Dirección en

Implementación de
Proyectos
Dirección de Proyectos

Origen de la Gestión de Proyectos

• Altas tasas de accidentalidad laboral
• Ocurrencia de eventos no planeados con
impacto negativo en la ejecución de proyectos
• Baja productividad debido a la falta de
planeación
• Baja eficiencia en los procesos
Dirección de Proyectos

Origen de la Gestión de Proyectos

Frederik Taylor
Ingeniero mecánico estudia formas de mejorar la
eficiencia y productividad en las industrias empleando
el razonamiento científico y demostrando que la forma
de producir puede ser analizada y mejorada

“Lo importante no es trabajar mas duro, sino

trabajar de manera más inteligente”
Dirección de Proyectos

Origen de la Gestión de Proyectos

Henry Gantt
Estudioso del orden de las tareas de construcción

Buscando la eficiencia de los procesos crea un diagrama

que documentaba el flujo lógico de una tarea a otra con
sus dependencias

“Diagrama de Gantt”
Dirección de Proyectos

Diagrama de Gantt

Muestra las secuencias, duración y grado

de avance de todas las tareas de un
proceso junto con los hitos que hacen
parte del proyecto

El Diagrama de Gantt se convierte en una

herramienta tan útil para los gerentes de
proyectos de construcción naval y, en
poco tiempo, fue adoptada por otras
industrias
Dirección de Proyectos
Origen de la Gestión de Proyectos
La Segunda Primera Mundial

Incrementa la demanda de proyectos de gran

complejidad, lo que implicó coordinar una gran variedad
de interacciones que requerían de nuevas estrategias y
herramientas organizacionales

Se desarrollan herramientas como PERT y Camino

Crítico que permitieron tener mayor control sobre el
flujo y resultados de los proyectos que ayudaron a una
mayor y mejor integración de tareas complejas
Dirección de Proyectos
Origen de la Gestión de Proyectos
La Era “moderna” de la Gestión de Proyectos

• Se empieza a trabajar en equipo

• Se da importancia de la “gerencia efectiva de los
procesos”
• Al finalizar la guerra, este conocimiento fue adoptado
por la industria comercial dando origen a una nueva
etapa en la Gestión de Proyectos

Se funda el PMI o Instituto de Gerencia de

Proyectos en 1,969
Dirección de Proyectos
Origen de la Gestión de Proyectos

PMI
Publica la Guía de los Fundamentos de la Dirección
de Proyectos:

PROYECT MANAGEMENT BOOK OF

KNOWLEDGE

PMBOK
Dirección de Proyectos

PMBOOK
Guía, estándar, marco referencial,
lineamiento para la Dirección de Proyectos
Procesos distribuidos en la Matriz
de Procesos (PMBOK)

47 procesos
1. Contienen un orden lógico basado en el sentido
común
2. Pueden existir variaciones de acuerdo al tipo de
industria o cada empresa
3. No todos los proyectos requieren de todas las áreas
de conocimiento o de los 47 procesos
4. Algunos proyectos necesitarán utilizar, de manera
repetida, algunas partes del marco teórico del
PMBOK
Dirección de Proyectos
Definición

Aplicar conocimientos, herramientas y técnicas

para conseguir un objetivo con éxito:

La ejecución de un Proyecto
Fases de la Gestión de Proyectos
5 fases que transcurren de manera horizontal a lo largo de la Matriz de Procesos, conocidas como los
Grupos de Procesos de la Gestión de Proyectos

2 4
1 3 5
Monitoreo
Iniciación Planeación Ejecución y Cierre
Control
Gestión Empresarial Sostenible
Importancia

Establece expectativas adecuadas

Aporta liderazgo, control, dirección en torno a lo que se puede
y propósito a los proyectos entregar, cuándo y por cuánto

Garantiza que exista un plan Garantiza la calidad de lo que se

adecuado para ejecutar los está entregando
objetivos estratégicos
Ayuda a fijar objetivos globales en
Brinda un enfoque a los proyectos la empresa y tener una visión en
conjunto

