de crearse con detenimiento para poder recopilar la información ideal.

Una vez recopilados los requisitos, se deben analizar para ver si tienen sentido y así
elegir a los ideales para el proyecto. Después, se deben documentar. Debemos usar
un lenguaje claro y organizarlos adecuadamente.

Identifica los productos finales y los criterios de éxito

Los productos del proyecto son los resultados que ofrece. Para determinar si son lo
que querías se necesita una forma de medirlos. Esta forma de medirlos se llaman
criterios de éxito.

Fundamentos de la gestión de proyectos 16

 Los productos pueden ser tangibles o abstractos. Ayudan a definir el alcance del
proyecto y a medir el progreso.

Los productos finales son los que se obtienen como resultado del proyecto.
Los productos intermedios son los que se obtienen durante el tiempo de desarrollo
del proyecto. El cliente del proyecto no tiene por qué recibir los productos
intermedios. Los productos intermedios pueden servir como una medida de
progreso si se determina un tiempo para conseguirlos.

Los criterios de éxito son la medida del éxito del proyecto. Pueden ser contratos o
certificados que avalen que el producto cumple con lo requerido por el cliente. Estos
criterios también deben de ser claros y cuantificables.
Identifica supuestos y riesgos
Un supuesto es un dato asumido como verdad, pero que está sin confirmar. Los
supuestos son complicados porque no nos damos cuenta de que suponemos cosas.
La forma para evitar los supuestos es hablando claramente sobre lo que se espera
de cada actividad y saber que todos esperan lo mismo. Se debe preguntar una y otra
vez para monitorizar que no haya supuestos en el equipo de trabajo.

Un riesgo es una situación o un hecho que puede ocurrir y que podría afectar el
proyecto positiva o negativamente. Lo importante de los riesgos es que son
inciertos. Estos se deben identificar antes de iniciar el proyecto.

Cómo crear una declaración del alcance

El alcance define lo que se incluye y lo que no se incluye en el proyecto. Es
importante realizar una declaración de alcance para tener una guía durante la
ejecución del proyecto.

Cómo crear el acta del proyecto

El resultado principal de la fase de iniciación es una autorización formal del
proyecto. El acta del proyecto reúne esta aprobación y un speech de venta. Esta
acta incluye:

Nombre del proyecto

Propósito

Descripción del proyecto

Calendario con hitos

Estimación de los costos

Partes involucradas

Gestor del proyecto

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 Nombre

Responsabilidades

Descripción del trabajo que hace

Alcance de su autoridad

Apoyo del patrocinador

Es importante que el equipo de trabajo entienda la autoridad del gestor del proyecto.

4. Cómo desarrollar un plan de proyecto

5. Cómo desarrollar el calendario de un
proyecto
6. La fase de ejecución del proyecto
7. Cómo trabajar con equipos
8. Cómo supervisar y controlar el progreso y
el rendimiento
9. El cierre del proyecto

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