Maximiza las sinergias en la

Mejora la comunicación empresa
Dirección de Proyectos
Características
1. La Dirección es ejercida por una persona:
El Director de Proyecto

2. Son temporales
Tienen un inicio y fin determinados

3. Se desarrollan en forma gradual: completando

cada una de etapas que la componen

4. Enfocada en alcanzar objetivos específicos

5. Está limitado por el alcance del proyecto

Dirección de Proyectos
Características
6. Tiene un presupuesto, costos definidos y
asignados

7. La Dirección de Proyectos se apoya en 9 áreas

de Gestión:
Integración, Alcance, Tiempo, Costos, Calidad,
Recursos Humanos, Comunicaciones, Riesgos,
Adquisiciones

8. Es un proceso dinámico
Etapas de un Proyecto
Monitoreo Cierre
y
Control Retro Ajustes
Ejecución alimentación

Inicio
Estrategia Planeación
Análisis
a seguir de la Establecer
situación objetivos
actual
Dirección de Proyectos
Plan de Dirección

Documento en el cual estará plasmado el

plan a seguir.
Esto nos permite:
• Usarlo de guía
• Comunicarlo
• Verificar su cumplimiento y alcance de
objetivos
• Asegurar su continuidad
Dirección de Proyectos

Principales restricciones

Triple Restricción
1. Tiempo necesario para
completar el proyecto
2. Costos del proyecto
3. Mantener el alcance
Plan de Dirección - Fases

1 3

Planificación Integración Aprobación

• Permite conocer el alcance del • Define responsables y • Revisión y aprobación por
proyecto responsabilidades parte de la Dirección General
• Establece objetivos, cronograma • Inicia el proyecto
e información pertinente (costos,
rendimientos)
Proyectos Sostenibles

Importancia
Promueve la prosperidad y las
oportunidades económicas, un mayor
bienestar social y la protección del
medio ambiente
Proyectos Sostenibles

Principios
Basado en ideas sostenibles

• Políticas sociales que permitan a los

ciudadanos participar en las decisiones
• Un sistema económico capaz de crear
excedentes y conocimiento técnico
• Un sistema de producción que
preserve el medio ambiente y
mantenga la biodiversidad
• Un sistema tecnológico capaz de
encontrar nuevas soluciones
Dirección de Proyectos Sostenibles

1. Desarrollo Sostenible Social

2. Desarrollo Sostenible Económico

3. Desarrollo Sostenible Medioambiental

4. Desarrollo Sostenible Político

Dirección de Proyectos
Director del Proyecto
Es el responsable de la Gestión del Proyecto
(ejecución, seguimiento y supervisión) y de
la consecución de los objetivos fijados
según el presupuesto, plazos y requisitos del
proyecto.

Es también, responsable de la Gestión del

equipo del proyecto
Dirección de Proyectos
Cualidades de un buen
Director del Proyecto
1. Liderazgo
2. Buena comunicación
3. Autoridad
4. Disciplina
5. Compromiso
6. Buen administrador
7. Trabajo en equipo
Dirección de Proyectos
Rol del Director del Proyecto

1. Único responsable del resultado final

2. Integrador: Gerencia prioridades entre
los diferentes objetivos del proyecto
cohesionando todas sus piezas
Dirección de Proyectos
Acciones
1. Conocer el alcance del proyecto

2.Garantizar el seguimiento mediante

indicadores definidos previamente

3. Asegurar el progreso mediante la ejecución

de tareas y entrega de resultados

4. Adaptar el cronograma del proyecto y

vigilar la brecha entre lo proyectado vs lo
ejecutado

5. Controlar el presupuesto adaptándolo a los

imprevistos
Dirección de Proyectos
Acciones
6. Supervisar el equipo de trabajo

7. Asegurar la óptima gestión de los recursos

8. Preveer, adaptarse y tomar decisiones

referentes a la gestión de riesgos

9. Centralizar y actualizar documentos

Errores en la Dirección y ejecución
de Proyectos
1. Trabajar rápidamente en un Proyecto
2. No contar con el apoyo de la Alta Dirección y/o el líder
del área responsables
3. No tener un plan
• Objetivos
• Alcances
• Planes de acción
• Campos de acción
• Tiempos
• Responsables
4. No haber evaluado el proyecto financieramente y
comprobar que es factible
5. No haber completado los requisitos
Errores en la
Dirección de
Proyectos
 Ciclo de Vida del Proyecto
Fases por las que debe atravesar un proyecto desde su
inicio hasta su cierre

Características

1. Sus fases son secuenciales

2. La transición de una fase a la siguiente conlleva a
alcanzar un hito y la entrega de algún tipo de
resultado
3. Los entregables o informes de una fase deben ser
aprobados antes de dar inicio a la siguiente fase

Dentro del ciclo de vida del proyecto se encuentra su

Dirección y éste funciona en todas y cada una de las
fases del proyecto
Fases de la Gestión del Proyecto

1 2 3 4 5

Inicio Planificación Ejecución Supervisión y Cierre

Control
 Fases de la Gestión del Proyecto
1. Inicio del Proyecto

En esta fase se calcula el valor y viabilidad del

proyecto

Herramientas utilizadas para decidir si se lleva a cabo o

no el proyecto:
Documento del Caso del Negocio:
• Se justifica la necesidad del proyecto
• Incluye un estimado de beneficios financieros que se
pueden lograr con la puesta en marcha del proyecto

Estudio de Viabilidad:
• Evalúa las metas del proyecto, un cronograma y los costos
que implica para determinar si debe llevarse a cabo.
• Equilibra los requisitos del proyecto con sus
correspondientes recursos y su disponibilidad.
Fases de la Gestión del Proyecto
1. Inicio del Proyecto

Creación del Plan Identificación de

de Ejecución las partes claves
y/o críticas
2 3

Actividades
Estudio de Selección de
Viabilidad
1 4
herramientas de
gestion a utilizar
 Fases de la Gestión del Proyecto
2. Planificación del Proyecto

Guiar al equipo de trabajo para ejecutarlo a tiempo

y dentro del presupuesto asignado
Ofrece orientación para la obtención de recursos,
financiamiento y adquisición de los insumos
necesarios

Crea un conjunto de estrategias que establezcan

una hoja de ruta en cuanto a:
• Dirección de calidad
• Costos
• Manejo de riesgos
• Barreras, obstáculos
• Beneficios
• Alcance
• Cronograma de trabajo
Fases de la Gestión del Proyecto
2. Planificación del Proyecto

Determinar el Definir objetivos y Desarrollar flujos Crear planes de

plan del proyecto medidas de de trabajo contingencia
rendimiento

01 03 05 07

02 04 06

Comunicar las funciones,

Derminar el plan responsabilidades y Anticipar riesgos
de recursos responsables a los miembros del
equipo
Fases de la Gestión del Proyecto
2. Planificación del Proyecto
Actividades / responsabilidades del
Director del Proyecto

• Establecer el enfoque y las entregas del proyecto

• Identificar al equipo, establecer funciones,
responsabilidades y responsables
• Desarrollar el plan inicial del proyecto
• Definir métricas para el éxito del proyecto
• Identificar riesgos y obstáculos potenciales
• Establecer logística para la comunicación con y
entre el equipo
• Elegir el equipo de trabajo
• Elegir la metodología de gestión del proyecto
• Decidir qué herramientas se utilizaran
• Programar la reunión de kick off
• Establecer el programa
Fases de la Gestión del Proyecto
3. Ejecución del Proyecto

• Llevar a cabo las actividades programadas en el

plan elaborado en la Fase de Planeación que
incluye:
• Ejecución de tareas
• Entrega de productos intermedios, de ser el caso

Aspectos a tener en cuenta:

• Buen nivel de comunicación
• Monitoreo de utilización y consumo de recursos
• Presupuesto (fuentes y utilización)
• Tiempos de ejecución
• Entregables
• Herramientas necesarias para la gestión
Fases de la Gestión del Proyecto
3. Ejecución del Proyecto

Gestionar e Gestionar
implementar recursos Gestionar
cambios necesarios y actualizaciones
programados utilizados
o no
2 4 6
Gestionar Gestionar
Gestionar los
costos y
Gestionar el
riesgos de modificaciones
gastos tiempo al proyecto
implementación

1 3 5 7
Fases de la Gestión del Proyecto
4. Supervisión y Control del Proyecto
(Seguimiento y Control)

Comprende:
• Procesos necesarios para realizar el seguimiento
• Revisión y monitoreo de cada uno de los
procesos que incluye el proyecto

Objetivos:
• Detectar desviaciones o posibles desviaciones
• Identificar las áreas del proyecto en las que
podrían variar la planeación

A tener en cuenta:
Esta etapa está asociada a la de Ejecución
 Fases de la Gestión del Proyecto
4. Supervisión y Control del Proyecto
(Seguimiento y Control)

Entregables:
• Indicadores de rendimiento
• Variaciones (costos, tiempos, etc)
• Informes
• Mejoras
• Oportunidades
Fases de la Gestión del Proyecto
4. Supervisión y Control del Proyecto
Actividades

Gestiona
1 Supervisa
2 Riesgos
3 Actualiza
4 Ajusta
5
• Gestionar eficientemente Supervisar el Gestionar Actualizar el Modificar el plan
los recursos rendimiento los riesgos cronograma de ser necesario
• Asegurar que se
del proyecto
encuentren disponibles en
el momento que se
requieren
 Fases de la Gestión del Proyecto
5. Cierre del Proyecto

• Se evalúa el proyecto
• Se da por finalizado el proyecto
• Se entrega
• Se comunica a las partes interesadas
• Se libera recursos, de ser el caso
• Se realiza reunión de cierre

Actividades / responsabilidades del

Director del Proyecto

• Realizar un inventario de todas las entregas

• Entregar el proyecto formalmente al
equipo que gestionará en adelante
• Documentar casos relevantes
Fases de la
Gestión del Proyecto
Ejemplo: Desarrollo de Software
Fases de la Gestión del Proyecto (otros planteamientos)

7 Fases 5 Fases 7 Fases

1. Definir los objetivos del Proyecto 1. Inicio del Proyecto 1. Definición y análisis del problema
2. Determinar los resultados 2. Planificación 2. Búsqueda de información
3. Identificar riesgos y limitaciones 3. Ejecución 3. Diseño
4. Perfeccionar la estrategia 4. Supervisión y Control 4. Planificación
5. Calcular el presupuesto 5. Cierre del Proyecto 5. Construcción
6. Crear un plan de contingencia 6. Evaluación
7. Documentar los logros 7. Divulgación
Resumiendo…Fases de la Gestión del Proyecto

Inicio
1 Planificación
2 Ejecución
3 Supervisión
y Control
4 Cierre
5
Creación de Análisis detallado Establecimiento del Seguimiento de Cierre formal del
registros del alcance entorno de trabajo tareas e hitos proyecto
Análisis previo del Realización de Asignación de Gestión de Back up del
alcance estimaciones tareas entregables proyecto
Definición del plan Gestión de Análisis de
Análisis de riesgos Ejecución de tareas
del Proyecto incidencias resultados
Análisis final de Negociación del Gestión de Actualización de
Gestión del cambio
viabilidad contrato informes conocimientos
 Beneficios de una buena Gestión del
Proyecto

• Mantiene el trabajo y objetivos organizados

y en un solo lugar : El Director del Proyecto
• Aumenta la eficacia
• Mejora la eficiencia del equipo
• Evita confusiones
• Mejor gestión y utilización de los recursos
• Alinea las comunicaciones